Contratación de servicios por demanda para la custodia de documentos oficiales de la SUGEVAL

2 REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
2.1 La participación en el presente procedimiento de contratación pública implica la aceptación plena e incondicional de todas las disposiciones contenidas en el pliego de condiciones y sus anexos. La oferta presentada deberá cumplir íntegramente con los requisitos legales, técnicos, administrativos y formales establecidos en el presente pliego, así como con la normativa vigente en materia de contratación pública.
2.2. Declaración jurada de cumplimiento
El oferente deberá presentar una declaración jurada suscrita por su representante legal en la que manifieste expresamente que:
a) Ha leído, comprendido y acepta integralmente las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y sus eventuales modificaciones.
b) Cumple con todos los requisitos de admisibilidad establecidos para el presente procedimiento.
c) Cumple con la totalidad de las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución del servicio.
d) La información suministrada en su oferta es veraz, completa y verificable.
e) Se compromete a mantener las condiciones ofrecidas durante la ejecución contractual.

2.3. Experiencia mínima del oferente
El oferente deberá acreditar una experiencia mínima de cuatro (4) años en la prestación de servicios de custodia documental, administración de archivos o servicios similares al objeto de la presente contratación.
Para ello, deberá presentar una declaración jurada suscrita por el representante legal, que incluya un detalle de los servicios ejecutados durante dicho período. Como requisito mínimo, deberá demostrar la ejecución satisfactoria de al menos tres (3) contratos o servicios de naturaleza similar al objeto contractual.
Para cada servicio reportado deberá indicar, como mínimo:
• Nombre de la institución o empresa contratante.
• Número de procedimiento, contratación o instrumento contractual, cuando corresponda.
• Fecha de inicio y finalización del servicio.
• Descripción del servicio prestado.
• Volumen aproximado administrado o custodiado, cuando resulte aplicable.
• Nombre, cargo, correo electrónico y número telefónico de la persona contacto de la institución o empresa contratante para efectos de verificación.

2.4. Póliza contra incendio
La empresa de almacenaje deberá disponer de una póliza contra incendio vigente durante todo el período de la contratación.
2.5. Sistema de seguridad.
La empresa debe estar cubierta con pólizas de seguros de cobertura A, B y C. Que brinde la cobertura necesaria para mitigar el riesgo asociado.

 

1        ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

La Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) requiere contratar servicios de almacenamiento, custodia y clasificación de documentos legales, contables, correspondencia y documentación en general, con el fin de asegurar una gestión documental eficiente y conforme al marco normativo vigente. Esta contratación permitirá garantizar la adecuada conservación, acceso y recuperación de la información institucional, fortaleciendo la administración de los documentos físicos y apoyando el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno N.° 8292 y la Ley del Sistema Nacional de Archivos N.° 7202.

Debido a lo anterior, resulta necesario contar con un proveedor externo especializado en la custodia documental que disponga de adecuadas condiciones de seguridad, así como de las condiciones técnicas y ambientales requeridas para la correcta conservación de los documentos, garantizando un entorno libre de plagas.

Asimismo, la utilización de este tipo de servicios permite gestionar el resguardo documental bajo esquemas que favorecen una administración eficiente de los recursos institucionales. Actualmente, la Superintendencia mantiene 654 cajas en custodia mediante la contratación N.° 2022CD-000305-0004900001, por las cuales se realiza un pago mensual de ¢107.601,32. Por otra parte, el Banco Central de Costa Rica mantiene en custodia 1.730 cajas de documentación de la Superintendencia, con un costo promedio mensual de ¢958.863,57.

La experiencia de ambos esquemas de resguardo evidencia que el manejo de mayores volúmenes de documentación puede propiciar condiciones económicas más favorables en términos de costo por caja custodiada, contribuyendo a una gestión eficiente de los recursos destinados a la conservación documental, sin detrimento de los estándares de seguridad y preservación requeridos.

La empresa contratada deberá brindar el servicio de transporte de cajas, paquetes o documentos destinados al almacenamiento desde la SUGEVAL hasta sus bodegas. Asimismo, deberá comprometerse a realizar el traslado de cualquier caja, paquete o documentación, desde sus bodegas hasta la SUGEVAL, en caso de que requiera consultar información y en un plazo máximo de cinco horas, conforme a los horarios de atención de la entidad.

La SUGEVAL es dueña, titular y propietaria de todos los documentos almacenados y entregados para tal fin a la empresa, así como también de la propiedad intelectual de los mismos, por lo que la empresa no podrá disponer de ellos dándoles un destino distinto al estipulado en esta contratación.

• OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN.

El objetivo de esta contratación es adquirir los servicios de almacenamiento temporal, custodia y clasificación de documentos legales, contables, correspondencia y documentación en general, con el fin de garantizar la correcta conservación de los documentos y brindar una atención oportuna a los usuarios, en caso de que se requiera consultar la información custodiada en el depósito externo.

 

1.2. EL ALCANCE DEL SERVICIO INCLUYE:

1. Servicio de bodegaje de cajas tipo archivo, para un máximo de 850 cajas (cantidad máxima de cajas en custodia durante el periodo de 4 años).
2. Transporte a solicitud de la SUGEVAL, de cualquier caja, paquete o documentación para almacenamiento, desde nuestras oficinas, Edificio ODM - Banco Central de Costa Rica. Avenida 13 y 17 San José, Tournón, 11501.

III. Transporte, a solicitud de la SUGEVAL, desde las bodegas hasta las oficinas de la Sugeval, de cualquier caja, paquete o documentación que se tenga que consultar, en un lapso de cinco horas como tiempo máximo y conforme a los horarios de trabajo de cada entidad.

