Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de archivo móvil del Archivo Central del Consejo Nacional de Concesiones.

Se admite a concurso la oferta que cumpla con todos los aspectos de admisibilidad, requerimientos legales y documentación solicitada en el pliego de condiciones y demás jurisprudencia en materia de contratación administrativa que aplique.

La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, los principios y prohibiciones establecidos en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y el presente pliego de condiciones.

Serán requisitos de admisibilidad los siguientes:

• El oferente deberá contar con personal técnico capacitado para realizar la instalación y mantenimiento del sistema de archivos móviles de la marca Euromobilia, para lo cual presentará declaración jurada.
• En la presentación de la oferta, el oferente deberá completar el Anexo N°1, incluyendo el porcentaje del “Impuesto al valor agregado” (IVA). En caso de que el bien, servicio u obra esté exento o la entidad contratante se encuentre exenta del pago de impuestos, deberá indicar la norma que expresamente concede tal exención.
• Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Debido a lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del bien y/o servicio que se compromete a brindar.
• La oferta debe ser presentada con indicación del costo por unitario de cada uno de los bienes / servicios solicitados, este debe contemplar todo tipo de costo asociado a la entrega de los suministros ofertados en las oficinas del Consejo Nacional de Concesiones (Transporte, viáticos, cargas sociales, seguros de riesgos del trabajo y cualquier otro costo asociado).
• Conforme a lo indicado en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública 9986(LGCP), los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda, las cuales, para efectos de comparación, se convertirán a una misma, tomando como referencia el tipo de cambio para la venta calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de las ofertas.

No obstante, de conformidad con lo establecido en la Directriz Nº 044-H, “Directriz de Uso de la Moneda Nacional en las Contrataciones Públicas, Dirigida al Sector Público”, la cual establece en su artículo 1 lo siguiente:

“Artículo l º -Las entidades y órganos del Poder Ejecutivo, a partir de la publicación de la presente Directriz, deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público, lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación.”

Las ofertas que sean presentadas en moneda diferente al colón costarricense deberán acompañarse de documento en que se aporte justificación amplia y suficiente del motivo por el cual se considera que en caso de resultar adjudicatario, las circunstancias del mercado ameritarían la suscripción de contrato en la moneda de presentación de oferta así como la justificación del perjuicio a la satisfacción del interés público que podría ocasionar la formalización de la relación contractual si se utilizara la conversión a colones costarricenses señalada en la directriz de cita.

3.            ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO POR CONTRATAR

3.1. Especificaciones generales:

Las siguientes especificaciones técnicas aplican para todas las líneas de la licitación:

• Para la presente contratación se requiere que el contratista provea la mano de obra especializada, todo el equipo y materiales de primera calidad para la realización del mantenimiento. El contratista deberá ejecutar el servicio de mantenimiento según sea requerido por la administración, siendo una modalidad según demanda. Se aclara que el sistema de archivo móvil es de marca Euromobilia y está ubicado en el Archivo Central del Consejo Nacional de Concesiones (Costa Rica, San José, Mercedes, Ofiplaza del Este, tercer piso).
• El Contratista será el único responsable por el transporte, manipulación y aplicación de los repuestos y materiales, herramientas y equipos, además de la vigilancia y seguridad de los equipos, para sus trabajadores.
• El oferente debe contar con técnicos encargados del mantenimiento, los cuales deben estar capacitados para realizar instalación, reparaciones y mantenimiento del sistema de archivos móviles de la marca Euromobilia. El personal debe contar con los respectivos manuales técnicos y apoyo del fabricante.
• El contratista debe contar con la(s) herramienta(s) propia(s) para realizar las labores de mantenimiento (preventivo y correctivo).
• El oferente debe contar con existencia de repuestos genuinos básicos en “stock”, accesorios y suministros: aceites, grasas, materiales de limpieza, etc.
• El oferente deberá contar con oficinas debidamente instaladas y acondicionadas, talleres de reparación, bodega (stock) de repuestos, accesorios, suministros y herramientas. El administrador del contrato se reserva el derecho de verificar lo anterior previa coordinación con el oferente.
• El contratista deberá realizar el mantenimiento según sea requerido por la administración, durante horas hábiles, a partir de la orden de inicio.
• En caso de que se requiera sacar alguna pieza del Archivo Central del CNC para su reparación en el taller del contratista, se deberá seguir el procedimiento para entrada y salida de activos institucionales.
• Todos los servicios de mantenimiento y manipulación de los equipos se realizarán según los estándares y procedimientos establecidos por el fabricante de los equipos. La administración se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquier técnico o profesional asignado a este servicio, mediante una justificación por escrito y el contratista estará en la obligación de sustituirlo o sustituirlos en un plazo máximo de una semana. El perfil de los nuevos encargados deberá contar con la aprobación del administrador de contrato, en todo caso deberán contar mínimo con equivalentes habilidades, experiencia y formación que los que se están sustituyendo.
• En el siguiente cuadro se pueden observar los 2 sistemas de archivo móvil que posee el CNC y su correspondiente composición:

