Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones del CCI-PC

I. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y REQUISITOS DEL OFERENTE

PARA LICITACION MAYOR

Solicitud de Pedido

0062026000500002

Programa

79200

Actividad Centrales

No.

Cantidad

Breve Descripción de los Servicios

Código Presupuestario

1

48

Servicio de mantenimiento preventivo de instalaciones

SIGAF 10801-01001-000003

SICOP 72101507- 92413979

2

1

Servicio de mantenimiento correctivo de instalaciones

SIGAF 10801-01001-000003

SICOP 72101507- 92413979

Línea No.

1 y 2

Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones del CCI–Paso Canoas.

Descripción del Bien o Servicio

El mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del Centro de Control Integrado Paso Canoas (CCI-Paso Canoas) deberá:

• Garantizar la mejor conservación de las instalaciones, infraestructura, equipos y mobiliarios, asegurando la ejecución de todos a través del mantenimiento programado y los eventuales correctivos necesarios.
• Lograr la máxima disponibilidad de instalaciones, infraestructuras, equipos y mobiliarios ejecutando el servicio de mantenimiento según criticidad y prioridades previamente definidas.
• Garantizar la seguridad para el conjunto de las instalaciones, los equipos técnicos y operarios de mantenimiento, las personas funcionarias y usuarios del CCI-Paso Canoas, aplicando las medidas de seguridad para las personas y bienes, de conformidad con el ordenamiento jurídico costarricense.
• Revisar y ajustar cuando corresponda las variables técnicas para lograr la eficiencia energética para todos los edificios.
• Establecer procesos para la atención de incidentes relacionados a fallas de equipos electromecánicos, infraestructura, daños a infraestructura o solicitudes de mejora por parte de funcionarios, colaboradores o usuarios del CCI-Paso Canoas.
• Atender incidentes de daños o mal funcionamiento de la infraestructura o equipos electromecánicos que sean reportados por funcionarios, colaboradores o usuarios del puesto fronterizo. En caso de que el incidente involucre equipos de tecnologías de la información, la atención deberá hacerse de manera coordinada con el departamento de Tecnologías de Información del Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) y el fiscalizador o administrador del contrato. Adicional en caso de que se reporte un mal funcionamiento de equipo especializado este incidente deberá ser reportado de forma inmediata ante el fiscalizador o administrador del contrato para coordinar la reparación inmediata, en el ínterin le corresponderá al contratista mantener controlado el incidente hasta la llegada del personal especializado. (Ver el apartado de los términos del equipo especializado).

El costo del mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipo (no incluye repuestos, ni mano de obra especializada) será cubierto por el contratista, para lo cual debe considerar un equipo de personas de apoyo.

El contratista como primera tarea posterior a la notificación de la orden de inicio deberá elaborar un Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos, el cual deberá ser aprobado por el administrador o fiscalizador del contrato, así como cualquier modificación en este.

Como parte integral de ese plan, y por única vez, el contratista de acuerdo con su experiencia deberá presentar un listado de los accesorios mínimos (fontanería, electricidad, albañilería) necesarios para la adecuada ejecución de las labores de mantenimiento preventivo y correctivo.

Con base en dicho listado, la Administración, a su entera discreción, podrá valorar la adquisición total o parcial de esos accesorios. En caso de que se determine su adquisición, se aplicará el procedimiento definido en el pliego de condiciones para la emisión de orden de compra y la notificación de orden de inicio para la compra de dichos materiales como parte del mantenimiento correctivo; momento hasta el cual el contratista podrá proceder con su compra.

 Asimismo, en caso de que la Administración decida adquirir la totalidad o parte de los accesorios incluidos en el listado, el contratista será el responsable de su resguardo e inventario, bajo control del administrador del contrato del CCI-Paso Canoas y su despacho se realizará contra orden de trabajo, con el visto bueno del administrador o de la persona en quien este delegue.

El Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos del CCI-Paso Canoas deberá ser presentado al fiscalizador del contrato para su revisión a más tardar 25 días hábiles después de emitida la orden de inicio de ejecución. Una vez presentado, el fiscalizador del contrato deberá realizar las observaciones y correcciones pertinentes previo a su aprobación para lo cual tendrá un plazo de 10 días hábiles.

No obstante, lo anterior, el contratista deberá contar, a partir del día hábil siguiente a la emisión de la orden de inicio de ejecución, con la totalidad de la cuadrilla disponible para la ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos (sin incluir repuestos, materiales, insumos ni mano de obra especializada). Esta cuadrilla deberá iniciar las labores de mantenimiento necesarias, aun cuando el Plan correspondiente aún no haya sido aprobado.

En caso de que COMEX no brindara una respuesta dentro de los plazos previstos, se entenderá aprobado el Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos del CCI-Paso Canoas.

Además, el contratista contemplará como parte del Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos del CCI-Paso Canoas, los siguientes elementos:

• La política de mantenimiento adoptada con su justificación técnica.
• Definición, alcance y frecuencia de las actividades de mantenimiento de las instalaciones.

Los trabajos de mantenimiento general se referirán básicamente al mantenimiento preventivo del inmueble, equipamiento, mobiliario y equipos (siempre y cuando el equipo no requiera mano de obra especializada, mismo que deberá ser justificado por el contratista en caso de que no pueda resolver el incidente o se encuentre con garantía), de lo que será responsable el contratista. En este documento se detallarán los alcances de las responsabilidades y trabajos mínimos a realizar, que obligatoriamente deberá estar incluidos dentro del Plan de Mantenimiento que elabore el contratista.

El contratista deberá realizar el mantenimiento correctivo dentro del plazo acordado con el fiscalizador del contrato durante la fase de ejecución contractual, para ello, todas las coordinaciones deberán quedar registradas por escrito y ser incorporadas al expediente respectivo en SICOP.

Por otro lado, a través del fiscalizador del contrato, evaluará de manera permanente el cumplimiento del Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos del CCI-Paso Canoas de acuerdo con el cronograma y sus actualizaciones o modificaciones aprobadas, en cuanto al mantenimiento de la infraestructura, equipos y obras del CCI-Paso Canoas.

Las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos deberán incluirse en los informes de gestión mensual y en el informe anual de gestión.

Cuando el contratista, como consecuencia de la realización de los trabajos de mantenimiento, prevea una alteración temporal en el nivel de servicio prestado, deberá comunicarlo por escrito al fiscalizador del contrato con la finalidad de contar con su autorización al menos con 5 (cinco) días hábiles de anticipación al hecho.

COMEX podrá exigir la adopción de medidas por parte del contratista conducentes a procurar las mínimas alteraciones en la operación normal del CCI-Paso Canoas.

Estas medidas podrán incluir: reprogramación de actividades, fijación de horarios nocturnos para realizar trabajos, señalización e iluminación de áreas intervenidas u otras que considere oportunas y necesarias.

Términos para el equipo especializado o electromecánico

El contratista de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones realizará las verificaciones generales de los equipos especializados. No efectuará labores de mantenimiento especializado en aquellos equipos que cuenten con contratos de servicio independientes, tales como: plantas eléctricas, sistemas UPS, aires acondicionados, paneles solares, ascensores, sistemas contra incendios, plantas de tratamiento de aguas residuales, dispositivos SISCOG, cámaras de refrigeración   niveladoras de andenes, sistema CCTV, control de accesos a edificios y sistemas de rebombeo.

No obstante, dentro de las actividades bajo la responsabilidad del contratista se encuentran:

Inspección básica y periódica:

Verificar de manera visual y funcional el estado general de dichos equipos, con el fin de detectar oportunamente anomalías evidentes tales como fugas, sobrecalentamientos, ruidos inusuales, vibraciones, acumulación de polvo, corrosión, deformaciones, desprendimientos, fallos en encendido/apagado automático o condiciones que puedan comprometer la seguridad del inmueble y sus usuarios.

Registro y reporte:

Documentar todas las observaciones en la bitácora de mantenimiento, dejando constancia del estado de los equipos. En caso de identificar posibles daños o fallos que requieran atención especializada, deberá reportarlo de inmediato al fiscalizador o administrador del contrato.

Acciones preventivas:

Cuando la situación represente un riesgo inmediato, el contratista deberá ejecutar medidas básicas de contención (ejemplo: aislar el área, cortar el suministro eléctrico o de agua, señalizar la zona, evitar el uso del equipo) mientras se coordina la atención por parte del proveedor especializado.

Exclusión de responsabilidad:

El contratista no asumirá la reparación ni el costo del mantenimiento especializado, limitándose a la detección, notificación y acciones preventivas iniciales hasta la intervención del proveedor correspondiente.

Horario y equipo de trabajo

El CCI-Paso Canoas opera en un horario de lunes a domingo de 6:00 am a 9:00 pm. No obstante, el personal que brinda los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones se distribuirá en un horario de lunes a domingo, cumpliendo con 48 horas laborales por semana por persona, entre las 6:00 am a las 6:00 pm. Para eso la administración junto con el contratista definirán los días de la semana y el horario laboral de estas personas siempre manteniendo 48 horas laborales por persona a la semana.

Con respecto a la cantidad de personal que se requiere, esta corresponde a una cuadrilla de 13 personas, categorizadas de la siguiente manera:

• 1 supervisor,
• 1 electricista,
• 3 albañiles,
• 1 técnico electromecánico,
• 1 técnico en refrigeración,
• 1 fontanero, y
• 3 ayudantes,
• 1 secretaria y
• 1 auxiliar contable.

Sobre el horario del equipo de trabajo:

Bloque A: Personal (9): Supervisor, Técnico Electricista, 2 albañiles, Técnico electromecánico, Técnico en refrigeración y Técnico fontanero y 2 ayudantes de 6:00 am a 2:00 pm  (horario sugerido).

Bloque B: Personal (2): 1 albañil y 1 ayudante. En horario de 10:00 am a 7:00 pm (horario sugerido).

Administrativo: Adicionalmente, el contratista debe disponer de un equipo administrativo para llevar a cabo el servicio. Este equipo administrativo estará compuesto por 1 secretaria y 1 auxiliar contable. Este equipo administrativo trabajará de lunes a sábado de 7:00 am a 4:00 pm. (48 horas semanales por persona).

El contratista debe asegurar la disponibilidad de al menos una persona 24/7 en caso de emergencias, esta persona queda a elección del contratista. El contratista debe indicar durante la ejecución contractual la persona seleccionada para la atención de incidentes 24/7.

