CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA Y EL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL -ENTREGA SEGÚN DEMANDA-

No aplica.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

• CARACTERIZACIÓN DEL OBJETO

El objeto contractual consiste en una única partida, misma que integran las siguientes líneas de servicio:

• EXPLICACION DEL MODELO

• La presente contratación está constituida por servicios mensuales, sean los indicados en las líneas 2 y 8, correspondiendo a los servicios de Dirección Jurídica y Junta Directiva Nacional, mientras que los correspondientes a las líneas 1, 3, 4, 5, 6 y 7, sean Riesgos, Excelencia Operacional, Capital Humano, Mercadeo, Tecnología de la Información, y Financiera, respectivamente, consisten en servicios por unidades de servicio bajo el modelo de Entrega según Demanda.

• Dicho esto, en las líneas de entrega según demanda el fiscalizador del contrato podrá solicitar los servicios que requiera, con lo cual, el BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL se convertirá en un aliado estratégico que dispondrá de los recursos materiales, humanos y logísticos correspondientes para satisfacer las necesidades que POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. pueda requerir durante la vigencia contractual. Se aclara que dichos requerimientos podrán aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A.
• La estimación anual del presente procedimiento es de ₡266.456.945,00, sin embargo, se aclara que este monto es de referencia y no un compromiso para POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A., dado que como se indica anteriormente, el servicio objeto de esta contratación será utilizado sobre la base de las necesidades reales de la sociedad y pagado sobre la base del consumo real, por lo tanto, Banco Popular deberá cotizar costos unitarios por línea por tipo de servicio establecidos en el apartado precios de este pliego de condiciones, lo anterior siendo que este proceso se gestiona mediante la modalidad de entrega según demanda.

• ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Los servicios que el Banco Popular deberá brindar, incluyen los siguientes elementos:

• Servicios de la Dirección Corporativa de Riesgo

• Apoyar la labor realizada por el Departamento de Riesgo de la Sociedad en la Gestión Integral de Riesgos.

• Generación y remisión de las metodologías, políticas, y demás normativa de carácter conglomerada, además del apoyo que sea requerido para su adecuada implementación.

• Conocer y revisar en conjunto, el apetito y Perfil de Riesgo de Popular Seguros, así como las metodologías y demás normativa relacionada con la Gestión de Riesgos, para que el colaborador de la Dirección Corporativa de Riesgo asignado a Popular Seguros los presente en el Comité Corporativo de Riesgo y Junta Directiva. Asimismo, dar seguimiento a su aplicación e informar a las Áreas en caso de desvíos y recomendar oportunidades de mejora.

• Informar al Comité Corporativo de Riesgo y a la Gerencia General sobre la exposición a los riesgos identificados producto del seguimiento realizado por la Dirección Corporativa de Riesgo.

• Proponer, desarrollar y asesorar cuando sea requerido, en la implementación de metodologías, políticas e indicadores para la gestión de Riesgos; las cuales deben discutirse con los dueños de procesos para su análisis y presentarlas en el Comité Corporativo de Riesgos.

• Proveer a la Gerencia General, el seguimiento de los indicadores de riesgo que sean de cálculo y monitoreo por parte de la Dirección Corporativa de Riesgo.

• Proporcionar herramientas automatizadas para los cálculos de riesgos que se solicite y esté al alcance de la Dirección Corporativa de Riesgo. Asimismo, la asesoría en la utilización de estas y gestión de cambios y actualizaciones que se requieran.

• Revisar, investigar y analizar posibles causas en las que se originen las desviaciones a los límites de exposición al riesgo establecidos, identificando si se presentan en forma reiterada, para informar oportunamente al Comité Corporativo de Riesgo.

• Revisar recomendar la variación de los límites de exposición a los riesgos previamente aprobados por la Junta Directiva de Popular Seguros, cuando se considere pertinente.

• Retroalimentar, cuando sea requerido, en la revisión de las Políticas para la Administración Integral de Riesgo, y demás normativa que apoya la gestión integral de riesgos, así como los límites de riesgo aprobados a partir de los lineamientos corporativos.

• Coordinar con las diferentes áreas de Popular Seguros lo relativo a la logística necesaria para la ejecución de los talleres de trabajo de riesgo operativo por procesos.

• Conocer la correspondencia relativa al riesgo de Popular Seguros cuando corresponda y sea requerido atender las consultas, requerimientos de información, evacuación de consultas técnicas que realicen órganos externos como SUGEVAL, Auditoría Interna y Externa, así como cualquier órgano de dirección o gerencial.

• Realizar las actividades programadas para la gestión integral del riesgo, indicadas en el Plan de trabajo de la Dirección Corporativa de Riesgo.

• Brindar asesoría al personal de la entidad, y cuando sea requerido asesorar sobre la información que se presente a los clientes, en materia de riesgos, con el fin de garantizar que se indiquen adecuadamente los riesgos de cada tipo de producto o servicio.

• Realizar estudios de riesgos para todos aquellos productos o nuevos servicios que la entidad pretenda comercializar.
• Capacitar y promover acciones para fortalecer la cultura de riesgos, cuando sea requerido.

• Analizar e informar inmediatamente al Comité Corporativo de Riesgo y/o a la Gerencia General -cuando corresponda-, cualquier situación que pueda implicar riesgos significativos para la entidad o para los clientes a los que se les gestionen sus riesgos.

• Desempeñar otras funciones que el Comité Corporativo de Riesgo le asigne, siempre que no resulten en conflictos de interés con las indicadas en los incisos anteriores y estén relacionadas con la gestión de riesgos.

• Atender los acuerdos del Comité Corporativo de Riesgo, que estén dirigidos a su instancia, según corresponda.

• Asistir a las reuniones a las cuales sea convocado oportunamente, con el fin de informar, ampliar y aclarar asuntos relacionados con la gestión integral de los riesgos, cuando así lo solicite la Junta Directiva, el Comité Corporativo de Riesgos, la Gerencia General, la Comisión de Inversiones y cualquier otro Órgano de Gobierno de Popular Seguros.

• Elaborar y remitir informes sobre el mercado y entorno económico:

1. Análisis de Emisores
2. Análisis a Entidades Financieras
3. Análisis por Sectores de la Economía
4. Informes de Reputación

• Elaborar Autoevaluaciones e informes de resultados sobre el cumplimiento normativo y regulatorio de Popular Seguros.

• Dar asesoría y seguimiento del desarrollo de implementación de normativa emitida por CONASSIF, Contraloría General de la República u otro órgano, que tenga alcance corporativo.

• Generación de herramientas para monitoreo de variables que impactan el giro del negocio bursátil, por ejemplo: contracción de liquidez, caída de precios, entre otros.

• Generación de Portafolios Experimentales, donde se puedan analizar impactos anticipados ante propuestas de inversión o rebalanceo de estos.
• Cualquier otro requerimiento que tenga Popular Seguros relacionado con la gestión de riesgo; así como el acompañamiento legal de sus intereses ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan.

• Desarrollo y/o actualización del Análisis de Impacto del Negocio (BIA).

• Desarrollo y/o actualización de Planes de Continuidad del Negocio.

• Capacitación en materia de continuidad del negocio.

• Acompañamiento en la ejercitación de los planes de continuidad desarrollados.

• Concientización y divulgación en materia de continuidad del negocio.

• Evaluación del nivel de madurez.

• Informe semestral sobre las pruebas funcionales de los planes de continuidad desarrollados.

• Cualquier otro requerimiento que tenga Popular Seguros relacionado con la Gestión de Continuidad del Negocio.

• Servicios de la Dirección Jurídica

• Participar en todas sus Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de Junta Directiva.

• Atender acuerdos en el que se soliciten criterios legales.

• Participar en las Comisiones y Comités en la que se requiera la presencia del asesor legal, ya sea en forma permanente o en algún tema en particular.

• Elaborar un pronunciamiento o un criterio legal.

• Consultas realizadas por correo electrónico.

• Confeccionar contratos y adendas.

• Confeccionar convenios.

• Revisar y otorgar el visto bueno a los contratos y convenios confeccionados.

• por la Dirección Jurídica de EL BANCO, con ajustes de la Sociedad.

• Revisar y otorgar el visto bueno a un contrato, una adenda y un convenio.

• Apoyar en los aspectos legales en la tarea de revisión de las políticas, los manuales y los reglamentos internos.

• Participando en reuniones o sesiones de trabajo en la que la presencia del asesor legal sea requerida.

• Análisis y revisión de carteles.

• Revisión de las recomendaciones de adjudicación.

• Confección de contratos.

• Revisión de las recomendaciones de la Contraloría General de la República en contrataciones sujetas a refrendo de dicha entidad.

• Asesoría en la atención de recursos de revocatoria y apelación.

• Emisión de dictámenes de refrendo en aquellas contrataciones no sujetas al refrendo del ente contralor.

• Fungir como unidad de refrendo interno en los contratos derivados de los procedimientos de contratación administrativa.

• Participar en las sesiones de la Comisión de Licitaciones de la Sociedad respectiva, en los casos previstos por el Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

• Revisión de la Resolución Administrativa que da respuesta a los Recursos de Objeción al Cartel.

• Atención de cualquier consulta en materia de contratación administrativa

• Brindar asesoría en los procesos de fusión por absorción en los que se encuentre inmerso la Sociedad.

• Brindar asesoría en transformaciones de la naturaleza del negocio.

• Brindar asesoría en proyectos específicos en los que se encuentre interesada la Sociedad.

• Brindar asesoría en los procedimientos instaurados por el ente reguladora respectivo.

• Brindar asesoría en los procedimientos instaurados por entes administrativos (ej: Defensoría de los Habitantes, Defensoría del Consumidor, PRODHAB, etc)

• Atención de los procesos judiciales como actor o demandado.

• Atención de consultas relacionadas con los procesos judiciales.

• Impartir capacitaciones en materia legal de acuerdo con los requerimientos de cada una de las Sociedades.

• Autenticaciones de firmas o documentos.

• Emitir certificaciones.

• Elaborar declaraciones juradas.

• Confeccionar poderes especiales.

• Protocolización de actas de la Junta Directiva de la Sociedad y de la Asamblea de Accionistas.

• Otorgamiento y cancelación de poderes.

• Servicios de la Dirección Excelencia Operacional

• Procesos de contratación para implementar Arquitecturas:

1. Contraparte de la empresa adjudicada para atender los requerimientos de la Sociedad.
2. Recepción de ofertas de la contratación de la empresa que brindará los servicios de Arquitectura Empresarial.

