Contratación de organización de eventos Culturales para la Semana Cívica en San Pablo de Heredia 2026

1. Requisitos de Admisibilidad.

Los oferentes deberán cumplir con la totalidad de los requisitos de admisibilidad establecidos en el pliego de condiciones y aportar la documentación necesaria para acreditar su cumplimiento. La Administración verificará que las ofertas satisfagan las condiciones legales, técnicas y administrativas mínimas requeridas para la correcta ejecución del objeto contractual. Como requisitos mínimos de admisibilidad, los oferentes deberán presentar:

1. Declaración jurada de cumplimiento: Declaración jurada suscrita por el oferente, mediante la cual manifieste que cuenta con la capacidad legal, técnica, operativa y financiera necesaria para ejecutar integralmente los servicios objeto de la contratación.
2. Carta de compromiso: Documento mediante el cual el oferente se comprometa a prestar los servicios en las fechas, horarios y lugares establecidos por la Municipalidad, así como a cumplir con las especificaciones técnicas, programación y demás condiciones establecidas en el pliego de condiciones.
3. Experiencia mínima: El oferente deberá acreditar experiencia previa en la organización, producción o ejecución de actividades culturales, artísticas, recreativas, conciertos, festivales, eventos comunitarios o actividades de naturaleza similar al objeto contractual. La experiencia deberá demostrarse mediante contratos, constancias, certificaciones, cartas de referencia u otros documentos idóneos que permitan verificar la naturaleza de los servicios prestados y su efectiva ejecución.
4. Capacidad para la prestación integral del servicio: El oferente deberá acreditar que dispone de los recursos humanos, técnicos, artísticos y operativos necesarios para atender la totalidad de los componentes que integran el objeto contractual, incluyendo, cuando corresponda, equipos de sonido e iluminación, personal técnico, artistas, animadores, personal de montaje y desmontaje y demás recursos requeridos.
5. Propuesta artística y técnica: El oferente deberá presentar una propuesta que permita identificar las actividades, artistas, agrupaciones, servicios técnicos y demás componentes que propone para atender la programación establecida por la Municipalidad. Las propuestas deberán ajustarse a las características mínimas definidas en las especificaciones técnicas.
6. Representación o autorización: Cuando la oferta incluya la participación de artistas, agrupaciones o terceros cuya contratación requiera acreditación de representación, el oferente deberá aportar el documento que demuestre que cuenta con la autorización correspondiente para negociar y contratar su participación.

El incumplimiento de alguno de los requisitos de admisibilidad que haya sido establecido como condición esencial dará lugar a la inadmisibilidad de la oferta, de conformidad con las disposiciones aplicables y las reglas establecidas en el pliego de condiciones.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO A CONTRATAR

 

La agenda cultural será del domingo 13 de setiembre al martes 15 de setiembre, se detalla de la siguiente manera:

 

Domingo 13 de setiembre: Lugar Plaza Edwin León de 2pm a 6:30p.m.

Sonido y luces al aire libre con las siguientes características como mínimo:

• 2 bajos de 1,400 Watts (potencia real).
• 2 parlantes altos de 12 pulgadas 1.000 watts cada uno (potencia real).
• 1 Mixer de 8 canales
• 3 micrófonos inalámbricos de alto alcance.
• 1 pedestal de micrófono.
• Equipo propio de reproducción, ej: Laptop, Tablet, etc.
• Una controladora de DJ.
• Un DJ.
• Cableado especial de sonido de corriente.
• 4 regletas de protección de picos de sonido.
• Un técnico de sonido.
• Truss para Luces 12 luces 6 cabezas móviles 6 pares led, 2 laser (equipo de luces).
• Instalación y desinstalación
• Pruebas de sonido

 

Una persona que anime la tarde folklórica y las diferentes presentaciones culturales que se van a ofrecer ese día.

 

Un Show de cierre sobre un espectáculo de “pique de retahílas” que dure un aproximado de 20 a 30 minutos.

 

Lunes 14 de setiembre: Lugar Plaza Edwin León de 4p.m. a 9p.m.

