Adquisición de implementos para uso médico por demanda

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Unidad de Talento Humano requiere comprar en la modalidad de demanda los implementos médicos, medicamentos y otros productos para el cumplimiento de sus funciones en el consultorio médico y salud ocupacional. 

2. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

2.1 Especificaciones técnicas

1. Detalle de los productos:

2.2 Condiciones generales

1. Cada producto deberá contar con su ficha técnica, que incluya marca y país de origen.
2. La vigencia de los productos no podrá ser menor a 24 meses después de la fecha de entrega en IFAM.
3. En el caso de kits de papanicolaous, medicamentos, geles, desinfectantes, jabones y esterilizantes se debe comprobar que los mismos cuentan con el registro sanitario del Ministerio de Salud.

2.3 Condiciones de empaque y embalaje

El contratista deberá entregar los artículos solicitados en su empaque original, asimismo, deberán ser embalados y sellados para proteger su integridad mientras se transportan o son manipulados.

2.4  Condiciones de coordinación durante la ejecución

El contratista deberá facilitar al Administrador del Contrato el nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona que asigne como contacto con el IFAM, con el fin de coordinar cualquier aspecto relacionado con las órdenes de pedido, sin embargo, se aclara que toda notificación se realizará por medio del SICOP, mediante la orden de pedido. En caso de que se realice algún cambio el contratista deberá comunicarlo de forma inmediata al IFAM.

2.5 Garantía técnica

1. Plazo requerido: El contratista debe garantizar que los insumos sean entregados con fechas de caducidad o vencimiento lo suficientemente adecuados para su uso, esta fecha será contada a partir de la fecha de entrega en el IFAM, según constará en el acta de recepción. En todas las partidas, la garantía técnica será de acuerdo con lo indicado en cada partida y esta deberá cubrir el cambio o reemplazo de aquellos productos que se encuentren dañados o defectuosos, y cuyo aspecto no se evidencie durante la revisión que se realice durante la entrega de estos.
2. Tiempo de respuesta: El contratista deberá dar respuesta a la solicitud de atención para hacer efectiva la garantía en sitio, en un plazo máximo de 5 días hábiles asegurando la atención en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

2.6 Modelo por demanda

Este modelo está conceptualizado bajo el esquema de consumo según demanda, con el cual se pretende contar con proveedores que posean la capacidad de cubrir los requerimientos técnicos, todo conforme las líneas incluidas en el proceso y la posibilidad de adjudicación por línea.

1. El precio que se pactará será el precio unitario de cada línea, de manera tal que el IFAM pagará el monto correspondiente a las líneas requeridas en cada orden de pedido y recibidas a satisfacción, según sean las necesidades reales.  
2. La Administración no está obligada a solicitar la misma cantidad estimada de requerimientos incluidos en la estimación del anexo No.2-1, tampoco a ejecutar todo el presupuesto destinado por año de ejecución contractual o posibles prórrogas al contrato, lo anterior considerando que, este tipo de contratación, por demanda, no se adjudica un monto ni cantidad totales definidas, dado que no se puede estimar a priori a cuánto ascenderán los requerimientos, es decir, que solamente son datos de referencia y no un compromiso de la Institución. Por lo tanto, de acuerdo con las necesidades que se presenten a la Administración, lo pactado no será una cantidad definida sino la formalización de un contrato que se ejecutará por medio de órdenes de pedido puntuales ante las eventuales necesidades que se describen en este pliego de condiciones durante el plazo de ejecución contractual, siempre y cuando se cuente con el contenido presupuestario.
3. El periodo del contrato es por un año con posibilidad de prorrogar hasta un máximo de cuatro años de contratación (el periodo de ejecución original ni eventuales prórrogas podrán superar los cuatro años de contratación), por lo tanto, el periodo de ejecución contractual se verá finalizado cuando se apruebe y finalice la tercera prórroga del contrato (cuarto año de contratación) o bien, cuando el monto que se consuma alcance el umbral del tipo de procedimiento de licitación que nos ocupa.
4. Corresponderá a la Comisión de Seguimiento de la Contratación llevar el control respecto a que las órdenes de pedido de cada una de las líneas no excedan el monto límite del tipo de licitación que nos ocupa.

2.7  Procedimiento para la emisión de orden de pedido

Conforme se requiera el objeto contractual, se le solicitará al contratista la entrega de estos mediante la confección de una orden de pedido en el SICOP, esa solicitud se regirá por lo siguiente:

1. La persona Administradora del contrato confeccionará la orden de pedido en el SICOP del objeto contractual que se requiera y la remitirá a aprobación de la jefatura correspondiente y de la Unidad Financiera para asegurar el contenido presupuestario.
2. En caso de que alguna de las órdenes de pedido se estime será recibida en años siguientes deberá indicarse así al solicitar la aprobación del área de presupuesto de manera que haya claridad respecto a la disponibilidad presupuestaria.
3. En cada orden de pedido, además de indicarse las líneas y cantidades que requiere, se incluirá la información, con respecto al plazo de entrega, así como cualquier información adicional necesaria y el IFAM, se reserva el derecho de emitir tantas órdenes de pedido que considere necesarias para satisfacer la necesidad institucional, máxime si se trata de un servicio por etapas.
4. Una vez obtenidas las aprobaciones internas correspondientes la persona Administradora del contrato comunicará al contratista la orden de pedido, por medio del SICOP, dichas aprobaciones corresponden a la persona titular de la Dependencia Solicitante o por la persona superior inmediata y por el área de presupuesto del IFAM. El contratista contará con 2 días hábiles para aceptar la orden de pedido en el SICOP.
5. El IFAM se reserva el derecho de requerir cualquiera de las líneas indicadas en cada partida de estas especificaciones técnicas y realizar las combinaciones de esas líneas, que considere necesarias, por lo que, el contratista deberá tener la disponibilidad de cualquiera de las líneas indicadas y sus respectivas combinaciones.

2.8 Cambios en el objeto contractual

En caso de que el contratista solicite algún cambio permanente de alguna de las líneas adjudicadas como un cambio de marca o de alguna de las características específicas de la línea, por caso fortuito, fuerza mayor, discontinuidad y otro, que no  se trate de los supuestos establecidos en la normativa para recibir bienes actualizados, dichos cambios se realizarán por medio de una inclusión y exclusión de la línea, además, este tipo de cambios deberá ser analizado por la Comisión de Seguimiento de la Contratación quien debe preparar un documento en que formalice su aceptación o no de la mejora requerida por el contratista, en cuyo caso deberá solicitarse formalmente a la UAC la inclusión y exclusión de la línea para que realice el respectivo trámite en SICOP.  

