S.E- Contratación directa de Excepción, Servicio de calibración de equipo analizador de gas SF6 //DT

Condiciones de admisibilidad  

1. DECLARACIONES JURADAS

1.1 El oferente debe presentar todas las declaraciones juradas establecidas en el anexo 6.  

1. INFORMACIÓN A PRESENTAR EN LA OFERTA.

2.1 La oferta debe redactarse en idioma español, la información técnica o complementaria expedidos por el fabricante, podrán presentarse en idioma inglés.  

2.2 El oferente deberá suministrar como parte de su oferta la documentación técnica que describa las características del servicio ofrecido, incluyendo: Alcance y descripción funcional del servicio, capacidades operativas.  

2.3 El oferente deberá incorporar en su oferta una declaración jurada mediante la cual deberá: Indicar que la garantía técnica del servicio estará respaldada por la fábrica por el servicio de calibración de no menos de un año a partir del día de recibido conforme del equipo, una vez calibrado.

Condiciones específicas 

1. USO 

Se requiere adquirir el Servicio de Calibración de los equipos utilizados para el análisis del Gas Hexafloruro de Azufre SF6, de la marca DILO, dicha calibración garantiza la correcta operación del equipo, lo cual es fundamental y necesario ya que el gas SF6 es el medio de aislamiento y extinción de arco eléctrico dentro de un interruptor de potencia, por lo tanto, éstos equipos determinan el estado del aislamiento interno de un interruptor de potencia, un valor erróneo en ésta medición puede causar la pérdida de un interruptor de potencia y una serie de daños en equipos adyacentes y eventualmente energía no servida y afectación de clientes.  Estos equipos de medición se utilizarán en las labores de evaluación de calidad de gas SF6 de los interruptores de potencia y subestaciones aisladas en Gas SF6 del país.  

2. CARACTERÍSTICAS 

Calibración y reemplazo de celdas de medición del equipo analizador de gas SF6, Marca DILO, modelo 3-038R-R303.  

2.1 Se deben reemplazar las celdas de medición de pureza, contenido de humedad y contenido de SO2 y se debe incluir el kit de retrofit para desconexiones rápidas internas  

2.2 Se deberá realizar una inspección general y las pruebas funcionales correspondientes al equipo, las cuales deberán ser ejecutadas por personal técnico calificado y autorizado por DILO, siguiendo estrictamente los procedimientos, especificaciones y protocolos oficiales establecidos por el fabricante para el modelo 3-038R-R303.  

2.3 Los resultados de las mediciones se expresarán en las siguientes unidades de medida: Pureza en términos porcentuales %, la humedad en ppmv y también en temperatura de punto de rocío, y la acidez en ppmv. Donde ppmv se refiere a partes por millón de volumen. 

Condiciones Generales 

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO 1 DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024. 

 
Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/ 

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN.

1.1 El Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliado en San José y con cédula jurídica N º 4-000-042139-02, promueva la Contratación Directa por Excepción para el “SERVICIO DE CALIBRACIÓN DE SENSORES EQUIPO ANALIZADOR DE GAS SF6”  

1.2 Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.   

1.3 La composición total presupuestaria es del año 2027 por un monto de 54 757,16 USD.  

1. REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO PARA EL OFERENTE

2.1 CRITERIOS SOCIALES.   

2.1.1 El personal del contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social. Para esto el oferente debe presentar declaración jurada.  

2.1.2 Se prohíbe el fumado dentro de las instalaciones del ICE, según se establece en la legislación. Ley 9028 Ley General de Control del Tabaco y sus Efectos Nocivos en la Salud. El oferente debe presentar una declaración jurada con el compromiso de cumplir con la Directriz del espacio libre de humo de tabaco.  

2.2 NORMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL.  

2.2.1 El oferente debe presentar la documentación correspondiente referenciada en el apartado 7.1.3 o 7.1.4. de la NORMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL PARA LA ELABORACIÓN DEL CARTEL DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS CARTELERÍAS Y CONTRACTUALES (ver anexo 3).  

2.3 ESTRUCTURA DE PRECIOS.  

2.3.1 El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Ver anexo 4 el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.  

2.3.2 Forma de presentar la estructura de precios en la oferta: Para el caso de la presente contratación de servicios en cantidad definitiva la estructura de precios deberá presentarla el oferente por partida.  

2.4 PRESUPUESTO DETALLADO.  

2.4.1 En los procedimientos de servicios el oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Ver anexo 5 con el formato a utilizar  

2.4.2 El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario. 

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. 

3.1 El contratista debe presentar la documentación correspondiente referenciada en el apartado 7.2 y 7.3. de la NORMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL PARA LA ELABORACIÓN DEL CARTEL DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS CARTELERÍAS Y CONTRACTUALES (ver anexo 3).  

3.2 Retiro del equipo: El contratista deberá retirar el equipo objeto de esta contratación en el Plantel del ICE ubicado en Cóncavas, Paraíso de Cartago, en un plazo no mayor a 5 días hábiles posterior a la notificación del contrato, y deberá de ser entregado una vez calibrado; en la misma dirección, previa coordinación con el administrador del contrato.   

3.3 Costos asociados al servicio: El contratista deberá asumir la totalidad de los costos asociados a la ejecución contractual, incluyendo costos logísticos, de transporte, calibración, seguros e impuestos.  La administración facilitará al contratista el acceso oportuno a las instalaciones y la información técnica necesaria para el desarrollo de las actividades objeto de la contratación.  

