Asesoría y auditoría especializada para proyectos, desarrollos informáticos, seguridad física, lógica, ciberseguridad, plataformas tecnológicas y sus sistemas informáticos

• CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD DEL OFERENTE

 

• El oferente podrá ser una persona física o jurídica, y deberá cumplir las siguientes condiciones mínimas.

 

• El oferente deberá contar con experiencia mínima de 5 años en la prestación de servicios de asesoría y auditoría especializada en proyectos tecnológicos, desarrollos informáticos, seguridad lógica, seguridad física, ciberseguridad y plataformas tecnológicas, así como en la realización de evaluaciones de cumplimiento de COBIT 19 y normativa de TI emitida por CGR y/o evaluaciones de normativa 5-24.

 

• Adicionalmente a lo indicado en el punto anterior, en los últimos cinco (5) años contabilizados a partir de la apertura de ofertas, el oferente deberá:

 

• Haber realizado al menos cuatro (4) proyectos exitosos en instituciones del sector público financiero costarricense, en la ejecución de Auditorías de TI para la Industria de Seguros.

 

• Haber realizado al menos cuatro (4) proyectos exitosos en instituciones del sector público costarricense, en la evaluación del marco de gobierno de TI, alineado a las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información emitidas por el MICITT.

 

• Haber realizado al menos tres (3) proyectos exitosos en instituciones del sector público costarricense, en evaluaciones de la infraestructura de TI y servicios de la nube.

 

• Cabe señalar que, de todos los proyectos referenciados en los incisos anteriores, en al menos uno ha debió haber utilizado la metodología establecida por el PROFESSIONAL MANAGEMENT INSTITUTE, definidas en la GUÍA DEL PMBOK® y metodologías ágiles como Scrum.

 

• Para comprobación de los puntos anteriores, el oferente deberá presentar una declaración jurada en la cual señale los años de experiencia en el mercado, así como la siguiente información mínima de cada uno de los proyectos que desea referenciar.

 

	Referencia 1	Referencia 2	Referencia 3	Referencia 4	Referencia 5	…
Nombre del cliente
Descripción del servicio brindado
Período contractual (fecha de inicio y fecha final).
Nombre del contacto del cliente (persona con rango de jefatura a la cual se le solicitará referencia del servicio recibido)
Número de teléfono del cliente.
Correo electrónico del contacto del cliente.

 

• Se aclara que esta administración se reserva el derecho de indagar acerca de los servicios referenciados, con lo cual, durante el análisis de las ofertas, el fiscalizador del contrato se contactará con cada cliente indicado y consultará sobre la calidad del servicio recibido. Se tomarán en consideración únicamente las referencias que indiquen haber sido recibidas a satisfacción. Adicionalmente se indica que, en caso de que alguna de las referencias brindadas no pueda constatarse, o que el cliente consultado manifieste que el servicio no fue recibido satisfactoriamente, dicha referencia no será tomada en consideración para la cuantificación de la experiencia.

 

• CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD PARA EL PERSONAL DEL OFERENTE

 

• La presente contratación no originará relación laboral entre Popular Seguros y el profesional que ejecute el servicio, razón por la cual a dicha contratación no le será aplicables las disposiciones que regulan las relaciones de empleo entre Popular Seguros y sus trabajadores.

 

• El oferente junto con su oferta deberá presentar los atestados y requisitos del personal indicado de seguido:

 

• PROFESIONAL RESPONSABLE

 

• Será el firmante de los estudios y responsable de los miembros del equipo de trabajo, el cual deberá cumplir al menos con los siguientes requisitos:

 

 

• Grado mínimo de Licenciatura en Ingeniería de Sistemas o Administración de Tecnologías de Información, Ciencias de la Computación, en Informática o carreras afines. Para comprobación de este punto se deberá presentar copia de los atestados del profesional propuesto.
• Para todos los casos, si se trata de una profesión regulada por un colegio profesional, el profesional propuesto deberá encontrarse debidamente incorporado y al día en el colegio profesional respectivo. Para comprobación de este punto, junto con la oferta deberá presentar una certificación con no más de un mes de emitida por el Colegio profesional respectivo, y en la cual se indique que el profesional propuesto se encuentra habilitado para el ejercicio de la profesión y que cumple con sus obligaciones como agremiado.
• Estar acreditado con la certificación PMP (PROJECT MANAGEMENT PROFESIONAL) vigente y emitida por el PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Para comprobación de este punto se deberá presentar copia de los atestados del profesional propuesto.
• Contar con la certificación CISA (CERTIFIED INFORMATION SYSTEMS AUDITOR) por el Instituto ISACA: (Information Systems Audit and Control Association por sus siglas en inglés, la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información). Para comprobación de este punto se deberá presentar copia de los atestados del profesional propuesto.
• Contar con la certificación CDPSE (CERTIFIED DATA PRIVACY SOLUTIONS ENGINEER) por el Instituto ISACA: (Information Systems Audit and Control Association por sus siglas en inglés, la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información). Para comprobación de este punto se deberá presentar copia de los atestados del profesional propuesto.

