SE- Contratación Directa Escasa Cuantía Adquisición materiales ferreteros Región Chorotega (DG-2048-2026)

1. DECLARACIONES JURADAS:

1.1 Con la oferta se deben presentar las declaraciones juradas y certificaciones establecidas en: (Ver Anexo # 1)

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD DEL OFERENTE:

Los oferentes deberán presentar junto con la oferta los siguientes documentos:

2.1 El oferente deberá presentar una declaración jurada indicando que cuenta con 2 años de experiencia en la venta o suministro de este tipo de materiales, los cuales sean iguales o superiores a los detallados en las especificaciones técnicas.

2.2 El oferente deberá presentar contratos o facturas donde se evidencia la venta de materiales iguales o similar a los de esta contratación.

2.3 Deberá aportar declaración jurada que los bienes a entregar serán nuevos, no re-envasados, con su etiqueta original, sellados, de la marca y grado ofertados, con las propiedades fisicoquímicas solicitas en las especificaciones técnicas.

2.4 Todo oferente deberá suministrar la información técnica mediante fichas técnicas, catálogos, afiches y/o manuales, que permita su análisis, estudio comparativo y verificación del cumplimiento de lo ofertado, para efectos de adjudicación, haciendo referencia a cada ítem solicitado. Cuando lo considere necesario, el ICE se reserva el derecho de solicitar información adicional para verificar el cumplimiento de todos los extremos de las especificaciones y requisitos solicitados en el cartel. Toda información técnica deberá ser en idioma español o en su defecto del idioma inglés con traducción libre al español de su texto (Reglamento al Título II Ley N° 8660 Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones SECCIÓN VII La Oferta Artículo 50.- Generalidades).

ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO O TECNICAS

Partida 1, Partida 2.

Para la totalidad de los códigos se indica: Sin atributos adicionales.

El Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliado en San José y con cédula jurídica Nº 4-000-042139-02, invita a participar en la presente contratación.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la División Generación incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la División Generación se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

1. CRITERIOS SOSTENIBLES:

1.1 Se debe de presentar declaración jurada del siguiente criterio social: Todo oferente debe de presentar declaración jurada de cumplimiento indicando que en caso de ser la empresa adjudicada, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

Todo oferente deberá presentar una declaración jurada de las siguientes políticas:
2.1. Que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad. (Ver Anexo # 5).
2.2. Que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, establecida en la Sesión 6255 del 12 de marzo del 2018.

https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad

1. SOBRE LA ENTREGA DE BIENES:

3.1 Previo a la entrega de los bienes, el contratista debe elaborar en la plataforma SICOP la correspondiente “solicitud de recepción”.

3.2 Se deberá adjuntar en la solicitud de recepción la “Hoja de Entrega de bienes o servicios” (HEBS) (Ver Anexo N°2) incluida en este cartel, debidamente completada con la información que se solicita.

3.3 En caso de no adjuntarse la hoja de entrega de materiales o servicios sugerida, el contratista puede utilizar otro documento similar, siempre y cuando contenga los datos de la información de la HEBS.

3.4 Junto con la entrega del servicio en el sitio indicado en el contrato, se debe entregar físicamente la HEBS o documento similar el cual será utilizado para realizar la recepción provisional de bienes.

3.5 La recepción del servicio se hará contra la HEB o su similar y una vez recibido de conformidad se da visto bueno para que se emita la factura electrónica.

1. SOBRE LA FACTURACIÓN:

4.1 La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente. Durante la entrega de los bienes o servicios en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes o servicios. De existir bienes o servicios que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.

4.2 Cuando el ICE dé por aceptados los bienes o servicios recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por administrador del contrato, el detalle de los bienes o servicios aceptados según el procedimiento de compra. La facturación de los bienes o servicios entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los bienes o servicios.

4.3 Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:
• Número de pedido (MM).
• N° contrato.
• N° de procedimiento SICOP.
• Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE).
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 3510.0 Generación, transmisión y distribución de energía eléctrica.

4.4 La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.

4.5 El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato.

1. SOBRE LA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO:

De conformidad con el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto Ejecutivo N° 44739-H) y la normativa tributaria vigente, las notas de crédito y débito constituyen documentos electrónicos que modifican los efectos fiscales y contables de las facturas electrónicas previamente emitidas, cuya procedencia debe responder a la realidad de la transacción y a las condiciones acordadas entre las partes.
En virtud de lo anterior, se establece que la emisión de notas de crédito deberá entenderse como un acuerdo entre el contratista y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), por lo que el contratista se compromete a no emitir este tipo de comprobantes de manera unilateral sin la previa coordinación y validación del ICE o de su representante autorizado en el proceso de compra.
Lo anterior tiene como finalidad asegurar la correcta trazabilidad, registro y respaldo de las operaciones, así como prevenir inconsistencias en la información reportada ante la Administración Tributaria. En caso de emitirse comprobantes que no correspondan con la realidad de la transacción o sin la debida coordinación, el contratista deberá gestionar oportunamente su corrección mediante los mecanismos establecidos (como la emisión de notas de débito u otros que correspondan), sin perjuicio de las responsabilidades y ajustes que pudieran derivarse conforme a la normativa tributaria aplicable.
Las partes acuerdan mantener una coordinación permanente para la adecuada gestión de los comprobantes electrónicos, en resguardo del cumplimiento normativo y la correcta ejecución contractual.

