CONTRATAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL LEVANTAMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS INVU

CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD

1. Deberá presentar copia de la patente, recibo del último pago y Permiso del Ministerio de Salud vigente.

2. Deberá encontrarse inscrita ante el Ministerio de Hacienda, por lo que, se realizará la consulta en Administración Tributaria Virtual: https://atv.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx).

3. De conformidad al artículo 193 del Código de Trabajo y Ley de Riesgos de Trabajo, debe presentar certificación del Instituto Nacional de Seguros que se encuentra vigente (debe indicar la fecha de finalización) y al día, o póliza de Riesgo de Trabajo que compruebe lo solicitado, la cual deberá estar vigente:

• • Constancia del Instituto Nacional de Seguros en torno al “Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo”, la cual debe contner el detalle suficiente que logre acreditar que, la actividad asegurada se relaciona con el objeto contractual de la presente contratación.

4. Debe poseer una “Póliza de Responsabilidad Civil” (RC Servicios) -al día-, con un monto asegurado de ₡50.000.000,00 (cincuenta millones de colones exactos).

5. Los oferentes deben contar con un mínimo de diez (10) dispositivos (tabletas, handheld), que permitan leer código de barras con el sistema informático especializado en activos fijos necesario para la toma física de los bienes a inventariar, para lo cual deberá aportar una declaración jurada detallando el equipo a utilizar. Se debe incluir en la oferta las características del sistema a utilizar. No se aceptarán tomas físicas realizadas en papel o por medio de Microsoft Excel.

6. El sistema con el cual se realice la toma inicial y las tomas mensuales de seguimiento debe contar con la capacidad de enviar vía correo electrónico debidamente firmado por el custodio de los activos que fueron objeto de la toma física por departamento.

7. Haber realizado trabajos en tomas físicas de activos en instituciones públicas mínimo (3) tres contrataciones que incluya servicios similares (toma física, etiquetado, conciliación, avalúo, ajuste contable).

8. Haber realizado al menos dos (2) proyectos de actualización y/o confección de reglamento de activos fijos, relacionado con la cuenta activos fijos, en los últimos diez (10) años.

9. El Oferente deberá demostrar fehacientemente, mediante Declaración Jurada y/o cartas de recomendación, que cuenta con una experiencia específica en toma física de activos fijos, mínima de tres (3) proyectos certificados en instituciones públicas en los últimos diez (10) años. La experiencia para evaluar corresponde a proyectos específicos de emisión de certificación de (toma física, plaqueo, conciliación, avalúos, ajuste contable) en instituciones públicas, no se considerarán para admisibilidad la realización de pruebas selectivas de activos fijos como parte de los procesos de un proyecto de auditoría externa.

10. La firma o el profesional independiente deberá contar con una experiencia mínima de dos años en la realización de avalúos de activos fijos en instituciones públicas con base a las NICSP. Junto con la oferta se deberá presentar el detalle de los contratos en que ha participado, indicando fecha de realización, datos del cliente, breve descripción de tareas realizadas.

11. Requerimientos de personal técnico y profesional para el desarrollo de la contratación:

Puesto	Requisitos
1 Director	El perfil será un Contador Público Autorizado con grado Académico de Maestría, velará por la aplicación y el cumplimiento de los procedimientos apegados a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) y aquellas disposiciones de control interno que apliquen a los productos de esta contratación. Capacidad suficiente para certificar los resultados del inventario de toma física, propuesta de ajustes, y firma del informe final. Debe contar con capacitación en NICSP.  Contar con un mínimo de (4) tomas físicas en Instituciones Públicas y 2 (dos) proyectos de confección de procedimientos de activos fijos en Instituciones Públicas.
1 Supervisor	Grado Académico mínimo de Licenciado Universitario en Contabilidad, incorporado al Colegio Profesional respectivo el cual velará por el adecuado desarrollo del trabajo de campo y cumplimiento de los objetivos y cronograma. Contar con un mínimo de (4) tomas físicas de inventarios de activos en Instituciones Públicas, y 2 (dos) proyectos de confección de procedimientos de activos fijos en Instituciones Públicas.
6 Personas de Campo	El personal de campo que lleve a cabo el trabajo de la toma física deberá contar con experiencia en proyectos de inventario de activos fijos en instituciones Públicas en los últimos 5 años.

12. Los oferentes deberán contar con experiencia en la prestación de servicios de la misma naturaleza de la presente contratación (toma física, plaqueo, avalúo, conciliación, ajuste contable); para lo cual deberán haber realizado un mínimo de tres (3) contrataciones en Instituciones Públicas con base a las durante los años (contados hasta la fecha de apertura de ofertas). Para comprobar dicha experiencia deberán presentar certificaciones, declaraciones juradas o constancia extendidas por los clientes a los que se brindó el servicio, las cuales deberán contar con los siguientes requisitos:

• Nombre del Cliente:
• Fecha Inicio de Relación Comercial:
• Tipo de Servicios Ofrecidos:
• Alcance de Trabajo
• Recibido a Satisfacción del Servicio
• Nombre de Persona de Contacto del Cliente
• Medio de Contacto

13. El oferente debe contar con experiencia comprobada en el suministro de servicios profesionales para el levantamiento, plaqueo, avalúo, conciliación y ajustes de activos fijos en Instituciones de Gobierno.

• La experiencia mínima que debe tener el oferente se medirá sobre una cantidad de 80,000 (ochenta mil) activos fijos inventariados, acumulados durante los últimos
• No se evaluarán pruebas de activos fijos realizados producto de trabajos de auditoría externa.

14. Junto con la oferta debe presentarse un plan de trabajo con las actividades a desarrollar. Dicho plan debe incluir el desarrollo y entrega de los productos, así como las sesiones de trabajo y presentación de resultados. Debe preveersen los espacios para que el Órgano Fiscalizador pueda realizar las revisiones de los productos intermedios de modo tal que la contratación completa no exceda el plazo de entrega máximo establecido en el presente pliego.  

