Adquisición e instalación una UPS de alta disponibilidad y aire acondicionado de precisión

Departamento Administrativo

Unidad de Servicios Generales

Procedimiento de contratación de servicios y bienes: Licitación Reducida

Objeto contractual:

[Adquisición e instalación una UPS de alta disponibilidad y aire acondicionado de precisión]

Apartado de especificaciones técnicas del objeto contractual (Condiciones de admisibilidad) y sistema de evaluación de las ofertas - 2025

Tabla de contenidos

2.1       OBJETO DE LA CONTRATACIÓN- 4

2.2       REQUERIMIENTOS TÉCNICOS- 4

2.2.1 Línea 1:  Unidad de potencia ininterrumpida (UPS) 4

2.2.2 Línea 2: Mantenimiento preventivo para la UPS- 9

2.2.3 Línea 3:  Un aire acondicionado tipo precisión- 10

2.2.4 Línea 4:  Mantenimiento preventivo para aire acondicionado- 14

2.2.5 Garantía técnica- 16

2.2.6 Soporte técnico- 17

2.2.7 Principio de confidencialidad- 18

2.2.8 Visita previa a la presentación de la oferta- 19

2.3       ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL- 19

2.3.1 Obligaciones de seguridad social 19

2.3.2 Controles establecidos por la Comisión de Seguimiento- 20

2.3.3 Otras obligaciones y responsabilidades del contratista- 21

2.3.4 Otras obligaciones de los integrantes del equipo de trabajo- 24

2.3.5 Sustitución de personal ofrecido por el contratista- 25

2.4       SOBRE LA ENTREGA- 27

2.4.1 Sobre el plazo- 27

2.4.2 Detalle de la entrega- 27

2.4.3 Sobre el horario- 28

2.4.4 Sobre el lugar- 28

2.4.5 Vigencia del contrato- 28

2.4.6 Recepción provisional y definitiva- 28

2.5       SOBRE EL PRECIO-- 29

2.5.1 Detalle del precio- 29

2.5.2 Estructura del precio- 30

2.5.3 Presupuesto detallado- 33

2.5.4 Razonabilidad del precio- 35

2.5.5 Reajuste y revisiones de precios de servicios 35

2.6       FORMA DE PAGO-- 37

2.7       SOBRE INCUMPLIMIENTOS DEL CONTRATISTA- 37

2.7.1 Sobre la cláusula penal 37

2.7.2 Sobre las multas 38

2.7.3 Aplicación de sanciones 40

2.7.4 Sobre otros daños y perjuicios 41

2.8       REQUISITOS DEL OFERENTE- 43

2.8.1 Tipo de oferta- 43

2.8.2 Experiencia- 45

2.8.3 Ficha técnica- 45

2.8.4 Distribuidor autorizado: 45

2.8.5 Subcontratación- 45

2.8.6 Sobre el equipo de trabajo requerido- 46

2.8.7 Tabla de requisitos 49

2.8.8 Requisitos de criterios sustentables sobre gestión ambiental con la naturaleza- 49

2.9       SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS- 49

2.9.1 Oferta económica- 50

2.9.2 Participación pyme 50

2.9.3 Criterio ambiental 51

2.10     CRITERIOS DE DESEMPATE- 51

2.11     COMISION DE SEGUIMIENTO DE CONTRATACION (CSC) 53

2.12     ANEXOS- 53

2.1       OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Unidad de Servicios Generales requiere contratar: la adquisición de una UPS de alta disponibilidad, así como su instalación y mantenimiento, además, se requiere contratar el aire acondicionado de presión ubicado en el espacio de la UPS.

2.2       REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

2.2.1      Línea 1:  Unidad de potencia ininterrumpida (UPS)

Una unidad de potencia ininterrumpida (UPS) con tecnología online de doble conversión, con potencia instalada de 30KVA/30 KW.

a. Especificaciones técnicas del equipo:

1. La UPS deberá estar diseñada y construida con tecnología electrónica, controlada por medio de microprocesadores y que permita un control continuo del sistema de energía, con capacidad de visualizar el mismo al menos mediante una pantalla de líquido de cuarzo, y monitoreo remoto.
2. El ingreso de aire al equipo UPS deberá ser por el frente de este y deberá ser expulsado por la parte trasera del mismo por medio de ventiladores de velocidad variable.
3. La UPS en dimensiones totales no debe sobrepasar los 600x850x1600 mm.

b. Normas y estándares del equipo:

1. La UPS debe estar diseñada para cumplir con al menos las siguientes normas y estándares: Seguridad: UL 1778, c-UL listed, Supresión contra transientes: IEEE / ANSI C62.41 Categoría A y B, FCC Part 15, sub part B, class A, Energy Star
2. Los estándares antes mencionados han sido solicitados para asegurar el buen desempeño y calidad del equipo.

c. Modos de operación: La UPS deberá utilizar tecnología en línea de doble conversión y deberá considerar al menos los siguientes modos de operación:

1. Normal: los inversores deben entregar continuamente energía acondicionada y regulada a la carga conectada, a su vez, los rectificadores de cada módulo o cargador deberán tomar la energía proveniente de la fuente de energía comercial de corriente alterna y convertirla en energía de corriente directa regulada para alimentar al inversor y simultáneamente, mantener en carga de flotación el banco de baterías de respaldo.
2. Emergencia: ante el evento de una falla en la fuente de energía comercial de corriente alterna, la carga conectada (carga crítica) deberá seguir siendo alimentada por el inversor sin interrupción, siendo este energizado desde los módulos de baterías de respaldo.
3. Recarga: una vez que la falla en la fuente de energía comercial de corriente alterna haya sido restaurada, el rectificador de cada uno de los módulos deberá en forma automática reactivarse suministrando la energía de corriente directa necesaria para la operación del inversor y los módulos de baterías de respaldo en forma simultánea.
4. Desvío: ante una condición de sobrecarga o un evento de falla en la salida, el interruptor de transferencia estática deberá realizar la transferencia de la carga desde el inversor a la línea de desvío sin causar interrupción en la alimentación de la carga conectada. La falla de un módulo en la configuración redundante no deberá transferir la carga al interruptor estático.

d. Entrada de la UPS: La UPS deberá tener las siguientes características de entrada:

1. Rango de Voltaje: 208/120,220/127 VAC 3PH.
2. Sistema: TRES fases más neutro y tierra, 5 hilos.
3. Frecuencia: 60 Hz, con un rango de 40 a 70 Hz sin necesidad que el equipo entre a funcionar en modo de baterías.
4. Supresión contra transientes: el equipo deberá cumplir con el estándar IEEE C62.41, categoría A y B.

e. Salida de la UPS: La UPS deberá tener las siguientes características de salida:

1. Voltaje: configurable a 208/120,220/127 VAC 3PH
2. Regulación del voltaje: ± 3% en estado estacionario
3. Factor de potencia: 1, 30,000VA - 30,000W
4. Onda sinusoidal pura
5. Capacidad de sobrecarga: > 105% - 125% al menos durante 5 minutos, 125% - 150% al menos durante 60 segundos, más de 150% al menos durante 200 milisegundos. En caso de que se exceda alguna de las condiciones antes indicadas, la UPS deberá transferir la carga a bypass y en caso de cortocircuito, se deberá apagar el equipo inmediatamente

f. Entorno de funcionamiento (ambiental):

1. El equipo debe trabajar en un ambiente con rangos de temperatura entre los 0° centígrados y al menos hasta los 40° centígrados. Las baterías deberán operar correctamente entre los 20° y 25° centígrados.
2. El ruido que genere el equipo, medido a un metro de este, no deberá superar los 60 dBA.

g. Baterías:

1. Los módulos de baterías propuestos deberán ser libres de mantenimiento y con una alta capacidad de descarga. Los mismos, deberán contener baterías del tipo válvula regulada de plomo ácido (VRLA). El gabinete o material encapsulador de la batería deberá ser del tipo retardante de llamas, adecuado para su instalación en centros de datos según las normas UL 1778 Y NFPA 70. Las baterías deberán estar debidamente etiquetadas con al menos la siguiente información: nombre del fabricante, modelo, capacidad nominal en amperios-hora, voltios y fecha de fabricación.
2. La UPS deberá brindar un respaldo de al menos 5 minutos a 30 KVA (capacidad nominal del equipo) en una temperatura ambiente de entre los 20 y 25° centígrados. En caso de que la organización requiera ampliar el tiempo de respaldo, el equipo ofrecido deberá tener la capacidad de permitir la conexión mediante interfaz de un banco externo adicional de baterías.
3. La UPS deberá tener un sistema para recarga de baterías, el cual deberá ser capaz de recargarlas después de una descarga profunda de las mismas.

h. Visualizador y controles:

1. El equipo ofertado deberá estar compuesto por indicadores de estado del tipo LED, interruptores y una pantalla que permita la visualización del estado del equipo, su configuración y despliegue de alarmas. Dicha pantalla debe permitir la configuración del equipo al menos en los idiomas inglés o español.
2. Los indicadores del tipo LED deberán permitir la visualización del estado de: la entrada de AC, las baterías, la carga, el inversor, el bypass.
3. Ante la falla de algún componente del equipo, el sistema deberá notificar al usuario mediante alarmas audibles y otros indicadores (por ejemplo, cambio a color rojo de un LED) que se ha producido una condición de falla en la UPS. El sistema deberá notificar al menos las siguientes condiciones: remplazo de un módulo de baterías, remplazo de un módulo de potencia, remplazo de un módulo de control, estado bypass del equipo, nivel de batería bajo, advertencia por temperatura excedida del equipo y apagado de la UPS.
4. Ante un evento de falla, la UPS deberá mantener en la medida de lo posible la entrega de potencia a la carga crítica con el mínimo de transferencia de dicha carga al bypass.
5. El equipo deberá proporcionar información al usuario mediante el visualizador del estado del equipo, así como permitir el acceso a todos los parámetros de la UPS (tensión, frecuencia, carga, minutos de respaldo, modos de operación, entre otros)
6. La UPS deberá mantener un registro de al menos los últimos mil (500) eventos generados por el equipo, descartando el más viejo primero cuando se alcance el máximo permitido de eventos registrados por el sistema. Dicho registro deberá conservar la fecha y hora del evento, así como el evento identificado y deberá permitirse su visualización mediante la pantalla incluida.
7. Ante la generación de una alarma o evento, el equipo deberá mostrar en pantalla la misma y mantenerla visible en tanto el personal encargado no ejecute alguna acción de revisión o visualización de esta.

i. Software y conectividad: El equipo propuesto deberá contar con una tarjeta del tipo SNMP (Simple Network Management Protocol) y HTTP (Hypertext Transfer Protocol) para comunicación vía web a través de un navegador como Internet Explorer mediante un puerto de red ethernet del tipo RJ45 10/100 base T. Esta deberá permitir la revisión continua de la operación del equipo y permitir cambiar las configuraciones del equipo desde una computadora remotamente. Además, la tarjeta deberá permitir el uso de los protocolos de red Modbus y BACNet. O SIMILAR

Desinj. stalación:

1. Se debe de desinstalar el equipo actual.
2. Desconectar correctamente la UPS del sistema eléctrico general.
3. Verificar el estado de carga y desenergizar las baterías siguiendo protocolos de seguridad.
4. Desconectar e identificar los cables de alimentación y salida, así como los de control, monitoreo y bypass.
5. Desinstalar físicamente: El gabinete de potencia y el banco de baterías.
6. Retirar todo el equipo del sitio, dejando el área libre de residuos y segura.
7. Pintura: pintar los espacios donde se remueven los equipos con pintura en aceite acordes al área 60 mts 2
8. Los equipos desinstalados deben de ser depositados en el área que indique la Unidad de Servicios Generales.

k. Instalación:

1. Se debe de instalar el equipo.
2. La instalación debe de realizarse en el cuarto de UPS ubicado en el sótano de la institución y donde se encuentra instalada la UPS actual.
3. Todo equipo debe ser instalado como lo indican los fabricantes.
4. Se debe instalar los sistemas mecánicos como lo indica las normas actualizadas.
5. Se debe instalar los sistemas eléctricos como lo indica las normas actualizadas.
6. Todos los materiales deben ser nuevos, UL y de primera calidad.

2.2.2      Línea 2: Mantenimiento preventivo para la UPS

1. El equipo de UPS deberá incluir el mantenimiento preventivo durante la vigencia de la garantía solicitada (2 años)
2. El mantenimiento preventivo del equipo deberá ejecutarse con una frecuencia bimestral (cada dos meses).
3. El proceso de mantenimiento preventivo del equipo debe considerar al menos las siguientes tareas o actividades:

1. 1. Realizar una inspección del estado general de operación del equipo.
   2. Comprobar el tablero de mando general (alarmas generadas, carga, voltaje).
   3. Limpieza interior y exterior del equipo con productos de limpieza y herramientas para equipo electrónico especializado.
   4. Revisar y aspirar los filtros de aire con productos de limpieza y herramientas para equipo electrónico especializado.
   5. Probar el adecuado funcionamiento eléctrico y mecánico de todos los componentes del sistema, así como probar que el sistema funcione correctamente en los modos de operación respectivos.
   6. Efectuar las mediciones mecánicas y eléctricas de operación del equipo en cada visita con el medidor de voltaje y/o equipo que corresponda.
   7. Verificación de los circuitos eléctricos del sistema.
   8. Resoque de los sistemas de control y potencia.

d. El contratista deberá presentar un reporte escrito, por cada sesión de mantenimiento bimestral. Los informes serán generados y entregados o enviados al IFAM al concluir el mantenimiento. Dicho informe debe incluir el detalle de los servicios prestados y las fallas encontradas junto con las recomendaciones del caso. Además, dicho informe incluirá observaciones en lo referente a la climatización y las instalaciones donde está instalado el equipo, de modo que el sistema opere confiablemente; sin embargo, los trabajos relativos a la climatización y medio ambiente de las instalaciones son responsabilidad exclusiva del IFAM.