En caso de presentarse una emergencia, el contratista deberá brindar atención inmediata una vez emitida la alerta por parte de la Administración. Cuando la situación ocurra fuera del horario laboral del personal de mantenimiento, la comunicación se realizará por medio del administrador del Centro de Control Fronterizo, mediante correo electrónico y al número de contacto previamente dispuesto por el contratista para estos efectos.

A partir de dicha notificación, y según la naturaleza de la emergencia, el contratista deberá dar acuse de recibido de forma inmediata y, de ser requerida atención en sitio, deberá presentarse personal idóneo en un plazo máximo de cuatro (4) horas, con el fin de contener la situación, realizar la valoración inicial y definir las acciones correspondientes para su atención.”

“Para el cumplimiento de la disponibilidad 24/7 se medirá con base en la capacidad real de atención ante reportes de emergencia, considerando especialmente: la recepción oportuna de la alerta, el tiempo de respuesta inicial, la coordinación con la Administración y, cuando corresponda, la presencia del personal en sitio dentro del plazo establecido.

Para estos efectos, la Administración podrá verificar el cumplimiento mediante los registros de aviso remitidos, los acuses de recibido, los tiempos de atención reportados y cualquier otro medio de control que permita constatar que el contratista mantuvo la disponibilidad exigida y atendió la emergencia con la debida prontitud.

La disponibilidad requerida comprende, en primera instancia, la atención remota inmediata para recibir la alerta, valorar preliminarmente la situación y coordinar con el administrador del Centro de Control Integrado de Paso Canoas las acciones iniciales de atención.

Cuando la gravedad o naturaleza de la emergencia así lo requiera, el contratista deberá brindar además atención presencial en sitio, a efectos de contener la situación, realizar el diagnóstico inicial y ejecutar la solución correspondiente, siempre que esta se encuentre dentro del alcance del contrato y no requiera mano de obra especializada. En caso de requerirse servicios o trabajos especializados, deberá procederse conforme a la modalidad prevista para el mantenimiento correctivo.

Requisitos para el equipo de trabajo

El oferente deberá presentar en su oferta, una declaración jurada que en caso de resultar adjudicado contrataría y consignaría para el servicio, el personal que cumple con los requisitos mínimos de experiencia. Se advierte que en ningún momento el contratista podrá desmejorar los requisitos de los Técnicos responsables establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, bajo pena de incurrir en un incumplimiento grave.

Con respecto a la cantidad de personal que se requiere, esta corresponde a un equipo de 13 personas, categorizadas de la siguiente manera:

1 supervisor,

1 técnico electricista,

3 albañiles,

1 técnico electromecánico,

1 técnico en refrigeración ,

1 técnico fontanero,

3 ayudantes,

1 secretaria y

1 auxiliar contable.

A continuación, se describen los requisitos que debe cumplir el personal:

• Supervisor (1):

El adjudicatario deberá designar un supervisor para el servicio, deberá contar con grado mínimo de Ingeniería en cualquiera de las siguientes especialidades: Civil, Industrial, Electromecánica, Electrónica, Mantenimiento industrial o profesional en Arquitectura para esto deberá presentar los atestados correspondientes de estudios, debidamente colegiados en el colegio profesional respectivo.

El supervisor deberá tener experiencia laboral de al menos 3 años en labores según la especialidad que presente, para el mantenimiento de instalaciones y equipos en edificios, oficinas, condominios u hospitales. Además, debe contar con experiencia específica de al menos 1 año en labores de supervisión de personal en labores de construcción o mantenimiento.

Para comprobar la experiencia del supervisor el adjudicatario deberá adjuntar 3 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de proyectos o servicios de la misma naturaleza del objeto contractual de acuerdo con la especialidad del supervisor y 1 proyecto en el cual también fungió como supervisor.

• Técnico Fontanero (1):

El adjudicatario deberá designar un técnico en fontanería con al menos 3 años de experiencia en mantenimiento o labores de técnico en fontanería en residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales.

Para comprobar la experiencia del técnico fontanero el adjudicatario deberá adjuntar al menos 3 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

• Técnico Electricista (1):

El adjudicatario deberá designar un técnico electricista con al menos 2 años de experiencia en mantenimiento en residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales o labores de técnico electricista.

Para comprobar la experiencia del técnico electricista el adjudicatario deberá adjuntar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

Y deberá aportar copia del título de Técnico Medio o superior, emitido por el INA, Colegio Vocacional o Institución reconocida por el MEP.

• Técnico electromecánico (1):

El adjudicatario deberá designar un técnico electromecánico con al menos 3 años de experiencia en mantenimiento en residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales o labores de técnico electromecánico.

Para comprobar la experiencia del técnico electromecánico el adjudicatario deberá adjuntar 3 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

• Técnico en refrigeración (1):

El adjudicatario deberá designar un técnico en refrigeración con al menos 2 años de experiencia en labores de mantenimiento preventivo o correctivo de equipo de refrigeración de residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales.

Para comprobar la experiencia del técnico en refrigeración el adjudicatario deberá adjuntar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

Y deberá aportar copia del título de Técnico Medio o superior, emitido por el INA, Colegio Vocacional o Institución reconocida por el MEP.

• Albañil (3):

El adjudicatario deberá designar 3 albañiles con al menos 2 años de experiencia en labores de mantenimiento preventivo o correctivo de residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales.

Para comprobar la experiencia del albañil se deberá adjuntar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

• Ayudantes (3):

El adjudicatario deberá designar 3 ayudantes con al menos 2 años de experiencia en labores de mantenimiento preventivo o correctivo de residenciales, edificios, oficinas, condominios u hospitales.

Para comprobar la experiencia de los ayudantes se deberá adjuntar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma naturaleza de acuerdo con la especialidad.

• Secretaria (1)

El adjudicatario deberá designar a una persona que ejecute funciones de secretaría con al menos 1 año de experiencia en labores de gestión documental, recepción.

Para acreditar la experiencia, de la secretaria se deberá aportar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos en entidades públicas o privadas de la misma trabajos de naturaleza similar.

• Auxiliar contable (1)

El adjudicatario deberá designar a una persona para desempeñar funciones de auxiliar contable, con al menos 1 año de experiencia comprobable en labores de apoyo administrativo-contable, tales como registro de transacciones, control de documentos contables y gestión de reportes financieros básicos.

Para acreditar la experiencia del auxiliar contable, se deberá aportar 2 cartas o certificaciones de experiencia de proyectos o labores relacionadas con el puesto en entidades públicas o privadas.

Actividades mínimas por realizar

Actividades mínimas por realizar para el mantenimiento preventivo de las instalaciones del CCI-Paso Canoas:

Adicionalmente cualquier otro aspecto que sea del campo de acción para el equipo de mantenimiento como las siguientes:

Instalaciones eléctricas generales

• Tableros de distribución secundaria (limpieza, apriete de conexiones, cambio de breakers quemados de baja capacidad).
• Interruptores, tomacorrientes, luminarias fluorescentes, LED e incandescentes.
• Fotoceldas, sensores de movimiento, lámparas exteriores.

Fontanería y red hidráulica

• Tanques de agua (limpieza, verificación de fugas).
• Tuberías de agua potable y sanitaria (detección y reparación de fugas, sustitución de tramos sencillos).
• Grifería, inodoros, lavamanos, duchas, fluxómetros y válvulas.
• Trampas de grasa y cajas de registro (limpieza mensual).

 Sistemas de albañilería y estructura

• Reparación de paredes, pisos y cielorrasos (grietas, resanes, pintura).
• Mantenimiento de techos: limpieza de canoas, bajantes, cambio de láminas dañadas.
• Puertas y ventanas (ajuste, cambio de bisagras, cerraduras, vidrios).

Equipos menores de apoyo

• Ventiladores de pared o de techo.
• Extractores de baño o cocina.
• Bombas pequeñas de agua (no industriales, sino de consumo común en edificios).
• Herramientas y accesorios de oficina o mobiliario (sillas, escritorios, cerraduras).

Áreas exteriores

• Alumbrado externo (cambio de bombillos, limpieza de luminarias).
• Limpieza de lagunas de contención, rejillas pluviales, cunetas.

*Las cantidades son de referencia, por lo que pueden variar según sea el caso.

Insumos de trabajo

Herramientas, equipo y consumibles por utilizar: dentro del equipo, implementos, consumibles que debe aportar el contratista para la prestación del servicio, sin limitarse a estos y según la necesidad del trabajo a realizar, se encuentran los siguientes:

El contratista deberá provisionar como parte del equipo por utilizar o requerir, al menos un (1) vehículo para movilidad interna, tipo “mulas”, cuadriciclos o similares, con capacidad para trasladar repuestos y herramientas. Dicho vehículo no podrá ser anterior al 2018, y el combustible requerido para su operación deberá ser asumido en su totalidad por el contratista, sin que ello genere costos adicionales para la Administración. Asimismo, este vehículo deberá contar con los permisos respectivos para circular.

El contratista no dispondrá de un espacio físico interno dentro del CCI-PC destinado para su uso como bodega y oficina; en consecuencia, deberá instalar, por su cuenta y bajo su responsabilidad, una bodega móvil de cuarenta (40) pies que funcione como bodega y oficina para el personal encargado de la ejecución del servicio, o bien dos (2) unidades de veinte (20) pies, siempre que estas resulten funcionalmente aptas y suficientes para dichos fines.

Dicha bodega móvil deberá ubicarse dentro de las instalaciones del CCI-Paso Canoas, en el sitio que la Administración defina para tal efecto. La custodia, resguardo, control y seguridad de los insumos, herramientas, materiales y demás bienes almacenados en dicho espacio serán de responsabilidad exclusiva del contratista.

En relación con los servicios básicos, la Administración podrá brindar acceso al servicio de electricidad para la operación de la bodega móvil. Por su parte, para el uso de agua potable y servicios sanitarios, el personal del contratista podrá utilizar las instalaciones del CCI-PC dispuestas para esos fines.

Adquisición de repuestos, partes o suministros en general de los mantenimientos correctivos de trabajo menores:

La naturaleza de los mantenimientos correctivos implica atender fallas o deterioros imprevistos en equipos e instalaciones, cuya ocurrencia, frecuencia y costo no pueden determinarse con exactitud al momento de la contratación. Por ello, resulta técnica y administrativamente conveniente prever dentro del contrato un porcentaje del monto total anual destinado a la atención de estos servicios por demanda, aplicable únicamente cuando se presenten requerimientos extraordinarios de reparación o sustitución de componentes.

Esta modalidad permite dotar de flexibilidad operativa a la Administración al mantenerse dentro del contrato principal los servicios correctivos por demanda, no obstante, cada intervención que implique adquisición de repuestos, partes o servicios especializados requerirá la emisión individual de la respectiva orden de compra, conforme a la normativa presupuestaria y tributaria aplicable.

