Adquisición de Repuestos para trenes, lote II

• El Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), recibirá ofertas de forma electrónica y debidamente firmada por quien tenga poder para ello, en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
• Deberá cumplir con lo señalado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
• Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer y aceptar todos y cada uno de los extremos, condiciones y estipulaciones contenidas en este cartel según el Artículo 123 del RLGCP, además de someterse a la normativa, jurisdicción y a los tribunales nacionales.
• Un mismo oferente únicamente deberá presentar una oferta base y no se aceptarán ofertas alternativas de conformidad con el Art. 48 de la LGCP y el Art. 125 del RLGCP.
• Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre activo como patrono o trabajador independiente, y al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición. Las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Institución.

  En caso de que el oferente no se encuentre inscrito ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), la Administración le solicitará justificación correspondiente, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución. Lo anterior de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS y artículo 122 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

• Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-), y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición, en el entendido de que las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Dirección.
• Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y según la consulta de la situación tributaria que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataforma digital ATV de dicho Ministerio.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que no se encuentren inscritas como contribuyentes en Costa Rica, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento por parte de quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario y en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y deberá mantenerse al día con sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al INCOFER a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones tributarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

• Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de la Póliza de Riesgos del Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 202 del Código de Trabajo, para lo cual deberá aportar Declaración Jurada en la que indique que cumple con dicha condición. Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta. En el caso de oferentes extranjeros que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán presentar declaración jurada donde indiquen que realizarán las gestiones correspondientes para adquirir esta póliza en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de la firmeza de la adjudicación respectiva; en caso de que en fase de ejecución contractual no deban cumplir con dichas obligaciones según la legislación costarricense, deberán presentar – con la oferta - declaración jurada indicando esa condición y señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.
• Todo oferente y contratista deberá ser idóneo legalmente para contratar con la Administración. En virtud de ello, deberá contar con Patente Comercial emitida por la Municipalidad respectiva según lo estipula el artículo 88 del Código Municipal. Asimismo, deberá tener Permiso Sanitario de Funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud de conformidad con el decreto número D-43432-S, Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, permisos de habilitación y autorización para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud o conforme al decreto que se encuentre vigente al momento de la solicitud del permiso sanitario por parte del Oferente. Poseer estos títulos habilitantes vigentes es de acatamiento obligatorio durante el concurso y deberán estar vigentes y ser atinentes al objeto/aporte consorcial durante todo el plazo de ejecución contractual, salvo que el miembro consorcial cuente con documento emitido por entidad competente, donde se acredite que no le asiste tal obligación.

Para demostrar lo anterior, los oferentes deberán adjuntar documentos probatorios o declarar bajo fe de juramento que cuentan con dichas habilitaciones emitidas a su nombre y que se encuentran vigentes y al día con el pago de los cánones respectivos. Asimismo, el Contratista deberá acreditar, ante el Administrador del Contrato y previo a la emisión de la orden de inicio, que cuenta con el título de patente y permiso sanitario a su nombre, vigente y atinente al objeto contractual o al aporte especifico que, con ocasión de lo dispuesto en el acuerdo consorcial, corresponda.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones municipales o sanitarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

• El oferente podrá cotizar las partidas de su interés. No se permite la cotización parcial de la partida ni el cobro separado del transporte o acarreo u otros impuestos.
• Presentar declaración jurada firmada por el representante legal que abarque los aspectos indicados en el artículo 29 de la Ley N°9986.
• Todo aquel oferente y subcontratista que participe de este procedimiento de contratación pública deberá presentar, con la oferta, declaración bajo fe de juramento en la cual manifieste expresamente que la información presentada en el registro de proveedores y subcontratistas que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.
• Todo aquel oferente y subcontratista deberá rendir declaración jurada en formato .pdf, suscrita digitalmente por parte del respectivo representante con facultades legales suficientes, conforme a lo regulado en el artículo 32 del RLCP en su inciso c, punto iv); indicando (1) el capital social, (2) la naturaleza de sus acciones o participaciones sociales, y (3) a quién pertenecen.

Además, cada oferente y subcontratista debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su (s) beneficiario (s) final (es), incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiario (s) final (es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas.

En este marco, se aclara que, el concepto de beneficiario final debe entenderse según la definición establecida en el artículo 5 de la Ley N° 9416 de fecha 14 de diciembre de 2016, denominada Ley para Mejorar la lucha contra el fraude fiscal.