 

• El profesional propuesto como responsable deberá contar con la siguiente experiencia profesional:

 

• Experiencia demostrable de al menos tres (03) proyectos en la realización de evaluaciones de cumplimiento de prácticas de gobierno y gestión de TI basados en COBIT 2019.
• Experiencia demostrable de al menos tres (03) proyectos en la realización de evaluaciones de cumplimiento de las Normas Técnicas para la Gestión y Control de TI emitida por MICITT.
• Experiencia demostrable de al menos tres (03) proyectos en el campo de la implementación y/o evaluación de proyectos en empresas en el Sector de Seguros dentro de los cuales al menos uno de los referenciados, ha de haber utilizado la metodología establecida por el PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, definidas en la GUÍA DEL PMBOK®.
• Experiencia demostrable de al menos un (01) proyecto en evaluación de normativa del Acuerdo 5-24 de CONASSIF.

 

• Para comprobación del punto anterior, el oferente deberá presentar una declaración jurada firmada tanto por el oferente, como por el profesional propuesto, en la cual señale la siguiente información mínima de cada uno de los proyectos que desea referenciar.

 

	Referencia 1	Referencia 2	Referencia 3	Referencia 4	Referencia 5	…
Nombre del cliente
Descripción del servicio brindado
Período contractual (fecha de inicio y fecha final).
Nombre del contacto del cliente (persona con rango de jefatura a la cual se le solicitará referencia del servicio recibido)
Número de teléfono del cliente.
Correo electrónico del contacto del cliente.

 

• Se aclara que esta administración se reserva el derecho de indagar acerca de los servicios referenciados, con lo cual, durante el análisis de las ofertas, el fiscalizador del contrato se contactará con cada cliente indicado y consultará sobre la calidad del servicio recibido. Se tomarán en consideración únicamente las referencias que indiquen haber sido recibidas a satisfacción. Adicionalmente se indica que, en caso de que alguna de las referencias brindadas no pueda constatarse, o que el cliente consultado manifieste que el servicio no fue recibido satisfactoriamente, dicha referencia no será tomada en consideración para la cuantificación de la experiencia.

 

• EQUIPO DE TRABAJO

 

• El oferente deberá disponer, además del profesional responsable, de un equipo de trabajo con mínimo dos personas, cada una deberá contar con al menos grado académico de Bachillerato en Ingeniería de Sistemas, Administración de Tecnologías de Información, Ciencias de la Computación, Informática, Auditoría de Tecnologías de Información, Administración de la Información, Administración de Proyectos, Gestión de Proyectos, o carreras afines.

 

• Para todos los casos, si se trata de una profesión regulada por un colegio profesional, el profesional propuesto deberá encontrarse debidamente incorporado y al día en el colegio profesional respectivo. Para comprobación de este punto, junto con la oferta deberá presentar una certificación con no más de un mes de emitida por el Colegio profesional respectivo, y en la cual se indique que el profesional propuesto se encuentra habilitado para el ejercicio de la profesión y que cumple con sus obligaciones como agremiado.

 

• Entre las personas que conforman el equipo de trabajo, se deberán acreditar por lo menos las siguientes certificaciones:

 

• Seguridad de la Información, ya sea ISO 27001 Auditor.
• Continuidad de Negocio basado en ISO 22301 Auditor.
• Administración de servicios de TI basado en ISO20000 Auditor.
• Gobierno y Gestión de TI basado en COBIT 2019.
• Certificado en SCRUM Master.
• Certificado en SCRUM Product Owner.
• Certificado en Pruebas de Software basado en la Certificación ISTQB Tester.

 

• Para comprobación de los puntos anteriores, el oferente deberá presentar los currículos de vida, copia de atestados y certificaciones que correspondan.

 

• SUSTITUCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO

 

• El FISCALIZADOR DEL CONTRATO cuando esté en presencia de situaciones excepcionales debidamente fundamentadas que ameriten el cambio de uno o más de ellos podrá solicitar la sustitución, asegurándose en esos casos que el personal sustituto REÚNA LOS MISMOS REQUISITOS DE IDONEIDAD Y DE EXPERIENCIA QUE EL PERSONAL SUSTITUIDO, en procura de que el servicio contratado no se vea desmejorado. En tal circunstancia, ningún efecto adverso derivado de esa sustitución será atribuible a POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA.

 

• Si EL CONTRATISTA por razones especiales de casos fortuitos por enfermedad, invalidez, fuerza mayor y en casos excepcionales, requiere sustituir alguno de los miembros del equipo de trabajo ofrecido, deberá presentar, de previo a la sustitución, una solicitud al FISCALIZADOR DEL CONTRATO para su aprobación. Esta solicitud debe incluir el currículum y los atestados de la persona propuesta, los cuales no podrán ser inferiores a los del miembro del equipo que se está sustituyendo.

 

• Cabe señalar que el nuevo profesional deberá cumplir con al menos los mismos atestados del profesional propuesto en la oferta original, mismos que fueron validados por esta administración para su adjudicación, la sustitución no podrá ejecutarse sin previa aprobación por parte del fiscalizador del contrato, para lo cual el contratista deberá remitir a Popular Seguros toda la documentación y atestados del nuevo profesional propuesto para la valoración correspondiente con al menos 10 días hábiles de antelación.

