Suscripción de un contrato para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de rayos X dental para el Sistema Penitenciario Nacional

6.21. Requisitos de admisibilidad

6.21.1. Aspectos Generales

a) Las ofertas se recibirán únicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), en forma digital (Firma Digital Certificada, emitida por una Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE).

b) No se permite la cotización parcial de la línea.

c) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 137 del RLGCP, al sistema de calificación solamente podrán ser sometidas aquellas ofertas que sean elegibles después de superar la fase de revisión de admisibilidad.

d) Si bien, la Circular MH-DCoP-CIR-0007-2024 “Mejora en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)” emitida por la Dirección de Contratación Púbica del Ministerio de Hacienda, comunica la mejora realizada a nivel del SICOP con el fin de que los posibles oferentes puedan cotizar una línea en diferentes monedas, una vez analizada dicha funcionalidad e incidencia en esta cartera ministerial, se concluye que no se utilizará tal mejora y en concordancia con la Directriz No. 044-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al sector Público”, publicada en el Alcance No. 156 a La Gaceta No. 167 del 10 de setiembre del 2024, la oferta presentada deberá cotizar la línea total en cantidad en colones. Por lo anterior, la oferta que presente la cotización de la línea en varias monedas no será excluida para ese ítem, pero para todos los efectos solo se considerará el menor valor entre el monto en colones costarricenses ofertado o el monto en colones producto de la conversión según las reglas establecidas.

6.21.2. Aspectos Legales

Sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellos oferentes que sean elegibles y sean idóneos legalmente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, según lo establece la normativa costarricense. En virtud de lo anterior, cualquier interesado en participar en el presente concurso deberá cumplir con los requerimientos de orden jurídico que se enumeran en este apartado, los cuales corresponden a requisitos de admisibilidad que deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación, a saber:

a) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre activo como patrono o trabajador independiente, y al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición. Las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Institución.

En caso de que el oferente no se encuentre inscrito ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), la Administración le solicitará justificación correspondiente, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución. Lo anterior de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS y artículo 122 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentar con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones obrero-patronales en Costa Rica durante todo el plazo del contrato, de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

b) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-), y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición, en el entendido de que las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Dirección.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición. Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica extranjera que estando inscrita y activa como patrono en Costa Rica previo a la fecha de apertura de las ofertas, no se encuentre al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-), en el entendido de que las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por el Ministerio de Justicia y Paz.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentar con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF). Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

c) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y según la consulta de la situación tributaria que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataforma digital TRIBU-CR de dicho Ministerio.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que no se encuentren inscritas como contribuyentes en Costa Rica, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento por parte de quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario y en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y deberá mantenerse al día con sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones tributarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

d) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de la Póliza de Riesgos del Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 202 del Código de Trabajo, para lo cual deberá aportar Declaración Jurada en la que indique que cumple con dicha condición. Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta. En el caso de oferentes extranjeros que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán presentar declaración jurada donde indiquen que realizarán las gestiones correspondientes para adquirir esta póliza en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de la firmeza de la adjudicación respectiva; en caso de que en fase de ejecución contractual no deban cumplir con dichas obligaciones según la legislación costarricense, deberán presentar – con la oferta - declaración jurada indicando esa condición y señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

e) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas y/o al día con el pago de las obligaciones tributarias (omiso o moroso) ante el Ministerio de Hacienda, según la consulta de la situación tributaria que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataforma digital TRIBU-CR de dicho Ministerio y que, habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación en dicho sistema, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras subcontratistas que no se encuentren inscritas como contribuyentes en Costa Rica, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento por parte de quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del subcontratista, indicando expresamente que, en caso de que el socio oferente resulte adjudicatario y en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y deberá mantenerse al día con sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

Para el caso de subcontratistas extranjeros que no deban cumplir con obligaciones tributarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

f) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas, activas y/o al día con el pago de las obligaciones patronales ante la Caja Costarricense de Seguro Social, la Dirección General de Desarrollo y Asignaciones Familiares y/o el Ministerio de Hacienda, según la consulta que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataformas digitales de dichas Instituciones, y que, habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación en dicho sistema, lo anterior de conformidad con el artículo 122 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Para el caso de subcontratistas extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

En el caso de subcontratistas físicos o jurídicos extranjeros que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre de dicho subcontratista, indicando expresamente que, en caso de concretarse el contrato a favor de quien lo ha propuesto, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones obrero-patronales en Costa Rica durante todo el plazo del contrato, de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS. Entiéndase que será deber del Contratista y del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista/Subcontratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista/Subcontratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

g) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas en el registro de Proveedores y Subcontratistas de la plataforma SICOP.

h) Todo aquel oferente y subcontratista que participe de este procedimiento de contratación pública deberá presentar, con la oferta, declaración bajo fe de juramento en la cual manifieste expresamente que la información presentada en el registro de proveedores y subcontratistas que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.

i) Todo oferente y subcontratista deberá mantener debidamente actualizado su expediente como proveedor/subcontratista en el SICOP, donde deberá verificarse la información correspondiente a (1) el capital social, (2) la naturaleza de sus acciones o participaciones sociales, (3) a quién pertenecen y (4) la información de sus beneficiarios finales incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiario (s) final (es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los dueños de las participaciones sociales (accionistas o cuotistas) del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, el expediente deberá incluir, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas.

En caso de que los datos requeridos no consten en el expediente de proveedor/subcontratista en la plataforma SICOP, por resultar conteste con los principios de eficacia y eficiencia y conservación de la oferta, se admitirá la presentación de declaración jurada en formato .pdf, suscrita digitalmente por parte del respectivo representante con facultades legales suficientes, a efectos de que se rinda o se complete la información indicada.

En este marco, se aclara que, el concepto de beneficiario final debe entenderse según la definición establecida en el artículo 5 de la Ley N° 9416 de fecha 14 de diciembre de 2016, denominada Ley para Mejorar la lucha contra el fraude fiscal, y que al respecto dispone:

“ARTÍCULO 5.- Suministro de información de personas jurídicas y otras estructuras jurídicas

Las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, por medio de su representante legal, deberán proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro o la indicación de los accionistas y beneficiarios finales que tengan una participación sustantiva.

Se entenderá por beneficiario final o efectivo la persona física que ejerce una influencia sustantiva o control, directo o indirecto, sobre la persona jurídica o estructura jurídica de manera que cuente con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tenga el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos. Se entenderá por control indirecto tener control sobre personas jurídicas que finalmente tienen participación en la persona jurídica o estructura jurídica nacional y, el directo, la posibilidad de tener acciones o participaciones suficientes para controlar la persona jurídica o estructura jurídica nacional. En el caso de personas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica, cuya participación accionaria sustantiva del capital social pertenezca, total o parcialmente, a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, cuando resulte imposible identificar al beneficiario final, de acuerdo con lo dispuesto en este capítulo, habiendo agotado todos los medios de identificación y siempre que no haya motivo de sospecha, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.

Se entenderá por participación sustantiva la tenencia de acciones y participaciones en un porcentaje igual o mayor al límite que a estos efectos fijará reglamentariamente el Ministerio de Hacienda, en atención a parámetros internacionales, y dentro de un rango del quince por ciento (15%) al veinticinco por ciento (25%) de participación con respecto al capital total de la persona jurídica o estructura jurídica.

Esta obligación de suministro de información deberá cumplirse anualmente, o bien, cuando algún accionista iguale o supere el límite definido reglamentariamente, según lo dispuesto en este artículo.”

Cuando la información se rinda mediante declaración jurada anexa a la oferta o como respuesta a una prevención por parte de la Administración, será posible que el oferente solicite a la Administración la confidencialidad de los datos correspondientes a los beneficiarios finales, en virtud de que la misma norma dispone que serán utilizados únicamente con la finalidad de verificar el régimen de prohibiciones en materia de contratación pública por parte de la Administración. En este mismo sentido, los artículos 9 y 12 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal – Capítulo II sobre Transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas-, establecen que dicha información tendrá carácter confidencial y que se garantiza tal protección, por lo que si bien la determinación de confidencialidad de cierta documentación dentro del procedimiento de contratación debe ser considerada como la excepción a la regla, en tanto se debe garantizar el acceso de todas las partes a la información del concurso, existen casos particulares donde la protección de la información podría devenir obligatoria, tal y como se acredita de la literalidad de las normas citadas anteriormente.

En ese sentido, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 30 de la Constitución Política, existe un derecho de acceder a la información que únicamente puede ser limitado por motivos calificados, que demuestren que se amerita la confidencialidad de la información, con el fin de salvaguardar derechos o bienes jurídicos tutelados de igual o mayor valor, sin que se omita considerar que se está en presencia de una compra pública, donde la transparencia es un pilar fundamental, debe entenderse que la restricción al libre acceso a la información no constituye una posibilidad discrecional de la Administración frente a la sola petición de parte, sino que obedece a una razón jurídicamente admisible que debe respaldar la pretensión de quien solicita impedir la divulgación de la información.

En virtud de ello, se dispone que, de solicitarse la confidencialidad de la información rendida en relación con la estructuración jurídica y la información de los beneficiarios finales, lo dispuesto en esta cláusula cartelaria resultará suficiente para entender motivada, en la normativa citada, la confidencialidad de esa información, sin que sea necesario emitir un acto administrativo adicional.

En este marco, se reconoce previamente que, de solicitarse la confidencialidad por parte de los oferentes a través de la clasificación respectiva en el módulo SICOP, dichos datos tienen naturaleza especial por encontrarse protegidos legalmente del acceso público al amparo de las normas citadas y que no tienen otra finalidad más que la de permitir a la Administración realizar la verificación del régimen de prohibiciones y dotar al expediente y a las autoridades competentes de información suficiente para garantizar que los recursos públicos se inviertan de formas legalmente admisibles, libres de toda corrupción o malversación; por lo que la Administración procederá a mantener la etiqueta de confidencialidad de la información por plazo indefinido.