15. El personal del oferente no debe registrar ningún antecedente. Por lo tanto, deberá aportar c La solicitud del documento indicado se justifica en que las actividades a desarrollar, producto de la presente licitación, implican el ingreso, permanencia y desplazamiento continuo del personal contratista dentro de las instalaciones institucionales, así como el acceso directo a bienes muebles, equipos, mobiliario, dispositivos tecnológicos, documentación asociada a activos y demás recursos patrimoniales bajo custodia de la Administración. De conformidad con los principios de eficiencia, integridad, transparencia, valor por el dinero, control de riesgos y protección del patrimonio público que rigen la contratación pública, la Administración se encuentra facultada para adoptar medidas preventivas razonables orientadas a garantizar que la ejecución contractual se desarrolle en condiciones adecuadas de seguridad y confiabilidad. Asimismo, durante la ejecución de las labores contratadas, dicho personal deberá acceder a oficinas, bodegas, archivos, áreas administrativas y otros espacios institucionales que normalmente se encuentran restringidos al público en general, generándose una condición especial de confianza otorgada por la Administración para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. La exigencia de dicha certificación no tiene como finalidad establecer requisitos de índole subjetiva o discriminatoria, sino verificar condiciones mínimas de confiabilidad del personal que tendrá acceso directo a instalaciones, bienes y recursos institucionales, en atención al deber de la Administración de resguardar adecuadamente los activos públicos bajo su custodia y adoptar medidas razonables de gestión del riesgo.

16. Todo el personal que participe debe portar equipo de seguridad (chalecos, zapatos de seguridad), para oficinas y cuando se encuentren en bodegas portar (cinturón lumbar, guantes, anteojos de seguridad).

17. Las constancias, certificaciones o cartas de experiencia que se soliciten en este pliego de condiciones, deberán ser presentadas con firma digital y en el formato electrónico original para constatar la debida firma, no se aceptarán cartas firmadas digital a modo de imagen donde al posicionarse sobre la firma no se despliegue ninguna información para validación.

 

En el caso de ser de manuscrita de puño y letra no se aceptarán las cartas donde se evidencia que la firma haya sido manipulada de manera de que esta se haya pegado por medio de un recorte en caso de que el documento sea digital o donde se evidencia algún tipo de alteración donde su legibilidad genere duda de la veracidad del documento si este es una fotocopia.

 

Por lo tanto, el INVU se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta ya sea a través de cualquier medio posible, solicitud de facturas, llamadas, correos, visita a las instalaciones u otro medio posible, en el momento que así lo disponga. En caso de encontrase incongruencia con la información aportada y la verificación realizada, dicha potestad aplicara no sólo en el caso que se subraya si no en cualquier momento que la Administración lo desee y lo requiera para cualquier término del presente pliego de condiciones. Si se detecta que alguna información entregada es falsa, se descalificará la propuesta del presente proceso de contratación.

CONDICIONES ESPECÍFICAS

1.     OBJETO

El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo requiere contratar a una persona jurídica o física para levantar el inventario físico de activos fijos (muebles e in, de conformidad con lo que establece la 16: Propiedad, Planta y Equipo

 

2.     DESCRIPCIÓN DEL OBJETO

Para dar cumplimiento a la NICSP 16, el oferente debe tomar en cuenta las siguientes actividades.

2.1 Prescribir los principios para el reconocimiento inicial y la contabilidad subsiguiente (determinación del valor en libros y los cargos por depreciación y las pérdidas por deterioro) para propiedad, planta y equipo de manera que los usuarios de los estados financieros puedan discernir la información acerca de la inversión que la entidad tiene en su propiedad, planta y equipo y los cambios en tal inversión.

2.2 Realizar los respectivos ajustes contables sobre activos tangibles e intangibles, para actualizar la información contable y de depreciación de activos.

2.3 Garantizar la ejecución adecuada, oportuna y óptima de un proceso de conciliación entre la toma física realizada y el sistema contable del INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU) con la fecha de corte más reciente al momento de entrega del proyecto, realizando el plaqueo 100% de los activos localizados físicamente, avalúo de activos localizados físicamente del INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU), y ajuste contable, asegurando razonablemente la integridad del sistema de bienes (propiedad, planta y equipo).

2.4  Elaborar las Políticas de activos Tangibles e Intangibles del INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU) los cuales deberán estar en apego a las actualas Políticas Contables del INVU; Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma el artículo 144 del decreto Ejecutivo No. 32988 "Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos; y Normas de Control nterno para el Sector Público" (N-2-2009-CO-DFOE) de la Contraloría General de la República, con el fin de parametrizar, depreciar y regular los activos institucionales según la normativa aprobada.

El servicio a contratar por el INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU), comprende:

Objetivo

a-     Realizar el levantamiento del inventario físico de activo fijo (muebles e intangibles) con plaqueo 100% del INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU), identificando su condición, custodio, ubicación, generando la información requerida para la actualización del registro auxiliar del Sistema Institucional, en cumplimiento con la NICSP. Asimismo, el contratista deberá entregar 500 (quinientas) placas adicionales, para resguardo y custodia de la Administración; las cuales se le suministrarán posteriormente al contratista en forma mensual para el nuevo plaqueo de activos. b-     Realizar una verificación del reglamento de activos fijos y presentar una propuesta de actualización. c-      Mantener de forma mensual el registro auxiliar de activos fijos, suministrando a la administración los saldos contables para el registro en los sistemas institucionales. d-     Elaboración de las Políticas de Activos Institucionales, comprendiendo los muebles como intangibles. e-     Suministro de placas (etiquetas) para plaqueo de futuras compras por lotes de 500 (quinientos) f-      Realizar tomas físicas mensuales y entrega de asientos contables mensuales. g-     Avalúo de activos (cuando corresponda, en casos donde no exista información de factura, orden de compra y/o procedimiento de contratación). h-     El Contratista, posterior a la entrega del levantamiento de inventario de activos del INVU, en forma mensual dará el seguimiento o bien el mantenimiento de ello (verificación física de la ubicación del activo), es un servicio continuo.

El INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU), cuenta en este momento con aproximadamente 2.900 (dos mil novecientos) bienes patrimoniales. Los activos se localizan en dos edificios administrativos y un plantel, localizados en Barrio Amón, San José.

3.  ALCANCES DEL PROCEDIMIENTO – ENTREGABLES POR ETAPAS

ETAPAS	DESCRIPCION ETAPAS - De Conformidad al Punto No. 02-
I	Elaboración de Políticas de Activos INVU (Objetivo d)
II	Adquisición de Placas (etiquetas) Tipo Calcomanía VOID (Objetivo e)
III	Toma Física Fotográfica y Plaqueo Activos (Objetivo a)
IV	Avalúo de Activos (cuando corresponda, en casos donde no exista información de factura, orden de compra y/o procedimiento de contratación). (Objetivo g)
V	Conciliación del Resultado de la Toma Física con el Registro Auxiliar Contable (Objetivo c)
VI	Revisión, Aplicación y Actualización del Procedimiento de Activos. (Objetivo b)
VII	Emisión de Reportes Mensuales del Inventario de Activos Actualizado (Objetivo b, f)
VIII	Ajuste Contable (Objetivo e)
IX	Cierre contratación. Entrega de Informes Finales
X	Mantenimiento e Inventario de Activos (Objetivo f, h)

 

        i.     ETAPA I: ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE ACTIVOS.