Sonido y luces al aire libre con las siguientes características como mínimo de 4p.m. a 7:30p.m.:

• 2 bajos de 1,400 Watts (potencia real).
• 2 parlantes altos de 12 pulgadas 1.000 watts cada uno (potencia real).
• 1 Mixer de 8 canales
• 3 micrófonos inalámbricos de alto alcance.
• 1 pedestal de micrófono.
• Equipo propio de reproducción, ej: Laptop, Tablet, etc.
• Una controladora de DJ.
• Un DJ.
• Cableado especial de sonido de corriente.
• 4 regletas de protección de picos de sonido.
• Un técnico de sonido.
• Truss para Luces 12 luces 6 cabezas móviles 6 pares led, 2 laser (equipo de luces).
• Instalación y desinstalación
• Pruebas de sonido

 

Una pareja de animadores (un hombre y una mujer) con vestimenta típica que colaboren en la tarima antes, durante y después del recorrido del desfile; que la animación sea con temática folklórica (con bombas, historia de Costa Rica, retahílas, etc, etc).

 

Una cimarrona con mascaradas que encabecen el desfile de faroles (el desfile tiene como recorrido un alrededor de 700 metros).

 

Al menos16 personas con vestimenta antigua de Costa Rica que colaboren en el desfile de faroles (el desfile tiene como recorrido un alrededor de 700 metros); además que estén en la plaza después del desfile hasta las 7:30p.m., tomándose fotos con las personas que así lo desean.

 

Un concierto de 7:30 p.m. a las 9p.m., con un grupo musical que ofrezca música bailable, en español, tropical, boleros, salsa, merengue, entre otros; que el grupo musical cuente con al menos 7 miembros en la orquesta; el grupo musical debe de traer sus músicos e instrumentos musicales. (Presentar la oferta del posible grupo musical).

 

Martes 15 de setiembre en Plaza Edwin León de 8am a 12:30md:

Sonido y luces al aire libre con las siguientes características como mínimo:

• 2 bajos de 1,400 Watts (potencia real).
• 2 parlantes altos de 12 pulgadas 1.000 watts cada uno (potencia real).
• 1 Mixer de 8 canales
• 3 micrófonos inalámbricos de alto alcance.
• 1 pedestal de micrófono.
• Equipo propio de reproducción, ej: Laptop, Tablet, etc.
• Una controladora de DJ.
• Un DJ.
• Cableado especial de sonido de corriente.
• 4 regletas de protección de picos de sonido.
• Un técnico de sonido.
• Truss para Luces 12 luces 6 cabezas móviles 6 pares led, 2 laser (equipo de luces).
• Instalación y desinstalación
• Pruebas de sonido

 

Una pareja de animadores (un hombre y una mujer) con vestimenta típica que colaboren en la tarima antes, durante y después del recorrido del desfile; que la animación sea con temática folklórica (con bombas, historia de Costa Rica, retahílas, etc, etc); para que animen el desfile de bandas (el punto final donde van terminando las presentaciones); además, que presente al final del desfile un show cultural.

 

Un concierto de música típica con marimba, al final del desfile de faroles a las 11:30 a.m., que dure de 45 minutos mínimo a 1 hora máximo.

 

1. Modalidad de Contratación

La contratación se realizará conforme a lo establecido en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento, aplicando la modalidad correspondiente según el monto estimado, garantizando los principios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad ambiental.

 

1. Metodología de Evaluación de la Calidad

Con el propósito de verificar el cumplimiento satisfactorio del objeto contractual y garantizar la calidad del servicio contratado, la Municipalidad de San Pablo de Heredia realizará una evaluación de la ejecución de todos los servicios ofrecidos durante la agenda cultural, tomando como referencia los criterios establecidos en las presentes especificaciones técnicas.

 

La evaluación será efectuada por la persona administradora del contrato o por el funcionario designado para tal efecto, mediante la observación directa del desarrollo de la actividad y la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos.

 

 

Servicio para evaluar	Aspectos para evaluar	Indicador de cumplimiento	Resultado	Observaciones
Sonido	Calidad, cobertura, volumen adecuado y funcionamiento de equipos	El sonido se mantiene claro y adecuado durante las actividades	☐ Cumple ☐ No cumple
Iluminación	Calidad, cobertura y ambientación del espacio	La iluminación funciona correctamente durante las presentaciones	☐ Cumple ☐ No cumple
Animación	Conducción, interacción con el público, dinamismo y cumplimiento del programa	La persona encargada desarrolla la actividad de manera ordenada y respetuosa	☐ Cumple ☐ No cumple
Shows culturales	Calidad artística, variedad, puntualidad y pertinencia para público familiar	Las presentaciones se realizan según lo contratado y programado	☐ Cumple ☐ No cumple
Personajes	Caracterización, interacción y comportamiento con el público	Los personajes participan conforme a lo establecido y generan interacción positiva	☐ Cumple ☐ No cumple
Concierto de cierre	Calidad de la presentación, repertorio, sonido, puntualidad y respuesta del público	El concierto se desarrolla satisfactoriamente y cumple con las condiciones contratadas	☐ Cumple ☐ No cumple

 

La persona administradora del contrato verificará el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato y en las especificaciones técnicas.

