S.T/S.E/S.C Licitación abreviada Soporte y mantenimiento consolidado a la infraestructura de hardware HPE

a) El oferente deberá presentar una declaración jurada, en la que especifique dos (2) contratos suscritos en Costa Rica para la prestación de soporte de equipos HPE. En dicha declaración deberá incluir los siguientes datos:

• Detalle de la solución vendida.
• Año de suscripción del contrato.
• Nombre de la empresa contratante.
• Número de teléfono de referencia.
• Si corresponde a un contrato público, indicar el número de concurso.

b) El oferente debe demostrar que cuenta con el respaldo directo del fabricante HPE y que es un canal autorizado para brindar el debido soporte solicitado en el cartel. Para ello debe presentar una carta del fabricante, haciendo constar la cantidad de años consecutivos que posee la empresa oferente con esta designación de la marca HPE en Costa Rica y que es un canal autorizado. La fecha de emisión de la carta no debe ser anterior a 30 días naturales, contados a partir de la fecha de apertura de esta licitación.

c) El oferente deberá presentar una carta emitida por el fabricante HPE que certifique que cuenta con la “Condición de Solution Provider" con el nivel de "Compute Platinum Partner" la cual debe estar vigente al momento de apertura de las ofertas. La fecha de emisión de la carta no debe ser anterior a 30 días naturales, contados a partir de la fecha de apertura de ofertas.

d) El oferente deberá contar dos técnicos especializados en plataformas HPE y una persona certificada en PM (Project Manager). Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el oferente deberá presentar las certificaciones correspondientes, las cuales deberán estar vigentes al momento de la apertura de las ofertas.

e) El oferente debe presentar una declaración jurada donde conste que los técnicos asignados cuentan con dos (2) años de experiencia en trabajos especializados en plataformas HPE.

f) El oferente deberá adjuntar el currículum vitae del personal especializado requerido y presentar una declaración jurada en la que conste que dichos personeros residirán en el país durante todo el período del contrato y serán responsables directos de brindar el servicio contratado.

g) El oferente deberá adjuntar copia de la planilla de la CCSS en la que conste que las dos (2) personas especialistas que brindarán el soporte forman parte del staff técnico de la empresa.

h) El oferente deberá incluir en su oferta una nota que detalle los medios o canales disponibles para que el ICE registre casos de soporte. Como mínimo, deberán contemplarse los siguientes: llamadas al centro de soporte nacional, portal web y correo electrónico. En esa misma nota, el oferente deberá garantizar la disponibilidad de un centro de contacto que brinde atención las 24 horas al día, 7 días de la semana y 365 días del año, para la gestión de incidencias relacionadas con el soporte de los equipos indicados en las especificaciones técnicas, ubicados en diferentes instalaciones.

Para las especificaciones técnicas ver anexo adjunto "Especificacions técnicas".

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio del documento Cartel tipo - ALCANCE 161 a La Gaceta 174, que se adjunta.

El presupuesto total estimado para el periodo de cuatro años es de 5 473 692,72USD, no se establecen prórrogas. El tipo de cambio (ICE año 2025) utilizado para el monto presupuesto total estimado en colones es de 523,29 CRC por 1,00 USD.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario, la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación. 

1) Estructura de precio y presupuesto detallado:

En las contrataciones de Servicios, con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660), el oferente deberá presentar junto con su oferta:

• La estructura del precio: estará compuesta por el desglose del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como porcentuales, con el detalle de al menos los siguientes componentes: mano de obra, insumos, imprevistos, gastos administrativos y utilidad.

Nota: El formato de la estructura de precio adjunto al cartel no es limitante, por lo tanto, el oferente podrá adaptarlo conforme al objeto contractual.

• El presupuesto detallado que sustenta la estructura del precio presentada, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro, según corresponda.

Nota: El formato de presupuesto detallado quedará a criterio del oferente.

2) Política Corporativa para la prevención de la corrupción y gestión de conflicto de intereses. El oferente deberá aportar una declaración jurada en la que se indique lo siguiente:

a) Que se somete al cumplimiento de las leyes aplicables en materia de prevención de la corrupción y las condiciones de idoneidad ética, jurídica y de calidad indicadas en la Política Corporativa para la prevención de la corrupción y gestión de conflicto de intereses del ICE, la cual se adjunta como un anexo en Sicop.

b) Que conocen las prohibiciones existentes tanto en el sector público como privado de pagar, prometer o autorizar el pago directo o indirecto de dinero o cualquier otro elemento de valor a cualquier servidor público o funcionario de gobierno, partido político, candidato, o cualquier otra persona actuando en nombre de la entidad pública, cuando dicho pago comporta la intención de obtener, retener o direccionar negocios para obtener una ventaja.

c) Con la presentación de su oferta comprende que el incumplimiento de las cláusulas antes indicadas dará por finalizado el contrato.