2.2.3      Línea 3:  Un aire acondicionado tipo precisión

1. Un aire acondicionado tipo precisión para cuarto de la UPS
2. El equipo se requiere con las características suficientes para el cuarto de la UPS, siendo un complemento uno del otro.
3. Instalación eléctrica 40 metros y mecánica 15 metros de largo.
4. El sistema de aire acondicionado de precisión debe de ser una unidad de tipo para montaje en pared, con el fin de no disminuir el espacio disponible en el área del cuarto.
5. El sistema de refrigeración tipo Split, con el compresor en la unidad de condensación.
6. La sección de evaporador debe estar diseñado específicamente para el piso o la instalación montada en la pared, con él área de servicio en la parte frontal del sistema. Las unidades condensadoras estarán diseñados para el montaje al aire libre o bajo techo.
7. La unidad de aire acondicionado de precisión deberá ser certificado CSA C22.2 No 236 / UL 1995 y estar marcados con el logotipo de C US-CSA.
8. El sistema debe ser AHRI Certified, que es la marca del organismo que da garantía del rendimiento de la unidad de aire acondicionado, utilizando el estándar 1360 de la organización AHRI. Para ello, se debe adjuntar a la oferta, el certificado vigente del equipo.
9. Equipo de 2 toneladas (7.03 KW) nominales de refrigeración con 6.65 kW de capacidad sensible y 6.7 kW de capacidad total a las siguientes condiciones de operación:
10. Temperatura de Bulbo seco: 23.9 o Humedad relativa: 45%
11. La estructura de acero galvanizado y deberá́ tener área para servicio.
12. El equipo debe ser capaz de mover como mínimo 2090 m3/hr (metros cúbicos por hora). El abanico de aire circulante deberá́ ser de dos velocidades para tener mejor control de la deshumidificación. El motor del abanico deberá́ de ser de 0.2 Hp (0.20 KW).
13. Alimentación eléctrica: monofásica 120/208 Voltios, 60 Hz. Se debe presentar diagrama eléctrico de los requerimientos de instalación del equipo.
14. Gabinete del evaporador: El gabinete y el chasis serán de acero de calibre pesado. El gabinete debe ser diseñado para fácil instalación y servicio solamente de la parte delantera.
15. Distribución del aire: El sistema de distribución de aire debe de estar construida con un conjunto de ventilador silencioso, de accionamiento directo equipado con múltiples sopladores de doble entrada, cojinetes de manguito de auto alineación, y lubricación de por vida. Los motores de los abanicos deberán ser del tipo de capacitor permanente dividido, de alta eficiencia, provisto de dos velocidades para la modulación del flujo de aire.
16. Los filtros de aire serán del tipo de monofilamento de polipropileno lavable sobre el aluminio ampliado con marco de aluminio con una calificación mínima de MERV4 basado en ASHRAE 52.2 007. Los filtros deberán ser fácilmente extraíbles de la parte frontal del sistema por medio de elementos de sujeción de cuarto de vuelta y su reemplazo no deberá́ conllevar al apagado de la unidad.
17. Sistema de control de microprocesador: El sistema de control debe ser basado en un microprocesador, cableados de fábrica y probado antes del envío. El contenedor de control montado en la pared deberá́ incluir dos líneas de LCD de 16 caracteres proporcionando visualización continua en la pantalla, del estado de funcionamiento y el estado de alarma. Un teclado de membrana de 8 teclas para el punto de ajuste / control del programa, la selección de la velocidad del ventilador y la unidad de encendido / apagado se encuentra debajo de la pantalla.
18. Los sensores de temperatura y humedad deben estar en la caja de pared.
19. Control de corto ciclaje del compresor: El sistema de control debe de impedir al compresor trabajar en ciclos cortos por un temporizador de 3 minutos de la parada del compresor para el siguiente arranque.
20. Sistema de reinicio automático: Para el arranque después de fallo de alimentación, el sistema deberá proporcionar reinicio automático con un tiempo de retardo programable (hasta 9.9 minutos en incrementos de 6-segundo). La programación se puede realizar ya sea en el controlador montado en la pared o desde un sistema de monitoreo.
21. Alarmas de la unidad: El sistema de control vigilará el funcionamiento de la unidad y activará una alarma audible y visual en el caso de las siguientes condiciones
22. Alta Temperatura (Max 90 ° F, 32,2 ° C)
23. Baja Temperatura (min 35 ° F, 1,7 ° C)
24. Alta Humedad (Max 85% RH)
25. Bajo Humedad (min 15% RH)
26. Alarma High Water - Bloqueo de Operación de la Unidad
27. Pérdida de poder
28. Compresor de ciclo corto
29. Unidad condensadora para exterior: La unidad condensadora debe incluir un serpentín condensador, un ventilador de accionamiento directo de tipo hélice, un compresor Crol de alta eficiencia, la válvula de interruptor de alta presión, receptor de refrigerante y control de presión principal, sistema de derivación de gas caliente y la válvula de solenoide de la línea de líquido. Se proporciona un sistema de derivación de gas caliente para reducir los ciclos del compresor y mejorar el funcionamiento bajo condiciones de carga baja.
30. Todos los componentes deben ser montados en fábrica. La tubería de refrigerante de la unidad de condensación de giró-cerrada y llena de una carga de retención de nitrógeno. El alivio en campo de las válvulas de Schrader deberá́ indicar un sistema libre de fugas. La unidad de condensación estará́ diseñada para un máximo de 95 ° F (35 ° C) de temperatura ambiente.
31. La unidad de aire acondicionado de precisión debe estar equipada con un humidificador de producción de vapor que está controlado por el sistema de control de microprocesador. Será completa con cartucho desechable, con todas las válvulas de entrada y de drenaje, 1" (25,4 mm) espacio de aire en la línea de llenado, filtro de entrada, distribuidor de vapor, y controles electrónicos. La necesidad de cambiar el contenedor se indicará en el control en la pared. el humidificador debe tener una capacidad de 3 lb. /hr. (1,4 kg / h). una luz de LED sobre el conjunto humidificador indicará: cilindro lleno, detección de sobre corriente, fallo al llenar el sistema, y final de las condiciones de vida del cilindro.

2.2.4      Línea 4:  Mantenimiento preventivo para aire acondicionado

a. Se requiere el mantenimiento preventivo por dos años con una frecuencia trimestral para el aire acondicionado que se instalará en el cuarto de la que se ubicará la UPS

b. Unidad Condensadora:

1. Lavado de serpentines y equipo en general
2. Identificación de ruidos anormales y su respectiva corrección.
3. Revisión de anclajes
4. Verificación de operación del compresor
5. Verificación de funcionamiento de resistencia del depósito de lubricante
6. Verificación de retornos de líquido al compresor
7. Verificación y registro de presiones de succión y descarga
8. Cambiar roles y chumaceras dañados
9. Reparación de ejes, muñoneras y aspas
10. Verificación de Nivel de refrigerante
11. Verificación y reparación de estado de tuberías, fugas de refrigerante y funcionamiento de filtros, deshidratadores, aislamiento, acoples, anclajes, etc.
12. Verificación y registro de voltaje de alimentación y consumo de corriente del compresor y motor del ventilador.
13. Verificación del nivel de aceite
14. Registro de sobrecalentamiento del refrigerante
15. Limpieza y pintura del motor y compresor
16. Medición de aislamiento del compresor.

c. Unidad Evaporadora

1. Lavado de serpentín y equipo en general.
2. Aplicación de pintura anticorrosivo. Esta actividad necesariamente se deberá de realizar en todos los casos con compresor y pistola, no se aceptarán aplicaciones de pintura con brocha.
3. Identificación de vibraciones, ruidos anormales y su respectiva corrección
4. Revisión de anclajes.
5. Alineamiento y estado de poleas.
6. Cambio de fajas dañadas y verificación de tensión.
7. Limpieza o Lavado de filtros para aire. Cambiar si está deteriorado.
8. Limpieza bandeja de condensado y tubería de drenaje de condensados. Pintar tuberías.
9. Verificación de funcionamiento de dispositivo de expansión
10. Reparación total de aislamientos dañados.
11. Cambiar roles o chumaceras dañados de los motores.
12. Reparación de ejes, muñoneras y aspas.
13. Verificación de estado de acoples flexibles y estado de ductos de distribución de aire.
14. Verificación y registro de voltaje de alimentación y consumo de corriente del motor del ventilador.
15. Limpieza y pintura de turbina y motor.
16. Verificación y limpieza de recipiente para agua del humificador.
17. Pintura de unidad evaporadora si lo requiere, pintar con equipo a presión (pistola).
18. Alimentación Eléctrica y Control
19. Verificación de estado de medios de desconexión y de protección, fusibles, termo magnéticos,
20. conductores, conductos, etc.
21. Verificación de estado y operación de los elementos de control eléctrico de la unidad como contactores, reles, presostatos, transformadores.
22. Resoque general de conexiones eléctricas
23. Comprobación de operación de controles de temperatura
24. Verificación de envío de alarma por alta temperatura
25. Verificar, limpiar y cambiar cables, terminales, líneas de potencia y control dañados.
26. Limpieza de contactos del contactor.

d. Misceláneos

1. Registro de temperatura y humedad relativa en las salas
2. Revisión, limpieza, reparación y pintura de ductos de distribución de aire, rejillas de difusión y retorno. Se deberá de reparar totalmente, pintar, restaurar el aislamiento térmico y soportaría.
3. Corrección de fugas e infiltraciones de aire
4. Limpieza, reparación y pintura de estructura metálica de soporte de las unidades.
5. El contratista se compromete a dejar limpio el lugar de trabajo.

2.2.5      Garantía técnica

1. Plazo requerido: La garantía ofrecida debe de ser mínimo de 24 meses para cada línea, a partir del recibido conforme de la contratación, es decir, a partir de la fecha de recibido que se indique en el acta provisional y definitiva de SICOP, por lo tanto, con solo el hecho de presentar la oferta se entiende como una manifestación inequívoca de la aceptación de la garantía mínima requerida o en su defecto de plazo de garantía señalado en la oferta siempre y cuando sea mayor al plazo mínimo solicitado. Durante la vigencia de la garantía todo repuesto, parte o componente que falle por causas normales de operación, durante los dos primeros años de operación, será sustituido sin costo alguno
2. Tiempo de respuesta: El contratista deberá dar respuesta a la solicitud de atención para hacer efectiva la garantía en sitio, en un plazo máximo de 5 días hábiles asegurando la atención en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., por lo tanto, con solo el hecho de presentar la oferta se entiende como una manifestación inequívoca de la aceptación de la garantía mínima requerida o en su defecto de plazo de garantía señalado en la oferta siempre y cuando sea mayor al plazo mínimo solicitado. Asimismo, se tomará como contactos para la aplicación de la garantía aquellos que se indiquen de forma puntual en la oferta o bien, los contactos indicados en el Registro de Proveedores de SICOP.
3. Reparaciones en sitio: En caso de requerir la aplicación de la garantía el contratista deberá realizar la revisión en las instalaciones del IFAM, al amparo de la garantía, así como realizar la reparación respectiva en la instalación del Instituto. Solo en casos debidamente justificados la Administración autorizará la salida del activo para reparación en las instalaciones del contratista, siguiendo el debido proceso, para lo cual el contratista tendrá la obligación de retirar y entregar el activo nuevamente al IFAM.

2.2.6      Soporte técnico

El tiempo de respuesta en sitio ante una avería de la UPS debe ser no mayor 4 horas contados a partir de que se realice el reporte. Para efectos de los servicios de soporte, se debe:

1. Indicar las líneas telefónicas de atención de soporte, para realizar los respectivos reportes.
2. Entregar la documentación mediante la cual el fabricante especifica el procedimiento y los pormenores de la atención para Soporte, Garantía y Mantenimiento.

2.2.7      Principio de confidencialidad

El Contratista deberá comprometerse a mantener la mayor reserva, discreción, secreto y manejar con estricta confidencialidad, toda la información escrita, verbal, en medio magnético que le sea suministrada o se produzca a lo largo de esta contratación, (independientemente del medio o formato por el que le haya sido facilitada) o información en virtud de los servicios que le suministra al IFAM, es decir que toda la información será considerada confidencial y protegida por las disposiciones, términos y alcances previstos en la Ley.

La violación de dichas normas facultará al IFAM para dar por resuelto el contrato, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que deriven de tal incumplimiento; por lo que el resultado de los trabajos contratados pasa a ser de uso exclusivo del IFAM.

Por lo dicho, el Contratista debe asegurarse que su personal, cumpla con esta normativa, dado que será éste el responsable del uso de dicha información tanto por parte de su personal, como del uso o divulgación que le den terceras personas sin el previo consentimiento del IFAM, cualquier dato o información al que haya tenido acceso con ocasión de la presente contratación o por el desempeño de su personal de las labores contratadas, o bien utilizar la información o conocimientos adquiridos con ocasión de la prestación de servicios para la Institución, para cualquier otro fin que no sea el estricto cumplimiento de las labores asignadas por el Instituto, todo lo anterior bajo pena de tener por incumplido el contrato sin responsabilidad para el IFAM, quedando en tal caso este facultado para demandar el pago de los daños y perjuicios que la violación de tal prohibición le cause. Este deber de confidencialidad deberá respetarse a lo largo de la contratación y aún después de la conclusión de esta.