• Los precios deberán ser ciertos y definitivos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En la cotización, el Oferente deberá indicar el presupuesto detallado de los componentes de la línea, debiendo presentar el precio unitario, el porcentaje del “Impuesto al valor agregado” (IVA) que correspondiere y total. En caso de que el bien, servicio u obra esté exento o la entidad contratante se encuentre exenta del pago de impuestos, deberá indicar la norma que expresamente concede tal exención. Asimismo, deberá detallar el monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y del mercado local que los afecte.

En caso de que no se consigne expresamente el monto y/o el porcentaje del IVA en la oferta, la Administración presumirá su inclusión en el monto cotizado, de conformidad con lo estipulado en el párrafo final del artículo 41 del LGCP.

El oferente podrá cotizar en cualquier moneda, tales como Dólares, Euros, etcétera. En caso de recibir propuestas en distintas monedas a la nacional, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando el tipo de cambio de venta de referencia calculado por el Banco Central de Costa Rica –en adelante BCCR-, vigente al momento de apertura. Y en la fase de pago, el mismo podrá realizarse en la moneda fijada en la contratación o bien en colones costarricenses.

Para la comparación de ofertas, se considerará el precio cotizado con el impuesto –sea que se presuma o lo haya consignado de manera expresa- y la adjudicación se efectuará contemplando el Impuesto al Valor Agregado, salvo que en consideración de las circunstancias descritas en el primer párrafo resulte procedente descontar ese monto o porcentaje.

La Administración al momento de estudio de las ofertas, verificará que los precios cotizados no resulten inaceptables, por ruinoso o no remunerativo para el oferente, precio excesivo con relación a precios normales del mercado, excederse de la disponibilidad presupuestaria o precios producto de prácticas colusorias.

• El oferente debe indicar el número de teléfono, fax y correo electrónico de la persona de contacto para la coordinación efectiva de la ejecución contractual.
• En su oferta, el oferente deberá indicar claramente las marcas, medidas y las especificaciones técnicas que mejor describan el producto ofertado, para garantizar que se cumpla lo señalado en el artículo 32, incisos c), d) y e), artículo 34, incisos b) y d), de La Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Número 7472).

No se aceptará la reiteración textual de las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones, cuyo cumplimiento se presume.

En caso de que el oferente no indique en su oferta inicial la marca de los productos ofertados, o una JUSTIFICACIÓN O EXPLICACIÓN RAZONADA que solicite la dispensa de este requisito, al momento de efectuar el análisis de ofertas, se le solicitará la subsanación de dicho aspecto. En caso de que ante la solicitud de subsane, no se reciba respuesta por parte del oferente, esto permitirá descalificar la oferta para efectos de análisis y adjudicación.

• Los bienes ofertados deberán ser nuevos y originales.
• Ofertas en consorcio:
  En caso de presentar ofertas en consorcio, el encargado de presentar la oferta en el SICOP debe indicar en la sección [Modalidad de oferta] “Acuerdo consorcial” y llenar los campos que se habilitan al efecto, entre ellos: participantes en el consorcio, indicación de la empresa a nombre de quien se debe generar la facturación, encargado del consorcio, entre otros. Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmadas en el respectivo acuerdo consorcial.

Las ofertas en consorcio se regularán por lo establecido en el RLGCP. No se permitirá la participación de los sujetos en más de un consorcio dentro del mismo concurso. Dado que las ofertas deben ser digitales y en cumplimiento de lo establecido en el “Reglamento para la Utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, se hace necesario que todos los miembros del consorcio se encuentren inscritos en SICOP. Se notificará en la dirección de correo electrónico que se haya indicado en SICOP.

La oferta debe ser firmada digitalmente por el representante legal, líder del consorcio o persona autorizada, según se establezca en el acuerdo consorcial.
El acuerdo consorcial debe contener como mínimo lo siguiente:
iCumplir lo dispuesto en el artículo 129 del RLGCP.
iiDebe estar firmado por todos los consorciados.
iiiDebe indicar su vigencia
ivEl líder general o representante legal (sociedad o persona física) del consorcio deberá estar domiciliado en Costa Rica y deberá indicar su nombre, dirección y lugar para recibir notificaciones. Este líder general podrá ser distinto del líder financiero del consorcio.
vDebe determinar los aportes de cada integrante del consorcio, estableciendo con toda claridad los compromisos de cada uno de ellos y las áreas o tareas que asumirán en el proceso de contratación y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.
viDebe identificar cuál integrante del consorcio cumple cada una de las condiciones cartelarias. Sobre este punto, el oferente deberá tomar en cuenta cuando el pliego de condiciones establezca expresamente que alguna condición específica debe ser cumplida por todos los miembros consorciales de manera que así se refleje en el acuerdo en cuestión. El incumplimiento total o parcial de este aspecto tornará inelegible la oferta.