SISTEMA DE ARCHIVO MÓVIL CNC – ARCHIVO CENTRAL
Sistema móvil	Dimensiones (Conjunto de vagones)	Cantidad de vagones	Cantidad cuerpos por vagón
Sistema móvil A	Altura: 2 m aprox. Ancho: 80 cm aprox. Largo: 2.93 m aprox	3	6
Sistema móvil B	Altura: 2 m aprox. Ancho: 80 cm aprox. Largo: 2.87 m aprox	4	6

 

 

 

IMÁGENES DE REFERENCIA

Sistema móvil A

Ver documento "Complemento al pliego de condiciones"

 

IMÁGENES DE REFERENCIA

Sistema móvil B

Ver documento "Complemento al pliego de condiciones"

3.2. Línea 1: Mantenimiento preventivo del sistema de archivo móvil instalados en el Archivo Central del CNC (Esta línea se ejecutará bajo modalidad según demanda con periodicidad anual durante el plazo de ejecución contractual).

 

1. El oferente debe indicar en su plica el precio ofertado para la realización de un mantenimiento preventivo para el sistema de archivos móviles, marca Euromobilia, ubicado en el Archivo Central del CNC. Se debe ofertar el precio unitario por visita, cada visita debe contemplar la realización un (1) mantenimiento preventivo para la totalidad del sistema de archivos móviles del Archivo Central. El CNC realizará las órdenes de pedido para este servicio de conformidad con la necesidad institucional.
2. Se requiere del servicio de mantenimiento preventivo al sistema de archivos móviles, marca Euromobilia, ubicado en el Archivo Central del CNC, el cual se deberá realizar según requiera la administración.

El listado que se detalla continuación representa las tareas mínimas que deben llevarse a cabo bajo el concepto de mantenimiento preventivo:

• Revisión general y total de los vagones.
• Revisión del mecanismo de desplazamiento de los vagones.
• Ajuste adecuado de anti-vuelcos, rieles y tornillos del sistema.
• Limpieza y lubricación de todas las partes del sistema.
• Aspirado de rieles de desplazamiento.
• Equipos, implementos y suministros necesarios para realizar el mantenimiento preventivo serán aportados por la empresa.
• Técnicos especializados en cada visita.

1. El contratista podrá incorporar tareas adicionales según su experiencia, pero estas no serán reconocidas económicamente por la administración y deberán ser previamente autorizadas por el administrador del contrato.
2. El contratista deberá brindar el servicio con equipo técnicamente especializado, con el fin de garantizar que el sistema de archivo móvil se mantendrá en perfecto estado de funcionamiento; además, deberá prevenir, en lo posible, los daños y defectos a dicho sistema que se puedan presentar en su uso cotidiano. El servicio debe contemplar todas las operaciones necesarias para conservar los estantes en perfecto estado y funcionamiento.
3. El contratista deberá suplir por su cuenta los materiales necesarios para el mantenimiento preventivo, a fin de mantener los archivos en perfecto estado de funcionamiento durante la vigencia del contrato.
4. El servicio debe contemplar todas las operaciones necesarias para conservar los archivos en perfecto estado y funcionamiento.
5. El contratista deberá brindar un reporte al administrador de contrato cada vez que se realice el mantenimiento preventivo, éste deberá ser entregado el mismo día en que se realiza el mantenimiento.

 

3.2. Línea 2: Mantenimiento correctivo del sistema de archivo móvil instalados en el Archivo Central del CNC (Esta línea se ejecutará bajo modalidad según demanda, cada vez que sea requerido durante el plazo de ejecución contractual).

 

1. El mantenimiento correctivo se refiere a la reparación de los desperfectos no previsibles que se produzcan por el uso regular del sistema del sistema de archivo móvil del CNC, o ante la presencia de eventos fortuitos que afectan el estado de los equipos.
2. Los trabajos de reparación correspondiente al mantenimiento correctivo se contratarán para cada evento específico, siguiendo las formalidades que se establecen en la presente contratación.
3. El mantenimiento correctivo se podrá llevar a cabo cuando:

• Se detecten averías durante la aplicación de las rutunas de mantenimiento preventivo al sistema de archivo móvil
• Se presente algún incidente o evento que dañe el sistema de archivo móvil, o situaciones inesperadas que causen avería en el mismo.

1. Para la logística del mantenimiento correctivo, el contratista debe ofrecer un canal para reportar cualquier incidente de la operación de los equipos. Este canal debe ofrecer la capacidad de recibir incidentes al menos vía correo electrónico y teléfono.
2. Sobre la valoración del precio ofertado para mantenimiento correctivo.

Para efectos de valoración de la línea No. 02, asociada a mantenimiento correctivo, en el Anexo No. 01 se presenta una tabla con las principales actividades a realizar, la cual debe ser presentada debidamente completada como parte integral de la oferta.

El precio ofertado para esta línea debe ser de un (1) colón, esto por cuanto la cantidad de cada orden de pedido asociada a esta línea será variable según los mantenimientos correctivos que se requieran.

De acuerdo con lo indicado en el párrafo anterior, es de suma importancia que el contratista aporte, como parte de su oferta, debidamente completado el cuadro incluido en el Anexo N°1 de este documento, por cuanto los precios señalados en dicho cuadro serán tomados como referencia para analizar las cotizaciones cuando se requerida la ejecución de servicios de mantenimiento.