1. Compra de cajas, según las necesidades de la SUGEVAL.
2. En caso de que la adjudicación recaiga en un oferente distinto de Document Management Solutions S.R.L., quien actualmente custodia los documentos objeto de esta contratación, se requerirá, por una única vez, la recolección de estos en sus instalaciones, ubicadas en San José, Tibás, Colima, Parque Industrial Condal, Bodega N.° 61, para el traslado de 654 cajas hacia las instalaciones de la empresa adjudicada.

• DATOS GENERALES DE LA SUGEVAL

• Nombre: Superintendencia de General de Valores.
• Ubicación: Edificio Tournón ODM, Piso 6, frente a las Oficinas del Ministerio de Trabajo.
• Sitio web: https://www.sugeval.fi.cr/SitePages/Inicio.aspx
  • ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.

Ítem	Cantidad estimada	Presentación	Descripción técnica	Plazo de atención deseable
1	654 inicial (hasta 850 máximo)	Servicio	Custodia y administración de documentos físicos en cajas. Servicio de almacenamiento, custodia, control y administración de 654 cajas iniciales, con crecimiento de hasta un máximo de 850 cajas, según demanda institucional. El servicio deberá brindarse en instalaciones ubicadas dentro del Gran Área Metropolitana que cumplan con condiciones técnicas archivísticas para la adecuada conservación, administración, acceso y seguridad de los documentos, conforme a lo establecido en el presente pliego y el contrato.	Mensual
2	Según demanda	Servicio	Acceso y confidencialidad de la información. El oferente deberá garantizar, bajo su entera responsabilidad, la confidencialidad de los documentos custodiados. El acceso a la información deberá restringirse exclusivamente a personas autorizadas formalmente por SUGEVAL. El proveedor deberá contar con controles que aseguren la trazabilidad de accesos, así como mecanismos que prevengan la entrega de documentación a terceros no autorizados.	A lo largo de toda la ejecución contractual
3	654 a 850 cajas	Servicio	Condiciones de seguridad y conservación documental. Las instalaciones destinadas al almacenamiento deberán cumplir con condiciones ambientales y físicas idóneas para la conservación de documentos, incluyendo control de humedad, temperatura y limpieza. Asimismo, deberán mantenerse libres de plagas, insectos y roedores, asegurando condiciones óptimas de resguardo documental durante toda la vigencia contractual. La Sugeval tiene por entendido y acepta que con el transcurrir del tiempo los documentos que han sido almacenados pueden sufrir algún deterioro normal por envejecimiento, como, por ejemplo, que cambie el color del papel y su textura, en estos supuestos, la empresa no es responsable por daños y perjuicios. La Sugeval de guarda la potestad de hacer una visita a los depósitos para verificar las condiciones de higiene y conservación de la documentación.	A lo largo de toda la ejecución contractual
4	Según demanda	Servicio	Movimientos de cajas (entradas y salidas temporales). Gestión integral de localización, registro, preparación y entrega de cajas para uso temporal por parte de SUGEVAL, asegurando integridad, control y trazabilidad de los documentos.	Máx. 5 horas hábiles
5	Según demanda	Servicio	Transporte de documentos. Servicio de traslado seguro de cajas entre las instalaciones del proveedor y SUGEVAL, garantizando condiciones adecuadas de manipulación, seguridad y confidencialidad durante el transporte.	Según programación
6	Según demanda	Servicio	Indexación o registro de cajas nuevas. Registro e incorporación de nuevas cajas al sistema de control documental del proveedor, con identificación y descripción básica que permita su trazabilidad y ubicación.	Máx. 5 días hábiles
7	Según demanda (estimado anual)	Servicio	Salida permanente de cajas (dada de baja). Gestión integral de localización, registro, control, preparación y transporte de cajas que deban ser retiradas definitivamente del servicio de custodia, asegurando la trazabilidad y adecuada entrega a SUGEVAL.	Según programación
8	Eventual (según necesidad)	Servicio	Transporte de emergencia o fuera de ruta. Servicio de traslado urgente de cajas fuera de rutas programadas, para atender requerimientos excepcionales de SUGEVAL. El proveedor deberá garantizar la atención en un plazo máximo de 3 horas a partir de la solicitud formal.	Máx. 3 horas

 

4 CONSIDERACIONES IMPORTANTES
4.1 De conformidad con el artículo 78 de la LGCP, el artículo 214 del RLGCP, y el artículo 3 del RRRP, aquellas contrataciones cuyos servicios se encuentren regulados por aranceles obligatorios, no deben presentar la Estructura del Precio, ni el Presupuesto Detallado.
4.2 De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 42 de la LGCP y 102 del RLGCP, el oferente está obligado a presentar la estructura del precio en términos absolutos y porcentuales, requisito aplicable para contratos de servicios y obra pública. En consecuencia, la presentación de la Estructura del Precio no es exigible para la adquisición de bienes destinados a una única entrega.
4.3 De acuerdo con el artículo 44 del RRRP, excepcionalmente, en contrataciones de bienes y servicios con una única entrega, no será requerido presentar el cronograma y en sustitución se utilizarán para el cálculo de la revisión de precios los valores de los índices del mes calendario de la presentación de la oferta y del mes calendario de la fecha pactada en la contratación.
4.4 De conformidad con los artículos 42 de la LGCP y 102 del RLGCP, en los contratos de servicios y obra pública resulta obligatoria la inclusión del desglose de la estructura del precio, contemplando como mínimo los costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. El rubro de imprevistos tiene como finalidad cubrir eventualidades inherentes a la ejecución contractual derivadas del riesgo y ventura asumidos por el contratista, evitando que situaciones extraordinarias afecten la correcta ejecución del contrato.