Todos los miembros del consorcio deberán cumplir y presentar lo siguiente:

a)Estar inscritos, activos y al día con las obligaciones como patronos y/o trabajador independiente ante la CCSS, FODESAF y el Régimen de Riesgos del Trabajo del INS (de corresponder). En el caso de empresas extranjeras, si han realizado contratos con anterioridad en Costa Rica, deben demostrar que en su momento cumplieron con esas obligaciones, además deben comprometerse mediante declaración jurada, a suscribir la póliza de Riesgos del Trabajo e inscribirse ante la CCSS y el FODESAF en caso de resultar adjudicados. El INCOFER podrá valorar esta obligación específica en el caso de empresas extranjeras cuando así lo solicite alguno de los consorciados en fecha posterior a la adjudicación y previo a la formalización contractual, dicha solicitud deberá encontrarse debidamente fundamentada y su aceptación quedará a criterio del INCOFER. En caso de no estar sujeto a estas obligaciones, deberán demostrarlo por medio de documento idóneo emitido por la entidad competente donde se indique tal condición.

b)Ser idóneo legalmente para contratar con la Administración. En virtud de ello, todos los consorciados deberán contar con:

i.Patente Comercial emitida por la Municipalidad respectiva según lo estipula el artículo 88 del Código Municipal. Para demostrar lo anterior, cada consorciado deberá declarar bajo fe de juramento que cuenta con dicha habilitación emitida a su nombre; que se encuentra vigente y al día con el pago de los cánones respectivos. Asimismo, el Contratista deberá acreditar, ante el Administrador del Contrato y previo a la emisión de la orden de inicio, que cuenta con patente a su nombre, vigente y atinente al objeto contractual o al aporte especifico que, con ocasión de lo dispuesto en el acuerdo consorcial, corresponda.

ii.Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente y emitido por el Ministerio de Salud, de conformidad con el decreto ejecutivo 43432-S, Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, permisos de habilitación y autorización para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud o conforme al decreto que se encuentre vigente al momento de la solicitud del permiso sanitario por parte del Oferente. Para demostrar lo anterior, deberá declarar bajo fe de juramento que cuentan con dicha habilitación emitida a su nombre y que se encuentra vigente. Asimismo, el Contratista deberá acreditar, ante el Administrador del Contrato y previo a la emisión de la orden de inicio, que cuenta con permiso sanitario a su nombre, vigente y atinente al objeto contractual o al aporte especifico que, con ocasión de lo dispuesto en el acuerdo consorcial, corresponda.

Poseer estos títulos habilitantes vigentes es de acatamiento obligatorio durante el concurso y deberán estar vigentes y ser atinentes al objeto/aporte consorcial durante todo el plazo contractual.

• El interesado en participar en condición de Pequeña y Mediana Empresa (PYME), deberá estar registrado en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), presentar certificación y Patente Comercial
• Las ofertas presentadas en forma extemporánea no serán admitidas para el concurso.
• Serán excluidas del concurso las ofertas que tengan una vigencia inferior a 60 días naturales, de no indicarse días hábiles o naturales la administración entenderá que se refiere a días naturales.

Si la oferta no tiene indicación, de conformidad con el RLGCP, con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el SICOP, por lo que la oferta se entenderá vigente por el plazo requerido.

 

DEL PRECIO
El oferente deberá desglosar los componentes de cada línea ofertada según lo definido en este pliego de condiciones y adjuntar el desglose del precio ofertado en SICOP (tanto en valores absolutos como porcentuales), con fundamento en lo que establece el Art. 102 del RLGCP. La Institución no reconocerá ningún otro gasto adicional a los desglosados en la oferta.

