Contratación de servicios de hospedaje, alimentación, actividad turística de rafting y presentación artística para la ejecución del Fam Trip Ecofest Sarapiquí 2026.

1. El oferente deberá presentar una declaración jurada en la que certifique que las instalaciones destinadas a la prestación de los servicios de hospedaje y alimentación cumplen con las condiciones mínimas de higiene, salubridad, seguridad, funcionalidad, capacidad y habitabilidad requeridas para la atención de los participantes del Famtrip Ecofest 2026.
2. El oferente deberá presentar tres (3) cartas de experiencia correspondientes a servicios de hospedaje y alimentación ejecutados durante los últimos tres (3) años. Las cartas deberán ser emitidas por la empresa, institución o persona que recibió el servicio e indicar como mínimo el objeto del servicio, período de ejecución y manifestación de satisfacción con el servicio recibido.
3. Una vez adjudicado se solicitará el carné de manipulación de alimentos de al menos 3 personas. Presentar declaración jurada de aceptación.
4. Para el servicio de tour de rafting, el oferente deberá presentar tres (3) cartas de experiencia específicas que acrediten la prestación satisfactoria de servicios de rafting o actividades de turismo de aventura similares, ejecutados durante los últimos tres (3) años.
5. Para el servicio de presentación artística, el oferente deberá presentar tres (3) cartas de experiencia específicas que acrediten la prestación satisfactoria de servicios de presentación de grupos musicales o servicios artísticos similares, ejecutados durante los últimos tres (3) años.
6. Las cartas deberán identificar al proveedor que prestó el servicio, la entidad o persona contratante, una descripción del servicio realizado, la fecha o período de ejecución y una manifestación de satisfacción con el servicio recibido.
7. El oferente deberá aportar una declaración jurada en la que indique que cuenta con todos los permisos, autorizaciones, licencias y condiciones requeridas para la operación legal de los servicios ofertados, incluyendo hospedaje, alimentación, actividades de turismo de aventura y eventos, cuando corresponda.
8. El oferente deberá acreditar que cuenta con personal capacitado para la ejecución de la actividad de rafting, incluyendo guías especializados con formación en rescate acuático, primeros auxilios o atención de emergencias, mediante certificados, constancias o documentación equivalente.
9. El oferente deberá presentar una descripción de la operación propuesta para el tour de rafting, indicando el tramo del Río Sarapiquí donde se realizará la actividad, una duración mínima de dos (2) horas de recorrido efectivo, cantidad de balsas disponibles, capacidad de atención y medidas de seguridad implementadas.
10. El oferente deberá presentar una declaración jurada mediante la cual garantice que dispondrá del equipo de seguridad necesario para la atención de los treinta y seis (36) participantes de la actividad de rafting, incluyendo como mínimo chalecos salvavidas certificados, cascos de seguridad, remos y demás implementos requeridos para la ejecución segura de la actividad.
11. Las instalaciones de hospedaje y alimentación deberán ubicarse dentro de un radio máximo de quince (15) kilómetros medidos desde el edificio principal de la Municipalidad de Sarapiquí, ubicado en Puerto Viejo de Sarapiquí. Esta condición se establece por razones de logística, eficiencia operativa y optimización de los tiempos de traslado de los participantes. El cumplimiento de este requisito deberá acreditarse mediante patente comercial vigente, Permiso Sanitario de Funcionamiento cuando corresponda, ubicación georreferenciada o cualquier otro documento idóneo que permita verificar la ubicación exacta de las instalaciones ofrecidas. Para el servicio de turismo de aventura (rafting), el oferente deberá contar con una base operativa ubicada en el cantón de Sarapiquí, desde la cual se coordine y preste el servicio contratado. La Administración podrá verificar la ubicación de las instalaciones y de la base operativa mediante herramientas de geolocalización, cartografía digital, patente comercial, permisos correspondientes o cualquier otro medio idóneo.
12. La empresa deberá contar con pólizas vigentes, permisos y autorizaciones requeridas para la operación de actividades de turismo de aventura, garantizando el cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas por la normativa aplicable.

