AUDITORIA EXTERNA

Línea 1:

Servicio de auditoría externa de estados financieros del periodo 2025

Cantidad:

1

Código SICOP

8411160192000974

Con la finalidad de cumplir con la transparencia en la gestión del manejo de fondos públicos, apegada a criterios de eficiencia y eficacia y en estricto cumplimiento de la normativa vigente,  de acuerdo a lo establecido en la norma 6.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) que dicta; “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y con fundamento en las necesidades, posibilidades y características de la institución y los riesgos que enfrenta, deben contratar auditorías externas que lleven a cabo evaluaciones con base en las cuales se establezca la calidad de la información recopilada, procesada y comunicada, así como sobre la validez, suficiencia y cumplimiento del Sistema de Control Interno.  A los efectos, deben evitar duplicidades, interferencias o menoscabo de la actividad de auditoría interna, en aras del uso eficiente de los recursos institucionales.”; así como la presentación de los resultados de las auditorías externas realizadas a los estados financieros, al ente rector para efectos de disponer y analizar dicha información, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 de la Directriz N°CN-001-2015.

1.            Definición de especificaciones

Objetivo y alcance

1.1.         Objetivo:

Contratación de servicios de auditoría externa con el fin de dictaminar los Estados Financieros del periodo terminado 2025 del Tribunal Registral Administrativo, de conformidad con la normativa vigente a la fecha que corresponda.

1.2.        Alcance:

Dictamen de la razonabilidad de saldos de los estados financieros del periodo a evaluar que será el que va del 1 de enero al 31 de diciembre del 2025, así como la evaluación del Sistema de Control Interno en la fecha en que se realice la auditoría.

2.           Requisitos de idoneidad y de experiencia.

2.1.        El auditor encargado:

2.1.1.      Contador público autorizado con grado de licenciatura. 

2.1.2.    Estar autorizado para el ejercicio profesional que se requiera para brindar los servicios de auditoría externa,

2.1.3.    Contar con la actualización profesional que le permita contribuir con la calidad en la prestación de sus servicios (40 horas mínimo indicado por el CCPCR) según el Reglamento del Programa de Actualización Voluntaria del Contador Público Autorizado. 

2.1.4.    Contar con formación académica profesional y conocimientos técnicos actualizados, necesarios para efectuar los servicios de auditoría requeridos.  Es fundamental contar con el conocimiento certificado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público Costarricense NICSP.

2.1.5.    Contar con experiencia reciente de al menos cinco años desde su incorporación al colegio profesional, en la ejecución de servicios de auditoría externa en el Sector Público costarricense y cuyo resultado haya sido satisfactorio.  Los proyectos que se encuentren en ejecución a la fecha de vencimiento de la recepción de ofertas no serán considerados.

3.           Requisitos de calidad.

3.1.         Los servicios de auditoría deberán conducirse conforme los estándares de calidad establecidos por la normativa aplicable.  Deberán acatar los lineamientos que el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica ha dispuesto para tales efectos (Declaratoria anual de cumplimiento del sistema de gestión de calidad 2025).

3.2.       Aplicar políticas, procedimientos y herramientas que aseguren el control de la calidad de los trabajos de auditoría realizados y que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable.

3.3.       Que de conformidad con las normas vigentes acredite que se somete periódicamente a revisiones internas y externas de calidad, con el fin de verificar que el sistema de control de calidad establecido asegura el cumplimiento de la normativa aplicable a los servicios de auditoría externa.

3.4.       El despacho y equipo deberá estar acreditado por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica en los campos de auditoría y contabilidad, haber cumplido con los requisitos establecidos para mantener su vigencia.  El despacho también deberá presentar la constancia respectiva.

4.           Requisitos para la comprobación de la independencia.

4.1.         El auditor encargado deberá velar por el cumplimiento del Código de Ética Profesional del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y específicamente en su apartado sobre la independencia y aquellos factores que se identifiquen como un riesgo.

4.2.       En apego al principio de objetividad e independencia, no han de existir circunstancias ni relaciones que generen conflicto de intereses, prejuicios, sesgos ni influencia indebida de terceros y que comprometan el juicio profesional con el desarrollo del servicio de auditoría externa a los Estados Financieros y sistema de control interno del Tribunal Registral Administrativo. (ver lista de requisitos).