En este marco, el oferente deberá desglosar e incluir todos los elementos del precio cotizado para cada línea ofertada -tanto en valores porcentuales como absolutos- la estructura del precio ofrecido para cada línea ofertada de esta contratación, siguiendo el formato que se detalla a continuación y que se facilita en el archivo de Excel denominado Desglose del precio y Presupuesto Detallado.xls, adjunto a este pliego – de conformidad con lo requerido en este pliego de condiciones- dentro de esta estructura básica (con señalamiento preciso de los subcontratos).

Pc= CD (Mod + Id+ S) + CI (Moi + Ii + GA) + U

Donde:

Pc= Precio cotizado sin impuesto al valor agregado

CD: Costos Directos

Mod= Costo de Mano de Obra Directa del precio de cotización
Id= Costo de Insumos Directos del precio de cotización
S= Costo de Subcontratos

CI: Costos Indirectos

Moi= Costo de Mano de Obra Indirecta del precio de cotización
Ii= Costo de Insumos Indirectos del precio de cotización
GA= Costo de gastos administrativos del precio de cotización (distintos de insumos indirectos y mano de obra indirecta)

U= Utilidad de precio de cotización

La estructura deberá indicarse tanto en valores absolutos como en valores porcentuales.

Además, el oferente debe aportar en su plica el desglose de la estructura del precio para cada una de las partidas ofertadas por separado, utilizando el formato del Anexo N°2. El oferente deberá adjuntar a la oferta archivo tipo Excel con la memoria de cálculo.

El oferente deberá presentar la información de los índices de precios vinculados con la variación de los costos, para ello, primero debe proponer índices asociados a cada costo, segundo, en ausencia de índice para un costo deberá proponer índice similar justificado técnicamente y tercero, deberá presenta una declaración jurada en la cual acredite veracidad de la información aportada indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 8, 9 y/o 12 del D.E. 44937: "Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios".

GARANTÍA COMERCIAL
El oferente deberá ofrecer una garantía no menor a 6 meses, condiciones normales de uso, almacenamiento y manipulación, contra defectos de fabricación, empaque u otro que desvíe la composición física y/o química para su empleo o funcionamiento normal.

La garantía comercial que se deberá brindar al amparo de este contrato deberá contemplar cualquier defecto, deficiencia u omisión en el bien contratado. Durante la vigencia de la garantía, cualquier deficiencia que sea debidamente comprobada por parte de la Administración en el servicio brindado, obligará al Contratista a corregir la situación presentada en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, después de haber sido notificado por el Administrador del Contrato.

LUGAR DE ENTREGA
La entrega se debe realizar en el Almacén Central, ubicado en Oficinas Centrales del INCOFER, Avenida 20-22, Estación al Pacífico, contiguo al Hospital Nacional de las Mujeres Adolfo Carit, San José, con horario de lunes a jueves de 8:00 am a 3:30 pm y viernes 8:00 am a 3:00 pm. Favor coordinar la entrega al teléfono 2542-5829 con el Sr. Eduardo Brenes Navarro o a la cuenta de correo ebrenes@incofer.go.cr; con copia al correo dfigueroa@incofer.go.cr.

El contratista debe asumir la carga, descarga y colocación de los bienes dentro del lugar de entrega indicado, tanto durante la entrega como en caso de una eventual devolución o retiro de los bienes adquiridos con ocasión del ejercicio de la garantía del producto por parte de la Administración.

Para lo cual el contratista deberá utilizar el módulo de RECEPCIÓN en SICOP con el fin de gestionar la recepción respectiva de los bienes. El responsable de la recepción provisional será el funcionario delegado del Almacén de Materiales y el responsable de la recepción definitiva el Administrador de Contrato.

PLAZO DE ENTREGA
Para las líneas: 1, 2, 3 y 8, el oferente deberá ofrecer un plazo de entrega no mayor a treinta (30) días hábiles, a partir del día hábil siguiente de la notificación de la orden de pedido por medio de SICOP.

Para las líneas: 4, 5, 6 y 7, el oferente deberá ofrecer un plazo de entrega no mayor a setenta y cinco (75) días hábiles, a partir del día hábil siguiente de la notificación de la orden de pedido por medio de SICOP.

Cualquier oferta que proponga plazos superiores al máximo establecido, se declarará inadmisible para esta contratación.

ENCARGADO GENERAL DEL CONTRATO
La designación de administrador de la contratación por el INCOFER recayó en el Ing. Luis Emilio Villalobos Rojas, del Departamento Electromecánico – Sector Pacífico, a quien se le podrá contactar al teléfono N° 8429-7579 o a la dirección de correo electrónico lvillalobos@incofer.go.cr o al encargado que éste designe.

