SERVICIO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ELEVADORES OTIS (COBERTURA MULTISEDE) EN LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

7)  Presentación del Precio e Impuesto al Valor Agregado (2%)

7.1) Integración del Precio Unitario. El costo del servicio preventivo deberá contemplar de forma integral los siguientes rubros:   Materiales e Insumos: Lubricantes, grasas, productos de limpieza, trapos, lijas y cualquier otro elemento fungible necesario.   Mano de Obra: Costo total del personal técnico, incluyendo prestaciones, supervisiones y traslados.   Gastos Operativos: Cualquier otro concepto, herramental o gasto imprevisto indispensable para la ejecución del servicio y el efectivo funcionamiento de los equipos, conforme a lo estipulado en el presente documento.   7.2) Los precios deberán ser ciertos y definitivos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones.  En la cotización, el Oferente deberá indicar el presupuesto detallado de los componentes de la(s) partida(s), debiendo expresar el precio unitario y total. Asimismo, deberá detallar el monto de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y del mercado local que los afecte.   7.3) De conformidad con lo dispuesto en la Resolución de ley número 9635, denominada "Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas", publicada en el alcance número 202 del 04 de diciembre del 2018 del Diario sección Oficial La Gaceta, del 4 de diciembre del 2018, las entidades públicas no están exoneradas al pago del Impuesto al Valor agregado, siendo que, la Universidad de Costa Rica se encuentra sujeta al pago del IVA con una tarifa reducida del 2% para las compras de bienes y servicios.   7.4) Establecido lo anterior, será responsabilidad del oferente incluir en su propuesta el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a efectos de que la Administración pueda dimensionar el alcance del impuesto durante las fases de adjudicación y/o ejecución contractual y descontar el pago de dicho impuesto cuando este no resulte elegible y estuviera claramente detallado en la oferta del adjudicatario.   7.5) En caso de que no se consigne claramente el monto y/o porcentaje del IVA en la oferta, la Administración presumirá su inclusión en el monto cotizado, de conformidad con lo estipulado por ley y a falta de indicación o detalle, podrá realizar el rebajo porcentual de ese tributo cuando resulte procedente para la adjudicación o el pago.   7.6) El precio total cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras.

8. EXPERIENCIA:

8.1 Requisitos del oferente sobre la experiencia en el mercado: deberá aportar un mínimo de cinco (5) facturas o contratos (públicos o privados) ejecutados o en ejecución, donde se acredite haber prestado servicios de mantenimiento preventivo de la naturaleza y magnitud requeridos en la presente contratación, en los últimos cinco (5) años.

8.2 Requisitos del Personal Profesional y Técnico a cargo del oferente.

La empresa contratista deberá disponer de personal altamente capacitado para la ejecución de las labores en sitio y taller correspondientes al mantenimiento preventivo de los elevadores objeto de esta contratación.

8.2.1 Perfil del profesional responsable:

 

1. Se requerirá la designación de, al menos, un (1) profesional en Ingeniería Mecánica, Mantenimiento Industrial y/o Electromecánica, quien deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en el montaje, así como de la ejecución del mantenimiento de elevadores.
2. Este Profesional asumirá la responsabilidad del equipo técnico asignado por el contratista, por tanto, para la correspondiente comprobación de su cumplimiento, deberá aportar en la etapa de ejecución del contrato el respectivo título académico que lo acredita como tal, copia de la certificación de incorporación al Colegio Profesional correspondiente y copia del documento de identidad.

8.2.2 Personal técnico calificado:

1. La empresa contratista deberá disponer de personal altamente capacitado para la ejecución de las labores en sitio y en taller correspondientes al mantenimiento preventivo de los elevadores objeto de esta contratación.
2. Deberá contar con al menos dos (2) Técnicos Nivel Medio, especialistas en Electrónica, Electromecánica y/o Electrotecnia, graduados de un Colegio Técnico acreditado (INA o Vocacional) para brindar el servicio objeto de esta contratación.
3. Deberán acreditar al menos dos (2) años de experiencia en el área de elevadores.

8.2.3    El contratista deberá presentar en el momento de la ejecución del contrato, copia de los    atestados que sustentan las calidades profesionales solicitadas.

8.2.4   El Oferente, mediante Declaración Jurada deberá manifestar que el personal técnico y profesional asignado cuenta con la experiencia, formación y competencias necesarias para el mantenimiento de los elevadores objeto de esta contratación. Esta idoneidad se demostrará mediante el aporte de las certificaciones técnicas de seguridad y capacitación comercial vigentes, emitidas por el fabricante o de entes reguladores competentes.

8.2.5 El supervisor del servicio por parte del Área de Servicios Generales (OSG), será el responsable de controlar y velar el cumplimiento de este aspecto al iniciar la etapa de ejecución del contrato y cada vez que alguno de sus expertos sea sustituido.

9. RAZONABILIAD DEL PRECIO: de acuerdo con el Estudio de Mercado el sistema de bandas de precios se establece de la siguiente forma:

Como margen inferior, el precio promedio menos un 20%

Como el margen superior, el precio promedio más un 20%.

9.1 Bandas de precios límite para la contratación de servicios de mantenimiento de los elevadores OTIS. (En concordancia con el Estudio de Mercado adjunto en el expediente de la contratación)

9.2. Justificación de ofertas fuera de bandas: las ofertas con precios fuera de las bandas establecidas para esta contratación deberán incluir una justificación detallada y razonada. El oferente tendrá que aportar documentos probatorios que demuestren la viabilidad de sus costos, tales como facturas, contratos en ejecución, o cualquier otra prueba considerada que demuestre que el precio ofertado cubre la totalidad del servicio según las condiciones de este pliego. La omisión de este requisito dará lugar a la aplicación del Art. 106 del RLGCP.