• Implementación del proceso APO03 de Cobit-2019 (Administrar la Arquitectura Empresarial)

• Implementación de herramientas de Arquitectura Empresarial.

• Implementación de Modelos de Madurez de Capacidades de Arquitectura Empresarial (ACMM).

• Elaboración de estudios de factibilidad de Arquitectura de Negocios de proyectos e iniciativas.

• Formular un Plan de Innovación y su implementación a nivel de la Sociedad.

• Implementación del proceso APO04 de Cobit-2019 (Gestionar la Innovación).

• Desarrollar herramientas de Innovación para crear productos, servicios y modelos de negocios, acordes a las necesidades de los clientes.

• Atención de consultas por escrito (correo electrónico, canales digitales o similares), relacionadas con temas de cargas de trabajo, definición de procesos.

• Servicios de la Dirección Capital Humano

• Poner a disposición de la Sociedad la base de datos del Banco para el reclutamiento de candidatos, siendo que, de conformidad con los requerimientos de personal de la Sociedad, el trabajador enlace tramitará ante la División de Talento Humano los requerimientos pertinentes para que éste le remita una lista de candidatos, acordes con el requerimiento y contar con la terna bajo el modelo de gestión por competencias.

• Facilitar las pruebas de competencias que sean aplicables, según los puestos a contratar, con base en lo definido en el Manual de Puestos de la Sociedad y la recomendación y asesoría técnica de la División de Talento Humano del Banco.

• Mantener una asesoría permanente al equipo enlace de la Sociedad en la aplicación de técnicas modernas de contratación enfocadas a competencias.

• Desarrollar e implementar eventos para los niveles de jefatura y supervisión de la Sociedad, que les permitan desarrollar las competencias técnicas necesarias para ejecutar una selección de personal asertiva.

• Brindar el servicio de elaboración de expedientes.

• Brindar los cordones y las tarjetas de identificación para los todos los trabajadores activos a la fecha de entrada en vigencia del presente contrato y los nuevos ingresos.

• Elaborar de forma conjunta, con el trabajador enlace que designe la Sociedad, el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, que sustente el Plan de Capacitación y Desarrollo de corto y largo plazo, proyectado con la visión estratégica del negocio.

• Incluir a los trabajadores de la Sociedad, en los programas formativos de carácter corporativo y de los temas generales, propios de la gestión administrativa, tales como: actividades formativas de sensibilización para cambio de cultura, responsabilidad social, servicio al cliente, Ley 7600, trabajo en equipo, mejoramiento continuo, calidad, contratación administrativa, actualización en sistemas de análisis y gestión financiera, tecnología de información, formación de formadores (as) y otros similares que se deriven del Plan Estratégico Corporativo, previa coordinación con el trabajador enlace de la Sociedad. La convocatoria de los participantes, el costo del instructor, la alimentación, los materiales, el transporte y demás erogaciones derivadas de las citadas actividades, son cubiertas por la Sociedad, previa emisión de la factura que envíe el Banco.

• Brindar asesoría a la Sociedad, en relación con los enfoques y las metodologías de capacitación, para la ejecución de actividades específicas de la gestión de la entidad, cuando así le sea solicitado.

• Aplicar, en coordinación con trabajador enlace de la Sociedad, las metodologías de evaluación de clima y cultura que defina el Banco, elaborando el reporte correspondiente y entregándolo a la Gerencia General de la Sociedad o a quien ésta designe, así como emitir las recomendaciones de mejora que sean pertinentes según los resultados; y acompañar a la Sociedad en la implementación de las mismas. Se realizará cada dos años la evaluación de Clima y cada año la evaluación de Cultura con lo dispuesto por el Banco.

• Asesorar a la Sociedad en el diseño e implementación del sistema de evaluación del desempeño y BSC, de conformidad con las particularidades de la organización y en el marco de la definición de estrategia corporativa.

• Asesorar y acompañar en la definición e implementación de los programas de desarrollo de carrera, mediante la asesoría y la aplicación de las metodologías para la detección de necesidades de desarrollo del personal, específicamente para los niveles de jefatura, supervisión y coordinación, así como de puestos clave que la Sociedad proponga y, la definición y acompañamiento de las actividades necesarias para lograr dicho desarrollo.

• Mantener actualizados los salarios de la Sociedad en relación a la encuesta de salario semestral, según lo establecido en la Política Salarial Integral.

• Elaborar estudios que permitan mantener una estructura funcional de puestos y salarios acorde con la estructura organizativa que defina la División de Gestión de Calidad, dependencia encargada de realizar los estudios de cargas y procesos, así como lo relativo al Sistema de Aseguramiento de Gestión de Calidad.

• Atender y resolver los requerimientos relacionados con reclasificaciones, reasignaciones y revaloraciones de los puestos de trabajo de la Sociedad y a solicitud de ésta.

• Contribuir con la Sociedad, mediante la aplicación de las metodologías apropiadas, en el diseño, definición y/o redefinición de puestos de trabajo (no estructura organizativa), así como en el mantenimiento actualizado del Manual de Puestos.

• Asesorar a la Gerencia de la Sociedad y/o Jefaturas, en materia disciplinaria y de conflicto laboral.         

• Elaborar estudios de salud ocupacional, dirigidos al mejoramiento del ambiente de trabajo de la Sociedad en coordinación con el trabajador enlace y la Comisión de Salud Ocupacional y Brigadas de Emergencia.

• Capacitar a las comisiones de salud ocupacional, y al personal en general, en relación con los programas de seguridad y salud ocupacionales.

• Recibir al menos una visita al año, para la inspección de Salud Ocupacional, que incluya revisión de vigencia de Comisiones ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• Asesorar a la Sociedad para la contratación, seguimiento y control de Servicios relacionados con la salud y seguridad ocupacional.

• Registrar, mantener el control, elaborar y emitir informe de las vacaciones.

• Generar y enviar a la Sociedad las acciones de personal relacionadas con cualquier movimiento de modificación del contrato de trabajo.

• Emitir las constancias salariales de los trabajadores (as) de la Sociedad.

• Ejercer el control de las incapacidades.

• Enviar el comprobante de pago de cada trabajador de la Sociedad, que contenga el desglose del pago y las deducciones.

• Generar la planilla en el sistema RT Virtual del Instituto Nacional de Seguros.

• Tramitar el pago de las comisiones que perciben los Ejecutivos Comerciales (Agentes de Seguros) de la Sociedad.

• Remitir a la Sociedad de forma semanal un reporte con el detalle de los montos totales de la planilla, deducciones y el respectivo asiento, con el fin de poder hacer el registro correspondiente.

• Generar la planilla de la Caja Costarricense del Seguro Social.

• Generar el pago de la planilla los días 13 y 28 de cada mes, o el día hábil inmediato anterior, si aquél coincide con un día feriado o día de descanso.

• Incluir o excluir de las citadas planillas, a los trabajadores de la Sociedad.

• Hacer el cierre de las planillas quincenales y mensuales (asiento contable, cifras de control y total concepto salarial).

• Elaborar las acciones de personal relativas a los permisos con y sin goce de salario
• Efectuar el cálculo y pago de aguinaldo.

• Hacer el cálculo del auxilio de cesantía

• Pago de servicio del procesamiento de comisiones (Revisión, carga de archivo, proceso operativo en la planilla, confección de factura y depósito final a los promotores (personal del Banco), por concepto de colocación de seguros autoexpedibles

• Incorporar al menos un trabajador de la Sociedad y en coordinación con e trabajador enlace, dentro del estudio socioeconómico del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

• Atender y resolver los requerimientos relacionados con creación, eliminación y modificación de páginas en la intranet.

• Mantener una asesoría permanente al equipo de enlace de la Sociedad, en la aplicación de teletrabajo.

• Atender y resolver los requerimientos relacionados con teletrabajo.

• Asesorar y brindar soporte, en la definición e implementación de los planes y procedimientos de aplicación de teletrabajo, y acompañamiento de las actividades necesarias para lograr dicho desarrollo.        

• Servicios de la Dirección Corporativa de Mercadeo

• Atención de las solicitudes que plantee la Sociedad para dar a conocer algún mensaje publicitario o informativo publicidad, promoción y ventas, relaciones públicas, ventas personales, telefónicas, por correo, por catálogo, electrónica y otras; mercadeo directo, activaciones, mercadeo relacional, mercadeo digital, mercadeo en móviles, administración, mantenimiento y pauta de redes sociales, web y aplicaciones digitales, comunicación y mercadeo interno, comunicación de acciones de responsabilidad social, merchandising, eventos internos y con clientes, participaciones publicitarias, ferias, patrocinios, estudios de investigación de mercados y bases de datos, encuestas externas e internas relacionadas con la oferta de productos y servicios e imagen institucional, y cualquier otra actividad relacionada con los conceptos anteriores, a sus clientes o público en general, a través de los medios de comunicación masiva a nivel nacional, según su elección.

• Corresponde a la obtención de material que la Sociedad requiera con el fin de difundir su imagen y presencia en el mercado, los cuales pueden encontrarse en las siguientes categorías: material para el punto de venta, informativo, impreso, promocional y audio visual, que permitan promocionar la imagen y que la Sociedad considere conveniente y sean solicitados al Banco para la ejeución de labores propias de mercadeo.

• Incluye la coordinación de la producción de todo aquel material que la Sociedad solicite para el apoyo estratégico de su proceso operativo, tales como tarjetas de presentación, sobres membretados, hojas preimpresas, suministros para estados de cuenta, y otros para uso interno que contengan el logo de la Sociedad.

• Servicios de la Dirección Tecnología de Información

• STI-SA-01 Centro de Soporte Logístico Recibir, registrar, atender y canalizar los requerimientos, incidentes, consultas, reclamos y solicitudes de cambio que presenten los funcionarios del Banco y que los mismos deben ser atendidos por la Dirección de Tecnología de Información y sus áreas adscritas.  

• STI-SA-02 Identidad y autenticación en la red Servicio que permite proporcionar a cada usuario o funcionario, una identidad en la red y método de autenticación en la misma, de forma tal que exista una garantía razonable de que no se generan accesos no autorizados

• STI-SA-03 Servicio de monitoreo de seguridad (SOC) Monitoreo proactivo de eventos de seguridad (amenazas y vulnerabilidades), análisis de las fuentes de datos (infraestructura en nube), así como la mitigación y respuesta frente a incidentes de seguridad, con el objetivo de prevenir y minimizar el impacto de posibles ciberataques.