 

Durante la ejecución de cada actividad se realizará una inspección visual y funcional de los equipos, instrumentos y demás elementos aportados por la agrupación.

 

Al finalizar el evento se elaborará un informe de recepción del servicio, en el que se dejará constancia del cumplimiento o incumplimiento de las condiciones contratadas.

 

En caso de detectarse incumplimientos, estos serán documentados y comunicados al contratista para los efectos administrativos que correspondan.

 

La aprobación de esta evaluación constituirá el respaldo para la recepción definitiva del servicio y la tramitación del pago correspondiente, de conformidad con las condiciones contractuales establecidas por la Municipalidad de San Pablo de Heredia.

1. Alcance

La presente contratación tiene por objeto la prestación integral de servicios para la producción, coordinación, ejecución y apoyo técnico, logístico, artístico y de animación de las actividades programadas con motivo de la Semana Cívica del Cantón de San Pablo de Heredia 2026, a desarrollarse durante los días 13, 14 y 15 de setiembre de 2026, de conformidad con el cronograma, las condiciones y las especificaciones técnicas establecidas por la Municipalidad de San Pablo de Heredia.

 

El objeto comprende la provisión, instalación, operación, coordinación, mantenimiento durante la actividad y posterior desmontaje de los recursos humanos, técnicos, equipos, materiales y demás elementos necesarios para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades culturales, recreativas y cívicas programadas, procurando que estas se desarrollen de manera ordenada, segura, accesible y conforme a los horarios y condiciones previamente establecidos por la Administración.

 

La contratación se concibe como un servicio integral, en virtud de que las actividades programadas requieren la coordinación articulada de los diferentes componentes técnicos, logísticos y artísticos que intervienen en su ejecución, el contratista deberá asumir por tanto la responsabilidad de coordinar entre sí los distintos servicios que integran el objeto contractual, de manera que se garantice la continuidad de la programación, la adecuada transición entre las diferentes actividades y la correcta atención de los requerimientos técnicos y operativos definidos por la Municipalidad. El servicio comprenderá, como mínimo, los siguientes componentes:

1. Producción técnica de sonido: Suministro, instalación, operación, supervisión y desmontaje de los equipos de sonido requeridos para las actividades programadas, incluyendo, según corresponda, parlantes, bajos, consola o mixer, micrófonos, controladores, equipos de reproducción, cableado, regletas de protección, accesorios y demás elementos necesarios para garantizar una adecuada calidad, cobertura y funcionamiento del sistema de audio durante las actividades.
2. Iluminación y apoyo técnico: Suministro, instalación, operación y desmontaje de los equipos de iluminación necesarios para las actividades culturales y artísticas, incluyendo estructuras, luminarias, cabezas móviles, luces LED, control y demás accesorios requeridos, de acuerdo con las características del espacio y las necesidades de cada presentación. El contratista deberá realizar previamente las pruebas técnicas correspondientes y garantizar el funcionamiento adecuado de los equipos durante la actividad.
3. Animación y conducción de las actividades: Provisión del personal encargado de la animación y conducción de las actividades, con experiencia en eventos culturales, comunitarios o de naturaleza similar, quien deberá realizar la presentación de artistas y espectáculos, interacción con el público, dinámicas, conducción de las actividades y demás acciones necesarias para contribuir al desarrollo ordenado y dinámico de la programación, de conformidad con las indicaciones de la Municipalidad.
4. Presentaciones y espectáculos culturales y artísticos: Provisión y ejecución de presentaciones culturales, artísticas y recreativas dirigidas a público familiar, conforme a la programación definida por la Municipalidad. Las propuestas artísticas deberán guardar relación con la naturaleza cívica y cultural de las actividades y contribuir al fortalecimiento de la identidad local, la convivencia, la participación ciudadana y el disfrute de la comunidad.
5. Animación temática y actividades para público familiar: Incorporación de personajes, artistas, elementos de animación temática y demás recursos recreativos necesarios para complementar la programación, especialmente aquellos dirigidos a población infantil y familiar. Las actividades deberán desarrollarse bajo condiciones de respeto, inclusión, trato adecuado al público y consideración de la diversidad de las personas participantes.
6. Actividades musicales y presentaciones artísticas de cierre: Provisión de los artistas, agrupaciones o propuestas musicales requeridas para las actividades programadas, incluyendo la presentación artística de cierre de la Semana Cívica, de acuerdo con las condiciones y características definidas por la Municipalidad. Cuando corresponda, el contratista deberá garantizar que los artistas o agrupaciones cuenten con los músicos, instrumentos, equipos y demás recursos necesarios para la adecuada ejecución de sus presentaciones.
7. Coordinación técnica y logística: El contratista deberá realizar, en coordinación con la persona administradora del contrato, todas las acciones necesarias para organizar la ejecución de las actividades, incluyendo la programación de los horarios de montaje y desmontaje, instalación de equipos, pruebas de sonido e iluminación, coordinación de las presentaciones, cambios entre actividades, atención de requerimientos técnicos y demás aspectos logísticos necesarios para garantizar el cumplimiento del programa establecido.
8. Personal técnico, artístico y operativo: El contratista deberá aportar, bajo su responsabilidad, el personal técnico, artístico, operativo y de apoyo necesario para la correcta ejecución del objeto contractual, incluyendo operadores de sonido e iluminación, personal de montaje y desmontaje, artistas, animadores y cualquier otro recurso humano necesario de acuerdo con las actividades contratadas.
9. Montaje, operación y desmontaje: El contratista será responsable de ejecutar el montaje de los equipos, estructuras y demás elementos requeridos antes del inicio de cada actividad, realizar su operación durante el desarrollo de estas y efectuar el desmontaje una vez concluida cada jornada, respetando los horarios, condiciones de seguridad y disposiciones que establezca la Municipalidad.