9.3.  El Artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública (Ley N.° 9986): establece que cuando existan dudas sobre la razonabilidad del precio y ese sea el único factor determinante para adjudicar, se podrá adjudicar siempre que el oferente presente previamente una línea de crédito o garantía suficiente que asegure el cumplimiento del contrato.

10. ESTRUCTURA DEL PRECIO: el oferente deberá desglosar los componentes de la línea según lo definido en este pliego de condiciones e indicar en la sección [Información de bienes servicios u obras] el desglose de la estructura del precio (tanto en valores absolutos como porcentuales), con todos los elementos que lo componen, así como un desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local que les afecte.

10.1 Desglose detallado del precio: conforme a lo indicado en el Artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.

En caso de no presentarse en el plazo estipulado, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el Art. 52 de la Ley General Contratación Pública.

12) EVALUACIÓN DE OFERTAS.

De acuerdo con el artículo 96 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, en esta contratación se establecen los requisitos de admisibilidad de los servicios a contratar y en atención al valor del principio del valor por el dinero, con un sistema de evaluación de 100% precio después del cumplimiento técnico, legal solicitados.

Las ofertas elegibles y que cumplan al 100% con los requisitos técnicos y legales, se evaluarán de la siguiente manera:

 Factor: Precio      Calificación: 100%

12.1) Criterio de desempate.

En caso de presentarse empate en la calificación total de varias ofertas, se utilizará como criterio para el desempate lo siguiente y de acuerdo con el siguiente orden:

1. a. Empresa PYMES, deberá presentar la respectiva certificación.
2. De persistir el empate decidirá la suerte, según lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Pública, de lo actuado se consignará un acta que se incorporará al expediente de la contratación.

13) FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO:

Una vez declarada la firmeza del acto, se elaborará el contrato el cual será notificado vía SICOP.

14) DECLARACIONES JURADAS:

14.1) Que declara bajo juramento que la información aportada en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas (SICOP), se encuentra actualizada, según lo estipulado en el art. 33 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

14.2) Deberá leer detenidamente y aportar los documentos que se indiquen en los apartados denominados en la Plataforma SICOP como “DECLARACIONES y CONDICIONES GENERALES”. 

14.3) En el aparte Sicop denominado “Condiciones y Declaraciones”, el oferente deberá aprobar mediante el “chek” ahí solicitado; siendo debidamente apercibido de las penas que establece la legislación penal costarricense para el delito de falso testimonio y las responsabilidades civiles que pueden derivar el acto de declarar bajo fe de juramento, lo siguiente: 

14.3.1) Cumplir en todo momento con las disposiciones anticorrupción y de buenas prácticas comerciales según lo define el art. 24 inciso c), inciso i) ii), iii) iv) v), vi), del del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

14.4) El Adjudicatario deberá mantenerse al día con sus compromisos tributarios desde la apertura de ofertas, hasta la generación del contrato y su ejecución, a saber:

14.4.1) Impuestos Nacionales:  estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS, FODESAF y, MINISTERIO DE HACIENDA (Artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios / Gestión de trámites estatales) y PERSONA JURÍDICA según Ley N° 9428 del Impuesto a las Sociedades.

 

Nota: de existir alguna morosidad, el oferente deberá poner al día la situación o por consiguiente aportar el correspondiente arreglo de pago que deberá estar vigente en todas las etapas del concurso como de su ejecución.   La Universidad de Costa Rica, se reserva el derecho de verificación de esta información en cualquiera de las etapas relacionadas.

14.5) El oferente deberá aportar con la oferta, Declaración Jurada en función del Artículo 32, inciso c, numeral vi del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (Decreto N° 43433-H “Adición al artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto Ejecutivo 33411-H de 27 de setiembre de 2006”, publicado en Alcance N° 47 a la Gaceta N° 43, en fecha 4 de marzo del 2022), el cual indica:

1. Tratándose de personal jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de la naturaleza, distribución y propiedad de las acciones que contenta la cédula jurídica de los accionistas, según corresponda.
2. Información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.
3. En los casos de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

15)  APORTE DE COPIAS DE PATENTE, PAGO IMPUESTOS MUNICIPALES y PERMISO DE FUNCIONAMIENTO:

En acuerdo al Código Municipal en su Artículo 88, a la Ley General de Salud y el Reglamento para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de Funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud para establecimientos industriales, comerciales y de servicios para la operación en el territorio nacional, según sea la actividad, el oferente deberá aportar con la oferta:

15.1) Copia de la patente domiciliada o comercial al día.

15.2) Copia del comprobante de pago de los impuestos municipales al día (tiquete) o su respectivo arreglo de pago en caso de mora.

15.3) Copia del Permiso de Funcionamiento Sanitario vigente del Ministerio de Salud en conformidad con el artículo #79 del código municipal donde indica que toda empresa que realice una actividad lucrativa debe de contar con la misma.