En caso de presentarse eventos futuros que impidan la continuidad del funcionario en tal condición, la designación mencionada en el párrafo supra podrá ser variada en la etapa de ejecución por parte del INCOFER, para lo cual se emitirá comunicación por parte de la Unidad Ejecutora al contratista, actuación de la cual se dejará constancia en el expediente del SICOP.

SOLICITUD DE MUESTRA
Se debe presentar en el Departamento de Proveeduría Institucional en las Oficinas Centrales del INCOFER, en forma física, muestra idéntica para la partida 4 de una zapata de composición no metálica, para cada línea 4, 5, 6 y 7, la cual será manipulada por los técnicos de esta Administración, con la finalidad de revisar las características dimensionales en forma visual o al tacto, que no implican su destrucción.

El encargado de la verificación citada es el Ing. Kendall López Abarca, asistente del Departamento Electromecánico – Sector Pacífico.

Es indispensable que la muestra sea identificada con los siguientes elementos: Nombre del oferente, Nombre y número del proceso de contratación, Número de la línea que corresponda.

El oferente deberá aportar en forma adjunta física con la muestra documento utilizando el Anexo N°1 “Boleta para muestras”

Las muestras se revisarán y analizarán previo a proceder con la aplicación de la metodología de evaluación. La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente que incumple, una ventaja indebida.

Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido deben ser retiradas dentro del plazo de diez días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, esto para aquellos oferentes que no fueron adjudicados. Para el oferente que resultare adjudicado, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes al finalizar el contrato.

La Administración dispondrá libremente y a su mejor conveniencia, de las muestras que no hubieren sido retiradas dentro del plazo establecido anteriormente.

RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
a)El Contratista deberá atender todas las consultas realizadas por el Administrador del Contrato o persona designada en su lugar, sea por medio de correo electrónico o bien, vía telefónica; para tales efectos el oferente deberá indicar en su plica el nombre completo de las personas encargas por parte de la empresa y medios de contacto, a los cuales la Administración deberá dirigirles las consultas.

b)Durante todo el periodo de ejecución contractual, deberá cumplir con todas las obligaciones derivadas de realización de los trabajos, tales como Riesgos de Trabajo, Relaciones Obrero-Patronales y el pago de salarios mínimos establecidos por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, las que serán responsabilidad total del Contratista, liberando al INCOFER, de cualquier conflicto que por estas causas se establezca.

NOTIFICACIÓN DE EVENTOS QUE PRODUCEN ATRASO EN LA ENTREGA DEL BIEN
El Contratista deberá solicitar ante la Administración mediante SICOP, cuando así lo amerite, las prórrogas del plazo de entrega, si las circunstancias que las motivan correspondan a causas que no le son imputables y que representan eventos que provocan atrasos en el plazo de entrega de los bienes contratados, para lo cual, el Contratista deberá realizar la solicitud de la prórroga del plazo de entrega justificando dicha solicitud y con las pruebas fehacientes de los factores o eventos que produzcan el atraso.

La solicitud de prórroga deberá ser presentada en un plazo no mayor a ocho días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la necesidad de extender el plazo. Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato vigente, la Administración podrá autorizar la prórroga, en caso de estar debidamente sustentada. Esto es lo que dice la norma, según el artículo 281 del RLGCP.

Las solicitudes de prórrogas podrán ser aceptadas o rechazadas por el Administrador del Contrato, por medio de SICOP.

• Toda oferta deberá ser presentada en idioma español, de manera ordenada, completa y firmada digital y debidamente por la persona legalmente facultada para ello.

En caso de aportar documentos en otro idioma que formen parte de la oferta o complementarios a ésta, deberán contar con la traducción libre al idioma español, la cual será responsabilidad total del oferente. La Institución se reserva el derecho de solicitar al oferente la traducción oficial al idioma español cuando lo considere necesario.

• Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Debido a lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del servicio que se compromete a brindar.
• INCOFER se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda, con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta; si detecta que alguna información no es coincidente con lo indicado en la oferta, se procederá a no tener en cuenta la información, con las consecuencias dispuestas por el cartel y la normativa de contratación pública.
• Sobre la eventual confidencialidad de documentos. Si el oferente considera que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el Art. 15 de la LGCP, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.