Se advierte que será deber del oferente que desee proteger los datos anteriormente señalados, aportar la información en el sistema SICOP de forma independiente, sin mezclarla con otros documentos o datos que tengan una naturaleza pública para los efectos del procedimiento, de forma que la Administración pueda mantener el archivo como confidencial en su integridad.

6.21.3. Aspectos Técnicos

De conformidad con lo dispuesto en el 137 del RLGCP, sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellos oferentes que sean elegibles y sean idóneos técnicamente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, y para lo cual, deberán cumplir con lo establecido a estos efectos en normativa costarricense y con las “Especificaciones Técnicas”. En línea con lo anterior, los siguientes requisitos, deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación:

a) Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. En razón de lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del servicio, que se compromete a brindar.

b) En su plica, el oferente deberá indicar claramente las especificaciones técnicas que mejor describan el servicio ofertado; esto para garantizar que se cumpla lo señalado en el artículo 32, incisos c), d) y e), artículo 34, incisos b) y d), de La Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Número 7472).

Las especificaciones técnicas no podrán contener únicamente la reiteración textual de las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones, sino que deberán contener información basta y suficiente que permita dimensionar con claridad el servicio que se oferta.

c) El oferente deberá contar con un taller de servicio técnico especializado para brindar los servicios de mantenimiento correctivo objeto de esta contratación. En este sentido, el oferente deberá presentar declaración jurada donde indique que cumple con esta condición, y en donde se indique al menos los números de teléfono y dirección del taller o centro de servicio. Se aclara que esta dirección, se tomará como referencia del punto de partida del personal del contratista a efectos de la ejecución de los servicios objeto de esta contratación.

Si el oferente cuenta con varios talleres o centros de servicio, deberá declarar bajo fe de juramento, todas las direcciones respectivas junto con las coordenadas geográficas de cada taller o centro de servicio, desde las cuales -para el caso específico del mantenimiento correctivo- se calculará la cantidad de kilómetros que serán considerados para la determinación del costo del kilometraje, aplicable al sitio donde se ubican los equipos. La Administración utilizará como base la ubicación del centro de servicio del Contratista que se encuentre más cercano al lugar donde se brindará el servicio requerido.

La información suministrada por el oferente en relación con la cantidad y ubicación de los talleres o centros de servicio podrá ser verificada por la Administración en la etapa de evaluación de ofertas y en caso de inconsistencia, además de las posibles consecuencias legales de brindar información incorrecta bajo fe de juramento dispuestas en los artículos 316 y 323 del Código Penal (perjurio y falso testimonio), se requerirá la subsanación por parte del oferente.

Por otra parte, en caso de que el taller de servicio técnico especializado no sea propiedad del oferente y requiera subcontratar este servicio, deberá indicarlo así en la oferta considerando para ello las regulaciones que sobre la subcontratación han sido recogidas en este pliego de condiciones. En caso de que durante la ejecución contractual se cambie la ubicación del taller, el contratista deberá notificar dicho cambio a la Administración.

En el tanto esta contratación corresponde a servicios bajo la modalidad de entrega según demanda, será responsabilidad de la Administradora del contrato fiscalizar que el límite del monto de la subcontratación no sobrepase el 50% del monto que finalmente se ejecute durante todo el plazo contractual.

d) Para los servicios de mantenimiento preventivo, el oferente deberá desglosar en su plica todos los componentes del precio ofertado. Este deberá incluir, según corresponda, el precio de la mano de obra (hora técnica), kilometraje, viáticos, costo de desplazamiento, consumibles, costos administrativos y cualquier otro elemento que incida en el precio final ofrecido.

En síntesis, el precio deberá contemplar todos los elementos necesarios para la prestación de cada servicio (costos directos, indirectos, imprevistos y utilidades), de conformidad con lo establecido en este Pliego de condiciones. La Institución no reconocerá ningún gasto adicional de los desglosados como parte de la estructura del precio definitivo para cada línea.

Para la línea 1 (mantenimiento preventivo de equipos de rayos x odontológicos), el oferente deberá completar el documento de Excel denominado “Anexo Hoja de Cotización y Estructura del Precio DA-78900-139-2026” anexo a este pliego de condiciones. En dicho documento deberá indicar el costo de la visita anual por equipo, en la columna “Costo Unitario por Mantenimiento Preventivo (sin impuestos)”. A partir de esta información, la hoja calculará automáticamente el total anual para todos los equipos en la fila “Costo total anual mantenimiento preventivo (por los 6 equipos)”.

En este marco, se aclara que el monto que deberá registrarse como oferta en SICOP para la línea 1, corresponde al “Costo total anual mantenimiento preventivo (por los 6 equipos) indicado en el Anexo denominado “Anexo Hoja de Cotización y Estructura del Precio DA-78900-139-2026”.

e) Para el servicio de mantenimiento correctivo de los equipos de rayos x odontológicos (línea 2), el oferente deberá desglosar en su plica todos los componentes del precio ofrecido para una hora técnica de mantenimiento correctivo, la cual deberá incluir: precio de mano de obra, consumibles, insumos o cualquier otro componente que afecte el precio final ofrecido. En síntesis, el precio por hora técnica deberá contemplar todos los elementos necesarios para la prestación de una hora de mantenimiento correctivo (costos directos, indirectos, imprevistos y utilidades del servicio prestado), con excepción de los costos de kilometraje, viáticos, costo de desplazamiento, costo de traslado de equipo (en los casos donde aplique), costo del repuesto y su respectiva utilidad, de acuerdo con lo establecido en este pliego de condiciones. La Institución no reconocerá ningún otro gasto adicional a los desglosados como parte del precio establecido por hora técnica, con las excepciones anteriormente indicadas. Se indica que, el monto por cotizar en SICOP, para esta línea, corresponderá al precio de una (1) hora de mano de obra técnica, el cual deberá ser coincidente con el indicado en el Anexo denominado “Hoja de cotización y estructura del precio DA-78900-139-2026” adjunto a este Pliego de condiciones. Se aclara que el costo de una hora técnica deberá ser el mismo para cualquiera de los equipos que se encuentran incluidos en la línea de referencia y para aquellos que puedan incorporarse en un futuro, este costo debe indicarse claramente en la oferta.

En relación con la hora de desplazamiento, el oferente deberá considerar que el costo de 1 hora de traslado del personal (costo de desplazamiento de personal) deberá ser igual al costo del componente de Mano de Obra Directa (Mod) considerado en la estructura del precio de 1 hora técnica de Mantenimiento Correctivo más IVA; en este sentido, se reitera que el costo de una hora de desplazamiento deberá ser el mismo para cualquiera de los equipos contemplados en esta contratación, o para aquellos que puedan incorporarse en un futuro, este precio (monto correspondiente a una (1) hora de desplazamiento) deberá especificarse con y sin IVA y deberá estar incluido en el Anexo I Hoja de cotización adjunto a este pliego de condiciones. El costo de desplazamiento comprende el costo de la totalidad de horas estimadas para el desplazamiento del personal técnico/profesional, desde las instalaciones del Contratista hasta el Centro Penal u oficina y viceversa.

En relación con el kilometraje, el oferente deberá indicar en su plica, el monto a cobrar por (1) un kilómetro recorrido para el servicio de mantenimiento correctivo. Este factor deberá incluir lo correspondiente a: combustible, coberturas de seguros A y C, rendimiento del dinero por kilómetro, peajes, erogaciones por concepto de limpieza general y gastos por concepto de filtros y lubricantes. La Administración no reconocerá gastos que no sean debidamente desglosados con la oferta por este concepto. Se debe considerar que este precio (el precio por kilómetro) será el mismo para todas las ubicaciones consideradas en este pliego de condiciones y aquellas que se puedan incorporar en un futuro. El oferente, con su plica, deberá presentar un desglose de los componentes considerados en el costo de (1) kilómetro; dicho costo deberá especificarse con IVA y sin IVA, y deberá estar incluido en el Anexo “Hoja de cotización y estructura del precio DA-78900-139-2026” adjunto a este pliego de condiciones. En caso de que en una sola visita se deban realizar varios mantenimientos, sólo se cancelará el kilometraje efectivamente recorrido, sin que sea procedente el pago por servicio individual. La cantidad de kilómetros que serán considerados para la determinación del costo de kilometraje correspondiente a cada Centro Penal y que así aplicarán durante toda la ejecución contractual, se establecerá en una única oportunidad al inicio del contrato, tomando para su cálculo, la dirección del contratista declarada en la oferta y la ubicación de cada Centro Penal, todo bajo la aprobación del Administrador del Contrato o persona designada en su lugar, quien utilizará la página de “Google Maps” para su verificación y determinación.

Se aclara que, el costo del kilometraje se pagará al contratista considerando el desplazamiento de un (1) vehículo, donde podrán viajar al menos 4 personas. El pago de kilometraje por más de (1) vehículo deberá ser autorizado de previo por la Administradora del Contrato y deberá encontrar fundamento en la relación entre la cantidad de servicios de mantenimiento a realizar, la cantidad de personal necesario, el tiempo disponible para hacerlo y la urgencia en la satisfacción de la necesidad, de conformidad con los términos establecidos en el pliego de condiciones. La falta de planificación o negligencia del contratista no podrá ser motivo de pagos adicionales con cargo a la Administración.

En cuanto al rubro de traslado de equipo, el oferente deberá indicar en su plica, el monto a cobrar por concepto de traslado de un equipo, componente o pieza desde sus instalaciones hasta el Centro Penal y viceversa; en esta línea se aclara que, este costo deberá indicarse en términos de distancia, es decir, deberá indicarse el precio a cobrar por kilómetro recorrido (este precio deberá especificarse con IVA y sin IVA, y deberá estar incluido en el Anexo “Hoja de cotización y estructura del precio DA-78900-139-2026” adjunto a este pliego de condiciones); a su vez, se aclara que, este componente será reconocido únicamente para los servicios de mantenimiento correctivo donde sea requerido el traslado de equipo, esto conforme a los términos establecidos en el documento denominado “Especificaciones Técnicas”.