El Contratista deberá aceptar, cumplir y respetar todas las normas, procedimientos e indicaciones que el IFAM establezca en materia de seguridad, control o en otras áreas, como serían accesos restringidos, disposiciones de seguridad, tales como revisión al ingreso y salida de las instalaciones del IFAM.

2.2.8      Visita previa a la presentación de la oferta

El IFAM designa el 10 de setiembre de 2025 a las 10:00 horas para llevar a cabo una reunión a realizarse en el edificio del IFAM, ubicado en Los Colegios, San Vicente de Moravia, de la esquina noreste de Lincoln Plaza 100m Oeste, 100m Sur y 100m Oeste, contiguo al Centro Nacional de la Música, para aclarar dudas sobre los alcances y contenidos de esta contratación y para que las personas interesadas adquieran pleno conocimiento de las condiciones que prevalecerán durante el proceso de ejecución del contrato y consideren las previsiones respectivas, tanto técnicas, tecnológicas y de costos, entre otras, para formular la oferta.

La asistencia no es obligatoria, pero el IFAM no designará otro día para tal reunión y en caso de que ninguno de los potenciales oferentes coordine la visita de marras, ésta no será realizada. Los gastos que generen estas visitas correrán por cuenta de los potenciales oferentes.

2.3       ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 

2.3.1      Obligaciones de seguridad social

Antes de la firmeza del acto de adjudicación, el proveedor que resulte adjudicatario deberá presentar las siguientes pólizas que deberán estar al día durante todo el plazo de la contratación y su vencimiento se considerará incumplimiento contractual.

a. Póliza de riesgos de trabajo: Prueba documental que valide la existencia del seguro de Riesgos del Trabajo vigente a partir del inicio de la ejecución del contrato y por todo el plazo de ejecución de la contratación acorde con el objeto contractual requerido y en caso de ser una persona jurídica los trabajadores que participarán en esta contratación deberán estar asegurados con este tipo de póliza, conforme lo regula la norma. Estarán excluidos de la presentación de la póliza de riesgos de trabajo las excepciones que establece el artículo 194 del Código de trabajo, a saber:

 “a.  La actividad laboral familiar de personas físicas, entendida ésta como la que se ejecuta entre los cónyuges, o los que viven como tales, entre éstos y sus ascendientes y descendientes, en beneficio común, cuando en forma indudable no exista relación de trabajo.

b.Los trabajadores que realicen actividades por cuenta propia, entendidos como los que trabajan solos o asociados, en forma independiente, y que no devengan salario.” 

El IFAM se reserva la posibilidad de requerir algún documento o declaración jurada al proveedor. 

b. Póliza de responsabilidad civil: Prueba documental que valide la existencia del seguro de responsabilidad civil vigente a partir del inicio de la ejecución del contrato y por todo el plazo de ejecución de la contratación acorde con el objeto contractual requerido, por la suma mínima de ₵10.000.000,00.

Durante la ejecución contractual, le corresponde a la Comisión de Seguimiento verificar que la póliza se encuentre vigente en todo momento por lo que esa Comisión está facultada a solicitar la póliza en cualquier momento, con el fin de verificar que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza. En caso de que se prevenga la actualización de la póliza y el contratista no lo haga, se considerará incumplimiento contractual, todo conforme el debido proceso. 

2.3.2      Controles establecidos por la Comisión de Seguimiento

El IFAM, a través de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, supervisará el cumplimiento del contrato en todos sus extremos y específicamente en lo que atañe a la dotación de personal y equipos, según los requerimientos técnicos.

Asimismo, la Comisión de Seguimiento de la Contratación establecerá los controles que considere convenientes para el control de la ejecución de la contratación y una vez iniciada la contratación:

1. Coordinará con el contratista, por medio de correos electrónicos, llamadas telefónicas, los aspectos relacionados con la entrega del objeto contractual, entre otros aspectos.
2. Supervisará el contrato y tiene como obligación velar porque el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado.

2.3.3      Otras obligaciones y responsabilidades del contratista

El contratista tendrá la obligación de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones, así como con la normativa que regula la contratación pública, además, deberá cumplir con los siguientes aspectos:

1. Tener su propio control interno de calidad y aportar los informes solicitados por la Comisión de Seguimiento de la Contratación, cada vez que sea requerido.
2. Trabajar en estrecha coordinación con la Comisión de Seguimiento de la Contratación, durante la prestación del servicio y ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato, así como una comunicación adecuada.
3. El contratista debe contar con una vía de comunicación que siempre esté disponible. Por lo tanto, deberá nombrar una persona responsable de recibir los requerimientos de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, por lo que, deberá facilitar al Administrador del Contrato el nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de esa persona contacto.
4. Proveer todos los materiales, equipos e instrumentos que se requieran para el cumplimiento de esta contratación, salvo los aportados por el IFAM, así como contar con los materiales, herramientas o instrumentos necesarios para la seguridad del personal cuando este sea requerido.
5. Manifestar por escrito cualquier situación que afecte la entrega del objeto contractual, para que se realice la respectiva revisión o investigación con el fin de solucionar el problema que se haya generado de forma objetiva y neutral.
6. Si durante la prestación del servicio contratado detecta posibles actos o hechos irregulares o ilegítimos que puedan conllevar responsabilidades, comunicarlos de manera oportuna y mediante un documento aparte, para el trámite que proceda; excepto cuando el jerarca institucional sea el eventual responsable de tales actos o hechos, en cuyo caso esa comunicación deberá cursarse a la instancia superior competente, conforme a la normativa específica que le sea aplicable.
7. Está totalmente prohibido el fumado dentro de las instalaciones del IFAM o cuando actúen en nombre del IFAM para implementar el servicio requerido, así como la permanencia de personas bajo los efectos del alcohol u otras sustancias psicoactivas.
8. Asegurarse que las personas integrantes del equipo de trabajo propuesto cumplan con todas las obligaciones y responsabilidades que se asignen en este pliego de condiciones, así como en la normativa aplicable al objeto contractual.
9. El Contratista es el responsable de la seguridad y prevención de cualquier tipo de accidentes durante todo el proceso, además, deberá cumplir con todas las disposiciones legales y reglamentarias relativas a la seguridad de sus trabajadores en todas las etapas de la ejecución del contrato con el IFAM.
10. Los trabajos solamente podrán ser realizados por el personal ofrecido dentro del equipo de trabajo desde la presentación de la oferta, el cual fue debidamente analizada su capacidad, conocimientos y experiencia para desarrollar los trabajos requeridos, no podrá el contratista utilizar una persona diferente sin realizar la respectiva sustitución del personal, el cual deberá ser debidamente autorizada por la Comisión de Seguimiento de la Contratación.
11. Tomar las medidas de seguridad necesarias para evitar daños materiales y físicos a los trabajadores que aporte en el equipo de trabajo, así como a las personas que se encuentre en la institución, sean personas funcionarias o visitantes, por lo tanto, deberá señalizar y aislar las áreas de trabajo donde se brinde el servicio para evitar cualquier lesión alguna persona o edificación.
12. Los equipos, maquinaria, escaleras y herramientas utilizadas deben encontrarse en perfecto estado, por lo que no se permitirán cables expuestos o que puedan generar un accidente, es decir, que reúnan todas las normas de seguridad y sean utilizados por el personal capacitado para tal fin, además, los equipos deberán contar con su respectiva protección durante todo el plazo de ejecución
13. El equipo de trabajo deberá contar y utilizar el equipo de seguridad necesario para la prevención de accidentes, en cantidad y tipo según la naturaleza y riesgos del trabajo por realizar durante todo el plazo de ejecución del contrato. En caso de construcciones, reparaciones, instalación de equipos y otros relacionados, utilizar el equipo de seguridad básico, de calidad y en buenas condiciones, entre estos: anteojos de seguridad, calzado de seguridad con puntera reforzada, casco de seguridad, guantes de seguridad.
14. En caso de trabajos en alturas el personal deberá contar con la protección adecuada y el equipo necesario en buenas condiciones (andamios, escaleras, cuerdas, etc.), lo cual podrá la Comisión de Seguimiento de la Contratación, inspeccionar para garantizar el buen funcionamiento y estado de este.
15. En caso de realizar trabajos en caliente: cualquier actividad a ejecutar en las instalaciones del IFAM en donde se presenten trabajos en caliente como corte o soldadura o y otros trabajos que pueden generar chispas llama, calor o cualquier otra fuente de ignición y que pueden provocar incendios, el contratista debe tomar las medidas de seguridad necesaria para prevenir la ocurrencia de algún conato de incendio en las instalaciones, con el fin de comprobar el cumplimiento de las normas básicas, credenciales y medidas que implementará el contratista, todo lo cual deberá ser coordinado de precio con la Comisión de Seguimiento de la contratación, asimismo, deberá el Contratista retirar del IFAM todo material que pueda generar un accidente antes, durante o después de realizar el trabajo, lo anterior, siempre y cuando no exista la posibilidad de que este tipo de trabajo sea realizado fuera de las instalaciones del IFAM.
16. El incumplimiento de las normas de seguridad facultará a los funcionarios del IFAM a suspender de forma parcial o total las actividades, todo bajo la absoluta responsabilidad del Contratista
17. El contratista implementará sistemas de recolección, almacenamiento y transporte de los residuos sólidos, incorporando estructuras y áreas para la separación y reciclaje de los diferentes residuos que se generen en los servicios brindados en la Institución, cuando por el tipo de trabajo así se requiera y deberá una vez finalizado el trabajo disponer de ellos, siendo los responsables de su respectivo desecho, es decir, que no deberán quedar en las instalaciones del IFAM.

2.3.4      Otras obligaciones de los integrantes del equipo de trabajo

Las personas integrantes del equipo de trabajo tendrán la obligación de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones, así como con la normativa que regula la contratación pública, además, tienen la obligación y responsabilidad de cumplir con los siguientes aspectos:

1. Todos los aspectos que se incluyen en estas condiciones, en el entendido que esta referencia normativa no es taxativa y en todo caso es obligación y responsabilidad de la persona actuar siempre en concordancia con el buen ejercicio profesional y ético, con fiel apego a las regulaciones del Colegio Profesional, en caso de que aplique, cuando por Ley deban estar incorporados para el ejercicio de la profesión y ejecutar solamente los servicios que se les contrate en las áreas de su competencia.
2. Actuar en nombre del IFAM cuando el contratista que lo incluyó en el equipo de trabajo disponga de un contrato formalizado con el IFAM y haya realizado una coordinación previa con las personas integrantes de la Comisión de Seguimiento de la contratación, de manera que cuente con atribuciones y autorizaciones para tal efecto.
3. Serán totalmente responsables ante el IFAM por cualquier daño o perjuicio que ocasionen.
4. Mantener una comunicación constante y abierta con la Administración durante la ejecución del trabajo contratado, principalmente con respecto a los resultados que se vayan obteniendo conforme se avance.
5. Conservar la documentación de los servicios durante el plazo que establezca la normativa aplicable, u otro que resulte procedente en virtud de los términos de prescripción que correspondan ante eventuales contingencias judiciales.
6. Deberá exhibir una adecuada presentación personal y aseo, así como ofrecer un alto nivel de servicio y respecto, asimismo, queda prohibido realizar las bromas y juegos en las áreas de trabajo que puedan afectar la integridad física o emocional de la persona.

2.3.5      Sustitución de personal ofrecido por el contratista

En caso de que el contratista requiera reemplazar algún recurso humano, deberá comunicarlo al IFAM como mínimo de ocho (08) días hábiles de anticipación por medio de una solicitud de información desde la etapa de ejecución contractual en el SICOP, en la cual deberá presentar, para su respectivo análisis, junto con la solicitud de sustitución la debida justificación que expliquen el cambio requerido, los datos de la persona a sustituir y los de la personal que la reemplazará y los atestados del nuevo recurso humano de acuerdo con el perfil del rol que ocupará.

Además, deberá presentar la declaración jurada del anexo 1-1 en caso de que la nueva persona que integrará el equipo de trabajo se encuentre incluida en la planilla del contratista y en caso de haberse indicado desde la oferta que la persona sustituida era subcontratada deberá indicar expresamente si la sustituta tendrá esa misma condición. 

La Comisión de Seguimiento de IFAM contará con tres (03) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en SICOP, para realizar el análisis técnico de los atestados de la nueva persona que integrará el equipo de trabajo y determinar si cumple técnicamente con todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el rol que ocupará, en caso de faltar algún documento lo hará de conocimiento del contratista en respuesta a la solicitud realizada, lo cual suspenderá el plazo de análisis hasta que el contratista remita la información faltante, una vez completada la información, la CSC emitirá el respectivo documento en el cual se evidencie el análisis realizado y si se autoriza el nuevo recurso para formar parte del equipo, lo anterior deberá ser comunicado por medio de SICOP, en respuesta a la solicitud realizada.

Los retrasos en alguna de las etapas de la ejecución contractual o en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones del contratista, producto de la sustitución de personal, serán consideradas injustificadas a los efectos de aplicación de las multas previstas.

A petición del IFAM se podrá solicitar la sustitución de alguna de las personas que integren el equipo de trabajo, dicho requerimiento se realizará por medio de una solicitud de información desde la etapa de ejecución contractual en el SICOP, debiendo justificar ampliamente la razón por la cual requiere la sustitución y el contratista contará con un plazo de ocho (08) días hábiles a partir del día hábil siguiente a la recepción de la solicitud para presentar los atestados del nuevo recurso humano, el cual deberá cumplir con todos los requisitos establecidos para el perfil que se requiere sustituir. La CSC contará con tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de los atestados del nuevo recurso para realizar el análisis y autorización respectivo, siguiendo el mismo procedimiento descrito anteriormente para el análisis.

