ADQUISICION DE SOFTWARE PARA LA GESTION DEL SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA MUNICIPAL

La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, los principios de contratación administrativa.
1.
Al día con la CCSS
2.
Póliza de Riesgos del Trabajo Vigente al día.
3.
No es permitido la presentación de ofertas alternativas.
4.
El Oferente deberá presentar documento que haga referencia de al menos 3 (tres) instalaciones del sector municipal auditoría interna del objeto a contratar y que se pueda comprobar por parte de esta administración las buenas referencias y la utilización actual del software instalado y operando en funcionamiento actualmente, así como el servicio de soporte recibido a las empresas que brindó el servicio. Para ello y antes de continuar el proceso de evaluación, serán corroborados los puntos indicados en este apartado por los mecanismos apropiados que considere esta administración para aplicar y constatar la veracidad de la información.
5.
Toda oferta que sea sujeta a evaluación una vez revisados por requisitos de admisibilidad, cada punto del pliego de condiciones puede será evaluado y el oferente se compromete asistir a una demostración del cumplimiento de todos los puntos si es requerido por ésta Administración, basado en la Ley de contratación administrativa artículo 16 y los intereses del manejo de fondos públicos de manera eficiente, para esto el departamento de TI y la Auditoria Interna hará una cita previa para cada oferente para demostrar el aplicativo y sus condiciones.

Descripción detallada del objeto contractual: Licencia de Seguimientos Digital, capacitación e instalación incluidos como servicios en la Nube y respuesta de la administración Municipal y Auditoría interna con acceso ilimitado de usuarios.
1.
El software o sistema debe ser compatible y funcionar con configuración de equipos:
-Para garantizar la operación debe operar con la plataforma actual de la institución y no hacer incurrir en la adquisición de otra licencia de software o hardware de terceros.
A nivel de usuario
●
Operar en plataformas de 32 y 64 bits.
●
Sistema operativo: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, MacOs,iOS, Android, Linux, entre otros, con protocolo TCP/IP y con navegadores o visores web, tales como Safari, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Edge, Internet Explorer mínimo 11.
●
Procesador: lntel Core 2 dúo o superior.
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80 GB de espacio libre en disco duro.
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Servicio de comunicación Outlook.
A nivel de Servidor
●
Servicio requerido en la Nube.
2.
Operatividad funcional, se aclara que los puntos que indican la palabra indispensable son de cumplimiento obligatorio, por tanto debe cumplir con la totalidad de los puntos indicados en un 100%.
a)
El sistema debe ser mediante acceso lógico con nombre de usuario y contraseña, esta última encriptada, alfanumérica y un mínimo de 9 dígitos.
b)
El sistema deberá tener la opción que al asignar un seguimiento, este emita un correo electrónico mediante el dominio o designado como correo funcional de notificaciones por el departamento de TI, con el fin que sirva de notificación e información al responsable, sin que éste sea el único medio, el sistema debe contar con un indicador de notificaciones interno que permita visualizar el nombre de usuario y tipo de acción requerida en pantalla.
c)
Los mantenimientos de la herramienta deben ser paramétricos, lo que implica que cualquier usuario con atribuciones para ello pueda incluir, modificar y eliminar datos, (Indispensable), que no estén asociados en primera instancia a un seguimiento ya realizado.
d)
El Sistema debe permitir la creación de usuarios administradores de sistema, colaboradores, auditores y roles de usuarios. (indispensable).
e)
El sistema deberá tener un centro de archivo, por lo que debe ser paramétrico en la creación de directorios en sus repositorios, por unidad, jefatura y dirección desde la aplicación misma, dentro del mismo menú de la aplicación y no en módulos aparte.
f)
El Sistema debe tener la opción de crear diferentes tipos de acciones de seguimiento, clasificándolos de acuerdo con los parámetros y nombres que se utilicen en la Municipalidad, para mayor familiaridad de los usuarios.
g)
El sistema debe contar con una manera de clasificar los diferentes seguimientos, ya sean cartas, documentos varios, actas, etc. Por Unidad de trabajo, Jefatura o Dirección, esto mediante opción de menú en la misma aplicación y no de manera automática en un repositorio común, asociados a una carpeta dentro del Servidor y que sea respáldale. (indispensable).
h)
El sistema debe poder crear seguimientos de manera automática, asignando para esto efecto una codificación y consecutivo único para cada uno, asociándolo a un usuario responsable y corresponsables.
i)
El sistema debe contar con filtros para dar seguimiento a los diferentes estados de las tareas o actividades que deben desarrollarse, estos filtros deben estar dentro de la misma pantalla de operación y no en varias interfaces anexas (indispensable).
j)
Para cada tarea debe tener la condición de poder marcarse como leída o no leída y que se refleje en la tarea o acción una marca distintiva para esta acción.
k)
El sistema debe poder filtrar en la misma pantalla todas las acciones que estén pendientes, finalizadas o en revisión, detallando el conjunto de actividades primeramente de forma gráfica y con indicadores en pantalla emergente parametrizable. Para las que ya se encuentren finalizadas deberá tener un filtro especial que las identifique con respecto a las demás para no confundirlas con las pendientes, u otros estados de las mismas. (indispensable)
l)
El sistema debe emitir comunicados de vencimiento a manera de aviso, regulado por periodos de tiempo, diario, semanal, mensual, trimestral y semestral según sea el criterio de tiempo de respuesta.
m)
El sistema debe permitir que los usuarios involucrados en un mismo seguimiento puedan incluir archivos asociados al seguimiento, imágenes, videos, texto plano, archivos ofimáticas Microsoft y Open Source o software libre éste último indispensable, como parte de la respuesta o solución a las actividades asignadas.
n)
El sistema debe permitir la inclusión de archivos planos, ofimáticas como parte de la respuesta a la ejecución de las actividades asignadas, indispensable que estos archivos queden encriptados y no puedan ser borrados tanto por el que los envía como el que los recibe y viceversa (indispensable).
o)
El sistema debe tener asociado al seguimiento una fecha definitiva de finiquito de respuestas por parte de la Administración activa, con el fin de controlar los tiempos de duración y estar acorde con los reglamentos, leyes y políticas de la institución y gobierno en general.
p)
El sistema debe permitir que el usuario administrador pueda ampliar las fechas de finiquito de respuesta por parte del creador de la tarea, con causa justificada.
q)
El sistema debe permitir la creación de actividades sin límite, estas a su vez con subactividades, para cada seguimiento, todas presentadas en la misma pantalla del seguimiento y sus condiciones de fechas, responsables y documentos adjuntos, no podrá ser en pantallas anexas (indispensable).
r)
El sistema debe emitir reportes en pantalla y que estos sean exportables a herramientas ofimáticas, Excel, así como también procesadores de texto y hojas electrónicas open source o software libre.

