Servicios de alimentación para eventos

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
3.1. Las ofertas que no aporten en forma completa y detallada todos los documentos y/o información indicados en la presente sección, serán inadmisibles, lo anterior sin
detrimento de lo especificado en el artículo 135 incisos f) y h) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
3.2. El IAFA verificará que toda la información consignada en la oferta se ajuste a la
realidad. En caso de información no fidedigna comprobada por el IAFA, se haya
solicitado o no en el presente pliego de condiciones especiales, facultará al IAFA a
excluir la oferta.
3.3. De conformidad con el artículo 134 del R.L.G.C.P, serán excluidas del concurso, las ofertas que incumplan aspectos esenciales de las bases de la contratación o que sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico.
3.4. Todo (a) oferente que utilice la figura de subcontratación, con la oferta deberá aportar un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de
aquellas. De conformidad con el artículo 133 del R.L.G.C.P.
3.5. La Administración no autorizará la subcontratación que supere el 50% del monto a adjudicar, de conformidad con el artículo 133 del R.L.G.C.P.
3.6. Toda empresa o personal subcontratado deberá encontrarse al día con las
obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y ante Tributación del Ministerio de Hacienda.

3.7. Aportar el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, de conformidad con el Decreto 43432-S Reglamento General para Permisos Sanitarios de Funcionamiento, el mismo debe estar emitido a nombre del (la) oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al objeto contractual requerido por la Administración; asimismo, debe estar VIGENTE, para demostrar lo anterior debe adjuntar copia en PDF y legible del permiso. Para los casos que estén exentos de contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento deben aportar documento del Ministerio de Salud que así lo acredite.
3.8. Aportar la Patente Comercial y otorgada por la Municipalidad respectiva; la misma debe estar emitida a nombre del (la) oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al objeto contractual requerido por la Administración; asimismo, debe estar VIGENTE, para lo que deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones; para demostrar lo anterior debe adjuntar copia en PDF y legible de la patente. Para los casos que estén exentos de contar con la Patente Comercial deben aportar documento de la Municipalidad correspondiente que así lo acredite.

El oferente deberá indicar claramente en su oferta la marca, presentación y características del producto ofertado para cada línea, de manera que la Administración pueda verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas. Cuando corresponda, deberá aportar ficha técnica, imagen, catálogo o documentación del producto que permita comprobar sus características.

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paquetes que contenga los siguientes productos:
• Un Jugo de sabores mixtos de 200 ml, envase tetrabrik.
• Un paquete individual con un quequito, tipo submarino, pingüinito, dálmata, entre 50 y 80gr
• Un paquete de snack de 35 gr a 60 gr, similar a Centavito, tronadita, meneíto, quesitos. Se requiere surtidos.
• Un paquete de galletas dulces. Tipo de galleta y sabor surtidos (vainilla, fresa, chocolate), con chocolate negro y chocolate blanco, tipo yipi, chiky, oreo; entre 35-40 gr por paquete individual.
• Una burbuja plástica de Frutas mixtas en almíbar, con abre fácil, (puede entregarse en presentación 4 pack).
• Un paquete de marshmallows en presentación tuti fruty, tipo barrilete de 50 gr.
Cada uno de los artículos en la lista anterior, comprende 1 paquete, no puede omitirse ninguno de los productos y debe ser cotizado de acuerdo con lo solicitado.
Se requiere cumplir con la descripción (tamaño, cantidad, peso/contenido mínimo, sabores).
Se requiere en la propuesta, el precio unitario de cada uno de los 6 productos, el precio total del paquete sin impuestos y el precio total del paquete con impuestos.
Cada uno de los productos debe ser de marca reconocida en el país, las fechas de vencimiento en el momento de la entrega/recepción del producto, no pueden ser menor a 5 meses (ejemplo, si entregan en noviembre 2026 la fecha de vencimiento como mínimo debe mostrarse para el mes de mayo 2027), debe contener todos los datos de ley, estos deben venir visibles en cada uno de los productos, al igual que todo permiso del Ministerio de Salud, deben venir limpios, no deben estar rotos o abiertos, chorreados, quebrados, aplastados, sucios, pegajosos, golpeados ni con olores que no sean propios de los productos.
Los costos incluyen:
213 paquetes completos de surtido de alimentación, bebidas y otros. Compra, traslado, transporte, empacado, rotulado, acopio, preservación de los alimentos y bebidas, impuestos, personal de carga y descarga, así como la entrega en el sitio definido.
Forma de entrega:
Los productos deben venir en cajas separadas por calidades (caja de snack, caja de jugos, caja con los
quequitos y así con cada uno de los productos de la lista) selladas e identificadas en la parte externa con el nombre del producto, las cantidades en ella y con el nombre del IAFA Organismo Regional Huetar Caribe.

