ANALISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE FACTURARACIÓN Y RECAUDACIÓN MULTINEGOCIO

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

 

1. Experiencia del oferente

Haber ejecutado al menos dos (2) proyectos de migración de sistemas de facturación, ERPs, billing o plataformas equivalentes en los últimos 3 años. Para demostrarlo debe presentar cartas de referencia de recibido conforme y nombre del encargado del proyecto.

1. Capacidad técnica del equipo profesional

Se requiere que el equipo profesional este constituido por los siguientes profesionales:

1. a) Rol de Project Manager

• Tener Experiencia mínima de 3 años en gestión de proyectos tecnológicos, para demostrarlo deberá presentar una declaración jurada.
• Debe de tener alguna de las siguientes certificaciones: PMP, Prince2 o Scrum Master.

1. b) Arquitecto de Solución

Debe presentar una declaración jurada que indique que cuenta con al menos 3 años de experiencia en:

• Participación de proyectos de facturación.
• Proyectos de tarificación basados en suscripciones.
• Proyectos de integración de sistemas.

1. c) Business Analyst

Debe presentar una declaración jurada que cuente con al menos 3 años de experiencia en:

• Levantamiento de requerimientos y documentación funcional.
• Proyectos técnicos relacionados a facturación con sistemas como ERP, CRM o BSS/OSS.

1. d) Equipo de Desarrollo

Debe presentar una declaración jurada que cuente con al menos 3 años de experiencia en:

• Integración, APIs y desarrollo de sistemas de facturación.
• Desarrollo en Oracle APEX, adicionalmente aportar título o certificación.
  1. El oferente deberá incluir en su oferta currículum y atestados pertinentes del personal que dedicará al cumplimiento de las labores ofertadas.
  2. Clientes de referencia: El oferente deberá presentar una declaración jurada en la cual indique que haya implementado un sistema de facturación y recaudación multinegocio con características técnicas y funcionales a las requeridas en el presente pliego.

La declaración deberá incluir los siguientes aspectos:

• Nombre del cliente (institución o empresa).
• Sector al que pertenece privado o público
• Descripción breve del sistema implementado.
• Fecha de implementación y tiempo de operación.
• Persona de contacto (nombre, cargo, correo electrónico y teléfono) para efectos de verificación.
• Satisfacción del servicio

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL BIEN /SERVICIOS

 

Las especificaciones técnicas del sistema objeto de contratación corresponden a los requerimientos funcionales y no funcionales definidos por JASEC para el desarrollo, implementación y puesta en operación del Sistema de Facturación, Plataforma y Cuentas por Cobrar Ámbar. Estas especificaciones constituyen la base mínima que deberá cumplir la solución a implementar y serán utilizadas para validar el alcance técnico del contrato, Además se toma en consideración que el proceso o ciclo de vida del proyecto se debe cumplir en su totalidad desde el inicio o levantamiento de requerimientos hasta el mantenimiento final.

 

A continuación, se resumen las características esenciales del sistema Ámbar, conforme a los documentos técnicos oficiales elaborados por JASEC.

 

5.1. Requerimientos Funcionales del Sistema

 

El sistema deberá contemplar, como mínimo, los siguientes módulos y capacidades:

 

1. a) Gestión de Usuarios

• Administración de credenciales, roles y perfiles.
• Validación contra Active Directory y autenticación interna cuando aplique.
• Gestión de auditoría y trazabilidad de accesos.

 

1. b) Facturación de Energía

• Integración con medidores AMI y sistemas de captura de lectura.
• Aplicación automática de tarifas eléctricas reguladas por ARESEP.
• Soporte para tarifas horarias, por bloque, penalizaciones, recargos, descuentos y ajustes.
• Generación y envío de facturas electrónicas.
• Gestión de servicios especiales: generación distribuida, recarga vehicular, servicios temporales, anulaciones.

 

1. c) Facturación de Internet

• Integración con sistemas SISINFO y plataformas internas.
• Aplicación de tarifas, cargos recurrentes, recargos, multas y ajustes.
• Gestión de contratos, renovaciones, bajas y cambios de plan.
• Generación y envío de facturas según normativa fiscal.

 

1. d) Plataforma (Atención al Cliente)

• Registro y administración de solicitudes de servicios eléctricos e internet.
• Seguimiento en tiempo real del estado de trámites.
• Notificaciones automáticas al cliente.

1. e) Cuentas por Cobrar

• Registro y conciliación de pagos.
• Gestión de pendientes, morosidad y reportes.
• Manejo de reversiones, devoluciones, exoneraciones y arreglos de pago.

 

1. f) Gestión de Órdenes

• Generación, asignación, seguimiento y cierre de órdenes de servicio.
• Integración con áreas operativas y sistemas técnicos.

 

1. g) Catálogo

• Administración de productos, servicios, tarifas, promociones y códigos CIIU/CABYS.
• Actualización por parte del área autorizada.

 

1. h) Módulo de Pagos

• Procesamiento de pagos electrónicos, tarjetas, transferencias y recaudadores externos.
• Webservices SOAP/REST para integración con terceros.
• Lectura automatizada de archivos TXT/XML generados por recaudadores.

 

1. i) Consultas y Reportería

• Reportes regulatorios, operativos y financieros.
• Exportación a CSV, PDF, TXT y XLS.
• Programación de reportes y notificaciones automáticas.

 

5.2. Funcionalidad de Prepago y Postpago

El Sistema Ámbar deberá soportar ambas modalidades de facturación reguladas:

 

1. a) Modalidad Prepago

• El sistema deberá:
• Registrar recargas de energía en línea y en recaudadores externos.
• Actualizar el saldo y consumo en tiempo real.
• Generar alertas por bajo saldo vía SMS, correo o notificaciones.
• Aplicar tarifas y reglas de consumo según normativa de ARESEP.
• Integrarse con medidores AMI para cortes y reconexiones automáticas por saldo.

 

1. b) Modalidad Postpago

• Cálculo del consumo mensual mediante lecturas AMI.
• Generación de factura tradicional.
• Gestión de morosidad, cortes, reconexiones y arreglos de pago.
• Estas funciones deberán implementarse de forma nativa en el sistema, sin depender de plataformas externas.

 

5.3. Requerimientos No Funcionales

1. a) Interoperabilidad

• Integración con sistemas internos: SIFAJ, SICPC, SICOB, SICURA, SISINFO, Connexo.
• Comunicación mediante servicios REST/SOAP.
• Integración obligatoria con el Registro Nacional para consulta de datos de clientes.

 

1. b) Seguridad y Protección de Datos

• Control de accesos basado en roles.
• Bitácoras de auditoría en BD y aplicación.
• Validaciones contra inyección y datos inconsistentes.
• Cumplimiento total con Ley 8968 y normativa fiscal.

 

1. c) Rendimiento

• Procesamiento eficiente de altos volúmenes de transacciones y facturas.
• Tiempos de respuesta adecuados a la operación.

 

1. d) Usabilidad

• Interfaz intuitiva, moderna y accesible.
• Mínima curva de aprendizaje para los usuarios.

 

1. e) Escalabilidad

• Capacidad para ampliación futura de módulos, usuarios y servicios.

 

5.4. Requerimientos Técnicos

1. a) Arquitectura y Herramientas

• Desarrollo en Oracle APEX (última versión).
• Base de datos Oracle 19c o superior.
• Cumplimiento con estándares técnicos internos de JASEC.

 

1. b) Infraestructura

• Implementación en el Data Center de JASEC, sin uso de servicios en la nube.
• Ambientes requeridos: desarrollo, pruebas, capacitación y producción.

 

5.5. Consideraciones de Migración

• Se requiere al menos 5 años de migración completa del histórico de datos.
• Solo se trasladarán datos mínimos necesarios definidos por JASEC.

 

5.6. Alcance Documental y de Pruebas

 

El contratista deberá entregar:

• Documentación técnica y funcional.
• Manuales de usuario.
• Planes y resultados de pruebas unitarias, integrales y end-to-end.
• Acompañamiento en la puesta en marcha.

 

5.7. Capacitación del usuario final

 

El contratista deberá brindar un plan integral de capacitación que permita a los usuarios finales, personal técnico y áreas administrativas adoptar de manera correcta y sostenible todas las funcionalidades del Sistema Ámbar. La capacitación deberá contemplar tanto la transferencia inicial de conocimiento como la disponibilidad continua de recursos formativos para asegurar la autogestión institucional durante toda la vida útil del sistema.

 

5.7.1 Alcance de la capacitación

 

La capacitación deberá incluir, como mínimo, los siguientes grupos:

1. Usuarios finales de cada área operativa, incluyendo:

 

• Facturación
• Plataforma / Atención al Cliente
• Cuentas por Cobrar
• Tesorería / Contabilidad
• Servicios Técnicos
• TIC

 

1. Administradores funcionales y técnicos del sistema, responsables de la operación, configuración, parametrización y seguimiento del Sistema Ámbar.

