SERVICIO DE PAUTA INFORMATIVA: NOVA CINEMAS

DOCUMENTACIÓN IMPRESCINDIBLE EN DECLARACIONES JURADAS Y CERTIFICACIONES

 

Se deberán presentar los documentos indicados en la sección de “Condiciones y Declaraciones” de la plataforma SICOP.

Las declaraciones juradas solicitadas, de conformidad con los artículos 29 de la Ley General de Contratación Pública y 32 de su Reglamento, deberán estar debidamente incorporadas y actualizadas en el Registro de Proveedores con anterioridad a la apertura de las ofertas. En caso contrario, la oferta será excluida, sin posibilidad de subsanación de este aspecto. Sobre Patente, impuesto municipal y funcionamiento sanitario:

De conformidad con lo indicado en la sección de “Condiciones y Declaraciones”.

 

1. Fecha de inicio:

La fecha de inicio del contrato empezará a regir a partir de la primera orden de pedido generada por la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros, debidamente notificada al adjudicatario por medio de SICOP.

 

1. Vigencia del contrato:

El contrato tendrá una vigencia de un (1) año, prorrogable por tres (3) períodos iguales, hasta alcanzar un plazo máximo de cuatro (4) años, previo acuerdo entre las partes.

La solicitud de prórroga deberá gestionarse por escrito con una antelación mínima de dos (2) meses al vencimiento del período en ejecución y estará sujeta a la disponibilidad y aprobación del presupuesto correspondiente al nuevo período.

La Unidad encargada de gestionar las prórrogas será la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros, en coordinación con la Unidad usuaria y el adjudicatario.

En caso de que no se vaya a proceder con la prórroga, la parte que así lo determine deberá comunicarlo por escrito a la Unidad de Ejecución Contractual con una antelación mínima de dos (2) meses a la finalización del período en ejecución.

 

1. Plazo de entrega:

Cada pauta o servicio deberá ejecutarse en la fecha, horario, medio, formato y cantidad indicados por la Oficina de Comunicación Institucional en el pedido correspondiente. Cuando la solicitud incluya servicios de producción, el plazo específico será definido en cada pedido, de acuerdo con la complejidad del material requerido y la fecha prevista para su difusión.

El proveedor deberá coordinar previamente con la OCI la recepción de los materiales, artes, guiones, audios, videos y demás insumos necesarios, así como efectuar las adecuaciones técnicas requeridas para la correcta publicación o transmisión.

Por tratarse de un servicio bajo la modalidad “Según Demanda”, cada solicitud será atendida conforme se requiera y de acuerdo con las instrucciones emitidas por la Oficina de Comunicación Institucional, según las necesidades específicas de la unidad usuaria.

 

1. Forma de cotización:

El oferente deberá cotizar el costo unitario de la pauta informativa requerida de acuerdo con lo solicitado en la sección “Condiciones específicas” SICOP. El presupuesto estimado es un parámetro de referencia, por lo tanto, la Universidad de Costa Rica no está pactando una cantidad específica.

 

1. Descripción de los requerimientos:

La Administración se reserva el derecho de solicitar las pautas informativas contratadas, cada vez que se requieran, así como de determinar la cantidad de servicios a solicitar, de acuerdo con sus las necesidades.

Se entiende que el precio cotizado para cada uno de los servicios de pauta informativa contempla la totalidad de los costos necesarios para la prestación integral del servicio, incluyendo, entre otros, mano de obra, gastos administrativos, utilidad, impuestos y cualquier otro costo asociado. En consecuencia, el adjudicatario no podrá cobrar gastos adicionales que no hayan sido contemplados en el precio ofertado.

 

1. Tiempo de servicio:

La fecha de publicación será coordinada previamente entre la OCI y el proveedor. Para la prestación del servicio, la OCI deberá realizar la solicitud y remitir el material correspondiente con una antelación mínima de siete (7) días hábiles respecto de la fecha acordada para el inicio de la publicación."

 

1. Proceso de solicitud de publicaciones:

Por tratarse de un servicio bajo la modalidad "según demanda", la orden de pedido en SICOP detallará los requerimientos correspondientes a la publicación de la pauta, de acuerdo con las necesidades de la Universidad de Costa Rica y conforme a lo solicitado por la Oficina de Comunicación Institucional (OCI).

 

1. Timbre del Colegio de Periodistas de Costa Rica (COLPER):

 De conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley del Timbre del Colegio de Periodistas y la CIRCULAR MH-DCoP-CIR-0079, todo contrato, factura o documento relacionado con servicios de publicidad, propaganda o comunicación deberá contemplar el pago del timbre del Colegio de Periodistas, cuando corresponda.