3.4 Mecanismo de control: Previo a la salida del equipo, el Administrador del Contrato levantará un Acta de Entrega, en la que se consignará el número de serie, las condiciones físicas y el estado de funcionamiento del equipo. Asimismo, al momento de su devolución, se realizará una inspección de recepción para verificar que el equipo haya sido entregado en las mismas condiciones en que fue recibido y que no presente daños o afectaciones atribuibles al traslado, manipulación o ejecución del servicio.   

Asimismo, el ICE dispondrá de 15 días hábiles para verificar el correcto funcionamiento del equipo. En caso de detectarse algún desperfecto o falla durante dicho período, se notificará formalmente al contratista. Una vez recibida la notificación, el proveedor deberá brindar una solución en un plazo no mayor a 30 días hábiles.  

3.5 Certificado de seguro: El contratista deberá aportar certificado de seguro de transporte vigente, que cubra los riesgos de pérdida, robo, extravío o daño del equipo durante todo el período en que permanezca bajo su responsabilidad.  

El equipo viajará por cuenta y riesgo exclusivo del contratista. En consecuencia, cualquier daño parcial o total, extravío, perdida o deterioro que ocurra mientras el equipo se encuentra bajo custodia será de su entera responsabilidad, debiendo asumir los costos correspondientes y proceder con la reposición del bien en condiciones equivalentes a las originales, para lo cual, deberá coordinar con el Administrador de Contrato.    

3.6 Notificación de Incidencias: El contratista deberá comunicar de forma inmediata cualquier eventualidad que impida la ejecución completa y oportuna del servicio, ya sea por fallas técnicas, o cualquier otra causa que pueda afectar la entrega dentro de los plazos establecidos. Deberá además presentar un plan de acción correctivo que contemple la reprogramación del servicio y las medidas de mitigación.  

3.7 En caso de que el servicio de calibración presente no conformidades, discrepancias técnicas o incumpla con las especificaciones definidas, el contratista se compromete a repetir la calibración o subsanar las observaciones, sin costo adicional para el ICE, en un plazo no mayor al establecido contractualmente.  

3.8 ENTREGABLES DEL SERVICIO DE INSPECCIÓN Y CALIBRACIÓN.  

3.8.1 El contratista deberá entregar un reporte de inspección y del servicio realizado, así como el certificado de calibración emitido directamente por el fabricante DILO, en el que se detallen los resultados obtenidos durante la calibración, los valores del gas patrón certificado utilizado, las tolerancias permitidas por el equipo y los valores obtenidos en las mediciones efectuadas. Asimismo, el certificado deberá indicar las condiciones bajo las cuales se realizó la prueba, incluyendo la presión y las condiciones ambientales correspondientes.  

Adicionalmente, deberán adjuntarse los certificados del gas patrón y de los patrones de referencia utilizados, con el fin de demostrar la trazabilidad metrológica de las mediciones realizadas y su vinculación con patrones debidamente certificados. Tanto el reporte de servicio como el certificado de calibración deberán incluir el nombre, firma y demás datos de identificación del técnico responsable de la ejecución de las pruebas.  

4 CONDICIONES DE GARANTIA TÉCNICA DEL SERVICIO.   

4.1 El Contratista deberá garantizar la calidad, continuidad, disponibilidad y correcta ejecución del servicio contratado durante un período mínimo de 12 meses, contado a partir de la fecha de recepción definitiva y a satisfacción del equipo calibrado por parte de la Administración. Dicha garantía deberá estar respaldada por el fabricante mediante certificación emitida.  

4.2 Durante el período de garantía, el Contratista será responsable de cualquier incumplimiento, defecto, error, inconsistencia o falla atribuible al servicio prestado, así como de cualquier situación que afecte la calidad, confiabilidad o desempeño de los resultados obtenidos.    

4.3 Los equipos que requieran reparación durante el período de garantía serán entregados al Contratista o a su representante autorizado, manteniéndose aquel como responsable ante el ICE.  

1. OTRAS CLAUSULAS.

5.1 El contratista debe subir la factura para pago en SICOP posterior a que el AC emita el acta de Recepción definitiva, al efecto al contratista le llegará un correo electrónico con el MM-45XXXXX correspondiente al acuse de recibido, a partir de ese momento el contratista debe solicitar el pago en SICOP y paralelamente enviar la factura al correo electrónico facturasice@ice.go.cr.  

5.2 CLÁUSULA DE DESEMPATE.  

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda.  

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento (presencial), el cual se incluirá en el Sistema Digital Unificado.  

1. ACTA DE RECEPCIÓN DEFINITIVA.

6.1 El acta de recepción definitiva del servicio se emitirá una vez que el AC verifique que lo entregado cumple con las condiciones técnicas y condiciones generales establecidas en el cartel. Para tal efecto, se emitirá el respectivo informe técnico de validación, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles posteriores a la entrega del servicio.  

6.2 Como parte del proceso de aceptación o rechazo de los servicios contratados, el AC realizará las siguientes verificaciones, con el fin de constatar el cumplimiento integral de lo adjudicado conforme al cartel y la oferta:  

• Verificación técnica mediante la aplicación de pruebas de campo:   

• Prueba de funcionamiento básico de cada equipo.   

• Confirmación del correcto desempeño sin fallas críticas del equipo calibrado.  

6.3 Una vez recibido el informe técnico favorable como resultado de las verificaciones indicadas en el punto anterior, el administrador del contrato procederá a emitir el acta de aceptación definitiva, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles.  

1. FORMA DE PAGO

El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, contra el informe final realizado por el Administrador de Contrato.