Compra de licencias de Copilot

1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ADMISIBILIDAD PARTIDA

 

El oferente debe cumplir con los siguientes requisitos:

 

• Forma de cotizar: El oferente debe cotizar el precio unitario y total del servicio, según las especificaciones técnicas indicadas en la sección tres El precio debe incluir el impuesto al Valor Agregado (IVA) en su tarifa reducida de un 2% según el artículo 11 numeral 2d Ley 9635. Los precios deben ser firmes y definitivos. Si en el pliego de condiciones se pide un desglose de los tributos que afectan la propuesta y esta no lo indica, se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local.

 

 

• Desglose del precio: El oferente debe presentar el desglose de la estructura del precio tanto en valores absolutos como porcentuales ajustándose a la estructura que se detalla en el siguiente cuadro:

 

Concepto:	Valor Absoluto	Valor Porcentual
Costos Directos
Mano de obra
Insumos
Subcontratos: *
Costos indirectos
Mano de obra
Insumos
Imprevistos
Utilidad
Total precio cotizado (antes del IVA)**		100%

 

*Cuando aplique, en dicho caso debe estar indicado en el formulario de oferta en SICOP.

**El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual del precio.

 

De conformidad con el artículo 8 del Reglamento de Reajuste de Precios en Contratos de Obra Pública y Revisión de Precios en Contratos de Bienes y Servicios N° 44937- H-MICIT-MIDEPLAN, el oferente debe aportar en la oferta la información de todos los índices de precios oficiales, sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura del precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir. Cuando no exista un índice de precios, especifico oficial o uno similar, el oferente deberá advertirlo así en su oferta, y se podrá aplicar el método analítico documental.

En aquellos casos en que no exista un índice de precios del costo directo, debido a que dicho costo fue ofertado en una moneda distinta a la unidad monetaria legalmente establecida en el país de origen del citado costo, ello por motivos de exigencias del proveedor del insumo o servicio, el oferente deberá aportar en la oferta, la prueba pertinente y suficiente que acredite tal exigencia.

Cuando no exista un índice de precios oficial, específico o similar, que represente las variaciones de un determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en su oferta y se podrá proponer como índice general el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del país de origen del costo.

 

• El oferente debe contar con Patente Municipal emitida por la Municipalidad respectiva del lugar donde desarrolla sus actividades administrativas, según lo estipula el artículo 88 del Código Municipal y el Permiso Sanitario de Funcionamiento emitido por el Área Rectora de Salud (del lugar donde desarrolla sus actividades administrativas) del Ministerio de Salud, dentro de la oferta deben constar dichos documentos, los cuales deben encontrarse vigentes y ser atinentes a los bienes y/o servicios requeridos por la Administración, y estar a nombre del oferente, para ello deben aportar copia de ambos documentos en formato PDF. Adjuntar comprobante del último pago de la patente.

 

• El oferente deberá adjuntar la carta del fabricante donde indique que es distribuidor autorizado. Esta carta no deberá tener más de 6 meses de emisión, contados a partir del momento de la apertura de ofertas.

 

• Las ofertas que no presenten los requisitos anteriores se descalificarán del presente concurso. El SINAES se reserva el derecho de verificar la veracidad y autenticidad de la información contenida en la oferta. Como consecuencia de lo anterior, de llegarse a determinar la existencia de información falsa descalificará al oferente.

1. REQUERIMIENTOS TECNICOS

 