 

PARTIDA ÚNICA: Servicio de mantenimiento preventivo para (3) sistemas de elevadores según listado, número de equipo y ubicación siguientes:

 

Cantidad		Ubicación	Capacidad de pasajeros	Garantía original
Total, de mantenimientos anuales:  36	3 equipos x 12 mantenimientos por equipo (1 x mes x 12 meses x 3 equipos)	1)     Centro de Investigación en Administración Pública CICAP (Oeste) 2)    Centro de Investigación en Administración Pública CICAP (Este) 3)    Escuela de Física / Matemáticas.	8 pasajeros por cada equipo	Todos los equipos se encuentran fuera de garantía original

Nota:  El costo del servicio preventivo debe contemplar el uso de los materiales necesarios para su aplicación tales como: lubricantes, grasas, limpiadores, trapos, lija, mano de obra y cualquier otro gasto necesario para ejecutar los servicios establecidos en este documento para el efectivo funcionamiento de cada uno de los equipos.

1. Lugar de ejecución de los mantenimientos preventivos: en sitio, según la ubicación de cada equipo.

1. Acciones por realizar en cada visita de mantenimiento preventivo: 

Las actividades de mantenimiento preventivo deberán asegurar el adecuado funcionamiento y la conservación de los elevadores incluidos en este documento: Equipos a los que se les tiene que brindar la rutina de servicios en cada visita de mantenimiento preventivo de los elevadores:

• Motores / bombas
• Gabinetes de control
• Cabina y todos sus componentes
• Señalizaciones
• Sensores
• Alambrados
• Sistema de seguridad
• Soportes de montaje y estructura
• Luces
• Botoneras
• Puertas
• Paneles de control
• Componentes instalados en el ducto
• A sistemas o componentes en los que el fabricante recomiende realizar las respectivas rutinas de mantenimiento preventivo

Los servicios de mantenimiento deberán ser aplicados preferiblemente durante la primera semana de cada mes, en horario hábil de la Institución, siendo este de lunes a viernes entre las 8:00 am y las 5:00 pm; previa coordinación y autorización del Ing. Gonzalo Fallas, inspector de la Oficina de Servicios Generales (OSG) vía correo electrónico: gonzalo.fallas@ucr.ac.cr, maquinaria.digital@ucr.ac.cr .

• Forma de ejecución del mantenimiento preventivo:

La rutina de mantenimiento preventivo deberá incluir prueba y ajuste de todos los dispositivos de seguridad, tanto eléctricos como mecánicos, la rutina de mantenimiento recomendada por el fabricante para cada modelo de elevador en específico, así como de los siguientes elementos:

a) Sistema de puertas:

• Revisión de pantallas infrarrojas para control de puertas.
• Revisión de operador de puertas.
• Revisión de protecciones y del motor de puerta.
• Revisión de puertas de cabina y protector de puerta.
• Limpieza y lubricación de suspensiones.
• Limpieza y ajuste de cerradores de puertas y cables.
• Limpieza y ajuste de cerraduras y guías.

 

b) Paneles de control:

•  Limpieza interna y externa de todos los paneles de control.
• Limpieza de tarjetas.
• Revisión y medición de voltajes, corrientes.
• Resocado de terminales y conexiones flojas.

 

c) Detectores:

•  Revisión del detector de carga.
• Revisión de detector de sobrevelocidad.

 d) Botoneras de cabina y externas:

•  Limpieza externa e interna de botoneras.
• Revisión y limpieza de botones, contactos y tarjetas.
•  
• e)  Máquina:

•  Revisión de transductores de posición y velocidad.
• Limpieza general de motores.
• Lubricación que sea necesaria.
• Limpieza y ajuste de frenos.
• Revisión, resocado y reparación de conexiones flojas o calientes.
•  
• f) Encima de la cabina:

• Limpieza y revisión general.
• Revisión de elementos de fijación y contactos de seguridad.
• Revisión de guiadores y operación de rodillos.
• Revisión de botoneras de mantenimiento.
• Revisión y mantenimiento de lámparas de servicio.
•  
• g) Ducto:

•  Revisión de límites finales, poleas, amortiguadores.
• Tensión de cables y resortes.
• Revisión de guías de contrapesos y resortes.
•  
• h)Debajo de cabina y fosa:

•  Revisión del detector de cables flojos.
• Lubricación, limpieza de poleas y amortiguadores.
• Revisión de cables, cadenas de compensación.
• Revisar estiramiento de cables.
• Revisión de guías y bloque de seguridad.
• Revisión de sensores de foso.
• Revisión de cables viajeros.
• Revisión de rieles, (lijado una vez al año).
• Revisión de contrapesos.
•  
• i) Dentro de la cabina:

•  Revisión y limpieza de panel de operación y botoneras.
• Revisión de interruptores de ventilación, luz de emergencia y puertas.
• Revisión del sintetizador de voz.
• Revisión de las lámparas de emergencia.
• Revisión y cambio de lámparas normales de iluminación de cabina.
• Revisión de extractores.
• Prueba de interruptores de emergencia.
• Limpieza de difusores de las lámparas.
• Revisión y prueba de las señales de arribo (gongs).

J) ALCANCE DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

1. El mantenimiento preventivo comprende la atención y reparación integral de cualquier falla en el funcionamiento de los elevadores, incluyendo sus sistemas de potencia, control y software de operación. Todos los repuestos utilizados deberán ser nuevos, originales y 100% compatibles con el equipo en concurso, debiendo presentar el certificado de originalidad respectivo.
2. El contratista podrá efectuar cambio de repuestos solo previa autorización por parte de la Sección de Maquinaria y Equipo de la Universidad de Costa Rica, mediante la presentación de las cotizaciones correspondientes notificadas vía correo electrónico: gonzalo.fallas@ucr.ac.cr, maquinaria.digital@ucr.ac.cr, o los medios que la Administración designe previa comunicación al contratista.
3. Salvo casos excepcionales la Institución aceptará para repuestos de impacto secundario para el suministro de un repuesto genérico, siempre y cuando el contratista demuestre la excepcionalidad y exponga que se trata de elementos 100% compatibles con la marca. Deberá existir previa autorización por parte de la Unidad Técnica de la Universidad de Costa Rica para su utilización. Por tratarse de sistemas de transporte público, no se permitirá el uso de elementos que no sean 100% compatibles.