Esta modalidad se justifica por las siguientes razones:

1. Eficiencia administrativa: El mecanismo evita la tramitación reiterada de procesos de compra o contratación para reparaciones imprevistas de bajo o mediano impacto económico, reduciendo tiempos de respuesta y costos administrativos.

1. Continuidad del servicio: Permite atender de forma inmediata fallas o averías que, de no resolverse oportunamente, podrían afectar la operación normal de las instalaciones o comprometer la seguridad de las personas o los bienes.

1. Razonabilidad económica: Los montos asignados anualmente se establecen como un tope máximo anual garantizando un control presupuestario adecuado y proporcional a la magnitud del contrato. Cualquier ejecución dentro de ese límite se someterá al procedimiento de validación y autorización descrito por el fiscalizador.

1. Transparencia y control técnico-financiero: El procedimiento definido para la ejecución de los mantenimientos correctivos —que incluye la emisión de órdenes de trabajo, presentación de cotizaciones, revisión técnica por parte del fiscalizador y emisión de orden de trabajo— garantiza la trazabilidad, razonabilidad y control de cada gasto efectuado por demanda.

1. Complementariedad con el mantenimiento preventivo: El fondo por demanda se aplicará exclusivamente a las instalaciones y equipos cubiertos por el plan de mantenimiento preventivo y correctivo aprobado, excepto aquellos con garantía o contratos específicos, evitando duplicidad de coberturas o responsabilidades contractuales.

1. Cumplimiento normativo y prudencia presupuestaria: La metodología propuesta respeta los principios de eficiencia, razonabilidad, proporcionalidad y buena administración del gasto público, ya que limita el uso del recurso a casos debidamente justificados, respaldados documentalmente y aprobados por la Administración antes de su ejecución.

Los repuestos, partes, servicios especializados o suministros en general de los mantenimientos correctivos serán cancelados por COMEX, siempre y cuando se cumpla con la siguiente regulación:

·       El mantenimiento deberá estar contemplado en las instalaciones y equipos que son considerados en el Plan de mantenimiento preventivo y correctivo debidamente aprobado a excepción de los equipos que tienen algún contrato de mantenimiento especial para el equipo. En estos casos le corresponderá al contratista del equipo especial.

·       Si como parte del mantenimiento correctivo se determina que se requiere de mantenimientos adicionales, la reposición parcial o total de partes o repuestos, se deberá presentar la debida justificación.

·       Para las labores de reparación o mantenimiento correctivo de instalaciones, se utilizará el personal designado por el contratista y excepcionalmente se contemplará la contratación de servicios de mantenimiento, para el caso de reparaciones muy especializadas relacionadas con instalaciones y mobiliario.

·       Para determinar el precio a cancelar se deberá adjuntar al menos 3 cotizaciones (si hay disponibilidad en la zona) en casos de urgencia^[1] con una cotización será suficiente.

·       Se debe validar que las empresas que resulten contratadas se encuentren al día con el pago de las obligaciones obrero-patronales; permisos y patentes.  Es importante indicar la flexibilidad en la cantidad de cotizaciones atendiendo criterios de urgencia, disponibilidad (no hay muchas ferreterías formales cercanas en la zona) y naturaleza del repuesto, esto en todo caso queda a revisión y criterio del administrador del contrato.

·       El fiscalizador del contrato solicitará al contratista la presentación de documentación de respaldo relacionada con los trabajos a realizar y el costo de las partes, materiales o repuestos a adquirir.

·       Una vez verificado el alcance y el monto de las cotizaciones por parte del fiscalizador del contrato, este procederá a la aprobación para la ejecución de los trabajos, para lo cual tramitará previamente la Orden de Compra la cual una vez notificada; se le informará al contratista mediante la emisión de una orden de trabajo de los “repuestos, partes o suministros en general de los mantenimientos correctivos”, que incorporan la Orden de Compra y excepcionalmente por los servicios a contratar en caso de mano de obra especializada.

·       Al término de cualquier trabajo de mantenimiento, el contratista deberá garantizar que las áreas de trabajo queden despejadas para lo cual deberá procurar que se retire del área todos los materiales excedentes y residuos de cualquier especie, los cuales deberán ser depositados en lugares autorizados según su origen, dejando las instalaciones en condiciones normales para el servicio.

·       El contratista realizará la factura correspondiente a la compra de “repuestos, partes o suministros en general de los mantenimientos correctivos” o de servicio aprobadas, ejecutadas y debidamente recibidas.

·       En caso de ser necesario COMEX se encuentra autorizado para inyectar recursos presupuestarios adicionales al renglón de pago de servicios eventuales. Toda la documentación que se genere debe ser incorporada por el ejecutor del contrato en el expediente de la contratación en SICOP.

Metodología para girar los pedidos del mantenimiento correctivo:

·       Cada mantenimiento correctivo que implique erogación presupuestaria deberá tramitarse de manera individual, mediante la emisión previa de la respectiva orden de compra en SICOP, una vez aprobada la orden de trabajo y verificada la disponibilidad presupuestaria correspondiente. Ningún servicio podrá iniciarse sin que la orden de compra haya sido debidamente emitida y notificada al contratista.

·       Cuando se identifique la necesidad de un mantenimiento correctivo, el fiscalizador del contrato, mediante la boleta denominada “ORDEN DE TRABAJO”, remitirá al contratista el requerimiento correspondiente.

·       Con base en la información recibida, el contratista determinará los alcances de la reparación e identificará si se requieren repuestos, partes o suministros, con el objetivo de elaborar la cotización correspondiente.

·       Para las labores de mantenimiento correctivo se utilizará el personal designado por el contratista, y de manera excepcional podrá contratarse apoyo externo únicamente cuando se trate de reparaciones especializadas.

·       El contratista contará con un plazo máximo de siete (7) días hábiles para entregar la cotización correspondiente. En casos de urgencia o emergencia, calificadas como tales por el fiscalizador del contrato —entendidas como aquellas que imposibiliten el funcionamiento del CCI-PC o pongan en riesgo inminente la vida de los funcionarios o usuarios—, el contratista deberá presentar una factura proforma en un plazo máximo de un (1) día hábil a partir de la comunicación del requerimiento.

·       El contratista deberá presentar al menos tres cotizaciones; si no logra obtenerlas, podrá aportar una cantidad menor, siempre que justifique haber realizado las gestiones pertinentes para conseguirlas.

·       El fiscalizador del contrato dispondrá de un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir de la recepción de las cotizaciones para revisarlas y verificar la razonabilidad de los precios, los cálculos presupuestarios y el cumplimiento de los requerimientos técnicos. En la atención de casos de urgencia la aprobación deberá ser expedita por parte del fiscalizador del contrato.

·       En los casos en que se requiera contratar trabajos especializados, el fiscalizador del contrato seleccionará la opción económica más favorable para la Administración, siempre que cumpla con las condiciones técnicas y funcionales necesarias.

·       Si las cotizaciones no satisfacen los requerimientos técnicos o la necesidad planteada, el contratista deberá presentar nuevas alternativas en un plazo máximo de un (1) día hábil, las cuales deberán ser aprobadas por el administrador del contrato.

·       Una vez aprobados los costos por parte del fiscalizador y emitida la correspondiente orden de compra en el sistema SICOP, debidamente notificada al contratista, se autorizará el inicio de los trabajos solicitados. La orden de trabajo constituirá el respaldo técnico de la necesidad, pero la ejecución quedará condicionada a la existencia de una orden de compra válida y vigente.

·       Las actividades de mantenimiento correctivo incluidas en esta contratación no requerirán permisos municipales, planos constructivos, estudios de suelos, consultorías o supervisión profesional directa, salvo que la naturaleza del trabajo así lo exija. En tales casos, el contratista deberá contar con el respaldo de profesionales especializados que brinden la asesoría correspondiente y asuman la responsabilidad técnica del trabajo ejecutado.

·       Cada orden de trabajo se considerará como un conjunto de actividades específicas que incluirán tanto la mano de obra como los repuestos, partes o suministros necesarios para su ejecución y tendrá respaldo en la Orden de Compra.

·       Concluidas las labores descritas en la “ORDEN DE TRABAJO”, el fiscalizador verificará la correcta prestación del servicio y emitirá el recibido a satisfacción correspondiente.

·       Los materiales y suministros utilizados en los diferentes mantenimientos deberán cumplir con los estándares de calidad definidos por el fiscalizador del contrato, garantizando la funcionalidad y durabilidad de las reparaciones realizadas.

Visita al sitio

La visita previa del sitio para que el proveedor pueda calcular todos los insumos, cantidad de mano de obra, equipo e instrumentos requeridos para garantizar la eficiencia del servicio; programada para el contratista, se establecerá por una única vez; para el día jueves 23 de abril del 2026, a las 10:00 a.m.; para lo cual el contratista deberá remitir al correo electrónico gustavo.rojas@comex.go.cr la siguiente información: nombre completo, número de cédula, teléfono y correo electrónico de las personas que participarán de la visita, al menos 24 horas antes de realizar la visita; con la finalidad de que el Gerente Administrativo del Puesto Fronterizo pueda tramitar la autorización de ingreso al sitio.

Garantía del servicio

El contratista será responsable de la correcta ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo. En caso de que un mantenimiento correctivo sea ejecutado de forma deficiente y resulte necesario realizar un nuevo mantenimiento para subsanar el problema, este deberá ser efectuado íntegramente por cuenta y riesgo del contratista, sin costo adicional para la Administración.

Asimismo, el oferente deberá garantizar que, en caso de resultar adjudicatario, todos los servicios serán ejecutados aplicando las mejores prácticas y la técnica más adecuada al tipo de actividad a realizar en las distintas edificaciones, conforme a la normativa técnica vigente y a los estándares de calidad aplicables.

Productos esperados

Adquirir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones del Centro de Control Integrado Paso Canoas en la línea de la presente solicitud, según los términos y condiciones del contrato, a entera satisfacción del Ministerio de Comercio Exterior.

El oferente deberá presentar informes de gestión mensual y en el informe anual de gestión correspondientes las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipos.

Cada informe mensual deberá considerar al menos: asistencia de personal, atención de incidentes, ejecución de mantenimientos correctivos, riesgos identificados y acciones preventivas, recomendaciones. El informe anual deberá considerar los mismos elementos, enfatizando en recomendaciones de cara al siguiente año.

Nota: Los informes deberán incluir imágenes y evidencias de la ejecución de las labores contratadas.