En consecuencia, el oferente tendrá la obligación de:

En aquellos casos en que el servicio ofertado se encuentre sujeto al Timbre COLPER, el oferente deberá desglosar en su propuesta el monto correspondiente, calculado conforme a lo dispuesto en la normativa aplicable (1% sobre el monto base de los servicios, sin incluir impuestos).

En caso de que el oferente considere que el servicio ofertado no está sujeto al Timbre COLPER, deberá consignar expresamente en su propuesta la justificación correspondiente, señalando el fundamento por el cual no resulta aplicable dicho tributo.

Si el oferente omite el desglose del Timbre COLPER y tampoco aporta la justificación de su no aplicación, la Administración, en aplicación del artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, presumirá que el precio total cotizado ya contempla dicho tributo, siendo responsabilidad exclusiva del oferente el cumplimiento de esta obligación legal.

La Administración se reserva el derecho de verificar en la etapa de análisis de ofertas la correcta aplicación del timbre y, en caso de existir discrepancias, ajustar los cálculos.

 

1. Estructura de precio:

Se recuerda a los potenciales oferentes que la única estructura del precio válida para efectos de determinar el precio cierto y definitivo será suministrada por la Administración en el presente pliego de condiciones, por ello, los oferentes deberán incluir cada elemento del precio según lo dispuesto en dicha estructura.

Lo anterior con el objetivo de evaluar las ofertas en igualdad de condiciones en cuanto precio se refiere.  Solo para el adjudicatario se solicitará el subsane de algún elemento que no venga.  Lo anterior no excluye la posibilidad de que la administración solicite información adicional atinente al cálculo de los precios de la oferta si así lo considera necesario. (Se adjunta Anexo 1 Tabla de estructura del precio)

 

Estructura de precio:

• Costo insumo directo (%)
• Costo insumo indirecto (%)
• Utilidad (%)
• Imprevistos (%)

Total (%)

 

1. Rangos de tolerancia:

Para esta contratación y de conformidad con lo establecido en el artículo 44 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se establecen los siguientes rangos de tolerancia:

 

Valor	Monto (₡)
Valor promedio	₡2.609.000,00
Valor ruinoso (-20%)	₡2.087.200,00
Valor excesivo (+20%)	₡521.800,00

            Fuente: Elaboración UPN, Definición de precios

 

Si bien es cierto el Art 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública indica que los rangos de tolerancia deben establecerse para cada línea de la contratación, la administración por un aspecto de eficiencia establece rangos de tolerancia considerando el monto total de la partida por ser oferente único trámite por excepción.

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de aplicar lo establecido en el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública atinente a la posible presentación de ofertas, ruinosas, excesivas, con prácticas colusorias o que excedan el presupuesto disponible, en cuyos casos las ofertas serán consideradas inadmisibles. 

 

1. Evaluación de ofertas:

Oferente único contratación por excepción, no se consideran otros factores de evaluación más que el de precio:

Precio                     100%

Las ofertas sometidas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia de venta del BCCR para el dólar estadounidense en el día de apertura de las ofertas.

 

1. Cláusula reajuste de precio:

Según lo indicado en los artículos 107, y 109 del RLGCP las partes tendrán derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato, de acuerdo con la estructura de precios definida en el pliego de condiciones además de la presentación de los índices de precios aplicables. Asimismo, tratándose de bienes y servicios de conformidad con el artículo 51 del (RRRP). Las partes emplearán en las fórmulas matemáticas para el cálculo de la revisión de precios, los valores porcentuales de los costos directos e indirectos, que serán revisados mediante índices, según cada moneda en que se presentó el precio unitario ofertado, así como los respectivos índices de precios concordantes con la moneda en que se presentó el precio de tales costos.

En caso de que el precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago se haya pactado en más de una moneda, las partes deberán aplicar la fórmula matemática para cada moneda y de manera concordante a su respectiva estructura de precios.

Se recuerda a los potenciales oferentes que la única estructura del precio válida para efectos de determinar el precio cierto y definitivo será la suministrada por la Administración en el presente pliego de condiciones, por ello, los oferentes deberán incluir cada elemento del precio según lo dispuesto en dicha estructura. Lo anterior, con el objetivo de evaluar las ofertas en igualdad de condiciones en cuanto precio se refiere”. Ver documento adjunto: Anexo 2 Cláusula Reajuste de precio

 

1. Formalización de contrato:

El adjudicatario, en un plazo no mayor de 5 días hábiles siguientes a la firmeza del acto final, deberá presentar la garantía de cumplimiento. El adjudicatario que no compareciere dentro del término señalado a la formalización del contrato en los términos previstos en el pliego y omite rendir la garantía de cumplimiento, se procederá a declarar insubsistente la adjudicación.