2.1  CARACTERIZACION DEL OBJETO

 

• Popular Seguros, Correduría de Seguros S.A. requiere la CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ASESORÍA Y AUDITORÍA ESPECIALIZADA PARA ABARCAR ÁREAS DIVERSAS COMO PROYECTOS, DESARROLLOS INFORMÁTICOS, SEGURIDAD FÍSICA, LÓGICA, CIBERSEGURIDAD Y EN GENERAL PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS Y SUS SISTEMAS INFORMÁTICOS” -Entrega según demanda-, de acuerdo con el siguiente detalle.

 

PARTIDA ÚNICA
Línea	Código SICOP	Descripción
1	80101507 92452209	Asesoría especializada para abarcar áreas diversas como proyectos de Tecnología de la información, desarrollos informáticos, seguridad física, lógica, ciberseguridad y en general plataformas tecnológicas y sus sistemas informáticos
2	84111699 92452210	Auditoría especializada para abarcar áreas diversas como proyectos de Tecnología de la información, desarrollos informáticos, seguridad física, lógica, ciberseguridad y en general plataformas tecnológicas y sus sistemas informáticos

 

• Con la presente contratación se busca entre otros aspectos los siguientes:

 

• Disponer de conocimiento altamente especializado que no se encuentra de forma permanente dentro de la estructura institucional.
• Cumplir con las buenas prácticas y estándares internacionales en auditoría y ciberseguridad (COBIT, ISO, NIST, ITIL, entre otros).
• Responder de forma oportuna ante requerimientos regulatorios y normativos de entes de control y supervisión.
• Fortalecer la seguridad y continuidad de los servicios tecnológicos institucionales.
• Mejorar la calidad y profundidad de los trabajos de auditoría interna.
• Garantizar la emisión de informes con criterio técnico sustentado.
• Apoyar a la administración activa en la toma de decisiones oportunas para gestionar adecuadamente los riesgos tecnológicos.

 

• MODELO DE LA CONTRATACIÓN 

 

• La presente contratación se establece bajo la modalidad de entrega según demanda, con lo cual, el requerimiento de horas podría aumentar o disminuir, y se pagará por la cantidad de horas ya sea de asesoría o de auditoría realmente consumidas, esto según la línea de la cual Popular Seguros haya realizado el requerimiento al contratista.

 

• La modalidad de prestación según demanda responde a que las necesidades de la Auditoría Interna en estas materias no son continuas ni predecibles en su totalidad, sino que surgen conforme se desarrollan proyectos, incidentes, auditorías internas, requerimientos regulatorios y nuevas amenazas tecnológicas. Bajo este esquema, la auditoría puede acceder a asesoría y acompañamiento especializado únicamente cuando sea necesario, optimizando el uso de los recursos públicos.

 

• Para lo anterior, a manera de referencia se indica que durante el 2024 se utilizaron un total de 1148 horas, mientras que en 2025 se utilizaron 1321 horas, estableciendo un promedio anual de 1.235 horas, para una estimación anual de $69.560 (¢31.480.012 su equivalente en colones al tipo de cambio de referencia del 19 de julio 2026, t.c: 452,51). Se aclara que la mencionada estimación no representa un compromiso para Popular Seguros, Correduría de Seguros S.A., por lo que se reitera, se pagará por la cantidad de horas finalmente consumidas.

 

• En complemento a lo indicado, debido a que en este caso se utiliza el esquema de entrega según demanda permitido en el numeral 214 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se aclara que en los 2 años máximos de contrato se podrá utilizar un máximo de ¢77,000,000.00, con lo cual se garantiza que el crecimiento no sobrepasará el tope máximo del tipo de procedimiento utilizado en este caso, la licitación reducida.

 

• ESPECÍFICACIONES TÉCNICAS   

 

El contratista eventualmente deberá realizar las siguientes acciones:

 

• EVALUAR PROYECTOS DE AUTOMATIZACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 

• Proyectos de implementación de sistemas de información que contemplen, entre otros aspectos, Adquisición, Parametrización, Personalización, Implementación, Post-Implementación y Mantenimiento de Sistemas Automatizados de Información y su Plataforma Tecnológica para POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA.

 

• En materia de propósitos metodológicos para todos los efectos, las fases del ciclo de vida de los proyectos, toma como referencia las prácticas definidas en la Guía del PMBOK®. De acuerdo con esto, se manejan las siguientes fases:

1. INICIACIÓN (INICIO): Incluye metas, alcance, factibilidad, financiamiento y contratación.
2. PLANIFICACIÓN: Define, refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

• EJECUCIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan a fin de cumplir con las especificaciones de este. Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el plan para la dirección del proyecto.

1. POST-IMPLEMENTACIÓN (SEGUIMIENTO Y CONTROL): Mide, supervisa y regula el progreso y desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios.
2. CIERRE: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

 

• Las fases correspondientes a los puntos “iv) POST-IMPLEMENTACIÓN (SEGUIMIENTO Y CONTROL)” y “v) CIERRE” dentro de este apartado, podrán (utilizando criterio experto) ser excluidas del análisis de forma parcial o total en consideración de diagnosticarse niveles de riesgo bajo, en el proceso de la auditoría especializada en proyectos y de común acuerdo entre las partes intervinientes.