2.4       SOBRE LA ENTREGA

2.4.1      Sobre el plazo

El objeto contractual deberá ser entregado en el plazo máximo que se detalla en el siguiente cuadro:

2.4.2      Detalle de la entrega

1. Línea 1 y 3: El plazo máximo de entrega será el indicado en la columna denominada “Tiempo de entrega de cada producto” del cuadro incluido en el punto anterior, por lo tanto, el contratista No debe considerar los tiempos de revisión y correcciones dentro del plazo entrega del objeto contractual señalados en la tabla anterior. Los plazos de revisión se incluyen eventuales cálculos de multas por incumplimiento, además, los plazos totales se requieren para efectos del SICOP.
2. Línea 2 y 4: El periodo de mantenimiento preventivo iniciará a partir del hábil siguiente a la instalación de los equipos y recibidos a satisfacción, es decir, una vez instalados los equipos deberá realizarse el mantenimiento a los dos meses de la UPS y a los tres meses el aire acondicionado, siendo que este es requerido de forma bimestral, en un plazo de 2 días hábiles en el mes correspondiente conforme la frecuencia requerida, previa coordinación con la Unidad de Servicios Generales.
3. El plazo de ejecución rige a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato por medio de SICOP. En caso de que se reciban ofertas que coticen en monedas diferentes en una misma línea, el plazo regirá a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido.
4. Los productos deberán entregarse las instalaciones del IFAM y el mantenimiento requerido deberá de igual forma realizarse en las instalaciones del IFAM.

2.4.3      Sobre el horario

El objeto contractual deberá ser entregado en días hábiles en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., dicho horario podrá ser ajustado de mutuo acuerdo previa coordinación con la Comisión de Seguimiento de la contratación.

2.4.4      Sobre el lugar

El objeto contractual deberá ser entregado en las oficinas de IFAM ubicadas en Moravia, 200 metros al oeste, 100 metros sur y 200 metros oeste del Colegio Lincoln, previa coordinación con la Comisión de Seguimiento de la contratación.

2.4.5      Vigencia del contrato

El contrato será por dos años de servicio solamente para las líneas 2 y 4 que corresponde al mantenimiento preventivo, cuya vigencia será a partir del día hábil al mes siguiente de la instalación.

2.4.6      Recepción provisional y definitiva

Una vez recibido el objeto contractual, el contratista deberá solicitar la recepción por medio de SICOP, para lo cual deberá adjuntar todos los documentos que correspondan para que, la persona Administradora del Contrato junto con las demás personas de la Comisión de Seguimiento de la Contratación hagan constar que el objeto contractual fue recibido a satisfacción, cumpliendo con los plazos establecidos para la revisión y correcciones requeridas y pueda comunicarse el acta provisional.

La recepción definitiva será realizada por la persona titular de la Unidad de Servicios Generales o en su ausencia por la persona titular del Departamento Administrativo, lo cual permitirá continuar con la gestión de pago.

2.5       SOBRE EL PRECIO

2.5.1      Detalle del precio

1. En la oferta económica del SICOP, el oferente, deberá indicar el precio por objecto contractual requerido, el cual deberá coincidir con el monto total indicado tanto en el módulo de SICOP como en los documentos adjuntos a la oferta, en caso de diferencia solamente se considerará lo indicado en la oferta (formulario) de SICOP.
2. Los oferentes deberán presentar sus ofertas económicas en la moneda nacional, es decir, EN COLONES, de acuerdo con la circular MH-DCoP-CIR-0072-2024 emitida por la Dirección de Contratación Pública como órgano ejecutor de la Autoridad de Contratación Pública, ente rector en esa materia comunicó la Directriz No.44-H denominada "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público" emitida por la Presidencia de la Ejecutiva y el Ministerio de Hacienda, conforme las condiciones del mercado.
3. El monto cotizado debe incluir todos los gastos previstos por el oferente para realizar el objeto contractual, en ningún caso el IFAM reconocerá: tiempo en ruta, ni viáticos, ni kilometraje, tampoco pagará ningún costo adicional al precio indicado en la oferta, costos adicionales por la prestación de esos servicios necesariamente deben ser contemplados en la oferta original.
4. El oferente deberá incluir en su oferta económica los impuestos que afectan el objeto de la contratación, o bien indicar claramente si alguno de ellos se encuentra exento de impuestos, realizando la debida justificación. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago de impuestos o timbres.
5. En el pliego de condiciones en SICOP, se indica para cada línea el costo estimado unitario del objeto de la contratación incluyendo todo tipo de impuestos, por ende, ese monto corresponde a la disponibilidad presupuestaria, conforme la cantidad requerida.

2.5.2      Estructura del precio

a. El oferente deberá presentar la estructura del precio para cada línea ofertada, la cual deberá estar compuesta por los valores absolutos y porcentuales para cada uno de los componentes, según lo establecido en artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 102 del Reglamento a esa Ley, indicando como mínimo lo siguiente:

b. El impuesto al valor agregado no forma del costo total del precio, es decir, no forma parte del desglose porcentual del precio, sin embargo, se incluye como referencia.

c. Los imprevistos deben considerarse para cubrir situaciones imprevistas que puedan surgir durante la ejecución contractual o cualquier eventualidad que recaiga bajo responsabilidad del oferente, ya que su finalidad es atender contingencias durante la ejecución contractual. Cada oferente define el nivel de riesgo que pretende cubrir al cotizar este rubro, lo que puede afectar la competitividad de su precio. Su propósito es evitar que el contratista consuma otros rubros del precio y ponga en riesgo la ejecución. Es obligatorio incluir los imprevistos explícitamente para garantizar la igualdad entre oferentes y la transparencia en la inversión de recursos públicos.

d. De conformidad con lo estipulado en el artículo 8 del Decreto Ejecutivo No.44937-HMICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, y en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a esa Ley, el oferente deberá aportar la información de todos los índices de precios oficiales asociados a los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir.

e. En caso de ausencia de índices de precios, deben de aplicar lo indicado en el artículo 14 Decreto Ejecutivo No.44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, en el cual establece que el oferente deberá indicarlo claramente en la oferta. En los casos en que no exista un índice de precios del costo directo, debido a que dicho costo fue ofertado en una moneda distinta a la unidad monetaria legalmente establecida en el país de origen del citado costo, ello por motivos de exigencias del proveedor del insumo o servicio, el oferente deberá aportar en la oferta, la prueba pertinente y suficiente que acredite tal exigencia. Cuando no exista un índice de precios oficial, específico o uno similar, que represente las variaciones de un determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en su oferta y podrá proponer como índice general el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del país de origen del costo. Excepcionalmente, en el caso de que tampoco existan índices se podrá aplicar el método analítico-documental.

e. De conformidad con el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, los costos directos son aquellos en los que incurre el contratista para materializar el objeto contractual, entre ellos:

• Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
• Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

g. De conformidad con el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, los costos indirectos son aquellos generales en que incurre el contratista para la administración del objeto contractual, en sus oficinas matrices y/o en el sitio de la ejecución del contrato, no atribuibles a una actividad contractual en particular, pero necesarios para la ejecución del contrato, son:

• Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

2.5.3      Presupuesto detallado

1. El presupuesto detallado deberá ser solamente presentado únicamente por proveedor que resulte adjudicatario del proceso de contratación, no debe incluirse ningún presupuesto en la oferta.
2. Cuando el objeto contractual se trate de un servicio u obra, dentro del plazo de ocho días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato, deberá presentar el presupuesto detallado.
3. El presupuesto deberá ser presentado en colones puntualizando todos los elementos que componen cada uno de los rubros ya indicados en el desglose de la estructura del precio relacionado al índice de precios para cada componente; es decir, corresponde a información más amplia que la indicada en la estructura de precios, pues el presupuesto es la memoria de cálculo que sustenta el precio cotizado e implica evidenciar cómo se encuentran conformados los rubros.
4. En aplicación de la directriz No.044-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas”, en caso de que, el adjudicatario haya ofertado y presentado la estructura del precio en monera extranjera, los valores absolutos serán ajustados en colones al tipo de cambio del día de la apertura.
5. El presupuesto detallado deberá contemplar mínimo lo siguiente:

f. El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual del precio, sin embargo, se debe incluir como referencia.

g. Es de carácter obligatorio que la suma de las cargas sociales represente el porcentaje de aporte mínimo vigente y establecido por la Caja Costarricense de Seguro Social, mismo que deberá calcularse sobre el monto que sumen los salarios.

2.5.4      Razonabilidad del precio

La razonabilidad del precio cotizado por las ofertas que hayan cumplido con la admisibilidad se realizará con base en lo dispuesto en el artículo 44 y 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, por lo tanto, las bandas de tolerancia definidas por la Administración se detallan en los siguientes rangos:

1. Banda de tolerancia menor: corresponde a un 30% menos del precio promedio de referencia del Catálogo del Banco de Precios o del estudio de mercado, según corresponda.
2. Banda de tolerancia mayor: Para la línea 1 corresponde al precio promedio de referencia del Catálogo del Banco de Precios o del estudio de mercado, según corresponda, ajustándose a la disponibilidad presupuestaria. Para las líneas 2-3-4 corresponde a un 30% más del precio promedio de referencia del Catálogo del Banco de Precios o del estudio de mercado, según corresponda

2.5.5      Reajuste y revisiones de precios de servicios

1. Las revisiones y reajustes de precio son el mecanismo existente que se utiliza para garantizar el equilibrio económico del contrato, para que no se genere un desequilibrio económico del precio originalmente pactado, de acuerdo con el artículo 43 de la Ley 9986, Ley General de Contratación Pública, y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a esa Ley.
2. La definición de los criterios técnicos relacionados con las fórmulas matemáticas, componentes de cálculo, procedimientos, requisitos de información y demás parámetros indispensables para cuantificar el aumento o disminución de los precios, según se demuestre la variación de los costos directos e indirectos, se aplicará lo dispuesto en el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, vigente.
3. El reajuste de precios será calculado por período vencido pues revela la variación ocurrida, todo ajuste de precios será retroactivo y nunca prospectivo, pues no se realizará proyección alguna acerca de la evolución que podrían tener los componentes de la fórmula de ajuste de precios establecida.  
4. La simple variación de los factores que conforman el precio no supone que el ajuste se deba aplicar de forma automática, ya que está sujeto a que el contratista demuestre que existe un incremento o disminución en los costos y que efectivamente le afectó o le afecta para cumplir con el objeto contractual.
5. De acuerdo con el artículo 107 del RLGCP, bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad, imprevistos e impuestos, siendo que estos últimos no forman parte de la estructura del precio; tampoco aplica del reajuste o la revisión de precios regulado, debido a la ausencia de información cuando la oferta haya sido presentada en una moneda distinta a la nacional, sin embargo, se podrá interponer el reclamo administrativo cuando se demuestre variaciones sobrevinientes en los costos directos e indirectos, siempre y cuando no sean atribuibles al diferencial cambiario.
6. El contratista deberá solicitar el reajuste de precios por medio de la plataforma de SICOP, una vez formalizada en SICOP y deberá incluir en la solicitud el desarrollo la fórmula matemática para el cálculo, adjuntando, además, el estudio técnico que respalde que sus costos han sufrido aumento durante el período de ajuste solicitado con base en los índices señalados en la oferta.
7. De conformidad con el artículo 78 de la Ley General de la Contratación Pública y el artículo 214 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, cuando el servicio requerido este remunerado por medio de tarifas por aranceles obligatorios, no aplicará lo dispuesto en el “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

2.6       FORMA DE PAGO

1. Para las líneas No.1 y 3: El IFAM realizará un único pago una vez recibido a satisfacción e instalados los nuevos equipos.
2. Para las líneas No.2 y 4: El IFAM realizará pagos parciales, es decir, realizará un pago una vez recibido el mantenimiento preventivo de acuerdo con la frecuencia establecida para cada tipo de equipo.
3. La cancelación de la factura se realizará una vez que el Contratista haya solicitado la gestión de pago en SICOP, misma que podrá solicitar solamente cuando conste en el expediente electrónico el acta de recepción definitiva, trámite que deberá realizar dentro del plazo de treinta días naturales a partir de la presentación de la factura en SICOP.
4. El IFAM solamente admitirá facturación electrónica que esté debidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda, la factura podrá remitirse a la dirección electrónica contrataciones@ifam.go.cr, se aclara que el envío de la factura al correo electrónico no genera ninguna responsabilidad para el IFAM, por lo que el plazo con el que se cuenta para tramitar la factura iniciará una vez que se haya solicitado la gestión de recepción y pago por medio de SICOP, en la cual se incluya la factura vigente, no se realizará el trámite respectivo si no se incluye factura en SICOP.
5. El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos del Impuesto sobre la Renta del contratista, de conformidad con la Ley del Impuesto sobre la Renta, Nº7092 de 21 de abril de 1988.