 

1. Equipo de TI, encargado del soporte, monitoreo y operación de la infraestructura donde se alojará el sistema.

 

5.7.2 Objetivos de la capacitación

 

La capacitación deberá garantizar que:

 

Los usuarios comprendan el uso completo de los módulos funcionales del Sistema Ámbar, incluyendo procesos de facturación, recaudación, reportes, gestión de clientes, portal, órdenes y consultas.

Las áreas técnicas cuenten con el conocimiento necesario para administrar el sistema, realizar configuraciones, parametrizar tarifas, gestionar usuarios, monitorear integraciones y atender incidentes comunes.

JASEC adquiera autonomía para capacitar internamente a nuevos funcionarios, evitando dependencia del adjudicatario a futuro.

El sistema incorpore herramientas y materiales de formación accesibles en todo momento.

 

5.7.3 Modalidad y entrega

 

El contratista deberá impartir la capacitación mediante una combinación de:

 

Sesiones presenciales en oficinas centrales (cuando aplique).

Sesiones virtuales sincrónicas, para grupos específicos por área.

Materiales asincrónicos, incluyendo manuales, videos, guías rápidas, preguntas frecuentes y simulaciones de procesos.

Ambiente de práctica, con datos ficticios para realizar ejercicios reales sin afectar el sistema productivo.

Todas las sesiones deberán quedar grabadas, organizadas por módulo y disponibles para consulta institucional permanente.

5.7.4 Profundidad de la capacitación

 

El contratista deberá impartir capacitaciones diferenciadas según el perfil del usuario:

Capacitación operativa para usuarios finales, centrada en tareas y procesos del día a día.

Capacitación técnica y funcional avanzada, orientada a administradores internos para permitir autogestión posterior.

Capacitación por módulos, incluyendo facturación energía, internet, cuentas por cobrar, plataforma, órdenes, catálogos, pagos, notificaciones y reportes.

Esta sección establece las condiciones generales aplicables al procedimiento de licitación tramitado por la Junta Administrativa del Servicio Eléctrico de Cartago, en adelante denominada JASEC.

Para una correcta interpretación de estas condiciones generales, se deberá considerar en conjunto lo dispuesto en:

• La Sección II, que detalla las Condiciones Específicas de la contratación, incluidas las especificaciones técnicas. En caso de contradicción entre las condiciones generales y las especificaciones técnicas contenidas en la Sección II, prevalecerá lo dispuesto en estas últimas.

El régimen jurídico aplicable a este procedimiento de contratación se encuentra establecido en los siguientes instrumentos normativos:

• El artículo 5 de la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, publicada en el Alcance N.º 109 a La Gaceta N.º 103 del lunes 31 de mayo de 2021.
• El Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, contenido en el Decreto Ejecutivo N.º 43808-H, publicado en el Alcance N.º 258 a La Gaceta N.º 229 del miércoles 30 de noviembre de 2022.

Este pliego de condiciones se estructura en dos secciones principales, que deben ser leídas e interpretadas de forma integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos del procedimiento.

1. SECCIÓN PRIMERA: CONDICIONES GENERALES DEL PLIEGO DE CONDICIONES PARA TODO TIPO DE LICITACIONES REDUCIDAS, MENORES Y MAYORES.

CAPÍTULO I

1.- GENERALIDADES

Podrán participar en esta licitación las personas físicas o jurídicas que presenten su oferta, ya sea actuando directamente, por medio de su representante legal, o a través de un representante de casas extranjeras debidamente autorizado.

Por el solo hecho de presentar su oferta, el oferente declara y acepta lo siguiente:

 

a)    Que conoce íntegramente los documentos referentes a esta Licitación y sus modificaciones y que acepta todos los términos y condiciones contenidos en ellos.

 

1. Que se somete a las leyes y Tribunales de Costa Rica en todo lo concerniente a los trámites del presente proceso licitatorio y a la ejecución del contrato. En el caso de oferentes extranjeros, se declara expresamente la renuncia a cualquier intervención o reclamación diplomática en su favor.
2. Que acepta la jurisdicción nacional para resolver cualquier controversia directa o indirectamente relacionada con el contrato, con renuncia expresa a cualquier otra jurisdicción.
3. Que cumple estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social respecto de sus trabajadores.
4. Que se encuentra inscrito y al día en la plataforma SICOP. Se aclara que JASEC no realiza pagos a través de dicha plataforma, por lo que, en caso de resultar adjudicatario, el oferente deberá inscribirse en el Registro de Proveedores de JASEC.
5. Que, en el caso de oferentes extranjeros, estos podrán participar directamente o mediante un representante de casas extranjeras debidamente autorizado por el principal. Dicho representante también podrá presentar la oferta a nombre de un tercero, siempre que se acredite la existencia de un contrato de representación válido.
6. OFERTAS ELECTRÓNICAS
   • REQUISITOS DE LAS OFERTAS

Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Unificado de Compras Públicas, a más tardar a la hora y fecha señalada en el pliego de condiciones, como cierre de recepción de ofertas.

 

Las ofertas deberán cumplir los siguientes aspectos:

• La redacción en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
• Debe ser firmada por persona con capacidad legal.
• El Oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.
• Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.
• En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas. Se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección correspondiente indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán. Para efectos de presentar varias ofertas, el Oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Unificado de Compras Públicas.
• Aportar manuales o documentación técnica como un archivo en PDF o GIF.
• Para las muestras del producto a ofertar, deberá señalarse el lugar de entrega, custodia, análisis y el plazo para la devolución.
• Aportar los tributos que afectan los precios, cuando se omitan se presumen incluidos en el precio cotizado.
• El ofertante nacional o extranjero deberá aportar en la oferta, Declaración Jurada que no le afecta el régimen de prohibiciones establecido en los numerales N°28 y N°29  Ley General de Contratación Pública Nº9986.  Además, deberá confirmar si no hay conflicto de intereses con algún funcionario que tramite o realice estudios o criterios en el concurso y la aceptación de la cláusula COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN establecida en la sección segunda.

 

• CRITERIOS COMPARATIVOS PARA EVALUAR Y ADJUDICAR

 

En la ponderación de las ofertas, se considerarán los factores que se definen en la sección de especificaciones técnicas.

• Tratándose de contrataciones de objeto múltiple, la evaluación se hará para cada una de las líneas o grupos de líneas definidos en el requerimiento, según se haya establecido en este pliego de condiciones por lo que JASEC podrá acordar la adjudicación parcialmente entre uno o más oferentes según convenga a sus intereses.

 

• En caso de recibir propuestas en distintas monedas, y únicamente para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas, el Sistema Unificado de Compras Públicas las convertirá a una misma moneda aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de ofertas.

 

• Cuando se trate de la adquisición de bienes, el oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se fabricarán y para los repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial”.

 

• La Administración se reservará el derecho de adjudicar el concurso a uno o más oferentes en forma total o parcial, por partidas según lo indicado en el pliego de condiciones.

 

• En caso de que al concurso no se presenten ofertas o las que lo hicieren no se ajusten a los requerimientos sustanciales, la Administración declarará infructuoso el concurso. Cuando, existiendo ofertas elegibles, pero por razones de interés público no se recomiende adjudicar, la Administración mediante acto motivado declarará desierto el concurso.

 

• La Administración se reservará el derecho de adjudicar al segundo mejor oferente en caso de declarar insubsistente el concurso.

 

 

 

 

 

• PLAZO PARA ADJUDICACIÓN

El Acto Final será comunicado a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Este acto se emitirá dentro del plazo máximo establecido en la Sección Segunda de este pliego de condiciones, contado a partir del día hábil siguiente a la recepción de las ofertas.

JASEC se reserva la facultad discrecional de adjudicar parcialmente o de declarar desierta la presente contratación, según lo estime conveniente a sus intereses institucionales.

En caso de que se ofrezcan bienes sujetos a desgravación arancelaria, y para efectos de comparación de ofertas, JASEC adicionará a aquellas propuestas cotizadas en moneda extranjera —que no incluyan productos desgravados— el valor correspondiente a los impuestos y derechos de importación, en la proporción que corresponda.

 

• GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO

Las garantías de cumplimiento deberán ser depositadas a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), conforme a los términos y cuentas bancarias de JASEC indicados en dicha plataforma.

En caso de que JASEC se vea en la necesidad de ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el adjudicatario estará obligado a presentar una nueva garantía, de forma que el contrato permanezca debidamente respaldado hasta su total ejecución.

Es responsabilidad del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido formalmente el objeto contractual. Si, un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha gestionado su prórroga, la Administración podrá hacerla efectiva de manera preventiva y mantener los fondos en una cuenta bajo custodia. Dichos fondos servirán como medio de resarcimiento en caso de incumplimiento. En este supuesto, el contratista podrá presentar una nueva garantía que sustituya el monto retenido.

