Adquisición de computadoras portátiles

• Requisitos que debe cumplir el oferente

 

4.1.1 El oferente debe ser representante o partner autorizado del fabricante del equipo ofertado al menos durante los últimos cinco años, para lo cual, deberá adjuntar, como parte de la oferta, una nota emitida por el fabricante que permita evaluar el cumplimiento de dicha condición. La nota o carta no podrá tener más de tres meses de emitida con respecto a la fecha de apertura de las ofertas.

 

4.1.2 El oferente debe contar con al menos cinco (5) años de experiencia en el mercado nacional o regional en la venta de tipos de equipos iguales o superiores al objeto de esta contratación para lo cual deberá aportar evidencia que así lo haga constar.

 

4.1.3 Durante al menos los últimos 5 años de experiencia del oferente, debe haber efectuado ventas iguales o superiores al menos a tres (3) instituciones públicas o privadas; se tomarán en cuenta solo aquellas ventas que tengan un máximo de cinco años de antigüedad con respecto al día de la recepción de ofertas, esto mediante certificaciones de experiencia, facturación o procedimientos adjudicados mediante SICOP.

 

 

4.1.4 El oferente debe garantizar que la marca ofertada cuenta con taller autorizado de servicio en Costa Rica y debe entregar la garantía solicitada emitida directamente por parte del fabricante del equipo, al cual la OPC-CCSS pueda recurrir en forma inmediata ante fallas del equipo, por lo menos, durante la vida útil del equipo dada por el fabricante. Se requiere que el oferente entregue la documentación que demuestre el cumplimiento del requerimiento planteado para lo cual se solicita documento o nota emitida por el fabricante del equipo ofrecido que haga constar la atención del requisito de admisibilidad. La nota o carta no podrá tener más de tres meses de emitida con respecto a la fecha de apertura de las ofertas, o en su defecto que el documento emitido sea claro que a la fecha de la apertura está vigente.

 

4.1.5 El oferente deberá entregar documento emitido por el fabricante del equipo ofertado en donde se identifique claramente para los equipos propuestos que sean incluidos en la oferta económica la fecha de fin de soporte, servicio y mantenimiento del equipo para lo cual, el oferente no podrá ofertar equipos cuya fecha de fin de soporte, servicio y mantenimiento sea inferior o igual a cinco años y medio con respecto a la fecha de apertura de las ofertas. En caso de que los equipos ofertados aún no dispongan de una fecha definida para fin de soporte, servicio y mantenimiento, el documento emitido por el fabricante deberá indicar de forma explícita dicha condición.

 

• Sobre la adjudicación

 

Las líneas definidas en este pliego de condiciones serán adjudicadas a uno o más oferentes según convenga a los intereses institucionales de coordinar la ejecución del contrato con uno o varios contratistas.

 

• Estudio de ofertas

 

Para el estudio de ofertas se elegirán a las primeras tres ofertas a partir de los factores de calificación, lo que significa que las demás ofertas no serán analizadas. En caso de que ninguna de las primeras tres ofertas cumpla con los requerimientos del pliego de condiciones, se procederá a revisar y estudiar a las siguientes ofertas hasta determinar la selección de las tres mejores ofertas presentadas. 

 

La proveeduría realizará los estudios legales, administrativos y financieros necesarios, en el caso de los estudios técnicos estará a cargo de la jefatura del área de plataforma y tecnologías de información, según artículo 90, punto 3, inciso c) RLGCP), respectivos.

 

• Vigencia de la oferta

 

La oferta debe mantenerse vigente por el plazo mínimo de 45 (cuarenta y cinco) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

 

• Precio

 

El precio debe contemplar todos los impuestos vigentes a la fecha de esta contratación, el oferente debe tomar en cuenta que la OPC-CCSS no se encuentra exenta del pago de ningún tipo de impuestos.

 

De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 de su Reglamento se deberá detallar con el precio cotizado un desglose porcentual del precio según como se detalla en la siguiente tabla de estructura de precios:

 

“Nombre del bien o servicio a adquirir”
Tipo de costo	Componente	Monto	Porcentaje	Índice de precios asociado para reajustes de precios
Costos Directos	Mano de obra	¢	% CDm	ISMN del BCCR
	Insumos	¢	% CDi	IPP-S del BCCR
	Subcontratos	¢	%CDs	IPC del BCCR
Costos Indirectos	Mano de Obra	¢	% CIm	IPC del BCCR
	Insumos	¢	% Cli	IPC del BCCR
Imprevistos	Imprevistos	¢	% Imp
Utilidad	Utilidad	¢	% U
Total	Total	Total, precio ofertado	100%
IVA			13%
Total IVA incluido

 

Nota: Los índices propuestos aplican para ofertas en colones.

 

Los costos incluidos en la estructura de precios son una propuesta y el oferente debe considerar los costos que mejor se ajusten al objeto de la contratación. La definición de los conceptos de costos incluidos en la estructura del precio se presenta a continuación:

• Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
• Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Nota: Si el oferente lo considera necesario podrá desglosar los insumos en tantos insumos diferentes considere necesario.