 

1. Todos los repuestos que se utilicen deben ser nuevos y originales de la marca del equipo a reparar, por lo que no es permitido instalar piezas reconstruidas, genéricas o de segunda. En casos excepcionales, debidamente justificados por la contratista y aprobados por el administrador del contrato, se podrá aceptar repuestos diferentes, siempre y cuando no se afecte o degrade la calidad y funcionamiento del equipo, lo cual hará constar por escrito el contratista previo a efectuar la reparación. EL CNC se reserva el derecho de aceptar los cambios presentados.
2. Los materiales sustituidos deberán ser entregados al administrador de la contratación por parte del CNC y cuando estos no sean de utilidad, el adjudicatario deberá disponer de ellos de manera que garantice un correcto manejo de los desechos de conformidad con la Normativa Ambiental aplicable. Cuando se entreguen los trabajos, el sitio debe estar completamente limpio de cualquier material sobrante que no sea de utilidad para el CNC.
3. Las reparaciones se deben realizar en las instalaciones del CNC con excepción de aquellas situaciones especiales que obliguen que partes del sistema de detección deban ser trasladados al taller del contratista. En todo caso, la responsabilidad por el transporte del equipo hacia y desde las oficinas de la Institución y dentro del taller, correrá por cuenta del contratista. En dicho caso la administración emitirá un documento con la autorización para la salida de las instalaciones del CNC.
4. Finalizado el mantenimiento correctivo se deberán realizar las pruebas pertinentes, a fin de verificar que el equipo quede en óptimas condiciones. Todo mantenimiento correctivo deberá contar con el visto bueno del administrador de contrato.
5. El servicio debe contemplar todas las operaciones necesarias para conservar los archivos en perfecto estado y funcionamiento.
6. El contratista deberá brindar un reporte al administrador de contrato cada vez que se finalice el mantenimiento correctivo. Éste deberá ser entregado el mismo día en que se finaliza el mantenimiento correctivo.

1.            CONDICIONES GENERALES:

1.1.         Administrador del contrato

Con la finalidad de que se supervisen estos trámites, de forma tal que se facilite la coordinación de todos los aspectos técnicos y administrativos que se requieran, así como velar por la correcta ejecución de los procesos que se deriven, se designa como Administrador del Contrato a la siguiente funcionaria:

• Nombre: Verónica Cruz Sibaja.
• Puesto: Encargada Archivo Central.
• Correo electrónico: vcruz@cnc.go.cr
• Teléfono: 2253-0060

 

1.2.        Visita preoferta

Se recomienda a los potenciales oferentes efectuar una visita previa de inspección, con la finalidad de contar con mayores elementos de juicio para la conformación de sus plicas.

Esta visita preoferta se establece para el día jueves 15 de octubre de 2026 a las 9:00 am en las oficinas Consejo Nacional de Concesiones el cual sita en San Pedro de Montes de Oca, de la Rotonda de la Bandera 150 metros Oeste, Ofiplaza del Este, Edificio C primer piso.

La visita será coordinada por la funcionaria designada como administradora del contrato, o el representante que esta haya delegado. La asistencia a la visita queda bajo la responsabilidad, costo y riesgo de los potenciales oferentes.

 

1.3.        Modelo de prestación del servicio

Para la prestación del servicio, el adjudicatario deberá aportar el recurso humano y los materiales, así como cualquier otro elemento requerido para atender y resolver las actividades detalladas en el aparte anterior, según el siguiente desglose:

• Para el mantenimiento preventivo (Línea 1)

 

• Cada vez que el Consejo Nacional de Concesiones requiera la realización de un mantenimiento preventivo, así lo solicitará al contratista a través de la Administradora del Contrato, mediante la emisión de una Orden de Pedido en el sistema SICOP.
• A partir de la fecha de notificación de la orden de pedido, en un plazo no mayor a un (1) día hábil, el contratista deberá realizar la verificación de lo solicitado por la Administración y registrar en el sistema la aprobación o desaprobación de esa orden de pedido, en caso de desaprobación deberá presentar las justificaciones correspondientes.
• En caso de que en la ejecución de los servicios de mantenimiento preventivo se descubran daños o fallas en los equipos, el contratista debe comunicar a la Administradora del Contrato el mismo día en que tuvo evidencia de esa situación, debiendo esperar a que personal de dicha dependencia se apersone a corroborar la existencia del daño.
• El adjudicatario deberá indemnizar a la Administración los daños y perjuicios que él directamente o sus empleados causen a los bienes de la Institución
• El adjudicatario será responsable por daños a terceros, así como por deterioros y perjuicios que puedan sufrir las instalaciones; producto de los trabajos que realice.
• El adjudicatario mantendrá continuamente una protección adecuada de todas las instalaciones y bienes contra posibles daños derivados de los trabajos a realizar.
• Asimismo, y en caso necesario se deberán proteger los bienes de terceros adyacentes al inmueble sobre el cual se llevan a cabo eventuales trabajos.
• Cualquier daño que sufran esos bienes, a consecuencia de dichos trabajos, será responsabilidad del adjudicatario.
• El adjudicatario pondrá carteles con la indicación "PELIGRO", en sitios estratégicos, para advertir riesgos creados por las reparaciones, cuando sea necesario.
• Una vez finalizado el servicio, el contratista deberá remitir vía digital al administrador del contrato un reporte de las actividades realizadas y observaciones.