La garantía otorgada por los fabricantes sobre materiales y equipos no podrá ser inferior a doce (12) meses contados a partir de la entrada en operación de los equipos o del uso de los materiales, o veinticuatro (24) meses posteriores a su aceptación por parte de JASEC, lo que ocurra primero.

Cuando el oferente de los materiales o equipos sea un exportador, este asumirá responsabilidad solidaria con el fabricante respecto al cumplimiento de las garantías estipuladas en el presente procedimiento de contratación.

 

 

1. FORMA DE PAGO

La forma habitual de pago en JASEC es mediante transferencia bancaria, a crédito, con un plazo de treinta (30) días naturales, contado a partir de la verificación satisfactoria del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

En caso de requerirse una modalidad de pago distinta, esta deberá ser coordinada previamente con los Departamentos de Tesorería y Proveeduría. JASEC podrá aplicar, según corresponda, las siguientes modalidades de pago:

• Pago por resultados
• Pago por precio-volumen
• Pago en función del uso

Cuando se trate de pagos a empresas extranjeras por servicios prestados dentro del territorio nacional, se generará la obligación de practicar la retención correspondiente, conforme a lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. La tarifa aplicable dependerá del concepto específico del pago a remesar, según lo establecido en dicha normativa

Toda oferta que proponga una forma de pago distinta a la establecida será declarada inadmisible.

La factura deberá detallar, por cada línea adjudicada, el porcentaje correspondiente del Impuesto al Valor Agregado (IVA) aplicable al monto total.

Retenciones en el pago: JASEC se reserva el derecho de retener hasta un 10% de las sumas a pagar en caso de incumplimientos contractuales por parte del adjudicatario. Esta retención podrá aplicarse directamente o, en su defecto, mediante la ejecución parcial de la garantía de cumplimiento, según lo que resulte más conveniente para la Administración.

En el caso de pagos a empresas extranjeras por servicios prestados dentro del territorio nacional, se generará la obligación de practicar la retención correspondiente, conforme al artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. La tarifa aplicable dependerá del concepto específico del pago a remesar.

Todo pago a cargo de la Administración se realizará una vez efectuada la recepción definitiva de los bienes o servicios contratados. Esta recepción no exime al contratista de su responsabilidad por vicios ocultos, conforme a lo dispuesto en los artículos 284 y 285 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo N.º 43808-H)

• TRÁMITES DE EXONERACIÓN

JASEC no cuenta con exoneración tributaria ante el Ministerio de Hacienda. Por tanto, en el caso de productos importados cuya empresa oferente esté domiciliada fuera del territorio nacional, los precios deberán cotizarse bajo el término Incoterms 2020: DDP (Delivered Duty Paid) – Bodegas JASEC.

Cualquier oferta que indique un lugar de entrega distinto al señalado será considerada inelegible.

Todo el trámite de nacionalización será de entera responsabilidad del contratista, quien deberá asumir todos los costos asociados, incluyendo, pero no limitándose a:

• Contratación de una agencia aduanal.
• Pago de bodegaje en el almacén fiscal.
• Transporte desde el almacén fiscal hasta el sitio de entrega.
• Descarga del material en el lugar de destino.
• Cualquier otro costo directo o indirecto derivado del proceso de importación y entrega.

JASEC no asumirá, en ninguna circunstancia, el pago de bodegaje, impuestos, tributos ni ningún otro gasto relacionado con la nacionalización de la mercadería.

La entrega se considerará completada únicamente cuando la mercadería haya sido descargada (puesta en el suelo) en el sitio de entrega designado. Solo a partir de ese momento, el contratista quedará liberado de responsabilidad sobre el bien entregado.

• DESGRAVACIÓN ARANCELARIA

Los proveedores que ofrezcan bienes sujetos a beneficios de desgravación arancelaria establecidos en instrumentos bilaterales o multilaterales de comercio suscritos y ratificados por la República de Costa Rica deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Indicar en su oferta la partida, subpartida o fracción arancelaria correspondiente a los bienes ofertados.
• Declarar bajo juramento que los bienes estarán acompañados de los certificados de origen que respalden la información arancelaria proporcionada en la oferta.

El incumplimiento de estos requisitos podrá dar lugar a la descalificación de la oferta o a la aplicación de las sanciones correspondientes, conforme a la normativa vigente.

 

• TIEMPO Y FORMA DE ENTREGA

En caso de que la oferta incluya materiales o equipos a importar, deberá indicarse expresamente el tiempo estimado para el embarque, conforme a lo establecido en la legislación tributaria costarricense.

El plazo de entrega se contará a partir del día hábil siguiente a la notificación de la Orden de Compra. Dicho plazo deberá ser indicado en la oferta en días naturales o hábiles, según corresponda.

El adjudicatario deberá acompañar cada bulto enviado a JASEC con la documentación correspondiente, la cual deberá detallar de forma precisa:

• Contenido de cada bulto
• Precio unitario
• Lista de empaque
• Precio total de los materiales y equipos

En la parte exterior de cada bulto deberá indicarse claramente el número de pedido y la orden de compra. Asimismo, todos los bultos deberán estar debidamente identificados al momento del embarque. No se permitirá la mezcla de materiales correspondientes a diferentes pedidos en un mismo bulto durante el proceso de empaque y embalaje.

Los materiales o equipos que, al momento de la entrega, presenten defectos evidentes e inaceptables a juicio de JASEC, serán rechazados de inmediato y no se considerarán como recibidos. El adjudicatario deberá suministrar los catálogos técnicos que describan los equipos y accesorios entregados.

Para contrataciones en plaza, la oferta deberá indicar el tiempo y lugar de entrega de los materiales y equipos. En caso de adjudicación, el plazo de entrega se contará a partir de la notificación por fax de la Orden de Compra. La mercadería deberá ser entregada en el Almacén de JASEC ubicado en Barrio Fátima o en el Almacén Birrís, según se indique.

• RECLAMOS DE MERCADERÍA

 

En caso de que el adjudicatario envíe un artículo que no corresponde a lo adjudicado, o que sea defectuoso, JASEC procederá a su devolución siempre y cuando el adjudicatario cancele los gastos de nacionalización. La firma de la solicitud de exoneración de los bienes sustitutos quedará condicionada a la demostración de la cancelación de los gastos de nacionalización de los bienes originalmente exonerados. En caso de que el contratista no desee nacionalizar los bienes defectuosos o diferentes a lo adjudicado, JASEC podrá autorizar la reexportación de dichos bienes en el entendido de que todos los gastos y trámites asociados correrán por cuenta del contratista.

Solo cuando la totalidad de lo adjudicado se halla entregado a satisfacción, en la Bodega de JASEC, el contratista adquirirá el derecho al pago.

En caso de sobrantes de materiales, estos pasarán a ser propiedad de JASEC.

En el caso de compras de importación, los costos asociados a reclamos por faltantes o errores en la entrega de la mercadería se gestionarán de la siguiente manera:

1. Faltantes de mercadería:
   Durante la revisión en el Almacén de JASEC, se detecta un faltante de productos que sí fueron incluidos en la factura, el adjudicatario será responsable de cubrir todos los costos relacionados con el envío del faltante, incluyendo:

• Impuestos de nacionalización
• Gastos de desalmacenaje
• Costos de entrega en las bodegas de JASEC

 

1. Errores o defectos en la entrega:
   El adjudicatario entrega un artículo que no corresponde a lo adjudicado o que presenta defectos, JASEC procederá a su devolución, el adjudicatario asume los gastos de nacionalización de dichos bienes.

En caso de que el contratista no desee nacionalizar los bienes defectuosos o incorrectos, JASEC podrá autorizar su reexportación, bajo el entendido de que todos los gastos y trámites asociados correrán por cuenta del contratista.

 

1. Condición para el pago:
   El contratista adquirirá el derecho al pago únicamente cuando la totalidad de los bienes adjudicados haya sido entregada a satisfacción en la bodega de JASEC.

 

1. Sobrantes de materiales:
   Cualquier sobrante de materiales entregado pasará a ser propiedad de JASEC, sin que ello implique un ajuste en el monto a pagar.

 

 

• OBLIGATORIEDAD DE LA FICHA TÉCNICA Y DE ALMACENAMIENTO

 

• FICHA TÉCNICA

Con el objetivo de revisar el flujo de proceso que ha seguido la adquisición de productos, los oferentes que participen en los distintos procedimientos ordinarios de contratación pública deben presentar en sus ofertas, como requisito indispensable, la Ficha Técnica de cada producto. Este documento se utilizará para determinar el cumplimiento de las características del objeto(s) exigidas en el pliego de condiciones, en fase de elegibilidad.