1. Será responsabilidad del contratista responder ante las autoridades competentes si se provoca cualquier daño a un usuario o un equipo, bajo comprobación de que el mismo se debió al uso o deficiencia de repuestos, materiales o suministros sucedáneos o genéricos, autorizados o no, que degraden o alteren las cualidades y funcionamiento del sistema de transporte vertical.

1. El costo del servicio preventivo deberá incluir materiales y/o suministros necesarios para la ejecución de los trabajos (estopas, lija, algún químico limpiador de contactos, lubricantes para pieza móvil), mano de obra y cualquier otro gasto necesario para ejecutar los servicios establecidos en este documento.

 

k) SOBRE EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

1. No se contempla para esta contratación la estimación presupuestaria para cubrir gastos por servicios correctivos, sin embargo, el contratista queda sujeto a efectuar las visitas que sean necesarias para realizar reparaciones o liberación de personas atrapadas, según solicitud de la Universidad de Costa Rica por medio de la Sección de Maquinaria y Equipo de la Oficina de Servicios Generales.

 

1. Los costos de este servicio, de repuestos, aceite hidráulico y/o mano de obra para cubrir cualquier evento crítico no preventivo, serán asumidos por la Universidad de Costa Rica mediante aprobación previa del inspector de la Oficina de Servicios Generales (OSG) de la Universidad de Costa Rica (UCR) y deberán ser suministrados por el contratista mediante el ejercicio de los procedimientos de contratación pública vigentes.

 

1. Cada vez que se presente una falla de operación en un equipo, que por su naturaleza no esté cubierta dentro del servicio preventivo contratado, la Universidad de Costa Rica procederá a solicitar el servicio de mantenimiento correctivo según los medios notificados por el contratista (vía telefónica o correo electrónico).

 

1. El contratista deberá informar a la Sección de Maquinaria y Equipo de la Oficina de Servicios Generales, los números de teléfono y otros medios electrónicos, así como el nombre del responsable calificado por parte de la empresa o las instrucciones a seguir, todo esto en caso de que sea necesario dar atención a un servicio de emergencia.

 

1. En caso de que la reparación sea de tipo menor como el “resocado” de terminales, soldadura menor en tarjetas o cualquier trabajo que no incluya el cambio de un repuesto, se podrá realizar durante alguna visita de mantenimiento preventivo, entendiéndose que todo repuesto o reparación mayor deberá ser aprobada previamente por el Taller de Electromecánica y la Sección de Maquinaria y Equipo de la Universidad de Costa Rica.

 

1. En caso de requerir una reparación que no se pueda ejecutar según la condición anterior o sea de tipo mayor, la Universidad de Costa Rica realizará la solicitud de revisión previa para que un técnico del contratista valore la solicitud y remita la cotización de los repuestos para iniciar el trámite de compra que corresponda.

 

1. Para realizar cualquier servicio de mantenimiento correctivo, el contratista deberá presentar a la Universidad de Costa Rica una cotización con el detalle de los costos de los repuestos, tal como se solicita a continuación:

• Datos de la empresa contratista.
• Fecha
• Número de referencia o consecutivo de cotización.
• Cliente
• Atención
• Número de teléfono
• Asunto
• Número del equipo
• Ubicación del equipo
• Repuestos y materiales a utilizar y su costo
• Subtotal
• Total general.

 

• Plazo de entrega en días hábiles: de requerirse trámite de exoneración por importación del insumo, este plazo deberá desglosarse de la siguiente manera:

Plazo de entrega en días hábiles de los documentos en la Oficina de Suministros para su trámite ante Hacienda.

• Plazo de       entrega          final    en       plaza, una     vez      entregados los documentos aprobados por parte de Hacienda.
• Garantía.
• Impuestos que le afectan (IVA 2% y/o aduanales).
• Forma de pago Administrativo: 30 días naturales
• Vigencia de la oferta.
• Firma del Gerente de Servicio Técnico o el representante autorizado de la empresa.
• La cotización deberá realizarse según lo anterior y por separado para cada equipo.

 

NOTAS:

• Los plazos de entrega de repuestos especiales por reparaciones mayores, por fuerza mayor o causas fortuitas, ajenas al mantenimiento, y/o por el tipo, peso y /o dimensión del repuesto, el tiempo de entrega podrá ser ampliado, en función de la indicación del fabricante.
• Si por el tipo de falla que presenta el equipo, se requiere del traslado de alguna parte o elemento para ser reparado fuera de las instalaciones de la Universidad de Costa Rica, el contratista podrá trasladarlo a sus talleres previa coordinación, justificación y autorización, por parte del Taller de Electromecánica de la Sección de Maquinaria y Equipo de la Oficina de Servicios Generales.

• En caso de que algún equipo de los que se encuentran cubiertos por el contrato salga de servicio por cualquier causa, la Universidad notificará a la empresa contratada para que no se le continúe dando mantenimiento y realizará el ajuste correspondiente en el pago efectuado al contratista por sus servicios.