De considerar el oferente que al futuro contrato podría serle aplicable el reajuste o la revisión de precios de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del RLGCP, deberá́ aportar junto con la oferta la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio.

 

En el caso de ofertas que contemplen la cotización en colones y cualquier otra moneda, se deberán indicar los índices elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio. La pertinencia de lo anterior será verificada por parte de la Administración.

 

Excepcionalmente, en caso de que no exista un índice oficial del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico-documental. Esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la compra y el día de la presentación de la oferta, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente, que desde la oferta se haya presentado en caso de ser necesario.

 

 

 

 

• Razonabilidad del precio

 

De acuerdo con el artículo 44 del Reglamento de Contratación Pública, se realizó un estudio de mercado a partir del cual se incluye como referencia el promedio de los precios de las cotizaciones recibidas/banco de precios de SICOP para efectos del análisis de razonabilidad de los precios que exige el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública, N.º 9986.

 

Se considerará que el precio ofertado es razonable si el precio ofertado se encuentra dentro del rango de tolerancia siguientes:

 

 

Línea No. 1

Tipo de equipo	Rango de tolerancia máximo	Rango de Tolerancia mínimo
Laptop	¢950.000	¢650.000

 

 

Línea No. 2

Tipo de equipo	Rango de tolerancia máximo	Rango de Tolerancia mínimo
Laptop	¢1.500.000	¢650.000

 

 

Ver Anexo I. Sonde de Mercado.

 

De acuerdo con lo anterior en caso de que el precio supere o sea inferior del precio cotizado se analizará según lo indicado en el artículo 44 inciso b) y se considerará lo dispuesto en el artículo 106 del Reglamento.

 

• Presupuesto detallado

 

De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 103 de su reglamento, el presupuesto detallado, deberá́ ser presentado únicamente por el contratista dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato. 

 

 

• Marca y modelo

 

El oferente deberá indicar para cada una de las líneas, la marca y modelo específico del bien ofrecido, así como deberá aportar información técnica del fabricante sobre las características detalladas del equipo ofertado.

 

 

 

• Plazo y lugar de entrega

 

El oferente debe indicar en forma escrita como parte integral de la oferta el plazo en días hábiles en que se compromete a realizar la entrega de los equipos, conforme los alcances y condiciones definidas en el cartel, a entera satisfacción por parte del responsable técnico de la contratación.

 

La entrega de la totalidad de los equipos y garantía solicitada deberá efectuarse en un plazo no mayor a 45 días hábiles a partir de la adjudicación en firme en SICOP, ver Anexo I, sondeo de mercado.

 

El transporte de los equipos desde las bodegas del oferente a las instalaciones de la OPC-CCSS correrá por parte del contratista.

 

• Recepción provisional y definitiva del bien o servicio

 

El equipo deberá ser entregado en la OPC-CCSS, previa coordinación con la proveeduría o con el administrador del contrato ante la OPC-CCSS.

 

La entrega de los equipos podrá efectuarse en las instalaciones de la OPC-CCSS, ubicadas en Oficentro Dent, en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, 200 metros oeste y 200 metros norte de la esquina noreste del Mall San Pedro o (en caso requerido por la Administración) en las instalaciones del centro alterno de datos, ubicado en San José, sobre avenida 10 entre calles 13 y 13ª.

 

Horario de entrega: El horario permitido para la entrega del equipo será de lunes a viernes de las 8:00 a.m. a las 3:00 p.m. según sea la necesidad del negocio y lo que de previo se defina entre las partes.

 

Se realizará la recepción provisional primero con la entrega de los equipos solicitados, por medio de acta de recepción firmada por el contratista y proveeduría, mediante formato interno de la OPC-CCSS al momento de la recepción.

 

Los equipos se recibirán en forma definitiva a entera conformidad de la OPC-CCSS, solamente cuando en la revisión técnica se pueda verificar el cumplimiento de todos los requisitos y obligaciones de la contratación en forma correcta por parte del contratista, todo a criterio del responsable técnico de la contratación y las condiciones contractuales definidas.

 

La recepción provisional y definitiva se deben ingresar en SICOP y la recepción definitiva no exime al contratista de la responsabilidad por vicios ocultos.

 

 

• Forma de pago

 

La OPC-CCSS cancelará contra factura, de conformidad con el producto entregado y recibido a satisfacción del responsable del contrato, la moneda de pago será la adjudicada.

 

Se deberá gestionar el pago mediante el Sistema de Compras Públicas SICOP a nombre de la Operadora de Pensiones Complementarias y de Capitalización laboral de la CCSS, S.A, cédula jurídica 3-101-271020.

 

El contratista deberá enviar las facturas electrónicas al correo electrónico facturas@opcccss.fi.cr.

 

La OPC-CCSS realiza la proyección de pagos respectiva una semana antes, para cancelar facturas los jueves de cada semana, el corte para recepción de facturas y proyección de pagos se realiza los jueves antes del mediodía.

 

Cabe indicar que la OPC-CCSS no se encuentra exenta de impuestos.