Cuando exista discrepancia con el pliego de condiciones se rechaza la mercadería hasta ajustarse el objeto contractual requerido por la administración.

• FICHA DE ALMACENAMIENTO.

Adicionalmente es requisito indispensable, ya sea en la oferta o bien en el momento de la entrega del objeto, actuando como contratista, presentar Ficha de Almacenamiento a efecto de manipular y conservar de forma correcta los artículos correspondientes a los materiales cotizados o adjudicados.

 El Departamento Almacén como área responsable de la conservación y custodia del inventario, ha definido los grupos de artículos para los cuales el contratista deberá suministrar la respectiva Ficha de Almacenamiento:

• Transformadores de Distribución Transformadores de Corriente y Transformadores de Potencia.
• Fibra Óptica.
• Equipo Electrónico.
• Contadores y Colectores de Energía.
• Postes Tubulares y de Concreto
• Recloser y controles.
• Productos químicos y conexos como: combustibles, lubricantes, diluyentes, abonos, fertilizantes, insecticida, fungicidas y similares
• Productos tóxicos.
• Equipo especializado para Subestaciones.
• Equipo especializado para Plantas Hidroeléctricas.
• Cable de Potencia Concéntrico.

 

Si en la oferta no se presentó la Ficha de Almacenamiento, esta deberá entregarse en el Almacén de JASEC designado en la Orden de Compra, junto con la factura comercial. La omisión de su entrega ocasionará que la recepción del objeto contractual se dé en forma provisional bajo protesta, en los términos del artículo N°284 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública DE Nº43808-H, de forma que quedará en suspenso la Recepción Definitiva y por consiguiente el inicio del plazo para efectuar el pago hasta que se subsane este aspecto por parte del contratista.

La Ficha de Almacenaje deberá contener al menos la siguiente información:

Manipulación: Especificar las precauciones necesarias para garantizar un traslado y manipulación sin peligro, tales como el tipo del equipo de manutención a emplear. Incluir recomendaciones sobre medidas de orden técnico y cualquier otra exigencia o norma específica relativa al bien.

Condiciones de Almacenaje: Especificar las condiciones necesarias para el almacenamiento, por ejemplo: si se requiere un lugar fresco o ventilado, si puede estar expuesto a la intemperie, si debe aislarse del suelo para evitar filtraciones de humedad.

Formas de Almacenamiento: Definir el Patrón de Paletizado, la unidad de carga paletizada a utilizar (dimensiones y peso de la carga y/o características de la paleta que se debe utilizar), cantidades máximas de niveles a estibar; dependiendo del material si se requieren durmientes, así como las normas de uso para bobinas de cable.

Condiciones Especiales de Conservación: Cualquier recomendación e información adicional suministrada por el fabricante o por el distribuidor del material, que permita asegurar la conservación del artículo.

En caso de tratarse de equipos y materiales especializados no incluidos en la categorización indicada anteriormente, JASEC se reserva el derecho de solicitar al Contratista posterior a la recepción provisional de los artículos; la respectiva Ficha de Almacenamiento.

 

 

1. PENALIZACIÓN

 

El adjudicatario se obliga a cumplir estrictamente con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, así como con todas las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y los términos de su oferta.

El incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contenidas en dichos documentos facultará a la Administración para proceder con la resolución del contrato y la ejecución de la garantía de cumplimiento, previa audiencia otorgada al contratista, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios en la vía jurisdiccional.

De esta manera, JASEC podrá rescindir la relación contractual derivada del presente procedimiento cuando así lo amerite, siempre que la decisión esté debidamente razonada y fundamentada, conforme a lo establecido en el artículo 288 y siguientes del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo N.º 43808-H).

En caso de que se incluyan sanciones pecuniarias fijas y predeterminadas en el pliego de condiciones, estas deberán estar debidamente justificadas. Es decir, deberá demostrarse el riesgo o afectación potencial a la Administración, tanto en lo relativo a:

• La cláusula penal por incumplimiento del plazo de ejecución pactado ya sea por ejecución anticipada o tardía.
• Las multas por ejecución defectuosa del objeto contractual.

Estas sanciones deberán incorporarse en la Sección II del pliego, correspondiente a las especificaciones técnicas.

Es importante señalar que la suma de las sanciones aplicables por estos conceptos no podrá exceder el 25% del monto total del contrato, conforme a los límites establecidos por la normativa vigente.

JASEC se reserva el derecho de valorar, además, el cobro de daños y perjuicios derivados de estos incumplimientos. Asimismo, la entrega morosa o el incumplimiento contractual serán considerados en la evaluación del desempeño del proveedor.

En caso de que se determine la existencia de un daño o perjuicio, se procederá a la apertura de un procedimiento administrativo para la eventual imposición de sanciones, conforme a lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.º 9986.

 

1. REAJUSTE Y DESGLOSE DE PRECIOS

 

Con el fin de asegurar y mantener el equilibrio económico del contrato, JASEC reconocerá ajustes de precios, conforme a lo dispuesto en el Artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública. La dependencia técnica correspondiente deberá verificar la fórmula de reajuste o revisión de precios en los casos que así lo ameriten.

 

Los oferentes deberán incluir en su propuesta de oferta una estructura de precios completa y un presupuesto detallado, que identifique y cuantifique todos los elementos que componen el precio ofertado.

Los reajustes se calcularán únicamente sobre los elementos de costo, utilizando índices de precios oficiales. En ningún caso se reajustarán los rubros correspondientes a utilidad ni imprevistos.

 

En caso de solicitar un ajuste especial en dólares, el contratista deberá presentar un estudio económico-financiero acompañado de toda la evidencia documental necesaria que respalde el desequilibrio contractual.

 

La solicitud de reajuste o revisión de precios será admitida únicamente cuando se cumpla con la totalidad de la información y requisitos establecidos en el artículo 61 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

 

En caso de que la documentación presentada sea incompleta o insuficiente, la Administración podrá prevenir al contratista para que aporte la información adicional requerida, dentro del plazo que se le indique, conforme a lo dispuesto en dicho artículo.

 

Las fórmulas aplicables para el cálculo de los reajustes serán las siguientes:

 

Para contratos de obra pública: se aplicará la fórmula matemática establecida en el Artículo 26 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

 

**Los cálculos se realizarán sobre las estimaciones periódicas de avance aprobadas por la Administración. Para ello, deberá existir un programa de trabajo vigente.

Para los contratos de Bienes y Servicios: se utilizará la fórmula definida en el Artículo 51 Reglamento Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

**En estos casos, el cálculo se basará en la valoración de los pagos por entregas, conforme al cronograma de tiempos vigente.

El derecho a solicitar reajustes o revisiones de precios concluye con el finiquito del contrato.

5.2 DESGLOSE DEL PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 102 y 103 del reglamento citado, el oferente deberá presentar, como parte de su oferta, la estructura del precio en valores absolutos y porcentuales. En caso de discrepancia entre ambos, prevalecerán los valores absolutos, los cuales deberán coincidir con la moneda o monedas en que se presenta la oferta.

A continuación, se presenta un cuadro de ejemplo que ilustra cómo debe estructurarse el presupuesto detallado, el cual constituye la memoria de cálculo que respalda el precio cotizado. Esta información debe reflejarse fielmente en la estructura del precio incluida en la oferta:

El presupuesto detallado debe desglosar los componentes de cada actividad, unidad de obra, bien o servicio, según corresponda, e incluir obligatoriamente al menos los siguientes elementos:

• Costos directos: Son aquellos gastos que, aunque no están directamente vinculados con la producción, resultan esenciales para el funcionamiento operativo de la empresa, que deben contemplar:
  • Recursos de materiales
  • Mano de obra (con el detalle de cargas sociales)
  • Equipos y maquinaria
  • Subcontratos debidamente identificados
• Costos indirectos: Son aquellos gastos que, aunque no están directamente vinculados con la producción de bienes o la prestación de servicios, son esenciales para el funcionamiento general de la empresa. Entre ellos se incluyen el alquiler, los servicios públicos, los seguros y otros costos administrativos

 

• Utilidad:  Es la ganancia que obtiene la empresa
• Imprevistos: Son provisiones para cubrir gastos inesperados.

Este desglose es fundamental para la aplicación de la fórmula de reajuste o revisión de precios, conforme a lo establecido en los artículos 107, 108 y 109 del Decreto 43808-H.

1. ARBITRAJE

Las partes únicamente podrán recurrir al arbitraje cuando exista una autorización previa, expresa y por escrito emitida por la Junta Directiva o por la instancia competente de la institución. Dicha autorización deberá otorgarse conforme a los lineamientos y procedimientos establecidos por la autoridad correspondiente, y deberá constar en el expediente contractual como requisito indispensable para la validez del sometimiento a arbitraje.