El cobro de los viáticos deberá efectuarse de acorde con lo establecido por la Contraloría General de la República, para tales efectos se deberá consultar el siguiente link: https://cgrfiles.cgr.go.cr/publico/docsweb/documentos/leyes-reglamentos/reglamento-viaticos-2026.pdf. En este sentido se aclara que este rubro será reconocido únicamente para traslados mayores a 12 kilómetros, considerando para estos efectos la distancia entre las instalaciones del contratista de donde partirá el personal que ejecutará las labores de mantenimiento (conforme lo declarado en la oferta) y la ubicación del equipo, previa valoración y aprobación del Administrador del Contrato.

f) A través de este contrato, la Administración no podrá requerir aisladamente al Contratista, ni el Contratista podrá entregar a la Administración, materiales/equipos/repuestos; esto es que sólo será posible el pago de materiales/equipo/repuestos si forman parte integral de un servicio específico de mantenimiento correctivo ejecutado directamente por el contratista. En este marco, no se admite que, al amparo de este contrato, la Administración requiera al Contratista la entrega de materiales/equipos/repuestos para la atención de futuros servicios de mantenimiento correctivo. Todo material/equipo/repuesto que se pague al Contratista deberá estar relacionado con un servicio de mantenimiento correctivo efectivamente requerido y realizado por el Contratista.

g) Plazo de entrega

Los plazos de entrega aplicables para esta contratación serán los establecidos en el documento de especificaciones técnicas, no obstante, a modo de resumen se indican los siguientes:

• Línea 1 Servicio de mantenimiento preventivo de equipos de rayos x odontológicos:

Los servicios de mantenimiento preventivo se brindarán de forma anual (1 vez al año) conforme al cronograma de visitas (cronograma inicial) propuesto por el Contratista y aprobado por la Administradora del Contrato (sujeto a cambios por parte de la Administradora del Contrato) o persona designada en su lugar, siempre tomando en consideración que los servicios deberán efectuarse en días hábiles dentro del horario administrativo de los Centros Penales (de 8:00 a.m. 3: 00 p.m.). El cronograma de visitas (cronograma inicial) del primer año contractual deberá ser remitido a la Administradora del Contrato, vía correo electrónico, en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la notificación oficial de la orden de inicio efectuada por la Administradora del Contrato y deberá considerar que la visita deberá programarse, para iniciar dentro del primer cuatrimestre de cada año contractual y considerando las ubicaciones y equipos establecidos en el Anexo denominado “Detalle de los equipos de rayos x odontológicos DA-78900-139-2026”. Se aclara que, la primera visita de mantenimiento preventivo deberá efectuarse en la fecha que indique la Administradora del Contrato al contratista, previa notificación de la orden de pedido.

La Administradora del Contrato dispondrá de un plazo de tres (3) días hábiles para formular observaciones al cronograma propuesto por el contratista; de no haber ninguna sugerencia de modificación, el cronograma quedará en firme, por lo que el servicio deberá ser brindado conforme a éste. En caso de que, a solicitud de la Administradora del Contrato, se requiera alguna modificación al cronograma de visitas (cronograma inicial) propuesto, se deberá remitir una nueva propuesta de cronograma, para su respectiva aprobación por parte de la Administradora del Contrato o persona designada en su lugar, en un plazo máximo de tres días hábiles a partir del momento de su devolución por parte de la Administración.

En este marco, se indica que deberá entenderse al día programado para cada equipo en el cronograma de visitas (cronograma inicial), como el día en que se debe efectuarse el servicio de mantenimiento preventivo para dicho equipo.

Para cada uno de los restantes años contractuales, el contratista deberá considerar lo indicado en párrafos precedentes sobre el cronograma de visitas (cronograma inicial) del servicio en cuestión, con la salvedad de que este cronograma deberá ser presentado dentro del primer mes del nuevo año contractual, según indicaciones de la Administradora del Contrato.

En casos excepcionales o de fuerza mayor y debidamente justificados, y en común acuerdo con la Administradora del contrato el contratista podrá prestar el servicio en fechas distintas a las establecidas en el cronograma. Para tales efectos, el Contratista deberá remitir la solicitud a la señora Katalina Coto Hernández (kcoto@mj.go.cr) con al menos 24 horas de antelación a la visita, para la valoración respectiva. Asimismo, la calendarización podría requerir modificaciones por parte de la Administración, para lo cual el Administrador del Contrato o persona designada en su lugar coordinará con el Contratista las nuevas fechas con al menos 24 horas de antelación a las visitas.

• Línea 2: Servicio de mantenimiento correctivo:

En términos generales, el contratista dispondrá de plazo de dos (2) días hábiles para presentarse a realizar el diagnóstico del fallo o daño de los equipos y remitir el informe del mantenimiento correctivo a realizar, vía correo electrónico, para aprobación de la Administradora del Contrato o persona designada en su lugar, en donde se describa detalladamente la avería, fallo o daño que se esté presentando en un determinado equipo, así como, el detalle de la reparación a efectuar junto con la respectiva factura proforma, la cual deberá incluir como mínimo todos los elementos (rubros) establecidos en el apartado 1.2.3. “Costo del mantenimiento correctivo” y cualquier otra información que haya sido solicitada en este documento o bien que se considere relevante; esto con la finalidad de recibir la aprobación de la Administradora del Contrato sobre la reparación a efectuar. El plazo anteriormente indicado de dos (2) días hábiles (diagnóstico) será contabilizado a partir de la solicitud expresa de servicio emitida por parte de la Administradora del Contrato o persona designada en su lugar. Por otro lado, si la falla o deficiencia es detectada producto de un mantenimiento preventivo, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de dos días hábiles luego de efectuado el servicio de mantenimiento preventivo, para remitir vía correo electrónico- para aprobación de la Administradora del Contrato o persona designada en su lugar el informe, diagnóstico del fallo y factura proforma de la reparación requerida. En cualquiera de los casos, una vez comunicado al Contratista la aprobación de la factura proforma, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de tres (3) días hábiles para efectuar las labores de mantenimiento correctivo necesarias (efectuar la reparación) y dejar el equipo/pieza/componente/sistema en perfecto estado de funcionamiento. En caso de que el Contratista presente algún problema en cumplir con los plazos anteriormente estipulados, por causas no imputables a él o caso fortuito, deberá justificar y demostrar, dentro de dichos plazos, los motivos por los cuales se estarían generando esos atrasos; lo anterior viéndose ejecutado mediante documento formal que deberá entregarse por escrito o por correo electrónico a la Administradora del Contrato, sin perjuicio de las demás obligaciones que en este sentido se establecen en el Pliego de Condiciones. Cuando la justificación sea procedente a criterio de la Administración, ésta coordinará con el Contratista lo que corresponda para que se haga la entrega efectiva de la factura proforma y/o del servicio como tal (reparación) en el menor tiempo posible y que no le sean aplicadas las sanciones que esta acción podría conllevar.

Se aclara que el cómputo del tiempo para el mantenimiento correctivo (de la reparación como tal) se comenzará a contar desde el momento en que la Administradora del Contrato notifica al contratista vía correo electrónico de la aprobación de la reparación del equipo y/o de la factura proforma y finalizará el cómputo de plazo en, hasta el momento en que el equipo haya sido reparado, esté funcionando correctamente y sea recibido de manera provisional por el odontólogo a cargo del equipo.

 Repuestos: El plazo para conseguir los repuestos o equipos no podrá exceder de dos (2) días hábiles contados a partir de la notificación de la aprobación de la factura proforma; en este sentido, se aclara que, estos días hábiles se encuentran incluidos dentro de los 3 días hábiles que dispone el contratista para ser efectiva la reparación. La empresa no instalará ninguna refacción o equipo, si no cuenta con la autorización por escrito de la Administradora del Contrato o la persona que este delegue por escrito. Se aclara que, en caso de que la empresa Contratista efectúe cualquier trabajo en el cual no medie autorización de la Administradora del Contrato, este correrá por cuenta propia del Contratista; además, cualquier daño o situación que se genere de esta acción, será el contratista el único responsable de solventarla, sin que esto represente algún costo para la Administración.

Únicamente en caso de que los repuestos o equipos se encuentren agotados en el país o que por razones de precio convenga más a la Administración contar con un repuesto importado, podrá optarse por la importación, en cuyo caso el contratista dispondrá de un plazo máximo de 7 días hábiles a partir de la notificación del trabajo requerido, para gestionar la importación de los repuestos o equipos y reiniciar la reparación en forma inmediata.

Para cada partida, el oferente deberá indicar en su plica, el porcentaje de margen de utilidad que obtendrá de la venta de repuestos a la Administración, esto para las líneas de mantenimiento correctivo. El porcentaje de margen de utilidad en venta de repuestos no podrá ser superior al 10%.

En términos generales, se indica que, el horario dentro del cual se podrá realizar los servicios de mantenimiento preventivo y/o correctivo, será dentro del horario laboral de la institución (de las 08:00:00 a las 3:00:00 p:m de lunes a viernes, o el que aplique según la normativa vigente), no obstante, en caso de ser necesario, la Administradora del Contrato podrá variar el horario, cuando el servicio requerido pueda alterar las funciones normales de la Institución, por lo que se debe contemplar la posibilidad de realizar trabajos fuera de horas y días hábiles, sin que esto genere un costo adicional para la Institución.

h) El oferente y eventual contratista deberá estar autorizado por el Ministerio de Salud de Costa Rica para brindar servicios de mantenimiento a equipos de rayos x odontológicos; a efectos de acreditar esta disposición, el oferente deberá aportar con su plica, declaración jurada haciendo constar que cuenta con autorización vigente emitida por el Ministerio de Salud para brindar servicios de mantenimiento a equipos de rayos x odontológicos (indicar número de resolución y fecha de vigencia). En este marco, se aclara además que, esta información será verificada por la Administración en la página web del Ministerio de Salud. Se aclara que, esta autorización deberá permanecer vigente durante todo el periodo de ejecución contractual; en este marco, la Administradora del Contrato o persona designada en su lugar, podrá solicitar en cualquier momento de la ejecución contractual, la presentación de la documentación idónea donde se haga constar la emisión de dicha autorización emitida por parte del Ministerio de Salud al contratista, y para lo cual, el contratista dispondrá de un día hábil para su presentación contado a partir de su solicitud.

i) Experiencia del oferente

Es inadmisible la oferta que no cumpla la experiencia mínima requerida en este pliego de condiciones, según se requiere a continuación:

El oferente deberá acreditar experiencia positiva en la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo en equipos de rayos x odontológicos, por al menos un millón y medio de colones (¢1.500.000,00) por concepto de servicios de mantenimiento preventivo en equipos de rayos x odontológicos y de trescientos mil colones (¢300.000,00) por concepto de servicios de mantenimiento correctivo en equipos de rayos x odontológicos o el monto equivalente en moneda extranjera según el tipo de cambio vigente definido por el Banco Central de Costa Rica (Enlace BCCR tipo de cambio) al último día del mes anterior a la fecha de la publicación de la primera versión del pliego de condiciones; dicha experiencia deberá haber sido ejecutada en los últimos 3 años contados a la fecha de apertura de las ofertas, a una o más organizaciones públicas y/o privadas y deberá haber sido desarrollada conforme a lo contratado, sin la aplicación de cláusulas penales y multas.