 

• Para el mantenimiento correctivo (Línea 2)

 

• Cada vez que el Consejo Nacional de Concesiones requiera la realización de un mantenimiento correctivo, así lo solicitará al contratista a través de la Administradora del Contrato, mediante la emisión de una Orden de Servicio (la cual se adjunta en el Anexo N°2), la cual será enviada al contratista vía correo electrónico. En dicho documento se especificará el o los mantenimientos que se necesitan.
• A partir de la fecha y hora de recepción de la Orden de Servicio, el Contratista, en un plazo no mayor a un (1) día hábil, deberá enviar vía correo electrónico a la Administradora del Contrato la correspondiente factura proforma del mantenimiento solicitado, tomando como referencia los precios establecidos en la lista establecida en el Anexo N°1 de este documento.
• Una vez recibida la factura proforma por parte del contratista, la Administradora del Contrato tendrá un plazo máximo de un día hábil para aprobar o rechazar la cotización, en caso de aceptación, se emitirá una Orden de Pedido en el sistema SICOP por el monto de la cotización.
• A partir de la fecha de notificación de la orden de pedido, en un plazo no mayor a un (1) día hábil, el contratista deberá realizar la verificación de lo solicitado por la Administración y registrar en el sistema la aprobación o desaprobación de esa orden de pedido, en caso de desaprobación deberá presentar las justificaciones correspondientes.
• En caso de que en la ejecución de los servicios se descubran daños o fallas no reportadas en la orden de servicio que dio origen al mantenimiento correctivo, el contratista debe suspender los trabajos y comunicar a la Administradora del Contrato el mismo día en que tuvo evidencia de esa situación, debiendo esperar a que personal de dicha dependencia se apersone a corroborar la existencia del nuevo daño.
• En caso de ser procedente la reparación del nuevo daño reportado, se solicitará, al contratista que realice una cotización adicional y la Administradora del Contrato, verificará la oportunidad, conveniencia y razonabilidad del precio ofertado y de ser procedente, autorizará la ampliación del servicio contratado en la orden de servicio original o realizará una nueva orden de servicio.
• El Consejo Nacional de Concesiones no se obliga a contratar la ampliación de la reparación.
• Asimismo, la Administración no se hace responsable por aquellos servicios o reparaciones prestados por el contratista y que no estuvieran apegados al procedimiento anterior u ordenados por funcionario competente para ello; quedando a responsabilidad del contratista la verificación de la correcta ejecución de los procedimientos administrativos.
• En caso que la Administradora del Contrato realice algún hallazgo que amerite corregir o ajustar parte del mantenimiento ejecutado, la reparación y/o reposición correrá exclusivamente por cuenta del contratista.
• El contratista deberá garantizar las reparaciones propias del mantenimiento realizado por un término no menor a 3 meses calendario.
• El sitio de la prestación del servicio, dentro de límites razonables y de acuerdo con la naturaleza de los trabajos, debe permanecer limpio. Debe recogerse los desechos, basura derivada de la ejecución del servicio y atender las observaciones que indique el funcionario asignado para la supervisión del servicio.
• Los materiales sustituidos deberán ser entregados al administrador de la contratación por parte del CNC y cuando estos no sean de utilidad, el adjudicatario deberá disponer de ellos de manera que garantice un correcto manejo de los desechos de conformidad con la Normativa Ambiental aplicable. Cuando se entreguen los trabajos, el sitio debe estar completamente limpio de cualquier material sobrante que no sea de utilidad para el CNC.
• El adjudicatario deberá indemnizar a la Institución los daños y perjuicios que él directamente o sus empleados causen a los bienes de la Institución.
• El adjudicatario será responsable por daños a terceros, así como por deterioros y perjuicios que puedan sufrir las instalaciones; producto de los trabajos que realice.
• El adjudicatario mantendrá continuamente una protección adecuada de todas las instalaciones y bienes contra posibles daños derivados de los trabajos a realizar.
• Asimismo, y en caso necesario se deberán proteger los bienes de terceros adyacentes al inmueble sobre el cual se llevan a cabo eventuales trabajos.
• Cualquier daño que sufran esos bienes, a consecuencia de dichos trabajos, será responsabilidad del adjudicatario.
• El adjudicatario pondrá carteles con la indicación "PELIGRO", en sitios estratégicos, para advertir riesgos creados por las reparaciones, cuando sea necesario.
• Una vez finalizado el servicio, el contratista deberá remitir vía digital al administrador del contrato un reporte de las actividades realizadas y observaciones.