2.9 Reglas sobre la exclusividad

Una vez que el contrato entre en ejecución se mantendrá la exclusividad de la compra del objeto contractual al contratista, sin embargo, de no entregar en el tiempo previsto, se podrá recurrir a compras menores con otros proveedores, siempre y cuando las circunstancias ameriten y justifiquen tal forma de proceder. Esto, con el fin de cubrir la necesidad y satisfacer el interés público.  En caso de que deba acudirse a otro proveedor se aplicará lo dispuesto en el apartado de multas o lo indicado en el apartado de rescisión y resolución contractual, todo conforme el debido proceso.

En caso de que no se llegue a un acuerdo con el contratista el IFAM podrá requerirse el objeto contractual de otro proveedor sin que ello implique alguna responsabilidad para la Institución.

2.10 Reglas sobre una eventual exclusión

Una vez que el contrato entre en ejecución la Administración podrá realizar la exclusión de líneas cuando la Comisión de Seguimiento de la contratación identifique alguno de los siguientes casos:

1. Si se determina técnicamente que alguna de las líneas no será requerida más para consumo del IFAM.
2. Si por causas imprevistas, fortuitas, fuerza mayor la marca sale del mercado, es descontinuado y no será sustituida por otro producto, el contratista deberá informar de forma inmediata al conocimiento del hecho y presentar los comprobantes respectivos.
3. Si por causas imprevistas, fortuitas, fuerza mayor la marca sale del mercado y será sustituida por otro producto, el contratista deberá informar de forma inmediata al conocimiento del hecho y presentar los comprobantes respectivos del hecho, para que se proceda a la exclusión, así como presentar la nueva marca sustituta que deberá igualar o superar las especificaciones técnicas de la marca original, estos cambios serán autorizados previa prueba de la marca sustituta, por lo cual el contratista deberá presentar muestras para su posible inclusión.
4. Cualquier otro caso que se considere técnica y legalmente que lleve a la exclusión de una línea, realizando el debido proceso.

En todos los casos la Comisión de Seguimiento de la contratación deberá emitir el respectivo informe detallando las líneas a excluir, justificación para cada caso, entre otros aspectos, posteriormente, realizará el trámite respectivo para comunicar al contratista y excluir la línea requerida por medio de SICOP.

3. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 

3.1  Obligaciones de seguridad social

Antes de la firmeza del acto de adjudicación, el proveedor que resulte adjudicatario deberá presentar las siguientes pólizas que deberán estar al día durante todo el plazo de la contratación y su vencimiento se considerará incumplimiento contractual.

1. Póliza de riesgos de trabajo: Prueba documental que valide la existencia del seguro de Riesgos del Trabajo vigente a partir del inicio de la ejecución del contrato y por todo el plazo de ejecución de la contratación acorde con el objeto contractual requerido y en caso de ser una persona jurídica los trabajadores que participarán en esta contratación deberán estar asegurados con este tipo de póliza, conforme lo regula la norma. Estarán excluidos de la presentación de la póliza de riesgos de trabajo las excepciones que establece el artículo 194 del Código de trabajo, a saber:

 “a.  La actividad laboral familiar de personas físicas, entendida ésta como la que se ejecuta entre los cónyuges, o los que viven como tales, entre éstos y sus ascendientes y descendientes, en beneficio común, cuando en forma indudable no exista relación de trabajo.

b.Los trabajadores que realicen actividades por cuenta propia, entendidos como los que trabajan solos o asociados, en forma independiente, y que no devengan salario.” 

El IFAM se reserva la posibilidad de requerir algún documento o declaración jurada al proveedor. Durante la ejecución contractual, le corresponde a la Comisión de Seguimiento verificar que la póliza se encuentre vigente en todo momento por lo que esa Comisión está facultada a solicitar la póliza en cualquier momento, con el fin de verificar que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza. En caso de que se prevenga la actualización de la póliza y el contratista no lo haga, se considerará incumplimiento contractual, todo conforme el debido proceso. 

3.2 Controles establecidos por la Comisión de Seguimiento

El IFAM, a través de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, supervisará el cumplimiento del contrato en todos sus extremos y específicamente en lo que atañe a la dotación de personal y equipos, según los requerimientos técnicos.

Asimismo, la Comisión de Seguimiento de la Contratación establecerá los controles que considere convenientes para el control de la ejecución de la contratación y una vez iniciada la contratación:

1. Coordinará con el contratista, por medio de correos electrónicos, llamadas telefónicas, los aspectos relacionados con la entrega del objeto contractual, entre otros aspectos.
2. Supervisará el contrato y tiene como obligación velar porque el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado.

3.3  Otras obligaciones y responsabilidades del contratista

El contratista tendrá la obligación de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones, así como con la normativa que regula la contratación pública, además, deberá cumplir con los siguientes aspectos:

1. El contratista debe contar con una vía de comunicación que siempre esté disponible. Por lo tanto, deberá nombrar una persona responsable de recibir los requerimientos de la Comisión de Seguimiento de la Contratación, por lo que, deberá facilitar al Administrador del Contrato el nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de esa persona contacto.
2. Manifestar por escrito cualquier situación que afecte la entrega del objeto contractual, para que se realice la respectiva revisión o investigación con el fin de solucionar el problema que se haya generado de forma objetiva y neutral.

4. SOBRE LA ENTREGA

4.1 Plazo de entrega

El objeto contractual deberá ser entregado en el plazo máximo que se detalla en el siguiente cuadro:

4.2 Detalle de la entrega

1. El plazo máximo de entrega será el indicado en la columna denominada “Tiempo de entrega de cada producto” del cuadro incluido en el punto anterior, por lo tanto, el contratista No debe considerar los tiempos de revisión y correcciones dentro del plazo entrega del objeto contractual señalados en la tabla anterior. Los plazos de revisión se incluyen eventuales cálculos de multas por incumplimiento, además, los plazos totales se requieren para efectos del SICOP.
2. El plazo de ejecución rige a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato por medio de SICOP. En caso de que se reciban ofertas que coticen en monedas diferentes en una misma línea, el plazo regirá a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de pedido.

4.3 Horario de entrega

El objeto contractual deberá ser entregado en días hábiles en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., dicho horario podrá ser ajustado de mutuo acuerdo previa coordinación con la Comisión de Seguimiento de la contratación.

4.4 Lugar de entrega

El objeto contractual deberá ser entregado en las oficinas de IFAM ubicadas en Moravia, 200 metros al oeste, 100 metros sur y 200 metros oeste del Colegio Lincoln, previa coordinación con la Comisión de Seguimiento de la contratación.