 

Se adjuntan los siguientes anexos:

Anexo 1 Tabla de estructura del precio

Anexo 2 Cláusula Reajuste de precio

 

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de confirmar y evaluar toda documentación presentada para esta contratación.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

Partida 1.

 

Línea	Cantidad	Descripción	Presupuesto
1	1	Nova Cinemas: spot IMAX/one 30”	₡ 21.000,00
2	1	Nova Cinemas: spot regular 30”	₡ 16.000,00
3	1	Nova Cinemas: spot IMAX/one 60”	₡ 41.000,00
4	1	Nova Cinemas: spot regular 60”	₡ 31.000,00
5	1	Nova Cinemas: Paquete especial 30” en Nova Avenida Escazú, Ciudad del Este, Plaza Real, Plaza Moín Limón, Plaza Garden Tamarindo.	₡ 2.500.000,00

 

PROCEDIMIENTO POR EXCEPCIÓN

CONTRATACIÓN POR DEMANDA MEDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL

“SERVICIO DE PAUTA INFORMATIVA: NOVA CINEMAS”

 

Se cuenta con los recursos suficientes de acuerdo con el artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública para enfrentar la erogación respectiva, según el siguiente detalle:

Oficios No. OCI-609-2026 y OCI-506-2026 emitidos por la Oficina de Comunicación Institucional (OCI), mediante los cuales se certifica una disponibilidad presupuestaria de ¢187.358.789,88 para financiar los “Servicios de Pauta Informativa Institucional”, con cargo al objeto de gasto 1-03-01-00 “Información”. Asimismo, se acredita el compromiso presupuestario de la OCI para atender las obligaciones correspondientes a las posibles prórrogas del contrato.

 

Tope estimado anual ¢10.000.000,00

Tope estimado con tres (3) posibles prórrogas ¢40.000.000,00

 

OBJETO CONTRACTUAL:

La Universidad de Costa Rica por medio de la Oficina de Comunicación Institucional (OCI) requiere la contratación de servicios de pauta en medios de comunicación que permitan la difusión oportuna, estratégica y efectiva de información de interés público relacionada con el quehacer universitario. La contratación de espacios publicitarios en diferentes medios constituye un mecanismo indispensable para garantizar el alcance y posicionamiento de las campañas de comunicación institucional, promoviendo el acceso de la ciudadanía y de los distintos públicos de interés a información relevante sobre la oferta académica, los proyectos, programas, actividades y demás acciones desarrolladas por la institución.

Asimismo, la contratación permitirá seleccionar los medios de comunicación que mejor respondan a los objetivos y características de cada campaña, optimizando el uso de los recursos públicos y asegurando una adecuada cobertura, segmentación y alcance de los mensajes institucionales.

 

CONSUMO HISTÓRICO:

Para facilitar la presentación de la oferta y como referencia, en el Cuadro 1 denominado “Consumo histórico”, se detalla el gasto anual contratado a proveedores similares durante los años 2024 y 2025 por concepto de publicidad en televisión para los “Servicios de Pauta Informativa Institucional”.

Cuadro 1.

Año	Colones
2024	₡2.196.356,46
2025	₡21.843.229,80

Fuente: Oficio OCI-610-2026

 

Nota importante: Se advierte al oferente que los datos contenidos en el Cuadro anterior, denominado “Consumo histórico”, se incluyen únicamente para efectos informativos. La Administración no asegura al contratista ningún volumen mínimo, por lo que dicho volumen podrá aumentar o disminuir según la demanda real, sin que ello implique variación de las condiciones contractuales ni otorgue derecho de resarcimiento. En consecuencia, no se asegura suma mínima alguna por concepto de la presente contratación, pues los servicios se cancelarán conforme al consumo real.

 

DESCRIPCIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS:

La Universidad de Costa Rica contratará los servicios del proveedor Nova Cinemas Limitada, cédula jurídica 3-102-929834, para que brinde a la Oficina de Comunicación Institucional (OCI) servicios de pauta informativa institucional mediante el cine.

El oferente deberá cotizar el costo unitario de los servicios requeridos de acuerdo con lo solicitado. Los presupuestos indicados constituyen parámetros de referencia, por lo que la Universidad de Costa Rica no pacta una cantidad específica ni garantiza un consumo mínimo.