2.7       SOBRE INCUMPLIMIENTOS DEL CONTRATISTA

2.7.1      Sobre la cláusula penal

La cláusula penal procederá por ejecución tardía de las obligaciones contractuales, por lo tanto, en caso de incumplimiento de las fechas de ejecución del objeto contractual se impondrá una sanción que será el costo de cada día de atraso, calculado  de acuerdo con el monto cotizado por producto, dividido entre el número de días en que se debía entregar, el resultado será el monto que se cobre por cada día de atraso por cada producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

Para los efectos de este apartado, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente: circunstancias no imputables al Contratista originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos imputables al IFAM debidamente demostrados por escrito ante la Comisión de Seguimiento de la Contratación. Lo anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

2.7.2      Sobre las multas

Las multas constituyen una sanción pecuniaria que tiene como finalidad resarcir a la Institución de eventuales incumplimientos del contratista durante la ejecución del objeto contractual; las mismas se imponen por ejecución defectuosa de este, por lo que, el IFAM se reserva la posibilidad de cobrar multas por un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, por lo tanto, se considerará como incumplimiento lo siguiente:

a. Que no se realicen las correcciones solicitadas, en el tiempo requerido para hacerlas, por lo que, cumplido el plazo establecido en las especificaciones técnicas, para que el contratista realice las correcciones solicitadas por la Comisión de Seguimiento y Evaluación de la Contratación, se podrá cobrar al contratista una multa por día de atraso calculado al dividir el costo del equipo, según el desglose de precios del contratista en la cotización, entre el número de días en que debía realizar la instalación, el resultado se multiplicará por los días en que tarde en realizar las correcciones requeridas. El atraso se considerará hasta un máximo de 2 días, más de 2 días de atraso se considerará la relación contractual por incumplimiento.

b. Que se realicen mantenimientos incompletos o que no cumplan con los requerimientos mínimos establecidos. Se aplicará como multa el costo por cada mantenimiento realizado en forma incompleta o que no cumpla con los requerimientos mínimos, dividido entre los días de entrega establecidos para ese mantenimiento, multiplicado por los días en que se tarde en realizarlo correctamente.

c. Que no se atiendan los reportes en el tiempo establecido para hacerlas, por lo que, cumplido el plazo establecido en el pliego de condiciones, para que el contratista realice las correcciones solicitadas por la Comisión de Seguimiento y Evaluación de la Contratación, se podrá cobrar al contratista una multa por hora de atraso calculado al dividir el costo del mantenimiento, según el desglose de precios del contratista en la cotización, entre el número de horas en que debía de atender el reporte.

d. Que el personal que conforma el equipo no sea el que realice el mantenimiento. Se rebajará el costo por día de la persona que no conforma el equipo de trabajo por los días trabajados. El costo se determinará de acuerdo con lo indicado en este rubro en la oferta económica.

e. Que el incumplimiento del contratista provoque que el IFAM deba realizar erogaciones adicionales, a terceros, contratando algo emergente para poder continuar con el debido funcionamiento, por lo que se cobrará al contratista la diferencia del monto original contratado contra el costo del servicio que incurrió el IFAM en la nueva contratación o le monto del servicio requerido para atender la urgencia.

f. En caso de que, el IFAM compruebe que el contratista realizó algún daño al edificio, mobiliario, vehículos o equipo propios de la Institución durante la ejecución del objeto contractual, el costo de la reparación o compra para sustitución, según corresponda, el costo será asumido en su totalidad por el contratista, en el caso de mobiliario o equipo deberá contar con las mismas características y ser de la misma o mejor calidad.

Las multas señaladas en cada uno de los incisos anteriores se deben a que dichos incumplimientos afectarían los servicios que provee el IFAM y los servicios que presta la institución al sector municipal, así como la imagen institucional, con cada uno de los montos estimados resarcirán a la Institución de las pérdidas que generarían.

Por lo tanto, en caso de que se determine que el contratista incumplió con alguno de los aspectos establecidos anteriormente, se impondrá una multa detallada de acuerdo con el incumplimiento, por producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

2.7.3      Aplicación de sanciones

Para efecto de ejecutar la cláusula penal o multa, el rebajo se aplicará directamente a las facturas tramitadas para el pago, siguiendo el debido proceso; en caso de no ser suficiente el monto de la factura para cubrir la suma a cobrar, se tomará de la garantía de cumplimiento o de las retenciones de pagos, en caso de que se haya previsto desde el pliego de condiciones.

En caso de que se ejecute parcialmente la garantía de cumplimiento el contratista tendrá tres (3) días hábiles para restablecer el monto de la garantía de acuerdo con los términos de la contratación, bajo la advertencia de que, de no hacerlo, el IFAM podrá tener por incumplido el contrato sin justa causa de su parte.

El control y trámite atinente a la aplicación de las multas estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe corresponde a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso de cobro.

Contra la resolución de la aplicación de la multa, procederán los recursos de revocatoria y apelación, previstos en el artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública y el 117 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

2.7.4      Sobre otros daños y perjuicios

El IFAM se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios, por la vía administrativa o judicial, según corresponda, no derivados del atraso en la entrega de los servicios apartado “Sobre la cláusula penal” o los incumplimientos detallados en el apartado “Sobre las multas”, para ello se realizará el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del contratista.

El control y trámite atinente a la aplicación de otros daños y perjuicios estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe correspondiente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso sumario que a continuación se describe:

1. Recibido el informe técnico de la comisión nombrada para el seguimiento de la contratación que indica que requiere el cobro de otros daños y perjuicios adicionales, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones dará audiencia escrita al contratista por tres (3) días hábiles para que externe los alegatos de descargo que estime pertinentes con respecto al incumplimiento que se le atribuye.
2. Vencido el plazo de la audiencia concedida al contratista, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones otorgará audiencia por tres (3) días hábiles a la Comisión de Seguimiento de la Contratación para que se pronuncie sobre los alegatos del contratista, en caso de que los hubiera, manifestando si mantiene, revoca o varía su requerimiento.
3. Vencido el plazo de la audiencia otorgada a la Comisión de Seguimiento de la Contratación, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones resolverá, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles siguientes determinará si es procedente el cobro de daños y perjuicios adicionales, gestionados la Comisión de Seguimiento de la Contratación, si rechaza el requerimiento o si lo modifica, decisión que notificará al contratista y al administrador del contrato. Queda a criterio de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones si antes somete a consideración de la Unidad Financiera o Asesoría Jurídica, ambas del IFAM, lo relacionado con el cobro.
4. El cobro de daños y perjuicios adicionales, en los términos resueltos por la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, será rebajado de la garantía de cumplimiento rendida por el contratista o de las retenciones de los pagos en caso de que en el proceso se haya previsto alguna retención en los pagos, en caso de que el monto de la garantía de cumplimiento o las retenciones no sea suficiente se procederá a ejecutar el procedimiento en vía judicial.
5. Contra la resolución de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones que acuerde el cobro de daños y perjuicios adicionales, procederán los recursos ordinarios previstos en los artículos 342 y siguientes de Ley General de la Administración Pública, en los plazos allí previstos, sin efecto suspensivo, según se prevé en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública.

2.8       REQUISITOS DEL OFERENTE

2.8.1      Tipo de oferta

El objeto contractual podrá ser dado por una persona física, jurídica o en consorcio.

a. Personería jurídica: Conforme lo requerido en el apartado de aspectos generales debe presentar la certificación de personería jurídica VIGENTE que acredite que la persona que firma el formulario de la oferta en la plataforma de SICOP, tiene la capacidad legal para obligar a la empresa oferente a cumplir con las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones, lo cual debe demostrar presentando la certificación VIGENTE emitida por el Registro Nacional, este documento tiene una vigencia de quince días naturales después de su emisión o una la certificación emitida por un notario público, cuya vigencia es de un mes después de su emisión y que cuente con el respectivo comprobante del pago de timbres, cualquiera de los dos documentos que se incluyan en la oferta debe estar vigente conforme el plazo de vencimiento que tiene cada uno.

En caso de que se trate de un poder general, este debe estar debidamente registrado y presentar el documento que lo demuestre tal cual se indicó anteriormente. En caso de que la persona que firme el documento no cuente con un poder registrado deberá presentar el poder especial que haga referencia al proceso que nos ocupa y debe estar firmado por la persona con la capacidad legal para ello, adjuntando la certificación de personería vigente que lo demuestre.

Debe tenerse claro que, con base en lo que establece la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, debe tenerse claro que el formulario que completa cada oferente en SICOP, es la oferta formal, es decir, que los documentos no son la oferta solamente son complementos a esta, por lo tanto, quien firme la oferta en SICOP, es la persona que debe tener la capacidad legal para ello con base en las potestades que establece en la conformación de cada empresa.

b. En el caso de ofertas en consorcio deberá considerarse lo siguiente:

En el acuerdo consorcial debe indicarse claramente cuál de los consorciados aporta la experiencia requerida en el punto 2.3.2. No se sumarán experiencias entre los consorciados.

En el acuerdo consorcial debe indicarse claramente cuál de los consorciados aporta el equipo de trabajo requerido en el punto 2.3.6, es decir, que no se permitirá la distribución del personal requerido entre los consorciados.

c. En el caso de ofertas de personas jurídicas deberá considerarse lo siguiente: Las personas que integran el equipo de trabajo deberán estar inscritas en su planilla de la persona jurídica, o bien, como profesionales independientes ante la CCSS, en cuyo caso deberá considerarse como una subcontratación, para lo cual deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, asimismo, por tratarse de subcontrataciones el monto que representa el pago de esos profesionales en la estructura del precio no deberá superar el 50% del monto ofertado y deberá aportar, junto con la oferta, el borrador del contrato que regulará la prestación del servicio de él y la persona que integrará el equipo de trabajo.

d. En el caso de ofertas de personas físicas deberá considerarse lo siguiente: Siendo que se está solicitando un equipo de trabajo en este caso la persona oferente deberá aparecer como patrono ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y las personas que integran el equipo de trabajo deberán estar inscritas en su planilla o bien, como profesionales independientes ante la CCSS, en cuyo caso deberá considerarse como una subcontratación, para lo cual deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, asimismo, por tratarse de subcontrataciones el monto que representa el pago de esos profesionales en la estructura del precio no deberá superar el 50% del monto ofertado y deberá aportar, junto con la oferta, el borrador del contrato que regulará la prestación del servicio de él y la persona que integrará el equipo de trabajo.

2.8.2      Experiencia

Presentar una declaración jurada firmada digitalmente que el oferente demuestre que cuenta con la siguiente:

1. El oferente deberá demostrar la experiencia recibida a satisfacción (experiencia positiva) de al menos 5 ventas y servicio de mantenimiento de UPS de 30 kva en los últimos tres años y de aires acondicionados de precisión, contados a partir del 2022. La experiencia del año 2024 se puede presentar combinada con 2025.
2. La experiencia deberá demostrarse en el formato de declaración jurada incluido anexo No.2-2.

2.8.3      Ficha técnica

El oferente debe adjuntar la ficha técnica de los equipos ofrecidos en idioma español.

2.8.4      Distribuidor autorizado:

El oferente debe ser distribuidor autorizado del fabricante respectivamente para la línea No.1 de la adquisición de la UPS, para comercializar de forma directa productos y servicios de fábrica ofertados, por lo que deberá presentar la certificación, carta o constancia, emitida por el fabricante que lo acredite.

2.8.5      Subcontratación

En caso de subcontratación se regirá por los términos del artículo 133 del RLGCP, el oferente no podrá subcontratar más del 50% del monto total ofertado, lo cual no relevará al oferente de su responsabilidad, las ofertas que superen el 50% de subcontratación serán descalificadas.

En caso de que dentro del equipo de trabajo se incluyan personas como trabajadoras independientes o sea que no están en la planilla del oferente, se considerarán como subcontratadas, a no ser que se trate de una oferta en consorcio con esas personas.

Para lo cual, el oferente deberá presentar:

1. El listado de subcontratados, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta. El detalle debe ser presentado de conformidad con el anexo No.2-1.
2. En caso de que los subcontratados sean personas jurídicas deberá presentarse: i. Certificación de los titulares del capital social. ii. Personaría jurídica.
3. Todos los subcontratados deben estar incorporados en el Registro de Proveedores de SICOP antes de la fecha de apertura de las ofertas, ya sea personas físicas o jurídicas.
4. Todos los subcontratados deben incluir la declaración jurada requerida en el artículo 28 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 32 del Reglamento a esa Ley.
5. De cada subcontratado se verificará que cumplan con todos los requisitos relacionados con la C.C.S.S., Ministerio de Hacienda, FODESAF e impuesto personas jurídicas del Registro Nacional, este último en caso de ser personas jurídicas.

Se aclara que, en caso de requerir experiencia del oferente se valorará la de este y no la experiencia de la persona física o jurídica que subcontrate. En caso de que se solicite la conformación de un equipo de trabajo la experiencia de las personas que lo integren será valorada en forma independiente.