Los servicios requeridos podrán corresponder a la sumatoria de los servicios atendidos a distintos clientes o a un único servicio a un mismo cliente; también se aceptarán servicios realizados a un mismo cliente -siempre que tengan distinto número de factura o distinto número de documento homólogo-.

Para verificar los servicios mínimos requeridos en el período indicado se tomará como parámetro la fecha de emisión de las facturas o de emisión de los documentos equivalentes a la factura ordinaria asociados a la carta/certificación.

Para demostrar lo anterior, deberá aportar cartas/certificaciones de experiencia emitidas por sus clientes y declaración jurada emitida por el oferente, según se indica a continuación:

1. Cartas o certificaciones emitidas por el o los clientes respectivos, las cuales deberán contener la siguiente información:
a. Nombre o razón social del cliente.
b. Nombre o razón social del oferente.
c. Descripción del servicio ofrecido.
d. Número(s) de factura (s) o documento (s) homólogo (s) asociados a la certificación.
e. Monto facturado en cada transacción.
f. Fecha exacta de la emisión de la factura o documento homólogo que acredita cada servicio.
g. Indicación de que los servicios fueron recibidos a completa satisfacción, sin la aplicación de multas o cláusulas penales y de conformidad con los términos del contrato.
h. Nombre completo del firmante y posición en la empresa del cliente.

El oferente debe comprender por “documento homólogo” aquel documento comercial emitido por la persona que presta el servicio, mediante el cual se acredita una prestación de servicios y se detallan, entre otros aspectos, descripción de los servicios, fecha cierta del momento en que se pacta servicio específico y nombre del cliente específico, respaldando el cobro realizado.

La certificación anterior, deberá ser emitida por el cliente del oferente, en idioma español o presentar traducción oficial adjunta a la original, además, en caso de ser emitida en un país diferente a Costa Rica, deberá ser apostillada o debidamente legalizada y autenticada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica.

Toda la información requerida anteriormente, deberá presentarse de manera ordenada, incluida en carpetas individuales o archivos en formato pdf. continuos, por cliente del oferente, donde se incluya de manera específica: la certificación/carta del cliente, la apostilla o legalización de la certificación y la traducción oficial -de corresponder-, así como cualquier otro documento que entiendan relacionado con ese servicio específico y que deseen aportar en el expediente (declaraciones juradas, contratos, facturas, entre otras).

2. Adicionalmente a las cartas/certificaciones, a efectos de asociar la partida específica para la cual ofrecen cada experiencia ejecutada y adicionar extremos que aclaren las cartas presentadas, el oferente deberá rendir declaración jurada respetando el siguiente formato (Ver anexo del pliego de condiciones denominado “Declaración jurada experiencia”):

 

Declaración Jurada de Experiencia

En caso de que el oferente sea persona física, deberá declarar como sigue: Yo, (Nombre de persona física), cédula (física), declaro bajo fe de juramento y apercibido de las penas con que la Ley castiga el delito de falso testimonio y perjurio, que he cuento con experiencia en el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos rayos x odontológicos, el cual ha sido ejecutado durante los últimos tres (3) años contados a la fecha de la apertura de las ofertas (continuar con la tabla 1):

En caso de que el oferente sea persona jurídica, deberá declarar como sigue: Yo, (Nombre de persona física), cédula (física), con facultades suficientes para este acto, declaro bajo fe de juramento, en nombre de (Razón social del oferente), cédula jurídica (número), apercibido de las penas con que la Ley castiga el delito de falso testimonio y perjurio, que la empresa que represento cuenta con experiencia en el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos rayos x odontológicos, el cual ha sido ejecutado durante los últimos tres (3) años contados a la fecha de la apertura de las ofertas.

Tabla 1

Información del Cliente Carta/
certificación asociada
Descripción del servicio ofrecido Número de Factura asociada Fecha de emisión de cada factura Monto de cada factura Experiencia ejecutada en consorcio
Indicar nombre completo y cédula física o jurídica de la empresa, institución o persona física contratante (cliente) a quien se le efectúo el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.
Indicación del número de referencia o fecha de emisión de la carta o certificación aportada para acreditar que la experiencia ejecutada ha sido positiva. Se solicita indicar la ubicación de la carta/certificación específica dentro de los documentos aportados con la oferta.
Descripción detallada del servicio ejecutado.
Número de factura o documento homólogo a través del cual se concretó el servicio específico. En el caso de que alguna de las facturas se derive de un procedimiento realizado mediante SICOP, deberá indicar, además, el número de contratación mediante la cual se ejecutó el servicio.
Indicar el día, mes y año en que fue emitida la factura o documento equivalente a la factura ordinaria asociado a la carta o certificación.

Deben haber sido emitidas durante los últimos tres años contados a la fecha de apertura de ofertas.
Una o más facturas que sumadas alcancen un monto igual o mayor a millón y medio de colones (¢1.500.000,00) por concepto de servicios de mantenimiento preventivo en equipos de rayos x odontológicos y de trescientos mil colones (¢300.000,00) por concepto de servicios de mantenimiento correctivo en equipos de rayos x odontológicos de colones durante los últimos tres años contados a la fecha de apertura de ofertas.
Sí (% de Participación) / No

En caso de que el servicio que se pretenda declarar como experiencia haya sido ejecutado en consorcio, deberá indicarse en la declaración jurada el porcentaje de participación de la oferente en dicho negocio, el cual deberá ser de al menos un 45% de conformidad con lo establecido en el acuerdo consorcial específico bajo el cual se ejecutó dicha experiencia.

Se advierte que las cartas o certificaciones emitidas por los clientes serán el medio idóneo para acreditar que los bienes, obras o servicios fueron recibidos a entera satisfacción. La declaración jurada se utilizará únicamente para ordenar, relacionar o complementar información objetiva, como la partida para la cual se acredita la experiencia, la descripción del objeto, los números y fechas de las facturas o documentos homólogos, los montos y el porcentaje de participación en consorcio, siempre que dicha información no contradiga lo indicado por el cliente. En ningún caso la declaración jurada podrá sustituir las cartas o certificaciones ni utilizarse para acreditar la recepción a entera satisfacción de las ventas ejecutadas.

En caso de ofertas en consorcio, deberá desprenderse del acuerdo consorcial cuál de los miembros consorciales cumplirá con el apartado de la experiencia mínima y/o adicional o si lo harán varios de ellos. En todos los casos deberá estimarse el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio.

j) Del personal

El oferente deberá considerar en su plica, según su modelo de negocio y capacidad logística y operativa, todo aquel recurso humano, financiero y tecnológico que le permita ejecutar el contrato de manera satisfactoria y en absoluto cumplimiento de lo requerido en este Pliego de condiciones y en el documento de Especificaciones Técnicas. En este sentido, esta Administración estima que deberá contar como mínimo, para el correcto desarrollo y ejecución de esta contratación, con el siguiente personal:

• 1 profesional responsable, graduado en Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Electrónica o Ingeniería Biomédica.
• 2 técnicos en biomédica, radiología o electrónica.

Este personal profesional y técnico deberá:

1. Poseer al menos 1 año de experiencia positiva en la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de rayos x odontológicos, demostrada mediante la ejecución de al menos 5 servicios de mantenimiento preventivo y 2 servicios de mantenimiento correctivo, ejecutados con empresas privadas o instituciones públicas contados a partir de la fecha fijada para la apertura de ofertas en el sistema SICOP.
2. Contar con licencia de operador para emisores de radiaciones ionizantes, a su nombre, vigente y emitida por el Ministerio de Salud.

En todo caso, el oferente deberá garantizar que el profesional que finalmente destacará para la ejecución del contrato reunirá, al menos, las siguientes certificaciones:

a) Certificación digital vigente emitida por el CFIA, en donde se indique: nombre completo, número de registro, fecha de incorporación (deberá tener como mínimo 1 año calendario de haberse incorporado en el Colegio respectivo en la especialidad mencionada), área de incorporación ante el CFIA, que se encuentra al día en el pago de su colegiatura, se encuentra habilitado para el ejercicio de su profesión y no ha sido sancionado (a) disciplinariamente. De haber sido sancionado, el plazo que haya durado la sanción no será tomado en cuenta para el cómputo de la experiencia requerida, de manera tal que deberá tener mínimo 1 año de haber sido inscrito, sin contar el periodo que haya durado la sanción, a la fecha de la apertura de ofertas.

Los profesionales por destacar – adicionales al mínimo- deberán contar en todos los casos, con el grado de Ingeniero Eléctrico, Ingeniero en Electrónica o Ingeniero Biomédico; de igual forma, el personal técnico por destacar-adicional al mínimo, deberá contar, en todos los casos con formación técnica en las áreas de biomedicina o electrónica. Asimismo, tanto los profesionales como el personal técnico por destacar- adicional al mínimo-deberá contar con la experiencia solicitada en este apartado y contar con certificación de operador para emisores de radiaciones ionizantes, a su nombre, vigente y emitida por el Ministerio de Salud.