 

1.4.       Obligaciones del contratista

Sin perjuicio de los demás deberes y obligaciones contenidas en el presente pliego de condiciones y en la Ley de Contratación Pública y su Reglamento, los contratistas tendrán las siguientes obligaciones:

• El contratista deberá asegurar disponibilidad permanente para efectuar los servicios por los que cotizó, no pudiendo en consecuencia rechazar ninguno de estos salvo aquellos casos en que por razones debidamente justificadas y demostradas por escrito le impidan poderlas llevar a cabo.
• El contratista debe estar al día con todas sus obligaciones patronales, pago de pólizas de seguro de riesgos del trabajo y responsabilidad civil, y mantener esa condición durante el plazo de toda la contratación.
• El contratista deberá aplicar todas las normas de seguridad que puedan resultar necesarias en razón de la actividad desarrollada.
• El contratista debe disponer de su propio personal y como patrono hacerle frente a todas las obligaciones inherentes a tal condición. De esta forma, el CNC queda liberado, sin ninguna relación obrero patronal con los empleados del contratista, los cuales deben en todo caso estar debidamente asegurados contra todo riesgo, quedando el CNC liberado de toda responsabilidad civil en que pudiera incurrir el contratista en la prestación de los servicios.
• El contratista deberá mantener la cantidad de personal (profesional, técnico o especializado, en la rama para la que se le contrató) establecido en su propuesta, debiendo notificar a la Administración cualquier cambio que se llegare a dar durante la vigencia del contrato.
• El contratista deberá asumir la responsabilidades obrero patronales y las derivadas del régimen de riesgos del trabajo, así como de los daños a las personas o cosas que se produzcan con ocasión o motivo del trabajo ofrecido; en cuyo caso, deberá cubrir con sus propios recursos y sin costo adicional para el CNC, cualquier circunstancia que ocasione afectación del patrimonio del CNC, quien podrá recurrir al ámbito legal para determinar la sanción que procedería al respecto.
• Es obligación del contratista pagar al menos los salarios mínimos determinados por la ley, así como sus respectivos aumentos y respetar las jornadas máximas, según la legislación vigente. El no acatamiento de esta cláusula será considerado como incumplimiento de contrato y la Administración puede aplicar la legislación vigente, sin que se genere ningún derecho para con el contratista, excepto lo que la ley establezca. Esta condición podrá ser verificada por el CNC en cualquier momento, pudiendo solicitar los comprobantes respectivos.
• El contratista se debe comprometer a no realizar trabajos adicionales a los contratados, sin contar con el aval correspondiente del administrador del contrato mediante una nueva orden de pedido notificada a través del sistema SICOP.
• El contratista No deberá incurrir en la prohibición de subcontratar servicios, salvo que se cuente con las autorizaciones escritas emitidas por el Consejo Nacional de Concesiones de acuerdo con la normativa aplicable.
• El contratista deberá mantener la planta física limpia
• El contratista deberá Poseer las facilidades (personal, herramientas, equipos, transporte, etc) para llevar a cabo los trabajos que le sean solicitados.

 

1.5.       Modalidad de la contratación:

Durante el período de la contratación, al adjudicatario se le requerirán los bienes o servicios objeto de esta contratación, de conformidad con las necesidades de la Administración Contratante, por lo que se trata de una LICITACIÓN REDUCIDA EN LA MODALIDAD DE ENTREGA SEGÚN DEMANDA según el umbral establecido por la Ley General de Contratación Pública y limitado a la disponibilidad presupuestaria de la Administración.

Tomando en consideración que esta es una contratación bajo la modalidad “Según demanda”, en la cual se realizarán ordenes de pedido según sea el requerimiento de la administración, se deberá ofertar por separado el valor unitario de cada una de las líneas incluidas en la licitación conforme a las especificaciones técnicas indicadas en el punto N°3 de este pliego de condiciones.

 

1.6.       Plazo de la contratación:

La contratación se fija por un plazo inicial de un (1) año, pudiendo prorrogarse por períodos iguales hasta tres (3) años; alcanzando un máximo de cuatro (4) años de relación contractual.

 

1.7.        Plazo de entrega

Para cualquiera de los mantenimientos incluidos en esta contratación, el plazo de entrega no deberá ser mayor a diez (10) días hábiles. El plazo de entrega comenzará a regir a partir del día hábil siguiente en que se haya notificado cada orden de pedido realizada en el sistema SICOP.

 

1.8.       Lugar y área en la que se prestará el servicio

Las instalaciones del Consejo Nacional de Concesiones se ubican en San José, Montes de Oca, distrito Mercedes, Condominio Ofiplaza del Este, edificio C, primer y tercer piso

 

1.9.       Horario en que se realizará el servicio

Debido a la naturaleza de la prestación de servicios, es requerido que los servicios sean ejecutados durante el horario regular de atención al público y de trabajo del personal del CNC.

El horario regular del Consejo Nacional de Concesiones es de Lunes a Viernes de 7:30 a.m., a 3:30 p.m., por tanto la jornada de trabajo de la empresa adjudicada será el mismo.