Plazo de entrega y plazo de la contratación

El contrato para la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del CCI-Paso Canoas tendrá una vigencia de 48 meses, conforme a la normativa vigente.

El lugar de ejecución del servicio será el Centro de Control Integrado Paso Canoas, ubicado en el cantón de Corredores, provincia de Puntarenas.

Previo al inicio de la ejecución contractual, el Ministerio de Comercio Exterior notificará al contratista la correspondiente Orden de Inicio a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la cual deberá ser aceptada por el contratista para formalizar el comienzo de la prestación del servicio.

Nota: Si bien el trámite de contratación podría finalizar antes de noviembre del 2026, la Administración por planificación interna solamente ejecutará 1 mes en este ejercicio económico 2026.

Persona funcionaria responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente la persona funcionaria responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) por medio de la Jefatura del Departamento de Gestión Fronteriza y del CONAFAC, Paola Orozco Alpízar, será el responsable de la fiscalización del contrato, por lo que será el responsable de velar por el fiel cumplimiento de las condiciones del contrato.

Requisitos del oferente (Los requisitos incluidos en este apartado corresponden a requisitos de admisibilidad, deberán acreditarse de manera idónea en las ofertas) 

El oferente deberá ser una persona física o jurídica con experiencia comprobada en construcción o mantenimiento de obra, específicamente en el mantenimiento de infraestructura de naturaleza igual o superior a la del objeto contractual, y deberá acreditar al menos cinco (5) años de experiencia a la fecha de apertura de ofertas, para esto deberá acreditar su participación durante los últimos 5 años (2020-2025) en al menos tres (3) proyectos; adicionalmente, deberá contar con una antigüedad mínima de cinco (5) años de inscripción ante el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA) y aportar en su oferta certificación vigente emitida por dicho Colegio, siendo admisible únicamente la experiencia positiva correspondiente a trabajos ejecutados mientras el oferente se encontraba debidamente inscrito ante el CFIA, caso contrario dicha experiencia no será objeto de valoración y la oferta resultará inadmisible.

Para demostrar su experiencia, el oferente deberá entregar como mínimo 3 cartas de mantenimientos que incluyan trabajos de albañilería, eléctricos, fontanería, de igual o superior naturaleza a la de este objeto contractual, ejecutados en el periodo 2020-2026.

Las cartas deberán indicar:

• Nombre de la empresa y cédula jurídica que certifican los trabajos realizados.
• Contacto (Nombre, cédula, puesto, empresa y número telefónico al cual contactar a quién realiza la certificación).
• Descripción leve de las labores realizadas en el proyecto.
• De acuerdo con el artículo N°94 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, deberá indicar si el proyecto fue recibido en satisfacción, con sanciones y/o multas de cualquier tipo, pues de estarse en alguno de esos supuestos, el proyecto como experiencia no será recibido.

-        Cada una de las cartas debe ser firmada por el propietario del proyecto o bien por su representante autorizado, en la que aparezca la información solicitada en el punto anterior.

-        Las cartas de referencia deberán corresponder a proyectos distintos entre sí, de manera que cada carta certifique la ejecución de un proyecto independiente. No se aceptarán dos o más cartas emitidas por un mismo contratante para acreditar un mismo proyecto, aun cuando contemplen servicios o alcances diferentes.

-        Las cartas requeridas para acreditar la experiencia deben hacer referencia directa y expresa al oferente, tal y como está hace constar su nombre en la oferta.

-        No se aceptarán cartas que hagan alusión a trabajos hechos por terceros sean personas físicas o jurídicas, aunque el oferente alegue que laboró con o para tales personas o empresas.

Nota:

COMEX se reserva el derecho de verificar la información contenida en las cartas y podrá solicitar cualquier subsane de algún aspecto faltante o aclaración, según se requiera.

Documentos que debe adjuntar el adjudicatario:

-        Póliza de Riesgo Laboral: El adjudicatario debe contar con la una póliza de Riesgo Laboral para cada tipo de actividad económica en la que oferte, al día y que ésta incluya a todos los empleados. Se requiere para garantizar la protección del personal asignado al contrato y la cobertura de los riesgos inherentes a las labores técnicas de mantenimiento que se ejecutarán de forma continua en un puesto fronterizo terrestre de alta demanda.

-        Póliza de Responsabilidad Civil: El adjudicatario debe contar Póliza de Responsabilidad Civil, por un monto mínimo de un 10% del monto del contrato (línea 1 – mantenimiento preventivo). Se exige para cubrir eventuales daños a bienes públicos, a terceros o a la infraestructura del Centro, derivados de la ejecución de los trabajos de mantenimiento, sin trasladar contingencias patrimoniales a la Administración.

NOTA IMPORTANTE: Favor tomar en consideración lo indicado en el artículo 32 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, sobre los requisitos que debe presentar el oferente en la declaración jurada de los beneficiarios finales para los efectos que corresponda.

                                   II.CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LICITACIÓN MAYOR

Detalle de pagos

El pago de los servicios de mantenimiento preventivo se realizará en tractos mensuales contra la entrega total del servicio a entera satisfacción de COMEX según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente y visado del gasto.

El pago del mantenimiento correctivo; se realizará contra la entrega total de los servicios contratados de conformidad con la Orden de Compra respectiva para el mantenimiento correctivo a entera satisfacción de COMEX según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente y visado del gasto.

Se pagará en colones costarricenses en no más de 30 (treinta) días naturales partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción, y cumplimiento del Visado del gasto.

En cada factura el adjudicatario deberá desglosar la lista de los bienes o servicios entregados, y deberá contener al menos los siguientes datos: fecha, número de orden de compra a cargar el pedido, descripción del producto según la línea, cantidades, precios unitarios y precios totales.

Otras consideraciones: Adicionalmente, se debe considerar a la hora de confeccionar la factura que:

·       La factura comercial electrónica que respalda la obligación sea la debidamente autorizada y cumpla con las especificaciones técnicas y formato de los documentos electrónicos según corresponda, establecidas por la Administración Tributaria. Los cuales deben ser un archivo en formato PDF y dos en formato XML.

·       Incluir el número de cédula física o jurídica, según sea el caso, y nombre del proveedor.

·       Factura emitida a nombre del Ministerio de Comercio Exterior y con la cédula jurídica 2-100-084250.

·       Detallar claramente el bien o servicio que se está cobrando.

·       Contar con el respectivo cobro del Impuesto al Valor Agregado, detallado de manera separada en la factura.

·       Indicar la cuenta IBAN en colones, la cual debe de coincidir con la cuenta registrada ante el Ministerio de Hacienda.

Para el caso de las facturas de Proveedores Internacionales los requisitos son:

·       Factura en formato PDF.

·       Incluir el número de cédula física o jurídica, según sea el caso, y nombre del proveedor.

·       Factura emitida a nombre del Ministerio de Comercio Exterior y con la cédula jurídica 2-100-084250.

·       Detallar claramente el bien o servicio que se está cobrando.

·       Indicar el número de cuenta, el código y el banco destino.

La Administración se faculta a solicitar algún cambio que se requiera en la estructura de la facturación a presentar, con la finalidad de mejorar los controles y según los lineamientos que emita la Unidad Financiera

Directriz N°044-H denominada “Directriz de Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas”

Todo oferente deberá cotizar en colón costarricense, de conformidad con lo establecido en la Directriz N°044-H denominada “Directriz de Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas”, Publicada en el Alcance N°156 del 10 de setiembre del 2024, la cual, en su artículo 1, señala:

“Artículo l º -Las entidades y órganos del Poder Ejecutivo, a partir de la publicación de la presente Directriz, deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público, lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación” (lo resaltado no es del original).

En caso de recibir ofertas en moneda extranjera, esas no resultarán inadmisibles por ese motivo; no obstante, la Administración, para efecto de la evaluación de ofertas, realizará la conversión utilizando el tipo de cambio de venta del dólar emitido por el Banco Central de Costa Rica correspondiente al día de apertura y, adicionalmente, dicha conversión se mantendrá ante una eventual adjudicación, a fin de emitir posteriormente el contrato y su respectivo pago en moneda nacional, cumpliendo así con lo dispuesto en la Directriz citada.”

Metodología de calificación:

El procedimiento de contratación se estructura en dos líneas independientes:

•           Línea 1: Mantenimiento preventivo (servicio de ejecución periódica programada).

•           Línea 2: Mantenimiento correctivo (servicio según demanda).

Se someterá a la presente metodología de evaluación, únicamente la Línea 1 – Mantenimiento Preventivo, que deberá ser cotizada conforme a los términos y condiciones de la contratación, por un plazo de 48 meses (ver documento denominado: 4. PI-PLT-DOE Detalle de Oferta Económica Mantenimiento CCI-PC)

En cuanto a la Línea 2 – Mantenimiento Correctivo, por tratarse de un servicio cuya ejecución depende de eventos imprevistos y requerimientos específicos durante la vigencia contractual, no deberá ingresarse en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) la sumatoria estimada del mantenimiento correctivo. En su lugar, el oferente deberá consignar el monto simbólico de ₡1 (un colón) o $1 (un dólar) según la moneda de su oferta, dado que las respectivas Órdenes de Compra se generarán contra demanda efectiva del servicio y conforme a las necesidades reales de la Administración.

Si bien las Líneas 1 y 2 son técnicamente independientes, la Administración requiere que, en caso de adjudicarse el mantenimiento correctivo, este sea ejecutado por el mismo contratista que brinde el mantenimiento preventivo, con el fin de garantizar la continuidad técnica del servicio, la trazabilidad de las intervenciones realizadas y la integridad de la garantía asociada a los equipos e instalaciones atendidas.

Finalmente, COMEX se reserva expresamente el derecho de adjudicar únicamente la Línea 1 – Mantenimiento Preventivo, sin que ello genere derecho indemnizatorio alguno a ningún oferente respecto de la Línea 2, en atención a criterios de oportunidad, conveniencia y disponibilidad presupuestaria.