5 ÍNDICES DE PRECIOS
5.1 En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o la revisión de precios, de conformidad con lo regulado en el artículo 43 de la LGCP y los artículos 107, 108 y 109 del RLGCP, el oferente deberá aportar en la oferta la información de todos los índices de precios oficiales, ya sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir. Para ello el oferente deberá considerar el siguiente orden de aplicación:
5.2 Primero, propondrá un índice de precios específico asociado al costo, para el que se desee medir dichas variaciones.
5.3 En segundo lugar, en su ausencia o inexistencia, propondrá un índice de precios similar. En este caso deberá aportar en la oferta la justificación técnica correspondiente de dicha decisión.
5.4 Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del RRRP, según corresponda.
5.5 Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde el oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, dichos índices deberán ser concordantes con la moneda en que se presentó el precio de la oferta, y los valores absolutos de su estructura, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del RLGCP.
5.6 ÍNDICES DE PRECIOS OFICIALES PARA LOS COSTOS OFERTADOS EN MONEDA NACIONAL:
5.6.1 Para aquellos costos directos e indirectos de la estructura de precio que están expresados en la oferta en colones costarricenses, el oferente deberá aportar en su oferta información acerca de los índices de precios nacionales, para lo cual deberá completar el siguiente cuadro:
Nombre del ente público competente que divulga el índice Enlace del sitio web del ente competente Nombre del índice Nivel Código

5.6.2 Los índices de precios nacionales serán emitidos y publicados por el Instituto Nacional de Estadística y Censos de Costa Rica (en adelante INEC), el BCCR y cualquier otro ente público competente en materia de índices de precios que disponga el ordenamiento jurídico.
5.7 ÍNDICES DE PRECIOS OFICIALES PARA LOS COSTOS OFERTADOS EN MONEDA EXTRANJERA:
5.7.1 Para aquellos costos directos e indirectos de la estructura de precio expresados en la oferta en una moneda de un país extranjero, el oferente deberá completar el siguiente cuadro:
País de origen Unidad monetaria de los costos Nombre del índice Nivel Código La periodicidad con que se determina el valor de cada índice Nombre del ente competente que publica el índice Enlace del sitio web del ente competente

5.7.2 En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, se requerirá que el oferente bajo su responsabilidad aporte una traducción libre al español, dicha traducción únicamente para corroborar la información aportada por el oferente.

5.8 PERTINENCIA DE LOS DE ÍNDICES DE PRECIOS:
5.8.1 A efecto de acreditar la pertinencia de los índices de precios, la información aportada de los índices propuestos en la oferta deberá ser conforme con lo establecido en el artículo 9 y/o el artículo 12 del RRRP, según corresponda.
5.8.2 La pertinencia de un índice de precios se determinará con base en la estrecha relación que existe entre el costo que será reajustado o revisado y el índice de precios a utilizar, así como la concordancia entre el índice de precio y la moneda del costo ofertado.
5.8.3 Posteriormente, el adjudicatario deberá presentar en el presupuesto detallado, la vinculación del índice de precios aportado en su oferta asociándolo a cada uno de los costos directos e indirectos de dicho presupuesto, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 103 del RLGCP.
5.8.4 Una vez verificado lo regulado anteriormente, la Administración deberá emitir la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios, posterior a la suscripción de la formalización contractual o documento equivalente y previo a otorgarse la orden de inicio de la ejecución contractual.
5.8.5 Excepcionalmente, en caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de reajuste y de revisión de precios regulado en este reglamento. En tal caso el contratista podrá interponer el reclamo administrativo para garantizar el equilibrio económico del contrato.

5.9 AUSENCIA DE ÍNDICES DE PRECIOS:
5.9.1 Cuando no exista un índice de precios, específico oficial o uno similar, que represente las variaciones de un determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en su oferta, y se podrá aplicar el método analítico-documental, de conformidad con lo regulado en el artículo 14 del RRRP y en concordancia con lo establecido en los artículos 102, 107, 108 y 109 del RLGCP.
5.9.2 En aquellos casos en que no exista un índice de precios del costo directo, debido a que dicho costo fue ofertado en una moneda distinta a la unidad monetaria legalmente establecida en el país de origen del citado costo, ello por motivos de exigencias del proveedor del insumo o servicio, el oferente deberá aportar en la oferta, la prueba pertinente y suficiente que acredite tal exigencia.
5.9.3 Cuando no exista un índice de precios oficial, específico o uno similar, que represente las variaciones de un determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en su oferta y podrá proponer como índice general el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del país de origen del costo. Excepcionalmente, en el caso de que tampoco exista el IPC se podrá aplicar el método analítico-documental, de conformidad con lo regulado en el artículo 14 del RRRP y en concordancia con lo establecido en los artículos 102, 107, 108 y 109 del RLGCP.
5.9.4 La revisión de precios mediante el método analítico-documental se aplicará únicamente cuando haya ausencia de índices de precios de un determinado costo, según lo regulado en el artículo 14 del RRRP; para ello el oferente deberá advertir en la oferta la ausencia de los índices de precios y aportar la documentación probatoria pertinente (factura proforma o documento equivalente). Asimismo, los oferentes deberán presentar en la oferta una declaración jurada en donde se acredite la veracidad de la información que debe aportar conforme a lo regulado en el artículo 58 del RRRP.
5.9.5 La factura proforma o documento equivalente, deberá contar con al menos la siguiente información:
a) Fecha de la emisión de la factura proforma.
b) Vigencia del o los precios de la factura proforma, la cual no podrá ser inferior a la fecha de la presentación de la oferta.
c) Nombre y razón social del proveedor y del comprador.
d) Información de contacto del proveedor.
e) País del proveedor del insumo o servicio.
f) Descripción y características principales del insumo o servicio.
g) Precio unitario concordante con la moneda con la que se presenta el precio ofertado.
h) Costos desagregados, tales como, pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.
5.9.6 En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, se requerirá que el oferente bajo su responsabilidad aporte una traducción libre al español.