Partida	Cantidad	Descripción
1	15	8111250192406354 Suscripción de licenciamiento Microsoft Copilot para Microsoft 365 licenciamiento A5 con el SKU: CFQ7TTC0MM8R:000K para quince (15) usuarios, aprovisionados en el tenant sinaes.onmicrosoft.com. El costo de las licencias deberá incluir el precio preferencial del sector educativo. Licenciamiento anual con posibilidad de prórroga por tres (3) años más, para un total de cuatro (4) años.    Antecedentes y justificación: La constante evolución de las tecnologías de la información, junto con la creciente necesidad de la Institución utiliza actualmente la plataforma Microsoft 365 como herramienta principal para la gestión de correos electrónicos, elaboración de documentos, análisis de información, trabajo colaborativo, almacenamiento de archivos y realización de reuniones virtuales. El uso de estas herramientas forma parte fundamental de los procesos administrativos, técnicos y operativos que respaldan el cumplimiento de los objetivos institucionales. Como parte de la estrategia de transformación digital y mejora continua, se ha identificado la necesidad de incorporar tecnologías que permitan optimizar el aprovechamiento de la información institucional, reducir el tiempo destinado a tareas rutinarias y aumentar la productividad de los funcionarios. En este contexto, la inteligencia artificial generativa representa una oportunidad para fortalecer la eficiencia operativa, la generación de contenido, el análisis de datos y la gestión del conocimiento dentro de la organización. Microsoft 365 Copilot es una solución de inteligencia artificial integrada nativamente en las aplicaciones de Microsoft 365, tales como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, permitiendo asistir a los usuarios en la elaboración de documentos, análisis de información, generación de resúmenes, preparación de presentaciones, atención de comunicaciones y seguimiento de reuniones. Al estar integrada con la plataforma tecnológica existente, la solución aprovecha los mecanismos de seguridad, cumplimiento y gestión documental ya implementados por la Institución.    Objetivo General: Adquirir e implementar licencias de Copilot para fortalecer las capacidades de productividad y colaboración de la Institución mediante el uso de inteligencia artificial generativa integrada al entorno Microsoft 365. Objetivos específicos: •                Optimizar la productividad de los funcionarios mediante el uso de herramientas de inteligencia artificial generativa integradas en las aplicaciones de Microsoft 365 utilizadas por la Institución.   •                Reducir los tiempos de ejecución de tareas administrativas y técnicas, automatizando actividades repetitivas relacionadas con la creación, revisión y procesamiento de información. 3. Actividades a realizar: •                El área de TIC de SINAES verificará que la oferta cumpla con las especificaciones definida en el pliego de condiciones. •                El proveedor adjudica deberá realizar la entrega del bien o aprovisionamiento del servicio, según las especificaciones técnicas definidas en el pliego de condiciones. •                En área de TIC validará la entrega correcta del bien o servicio según corresponda para cada uno de los bienes o servicios incluidos en la contratación. En caso necesario, el proveedor adjudicado deberá brindar soporte o apoyo para solucionar cualquier incidente o error que impida el uso correcto del bien o servicio contratado, sin que esto implique un costo adicional para el SINAES. •                El proveedor adjudicado deberá realizar el procedimiento de entrega del bien en la plataforma de SICOP y en caso de que corresponda, el área de TIC de SINAES brindará el visto bueno de la recepción a conformidad. Posteriormente, el proveedor adjudicado deberá subir la factura a SICOP y enviarla al correo facturas@sinaes.ac.cr.

 

Las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos solicitados serán descalificadas del presente concurso.

 

 

 

	Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior División de Servicios de Apoyo a la Gestión Proveeduría Institucional   2026LD-000019-00224000001   Licenciamiento de Copilot   Presupuesto estimado: ¢ 1.577.371,65       Fecha de publicación: 20-10-2026

 

 

1. CONDICIONES GENERALES

 

• El Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior recibirá ofertas de manera electrónica, por medio de la plataforma SICOP, para el Licenciamiento Copilot.

 

• La fecha y hora límite para el cierre de recepción de ofertas es: viernes 23 de octubre de 2026 las 14:01 horas. Posteriormente se procederá con el acto de apertura de ofertas que estará habilitado por medio de SICOP a los proveedores interesados.

 

 

• Forma de pago: 30 días naturales, una vez entregado el material o servicio a entera satisfacción, recibido en las instalaciones de SINAES el cual tendrá un recibido a conformidad por parte del administrador del contrato el cual puede ser un sello, un oficio, un correo o un acta de recepción definitiva, todo de acuerdo con los términos del pliego de condiciones. Una vez que el contratista obtenga el recibido a conformidad a través de la plataforma SICOP, presentará la factura comercial junto con el comprobante de recibido a conformidad al correo facturas@sinaes.ac.cr. El pago se hará efectivo dentro de los treinta días naturales después de recibida a satisfacción la factura.

 

• Vigencia de la oferta: Debe ser mínimo de 20 días hábiles a partir de la fecha límite fijada para la recepción de ofertas.
• El plazo de adjudicación de esta licitación será de 06 días hábiles , con opción de prórroga por un plazo mayor por motivos de fuerza mayor o interés público, para lo cual se dejará constancia en el expediente mediante resolución motivada.

 

• La Fecha de inicio será el día hábil siguiente a la notificación del contrato en SICOP.

 

• Plazo de ejecución: El oferente debe indicar en forma expresa el plazo máximo de ejecución de la contratación en días hábiles, el cual no puede ser mayor a cinco días hábiles.

 

• Plazo de la contratación: El contrato tendrá una vigencia de un año, prorrogable por períodos iguales, hasta completar cuatro años en total, según el interés institucional. Reservándose El SINAES la posibilidad no prorrogarlo en el momento que lo considere necesario, para lo cual se comunicará por escrito al Contratista, con al menos treinta (30) días naturales de anticipación.

 

• La Administración se reserva el derecho de adjudicar de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria, así como declarar infructuosa la licitación se considera que ninguna oferta conviene a sus intereses o desierta con fundamento en el interés público. También se reserva para su aplicación al momento de la adjudicación las facultades contenidas en el artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública y 139 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

 

• Resolución de controversias: Si durante la ejecución de un contrato surgen una o varias controversias no susceptibles de solución por negociación directa entre las partes, dicha controversia podrá ser sometida a un comité de expertos sin que la ejecución del contrato se vea suspendida, según lo prevé la Ley General de Contratación Pública (Art. 117)

 

• La oferta se redactará en idioma español y debe estar debidamente firmada por la persona facultada para ello.

 

• Cuando el oferente sea persona jurídica deberá acompañarse de una certificación notarial que acredite su existencia y personería. Las personas físicas aportaran copia de su cédula de identidad. Si estos documentos constan en el sistema SICOP, no será necesario aportarlos, mientras su contenido sea exacto y esté vigente, lo cual basta que lo mencione en la oferta.

 

• La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con la Administración con pleno sometimiento a las normas de la Ley de General de Contratación Pública y de su Reglamento, así como a las condiciones generales y especiales del pliego de y a las disposiciones reglamentarias pertinentes.

 

• Dos o más personas, físicas o jurídicas, pueden complementar sus antecedentes y experiencia, por medio de la presentación de una oferta en consorcio, aportando copia certificada con fecha cierta del acuerdo consorcial. Ese documento contendrá, al menos, los términos que regularán las relaciones entre las partes y sus relaciones con la Administración. La responsabilidad entre las partes de este acuerdo será solidaria y le podrá ser reclamada indistintamente a cualquiera de ellos, en su totalidad.

 

• Si algún oferente tiene dudas referentes al pliego de condiciones, encuentra contradicciones u omisiones, deberá notificarlo por escrito en SICOP, durante el primer tercio del plazo señalado para recibir ofertas. Si no fueran presentadas dentro de ese plazo quedará entendido que el oferente formulará la oferta considerando la condición o interpretación más favorable para el SINAES.

 

• El Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior, por sí mismo o a solicitud de un oferente podrá introducir aclaraciones, correcciones o modificaciones a este pliego de condiciones, las que se comunicarán por los mismos medios en los que fue publicada la convocatoria de esta licitación, hasta tres días hábiles antes de la fecha señalada para la apertura de las ofertas. Si a juicio de SINAES una modificación introdujere una alteración importante en la concepción original del objeto de esta licitación, el plazo señalado para recibir ofertas se ampliará conforme lo establece el la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

 

• El oferente debe encontrarse inscrito, activo y al día en los pagos correspondiente a las cuotas obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), el Fondo de Desarrollo Social Asignaciones Familiares (FODESAF) y Tributación con el Ministerio de Hacienda. La Administración realizará las verificaciones correspondientes.

 

• La administración asume que el oferente al estar registrado como proveedor de bienes, servicios y obras en el SICOP, mantiene vigente las declaraciones juradas previstas en el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública tanto para oferentes como para subcontratistas, por lo tanto, deberá indicar en su oferta que la información contenida en las declaraciones juradas se mantiene invariable.

 

• Razonabilidad de precio: La Administración podrá utilizar el parámetro más adecuado para determinar la razonabilidad del precio, ya sea con base en la comparación de precios ofertados del catálogo de bienes y servicios de SICOP, un promedio simple a partir de las ofertas recibidas o bien la estimación presupuestaria. El rango de tolerancia definido por la Administración para la razonabilidad del precio es de +/- 1,72% a partir del parámetro establecido en el estudio de mercado.

 

• Para esta contratación no se están solicitando documentos que puedan catalogarse como información sensible, por lo que se les solicita a los oferentes no registrar en SICOP la oferta como confidencial, pues con el objetivo de garantizar la transparencia del proceso de contratación, la información será modificada de confidencial a pública.