1.1.            Trámite y procedencia del pago.

La Municipalidad realizará el pago al adjudicatario por cada orden de compra recibida a satisfacción. El pago se efectuará dentro de un plazo máximo de treinta (30) días naturales, contados a partir de la fecha en que el adjudicatario gestione el pago mediante la plataforma SICOP.

Para el trámite de pago, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

El contratista deberá tramitar la recepción en SICOP, la cual deberá ser aprobada a satisfacción por el administrador del contrato o funcionario competente, conforme a las condiciones establecidas en el presente pliego.

Una vez aprobada la recepción, el adjudicatario deberá presentar en SICOP la Gestión de Pago, adjuntando la factura electrónica debidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda.

Asimismo, deberá remitir copia de la factura al correo electrónico: facturacion@sarapiqui.go.cr.

El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta IBAN que el proveedor indique mediante escrito firmado. En caso de que el pago deba efectuarse a un tercero, se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

En caso de contrataciones pactadas en moneda distinta a la oficial, se utilizará el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica vigente a la fecha efectiva del pago.

Sobre el monto facturado se aplicará la deducción correspondiente al dos por ciento (2%) por concepto de retención del impuesto sobre la renta, conforme al artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta N.° 7092 y el artículo 24 de su Reglamento.

De conformidad con el inciso 2 del artículo 9 de la Ley N.° 9635, los bienes y servicios adquiridos por las municipalidades están exentos del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

• Lugar de ejecución.

En las bases operativas que resulten adjudicadas, ubicadas en el cantón de Sarapiquí.

• Plazo de entrega.

Tres (3) días, según cronograma de actividades.

Si el oferente subcontrata el servicio a terceros, deberá presentar una constancia y dar fe del tipo de contrato que se tiene para con estos terceros (contrato, Leasing o cesión vigente). Igualmente, los subcontratados deberán (al igual que el oferente) estar inscritos en el Sistema de Compras Públicas (SICOP) y presentar una declaración jurada de las causales establecidas en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, además de evidenciar estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social, Fodesaf, Ministerio de Hacienda y presentar fotocopias de las cédulas de identidad y personería jurídica. De igual forma los terceros subcontratados deberán presentar una declaración jurada de la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Esta información se constatará en el formulario electrónico de SICOP.

El oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad.

El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública.

Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

1.5.            Administrador del contrato.

El administrador del contrato es el Sr. Yosser Alberto Jimenez Navarro, encargado de la Unidad de Asuntos Sociales y Económicos; y su jefatura Vanessa Rodríguez Rodríguez.

El administrador de contrato o funcionario competente será responsable de la supervisión, fiscalización, coordinación, seguimiento y recepción de los servicios objeto de la contratación, así como de verificar el correcto cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas y contractuales establecidas en el presente pliego de condiciones.

Además, será el encargado de emitir las recepciones provisionales o definitivas, gestionar las observaciones que correspondan durante la ejecución contractual y brindar el acta de recepción correspondiente para el trámite de pago, cuando resulte procedente.

• Recepción de servicios.

La recepción de los servicios será realizada por el administrador del contrato, quien verificará el cumplimiento de las tareas, entregables, niveles de servicio y demás condiciones establecidas en el presente pliego y en la respectiva orden de compra.

• Recepción provisional

La recepción provisional se emitirá cuando los servicios hayan sido entregados y exista conformidad inicial por parte de la Municipalidad respecto del cumplimiento de las condiciones pactadas, quedando sujeta a verificación técnica, administrativa o funcional, cuando corresponda.

En caso de detectarse inconsistencias, incumplimientos o cualquier otra condición que afecte el cumplimiento contractual, la Municipalidad podrá solicitar la sustitución, corrección o entrega correspondiente antes de emitir la recepción definitiva.