 

• Los aspectos metodológicos relativos a las evaluaciones de Tecnología de Información se realizarán conforme a la normativa establecida por la Contraloría General de la República, de forma específica las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información que dicte el MICITT, reglamentos relacionados con Tecnologías de Información emitidos por CONASSIF, las prácticas de gestión y gobierno de TI basado en COBIT, y a la implementación de prácticas complementarias relacionadas con gestión de Tecnologías de Información emitidas por ISACA (INFORMATION SYSTEMS AUDIT AND CONTROL ASSOCIATION).

 

• En todos los casos deberán considerarse dentro de la metodología lo establecido por las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público R-DC-119-2009, Ley General de Control Interno N.º 8292 y cualquier otra que sea aplicable.

 

• EVALUAR CONFORME A LAS MEJORES PRÁCTICAS LOS PROYECTOS EN DESARROLLO O EN PRODUCCIÓN:

 

• La metodología aplicada en la Administración del PROYECTO cumple con las mejores prácticas de: Organización, Administración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgos, Contrataciones, Documentación y normativa, de forma alineada con las directrices del CONGLOMERADO BANCO POPULAR y adecuadas para el tamaño del proyecto y de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA.

 

• Todas las fases del Ciclo de Vida del proyecto, considerando el involucramiento de cada una de las áreas relacionadas y su nivel de participación.

 

• Evaluación de Requerimientos técnicos y funcionales, considerando:

1. Procesos y procedimientos seguidos en la definición de requerimientos, su efectividad y alineamiento con el Plan Estratégico de la Sociedad.
2. Evaluar el impacto y enunciar los riesgos asociados de la existencia, definición e inclusión de requerimientos técnicos de las áreas de Cumplimiento Normativo, Seguridad y Auditoría en el proyecto.

• Validación de estrategia, lineamientos y requerimientos que sustenten la comercialización de servicios en línea, vía internet o mediante canales alternos (Móvil).

 

• Determinar si en la ejecución, el análisis de brechas en los requerimientos funcionales está alineado con la estrategia y la estructura del negocio.

 

• Identificar la existencia de una valoración de los riesgos, brechas y las acciones de mitigación definidas en la implementación del proyecto, contemplando entre otros aspectos el contrato de mantenimiento de hardware y software.

 

• Comprobar la efectividad real de automatización que proveerá la implementación de un determinado Proyecto, considerando las interfaces requeridas.

 

• Evaluación de Condiciones Contractuales, considerando:

1. La delimitación de derechos de autor entre el CONTRATISTA y POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA con especial énfasis en lo concerniente al desarrollo complementario.
2. Manejo de las brechas existentes en los requerimientos definidos y de los eventuales cambios de personal ofrecido por el contratista.

• Evaluar la alineación existente entre la implementación del proyecto, plazos contractuales de implementación y de mantenimiento, si como de la garantía de los entregables.

1. Eficacia de los procedimientos de mantenimiento al aplicativo, al hardware y al software base que se implemente.
2. De la Subcontratación que se realicen durante la ejecución del proyecto.
3. Establecimiento y manejo de los acuerdos de confidencialidad entre las partes.

 

• Evaluaciones relacionadas con otros aspectos complementarios en el proyecto.

1. Existencia de mecanismos para definir la trazabilidad de transacciones operativas que se tenga en cada uno de los módulos que se vaya implementando.
2. Administración del talento humano y organizacional para la gestión del proyecto.

• Determinar la estrategia a seguir para la definición de roles y derechos de usuarios en los diferentes módulos, y el mecanismo de implementación para garantizar el resultado en la puesta en producción.

1. Validar el cumplimiento de las partes involucradas en la aplicación de los procedimientos de mantenimiento vigentes.
2. Validar la entrega y puesta en marcha de procedimientos para manejo de almacenamiento, respaldos y recuperación de datos, así como de atención de contingencias tecnológicas que se establezcan y los esquemas de disponibilidad del servicio asociado a los proyectos establecidos.
3. Se cuenta con mecanismos para identificar la capacidad y desempeño técnico de los ambientes en producción y pruebas de todos los módulos implementados o en proceso de implementación, así como de la interconectividad de estos con los socios de negocio.

• Que la documentación técnica y de usuario que se entregue como productos, se encuentre actualizada, que sea amigable y efectiva.

 

• ENTREGABLES

 

• DOCUMENTOS E INFORMES (PROCESOS DE ACEPTACIÓN Y ENTREGABLES)

 

• PLAN DE TRABAJO a la auditoría a cada proyecto, que puntualice el alcance, marco metodológico, recursos a utilizar (tiempos y responsables), actividades y la fecha de presentación de los diferentes informes.

 

• Informe Técnico de evaluación conforme al alcance acordado. Podrán presentarse estudios parciales a conveniencia de la Auditoría Interna.

 

• PROCESO DE ACEPTACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES. (APLICA PARA CADA ENTREGABLE PRESENTADO)

 

• Para cada producto (Informes) entregable de previo a presentar el producto, el AUDITOR ESPECIALIZADO DEL ESTUDIO, debe realizar una reunión de cierre con el AUDITOR INTERNO para informar los resultados obtenidos, al finalizar la validación independiente.