 Se debe realizar una revisión del reglamento actual y preparar una propuesta actualizada con base a las NICSP que permita mantener actualizado en el tiempo el registro auxiliar de activos. 

• PROCEDIMIENTO RECEPCION DE ACTIVOS (COMPRA)
• PROCEDIMIENTO ENTREGA DE ACTIVOS
• PROCEDIMIENTO TRASLADO DE ACTIVOS
• PROCEDIMIENTO ENVIO REPARACION (CON GARANTIA SIN GARANTIA)
• PROCEDIMIENTO BAJA DE ACTIVOS DAÑO/DESECHO
• PROCEDIMIENTO BAJA ACTIVOS POR ROBO O HURTO
• PROCEDIMIENTO INVENTARIO TOTAL DE ACTIVOS
• PROCEDIMIENTO AJUSTE MENSUAL
• OTROS

 El procedimiento se debe confeccionar con base a los formatos de la Institución.

 

      ii.     ETAPA II: ADQUISICIÓN DE PLACAS (ETIQUETAS).

Se requiere que el oferente suministre la cantidad de placas necesarias para la totalidad de activos fijos localizados, así como las placas necesarias para las compras que se realicen durante la ejecución del contrato.

Cantidad	Detalle	Tamaño
3.400	Placas de transferencia térmica, etiquetas brillantes o matte con un adhesivo a prueba de manipulación que deja un patrón VOID cuando se quita la etiqueta. (2.900 activos aproximados actuales y 500 etiquetas adicionales para compras).	2.5 cm x 5 cm
3.400	Total

 

Ejemplo: Diseño de la Placa. Ver Documento de Anexo al Pliego de Condiciones – Imagen 1.

Se requiere que el oferente suministre la cantidad de placas necesarias para la totalidad de activos fijos localizados, así como las placas necesarias para las compras que se realicen mientras dure el contrato.

 

          iii.     ETAPA III:  TOMA FÍSICA FOTOGRÁFICA Y PLAQUEO DE ACTIVOS:

 

1.     PRODUCTO: TOMA FÍSICA FOTOGRÁFICA.

a. Contar móviles para realizar la toma física de activos fijos por medios electrónicos.  No se aceptan tomas físicas manuales en papel.

b. Realizar el inventario de activos fijos para certificar una toma física del ciento por ciento (100%) de los activos, observando los siguientes campos:

	CAMPO	DESCRIPCIÓN
1-	Número de Patrimonio 2026	Número de patrimonio asignada de la toma física realizada
2-	Número Patrimonio anterior	Número de patrimonio visible de tomas previas en caso de ser localizada
3-	Número Patrimonio prestados, donados o convenios	Número de patrimonio de activos en calidad de prestados, donados o convenios
4-	Descripción Activo	Descripción general del activo (capitalizable o no capitalizable)
5-	Cuenta Activo NICSP	Número de cuenta contable (activo)
6-	Descripción NICSP	Nombre de cuenta contable (activo)
7-	Cuenta Depreciación NICSP	Número de cuenta contable (depreciación)
8-	Descripción NICSP	Nombre de cuenta contable (depreciación)
9-	Marca	Marca del activo
10-	Modelo	Modelo del activo
11-	Serie	Serie del activo
12-	Procesador	Datos del procesador para computadoras
13-	BTU	Cantidad de BTU para aires acondicionados
14-	Número de Placa	Número de placa MOPT para equipos automotores
15-	Número Chasis	Número de chasis equipos automotores
16-	Número de Motor	Número de motor para equipos automotores
17-	Código del Centro de Costo	Código del centro de costos
18-	Nombre Centro Costo	Nombre del centro de costos
19-	Estado Físico	Estado físico (bueno/malo/regular)
20-	Estado Utilización	Estado utilización (en uso /sin uso)
21-	Activos que Deprecian	Activos que por su valor se depreciación (SI/NO)
22-	Sede o Filiales	Nombre de la sede o filial donde se localizan
23-	Ubicación General Activos	Ubicación general dentro de la sede o filial
24-	Ubicación Específica Activos	Ubicación específica dentro de la sede o filial
25-	Cédula Responsable	Cédula del responsable
26-	Nombre Responsable	Nombre del responsable
27-	Foto Activo	Foto del activo
28-	Foto Placa	Foto del número de patrimonio del activo
29-	Foto Adicional	Foto adicional del activo
30-	Foto Firma	Foto de la firma del responsable
31-	Costo	Costo de mercado del activo
32-	Referencia	Referencia web del costo de mercado
33-	Comentario	Comentario adicional del activo cuando aplica
34-	Fecha de Compra	Fecha compra del activo
35-	Valor de Compra (Moneda Local)	Valor de copra del activo
36-	Vida Útil	Vida útil del activo
37-	Años Restante	Años de vida útil restantes de cada activo
38-	Costo Revaluado	Costo del activo revaluado
39-	Depreciación Mensual	Depreciación mensual del activo
40-	Gasto Depreciación	Gastos de depreciación a la fecha de corte
41-	Depreciación Acumulada a la Fecha de Corte	Depreciación acumulada del activo a la fecha de corte
42-	Valor Libros a la Fecha de Corte	Valor en libros del activo a la fecha de corte

 c.      Se debe suministrar las siguientes fotografías:

Foto 1	Foto General del Activo
Foto 2	Foto de la Placa Anterior
Foto 3	Foto de la Placa Asignada. Toma Física 2026
Foto 4	Foto con los Datos Técnicos del Activo (caso de equipos electrónicos que así lo tienen)
Foto 5	Foto que demuestre el daño para los casos que aplique

El formato de la foto que se solicita es (.gif, .jpg). El nombre de cada archivo que se suministre debe ser el número de activo de la toma 2026 que se le asigne para tener un coteje entre fotos y líneas del inventario. Por lo que no se aceptaran nombre de archivos que asigna las cámaras, tabletas, celulares, entre otros.