• STI-03 Seguridad Informática Este servicio representa una línea de protección de la información y la disponibilidad de los equipos de infraestructura, aplicativos y usuario final contra ataques de malware que puedan ser filtrados a la red del Banco

• STI-SA-04 Consumo de recursos en suscripciones de Banco en la plataforma Azure Este servicio ofrece la posibilidad de uso de recursos presentes en las suscripciones del Banco en la plataforma Azure (producción o desarrollo) por una Sociedad del CFBP. Optimizando la implementación de soluciones de manera segura y eficiente. El servicio cubre cualquier tipo de recurso presente en suscripciones de Banco dentro de la plataforma Azure que se pueda requerir y en los cuales se cuente de previo con el aval tanto del fiscalizador del contrato de productos y servicios Microsoft como el de las áreas técnicas administradoras del ambiente.

• STI-08 Conexión a Redes y Sistemas Este servicio ofrece a los funcionarios de las sociedades acceso a Internet según sea la necesidad del solicitante y acorde a su puesto, actividad o funciones asignadas., así como el intercambio de mensajes sin soporte de papel, es decir, de computador a computador. (Correo Electrónico y el servicio de Mensajería Instantánea.)

• STI-12 Gestión de Software Proporcionar el software básico requerido para el funcionamiento de los equipos de usuario final.

• Realizar los División de adquisición y renovación del licenciamiento de software utilizado a nivel del Conglomerado Banco Popular

• STI-13 Datacenter Espacio físico dentro del datacenter de TI para el hospedaje de los servidores de las Sociedades.

• STI-SA-06 Gestión de Recursos Especializados Externos (Proveedores) Este servicio ofrece la posibilidad de solicitar el acceso a recursos estipulados en los contratos vigentes del pool de proveedores de la División Fábrica.      

• STI-01 Asesoría Tecnológica. DF-Revisión Técnica de Cotizaciones Externas Acción de servicio que permite a las Sociedades  del Conglomerado Financiero, solicitar criterio técnico sobre cotizaciones o propuestas recibidas de proveedores fiscalizados fuera de TI. Se evalúa la viabilidad técnica, componentes tecnológicos, compatibilidades y riesgos asociados. Aplica para cotizaciones de soluciones o servicios tecnológicos de terceros que requieren validación de parte de DIRTI antes de avanzar en procesos de compra, contratación o inversión.         

• Servicios de la Dirección Financiera Corporativa

• Brindar asesoría a la Junta Directiva de la Sociedad participando en las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias, en las Comisiones de Trabajo u órgano en la que se requiera analizar un tema de índole tributario

• Brindar asesoría directa a la Gerencia General de la Sociedad, Gerencias de Área, y a sus Jefaturas de Departamento, así como a la Auditoría Interna de la misma, evacuando sus consultas con dictamen escrito en caso de que así se requiera y/o participando en reuniones o sesiones de trabajo en la que la presencia del asesor fiscal tributario sea requerida.

• Acompañamiento en lo procesos de la Dirección General de Hacienda en contra de la Sociedad.

• Asesoría en cuanto a criterios, directrices, metodologías o políticas de corte Corporativo sobre temas fiscales o tributarios, emanados por lo órganos de control.

• Participación en talleres de trabajo con los contadores del Banco y las Sociedades, para coordinar la forma de aplicación y registro en temas fiscales y tributarios, según corresponda.

• Revisión de Políticas, Manuales, Metodologías y Reglamentos Internos en Materia Fiscal Tributaria.

• Capacitación al personal de la Sociedad en materia fiscal tributara de aplicación institucional, en los procesos de inducción para personal de nuevo ingreso y cuando así lo requiera la Sociedad en algún tema fiscal tributario específico.

• Cualquier otro requerimiento que tenga la Sociedad en el campo fiscal tributario; así como el acompañamiento legal de sus intereses ante las instancias administrativas y judiciales que correspondan.

• Servicios de la Secretaría Junta Directiva Nacional

• Recepción de documentos y registro en forma digital y física de acuerdo con los mecanismos y herramientas estipulados por la Secretaría General, de la documentación que ingresa para el análisis y conocimiento de la Junta Directiva, Comités de Popular Seguros y Comités Corporativos, consignando fecha y hora de recepción.

• Elaboración y distribución de Agenda para Junta Directiva de Popular Seguros : La agenda se prepara conforme a la documentación recibida y los temas propuestos por la Gerencia y Auditoría de Popular Seguros,  los Comités de Popular Seguros y Conglomerales respectivos así como las indicaciones del Presidente  de la Junta Directiva, una vez definida se  remite a las personas que integran  la Junta Directiva,  Gerente, Auditor y otros representantes de la Administración que participan en las sesión, así como su inclusión en la página o herramienta establecida por la Secretaria General.

• Elaboración y remisión de la Convocatoria a los participantes de la sesión, a la cual se le adjunta la agenda electrónica y el link donde puede descargarla, si ya ha finalizado el proceso de preparación de lo contrario solamente se remite la convocatoria y posteriormente se envía el correo con la agenda.

• Conformación del expediente digital de las sesiones de la Junta Directiva de Popular Seguros, el cual contendrá el índice, la convocatoria, la agenda, la lista de asistencia y los documentos vistos en sesión, la cual se incorpora en el control definido por la Secretaria.

• Atención de consultas y requerimientos de forma personalizada a cada director, en lo que concierne al cumplimiento de sus funciones como integrante de la Junta Directiva, con el fin de atender lo estipulado en la normativa interna y externa vigente emitida por los entes Reguladores o Supervisores, así como brindar servicio en aspectos administrativos.

• Elaboración de convocatoria de los Comités de Popular Seguros y, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Elaboración, inclusión de agenda conforme el mecanismo estipulado por la Secretaría y Distribución de Agendas de los Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Atención Junta Directiva de Popular Seguros.

• Atención de los Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Redacción de acuerdos de Junta Directiva de Popular Seguros, Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Inclusión y comunicación de acuerdos del Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Seguimiento de acuerdos de Comités en el Sistema de Control de Acuerdos de los Comité de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Respuestas a consultas de otras áreas, efectuadas por correo, vía telefónica u oficio.

• Transcripción y revisión de actas Junta Directiva de Popular Seguros.

• Transcripción y revisión de actas de los Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Conformación de expedientes digitales de la documentación generada en cada sesión de los Comités de Popular Seguros, Comité Corporativo de Tecnología de Información, Comité Corporativo de Auditoría, Comité Corporativo de Nominaciones y Remuneraciones, Comité Corporativo de Riesgo y Comité Corporativo de Cumplimiento.

• Informar mensualmente mediante oficio a Popular Seguros la participación de los integrantes de la Junta Directiva y el fiscal, a las diferentes sesiones, con el fin de que se realice el pago de las dietas que correspondan en forma oportuna, de conformidad con las cláusulas estipuladas en el pacto Constitutivo de Popular Seguros. Además, se incluye las observaciones de los casos en lo que se detecte inconsistencias para que se valore si procede o no el pago de la Dieta. En dicho oficio se incorpora un cuadro resumen el cual contiene la siguiente información: nombre y cédula del Director y Fiscal , el nombre del Órgano Colegiado, el número de la sesión, la fecha de la sesión, hora de inicio y finalización y duración de la sesión; de manera que Popular Seguros, proceda con el pago pertinente conforme lo estipulado en el  del Reglamento para la organización y funcionamiento de los Comités y Comisiones del Conglomerado Financiero del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.

• Confección de los acuerdos de Junta Directiva en formato establecido y comunicación.

• Lectura de los acuerdos pendientes del acta de la Junta Directiva con el encargado del Libro Oficial de Actas.

• Archivo y custodia de acuerdos en formato pdf, debidamente comunicados y custodiados de manera digital en carpetas según el número de sesión. Conforme a los lineamientos emitidos por la Unidad Centro de Documentos.

• Registro o inclusión y comunicación de acuerdos de Junta Directiva en el Sistema de Control de Acuerdos.

• Preparación de actas para lo cual se configuran los parámetros, se verifica la información del encabezado (número de sesión, tipo Ordinaria o extraordinaria, fecha y hora de inicio de la sesión, nombre de los asistentes), además se verifica las entradas y salidas de los asistentes a la sesión, la numeración de los artículos y se confrontan los acuerdos con el Asistente Técnico encargado de la comunicación de acuerdos y se verifica la hora de finalización de la sesión.

• Llevar al día la incorporación de las actas en los Libros Oficiales Digitales para mantener actualizados los mismos.

• Trámite de recolección de firmas en actas de los participantes a las sesiones de conformidad con la normativa vigente, para lo cual se remite correo electrónico a las personas correspondientes solicitando el ingreso a la dirección donde se encuentran las actas digitales para que estas se firmen con certificado digital oficial del Banco Central de Costa Rica.

• Apertura y cierre de libros y legalización de libros nuevos para lo cual se coordina con las áreas o entidades correspondientes el proceso de apertura y cierre de libros oficiales de actas de Junta Directiva y Comités, manteniendo un control y/o registro estricto de las actas en cuanto a que estas deben estar foliadas, identificadas por sesión y por artículos, revisadas y firmadas, entre otros aspectos relacionados con el debido proceso. 

• Custodia de los libros oficiales de actas físicos, estos deben estar rotulados en orden cronológico para lo cual se toman las medidas de seguridad pertinentes tales como: seguridad contra fuego, acceso restringido al área donde están ubicados, cámaras de seguridad, bitácoras de consulta donde se consigna el nombre, fecha y firma de las personas que consultan el libro oficial, temperatura adecuada, entre otros.

• En el caso de los Libros Oficiales en formato digital, se debe contar con todos aspectos y permisos de seguridad en el sitio de acceso restringidos de la Secretaría General JDN, con el fin de resguardar la información.

• Atención de requerimientos o localización de Información.

• Seguimiento del estado de los acuerdos de Junta Directiva en el Sistema CAR SI

• Revisión de actas para su publicación en la WEB.

• Búsqueda y atención de información

• La atención de la Comisión contempla los siguientes servicios:

• Elaboración y envío de Convocatoria.

• Elaboración, envió e inclusión de agenda en la página y Distribución de Agendas.

• Atención de la sesión.

• Redacción de acuerdos.

• Transcripción y revisión de actas.

• Inclusión de acuerdos de comisiones en el CAR-SI.

• Comunicación de acuerdos de comisiones.

• Seguimiento de acuerdos de comisiones en el CAR SI.

• Archivo de documentos originales de las agendas.

• Respuesta a consultas de otras áreas.

• Preparación de actas e incorporación de estas en el libro oficial de actas.