Para verificar que al estimar el precio y concebir la oferta se haya considerado lo anterior, el oferente deberá aportar en forma adjunta a su plica, una declaración jurada en la que se indique un listado de posibles profesionales/técnicos a quienes se contrataría en caso de una eventual adjudicación; y en la que se acredite, por su cuenta y responsabilidad, que el personal reúne los requisitos anteriormente solicitados. La declaración jurada que se presente deberá incluir la lista de profesionales y técnicos propuestos en el siguiente formato:

LISTA DE POSIBLE PERSONAL A CONTRATAR Y DESTACAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Declaración jurada del oferente
Nombre Cédula Rol Declaración jurada
xxxxx xxxxx Ingeniero Eléctrico, Ingeniero en Electrónica o Ingeniero Biomédico (indicar especialidad) Que el ingeniero indicado:

• Se encuentra inscrito en el CFIA, habilitado para ejercer profesión, sin sanciones e inscrito en el CFIA hace al menos 1 año contado al momento de apertura de las ofertas.
• Cuenta con certificación de operador para emisores de radiaciones ionizantes a su nombre, vigente y emitida por el Ministerio de Salud
• Cuenta con al menos 1 año de experiencia positiva en la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de rayos x odontológicos, en los términos establecidos en este pliego, los cuales acreditaré específicamente ante el Administrador del Contrato en caso de resultar adjudicatario.
xxxxx xxxxx Técnico en áreas de biomedicina, radiología o electrónica (indicar área de especialidad). Que los dos técnicos indicados:

• Cuenta con al menos 1 año de experiencia positiva en la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de rayos x odontológicos, en los términos establecidos en este pliego, los cuales acreditaré específicamente ante el Administrador del Contrato en caso de resultar adjudicatario.
• Cuenta con certificación de operador para emisores de radiaciones ionizantes vigente, a su nombre, y emitida por el Ministerio de Salud.


xxxxx xxxxx Técnico en áreas de biomedicina, radiología o electrónica (indicar área de especialidad).

En este sentido, como máximo dos días hábiles posteriores a la notificación del contrato por medio de SICOP, el contratista deberá acreditar ante la Administradora del Contrato, cuáles de los profesionales/técnicos incluidos en la lista presentada en la oferta, se destacarán durante la ejecución de cada contrato y deberá presentar en ese momento los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos que fueron solicitados a dicho personal. En ningún momento, el contratista podrá desmejorar los requisitos de los profesionales/técnicos establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, bajo pena de incurrir en un incumplimiento grave. En caso de que la Administradora del contrato detecte personal menos calificado, documentará la falta y ordenará al contratista su inmediata sustitución.

Requerimientos para el personal designado para la ejecución de la contratación:

• En la lista remitida como máximo dos días hábiles posteriores a la notificación del contrato por medio de SICOP, el contratista deberá presentar a la Administrador del Contrato y respecto al profesional designado para la ejecución de los servicios contemplados en esta partida, copia del título que lo acredite como Ingeniero Eléctrico, Ingeniero Electrónico o Ingeniero Biomédico y certificación vigente emitida por el C.F.I.A, donde se visualice claramente, su nombre completo y especialidad, la fecha de incorporación, que se encuentra al día con los pagos de su colegiatura, habilitado para el ejercicio de su profesión y se indique si tiene sanciones o ha sido sancionado; asimismo, en el caso de los técnicos designados, deberá presentarse copia de los títulos en donde se acredite que cuentan con formación técnica en el área de biomedicina, radiología o electrónica, esto con la finalidad de validar su formación académica. Aunado a lo anterior, tanto para el profesional como para los técnicos destacados, se deberá presentar copia de las certificaciones requeridas para dicho personal (licencia de operador para emisores de radiaciones ionizantes).

Las certificaciones del personal designado para la ejecución del contrato (licencia de operador para emisores de radiaciones ionizantes) deberán mantenerse vigentes durante todo el plazo del contrato. Lo anterior será responsabilidad del Contratista y será verificado por la Administradora del Contrato, quien podrá solicitar los documentos que acrediten esta condición en cualquier momento durante la ejecución del contrato siendo obligación del contratista entregar dichos documentos a la Administración en un plazo máximo de 1 día hábil de efectuada la solicitud. Será obligación del contratista presentar a la Administradora del Contrato los documentos que acrediten la renovación de las certificaciones del personal designado -una vez estas venzan- o designar a un nuevo empleado con certificación vigente el cual deberá contar con todos los requerimientos establecidos en este pliego.

Finalmente, el contratista deberá presentar, en el mismo plazo y condiciones antes descritas, la declaración jurada de experiencia rendida -tanto por el profesional como por los técnicos finalmente destacados para la ejecución de los servicios objeto de esta contratación-, en la cual se haga constar que cada uno, cuenta con una experiencia positiva en la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de rayos x odontológicos, demostrada mediante la ejecución de al menos 5 servicios de mantenimiento preventivo y 2 servicios de mantenimiento correctivo, ejecutados con empresas privadas o instituciones públicas en el último año contados a partir de la fecha fijada para la apertura de ofertas en el sistema SICOP.

• Se aclara que en caso de que se proponga personal extranjero, este personal debe contar con situación migratoria que le permita trabajar legalmente en el país de conformidad con las disposiciones emitidas por la Dirección General de Migración y Extranjería, documentos que acrediten esta condición deberán permanecer vigentes durante todo el periodo de ejecución contractual. Al respecto se indica que el documento que acredite esta condición (con permiso laboral vigente) deberá remitirse a la Administradora del Contrato, en el plazo máximo de dos días hábiles posteriores a la notificación del contrato a través del SICOP y podrá ser solicitado en cualquier momento por parte de la Administradora del Contrato durante la fase de ejecución contractual para asegurar que la condición se mantenga vigente.

• El personal ordinario que sea utilizado por el Contratista para brindar el servicio requerido por la Administración deberá estar incluido en la planilla que se presente ante la Caja Costarricense de Seguro Social y ante la aseguradora con la que tenga suscrita la póliza de riesgos de trabajo, lo cual deberá demostrarse durante la ejecución del Contrato. Por lo anterior, el Contratista tendrá la obligación de acreditar dicha condición ante la Administradora del Contrato, presentando para estos efectos, en el plazo de dos días hábiles después de notificado el contrato y luego de forma semestral y de previo a la ejecución de los servicios, copia de las planillas presentadas ante dichas instituciones, donde se haga constar que el personal que está ejecutando los servicios se encuentra incluido y protegido por el régimen de seguridad social.

• Los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo contemplados en esta contratación solo podrán ser brindados por el personal técnico/profesional finalmente destacado por el contratista y que deberá ser consistente con el personal propuesto en la oferta para ejecutar estos cargos, en caso de requerirse la sustitución o reemplazo de alguno de ellos, deberán presentar la misma documentación solicitada para la verificación de las calidades del personal técnico/profesional inicial, a efectos de que la Administradora del Contrato, pueda constatar que el nuevo personal cuente con la experiencia y calidades iguales o superiores al que se propone sustituir. El incumplimiento de esta disposición o bien la sustitución del personal técnico/profesional mínimo requerido sin contar con la aprobación de la Administradora del Contrato se entenderá como falta grave y será causal de resolución contractual.

• La Administración se reserva el derecho de verificar ampliamente la veracidad de la documentación y/o declaraciones juradas presentadas con la oferta. En este marco, todos los oferentes deberán presentar todos los datos o documentos adicionales, que, para tales efectos, le requiera la Administración. Se advierte que, cuando a juicio de la Administración no se logre acreditar la veracidad del contenido de algún documento o declaración, éste no será considerado como válido.

6.21.4. Aspectos Presupuestarios

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 137 del RLGCP, sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellas ofertas que sean elegibles y sean idóneas presupuestariamente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, para lo cual, deberán cumplir con lo establecido a estos efectos en la normativa costarricense y según criterio de la Unidad de Contrataciones y de la Unidad de Servicios de Salud Penitenciarios, según su respectiva competencia. En esta línea, se considerará como idónea presupuestariamente aquella oferta cuyo precio sea cierto, definitivo, se encuentre debidamente estructurado y desglosado, sea razonable, no ruinoso, remunerativo, no excesivo, no producto de una práctica colusoria o de comercio desleal y se ajuste a la disponibilidad presupuestaria establecida al momento de la publicación o al momento de la adjudicación; esto conforme a lo establecido en los artículos del 98 al 102, y del 104 al 106 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En virtud de lo anterior, estos requisitos deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación, a saber:

a) Los precios deberán ser ciertos y definitivos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, No. 9635 del 04 de diciembre del 2018 y los artículos 4 y 8 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, las entidades públicas no están exoneradas del pago del Impuesto al Valor Agregado a partir del 1° de enero del 2020. Por ello será responsabilidad del oferente incluir en su cotización y específicamente en el apartado o casilla habilitada para este rubro en el SICOP, el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado. Si el oferente consigna un 0% de IVA en la oferta del SICOP y no existe indicación alguna sobre este aspecto en los documentos anexos a ésta, la Administración considerará que existe una manifestación expresa de que los impuestos están incluidos de conformidad con el artículo 41 de la LGCP y el párrafo final del artículo 98 del RLGCP; en cuyo caso, el responsable del análisis técnico definido por la Unidad Gestora y/o el Programa Presupuestario, a cuyo cargo se encuentra la valoración de la razonabilidad del precio y del porcentaje correcto del impuesto sobre el valor agregado y la homologación de las ofertas para efectos comparativos, indicará el porcentaje aplicable y lo notificará a la Proveeduría para que se proceda a contemplar en la prevención única y/o a considerarlo en el monto ofertado para la aplicación del sistema de evaluación. Igual procedimiento aplicaría cuando el oferente consigne un porcentaje incorrecto, ya que la Administración procedería a efectuar el ajuste respectivo y aplicar la tarifa correspondiente. Las ofertas elegibles serán comparadas con el precio ofertado más los impuestos aplicables.

b) El oferente deberá desglosar los componentes de la línea según lo definido en este pliego de condiciones y adjuntar el desglose de la estructura del precio (tanto en valores absolutos como porcentuales), con todos los elementos que lo componen, así como un desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local que les afecte. En el caso de otros impuestos diferentes al IVA que no sean contemplados en la casilla o rubro “Otros impuestos”, el oferente deberá incorporarlos en el precio unitario cotizado en el SICOP; si se contemplara alguna suma en ese rubro de “Otros impuestos”, el oferente deberá contemplar la información respectiva en el espacio denominado “Observaciones/ detalle de otros impuestos/ otros costos”. Ante la no contemplación expresa y oportuna de otros impuestos distintos al IVA -en su oferta original resultará aplicable la presunción contenida en el párrafo final del artículo 98 del RLGCP. La Institución no reconocerá ningún otro gasto adicional a los desglosados en la oferta. En relación con la estructura del precio que deberá ser presentada, se indica que en esta deberá identificarse claramente y como mínimo los siguientes componentes: costos directos (con señalamiento preciso de los subcontratos), costos indirectos, imprevistos y utilidad.