5.10 ÍNDICES DE REFERENCIA DEL BCCR:
5.10.1 El BCCR propone a disposición una variedad de índices y referencias económicas fundamentales para el seguimiento y análisis de los precios, la inflación y otros aspectos relacionados con la economía nacional. A continuación, se presentan algunos de los índices más relevantes:
ÍNDICE DESCRIPCIÓN
Índice de Precios al Consumidor (IPC) Evolución de los precios de bienes y servicios que adquieren los hogares, clave para medir la inflación.
Indicadores de Inflación Subyacente (IIS) Reflejan la tendencia de la inflación excluyendo componentes volátiles.
Índice de Precios al Productor de la Manufactura (IPP-MAN) Evalúa la variación de precios de los productos manufacturados a nivel de productor.
Índice de Precios al Productor de Servicios (IPP-S) Permite conocer el comportamiento de los precios de los servicios ofrecidos por los productores.
Índice de Precios de Insumos para la Construcción (IPi-CTR) Evolución de los costos de insumos utilizados en la actividad constructiva.
Índice de Precios de Insumos para el Transporte Público (IPi-TRP) Variaciones en los precios de insumos vinculados al transporte público.
Índice de Precios Internacionales de Materias Primas Importadas (IP-MPi) Comportamiento de los precios de materias primas importadas utilizadas en diferentes sectores productivos.
Índice de Salarios Mínimos Nominales (ISMN) y Reales (ISMR) Evolución de los salarios mínimos tanto en valores nominales como ajustados por inflación.
* Fuente: https://www.bccr.fi.cr/indicadores-economicos/%C3%ADndices-de-precios

6 ESTRUCTURA DE PRECIO
6.1 Conforme al artículo 15 del RRRP, el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 del RLGCP, en los contratos de obra pública y servicios, así como cualquier otro objeto contractual según se establezca en el pliego de condiciones, el oferente deberá presentar la estructura de precio de su oferta tanto en valores absolutos como porcentuales.
6.2 La estructura de precio es una desagregación del precio para cada renglón de pago o línea y para el precio total, en costos directos, indirectos, utilidad e imprevistos, reflejado en valores absolutos y porcentuales, la cual resume la cuantificación efectuada por el oferente o contratista, según corresponda, acerca de los costos y recursos requeridos para cumplir con un determinado objeto contractual. La estructura de precio deberá ser concordante con la o las monedas en que se proyecta comprar o adquirir los bienes y servicios (origen de los costos).
6.3 En caso de existir discrepancias entre la estructura de precio y el presupuesto detallado, se establece que prevalecerán los valores absolutos definidos en la estructura de precio. Por lo tanto, el presupuesto deberá ajustarse y corresponder a dichos valores, asegurando así la coherencia entre ambos documentos.
6.4 La estructura de precio de la oferta deberá presentarse, tanto para el precio total ofertado, como para cada uno de los precios unitarios de las líneas o los renglones de pago que conforman el objeto contractual.
6.5 En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada moneda.
6.6 La estructura de precio de la oferta estará compuesta por al menos el desglose de los siguientes componentes:
TIPO DEL COSTO DETALLE CONSIDERE COMO MÍNIMO:
COSTOS DIRECTOS Son los costos en los que incurre el contratista para materializar el objeto contractual. -Mano de obra
-Insumos
-Subcontrataciones (si corresponde)
COSTOS INDIRECTOS Son los costos generales en que incurre el contratista para la Administración del objeto contractual, en sus oficinas matrices y/o en el sitio de la ejecución del contrato, no atribuibles a una actividad contractual en particular, pero necesarios para la ejecución del contrato. -Mano de obra
-Insumos
UTILIDAD Beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo, calculado considerando tipo de trabajo, esfuerzo, riesgo intrínseco y la inversión a realizar.
*IMPREVISTOS El rubro de imprevistos tiene como finalidad cubrir eventualidades inherentes a la ejecución contractual derivadas del riesgo y ventura asumidos por el contratista, evitando que situaciones extraordinarias afecten la correcta ejecución del contrato.
*Nota: En los contratos cuyo objeto corresponda a la adquisición de bienes, el rubro de imprevistos no constituye un componente obligatorio. No obstante, en caso de que la Administración Contratante requiera su inclusión, deberá justificar técnicamente la necesidad de incorporar dicho rubro en atención a la naturaleza, complejidad o riesgos asociados al objeto contractual, así como definir expresamente su estructura y forma de aplicación dentro del pliego de condiciones.

6.7 De esta forma se tiene que la estructura de precio en valores absolutos para cada moneda ofertada es:

6.8 A partir de la estructura de precio en valores absolutos, se establecerán las ponderaciones en valores porcentuales de los costos directos e indirectos, así como los valores porcentuales de la utilidad e imprevistos.
6.9 Dichos valores porcentuales se determinarán dividiendo cada valor absoluto entre el precio total o unitario, según corresponda, de conformidad con la moneda en que se presentó dicho precio, cuya sumatoria deberá resultar en cien por ciento (100%).
6.10 De esta forma se tiene que la estructura de precio en valores porcentuales, en concordancia con cada moneda en que se presentó el precio, es:

6.11 Para la presentación del DESGLOSE DE LA ESTRUCTURA DE PRECIO, se requiere que el oferente complete y presente la siguiente tabla:
Componente Valores absolutos
(en concordancia con la moneda en que se presentó el precio). Sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales
% Índice para eventual reajuste o revisión de precios
Costos directos de la mano de obra 0,00 XX% *Indicar el índice respectivo
Costos directos de los insumos 0,00 XX% *Indicar el índice respectivo
Costos por las subcontrataciones (si aplica) 0,00 XX% *Indicar el índice respectivo
Costos indirectos de la mano de obra 0,00 XX% *Indicar el índice respectivo
Costos indirectos de los insumos 0,00 XX% *Indicar el índice respectivo
*Costos de insumos y/o servicios (si aplica) 0,00 XX% Que serán reajustados o revisados mediante el Método analítico documental
Utilidad 0,00 XX% No aplica
Imprevistos 0,00 XX% No aplica
SUBTOTAL SIN IVA 0,00 100% No aplica
DETALLE DEL IVA 0,00 2%, 13%, o el porcentaje que corresponda No aplica
TOTAL CON IVA 0,00 No aplica No aplica
*Nota para los *Costos de insumos y/o servicios (si aplica): Cuando no exista un índice de precios, específico oficial o uno similar, que represente las variaciones de un determinado costo directo o indirecto, el oferente deberá advertirlo así en su oferta, y se podrá aplicar el método analítico-documental, de conformidad con lo regulado en el artículo 14 del RRRP y en concordancia con lo establecido en los artículos 102, 107, 108 y 109 del RLGCP.
7 PRESUPUESTO DETALLADO
7.1 El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo elaborada por el adjudicatario o el contratista, según corresponda, que sustenta cada estructura y precio de las líneas o renglones de pago del contrato, la cual conforme al objeto contractual desglosará los costos directos e indirectos y demás componentes del precio, de manera que se puedan conocer con precisión al menos el detalle de los costos directos de los recursos materiales, equipos, maquinaria, subcontrataciones, mano de obra, las cargas sociales respectivas, así como sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos. Todo de conformidad con el artículo 42 de la LGCP y los artículos 102, 103 y 104 del RLGCP.
7.2 El presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Si no se entrega en ese plazo, el Administrador del contrato declarará insubsistente la adjudicación y actuará según el artículo 52 de la LGCP.
7.3 El presupuesto detallado debe ser concordante con la estructura de precio de la oferta, tanto en valores absolutos como en la o las monedas en que cotizó su precio. En caso de presentarse discrepancias entre la estructura de precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura de precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.
7.4 El adjudicatario deberá indicar en el presupuesto detallado la vinculación de los índices de precios y/o la documentación probatoria aportada en su oferta, asociada a cada uno de los costos directos e indirectos de dicho presupuesto.
7.5 El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, unidad del bien, o unidad de servicio, según corresponda, indicando al menos sus costos directos, que considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales, equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.
7.6 Para la presentación del Presupuesto Detallado, el adjudicatario debe ajustarse al siguiente formato y completar el siguiente cuadro:

DETALLE DEL PRESUPUESTO DETALLADO
DETALLE DE LOS COSTOS DIRECTOS
Componentes mínimos Cantidad Precio unitario Precio total Indicar vinculación con el índice de precios
Mano de obra directa con el detalle de las cargas sociales.
Insumos directos
Equipos y maquinaria
Subcontratos
TOTAL DE COSTOS DIRECTOS =sumatoria de precio total
COSTOS INDIRECTOS
Componentes mínimos Cantidad Precio unitario Precio total Indicar vinculación con el índice de precios
Mano de obra indirecta
Insumos indirectos
TOTAL DE COSTOS INDIRECTOS =sumatoria de precio total
UTILIDAD 0,00
IMPREVISTOS 0,00
SUBTOTAL SIN IVA 0,00
MONTO DEL IVA 0,00
TOTAL CON IVA 0,00
Nota: En cuanto a los componentes de los costos se indican como mínimos, pero el adjudicatario puede ampliar o incluir otros componentes según sea el giro de su negocio.
7.7 Como referencia se presenta un cuadro resumen de los componentes mínimos respecto a las Cargas Sociales relacionadas con la mano de obra que debe incluirse en el presupuesto detallado:
CCSS PATRONO
SEM 9,25%
IVM 5,42%
TOTAL 14,67%
OTRAS INSTITUCIONES PATRONO
BANCO POPULAR 0,25%
ASIGNACIONES FAMILIARES 5,00%
IMAS 0,50%
INA 1,50%
TOTAL 7,25%
LEY DE PROTECCION AL TRABAJADOR PATRONO
BANCO POPULAR 0,25%
FONDO DE CAPITALIZACION LABORAL 1,50%
OPERADORA DE PENSIONES COMPLEMENTARIA 2,00%
INS 1,00%
TOTAL 4,75%
RESUMEN PATRONO
PORCENTAJES TOTALES 26,67%
*Nota: La póliza de riesgo será definida a discrecionalidad de cada oferente.