1. COMPRAS ESTRATEGICAS

 

La Proveeduría Institucional será responsable de verificar que los pliegos de condiciones incluyan criterios estratégicos, los cuales podrán establecerse como requisitos de admisibilidad o como criterios de evaluación, según su pertinencia y necesidad en cada procedimiento de contratación.

Estos criterios deberán estar alineados con los objetivos de las políticas públicas en los ámbitos social, ambiental y económico, tanto a nivel local como regional, así como con el fomento de la innovación, conforme a lo dispuesto en el Artículo 20 de la Ley General de Contratación Pública. Esta norma establece que las contrataciones públicas deben contribuir al desarrollo social equitativo, la promoción económica de sectores vulnerables, la protección ambiental y la innovación, reconociendo su carácter instrumental para el progreso económico y el bienestar general.

En este sentido, es obligación del gestor de compras incorporar en los pliegos de condiciones criterios estratégicos de corto, mediano y largo plazo, considerando el ciclo de vida del bien o servicio, con el fin de garantizar una contratación pública sostenible, alineada con los principios de eficiencia, eficacia y responsabilidad social.

 

1. CUMPLIMIENTO DE LO PACTADO

El adjudicatario se compromete a cumplir estrictamente con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, así como con todas las disposiciones establecidas en el pliego de condiciones y los términos de su oferta.

El incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contenidas en dichos documentos facultará a la Administración para proceder con la resolución del contrato y la ejecución de la garantía de cumplimiento, previa audiencia otorgada al contratista, sin perjuicio de ejercer las acciones correspondientes en la vía jurisdiccional para el resarcimiento de daños y perjuicios.

Igualmente, JASEC podrá rescindir la relación contractual derivada del presente procedimiento cuando así lo amerite, siempre que la decisión esté debidamente razonada, fundamentada y justificada, conforme a lo establecido en los artículos 90 y siguientes del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo N.º 43808-H).

 

1. EJECUCIÓN CONTRACTUAL

En contratos cuya ejecución se extienda a lo largo de varios periodos económicos, el fiscalizador o administrador del contrato no está autorizado para solicitar servicios ni comprometer recursos adicionales que excedan la estimación económica adjudicada, independientemente de la variación en el tipo de cambio. La conversión de moneda debe cubrir exclusivamente el monto comprometido, y los saldos a favor generados por diferenciales cambiarios no constituyen recursos disponibles para ampliar el alcance contractual, salvo que exista una modificación contractual debidamente formalizada.

Cuando el fiscalizador o administrador del contrato gestione la apropiación de recursos en la reserva presupuestaria y en la orden de compra, deberá asegurarse de que dicha gestión se enmarque en la planificación presupuestaria plurianual. Además, está obligado a contar con un mecanismo de control documentado que respalde los pagos realizados y permita verificar el uso adecuado de los fondos públicos, conforme a lo establecido en los artículos 38 de la Ley General de Contratación Pública N.º 9986 y 87 del Decreto Ejecutivo N.º 43808-H.

Por su parte, el contratista no podrá alegar desconocimiento de la normativa aplicable, según lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley General de Contratación Pública N.º 9986.

1. FINIQUITO

 

Las partes contratantes están facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato, el cual podrá formalizarse a través del Sistema Digital Unificado de Compras.

 

La suscripción del finiquito por parte de quien ostente la capacidad legal correspondiente tendrá efectos liberatorios, impidiendo la formulación de reclamos posteriores, salvo aquellos relacionados con vicios ocultos, cuya responsabilidad subsiste conforme a la normativa aplicable.

 

1. SECCIÓN SEGUNDA: ESPECIFICACIONES TECNICAS, PARTICULARES Y GENERALES

 

1. DOCUMENTACIÓN VERAZ

Toda la documentación que se adjunte a la oferta digital deberá ser fiel, exacta y concordante con los documentos originales. La Administración se reserva el derecho de requerir la presentación de los originales en cualquier etapa del procedimiento, incluida la fase de ejecución contractual.

La inclusión de información falsa o inexacta, comprobada mediante el debido proceso, constituirá causal de resolución contractual, sin perjuicio de la aplicación de otras sanciones administrativas, civiles o penales que correspondan.

1. CLÁUSULA COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Las personas físicas o jurídicas que participen en este procedimiento de contratación adquieren el compromiso de cumplir con los principios de integridad, transparencia y buenas prácticas comerciales, conforme a lo establecido en el numeral 24 del Decreto Ejecutivo N.º 43808-H y demás normativa aplicable.

En particular, se comprometen a:

• No suministrar bienes, servicios u obras de calidad inferior a la ofertada.
• No ofrecer ni entregar obsequios, donaciones, dádivas, comisiones, gratificaciones u otros beneficios que puedan comprometer la transparencia e imparcialidad del procedimiento.
• Abstenerse de ejercer presiones o influencias indebidas sobre funcionarios públicos de la Administración contratante.
• No introducir ni invocar hechos falsos en su oferta ni en ninguna etapa del procedimiento.
• No obtener información de forma ilegal que les otorgue una ventaja indebida.
• No utilizar de forma ilegítima una PYME vinculada a su grupo económico para obtener beneficios contractuales.
• No incurrir en prácticas colusorias o anticompetitivas que distorsionen el mercado y perjudiquen la Hacienda Pública.

Asimismo, se comprometen a no incurrir, directa ni indirectamente, en actos punibles conforme al Código Penal y a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley N.º 8422).

1. ESTIMACIÓN ECONÓMICA ADJUDICADA

El fiscalizador o administrador del contrato no está autorizado para comprometer recursos adicionales en la reserva presupuestaria ni en la orden de compra cuando se exceda la estimación económica adjudicada, especialmente si esta fue otorgada en una moneda distinta. En tales casos, el tipo de cambio aplicable deberá garantizar la cobertura total del compromiso contractual.

De esta forma, los saldos a favor que pudieran generarse no otorgan derecho alguno para solicitar servicios adicionales, salvo que exista una modificación unilateral debidamente formalizada del contrato.

Es responsabilidad del fiscalizador o administrador del contrato implementar y mantener un mecanismo de control de pagos efectivo, que permita demostrar el uso adecuado y transparente de los fondos públicos asignados.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y RIESGO

 

ADQUISICIÓN PARA UN SISTEMA MULTINEGOCIO DE FACTURACION Y RECAUDACION PARA JASEC.

 

1. JUSTIFICACION DE LA PROCEDENCIA

 

El sistema Ámbar surge como una necesidad fundamental para la modernización y optimización de los procesos de facturación, recaudación, atención al cliente y cuentas por cobrar dentro de nuestra organización. Esta iniciativa responde a la urgencia de unificar e integrar estas áreas clave en una plataforma tecnológica moderna y eficiente, que garantice el cumplimiento de las normativas establecidas por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) y otras regulaciones pertinentes.

Actualmente, los sistemas y procesos utilizados presentan limitaciones operativas que afectan la eficiencia, la precisión en los cobros y la experiencia del cliente. Estas deficiencias generan reprocesos, errores en la facturación y dificultades en la conciliación de pagos, lo que impacta directamente en la operatividad y rentabilidad de la organización. La implementación de Ámbar busca solventar estas problemáticas mediante una solución integral que centralice la información y estandarice los procesos, mejorando la gestión de servicios eléctricos e internet.

Dado que el sistema Ámbar es el que se desarrollara con este pliego de condiciones, es imperativo que los documentos del pliego de condiciones en SICOP reflejen la necesidad de contratar un desarrollo a la medida. Este nuevo sistema debe garantizar:

• Migración y Unificación de Procesos: Integración de los procesos actuales en una plataforma centralizada, eliminando redundancias y mejorando la sincronización entre las áreas de Servicio al Cliente, Cuentas por Cobrar, Facturación y Recaudación.
• Cumplimiento Normativo: Asegurar que las operaciones de facturación, cobro y atención al cliente cumplan con las regulaciones de ARESEP, SUCOM y demás entes reguladores.
• Automatización de Facturación: Implementación de cálculos automáticos de facturación con base en lecturas de medidores e integración con dispositivos de ediciones remotas.
• Optimización de la Gestión Financiera: Agilización en la conciliación de pagos, reducción de errores y mejoras en la trazabilidad de cobros.
• Escalabilidad y Adaptabilidad: Un diseño flexible que permita futuras expansiones y mejoras sin comprometer la operatividad.
• Mejora en la Experiencia del Cliente: Facilitar el acceso a información, consulta de facturas y gestión de pagos en una plataforma intuitiva y segura.

 

La contratación de este desarrollo a través de SICOP es fundamental para garantizar que la solución implementada cumpla con las especificaciones técnicas y operacionales requeridas.

