S.E.-Contratación Directa de Escasa Cuantía. Adquisición de software para la Gestión de Proyectos, Portafolio y Recursos (PPM)

DECLARACIONES JURADAS

 

Con la oferta se deberán presentar las declaraciones juradas solicitadas en el Anexo 4. Declaraciones Juradas y Certificaciones.

 

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

 

• El oferente debe suministrar evidencia del cumplimiento de las especificaciones técnicas, certificado de representación como proveedor autorizado emitido por la casa matriz, certificado o declaración jurada de que la representación va a ser efectiva durante todo el proceso del contrato, evidencia de compatibilidad y migración de la herramienta, ficha técnica y especificaciones del licenciamiento  Planview AdaptiveWork  o la plataforma alterna propuesta y cualquier otra información que el oferente considere necesaria puede ser de interés para facilitar el análisis y estudio de ofertas.

 

• El software ofertado debe ser compatible con la solución actualmente implementada en la Dirección Gestión de Servicios No Regulados (Planview AdaptiveWork) y tener la posibilidad de enlace con el ERP del ICE (SAP), en caso de requerir una nueva implementación o migración deberá realizarse antes del primero de diciembre 2025 con el objetivo de no generar un impacto en la atención de los servicios y tener continuidad. Los costos asociados a esta eventual implementación, migración y asistencia técnica a los usuarios deberán forma parte del precio de la oferta.

 

• En caso de que exista variación en el sistema que actualmente utiliza la Dirección Gestión Servicios No Regulados (Planview AdaptiveWork), el oferente deberá de entregar en su oferta un programa de trabajo sobre el proceso de implementación y el mismo se confirmara y actualizaran las fechas dentro de los primeros 15 días hábiles posteriores a la notificación del contrato electrónico. Dicho programa debe contener los siguientes aspectos:
  • Alcance de la implementación
  • Metodología aplicada para brindar el acompañamiento y soporte al ICE
  • Listado del personal con experiencia demostrable en el proceso de implementación de la herramienta.
  • Cronograma detallado de actividades
  • Requerimientos de recursos (humano, equipos u otros) necesarios para llevar a cabo el proceso de implementación.
  • Plan de retroalimentación virtual para los usuarios de la herramienta en sus diferentes perfiles. Deberá entregar un plan que detalle el contenido y alcance del uso de la herramienta en sus diferentes funcionalidades (temas generales, gestión híbrida/ágil, gestión de cronogramas y documental, gestión de recursos, gestión financiera y de recursos, gestión de demanda, cambios incidente y riesgos, gestión de objetivos y programas, reportes e interfaces). Además, deberá incluir un cronograma de implementación.
  • El desarrollo del plan de trabajo e implementación planteada por el oferente deberá estar finalizada a más tardar el 1 de diciembre 2025.
  • La eventual implementación, deberá de reflejar los flujos de trabajo establecidos en los procedimientos ICE GS12, GS60, GS11, GS04, GS14, GS02, GS21 y GS23
  • El oferente deberá de presentar una declaración jurada en la que garantiza que todo el personal que estará atendiendo al ICE está debidamente capacitado y cuenta con el conocimiento técnico y experiencia demostrable (queda a discreción del ICE solicitar dicha evidencia) en el uso, programación y desarrollo de la herramienta, este requerimiento respalda la atención de servicio al cliente, así como la línea 3 de horas para desarrollos. Como soporte técnico se entiende la asistencia por expertos respaldados por el desarrollador o fabricante del software para evacuar consultas relacionadas con el programa, la documentación o accesorios y su uso en casos prácticos o resolver problemas de operación o daños en el software.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SOFTWARE

La plataforma contratada deberá incluir el paquete de herramientas “Administración de Proyectos + Calidad y Seguridad”, el cual debe brindar todos los servicios indicados a continuación:

1. Permitir la gestión de una cantidad ilimitada de proyectos, sin que esto implique aumentos en el costo del servicio.
2. Permitir el acceso a la cantidad de usuarios definida por el ICE, según el rol de acceso requerido. El ICE podrá incluir nuevos usuarios internos o externos en cualquier momento durante el plazo del servicio en cualquier proyecto. Esto sin que sobrepase la cantidad contratada en el presente concurso.
3. Propiedad intelectual de la información administrada a través de la plataforma deberá ser del ICE.
4. Además, debe cumplir con los siguientes requerimientos de calidad interna y externa:

 

Tipo	Característica	Funcionalidad requerida
Calidad interna y externa	Funcionalidad	Mantiene organizado, planifica y administra los proyectos mediante diagramas de Gantt y organigramas.
		Permite vincular tareas de este y otros proyectos, así como ver reflejado ese vínculo en el diagrama de Gantt.
		Muestra gráficamente la ruta crítica, recursos, línea base y las alertas que los usuarios necesiten.
		Maneja la estructura de desglose de trabajo.
		Permite la gestión de los recursos que podrán ser compartidos entre los diferentes proyectos, así como la gestión de costos y beneficios por Proyectos
		Permite identificar posibles problemas potenciales (mediante un análisis de ruta de acceso a las tareas) y modificarlos por nuevas rutas de las tareas de análisis.
		Tiene la capacidad de manejar programas, proyectos, ideas o iniciativas, así como vincular estos elementos y hacer análisis cruzados.
		Permite manejar entregables, riesgos, incidentes, acciones de mitigación a nivel de programa, proyecto y tarea.
		Permite definir objetivos estratégicos, indicadores, capacidad de recursos y presupuestos.
		Permite que la interfaz y los procesos sean configurados de manera sencilla.
		Debe ser compatible con navegador Chrome o Edge.
		Permite la transferencia (importar y exportar) tablas, gráficos, organigramas y/o diagramas a formatos compatibles con las últimas versiones de pdf , excel, power point, project y visio.
		Cuenta con herramientas de auditoría de las actividades de los usuarios y la gestión de cargas de trabajo.
		Cuenta con todos los protocolos de seguridad web mediante los servidores de Amazon Web Services u equivalente que cumpla con las normas ISO/ICE 27001:2013, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 9001:2015 y CSA STAR CCM 4.0
		Permite manejar perfiles de usuarios mediante roles.
		Permite conectarse e interactuar con herramientas de productividad de microsoft.
		Permite vincularse e interactuar con SAP NetWeaver
		Mantiene organizado, planifica y administra los proyectos mediante diagramas de Gantt y organigramas.
	Usabilidad	Permite compartir vistas, tableros, reportes, con terceros sin que se requiera la asignación de una licencia.
		Que garantice el almacenamiento y resguardo seguro de toda la información de la plataforma, el proveedor debe garantizar la seguridad y no perdida de datos, debido a terceros que pudieran intervenir en la plataforma.
		El proveedor deberá generar respaldos periódicos de la información y ponerlos a disposición del ICE durante toda la etapa la contratación más un año posterior a la finalización. Los respaldos deberán ser legible en cualquier formato, sin necesidad de requerir una licencia en específico.
		Tiene la capacidad de manejar indicadores de gestión, presupuestos, proyectos y programas con priorización numérica y mediante semáforo.
		Permite gestionar riesgos, cambios, incidencias, acciones de mitigación entregables con urls que dirigen a los documentos en la nube.
		Permite compartir con facilidad información, mediante chats y emails automáticos, que ayude a comunicar mejor los progresos y obtener resultados.
		Permite asignar prioridades en las tareas de proyectos, los detalles importantes y múltiples escalas de tiempo en una interfaz contextual y visualmente atractiva.
		Cuenta con una vista de escala de tiempo que facilita la visualización del proyecto en beneficio del equipo y las partes interesadas mediante presentaciones.
		Permite mostrar los proyectos de forma eficiente mediante una administración eficiente en la planificación, programación y ejecución del proyecto.
		Permite adaptar la información en plantillas, vistas y herramientas de gestión, aplicados en metodologías de gestión de proyecto ágiles, en cascada y/o híbridos.
		Permite manejar procesos con permisos y enviar correos o avisos automáticos con información de los proyectos.
		Permite interactuar con los recursos disponibles en SAP según los roles, permisos y perfiles asignados.
	Eficiencia	Permite el resaltado de la ruta de acceso a la tarea en el diagrama de Gantt.
		Capacidad de consultar con filtros múltiples y múltiples niveles de ordenamiento.
		Permite generar reportes por cada proyecto y a nivel general.
		Disponer de opciones para realizar búsquedas que faciliten el acceso a los proyectos.
		Personalización de calendarios, a nivel general, proyectos y recursos.
		Permitir vincularse e interactuar de forma transparente con SAP NetWeaver según los perfiles y roles asignados en la herramienta.
		Capacidad de configurar por proyecto o a nivel de la plataforma, tipos de cambio de moneda y/o otros datos requeridos, de modo que, el cambio se refleje de forma trasparente y automática en todos los procesos, presupuestos, reportes y registros realizados.
		Permite ser configurable para customizar etiquetas y campos según sea requerido.
	Fiabilidad	Permite utilizar los archivos de ayuda incorporados como evolución e información general.
		Permite una administración centralizada de todos los usuarios.
		Soporte técnico y documentación que responda a los inconvenientes que puedan presentarse durante su uso a través de un canal permanente.
		El fabricante tiene la robustez para evitar las fallas producto de errores en el software. Un sistema Web con disponibilidad del 99.6%.
		Disponer de las versiones actualizadas y/o mejoradas de la herramienta y sus componentes, sin necesidad de procesos de actualización que impliquen restringir al usuario en el uso de la herramienta.
	Portabilidad	Interactúa con herramientas existentes con XML y (APIs) ofreciendo un complejo sistema de administración de proyectos colaborativo.
Calidad	Satisfacción	Permite al usuario interactuar con espacios de trabajo adaptados a las necesidades de cada perfil de usuario.
		Permite al usuario independientemente del rol o perfil asignado, generar sus propios dashboards para compartir y visualizar los avances, tareas e información asociada a proyectos en los cuales haya sido asignado.
	Capacitación / Soporte	Se dispone con programas de entrenamiento y prueba de funcionalidades de la plataforma.
		Se dispone de un canal de comunicación para atender consultas.
		Se dispone de un canal de suscripción para recibir boletines, comunicaciones de actualización, mejores prácticas, entre otros.
	Productividad	Permite enviar mensajes instantáneos.
		Permite ser configurado para enviar alertas, pendientes y recordatorios por medio de correo electrónico a los recursos asignados en tareas y proyectos, en función a las fechas establecidas.
		Permite visualizar e interactuar en ambos sentidos con las asignaciones en el calendario, y herramientas de control y seguimiento de tareas.

 

REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS DEL SOPORTE Y OPERACIÓN

LINEA 1 y 2:

 

1. El software debe ser compatible con navegador Chrome o Edge.
2. Debe ser en español.
3. La licencia es por suscripción a nombre del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), e incluye 24 meses de soporte y mantenimiento, lo que faculta al ICE a disponer de las actualizaciones de la licencia durante este período.
4. El soporte técnico durante el período de mantenimiento deberá ser suplido a través de los siguientes medios: Vía correo electrónico, vía telefónica, vía web (plataforma TEAMS). El ICE se reserva la selección del método a utilizar, siendo posible una mezcla entre todas las opciones.
5. Durante el proceso de análisis de ofertas, el ICE podrá realizar consultas al oferente para aclarar dudas con respecto al programa y su oferta.
6. El adjudicatario debe suministrar una guía de instalación que ilustre la secuencia de instalación y consideraciones importantes para la puesta en Operación, en español. Dicha guía será suministrada a más tardar 10 días hábiles posterior a la adjudicación en firme. La forma de entrega será digital, vía correo o enlace electrónico a través del Administrador de Contrato.
7. El contratista debe suministrar todos los elementos técnicos para la correcta ejecución de la herramienta.
8. El contratista dará las facilidades técnicas para la puesta en marcha de la herramienta. Asimismo, el contratista debe brindar un enlace electrónico donde se pueda descargar la aplicación para dispositivos móviles.
9. Propiedad intelectual de la información administrada a través de la plataforma deberá ser del ICE. En caso de que el ICE decida suspender el servicio de suscripción posterior el plazo contractual, el proveedor debe obligatoriamente otorgar un enlace electrónico donde el ICE pueda descargar toda la información almacenada en la plataforma de suscripción en formatos, sql, csv, xls. Cualquier otro formato será evaluado por el ICE, pero se debe de garantizar que dicho formato permita una adecuada visualización de los datos, sin necesidad de requerir una licencia en específico.

REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS DEL PAQUETE DE HORAS PARA SOPORTE TÉCNICO

LINEA 3:

El contratista deberá contar con consultores expertos en configuración y soporte, debidamente respaldados por el desarrollador o fabricante del software, en los siguientes temas:

• Cronogramas
• Riesgos
• Gestión de recursos
• Ingresos, costos y presupuestos
• Reportes e informes
• Flujos de trabajo
• Gestión documental
• Integración con SAP
• Controles de cambio

ENTREGABLES

Dentro del plazo de ejecución del servicio se identifican los siguientes entregables:

• Una vez finalizada la implementación, el contratista deberá entregar un informe de donde se detalle los resultados obtenidos con el paquete de implementación inicial y con la descripción de como gestionará el paquete de soporte previamente validado con el Administrador del Contrato. El informe deberá entregarse en idioma español, en formato digital y firmado digitalmente por el profesional responsable. El contenido mínimo que deberá tener el informe que el proveedor realizará se describe a continuación:
  • Introducción
  • Antecedentes
  • Objetivos
  • Hallazgos y/o observaciones aportadas.
  • Metodología aplicada en la implementación inicial y en el paquete sandbox
  • Metodología para la atención e implementación del soporte asociado al servicio
  • Conclusiones
• El ICE dispondrá de un plazo máximo 15 días hábiles para revisar el informe y emitir comentarios. En caso de que el ICE emita comentarios, el proveedor deberá entregar el informe corregido o modificado en no más de 15 días hábiles recibidas las observaciones.
• Brindar acceso a la totalidad de los usuarios a la plataforma para uso de esta, dentro de los primeros 15 días hábiles posteriores a la notificación contrato electrónico (primeros 12 meses de suscripción) y 260 días hábiles posterior a la notificación contrato electrónico (12 meses adicionales de suscripción).
• Certificación digital de soporte, extendida por el proveedor por el plazo contractual, dentro de los primeros 15 días hábiles posteriores a la notificación contrato electrónico (primeros 12 meses de suscripción) y 260 días hábiles posterior a la notificación contrato electrónico (12 meses adicionales de suscripción).

EROGACIONES DE AÑOS FUTUROS

 

Dado que esta adquisición afecta un período presupuestario futuro, este queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República.

 

La existencia de este presupuesto se certifica con base en la información incluida en los diferentes módulos de formulación y control del presupuesto del ERP. 

 

CRITERIOS SOSTENIBLES

 

CRITERIO SOCIAL: El oferente debe presentar declaración jurada que se encuentra libre de trabajo infantil, y que en el caso de la contratación de adolescentes cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley 7739) y en la Prohibición del Trabajo Peligroso e Insalubre para Personas Adolescentes Trabajadoras (Ley 8922).

 

CLÁUSULA DE DESEMPATE

 

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica entre oferentes, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará una moneda.

 

De lo anterior se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento (presencial).

 

ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO 

 

Con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta:

 

1. La estructura del precio: Esta estructura estará compuesta por el desglose del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como porcentuales, con el detalle de al menos los siguientes componentes: mano de obra, insumos, gastos administrativos y utilidad.

 

1. El presupuesto detallado que sustenta la estructura del precio presentada, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro, según corresponda.

 

Nota: El formato de estructura de precios no es limitante, por lo que se anexa en formato editable para que se pueda adaptar al objeto contractual. El formato de presupuesto detallado queda a criterio de cada oferente.

 

RECIBO CONFORME

 

El recibo conforme del servicio de suscripción se brindará una vez aprobado el programa de trabajo de implementación elaborado en conjunto con el ICE y la habilitación del acceso a las licencias adquiridas por un periodo de 12 meses posterior a la implementación en firme, y se dará una vez logrado lo siguiente:

 

• Para el primer año de licenciamiento, se haya validado el acceso de los 89 usuarios a la suscripción digital y se reciba una certificación con el alcance y la fecha de inicio del servicio de soporte de parte del proveedor (certificación digital).
• Para el segundo año de licenciamiento, se haya validado el acceso de los 89 usuarios por un periodo de 12 meses adicionales y verificado que se cumpla con los niveles de calidad solicitados en el cartel.

  

El Contratista procederá a: 

 

Atender al ICE como proveedor calificado y respaldado por la casa matriz en cuanto conocimiento técnico para el manejo de la herramienta, atención de consultas y solución de fallas o mejoras solicitadas por el ICE en la herramienta, durante el horario oficial del ICE.

 

Re-ejecutar a su propio costo cualesquiera de los Servicios que no cumplan con el requerimiento o expectativa del ICE, y que pueda demostrar que la atención no solucionó los problemas o mejoras acordada entre partes.

 

Con respecto al Paquete de 400 horas para soporte remoto incluido en esta contratación, el contratista deberá presentar un acta de la solución implementada a cada solicitud planteada por el ICE, dicha acta deberá ser presentada 15 días hábiles posterior a la sesión de entrega de los servicios solicitados. Durante estos 15 días hábiles, el ICE llevará a cabo la prueba de la implementación y podrá solicitar ajustes antes de aprobar la solución tras su recepción a satisfacción.  

FORMA DE PAGO

 

El pago por los servicios se realizará de acuerdo con los siguientes hitos de pago, una vez que se brinde el recibo conforme del servicio, para lo cual el contratista presentará la factura:

 

Para las líneas de pago 1-Licencia tipo Full User y 2-Licencia tipo Requestor User los primeros 12 meses de servicio se cancelarán 100% contra confirmación de acceso a la suscripción de 89 usuarios (84 licencias full user y 5 Requestor user) y certificación de soporte extendida por el contratista, lo cual deberá ser entregado en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico.

 

Para el pago de la línea 3- Paquete de 400 horas para soporte remoto, se pagará en forma parcial contra cada acta de la solución implementada a cada solicitud planteada por el ICE, una vez aceptada por el Administrador de Contrato (AC).

 

Los restantes 12 meses de servicio se cancelarán según se indica a continuación: 12 meses de suscripción contra validación del acceso de los 89 usuarios (84 licencias full user y 5 Requestor user) y certificación de soporte extendida por el contratista, en un plazo máximo de 260 días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico.

 

FACTURACION

 

Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

 

Ejemplo: MM-4500xxxxxx (sin espacios)

 

Para obtener este número interno (MM-4500xxxxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

 

Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

 

1. Solicitar el número interno a la Administradora de Contrato, PREVIO a la entrega de material o servicio.
2. Realizar la entrega con una guía de Reporte de Tiempos de Operación (RTO) en las instalaciones indicadas por el gestor y una vez incorporado el registro del servicio se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno y POSTERIOR podrá presentar la factura ya con el número.

 

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr y al yamadorn@ice.go.cr

 

Código de Actividad Económica: 401002

 

RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

 

• La prestación de los servicios objeto de este Contrato será realizada exclusivamente para el ICE, amparados a los términos contractuales especificados en el cartel, eximiendo al ICE de toda responsabilidad laboral y de cualquier otra índole tanto personal como por su relación con terceras personas, que por cualquier motivo tengan origen en actos de imprudencia, negligencia o descuido realizados por el personal, en la ejecución de los Servicios.

 

• El contratista no podrá subcontratar ninguna parte de los servicios objeto de esta contratación, ni cederá, ni de ninguna otra forma enajenará o dispondrá en todo o en parte, de los derechos y obligaciones provenientes de esta contratación.

 

• El contratista está obligado a cumplir, cabalmente, con lo ofrecido en su oferta y en cualquier manifestación formal documentada, que hayan aportado adicionalmente, en el curso del procedimiento o formalización del Contrato.

RESPONSABILIDADES DEL ICE

 

• Asignar personal para la adecuada coordinación con el contratista para la prestación de los servicios.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

Se deben de atacar lo indicado en el documento Cláusula de Gobiernos de datos en los procedimientos de contratación de bienes y servicios 2025 por parte del ICE, Anexo 7. Cláusula de gobierno de datos.

 

El contratista se compromete a brindar los Servicios en forma exclusiva para el ICE y no podrá divulgar la información bajo ningún concepto. De ocurrir lo antes dicho, el ICE podrá resolver el Contrato y aplicar las medidas legales pertinentes.