8 REVISIÓN DE PRECIOS EN BIENES Y SERVICIOS
8.1 EXCLUSIONES DE LA APLICACIÓN DEL RRRP.
8.1.1 En caso de que el oferente decida voluntariamente presentar su oferta en una moneda distinta a la moneda de origen de los costos (*), ello imposibilita la aplicación del reajuste o la revisión de precios regulado en este reglamento, debido a la ausencia de información concordante entre la moneda de origen de los costos y de la moneda ofertada. No obstante, se podrá interponer el reclamo administrativo cuando el contratista demuestre variaciones sobrevinientes en los costos directos e indirectos, siempre y cuando no sean atribuibles a la variación del tipo de cambio de la moneda ofertada con relación al colón como unidad monetaria de Costa Rica.
(*) origen de los costos debe entenderse como el país donde se generan económicamente los gastos asociados a cada componente de la estructura de precios del objeto ofertado).
8.2 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA APLICACIÓN DE LA REVISIÓN DE PRECIOS EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL:
8.2.1 A efectos de la aplicación del mecanismo de revisión de precios, regulado en el RRRP, el Administrador del contrato deberá verificar y documentar que, al momento de emitirse la orden de inicio de la ejecución contractual, posee al menos, la siguiente información:
a) La "no objeción" de la pertinencia de los índices de precios.
b) La "no objeción" del cronograma con las fechas acordadas entre las partes.
c) Concordancia entre el presupuesto detallado y la estructura de precio.
d) Determinación del monto del pago anticipado para su otorgamiento, si procede.
e) La "no objeción" de pertinencia de la documentación probatoria para aplicar el método analítico-documental, si procede.
f) Las fórmulas matemáticas de la revisión de precios regulados en el RRRP, acordes con la o las estructuras de precios de las líneas o los renglones de pago.
8.3 CRONOGRAMA CON LAS FECHAS ACORDADAS POR LAS PARTES:
8.3.1 El cronograma con las fechas acordadas por las partes se constituye en la herramienta de control oficial en la que se establece la planificación de las entregas de los bienes y la prestación de los servicios de un contrato, el cual deberá tener un nivel de detalle que permita dimensionar los esfuerzos necesarios para controlar el avance de las entregas de los bienes o la prestación de los servicios.
8.3.2 El adjudicatario presentará el cronograma preliminar propuesto con sus documentos anexos, el cual deberá incluir duraciones, holguras, dependencias, secuencia lógica, hitos, ruta crítica, según corresponda, y demás información de planificación, dentro de los ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación. En un máximo de cinco días hábiles a partir de su presentación, el Administrador del contrato deberá revisar y resolver acerca de la pertinencia o no del cronograma propuesto y sus documentos anexos, de conformidad con los términos establecidos en el pliego de condiciones y en el RRRP.
8.3.3 Si la Administración no requiere de aclaraciones por parte del adjudicatario o modificaciones del cronograma preliminar ni de sus documentos anexos, es decir, cumple cabalmente con los términos contractuales y del presente reglamento, la Administración emitirá mediante acto motivado la "no objeción" a dicho cronograma, por medio del cual se oficializará éste. Caso contrario, la Administración devolverá al adjudicatario el cronograma propuesto y sus documentos anexos, con las indicaciones de los términos contractuales y del presente reglamento que no se cumplen, para que el adjudicatario proceda con las correcciones pertinentes.
8.3.4 El adjudicatario presentará el cronograma preliminar con sus documentos anexos debidamente corregido y/o ajustado en un plazo no mayor a tres días hábiles, a partir del momento de su devolución por parte de la Administración. La Administración tendrá tres días hábiles para posteriormente emitir su "no objeción" a dicho cronograma.
8.3.5 El incumplimiento del requisito de la "no objeción" del cronograma, cuando este atraso sea por única y exclusiva responsabilidad del contratista, impedirá la emisión de la orden de inicio del contrato. Todo ello sin detrimento de las multas y demás sanciones que procedan según lo dispuesto en el pliego de condiciones, la oferta, la adjudicación, la formalización contractual y el contrato o documento equivalente.
8.3.6 En los tres días hábiles posteriores a la notificación oficial de la orden de inicio, el contratista deberá entregar al Administrador del contrato de contrato el cronograma inicial con sus documentos anexos, el cual corresponde a la presentación del cronograma preliminar previamente oficializado por el Administrador del contrato con la incorporación de las fechas de inicio y finalización de la entrega de los bienes o prestación de los servicios, así como la inclusión de cualquier otro ajuste necesario y debidamente justificado, todo conforme con la fecha notificada del inicio de la ejecución contractual.
8.3.7 En un máximo de tres días hábiles a partir de su presentación, la Administración deberá revisar y resolver acerca de la pertinencia o no del cronograma inicial y sus documentos anexos. Si la Administración no requiere de aclaraciones por parte del contratista o modificaciones, es decir, el cronograma inicial cumple cabalmente con los términos contractuales y del presente reglamento, la Administración emitirá mediante acto motivado la "no objeción" a dicho cronograma, por medio del cual se oficializará éste para todos los efectos contractuales.
8.3.8 Caso contrario, la Administración devolverá al contratista la propuesta del cronograma inicial y sus documentos anexos, con las indicaciones de los términos contractuales y del presente reglamento que no se cumplen, para que el contratista proceda con las correcciones pertinentes. El contratista presentará el cronograma inicial con sus documentos anexos debidamente corregido y/o ajustado en un plazo no mayor a tres días hábiles, a partir del momento de su devolución por la Administración. La Administración tendrá tres días hábiles para posteriormente emitir su "no objeción" a dicho cronograma.
8.3.9 Para las contrataciones de entrega según demanda, conforme a lo dispuesto en el artículo 74 de la LGCP y el artículo 195 del RLGCP, en donde el Administración adquiere determinados bienes y servicios según sus necesidades, el contratista deberá aportar el cronograma con la incorporación de las fechas de entrega de los bienes o la prestación de servicios, todo conforme a lo establecido en el pliego de condiciones y las órdenes de pedido o documento equivalente específico que se emita, ello a más tardar dentro de los tres días hábiles posteriores a su notificación y el Administrador del contrato contará con igual plazo para emitir mediante acto motivado la "no objeción" de dicho cronograma, siempre y cuando cumpla con las condiciones contractuales y lo regulado en el RRRP.
8.3.10 Caso contrario, el Administrador del contrato devolverá al contratista el cronograma propuesto y sus documentos anexos, con las indicaciones de los términos contractuales y del RRRP que no se cumplen, para que el contratista proceda con las correcciones pertinentes. El contratista deberá entregar el cronograma debidamente corregido y/o ajustado en un plazo no mayor a dos días hábiles, a partir del momento de su devolución por parte del Administrador del contrato, y ésta contará con igual plazo para emitir su "no objeción".
8.3.11 El adjudicatario y/o contratista, según corresponda, de previo a la finalización de los plazos otorgados, y en casos excepcionales, podrá requerir al Administrador del contrato la ampliación de dichos plazos, cuando cuente con la debida fundamentación para ello, en virtud de la complejidad del asunto, lo cual deberá ser resuelto por el Administrador del contrato, la que podrá ampliar los plazos citados hasta por un término de quince días hábiles, dejando constancia en el expediente respectivo.
8.3.12 El Administrador del contrato, en casos excepcionales en virtud de la complejidad del análisis, podrá ampliar los plazos establecidos para resolver, hasta por un término de quince días hábiles, contando para ello con la debida fundamentación, dejando constancia en el expediente respectivo.