d.      Marcar con pilot permanente en un lugar no visible el número de patrimonio que le fuere asignado, esto con el fin que sirva de respaldo en caso de que se dañe la placa por algún motivo. Asimismo, se podrá definir con el contratista un procedimiento complementario para respaldar este mecanismo (ejemplo: doble placa de menor tamaño, etc).

e.     Identificar los activos que están en calidad de préstamo o bien en convenios con otras instituciones. El INVU aportará la lista respectiva de convenios para realizar el coteje correspondiente.

f.       Entregar a cada funcionario vía correo electrónico, un listado por ubicación de los activos que fueron incluidos en la toma física y que se encuentran registrados bajo la custodia de cada uno. El formulario debe estar debidamente firmado por el custodio del mismo.

g.    Se realizarán revisiones por parte del personal del INVU sobre las fotos suministradas y en caso de detectarse fotografías movidas, que no correspondan o no se logre cotejar con el activo en la base de datos, el costo de cambio será cubierto por el proveedor.

 

INFORMES POR ENTREGAR ETAPA III – TOMA FÍSICA FOTOGRÁFICA:

• Formularios firmados (.pdf) por responsable y por ubicación de las tomas físicas realizadas.
• Archivos fotográficos (.gif, .jpg), soportes de las tomas realizadas a cada activo. El nombre de cada archivo debe tener el mismo número de patrimonio al cual está asociado.
• Base de datos en Microsoft Excel de la toma física realizada, con el formato de la plantilla del sistema contable.

2. PRODUCTO: PLAQUEO DE ACTIVOS.

a. Realizar el proceso de plaqueo de activos al 100% de los activos ubicados físicamente.

b. A modo de referencia se debe estandarizar el plaqueo de activos similares y entregar un listado donde se identifique la posición de las placas. La siguiente lista no limita el tipo de activo que se puede localizar en campo.

TIPO ACTIVO	POSICION PLACA
Muebles y Escritorios	Lado externo derecho
Sillas	Lado externo derecho
Archivos	Lado externo derecho
Bibliotecas	Lado externo derecho
Teléfono	Base, inferior
Monitores	Atrás, abajo derecha
Ups	Lado externo derecho
CPU	Lado externo derecho
Impresoras	Lado externo derecho
Calculadoras	Abajo base
Microondas	Lado externo derecho
Refrigeradora	Lado externo derecho
Cocinas	Lado externo derecho
Proyectores	Lado externo derecho
Aire Acondicionado	Lado externo derecho
Abanicos	Atrás o en la base
Switch	En la base
Access Point	En la base
Cámaras Vigilancia	En la base

c. Se debe realizar la limpieza previa al lugar donde se va a colocar la placa para garantizar que no se desprenda. Los insumos necesarios para realizar la limpieza (trapos, alcohol, desengrasante, guantes, entre otros), será suministrada por el proveedor.

d. Se realizarán revisiones por parte del personal del INVU sobre el proceso de plaqueo realizado y en caso de localizar placas mal pegadas el costo de reposición será cubierto por el proveedor.

 

2.1  Placas Asignadas:

En caso de presentarse situaciones de fuerza mayor, en las cuales por el tipo de activo no se pueda adherir la placa correspondiente se debe realizar el proceso de asignación de placa, el cual consiste en capturar la placa en el dispositivo electrónico utilizado para la toma física y dejar evidencia de la siguiente forma:

1. Entregar a la administración las placas asignadas, con un listado que indique el activo al cual fue asignado, ubicación y responsable.
2. Realizar el plaqueo complementario con Pilot.
3. Las fotos deben ser incluidas al activo relacionado.

 

2.2  Plaqueo Complementario:

Se debe utilizar como método complementario el etiquetado de cada activo por medio de pilot permanente (negro/azul), en un lugar no visible con el mismo número de patrimonio en cada activo localizado, o bien un mecanismo similar para lograr el objetivo de este apartado.

Esta metodología lo que se pretende es que en caso de desprendimiento de la placa se logre identificar en el registro auxiliar y se logre el reemplazo de la placa a futuro.

 

INFORMES POR ENTREGAR ETAPA III - PLAQUEO DE ACTIVOS:

1. Entrega de la totalidad de placas a la administración, placas tipo calcomanía VOID.
2. Formularios firmados (.pdf) por responsable donde se evidencia el número de patrimonio asociado a cada activo.
3. Listado con detalle de placas asignadas.
4. Placas físicas asignadas, se debe entregar una por hoja con la información relacionada al activo asociado.
5. Placas sobrantes una vez realizada la toma física a la administración. Con indicación de los números sobrantes por separado (calcomanía VOID).

 

              iv.     ETAPA IV: AVALÚO DE ACTIVOS

 

Producto: Avalúo de Activos.

1. Con base al proceso de la captura de datos y fotografías obtenido producto del levantamiento físico realizado, se deben establecer por cada activo localizado factores tales como:
   • Estado de Conservación
   • Estado de Obsolescencia
2. Variables incluidas en el proceso de valoración:
   1. 1. Vida útil: La vida útil de un bien es el tiempo medido en años, horas o unidades que se estima durará operando normal y económicamente.
      2. Edad: Es la vida útil de un determinado bien.
      3. Vida útil remanente: Es la vida que le falta al bien para completar su vida útil.
      4. Uso específico: Es la capacidad de un bien para ser utilizado en una actividad particular específica, lo cual limita el mercado en el cual se puede realizar.

INFORMES POR ENTREGAR ETAPA IV – AVALÚO DE ACTIVOS:

a)     Avalúo del 100% de los activos localizados con base a las NICSP).

b)     Con base a los estados de conservación y obsolescencia, se debe suministrar la siguiente información por activo localizado.

Nombre del Campo	Detalle del Campo
Vida Útil	Vida útil del activo de acuerdo Ley del Impuesto Sobre la Renta
Años Restante	Años de vida útil restantes de cada activo
Fecha Compra	Fecha de compra del activo
Costo Revaluado	Costo del activo revaluado
Depreciación Mensual	Depreciación mensual del activo
Gasto Depreciación	Gastos de depreciación
Depreciación Acumulada	Depreciación acumulada del activo
Valor Libros	Valor en libros del activo

 

                v.     ETAPA V: CONCILIACIÓN DEL RESULTADO DE LA TOMA FÍSICA CON EL REGISTRO AUXILIAR CONTABLE

Producto: Conciliación toma física contra el registro auxiliar contable a la fecha de corte.

