Compra de bolsas para ropa-instrumental contaminado, según demanda

REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Plazo de entrega: El INS realizará los pedidos según su necesidad y la persona oferente que resulte persona adjudicataria contará con un plazo máximo de 40 días naturales para la entrega de los suministros a partir del recibo de la solicitud.

El INS se reserva el derecho de requerir pedidos a las personas oferentes que resulten persona adjudicatarias, con plazos superiores a los 60 días naturales, según criterios de oportunidad y conveniencia, para lo cual se indicará en cada pedido el plazo mínimo y máximo de entrega.

Con solo presentar su oferta se tiene por aceptado ese plazo máximo; sin embargo, para considerar el plazo como elemento de desempate, podrá indicar plazo de entrega menor al máximo establecido.

Plazo de entrega indicado como inferior a un día, cero días o inmediato, se entenderá como un día natural para efectos de desempate y ejecución.

Se desestimarán las ofertas que superen el plazo de entrega definido.

B. La persona oferente debe aportar la ficha técnica de todas las partidas cotizadas, la misma debe ser idéntica al producto ofrecido y debe venir en idioma español.

C. Muestras: La persona Oferente deberá entregar la cantidad de muestras indicadas en el cuadro ll del apartado l por partida cotizada, idéntico al producto cotizado identificado con los siguientes datos:

• Nombre de la persona oferente que las presenta.
• Nombre del producto.
• Número de la presente contratación.
• Código del INS.
• Número de línea.

Las muestras, serán sometidas a pruebas de confrontación, en donde se contemplará características, marca, esta se realizará por análisis visual y comprobación de la ficha técnica y la muestra aportada. Las muestras serán analizadas por colaboradores del Centro de Distribución y Logística del INS, en adelante CEDINS.

Los suministros entregados durante la ejecución del contrato serán evaluados contra la muestra aportada por la persona adjudicataria para el proceso de contratación, a efecto de verificar que las características del producto entregado correspondan a las aprobadas durante la etapa de evaluación de ofertas.

Presentación de las muestras:

La (s) muestra (s) a aportar deberá (n) ser idéntica (s) al producto que entregará en caso de ser adjudicado, la persona Oferente deberá entregar las muestras para cada partida en el que participa de acuerdo con el cuadro ll del apartado l y debe estar debidamente rotulada con el nombre de la persona oferente, número de concurso y número de partida. No se aceptará la presentación de muestras rotuladas iguales para dos o más líneas diferentes.

Ejemplo de etiqueta:

Nombre de la empresa: __________________________________

N° de Concurso: _______________________________________

N° de Partida: __________________________________________

Clave SIFA: ___________________________________________

Nombre del Insumo: _____________________________________

Para efecto de valoración técnica, la persona oferente podrá entregar la (s) muestra (s) a partir del día hábil posterior a la publicación del proceso en horario de las 8:00 a las 15:00 horas en el CEDINS, ubicado en el Coyol de Alajuela, en el Parque Logístico Green Park Free Zone (Autopista Bernardo Soto, 1,3 kilómetros al oeste del Hotel Aeropuerto), edificio número 8.

Para la entrega se debe coordinar con los funcionarios: Alejandra Méndez (amendeza@grupoins.com), Jiuver Alfaro (jalfaroc@grupoins.com) e teléfono 2287-6000 extensiones: 38207, 38222, respectivamente.

Tipo de pruebas que se van a realizar a las muestras:

Organolépticas: Las muestras serán analizadas organolépticamente por el personal técnico del CEDINS, en caso de requerir en coordinación con el personal de la Red de Servicios de Salud. Hay que recalcar que, al referirse a las propiedades organolépticas, estas son las que se perciben con los órganos de los sentidos, como la textura, el color, consistencia, elasticidad, el tamaño, según corresponda.

Así mismo, será utilizado el sistema métrico decimal, medidas de longitud, mediante instrumentos como: porta agujas, regla, lupa, centímetro, micrómetro, pie de rey estereoscopio, romanas, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas dadas en la ficha del producto y asegurar el cumplimiento de las estás y por ende la finalidad de la compra.

Conjuntamente se verificará con literatura, catalogo y documentación, certificados de tercera parte, registro de equipo material biomédico e informe de análisis aportados por el proveedor en su oferta.

Pruebas de Laboratorio u otros: En caso de que, durante el análisis organoléptico de cualquiera de las muestras, se presente duda razonable sobre la calidad y seguridad física y/o biológica del producto en cualquiera de sus partes, la Administración enviará el artículo a un análisis especializado hecho por un laboratorio certificado por el ente costarricense de Acreditación (ECA), que verifique y certifique los aspectos puestos en duda sobre las características del producto.

Responsable Técnico de realizar las pruebas y valorarlas:

El personal técnico del CEDINS, en caso de requerir en coordinación con el personal de la Red de Servicios de Salud, serán los encargados de realizar las valoraciones organolépticas según lo descrito previamente.