En consecuencia, si alguna oferta contiene archivos clasificados en el SICOP (utilizando la etiqueta respectiva) como confidenciales, el oferente deberá fundamentar amplia y detalladamente, considerando los aspectos técnicos y jurídicos, las razones o motivos calificados por los cuales considera que deben mantenerse como confidenciales los documentos catalogados como tales dentro de su oferta, explicando cómo esta información es sensible para la empresa/consorcio y su salvaguarda protege bienes o derechos tutelados de igual o mayor valor al derecho de acceso a la información y el principio de transparencia como pilar fundamental en materia de compras públicas. Además, el concursante deberá indicar, como parte de su fundamento, las implicaciones negativas o inconvenientes que podría traerle a la empresa/consorcio el conocimiento, por parte de terceros y demás partes del proceso, de la información clasificada como confidencial; así como el plazo por el cual pretende que la Administración resguarde, como confidencial, tal información. Deberá el participante considerar que si lo que debe entenderse como confidencial es un segmento o datos específicos contenidos en el documento, deberá indicar expresamente la ubicación específica de estos dentro del archivo, a efectos de que la Administración pueda -de corresponder - mantener la confidencialidad de esos datos/segmentos y publicitar el resto de la información.

Si las justificaciones e información requerida no fueran aportadas con la oferta, no se prevendrá al oferente para que las presente, en el tanto resulta su responsabilidad realizar dicha gestión de forma debidamente justificada. En este sentido, completar el apartado del SICOP donde se requiere la justificación de la clasificación de confidencialidad sin ofrecer argumentos jurídicos y fácticos debidamente sustentados y razonados, autorizará al analista del trámite a conferir publicidad a dicha información sin más trámite.

En caso de que no se fundamente de manera completa y suficiente el requerimiento de confidencialidad de documentos, la Administración procederá a permitir que terceros y las partes del proceso, puedan visualizar los documentos mediante el acceso al expediente digital. Si, por el contrario, si aportara la justificación de manera completa, la Administración procederá a valorarla y determinará si los documentos se mantienen confidenciales de conformidad con la jurisprudencia, precedentes y doctrina aplicable.

Se advierte que, aún y cuando la Administración haya avalado la información como confidencial, podrá utilizar en documentos públicos (oficios, análisis integral, resoluciones, entre otros) aquellos datos totales y/o generales derivados de esa información clasificada como confidencial a efectos de justificar los actos administrativos que corresponda, cuidando no comprometer información específica que pueda vulnerar o afectar al oferente, ponderando las razones que él mismo haya expuesto para mantener los datos bajo la clasificación de confidenciales.

Se informa que la declaratoria de confidencialidad que al respecto realice esta Proveeduría, podrá ser refutada o revertida, mediante resolución denegatoria emitida por la Contraloría General de la República, quien en virtud de su investidura de jerarca impropio podrá conocer dicho aspecto frente a un recurso de apelación, cuando según la cuantía y el tipo de procedimiento le corresponda ejercer tal control.

• Si los documentos son emitidos en el extranjero, para la fase de adjudicación deberán cumplir con los requisitos legales de consularización o apostillado cuando así sea solicitado por la Administración, aún dentro de la fase de análisis de ofertas.
• El oferente en caso de personas jurídicas deberá presentar personería jurídica donde consten las facultades de quien suscribirá el contrato con la Administración así como certificación de distribución y titularidad del capital social actualizadas con vista en los Libros de la Sociedad emitida por un Notario Público o Contador Público Autorizado, con una fecha de emisión con una vigencia no mayor de UN MES y para las certificaciones digitales del Registro Nacional con una fecha de emisión no mayor 15 DÍAS NATURALES. Así como las cédulas de identidad

En el caso de personas físicas, deberán presentar la cédula de identidad.