3) Requerimientos de Norma de Higiene y Seguridad Ocupacional para el oferente y contratista:

Se debe cumplir con lo estipulado en el apartado 7 del documento anexo denominado: “NORMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL ICE”. (Para el oferente) aplica los puntos 7.1.3 (7.1.3.1, 7.1.3.2, 7.1.3.3, 7.1.3.4)-7.1.6 (7.1.6.2, 7.1.6.2, 7.1.6.3, 7.1.6.4, 7.1.6.5, 7.1.6.6) -(Para el contratista)7.2.1 (7.2.1.1, 7.2.1.2, 7.2.1.3, 7.2.1.4, 7.2.1.5, 7.2.1.6) Para el ICE 7.3 (7.3.1,7.3.3)

4) Criterios sociales / sustentables / ambientales:

El oferente debe presentar declaración jurada de cumplimiento con la promoción de la equidad de género.

El oferente deberá presentar declaración jurada en la que se indique que se cuenta con la Política de Espacio Libre de Toda Forma de Discriminación. En caso de contar con personal contratado con discapacidad indicarlo en dicha declaración.

El oferente debe presentar declaración jurada que está libre de trabajo
infantil, y que en el caso de la contratación de adolescentes cumple
con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente
Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley 7739) y en la
Prohibición del Trabajo Peligroso e Insalubre para Personas
Adolescentes Trabajadoras (Ley 8922).

5) Mejora de precios:

De conformidad con el artículo 66 el Reglamento al Título II de la Ley N°8660 y posterior al acto de apertura de ofertas, la Administración invitará a participar a mejora de precios a las ofertas que cumplan con todas las especificaciones técnicas y legales estipuladas en el cartel, fijando fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado Sicop. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada. Dicho descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original. Asimismo, junto con esta mejora de precios se deberá de presentar la nueva estructura de precio y la justificación de la disminución del precio. Se recomendará la adjudicación de la oferta que cotice el menor precio, luego de aplicada la mejora de precios.

6) Clausula Desempate:

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles oferentes, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará una moneda. De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento

7) Garantía de cumplimiento: Para la garantía de cumplimiento, el contratista se compromete a mantener vigente la garantía durante la ejecución del presente contrato, misma que se devolverá de acuerdo con lo establecido en el cartel.

8) Forma de entrega:

Línea 1,2 y 3: La forma de entrega para las tres líneas es de manera parcial, el soporte será a lo largo de todo el período de 48 meses.

9) Lugar de entrega:

Línea 1-2 y 3: El servicio de soporte deberá brindarse de forma virtual/remota. En casos excepcionales se brindará de manera presencial en las instalaciones de Sabana y/o San Pedro (donde se encuentran los equipos), previa coordinación con el administrador de contrato.

10) Tiempo de inicio del Servicio:

Línea N°1, N°2 y N°3: El servicio debe iniciar 5 días posteriores a la notificación del contrato. Previa coordinación con el administrador de contrato.

11) Forma de Pago:

Línea 1, 2 y 3: El servicio de soporte se pagará de manera bimestral (cada 2 meses), una vez finalizado el bimestre correspondiente y recibido a satisfacción por el ICE, contra la presentación del informe requerido en documento de especificaciones técnicas, en el apartado de Condiciones generales.

12) Otras cláusulas:

12.1 Cláusula de confidencialidad: Se debe firmar un acuerdo de confidencialidad de la información (Non-Disclosure Agreement, NDA) entre las partes. Este acuerdo establecerá los lineamientos y obligaciones que se deberán seguir para asegurar un uso adecuado de la información que para efectos del objeto contractual se requiera intercambiar entre las partes. Dicho acuerdo deberá firmarse una vez emitido el contrato en SICOP al inicio de la ejecución contractual en un plazo máximo de 10 días hábiles. El Administrador del Contrato del ICE velará por el cumplimiento de este punto.

12.2 Acuerdo de Nivel de Servicios (SLA): Se deberá firmar un acuerdo de nivel de Servicios (SLA) entre las partes. Este acuerdo indicará las condiciones requeridas para el aseguramiento de las prestaciones del servicio, las cuales se encuentran detalladas en documento de especificaciones técnicas. Dicho acuerdo deberá firmarse en un plazo no mayor a 10 días hábiles, posteriores a la notificación del contrato respectivo y será el Administrador del Contrato el responsable de velar por el cumplimiento de este punto y dejar constancia en el expediente de la licitación.”

12.3 Obligaciones del ICE: El ICE proporcionará al contratista todos los elementos técnicos necesarios para que este obtenga el acceso requerido y pueda cumplir con las condiciones establecidas en el cartel.