2.8.6      Sobre el equipo de trabajo requerido

a. Detalle de personas requeridas para que integren el equipo de trabajo

En la oferta deberá quedar claramente definido cuál integrante del equipo de trabajo cumple con los requisitos establecidos para cada perfil solicitado:

b. Aspectos que deben considerarse sobre la experiencia requerida para cada persona integrante del equipo de trabajo:

1. La declaración jurada de experiencia deberá completarse en el formato del anexo 2-3, la cual debe ser firmada por la persona ofrecida en el equipo de trabajo, preferiblemente deberán estar firmadas con firma digital. No deben ser firmadas por el oferente.
2. Cada persona ofrecida en el equipo de trabajo debe cumplir con el 100% de los requisitos indicados, sin embargo, una misma persona puede ser aportado para cumplir con más de un perfil siempre que cumpla con todos los requisitos.
3. No se sumarán experiencias de las personas profesionales ofrecidas en el equipo de trabajo para completar la experiencia mínima requerida.
4. Serán válidos solo proyectos ejecutados por cada persona previos a fecha de apertura, que hayan sido concluidos y recibidos a satisfacción (experiencia positiva) por el respectivo cliente, de manera que se compruebe la experiencia solicitada en cada uno de ellos. Este punto aplica para la experiencia requerida para el oferente.
5. No es indispensable que la persona propuesta por parte del oferente haya adquirido la experiencia con el oferente, puede haberse obtenido tanto como persona física en trabajos independientes como con otro patrono.
6. En caso de que la persona propuesta haya brindado servicios en forma simultánea a distintas instituciones o empresas en un mismo periodo, no se considerará como años independientes, solo en caso de que la experiencia sea requerida por número de años.
7. La experiencia se considerará a partir de la incorporación al Colegio Profesional, cuando para ejercer la profesión por Ley se requiera estar incorporado.

c. Comprobantes del equipo de trabajo: El oferente deberá presentar, para cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, lo siguientes comprobantes:

1. El currículum vitae actualizado.
2. Copia simple de los títulos que acredita a cada integrante con el grado académico mínimo y certificaciones requeridas en cada perfil relacionado con los requisitos del equipo de trabajo. En caso de títulos emitidos en el extranjero deberá presentar la respectiva autentificación, apostilla válida o bien, el documento de equiparación del título emitido por una universidad costarricense.
3. Declaración jurada en el formato del anexo de cada persona ofrecida dentro del equipo de trabajo, relacionado con la experiencia, atestados, prohibiciones, compromisos y otros.
4. Certificación vigente de incorporación al Colegio Profesional, en caso de que por el grado académico y profesional, las personas que integra el equipo de trabajo deban estar incorporadas en el Colegio Profesional, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio de la profesión, deberá presentar la certificación vigente de incorporación que evidencia que la persona se encuentra activa y al día en el ejercicio de su profesión al momento de presentar la oferta y esa condición deberá mantenerla durante toda la ejecución contractual, si resulta adjudicatario el oferente que propuso a la persona.

2.8.7      Tabla de requisitos

La tabla denominada “Tabla del detalle - Equipo de trabajo y requisitos” debe presentarse debidamente completada y en formato Excel, consignando toda la información referente a los perfiles de las personas que integran el equipo de trabajo, cumplimiento de los requerimientos, identificación de los medios de verificación y demás datos solicitados en los apartados adjuntos al pliego de condiciones y que se adjuntan en formato Excel en el pliego de condiciones.

2.8.8      Requisitos de criterios sustentables sobre gestión ambiental con la naturaleza

Los oferentes deben considerar en sus propuestas y en caso de resultar adjudicatarios lo siguiente:

a. El oferente debe de contar con un plan de gestión ambiental, en el que se detalle el tratamiento de los residuos generados producto de la instalación y de los mantenimientos.

2.9       SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS 

La calificación se realiza sobre una base de cien puntos, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien puntos y será adjudicado el oferente que obtenga el mayor puntaje. Para los cálculos correspondientes, para el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales sin efectuar redondeos. Se utilizará un sistema de evaluación ponderado de la siguiente manera:

De las ofertas que resulten elegibles, será adjudicataria la que haya obtenido el mayor puntaje.

La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una línea o bien parte del objeto, cuando por las características del objeto contractual, así lo permitan y no afecte la funcionalidad de este, siempre y cuando se cuente con precios unitarios y exista una justificación técnica.

Por las características técnicas del objeto contractual no existe la posibilidad de adjudicación por línea, además, existe la posibilidad de adjudicación parcial, es decir, adjudicar una mayor o menor cantidad del objeto de la contratación.

2.9.1      Oferta económica

La oferta que cotiza el menor costo, se denomina oferta base y recibirá la cantidad máxima de puntos indicada. La asignación de puntos al resto de las ofertas se realizará en forma inversamente proporcional, utilizando la siguiente fórmula:

2.9.2      Participación pyme

El oferente deberá presentar la certificación vigente y a su nombre emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), en la cual conste su condición pyme y que su actividad principal corresponda al objeto de esta contratación, dicha condición debe ser adquirida previo a la apertura de las ofertas. Lo anterior, se realiza con el fin de fomentar la participación de pymes, conforme lo establece el artículo 23 de la Ley General de Contratación Pública. En caso de ofertas en consorcio al menos uno de los consorcios deberá aportar la certificación, siempre que el consorciado sea quien realice el mayor aporte entre la distribución que se realicen, es decir, experiencia, ejecución contractual, equipo de trabajo, entre otros.

2.9.3      Criterio ambiental

El oferente deberá presentar una constancia vigente que lo acredite en los siguientes aspectos (puede ser en cualquiera de ellos):

1. Carbono Neutralidad (emitida por una organización acreditada para certificar el carbono neutralidad de una organización, como INTECO o la EARTH)
2. Bandera Azul (emitida por la Comisión Nacional)
3. ISO 14001 (emitida por INTECO)
4. Ecoeficiencia (emitida por el MINAE)

En caso de ofertas en consorcio al menos uno de los consorcios deberá aportar la certificación, siempre que el consorciado sea quien realice el mayor aporte entre la distribución que se realicen, es decir, experiencia, ejecución contractual, equipo de trabajo, entre otros.

2.10   CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de que dos o más ofertas cumplan con los requisitos de admisibilidad, administrativos, legales y técnicos exigidos en el pliego de condiciones y en la legislación vigente y dos o más de ellas hayan quedado empatadas con el mayor puntaje, se establece como mecanismo de desempate para la adjudicación de la oferta el siguiente:

1. Se preferirán a la PYME de Producción Nacional de acuerdo con el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, denominado “Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en la Compras de Bienes y Servicios de la Administración”, para lo cual deberá estar debidamente identificada en el SICOP como Pyme y en caso de que en el SICOP no se pueda corroborar esa condición, el oferente deberá presentar la respectiva certificación emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) donde conste que su condición Pyme, que la misma cubre el servicio objeto de esta contratación y que fue adquirida previo a la apertura de las ofertas.
2. En caso de que persista el empate se adjudicará la oferta que haya obtenido mayor puntaje en el apartado de “Oferta económica”.
3. En caso de que persista el empate se adjudicará la oferta que haya obtenido puntaje en el apartado de “Criterios ambientales”.
4. De mantenerse la igualdad, se considerará como factor de evaluación de desempate para la contratación, una puntuación adicional a las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en este Reglamento, la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, Ley N°8262 de 02 de mayo de 2002 y sus reglamentos, así como el artículo 34 de la Ley de Desarrollo, Promoción y Fomento de la Actividad Agropecuaria Orgánica, Ley N°8591 del 28 de junio de 2007 y sus reglamentos, y el DE-37911-MAG Sistema de Registro del Ministerio de Agricultura y Ganadería para certificar condición de pequeño y mediano productor agropecuario (PYMPA), del 19 de agosto de 2013, otorgando la puntuación adicional: i) PYME de industria 5 puntos. ii) PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos. iii) PYME de comercio 2 puntos.
5. De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del IFAM. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa; además, de lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente de contratación pública.

2.11   COMISION DE SEGUIMIENTO DE CONTRATACION (CSC)

En caso de que el IFAM decida cambiar a los integrantes de la Comisión de Seguimiento de la contratación mencionada en este apartado, tal situación le será comunicada al contratista, por el Administrador del contrato, sin que sea necesario confeccionar un adendum para esos efectos.

2.12   ANEXOS

En los siguientes anexos se incluyen los formatos de declaraciones juradas y otra información solicitados para el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y cuando corresponde para efectos de cumplir con lo requerido en el sistema de evaluación, cada formato debe ser incluido en la oferta con cada uno de los apartados debidamente ajustado a la información del oferente.

ANEXO No.1-1

Formato de declaración jurada de que equipo de trabajo ofrecido durante la ejecución contractual deberá estar dentro de la planilla de la empresa

Yo (indicar nombre del representante legal-representante del consorcio-persona física), cédula (indicar número de cédula del representante legal - representante del consorcio - o persona física oferente), representante legal de la empresa (indicar nombre de la empresa representante del consorcio – si es persona física oferente eliminar), cédula jurídica (indicar número de cédula jurídica - si es persona física oferente eliminar) declaro bajo juramento que en caso de resultar adjudicatario del procedimiento de licitación, durante la ejecución contractual, el equipo de trabajo ofrecido estará dentro de la planilla del oferente, según el siguiente detalle:

Firma del representante legal del oferente o persona física

Nota: la lista de personas que integren el equipo de trabajo incluida en este anexo deberá se coincidente con la documentación que presenten para el cumplimiento de los requerimientos que se detallen en el apartado de especificaciones técnicas adjunto al pliego de condiciones de la contratación.

ANEXO No.2-1

FORMATO DETALLE DE PERSONAS FÍSICAS O JURÍDICAS SUBCONTRATADAS

Yo (Indicar nombre del representante legal-representante del consorcio o persona física oferente), cédula (Indicar número de cédula del representante legal - representante del consorcio o persona física oferente), representante legal de la empresa (indicar nombre de la empresa o del consorcio - eliminar este espacio si es persona física), cédula jurídica (Indicar número de cédula jurídica - eliminar este espacio si es persona física), conforme el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, declaró bajo juramento que para el procedimiento de licitación “Adquisición e instalación una UPS de alta disponibilidad y aire acondicionado de precisión”, realizaré la subcontratación de las siguientes personas: 

Firma del representante legal de la empresa oferente o el consorcio o la persona física oferente

Nota: Este anexo aplica solo en caso de que se incluyan personas jurídicas o físicas como subcontratadas, en el caso de las personas que integren el equipo de trabajo que NO estén dentro de la planilla de la empresa oferente se considerarán como subcontratadas y el porcentaje total de subcontratación NO podrá superar el 50% del monto total ofertado. El porcentaje de subcontratación debe ser coincidente con lo indicado en la estructura del precio.

ANEXO No.2-2

FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA DE EXPERIENCIA Y OTRAS CONDICIONES

Yo (Indicar nombre del representante legal-representante del consorcio o persona física oferente), cédula (Indicar número de cédula del representante legal - representante del consorcio o persona física oferente), representante legal de la empresa (indicar nombre de la empresa o del consorcio - eliminar este espacio si es persona física), cédula jurídica (Indicar número de cédula jurídica - eliminar este espacio si es persona física), en relación con lo solicitado en el procedimiento de licitación “Adquisición e instalación una UPS de alta disponibilidad y aire acondicionado de precisión”, declaro bajo fe juramento que lo siguiente:

1. Que mi representada se compromete a brindar la garantía técnica requerida contra defectos de la instalación o fabricación y que el tiempo de respuesta a la solicitud de atención para hacer efectiva la garantía en sitio, en el plazo y horario señalado en el pliego de condiciones, asimismo ofrezco la garantía mínima requerida en el pliego de condiciones en concordancia con lo ofrecido en los documentos adjuntos a la oferta, para lo cual aporta los siguientes datos de contacto:
   1. Número de teléfono: (indicar el número de teléfono)
   2. Dirección electrónica: (indicar el correo del contacto)
2. Que mi representada que la experiencia con que cuento de al menos 5 ventas y servicio de mantenimiento de UPS de 30 kva en los últimos tres años y de aires acondicionados de precisión, contados a partir del 2022, según lo requerido en el punto 2.8.2 del apartado de especificaciones técnicas incluido en el pliego de condiciones del proceso de contratación, es la siguiente:

Firma del representante legal de la empresa oferente o el consorcio o la persona física oferente

ANEXO No.2-3

FORMATO DE DECLARACIÓN JURADA DEL PERSONAL SOLICITADO

El suscrito [indicar nombre de la persona profesional ofrecida en el equipo de trabajo], mayor, [profesión u oficio], vecino de [domicilio exacto (provincia-cantón-distrito-ubicación)], portador de la cédula de identidad número [número], como integrante del equipo de trabajo ofrecido por el oferente [indicar nombre del oferente (persona física, jurídica o consorcio)], para el perfil de [indicar el rol para el que es ofrecido], requerido en el procedimiento de licitación “Adquisición e instalación una UPS de alta disponibilidad y aire acondicionado de precisión”, bajo la fe de juramento declaro:

1. Que (Indicar “soy empleado” en caso de estar en la planilla o indicar “he sido subcontratado” en caso NO estar en la planilla) por la persona ofertante, asimismo, que el currículo adjunto describe correctamente a mi persona, mis calificaciones y mi experiencia y que estoy disponible para asumir el trabajo de acuerdo con las disposiciones de ejecución y cronograma señalados en la oferta, en caso de que sea adjudicado el oferente.
2. Que la experiencia con que cuento conforme lo requerido en el pliego de condiciones en el apartado 2.8.6 del apartado de especificaciones técnicas incluido en el pliego de condiciones del proceso de contratación, siendo el rol para el que fue ofrecido de técnico en la solicitud ofertada, es la siguiente:

1. Que fui informado de haber sido incluido como parte del equipo de trabajo en la presente oferta y en caso de que la oferta resulte adjudicataria del procedimiento, participaré en la etapa de ejecución de este y tendré disponibilidad para ejecutar los trabajos requeridos en los plazos de ejecución solicitados, sin excepción, señalados en el apartado dos de especificaciones técnicas del pliego de condiciones.
2. Que no me alcanza las prohibiciones, las limitaciones y los impedimentos previstos en la normativa de contratación administrativa y en la que rige mi profesión.
3. Entiendo que cualquier falsedad o interpretación falsa aquí descrita podrá incurrir en las consecuencias penales por los delitos de perjurio y falso testimonio establecidos en la legislación penal costarricense e institucionales administrativas por el hecho de omitir información o indicar datos falsos.