4.5 Vigencia del contrato

El periodo de servicio será por dos años a partir de la notificación del contrato, por medio del SICOP, con posibilidad de prórroga por dos años adicionales hasta un máximo de  4 años de contratación, y será discrecionalidad de la Administración realizar la prórroga del contrato, por lo que en cada año de prórroga se analizará el cumplimiento del contratista, disponibilidad del contratista, disponibilidad presupuestaria y cualquier otro factor que se considere necesario para realizar la gestión, así como la actualización de la documentación que se requiera comprobar su vigencia.

4.6 Recepción provisional y definitiva

Una vez recibido el objeto contractual, el contratista deberá solicitar la recepción por medio de SICOP, para lo cual deberá adjuntar todos los documentos que correspondan para que, la persona Administradora del Contrato junto con las demás personas de la Comisión de Seguimiento de la Contratación hagan constar que el objeto contractual fue recibido a satisfacción, cumpliendo con los plazos establecidos para la revisión y correcciones requeridas y pueda comunicarse el acta provisional.

La recepción definitiva será realizada por la persona titular de la Unidad de Talento Humano en su ausencia por la persona titular del Departamento Administrativo, lo cual permitirá continuar con la gestión de pago.

5. SOBRE EL PRECIO

5.1 Detalle del precio

1. En la oferta económica del SICOP, el oferente, deberá indicar el precio unitario del objecto contractual requerido por línea, el cual deberá coincidir con el monto unitario indicado tanto en el formulario de SICOP como en los documentos adjuntos a la oferta, en caso de diferencia solamente se considerará lo indicado en la oferta (formulario) de SICOP.
2. Los oferentes deberán presentar sus ofertas económicas en la moneda nacional, es decir, EN COLONES, de acuerdo con la circular MH-DCoP-CIR-0072-2024 emitida por la Dirección de Contratación Pública como órgano ejecutor de la Autoridad de Contratación Pública, ente rector en esa materia comunicó la Directriz No.44-H denominada "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público" emitida por la Presidencia de la Ejecutiva y el Ministerio de Hacienda, conforme las condiciones del mercado.
3. El monto cotizado debe incluir todos los gastos previstos por el oferente para realizar el objeto contractual, en ningún caso el IFAM reconocerá: tiempo en ruta, ni viáticos, ni kilometraje, tampoco pagará ningún costo adicional al precio indicado en la oferta, costos adicionales por la prestación de esos servicios necesariamente deben ser contemplados en la oferta original.
4. El oferente deberá incluir en su oferta económica los impuestos que afectan el objeto de la contratación, o bien indicar claramente si alguno de ellos se encuentra exento de impuestos, realizando la debida justificación. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, presumiéndose en consecuencia que el monto total cotizado los incluye. El IFAM NO está exento del pago de impuestos o timbres.
5. En el pliego de condiciones en SICOP, se indica para cada línea el costo estimado unitario del objeto de la contratación incluyendo todo tipo de impuestos, por ende, ese monto corresponde a la disponibilidad presupuestaria, conforme la cantidad requerida estimada de consumo anual.

5.2  Razonabilidad del precio

La razonabilidad del precio cotizado por las ofertas que hayan cumplido con la admisibilidad se realizará con base en lo dispuesto en el artículo 44 y 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, por lo tanto, las bandas de tolerancia definidas por la Administración se detallan en los siguientes rangos:

1. Banda de tolerancia menor: corresponde a un 30% menos del precio promedio de referencia del Catálogo del Banco de Precios o del estudio de mercado, según corresponda.
2. Banda de tolerancia mayor: corresponde a un 30% del precio promedio de referencia del Catálogo del Banco de Precios o del estudio de mercado, según corresponda, ajustándose a la disponibilidad presupuestaria.

5.3  Reajuste y revisiones de precios bienes

El reajuste o revisión de precio es un mecanismo existente que se utiliza para garantizar el equilibrio económico del contrato que resulta del comportamiento normal del mercado local, para que no se genere un desequilibrio económico del precio originalmente pactado, sin embargo, la simple variación de los factores que conforman el precio no supone que el ajuste se deba aplicar de forma automática, ya que está sujeto a que el contratista demuestre que existe un incremento en los costos y que efectivamente le afectó o le afecta para cumplir con el objeto contractual. En el caso de que los bienes contratados sufran un incremento o disminución imposible de prever en el momento de la presentación de la oferta, el contratista en la solicitud de reajuste que deberá tramitar por medio de la plataforma de SICOP, debe presentar la documentación que demuestre los cambios y el análisis de la razonabilidad de este mediante el aporte de un estudio técnico. En caso de que el contratista no pueda comprobar lo anterior, el reajuste será denegado y se continuará con el precio cotizado originalmente, siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 102, 107, 108 y 109 de su Reglamento.

5.4  Forma de pago

El IFAM realizará un único pago una vez recibido todo el objeto contractual conforme lo requerido en cada orden de pedido debidamente aprobada, por la cantidad total recibida a satisfacción.

La cancelación de la factura se realizará una vez que el Contratista haya solicitado la gestión de pago en SICOP, misma que podrá solicitar solamente cuando conste en el expediente electrónico el acta de recepción definitiva.

El IFAM solamente admitirá facturación electrónica que esté debidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda, la factura podrá remitirse a la dirección electrónica contrataciones@ifam.go.cr, se aclara que el envío de la factura al correo electrónico no genera ninguna responsabilidad para el IFAM, por lo que el plazo con el que se cuenta para tramitar la factura iniciará una vez que se haya solicitado la gestión de recepción y pago por medio de SICOP, en la cual se incluya la factura vigente, no se realizará el trámite respectivo si no se incluye factura en SICOP.

El IFAM retendrá el 2% de cada pago para efectos del Impuesto sobre la Renta del contratista, de conformidad con la Ley del Impuesto sobre la Renta, Nº7092 de 21 de abril de 1988.