5.          Requisitos del equipo de auditoría.

5.1.         Sobre los miembros del equipo de trabajo (auditor encargado y su equipo) se debe indicar en sus atestados:

·                     Nombre y apellidos.

·                     Calidades de los designados.

·                     Formación académica profesional de al menos bachiller en Contaduría Pública para los miembros del equipo, aportando los certificados correspondientes.

·                     Conocimientos técnicos y profesionales actualizados e indispensablemente en las NICSP, comprobable mediante la presentación de los certificados de capacitación.

·                     Tener experiencia en entidades públicas costarricenses en la prestación de los servicios de auditoría requeridos en el presente cartel, de al menos cinco años manifestada bajo declaración jurada.

5.2.     Para verificación de los requisitos solicitados el oferente deberá presentar junto con la oferta los siguientes documentos:

a.             Currículum vitae del o los profesionales que asignará para llevar a cabo la auditoría, con indicación de si se trata de empleados a tiempo completo y un detalle amplio de su experiencia.

b.             Copia de la cédula de identidad o de residencia vigente.

c.              Copia de la cédula jurídica (por ambos lados).

d.             Hoja de delincuencia la cual no podrá tener más de un mes de emitida a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

e.             Copia de los certificados de licenciatura o bachiller en Contaduría Pública según corresponda (Ver el punto 2. Requisitos de idoneidad y experiencia).

f.               Constancia emitida por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica que demuestre estar activo y al día con sus obligaciones con el Colegio, la cual no podrá tener más de un mes de emitida a partir de la fecha de apertura de las ofertas (auditores y entidad jurídica), (ver punto 3.Requisitos de calidad).

g.             Certificado emitido por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, que acredite la Actualización Profesional a los colegiados que presenten una prueba de conocimiento en los diferentes tópicos de la contaduría pública o que cumplan con las cuarenta horas anuales de actualización profesional que le permiten contribuir con la calidad (40 horas mínimo) según el Reglamento del Programa de Actualización Voluntaria del Contador Público Autorizado (Ver el punto 2. Requisitos de idoneidad y experiencia).

h.             Certificados de actualización profesional atinentes al conocimiento de NICSP y NIIF. Presentar únicamente los certificados más recientes correspondientes al periodo que abarca del 1 de enero de 2025 al 31 de agosto de 2026 (Ver el punto 2. Requisitos de idoneidad y experiencia).

i.               Declaración jurada de al menos cinco años de experiencia en labores de auditoría en el Sector Público Costarricense (Ver el punto 2. Requisitos de idoneidad y experiencia).

j.               Debe presentar un mínimo de 5 cartas de recepción a satisfacción de servicios de auditoría brindados a entidades del Sector Público costarricense durante el periodo 01-09-2025-31-08-2026, en donde haya participado el auditor encargado y los miembros del equipo de auditoría, estas certificaciones o cartas deberán indicar el recibido a satisfacción. (Ver el punto 2. Requisitos de idoneidad y experiencia). Estos requisitos deberán ser sustentados con la presentación de certificaciones de las instituciones donde se prestó o se presta el servicio y será válida en el tanto indique el recibido a satisfacción y haya sido positiva, entendida ésta, como los servicios recibidos a entera satisfacción. Dichas certificaciones, cartas u oficios deben contener como mínimo:

·                      Nombre de la entidad o empresa que extienda la carta u oficio.

·                      Fecha del contrato de la contratación y plazo contractual.

·                      Nombre de la persona de contacto, teléfono y fax.

·                      Recepción a satisfacción del servicio.

k.             Copia  del resultado de la evaluación de calidad más reciente mediante constancia que muestre el resultado de la revisión para la emisión de la Certificación de Control de Calidad, emitida por el Colegio de Contadores Públicos. Será válido únicamente cuando el resultado sea satisfactorio (ver punto 3.Requisitos de calidad).

l.               Declaración jurada que exprese que no existen circunstancias o relaciones con el Tribunal Registral Administrativo o su personal, que podrían comprometer el juicio profesional, la objetividad e independencia en el desarrollo y resultado de la prestación del servicio de auditoría en cargado (ver el punto 4. Requisitos para la comprobación de la independencia).

m.           Declaración jurada que exprese que no les alcanza las prohibiciones, limitaciones e impedimentos previstos en la normativa de contratación administrativa y en la que rige la propia profesión (ver el punto 4. Requisitos para la comprobación de la independencia).