Metodología utilizada en la aplicación de pruebas:

• Metodología para pruebas organolépticas y metrológicas:

Serán analizadas por parte del personal técnico del CEDINS, mediante pruebas organolépticas (vista, tacto, olfato), además de las pruebas metrológicas, se utiliza el sistema métrico decimal, medidas de peso y de volumen según corresponda, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel y asegurar el acatamiento para cada insumo en particular, con la finalidad para la cual serán adquiridos de la siguiente forma:

Se verificará con literatura adjunta, catalogo y sitio web, certificados de tercera, registro de equipo material biomédico, informe de análisis, y el sentido de la vista y tacto una vez reconstituida la muestra del producto.

Metodología para pruebas de Laboratorio u otros:

La presentación de las muestras es indispensable para corroborar que se ajuste estrictamente al objeto contractual, dado que se trata de artículos de uso Médico-quirúrgico en la prestación de los servicios, donde la verificación de las especificaciones mismas de la ficha técnica es indispensable, en pro de la salud y bienestar del usuario final. Queda a discreción de la Administración solicitar la presentación del producto ofertado mediante sesión virtual o presencial según sea pertinente en aquellos casos en los cuales el costo del producto sea oneroso.

Las muestras de las ofertas no adjudicadas podrán retirarse una vez que el concurso adquiera firmeza, para lo cual, la persona oferente contará con quince (15) días naturales a partir de la citada firmeza para gestionar la devolución. Después de este período, la Administración dispondrá libremente de ellas. Para la devolución de las muestras en el momento que corresponda, la persona oferente deberá coordinar vía correo con los funcionarios: Alejandra Méndez (amendeza@grupoins.com), Jiuver Alfaro (jalfaroc@grupoins.com) e Ilaine Valverde (ivalverder@grupoins.com), teléfono 2287-6000 extensiones: 38207, 38222, 38203, respectivamente.

Las muestras de las ofertas adjudicadas las conservará el Instituto para ser utilizadas como referencia al momento de recibir el producto y hasta un (1) año posterior a su fecha de expiración, para los efectos técnicos que correspondan.

Procedimiento para asistir a la valoración de muestras.

Podrán asistir al procedimiento de análisis de las muestras aquellas personas oferentes que hayan presentado las muestras de su producto previo a la apertura del proceso.

Una vez que se realice la apertura del proceso el proveedor cuenta con un lapso de 3 horas para solicitar por medio de correo dirigido a los funcionarios: jcastrillop@grupoins.com, jcastroh@grupoins.com, su participación en la revisión de la o de las muestras aportadas.

La información que el proveedor debe incluir en la solicitud deberá ser la siguiente:

• Número de contratación.
• Partida y líneas de interés
• Personas designadas (2 personas máximo sin excepciones)

Posterior el personal técnico y administrativo del CEDINS, les estará indicado la fecha, hora y lugar en la cual se estará convocando al proceso de revisión, cabe destacar que, durante la revisión de muestras no se podrán tomar fotografías sin previa autorización del personal del CEDINS.

En caso de no remitir el correo con la información de la asistencia en el plazo indicado, se dará por entendido que no va a participar, por lo que no se aceptaran solicitudes posteriores al plazo indicado y en otras etapas contractuales.

En caso de llegar 10 minutos posterior a la hora pactada, no serán recibidos. Bajo alguna circunstancia de fuerza mayor, en que los representantes no puedan asistir a la cita, deberá comunicarlo (al mismo correo donde solicito la cita) al menos con 24 horas hábiles de anticipación, la reprogramación de la cita quedara a sujeta a disponibilidad de la Administración, en caso, de no indicarlo y no asistir a la cita en la fecha pactada, no se realizarán reprogramaciones.

Se estarán asignando las citas por día para las partidas y líneas que se van a valorar, de conformidad con la disponibilidad de la Administración.

 Si la muestra se debe remitir al personal de la Red de Servicios de Salud, una vez que, se reciba el criterio experto, se procederá a dejar acreditado el criterio emitido en el estudio técnico correspondiente.

Cabe señalar que, si por un tema de capacidad instalada de la Institución, la revisión de las muestras no puede ser finalizada el día asignado se estará reprogramando conforme la disponibilidad de la Administración.

El Instituto se reservará el derecho de anticipar la revisión de las muestras conforme la recepción de estas (sin la presencia de las personas oferentes).

Durante el proceso de revisión de muestras, la persona oferente no podrá emitir criterio alguno y/o cuestionamientos respecto al proceso que realice la Administración.

Cabe destacar que, durante la revisión de muestras no se podrán tomar fotografías sin previa autorización del personal del CEDINS.

En aquellos casos donde la persona oferente mantenga una posición de desacato a lo anteriormente indicado respecto a no emitir criterio, manipular las muestras en la etapa de análisis y tomar fotografías la Administración se reserva el derecho de solicitar el retiro del o los representantes de la empresa y en caso de que, la persona continue con la conducta de desacato, se procederá a cerrar el proceso de revisión y análisis de muestras y el personal técnico se retirará del lugar. La persona oferente que incurra en dicha situación podrá solicitar la reprogramación de la cita, no obstante, deberá designar otra persona distinta a la que incurrió en la conducta de desacato que derivó en la suspensión del proceso de revisión.