En este marco, el oferente deberá desglosar en su plica -tanto en valores porcentuales como absolutos- la estructura del precio ofrecido para cada línea de esta contratación, siguiendo el formato que se detalla a continuación y que se facilita en el archivo de Excel adjunto a este pliego. El monto unitario por cotizar en SICOP, corresponderá al costo mensual del servicio, de manera que el oferente deberá presentar la estructura del precio considerando el costo de un mes de servicio.

Pc = CD (Mod + Id + S) + CI (Moi + Ii) + Imp + U

Pc = Precio cotizado mensual sin impuestos incluidos
CD = Costos Directos
Mod = Sumatoria de los Costos de Mano de Obra Directa del precio de cotización
Id = Sumatoria de los Costos de Insumos Directos del precio de cotización
S = Sumatoria de los Costos de Subcontratos
CI = Costos Indirectos
Moi = Sumatoria de los Costos de Mano de Obra Indirecta del precio de cotización
Ii = Sumatoria de los Costos de Insumos Indirectos del precio de cotización
Imp = Imprevistos
U= Utilidad de precio de cotización

Tabla 1. Estructura del precio

VALORES PORCENTUALES VALORES ABSOLUTOS
Costos Directos
Mano de Obra Directa
Insumos Directos
Subcontratos
Costos Indirectos
Mano de Obra Indirecta
Insumos Indirectos
Imprevistos
Utilidad
Total 100,00%
IVA
Otros Impuestos
Total, impuestos incluidos

6.22. Garantía Comercial

La garantía de los servicios de mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo (incluyendo repuestos) será por seis meses, contados a partir de la recepción definitiva del servicio por parte de la Administración.

Cuando se brinde un mantenimiento correctivo que incluya repuestos, se deberá indicar específicamente el periodo de garantía del repuesto en meses, este en ningún caso podrá ser inferior a seis (6) meses. Se aclara que, en casos excepcionales y de autorizarse por la Administradora del Contrato, el uso de repuestos usados, la garantía de estos repuestos no podrá ser inferior a un mes.

Las garantías brindadas al amparo de este contrato deberán contemplar cualquier defecto de fabricación, instalación y operación (mano de obra y repuestos), en condiciones normales de uso.

Durante la vigencia de la garantía, cualquier falla, desperfecto, o deficiencia que presente el bien en virtud del servicio de mantenimiento prestado, obligará al Contratista a corregirlo en un plazo no mayor a dos (02) días hábiles después de haber sido notificado por la Administradora del Contrato y sin que esto pueda representar costo adicional para la Administración. Este plazo podrá extenderse, según la naturaleza del evento y siempre que así lo solicite y justifique el contratista y lo apruebe la Administradora del Contrato.

Las reparaciones descritas en el enunciado anterior que se efectúen al bien gozarán de la misma garantía de la reparación inicial. Si el daño ocurriere una o más veces, el nuevo periodo de garantía siempre contará a partir de la fecha en que se hizo el último reemplazo correspondiente.

Las disposiciones de esta cláusula son adicionales a cualquier garantía o condición de seguro establecido por el fabricante. Las garantías o condiciones de seguro del fabricante que cubran un lapso mayor que el período de garantía especificado en este Pliego de condiciones, no podrán ser modificadas ni anuladas.

En todos los casos, se tiene que el plazo de la garantía se computará desde el momento en que el servicio de mantenimiento del equipo es recibido a satisfacción por parte del Administrador del Contrato o a quien se designe en su lugar.

Se advierte que cualquier condicionamiento establecido en la oferta en relación con la garantía comercial que contravenga lo dispuesto en este apartado o que pretenda limitar el alcance de dicha garantía, se tendrá por no puesta.

6.23. Disposición final de desechos

La disposición de los desechos deberá efectuarse de conformidad con lo establecido en la Ley de Gestión Integral de Residuos Nº8839 y su Reglamento y, de aplicar, del Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial (decreto N°38272-S), de forma responsable con el ambiente y cumpliendo además con la legislación vigente que resulte aplicable para el desecho a disponer producto del servicio prestado a la Administración al amparo del contrato que finalmente le sea adjudicado.

A efectos de lo anterior, el oferente deberá presentar junto a su plica, declaración jurada en la cual garantice que, en apego a las disposiciones de la Ley para la gestión integral de residuos (Ley N°8839) y su respectivo Reglamento y, en lo aplicable, del Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial (decreto N°38272-S), realiza un manejo adecuado de los residuos que se generan producto de la actividad comercial ejercida y del consecuente servicio que será prestado a esta Administración.

El oferente y eventual contratista deberá cumplir con lo dispuesto en el Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos (decreto Nº 41527-S-MINAE), esto para el caso de los desechos peligrosos que se encuentren regulados en dicho Reglamento y que se generen producto de la actividad contractual y del servicio prestado a la Administración. En este marco, el oferente deberá presentar con su plica, declaración jurada indicando que cumple con las disposiciones establecidas en el Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos (decreto Nº 41527-S-MINAE), y en esta línea, garantiza el manejo integral de estos desechos según condiciones exigidas en dicho Reglamento y cuenta con un plan de manejo integral de residuos, que incluye lo correspondiente al manejo de desechos peligrosos.

En razón de lo expuesto en este apartado, el oferente y eventual contratista deberá contar con un gestor para el manejo de residuos especiales y peligrosos; esta información (nombre del gestor) deberá venir indicada en su oferta y este gestor deberá estar autorizado y vigente para ejercer dicha actividad ante el Ministerio de Salud, para lo cual se deberá aportar la documentación probatoria correspondiente.

Se aclara que, en caso de que el oferente subcontrate este servicio (gestión integral, total o parcial de residuos), el oferente deberá cumplir con lo indicado en este pliego de condiciones en lo tocante a la subcontratación y ser declarado desde la oferta.

En este marco, el oferente deberá considerar dentro de su precio, la disposición final de los desechos que se generen una vez efectuado el servicio objeto de esta contratación.

El contratista deberá presentar ante la Administradora del Contrato, en el plazo de tres días hábiles después de emitida la orden de inicio de este contrato, una copia del plan de manejo de residuos sólidos y líquidos que dispone la empresa y que implementará en la ejecución de los servicios objeto de esta contratación, esto de conformidad con la normativa vigente ya antes señalada.

El contratista, por tanto, durante la vigencia del contrato, se encontrará obligado a recoger y disponer correctamente de los desechos que se generen del servicio prestado a la Administración. Para esto, el contratista deberá recolectar los desechos en el mismo lugar en que prestó el servicio a la Administración, lo cual deberá ser ejecutado al momento de finalizar el servicio. La no recolección de los desechos generados o la disposición incorrecta de estos, es decir, sin atender alguna o todas las normas relacionadas, será considerado un incumplimiento grave al contrato, facultando a la Administración para terminar el contrato por causa imputable al contratista; sin detrimento de los daños y perjuicios que se generen a la Administración.

6.24. Responsable Recepción Provisional y datos de contacto

Los encargados de los consultorios de odontología en los centros penales que se muestran en el cuadro del apartado “Lugar de servicio”, o el personal administrativo que se designe en su lugar.

6.25. Responsable Recepción Definitiva y datos de contacto

Dra. Katalina Coto Hernández, coordinadora de Unidad de Servicios de Salud Odontología, localizable al correo electrónico: kcoto@mj.go.cr , teléfono 2591-4703 o persona designada en su lugar.

6.26. Administrador del Contrato y datos de contacto

Dra. Katalina Coto Hernández, coordinadora de Unidad de Servicios de Salud Odontología, localizable al correo electrónico: kcoto@mj.go.cr , teléfono 2591-4703 o persona designada en su lugar.

6. Condiciones Generales

6.1. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer y aceptar todos y cada uno de los extremos, condiciones y estipulaciones contenidas en este pliego de condiciones según el artículo 123 del RLGCP; además de someterse a la normativa, jurisdicción y a los tribunales nacionales, conforme lo establece el artículo 121 del RLGCP.

6.2. Toda oferta deberá ser presentada en idioma español, de manera ordenada, completa y firmada digital y debidamente por la persona legalmente facultada para ello.

6.3. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisión inicial de este procedimiento de contratación pública.

6.4. El oferente podrá cotizar las partidas de su interés. En el caso de agrupaciones por partida, es necesario que el oferente cotice todas las líneas que la componen; en este marco, se indica que las dos líneas que conforman esta contratación se encuentran agrupadas en una sola partida.

6.5. Se aceptará una oferta alternativa.

6.6. De conformidad con lo establecido en la Ley General de Contratación Pública (LGCP), una vez emitidos los estudios de ofertas, la Administración consolidará los defectos advertidos en cada uno de ellos y hará una única prevención que deberá ser atendida en el plazo que esta determine, para que el oferente subsane o aclare su oferta, bajo pena de caducidad. Dentro del mismo plazo otorgado para la atención de la prevención, el oferente podrá por sí mismo aclarar o subsanar extremos que no hayan sido abordados por la Administración, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que el oferente estime necesario.

6.7. En caso de presentar documentos en otro idioma que formen parte de la oferta o sean complementarios a ésta, deberá aportarse también la traducción libre al idioma español, la cual será responsabilidad absoluta del oferente. La literatura técnica y demás documentación que le dé soporte a la propuesta constituirá parte integral de la oferta.