1. El INVU suministrará el registro auxiliar al momento de inicio de la toma física con el cual se realizará el proceso de conciliación.
2. Se debe realizar una comparación de los datos obtenidos en la toma física con el registro auxiliar contable.
3. Realizar el proceso de conciliación, con base a los siguientes criterios.

Coteje por Placa	Coindice la placa de la toma física, con la placa del registro auxiliar contable del sistema contable.
Coteje Directo	Coincide las descripciones, marca, modelo y serie entre la toma física y el registro auxiliar contable del sistema contable.
Coteje por Descripción Similar	Activos sin placa física, pero coinciden datos similares.

 

INFORMES POR ENTREGAR ETAPA V – CONCILIACION DE RESULTADO DE LA TOMA FÍSICA CON EL REGISTRO AUXILIAR CONTABLE:

1. Registro auxiliar en Microsoft Excel bajo el formato del sistema contable, para realizar una carga masiva al sistema.

Activos Cotejados	Activos ubicados físicamente que fueron ubicados en la base de datos suministrada por el INVU.
Activos Sobrantes	Activos ubicados físicamente que no lograron ser ubicados en la base de datos suministrada por el INVU.
Activos Faltantes	Activos que no fueron ubicados físicamente y que se encuentran en la base de datos de datos suministrada por el INVU.

 

   vi.     ETAPA VI: REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE ACTIVOS

Se debe realizar un proceso de control interno observando el cumplimiento de los siguientes documentos:

1. Normativa Interna.
2. Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).
3. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo Nº 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos del 31 de enero de 2006

El producto esperado es la emisión de un informe en el cual se detallen las debilidades de control interno encontradas. El formato será de una carta de gerencia.

 

      vii.     ETAPA VII: EMISIÓN DE REPORTES MENSUALES DEL INVENTARIO DE ACTIVOS ACTUALIZADO

La presente contratación es por año calendario con opción de prórroga a tres (3) años adicionales, por lo que una vez que se haga entrega del informe inicial que realizara el proceso de coteje entre las existencias físicas y los saldos contables al mes que se designe para ajuste, a partir del siguiente mes, se deben realizar procesos de verificación en el cual se realicen las siguientes tareas.

Presentar un programa de trabajo que permita realizar un barrido 100% de todos los departamentos de la institución en el transcurso del año. Las tareas por incluir se detallan a continuación y en caso de presentar diferencias entre la base de datos y las ubicaciones físicas se deben reportar:

1. Revisión ubicación y responsable de activos.
2. Revisión estado de placas, y reimpresión en caso de ser necesario.
3. Revisión activos no plaqueados, localizados físicamente.
4. Cambio de estado de conservación (bueno, malo, regular).
5. Cambio de responsable y ubicación.
6. Ingreso de compras nuevas.
7. Salidas de activos en desecho, dañados, obsoletos.

El informe permitirá a la administración mantener el registro auxiliar actualizado a lo largo de la contratación.

 

                    viii.     ETAPA VIII: AJUSTE CONTABLE

Producto: Asientos de ajuste para igualar la toma a los registros contables.

a)     SALDOS CONTABLES

Cuentas contables y saldos obtenidos del estado de resultados suministrado con la fecha de corte más reciente al momento de entrega del proyecto.

 

Cuenta Contable	Cuenta Contable	Saldo
	Valor En Libros Neto

 

b)     CUADRO RESUMEN DE LA TOMA FISICA

Saldo resultante producto de la toma física, los avalúos por cuenta contable, con la fecha de corte más reciente al momento de entrega del proyecto.

 

Cuenta Contable	Costo	Depreciación Acumulada	Valor Libros
Totales

 

c) CUADRO COMPARATIVO TOMA FISICA VRS SALDOS CONTABLES

Coteje por cuenta contable, cuenta activos, cuenta depreciación, valor en libros.

Cuenta Contable	SALDO CONTABLE	SALDO TOMA FÍSICA	Diferencia
Totales

 

d)     ASIENTO AJUSTE

Asiento de ajuste:

CUENTA	DESCRIPCION	DEBITO	CREDITO
	TOTALES IGUALES

 

     ix.     ETAPA IX: CIERRE CONTRATACIÓN. ENTREGA INFORMES FINALES.

Producto: Entrega del informe final y la presentación (por parte de la contratista) de los resultados obtenidos se realizará al Órgano Fiscalizador del contrato para su debida autorización.

1. Producto Esperado
2. Limitaciones al Alcance
3. Hallazgos de Auditoría. Debilidades de Control Interno (bienes)
4. Resumen de la información contenida en la base de datos
5. Ajustes Contables con base a las NICSP debidamente respaldado con la certificación del Contador Público Autorizado (CPA)
6. Archivos PDF de los formularios producto de la toma física de bienes realizada
7. USB con las fotografías de los activos fijos incluidos en la base de datos final, debidamente identificados por número de placa.

 

1. RECURSOS QUE BRINDARÁ EL INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU) AL ADJUDICATARIO:

1.  Reporte de direcciones físicas de cada una de las siguientes ubicaciones:

OFICINAS

	Detalle	Ubicación
1-
2-

 

PLANTELES

	Detalle	Ubicación
1-
2-

 

BODEGAS

	Detalle	Ubicación
1-
2-

 

OBRAS EN PROCESO QUE INCLUYAN ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES)

	Detalle
1-
2-

b. Registro auxiliar de activos fijos con la fecha de corte más reciente al momento de entrega del proyecto), con el formato de la plantilla que requiere el Sistema Institucional para realizar una carga masiva.

c. Archivo Electrónico de los Campos necesarios para completar la Plantilla del Sistema:

1. Nombres y Cédulas de Funcionarios.
2. Nombres de Departamentos.
3. Correos Electrónicos de Funcionarios.
4. Nombre de Centro de Costos

 

d. Certificación de Propiedad de los Vehículos y Maquinaria.

e. Política de Capitalización de Activos.

f. Convenios de Préstamo con otras Instituciones:

No.	Entidad	Ubicación
1
2

g. Asignar un responsable directo para las consultas y coordinación respectiva.

CONDICIONES GENERALES

1.     COTIZACIÓN

El oferente deberá de cotizar en su precio, todos los insumos, viáticos, transportes, así como gastos necesarios para la correcta ejecución del contrato. El INVU no reconocerá pagos diferentes al precio ofertado, se reitera que incluirá dentro de la ejecución contractual visitas al sitio.