El sistema debe contar con un indicador de gráficos o dashboard que indique cuantas actividades están finalizadas, cuántas están pendientes y cuántos días de atraso, esto por seguimiento y por actividad y por funcionario. Todo representado gráficamente en una primera pantalla para realizar administración e información por pantalla (indispensable).
t)
El indicador de gráficos deberá contemplar que de acuerdo con la jerarquía así se tendrá acceso a la información general y específica, esto quiere decir que un director puede ver sus jefaturas y éstas a su vez a sus subordinados directos; sin embargo no podrá ver la información de otras direcciones o jefaturas que no sean de su línea de mando (indispensable).
u)
El sistema debe contar con reportes de seguimientos asociados a usuarios, estructura organizativa, tipo de documento, tipo de acción, fecha de vencimiento entre otros, de tipo paramétrico o con filtros de escogencia, para hacer las combinaciones requeridas por el usuario responsable. Estos reportes se emitirán por departamento, jefatura o dirección de acuerdo con un orden jerárquico de manera tal que otro departamento no pueda emitir reportes que no le competan a su línea de mando (indispensable).
v)
El sistema debe registrar todos los movimientos que ejecute un usuario dentro del sistema y llevarlos en forma de bitácora.
3. Para ser utilizado sobre Servidor con las siguientes especificaciones:
a)
El software debe estar programado para que funcione con plataformas Microsoft (solamente a nivel de usuario) y plataformas Linux, indispensable sobre la plataforma de Linux Nativo a éste último nivel de Servidor, no obstante al ser un contrato en la Nube se deben respetar dichos aspectos.
b)
El oferente debe garantizar que él software corre en plataforma Web, optimizada para ser utilizado y accesados por medio de los navegadores de internet, Mozilla Firefox, o Google Chrome, o Safan de Mac.
c)
Deberá tener validación en tiempo real sobre los datos introducidos por el usuario, además de ser amigable y de fácil manejo por el usuario en no más de dos pantallas de interfaces por la facilidad que debe representar para el usuario (indispensable).
d)
Deberá de trabajar sobre sesiones de trabajo en internet.
e)
Deberá tener la capa de datos lo más aislado posible de la capa de interfaz con el usuario.
f)
Los archivos de los datos adjuntos no deberán sobrepasar los 20 MB, a menos que la municipalidad lo solicite expresamente.