 

• Seguidamente, de previo a la emisión del informe final, el CONTRATISTA debe someter un borrador de informe a consideración de la AUDITORÍA INTERNA.

 

• El informe borrador será revisado por el Auditor Interno y en un plazo máximo de TRES (3) DÍAS HÁBILES se procederá con su aprobación o solicitud de ajustes. En caso de requerirse ajustes, EL CONTRATISTA dispondrá de TRES (3) DÍAS HÁBILES para aplicarlos en lo que corresponda y remitir nuevamente el producto para aprobación. El Auditor Interno tendrá un plazo de TRES (3) DÍAS HÁBILES, para la aprobación final del documento.

 

• A requerimiento del Auditor Interno de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA el CONSULTOR (AUDITOR ESPECIALIZADO DEL ESTUDIO) deberá acompañar y de requerirse presentar partes o la totalidad de cada uno de los informes al Comité de Tecnología de Información, Junta Directiva o bien ante el COMITÉ DE AUDITORÍA CORPORATIVO DE BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL de ser solicitado.

 

• Todos los informes deben ser firmados por el profesional responsable con indicación de su formación académica y certificaciones que ostenta.

 

• DISPOSICIÓN Y FORMATOS DE LOS INFORMES

 

• Los informes preliminares serán entregados en formato Word o Excel (según sea el caso), en forma digital y enviados a quien la Auditoría Interna de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA designe para la custodia de los informes preliminares y finales.

 

• Los informes que se presenten deben contener al menos los siguientes apartados:

1.  
2. Resumen ejecutivo

• Introducción,

1. Alcance,
2. Objetivo general y específicos
3. Metodología empleada para el desarrollo del trabajo incluyendo la evaluación de riesgos y los procedimientos de ejecución.

• Equipo de trabajo.
• Labor realizada, hallazgos, condición, criterio, causa e impacto

1. Conclusiones y recomendaciones
2. Fuentes de información.
3. Anexos y copia de papeles de trabajo.

 

• Los informes aceptados por la Auditoría Interna deben ser entregados en formato PDF y firmados digitalmente por el Auditor Responsable del Estudio.

 

• Cuando sea solicitado expresamente por el Auditor Interno de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA, se debe entregar copia física del Informe aceptado y en un medio de almacenamiento digital (por ejemplo, CD).

 

• DOCUMENTOS E INFORMES RELATIVOS A OTROS PROYECTOS CON ESTUDIOS ESPECÍFICOS ACORDADOS

 

• Estos informes de ser necesario se solicitarán conforme las necesidades que identifique la Auditoría Interna, según el Portafolio de Proyectos de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA y de la propia Auditoría interna. y para cada caso se definirá su alcance, aspectos metodológicos y proceso de aceptación y presentación de los informes siguiendo el procedimiento estipulado por la Auditoría Interna de POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA.

 

• Los requerimientos mínimos que deberán observarse en la contratación de los servicios de auditoría a otros proyectos se definirán con EL CONTRATISTA conforme surjan las necesidades.

 

• En caso de existir pedidos adicionales se deberá entregar un plan de trabajo al Fiscalizador del Contrato del proyecto requerido, que puntualice:

1. El alcance.
2. Marco metodológico.

• Recursos por utilizar (tiempos y responsables).

1. Informes por entregar según el alcance que se defina en su oportunidad.
2. Actividades y la fecha de presentación de estos.

 

• Para la entrega de informes relacionados con otros proyectos, se considerarán las especificaciones definidas en los apartados PROCESO DE ACEPTACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES, DISPOSICIÓN Y FORMATOS DE LOS INFORMES y PLAZO DE EJECUCIÓN.

 

• PROCEDIMIENTO DE PEDIDOS

 

• Con cada solicitud de pedido el Fiscalizador de contrato programará e invitará al contratista por medio de correo electrónico a una reunión inicial de entendimiento, en las instalaciones de Popular Seguros o de manera virtual, a través de la herramienta Microsoft Teams; esta reunión se programará con al menos un día hábil de anticipación, en la cual detallará los alcances del requerimiento que se le solicita atender, indicándole las restricciones que pudieren existir y evacuando cualquier consulta que el contratista presentare y que pudiesen impactar el desarrollo de los trabajos por realizar.

 

• El Fiscalizador solicitará al contratista un plan de trabajo para cada una de las actividades por realizar de parte del contratista, así como las especificaciones de los entregables.

 

• EL CONTRATISTA cotizará las horas efectivas para cada solicitud detallando, el alcance, marco metodológico, actividades, recursos a utilizar (tiempos y responsables) y la fecha de presentación de los informes parciales y definitivos respectivos.

 

• El FISCALIZADOR DEL CONTRATO analizará la cotización, efectuará las observaciones que a criterio correspondan y generará un documento de aceptación. En el caso de que exista variación en el costo de la HORA/HOMBRE cotizada se realizará un ESTUDIO DE MERCADO para determinar la razonabilidad del precio. En el caso de que el costo este acorde al mercado se aceptará la cotización presentada. En todo caso, se seguirá el procedimiento descrito en la cláusula denominada “ESTUDIO DE VERIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS Y CANTIDAD DE HORAS”.