El oferente deberá de cotizar en la siguiente forma:

ETAPA	Detalle
I	Adquisición de Placas (etiquetas)
II	Toma Física Fotográfica y Plaqueo de Activos
III	Avalúo de Activos
IV	Conciliación del Resultado de la Toma Física con el Registro Auxiliar Contable.
V	Revisión, Aplicación
VI	Emisión de Reportes Mensuales del Inventario de Activos Actualizado.
VII	Ajuste Contable.
VIII	Cierre Contratación. Entrega de Informes Finales
Bimensual	Mantenimiento e Inventario de Activos

El INVU se reserva el derecho de adjudicar más o menos cantidad, cuando corresponda por la naturaleza del objeto de una misma línea o bien parte de un mismo objeto (cuando el objeto lo permita) y conforme el presupuesto existente para la adquisición.

 

2.     PRECIO

El oferente debe indicar claramente, en números y letras los precios unitarios respectivos del objeto contractual. Donde deberá de indicar mediante un desglose de precio aparte del IVA.

El INVU NO está exento del trece por ciento (13%) de impuesto al valor agregado, en caso de no indicar que el precio incluye el IVA, el INVU asumirá que dicho impuesto está incluido en el precio, de acuerdo con lo normado en el 98 y 104 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

 

3.     REAJUSTE O REVISIÓN DE PRECIOS DEL CONTRATO

Para el cálculo del reajuste o la revisión de precios del contrato, se deberá contar con la documentación de soporte suficiente, válida y pertinente, conforme lo define el artículo 6 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios. Dicha documentación corresponde a la siguiente:

1. La estructura del precio, tanto en valores absolutos como porcentuales.
2. Las fórmulas matemáticas específicas del reajuste o la revisión de precios.
3. La documentación generada en la ejecución del contrato, en la que consten las fechas de lo ejecutado.
4. Los valores de los índices de precios correspondientes al mes de la prestación del servicio, asociados a cada uno de los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
5. Los valores de los índices de precios correspondientes al mes calendario de la oferta.
6. En casos excepcionales, en que se aplique el método analítico-documental, la documentación probatoria (factura con su respectivo depósito o transferencia) que acredite la compra o la adquisición del insumo, así como aquella documentación presentada en la oferta (factura preforma o documento equivalente) que da sustento al precio cotizado.
7. Información acerca del otorgamiento de amortizaciones del pago anticipado o los adelantos de pagos, cuando corresponda.
8. Cualquier otra documentación adicional que el INVU requiera para el cálculo.

 

3.1.          ESTRUCTURA DE PRECIO:

El oferente deberá de indicar su estructura de precio ofertado, con al menos el desglose de los siguientes componentes:

Estructura del Precio	Valor Absoluto	Valor Porcentual
Costos Directos		%
Insumos		%
Mano de Obra		%
Subcontrataciones		%
Costos Indirectos		%
Insumos		%
Mano de obra		%
Imprevistos		%
Utilidad		%
Precio Ofertado		100%
IVA		13%

La estructura de precio deberá presentarse, tanto para el precio total ofertado, como para cada uno de los precios unitarios de las líneas del objeto contractual. En el caso de que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada moneda.

De esta forma se tiene que la estructura del precio en valores absolutos para cada moneda ofertada es conforme lo define el artículo 15 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios.

La fórmula y su representación es visible en ese artículo 15.

3.2.          MÉTODO ANALÍTICO-DOCUMENTAL:

En caso de que durante la ejecución contractual proceda la revisión de precios conforme a lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, el contratista deberá presentar una gestión formal debidamente fundamentada, utilizando el método analítico-documental, aportando toda la información y documentación necesaria que permita a la Administración verificar la existencia, magnitud e incidencia de las variaciones de costos alegadas.

La solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Nota formal suscrita por el representante legal del contratista, indicando el número de procedimiento, objeto contractual, fecha de presentación de la gestión y período para el cual se solicita la revisión de precios.
2. Desglose detallado de la estructura de costos que componen el precio ofertado o vigente, identificando cada uno de los elementos afectados por la variación de precios y el porcentaje de incidencia de cada rubro dentro del costo total del bien o servicio.
3. Justificación técnica y económica que demuestre la afectación real y directa de los costos del contrato, indicando las causas que originan la variación y su relación con la ejecución contractual.
4. Evidencia documental fehaciente que respalde las variaciones de costos alegadas, tales como facturas de compra, cotizaciones, listas de precios de fabricantes o distribuidores, contratos con proveedores, certificaciones emitidas por entes competentes, publicaciones oficiales, índices especializados u otros documentos idóneos que permitan verificar objetivamente la modificación de los costos.
5. Cálculo detallado de la revisión solicitada, indicando la metodología empleada, las operaciones matemáticas realizadas y el monto resultante pretendido.
6. Declaración expresa del contratista indicando que la información y documentación aportadas son veraces, completas y corresponden a costos efectivamente relacionados con la ejecución del contrato.

La Administración se reserva el derecho de solicitar información adicional, aclaraciones, certificaciones o cualquier otro elemento probatorio que considere necesario para la valoración de la gestión. La sola presentación de la solicitud no genera derecho automático al reconocimiento de la revisión de precios, correspondiendo a la Administración determinar la procedencia y el monto que eventualmente resulte reconocible, de conformidad con la normativa aplicable. La falta de presentación de la información o documentación requerida, así como la presentación incompleta, inconsistente o insuficiente para demostrar la variación efectiva de los costos, facultará a la Administración para rechazar la gestión sin responsabilidad alguna.

3.3.          INDICES DE PRECIOS:

El oferente deberá de indicar la información de los índices de precios, detallando al menos:

1. El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
2. Ente público competente que divulga el índice.
3. El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice en donde se accede a la información aportada.

En el caso de que la estructura de precios de la oferta posea costos directos e indirectos expresados en una moneda de un país extranjero, el oferente deberá aportar la siguiente información:

1. El país de origen y unidad monetaria de los costos.
2. El nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios oficial de los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
3. La periodicidad con que se determina el valor de cada índice.
4. El ente competente que publica el índice.
5. El enlace del sitio web del ente competente que emite el índice, en donde se accede a la información aportada.

En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, se requerirá que el oferente bajo su responsabilidad aporte una traducción libre al español de dicha información, dicha traducción únicamente para corroborar la información aportada por el oferente.