13) Obligaciones del Contratista

13.1. El contratista deberá tener un centro de contacto en Costa Rica, donde se pueda reportar los casos de soporte, esto por medio de portal web, correo electrónico y telefónico, para esto el contratista debe brindar la siguiente información:

• Nombre completo del responsable o equipo de soporte
• Correo electrónico de contacto
• Ubicación física del centro de soporte
• Dirección web del portal para la gestión de casos
• Número(s) telefónico(s) de atención

13.2. Es responsabilidad del contratista asegurar la presencia de personal técnico certificado en el país durante el periodo del contrato.

13.3. El Contratista brindará soporte de manera presencial y de manera virtual (por medio de plataformas de videoconferencia, teléfono, y correo electrónico).

13.4. La Administración se reserva el derecho de solicitar al contratista la asistencia presencial, cuando lo considere necesario, para la atención de problemas o asuntos relacionados a las plataformas y equipos soportados. Para ello, el responsable técnico coordinará previamente las ventanas de mantenimiento y los permisos de ingreso del personal técnico del contratista

13.5. El personal señalado en la oferta será el asignado por la empresa para ejecutar el servicio durante la vigencia del contrato. En caso de requerirse un reemplazo durante la ejecución, el contratista deberá presentar con antelación los atestados que acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos respecto al perfil, experiencia y funciones del personal establecidos en el cartel, los cuales deberán ser aprobados previamente por el ICE. Asimismo, el personal técnico a cargo del contrato deberá mantener vigentes todas las certificaciones estipuladas en el cartel a lo largo del período contractual (48 meses), y el ICE podrá solicitar y verificar dichas certificaciones en cualquier momento.

13.6. El contratista deberá nombrar a una persona que fungirá como responsable de la ejecución del contrato de mantenimiento y enlace con el ICE. Así mismo, el ICE nombrará a una persona que fungirá como responsable del contrato. Deben presentar el nombre completo, dirección correo electrónico y número de teléfono.

13.7. El contratista está en la obligación de participar y asistir a las reuniones (seguimiento y coordinación de las actividades propia del contrato) mensuales que programe el ICE y de las cuales se les hará llegar la convocatoria (esto con la persona que indican en el punto anterior).

13.8. El contratista deberá realizar una visita preventiva semestral a los equipos objeto de la licitación y entregar un informe escrito que detalle el estado de todos los equipos, incluyendo versiones de firmware, alertas detectadas y posibles mejoras para optimizar su funcionamiento.

14. Obligaciones del contratista dentro de instalaciones ICE

14.1. El personal del contratista que preste el servicio deberá portar, en un lugar visible y durante su permanencia en instalaciones del ICE, una identificación de la empresa que incluya su fotografía.

14.2. El Contratista está obligado a cumplir con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables para la ejecución segura del trabajo, incluyendo, entre otros, lo relacionado con Riesgos de Trabajo, Seguridad Social y Normas de Higiene y Seguridad Ocupacional. Asimismo, deberá utilizar equipos y herramientas idóneas y en óptimo estado, que aseguren la correcta realización de las labores y eviten riesgos de lesiones tanto al personal propio como al del ICE. El contratista también deberá acatar las normas, políticas, lineamientos y procedimientos establecidos para la operación de los centros de datos institucionales, a fin de garantizar la seguridad, continuidad y eficiencia de los servicios críticos en dichos sitios. Además, deberá cumplir con el documento denominado “Protocolo de Seguridad Física para Proveedores” que será entregado al contratista una vez suscrito el acuerdo de confidencialidad.

14.3. El contratista debe comprometerse a cumplir con cualquier otra medida que el ICE tenga establecida en los lugares de trabajo en los que se preste servicios o ejecuten trabajos.

• Aspectos de embalaje: No aplica
• Especificaciones referentes al Sistema Integrado de Gestión: No aplica
• Muestras: No aplica
• Actas de recepción provisional o definitiva: No aplica

15. Bandas de Tolerancia:

Según el estudio de mercado, se definieron bandas de tolerancia, las cuales indican que la inferior es de 4 234 081,42 USD y la superior de 6 713 307,02 USD. El precio ofertado debe estar dentro del rango de las bandas de tolerancia, en caso de que se presente una oferta fuera del rango el proveedor deberá justificarlo en su oferta.

Establecimiento de las bandas de tolerancia
Promedio simple 5 473 694,22
Desviación Estándar 1 239 612,80
Banda de Tolerancia 22,65%

Banda inferior                     4 234 081,42      -22,65% Rango mínimo de tolerancia
Promedio simple (Cotizado)  5 473 694,22
Banda Superior                   6 713 307,02       22,65% Rango máximo de Tolerancia