S.C. Contratación Directa por Excepción Servicio Contratación Medio de Comunicación Social Color Visión para Difusión Mensajes Gestión Institucional

El oferente debe presentar la licencia vigente para ejercer actividad de publicidad exterior emitida por el MOPT.

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Servicio de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. Entiéndase como el uso de espacios de publicidad que ofrecen los diferentes medios de comunicación, canales o puntos de contacto masivos, alternativos o personalizados, para comunicar un mensaje, información o campaña; durante un período de tiempo específico de conformidad con lo indicado en la orden de pauta dada por la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas.

El servicio requerido deberá brindarse en los circuitos de pantallas digitales que disponga el medio de comunicación social Color Visión, dentro del GAM, y conforme con las tarifas corporativas brindadas al ICE por este medio para la emisión de pauta informativa de las campañas de comunicación 2026.

Para la ejecución de pauta informativa en medios de publicidad exterior la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas elaborará el documento orden de pauta con el que brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas a ejecutar. El Responsable Técnico será el encargado de enviar al contratista esta orden de pauta por correo electrónico, con copia al administrador del contrato, junto con los spots a utilizar, en dicho envío se indicará el circuito a utilizar, los mensajes a publicar, el periodo en que se debe ejecutar y los spots informativos que corresponden a cada campaña.

Los mensajes y la duración de estos se definirá conforme el concepto creativo que se desarrolle para cada campaña de comunicación, acorde con el tipo de mensaje a transmitir.

El responsable técnico enviará la orden de pauta y los spots a utilizar con 24 horas de antelación al inicio del periodo de pauta requerido, de modo que el contratista pueda verificar los spots y confirmar la colocación en las pantallas. En caso de presentarse algún error o problema con el formato de los spots que impidan su uso, el contratista deberá indicarlo al responsable técnico antes del inicio del periodo de pauta, para que el ICE haga la corrección de manera inmediata y los envíe nuevamente.  El contratista no puede modificar, alterar o cambiar por su cuenta los spots entregados, o utilizar versiones que no corresponden a la campaña indicada en la orden de pauta.

El contratista deberá responder al responsable técnico que le envió la orden de pauta, en un plazo de 4 horas, por correo electrónico, a la dirección iduran@ice.go.cr, confirmando el recibido de la misma y los spots a utilizar, además debe confirmar el inicio de la emisión en las pantallas digitales en el periodo indicado.

El contratista deberá entregar al responsable técnico y al administrador del contrato un informe de evidencia o testigos de publicación, con fotografías y video en el demuestre la emisión de los spots, en el mismo debe indicar la ubicación física de las pantallas digitales y el periodo durante el cual se transmisión la pauta informativa.  

El informe de evidencias debe presentarse por cada orden de pauta recibida, junto con la factura correspondiente.   En los casos que el periodo de pauta incluya más de un mes, el contratista podrá entregar evidencias o testigos de publicación por mes vencido, con la respectiva factura.

CAPÍTULO I

Condiciones Generales

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO 1 DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

Disposiciones para presentación de la oferta:

1. El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

2. Forma de presentar la estructura de precios en la oferta:

a. Para el caso de contratación de servicios en cantidad definitiva la estructura de precios se solicitará por partida.

3. Forma de presentar el Presupuesto detallado:

a. En los procedimientos de servicios el oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Se anexa el formato a utilizar.

b. El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

CRITERIOS SOCIALES

El oferente debe presentar declaración jurada que, de resultar contratista, y de ser necesario presentarse al ICE, para entrega servicio o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, deberá seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

3. FORMA DE ENTREGA Y CONDICIONES DE PAGO:

La entrega del servicio deberá realizarse conforme la publicación de las campañas de comunicación, según la cantidad de pautas en pantallas digitales y las fechas de publicación indicadas en cada orden de pauta. La orden de pauta será remitida por el responsable técnico de la contratación.

Para la recepción del servicio el contratista deberá presentar un informe de evidencia de la colocación de la pauta, con reporte fotográfico y de video en el que se demuestre la emisión de los spots. Este reporte debe indicar la ubicación física de las pantallas digitales y el periodo durante el cual se transmitió la pauta informativa.  Deberá presentar el informe junto con la factura correspondiente por cada orden de pauta recibida.

En los casos que el periodo de pauta solicitado incluya más de un mes, el contratista podrá entregar informe de evidencias por mes vencido, con la respectiva factura.

El pago de la factura se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme del respectivo informe.

4. GARANTÍA TÉCNICA

El servicio debe responder en todo momento a los fines de la contratación, en 3 meses plazo que se ejecuta el servicio. Lo anterior sin perjuicio de las mejoras que puedan otorgarse, pero nunca podrán ser en detrimento de la necesidad pública contratada. La emisión en las pantallas digitales debe responder a las fechas y características técnicas solicitadas en la orden de pauta. En caso de que la emisión falle por cortes de energía, daños técnicos de las pantallas o del software de reproducción se aplicará la garantía técnica de emitir nuevamente los spots en los circuitos de pantallas digitales indicados originalmente en la orden de pauta.

5. VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato tendrá una vigencia de 3 meses con la posibilidad de realizar hasta 4 prórrogas facultativas por parte de la Administración

6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. El contratista debe asumir su responsabilidad como patrono único en su totalidad por lo que todas las obligaciones obrero-patronales derivadas de la realización del trabajo, tales como cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, Riesgos Profesionales, correrán por cuenta del contratista, quedando el ICE totalmente desligado y no manteniendo ninguna relación de este tipo con los trabajadores de la responsabilidad civil o penal en que pudieran incurrir en la prestación de los servicios.
2. Es deber del contratista el cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato.
3. El contratista deberá nombrar un enlace administrativo para la gestión del contrato e indicar al ICE los medios para su contacto.
4. Se deberá realizar la ejecución de los servicios en los circuitos de pantallas digitales que disponga el medio de comunicación Color Visión, conforme el periodo de publicación solicitado por la administración, asegurando en todo momento la continuidad de estos y el estricto cumplimiento de lo convenido.
5. El contratista deberá informar al ICE, de forma inmediata y por medio del Administrador del Contrato, por correo electrónico, de cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato.
6. El contratista deberá suministrar toda la información requerida en el momento en que la Administración se lo solicite, para la buena operación y gestión del contrato. Asimismo, deberá seguir las indicaciones relacionadas con reportes y evidencias de pauta solicitado por el Administrador del Contrato.

7. OTRAS CLAUSULAS

7.1 Ejecución contractual

1. Para el control de la pauta informativa institucional se elaborará el documento orden de pauta, con la que se brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas de comunicación y la pauta informativa a emitir.

2. El contratista deberá emitir informe de evidencia de la colocación de la pauta, con reporte fotográfico y de video, ubicación física de las pantallas digitales y periodo en que se ejecutó la pauta.

3. El contratista debe asegurar la emisión de la pauta informativa, de modo que los mensajes a transmitir sean recibidos correctamente por las audiencias, para ello debe mantener una transmisión estable y sin interferencias en todos los circuitos de pantallas digitales, evitando periodos fuera del aire que interrumpan la emisión de la pauta informativa contratada.

7.2 Aspectos de Facturación

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente y enviada tras la entrega efectiva y recepción conforme.

El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme y entrega de la factura completa.

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, así como registrada en la plataforma SICOP, en el módulo de Solicitud de Pago.

La factura deberá contener:

• Número de pedido (MM) o contrato
• Descripción detallada del servicio entregado
• Unidad de medida, cantidad y precio unitario
• Monto total
• Condiciones de pago pactadas
• A nombre del ICE