6. SOBRE INCUMPLIMIENTOS DEL CONTRATISTA

6.1  Cláusula penal

La cláusula penal procederá por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, por lo tanto, en caso de incumplimiento de las fechas de ejecución del objeto contractual se impondrá una sanción que será el costo de cada día de atraso, calculado  de acuerdo con el monto cotizado por producto, dividido entre el número de días en que se debía entregar, el resultado será el monto que se cobre por cada día de atraso por cada producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

Para los efectos de este apartado, únicamente se considerará atraso justificado lo siguiente: circunstancias no imputables al Contratista originadas por caso fortuito, fuerza mayor o hechos imputables al IFAM debidamente demostrados por escrito ante la Comisión de Seguimiento de la Contratación. Lo anterior deberá realizarse dentro del impostergable plazo de un (01) día posterior a la fecha en que debió hacerse efectiva la entrega, de acuerdo con los términos ofertados.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

6.2  Multas

Las multas constituyen una sanción pecuniaria que tiene como finalidad resarcir a la Institución de eventuales incumplimientos del contratista durante la ejecución del objeto contractual; las mismas se imponen por ejecución defectuosa de este, por lo que, el IFAM se reserva la posibilidad de cobrar multas por un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, por lo tanto, se considerará como incumplimiento lo siguiente:

1. En caso de que, el IFAM deba recurrir a utilizar los servicios de otro oferente por incumplimiento del Contratista, se procederá a realizar el cobro por los gastos que se incurra de más al solicitar el servicio a otro proveedor.
2. En caso de que, el IFAM compruebe que el contratista realizó algún daño al edificio, mobiliario, vehículos o equipo propios de la Institución durante la ejecución del objeto contractual, el costo de la reparación o compra para sustitución, según corresponda, el costo será asumido en su totalidad por el contratista, en el caso de mobiliario o equipo deberá contar con las mismas características y ser de la misma o mejor calidad.
3. Entrega de órdenes de pedido (OP) incompletas o que no cumplan con los requerimientos mínimos establecidos. Se aplicará como multa el costo por cada producto entregado en forma incompleta o que no cumpla con los requerimientos mínimos, dividido entre los días de entrega establecidos para ese producto, multiplicado por los días en que se tarde en entregar correctamente los productos.

d. Que no se realicen las correcciones solicitadas, en el tiempo requerido para hacerlas, por lo que, cumplido el plazo establecido en el pliego de condiciones, o en la orden de pedido, para que el contratista realice las correcciones solicitadas por la CSC, se podrá cobrar al contratista una multa por día de atraso calculado al dividir el costo del producto, según el desglose de precios del contratista en la cotización, entre el número de días en que debía entregar el producto, el resultado se multiplicará por los días en que tarde en realizar las correcciones requeridas.

Las multas señaladas en cada uno de los incisos anteriores se deben a que dichos incumplimientos afectarían los servicios que provee el IFAM y los servicios que presta la institución al sector municipal, así como la imagen institucional, con cada uno de los montos estimados resarcirán a la Institución de las pérdidas que generarían.

Por lo tanto, en caso de que se determine que el contratista incumplió con alguno de los aspectos establecidos anteriormente, se impondrá una multa detallada de acuerdo con el incumplimiento, por producto hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual el IFAM podrá analizar la resolución contractual.

La aplicación de la sanción se realizará de conformidad con el debido proceso, tal cual se establece en el punto denominado “Aplicación de sanciones”.

6.3  Aplicación de sanciones

Para efecto de ejecutar la cláusula penal o multa, el rebajo se aplicará directamente a las facturas tramitadas para el pago, siguiendo el debido proceso; en caso de no ser suficiente el monto de la factura para cubrir la suma a cobrar, se tomará de la garantía de cumplimiento o de las retenciones de pagos, en caso de que se haya previsto desde el pliego de condiciones.

En caso de que se ejecute parcialmente la garantía de cumplimiento el contratista tendrá tres (3) días hábiles para restablecer el monto de la garantía de acuerdo con los términos de la contratación, bajo la advertencia de que, de no hacerlo, el IFAM podrá tener por incumplido el contrato sin justa causa de su parte.

El control y trámite atinente a la aplicación de las multas estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe corresponde a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso de cobro.

Contra la resolución de la aplicación de la multa, procederán los recursos de revocatoria y apelación, previstos en el artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública y el 117 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

6.4  Sobre otros daños y perjuicios

El IFAM se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios, por la vía administrativa o judicial, según corresponda, no derivados del atraso en la entrega de los servicios apartado “Sobre la cláusula penal” o los incumplimientos detallados en el apartado “Sobre las multas”, para ello se realizará el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del contratista.

El control y trámite atinente a la aplicación de otros daños y perjuicios estará a cargo de la Comisión de Seguimiento de la contratación, quien será la encargada de remitir el informe correspondiente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, para que se realice el respectivo proceso sumario que a continuación se describe:

1. Recibido el informe técnico de la comisión nombrada para el seguimiento de la contratación que indica que requiere el cobro de otros daños y perjuicios adicionales, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones dará audiencia escrita al contratista por tres (3) días hábiles para que externe los alegatos de descargo que estime pertinentes con respecto al incumplimiento que se le atribuye.
2. Vencido el plazo de la audiencia concedida al contratista, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones otorgará audiencia por tres (3) días hábiles a la Comisión de Seguimiento de la Contratación para que se pronuncie sobre los alegatos del contratista, en caso de que los hubiera, manifestando si mantiene, revoca o varía su requerimiento.
3. Vencido el plazo de la audiencia otorgada a la Comisión de Seguimiento de la Contratación, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones resolverá, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles siguientes determinará si es procedente el cobro de daños y perjuicios adicionales, gestionados la Comisión de Seguimiento de la Contratación, si rechaza el requerimiento o si lo modifica, decisión que notificará al contratista y al administrador del contrato. Queda a criterio de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones si antes somete a consideración de la Unidad Financiera o Asesoría Jurídica, ambas del IFAM, lo relacionado con el cobro.
4. El cobro de daños y perjuicios adicionales, en los términos resueltos por la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, será rebajado de la garantía de cumplimiento rendida por el contratista o de las retenciones de los pagos en caso de que en el proceso se haya previsto alguna retención en los pagos, en caso de que el monto de la garantía de cumplimiento o las retenciones no sea suficiente se procederá a ejecutar el procedimiento en vía judicial.
5. Contra la resolución de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones que acuerde el cobro de daños y perjuicios adicionales, procederán los recursos ordinarios previstos en los artículos 342 y siguientes de Ley General de la Administración Pública, en los plazos allí previstos, sin efecto suspensivo, según se prevé en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública.

7. REQUISITOS DEL OFERENTE

7.1 Tipo de oferta

El objeto contractual podrá ser dado por una persona física, jurídica o en consorcio.