8.4 DOCUMENTOS ANEXOS DEL CRONOGRAMA PARA CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS:
8.4.1 Para efectos de la determinación de la revisión de precios y para la correcta trazabilidad de la ejecución contractual, todo cronograma elaborado por el contratista deberá acompañarse de un informe de apoyo que incluya, cuando corresponda, al menos lo siguiente:
a) Las jornadas laborales diarias (diurnas, nocturnas, mixta u otras que el ordenamiento jurídico faculte) y semanales de trabajo que prevé adoptar el contratista, conforme a las regulaciones del pliego de condiciones y el contrato o documento equivalente.
b) Recursos y costos asignados por entrega de bienes y prestación de servicios, tales como cantidades y tipo de personal, maquinaria y equipo a utilizar y sus respectivos rendimientos.
c) Una descripción general de los procedimientos operativos que prevé adoptar el contratista para la ejecución del contrato.
d) Descripción de las actividades planificadas para la entrega de los bienes o prestación de los servicios, vinculadas a las líneas o los renglones de pago del contrato. Cada actividad debe especificar la línea o el renglón de pago asociado, identificando su respectivo código, todo ello con el fin de dar trazabilidad a la determinación objetiva del pago y de la revisión de los precios.
e) Cantidades planificadas de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios en cada mes calendario, especificando la línea o el renglón de pago contractual asociado a dicha entrega o prestación, todo de conformidad con el cronograma.
f) Avance físico proyectado por mes calendario, tanto del objeto contractual como de las entregas de los bienes o la prestación de servicios.
g) Programa de los desembolsos de los pagos proyectados por mes calendario que determinará la línea base del avance financiero del contrato, en función a las cantidades planificadas de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.

8.5 ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA VIGENTE:
8.5.1 Para efectos de la determinación de la revisión de precios, el Administrador del contrato deberá exigir al contratista que mantenga actualizado el cronograma vigente, así como sus documentos anexos, desde el inicio hasta la finalización del plazo de vigencia del contrato.
8.5.2 A solicitud del contratista, o en virtud de la gestión del Administrador del contrato, se podrá emitir la "no objeción" a la actualización del cronograma vigente, en caso de proceder ésta, por los siguientes motivos:
a) Prórrogas al plazo de ejecución del contrato.
a) Suspensiones del plazo del contrato por motivos de caso fortuito o fuerza mayor.
b) Modificaciones unilaterales ordinarias y excepcionales del objeto del contrato que modifiquen el plazo original del contrato.
c) Incorporación de un nuevo renglón de pago durante la ejecución contractual, que no se haya podido prever al momento de iniciar la contratación, por corresponder a una modificación unilateral del contrato.
d) Afectaciones del cronograma vigente, debido a demoras ocasionadas por el Administrador del contrato o causas ajenas al contratista originadas por caso fortuito o fuerza mayor.
8.5.3 En un máximo de cinco días hábiles a partir de la presentación de la solicitud por parte del contratista o en virtud de la gestión del Administrador del contrato para la actualización del cronograma y sus documentos anexos, el Administrador del contrato deberá revisar y resolver acerca de la pertinencia o no de dicha actualización propuesta. Si el Administrador del contrato no requiere de aclaraciones por parte del contratista o modificaciones de la propuesta de actualización, pues esta resulta concordante con los motivos señalados en este artículo y cumple cabalmente con el pliego de condiciones, el contrato y el RRRP, el Administrador del contrato emitirá mediante acto motivado la "no objeción" a la actualización del cronograma.
8.5.4 Caso contrario, el Administrador del contrato devolverá al contratista la propuesta de actualización con las indicaciones respectivas, para que el contratista proceda con las correcciones y/o ajustes pertinentes. En un plazo no mayor a tres días hábiles, a partir del momento de su devolución por parte del Administrador del contrato, el contratista deberá entregar la propuesta debidamente corregida y/o ajustada, y el Administrador del contrato contará con un plazo igual para emitir mediante acto motivado la "no objeción" de la actualización del cronograma.
8.5.5 El contratista, de previo a la finalización de los plazos otorgados, y en casos excepcionales, podrá requerir al Administrador del contrato la ampliación de dichos plazos, cuando cuente con la debida fundamentación para ello, en virtud de la complejidad del asunto, lo cual deberá ser resuelto por el Administrador del contrato, la que podrá ampliar los plazos citados hasta por un término de quince días hábiles, dejando constancia en el expediente respectivo.
8.5.6 El Administrador del contrato, en casos excepcionales, podrá ampliar los plazos citados hasta por un término de quince días hábiles, contando con la debida fundamentación para ello en virtud de la complejidad del análisis, dejando constancia en el expediente respectivo.

9 DECLARACIONES JURADAS DEL OFERENTE
9.1 En cumplimiento de lo dispuesto por la LGCP en sus artículos 18, 24, 28 y 29, así como por el Reglamento a dicha ley en sus artículos 31 y 32, y actuando en calidad de oferente o subcontratista para este procedimiento de contratación pública, el oferente, según corresponda, debe considerar lo indicado en el Anexo 1 o Anexo 2, adjunto a este pliego de condiciones.