El Departamento de Auditoría Interna con apoyo del Departamento Tecnologías de Información podrá realizar las pruebas concepto antes de que se realice el proceso de evaluaciones y adjudicación; para ello se podrán programar citas previas con los oferentes en fechas y horas de trabajo de la Institución, de lunes a viernes 7:30 am a 4:00 am.
Condiciones especiales:
1.
Para determinar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, el oferente deberá indicar en su oferta, si está de acuerdo, que entienden lo solicitado y cumple con lo indicado en los puntos específicos de orden técnico y condiciones indispensables de las características requeridas en este cartel y enunciadas en la oferta. Esta Administración podrá apoyar su gestión con la auditoria para la verificación de cada aspecto de cumplimiento Técnico, a su vez que está facultado para la verificación de aspectos de funcionalidad y operatividad según las necesidades de la esa dependencia, así como verificar los puntos indispensables que serán parte del puntaje en la metodología de evaluación.
2.
Esta Administración podrá hacer consultas a otras instituciones sobre las referencias que se presenten dentro del documento de admisibilidad, así cualquier otra institución con la que haya brindado servicio el oferente para valorar aspectos como calidad de soporte y atención post venta y podrá incorporarlo a criterio de evaluación prevaleciendo el principio de eficiencia en el manejo de los recursos y que se ajuste a las necesidades de la Municipalidad.
3.
Se solicita una garantía de un mínimo de doce (12) meses de soporte y mantenimiento de la versión del software a la fecha de la adjudicación e implementación.
4.
El oferente deberá comprometerse a que en caso de resultar adjudicatario brindará una capacitación al encargado del departamento de informática de la Municipalidad de Talamanca y a la Auditoria Interna.

Justificación de la procedencia de la contratación:
Se debe adquirir este tipo software ante la necesidad que presenta la administración de dar un adecuado seguimiento a las recomendaciones de la auditoría interna como también de fiscalización externa, ya que son disposiciones de la Contraloría General de la República que ameriten un adecuado seguimiento. Será adquirido bajo el presupuesto del programa de auditoría interna.
El tema del adecuado seguimiento responde a una necesidad detallada en la Ley General de Control Interno 8292, artículo 12 inciso c); a las Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, Norma 206, inciso 2 y por último en atención a los principios de eficiencia y economía, se debe adquirir una herramienta funcional que además de permitir cumplir con lo establecido en la normativa citada la ética y la transparencia de los procesos municipales, que permita mejorar la gestión de seguimiento de cumplimiento de acciones en atención a las recomendaciones giradas, fomentando el fortalecimiento del sistema de control interno institucional.
Lugar específico de la contratación: Auditoría Interna de la Municipalidad de Talamanca
ESTIMACIÓ N DEL COSTO DEL OBJETO
El contenido presupuestario correspondiente a esta contratación ha sido oportunamente considerado en el código presupuestario 5.01.02-1.04.05, que cuenta a la fecha con un disponible presupuestario de ¢3.000.000.00, acorde con lo indicado en el sistema de presupuesto/constancia de la Unidad de Coordinación de Programación y Ejecución Presupuestaria. Estos recursos a la vez están asociados a la meta cumplimiento de la Auditoría Interna, según el Plan anual operativo institucional del periodo 2026
El oferente deberá presentar la respectiva oferta de servicios con indicación del precio. La oferta debe incorporar dentro de sus costos, los materiales, equipo y herramientas necesarias para la realización del trabajo, así como el transporte, viáticos, cargas sociales, seguro de riesgos del trabajo y todo tipo de carga social que involucre la prestación de la contratación.