1. Personería jurídica: Conforme lo requerido en el apartado de aspectos generales debe presentar la certificación de personería jurídica VIGENTE que acredite que la persona que firma el formulario de la oferta en la plataforma de SICOP, tiene la capacidad legal para obligar a la empresa oferente a cumplir con las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones, lo cual debe demostrar presentando la certificación VIGENTE emitida por el Registro Nacional, este documento tiene una vigencia de quince días naturales después de su emisión o una la certificación emitida por un notario público, cuya vigencia es de un mes después de su emisión y que cuente con el respectivo comprobante del pago de timbres, cualquiera de los dos documentos que se incluyan en la oferta debe estar vigente conforme el plazo de vencimiento que tiene cada uno. En caso de que se trate de un poder general, este debe estar debidamente registrado y presentar el documento que lo demuestre tal cual se indicó anteriormente. En caso de que la persona que firme el documento no cuente con un poder registrado deberá presentar el poder especial que haga referencia al proceso que nos ocupa y debe estar firmado por la persona con la capacidad legal para ello, adjuntando la certificación de personería vigente que lo demuestre. Debe tenerse claro que, con base en lo que establece la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, debe tenerse claro que el formulario que completa cada oferente en SICOP, es la oferta formal, es decir, que los documentos no son la oferta solamente son complementos a esta, por lo tanto, quien firme la oferta en SICOP, es la persona que debe tener la capacidad legal para ello con base en las potestades que establece en la conformación de cada empresa.

8. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS 

La calificación se realiza sobre una base de cien puntos, lo cual implica que la máxima que puede obtener un oferente es cien puntos y será adjudicado el oferente que obtenga el mayor puntaje. Para los cálculos correspondientes, para el manejo de decimales, se utilizará el truncar en dos decimales sin efectuar redondeos. Se utilizará un sistema de evaluación ponderado de la siguiente manera:

De las ofertas que resulten elegibles, será adjudicataria la que haya obtenido el mayor puntaje.

La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una línea o bien parte del objeto, cuando por las características del objeto contractual, así lo permitan y no afecte la funcionalidad de este, siempre y cuando se cuente con precios unitarios y exista una justificación técnica.

Por las características técnicas del objeto contractual existe la posibilidad de adjudicación por línea, además, existe la posibilidad de adjudicación parcial, es decir, adjudicar una mayor o menor cantidad del objeto de la contratación.

8.1  Oferta económica

La oferta que cotiza el menor costo, se denomina oferta base y recibirá la cantidad máxima de puntos indicada. La asignación de puntos al resto de las ofertas se realizará en forma inversamente proporcional, utilizando la siguiente fórmula:

8.2 Condición pyme

El oferente deberá presentar la certificación vigente y a su nombre emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), en la cual conste su condición pyme y que su actividad principal corresponda al objeto de esta contratación, dicha condición debe ser adquirida previo a la apertura de las ofertas. Lo anterior, se realiza con el fin de fomentar la participación de pymes, conforme lo establece el artículo 23 de la Ley General de Contratación Pública. En caso de ofertas en consorcio al menos uno de los consorcios deberá aportar la certificación, siempre que el consorciado sea quien realice el mayor aporte entre la distribución que se realicen, es decir, experiencia, ejecución contractual, equipo de trabajo, entre otros.

9. CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de que dos o más ofertas cumplan con los requisitos de admisibilidad, administrativos, legales y técnicos exigidos en el pliego de condiciones y en la legislación vigente y dos o más de ellas hayan quedado empatadas con el mayor puntaje, se establece como mecanismo de desempate para la adjudicación de la oferta el siguiente:

1. Se preferirán a la PYME de Producción Nacional de acuerdo con el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, denominado “Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en la Compras de Bienes y Servicios de la Administración”, para lo cual deberá estar debidamente identificada en el SICOP como Pyme y en caso de que en el SICOP no se pueda corroborar esa condición, el oferente deberá presentar la respectiva certificación emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) donde conste que su condición Pyme, que la misma cubre el servicio objeto de esta contratación y que fue adquirida previo a la apertura de las ofertas.
2. En caso de que persista el empate se adjudicará la oferta que haya obtenido mayor puntaje en el apartado de “Oferta económica”.
3. De mantenerse la igualdad, se considerará como factor de evaluación de desempate para la contratación, una puntuación adicional a las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en este Reglamento, la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus reformas, Ley N°8262 de 02 de mayo de 2002 y sus reglamentos, así como el artículo 34 de la Ley de Desarrollo, Promoción y Fomento de la Actividad Agropecuaria Orgánica, Ley N°8591 del 28 de junio de 2007 y sus reglamentos, y el DE-37911-MAG Sistema de Registro del Ministerio de Agricultura y Ganadería para certificar condición de pequeño y mediano productor agropecuario (PYMPA), del 19 de agosto de 2013, otorgando la puntuación adicional: i. PYME de industria 5 puntos, ii. PYME de servicio o agropecuaria 5 puntos, iii. PYME de comercio 2 puntos.
4. De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del IFAM. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa; además, de lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente de contratación pública.

10.   COMISION DE SEGUIMIENTO DE CONTRATACION (CSC)

En caso de que el IFAM decida cambiar a los integrantes de la Comisión de Seguimiento de la contratación mencionada en este apartado, tal situación le será comunicada al contratista, por el Administrador del contrato, sin que sea necesario confeccionar un adendum para esos efectos.

11.   ANEXOS

En los siguientes anexos se incluyen el histórico de los últimos tres años, así como la proyección de consumo anual de los cuatro años de contratación.

ANEXO No.2-1

HISTÓRICO O PROYECCIÓN DE CONSUMO DE LOS ÚLTIMOS TRES AÑOS

 (Ver en el apartado de especificaciones tecnicas) 

ANEXO 2-2: PROYECCIÓN DE CONSUMO ANUAL

En el apartado de condiciones de admisibilidad y condiciones generales se incluyen todos los aspectos que debe considerar el oferente y potencial adjudicatario relacionadas con los requerimientos técnicos, requisitos de admisibilidad, sistema de evaluación y sanciones, entre otros. Además, se incluyen para mejor comprensión en el documento denominado "2026LD-0000017-0017700001 Apartado Especificaciones Técnicas - Medicamentos por demanda.pdf" adjunto al pliego de condiciones.

1. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

1.1 Idioma

Las ofertas deben ser presentadas en idioma español, el incumplimiento de esta condición dará lugar a la exclusión de la oferta; se aclara que solamente se aceptará en otro idioma, diferente al español, documentos como: manuales, fichas técnicas u otros documentos que desde el pliego de condiciones y se acepten de ese modo.