• En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga.
• El proveedor comercial deberá mantener actualizadas las declaraciones juradas, según lo indicado en el Art. 32 inciso c), Art. 33 y Art. 122 del RLGCP.
• Toda solicitud de aclaración y/o consultas a esta contratación de orden formal o técnico deben de realizarse por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
• De conformidad con lo establecido en la Ley General de Contratación Pública (LGCP), una vez emitidos los estudios de ofertas, la Administración consolidará los defectos advertidos en cada uno de ellos y hará una única prevención que deberá ser atendida en el plazo que esta determine, para que el oferente subsane o aclare su oferta, bajo pena de caducidad. Dentro del mismo plazo otorgado para la atención de la prevención, el oferente podrá por sí mismo aclarar o subsanar extremos que no hayan sido abordados por la Administración, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que el oferente estime necesario.
• El oferente deberá garantizar y ser responsable de que al efectuar los trabajos indicados en el presente concurso no debe en ninguna circunstancia perjudicar directa o indirectamente a la Institución.
• Subcontratación: Conforme a lo establecido en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública, una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada; siendo, la condición anterior también aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

Se aclara que, en caso de que el subcontratista participe como tal en varias ofertas y el pliego de condiciones no contemple esta posibilidad, la Administración solicitará al oferente la acreditación de que en el mercado existe un número limitado de subcontratistas, para el objeto de la contratación, en caso de que la Administración (propiamente la unidad técnica) determine que no sea procedente dicho argumento, el oferente deberá adjuntar la manifestación del subcontratista en la que indique con cuál oferta continúa en el procedimiento. De no aportar dicha manifestación y/o se derive de los estudios técnicos que es improcedente su participación como subcontratista en varias ofertas, provocará la exclusión del concurso de todas aquellas ofertas en que figure como subcontratista.

En caso de subcontratación, los oferentes deberán presentar con su oferta el listado de todas las personas físicas o jurídicas a quienes pretende subcontratar para llevar a cabo servicios o trabajos especializados distintos al objeto principal de esta contratación. Deberá indicar, con la oferta, los nombres de todas las personas físicas y jurídicas, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar, y cada una de esas personas deberá declarar bajo la fe de juramento que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo; asimismo, para poder resultar adjudicatario, los subcontratistas declarados por el oferente deberán encontrarse al día con sus obligaciones ante el Ministerio de Hacienda.

Además, si los subcontratistas son personas jurídicas deberán aportar con la oferta certificación de los representes legales y titulares del capital social (Art. 133 del RLGCP).

Según lo establecido en el artículo 133 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto adjudicado. No obstante, en el tanto se trata de un contrato de bienes, según demanda, el oferente debe considerar que, en caso de resultar favorecido con la adjudicación y convertirse en contratista, sólo podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto de los bienes cotizados y ejecutados durante la fase de ejecución contractual en concordancia con el listado de subcontratistas ofrecido en su oferta. Será responsabilidad del contratista y del administrador del contrato monitorear el avance de la ejecución del contrato, en relación con las órdenes de pedido, cotizaciones y facturas para determinar de manera efectiva la identificación del subcontratista y la ponderación de su participación y garantizar que no superará en ningún momento ese porcentaje.

En línea con lo anterior, se aclara que el servicio de mantenimiento preventivo no podrá ser subcontratado, esto por cuanto este servicio es el objeto principal de esta contratación.

Durante la ejecución del contrato, los subcontratistas deberán encontrarse al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales, con la Caja Costarricense del Seguro Social, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, con la póliza de riesgos de trabajo y con sus obligaciones tributarias con el Ministerio de Hacienda. El contratista deberá presentar, al Administrador del contrato, de manera formal, escrita y digital copia del contrato con la empresa que subcontrata, cuando así sea solicitado por la Administración.
El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública.

En caso de que en la fase de ejecución se pretenda modificar el listado de subcontratistas, el contratista deberá solicitar formalmente a la Administración -con una antelación de al menos 8 días hábiles- su autorización y deberá presentar el nombre y cédula jurídica del (de los) nuevo(s) subcontratista(s), certificación de representantes legales y titulares de capital social vigente, declaración jurada suscrita por quien tenga facultades suficientes para ello por parte del nuevo subcontratista, donde se haga constar que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo y con las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

Cuando el Contratista requiera subcontratar algún servicio, deberá garantizar a la Administración las mismas condiciones de seguridad, calidad y garantía que él ofrece y asumir toda la responsabilidad por daños o afectaciones aun y cuando pretenda trasladarla a terceros.

Cada oferente debe contemplar y reflejar de manera concordante dentro de los costos directos de la estructura de precio, el porcentaje aplicable a la subcontratación.

• Los oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio de SICOP el día hábil posterior a la publicación de la apertura.
• Si durante el período de formulación de ofertas, el oferente llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del bien, deberá indicarlo por escrito a la Administración, en el plazo dispuesto para recibir aclaraciones. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en fase de ejecución contractual o de fiscalización.