 

L) PLAZOS PARA LA ATENCIÓN DE INCIDENCIAS:

Se entenderá como tiempo de respuesta (una llamada correctiva) el que transcurra desde el momento que se presentó la solicitud hasta que el técnico se presente al sitio a atender el requerimiento, o sea, para iniciar el rescate de persona atrapada, revisión o diagnóstico de la situación, para luego, realizar la reparación en función del tipo de falla, reparación, y/o repuesto.

El servicio solicitado se calificará bajo tres modalidades:

 

• NORMAL: en el cual se requiere respuesta del contratista en un plazo máximo de ocho (8) horas hábiles. Aplicable los 365 días del año.

 

• URGENTE: en el cual se requiere respuesta del contratista en un plazo máximo de dos (2) horas hábiles. Aplicable 24/7 los 365 días del año.

 

• INMEDIATA: en el cual se requiere respuesta del contratista en un plazo máximo de una hora a partir del momento de aviso y aplicable para el caso de personas atrapadas en la cabina o bien para el caso de evacuación de los edificios de personas con en condición de discapacidad; cuando sea el único medio disponible o bien en alguna otra situación análoga en donde se encuentre en riesgo la seguridad de las personas o de las cosas, incluido el mismo equipo. Aplicable 24/7 los 365 días del año.

 

El contratista deberá comunicar previamente, al teléfono 2511-6793 o 2511-6794, de la Sección de Maquinaria y Equipo, el momento de ingreso y retiro en el sitio de la emergencia del Técnico responsable, así como la notificación del estado final del equipo.

M) CAPACITACIÓN:

1. Como parte del servicio de mantenimiento preventivo, el contratista deberá impartir una capacitación teórico-práctica de al menos (2) horas, una vez notificado el contrato y para cada una de las prórrogas aprobadas para la presente contratación de servicios, con el fin de mantener al personal actualizado y capacitado en las atenciones mínimas de una eventual incidencia. La misma deberá brindar una explicación sobre cómo proceder en situaciones de emergencia y rescate de personas dentro de las cabinas.

 

1. Dicha capacitación deberá ser coordinada por escrito, con una anticipación de al menos (15) quince días naturales ante la Sección de Maquinaria y Equipo de la OSG, quien será la responsable de adecuar el lugar y será impartida para al menos cuatro (4) funcionarios designados por ellos. La decisión de las fechas y horas para impartir la capacitación será tomada por la Sección de Maquinaria y Equipo y se avisará al contratista con suficiente anticipación a efectos de preparar lo que corresponda.

 

1. En caso de que algún equipo de los que se encuentran cubiertos por el contrato salga de servicio por cualquier causa, la Universidad notificará a la empresa contratada para que no se le continúe dando mantenimiento y realizará el ajuste correspondiente en el pago efectuado al contratista por sus servicios.

 

 

N) TALLER DE SERVICIO:

 

El contratista deberá contar con un taller de servicio idóneo, propio o amparado a un convenio para brindar el mantenimiento del equipo y los accesorios en el menor tiempo posible (adjuntar copia del contrato o convenio).

 

1. El taller de servicio debe estar a cargo de un técnico profesional, con experiencia mínima de un (1) año y disponer de todas las herramientas especializadas necesarias para dar su servicio.

 

1. El taller electromecánico especializado deberá estar adecuado para efectuar las reparaciones a las que se hace referencia en aquellos puntos en los que el servicio correctivo sea requerido.

 

1. Obligatoriamente se deberá aportar la dirección exacta y número de teléfono en nuestro país de la ubicación del taller de servicio.

 

1. La Universidad de Costa Rica, se reserva el derecho en el momento que sea considerado oportuno, de realizar alguna visita de inspección a las bodegas y/o talleres del contratista.

 

1. La visita de inspección será realizada por parte de la Unidad Técnica de Servicios Generales (OSG) en la cual, mediante un instrumento de evaluación específico, se determinará la conformidad de todos los siguientes aspectos:

 

• Bancos de trabajo adecuados.
• Instrumentos de medición de banco (téster, osciloscopios, amperímetros, etc).
• Herramienta manual.
• Infraestructura del taller, especialmente construida y acondicionada para tales efectos.

O) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Una vez notificado el contrato y en un plazo máximo de 8 días hábiles, el contratista deberá presentar al Taller de Electromecánica de la Sección de Maquinaria y Equipo de la Oficina de Servicios Generales, el cronograma de ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo para su evaluación y aprobación, el cual deberá incluir como mínimo:

1. Las fechas de cada visita (en concordancia con el plazo de atención establecido).
2. Número de equipo a revisar. 
3. Listado de actividades a realizar acorde a lo requerido en el presente contrato y a lo estipulado por el fabricante. 
4. Horario, personal asignado y duración estimada del servicio.

Con la presentación del Cronograma, el contratista deberá indicar los técnicos que brindarán el servicio contemplado en este contrato y aclarar cuáles equipos en específico atenderá cada técnico.

P) REPORTES DE SERVICIOS REALIZADOS

El oferente deberá aportar con su oferta y como requisito indispensable para esta contratación, el informe en el que se detalla la rutina de mantenimiento preventivo recomendado por el fabricante. El mismo deberá realizarse para cada clase de equipo al que hace referencia esta contratación, mediante el cual, con la sola presentación de este, se compromete a ejecutar y deberá ser presentado en idioma español.