 

 

1. OBJETIVOS GENERALES/PARTICULARES

 

Contratar servicios profesionales en informática para el diseño y desarrollo del sistema Ámbar, con el propósito de sustituir la base de datos Informix y los sistemas asociados (SMI, MAXIMA, SLAM, Exportador, Utilfact, SIPAC, SIDEGA (SICORE), SIFAJ y SOCKETS). Esta modernización garantizará la optimización de los procesos de facturación, atención al cliente y cuentas por cobrar, asegurando el cumplimiento de normativas regulatorias.

El nuevo sistema se integrará al departamento REI para las interconexiones con los medidores AMI, así mismo tendrá un repositorio donde departamentos como contabilidad puedan generar sus reportes, el servicio además debe garantizar:

• Cumplimiento Normativo: Asegurar que las operaciones de facturación, cobro y atención al cliente cumplan con las regulaciones de ARESEP, SUCOM y demás entes reguladores. El sistema debe de estar diseñado para que en un futuro permita editar o integrar nuevas reglas de negocio.
• Automatización de Facturación: Implementación de cálculos automáticos de facturación con base en lecturas de medidores e integración con dispositivos de ediciones remotas.
• Optimización de la Gestión Financiera: Agilización en la conciliación de pagos, reducción de errores y mejoras en la trazabilidad de cobros.
• Escalabilidad y Adaptabilidad: Un diseño flexible que permita futuras expansiones y mejoras sin comprometer la operatividad.
• Mejora en la Experiencia del Cliente: Facilitar el acceso a información, consulta de facturas y gestión de pagos en una plataforma intuitiva y segura.

 

1. REQUERIMIENTO DEL BIEN O SERVICIO

 

Mediante el presente pliego de condiciones, la JASEC requiere la contratación de un servicio profesional integral para el desarrollo, implementación, integración, migración y puesta en funcionamiento del Sistema Ámbar, una plataforma corporativa destinada a gestionar de forma unificada los procesos comerciales relacionados con facturación, plataforma, cuentas por cobrar y otros módulos operativos vinculados a los servicios que brinda la institución.

El propósito de esta contratación es disponer de una solución moderna, segura y alineada con las regulaciones vigentes, que permita:

Ejecutar los procesos de facturación de los servicios de electricidad e Internet conforme a las reglas comerciales y tarifarias institucionales.

Gestionar la recaudación por múltiples medios, asegurando trazabilidad completa de los pagos y conciliación contable.

Integrarse con sistemas internos y externos de JASEC, incluyendo plataformas de atención, sistemas de órdenes, AMI, entidades recaudadoras y servicios de terceros.

Facilitar la administración de clientes, contratos, consumos, movimientos y gestiones comerciales desde una plataforma centralizada.

Apoyar la toma de decisiones mediante reportes operativos, comerciales y financieros generados en tiempo real.

Administrar los procesos de cobro, morosidad y seguimiento de cuentas por cobrar de forma automatizada.

Brindar herramientas para la comunicación oportuna con los clientes, utilizando canales digitales como correo electrónico y SMS.

La solución deberá implementarse en el Data Center institucional de JASEC, debidamente configurada, documentada y en operación, contemplando además el soporte técnico, capacitación, mantenimiento correctivo y evolutivo, así como el ambiente de pruebas requerido durante toda la vigencia del contrato.

 