Cada caja debe tener un peso no mayor a los 5 kilos y deben tomar las precauciones necesarias para que no se moje el producto. Debe preservarse su integridad.
La recepción la realizará el personal de promoción, a las que designará la administradora del contrato, los nombres se indicarán por correo en el proceso de coordinación.

2. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE COTIZACIÓN
A continuación, se detallan algunas consideraciones generales que deben ser tomadas en cuenta por los oferentes:
2.1 La oferta es la respuesta que brinda un (a) interesado (a) en contratar, a una
necesidad particular y particularizada de la Administración.
2.2 Para efectos de notificaciones el Sistema SICOP lo hará de forma automática de
acuerdo con los datos que los (as) oferentes incluyeran en el Registro de Proveedores
(as), mismos que serán tomados por la Administración en caso de ser necesario. Por
lo tanto, será obligación de cada oferente mantener al día estos datos, ya que, en caso de no concretarse la comunicación por los medios consignados en dicho Registro, toda notificación se entenderá realizada en el transcurso de un día hábil siguiente a partir de la emisión del acto administrativo; en cumplimiento del procedimiento que establece la Ley de Notificaciones N°8687 y el artículo 64 Reglamento para la utilización del sistema integrado de compras públicas "SICOP" N°41438-H.
2.3 El oferente no deberá incurrir en repeticiones innecesarias de cláusulas del pliego de condiciones.
2.4 La Administración espera que los (as) oferentes (as) emprendan una conducta activa en relación con aquellas cláusulas que le obligan a manifestar qué ofrece, cómo lo ofrece y cuándo hará entrega de lo requerido por la Administración, indicando de forma clara y precisa los términos respecto a garantías, plazos de entregas y qué ofrece como producto, además de toda la información requerida por la
Administración para determinar con claridad los términos del contrato. Lo anterior
en atención al DECRETO EJECUTIVO N° 41243-H publicado el 10 de julio de 2018, en
alcance N° 155 a La Gaceta N°162.
2.5 Todo oferente deberá cotizar en colon costarricense, de acuerdo con lo establecido en la Directriz No. 044-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas”, publicada en el Alcance No. 156 de la Gaceta No. 167 del 10 de setiembre del 2024, la cual, en su artículo 1, señala:
“Artículo l º -Las entidades y órganos del Poder Ejecutivo, a partir de la publicación
de la presente Directriz, deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de
condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del
mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público,
lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación”. (lo
resaltado no es del original).
En caso de recibir ofertas en moneda extranjera, estas no resultarán inadmisibles por
ese motivo, no obstante, la Administración para efectos comparativos del análisis de
las ofertas, realizará la conversión utilizando el tipo de cambio de venta del dólar
emitido por el Banco Central de Costa Rica correspondiente al día de apertura.
En atención a la Ley General de Contratación Pública, puntualmente en el artículo
43, se hace referencia al derecho del mantenimiento del equilibrio económico del
contrato, donde se extrae “…cuando se produzcan variaciones en los costos
estrictamente relacionados con el objeto del contrato, la Administración aplicará los
mecanismos necesarios para la revisión de precios, a efectos de mantener el equilibrio económico del contrato”, por tal razón en caso de cotizar en una moneda distinta a cólones costarricenses, el oferente debe fundamentar ampliamente el motivo por el cuál su representada cotizó en esa moneda, cuál sería la circunstancia de mercado y el impacto positivo que tendría para la administración realizar la adjudicación en una moneda distinta al colón, esto con la finalidad de que la Unidad solicitante realice el estudio y fundamentación pertinente previo a la adjudicación.
2.6 Todo oferente deberá presentar su oferta contemplando, el “Impuesto al Valor
Agregado, esto de acuerdo con la Ley N°9635 denominada “Ley de Fortalecimiento de
las Finanzas Públicas” y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA). Lo anterior, para todos los bienes y servicios sujetos a dicha legislación. La omisión de este rubro se entenderá por parte de la administración que el precio ofertado lo incluye.
2.7 Según DIRECTRIZ DGABCA-0008-2019 (de fecha 13 de junio del 2019), emitida por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, indica que “en caso de que se aporten poderes especiales por parte de los oferentes,
se debe detallar claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se
faculta al apoderado, con la indicación expresa del número correspondiente a
la contratación en la que se participa y para la cual se otorga”, conforme lo
establecido en artículo 1256 del Código Civil.
2.8 Se solicita que, los precios en la presentación de ofertas, se realice con dos
decimales.
2.9 Las ofertas en consorcio deberán ser presentadas siguiendo los lineamientos del
documento MPS-008-08-2012 denominado “Manual cómo ofertar en Merk-Link Guía
para proveedores (as)”. Debiendo ser registradas las mismas bajo la modalidad de
consorcio.
2.10 El IAFA se reserva la facultad de aumentar o disminuir las cantidades a adquirir, de conformidad con el contenido presupuestario disponible.