El adjudicatario del concurso deberá presentar en el presupuesto detallado, la vinculación del índice de precios aportado en su oferta asociándolo a cada uno de los costos directos e indirectos de dicho presupuesto, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Una vez verificado lo indicado en el párrafo anterior, el INVU emitirá la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios, posterior a la suscripción de la formalización contractual o documento equivalente y previo a otorgarse la orden de inicio de la ejecución contractual.

3.4.          ENCARGADO DE EMITIR LAS NO OBJECIONES:

El encargado de otorgar la "no objeción" del cronograma preliminar e inicial con las fechas acordadas por las partes en el contrato y de sus actualizaciones, y de la pertinencia de los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, recae en Javier Leiva Ortiz, Encargado de Unidad Administración.

3.5.          FÓRMULA DE REVISIÓN DE PRECIOS:

De conformidad con el artículo 51 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la fórmula para la revisión de precios a utilizar será la visible en el mismo artículo 51.

 

4.     NIVEL DE TOLERANCIA.

La siguiente información corresponde a los niveles de tolerancia que se permitirán para establecer la razonabilidad de los precios cotizados. Estos porcentajes están definidos a partir del estudio de mercado realizado, como requisito previo al inicio del proceso de esta contratación pública.

De acuerdo con la revisión efectuada al estudio de mercado correspondiente se determina el nivel de tolerancia de esta licitación en un 25%.

 

5.     PROCESO DE GESTIÓN DE PAGO

 El pago se realizará de conformidad con los siguientes pasos en SICOP:

• El contratista deberá generar la SOLICITUD DE RECEPCIÓN por SICOP indicando el día del servicio, el cual no podrá ser superior al adjudicado.
• El INVU aceptará la solicitud. En el caso de que el INVU no efectúe el procedimiento de aceptación de la SOLICITUD DE RECEPCIÓN, no faculta al contratista a entregar posterior a la fecha máxima adjudicada, de ser entregarse posterior a ese plazo, se procederá a cobrar la multa respectiva.
• Recibido el producto, el INVU procederá a emitir las ACTAS DE RECEPCIÓN provisional o definitiva, según corresponda, a fin de continuar con la autorización de pago.
• El contratista, una vez que se haya emitido el Acta de Recepción Definitiva por medio del sistema de compras SICOP, procede a realizar la SOLICITUD DE PAGO en SICOP, incluyendo la factura en el sistema. Paralelamente, debe remitir la factura eelectrónica al correo electrónico facturasbienesyservicios@invu.go.cr, con copia al correo 4000042134@recepcion.io
• El INVU, con la solicitud de pago realizada por el contratista en SICOP, continua con el proceso de GESTIÓN DE PAGO que corresponda.

La gestión de pagó se cancelarán mediante transferencia bancaria máximo 30 días naturales después de presentada la factura original, y habiéndose recibido el objeto contractual a satisfacción del INVU.

Las facturas para el trámite se recibirán ÚNICAMENTE al correo electrónico facturasbienesyservicios@invu.go.cr y con copia al correo 4000042134@recepcion.io  una vez que se haya emitido el Acta de Recepción Definitiva por medio del sistema de compras SICOP.

El contratista deberá presentar certificación de la cuenta IBAN del banco al que desea que se le efectúe la transferencia.

Tal como se indicó anteriormente, el INVU NO está exento del trece por ciento (13%) de impuesto al valor agregado, por lo que, conforme los lineamientos definidos por el Ministerio de Hacienda sobre los requisitos de los comprobantes electrónicos, las facturas que se remitan, deben obligatoriamente desglosar el monto correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.

El contratista deberá estar al día con la CCSS y FODESAF al momento de generarse el pago, caso contrario, se cancelará el monto adeudado a la C.C.S.S. y si existiera remanente se depositará a la cuenta IBAN indicada por el contratista.

 

6.     PLAZO DE ENTREGA:

El plazo de entrega lo debe definir el oferente en su propuesta (cronograma adjunto a la oferta), considerando todos los factores pertinentes para que se efectué en las instalaciones del INVU en San José.

      6.1  TOMA INICIAL:

El plazo de entrega será propuesto por el oferente en su pliego de condiciones donde deberá indicar el plazo efectivo de entrega en días naturales, a partir del recibo de la Orden de Compra, dicho plazo no podrá exceder los cuatro (4) meses.

      6.2  TOMAS MENSUALES:

El plazo de entrega será propuesto por el oferente en su a partir del recibo de la Orden de Compra, dicho plazo no podrá exceder los quince (15) días naturales.

 

7.     FORMA DE PAGO: 

Siendo que la cantidad exacta de activos a identificar e inventariar en cada una de las Oficinas del INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU) es un dato que se conocerá hasta la finalización de los trabajos, los pagos al contratista se ejecutarán de la siguiente manera:

PRIMER AÑO:

% PAGO	ETAPA	DETALLE
10%	I	Adquisición de Placas (etiquetas)
50%	II	Toma Física Fotográfica y Plaqueo Activos
20%	V	Revisión del Cumplimiento del Reglamento de Activos - Elaboración de Políticas de Activos INVU
20%	III IV   VI VII VIII	Avalúo de Activos Conciliación del Resultado de la Toma Física con el Registro Auxiliar Contable. Emisión de Reportes Mensuales del Inventario de Activos Actualizado Ajuste Contable. Cierre Contratación. - Entrega de Informes Finales -
100%		TOTAL

 

SEGUNDO AÑO Y SIGUIENTES. MANTENIMIENTO E INVENTARIO DE ACTIVOS:

*El oferente deberá indicar el monto a cobrar mensualmente.

 

8.     INICIO DE LA CONTRATACIÓN:

El inicio de la contratación empezará a correr a partir del día hábil siguiente a la notificación de la orden de inicio por parte del INVU en SICOP o bien en la fecha que esa orden de inicio establezca.

 

9.     VERIFICACIÓN CONTRACTUAL:

La administración del contrato del servicio estará a cargo del Lic. Javier Leiva Ortiz, jleiva@invu.go.cr con copia a los correos: emata@invu.go.cr y dmora@invu.go.cr, o la persona que se encuentre en la Encargado de la Unidad de Administración, quien velará por el cumplimiento de lo contratado, de acuerdo con lo establecido en los artículos 106 de la Ley General de Contratación Pública, e informará a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones sobre la calidad o incumplimiento del servicio de acuerdo con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y la oferta para proceder con lo que corresponda.