Partida	línea	Código SICOP	Cantidad	Unidad	Descripción Servicio
1	1	8111229992074230	1	Servicio de desarrollo de sistemas	Contratar servicios profesionales en informática para el diseño, desarrollo y capacitación del sistema Ámbar, con el propósito de sustituir la base de datos Informix y los sistemas asociados a la generación de facturación y recaudación.       SISTEMA DE CALIFICACIÓN La calificación se realiza con base en 100, lo cual implica que la máxima puntuación, que puede obtener una oferta es 100%. De las ofertas elegidas, la que obtenga el mayor puntaje, de acuerdo con los factores de evaluación, será la adjudicada.   Criterio Puntos Precio 90% Compra Pública Estratégica 5% Pymes 5% Total 100%   Precio (90 puntos)   Se otorgará el puntaje máximo (90 puntos) a la oferta que cotice el menor precio. A los demás oferentes se otorgará el puntaje la siguiente fórmula: La fórmula se aplicará de la siguiente manera:   P = (m1 / m2) * (90) Dónde: P = Porcentaje obtenido m1 = Precio menor. m2 = Precio a evaluar. Compra Pública Estratégica (5puntos)   Se asignará el puntaje máximo de 5 puntos al oferente que brinde en su oferta declaración jurada donde se en indiquen las Políticas o acciones de equidad de género ejecutas en su institución ya sea en cuanto a la contratación del personal o bien en sus condiciones laborales actuales.   Certificación PYME (5puntos)   Se asignará el puntaje máximo de 5 puntos a la(s) oferta(s), que presente (n) A los oferentes que presenten la correspondiente certificación emitida por MEIC donde se constate que el mismo está vigente como empresa PYME.   LUGAR DE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO   El sistema Ámbar será instalado y configurado en la infraestructura tecnológica propia de JASEC. El contratista deberá realizar la implementación directamente en el Data Center de JASEC, ubicado en oficinas centrales en Cartago centro, así como en las estaciones de trabajo de las áreas involucradas en oficinas centrales.   Asimismo, el contratista deberá presentarse físicamente en las instalaciones de JASEC cuando sea necesario para actividades como:   Levantamiento de requerimientos Revisión de procesos Validaciones técnicas Configuraciones Pruebas funcionales Capacitaciones a usuarios Y cualquier otra actividad necesaria para la correcta implementación del sistema de Facturación, Plataforma y Cuentas por Cobrar Ámbar.   El resto de las labores podrá realizarse de manera remota cuando corresponda, siempre que no afecte el avance o la calidad del proyecto, y previa coordinación con JASEC.   Adicionalmente, conforme a lo establecido en los lineamientos institucionales, en esta contratación se convocará a un proceso de mejora de precios. Esta mejora se aplicará de acuerdo con la normativa vigente y tendrá como finalidad garantizar la obtención de la oferta económicamente más ventajosa para la institución, sin afectar los requerimientos técnicos ni las condiciones establecidas por JASEC.   PLAZO DE ENTREGA Y VIGENCIA DEL CONTRATO   Una vez notificada la Orden Compra en SICOP, el Administrador del Contrato dispondrá de un plazo máximo de 15 días hábiles para girar la orden de inicio del contrato.   A partir de la notificación de la orden de inicio, el contratista dispondrá de un plazo máximo de 24 meses para la análisis, desarrollo, implementación completa y puesta en funcionamiento operativo del nuevo sistema Ámbar para la facturación y recaudación de los servicios ofrecidos por JASEC, conforme a las especificaciones técnicas establecidas en el presente pliego de condiciones.   La vigencia del contrato será de 24 meses contados a partir del inicio del proyecto. GARANTÍA   Garantía del servicio.  El oferente debe ofrecer una garantía de funcionamiento sobre los trabajos que realice de al menos 12 meses posteriores a la fecha de concluida la contratación, período en el cual se corregirán los problemas que se vayan generando con el uso diario, debido a errores de programación, implementación, problemas de facturación electrónica, entre otros que se generen desde el proyecto ámbar. Garantía de cumplimiento.  Quien resulte adjudicatario dispondrá de 5 días hábiles contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación para rendir la correspondiente garantía de cumplimiento, por un monto de 5% del total adjudicado y con una vigencia mínima de dos (2) meses adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto del contrato. FORMA DE PAGO   Los pagos serán acreditados a 30 días naturales mediante transferencia bancaria. La forma de pago será contra entregables, conforme se vayan completando las fases descritas en el documento Especificaciones Funcionales y Técnicas del Sistema Ámbar, una vez que cada entregable haya sido validado y aprobado por la Administración.   Distribución de pagos según entregables   Los pagos se distribuirán conforme a las siguientes etapas:   Etapa de levantamiento de requerimientos Etapa de diseño y arquitectura del sistema Etapa de desarrollo por módulos (Gestión de Usuarios, Facturación Energía, Facturación Internet, facturación electrónica, Plataforma de servicios (CRM), Cuentas por Cobrar, Catálogo, Órdenes, Pagos internos y externos (Recaudadores), Reportería) Etapa de integraciones Etapa de pruebas unitarias Etapa de pruebas de integración Etapa de pruebas end-to-end Etapa de puesta en marcha Capacitación a usuarios y soporte de TI Implementación final y entrada en operación   Cada entrega será validada y deberá contar con aprobación del responsable del módulo, jefatura de área y fiscalizador formal para proceder con el pago correspondiente.   Para efectos de pago, debe agregarse a su factura el número de cuenta y Banco donde deberá transferirse el monto adjudicado, únicamente Banco de Costa Rica o Banco Nacional. La cuenta para la transferencia deberá estar a nombre de la persona física o jurídica que se presenta a concurso como oferente. Los pagos efectuados a empresas extranjeras que se originen por servicios prestados en el territorio nacional generan la obligación de practicar retención. La tarifa por aplicar dependerá del concepto a remesar, según el artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.   A continuación, se indican los lineamientos relacionados con la emisión de factura electrónica:   El comprobante electrónico debe ser emitido a nombre de JASEC, cédula jurídica 3-007-045087, y debe incluir: número de orden de compra, nombre del fiscalizador del contrato y su correo electrónico.   El comprobante electrónico debe remitirse al fiscalizador y al correo factura.electronica@jasec.go.cr para su aceptación tributaria. En caso de inconsistencias, el fiscalizador notificará al proveedor, quien deberá emitir las notas de débito o crédito correspondientes en un plazo máximo de 2 días hábiles.   El pago del servicio correspondiente a esta contratación se realizará contra la presentación y aprobación del entregable asociado, acompañado del informe detallado de las labores realizadas, módulos desarrollados, sistemas afectados y documentos de respaldo. La factura será aprobada únicamente con el visto bueno de los fiscalizadores del contrato.       Para el caso de la presente contratación los recursos necesarios se encontrarán en la siguiente en las siguientes cuentas y centros presupuestarios: Centro Presupuestario: 10-04-01-10-03 Cuenta Presupuestaria: 1-04-05-00 Centro Presupuestario: 10-00-00-00-00 Cuenta Presupuestaria: 9-1-0-0-00-00-0-0-000 Monto total presupuestado para este contrato es de ₡ 519 078 334,33 (sin IVA) del cual ₡67 480 183,45 corresponde a Impuesto de Valor Agregado para un total de ₡586 558 517,79. Reserva Presupuestaria Número: 24194 Certificación presupuestaria número: ASF-PC-CF-021-2026 Oficio de autorización de inicio de la contratación: SUBG-220-2025   FISCALIZADOR DEL CONTRATO.   La fiscalización del presente contrato se realizará por el   Ing. Fabián Soto Mora, en su calidad de jefe del departamento de gestión de calidad y riesgo. Para la coordinación y verificación del objeto de la presente contratación, se podrán localizar al correo electrónico  fabian.soto@jasec.go.cr respectivamente.  En caso de ausencia, se asigna como suplente al Ing. Miguel Soto Fallas correo miguel.soto@jasec.go.cr CONDICIONES GENERALES O PARTICULARES:   Definiciones: SAC: Sistema de Apertura de Cajas SIDEGA: Sistema para Control de Depósitos de Garantía SIJ: Sistema Integrado de JASEC (Facturación y Plataforma (Sistema en Desarrollo) (Oracle) SIPAC: Sistema de Plataforma de Atención al Cliente SWF: Sistema de Consulta de Factura Web SLAM: Sistema de Lectura y Administración de Medidores SIJ: Sistema Integrado de JASEC (INFORMIX, base de datos I4GL) SICORE: Sistema de Cortas y Reconexiones SICORE: Sistema de Cortas y Reconexiones web, intranet. SICORE: sistema de cortas y reconexiones en handheld SMI: Sistema de Facturación Industrial y Lectura Industrial Empresa: Adjudicataria de la contratación TIC: Área de Tecnologías de Información y Comunicaciones CLAUSULA PENAL   JASEC define la siguiente forma de cálculo de los porcentajes de la cláusula penal. Se tomará como base la valoración de cuatro (4) factores, que a continuación se describen:   Memoria de cálculo de estimación de la cláusula penal Factor Puntos 1 Plazo de ejecución 10 2 Riesgos del incumplimiento 30 3 Consecuencias del incumplimiento 30 4 Estimación del monto total a contratar 30   Total 100   Factores. Se han llenado los cuatro factores para este proceso y se han sumado los puntos indicados en la metodología para un total de 100 puntos.  A continuación, se presenta la justificación para la determinación de cada uno de los factores indicados. Metodología de evaluación Tabla N°1. Factores 1 2 3 4 Importancia Plazo Riesgo Repercusiones Monto Baja Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato, sobre el atraso en la entrega del bien o servicio contratado, afecta levemente la prestación de los servicios a sus usuarios internos, proveedores, clientes y/o superintendencia. Así como el cumplimiento de normativas y solicitudes de Junta Directiva. Puntaje: 5 Cuando el incumplimiento genera un riesgo que a criterio del fiscalizador o administrador del contrato afecta levemente el servicio o necesidad para el cual se adquiere el bien o servicio. Puntaje: 10 Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato las repercusiones por el incumplimiento afectan levemente la prestación de los servicios que brinda la Institución. Puntaje: 10 Cuando la línea adjudicada en el proceso de contratación corresponda a un monto menor o igual a los umbrales de licitaciones.   Puntaje 10 Media Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato el atraso en la entrega del bien o servicio contratado afecta moderadamente la prestación de los servicios a sus usuarios internos, proveedores, clientes y/o superintendencia. Así como el cumplimiento de normativas y solicitudes de Junta Directiva. Puntaje: 10 Cuando el incumplimiento genera un riesgo que a criterio del fiscalizador o administrador del contrato afecta moderadamente el servicio o necesidad para el cual se adquiere el bien o servicio. Puntaje:20 Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato las repercusiones por el incumplimiento afectan moderadamente la prestación de los servicios que brinda la Institución. Puntaje: 20 Cuando la línea adjudicada en el proceso de contratación corresponda a un monto menor o igual a los umbrales de licitaciones. Puntaje: 20 Alto Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato el atraso en la entrega del bien o servicio contratado afecta altamente la prestación de los servicios a sus usuarios internos, proveedores, clientes y/o superintendencia. Así como el cumplimiento de normativas y solicitudes de Junta Directiva. Puntaje: 20 Cuando el incumplimiento genera un riesgo que a criterio del fiscalizador o administrador del contrato afecta altamente el servicio o necesidad para el cual se adquiere el bien o servicio. Puntaje:30 Cuando a criterio del fiscalizador o administrador del contrato las repercusiones por el incumplimiento afectan altamente la prestación de los servicios que brinda la Institución. Puntaje: 30 Cuando la línea adjudicada en el proceso de contratación corresponda a un monto menor o igual a los umbrales de licitaciones.    