Servicio suscripción sistema información de entrega de índices de instrumentos públicos a través de Internet y consulta de información notarial.

Según lo establecido en el punto "3. Condiciones de admisibilidad" del anexo denominado especificaciones técnicas:

El proveedor deberá aportar certificación o documento oficial emitido por la instancia
competente, mediante el cual se acredite que se encuentra autorizado para administrar,
comercializar y brindar el servicio al cliente del sistema denominado INDEX Portal Notarial.
Dicha certificación deberá permitir verificar que el servicio ofertado corresponde al sistema de información para la entrega de índices notariales por Internet del Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional, denominado INDEX Portal Notarial, así como la autorización correspondiente para su comercialización y soporte.
El servicio ofertado deberá corresponder específicamente a la plataforma INDEX Portal
Notarial y no a una solución informática genérica, sistema alternativo o desarrollo distinto.
La falta de presentación de dicha certificación o documento oficial, o la presentación de
documentación que no permita verificar la autorización correspondiente, constituirá
incumplimiento de una condición de admisibilidad técnica.

Se solicita presentar permiso sanitario de funcionamiento vigente y patente municipal con comprobante de pago al día. 

Según lo establecido en el punto "4. Condiciones específicas" del anexo denominado especificaciones técnicas:

INDEX Portal Notarial es un sistema informático propiedad del Archivo Nacional que permite a las personas notarias y funcionarias consulares debidamente habilitadas presentar, por medio de Internet, los índices correspondientes a los instrumentos públicos autorizados, de conformidad con los requisitos de forma y fondo establecidos en la normativa vigente que regula la materia.
El servicio deberá cumplir, como mínimo, con las especificaciones técnicas y funcionales establecidas en el Contrato Electrónico N° 0432025000500002-00, derivado del procedimiento N° 2024LY-000002-0009600001, denominado “Gestión integral de la aplicación en línea y plataforma tecnológica INDEX: administración, comercialización, soporte, mantenimiento, servicio al cliente y facturación”, adjudicado a Sistemas Maestros de Información S.A. Estas especificaciones son congruentes con las características y funcionalidades publicadas en el sitio web oficial del Archivo Nacional de Costa Rica, según se detalla a continuación:
1. Permitir la presentación de índices notariales desde la oficina, sin filas ni
desplazamientos.
2. Permitir el acceso a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento.
3. Permitir la presentación de índices durante horarios ampliados, incluidos fines de
semana y días feriados.
4. Enviar recordatorios de las fechas de presentación por correo electrónico.
5. Permitir el ahorro en papel de seguridad y timbres.

6. Generar alertas durante la confección del índice para identificar posibles errores u
omisiones.
7. Emitir un acuse de recibo electrónico que confirme la recepción del índice.
8. Contar con una versión electrónica de la boleta de entrega de testamentos y permitir
adjuntar digitalmente escrituras adicionales y testamentos.
9. Permitir la presentación de índices durante el período de gracia sin necesidad de
remitir una copia a la Dirección Nacional de Notariado.
10. Permitir la consulta gratuita de tomos de protocolo, testamentos e índices mediante el acceso a la plataforma.
11. El sistema deberá proporcionar a cada persona usuaria una licencia de acceso
única, individual e intransferible, y permitir el uso de la firma digital para ingresar a
la plataforma y presentar los índices electrónicamente firmados y sellados por la
persona notaria autorizante.
12. El precio de la suscripción deberá incluir el monto correspondiente al timbre del
Archivo Nacional, sin que la persona usuaria deba realizar un pago adicional por
este concepto.
13. El sistema deberá generar y remitir automáticamente al correo electrónico de la
persona notaria un acuse de recibo que confirme la recepción efectiva del índice por
parte del Archivo Nacional, indicando la fecha, la hora y el estado de la presentación.
14. El sistema deberá registrar como fecha y hora oficial de presentación del índice las
correspondientes al momento en que el documento sea recibido y registrado en el
servidor del Archivo Nacional. Esta información deberá constar en el acuse de recibo
automático remitido a la persona notaria.
15. El sistema deberá permitir guardar e imprimir los índices una vez enviados, así como almacenarlos en el módulo “Mi Cuenta”, para su posterior consulta o impresión por parte de la persona usuaria.

Según lo dispuesto en Condiciones y Declaraciones.