• Apertura y cierre de libros de actas.

• Trámites Firmas digitales en las actas.

• Búsqueda de información.

• OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA BANCO POPULAR

• El Banco prestará sus servicios utilizando para ello la diversidad de herramientas tecnológicas implementadas.

• Garantizar a Popular Seguros que los servicios que se detallan en cada anexo, serán impartidos por profesionales altamente especializados y con la experiencia correspondiente en cada materia, que garantice que cada caso será atendido con la debida diligencia y capacitación, para que ello atenúe los riesgos de error y potencialice el éxito de cada gestión.

• Asignar funcionarios, prioridades y/o áreas para la atención inmediata de las responsabilidades atinentes a la entidad e informar a Popular Seguros de la o las personas designadas como contacto para recibir las solicitudes o requerimientos que se generen en la ejecución de lo contratado.

• Atender oportunamente las solicitudes de Popular Seguros y dentro de los plazos previstos, permitiendo en todo momento, la presentación y atención de gestiones con carácter de urgencia cuya calificación sea determinada al menos por una jefatura de Popular Seguros.

• Enviar mensualmente a Popular Seguros el cobro correspondiente (Factura Electrónica) a la ejecución del presente contrato, adjuntando un informe que lo justifique, donde se detallen los servicios brindados a Popular Seguros que han sido conciliados previamente con ésta.

• Atender oportunamente todas las gestiones relacionadas en la plataforma mediante la cual se haya tramitado la contratación, actualmente el SDU (Sistema Digital Unificado) que a la fecha utiliza el SICOP (Sistema de Compras Públicas).

• Asumir todas las demás obligaciones que se deriven del presente contrato y de la normativa aplicable de acuerdo con el detalle de servicio.

• Facilitar a Popular Seguros los documentos o mecanismos que sean solicitados a fin de efectuar las actividades establecidas en este contrato.

• Considerar las políticas, reglamentos y demás procedimientos que aplican al Conglomerado en la generación de todos los documentos producto de las solicitudes de Popular Seguros.

• Cualquier otro requerimiento que sea necesario para el cumplimiento de los objetivos de este contrato y sus adendas, así como de la normativa vigente y que le sea aplicable.

• Conocer y aplicar todo el marco normativo que regula esta modalidad de contratación.

• OBLIGACIONES DE POPULAR SEGUROS

• Recibir, revisar, aprobar y cancelar las facturas mediante transferencia electrónica o depósito.

• Remitir oportunamente según corresponda las solicitudes de servicios requeridos y cualquier información y documentación necesaria para la correcta prestación de los servicios contratados.

• Recibir, revisar y aprobar los documentos que se generen producto de los servicios que brinde el Banco.

• Mantener dentro de su propia organización, un responsable que ejerza como contraparte técnica, quien tendrá las siguientes funciones y responsabilidades como fiscalizador:

1. a) Velar y dar seguimiento de que el Banco cumpla con los términos y condiciones establecidas en la contratación.
2. b) Vigilar que el Banco como contratado para llevar a cabo las funciones de soporte cumpla con la normativa conexa y supletoria que resulte aplicable, los anexos y adendas que se generen durante la ejecución de la presente relación contractual.
3. c) Atención conjunta de todas aquellas consultas de carácter operativo, que realicen tanto órganos externos como cualquier órgano de dirección o gerencial.
4. d) Así mismo, se debe informar al Banco de la o las personas designadas como contacto en Popular Seguros para la ejecución del presente contrato.

• Facilitar al Banco los recursos tecnológicos necesarios para que sus programas se desempeñen de forma óptima.

• Cualquier otro requerimiento que sea necesario para el cumplimiento de los objetivos de este contrato y sus adendas, así como de la normativa vigente que le sea aplicable.

• PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS

• Se enviará una notificación al encargado o enlace definido por el contratista, para cada uno de los servicios y se realizará el respectivo registro de la orden de pedido a través de SICOP.

• Popular Seguros se apega a lo establecido en el Catálogo de Servicios del Banco en la columna “Forma de Entrega”.

• CONDICIONES DE GARANTÍA

• La entrega del requerimiento se considerará válido únicamente cuando cumpla con el alcance, entregables, metodologías y estándares técnicos establecidos en el presente pliego, catálogo de servicios asociado, y sea formalmente aceptada por el Fiscalizador del Contrato.

• El proveedor será responsable de la calidad técnica de los entregables y deberá realizar las correcciones necesarias hasta alcanzar la conformidad.

• Cabe señalar que los ajustes indicados en el punto anterior deberán correr por cuenta del contratista, por lo que no representarán ningún costo adicional para Popular Seguros. 

• CONDICIONES DE ENTREGA Y PLAZO DE ENTREGA

Popular Seguros se apega a lo establecido en el Catálogo de Servicios del Banco en las columnas “Forma de Entrega” y “Plazo de Atención”.

• PLAZO DE PRESTACION CONTRACTUAL

• El plazo del servicio a contratar será por un año, con posibilidad de prórroga por tres periodos iguales adicionales en las mismas condiciones, hasta completar un máximo de cuatro años de Ejecución, siempre y cuando ninguna de las partes manifieste lo contrario, ello sin perjuicio de que alguna parte pueda poner fin a la relación contractual con al menos dos meses de antelación al vencimiento del plazo que se encuentra en curso.

• El plazo comenzará a regir a partir de que el Fiscalizador del Contrato gire la orden de Inicio, no podrá exceder de los 15 días hábiles siguientes contados a partir de la entrega del contrato.

• Las partes se comprometen a revisar anualmente los términos del contrato y en caso de que lo consideren necesario, suscribirán las adendas respectivas, a fin de mantener los términos del contrato en concordancia con los costos del mercado, los requerimientos de los entes y órganos supervisores, así como las necesidades y posibilidades de las partes contratantes.

• CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

• El adjudicatario, se compromete a mantener absoluta confidencialidad, integridad y disponibilidad sobre toda información generada por la ejecución del contrato que se derive; así como toda información que Popular Seguros brinde a el adjudicatario antes, durante y posterior al lapso contratado debe ser considerada confidencial y de uso exclusivo para la ejecución contractual.

• De comprobarse que exista un compromiso de información ante la divulgación, fuga o uso inadecuado de información por parte del adjudicatario, ya sea de forma intencional o no, de forma parcial o total, el comprador procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la reglamentación y normativa aplicable.

• El adjudicatario, debe utilizar toda la información que brinde el comprador, en forma estrictamente confidencial y únicamente para actividades directamente relacionadas con la compra del bien o servicio.

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• El BANCO POPULAR debe manifestar expresamente que, se compromete a conocer, entender y acatar, durante su relación contractual con la Administración, todas y cada una de las normativas de Seguridad de la Información que se detallan a continuación:

• Normativa de Seguridad de la Información
• Popular Seguros se compromete a entregar la normativa vigente en materia de Seguridad de la Información y Seguridad Informática vinculante que se encuentre establecida una vez que se adjudique este proceso de contratación, al igual que todas sus actualizaciones, las cuales serán comunicadas oportunamente al BANCO POPULAR.

• El BANCO POPULAR entiende y se compromete a practicar y acatar durante todo el proceso de esta contratación, la normativa vigente en materia de Seguridad de la Información y Seguridad Informática que se encuentre establecida por Popular Seguros, al igual que todas sus actualizaciones.

• El BANCO POPULAR se compromete a mantener actividades de concientización sobre la normativa en materia de Seguridad de la Información y Seguridad Informática, así como buenas prácticas y estándares en materia de Seguridad de la Información a todo el personal de su equipo de trabajo que participará durante todo el proceso de esta contratación, manteniendo evidencia que respalde dicha actividad; para lo cual el BANCO POPULAR deberá realizarlo sin costo adicional para Popular Seguros.

• Cuando lo considere pertinente, Popular Seguros se reserva el derecho de brindar inducción sobre la normativa de Seguridad de la Información al personal del BANCO POPULAR, para asegurar la protección de la información y/o datos de Popular Seguros, para lo cual el BANCO POPULAR se compromete a colaborar en el proceso; esta inducción se ejecutará cuando Popular Seguros lo requiera y será previamente notificada.

1.1           ACLARACIONES Y RECURSOS DE OBJECIÓN AL PLIEGO DE CONDICIONES.

• La formulación de consultas para la recepción de ofertas, deberá plantearse ante la Administración, por medio del Sistema Digital Unificado y será resuelta de acuerdo con los plazos indicados en la normativa vigente.

• En caso de que EL BANCO POPULAR se encuentre interesado, podrá remitir observaciones y/o solicitudes de aclaración vía Sistema Digital Unificado. No se darán por aceptadas aquellas solicitudes de aclaración y/o las que sean enviadas vía correo electrónico o las que sean presentadas en físico directamente en esta oficina. En caso de no cumplirse con lo indicado, el documento se archivará en el expediente administrativo sin ningún trámite.

• Para el caso de recursos de objeción prevalece lo establecido en los artículos 95 y 96 de la Ley General de Contratación Pública.

1.2           PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y SUS ANEXOS

• La oferta debe estar redactada en idioma español, incluidos los anexos técnicos.

• La presentación de cualquier documento en otro idioma debe venir acompañado de una traducción oficial al idioma español, bajo responsabilidad del BANCO POPULAR.

• EL BANCO POPULAR debe señalar un correo electrónico como medio de notificación para atender consultas en la fase de formalización contractual y durante la etapa de ejecución contractual, lo anterior en caso de resultar adjudicatario. Se entenderá que esta aceptación expresa como medio de notificación, también cubrirá notificaciones de índole judicial, de acuerdo con lo establecido en los artículos 1, 47 y 48 de la Ley de Notificaciones Judiciales. 

• La oferta deberá presentarse firmada digitalmente por su representante legal, para ello deberá de aportar personería jurídica vigente y copia de la cédula de identidad del representante legal. La certificación de personería jurídica debe tener un plazo de expedición no mayor a un mes calendario con respecto a la apertura de ofertas en el caso de certificación notarial y un plazo no mayor a 15 días naturales para certificaciones digitales emitidas por el Registro Público, la cual debe incluir a los representantes legales y miembros de la Junta Directiva correspondiente.

• De acuerdo con lo regulado en el numeral 48 de la Ley General de Contratación Pública (en adelante LGCP) y el artículo 119 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (en adelante RLGCP) con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento. Si hubiera alguna inconsistencia, la Administración hará la prevención durante la fase de subsanación de las ofertas.