 

Todos los componentes que integran el objeto contractual deberán ser ejecutados de manera coordinada, segura, oportuna y profesional, de conformidad con las especificaciones técnicas, el cronograma y las instrucciones emitidas por la persona administradora del contrato. El contratista deberá mantener comunicación permanente con la Municipalidad durante las etapas de planificación, montaje, ejecución y desmontaje, y deberá adoptar las medidas necesarias para prevenir interrupciones, atrasos o afectaciones al desarrollo de las actividades.

 

La responsabilidad del contratista comprenderá la adecuada provisión y coordinación de los recursos necesarios para la ejecución de los servicios contratados, sin perjuicio de aquellos aspectos que expresamente correspondan a la Municipalidad conforme a las condiciones del procedimiento y del contrato.

 

1. Fundamentación jurídica del proceso

La presente contratación se fundamenta en los principios de eficiencia, eficacia, continuidad del servicio público, satisfacción del interés público y buena administración, consagrados en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento. Asimismo, la Municipalidad de San Pablo de Heredia, en ejercicio de las competencias que le confieren el Código Municipal y la normativa vigente, promueve actividades culturales, recreativas y de integración comunitaria dirigidas a la población del cantón, procurando fortalecer la identidad local, la participación ciudadana y el acceso a manifestaciones artísticas de calidad.

 

En este contexto, la celebración de la Semana Cívica del Cantón de San Pablo constituye una actividad de carácter comunitario, cultural, recreativo y cívico, vinculada con la promoción de la participación ciudadana, la convivencia, la identidad cantonal y el fortalecimiento de los valores culturales y cívicos, teniendo como necesidad a ser satisfecha la contratación de los servicios técnicos, logísticos, artísticos y de animación requeridos para ejecutar la programación prevista para los días 13, 14 y 15 de setiembre de 2026, para lo cual se requiere contar con recursos humanos, equipos, conocimientos especializados y capacidad operativa que permitan desarrollar las actividades en condiciones adecuadas de calidad, seguridad, accesibilidad y oportunidad.

 

La contratación deberá tramitarse de conformidad con la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, su Reglamento y demás normativa aplicable, observando los principios que rigen la contratación pública, particularmente los de eficiencia, eficacia, transparencia, igualdad, libre concurrencia, competencia, integridad, sostenibilidad, razonabilidad y satisfacción del interés público. Las especificaciones técnicas, requisitos de admisibilidad y criterios de evaluación deberán guardar relación directa y proporcional con el objeto contractual, permitiendo la participación de oferentes que cuenten con la capacidad necesaria para ejecutar satisfactoriamente los servicios requeridos.

 

La contratación se estructura como un servicio integral, por lo que se considera jurídicamente procedente promover el procedimiento de contratación para la prestación integral de los servicios técnicos, logísticos, artísticos y de animación requeridos para el desarrollo de la Semana Cívica del Cantón de San Pablo de Heredia 2026, en tanto la contratación se encuentra dirigida a satisfacer una necesidad de interés público, responde a competencias y fines institucionales del gobierno local y será tramitada bajo las disposiciones y principios establecidos en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, su Reglamento y demás normativa aplicable.