6.          Condiciones para la sustitución del personal propuesto por el adjudicatario:

6.1.         Si alguno de los integrantes del equipo de trabajo propuestos o el líder no le pudieren dar sus servicios al adjudicatario por cualquier causa, antes o durante la ejecución del proyecto, a más tardar un día después de presentarse la situación, el adjudicatario deberá informar por la vía escrita a la Administración y proponer el o los sustitutos para la revisión y eventual aprobación o no por parte del TRA, la cual se dará en un plazo de 2 días hábiles.

6.2.       Por razones debidamente acreditadas, de acuerdo con las calidades requeridas en esta invitación o las que haya propuesto el oferente, el TRA podrá requerir del contratista, por la vía escrita, la sustitución de alguno o varios de los integrantes del equipo de trabajo propuestos o el líder.

6.3.       Ante ambas situaciones el personal sustituido deberá poseer las mismas o mayores calidades académicas y de experiencia que los inicialmente propuestos y calificados en la oferta.

6.4.       Para estos efectos deberá adjuntar el currículum vitae y otros atestados atinentes del candidato. Como se establece en el numeral 5 y sus respectivos incisos.

6.5.       El adjudicatario deberá tener presentes las limitaciones establecidas por el TRA, respecto a las personas que ingresen a sus instalaciones y otras normas referentes al buen ejercicio personal y profesional.

7.  Plazo y lugar de ejecución de la auditoría.

7.1.          La persona física o Jurídica que resulte adjudicataria deberá señalar en su oferta el tiempo que requiere para la prestación del servicio objeto de contratación.  La fecha de inicio de los servicios de auditoría será establecida por la Administración.

7.2.        El servicio podrá ser realizado por el personal por forma virtual por los medios que se determinen, siendo responsabilidad del oferente en garantizar una comunicación telemática y de voz al teléfono que señale.

7.3.        En caso de realizarse la revisión en la Sede del Tribunal el personal ofertado por la empresa deberá coordinar la fecha y hora de ingreso al Tribunal.

8.          Producto de la auditoría.

8.1.         Dictamen de la razonabilidad de los Estados Financieros y el Sistema de Control Interno del Tribunal Registral Administrativo, para el periodo 2025, de conformidad con las Normas de Auditoría adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y otras disposiciones sobre esta materia.

8.2.     La persona física o jurídica que resulte adjudicataria deberá realizar los análisis, aplicaciones, revisiones, proponer los ajustes, reclasificaciones y recomendaciones que así correspondan a los estados financieros, según las normas y procedimientos utilizados, para emitir la opinión sobre los Estados Financieros del TRA para el periodo 2025.

8.3.    Conforme a la normativa aplicable al Sector Público Costarricense emitida y adoptada por la Contabilidad Nacional, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público de la Contraloría General de la República y cualquier otra disposición que decreten sobre la materia, emitidos por los entes antes mencionados, así como las normas y procedimientos de auditoria emitidas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica que sean aplicables.

9.           Específicamente se solicitan los siguientes productos dentro del informe anual de auditoría:

9.1.       Dictamen de los auditores (opinión)

9.2.     Estado de Situación Financiera

9.3.     Estado de Resultados

9.4.     Estado de Cambios en el Patrimonio

9.5.    Estado de Flujos de Efectivo

9.6.    Estado de Notas a los estados financieros.

9.7.     Anexos a las principales cuentas

9.8.    Carta a la gerencia con el informe de la evaluación del Sistema de Control Interno en donde se incluya el resultado de la aplicación del programa de fraude.

9.9.     Trabajo realizado.

9.10.   Observaciones y recomendaciones según corresponda.

9.11.     Observancia de la normativa.

9.12.   Sin perjuicio del acatamiento que tanto la Administración como los oferentes y contratistas deben hacer respecto de las normas legales y reglamentarias en materia de contratación administrativa, el presente concurso se promueve además en acatamiento obligatorio de las “Directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público”, emitidas por la Contraloría General de la República; disposiciones que tanto los oferentes como el adjudicatario deberán contemplar al momento de formular sus propuestas, toda vez que son vinculantes para esta Administración.(R-CO-33-2009).