 

• Cuando el contratista reciba la solicitud, contará con 5 días hábiles, para responder lo indicado en el punto anterior con la propuesta de cronograma de trabajo, tiempo destinado en horas, así como la cantidad y calidades del personal que requerirá para ello y el detalle de los entregables. El contratista deberá incluir en la propuesta los tipos de pruebas técnicas específicas de campo a desarrollar.

 

• La propuesta de pruebas técnicas específicas de campo por aplicar de parte del contratista deberá indicar la metodología que se utilizará, el alcance y profundidad propuesto de la prueba, los requerimientos especiales de ambiente en el cual se aplicarían, los posibles riesgos en la ejecución de la prueba y las restricciones que pudieran impactar el resultado.

 

• POPULAR SEGUROS CORREDURÍA DE SEGUROS SA, requiere que los mismos profesionales que dirigen y supervisan la auditoría o bien otros miembros del equipo de trabajo con los mismos requisitos de conocimiento, experiencia y certificaciones establecidos en el contrato, sean los que de ser solicitado por instancias superiores puedan brindar la asesoría respectiva abarcando la misma el conocimiento en GESTIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS, GESTIÓN DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, GESTIÓN DE SEGURIDAD, GOBERNABILIDAD Y PROCESOS DE GESTIÓN DE TI Y RIESGOS RELACIONADOS.

• CONDICIONES Y PLAZO DE ENTREGA

 

• Los estudios se realizarán en un plazo máximo conforme a la naturaleza y alcance de cada estudio en particular conforme a las necesidades de la auditoría interna y conforme lo previamente acordado con el Auditor Interno, o bien, durante los meses que dure la implementación de cada proyecto dentro del Sociedad.

 

• Para cada requerimiento solicitado por el Fiscalizador, deberá existir una etapa de planificación en la que el contratista ajuste y coordine los tiempos y horarios para evitar inconvenientes en los entregables y plazos. Como resultado de esta planificación, el Contratista documentará dicha planificación con un plan de trabajo o cronograma de esa etapa y este deberá ser aprobado por el Fiscalizador, como requisito para iniciar la etapa de ejecución.

 

• Todos los trabajos para realizar por el contratista serán coordinados con el Fiscalizador, quien además analizará, evaluará y dará el visto bueno sobre la calidad en la prestación y el resultado de los diferentes procesos ejecutados.

 

• El Fiscalizador acordará con el contratista la fecha de inicio de la evaluación, asimismo, en caso de que sea requerido, se acordará con el contratista las plantillas que deberán utilizar para la presentación de los resultados requeridos.

 

• El Contratista debe presentar un programa de trabajo o cronograma con la descripción de los objetivos y etapas que comprenderá la evaluación, extensión, fechas estimadas, horas profesionales a emplear, personal en el equipo de trabajo y rol que cumplirá en dicho equipo, así como cualquier otra información que permita obtener conocimiento sobre el alcance del trabajo.

 

• Los resultados deberán ser entregados respetando los plazos especificados en el programa de trabajo o cronograma aprobado previamente por el Fiscalizador. Este requisito es indispensable para proceder con la ejecución de cada etapa.

 

• Una vez finalizado cada requerimiento, el contratista cuenta con 14 días hábiles para emitir un informe técnico final de resultados. Este informe deberá ser presentado en formato digital (Microsoft Word y PDF), con resumen ejecutivo y presentación Power Point, y de manera adicional se podrá incluir información registrada en Excel.

• PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

 

1.2.1 El Sistema Digital Unificado es el medio para la presentación de las ofertas. En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas por la vía telefónica ni en papel.

 

1.2.2 La oferta debe estar redactada en idioma español, incluidos los anexos técnicos. Sin embargo, se permitirá la presentación de estos anexos en idioma inglés, acompañados de una traducción al español libre, bajo responsabilidad del oferente.

 

1.2.3 El oferente acepta el Sistema Digital Unificado como medio de notificación para la fase de formalización contractual. En este sentido se entenderá que los actos del procedimiento les serán comunicados a cada oferente por este medio de conformidad con el artículo 16 del Sistema Digital Unificado, salvo en relación con aquellos actos que por ley tienen su propio medio para ser comunicados,

por ejemplo, el de resolución de los procedimientos de contratación (Adjudicación, infructuosidad, deserción).

 

Se entenderá que esta aceptación expresa como medio de notificación, también cubrirá notificaciones de índole judicial, de acuerdo con lo establecido en los artículos 1, 47 y 48 de la Ley de Notificaciones Judiciales.

 

Para efectos de comunicación de cualquier actuación relacionada con la contratación incluyendo la fase de ejecución contractual; el participante deberá indicar expresamente en su oferta, la aceptación del Sistema Digital Unificado.

 

1.2.4 Firmada digitalmente por la persona con capacidad legal para ello.

 

1.2.5 El oferente deberá indicar la vigencia de la oferta la cual tendrá que ser como mínimo, igual al plazo establecido para el acto final visible en el módulo “Ingreso del pliego de condiciones” del Sistema Digital Unificado, o bien, indicar expresamente que la vigencia de la oferta es por el plazo máximo para disponer del acto de adjudicación. Esto de conformidad con el artículo 48 Ley General De Contratación Pública.