• Recepción definitiva

La recepción definitiva se emitirá una vez verificado el cumplimiento total de las obligaciones contractuales y subsanadas, de existir, las observaciones realizadas durante la recepción provisional.

La emisión del acta de recepción definitiva acreditará que los servicios fueron recibidos a satisfacción de la Municipalidad.

La recepción de los servicios no exime al contratista de responder por incumplimientos, errores, fallas funcionales, defectos de operación, vulnerabilidades, inconsistencias o cualquier otra situación detectada con posterioridad, conforme a la normativa aplicable y las condiciones contractuales.

• Cronograma de tareas.

• Día 1: llegada de agencias de viajes. Tour de rafting y otras actividades aportadas por empresarios locales, Cena ejecutiva en hotel y hospedaje
• Día 2: Actividades aportadas por empresarios turísticos locales, segunda cena en hotel y noche de hospedaje.
• Día 3: Actividades aportadas por empresarios turísticos locales, salida de agencias.

1.8.            Control de calidad.

1. Control previo a la prestación de los servicios: La Administración verificará que el adjudicatario mantenga vigentes los permisos, pólizas, certificaciones y demás requisitos exigidos en el cartel y en la oferta adjudicada. Asimismo, podrá realizar visitas de inspección para comprobar las condiciones de las instalaciones de hospedaje, alimentación y operación turística.
2. Control del servicio de hospedaje: Se verificará que las habitaciones ofrecidas correspondan a las condiciones adjudicadas, incluyendo limpieza, estado de conservación, funcionamiento de los servicios básicos, seguridad, comodidad y capacidad de alojamiento. La Administración podrá inspeccionar las instalaciones antes y durante la ejecución contractual.
3. Control del servicio de alimentación: Se verificará la calidad, presentación, cantidad, temperatura e inocuidad de los alimentos suministrados. Asimismo, se comprobará que los menús correspondan a las especificaciones contratadas y a las opciones previamente seleccionadas por la Administración. Cualquier incumplimiento podrá generar el rechazo del servicio sin costo adicional para la Municipalidad.
4. Control del tour de rafting: Antes del inicio de la actividad se verificará la disponibilidad y estado del equipo de seguridad, incluyendo chalecos salvavidas, cascos, remos y demás implementos requeridos. También se comprobará la realización de la charla de seguridad, la presencia de guías capacitados y el cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos para la actividad.
5. Verificación de la presentación artística: La Administración verificará previamente que el grupo musical corresponda al propuesto por el contratista, se encuentre disponible para las fechas establecidas y cuente con los integrantes, instrumentos y equipos necesarios para desarrollar la presentación. Durante la actividad se verificará el cumplimiento de la duración mínima de horas, el tipo de repertorio y las demás condiciones establecidas en la orden de compra.
6. Supervisión durante la ejecución: La Administración designará personal responsable para supervisar el cumplimiento de las condiciones contratadas durante el desarrollo de las actividades, verificando la puntualidad, calidad del servicio, atención brindada a los participantes y cumplimiento del cronograma establecido.
7. Atención de incidencias: Cualquier incumplimiento detectado deberá ser corregido inmediatamente por el contratista. La Administración dejará constancia de las observaciones realizadas y podrá aplicar las medidas contractuales correspondientes cuando proceda.
8. Recepción final de los servicios: Una vez finalizadas las actividades, la Administración realizará la recepción de conformidad verificando el cumplimiento integral de las condiciones contratadas, la satisfacción de los servicios prestados y la inexistencia de incumplimientos pendientes.

• Polizas:

• Póliza de Responsabilidad Civil.

En caso de que el oferente resulte adjudicatario deberá aportar las siguientes pólizas de responsabilidad civil vigentes:

Alimentación por un monto mínimo de ₡ 6.000.000.

Hospedaje por un monto mínimo de ₡ 6.000.000.

Tour de rafting por un monto mínimo de ₡ 300.000.000.

• Póliza de riesgos del trabajo.

En caso de que el oferente resulte adjudicatario se deberá aportar póliza de riesgos de trabajos vigente.