Compra de papelería, tintas para impresión y suministros de oficina

2.3 Formulario de adquisiciones

1.
Declaración fe de juramento firmada por el representante legal, asegurando que los cartuchos que ofertan de tintas o tóners son nuevos y originales de fábrica, y que no ofertan tinta o tóner “compatibles”, “genéricos” o “remanufacturados”. Que los mismos vienen sellados y etiquetados en su empaque original de fábrica, con las características e información suficiente que permita su identificación y verificación, con su debida vigencia de garantía de fábrica respectiva. Según ANEXO 6 - (Respuesta) Solicitud de criterio técnico sobre uso de tintas no originales.
2.
Declaración bajo fe de juramento firmada por el representante legal de que cuentan, al menos, con cinco años de experiencia en la venta de cartuchos de tinta y tóner.
3.
Deberá presentar un mínimo de cinco cartas de experiencia a la fecha de apertura de las ofertas; para lo cual al menos tres de las cartas deben ser de contratos con empresas del sector público. Para el caso de servicios en el sector público, no se consideran las modificaciones unilaterales de contrato y/o ampliaciones de contrato (contrato adicional). Se tomará en cuenta una carta por cliente, con el fin de valorar la experiencia positiva de cinco clientes diferentes, las mismas deben contener el siguiente detalle:
a.
Si es persona jurídica, el respectivo membrete.
b.
Fecha de emisión.
c.
Descripción de los suministros adjudicados o contratados.
d.
Fecha de inicio del contrato y fecha de término en caso de no estar vigente, periodo que debe computar los tres años mínimos requeridos de experiencia requerida.
e.
Debe expresar claramente que el servicio fue o se está recibiendo a satisfacción.
f.
Nombre del contacto para verificaciones o consultas.
g.
Teléfono de contacto y correo electrónico.
h.
Firma del responsable, puede ser con firma digital, en caso de existir firma de puño y letra, y que sean escaneadas, el adjudicado deberá previo a la formalización de contrato, entregar las cartas originales en la Proveeduría del Sinart, para que sean conservadas por el plazo que indique la Ley de Archivo y Reglamento de Uso de SICOP.
Nota: No se aceptarán cartas de experiencia de servicios prestados al SINART S.A.

2.5 Formulario de adquisiciones

•
Los oferentes deberán presentar junto con la oferta, un catálogo de fotos exactas a los artículos que están ofertando, indexado con su respectivo código SICOP, de tal forma que nos permita verificar visualmente las características (modelo, marca, color, etc.) del suministro con las especificaciones técnicas solicitadas. A su vez, dicho catálogo servirá de referencia para la verificación de los artículos cada vez que se reciba una orden de pedido.
•
Para los equipos de las marcas CANON y HP, se aclara a los oferentes, que solo se aceptaran productos originales de las marcas, de acuerdo a las características de cada producto a fin de mantener las garantías sobre los equipos de dichas marcas; por lo anterior no se aceptaran productos genéricos o de otras marcas; como tal, al ser productos originales se excluye, incluso de la presentación de muestras; ofertas presentadas con productos genéricos u de otras marcas serán excluidas para análisis de ofertas.
•
Razones técnicas por las cuales se solicitan para las marcas anteriormente citas, suministro de la maraca original de los equipos:
1.
Riesgo de fallos y reducción en la vida útil del equipo
Los cartuchos no originales pueden generar obstrucciones en los inyectores, acumulación de residuos y desgaste prematuro en los componentes internos de la impresora, lo que podría provocar fallos mecánicos o una disminución en la vida útil de los equipos.
2.
Calidad de impresión y rendimiento
La calidad de impresión suele verse afectada debido a diferencias en la composición de los tóners no originales, lo que puede resultar en imágenes y textos con menor nitidez, manchas o desgaste prematuro de las impresiones. Además, en algunos casos, el rendimiento de los cartuchos no originales es inferior al de los originales, lo que podría traducirse en un mayor consumo de suministros a largo plazo.
3.
Compatibilidad y riesgos de mal funcionamiento
Aunque algunos cartuchos no originales se comercializan como “100% compatibles”, en la práctica pueden presentar problemas de reconocimiento por parte de la impresora, lo que podría impedir su uso o requerir intervenciones técnicas adicionales para su funcionamiento.
4.
Impacto en la administración y soporte técnico
El uso de consumibles no originales podría incrementar la necesidad de mantenimiento correctivo en los equipos, aumentando los tiempos de inactividad y costos de reparación, lo que afectaría la operatividad de los usuarios en la institución.
5.
Cumplimiento de normativas y estándares del fabricante
HP, como fabricante, establece recomendaciones claras sobre el uso de suministros originales para garantizar el óptimo desempeño de sus dispositivos. En caso de problemas técnicos derivados del uso de cartuchos no originales, el fabricante podría no brindar soporte o asistencia técnica.

2.4 Folrmulario de adquisiciones

•
Modalidad de entrega según demanda, sin garantía de volumen mínimo ni máxima de consumo, dentro del límite de la cuantía de la contratación.
•
Esta contratación fue cuantificada por el monto ¢10 000 000,00 lo que implica, que podrá ejecutarse ordenes de pedidos hasta ese monto, tanto en el periodo del contrato como en sus respectivas prórrogas.
•
Se adjudicará a un solo oferentes las líneas correspondientes a cada partida: Se conformará el cartel en las siguientes partidas:
1.
Útiles y suministros de oficina.
2.
Cintas, tintas y tóner.
3.
Suministros de papel y cartón.
4.
Sellos troquelados.
•
El oferente podrá cotizar las partidas de su interés, no se permite la cotización parcial de la partida.
•
Indicación de marca y modelo de producto.
•
La Administración mantiene la potestad de contratar con otros proveedores, los artículos objeto de este contrato que estime necesario, cuando se presente imposibilidad del adjudicatario de proporcionar alguno de los suministros, especialmente aquellos que no se han considerado en la contratación inicial.
•
Ante situaciones excepcionales, como incumplimiento del contratista, el Sinart, S.A. puede celebrar procedimientos de compra independientes para la satisfacción de sus demandas para cualquier tipo de material o suministro que constituya el objeto de esta licitación, sin que ello por sí mismo pueda dar origen a ningún tipo de reclamo por parte del contratista seleccionado para el suministro de este.
•
Si los documentos son emitidos en el extranjero, para la fase de adjudicación deberán cumplir con los requisitos legales de consularización o apostillado cuando así sea solicitado por la Administración, aún dentro de la fase de análisis de ofertas.