 

No obstante lo anterior, según lo previsto por el artículo 119 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, en caso de que el oferente no indique expresamente la vigencia de la oferta. Con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento. Si hubiera alguna inconsistencia, la Administración hará la prevención durante la fase de subsanación de las ofertas. 

 

1.3 REPRESENTACIÓN

 

1.3.1 El oferente deberá indicar en forma clara y precisa la condición en que participa, si es como persona física, como persona jurídica, a nombre propio, como apoderado de un tercero, a través de representante de casas extranjeras o bajo un esquema consorcio.

 

En el caso de participar como consorcio, se indica que todas las personas físicas o jurídicas que conforman el consorcio deben cumplir con la presentación de todas las declaraciones o documentos legales solicitados en este pliego de condiciones. Si en el Consorcio existe un proveedor extranjero deberá entonces demostrar mediante documentos idóneos la existencia del mismo proveedor y los poderes de su representante y firmante del acuerdo consorcial, documentos que en su formalidad deberán estar acordes con la legislación vigente en nuestro País.

 

De participar el oferente bajo un esquema de consorcio, este consorcio deberá estar inscrito según en el Sistema Digital Unificado, así como las partes que lo conforman deben igualmente estar inscritas en el Sistema Digital Unificado, según el Reglamento para dicho sistema y debe incluir en su oferta el acuerdo consorcial respectivo, el cual debe contener al menos los aspectos señalados en el Artículo 125 Reglamento a La Ley General De Contratación Pública y la oferta debe ser firmada por el (los) representante(s) legal(es) del consorcio designado(s) en dicho acuerdo. En todo caso, de no regularizar su situación Popular Seguros, Correduría de Seguros S.A. adoptará las medidas que correspondan, según la etapa procesal en que se encuentre. La responsabilidad será solidaria en las ofertas en Consorcio.

 

1.3.2     La persona física deberá indicar en su oferta sus calidades y aportar fotocopia de su cédula de identidad.

 

1.3.3     La persona jurídica se constituirá conforme con las condiciones del Código de Comercio y deberá adjuntar en el Sistema Digital Unificado los siguientes requisitos:  

 

1.3.3.1 Certificación de personería jurídica con un plazo de expedición no mayor a un mes calendario con respecto a la apertura de ofertas en el caso de certificación notarial y con un plazo no mayor a 15 días naturales para certificaciones digitales emitidas por el Registro Público, la cual debe incluir a los representantes legales y miembros de la Junta Directiva correspondiente.

 

1.3.3.2 Información de la composición del capital social se debe acreditar con el aporte de alguno de los siguientes instrumentos:

 

1. Certificación notarial de capital social en la cual se detalle monto del capital social, la cantidad y naturaleza de las cuotas y/o acciones que lo conforman, y la propiedad de éstas en la que se indique el número del documento de identificación válido, el nombre y porcentaje de participación de los accionistas que posean el 10% o más de las acciones del cliente, o en su defecto, del accionista que posea la mayor participación societaria, aun cuando ésta no exceda el porcentaje señalado. La certificación de la propiedad de las acciones deberá ser emitida para las sociedades anónimas con vista del libro o registro de accionistas y para otro tipo de sociedades, según los libros que al respecto establezca el Código de Comercio y su fecha de emisión no podrá ser mayor de un mes contado retroactivamente a partir de la apertura de las ofertas.

 

En estos casos, dicha certificación debe incluir todos los socios que figuran en la estructura de propiedad hasta el nivel final de persona física, cuando ésta equivalga a poseer un porcentaje de participación indirecta igual o superior al 10% en el capital social del oferente, independientemente de que las acciones sean mantenidas a través de mandatarios, custodios u otras figuras jurídicas por medio de las cuales se pueda mantener la titularidad del capital, incluida la propiedad fiduciaria de los títulos accionarios. 

 

En los casos de personas jurídicas, la información de la composición del capital social no se requiere cuando la persona jurídica, sus propietarios o beneficiarios sean una institución pública o gubernamental, o entidades financieras sujetas a la fiscalización en materia de LC/FT/FPADM de las superintendencias adscritas al CONASSIF, u organismos intergubernamentales, y las empresas o figuras jurídicas cuyas acciones o valores de contenido patrimonial se coticen en un mercado organizado, nacional o extranjero, y que cuente con un órgano de regulación que sea miembro de la International Organization of Securities Commissions (IOSCO). En caso de que al oferente le aplique lo antes indicado y cotice en el mercado organizado, nacional o extranjero, deberá demostrarlo aportando junto con su oferta el documento formal que así lo demuestre y emitido por la institución respectiva.

 

1. Documento electrónico de la declaración de la personería jurídica que se genera desde el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) creado por la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley 9416, el cual debe contener el sello electrónico del BCCR y conservarlo con ese sello. La fecha de emisión de este documento no debe ser mayor a 30 días naturales.

 

Nota:  En caso de que el oferente considere que estos documentos (a y b) tienen información sensible que pueda determinarse como confidencial, así deberá declararlo en el Sistema Digital Unificado, marcando la casilla de “confidencial” por lo que debe agregar estos documentos en un archivo por separado de la demás documentación que se aporte.  En caso de que el oferente incluya otros adjuntos como parte del mismo archivo donde ubica el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), esta Administración catalogará como público todo el archivo, dada la imposibilidad de separar los documentos.