1.2 Documentos

El oferente podrá incluir en su oferta electrónica información adicional que a su criterio amplíe o aclare datos relevantes, por lo tanto, los documentos adjuntos en la oferta deberán cumplir con lo siguiente:  

1. Formato de documentos adjuntos: El oferente deberá incluir en un solo archivo toda la documentación que respalde su oferta, en estricto orden y con una tabla de contenidos al principio del archivo. En caso de que la información no pueda incorporarse en un solo documento, el oferente deberá incorporarlos identificando con un nombre claro el contenido del archivo. En caso de documentos que contengan firmas digitales deberán remitir esos documentos por aparte para efecto de validar esas firmas.
2. Confidencialidad de documentos: Los documentos que adjunte cada proveedor en la oferta deberán incluirse como “públicos”, lo anterior, considerando que el tipo de contratación que nos ocupa no incluye o solicita información que sea de carácter confidencial, por lo tanto, se debe privilegiar el principio de publicidad y transparencia que rige la contratación administrativa. En caso de que el oferente indique como confidencial algún documento, en la oferta deberá incluirse los motivos y sustento jurídico para indicar el estado de confidencialidad de cada documento señalado con ese estado, en caso de que no se demuestre desde la apertura de las ofertas se procederá a cambiar el estado del documento a “público”, siendo el procedimiento estipulado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP).
3. Documentos firmados digitalmente: Los documentos deberán estar firmados digitalmente, no se aceptarán documentos a los cuales se incorpore una imagen con la firma o documentos escaneados. En caso de que, el pliego de condiciones y términos de la contratación solicite declaraciones juradas y estas se incluyan en un mismo documento cada una deberá contar con la firma digital en cada espacio que se designe para firma del representante o persona competente. Todos los documentos incluidos en la oferta que cuenten con firma digital serán validados en el sistema de “Central Directo” del Banco Central de Costa Rica en el siguiente enlace: https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico. Lo anterior, con el fin de garantizar que cada firma cuente con la garantía de integridad, autenticidad y validez en el tiempo, por lo que se recomienda a cada oferente realizar la validación de la firma digital de cada documento antes de incorporarlo en la oferta del SICOP.
4. Certificaciones emitidas por notario público: Las certificaciones emitidas por un notario público firmadas digitalmente, como: personerías jurídicas, poderes especiales, autentificación de firmas, certificación de copias, entre otras, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente. Asimismo, en caso de duda por parte del IFAM podrá requerirse al oferente cualquiera de los siguientes aspectos:
   1. Indique de forma textual el número de entero o transacción con la cual se realizó el pago de especies fiscales, timbres y derechos.
   2. Indique el notario de forma textual que da fe, mediante afirmación expresa, de que los timbres cancelados solamente se utilizan para esa certificación.
   3. Adjuntar el comprobante de pago de timbres fiscales en la certificación.
5. Documentación emitida en el extranjero: En caso de que las ofertas incluyan documentación emitida en el extranjero tal como: personería jurídica, certificación de los titulares del capital social y los representantes legales, certificaciones de notarios públicos extranjeros, actas constitutivas, títulos académicos o cualquier otro documento solicitado en los términos de la contratación, esa documentación deberá estar debidamente autentificada por el Departamento de Autenticaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, para dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica o bien los documentos deberán estar apostillados de manera que no requieran la autentificación por parte del Ministerio, todos esos documentos deberán ser presentados con firma ológrafa (manuscrita) o bien, confirma digital que pueda ser corroborada en el sistema de Central Directo del Banco Central de Costa Rica. En relación con los títulos académicos emitidos en el extranjero podría el oferente presentar la convalidación que haya realizado una Universidad en Costa Rica debidamente inscrita o la convalidación emitida por una órgano o Institución costarricense con competencia para hacerlo, todos esos documentos deberán ser presentados con firma ológrafa (manuscrita) o bien, confirma digital que pueda ser corroborada en el sistema de Central Directo del Banco Central de Costa Rica.
6. Proveedores extranjeros: En caso de ser proveedor extranjero, deberá brindar la información relacionada sobre el domicilio legal, el país, la ciudad, número de teléfono, dirección electrónica, y si es el caso, el código postal, domicilio, dentro del territorio de Costa Rica, en donde recibir notificaciones o el medio para ello. Así como brindar la información del origen de los bienes ofrecidos y la dirección de los fabricantes, incluyendo el país, la ciudad y el código postal e indicar en su oferta qué vía de transporte utilizará para el envío de los bienes o suministros (aéreo, marítimo, terrestre), según el tipo de objeto contractual. Lo anterior, en el entendido de que deberá someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

1.3 Patente comercial

El oferente deberá presentar el comprobante de patente comercial vigente emitido por la correspondiente Municipalidad para autorizar el ejercicio de una actividad comercial en concreto dentro de una determinada circunscripción territorial, dicha patente deberá ser a nombre de la persona oferente, que autorice la actividad comercial similar al objeto de la contratación y ésta se encuentre al vigente desde antes de la apertura de las ofertas, en caso de que no cuente con dicha patente deberá presentar la documentación emitida por el ente correspondiente que acredite que está exonerado de contar con ese requisito legal. En caso de que, en el sistema de evaluación descrito en el apartado de especificaciones técnicas se incluya el criterio de evaluación de “Cercanía geográfica” la patente comercial que se encuentre firmada de forma convencional deberá presentarse la copia certificada por un notario público.

1.4 Permiso sanitario de funcionamiento

El oferente deberá presentar el comprobante del permiso sanitario de funcionamiento vigente desde antes de la apertura de las ofertas y emitido por el Ministerio de Salud, en el cual se autorice el ejercicio de una actividad comercial similar al objeto de la contratación, en caso de que no cuente con dicho permiso deberá presentar la documentación emitida por el ente correspondiente que acredite que está exonerado de contar con ese requisito legal.

1.5 Declaración jurada

Todo oferente o subcontratista interesado en participar del procedimiento de contratación deberá rendir una declaración jurada que deberá estar incluida en el Registro de Proveedores de SICOP, previo a su participación en el concurso, de manera que indique lo requerido en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP), así como el artículo 32 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), dicha declaración deberá indicar al menos:

1. Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con el artículo 28 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.
2. En caso de personas jurídica, indicar la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen, en caso de persona jurídica.
3. En caso de personas jurídica, indicar la información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial, en caso de persona jurídica.
4. En caso de personas físicas, deberá declarar bajo juramento que es el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
5. Que se trata de un proveedor nacional o extranjero.
6. En caso de que el proveedor sea una pequeña o mediana empresa, debe aclarar que es una PYME.
7. Que se encuentra al día con el pago de los impuestos tributarios y nacionales, en el caso de empresas nacionales.
8. Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas nacionales.
9. Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF), en el caso de empresas extranjeras respecto a las personas trabajadoras que contraten para realizar los servicios que presten en el país.
10. Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

Es obligación del oferente o subcontratista mantener la información del Registro de Proveedores de SICOP debidamente actualizada y cuando se presente ninguna variación deberá actualizarla cada veinticuatro meses, incluyendo los nuevos documentos. En caso de que el oferente o subcontratista no cuente con la información requerida o este desactualizada la Administración realizará la respectiva prevención de subsanación, en caso de no atender dicha prevención el oferente quedará descalificado del proceso de contratación.