9.13.   Los productos generados mediante los servicios contratados deberán expresar la referencia de la normativa utilizada.

9.14.   Comunicación de resultados.

9.15.   La administración deberá hacer una reunión inicial, en la cual participarán las unidades involucradas y la adjudicataria, la cual  se realizará de forma virtual, por lo que el oferente deberá de garantizar el enlace correspondiente para el desarrollo de esta actividad.

9.16.   Como complemento al programa de trabajo que se presentará con la oferta, el oferente deberá presentar un cronograma de trabajo que contenga como mínimo las etapas de:

·                 Planificación de la auditoría.

·                 Dirección y supervisión.

·                 Ejecución de la Auditoría, indicando el lugar ya sea por forma remota o en sitio en la Sede del Tribunal.

·                 La preparación y entrega de informes borrador y final, así como reuniones Comunicación del informe final de la auditoría.

9.17.   El adjudicatario deberá mantener una comunicación constante y abierta con la Administración durante la ejecución del trabajo contratado, misma que podrá ser virtual o presencial dependiendo de las necesidades de la auditoría, principalmente con respecto a los resultados que se vayan obteniendo conforme se avance. Lo anterior con el fin de ir resolviendo eventuales inconformidades que puedan surgir en la prestación de los servicios contratados y las discrepancias con los resultados y las recomendaciones.

9.18.   El adjudicatario deberá presentar el informe preliminar de auditoría para ser sometido a análisis del director administrativo y la encargada del proceso contable, una vez aprobado dicho informe deberá presentar en un plazo no mayor a tres días hábiles el informe definitivo.

9.19.   Los resultados de los servicios de auditoría externa se pondrán en conocimiento de la Dirección Administrativa y el Órgano Colegiado de forma oportuna.

9.20.Se expondrán los resultados de la auditoría externa en una conferencia final, dicha exposición podrá ser virtual o presencial, en la que participarán las instancias correspondientes, incluyendo a la Auditoría Interna institucional.

9.21.   El adjudicatario deberá establecer contacto con la unidad de auditoría interna para lo que corresponda.

10.         Ámbito de confidencialidad.

10.1.     Las partes se comprometen a mantener como estrictamente confidencial, a tratar en forma discrecional y a custodiar toda documentación e información de cualquier naturaleza (escrita, verbal o medios magnéticos) que se les halla proporcionado, lo anterior con el fin de alcanzar los objetivos de la contratación.

10.2.   No se podrá utilizar ninguna información y documentación para ningún otro propósito que no sea en relación con el presente contrato y los trabajos que sean necesarios relativos a ésta, hasta tanto no se tenga un resultado final de dicha auditoría.

10.3.   Comunicación de presuntos actos o hechos irregulares o ilegítimos.

10.4.   Si el adjudicatario detecta posibles actos o hechos irregulares o ilegítimos que puedan conllevar responsabilidades, los debe de comunicar a la Administración de forma oportuna y mediante un documento aparte, para el trámite que proceda; excepto cuando el jerarca institucional sea el eventual responsable de tales actos o hechos, en cuyo caso esa comunicación deberá cursarse a la instancia superior competente, conforme a la normativa específica que le sea aplicable.

10.5.  En las comunicaciones en mención deberá aplicarse la discrecionalidad; en ese sentido, en la conferencia final no deben tratarse los asuntos de la naturaleza, que se indican en el párrafo anterior.

11.           Resolución de eventuales inconformidades.

11.1.       El TRA se reserva el derecho de resolver el contrato cuando lo estime necesario si se comprueba que el servicio no es acorde a sus requerimientos, sin que esto genere responsabilidad por daños o perjuicios a la institución.

11.2.     El Tribunal Registral Administrativo brindará el apoyo necesario para que todos los funcionarios faciliten la información precisa y la colaboración del caso para que se realicen las entrevistas o se apliquen las herramientas idóneas para cualquier estudio que requiera realizar la empresa adjudicada.

12.         Acceso a información, registros, instalaciones y otros.

12.1.     La Administración dotará del espacio y mobiliario para llevar a cabo el desarrollo de las labores del servicio del objeto contractual.