El contratista deberá elaborar un informe o reporte de servicio en cada visita de mantenimiento de tipo preventivo, para cada equipo. Dicho reporte, deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Fecha y hora del servicio (Hora de inicio y de finalización de cada servicio).
• Nombre del técnico que atiende.
• Ubicación y número del equipo.
• Nombre del usuario.
• Tiempo empleado en el servicio.
• Descripción de la labor realizada, indicando si se trata de mantenimiento preventivo, correctivo o reparación.
• Detalle de los repuestos y/o materiales utilizados.
• Observaciones del estado del equipo y recomendaciones.
• Además, firma y sello del encargado de la Unidad Usuaria, así como firma y sello del Coordinador del Taller de Electromecánica de la Sección de Maquinaria y Equipo.
• El reporte de cada equipo deberá de ser enviado a los correos: fallas@ucr.ac.cr , maquinaria.digital@ucr.ac.cr
• Ninguna factura será tramitada si de previo no se presenta el reporte mencionado.

 

Q) RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA: 

1. Los técnicos de la empresa contratada deberán presentarse debidamente uniformados e identificados con el logo de la empresa, así mismo deben mantener un comportamiento adecuado de respeto al personal administrativo, docente, estudiantes y público en general, de acuerdo con el “Reglamento de la UCR en Contra del Hostigamiento Sexual”. El incumplimiento de estas normas por parte de algún trabajador dará derecho a la supervisión de solicitar al contratista la remoción inmediata del mismo.

1. Queda totalmente prohibido hacer fuegos, fumar e ingerir bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones durante el proceso de realización del mantenimiento. De incumplirse con esta directriz, la Universidad de Costa Rica solicitará la remoción del personal implicado.

1. El contratista será el único responsable por la seguridad de su personal, de acuerdo con la legislación y reglamentos vigentes.

1. El contratista deberá suministrar la mano de obra, los equipos, las herramientas usuales en el mantenimiento de elevadores, y demás elementos requeridos para una adecuada ejecución de los trabajos.

1. El contratista deberá mantener limpio y en orden la casa de máquinas de los elevadores, no se permitirá la permanencia de materiales, herramientas u objetos que no sean necesarios para la prestación de los servicios aquí requeridos, de igual manera velará por el buen uso de las instalaciones.
2. Los técnicos autorizados, siempre que se encuentren dentro de las instalaciones, deberán portar en forma obligatoria y visible un carné de identificación con el nombre de la empresa y del portador; el mismo tiene que ser suministrado por el contratista.

1. Si por diversas circunstancias, el contratista prescinde de los servicios del personal asignado originalmente para atender este contrato; tendrá que ser comunicado a la Sección de Maquinaria y Equipo y estará obligado a sustituirlo con técnicos calificados lo cual deberá demostrar aportando también currículum vitae y copias de títulos.

1. La Institución se reserva el derecho de solicitar la sustitución del o los técnicos asignados, si a su juicio existieran causas que justifiquen esta petición. El contratista estará obligado a sustituirlo en un plazo máximo de una semana. El técnico que ingrese para la atención del servicio debe cumplir con el perfil que se solicita en esta plica.

1. No se aceptará en el momento de la ejecución de este contrato por parte del contratista, la sustitución de un técnico por otro de menor experiencia al inicialmente manifestado, esto con el fin salvaguardar los servicios contemplados en este contrato.

1. Es responsabilidad del contratista el uso de limpiadores, lubricantes, felpas, pulidores, herramientas, y otros, especialmente aptos para el mantenimiento de los equipos adjudicados. No se aceptará el uso de productos de uso casero o genérico que ocasione daños o acelere el desgaste de piezas o degenere el rendimiento de los equipos. En caso de detectar ese incumplimiento la Universidad de Costa Rica podrá exigir al contratista que le reponga los elementos o partes que fuera necesario reemplazar, sin que esto se tome como un servicio de mantenimiento correctivo y sin costo adicional para la Institución.

 

1. Garantía de servicio.

Mediante Declaración Jurada, el oferente garantizará a la Universidad de Costa Rica (UCR) un servicio de calidad. Esto incluye la reposición de repuestos o materiales 100 % compatibles para la marca requerida en la presente contratación, así como la corrección de defectos en la mano de obra originados por mala ejecución o personal no capacitado. La UCR no asumirá ningún gasto adicional por estos conceptos.

El contratista devolverá las partes usadas que sustituya con motivo de la reparación efectuada con cada reporte de visita al responsable del Taller de Electromecánica de la Oficina de Servicios Generales.

Deberá garantizar que el servicio de mantenimiento preventivo de los equipos objeto de la presente contratación será ejecutado con la máxima diligencia, pericia técnica y en estricto apego a las pautas de mantenimiento dictadas por los fabricantes originales de los equipos, así como a las normativas de seguridad vigentes en el país.

Cobertura por Deficiencias en la Ejecución Técnica: dado que este contrato contempla exclusivamente la modalidad de mantenimiento preventivo (inspección, limpieza, lubricación y ajuste), la garantía del servicio cubrirá lo siguiente:

1. Subsanación de Ajustes Defectuosos: si un equipo presenta fallas operativas, bloqueos, ruidos anormales o desajustes mecánicos dentro de los quince (15) días calendario posteriores a la realización de la visita mensual preventiva, y se determina que la falla fue provocada por una omisión, negligencia o mala praxis en la rutina de inspección o lubricación, el contratista estará obligado a acudir al sitio a corregir el ajuste de forma inmediata. 
2. Costo de las Visitas de Corrección: toda visita técnica requerida para subsanar deficiencias en el servicio preventivo previamente ejecutado correrá por cuenta y riesgo del contratista, por lo que no generará ningún costo adicional por concepto de horas técnicas, viáticos o traslados para la Administración. 
3. Garantía del Diagnóstico e Informes Técnicos: el contratista garantiza la exactitud y veracidad de los informes técnicos mensuales entregados. Si por un diagnóstico erróneo u omisión en el reporte preventivo se produce una avería mayor en cualquiera de los equipos objeto de esta contratación, que ponga en riesgo la seguridad de los usuarios o la integridad del equipo, el contratista responderá directamente por los daños ocasionados por dicha negligencia, lo cual facultará a la Administración a iniciar el procedimiento de ejecución y la eventual resolución del contrato por incumplimiento.
4. El oferente deberá indicar claramente las exclusiones que en lo referente a la garantía aplica para la presente contratación.