1.6 Capacidad legal de quien firma la oferta

La oferta debe ser firmada por una persona con capacidad legal para ello, al respecto el oferente deberá considerar lo siguiente:

1. En caso de que la oferta sea presentada por personas jurídicas (sea individual o en consorcio) deberá adjuntarse la personería emitida por un notario público o por el Registro Nacional, que evidencia la vigencia de los poderes de quien firma la oferta, la certificación deberá estar vigente al momento de la apertura de las ofertas. En caso de que la certificación sea emitida por un notario público deberá cumplirse con lo establecido sobre las certificaciones en el punto 1.1.2.4 de estas condiciones. El adjudicatario, en caso de que la personaría durante el proceso de análisis de ofertas haya vencido, deberá actualizar ese documento. En caso de que la persona que firma la oferta en SICOP cuente con un poder especial, dicho poder deberá adjuntarse en la oferta haciendo referencia al número del procedimiento de contratación en el cual está participando, así como las actuaciones que pueden realizar en nombre de la empresa oferente, es decir, las capacidades para la cual se otorga ese poder especial.
2. En caso de que la oferta sea presentada por una persona física deberá ser firmada en SICOP por esa persona y de igual forma deberá firmar los documentos adjuntos a la oferta, cuando corresponda.
3. En caso de que la oferta sea presentada por un consorcio incluyendo personas jurídicas, el acuerdo consorcial deberá ser firmado por los representantes legales de cada consorciado, lo cual deberá comprobarse con la presentación de la certificación de personaría que evidencie la capacidad legal para ello, además, deberá indicarse quien será la persona con la capacidad legal para representar el consorcio.

1.7 Ofertas en consorcio

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 48 de la LGCP las ofertas pueden ser presentadas en consorcio, en caso de ofertas que se presenten en consorcio, los consorciados deberán adjuntar a la oferta del SICOP el Acuerdo consorcial, que incluya lo detallado en el artículo 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP). Además, el acuerdo consorcial deberá: 

1. Indicar la fecha cierta de la creación y formalización del acuerdo consorcial, expresamente indicada.
2. Indicar cuál de los consorciados se encargará de la facturación y autorización de pagos, para que, en caso de resultar adjudicatario, se deposite a este los pagos respectivos.  
3. En el caso de que se califique o se pida como un requisito de admisibilidad experiencia profesional, deberá indicar cuáles serán las responsabilidades de cada uno de los consorciados aún y cuando aporten varias declaraciones de experiencia, cartas u otro documento, por medio de los cuales podría presumirse en qué áreas participará cada uno, eso debe estar claramente estipulado en el acuerdo consorcial, porque eso se denomina “...capacidad de las partes.” Señalado en el inciso a) del artículo 129 del RLCP. 
4. En el SICOP se debe seleccionar la modalidad de “Oferta en consorcio”, y debe ser firmarla en ese sistema por todos los consorciados o por el representante del consorcio y adjuntar el documento electrónico que contenga el acuerdo consorcial, firmado también digitalmente por todos los consorciados.  En caso de que no se seleccione la “modalidad de oferta en consorcio” no se tomará como valida la participación en consorcio.
5. Todos los consorciados deben estar debidamente inscritos en el Registro de Proveedores del SICOP, de lo contrario, no se tomará como valida la participación en consorcio. 

1.8 OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL (APLICA PARA OFERENTES Y SUBCONTRATISTA)

La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones revisará, en todos los casos y etapas del proceso de contratación, mediante consulta en línea en el sitio web de la Caja Costarricense de Seguro Social (C.C.S.S), el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), el Sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda y el Sistema de verificaciones e informes digitales del Registro Nacional República de Costa Rica (este último en caso de ofertas de personas jurídicas), el cumplimiento por parte del oferente, subcontratistas o los integrantes del  equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor seleccionado) de las obligaciones ante esas instituciones. Cuando alguno de los sistemas refleje que el proveedor, subcontratista o los integrantes del equipo de trabajo (en caso de que no formen parte de la planilla del proveedor oferente) no se encuentran al día con el pago de las obligaciones con alguna de esas instituciones, deberá el oferente presentar certificación en la cual se acredite lo contrario. En caso de que aparezca como “Patrono no inscrito” o “estado inactivo” ante la C.C.S.S deberá explicar el motivo por el cual no se encuentra inscrito como patrono, lo anterior de conformidad con el artículo 122, inciso a), del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, 9986, en caso de resultar la justificación insatisfactoria, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la C.C.S.S., provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución.

1.9 SOBRE LA ADJUDICACIÓN

1.9.1 Plazo para adjudicar

El IFAM cuenta con un plazo máximo para adjudicar, que, de acuerdo con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública no podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. El IFAM se reserva el derecho de prorrogar tal plazo hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto debidamente motivado, en cuyo caso el oferente estará obligado a prorrogar la vigencia de su oferta, en caso de ser insuficiente. Para lo anterior, se enviará la comunicación correspondiente por medio del SICOP.

1.9.2 Elegibilidad de ofertas

La elegibilidad de las ofertas está condicionada al grado de ajuste de las aspectos del apartado de aspectos generales y especificaciones técnicas del pliego de condiciones, tanto administrativas, legales y técnicas, es decir, que todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos de admisibilidad, exigidos en el pliego de condiciones, lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, demás legislación vigente para optar por la adjudicación, de manera que cualquier incumplimiento relativo a condiciones o especificaciones significativas del pliego constituyen motivo de descalificación de la oferta. Por lo anterior es que, el oferente deberá incluir todos datos, información, documentación necesaria para determinar que cumplen con todo lo requerido para lograr realizar el objeto contractual en todos sus extremos. Respecto a la información, es claro que el IFAM se reserva el derecho de verificar, en cualquier momento, sin previo aviso, y confirmar los datos que, a su juicio, se considere necesario investigar; la falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso. Una vez que se haya determinado cuáles ofertas son admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la comparación de las ofertas, de acuerdo con el sistema de evaluación de las ofertas, señalado en el apartado de especificaciones técnicas adjunto al pliego de condiciones.