 

• Administrador del contrato

 

El área de proveeduría es el encargado del contrato, a solicitud de la gerencia, se requerirá colaboración del área técnica por parte de TI, para la revisión y configuración de equipos por parte de la OPC-CCSS, así como de verificar la correcta ejecución de esta contratación, por lo cual la aprobación será con el recibido a total satisfacción.

 

• Plazo de adjudicación

 

La OPC-CCSS contará con un plazo máximo para adjudicar de 6 (seis) días hábiles.

 

De conformidad con el artículo número 28 del Reglamento interno de compras de bienes y servicios de la OPC-CCSS, aprobada con el acuerdo No. 3 de la sesión de Junta Directiva No. 1320, del 01 de febrero de 2023 y publicada en La Gaceta No 20 alcance 19 el 03 de febrero 2023, se indica que la Dirección Financiera será la competente de adoptar dichos actos en las Licitaciones Reducidas.

 

• Formalización de la contratación

 

Una vez perfeccionada la relación contractual con el contratista, se procederá con la confección de la orden de compra, el cual no requerirá firma del contratista mediante SICOP.

 

La fecha de inicio del contrato se registrará en SICOP.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Cláusulas penales

 

Si existiera atraso en la entrega, según el plazo de entrega de los equipos de acuerdo con las fechas establecidas, el contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal, por cada día de atraso, la suma equivalente al 2% (dos por ciento) del monto total facturado.

 

A continuación, se establece la memoria de cálculo justificando el porcentaje establecido para la cláusula penal:

 

1. Nivel de clasificación del Riesgo:

 

Impacto	Riesgo	Clasificación del impacto
Bajo	Afectación al proceso	3
Medio	Afectación a la normativa y control interno	2
Alto	Afectación directa al cliente	1

 

1. Justificación porcentaje definido:

 

Porcentaje	Clasificación	Nivel
0% – 3 %	Incumplimiento leve	Bajo

 

*Leve: retrasos menores o incumplimientos sin impacto significativo en el servicio o suministro.

 

 

 

 

1. Razonamiento multa aplicar:

 

Condición del incumplimiento	Detalle	Clasificación de Riesgo	Multa	Justificación
Atraso en el plazo de entrega	Si existiera atraso en la entrega, según el plazo de entrega de los equipos de acuerdo con las fechas establecidas, el contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal	BAJO (Afectación al proceso)	El contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal, por cada día de atraso el 1% de la fecha de incumplimiento, del total facturado.	La afectación es media, sin embargo, es importante el cambio de equipo, ya que los funcionarios están trabajando sin las herramientas adecuadas para la atención de procesos operativos requeridos.

 

 

 

 

• Presentación e información que deben contener las ofertas:

 

• Nombre de la persona física o jurídica del oferente.
• Número cédula de persona física o cédula jurídica.
• Copia de la cédula de identidad del representante legal que firma la oferta. En caso de ser una sociedad mercantil adjuntar personería jurídica.
• Dirección exacta, número de teléfono y correo electrónico del oferente.
• Declaraciones juradas: presentar las indicadas en SICOP o en su defecto manifestar de manera expresa que la declaración jurada rendida en el SICOP es conforme a lo que disponen los artículos 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública, N.º 9986 y el artículo 32 inciso c) de su Reglamento, así como que la información ahí consignada se mantiene vigente.
• Otros elementos para tomar en cuenta por parte del oferente:

 

• Será obligación del contratista, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 193 del Código de Trabajo, presentar prueba documental de que dispone de un seguro contra riesgos de trabajo, de acuerdo con el objeto de la contratación para lo cual se solicita una constancia de póliza vigente emitida por el Instituto Nacional de Seguros desde RT Virtual (oficina virtual del INS) o según la conveniencia del oferente que pueda ser verificada mediante el enlace https://validaciondedocumentos.grupoins.com/validaciondedocumentos/frmValidarDocumento.aspx

 

• Confidencialidad de las ofertas: En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley Nº 9986 (artículo 30 RLGCP).

 

• Advertencia: Participación única en cada procedimiento de contratación. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma consorciada (Artículo 49 LGCP y artículo 126 RLGCP).

 

• Requisitos sobre la subcontratación: Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas, con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas (artículo 133 RLGCP). Los subcontratistas deben cumplir con las obligaciones previstas en la Ley General de Contratación Pública, Nº 9986, entre otros en los artículos 18, 29, 49 y en el Reglamento a la ley, artículos 31, 32, 33, 35, 105, 122, 126, 133, y cualquier otra disposición que resulte aplicable.

 

• En caso de ofertas en consorcio, todos los participantes deben cumplir con los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones.

 

• Por disposición del Reglamento General de Tecnologías de información, para el caso de presentación de ofertas en consorcio o cuando se incluyan subcontrataciones, el oferente deberá identificar o designar los roles y responsabilidades que asume cada uno para la prestación del objeto de la contratación, sin perjuicio de lo que ya establece la Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento con respecto al principio de participación única.
• La Operadora se reserva el derecho de verificar las referencias aportadas a partir de los datos de contacto y en caso de detectarse información falsa, se consignará en el informe y se procederá a descartar la oferta.