 

10.  DECLARACIONES JURADAS Y CERTIFICACIONES

En el caso de las declaraciones juradas, serán rendidas bajo fe de juramento con las responsabilidades y delitos que ello conlleva en caso de indicar información falsa y estarán parametrizadas en el sistema digital unificado y serán seleccionadas por la Administración contratante, considerando el principio de eficiencia y según lo requerido para cada procedimiento de contratación. No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado: 

1. Declaración Jurada de que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, de acuerdo con el Art.32, inciso c) punto ii) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
2. Declaración jurada de que, en el caso de ser proveedor extranjero, acepta someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.
3. Jurada de que no le alcanzan ninguna de las prohibiciones que se prevén el Art.28 de la Ley General de Contratación Pública.
4. Declaración Jurada de que las personas que ocupan cargos directivos o gerenciales, representantes, apoderados y los accionistas de la empresa no se encuentran afectos por las incompatibilidades que indica el art. 18 de la “Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la función Pública”.
5. Declaración jurada que indique si posee un sistema de control de calidad.
6. Para personas jurídicas, declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas.
7. Declaración Jurada de que acepta y cumplirá fielmente con las condiciones, requerimientos, especificaciones y requisitos técnicos de esta contratación.
8. Declaración Jurada de que cuenta con suficiente solvencia económica y que puede cumplir a satisfacción con el objeto de esta contratación en caso de resultar adjudicatario.
9. El oferente debe manifestar expresamente, que la información contenida en la declaración jurada presentada en el registro que al efecto lleva la Dirección de Contratación Pública, del oferente como de los subcontratistas, se mantiene invariable.

 

11.  CCSS, FODESAF, IMPUESTOS

El INVU se encargará de verificar vía internet y/o mediante la plataforma SICOP, que cada oferente, así como el adjudicatario, se encuentren al día en el pago de las obligaciones siguientes:

Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con el artículo Nº 31 de la Ley de Protección al Trabajador y el Artículo Nº 74 reformado de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social (artículo 65 inciso a) RLCA).

FODESAF, conforme al artículo 22 inciso c, de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares número 5662.

Estar al día con los Impuestos Nacionales, por lo que se revisará en internet la morosidad con el Ministerio de Hacienda y el impuesto a las sociedades jurídicas, cuando corresponda.

 

12.  FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL

Ambas partes quedan sujetas al ordenamiento jurídico administrativo, de conformidad con el numeral 5 de la Ley General de Contratación Pública.

Es un deber ineludible del contratista, el cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. La Administración se reserva la potestad de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones en cualquier momento. Asimismo, esta cláusula será considerada contenido esencial del contrato, y cualquier falta a la misma implicará incumplimiento contractual, en cuyo caso, podrá la Administración darlo por terminado, según lo dispuesto por las normas que regulan la materia.

De conformidad con el ordinal 110 y siguientes de la Ley General de Contratación Pública y 288 de su Reglamento, el INVU se reserva el derecho de rescindir o resolver el contrato en cualquier momento de la contratación, si la prestación del servicio no satisface los fines cometidos de la misma, bastando para ello la comunicación al contratista con al menos un mes de anticipación a la fecha en que se va a rescindir, observando para ello el debido proceso.

El contrato podrá ser resuelto sin responsabilidad para el INVU, en los siguientes casos: Cuando el contratista incumpla con las obligaciones establecidas en este documento, en su oferta, en el respectivo contrato y con los aspectos que señala la normativa del INVU. El incumplimiento de sus obligaciones será sancionado bajo las previsiones señaladas en el pliego de condiciones o contrato, en todos los casos respetando el derecho de defensa y el debido proceso. La sanción será impuesta mediante acto administrativo motivado.

 

13.  CONFIDENCIALIDAD

El oferente debe indicar expresamente en su oferta que acepta la siguiente cláusula de confidencialidad:

El oferente en caso de resultar contratista se compromete a guardar absoluta confidencialidad sobre la información a la cual tenga acceso en la ejecución del contrato, incluyendo a sus empleados y, por lo tanto, no debe divulgar, revelar, exhibir, mostrar, comunicar, utilizar y/o emplear tal información a su favor o a la de terceros. Para tal efecto, existe prohibición de divulgar cualquier tipo de información a la que tenga o haya tenido acceso durante el proceso de contratación y ejecución contractual. De comprobarse con evidencia clara y contundente la divulgación de información de calificación de confidencialidad parcial o total, el INVU procederá con las acciones legales necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la Ley. De considerarse necesario, los contratistas seleccionados se comprometen a firmar un contrato de confidencialidad con la Institución.

De no firmarse un contrato, la sola aceptación de esta cláusula hace que sea de aplicación para el INVU.

Toda información relacionada con esta contratación debe considerarse como CONFIDENCIAL, para lo cual deberá presentar con su oferta una declaración jurada indicando lo siguiente:

1. Que la información no será divulgada a terceros por ninguna razón.
2. Que asegura el adecuado control interno de toda la información obtenida durante la contratación.
3. Que manipulará y procesará la información Institucional dentro de un ámbito de discreción, privacidad e integridad, de acuerdo con las políticas de control y seguridad institucionales.
4. Que no utilizará los archivos o información de la institución, para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo de la contratación.
5. La utilización indebida o negligente de la información y los recursos Institucionales, por prácticas imputables al contratista, serán  consideradas factores  de incumplimiento a la contratación y facultará a la institución para  dar por terminada la contratación, ejecutar  la garantía de cumplimiento, congelar cualquier  proceso  de  pago,   congelar  los  montos  pendientes  de  pago   y establecer cualquier  tipo  de  acción  que  a  criterio   de  la  Institución, deba ejecutarse para resarcirse por los daños que el incumplimiento del contratista le haya generado.

Esta obligación permanecerá vigente durante la prestación del servicio y durante el período de vigencia del contrato, por lo que el incumplimiento de este acuerdo por parte del contratista podrá ser causal de resolución contractual, sin perjuicio de las eventuales acciones administrativas y judiciales que podrá accionar el Instituto en contra del contratista para la reparación de los daños y perjuicios ocasionados.

El oferente deberá indicar en su oferta el mecanismo por el cual verificará el cumplimiento de la confidencialidad aún con posterioridad a la finalización del contrato, en caso de resultar contratista.