1.9.3 Antes de la firmeza del acto de adjudicación deberá presentar el adjudicatario:

1. 1. Pólizas que se requieran conforme los requerimientos técnicos que se detallen en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones.
   2. En caso de documentos que cuentan con la firma ológrafa, deberá presentar los documentos originales o fotocopias certificadas en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones para corroborar su veracidad, algunos de esos documentos podrían ser entre otros: declaraciones juradas o certificaciones, cartas de experiencia, etc. En el caso de documentos como certificaciones, títulos o certificados académicos, entre otros, deberán presentarse de igual forma el documento original o fotocopia certificada.
   3. En caso de que el personal no se encuentre dentro de la planilla de la empresa adjudicataria, es decir, subcontratado, esta deberá presentar, entre la fecha del comunicado de adjudicación y la firmeza del acto, el contrato que regulará la prestación del servicio entre la empresa adjudicataria y las personas que integran el equipo de trabajo, en caso de que haya sido requerido.

1.9.4 Después de la firmeza del acto de adjudicación deberá presentar el adjudicatario:

La garantía de cumplimiento deberá presentarse conforme lo requerido en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones, SOLO en caso de que se trate de una licitación mayor o menor y facultativamente si se hubiera requerido en una licitación reducida.

1.10 DERECHOS Y PRERROGATIVAS DEL IFAM

En la aplicación del principio de eficiencia, el IFAM pedirá subsanar aspectos que considere necesarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública y 134 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº9986. Asimismo, queda a criterio del IFAM durante el plazo de estudio de ofertas y ejecución contractual solicitar las explicaciones y aclaraciones que considere necesarias. El IFAM se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad.

1.11 CONTRATO

De acuerdo con la normativa interna del IFAM, el procedimiento de contratación deberá ser firmado por el adjudicatario o el representante legal del adjudicatario, solo en caso de que se trate de una licitación mayor o menor, para lo cual esa persona deberá firmar digitalmente, por medio del SICOP, el contrato dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación respectiva por parte del IFAM (Art. 275 RLGCP). Esta comunicación la hará el IFAM mediante el Sistema Unificado de Compras Públicas, SICOP.

Si transcurrido ese lapso, el adjudicatario no realiza la firma correspondiente, sin que exista causa justificada para ello debidamente documentada, el IFAM podrá dar por iniciado el proceso de declaratoria de insubsistencia y procederá conforme lo indica el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

En ninguna circunstancia, el contratista podrá ceder, gravar o traspasar los derechos derivados del contrato que se origine, sino cuenta previamente con la anuencia expresa del IFAM, manifestada por medio de acto debidamente razonado y motivado, cuando situaciones de fuerza mayor u otras muy calificadas así lo impongan en beneficio de interés público, siguiendo el debido proceso que establece la normativa vigente.

1.12 REFRENDO

La ejecución de la contratación queda sujeta al otorgamiento de refrendo conforme al Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública y en caso de proceder queda en el entendido que el contrato suscrito sólo podrá ejecutarse una vez que este cuente con refrendo. El rechazo del refrendo por defectos insubsanables de la contratación hará insubsistente la adjudicación sin responsabilidad para el IFAM.

1.13 RESCISIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

La resolución y rescisión contractual se regirá por lo que establece la Ley General de la Contratación Pública, 9986 y su Reglamento, el pliego de condiciones y las cláusulas del contrato.

Algunas de las causas para iniciar el procedimiento de resolución contractual serán las siguientes:

1. Que suministre al IFAM información o documentación falsa, en cualquier acto de los indicados en el presente pliego de condiciones.
2. Por transferencia o cesión total o parcial del contrato por parte del contratista, sin la correspondiente autorización escrita del IFAM.
3. Por quiebra, insolvencia, convocatoria de acreedores, concurso civil o cualquier circunstancia de incapacidad del adjudicado.
4. Por deficiencias graves y fallas reiteradas que afecten fundamentalmente el normal desarrollo de la contratación.
5. Por incumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones exigidas en el liego de condiciones.
6. Todo incumplimiento del contratista a las especificaciones técnicas o comerciales este proceso, se considerará motivo para resolver el contrato, sin perjuicio de que el IFAM denuncie al contratista por otras vías administrativas y/o judiciales, siempre siguiendo el debido proceso.
7. En caso de contrataciones por demanda de no llegarse a un acuerdo respecto a la solicitud preliminar de una orden de pedido, el rechazo sin justa causa de una orden de pedido, la Comisión de Seguimiento de la contratación podrá analizar proceder con la resolución contractual.

1.14 CRISTERIOS SUSTENTABLES

La responsabilidad social empresarial o corporativa, es la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de los proveedores, que, por lo general, tienen como objetivo el generar acciones para mejorar su situación competitiva y valorativa y brindar algún valor agregado a su gestión.

Se pretende que las labores que desarrollan no sólo busquen su crecimiento, sino también que vayan de la mano con la ética, la moral y con el establecimiento de metas compatibles con el desarrollo sostenible de la sociedad costarricense; preservando los recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras, respetando la diversidad y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales.

A partir de las anteriores consideraciones, lo que el IFAM pretende es que el proveedor seleccionado, haga conciencia de la necesidad latente de respetar tanto la vida humana, como el entorno que le rodea y que busque no sólo su crecimiento individual, sino que apoye al IFAM y la sociedad costarricense en esa labor.

El IFAM considera importante realizar esfuerzos en dicho campo, por lo que el oferente deberá aceptar las declaraciones juradas en el momento en que presenta la oferta a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), todo en total apego y respeto de la normativa nacional vigente, que procura que los habitantes del país vivan bajo las mejores condiciones humanas y sociales posibles.

En caso de que en el apartado de especificaciones técnicas del pliego de condiciones se requiera aspectos sobre esta materia específicas el oferente deberá cumplir con lo requerido en ese apartado.

1.15 ACLARACIÓN DE ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del IFAM será quien tramitará el procedimiento de contratación y proporcionará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con la Unidad Administrativa Solicitante responsable. Las aclaraciones se recibirán en el plazo establecido en el pliego de condiciones de la contratación, por medio del SICOP.

1.16 CÓDIGO DE ÉTICA EN CONTRATACIÓN PÚBLICA

Todos los oferentes y subcontratistas tienen la responsabilidad de cumplir, en todas las etapas del proceso de contratación pública, con lo dispuesto en el Código de Ética en Contratación Pública, comunicado por la Autoridad de Contratación Pública como ente rector en esa materia, conforme la normativa vigente; publicado en la página del Ministerio de Hacienda; dicho código busca guiar a todos los involucrados en el proceso de compras públicas para asegurar una gestión honesta, íntegra y transparente de los fondos públicos.