Lo anterior considerando que:

• La necesidad de contar con un medio especializado que permita ampliar el alcance y la visibilidad de los mensajes institucionales de la Universidad de Costa Rica mediante espacios de alta exposición y afluencia de público. La presencia de publicidad en salas de cine constituye una alternativa estratégica de comunicación, debido a las características del medio audiovisual, que permite transmitir mensajes de manera atractiva, directa y con un alto impacto visual y sonoro.
• Nova Cinemas cuenta con infraestructura especializada para la exhibición de contenidos audiovisuales y con espacios publicitarios que permiten dirigir los mensajes a públicos diversos, favoreciendo la recordación y el posicionamiento de las campañas institucionales. La utilización de este medio complementa las acciones desarrolladas a través de canales digitales, medios tradicionales y plataformas institucionales, contribuyendo a diversificar las estrategias de divulgación.
• Asimismo, la contratación permitirá aprovechar un espacio de comunicación que concentra audiencias en momentos de alta atención y disposición para recibir contenidos audiovisuales, lo cual resulta pertinente para campañas que requieran generar conocimiento, recordación o visibilidad de determinadas iniciativas, actividades, programas o mensajes de interés institucional.
• De conformidad con el inciso d) del artículo 3 de la Ley General de Contratación Pública N.º 9986 y el artículo 9 de su Reglamento, se justifica la contratación por excepción al tratarse de un medio de comunicación social idóneo para difundir mensajes relacionados con la gestión institucional y directamente vinculados con los servicios que presta la Universidad.

Nota importante:

1. La Administración se reserva el derecho de solicitar los servicios contratados cada vez que los requiera, así como definir el medio, formato, fecha, horario y cantidad correspondiente a cada pedido. La persona encargada de la pauta en la OCI coordinará con el medio mediante correo electrónico institucional, vía telefónica o por los mecanismos definidos en SICOP.
2. Se entiende que el valor de cada servicio cotizado contempla todos los gastos necesarios para brindarlo en su totalidad, incluyendo mano de obra, producción, gastos administrativos, utilidad, impuestos, transporte y cualquier otro costo asociado; por lo tanto, el adjudicatario no podrá cobrar montos adicionales que no estén incluidos en el precio ofertado.

 

CONDICIONES GENERALES

 

1. Forma de pago:

 El pago se realizará 30 días naturales siguientes al recibido conforme por parte del usuario final. La factura deberá presentarse en el tipo de moneda cotizado, cuando se trate de una moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses y de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley de Contratación Pública y 18 Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

El adjudicatario debe remitir un reporte donde haga constar la publicación de los servicios solicitados. Este reporte debe ser enviado a diana.camachosolano@ucr.ac.cr con copia a oci.secretaria@ucr.ac.cr  

Para realizar el pago correspondiente es indispensable presentar a la Administración lo siguiente:

a. Envío de factura digital con los siguientes datos:

Razón Social: Universidad de Costa Rica

Cédula Jurídica: 4-0000-42149 Provincia: San José

Cantón: Montes de Oca

Distrito: Mercedes

Barrio: Alma Mater

Dirección Exacta: 100 Norte, 300 Norte, Super La Cosecha

Nombre del Representante Legal: Dr. Carlos Araya Leandro.

b. Correos electrónicos para el despacho de la(s) factura(s): facturaelectronica.oci@ucr.ac.cr / facturasuad.osum@ucr.ac.cr

 

1. Presentación de la oferta:

• El artículo 40 del Reglamento de El SICOP (Decreto Ejecutivo 41438-H), establece que cada una de las propuestas participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo el oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria.
• La oferta deberá ser presentada en idioma español, de manera ordenada y completa. En caso de aportar documentos en otro idioma que formen parte de la oferta o complementarios a ésta, deberán contar con la traducción libre al idioma español, la cual será responsabilidad total del oferente.
• De conformidad con el artículo 102 del Reglamento y el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública el oferente deberá indicar en la cotización, la estructura del precio, debiendo expresar el precio unitario y el monto de los impuestos del mercado local que los afecte, con el detalle de al menos los siguientes componentes: costos directos, costos indirectos, la utilidad y los imprevistos. El oferente deberá indicar el monto unitario y total en números y letras.
• La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o aumentar las cantidades de los bienes, si así lo requiere; esto según lo dispuesto en los artículos 104 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.
• Impuestos: Los oferentes deberán indicar por separado el Impuesto de Valor Agregado, considerando la tarifa reducida (2%) según lo estipula el art. 11.2.d de la Ley 9635 "Fortalecimiento de las Finanzas Públicas" aplicable para la Universidad de Costa Rica. En caso de no presentarse el desglose, se aplicará lo indicado en el artículo 98 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública y se presumirá que el monto total cotizado los contempla, incluyendo las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.