 

1.10.     Garantía del producto

El oferente en su propuesta deberá indicar que la garantía del servicio es de al menos 3 MESES, contados a partir de la entrega del servicio y recibidos a entera satisfacción por la administradora del contrato. La garantía del servicio, la cual se entenderá como el período de tiempo que se ofrece para respaldar el producto o servicio efectuado en condiciones normales de uso, almacenamiento y manipulación, contra defectos de fabricación, empaque u otro que desvíe la composición física para su empleo o funcionamiento normal, para lo cual además se deberá considerar al menos lo siguiente:

1. a) El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los materiales, equipos o sus componentes que se pruebe se han dañado o bien que presenten problemas de desempeño durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.
2. b) Los bienes reemplazados por las causas anteriormente mencionadas gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta del contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que el contratista tarda en reemplazar los bienes adjudicados una vez comprobado que los mismos funcionen en óptimas condiciones, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los componentes reemplazados gozarán del mismo período de garantía originalmente solicitado.
3. c) En caso de que alguno de los bienes presente defectos y se requiera el uso de la garantía, el mismo será reportado a contratista, el cual deberá atender el incidente en tiempo máximo de tres (3) días hábiles y deberá realizar la sustitución del equipo en un máximo de cinco (5) días hábiles.

 

1.11.       Vigencia de la oferta

El concursante deberá indicar en su propuesta la vigencia de la misma, la cual deberá tener COMO MÍNIMO TREINTA (30) DIAS HÁBILES, contados a partir de la fecha de apertura de ofertas. Toda propuesta que no indique el plazo de vigencia, con la sola presentación se presumirá su ajuste al plazo mínimo citado; además, de presentarse una indicación expresa que evidencie alguna inconsistencia entre el plazo ofertado y el solicitado, la Administración hará la prevención durante la fase de subsanación de las ofertas.

 

Lo anterior al tenor de lo dispuesto en los Artículos 48 de la LGCP y el Artículo 90 acápite 2 inciso f) y el Artículo 119 del RLGCP.

 

1.12.      Del Precio:

Tomando en consideración que esta es una contratación que se ejecutará bajo la modalidad “Según demanda”, es importante destacar que para la línea N°1 el precio ofertado deberá contemplar la realización un (1) mantenimiento preventivo que incluya las rutinas indicadas en el apartado 3.2 de este documento para la totalidad de equipos.

Mientras que para la Línea N°2, el precio ofertado en el sistema SICOP debe ser de un (1) colón, esto por cuanto la cantidad de cada orden de pedido asociada a esta línea será variable según los mantenimientos correctivos que se requieran.

De acuerdo con lo indicado en el párrafo anterior, es de suma importancia que el contratista aporte, como parte de su oferta, debidamente completado el cuadro incluido en el Anexo N°1 de este documento, por cuanto los precios señalados en dicho cuadro serán tomados como referencia para analizar las cotizaciones cuando se requerida la ejecución de servicios de mantenimiento.

Nota aclaratoria: El CNC no se encuentra exento del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en caso de que el precio ofertado no indique por separado lo correspondiente al IVA, se presume que el monto total cotizado ya incluye este rubro. De acuerdo con la legislación vigente, el Contratante deducirá el 2% de cada pago solicitado y aprobado al Contratista, para efectos del Impuesto sobre la Renta, según El Decreto Nº 43198-H publicado en el Alcance N°257 de La Gaceta N°243 de 17 de diciembre de 2021, se comunicó modificación al “Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta Nº 7092 del 21 de abril de 1988 y sus reformas”, específicamente en el artículo 30 inciso vii).

 

1.13.      Razonabilidad del precio

Conforme a lo indicado en el estudio de mercado realizado por la unidad solicitante, a continuación, se detallan los umbrales establecidos para determinar la razonabilidad del precio:

 

Línea	Umbral inferior	Umbral superior
Línea 1	¢231.770	¢1.193.777,20

 

Línea	Umbral inferior	Umbral superior
Línea 2	¢146.844	¢239.973,58

 

1.14.     Precios inaceptables

De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:

1. Precio ruinoso o no remunerativo para el oferente: Se presume cuando el precio cotizado sea menor a la banda inferior definida.
2. Precio excesivo: Se presume cuando el precio cotizado sea superior a la banda superior definida.
3. Precio que excede la disponibilidad presupuestaria y que la Administración no cuente con los recursos financieros para hacer frente a una eventual erogación o que el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario. Si el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable y su oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.
4. Precio colusorio o práctica desleal, que se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N°7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N°9736 de 5 de setiembre de 2019. La Administración en el caso de detectar alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo 138 de este Reglamento. El precio promedio general del mercado se obtendrá del promedio que resulte del:

• Precio promedio que resulte del estudio referencial de precios unitarios presentado por los Ejecutores en la decisión inicial de la contratación.
• Precio promedio cotizado por los oferentes admisibles.

En caso de que una empresa presente un aparente precio ruinoso, la Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa consulta deberá efectuarse antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles, aquellas que contengan un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.

Si se presentara un eventual precio excesivo, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.

 

1.15.      Forma de pago

Para efectos del trámite de pago, el contratista deberá considerar lo siguiente:

Se utilizará la forma “Usual de Gobierno”, la cual consiste en treinta (30) días naturales a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, de lo indicado en el contrato por parte del contratista, de conformidad con el Artículo 19 RLCP. (Mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista de conformidad con la Resolución N°770-2006 de las 9:00 de 28/04/2006 del Ministerio de Hacienda).