• Certificación notarial de capital social en la cual se detalle monto del capital social, la cantidad y naturaleza de las cuotas y/o acciones que lo conforman y la propiedad de éstas, en la que se indique el número del documento de identificación válido, el nombre y porcentaje de participación de los accionistas que posean el 10% o más de las acciones del cliente o en su defecto, del accionista que posea la mayor participación societaria, aun cuando ésta no exceda el porcentaje señalado. La certificación de la propiedad de las acciones deberá ser emitida para las sociedades anónimas con vista del libro o registro de accionistas y para otro tipo de sociedades, según los libros que al respecto establezca el Código de Comercio y su fecha de emisión no podrá ser mayor de un mes contado retroactivamente a partir de la apertura de las ofertas. En estos casos, dicha certificación debe incluir todos los socios que figuran en la estructura de propiedad hasta el nivel final de persona física, cuando ésta equivalga a poseer un porcentaje de participación indirecta igual o superior al 10% en el capital social del BANCO POPULAR, independientemente de que las acciones sean mantenidas a través de mandatarios, custodios u otras figuras jurídicas por medio de las cuales se pueda mantener la titularidad del capital, incluida la propiedad fiduciaria de los títulos accionarios.

En los casos de personas jurídicas, la información de la composición del capital social no se requiere cuando la persona jurídica, sus propietarios o beneficiarios sean una institución pública o gubernamental, o entidades financieras sujetas a la fiscalización en materia de LC/FT/FPADM de las superintendencias adscritas al CONASSIF, u organismos intergubernamentales, y las empresas o figuras jurídicas cuyas acciones o valores de contenido patrimonial se coticen en un mercado organizado, nacional o extranjero, y que cuente con un órgano de regulación que sea miembro de la International Organization of Securities Commissions (IOSCO). En caso de que al oferente le aplique lo antes indicado y cotice en el mercado organizado, nacional o extranjero, deberá demostrarlo aportando junto con su oferta el documento formal que así lo demuestre y emitido por la institución respectiva.

• Documento electrónico de la declaración de la personería jurídica que se genera desde el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) creado por la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley 9416, el cual debe contener el sello electrónico del BCCR y conservarlo con ese sello. La fecha de emisión de este documento no debe ser mayor a 30 días naturales.

Nota: En caso de que EL BANCO POPULAR considere que estos documentos (1.2.6 y 1.2.7) tienen información sensible que pueda determinarse como confidencial, así deberá declararlo en el Sistema Digital Unificado, marcando la casilla de “confidencial” por lo que debe agregar estos documentos en un archivo por separado de la demás documentación que se aporte. En caso de que EL BANCO POPULAR incluya otros adjuntos como parte del mismo archivo donde ubica el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), esta Administración catalogará como público todo el archivo, dada la imposibilidad de separar los documentos.

• EL BANCO POPULAR deberá aportar junto con su oferta, una certificación emitida por la Municipalidad de adscripción, donde se indique que cuenta con licencia comercial vigente y al día, en dicha certificación se debe acreditar el código CIIU para todas las actividades comerciales autorizadas al oferente por parte de dicha municipalidad, entendiendo que el código CIIU que se indique en la licencia comercial otorgada debe contemplar la actividad del objeto contractual pretendido, es decir, que la actividad lucrativa en concreto a la cual se refiere la licencia comercial otorgada por la municipalidad deberá coincidir sustancialmente con el objeto de la contratación, según lo ha resuelto de manera expresa la Contraloría General de la República.

Se aclara que en los casos en que el objeto pretendido abarque más de una actividad o función comercial, en la nota presentada se deberá establecer claramente que EL BANCO POPULAR cuenta con la facultad respectiva para suministrar bienes y/o desarrollar los servicios requeridos en el procedimiento del que se trate, siendo que así lo tuvo que registrar el interesado en la Municipalidad en el momento de solicitar la licencia, o bien, deberá solicitar el ajuste correspondiente ante dicho Municipio y presentar la subsanación correspondiente a fin de lograr el cumplimiento de la presente condición.

Nota: La(s) certificación(es) que se presente(n) para la acreditación de los anteriores puntos, no podrá(n) tener más de un mes de emitida(s), en relación con la fecha establecida para la apertura de ofertas, si la apertura de ofertas se prorroga, este plazo será considerado en relación con la fecha de apertura originalmente establecida.

• Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse en original y venir debidamente consularizados y/o apostillados según corresponda, además se deberá aportar la personería jurídica o su documento homologo según el país de origen donde se emita la certificación, en donde se demuestre que el firmante de la certificación ostenta poder suficiente para tales efectos. Estos documentos deben tener una vigencia máxima de un mes calendario en relación con la fecha de apertura de ofertas.

• EL BANCO POPULAR debe velar por que todas las certificaciones presentadas con su oferta o durante el análisis de esta se encuentren vigentes durante todo el plazo de vigencia del contrato, si en el momento de girar la orden de inicio o activar las prórrogas previstas en el pliego de condiciones las certificaciones tienen una vigencia menor al plazo de vigencia del contrato, el fiscalizador será el responsable de coordinar lo que resulte necesario con EL BANCO POPULAR para la reactivación de esas vigencias para que se cumpla esta condición, lo cual deberá verificar cada vez que vaya a ejecutar las prórrogas para que las certificaciones se mantengan vigentes durante todo el plazo de ejecución contractual.

• EL BANCO POPULAR, en el momento de la apertura de ofertas, debe encontrarse inscrito ante la Caja Costarricense del Seguro Social, además encontrarse al día con el pago las obligaciones ante esa entidad; o bien, indicar que se cuenta con un arreglo de pago debidamente aprobado, según sea el caso, el arreglo de pago deberá reportar su estado “Al Día”.

Durante el proceso de análisis de ofertas, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará las respectivas verificaciones mediante el sistema SICERE. En caso alguna anomalía, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará la prevención correspondiente para que normalice su situación ante esa Entidad, dentro de los siguientes 3 días hábiles a la notificación de POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A.  El Banco Popular no inscrito no podrá ser sujeto de adjudicación. 

En caso de presentarse morosidad por parte del Banco Popular, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará la prevención correspondiente para que normalice su situación ante esa entidad, dentro de los siguientes 3 días hábiles a la notificación que se realice. Un oferente moroso no podrá ser sujeto de adjudicación. 

En caso de que El Banco Popular se encuentre inactivo en el momento de la apertura de ofertas, éste dentro de su oferta deberá comprometerse a normalizar su situación ante la Caja Costarricense del Seguro Social. Un oferente inactivo no podrá ser sujeto de adjudicación. 

En caso de adjudicarse el procedimiento, el adjudicatario tendrá las mismas obligaciones antes señaladas, ya sea en la etapa de formalización, así como la ejecución contractual.  

Todo lo anterior se señala de conformidad con lo establecido en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS y con lo establecido en el Reglamento para la Afiliación de los Trabajadores Independientes y sus reformas.   

• Declaraciones juradas: EL BANCO POPULAR deberá declarar bajo la fe de juramento apercibido de las consecuencias del artículo 318 del Código Penal por perjurio en caso de que falte a la verdad, lo siguiente:

• Que mantendrá vigentes durante todo el plazo de ejecución contractual todas las certificaciones que hayan sido requeridas como parte de las condiciones de esta contratación y que fueron presentadas con su oferta.
• Que ni a él en su condición de oferente, ni a sus representantes les afectan las causales de prohibición establecidas en la Ley General de Contratación Pública. Esta declaración deberá cubrir a todos los socios, asociados, directivos o personeros y beneficiarios finales (artículos desde el 24 hasta el 29).
• Que en caso de que El Banco Popular, sus representantes o beneficiarios finales, se encuentren dentro de alguno de los supuestos de prohibición regulados en los incisos j) y k) a que refiere el artículo 28 de la Ley General de Contratación Pública, cumple con alguno de los supuestos de desafectación establecidos en el artículo 30 de dicha Tratándose de personas jurídicas esta declaración deberá cubrir a todos los socios, asociados, directivos o personeros. Debe detallar en su declaración jurada cuál es el alcance de la desafectación que le aplica.
• Siendo que se trata de una persona jurídica, en la declaración jurada se debe indicar la naturaleza y propiedad de las acciones, que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. En caso de que El Banco Popular incluya dentro de esta declaración jurada el detalle de información relativa a sus beneficiarios finales como parte del mismo archivo, esta Administración catalogará como público todo el archivo, dada la imposibilidad de separar los documentos. Nota: Si las anteriores declaraciones se encuentran agregadas en el registro de proveedores dispuesto por la Dirección de Contratación Pública en SICOP, según lo establece el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, no será necesario que se aporte con la oferta, solo deberá indicarse que: “La declaración jurada aportada en el registro de proveedores en SICOP en cumplimento de lo establecido en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública se encuentra vigente y actualizada.”
• Que se encuentra al día con el pago de todos los impuestos nacionales.
• Que El Banco Popular se encuentra al día con el pago de las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social; o bien, que cuenta con un arreglo de pago aprobado por esa entidad el cual debe estar al día. El Banco Popular extranjero que no esté inscrito ante la CCSS deberá declarar su aceptación expresa del cumplimiento de lo que aquí se establece y una vez que se defina su situación con la resolución del concurso, debe acudir a esa entidad para que se determine su obligación o no del cumplimento de este alcance y normalizar lo que corresponda, comunicándolo al fiscalizador del contrato.
• Que El Banco Popular se encuentra día con el pago del ahorro obligatorio con el Banco Popular y en caso de detectarse morosidad, deberá regularizar esta condición antes de dictarse el acto de adjudicación. Si se detectara después del acto de adjudicación en firme, deberá regularizar su situación antes de la formalización contractual.
• Que El Banco Popular se encuentra al día con el pago de sus obligaciones con FODESAF (Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares), según la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares Ley n.° 5662.
• Que El Banco Popular se encuentra al día con el pago del impuesto a las personas jurídicas.
• Que cuenta con políticas para el cumplimiento de la legislación vigente en materia laboral, tales como contratos de trabajo firmados por las partes, entrega a sus empleados comprobantes de pago en los cuales se detalle el salario bruto, deducciones y cualquier otro elemento que esté afectando el salario, entre otros.
• Que brinda a sus empleados espacios de trabajo en condiciones aptas para el desempeño de sus labores y que les proporciona herramientas, equipos y todos los implementos acordes con las funciones que estos realicen, en cumplimiento de las condiciones que al respecto se encuentren legalmente vigentes en materia laboral.
• Que brinda a sus empleados espacios de trabajo en condiciones salubres y que les proporciona todos los implementos de protección suficientes y acordes con las funciones que estos realicen, en cumplimiento de las condiciones que al respecto se encuentren legalmente vigentes en materia laboral y/o de seguridad ocupacional.
• Que no cuenta con trabajadores menores de 12 años. Que, para sus trabajadores con edades entre los 12 y 18 años, observa todas las condiciones y requisitos establecidos en la legislación laboral vigente en Costa Rica, que regula el trabajo infantil, esto si tuviera trabajadores contratados en el rango de esas edades. Que, dentro de sus políticas laborales, garantiza que se evita la discriminación y acoso laboral de esta población. Que no ha sido sancionado o que no está en proceso de investigación judicial por la Inspección Laboral del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por cualquier tipo de discriminación a sus empleados menores de edad.  Que no existen demandas en su contra por cualquier tipo de discriminación a sus empleados menores de edad.
• Que no ha sido sancionado o que no está en proceso de investigación judicial por la Inspección Laboral del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por cualquier tipo de discriminación en contra de las mujeres empleadas. Que no existen demandas en su contra por cualquier tipo de discriminación de las mujeres empleadas.
• Que dentro de sus políticas laborales garantiza que se evita la aplicación de prácticas discriminatorias por razón de sexo o discapacidad, que atenten contra la dignidad de cualquiera de las personas que tenga empleadas sean mujeres, hombres o menores de edad sin diferenciación de sexo.
• Que no ha sido sancionado o que no está en proceso de investigación judicial por cualquier tipo de discriminación por razón de sexo u hostigamiento sexual. Que no existen demandas en su contra por cualquier tipo de discriminación por razón de sexo u hostigamiento sexual.
• Que, dentro de sus políticas laborales, garantiza que se evita la discriminación y acoso laboral de la población cubierta por la Ley n.° 7600. Que no ha sido sancionado o que no está en proceso de investigación judicial por la Inspección Laboral del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por cualquier tipo de discriminación a sus empleados bajo esta condición de discapacidad. Que no existen demandas en su contra por cualquier tipo de discriminación a sus empleados bajo esta condición de discapacidad.