Firma de la persona integrante del equipo de trabajo

_____ de ___________ de 2025

Tabla del detalle - Equipo de trabajo y requisitos

(Este anexo debe aportarse en el formato Excel a la oferta conforme archivo adjunto en el proceso de licitación)

En el apartado de condiciones de admisibilidad y condiciones generales se incluyen todos los aspectos que debe considerar el oferente y potencial adjudicatario relacionadas con los requerimientos técnicos, requisitos de admisibilidad, sistema de evaluación y sanciones, entre otros. Además, se incluyen para mejor comprensión en el documento denominado "Apartado de aspectos generales - Licitación - bien y serv 08-01-2025.pdf" y "2025LD-000021-0017700001 Apartado Especificaciones Técnicas - Compra UPS y mantenimiento.pdf" adjunto al pliego de condiciones.

1.1 PRESENTACIÓN DE OFERTAS

1.1.1 Las ofertas deben ser presentadas en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta; se aclara que solamente se aceptará en otro idioma, diferente al español, documentos como: manuales, fichas técnicas u otros documentos que desde el pliego de condiciones y se acepten de ese modo.

1.1.2 El oferente podrá incluir en su oferta electrónica información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos relevantes, por lo tanto, los documentos adjuntos en la oferta deberán cumplir con lo siguiente: 

1.1.2.1 Formato de documentos adjuntos: El oferente deberá incluir en un solo archivo toda la documentación que respalde su oferta, en estricto orden y con una tabla de contenidos al principio del archivo.

En caso de que la información no pueda incorporarse en un solo documento, el oferente deberá incorporarlos identificando con un nombre claro el contenido del archivo.

En caso de documentos que contengan firmas digitales deberán remitir esos documentos por aparte para efecto de validar esas firmas.

1.1.2.2 Confidencialidad de documentos: Los documentos que adjunte cada proveedor en la oferta deberán incluirse como “públicos”, lo anterior, considerando que el tipo de contratación que nos ocupa no incluye o solicita información que sea de carácter confidencial, por lo tanto, se debe privilegiar el principio de publicidad y transparencia que rige la contratación administrativa. 

En caso de que el oferente indique como confidencial algún documento, en la oferta deberá incluirse los motivos y sustento jurídico para indicar el estado de confidencialidad de cada documento señalado con ese estado, en caso de que no se demuestre desde la apertura de las ofertas se procederá a cambiar el estado del documento a “público”, siendo el procedimiento estipulado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP).

1.1.2.3 Documentos firmados digitalmente: Los documentos deberán estar firmados digitalmente, no se aceptarán documentos a los cuales se incorpore una imagen con la firma o documentos escaneados. En caso de que, el pliego de condiciones y términos de la contratación solicite declaraciones juradas y estas se incluyan en un mismo documento cada una deberá contar con la firma digital en cada espacio que se designe para firma del representante o persona competente.

Todos los documentos incluidos en la oferta que cuenten con firma digital serán validados en el sistema de “Central Directo” del Banco Central de Costa Rica en el siguiente enlace:

https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

Lo anterior, con el fin de garantizar que cada firma cuente con la garantía de integridad, autenticidad y validez en el tiempo, por lo que se recomienda a cada oferente realizar la validación de la firma digital de cada documento antes de incorporarlo en la oferta del SICOP.

1.1.2.4 Certificaciones emitidas por notario público: Las certificaciones emitidas por un notario público firmadas digitalmente, como: personerías jurídicas, poderes especiales, autentificación de firmas, certificación de copias, entre otras, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente. Asimismo, en caso de duda por parte del IFAM podrá requerirse al oferente cualquiera de los siguientes aspectos:

1.1.2.4.1. Indique de forma textual el número de entero o transacción con la cual se realizó el pago de especies fiscales, timbres y derechos.

1.1.2.4.2. Indique el notario de forma textual que da fe, mediante afirmación expresa, de que los timbres cancelados solamente se utilizan para esa certificación.

1.1.2.4.3. Adjuntar el comprobante de pago de timbres fiscales en la certificación.

1.1.2.5 Documentación emitida en el extranjero: En caso de que las ofertas incluyan documentación emitida en el extranjero tal como: personería jurídica, certificación de los titulares del capital social y los representantes legales, certificaciones de notarios públicos extranjeros, actas constitutivas, títulos académicos o cualquier otro documento solicitado en los términos de la contratación, esa documentación deberá estar debidamente autentificada por el Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, para dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica o bien los documentos deberán estar apostillados de manera que no requieran la autentificación por parte del Ministerio, todos esos documentos deberán ser presentados con firma ológrafa (manuscrita) o bien, confirma digital que pueda ser corroborada en el sistema de Central Directo del Banco Central de Costa Rica.

En relación con los títulos académicos emitidos en el extranjero podría el oferente presentar la convalidación que haya realizado una Universidad en Costa Rica debidamente inscrita o la convalidación emitida por una órgano o Institución costarricense con competencia para hacerlo, todos esos documentos deberán ser presentados con firma ológrafa (manuscrita) o bien, confirma digital que pueda ser corroborada en el sistema de Central Directo del Banco Central de Costa Rica.

1.1.2.6 Proveedores extranjeros: En caso de ser proveedor extranjero, deberá brindar la información relacionada sobre el domicilio legal, el país, la ciudad, número de teléfono, dirección electrónica, y si es el caso, el código postal, domicilio, dentro del territorio de Costa Rica, en donde recibir notificaciones o el medio para ello. Así como brindar la información del origen de los bienes ofrecidos y la dirección de los fabricantes, incluyendo el país, la ciudad y el código postal e indicar en su oferta qué vía de transporte utilizará para el envío de los bienes o suministros (aéreo, marítimo, terrestre), según el tipo de objeto contractual.

Lo anterior, en el entendido de que deberá someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

1.1.3 Patente comercial: El oferente deberá presentar el comprobante de patente comercial vigente emitido por la correspondiente Municipalidad para autorizar el ejercicio de una actividad comercial en concreto dentro de una determinada circunscripción territorial, dicha patente deberá ser a nombre de la persona oferente, que autorice la actividad comercial similar al objeto de la contratación y ésta se encuentre al vigente desde antes de la apertura de las ofertas, en caso de que no cuente con dicha patente deberá presentar la documentación emitida por el ente correspondiente que acredite que está exonerado de contar con ese requisito legal.

En caso de que, en el sistema de evaluación descrito en el apartado de especificaciones técnicas se incluya el criterio de evaluación de “Cercanía geográfica” la patente comercial que se encuentre firmada de forma convencional deberá presentarse la copia certificada por un notario público.

1.1.4 Permiso sanitario de funcionamiento: El oferente deberá presentar el comprobante del permiso sanitario de funcionamiento vigente desde antes de la apertura de las ofertas y emitido por el Ministerio de Salud, en el cual se autorice el ejercicio de una actividad comercial similar al objeto de la contratación, en caso de que no cuente con dicho permiso deberá presentar la documentación emitida por el ente correspondiente que acredite que está exonerado de contar con ese requisito legal.

1.1.5 Registro de proveedores: Todo oferente o subcontratista interesado en participar del procedimiento de contratación deberá rendir una declaración jurada que deberá estar incluida en el Registro de Proveedores de SICOP, previo a su participación en el concurso, de manera que indique lo requerido en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP), así como el artículo 32 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), dicha declaración deberá indicar al menos:

1.1.5.1 Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con el artículo 28 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.

1.1.5.2 En caso de personas jurídica, indicar la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen, en caso de persona jurídica.

1.1.5.3 En caso de personas jurídica, indicar la información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial, en caso de persona jurídica.

1.1.5.4 En caso de personas físicas, deberá declarar bajo juramento que es el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

1.1.5.5 Que se trata de un proveedor nacional o extranjero.

1.1.5.6 En caso de que el proveedor sea una pequeña o mediana empresa, debe aclarar que es una PYME.

1.1.5.7 Que se encuentra al día con el pago de los impuestos tributarios y nacionales, en el caso de empresas nacionales.

1.1.5.8 Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas nacionales.

1.1.5.9 Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas extranjeras respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país.

1.1.5.10 Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

Es obligación del oferente o subcontratista mantener la información del Registro de Proveedores de SICOP debidamente actualizada y cuando se presente ninguna variación deberá actualizarla cada veinticuatro meses, incluyendo los nuevos documentos.

En caso de que el oferente o subcontratista no cuente con la información requerida o este desactualizada la Administración realizará la respectiva prevención de subsanación, en caso de no atender dicha prevención el oferente quedará descalificado del proceso de contratación.

1.1.6 Capacidad legal de quien firma la oferta: La oferta debe ser firmada por una persona con capacidad legal para ello, al respecto el oferente deberá considerar lo siguiente:

1.1.6.1 En caso de que la oferta sea presentada por personas jurídicas (sea individual o en consorcio) deberá adjuntarse la personería emitida por un notario público o por el Registro Nacional, que evidencia la vigencia de los poderes de quien firma la oferta, la certificación deberá estar vigente al momento de la apertura de las ofertas.

En caso de que la certificación sea emitida por un notario público deberá cumplirse con lo establecido sobre las certificaciones en el punto 1.1.2.4 de estas condiciones.

El adjudicatario, en caso de que la personaría durante el proceso de análisis de ofertas haya vencido, deberá actualizar ese documento.

En caso de que la persona que firma la oferta en SICOP cuente con un poder especial, dicho poder deberá adjuntarse en la oferta haciendo referencia al número del procedimiento de contratación en el cual está participando, así como las actuaciones que pueden realizar en nombre de la empresa oferente, es decir, las capacidades para la cual se otorga ese poder especial.

1.1.6.2 En caso de que la oferta sea presentada por una persona física deberá ser firmada en SICOP por esa persona y de igual forma deberá firmar los documentos adjuntos a la oferta, cuando corresponda.

1.1.6.3 En caso de que la oferta sea presentada por un consorcio incluyendo personas jurídicas, el acuerdo consorcial deberá ser firmado por los representantes legales de cada consorciado, lo cual deberá comprobarse con la presentación de la certificación de personaría que evidencie la capacidad legal para ello, además, deberá indicarse quien será la persona con la capacidad legal para representar el consorcio.

1.1.7 Ofertas en consorcio: De acuerdo con lo estipulado en el artículo 48 de la LGCP las ofertas pueden ser presentadas en consorcio, en caso de ofertas que se presenten en consorcio, los consorciados deberán adjuntar a la oferta del SICOP el Acuerdo consorcial, que incluya lo detallado en el artículo 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP).

Además, el acuerdo consorcial deberá:

1.1.7.1 Indicar la fecha cierta de la creación y formalización del acuerdo consorcial, expresamente indicada.

1.1.7.2 Indicar cuál de los consorciados se encargará de la facturación y autorización de pagos, para que, en caso de resultar adjudicatario, se deposite a este los pagos respectivos. 

1.1.7.3 En el caso de que se califique o se pida como un requisito de admisibilidad experiencia profesional, deberá indicar cuáles serán las responsabilidades de cada uno de los consorciados aún y cuando aporten varias declaraciones de experiencia, cartas u otro documento, por medio de los cuales podría presumirse en qué áreas participará cada uno, eso debe estar claramente estipulado en el acuerdo consorcial, porque eso se denomina “...capacidad de las partes.” Señalado en el inciso a) del artículo 129 del RLCP.

1.1.7.4 En el SICOP se debe seleccionar la modalidad de “Oferta en consorcio”, y debe ser firmarla en ese sistema por todos los consorciados o por el representante del consorcio y adjuntar el documento electrónico que contenga el acuerdo consorcial, firmado también digitalmente por todos los consorciados.  En caso de que no se seleccione la “modalidad de oferta en consorcio” no se tomará como valida la participación en consorcio. 

1.1.7.5 Todos los consorciados deben estar debidamente inscritos en el Registro de Proveedores del SICOP, de lo contrario, no se tomará como valida la participación en consorcio.

1.2 OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL (APLICA PARA OFERENTES Y SUBCONTRATISTAS)

1.2.1 La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones revisará, en todos los casos y etapas del proceso de contratación, mediante consulta en línea en el sitio web de la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S), el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), el Sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda y el Sistema de verificaciones e informes digitales del Registro Nacional República de Costa Rica (este último en caso de ofertas de personas jurídicas), el cumplimiento por parte del oferente, subcontratistas o los integrantes del  equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor seleccionado) de las obligaciones ante esas instituciones.

Cuando alguno de los sistemas refleje que el proveedor, subcontratista o los integrantes del equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor oferente) no se encuentran al día con el pago de las obligaciones con alguna de esas instituciones, deberá el oferente presentar certificación en la cual se acredite lo contrario.

En caso de que aparezca como “Patrono no inscrito” o “estado inactivo” ante la C.C.S.S deberá explicar el motivo por el cual no se encuentra inscrito como patrono, lo anterior de conformidad con el artículo 122, inciso a), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, 9986, en caso de resultar la justificación insatisfactoria, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la C.C.S.S., provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución.

1.2.2 A continuación, se detallan algunos aspectos que deben cumplir las ofertas de personas jurídicas, en consorcio de personas jurídicas, o consorcio de personas jurídicas y físicas en caso de que en el apartado de especificaciones técnicas se requiera que el oferente aporte un equipo de trabajo.

1.2.2.1 En el caso de ofertas de personas jurídicas debe considerarse lo siguiente:

1.2.2.1.1 Debe indicar si el equipo de trabajo ofrecido estará dentro de la planilla de la empresa, para lo cual debe presentar una declaración jurada en el formato del anexo No.1-1.