 

1.3.3.3 En casos exigidos por ley, indicar quién es su agente residente y la dirección exacta de este.  

 

1.3.3.4 Adjuntar en Sistema Digital Unificado Copia de cédula física de representante legal.  

 

1.3.3.5 El oferente deberá aportar junto con su oferta, una certificación emitida por la Municipalidad de adscripción, donde se indique que cuenta con licencia comercial vigente y al día, en dicha certificación se debe acreditar el código CIIU para todas las actividades comerciales autorizadas  al oferente por parte de dicha municipalidad, entendiendo que el código CIIU que se indique en la licencia comercial otorgada debe contemplar la actividad del objeto contractual pretendido, es decir, que la actividad lucrativa en concreto a la cual se refiere la licencia comercial otorgada por la municipalidad deberá coincidir sustancialmente con el objeto de la contratación, según lo ha resuelto de manera expresa la Contraloría General de la República.  En caso de que la Municipalidad a la cual pertenece, emita la certificación que cuenta con la licencia comercial vigente y al día, pero no acredite el código de clasificación CIIU, el interesado deberá solicitar a la Municipalidad de adscripción que le emita un documento donde se acredite tal situación a fin de dejar evidencia que es una limitante de la Municipalidad.  

 

Se aclara que en los casos en que el objeto pretendido abarque más de una actividad o función comercial, en la nota presentada se deberá establecer claramente que el oferente cuenta con la facultad respectiva para suministrar bienes y/o desarrollar los servicios requeridos en el procedimiento del que se trate, siendo que así lo tuvo que registrar el interesado en la Municipalidad en el momento de solicitar la licencia, o bien, deberá solicitar el ajuste correspondiente ante dicho Municipio y presentar la subsanación correspondiente a fin de lograr el cumplimiento de la presente condición.

 

Nota: La(s) certificación(es) que se presente(n) para la acreditación de los anteriores puntos, no podrá(n) tener más de un mes de emitida(s), en relación con la fecha establecida para la apertura de ofertas, si la apertura de ofertas se prorroga, este plazo será considerado en relación con la fecha de apertura originalmente establecida.

 

1.3.4 El oferente extranjero podrá participar acudiendo a alguna de las siguientes formas:  

 

1.3.4.1 En forma directa, para lo cual, en caso de resultar adjudicatario, deberá designar un representante local para que durante todo el plazo de ejecución contractual funja como representante en la ejecución de sus obligaciones.  

 

1.3.4.2 A través de un representante de casas extranjeras, debidamente autorizado por el principal y siempre que adjunte su proforma. Dicho representante deberá cumplir con los requisitos establecidos para la persona jurídica oferente. Los anteriores documentos deben ser presentados en original y con no más de un mes de haberse emitido, en relación con la fecha de apertura de oferta, si estuvieran expedidos en idioma distinto al español, deberán ser traducidos oficialmente al idioma español y agregarse a la oferta. La proforma podrá ser presentada por Sistema Digital Unificado, en cuyo caso deberá ser ratificada mediante la presentación de la oferta original dentro de los quince días hábiles posteriores al acto de apertura.  

 

1.3.4.3 Igualmente podrá hacerse representar a través de un apoderado debidamente acreditado con las formalidades y requisitos que establece la legislación costarricense.  

 

1.3.5 Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse debidamente consularizados y/o apostillados según corresponda, además se deberá aportar la personería jurídica o su documento homologo según el país de origen donde se emita la certificación, en donde se demuestre que el firmante de la certificación ostenta poder suficiente para tales efectos. Estos documentos deben tener una vigencia máxima de un mes calendario en relación con la fecha de apertura de ofertas. 

 

Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse en la etapa de evaluación de las ofertas, debidamente certificados por notario público, y el adjudicatario deberá presentar la documentación debidamente consularizados y/o apostillados según corresponda en la etapa de ejecución contractual, además se deberá aportar la personería jurídica o su documento homologo según el país de origen donde se emita la certificación, en donde se demuestre que el firmante de la certificación ostenta poder suficiente para tales efectos. Estos documentos deben tener una vigencia máxima de un mes calendario en relación con la fecha de apertura de ofertas. 

 

1.3.6 Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.  Según el Artículo 125 y Artículo 126 del Reglamento a La Ley General de Contratación Pública.

 

1.3.7 El oferente deberá manifestar bajo fe de juramento que, en caso de resultar adjudicatario, mantendrá vigentes durante todo el plazo de ejecución contractual todas las certificaciones que hayan sido requeridas como parte de las condiciones de esta contratación y que fueron atendidas con su oferta. Si en el momento de girar la orden de inicio o activar las prórrogas previstas en el pliego de condiciones las certificaciones tienen una vigencia menor al plazo de vigencia del contrato, el fiscalizador será el responsable de coordinar lo que resulte necesario con el Contratista para la reactivación de esas vigencias para que se cumpla esta condición, lo cual deberá verificar cada vez que vaya a ejecutar las prórrogas para que las certificaciones se mantengan vigentes durante todo el plazo de ejecución contractual.