De conformidad con el principio de calificación única, la Institución realizará únicamente un requerimiento de información para subsanar la oferta, de manera que cuando con la plica se aporten documentos en idioma distinto al español, la Administración no podrá conocerlos por el fondo hasta tanto no se faciliten en ese idioma, por lo que será responsabilidad del oferente asegurar que la documentación que se remita como respuesta al único requerimiento de información se encuentre completa y pueda verificarse en ella toda la información necesaria de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones y sus anexos.

6.8. La Administración se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda, con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta; si detecta que alguna información no es coincidente con lo indicado, se procederá a no tener en cuenta la información, con las consecuencias dispuestas en este pliego de condiciones y la normativa de contratación pública.

6.9. El oferente deberá presentar su oferta en colones costarricenses. En caso de recibir propuestas en moneda distinta al colón costarricense, éstas no se entenderán inelegibles o excluidas del concurso; sin embargo, tanto para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas como para adjudicación, la formalización contractual en el sistema SICOP y el pago que se realice como contraprestación -de corresponder-, la analista encargada del trámite o quien corresponda, las convertirá a una misma moneda (colones) aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica y vigente al momento de la apertura de ofertas.

6.10. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio de SICOP el día hábil posterior a la publicación de la apertura.

6.11. Si durante el período de formulación de ofertas, el oferente llegara a advertir incompletitud del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del bien o servicio, deberá indicarlo por escrito a la Administración, en el plazo dispuesto para recibir aclaraciones. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en fase de ejecución contractual o de fiscalización.

6.12. En caso de que el documento que contiene las declaraciones juradas solicitadas no se encuentre suscrito digitalmente, se presumirá firmado, aceptado y cumplido por el oferente, en el entendido que, frente a una eventual adjudicación, se ratificará la oferta de manera automática y con ella las declaraciones juradas de marras, al momento de la formalización contractual, todo lo anterior de conformidad con el principio de integralidad de la oferta.

6.13. De conformidad con el RLGCP, con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el SICOP, por lo que la oferta se entenderá vigente por el plazo requerido. En caso de que el oferente indique una vigencia inferior a la solicitada por la Administración, se le prevendrá lo que corresponda para que ajuste el plazo de vigencia al mínimo requerido.

6.14. Si los documentos son emitidos en el extranjero deberán cumplir con los requisitos legales de consularización o apostillado cuando así sea solicitado por la Administración, aún dentro de la fase de análisis de ofertas.

6.15. Los poderes que hayan sido debidamente otorgados a través del SICOP serán aceptados por esta Administración licitante en lo tocante a la presentación de la oferta o en relación con la eventual legitimación para impugnar los actos, al amparo de la obligación de todo oferente de mantener actualizada la información del expediente del SICOP y haber incluido en el SER la información del representante legal o apoderado estableciendo las facultades y limitaciones del mandato (inciso i) del artículo 18, artículo 20, 23 y 24 del Reglamento para la utilización del sistema integrado de compras públicas "SICOP" y lo dispuesto en el artículo 253 y 261 del RLGCP.

Si se otorgaran poderes especiales en acuerdos consorciales u otros documentos anexos a la oferta y fuera del SER, estos sí deberán acreditar contar con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente, deberán indicar el número correspondiente de la contratación en que se participa y para la cual se otorga y deberán incorporarse en el registro del proveedor en el SICOP.

En todo caso, la Administración requerirá la acreditación de la capacidad jurídica de la persona que pretenda suscribir el contrato en la etapa de formalización respectiva.

6.16. De la eventual confidencialidad de documentos

El artículo 30 del RLCP señala: “En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.”.

En línea con lo anterior y con lo también regulado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, y lo dispuesto por la Dirección de Contratación Públicas mediante el “Lineamiento para la declaratoria de confidencialidad en el Sistema Digital Unificado” (MH-DCoP- PR004-POL-002 ), si alguna oferta, contestación a prevención o intervención en el expediente de la contratación, contiene archivos clasificados en el SICOP (utilizando la etiqueta respectiva) como confidenciales, el oferente/solicitante deberá en el espacio dispuesto para ello en la plataforma SICOP, fundamentar amplia y detalladamente, considerando los aspectos técnicos y jurídicos, las razones o motivos calificados por los cuales considera que deben mantenerse como confidenciales los documentos catalogados como tales dentro de su oferta, manifestando que se trata de información secreta que no es conocimiento general ni de fácil acceso, que está bajo control del oferente/solicitante y está protegida mediante medidas razonables, indicando cómo es que la información tienen valor comercial y cómo esta constituye secreto comercial y/o industrial a la luz de la Ley de Información No Divulgada (Ley 7975) y su Reglamento, así como si la información se encuentra legalmente protegida por la propia solicitante y explicando cómo esta información es sensible para la empresa/consorcio y su salvaguarda protege bienes o derechos tutelados de igual o mayor valor al derecho de acceso a la información y el principio de transparencia como pilar fundamental en materia de compras públicas.

Además, el concursante deberá indicar, como parte de su fundamento, las implicaciones negativas o inconvenientes que podría traerle a la empresa/consorcio el conocimiento, por parte de terceros y demás partes del proceso, de la información clasificada como confidencial; así como el plazo por el cual pretende que la Administración resguarde, como confidencial, tal información, en caso de que el oferente omita indicar el plazo por el cual se pretende la confidencialidad requerida, la Administración la protegerá, si califica como información confidencial, por un plazo de cuatro años.

Si las justificaciones e información requerida no fueran aportadas por el oferente al momento de clasificar confidencial esa información, y en el módulo dispuesto para ello en el SICOP según el manual de usuario P-PS-192-09-2022, no se prevendrá al oferente para que las presente, en el tanto resulta su responsabilidad realizar dicha gestión de forma debidamente justificada. En este sentido, completar el apartado del SICOP donde se requiere la justificación de la clasificación de confidencialidad sin ofrecer argumentos jurídicos y fácticos debidamente sustentados y razonados, autorizará a la analista del trámite a conferir publicidad a dicha información sin más trámite.

En caso de que no se fundamente de manera completa y suficiente el requerimiento de confidencialidad de documentos al amparo del “Lineamiento para la declaratoria de confidencialidad en el Sistema Digital Unificado” (MH-DCoP-PR004-POL-002), la Administración procederá a permitir que terceros y las partes del proceso, puedan visualizar los documentos mediante el acceso al expediente digital. Si, por el contrario, si aportara la justificación de manera completa, la Administración procederá a valorarla y determinará si los documentos se mantienen confidenciales de conformidad con la jurisprudencia, precedentes y doctrina aplicable.

Quedan excluidos del deber de justificación de la pretensión de confidencialidad aquellos documentos que contienen información de la composición societaria de las empresas y beneficiarios finales por las razones expuestas en el apartado correspondiente de este pliego de condiciones, así como las planillas laborales que sean aportadas con las ofertas y sobre las cuales el oferente haya requerido su confidencialidad, en tanto se estima que contienen datos personales de acceso restringido, por lo que conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968, estos son confidenciales.

Cuando un oferente clasifique la información de estructuración jurídica, beneficiarios finales y/o planillas laborales, como confidenciales en el sistema SICOP, la Administración procederá a mantener la etiqueta de confidencialidad sin más trámite, por plazo indefinido.

A la información de estructuración jurídica, beneficiarios finales tendrán acceso los funcionarios de la Proveeduría Institucional relacionados con el trámite de contratación y sus jefaturas, los funcionarios y órganos fiscalizadores, auditores o que ejerzan algún rol de control sobre la legalidad del procedimiento, así como el Administrador del Contrato y el Jefe del Programa Presupuestario, quienes tendrán el deber de resguardar la información del oferente/contratista y utilizarla únicamente para la verificación del régimen de prohibiciones durante cualquier fase del procedimiento y la ejecución contractual.

A la información contenida en las planillas laborales, cuando estas hayan sido requeridas como requisito en el pliego de condiciones, tendrán acceso los funcionarios de la Proveeduría Institucional relacionados con el trámite de contratación y sus jefaturas, los funcionarios técnicos encargados del análisis de las ofertas, funcionarios y órganos fiscalizadores, auditores o que ejerzan algún rol de control sobre el procedimiento, así como el Administrador del Contrato y el Jefe del Programa Presupuestario, quienes tendrán el deber de resguardar la información del oferente/contratista y utilizarla únicamente para la validación del cumplimiento de asuntos puntuales relacionados con las obligaciones adquiridas durante la fase de análisis de oferta y/o ejecución contractual.

Se advierte que será deber del oferente que desee proteger alguna información específica, aportar los datos en el sistema SICOP de forma independiente, sin mezclarla con otros documentos o datos que tengan una naturaleza pública para los efectos del procedimiento, de forma que la Administración pueda mantener el archivo como confidencial en su integridad. En caso de que esto no sea posible, deberá el participante considerar que si lo que debe entenderse como confidencial es un segmento o datos específicos contenidos en el documento, deberá indicar expresamente la ubicación específica de estos dentro del archivo, a efectos de que la Administración pueda -de corresponder - mantener la confidencialidad de esos datos/segmentos y publicitar el resto de la información.

Se advierte que, aún y cuando la Administración haya avalado la información como confidencial, podrá utilizar en documentos públicos (oficios, análisis integral, resoluciones, entre otros) aquellos datos totales y/o generales derivados de esa información clasificada como confidencial a efectos de justificar los actos administrativos que corresponda, cuidando no comprometer información específica que pueda vulnerar o afectar al oferente, ponderando las razones que él mismo haya expuesto para mantener los datos bajo la clasificación de confidenciales.

Se informa que la declaratoria de confidencialidad que al respecto realice esta Proveeduría Institucional, podrá ser refutada o revertida, mediante resolución denegatoria emitida por la Contraloría General de la República, quien en virtud de su investidura de jerarca impropio podrá conocer dicho aspecto frente a un recurso de apelación, cuando según la cuantía y el tipo de procedimiento le corresponda ejercer tal control.