El contratista en la factura electrónica que presente a cobro a la Institución, deberá considerar en el apartado de “Nota u Observaciones” o “como una o varias líneas adicionales ”, el número de cuenta IBAN, referencia al número de contratación, contrato u orden de pedido, así como, el porcentaje y monto de retención sobre el Impuesto de Renta que le afecte, de conformidad con Ley N° 7092 denominada Ley del Impuesto sobre la Renta y normas tributarias concordantes; sin que ello modifique algún rubro del subtotal o total de la misma, el número de la contratación y el pedido de compra o contrato.

Para la realización de los trámites de pago se requerirá que de previo a la presentación de la factura por parte de los contratistas, estos realicen en el Sistema Digital Unificado (SICOP) el proceso de “Solicitud de recepción de bienes” y una vez efectuada la recepción por parte del Administrador del Contrato, se proceda con la remisión de la factura mediante el procedimiento de “Solicitud de pago proveedor”.

El contratista será responsable del cumplimiento de esta obligación para hacer efectiva y exigible la contraprestación económica del contrato.

 

1.16.     Desglose de precio

De conformidad con los Artículos 42 de la LGCP y 102 del RLGCP , el oferente debe presentar un desglose de la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales; con el detalle de al menos los siguientes componentes: los costos directos, los costos indirectos, la utilidad y los imprevistos; de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el deberá ajustar el presupuesto a dichos valores. los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

La fórmula de estructura del precio deberá estar compuesta al menos de la siguiente manera:

Costos directos (mano de obra +insumos u otros): Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Costos indirectos (gastos administrativos): Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos.

Imprevistos: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

Utilidad: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo, etc.

 

P= % CD + % CI + % I + % U

P= 100%

 

1.17.      Revisión de precios en Bienes y Servicios

En atención al artículo 107 del RLGCP el contratista tendrá derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato, bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

Para efectos de reajustes y revisiones de precios la Administración utilizará la fórmula matemática aplicable conforme a las disposiciones que emita la Autoridad de Contratación Pública según lo establecido en el artículo 128 inciso f) de la Ley General de Contratación Pública, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, utilizando los índices de precios y costos emitidos por entidades oficiales.

Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio

El oferente deberá incluir como parte de su oferta la información detallada en el Anexo 3 del Pliego de condiciones.

 

1.18.     Presupuesto detallado:

De conformidad a lo indicado en el artículo 42 de la LGCP y el artículo 103 del RLGCP el presupuesto detallado del bien y/o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.

El presupuesto detallado deberá contener al menos sus costos directos, donde se considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (deberá considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.

El adjudicatario debe presentar un desglose del presupuesto detallado del bien y/o servicio, deberá considerar todos los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.

Como referencia, el presupuesto detallado deberán presentarlo bajo el siguiente orden, no obstante, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al objeto contractual del presente pliego:

 

 

 

Componente	Porcentaje %	Monto en la moneda ofertada	Índice para eventual reajuste o revisión de precios
Costos Directos			Indicar el índice respectivo
Mano de obra directa			Indicar el índice respectivo
Insumos directos			Indicar el índice respectivo
Otros gastos directos			Indicar el índice respectivo
Costos Indirectos
Mano de obra indirecta			Indicar el índice respectivo
Insumos indirectos			Indicar el índice respectivo
Otros gastos indirectos			Indicar el índice respectivo
Imprevistos			No aplica
Utilidad			No aplica
TOTAL

Nota: En caso de no requerir alguno de los rubros indicados en la estructura de precio indicar 0% y justificar el motivo

 

1.19.     Estimación.

Dada la modalidad de la contratación planteada (Según demanda), para efectos de estimación anual, tomando en cuenta las necesidades de la institución y la disponibilidad presupuestaria, se ha proyectado el siguiente consumo anual:

Línea	Detalle	Precio unitario	Cantidad estimada	Precio total
1	Línea 1. Servicio de mantenimiento preventivo del sistema de archivo móvil del Archivo Central del CNC. (Esta línea se ejecutará bajo modalidad según demanda con periodicidad anual durante el plazo de ejecución contractual.)	¢712.773,60	1	¢712.773,60
2	Línea 2. Servicio de mantenimiento correctivo del sistema de archivo móvil del Archivo Central del CNC. (Esta línea se ejecutará bajo modalidad según demanda, cada vez que sea requerido durante el plazo de ejecución contractual.)	¢1,00	Según sea requerido	¢200.000
Total anual estimado				¢1.000.000

*Cada rubro incluye un 13% para el Impuesto del Valor Agregado.

Asimismo, se aclara que la estimación presentada a continuación NO debe interpretarse como un compromiso de la administración en contratar la cantidad de servicios indicados, sino más bien, como una herramienta para que los oferentes puedan realizar sus proyecciones de los requerimientos que podría tener la Administración, lo anterior en vista de la modalidad de contratación mediante la que se estaría gestionado la adquisición del servicio.

 

1.20.    Garantía de cumplimiento

De conformidad con lo establecido en el artículo 110 del RLGCP se define que el adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento a favor del Consejo Nacional de Concesiones, por un monto de cincuenta mil colones exactos (¢50.000,00) que es equivalente al 5% del monto anual estimado.