1.2.2.1.2 En caso de que ese equipo de trabajo no se encuentre dentro de la planilla de la empresa oferente, se considerarán subcontratadas, por lo que deberá cumplir con lo que establece el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la persona que integra el equipo de trabajo deberá:

1. Estar inscrito en el catálogo de proveedores de SICOP.
2. Estar inscrita, activa y al día en la C.C.S.S. y al día con el FODESAF y con su situación tributaria ante el Ministerio de Hacienda.
3. iii. Presentar el borrador del contrato de trabajo que regulará la prestación del servicio entre la empresa y el personal ofrecido dentro del equipo de trabajo, en caso de que resulte adjudicatario del procedimiento deberá presentar el contrato firmado por las partes involucradas.
4. Indicar porcentaje de subcontratación forme la declaración jurada requerida en el apartado de especificaciones con los datos de las personas jurídicas o físicas subcontratadas.

1.2.2.1.3 En caso de subcontratación el porcentaje asignado con respecto al precio ofertado No podrá superar el 50% del monto total ofertado, en caso de que lo supere la oferta quedaría descalificada.

1.2.2.2En el caso de ofertas en consorcio debe considerarse lo siguiente:

1.2.2.2.1 Indicar, por medio de una declaración jurada, si el equipo de trabajo ofrecido estará dentro de la planilla de alguno de los consorciados, para lo cual debe presentar una declaración jurada en el formato del anexo No.1-1.

1.2.2.2.2 En caso de que ese equipo de trabajo no se encuentre dentro de la planilla de alguno de los consorciados, se considerarán subcontratadas, por lo que deberá cumplir con lo que establece el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la persona que integra el equipo de trabajo deberá:

1. Estar inscrito en el catálogo de proveedores de SICOP.
2. Estar inscrita, activa y al día en la C.C.S.S. y al día con el FODESAF y con su situación tributaria ante el Ministerio de Hacienda.
3. iii. Presentar el borrador del contrato de trabajo que regulará la prestación del servicio entre la empresa y el personal ofrecido dentro del equipo de trabajo, en caso de que resulte adjudicatario del procedimiento deberá presentar el contrato firmado por las partes involucradas.
4. Indicar porcentaje de subcontratación forme la declaración jurada requerida en el apartado de especificaciones con los datos de las personas jurídicas o físicas subcontratadas.

1.2.2.2.3 En caso de subcontratación el porcentaje asignado con respecto al precio ofertado No podrá superar el 50% del monto total ofertado, en caso de que lo supere la oferta quedaría descalificada.

1.2.2.2.4 Recordar, que, en el SICOP el tipo de oferta a seleccionar debe ser “en consorcio”.

1.2.2.3 En el caso de ofertas presentadas por personas físicas que ofrecen un equipo de trabajo:

1.2.2.3.1 Indicar si el equipo de trabajo ofrecido estará dentro de la planilla de la persona física quien fungirá como patrono, para lo cual deberá presentar la respectiva declaración jurada en el formato del anexo No.1-1.

1.2.2.3.2 En caso de resultar adjudicatario, antes de la firmeza del acto de adjudicación, debe presentar la fotocopia de la planilla de la CCSS que evidencia que el equipo profesional está dentro de la planilla de la persona física que fungirá como patrono.

1.2.2.3.3 En caso de que ese equipo de trabajo no se encuentre dentro de la planilla de la persona física, se considerarán subcontratadas, por lo que deberá cumplir con lo que establece el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la persona que integra el equipo de trabajo deberá:

1. Estar inscrito en el catálogo de proveedores de SICOP.
2. Estar inscrita, activa y al día en la C.C.S.S. y al día con el FODESAF y con su situación tributaria ante el Ministerio de Hacienda.
3. iii. Presentar el borrador del contrato de trabajo que regulará la prestación del servicio entre la empresa y el personal ofrecido dentro del equipo de trabajo, en caso de que resulte adjudicatario del procedimiento deberá presentar el contrato firmado por las partes involucradas.
4. Indicar porcentaje de subcontratación forme la declaración jurada requerida en el apartado de especificaciones con los datos de las personas jurídicas o físicas subcontratadas.

1.2.2.3.4 En caso de subcontratación el porcentaje asignado con respecto al precio ofertado No podrá superar el 50% del monto total ofertado, en caso de que lo supere la oferta quedaría descalificada.

1.3 SOBRE LA ADJUDICACIÓN

1.3.1 Plazo para adjudicar:

El IFAM cuenta con un plazo máximo para adjudicar, que, de acuerdo con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública no podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo hasta por un periodo igual al de recibir ofertas, acto debidamente motivado, en cuyo caso el oferente estará obligado a prorrogar la vigencia de su oferta, en caso de ser insuficiente. Para lo anterior, se enviará la comunicación correspondiente por medio del SICOP.

1.3.2 Elegibilidad de ofertas:

La elegibilidad de las ofertas está condicionada al grado de ajuste de las aspectos del apartado de aspectos generales y especificaciones técnicas del pliego de condiciones, tanto administrativas, legales y técnicas, es decir, que todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos de admisibilidad, exigidos en el pliego de condiciones, lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, demás legislación vigente para optar por la adjudicación, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta.

Por lo anterior es que, el oferente deberá incluir todos datos, información, documentación necesaria para determinar que cumplen con todo lo requerido para lograr realizar el objeto contractual en todos sus extremos.

Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento, sin previo aviso, y confirmar los datos que, a su juicio, se considere necesario investigar; la falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.

Una vez que se haya determinado cuáles ofertas son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la comparación de las ofertas, de acuerdo con el sistema de evaluación de las ofertas, señalado en el apartado de especificaciones técnicas adjunto al pliego de condiciones.

1.3.3 Antes de la firmeza del acto de adjudicación deberá presentar el adjudicatario:

1.3.3.1 Pólizas que se requieran conforme los requerimientos técnicos que se detallen en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones.

1.3.3.2 En caso de documentos que cuentan con la firma ológrafa, deberá presentar los documentos originales o fotocopias certificadas en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones para corroborar su veracidad, algunos de esos documentos podrían ser entre otros: declaraciones juradas o certificaciones, cartas de experiencia, etc. En el caso de documentos como certificaciones, títulos o certificados académicos, entre otros, deberán presentarse de igual forma el documento original o fotocopia certificada.

1.3.3.3 En caso de que el personal no se encuentre dentro de la planilla de la empresa adjudicataria, es decir, subcontratado, esta deberá presentar, entre la fecha del comunicado de adjudicación y la firmeza del acto, el contrato que regulará la prestación del servicio entre la empresa adjudicataria y las personas que integran el equipo de trabajo, en caso de que haya sido requerido. 

1.3.4 Después de la firmeza del acto de adjudicación deberá presentar el adjudicatario:

1.3.4.1 La garantía de cumplimiento deberá presentarse conforme lo requerido en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones, SOLO en caso de que se trate de una licitación mayor o menor y facultativamente si se hubiera requerido en una licitación reducida.

1.3.4.1 En caso de que en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones se estipule la presentación de documentos del equipo de trabajo posterior a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la firma del contrato, el adjudicatario deberá presentar los atestados de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, para su valoración por parte de la Comisión de Seguimiento de la Contratación. 

1.4 DERECHOS Y PRERROGATIVAS DEL IFAM

En la aplicación del principio de eficiencia, el IFAM pedirá subsanar aspectos que considere necesarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública y 134 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº9986. Asimismo, queda a criterio del IFAM durante el plazo de estudio de ofertas y ejecución contractual solicitar las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias. El IFAM se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad.

1.5 CONTRATO

De acuerdo con la normativa interna del IFAM, el procedimiento de contratación deberá ser firmado por el adjudicatario o el representante legal del adjudicatario, solo en caso de que se trate de una licitación mayor o menor, para lo cual esa persona deberá firmar digitalmente, por medio del SICOP, el contrato dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación respectiva por parte del IFAM (Art. 275 RLGCP). Esta comunicación la hará el IFAM mediante el Sistema Unificado de Compras Públicas, SICOP.

Si transcurrido ese lapso, el adjudicatario no realiza la firma correspondiente, sin que exista causa justificada para ello debidamente documentada, el IFAM podrá dar por iniciado el proceso de declaratoria de insubsistencia y procederá conforme lo indica el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

En ninguna circunstancia, el contratista podrá ceder, gravar o traspasar los derechos derivados del contrato que se origine, sino cuenta previamente con la anuencia expresa del IFAM, manifestada por medio de acto debidamente razonado y motivado, cuando situaciones de fuerza mayor u otras muy calificadas así lo impongan en beneficio de interés público, siguiendo el debido proceso que establece la normativa vigente.

1.6 REFRENDO

La ejecución de la contratación queda sujeta al otorgamiento de refrendo conforme al Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública y en caso de proceder queda en el entendido que el contrato suscrito sólo podrá ejecutarse una vez que este cuente con refrendo. El rechazo del refrendo por defectos insubsanables de la contratación hará insubsistente la adjudicación sin responsabilidad para el IFAM.

1.7 RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

La resolución y rescisión contractual se regirá por lo que establece la Ley General de la Contratación Pública, 9986 y su Reglamento, el pliego de condiciones y las cláusulas del contrato.

Algunas de las causas para iniciar el procedimiento de resolución contractual serán las siguientes:

1.7.1 Que suministre al IFAM información o documentación falsa, en cualquier acto de los indicados en el presente pliego de condiciones.

1.7.2 Por transferencia o cesión total o parcial del contrato por parte del contratista, sin la correspondiente autorización escrita del IFAM.

1.7.3 Por quiebra, insolvencia, convocatoria de acreedores, concurso civil o cualquier circunstancia de incapacidad del adjudicado.

1.7.4 Por deficiencias graves y fallas reiteradas que afecten fundamentalmente el normal desarrollo de la contratación.

1.7.5 Por incumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones exigidas en el liego de condiciones.

1.7.6 Todo incumplimiento del contratista a las especificaciones técnicas o comerciales este proceso, se considerará motivo para resolver el contrato, sin perjuicio de que el IFAM denuncie al contratista por otras vías administrativas y/o judiciales, siempre siguiendo el debido proceso.

1.7.7 En caso de contrataciones por demanda de no llegarse a un acuerdo respecto a la solicitud preliminar de una orden de pedido, el rechazo sin justa causa de una orden de pedido, la Comisión de Seguimiento de la contratación podrá analizar proceder con la resolución contractual.

1.8 CRISTERIOS SUSTENTABLES

La responsabilidad social empresarial o corporativa, es la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de los proveedores, que, por lo general, tienen como objetivo el generar acciones para mejorar su situación competitiva y valorativa y brindar algún valor agregado a su gestión.

Se pretende que las labores que desarrollan no sólo busquen su crecimiento, sino también que vayan de la mano con la ética, la moral y con el establecimiento de metas compatibles con el desarrollo sostenible de la sociedad costarricense; preservando los recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras, respetando la diversidad y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales.

A partir de las anteriores consideraciones, lo que el IFAM pretende es que el proveedor seleccionado, haga conciencia de la necesidad latente de respetar tanto la vida humana, como el entorno que le rodea y que busque no sólo su crecimiento individual, sino que apoye al IFAM y la sociedad costarricense en esa labor.

El IFAM considera importante realizar esfuerzos en dicho campo, por lo que el oferente deberá aceptar las declaraciones juradas en el momento en que presenta la oferta a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), todo en total apego y respeto de la normativa nacional vigente, que procura que los habitantes del país vivan bajo las mejores condiciones humanas y sociales posibles.

En caso de que en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones se requiera aspectos sobre esta materia específicas el oferente deberá cumplir con lo requerido en ese apartado.

1.09 ACLARACIÓN DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del IFAM será quien tramitará el procedimiento de contratación y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la Unidad Administrativa Solicitante responsable. Las aclaraciones se recibirán en el plazo establecido en el pliego de condiciones de la contratación, por medio del SICOP.

1.10 CÓDIGO DE ÉTICA EN CONTRATACIÓN PÚBLICA

Todos los oferentes y subcontratistas tienen la responsabilidad de cumplir, en todas las etapas del proceso de contratación pública, con lo dispuesto en el Código de Ética en Contratación Pública, comunicado por la Autoridad de Contratación Pública como ente rector en esa materia, conforme la normativa vigente; publicado en la página del Ministerio de Hacienda; dicho código busca guiar a todos los involucrados en el proceso de compras públicas para asegurar una gestión honesta, íntegra y transparente de los fondos públicos.

ANEXO No.1-1

Formato de declaración jurada de que equipo de trabajo ofrecido durante la ejecución contractual deberá estar dentro de la planilla de la empresa

Fecha: (indicar la fecha en que se firma la declaración)

Yo (indicar nombre del representante legal-representante del consorcio-persona física), cédula (indicar número de cédula del representante legal - representante del consorcio - o persona física oferente), representante legal de la empresa (indicar nombre de la empresa representante del consorcio – si es persona física oferente eliminar), cédula jurídica (indicar número de cédula jurídica - si es persona física oferente eliminar) declaro bajo juramento que en caso de resultar adjudicatario del procedimiento de licitación, durante la ejecución contractual, el equipo de trabajo ofrecido estará dentro de la planilla del oferente, según el siguiente detalle:

Firma del representante legal del oferente o persona física

Nota: la lista de personas que integren el equipo de trabajo incluida en este anexo deberá se coincidente con la documentación que presenten para el cumplimiento de los requerimientos que se detallen en el apartado de especificaciones técnicas adjunto al pliego de condiciones de la contratación.