1. PÓLIZA DE RIESGOS PROFESIONALES Y ATESTADOS DEL PERSONAL CAPACITADO: e)El contratista deberá presentar en el momento de la ejecución del contrato, copia certificada de la Póliza de Riesgos de Trabajo emitida por la aseguradora, que cubra al personal destacado para la prestación del servicio de cualquier accidente durante el periodo del contrato. En caso de ampliación del contrato, deberá ampliarse también el periodo de vigencia de la póliza.
2. f)El supervisor del servicio por parte del Área de Servicios Generales (OSG), será el responsable de controlar y velar el cumplimiento de este aspecto.

13) CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO:

g) Todos los servicios de mantenimiento tienen que realizarse según los estándares y procedimientos establecidos por el fabricante de los equipos y normas de seguridad que sean aplicables, tanto para los técnicos, como para los usuarios de los ascensores.

h) Cuando se ejecuten labores de mantenimiento preventivo de los elevadores, el contratista deberá colocar el aviso de advertencia correspondiente y llamativo en cada piso, ya sea cercano a cada botonera de llamada o en las puertas de piso, de manera que se les indique a los usuarios que se trata de equipo temporalmente fuera de servicio.

i) El contratista está comprometido a realizar los trabajos observando todas las medidas de seguridad ocupacional y ambientales que el caso amerite.

j) Gestión de Residuos: entregar el plan de manejo y disposición final de residuos peligrosos y no peligrosos generados durante el servicio (aceites, grasas, trapos contaminados, etc.), adjuntando la licencia ambiental o permiso correspondiente del proveedor.

k) Después de terminado el trabajo en cada visita de mantenimiento de los equipos contratados, el contratista deberá remover todos los materiales sobrantes, limpiar el sitio de residuos y entregar la zona de trabajo completamente limpia, entendiendo propiamente lo relacionado al trabajo específico realizado en ese sitio.

l) El acarreo y disposición final de la basura en un lugar adecuado fuera de la Institución correrá por cuenta del contratista, sin que esto involucre una responsabilidad directa por parte de la Universidad en la disposición de esos residuos.

m) Responsabilidad sobre las obras existentes en el sitio de trabajo: si como consecuencia de las ejecuciones del trabajo comprendido en esta contratación, el contratista causara algún daño o perjuicio a otras propiedades y obras de la Universidad u otros, el contratista deberá reparar el daño en cuestión dentro del plazo y condiciones que fije el inspector, sin que esto implique un gasto adicional para la Institución. 

n) Materiales y equipo: el contratista será responsable por el cuido y protección de todos los materiales y equipos necesarios para la ejecución de su labor hasta la conclusión del contrato y sus posibles prórrogas.

 

14) PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS:

Los mantenimientos preventivos serán aplicados una vez al mes durante un periodo de 12 meses, para un total de 12 mantenimientos anuales por cada uno de los equipos contratados (18) para un total de 216 mantenimientos preventivos anuales.

Los servicios de mantenimiento deberán ser aplicados preferiblemente durante la primera semana de cada mes, en horario hábil de la Institución siendo este de lunes a viernes entre las 8:00 am y las 5:00 pm; previa coordinación y autorización del Ing. Gonzalo Fallas, inspector de la Oficina de Servicios Generales (OSG) vía correo electrónico: gonzalo.fallas@ucr.ac.cr, maquinaria.digital@ucr.ac.cr

Se podrán realizar cambios en este horario sólo bajo autorización y previa justificación de las partes; sin embargo, entre cada una de las rutinas de mantenimiento preventivo, no se podrá realizar dos mantenimientos en el mismo mes calendario.

14.1 RECIBIDO A SATISFACCIÓN: se entenderá que el recibido a satisfacción incluye la aceptación por parte del Área de Servicios Generales, previa entrega e informe positivo del técnico responsable, según los requerimientos de la Universidad de Costa Rica

15. INICIO DEL CONTRATO: mediante orden de inicio emitida por Oficina de Servicios Generales.

 

11. REAJUSTE DE PRECIOS

11.1 Cláusula de revisión de precios en bienes y servicios.

 En aplicación de lo establecido en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) N.° 9986, al 102, 103 y 107 de su Reglamento, así como del Transitorio IX del mismo, se reconoce el derecho al mantenimiento del equilibrio económico-financiero del contrato, mediante la aplicación de fórmulas de Reajuste de Precios que reflejen la variación de los costos directos e indirectos.

11.2 Fórmula de revisión de precios en bienes y servicio.

Para realizar la revisión de precios, se utilizará la fórmula matemática establecida en el artículo 51 del Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la cual se muestra a continuación: ( ver fórmulas en documento adjunto denominado: "Especificaciones técnicas OSG OTIS ").

• LINEAMIENTOS PARA LA APLICACIÓN.