Dicha garantía deberá contar con una vigencia Igual al plazo de contratación (un año). Se establece para la presentación de la garantía del cumplimiento el plazo 3 días hábiles, a partir del día siguiente hábil de la notificación al contratista del aviso que emite el SICOP en el cual se indique que se encuentra en firme la adjudicación.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato o el contrato se encuentre aún en ejecución. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración deberá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso, el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero, conforme lo dispuesto en el Artículo 110 del RLGCP.

La garantía de cumplimiento, deberá ser rendida electrónicamente a través del Sistema Digital Unificado (SDU). Las garantías de cumplimiento también podrán ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según reconocimiento que haga el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre que sean emitidas conforme la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario. Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta. En caso de que se emita físicamente, el bono deberá depositarse según lo establecido por la Administración contratante, la cual será responsable de su custodia.

 

No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la Administración; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

 

1.21.      Aclaraciones y modificaciones

La Administración estará facultada hasta antes de la apertura de las ofertas y únicamente en dos ocasiones para modificar de oficio el pliego de condiciones, conforme lo dispuesto el numeral 93 del RLGCP. Las modificaciones podrán ser esenciales o no esenciales. Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambian el objeto del negocio ni constituyen una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse a través del sistema digital unificado, previo al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando se trate de licitaciones mayores y menores la comunicación deberá realizarse con al menos dos días hábiles del vencimiento del plazo para recibir ofertas y para la licitación reducida con una antelación de un día hábil.

Cuando se introduzca una modificación esencial, es decir, una alteración importante en la concepción original del objeto o de la contratación, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, en el plazo mínimo para recibir ofertas, según el tipo de licitación de que se trate.

Las aclaraciones a solicitud de parte deberán ser presentadas ante la Administración, dentro del plazo de los ocho días hábiles siguientes a la publicación del pliego de condiciones en el caso de licitaciones mayores y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación.

Para las aclaraciones en las licitaciones menores el plazo será de tres días hábiles siguientes a la publicación y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En el caso de la licitación reducida la solicitud de aclaración será en un plazo de un día hábil, mismo plazo que, tendrá la Administración para resolver.

Las que sean presentadas fuera de ese plazo podrán ser atendidas, pero no impedirán la apertura de ofertas en el día y hora señalados.

 

2.           DECLARACIONES JURADAS DEL OFERENTE:

En fiel cumplimiento a lo que establece la Ley General de Contratación Pública en sus artículos 18, 24, 28 y 29 y lo descrito en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública en sus artículos 31 y 32 en mi condición de oferente o como subcontratista; para este procedimiento de contratación pública, el oferente debe entregar una declaración jurada en la que manifieste bajo fe de juramento, los siguientes aspectos:

1. En mi condición de oferente, para este procedimiento de contratación pública, doy fe que la información aportada en las declaraciones juradas contenidas en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores que al efecto lleva la Dirección de Contratación Pública y, que se encuentran parametrizadas en el sistema digital unificado, se mantienen invariables. Soy conocedor de que, si faltare a la verdad en la declaración jurada, tal hecho dará lugar al delito de perjurio regulado en el artículo 318 del Código Penal.
2. Que acepto con la presentación de la oferta el compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales.
3. Que he completado la información requerida en la solicitud de Registro Electrónico Oficial de Proveedores provista en el sistema digital unificado.
4. Declaro encontrarme al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales. Se advierte, que la Administración verificará que los participantes se encuentren al día en sus obligaciones tributarias materiales y formales, así como en la presentación de las declaraciones tributarias, para ello se utilizará el lugar web que establezca el Ministerio de Hacienda. Artículo 18 bis) de la Ley 9416 denominada Ley para Mejorar la Lucha Contra el Fraude Fiscal).

La condición de estar al día con el Impuesto a sociedades se verificará a través del sistema SICOP.

1. Declaro encontrarme al día con todas obligaciones materiales y formales requeridas para la normal operación comercial, incluyendo Pólizas de Riesgos de Trabajo, Patentes, Permisos de Salud u otros documentos que sean requeridos para tales efectos.

Se advierte, que la Administración podrá verificar vía informática la veracidad de esta información.

1. La condición de estar al día con el Impuesto a sociedades se verificará a través del sistema SICOP
2. Declaro que no me alcanza ninguno de los casos de prohibición para contratar con la Administración, de conformidad con lo establecido en los Artículos 24,25,26,27, y 28 LGCP en concordancia es también la Ley N° 8422 del 6 de octubre del 2004 “Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública".
3. Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
4. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.
5. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

 

• Consideraciones varias para que tomen en cuenta los proveedores:

La Administración, durante la apertura de ofertas constatará el fiel cumplimiento por parte del oferente de las declaraciones juradas aportadas y los datos de los beneficiarios finales para este procedimiento de contratación pública.

De ser omiso y debidamente comprobado por la Administración que los datos antes mencionados no se encuentran en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas, será EXCLUIDO de oficio del concurso, por acreditar una violación a la norma y de forma paralela se iniciarán las valoraciones pertinentes bajo los criterios que determina la Ley General de Contratación Pública N°9986, para el proceso sancionatorio respectivo según las causales previstas en los incisos c) y g) del artículo 119 del mismo cuerpo normativo.