12.2.   La adjudicataria deberá aportar todos los equipos, materiales e insumos para el cabal desarrollo del servicio o ejecución del objeto contractual.

12.3.   Todas las labores, así como las diferentes reuniones que se realicen deberán ser ejecutadas en horas y días hábiles (de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.), para tales efectos se asignará un espacio físico y canales de comunicación virtuales.

12.4.   Todos los estudios y documentos, así como los productos elaborados por el adjudicatario como resultado de la realización del presente contrato serán propiedad del TRA, quien podrá reproducirlos, publicarlos y divulgarlos, total o parcialmente, sin que pueda oponerse a ello el adjudicatario autor material de los trabajos.

12.5.   El adjudicatario renuncia expresamente a cualquier derecho que sobre los trabajos realizados como consecuencia de la ejecución del presente contrato pudiera corresponderle, y no podrá hacer ningún uso o divulgación de los estudios y documentos utilizados o elaborados con base a este pliego de condiciones, bien en forma total o parcial, extensa o extractada, original o reproducida, sin la autorización expresa del TRA.

13.         Conservación de la documentación de los servicios de auditoría externa.

El adjudicatario está obligado a conservar la documentación de los servicios de la auditoría externa brindados, durante el plazo que establezca la normativa aplicable, u otro que resulte procedente en virtud de los términos de prescripción que correspondan ante eventuales contingencias judiciales.

14.         Control de la ejecución del contrato.

14.1.     El Tribunal Registral Administrativo se reserva el derecho de supervisar el contrato cuando lo estime pertinente, así podrá establecer los controles que considere necesarios.

14.2.   Si para la ejecución del contrato, el adjudicatario requiere contratar personal, el TRA no asumirá ninguna responsabilidad laboral o administrativa respecto a las cargas sociales, pólizas de riesgos profesionales, salarios, aguinaldos, preaviso, cesantía y cualquier otro beneficio del que disfrute su personal, siendo esto de entera responsabilidad del adjudicatario.

14.3.   El TRA, dará por finalizado el contrato, si el adjudicatario no cumple con los términos aquí pactados, para tal efecto ejecutará todas las acciones de control que estime necesarias, lo que es aceptado por el adjudicatario.

14.4.   El TRA podrá modificar unilateralmente este contrato durante su ejecución, de conformidad con el artículo 208 y 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual comunicará formalmente al adjudicatario.

14.5.   La Dirección Administrativa como órgano fiscalizador debe elaborar el respectivo finiquito al momento de recibir conforme ambas partes el objeto del contrato.

14.6.   El cronograma deberá incluir el plazo con el que contará el Órgano Fiscalizador para la revisión y aceptación de la documentación generada.

14.7.   El oferente deberá Indicar en su oferta, los canales de comunicación que se utilizarán para la coordinación con el órgano fiscalizador y el nombre de la persona responsable.

14.8.   El oferente con solo presentar su propuesta se entenderá que acepta los procedimientos de control, supervisión y evaluación que se establezcan para el normal desarrollo de los estudios y el cumplimiento del objeto del contrato.

1.   Sanciones

Se aplicará una multa por cada día hábil de atraso en la entrega del bien adjudicado, de conformidad con la METODOLOGÍA PARA LA DEFINICIÓN Y ESTIMACIÓN DE LAS PENALIZACIONES A APLICAR EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION PÚBLICA adjunta.

El tope máximo de multa será de 25% del monto de la factura, una vez superado este porcentaje se iniciarán los procedimientos correspondientes descritos en los artículos del 116 y 117 del Decreto 43808-H.

Para los efectos de este aparte, se considerarán justificados atrasos, únicamente por circunstancias no imputables al contratista, originadas por caso fortuito, por fuerza mayor o hechos de la propia Administración debidamente demostradas por escrito ante el área de Tecnologías de Información, dentro del impostergable plazo de cinco (05) días hábiles posteriores a la fecha en que se detectó el problema, de acuerdo con los términos ofertados.

2. Garantía de Cumplimiento

El adjudicatario, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha en que quede firme el acto de adjudicación, debe depositar una Garantía de Cumplimiento por un valor del 5% (cinco por ciento) del monto total adjudicado.