SISTEMA DE EVALUACION CON CRITERIOS ESTRATÉGICOS

Se aplicará la metodología basada en el menor precio ofrecido y cumplimiento de criterios sustentables:

La asignación del puntaje se realizará de la siguiente manera:

Precio…….……………………………………..…….. 95 puntos

Criterios Estratégicos ………………. …………….   5 puntos

Total …………………………………………………..100 puntos

La distribución de puntajes se realizará de la siguiente manera:

*PRECIO (95 Puntos)

La propuesta económica deberá presentarse con dos decimales.  El oferente con el menor precio se le otorga un valor de 95 puntos, mientras que al resto de participantes el factor de precio, se obtendrá mediante la siguiente fórmula:

PF = (Pmin / Px) x 95

Dónde:

PF= Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio

Pmin= Precio de la oferta con el menor costo ofertado para ese ítem

Px= Precio de la oferta en evaluación para ese ítem

Se deberá indicar en SICOP y en el documento oferta económica (ver documento denominado: 4. PI-PLT-DOE Detalle de Oferta Económica Mantenimiento CCI-PC), el desglose de tributos del IVA de conformidad con el artículo 41 de la LGCP y el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. En caso de que el proveedor no lo indique se presumirá contemplado en el monto de la oferta.

*CRITERIOS ESTRATÉGICOS (5 Puntos)

El presente pliego de condiciones incorpora criterios estratégicos de contratación, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N° 9986 y su Reglamento, los cuales orientan la función contractual hacia la consecución de objetivos de valor público, sostenibilidad, eficiencia y promoción del desarrollo económico y social. Estos criterios estratégicos permiten al órgano contratante integrar consideraciones de carácter ambiental, social, innovador o de fomento a las pymes, de conformidad con los principios y finalidades establecidos en la normativa vigente.

El formulario que se utilizará durante la etapa de evaluación para la asignación de puntos es denominado “Caja de herramientas”, publicado en la Circular MH-DCoP-CIR-0092-2024 comunicado Manual de la Caja de Herramientas (MECE) y Guías de Compra Publica Estratégica (CPE) del 09 de diciembre del 2024.

CRITERIOS DE DESEMPATE:

En caso de empate se asignarán las siguientes puntuaciones adicionales a las Pymes:

                              a) PYME de industria 5 puntos.

                              b) PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos.

                              c) PYME de comercio 2 puntos.

En el caso de que persista el empate entre dos o más ofertas, se dará prioridad a la oferta que tenga mayor puntaje en el precio, de persistir el empate; se definirá a la suerte para lo cual, se convocará a los oferentes cuya propuesta tenga la misma puntuación a un sorteo público, el cual se realizará en el lugar, fecha y hora que defina la Administración, utilizando para ello los dados, monedas o cualquier otro sistema que cumpla con el principio de transparencia. Además, se levantará un acta que será suscrita por las personas asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación. Todo lo anterior deberá constar en el sistema digital unificado.

NOTA: La verificación de la condición Pyme, será mediante la constancia vigente emitida por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC).

OMISIÓN O INCLUSIÓN INCORRECTA DEL IVA:

De conformidad con lo dispuesto en la Circular CCAF-022-2020 del 05 de junio de 2020, en caso de que algún oferente en su oferta omita el porcentaje correspondiente de IVA o indique un porcentaje incorrecto, de acuerdo con el objeto contractual, el analista de compras realizará la corrección respectiva en la etapa de análisis de ofertas, y velará por que solamente se indiquen los porcentajes señalados anteriormente, de acuerdo con la normativa vigente.

El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 Ley General de Contratación Pública (LGCP).

Desglose del precio: (De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 de su Reglamento se deberá detallar con el precio cotizado un desglose porcentual del precio).

El oferente deberá indicar en su propuesta, la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros. Esto de conformidad con las fórmulas y componentes establecidos para ello en el anexo 1 “Fórmula de estructura del precio en valores absolutos” y el anexo 2 “Fórmula de estructura del Precio en valores porcentuales”, que se indican en este documento (no corresponde a los anexos que se encuentran de forma independiente).  

El precio debe contemplar impuestos, tomar en cuenta que COMEX no está exentó del pago de impuestos.

La propuesta económica deberá elaborarse a partir de la siguiente estructura (se adjunta plantilla para su presentación:

(Precio= %CDmo + Σ%CDI + %CImo+ CIi + %I + %U) según como se detalla en la siguiente tabla a modo de ejemplo, pero debe incluir los rubros mínimos definidos por la LGCP y el RLGCP:

Sobre el presupuesto detallado y el Cronograma preliminar: (De acuerdo con el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el artículo 44 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios

a)    Presupuesto Detallado:

De conformidad con el artículo 103 del Reglamento a la LGCP, el adjudicatario deberá aportar, dentro de un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación tanto el presupuesto detallado como el cronograma preliminar de la contratación:

El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, unidad del bien, o unidad de servicio, según corresponda, indicando al menos sus costos directos, que considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales, equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.

En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio (desglose de precios) y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

Para los casos en que se haya utilizado el método analítico documental, el adjudicatario deberá presentar en el presupuesto detallado, la vinculación de la factura preforma o documento equivalente aportado en su oferta asociada a aquellos costos directos e indirectos de dicho presupuesto, que serán revisados mediante el método analítico documental, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

b)    Cronograma Preliminar:

De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, el adjudicatario o contratista, según corresponda deberá presentar cronograma preliminar o programa de trabajo preliminar, así como el cronograma inicial o programa de trabajo inicial, conforme los términos establecidos el reglamento anteriormente citado.

c)    No objeción:

a)    De conformidad con la normativa, la Administración a través de la persona funcionaria designado como administrador del contrato debería emitir la no objeción sobre los siguientes documentos e información, en varios momentos procesales según se detalla:

b)    Presupuesto detallado: 8 días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación.

c)     Cronograma preliminar (8 días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación) final (3 dh posteriores a la notificación del a Orden de inicio de ejecución del bien o servicio.)

d)    índices utilizados, documentación probatoria del método analítico, anexos al cronograma en caso de ser queridos.

e)    Los actos de no objeción se emitirán mediante los formularios:

·       Anexo No. 5 - GFCONAFAC-FOR-PDP Mantenimiento CCI-PC: se utiliza para dar la no objeción al presupuesto detallado, el desglose de precios y los índices utilizados.

·       Anexo No. 6  GFCONAFAC-FOR-PDP-  Acto Motivado de no Objeción Cronograma Inicial (PI-PLT-ENO)

Casos en lo que no se emitirá la no objeción:

a)    Excepcionalmente, en caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de reajuste y de revisión de precios regulado en este reglamento. En tal caso el contratista podrá interponer el reclamo administrativo para garantizar el equilibrio económico del contrato.

b)    Para el método analítico documental, en caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de la documentación probatoria por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de revisión de precios mediante el método analítico documental regulado en este reglamento. En tal caso el contratista cuando corresponda podrá interponer el reclamo administrativo para garantizar el equilibrio económico del contrato.

c)     En caso de que el oferente decida voluntariamente presentar su oferta en una moneda distinta a la moneda de origen de los costos, ello imposibilita la aplicación del reajuste o la revisión de precios regulado en este reglamento, debido a la ausencia de información concordante entre la moneda de origen de los costos y de la moneda ofertada. No obstante, se podrá interponer el reclamo administrativo cuando el contratista demuestre variaciones sobrevinientes en los costos directos e indirectos, siempre y cuando no sean atribuibles a la variación del tipo de cambio de la moneda ofertada con relación al colón como unidad monetaria de Costa Rica.

5. Los plazos de emisión, revisión y aprobación del cronograma pueden ser consultados al final de este documento en el anexo 5 que se indican en este documento (no corresponde a los anexos que se encuentran de forma independiente).  

Mecanismo de Reajuste de precios (Artículo 43 de la LGCP y 107 del RLCP).

La presente contratación está sujeta al mecanismo de revisión de precios regulado en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública, los artículos 107, 108 y 109 de su Reglamento, así como lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios (Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN). La finalidad es garantizar el mantenimiento del equilibrio económico del contrato frente a variaciones en los costos directos e indirectos que se presenten durante la ejecución del objeto contractual.

Para la aplicación de reajuste de precios se hará uso de la siguiente fórmula:

Fórmula matemática para la aplicación del reajuste de precios:

Fórmula matemática de revisión de precios para las variaciones en los costos directos e indirectos del precio de una línea o un reglón de pago, para un mes calendario específico será la indicada en el Anexo 3 que se indican en este documento (no corresponde a los anexos que se encuentran de forma independiente). 

Fórmula matemática bajo método analítico documental:

Para la determinación del monto a revisar mediante el método analítico-documental, por concepto de los costos de los insumos o servicios, la Administración aplicará la siguiente fórmula para cada uno de los insumos o servicios que serán revisados mediante la fórmula del Anexo 4 que se indican en este documento (no corresponde a los anexos que se encuentran de forma independiente).  

Las condiciones para llevar a cabo el reajuste de precios de conformidad con el artículo 5 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios (RRP) serán:

1.     Le corresponderá a COMEX a través de la persona funcionaria designado como responsable de la Supervisión de ejecución del contrato; resolver sobre  el reconocimiento  de los reajustes o de las revisiones de precios, según se demuestren variaciones en los costos directos e indirectos, de conformidad con los análisis, el sustento suficiente y pertinente para su determinación y con base en la estructura de precio, el presupuesto detallado, los índices de precios oficiales o la documentación probatoria, según corresponda, la programación de la ejecución del contrato, entre otros documentos contractuales.

2.     La persona funcionaria designada como responsable de la Supervisión de ejecución del contrato llevará un control de las variaciones de los costos de los contratos que han sido aprobadas, con el objetivo gestionar los reajustes de precios cuando los costos bajen.

3.     El derecho a que se reajusten y revisen los precios del contrato, según corresponda, surge a partir de la fecha de la presentación de la oferta o de la fecha en que se aprueba una modificación.

4.     Las partes tendrán la obligación de aportar la documentación probatoria e información pertinente, con el propósito de asegurar la adecuada determinación del reajuste o la revisión de precios conforme al presente reglamento.

5.     Para la determinación del reajuste de precios y la revisión de precios, el cronograma de trabajo vigente se constituye en la herramienta de control del avance de las actividades ejecutadas del contrato, que permitirá verificar periódicamente el cumplimiento de los tiempos programados para su ejecución, salvo los casos de contrataciones con una única entrega.

6.     Los cálculos de la revisión de precios se harán con base en las valoraciones de pago por la entrega de los bienes o por la prestación de los servicios aprobadas por la Administración, conforme a los índices de precios del mes calendario de la presentación de la oferta y las cantidades planificadas e índices correspondientes al mes calendario conforme a la ejecución establecida en el cronograma vigente, cuando corresponda.

7.     Si el contratista se atrasa en la entrega del bien o la prestación del servicio por su única y exclusiva responsabilidad, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones se utilizarán los valores de los índices de precios de los meses calendarios que originalmente se consignaron en dicho cronograma.

8.     Si el contratista se adelanta en la entrega del bien o la prestación del servicio, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones de precios se utilizarán los valores de los índices de precios del mes calendario en que efectivamente se entregaron los bienes o se prestaron los servicios.

9.     El derecho al reajuste y revisión de precios concluye con el finiquito contractual, siendo que el finiquito impide reclamos futuros; esto para los casos en que se establece el finiquito en el contrato.

10.  No serán objeto de reajuste ni de revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

Método analítico documental para reajuste de precios:

En caso de que el oferente requiera establecer dentro de su estructura de costos un elemento que pueda estar sujeto a variaciones de precios en el mercado; cuyas fluctuaciones no siempre se encuentran reflejadas en los índices nacionales disponibles; el oferente podrá proponer dentro de su estructura de costos, el costo de dichos insumos mediante la aplicación del método analítico documental, aportando la justificación respectiva que respalde las variaciones presentadas.

La revisión de precios mediante el método analítico-documental se aplicará únicamente cuando haya ausencia de índices de precios de un determinado costo, para ello el oferente deberá advertir en la oferta la ausencia de los índices de precios y aportar la documentación probatoria pertinente (factura preforma o documento equivalente).

Los oferentes deberán presentar en la oferta una declaración jurada en donde se acredite la veracidad de la información que debe aportar conforme a lo regulado en el presente artículo; para tales efectos se aporta plantilla según documento denominado Anexo No. 1 Declaración Jurada método analítico (PI-DEC-IAM)

La factura preforma o documento equivalente, deberá contar con al menos la siguiente información:

·       Fecha de la emisión de la factura preforma.

·       Vigencia del o los precios de la factura proforma, la cual no podrá ser inferior a la fecha de la presentación de la oferta.

·       Nombre y razón social del proveedor y del comprador.

·       Información de contacto del proveedor.

·       País del proveedor del insumo o servicio.

·       Descripción y características principales del insumo o servicio.

·       Precio unitario concordante con la moneda con la que se presenta el precio ofertado.

·       Costos desagregados, tales como, pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.

En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, se requerirá que el oferente bajo su responsabilidad aporte una traducción libre al español de dicha información.

Las variaciones de los costos mediante este método se determinarán tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la compra o la adquisición y el día de la oferta, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente. El rubro se revisará mediante el método analítico-documental, siempre y cuando el pago del insumo o servicio haya sido aprobado por el administrador del contrato en una valoración de pago por la entrega del bien o por la prestación del servicio. El contratista deberá aportar obligatoriamente, así como la Administración exigir, la documentación probatoria (factura) de la compra o adquisición del insumo o servicio, contando con al menos la siguiente información:

a)    Fecha de la emisión de la factura de compra.

b)    Nombre y razón social del proveedor y del comprador.

c)     Información de contacto del proveedor.

d)    País del proveedor del insumo o servicio.

e)    Descripción y características principales del insumo o servicio.

f)      Precio unitario concordante con la moneda con la que se presenta el precio ofertado.

g)    Costos desagregados, tales como, pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.

Asimismo, el contratista deberá aportar la documentación probatoria (depósito o transferencia) que acredite el pago de la compra o la adquisición del insumo o servicio, que da sustento a la factura presentada. La Administración podrá solicitar cualquier información o documentación adicional que considere necesaria para resolver la solicitud.

Ofertas en Consorcio (en caso de que aplique) artículo 48 de la LGCP y artículo 125 inciso d, del Reglamento a la LGCP.

Se aceptará la figura de participación consorcial, para lo cual se debe aportar el correspondiente acuerdo de consorcio, el cual deberá cumplir con lo instaurado en el numeral 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Además, se debe tomar en cuenta lo instaurado en los artículos 128, 130 y 131 del mismo Reglamento.

El acuerdo cubrirá al menos los siguientes aspectos:

1. Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo electrónico y capacidad de las partes.
2. Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.
3. Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible, todo conforme a las regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento.
4. Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual.

En caso de que el oferente sea un consorcio deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Las cartas de certificación de experiencia que aporte el consorcio como oferente deberán ser acreditadas a los integrantes del consorcio y podrán sumarse con el fin de cumplir con la cantidad mínima solicitada en el requisito de admisibilidad.
• Se solicita que la empresa con mayor participación en el consorcio debe cumplir al menos con el cincuenta y un por ciento (51%) de la experiencia presentada mediante las cartas. Por lo que, de las tres cartas de experiencia solicitadas para los oferentes, la empresa que tenga el mayor porcentaje de participación del consorcio deberá aportar al menos dos cartas y otra de las empresas participantes deberá aportar al menos una carta.

Cláusulas penales y multas (Deberá indicarse si aplican, no podrá superar el veinticinco por ciento (25%) del precio del contrato).

Ver documentos adjuntos al pliego de condiciones denominado “Anexo No. 2 - Matriz_Multas_Mantenimiento CCI-PC, y Anexo No. 3 - Multas mantenimiento CCI-PC

1. Emergencias críticas: Se entenderá por emergencia crítica toda situación que comprometa la continuidad operativa de los servicios o el funcionamiento normal de las instalaciones. Dentro de este supuesto se incluyen, eventos asociados a interrupciones eléctricas, fallas en el suministro de agua, afectación de accesos a edificios, bloqueo o imposibilidad de uso de áreas esenciales. En estos casos, la atención debe realizarse de forma prioritaria, oportuna y efectiva, conforme a los tiempos de respuesta establecidos en el pliego. 

2. Ejecución deficiente: Se refiere a aquellos trabajos realizados de manera inadecuada, incompleta o sin cumplir con las condiciones técnicas requeridas, generando la necesidad de repetir labores, o atender nuevamente una misma falla por falta de una solución efectiva. En estos casos, la multa procede cuando la deficiencia sea atribuible al contratista y evidencie falta de calidad, diligencia o eficiencia en la ejecución. 

3. No reposición de personal mínimo: En caso de ausencia, incapacidad, renuncia, permiso, fuerza mayor u otra circunstancia que impida la presencia del personal asignado, el contratista deberá gestionar la sustitución o reposición del perfil correspondiente, cuando dicha ausencia genere una disminución, afectación o desmejora en la atención del servicio contratado. 

Para tales efectos, la ausencia no deberá superar el plazo máximo de un día hábil, debiendo el contratista contar con el personal requerido y con el mismo perfil a más tardar al día hábil siguiente de generada la ausencia. 

La multa procederá cuando el contratista no realice la reposición dentro de los plazos indicados, cuando el personal sustituto no cumpla con el perfil requerido, o cuando la ausencia genere una afectación en la continuidad, calidad o cobertura mínima del servicio contratado. 

CONTROL DE CALIDAD, TERCEROS AFECTADOS, RIESGOS Y COSTO BENEFICIO.  (Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio, los terceros interesados y/o afectados, así como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y los riesgos identificados, debiendo asegurarse de que el riesgo en ningún caso superará el beneficio que se obtendrá con la contratación. En lo que atañe a los procedimientos de control de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad.)

Para la presente contratación, el control de calidad se realizará mediante el siguiente formulario denominado 7. GFCONAFAC-FOR-MNT Control de calidad: Formulario de control de calidad del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del Centro de Control Integrado Paso Canoas.

Elaborado para este fin, mismo que deberá ser firmado por parte del Administrador del contrato, previa satisfacción de todos los detalles a cotejar.

Bandas: Se establecen las siguientes bandas de tolerancia para el precio ofertado en la evaluación de ofertas, siendo dichas bandas los montos máximos y mínimos dentro de los cuales se considerará las propuestas económicas de los ofertes como aceptable (precio razonable).

Línea N°1/partida N°1

Banda inferior (Con IVA incluido)

Monto Mensual de la línea 1

Banda Superior (Con IVA incluido)

Monto Mensual de la línea 1

1

₡24 106 948,00 IVAI

₡33 893 052,00 IVAI

Las bandas establecidas serán aplicadas para el monto ofertado en la línea 1 Mantenimiento preventivo. (El precio indicado en las bandas es el precio mensual)

En cuanto a la Línea 2 – Mantenimiento Correctivo, por tratarse de un servicio cuya ejecución depende de eventos imprevistos y requerimientos específicos durante la vigencia contractual, no deberá ingresarse en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) la sumatoria estimada del mantenimiento correctivo. En su lugar, el oferente deberá consignar el monto simbólico de ₡1 (un colón) o $1 (un dólar), según la moneda de su oferta, dado que las respectivas Órdenes de Compra se generarán contra demanda efectiva del servicio y conforme a las necesidades reales de la Administración.

La Administración aclara que las bandas o rangos de precios incorporados en el presente procedimiento constituyen un parámetro de referencia técnica para el análisis de razonabilidad económica de las ofertas y no un mecanismo de aplicación automática, irrestricta o excluyente por sí mismo. En consecuencia, la eventual determinación de que un precio resulte ruinoso, no remunerativo o excesivo no se derivará de manera automática del solo hecho de ubicarse fuera de dichos rangos, sino que será objeto de un análisis integral y motivado, conforme a los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y eficiencia previstos en el artículo 34 de la Ley General de Contratación Pública, así como al procedimiento y alcances establecidos en el artículo 106 de su Reglamento. Dicho análisis considerará la naturaleza del servicio, las condiciones del mercado, la estructura de costos declarada, las explicaciones que resulten procedentes y la capacidad del oferente para cumplir adecuadamente con las obligaciones contractuales, todo ello en resguardo del interés público y del principio de igualdad entre oferentes.

Garantía de Cumplimiento:

El oferente deberá rendir en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) una garantía equivalente al ocho por ciento (8%) del monto total ofertado para la Línea 1 – Mantenimiento Preventivo.

La garantía podrá presentarse con una vigencia de catorce (14) meses, bajo la condición de que dos meses previos al vencimiento de la garantía vigente, el contratista deberá aportar nuevamente la garantía del siguiente año contractual por 14 meses y así sucesivamente hasta completar el plazo total del contrato; a riesgo de ejecución de la garantía anterior, en caso de incumplimiento del depósito de la nueva garantía. Para el último año contractual, la garantía debe ser rendida hasta por dos meses adicionales a la fecha prevista para la finalización del contrato.

La falta de presentación oportuna de la nueva garantía facultará a la Administración para ejecutar la garantía vigente, sin perjuicio de las demás acciones que correspondan conforme al ordenamiento jurídico y al contrato.

Fórmula

En dónde

PC

Representa el precio unitario o total, según corresponda, expresado en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio.

Representa la sumatoria de los costos directos de la mano de obra en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio, los cuales incluirán los salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Representa la sumatoria de los costos directos de los insumos en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio. Dichos costos pueden desagregarse en materiales, equipos, maquinaria, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros.

Representa la sumatoria de los costos por las subcontrataciones en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio. Este componente se utilizará en los casos que corresponda, de conformidad con lo establecido en artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Representa la sumatoria de los costos indirectos de la mano de obra en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó en el precio, los cuales incluirán los salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Representa la sumatoria de los costos indirectos de los insumos en valores absolutos, en concordancia con la o las monedas en que se presentó el precio. Dichos costos pueden desagregarse en materiales, equipos, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros.

Representa la sumatoria de los costos de insumos y/o servicios en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio, que serán reajustados o revisados mediante el método analítico documental.

U

Representa el monto de la utilidad en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio.

I

Representa el monto de imprevistos en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio, en caso de que este se haya estimado dentro de los componentes del precio.

Fórmula

En dónde

PCP

Representa la ponderación total de la estructura de precio en valores porcentuales, cuya sumatoria debe equivaler a un valor porcentual del cien por ciento (100%) en la moneda correspondiente.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos directos de mano de obra.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos directos de los insumos.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos de las subcontrataciones, cuando corresponda.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos indirectos de mano de obra.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos indirectos de los insumos.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos de insumos y/o servicios que serán reajustados o revisados mediante el método analítico-documental.

Up

Representa la ponderación en valor porcentual de la utilidad.

IP

Representa la ponderación en valor porcentual de los imprevistos, en caso de que este se haya estimado dentro de los componentes del precio.

Fórmula

En dónde

Rpc:

Representa el monto de la revisión del precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago en un mes calendario específico, conforme a la moneda ofertada.

PC:

Representa el monto del precio unitario contractual de la línea o del renglón de pago.

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos directos.

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos directos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos directos.

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos por subcontrataciones, multiplicada por la variación del índice general (IPG), y en su ausencia, siempre y cuando se demuestre que no existe un índice de precio general estrechamente vinculado con la variación de los costos que desea medir para la subcontratación, se podrá utilizar el Índice de Precios al Consumidor (IPC).

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del IPG, o IPC según corresponda, de un mes calendario específico entre el valor del IPG, o IPC según corresponda, del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de mano de obra, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de mano de obra indirecta.

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

Representa la sumatoria de cada ponderación en valor porcentual de los costos indirectos de insumos, que serán revisados mediante índices, multiplicada por la variación de los índices de precios de los insumos indirectos.

Dicha variación se obtiene de dividir el valor del índice de un mes calendario específico entre el valor del índice del mes calendario de la presentación de la oferta y restarle la unidad.

Para efectos de la aplicación de la fórmula, cada ponderación en valor porcentual de los costos deberá ser expresada en forma decimal con aproximación a la cifra diezmilésima, esto es que la cifra numérica tendrá

cuatro dígitos después de la coma.

Fórmula

En dónde

R_i

Representa el monto de la revisión del precio unitario del insumo o servicio mediante el método analítico documental.

P_if

Representa el precio unitario del insumo o servicio en la fecha de la compra.

P_io

Representa el precio unitario del insumo o servicio en la fecha de presentación de la oferta.

Consideraciones generales de la fórmula

Para el cálculo de la revisión de precios de la valoración de pago por la entrega de bienes o por la prestación de servicios, el monto de la revisión del precio unitario del insumo o servicio (R i ) será multiplicado por la cantidad aprobada de la línea o del renglón de pago asociada a ese insumo o servicio en dicha valoración de pago.

 Cronograma preliminar y anexos

Cronograma inicial de las fechas acordadas

Tipo de proceso

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Contratación de bienes y servicios

Presentación

Adjudicatario

8 dh de la firmeza del acto de adjudicación

Contratista

3 dh posteriores a la notificación del a Orden de inicio de ejecución del bien o servicio.

Emisión de la no objeción o devolución al adjudicatario

Ejecutor del Contrato

5 dh desde la presentación de la documentación

Ejecutor del Contrato

3 dh posteriores a la presentación de la documentación

Subsane del cronograma y anexos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Emisión de la no objeción.

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Entregas según demanda

Emisión de la no objeción o devolución al adjudicatario

Ejecutor del Contrato

5 dh desde la presentación de la documentación

Ejecutor del Contrato

3 dh posteriores a la presentación de la documentación

Subsane del cronograma y anexos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Adjudicatario

2 dh desde la devolución de los documentos

Emisión de la no objeción.

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Ejecutor del Contrato

2 dh hábiles desde la devolución de los documentos

Actualización de cronograma

Solicitud de prórroga del plazo y nuevo cronograma

Contratista

8 dh siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo de ejecución o a la fecha de reinicio del plazo del contrato en caso de una suspensión.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

Actualización de cronograma por modificación del contrato

Solicitud de actualización del cronograma

Contratista

5 dh posterior a la notificación de la modificación ordinaria puede solicitar plazo mayor hasta 15 días hábiles debidamente fundamentado.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

Actualización del contrato por inclusión de un nuevo renglón

Solicitud de actualización del cronograma

Contratista

5 dh posterior a la notificación de la modificación ordinaria puede solicitar plazo mayor hasta 15 días hábiles debidamente fundamentado.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

I. CONDICIONES GENERALES PARA LICITACIÓN MAYOR

Ofertas

El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de líneas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar las de su interés, a menos que expresamente se indique en el documento PI-PLT-ELM (Condiciones Específicas), que el oferente debe cotizar varias o todas las líneas de forma conjunta, debidamente motivado.

No se admitirá la cotización parcial de una línea.

Vigencia de las ofertas

Las ofertas que se sometan a este concurso deberán tener un plazo mínimo de 90 días hábiles, y se entenderán vigentes por este periodo (noventa (90) días hábiles) aquellas ofertas en las que no se haga la indicación de dicha información en la oferta.

Mejora de precios

En caso de que se habilite en el documento del Pliego de Condiciones denominado “Condiciones Específicas”, la mejora de precios; se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

1.     La facultad de mejorar los precios ofertados podrá ser ejercida por todos los oferentes que hayan presentado su oferta económica, una vez realizados los estudios de razonabilidad sobre los precios originalmente ofertados.

2.     Los precios una vez mejorados serán considerados para efectos comparativos y también deberán ser sometidos al respectivo análisis de razonabilidad del precio.

3.     Bajo ningún supuesto la mejora implicará disminución de cantidades, desmejora de la calidad y condiciones de lo originalmente ofrecido o el otorgamiento de una ventaja indebida para el proponente ni podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

4.     En todo caso, el oferente que presente una mejora del precio se encuentra obligado a justificar la disminución del precio.

5.     El oferente que ofrezca descuentos y mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio descontado, considerando todos los elementos que lo componen, además de la estructura del precio sin descuento.

6.     Si los descuentos o las mejoras en los precios se presentan en la oferta, podrán ser considerados para efectos de comparación de precios, de lo contrario únicamente serán considerados para efectos de pago.

Bienes o servicios en tecnología

En el caso de adquisición de tecnología, el contratista está obligado a entregar objetos actualizados. La última actualización se entenderá, entre otras cosas, que el bien esté en línea de producción al momento de la entrega, o como la última versión del fabricante, cuando el objeto admita actualizaciones de esa naturaleza y ésta haya sido conocida en el mercado al menos un mes antes de la entrega de la orden de inicio. Para estos efectos, la entidad podrá pedir al contratista que respalde el ofrecimiento con una certificación emitida directamente por el fabricante.

La mejora deberá primero informarse por escrito, explicando en detalle en qué consiste el cambio, de ser necesario a partir de literatura técnica y cualquier otro elemento que resulte pertinente. La Administración contará con diez días hábiles para resolver motivadamente la gestión, aceptando o rechazando el cambio propuesto, lapso que suspenderá el plazo de entrega. En caso de que se acepte la mejora la Administración, a petición del contratista, podrá prorrogar de manera justificada el plazo de entrega, que no podrá exceder el plazo original.

En ninguna circunstancia, los cambios en los bienes o servicios podrán demeritar las garantías y condiciones de los bienes inicialmente ofrecidas, las cuales se consideran un mínimo que no podrá ser rebajado ante modificaciones de esta naturaleza.

Ofertas en consorcio

Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio.

Los términos, condiciones y extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, no podrán modificarse sin el consentimiento previo del ente contratante. Los requisitos legales deben ser cumplidos por todas las personas integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos del pliego de condiciones por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.

Las ofertas presentadas en consorcio, en que participen dos o más firmas deberán cumplir los siguientes requisitos:

·       Presentar un acta de constitución (acuerdo o contrato consorcial) del consorcio firmado por todos los integrantes, indicando el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones, con la documentación de respaldo pertinente, donde expresen la responsabilidad solidaria con respecto a la ejecución del contrato.

·       Se deberá designar, mediante poder, quién ejercerá o fungirá como responsable y autorizado para contraer obligaciones.

·       Para el caso de garantía de cumplimiento aportada en una oferta en consorcio; deberá rendirse de manera solidaria de conformidad con lo establecido en el artículo 110 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (LGCP).

·       Los oferentes consorciados deberán cumplir (uno o en conjunto) con los requerimientos solicitados en el pliego de condiciones.

·       En caso de ser Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) o Pequeños y Medianos Productores Agropecuarios (PYMPA) deberán estar registrado en el Registro Nacional de Consorcios Pyme.

·       En caso de ser PYMES o PYMPA y el plazo del contrato sea superior a 2 años deberán presentar la renovación del consorcio.

·       En caso de ser PYMES o PYMPA, desde el momento de presentación de la oferta y hasta la finalización del contrato, se prohíbe la inclusión de un nuevo miembro o la exclusión de cualquiera de los que participaron durante el proceso licitatorio. Lo anterior, se rige por lo establecido en la Ley General de Contratación Pública (artículos 48 párrafo cuarto) y su reglamento (artículos 77, 125 inciso d), 127, 129, 130, 131), así como la Ley para el Fomento de la Competitividad de la PYME mediante el desarrollo de consorcios, Ley N°9576 y su reglamento y supletoriamente las demás normas vinculantes.

Ofertas Conjuntas

En caso de que en las condiciones específicas se habilité las ofertas conjunta, cada interesado podrá garantizar solo su parte del negocio.

Observaciones al acto de apertura

·       Los oferentes podrán efectuar observaciones únicamente a través del sistema digital unificado dentro de los dos días hábiles siguientes al plazo de apertura de las ofertas. En caso de que se presenten observaciones, éstas se consignarán en el expediente electrónico y serán valoradas por la Administración.

Aplicación de instrumentos internacionales

·       Esta contratación está cubierta por los siguientes instrumentos internacionales:

1.     Tratado de Libre Comercio entre Centroamérica y Chile y del Protocolo Bilateral Adjunto Celebrado entre las Repúblicas de Costa Rica y Chile, Ley N°8055.

2.     Tratado de Libre Comercio República Dominicana - Centroamérica - Estados Unidos (TLC), Ley N°8622.

3.     Tratado de Libre Comercio entre Centroamérica y Panamá y Protocolo Bilateral entre la República de Costa Rica y la República de Panamá al Tratado de Libre Comercio entre Centroamérica y Panamá Ley N°8675.

4.     Tratado de Libre Comercio entre el Gobierno de la República de Costa Rica y el Gobierno de la República de Perú, Ley N°9133.

5.     Tratado de Libre Comercio entre la República de Costa Rica y la República de Singapur, Ley 9123.

6.     Acuerdo por el cual se establece asociación entre Centroamérica, por un lado y la Unión Europea y sus estados miembros, Ley N°9154.

7.     Tratado de Libre Comercio entre los Estados de la Asociación Europea de Libre Comercio, y los Estados Centroamericanos, Ley N°9232.

8.     Tratado de Libre Comercio entre la República de Costa Rica y la República de Colombia, Ley N°9238.

9.     Acuerdo de Asociación entre el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte y Centroamérica, Ley 9775.

10.  Tratado de Libre Comercio entre la República de Corea y las Repúblicas de Centroamérica Ley N°9671.

11.  Acuerdo de Asociación Comercial entre el Gobierno de la República de Costa Rica y el Gobierno de la República del Ecuador, Ley N°10494.

12.  Acuerdo de Asociación Económica Integral sobre Comercio e Inversión entre Costa Rica y Emiratos Árabes Unidos, Ley N°10618

Recursos de objeción al cartel

Conforme a lo previsto en el artículo 56, inciso j) de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 254 del Reglamento a dicha ley, para la presente contratación, procede el recurso de objeción al pliego de condiciones en el plazo de 8 días hábiles siguientes a la comunicación del pliego de condiciones; siendo competente para su resolución la Contraloría General de la República. Cuando se objete un pliego de condiciones que ya había sido sometido al recurso de objeción, es susceptible de ser impugnado únicamente el contenido del pliego objeto de modificación, no así el contenido de cláusulas consolidadas que no fueron modificadas con anterioridad.

Recursos de Apelación

·       El plazo para interponer el recurso de apelación en el Sistema Digital Unificado contra el acto respectivo iniciará su cómputo a partir del día hábil siguiente a la notificación de todas las partes; siendo competente para su resolución la Contraloría General de la República.

·       Los plazos se computarán conforme a las reglas especiales previstas en la Ley General de Contratación Pública y en su Reglamento. Se acudirá a otras normas generales, de forma supletoria.

·       Todo recurso se deberá interponer utilizando para ello los formularios electrónicos designados en el Sistema Digital Unificado y los documentos adjuntos corresponderán a la prueba que apoye las argumentaciones de las partes.

·       Para la interposición del recurso se entienden hábiles todas las horas del día en que venza el plazo para presentarlo. En el evento en que el recurso se presente en un día inhábil se tendrá por presentado al día hábil siguiente.

·       El recurso de apelación deberá interponerse dentro de los ocho días hábiles siguientes a su notificación.

Permisos y Licencias Municipales (patentes)

El proveedor deberá cumplir con la normativa relacionada con la licencia municipal (patente) de  conformidad con lo establecido en la Ley N°7794 Código Municipal del  30 de abril de 1998, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°94 y Permiso de Funcionamiento del Ministerio de Salud vigentes de conformidad con la Ley General de Salud N°5395, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°222 del 24 de noviembre de 1973, Alcance N°172 y “Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, permisos de habilitación y autorizaciones para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud” emitido mediante Decreto Ejecutivo N°43432 del  09 de marzo de 2022, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°56, Alcance N°50; todos los establecimientos industriales, comerciales y de servicio deben contar la autorización o Permiso Sanitario de Funcionamiento para operar en el territorio nacional, según sea la actividad; para lo cual deberá aportar:

·       Copia de la Licencia municipal (patente) vigente: a nombre del oferente y relacionada con el giro comercial pertinente del objeto de la contratación en caso de que corresponda.

·       Copia de permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud; vigente: a nombre del oferente y relacionada con el giro comercial pertinente del objeto de la contratación en caso de que corresponda.

Obligaciones de seguridad Social

·       Las obligaciones sociales resultan únicamente exigibles a las empresas que operen en Costa Rica, de esto se comprende que si la empresa adjudicada es extranjera deba presentar toda la documentación requerida para cumplir dichas obligaciones conforme a la normativa costarricense que rige dicha materia.

·       Los oferentes extranjeros en caso de ser adjudicatario tienen la obligación de estar inscritos ante la Administración Tributaria Costarricense como contribuyentes al mantener operaciones comerciales en el país, y deberán inscribirse ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y mantenerse al día con las obligaciones tributarias, durante la ejecución contractual, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS)

·       Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios, en las cuáles se derive las obligaciones laborales y de seguridad, incluyendo el salario mínimo vigente por el Decreto de salarios mínimos, el contratista estará obligado a cumplir estrictamente con dichas obligaciones durante el plazo de ejecución del contrato respectivo. COMEX se reserva el derecho de solicitar información sobre el particular en cualquier momento, entendiéndose la inobservancia de este requisito como causal de incumplimiento contractual. Lo anterior de conformidad con la Directriz N°34 del 8 de febrero del 2002.

·       El oferente deberá aportar certificación de inscripción de la Comisión de Salud Ocupacional ante el MTSS, de conformidad con el decreto ejecutivo N°39408-MTSS del 23 de noviembre de 2015, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°19 del 19 de enero de 2016 vigente a partir del 28 de enero de 2016; en su artículo 5° indica que “Toda persona empleadora que contrate o subcontrate los servicios de otra u otras empresas para la ejecución de obra o servicio a tiempo determinado, debe solicitar, como requisito de contratación, que el intermediario cuente con su propia comisión, oficina o departamento, según corresponda.”

·       Asimismo, cuando tenga diez o más trabajadores, deberá contar con la Comisión de Salud Ocupacional cuando el Código de Trabajo según establece en su artículo 288 lo siguiente: “En cada centro de trabajo, donde se ocupen diez o más trabajadores, se establecerán las comisiones de salud ocupacional que, a juicio del Consejo de Salud Ocupacional, sean necesarias. […]”

Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS)

·       Todo oferente deberá estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS lo cuál será verificado por la administración previa consulta al Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), en caso de que se esté gestionando un arreglo de pago aprobado por dicho ente, deberá estar vigente y ser aportado al momento de la apertura de las ofertas. 

Póliza de Riesgos del trabajo (RT):

·       La póliza de RT debe contener claridad en cuanto a la Actividad Económica; la cual debe guardar relación y vinculación con el objeto contractual; caso contrario deben comunicarse con el Instituto Nacional de Seguros (INS) para restablecer la categoría correspondiente previo a presentar la documentación ante COMEX.

·       El patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo, la póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación, para lo cual deberá presentar copia de esta, dónde se refleje la inclusión del personal que está realizando el servicio en la institución.

·       Adicionalmente se recuerda que todo patrono deberá cumplir con todas las obligaciones obrero-patronales y de seguridad social.

Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF)

De conformidad con la Ley N°8783, reforma a la Ley N°5662, todos los patronos y personas que realicen, total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día con el pago de sus obligaciones con FODESAF, conforme a dicha ley. COMEX se reserva el derecho de verificar el estado de las empresas respecto a la morosidad por los medios que FODESAF disponga para tales efectos.

Los oferentes extranjeros se comprometen en caso de resultar adjudicatarios, a inscribirse como patrono ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF) y mantenerse activo y al día con sus obligaciones ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, durante la ejecución contractual

Adjudicación

Para la presente contratación, la administración tendrá un plazo máximo para adjudicar, no mayor al doble fijado como plazo para recibir ofertas fijado en el pliego de condiciones, en caso de requerir un plazo adicional la Administración emitirá un acto motivado indicando el plazo de ampliación respectivo.

COMEX se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.

Garantía de Cumplimiento

El adjudicatario tendrá un plazo de 10 días hábiles a partir de la firmeza del acto de adjudicación para el depósito de la Garantía de Cumplimiento.

La vigencia de la Garantía de Cumplimiento deberá cubrir el plazo de la contratación y cuyo vencimiento será al menos hasta dos meses adicionales a partir de la fecha probable de recepción definitiva del objeto contractual.

El monto de la garantía (porcentaje sobre el monto de estimación) será definido en el formulario electrónico del Sistema Digital Unificado (SDU) en la sección de 4. Garantías.

En caso de contratos de cuantía inestimable se establecerá una suma específica que garantice la debida ejecución contractual en el formulario electrónico del Sistema Digital Unificado (SDU) en la sección de 4. Garantías.

Cuando la cuantía del contrato resulte muy elevada o el plazo contractual sea muy extenso y ello eleve de forma desproporcionada el monto de la garantía o resulte muy oneroso mantenerla, la Administración, en el pliego de condiciones denominado PI-PLT-ELM (Condiciones Específicas para Licitación Mayor), podrá solicitar una garantía con una vigencia menor al plazo contractual, bajo la condición de que dos meses antes de su vencimiento el contratista aporte la nueva garantía, como mitigación de un posible riesgo de ejecución de la anterior, en caso de incumplimiento.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato o el contrato se encuentre aún en ejecución. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración deberá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso, el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero y solicitar el reintegro del mismo.

Las garantías de cumplimiento y colaterales presentadas por las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley N°8262 y sus reglamentos; podrán ser otorgadas a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (FODEMIPYME) o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley del Sistema Nacional de Banca para el Desarrollo, Ley N°8634 de 23 de abril de 2008, siempre y cuando las PYMES solicitantes cumplan con todos los requisitos y las condiciones de la normativa vigente.

Formalización Contractual

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.

Las contrataciones se formalizarán mediante orden de compra y/o contrato, denominada Contrato en Sistema Digital Unificado; la cuál contendrá los términos y condiciones de la adjudicación en los casos que correspondan.

En todo lo relacionado con la formalización, el contrato estará constituido por el pliego de condiciones, la oferta del adjudicatario; el aviso de la adjudicación; el contrato (la orden de pedido) con la aprobación interna de la Dirección de Asesoría Jurídica y de la Contraloría General de la República cuando corresponda.