Puntaje:30   Calificación de importancia de la cláusula penal y porcentaje a aplicar El siguiente cuadro describe el puntaje por asignar por el técnico, estableciendo dos escenarios por parte del Departamento Proveeduría, con el fin de aplicar el porcentaje de clausula penal por día de atraso con una tolerancia prudencial. Cálculo del Porcentaje Aplicar como resultado de la Tabla 2 Descripción Primer Escenario Segundo Escenario Puntaje Asignado Porcentaje de sanción diaria aplicar Porcentaje de sanción diaria aplicar Menos de 40 puntos 0,30% 0,25% De 41 a 70 puntos 0,45% 0,35% Superior a 70 puntos 0,60% 0,50%   En la siguiente Tabla N°2, describe cada factor aplicado la metodología de evaluación, donde se deberá escoger cada caso a aplicar y conjuntamente su puntación Tabla N°2     Factor 1 Valoración del plazo en la calificación 10 puntos Aplicación de la metodología de evaluación     En caso de que la Administración estimé importante incluir el plazo de entrega en el sistema de evaluación, este afectará la ponderación del factor precio, motivo por el cual deberá quedar correlativamente asegurada en el sistema de evaluación, la asignación de puntos se hará de la siguiente forma: Indique el N°de caso aplica Puntos aaplicar por factor     Ponderación asignada al tiempo de entrega en el sistema de evaluación  3  10       Superior a Hasta Puntos que asignar     Caso 1 1 0 5     Caso 2 6 5 8     Caso 3 más de 10 puntos 15 10      Factor 2 Riesgos del incumplimiento 30 puntos         En un eventual incumplimiento en la realización de los proyectos, obras, entrega de bienes y servicios afectarían directamente los programas de JASEC, los índices de calidad, confiabilidad y eficiencia del Sistema Eléctrico y Comercial, así como la atención del servicio del abonado, lo que implicaría una serie de consecuencias que ponen en riesgo la ejecución planificada, a continuación, se dan tres casos con el riesgo en el proyecto a ejecutar. Indique el N°de caso aplica Puntos que aplicar por factor     Grado de vinculación en el riesgo del Proceso a ejecutar Puntos que asignar  3  30     Caso 1 El incumplimiento pone en riesgo como bajo con relación a la eficacia, eficiencia o la continuidad de los servicios que se brindan a los clientes internos o externos, así como os ingresos o imagen institucional. 10     Caso 2 El incumplimiento pone en riesgo, es medio bajo, la eficacia, eficiencia o la continuidad de los servicios que se brindan a los clientes internos o externos, así como os ingresos o imagen institucional. 20     Caso 3 Cuando el incumplimiento pone en riesgo, a nivel alto la eficacia, eficiencia o la continuidad de los servicios que se brindan a los clientes internos o externos, así como los ingresos o imagen institucional. 30      Factor 3 Consecuencias del incumplimiento 30 puntos         Se refiere al grado de relación de los bienes o servicios a adquirir y si están relacionados con los beneficios que reciben los clientes por el servicio público que se presta, la asignación de puntos se hará de la siguiente forma: Indique el N°de caso aplica Puntos que aplicar por factor     Grado de vinculación con los procesos Puntos que asignar 3   30     Caso 1 Ligeramente relacionados: los bienes o servicios del contrato se utilizarán en atender las necesidades que no afectan directamente un proyecto o programa con medio o bajo impacto sobre la estrategia y objetivos de la dependencia. 10     Caso 2 Moderadamente relacionados: los bienes o servicios del contrato se utilizarán en los procesos de apoyo proyecto o programa importante para el cumplimiento de objetivos de la dependencia. 20     Caso 3 Altamente relacionados: los bienes o servicios del contrato si el incumplimiento afecta un proyecto o programa estratégico para la dependencia. 30      Factor 4 Valoración delmonto 30 puntos         El grado de afectación que se estima en el contrato sobre los objetivos, estrategia o prestación del servicio público en atención a su monto, entendiéndose que a mayor monto el procedimiento de selección es más riguroso, la asignación de puntos se hará de la siguiente forma: Indique el N°de caso aplica Puntos que aplicar por factor     Ponderación asignada conforme a los montos de la licitaciones  3 30      Superior a Hasta Puntos que asignar     Caso 1 ₡1,00 ₡79.355.725 10     Caso 2 ₡79.355.726 ₡284.666.705 20     Caso 3 ₡284.666.706 ₡317.422.900 o más 30     TOTAL, DE PUNTOS 100               PORCENTAJE APLICAR DE LA CLAUSULA PENAL EN LA TABLA DEFINIDA 0.60%       A continuación, se indican los motivos de la puntuación brindada en cada uno de los factores por parte del usuario técnico: Justificación de la evaluación: TOTAL 100 PUNTOS.  Factor N°1. Repercusiones de eventual incumplimiento: Medio. (10 puntos)  Es de vital importancia para JASEC, que los procesos de facturación y recaudación se ejecuten de forma eficaz, relacionado a los ingresos económicos de la empresa, así como los informes financieros a los departamentos asociados. Los niveles de servicio por lo que se rige el presente pliego de condiciones son por los cuales será aplicada esta multa ante el incumpliendo son los indicados en la tabla N° 1. Factor N°2. Riesgos del incumpliendo del plazo: Alto. (30 puntos)  Al no completarse los tiempos de los procesos de facturación se pueden ver afectados los abonados, sus servicios tanto eléctrico como de infocomunicaciones, además de procesos internos dentro de los departamentos al presentarse esta eventualidad.     Factor N°3. Preponderancia del plazo: Alto. (30 puntos)  Es de vital importancia cumplir con los plazos establecidos, tanto a lo interno de la empresa como de los entes reguladores de los servicios que brinda JASEC, lo que conllevaría a una afectación directa de los clientes. Adicional a JASEC le urge mitigar el riesgo que en nos falle nuestra base de datos informix. Factor N° 4. Monto del contrato: Alto. (30 puntos)  En este caso el monto corresponde a una Licitación Mayor:  Con base en el puntaje determinado para cada uno de los factores evaluados y una vez obtenida la suma de 100 puntos, es posible asignar una importancia alta a la cláusula penal, obteniéndose un porcentaje de a aplicar por este concepto, de 0.6% por día natural de atraso del valor de la parte incumplida. CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD. El CONTRATISTA se obliga a que toda información (base de datos, respaldo de base de datos, diccionario de base de datos, diagrama del modelo entidad relación de la base de datos) y documentación (oficios de JASEC, escritos y cualquier  documentación del personal de JASEC) que se le suministrará por parte de JASEC es propiedad exclusiva de ésta, por lo que el CONTRATISTA se compromete a no infringir ningún derecho de propiedad, quedándole además expresamente prohibida la reproducción total o parcial, su comunicación pública, distribución o cualquier forma de explotación ajena a los fines de la presente contratación, así como también está expresamente prohibido la utilización técnica de ingeniería reversa o transformación salvo conocimiento expreso y por escrito de JASEC. La prohibición del uso de la información y documentación suministrada por JASEC al CONTRATISTA cubre además al personal técnico y de digitación y cualquier otro recurso humano subcontratado del CONTRATISTA que entre en contacto con la información y documentación suministrada. El diseño de la base de datos es propiedad exclusiva de JASEC, así como cada una de las aplicaciones programadas con su código fuente y demás documentación que se haya desarrolla bajo el presente contrato, por lo que no podrán ser utilizadas por el ADJUDICATARIO, a menos que reciba una autorización escrita por parte de JASEC.  Los productos programados incluyen tanto los programas fuentes como los programas objeto desarrollados, así como sus manuales de uso y manuales de desarrollo y mantenimiento. Igualmente será de propiedad exclusiva de JASEC, toda la documentación generada por el ADJUDICATARIO. En este sentido, la empresa contratada debe entregar toda la documentación pertinente que se genere en su actividad de desarrollo, mantenimiento y soporte, tales como bitácoras, manuales, listados, y cualquier otra información que facilite la comprensión de las labores ejecutadas durante el mismo, y que permitan la modificación de los productos programados por parte de JASEC.   TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO E INFORMACIÓN. Para JASEC, es de vital importancia contar con personal que pueda brindar la cobertura y el soporte a los sistemas que en este contrato de describen, tomando en consideración horas no labores, días feriados, la no localización del proveedor de servicios por situaciones que se puedan presentar, ante alguna incapacidad presente en el oferente, además de la finalización de dicho contrato. Por tal razón JASEC y en coordinación con el fiscalizador del contrato, designará al o los colaboradores para que el oferente, realicé la capacitación y transferencia de conocimiento para que puedan operar de forma correcta el nuevo servicio de facturación y recaudación, adicionalmente una guía para la resolución de casos por parte de los usuarios de los sistemas. Obteniendo como resultado el porcentaje de la cláusula penal de 0.60%, por día de atraso.                                   ANEXO N°1 Contrato de Confidencialidad CUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Entre nosotros, LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO ELÉCTRICO MUNICIPAL DE CARTAGO (JASEC), cédula jurídica N.° 3-007-045870, en adelante “JASEC”, y [NOMBRE DEL PROVEEDOR / CONTRAPARTE], cédula jurídica N.° [XXXXXXXX], en adelante “EL PROVEEDOR”, conjuntamente denominadas “LAS PARTES”, se acuerda celebrar el presente ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Para efectos del presente acuerdo, se entenderá como Información Confidencial toda información institucional, técnica, operativa, financiera, estratégica, comercial y/o datos personales, suministrada por JASEC al PROVEEDOR, por cualquier medio, sea físico, digital o verbal, independientemente de su formato. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO La Información Confidencial será utilizada únicamente para la ejecución del servicio o proyecto contratado, quedando prohibido cualquier uso distinto sin autorización previa y escrita de JASEC. OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD EL PROVEEDOR se obliga a: Mantener la Información Confidencial en estricta reserva. No divulgarla, copiarla ni cederla a terceros no autorizados. Garantizar que solo personal autorizado tenga acceso a la información. Aplicar medidas técnicas y administrativas razonables para su protección. RESPONSABILIDAD SOBRE LOS DATOS JASEC conserva en todo momento la titularidad y control de la información y de los datos personales. EL PROVEEDOR actuará únicamente como encargado del tratamiento, conforme a la Ley N.º 8968, y solo según instrucciones de JASEC.       INCIDENTES DE SEGURIDAD EL PROVEEDOR deberá notificar de forma inmediata a JASEC cualquier acceso no autorizado, pérdida, filtración o incidente que comprometa la Información Confidencial, colaborando en su contención y análisis. DEVOLUCIÓN O DESTRUCCIÓN Al finalizar la relación contractual, EL PROVEEDOR deberá devolver o destruir de forma segura toda la Información Confidencial, salvo autorización expresa de JASEC. VIGENCIA Las obligaciones de confidencialidad se mantendrán vigentes durante la relación contractual y por un plazo de cinco (5) años posteriores a su finalización. LEY APLICABLE El presente acuerdo se regirá por las leyes de la República de Costa Rica. En fe de lo anterior, firmamos en la ciudad de Cartago Costa Rica, a los XX días del mes de noviembre de 2026.             ______________________              __________________________ Responsable de JASEC                                         Responsable PROVEEDOR     **********************ULTIMA LINEA*******************************
Incluir el IVA