Si el Banco Popular declara en su oferta que para la ejecución del contrato en caso de resultar adjudicatario acudirá a la subcontratación, las declaraciones indicadas en este apartado también deben ser aportadas para cada uno de los subcontratistas, con alcance de socios, asociados, directivos o personeros, si corresponde a una persona jurídica. Cabe señalar que, de acuerdo con lo indicado en el artículo 6 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, para las contrataciones por excepción entre entes de derecho público, bajo ningún concepto las prestaciones sustanciales definidas en el contrato podrán ser subcontratadas, por lo que, las contrataciones con terceros deberán estar referidas únicamente a cuestiones especializadas y accesorias de la actividad contractual exceptuada.

La administración se reserva el derecho de verificar la información de las declaraciones juradas rendidas por El Banco Popular según los anteriores requerimientos y según corresponda, solicitará al EL BANCO POPULAR la subsanación correspondiente.

Si El Banco Popular faltara a la verdad en alguna de las declaraciones juradas rendidas, tal hecho dará lugar al delito de perjurio regulado en el artículo 318 del Código Penal.

• El Banco Popular deberá completar el Formulario Conozca a su Proveedor y aportar los documentos relacionados como parte de los requerimientos de admisibilidad de la oferta.

• El Banco Popular debe manifestar expresamente que no realizará publicación alguna en redes sociales, en forma impresa o digital por ningún medio, haciendo referencia a los servicios y productos que ejecutan a partir del contrato que se derive de la presente contratación. Deberá aceptar en forma expresa que no utilizará el nombre, marcas, productos, servicios o canales que sean del Banco y/o sus sociedades, sin previa autorización por parte de POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A., misma que deberá solicitar formalmente al fiscalizador del contrato agregando todos los elementos de análisis y alcance de la solicitud. El fiscalizador del contrato, en forma escrita deberá resolver la solicitud del Contratista, área que analizará la solicitud de frente a criterios de respeto de las marcas, uso adecuado del lenguaje, exposición de información confidencial o de competencia, oportunidad, entre otros. En caso de violentarse alguno de los elementos señalados en este punto, mismos a los cuales se compromete El Banco Popular, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A., podrá adoptar las medidas legales que considere pertinentes incluyendo la valoración del inicio de un proceso de resolución contractual.

• En la presente contratación no aplica la presentación de ofertas parciales, ni alternativas.

• La oferta deberá ajustarse en forma detallada a los requerimientos básicos consignados en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y sus reformas, Reglamento para la Utilización del Sistema Digital Unificado y al Reglamento Complementario de Contratación Administrativa del Banco Popular y este pliego de condiciones.

1.3           COTIZACIÓN DEL PRECIO.

• El Banco Popular deberá cotizar el precio en forma clara y precisa de acuerdo con el catálogo, alcance y precios de los servicios previamente negociados.

• Los precios deberán indicarse en números y letras coincidentes. En caso de discrepancia entre números y letras, prevalecerá este último, salvo en caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública.

• Se debe señalar por aparte el desglose de todos los impuestos que afectan los precios. Se deberán cotizar los costos antes de impuestos, el detalle de cada uno de los impuestos que afecten el precio y finalmente el precio total cotizado con todos los impuestos incluidos. En caso de que el precio cotizado esté afectado por el IVA, se debe detallar el monto y porcentaje correspondientes, según le aplique de acuerdo con la reforma fiscal. Si alguno de los impuestos no aplica a la totalidad del monto cotizado, se debe señalar para cada uno cuál es la base impositiva, a efecto de verificar el cálculo de impuestos. En caso de omitirlos se considerarán incluidos en el precio total cotizado, en caso de que algún precio sea exento del IVA, deberá aportar la certificación emitida por el Ministerio de Hacienda, que así lo acredite, según la Ley 7293 Ley Reguladora de Exoneraciones Vigentes.

• El Banco Popular deberá presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública en la que al menos debe de indicarse lo siguiente:

• Gastos directos (Mano de obra e Insumos).
• Gastos indirectos.
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•  

1.4           RECEPCIÓN DE OFERTAS Y APERTURA.

• La oferta deberá presentarse acompañada de los demás documentos y atestados solicitados por este pliego de condiciones, a más tardar a la hora y fecha señaladas para su apertura en el Sistema Digital Unificado.

• La oferta será analizada para determinar su cumplimiento, por medio de un análisis reglamentario donde se analizará el contenido de la oferta de frente al pliego de condiciones para determinar el cumplimento de la misma. Asimismo, se realizará un análisis técnico puntual de la oferta de frente al pliego de condiciones para determinar el cumplimento de la misma. En caso de que el pliego de condiciones establezca condiciones financieras exigibles y cuando se establezca la posibilidad de mejora de precio se realizarán los estudios financieros correspondientes.

1.5           ACLARACIONES Y SUBSANACIONES A LAS OFERTAS.

• De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública, la Administración consolidará los defectos advertidos y prevendrá por un plazo razonable para que EL BANCO POPULAR subsane o aclare su oferta, so pena de que vencido este plazo la etapa de subsanación se tendrá caduca. En el mismo plazo concedido, EL BANCO POPULAR deberá subsanar o aclarar aquellos extremos no prevenidos por la Administración.

• COMPROMISO ÉTICO Y RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA Y EMPRESARIAL

• El Banco Popular se compromete a cumplir con lo establecido en el artículo 24 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, que refiere al actuar ético e íntegro de otros sujetos distintos a la administración.

• EL BANCO POPULAR declara conocer el Código de Ética emitido por la Autoridad de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, el cual, debe ser consultado en la siguiente dirección electrónica https://www.hacienda.go.cr/docs/CodigoEticaCompraPublica.pdf, a su vez se compromete de acuerdo con dicho Código a actuar según los comportamientos éticos esperados que se detallan a continuación:

1. Actuar con integridad y honestidad en todas las interacciones relacionadas con la contratación pública, evitando cualquier forma de corrupción, soborno o práctica deshonesta.
2. Cumplir con todas las leyes, regulaciones y normativas aplicables en materia de contratación pública, incluyendo la Ley 9986 y su reglamento, así como cualquier otra disposición legal pertinente.
3. Proporcionar información clara, precisa y completa sobre los productos o servicios ofrecidos, así como sobre los términos y condiciones de las ofertas presentadas en los procesos de contratación pública.
4. Competir de manera justa y ética en los procesos de contratación pública, evitando prácticas anticompetitivas, colusión o cualquier otra conducta que pueda distorsionar el mercado o limitar la libre concurrencia.
5. Respetar los derechos laborales y medioambientales en todas las actividades relacionadas con la contratación pública, asegurando condiciones laborales justas y seguras para los trabajadores y minimizando el impacto negativo en el medio ambiente.
6. Ofrecer productos o servicios de alta calidad que cumplan con las especificaciones técnicas y los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones, así como cumplir con los plazos de entrega y los compromisos contractuales adquiridos.
7. Colaborar de manera transparente y constructiva con la Administración y otros sujetos involucrados en los procesos de contratación pública, proporcionando la información necesaria y participando de manera activa en la resolución de cualquier problema o discrepancia que pueda surgir.
8. Mantener relaciones comerciales éticas y respetuosas con la Administración y otros proveedores, contratistas o entidades involucradas en los procesos de contratación pública, evitando cualquier conducta que pueda comprometer la reputación o la integridad de las partes involucradas.

Estos comportamientos esperados son fundamentales para promover una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en todos los actores que participan en los procesos de contratación pública en Costa Rica, contribuyendo así a fortalecer la confianza en el sistema y garantizar el uso eficiente y responsable de los recursos públicos.

• El compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales indicado en el punto anterior debe ser aceptado expresamente por los oferentes en su oferta y deben manifestar expresamente también su entendimiento, el cual, en caso de desacatarlo quedará expuesto a las sanciones a particulares que establece la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

• El Banco Popular en caso de encontrar alguna inconformidad que les afecte en la participación en los procesos de contratación administrativa podrá realizar sus denuncias o quejas ante las siguientes instancias:

• Auditoría interna mediante el siguiente enlace https://popularseguros.com/contraloria-deservicios/
• Contraloría General de la República, instancia que determinará los procedimientos para la atención, la admisibilidad y el trámite de las denuncias que se le presenten en el ámbito de su competencia, en apego a los lineamientos establecidos en la Ley de Control Interno y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

La transparencia es un factor importante que debe darse dentro de los procedimientos de contratación, cuyo objetivo es que la información que se brinde sea veraz, precisa y actualizada para todos los posibles oferentes. 