1. PORTACIÓN DE CARNÉ Y CONDUCTA EN INSTALACIONES ICE:

6.1 El contratista deberá entregar al Administrador de Contrato mediante correo electrónico con 5 días de anticipación a la entrega del bien el formulario adjunto al cartel DG-00-FO-81-002 (Ver Anexo No.3) “Solicitud de ingreso a particulares a instalaciones de la División Generación”. El contratista deberá presentar al momento de ingreso el documento debidamente autorizado por el ICE, de lo contrario, por directriz de la administración superior el personal de vigilancia (institucional o privada) en el puesto de ingreso no le permitirá el acceso.

6.2 Es obligación del contratista que el personal de su empresa porte el carné de su organización siempre visible al momento que ingresen a las instalaciones de las empresas del Grupo ICE durante la ejecución del contrato. Este carné debe contener el nombre de la empresa contratista, nombre completo del trabajador y su fotografía, la revisión de este requisito se realizará al ingreso de las instalaciones por parte del personal de vigilancia.

6.3 Durante la permanencia en las instalaciones del ICE, el contratista estará sujeto a lo estipulado en el procedimiento DG-00-PR-81-002 (Ver Anexo No.4) “Ingreso a instalaciones de la División de Generación”. El incumplimiento al procedimiento faculta al ICE a solicitar el retiro del contratista sin responsabilidad alguna para el ICE.
El personal del contratista es responsable de su propia seguridad y tendrá cuidado en prevenir lesiones a sus compañeros. Este personal siempre estará acompañado de personal de la Institución que lo guiará sobre el procedimiento que se debe cumplir al ingreso de las instalaciones.

6.4 El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último según el debido proceso.

6.5 Dentro de las instalaciones de la Institución, está PROHIBIDO FUMAR.

6.6 No podrán ingresar a las instalaciones ICE, aquellos vehículos que: tengan fugas, no tengan la revisión vehicular por el emisor del servicio contratado por el Estado al día, o permiso de circulación este vencido. Esto será revisando por los oficiales de seguridad en el puesto de vigilancia en sitio.

1. METODOLOGÍA PARA LA RAZONABILIDAD:

Partidas N° 1-2

Debido a que no se establecieron bandas de tolerancia, se indica lo siguiente: Cuando exista una diferencia entre el monto estimado y el monto ofertado en un ±15%, será obligatorio justificar dicha variación. Esta justificación deberá presentarse de forma detallada y documentada, en atención a lo dispuesto en el artículo 42, inciso f), del Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA).

1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

Partidas N° 1-2

8.1 Los bienes deberán tener un embalaje para su transporte y almacenamiento que garanticen su perfecto estado al momento de su recepción.

8.2 Los bienes no se recibirán con partes oxidadas, defectos de pinturas, golpes, deformaciones y/o cualquier otro daño o defecto que haga dudar de las buenas condiciones de los elementos.

8.3 Los bienes deben venir debidamente identificados de fábrica con su respectivo número de parte; no se aceptará etiquetados que no sea de fábrica, ni rotulaciones manuales, ni empaques no originales con respecto a la marca ofertada.

8.4 Todos los bienes deberán ser nuevos y de fabricación no mayor a dos años en el momento de la entrega, para lo cual el contratista deberá suministrar documentación por parte del fabricante que lo valide.

9 CLAUSULA DE DESEMPATE

9.1 En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se realizará en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

9.2 Para definir el desempate se utilizará la moneda.

9.3 De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento presencial, el cual se incluirá en el Sistema Digital Unificado.

1. Indagatoria Precio Ofertado:

El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efecto de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, unicamente a los oferentes elegibles, conforme el articulo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del +- 15% del monto estimado vrs ofertado elegible.

11. FORMA DE PAGO

El ICE realizará el pago contra entrega a satisfacción del bien en el Almacén Planta Hidroeléctrica Miguel Dengo, Cañas GTE, una vez emitida el acta de recepción definitiva por el Administrador de Contrato.

12. PLAZO DE ENTREGA

Partida No. 1-2: 50 días hábiles, contado a partir de la notificación del contrato.