2.11 Se prohíbe la cotización parcial de una línea. (Art. 123 R.L.G.C.P). No se permite la cotización parcial de las partidas, el (la) oferente deberá tener presente que al
momento de cotizar deberá realizarlo para TODA LA PARTIDA de forma íntegra,
entiéndase todas las líneas que conforman la partida.
2.12 La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del (la) oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, condiciones especiales, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. (Art. 123 R.L.G.C.P).
2.13 Toda información adjunta a la oferta deberá ser pública; a menos que la parte
interesada considere que la información aportada para un procedimiento de
contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital
unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo
preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo
solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la
República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la
Administración contratante la visualización de dicha información. (Art. 30 R.L.G.C.P).
2.14 Es obligación ineludible del oferente, ajustarse estrictamente a las exigencias de este pliego de condiciones especiales y a los términos de su oferta. Consecuentemente el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en los documentos antes dichos dará lugar a la ejecución de la garantía de cumplimiento y a la resolución del contrato si el incumplimiento fuere grave, sin perjuicio de accionar en la vía jurisdiccional para el cobro de daños y perjuicios correspondiente.
2.15 El IAFA queda liberado, sin ninguna relación obrero patronal con el personal de la empresa contratada, mismo que en todo caso deberá encontrarse debidamente
asegurado contra todo riesgo, quedando igualmente liberado el IAFA de toda
responsabilidad civil o laboral en que se pudiera incurrir durante la prestación de los
servicios.
2.16 El oferente (a) deberá contar con los recursos materiales (equipos y herramientas), técnicos, administrativos, financieros y personales, idóneos y de la calidad necesaria, especializados para este tipo de servicios y suficientes para una ejecución a completa satisfacción de los bienes a adjudicar. Igualmente, como patrono deberá hacerles frente a todas las obligaciones inherentes a tal condición.
2.17 Se ruega revisar cuidadosamente el presente pliego de condiciones especiales para evitar omisiones que puedan invalidar la oferta presentada.
2.18 La oferta debe presentarse de conformidad con el Artículo 118 del RLGCP, así como toda la información técnica necesaria. Los documentos adjuntos deberán clasificarse como “públicos” para la adecuada verificación técnica y administrativa.
2.19 Aclaraciones al pliego de condiciones:
Las aclaraciones serán resueltas en apego al artículo: 93 del RLGCP.
2.20 Recurso de objeción al pliego de condiciones:

Los recursos de objeción serán tramitados conforme a los artículos 253, 254, 255, 256, 257 y 258 del RLGCP.
2.21 Artículo 40 LGCP: La omisión en el pliego de condiciones de aquellas obligaciones impuestas por el ordenamiento jurídico, a los potenciales oferentes en atención al objeto contractual, no exime a estos de su obligado cumplimiento.
2.22 No objeción: El proceso de no objeción se tramitará de conformidad con lo
establecido en los artículos 18 y 44 del Reglamento para el Reajuste de Precios,
Decreto Ejecutivo N.º 44937-H-MICITT-MIDEPLAN.

5. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
5.1.
Recepción de bienes y servicios: El contratista tiene la obligación de gestionar a través de la plataforma SICOP, lo siguiente:
a.
Recepción provisional y/o definitiva: El contratista debe realizar esta gestión en el apartado denominado Gestión de Recepción, disponible en la plataforma SICOP.
b.
Gestión de facturación: El contratista debe realizar esta gestión en el apartado denominado Gestión de pago, disponible en la plataforma SICOP.
Nota 1: En caso de que el contratista no gestione dicha obligación, este podría sufrir retrasos en su gestión de pago, por lo tanto, se le insta al cumplimiento de lo establecido en los puntos anteriores.
Nota 2: Es obligación del fiscalizador del contrato, realizar las aceptaciones correspondientes en cada uno de los apartados indicados anteriormente.

Lo anterior de conformidad con lo establecido en el procedimiento señalado en el manual de procesos P-PS-101-07-2014, descargable en el siguiente link: https://www.sicop.go.cr/atDocs/manuales_proveedor/P-PS-101-07-2014_INSTRUCTIVO_PARA_SOLICITAR_RECEPCION_DE_BIENES_Y_SERVICIOS.pdf
5.2.
Envío de facturas: Las empresas contratistas deberán remitir las facturas autorizadas por la Dirección General de Tributación al correo:facturas@iafa.go.cr y a través de la plataforma SICOP, Módulo Gestión de Recepción. Las facturas deberán contener, al menos, la siguiente información:
• Nombre del proveedor.
• Número de cédula jurídica.
• Número cuenta cliente/IBAN.
• Nombre y número de procedimiento.
• Número de contrato.
• Número de orden de pedido.
• Detalle y desglose del monto facturado.
• Detalle del bien o servicio facturado.
• Fecha de emisión de la factura.
• Fecha o período correspondiente al servicio brindado o bien entregado.
Posterior a la recepción efectuada por la persona Administradora del contrato, el contratista deberá incluir en el Módulo de Gestión de Pago, la solicitud a la Institución del pago de los bienes o servicios correspondientes.
5.3. Forma de pago: Se cancelará de la forma usual del IAFA, mediante pago a 30 días naturales, plazo que rige a partir del recibido conforme del bien o servicio por parte de la unidad solicitante.
5.4. El pago se realizará en colones costarricenses calculados al tipo de cambio de venta, establecido por el Banco Central de Costa Rica en la fecha en que se hace efectivo el pago.
5.5. El (la) contratista deberá asegurarse de que su capital de trabajo le permita cubrir el período de recuperación de la inversión.
5.6. Toda documentación solicitada en el presente pliego de condiciones debe ser anexada a la oferta en la plataforma del SICOP.
5.7. Reajuste de precio: Cuando proceda la aplicación del reajuste de precios, conforme a lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley N.º 9986, este se calculará utilizando la fórmula propuesta por la Contraloría General de la República, basada en la estructura del precio ofertado.