6.17. Ofertas en consorcio:

En caso de presentar ofertas en consorcio, el encargado de presentar la oferta en el SICOP debe indicar en la sección [Modalidad de oferta] “Acuerdo consorcial” y llenar los campos que se habilitan al efecto, entre ellos: participantes en el consorcio, indicación de la empresa a nombre de quien se debe generar la facturación, encargado del consorcio, entre otros. Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmadas en el respectivo acuerdo consorcial.

Las ofertas en consorcio se regularán por lo establecido en el RLGCP. No se permitirá la participación de los sujetos en más de un consorcio dentro del mismo concurso. Dado que las ofertas deben ser digitales y en cumplimiento de lo establecido en el “Reglamento para la Utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, se hace necesario que todos los miembros del consorcio se encuentren inscritos en SICOP. Se notificará en la dirección de correo electrónico que se haya indicado en SICOP.

La oferta debe ser firmada digitalmente por el representante legal, líder del consorcio o persona autorizada, según se establezca en el acuerdo consorcial.

El acuerdo consorcial debe contener como mínimo lo siguiente:

i. Cumplir lo dispuesto en el artículo 129 del RLGCP.
ii. Debe estar firmado por todos los consorciados.
iii. Debe indicar su vigencia
iv. El líder general o representante legal (sociedad o persona física) del consorcio deberá estar domiciliado en Costa Rica y deberá indicar su nombre, dirección y lugar para recibir notificaciones. Este líder general podrá ser distinto del líder financiero del consorcio.
v. Debe determinar los aportes de cada integrante del consorcio, estableciendo con toda claridad los compromisos de cada uno de ellos y las áreas o tareas que asumirán en el proceso de contratación y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.
vi. Debe identificar cuál integrante del consorcio cumple cada una de las condiciones cartelarias. Sobre este punto, el oferente deberá tomar en cuenta cuando el pliego de condiciones establezca expresamente que alguna condición específica debe ser cumplida por todos los miembros consorciales de manera que así se refleje en el acuerdo en cuestión. El incumplimiento total o parcial de este aspecto tornará inelegible la oferta.

Todos los miembros del consorcio deberán cumplir y presentar lo siguiente:

a) Estar inscritos, activos y al día con las obligaciones como patronos y/o trabajador independiente ante la CCSS, FODESAF y el Régimen de Riesgos del Trabajo ante una aseguradora. En el caso de empresas extranjeras, si han realizado contratos con anterioridad en Costa Rica, deben demostrar que en su momento cumplieron con esas obligaciones, además deben comprometerse mediante declaración jurada, a suscribir la póliza de Riesgos del Trabajo ante una aseguradora e inscribirse ante la CCSS y el FODESAF en caso de resultar adjudicados. El Ministerio de Justicia y Paz podrá valorar esta obligación específica en el caso de empresas extranjeras cuando así lo solicite alguno de los consorciados en fecha posterior a la adjudicación y previo a la formalización contractual, dicha solicitud deberá encontrarse debidamente fundamentada y su aceptación quedará a criterio del Ministerio de Justicia y Paz. En caso de no estar sujeto a estas obligaciones, deberán demostrarlo por medio de documento idóneo emitido por la entidad competente donde se indique tal condición.

Poseer estos títulos habilitantes en las condiciones descritas es de acatamiento obligatorio durante el concurso y durante todo el plazo de ejecución contractual, salvo que el miembro consorcial cuente con documento emitido por entidad competente, donde se acredite que no le asiste tal obligación.

b) Presentar las siguientes declaraciones juradas:

i. Que no se encuentra sancionado con pena de inhabilitación para participar en procedimientos de contratación pública.

ii. Que la información presentada en el registro de proveedores y subcontratistas que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.

iii. Que se encuentra al día con la póliza de Riesgos del Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 202 del Código de Trabajo.

iv. Que en caso de ser oferente físico o jurídico extranjero y como eventual adjudicatario (a), renuncia a su jurisdicción y se somete a la jurisdicción y tribunales costarricenses para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato.

v. Que conforme a lo regulado en el artículo 32 del RLCP en su inciso c, punto iv); declara bajo fe de juramento (1) el capital social, (2) la naturaleza de sus acciones o participaciones sociales, y (3) a quién pertenecen. Además, debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su (s) beneficiario (s) final (es), incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiario (s) final (es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

6.18. Subcontratación:

Conforme a lo establecido en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública, una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada; siendo, la condición anterior también aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

Se aclara que, en caso de que el subcontratista participe como tal en varias ofertas y el pliego de condiciones no contemple esta posibilidad, la Administración solicitará al oferente la acreditación de que en el mercado existe un número limitado de subcontratistas para el objeto de la contratación, en caso de que la Administración (propiamente la unidad técnica) determine que no sea procedente dicho argumento, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 133 del RLGCP, a efectos de valorar la urgencia, excepcionalidad y el riesgo de que se comprometa la satisfacción del interés público. Cuando se derive de los estudios técnicos que es improcedente la participación de un mismo subcontratista en varias ofertas – con independencia de la presentación o no de la manifestación requerida a la oferente – y la Administración no se encuentre en un escenario de urgencia, excepcionalidad o riesgo que comprometa la satisfacción del interés público, provocará la exclusión del concurso de todas aquellas ofertas en que éste figure como subcontratista.

En caso de subcontratación, los oferentes deberán presentar con su oferta el listado de todas las personas físicas o jurídicas a quienes pretende subcontratar para llevar a cabo servicios o trabajos especializados distintos al objeto principal de esta contratación. Deberá indicar, con la oferta, los nombres de todas las personas físicas y jurídicas, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar, y cada una de esas personas deberá declarar bajo la fe de juramento que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo ante una aseguradora; asimismo, para poder resultar adjudicatario, los subcontratistas declarados por el oferente deberán encontrarse al día con sus obligaciones ante el Ministerio de Hacienda.

Además, si los subcontratistas son personas jurídicas deberán aportar con la oferta certificación de los representes legales y titulares del capital social (Art. 133 del RLGCP).

Según lo establecido en el artículo 133 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato y no podrá subcontratar las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinen su selección como contratista. Cuando se trate de un contrato de cuantía inestimable, el oferente debe considerar que, en caso de resultar favorecido con la adjudicación y convertirse en contratista, sólo podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto de los servicios ejecutados durante la fase de ejecución contractual en concordancia con el listado ofrecido en su oferta. Será responsabilidad del contratista y del administrador del contrato monitorear el avance de la ejecución del contrato, en relación con las órdenes de pedido y facturas para determinar de manera efectiva la identificación del subcontratista, que no se subcontraten prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinaron la selección del contratista, la ponderación de su participación y garantizar que no superará en ningún momento ese porcentaje y demás límites establecidos en la normativa.

Se advierte que la subcontratación es el contrato por el que el contratista encomienda a un tercero la realización de una parte esencial del objeto del contrato, con organización de medios y riesgos a cargo del subcontratista. No se considera subcontratación, los contratos de aprovisionamiento necesarios para la realización de lo pactado frente a la Administración, sean estos bienes o servicios, por lo que la adquisición de insumos no se considerará subcontratación, aunque estos incluyan su propia instalación.

En todo caso cualquier subcontratación no podrá estar referida a las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinen su selección como contratista en esta licitación.

Si con la oferta se desprende que el oferente no es quien prestaría el 100% del monto del contrato -en los casos de contratos de cantidad definida- o se pretende subcontratar una parte esencial del objeto del contrato con organización de medios y riesgos a cargo del subcontratista y esto no ha sido debidamente consignado en su oferta o su subsanación implica una ventaja indebida, se procederá con la exclusión de su oferta.

Durante la ejecución del contrato, los subcontratistas deberán encontrarse al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales, con la Caja Costarricense del Seguro Social, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, con la póliza de riesgos de trabajo y obligaciones tributarias con el Ministerio de Hacienda.

El contratista deberá presentar, al Administrador del contrato, de manera formal, escrita y digital copia del contrato con la empresa que subcontrata, cuando así sea solicitado por la Administración.

El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública.

En caso de que en la fase de ejecución se pretenda modificar el listado de subcontratistas, el contratista deberá solicitar formalmente a la Administración -con una antelación de al menos 8 días hábiles- su autorización y deberá presentar el nombre y cédula jurídica del (de los) nuevo(s) subcontratista(s), certificación de representantes legales y titulares de capital social vigente, declaración jurada suscrita por quien tenga facultades suficientes para ello por parte del nuevo subcontratista, donde se haga constar que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo y con las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

Cuando el Contratista requiera subcontratar algún servicio, deberá garantizar a la Administración las mismas condiciones de seguridad, calidad y garantía que él ofrece y asumir toda la responsabilidad por daños o afectaciones aun y cuando pretenda trasladarla a terceros.

Cada oferente debe contemplar y reflejar de manera concordante en la estructura de precio, el porcentaje aplicable a la subcontratación.

6.19. Garantía de cumplimiento

Por tratarse de una licitación reducida, la Administración (entiéndase la Unidad Gestora y el Programa Presupuestario) ha determinado no solicitar la rendición de una garantía de cumplimiento para los contratos derivados de este trámite.

6.20. Modalidad y Forma de Pago

USUAL DE GOBIERNO. El tiempo máximo para el pago de facturas de proveedores de bienes y servicios, mediante transferencia bancaria, generadas en compromisos previamente establecidos y autorizados de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, será máximo de treinta días naturales, plazo que correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la Administración y el cumplimiento del visado del gasto.

Con fundamento en lo indicado por el Programa Presupuestario y la Unidad Gestora del trámite, en tanto las circunstancias de mercado lo ameritan y ello no causa un perjuicio a la satisfacción del interés público, y conforme a lo establecido en la Directriz No. 044-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al sector Público”, publicada en el Alcance No. 156 a La Gaceta No. 167 del 10 de setiembre del 2024, el pago derivado del o los contratos que finalmente se formalicen al amparo de esta contratación se realizará únicamente en colones costarricenses, de manera que el monto que se acreditará al proveedor adjudicado estará supeditado al precio que ha sido indicado en el contrato. , salvo que una instancia superior determine lo contrario.