10 SOBRE PATENTE COMERCIAL O INSTRUMENTAL
Patente municipal como requisito accesorio o adjetivo, verificable en fase de ejecución.
10.1 Luego del análisis efectuado, se determina que la patente municipal no incide directamente en la idoneidad técnica del oferente ni en el objeto contractual en sí, sino que constituye un requisito meramente legal para el ejercicio de la actividad comercial, por lo que debe considerarse como un requisito accesorio.
10.2 El objeto del contrato consiste en xxxxxxxxx, actividades que no requieren una habilitación municipal específica desde la fase de oferta, y cuyo cumplimiento puede ser verificado oportunamente antes del inicio de la ejecución contractual.
10.3 Con base en lo anterior, se dispone que la patente municipal no será exigida como requisito sustantivo, sino que deberá ser acreditada por el adjudicatario como condición previa a la formalización del contrato o al inicio de la ejecución.
10.4 Lo anterior se ajusta al principio de simplificación de los procedimientos y de eficiencia en la contratación pública, sin menoscabo del cumplimiento del marco normativo vigente.
11 RANGOS DE TOLERANCIA
11.1 En seguimiento a lo dispuesto en el artículo 44 RLGCP, durante la etapa de análisis de ofertas y como parte de la razonabilidad del precio, conforme a lo indagado en el banco de precios, estudio de mercado, y fuentes confiables, la administración se reserva el derecho de aplicar bandas de tolerancia superiores de un 10% e inferiores de un 5% del precio unitario del servicio.
11.2 El oferente que aun conociendo el precio de referencia y las bandas de tolerancia fijadas cotiza un precio por encima o debajo de ellas, deberá presentar en su oferta una justificación para análisis del Administrador del Contrato, en la que se detallen esas razones.
11.3 En caso de que un oferente cotice fuera de dichas bandas, el Administrador del contrato procederá de conformidad a lo estipulado en el artículo 106 del RLGCP.

12 FORMA DE PAGO POR RESULTADOS
12.1 De conformidad a lo indicado en el artículo 18 del RLGCP el Administración utilizará para cancelar sus obligaciones, el pago por resultados, una vez que haya recibido a satisfacción los servicios, así como la satisfacción de indicadores previamente pactados y sea presentada la factura conforme a derecho.

13 CONDICIONES PARTICULARES PARA OFERENTES EXTRANJEROS
13.1 La oferta económica debe incluir todos los costos en que incurra la empresa. No se reconocerá ningún monto adicional no incluido en la oferta inicial. Debe incluir el costo de las remesas.
13.2 REMESAS APLICABLES A OFERENTES NO DOMICILIADOS EN COSTA RICA: En el caso de que un oferente no domiciliado en Costa Rica resulte adjudicado, el BCCR procederá a realizarle las retenciones aplicables por concepto de remesas al exterior, estipuladas en los artículos del 52 al 58 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ley 7092) y su Reglamento. Asimismo, y para evitar una doble imposición, tales retenciones se harán conforme con lo establecido en los convenios internacionales aprobados por el Gobierno de Costa Rica, así como dentro de lo dispuesto por la demás normativa tributaria vigente al momento de realizar el (los) pago (s).
13.3 DOCUMENTOS APOSTILLADOS: De conformidad con la resolución de la Contraloría General de la República número R-DCA-SICOP-00559-2023 y el criterio emitido al BCCR por parte de la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda número MH-DCoP-OF-0393-2024, esta Administración destaca y motiva que para el presente procedimiento de contratación se ha considerado que, en apego a los principios de celeridad, eficiencia, eficacia y simplicidad, se estarán solicitando únicamente apostillados y hasta en etapa de ejecución contractual (en caso de requerirse documentos de carácter público), los documentos que establece el artículo 1 de la Ley N°8923 “Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros (Convención de la APOSTILLA)”, que serían:
• Documentos provenientes de una autoridad o un oficial conectado con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos provenientes de un fiscal, un escribano de la corte o un notificador ("huissier de justice");
• Documentos administrativos;
• Actas notariales;
• Certificados oficiales puestos en documentos firmados por personas en su calidad privada, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o el hecho de que era existente en determinada fecha y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.

Lo anterior producto de que esta Administración ha determinado otras vías o documentos para confirmar los requisitos de cumplimiento descritos en el pliego, y es la forma en que se ha determinado como idónea de acreditarla, basado en lo que indica el artículo 94 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
Por lo tanto, propiamente para este procedimiento de contratación no se requiere ningún documento con el requisito de apostilla.

14 PROCEDIMIENTO DE FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL
14.1 En caso de licitación mayor o licitación menor, el contrato será suscrito por el funcionario legalmente facultado para tales efectos en la Administración y por el representante legal del contratista en SICOP.

15 DEFINICIÓN DE LOS PARÁMETROS PARA CONSTATAR LA CALIDAD DEL BIEN O SERVICIO QUE SE LLEGUE A CONTRATAR
15.1 De acuerdo con la selección de criterios, los criterios a evaluar en la fase prelicitatoria son los siguientes:

16 PRINCIPIO DE CALIFICACIÓN ÚNICA
16.1 De conformidad a lo descrito en el artículo 134 del RLGCP en la etapa de revisión de ofertas solo se permite un subsane/aclaración por oferta, por lo tanto, se les solicita a los oferentes presentar su oferta en el mismo orden en que está descrito el pliego de condiciones y adjuntar la prueba documentaria en los casos que así se haya solicitado.

17 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
17.1 El contratista estará obligado a ejecutar el objeto contractual en estricto apego a las condiciones establecidas en el contrato, el presente pliego de condiciones, sus anexos, la oferta adjudicada y la normativa vigente aplicable en materia de contratación pública.
18 ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
18.1 Con el objeto de supervisar esta contratación, gestionar y facilitar la coordinación técnica y administrativa, formalizar mediante minutas o actas los alcances interpretativos que se produzcan durante la ejecución contractual, regular lo relativo a su correcta ejecución, mantenerse dentro del límite y recursos disponibles para esta contratación y verificar el cumplimiento de las obligaciones indicadas en el pliego de condiciones, se designa como Administrador del contrato a:
Nombre completo Marta Eugenia Sánchez Robles
Número de teléfono institucional 2243-4679
Correo electrónico sanchezrm@sugeval.fi.cr

19 FINIQUITO DEL CONTRATO
19.1 Dentro del plazo de seis meses, contados a partir de la recepción definitiva del objeto contractual, conforme a lo previsto por el artículo 291 del RLGCP, el Administrador del Contrato o el Administrador de Pedido, en coordinación con el contratista y la Asesoría Jurídica del BCCR, realizarán las gestiones pertinentes para formalizar dicho acto.