• El Banco Popular deberá manifestar expresamente la aceptación en su oferta que han leído, entienden y aceptan lo instruido en este apartado.

• El Conglomerado considera importante el que las compañías realicen esfuerzos en temas de responsabilidad social y empresarial; así como, en la protección de los derechos humanos y las garantías sociales de sus trabajadores, por lo que los oferentes deberán manifestar expresamente en sus ofertas que han leído, entienden, aceptan y cumplen con todos los tópicos contenidos en este apartado y que se someterán a todas las regulaciones que la Institución ha establecido en materia de responsabilidad social, laboral y de seguridad ocupacional.

• EL BANCO POPULAR se compromete a cumplir con lo regulado en los artículos 33, 56 y 57 de la Constitución Política acerca del respeto al derecho de igualdad y no discriminación contraria a la dignidad humana, el derecho a todo individuo a tener un trabajo digno y de libre elección y a respetar el pago del salario mínimo de fijación periódica por parte del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

• EL BANCO POPULAR manifiesta conocer y acatar la reforma procesal laboral que entró en vigor el 25 de julio de 2017; así como, que en su centro de trabajo no se practica la discriminación a sus trabajadores por temas de credo religioso, preferencia sexual, etnia, entre otros. Además, acepta someterse a las inspecciones que pueda realizar el Conglomerado durante la vigencia del contrato, para determinar el cumplimiento de estas condiciones.

• EL BANCO POPULAR se compromete a evitar las siguientes prácticas de corrupción sin que ello signifique una lista taxativa:

1. a) Ofrecer, dar, recibir, o solicitar cualquier cosa de valor que motive influir en las decisiones que se deben adoptar como funcionarios públicos con relación al procedimiento de contratación o durante la ejecución contractual correspondiente (soborno, cohecho).
2. b) Amenazar con causarle a los funcionarios o a los miembros de su familia, en su persona, honra, o bienes un daño que constituya delito; esto con el afán de influir en las decisiones durante el procedimiento de contratación o la ejecución contractual correspondiente. Esto, aunque el objetivo se logre o no (extorsión, coacción).
3. c) Tergiversar datos o hechos con el objeto de influir sobre el procedimiento de contratación o en la fase de ejecución del contrato en perjuicio del Conglomerado y/o de otros concursantes (fraude).
4. d) Actuar entre oferentes orientado a la referencia de precios en los procedimientos de contratación a niveles artificiales, no competitivos que deriven en la privación al Conglomerado de los beneficios de una abierta, limpia y libre competencia (colusión).

Además, se compromete a acatar lo regulado en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley n.° 8422.

Ante las denuncias concretas y formales de prácticas corruptivas ocurridas durante los procedimientos de contratación para la adquisición de bienes y servicios o durante la ejecución de un contrato derivado de las mismas; el Conglomerado procederá de inmediato a investigar los hechos denunciados. La Institución se reserva en todo caso comprobado y sin perjuicio de las sanciones que impongan las autoridades competentes, el derecho para suspender los procedimientos de contratación o la ejecución de los contratos resultantes en cualquier etapa que se encuentren, todo ello garantizando el debido proceso. Las denuncias se deberán presentar ante el Jerarca de la Institución y a la Auditoría Interna.

EL BANCO POPULAR se compromete a cumplir lo regulado en el Código de Conducta del Conglomerado Financiero del Banco Popular y Desarrollo Comunal; así como, con las normas internas que en materia de conflicto de intereses se tenga.  Su deber será denunciar todo aquel acto que empleados del Conglomerado realicen con el fin de obtener dádivas, sobornos, regalías, retribuciones económicas o de alguna otra índole por la labor que desempeñan o como resultado de ofrecer alguna ventaja indebida dentro del presente procedimiento de contratación le ofrezcan. 

• EL BANCO POPULAR declara que, cumple con las obligaciones laborales y de seguridad social para con sus trabajadores, además manifiesta aceptar que en caso de quedar adjudicatario y que se dé un incumplimiento comprobado en el régimen de seguridad social, ello se tendrá como un incumplimiento contractual que facultará a la Administración para dar por resuelto el vínculo contractual con la eventual ejecución de la garantía de incumplimiento y demás sanciones aplicables. EL BANCO POPULAR acepta que el Conglomerado, por medio del Fiscalizador del contrato realice las verificaciones del cumplimiento de lo anteriormente indicado, durante la vigencia de la prestación contractual, exigiendo la presentación de la documentación que demuestre la adecuada cobertura de estas obligaciones o aplicando cualquier otro medio de verificación que considere necesario, lo anterior en caso de resultar adjudicatario dentro de la presente contratación.

• EL BANCO POPULAR acepta someterse a inspecciones que pueda realizar el Conglomerado durante la vigencia del contrato, ello en caso de resultar adjudicatario, con el fin de corroborar que sus instalaciones cuentan con espacios que reúnan al menos las condiciones mínimas en cuanto a salubridad, equipamiento, seguridad y bienestar para poder desarrollar las labores para las que fue contratado.

• EL BANCO POPULAR manifiesta cumplir con las normas de salud ocupacional reguladas en el Código de Trabajo y la Ley sobre Riesgos de Trabajo, Ley n.° 6727, para ello implementa en su centro de trabajo la promoción y conservación de la salud de la persona trabajadora, la prevención de todo daño que las condiciones de trabajo puedan causar a la persona trabajadora, la protección a la salud ante los riesgos nocivos que resulten de las condiciones de trabajo, garantiza a la persona trabajadora un empleo acorde con sus capacidades fisiológicas y sicológicas y adapta las condiciones de las tareas a las personas trabajadoras cuando sea requerido. EL BANCO POPULAR acepta someterse a las inspecciones que pueda realizar el Conglomerado durante la vigencia del contrato, para determinar el cumplimiento de estas condiciones.

• EL BANCO POPULAR declara conocer y cumplir con lo que dicta el Decreto Ejecutivo n.° 29 220, Reglamento para la Contratación Laboral y Condiciones de Salud Ocupacional de las Personas Adolescentes y la Oficina de Atención y Erradicación del Trabajo Infantil y Protección del Trabajador Adolescente, además garantiza que, dentro de su empresa, no se incurre en la contratación indebida de niños, niñas y adolescentes. Se compromete además de quedar como adjudicatario a permitir que el fiscalizador durante la vigencia del contrato pueda realizar las verificaciones que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de estas condiciones.

• Como parte de la responsabilidad social que tiene el Conglomerado de frente a la sociedad costarricense, incluye dentro de sus carteles como un factor de desempate, aquellas ofertas en las que se demuestre el cumplimiento de la paridad establecida legalmente (50% empleadas mujeres y 50% empleados hombre). Además, se deberá garantizar en la oferta que brinda a esta población condiciones laborales acordes con las funciones que realiza y en total cumplimiento de la legislación vigente en materia laboral y de salud ocupacional.  EL BANCO POPULAR acepta en caso de resultar adjudicatario que, durante la vigencia del contrato, el fiscalizador por parte del Conglomerado pueda realizar las verificaciones que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de estas condiciones.

• El Banco Popular deberá obligarse hacer valer las prohibiciones y sanciones sobre el acoso u hostigamiento sexual, como prácticas discriminatorias por razón del sexo, contra la dignidad de la mujer, del hombre y de los menores de edad, en las relaciones laborales. EL BANCO POPULAR acepta en caso de resultar adjudicatario que, durante la vigencia del contrato el fiscalizador por parte del Conglomerado pueda realizar las verificaciones que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de estas condiciones.

• Deberá ser del interés de los oferentes, el establecer y cumplir con el desarrollo integral de la población discapacitada, garantizando que dentro de su empresa se cuente con las condiciones necesarias, para que, en caso de contar con personal cubierto por la referida Ley, a la misma se posibilite disponer de condiciones que le aseguren la igualdad de oportunidades, derechos y deberes que el resto de sus funcionarios. El Banco Popular deberá garantizar que, en caso de tener empleados bajo esta condición, de contar con algún tipo de discapacidad, estos cuentan con políticas para evitar su discriminación en el trabajo; así como, políticas para evitar su acoso laboral.  EL BANCO POPULAR acepta en caso de resultar adjudicatario que, durante la vigencia del contrato el fiscalizador por parte del Conglomerado pueda realizar las verificaciones que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de estas condiciones.

• Los oferentes, deberán comprometerse a coadyuvar en el desarrollo productivo de las pequeñas y medianas empresas, de manera tal que se contribuya al proceso de desarrollo económico y social del país, mediante la generación de empleo y el mejoramiento de las condiciones productivas y de acceso a la riqueza. Cuando así resulte conveniente para sus intereses, el Conglomerado podrá solicitar la incorporación al contrato que se mantenga en ejecución, de aquellos productos cuyo origen se encuentre dentro de las PYMES.

• El Conglomerado ha venido desarrollando un proceso de gestión ambiental que le permita brindar un importante aporte para mejorar la condición del planeta en torno a la gran contaminación que sufre y que está ocasionando el calentamiento global y otros que le afectan, y que son claros perjuicios para la población mundial. Dentro de los carteles se procura incorporar  condiciones que fomenten esta conciencia ambiental en beneficio de todos, por lo que según sea el objeto de contratación de que se trate, se establecen condiciones cartelarias propias que fomenten esta cultura “verde” como un elemento importante dentro de nuestras relaciones comerciales, tales como: ahorro de papel; ahorro de energía eléctrica; desarrollo de planes amigables con el ambiente  para la eliminación y tratamiento de desechos de todo tipo; reciclaje; reutilización de desechos; etc.  Por lo que se espera por parte de los oferentes, considerar dentro de sus propuestas el uso de equipos y químicos especializados (según corresponda), que eventualmente podrían incidir en la salud humana, así como impactar negativamente en la naturaleza durante y después de su vida útil.  Se hace necesario que los participantes suministren, cuando así corresponda, las certificaciones respectivas o especificaciones en las fichas técnicas de los equipos y/o químicos a utilizar durante la prestación contractual, con los que se demuestre que los productos a ser utilizados resultan amigables con la salud humana y con el ambiente. 