Al momento de la revisión y análisis de muestras, la Administración no emitirá, ni adelantará criterios sobre el cumplimiento o rechazo del insumo.

El análisis de las muestras quedará sujeto a la disponibilidad de las muestras que hayan entregado las personas oferentes al momento de la cita que hayan solicitado para participar del proceso.

De todo lo actuado se dejará constancia en el estudio técnico que se encontrará a disposición en el expediente electrónico SICOP.

D.Para todas las partidas, la persona oferente deberá indicar las condiciones de almacenamiento del producto ofrecido.

E.Sobre el establecimiento la persona Oferente debe aportar:

1. Permiso sanitario de funcionamiento para la actividad, extendido por el Ministerio de Salud, el cual debe estar vigente a la fecha de apertura y dentro de la vigencia del contrato.
2. Aportar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar una certificación o el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto a dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe ser atinente a la relación contractual y estar a nombre de la persona oferente; o bien, presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.

F.La persona oferente deberá manifestar expresamente en su oferta, que se compromete a presentar ante la Administración un plan contingente para la prestación del servicio, en donde indique cuales serían las acciones concretas que tomaría en el caso de que, por fuerza mayor, caso fortuito o causas imputables a su gestión, no pueda cumplir con lo estipulado en las condiciones y requisitos técnicos durante el periodo de ejecución contractual del represente proceso.

Lo anterior, considerando la sana práctica en la materia de gestión de riesgos, lo que permita poder identificar de manera previa las acciones de mitigación a implementar cuando se materialice algún evento de esta naturaleza durante el proceso de ejecución contractual.

Asimismo, en caso de resultar la persona adjudicataria; se compromete a remitir este plan a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco (5) días hábiles a partir de la orden de inicio, dicho plan debe considerar al menos los escenarios de falta de recursos humanos para atender los servicios de mano de obra, falta de recursos tecnológicos, falta de instalaciones para reparaciones en sitio, falta de repuestos.

Lo anterior son aspectos mínimos que al menos deberá considerar la persona oferente en el planteamiento de su plan contingente, el cual debe estar asociado a su propia operativa y gestión, que permita garantizar la continuidad del servicio que brinda ante una eventualidad.

Se aclara que este plan contingente solicitado en el presente pliego de condiciones va en relación de cómo la persona oferente que resulte adjudicataria actuaría en caso de presentarse algún evento o situación de fuerza mayor o caso fortuito en la prestación del servicio técnico que debe brindar a los equipos.

Este plan contingente, no guarda relación ni va enfocado en que la persona oferente que resulte adjudicataria tenga que brindar un servicio alterno, sino más bien tiene como objetivo que la persona oferente que resulte persona adjudicataria realice un análisis de riesgos en donde logre identificar potenciales eventos con un impacto y frecuencia determinada (que sólo él conoce) y que de esta manera plantea acciones que permitan mitigar o eliminar este riesgo remanente. A manera de ejemplo, la persona oferente que resulte adjudicataria podría identificar qué acciones tomaría en el caso de que no cuente por fuerza mayor con la totalidad del personal encargado de brindar el servicio de mantenimiento correctivo, en donde podría plantear acciones como realizar intervenciones de manera remota con el fabricante o incluso traer a un recurso propio de este para atender una falla en el sistema.

Para la Administración es esencial que la persona oferente que resulte adjudicataria realice este mapeo de sus riesgos desde una fase temprana, qué genere un mayor margen de acción y que permita implementar de una manera pronta y ya aprobada previamente, las acciones que se tomarían para solventar esta situación apremiante durante la fase de ejecución contractual.

G.Índice de Precios: De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

   En caso de que aportes índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

   En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

1. País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)
2. Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
3. Ente público competente que divulga el índice.
4. Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

2.La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

3.En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.

4.Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona Oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde la persona oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos de su estructura.

Según pliego de condiciones.

CCONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

1. Como persona oferente deberá entenderse persona física y/o jurídica.
2. La persona oferente debe cotizar el producto con estricto apego a la Unidad de Medida establecida en el cuadro ll del apartado l del presente pliego y considerar la presentación o empaque que se solicita en cada caso, la cual debe respetarse tanto para efectos de cotización como de entrega del producto.
3. La descripción técnica y demás documentos solicitados en este pliego y/o relacionados directamente con el producto, su fabricación, almacenaje, estudios, certificaciones y otros detalles técnicos, deben ser en idioma español o inglés, en cuyo caso debe acompañarse de la respectiva traducción al español.
4. De conformidad con los parámetros de calidad la persona oferente debe ofrecer, los productos que cumplan los estándares de calidad para los suministros requeridos.
5. Aspectos subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.
6. La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia de +-26,97%; para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
7. Moneda de cotización: La persona oferente podrá cotizar en la plataforma SICOP en cualquier moneda.
8. Para el presente proceso, se debe considerar que no corresponde la cotización del rubro de imprevistos, de acuerdo, con el desglose de precios solicitado en el Capítulo II Aspectos formales aparte Requisitos formales de la persona oferente.