11.3 Estructura del precio:

El oferente deberá presentar en su oferta la estructura de precio, conforme al artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y al artículo 102 de su Reglamento. Dicha estructura deberá contener, como mínimo, el detalle de los componentes que conforman el precio ofertado, expresados tanto en valores absolutos como porcentuales, para el precio total y para los precios unitarios de cada partida o línea de pago, según corresponda.

La estructura deberá incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

1. Costos directos (como mínimo los insumos, mano de obra y subcontrataciones, éste último si corresponde).
2. Costos indirectos (como mínimo los insumos y mano de obra).
3. Utilidad.
4. Imprevistos, cuando corresponda según la naturaleza del objeto contractual.

11.4 Rubros objeto de revisión

Únicamente los costos directos e indirectos podrán ser objeto de revisión de precios; en ningún caso la utilidad ni los imprevistos conforme al artículo 107 del Reglamento a la LGCP y el artículo 5 del Decreto 44937-H.

11.5 ÍNDICES DE PRECIOS UTILIZABLES:

a) De conformidad con el Capítulo II del Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios (artículos del 8 al 14), los oferentes deberán aportar el detalle de los índices de precios representativos para cada uno de los elementos de la estructura previamente aportada, con los siguientes parámetros:

• • El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
  • Ente público competente que divulga el índice
  • El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice en donde se accede a la información aportada.
  • Para los índices de precios en moneda extranjera:
  • El país de origen y unidad monetaria de los costos.

 

• El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios oficial de los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
• La periodicidad con que se determina el valor de cada índice, d) el ente competente que publica el índice.
• El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice, en donde se accede a la información aportada.

Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada.

b) INEXISTENCIA DE ÍNDICES:

En caso de no existir un índice oficial aplicable para determinado costo, se utilizará el método analítico-documental, con base en comprobantes fehacientes, tal como lo autoriza el artículo 14 del citado Decreto.

c) NO OBJECIÓN:

De conformidad con el artículo 7 y 17 Reglamento de Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios los actos de no objeción serán emitidos de la siguiente forma:

▪ Sobre la pertinencia de los índices aportados en la oferta la emitirá el analista del        procedimiento.

▪ La no objeción para el cronograma la emitirá el usuario técnico.

▪ La Unidad de Ejecución Contractual será la encargada de la aplicación de los Reajustes y Revisiones de precios, así como de emitir la no objeción para la documentación del método analítico.

NOTA IMPORTANTE: En caso de que el oferente no presente los índices requeridos, o que los aportados resulten incorrectos o insuficientes, la Administración podrá solicitar la subsanación correspondiente. La falta de presentación o corrección de dichos índices no constituirá, por sí sola, causal de exclusión de la oferta, al considerarse un aspecto de índole contractual y no un elemento sustancial para la valoración de admisibilidad en esta etapa del procedimiento. No obstante, el adjudicatario deberá aportarlos obligatoriamente, de forma correcta y completa, previo a la confección del contrato.

III. CONDICIONES GENERALES:

1. Fiscalizador técnico de la contratación:
2. a) Para la ejecución del objeto de contratación, la Universidad de Costa Rica designará a la Oficina de Servicios Generales como fiscalizador técnico.
3. b) El fiscalizador técnico del contrato tiene como obligación velar que el contratista se ajuste al cumplimiento de lo establecido en el pliego de condiciones, la oferta y el contrato.
4. c) El contratista se encuentra obligado a ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato.

2) Presentación de la oferta: la oferta deberá ser presentada en idioma español, de manera ordenada y completa.

En caso de aportar documentos en otro idioma que formen parte de la oferta o complementarios a ésta, deberán contar con la traducción libre al idioma español, la cual será responsabilidad total del oferente. La Institución se reserva el derecho de solicitar al oferente la traducción oficial al idioma español cuando lo considere necesario.

 

3) La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar parcialmente o aumentar las cantidades de los bienes, si así lo requiere, esto según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley General de Compras de Contratación Pública. 

 

4) El contratista debe asumir la carga, descarga y colocación de los bienes dentro del lugar de entrega indicado, tanto durante la entrega como en caso de una eventual devolución o retiro de los bienes adquiridos.

 

5) La Institución se reserva el derecho de rechazar al momento de la recepción, aquellos bienes que no cumplan con los requisitos de calidad, presentación y condiciones técnicas; siendo obligación del proveedor reponer el bien en un plazo no mayor a 24 horas posteriores a la comunicación de dicha condición.

 

6) Todo bien debe estar embalado en su caja original de fábrica donde se indique el lugar de origen, fabricante, garantía de fábrica, catálogo de uso y cuidados.

7) Forma de Pago:

El pago se realizará 30 días naturales siguientes al recibido conforme por parte del usuario final. La factura deberá presentarse en el tipo de moneda cotizado, cuando se trate de una moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses y de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley de Contratación Pública y 18 Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

Para realizar el pago correspondiente es indispensable presentar a la Administración lo               siguiente:

1. Envío de factura digital con los siguientes datos:

Razón Social: Universidad de Costa Rica

Cédula Jurídica: 4-0000-42149

Provincia: San José

Teléfono: 2511-2954

Cantón: Montes de Oca

Distrito: Mercedes

Barrio: Alma Máter

Dirección Exacta: 100 Norte, 300 Norte, Super La Cosecha

Nombre del Representante Legal: Dr. Carlos Araya Leandro.

b. Correos electrónicos para el despacho de la(s) factura(s): facturasuad.osum@ucr.ac.cr y jose.duranduran@ucr.ac.cr