• En relación con la responsabilidad compartida que cubre a consumidores, distribuidores, gestores de residuos, productores e importadores, tanto públicos como privados y en razón de que para la ejecución del objeto bajo contratación se prevé que el Contratista está propenso al uso de una considerable cantidad de recurso, entre estos de papelería y suministros de oficina, que eventualmente podrían incidir en la salud humana, así como impactar en la naturaleza durante y después de su vida útil, es que se hace necesario que los oferentes en su oferta manifiesten cumplir con lo siguiente:

• Que el papel utilizado y acopiado como residuo recibe algún tratamiento o disposición especial como su reutilización o reciclaje. Señalar la forma en que se realiza la disposición final de este.
• Que realiza la fabricación o manufactura de formularios o productos de papel a partir del uso de materias primas recicladas o elementos distintos a la pulpa de árboles. Indicar la forma utilizada.
• Que brinda un adecuado tratamiento de otros residuos derivados de su gestión particular cuando llegan al final de su vida útil para la empresa, desde alguna perspectiva sanitaria y ambiental, tales como:
  • Plástico.
  • Cartón.
  • Prensas de folder (fástener), grapas y clips.
  • Recipientes de consumibles (tóner, cintas y tintas).
  •  
• Que una vez que los equipos de oficina tales como computadoras, impresoras, fax, fotocopiadoras, multifuncionales, teléfonos, etc., han cumplido su vida útil, son dispuestos de forma responsable. Indicar la forma de disposición de estos.
• Que los materiales y/o equipos en desuso son entregados a firmas recolectoras de materiales de reciclaje reconocidas y autorizadas por el Ministerio de Salud.
• Que el personal contratado para la recolección y tratamiento de los deshechos cuenta con capacitación en gestión ambiental, en temas como:
  • Sostenibilidad ambiental y social.
  • Utilización y tratamiento de materiales reciclables y/o biodegradables.
  • Ahorro de recursos naturales y energéticos.

El fiel cumplimiento de todo lo anteriormente indicado y la debida puesta en marcha del respectivo plan para la disposición de deshechos, será una de las condiciones a considerar por parte del Conglomerado, en el momento de valorar ejecutar las prórrogas de los contratos suscritos.

• La responsabilidad extendida del productor o importador mantiene el compromiso del productor durante todo el ciclo de vida de los productos que vende, incluyendo las fases postindustrial y post-consumo, por lo que, para la ejecución de la actividad bajo contratación, el adjudicatario deberá asumir el recibo de los materiales de empaque, embalaje, así como los residuos reciclables que se generen, tales como los consumibles entre otros. A partir de esto, los oferentes deben comprometerse a recibir en sus instalaciones, si es que el Conglomerado así lo requiere, los residuos derivados de lo contratado, asegurando la disposición responsable de cada uno de estos, según la normativa y procesos específicos de disposición responsable para cada caso en particular, según el objeto de que se trate.

• EL BANCO POPULAR debe atender lo dispuesto en la Directriz n.° 011-MINAE, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal que ocupe el Sector Público.

• EL BANCO POPULAR entiende, acepta y cumple con la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, Ley n.° 7786 específicamente con cada una de las siguientes condiciones:

• El Banco Popular, acepta que esta administración contratante a través de sus instancias de control, para efectos de realizar las consultas requeridas, utilizará los datos de la persona física o jurídica adjudicataria y en el caso de persona jurídica, además el de los representantes legales, miembros de junta directiva y accionistas.
• POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará la primera revisión a aquellos oferentes para los cuales se ha determinado su cumplimiento técnico y reglamentario. Si se detectara alguna situación de alerta de frente al proveedor consultado, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. analizará cada situación particular para determinar las acciones legales que correspondan. En este caso POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. consultará con base en los documentos que han sido aportados por El Banco Popular.
• En fase de formalización contractual, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará la segunda revisión al oferente u oferentes que hayan resultado adjudicatarios. Si se detectara alguna situación de alerta de frente al proveedor consultado, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. analizará cada situación particular para determinar las acciones legales que correspondan. En este caso POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. consultará con base en los documentos que han sido aportados por El Banco Popular en atención de lo establecido en este pliego de condiciones en el apartado Representación y en una consulta que realice de frente al sitio oficial dispuesto por el Registro Nacional de Costa Rica.
• En fase de ejecución contractual, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. realizará una revisión de frente a quien ostente su condición de contratista y subcontratista (s), por lo que resultará responsabilidad del fiscalizador del contrato, previo a iniciar la ejecución contractual, hacer la solicitud expresa al contratista a efecto de que éste presente y debidamente relleno el formulario “Política Conozca a su Proveedor”. Si se detectara alguna situación de alerta de frente al formulario revisado, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. analizará cada situación particular para determinar las acciones legales que correspondan. En el caso de las prórrogas para la vigencia contractual, previo a su ejecución el fiscalizador del contrato debe solicitar al contratista, el aporte del formulario “Política Conozca a su Proveedor” debidamente actualizado, el cual debe hacerse acompañar de la documentación correspondiente.” El incumplimiento por parte del Contratista, en cuanto al aporte del formulario lleno y completo de la “Política Conozca a su Proveedor”, según le corresponda, en el plazo que le sea indicado en el momento de la solicitud de presentación, se tendrá como incumplimiento contractual, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. analizará cada situación particular para determinar las acciones legales que correspondan.
• El incumplimiento a la Ley No. 7786, tratándose de un oferente, generaría la exclusión de la Oferta o bien, si dicho incumplimiento ocurre durante la fase de ejecución contractual, podría optarse por la Resolución Contractual, regulada por el artículo 113 de la Ley General de Contratación Pública, con las posteriores consecuencias que establece la norma de resultar así procedente.

• El Banco Popular debe indicar de manera expresa en su oferta que entiende, acepta y cumple con la Ley de Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Trasnacional y Otros Delitos específicamente con cada una de las condiciones establecidas a continuación:

• La presente Ley se aplica a: Las personas jurídicas de derecho privado costarricense o extranjero, domiciliado, residente o con operaciones en el país y a las empresas públicas estatales y no estatales y las instituciones autónomas, que estén vinculadas con relaciones comerciales internacionales y cometan el delito de soborno transnacional, así como los delitos de receptación, legalización o encubrimiento de bienes, producto del soborno transnacional.
• Resulta importante enunciar que para efectos de la aplicación de la Ley, serán penalmente responsables las personas jurídicas: De los delitos cometidos en nombre o por cuenta de estas, y en su beneficio directo o indirecto, por sus representantes legales o por aquellos que, actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica u ostentan facultades generales de organización y control dentro de esta. De los delitos cometidos, en el ejercicio de actividades de las personas jurídicas y por cuenta y en beneficio directo o indirecto de estas, por quien, estando sometido a la autoridad de las personas físicas mencionadas en el inciso anterior, han podido realizar los hechos por haberse incumplido gravemente por aquellos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad, atendidas las concretas circunstancias del caso. De los delitos cometidos en nombre o por cuenta de estas, y en su beneficio directo o indirecto, por medio de intermediarios ajenos a la persona jurídica, pero contratados o instados por sus representantes legales o por aquellos que, actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica, por haberse incumplido gravemente por aquellos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad, atendidas las concretas circunstancias del caso.
• Las personas jurídicas no serán responsables penalmente en los casos en que las personas físicas indicadas en los incisos anteriores hubieran cometido el delito en ventaja propia o a favor de un tercero, o si la representación invocada por el agente fuera falsa, sin perjuicio de la responsabilidad civil o administrativa en que pudieran incurrir.
• La responsabilidad de las personas jurídicas no excluye la responsabilidad individual de la persona física, sean estos directores o empleados o de cualquier otra persona que participe de la comisión de las conductas citadas en este artículo y que se determinará por lo dispuesto en otras leyes.
• De determinarse el delito una vez aplicada la investigación penal correspondiente corresponderá la aplicación de las sanciones establecidas en la Ley.

El Banco Popular acepta que esta administración contratante a través de sus instancias de control podrá utilizar los datos de la persona física o jurídica adjudicataria, y en el caso de persona jurídica, además el de los representantes legales, miembros de junta directiva y accionistas

• Como parte de una adecuada gestión de riesgos, y en virtud de asegurar la operatividad de la Institución, el Conglomerado se ve en la necesidad de implementar una serie de medidas para mitigar, entre otros, los riesgos asociados a los diferentes procesos de contratación, desde el momento inicial en que el área hace presentación de su requerimiento, hasta la etapa de ejecución contractual, procurando garantizar la continuidad del negocio, y así dar cumplimiento a las diferentes normas que están siendo requeridas en este momento por la Superintendencia y a su vez, sin que se considere menos importante, brindar mayor seguridad a la ciudadanía. Se hace necesario que, en la oferta, el Banco Popular manifieste en forma expresa su aceptación de que el Conglomerado y cualquier ENTE REGULADOR de este, pueda solicitar información del proveedor directo o de servicios subcontratados durante todo el proceso de contratación y ejecución contractual según el objeto que nos ocupa, así como la facultad de realizar visitas de supervisión programadas previamente, si así lo requiere; en relación con la gestión de riesgo que cada uno realiza.  Asimismo, que manifieste su compromiso de que dicha información será brindada en forma completa y oportuna según lo solicite la instancia correspondiente, durante la etapa procesal en que se encuentre la contratación.

• PLAZO DE ADJUDICACIÓN Y PRÓRROGAS.

• Para dictar el acto de adjudicación, POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. tendrá un plazo de hasta el doble de días hábiles que corren desde la invitación del concurso hasta la fecha de apertura, incluyendo las prórrogas otorgadas. Este plazo podrá prorrogarse por un término igual al otorgado a la recepción de ofertas, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión, esto según artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública.

• El Banco Popular deberá ajustar la vigencia de su oferta hasta las fechas antes indicadas, para lo cual contarán con un máximo de 5 días hábiles contados a partir del día siguiente de esta notificación. De lo contrario serán excluidas del concurso. Las prórrogas en la vigencia de ofertas deben darse vía Sistema Digital Unificado. En caso de que la vigencia de la oferta sea insuficiente al nuevo plazo de resolución los oferentes deberán ampliar la misma en un mes calendario a partir de la nueva fecha de vencimiento del concurso.

• REVOCACIÓN, READJUDICACIÓN, DECLARACIÓN DE DESIERTO O INFRUCTUOSO.

• POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. podrá revocar el acto de adjudicación o de declaratoria de deserción o infructuoso el concurso de conformidad con lo establecido en el artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública, acto que deberá tomarse antes de la firmeza del concurso o previo al vencimiento del plazo otorgado para la audiencia inicial.

• POPULAR SEGUROS, CORREDURÍA DE SEGUROS S.A. podrá declarar desierto o infructuoso el concurso de conformidad con lo establecido en el artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública.