SE Contratación Escasa Cuantía Servicio de Auditoria externa de calidad para certificación de norma ISO 9001 GE-282/DISA

1. Declaraciones juradas y certificaciones. 

 El oferente debe presentar las declaraciones juradas, se adjunta información (Anexo en PDF llamado declaraciones juradas).

1. Información técnica. LO QUE DEBE TENER EL OFERENTE PARA PARTICIPAR - EVALUATIVO

Todos los Oferentes deben suministrar información, completa y detallada de los servicios ofertados, para facilitar el análisis y estudio de recomendación. Se deben presentar la oferta en idioma español.

• El oferente deberá presentar, como parte de su oferta, la lista de auditores propuestos para la ejecución del servicio, junto con los respectivos atestados que acrediten el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad establecidos.
• El oferente debe aportar la copia del certificado que lo acredita como miembro de IQ NET u otra entidad certificadora de ámbito internacional que agrupe a organismos certificadores de diferentes países.
• El oferente deberá garantizar que el personal asignado al servicio  ya sea propio o por medio de un subcontratista mantenga la confidencialidad de toda la información a la que tenga acceso durante la ejecución contractual, absteniéndose de divulgarla, reproducirla, transferirla o utilizarla para fines distintos a los establecidos en el contrato.

1. El oferente deberá garantizar que el personal asignado al servicio ya sea propio o por medio de un subcontratista mantenga la confidencialidad de toda la información a la que tenga acceso durante la ejecución contractual, absteniéndose de divulgarla, reproducirla, transferirla o utilizarla para fines distintos a los establecidos en el contrato.
2. En caso de que el oferente ejerza subcontratación, se compromete a que cualquier tercero contratado guardará la misma confidencialidad y condiciones establecidas en los criterios de aplicabilidad, bajo las mismas implicaciones legales que esto conlleve.

• El oferente debe demostrar que cuenta con un equipo de auditores con los atestados que los acrediten como expertos en el objeto contractual establecido en este cartel. A este fin deberá adjuntar a su oferta la siguiente información:

1. Currículum vitae de cada auditor, con la copia de los títulos que lo acreditan como auditor en la norma ISO 9001:2015.
2. Título de formación como auditor líder en la norma: ISO 9001:2015 para quien asuma este rol.

• El oferente deberá presentar una declaración jurada en la que certifique que cada auditor propuesto ha mantenido actividad profesional en la ejecución de auditorías de Sistemas de Gestión de Calidad conforme a la norma ISO 9001 durante los últimos 12 meses previos a la presentación de la oferta. Asimismo, deberá adjuntar un listado de las auditorías realizadas, indicando la organización auditada, la fecha de ejecución, el alcance de la auditoría y la función desempeñada por cada auditor.

1. El oferente deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
2. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contengan la cedula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quien pertenezcan.
3. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario (s) final (s), incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiarios(s) final (s), así como el tipo y numero de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto a esas últimas.

El Contratista deberá ejecutar los servicios de auditoría externa del Sistema de Gestión de Calidad conforme a la norma ISO 9001:2015, contemplando como mínimo las siguientes actividades y entregables:

1. Realizar la Auditoría de Renovación correspondiente al año 2026, de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
2. Realizar la Auditoría de Seguimiento No. 1 correspondiente al año 2027, de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
3. Realizar la Auditoría de Seguimiento No. 2 correspondiente al año 2028, de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
4. Presentar la evaluación de resultados y el informe de auditoría correspondiente a cada evento auditado, en un plazo máximo de quince días naturales posteriores a la finalización de cada auditoría.
5. Emitir los certificados del Sistema de Gestión de Calidad en idioma español e inglés, así como efectuar su actualización o renovación cuando corresponda, en caso de ampliaciones o modificaciones en el alcance certificado.
6. Destinar, para cada uno de los tres eventos de auditoría (años 2026, 2027 y 2028), un mínimo de dos jornadas de trabajo, con una duración de ocho horas por jornada.
7. Asignar, para cada uno de los tres eventos de auditoría (años 2026, 2027 y 2028), un mínimo de dos auditores, quienes deberán participar de manera simultánea durante cada jornada de auditoría.

1. Criterios sostenibles: 

El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que cumple con el criterio social expuesto en el siguiente punto:

 Criterios sociales: Igualdad y equidad de género: Debe asegurar que exista equidad salarial entre hombres y mujeres que desempeñan roles similares y que todos los beneficios laborales estén disponibles de manera equitativa para todos los empleados, independientemente de su género.

1. Estructura de Precio y Presupuesto Detallado:

Con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta la estructura del precio por partida y el presupuesto detallado.

Nota: El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

    3. Estructura de bienes de precios bienes y Servicios:

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

 4. Recepción:

El contratista debe solicitar en sistema de información de compras públicas SICOP la aprobación de la entrega del servicio dos días antes de la entrega, no será requisito para entregar el servicio que dicha solicitud de entrega este aprobada en sistema de compras públicas SICOP. Las entregas se realizarán de lunes a jueves de 7:00 am a 16:00 pm según corresponda, los viernes se recibe material de la 7:00 a.m. a 14:30 pm.

   5. Recibo conforme:

El recibo del servicio y la validación solicitada se dará una vez logrado lo siguiente:

• Se haya verificado el cumplimiento del servicio que cumpla con los niveles de calidad solicitados en el cártel y conforme al siguiente punto.
• El contratista procederá a cumplir la totalidad de los requisitos, alcances, entregables, especificaciones técnicas y condiciones establecidas en el cartel y en el contrato.

 6. Obligaciones del contratista:

El Contratista deberá presentar al Administrador del Contrato, dentro de un plazo máximo de 5 días hábiles contados a partir de la notificación del contrato, un cronograma de trabajo que incluya la metodología a utilizar para el proceso de certificación del Sistema de Gestión de Calidad, detallando las actividades por desarrollar.

El incumplimiento de la metodología aprobada, de los criterios de clasificación de hallazgos o de los requisitos técnicos establecidos en el cartel constituirá un incumplimiento contractual y facultará a la Administración para rechazar total o parcialmente el entregable, solicitar su corrección o reelaboración y suspender el trámite de pago hasta su aceptación definitiva.

Adicionalmente, deberá indicar el tiempo estimado para la ejecución de cada actividad (horas, días o semanas) y los recursos humanos y técnicos asignados para su desarrollo. La naturaleza de este tipo de servicio implica que el alcance específico de las actividades posteriores y su duración dependerán de los hallazgos, observaciones y oportunidades de mejora identificados durante el proceso de auditoría. Por esta razón, es el auditor, con base en su criterio técnico y profesional, quien debe proponer la metodología de trabajo, las actividades a desarrollar, los recursos requeridos y el tiempo estimado para su ejecución, de acuerdo con los resultados obtenidos.

En consecuencia, se considera necesario que los oferentes presenten una propuesta que incluya el detalle de las actividades, los recursos humanos y técnicos asignados, así como los tiempos estimados de ejecución, con el fin de que la Administración pueda valorar la idoneidad y viabilidad del enfoque metodológico propuesto para atender la necesidad institucional.

• El Contratista deberá contar con la disponibilidad para realizar, cuando sea necesario una reunión previas a la auditoría, máximo de dos horas con el fin de que el equipo auditor identifique y comprenda las condiciones actuales y los aspectos específicos propios de la Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados, así como las políticas, lineamientos, protocolos y normativa institucional o nacional de cumplimiento obligatorio aplicables al proceso de certificación.
• El contratista debe evaluar si el Sistema de Gestión de Calidad ha sido efectivamente implementado, determinando la conformidad con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015 y retroalimentar a la organización por medio de un informe escrito en el cual se incluyan los hallazgos de la auditoría.
• El contratista debe enviar, con 15 días hábiles previo a la ejecución de la auditoría, el nombre completo de los auditores con sus respectivos números de identificación. En caso de sustitución de alguno de los auditores incluidos en la lista inicial definida en la Oferta, deberá informar al menos un día hábil previo a la realización de la auditoría de forma inmediata, al Administrador del Contrato y presentar los atestados del auditor sustituto para su valoración y verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.
•  En caso de que los auditores requieran ingresar el vehículo en las instalaciones en las cuales se efectuarán visitas presenciales, suministrar el número de placa del vehículo para gestionar el respectivo permiso de ingreso. Se debe gestionar con el Administrador de Contrato 5 días hábiles antes de iniciar el servicio.

Otras clausulas

1. Facturación.

Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)

Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

1. Solicitar el número interno al elaborador del pedido, PREVIO a la entrega de material o servicio.
2. Realizar la entrega con una guía de Reporte de Tiempos de Operación (RTO) en las instalaciones indicadas por el gestor y una vez incorporado el registro del servicio se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno y POSTERIOR podrá presentar la factura ya con el número.

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr                     

1. Cláusula de desempate

En caso de empate en el precio más bajo para la partida, se convocará un sorteo público, el cual se realizará en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

Para definir el desempate se utilizará una moneda.

De lo anterior se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

1. Visita al sitio

El contratista deberá entregar los informes anuales, ubicación física: Provincia San José, cantón San José, distrito Mata Redonda, del edificio del ICE central Sabana Norte 300mtrs hacia el norte, portón lado izquierdo, edificio Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados piso 1. Para dicha visita se debe previamente validar permisos de ingreso y demás puntos de reunión si lo consideran necesario. La visita se coordinaría con Roxana Ruiz Alvarado, Teléfono: 2001-0684 correo: rruiza@ice.go.cr. Esta visita deberá ser realizada bajo los lineamientos de seguridad, horarios, programas y otras condiciones a criterio del encargado del ICE en el sitio.

      

1. Forma de pago

 

El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, contra el informe mensual de gestión avalado por el Administrador de Contrato.

El pago del servicio se realizará de forma anual, en un plazo de 30 días calendario contra recepción satisfactoria por parte del Administrador del Contrato del evento que da lugar al pago. 

El contratista debe registrar la solicitud de pago en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), y una vez recibida la notificación por parte del SICOP, el Administrador del Contrato procede con la aprobación del pago respectivo.  Se requiere que el contratista presente una propuesta de tabla de pagos a la contraparte de la Dirección Infraestructura y Servicios Asociados.

Tabla de Pagos
Año	Evento	% de Pago
2026	Entrega del informe final una vez concluida la Auditoría de Certificación del año 2026 y emisión de los certificados correspondientes.	50%
2027	Entrega del informe final una vez concluida la auditoría de seguimiento 1 del año 2027 y mantenimiento de los certificados correspondientes.	25%
2028	Entrega del informe final una vez concluida la auditoría de seguimiento 2 del año 2028 y mantenimiento de los certificados correspondientes.	25%

5. Plazo de Entrega:

El tiempo de entrega para esta contratación se estima en tres años (2026, 2027 y 2028).  A partir de la emisión de la orden de servicio, y de acuerdo con las actividades a ejecutar detalladas para los años 2026, 2027, y 2028; y previo a la aprobación final del Cronograma de trabajo en donde se define la entrega de informes y los plazos de realización de las auditorías; se establece con la contraparte de la Dirección Infraestructura y Servicios Asociados fecha de inicio del servicio por mutuo acuerdo, la cual será fijada para el segundo semestre del año 2026.

Cláusulas Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional:

• El oferente debe presentar una declaración jurada que cumple con la "Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional" (ver documento en la documentación anexa) además deberá presentar toda la información y documentación indicada en el punto 7.1.3. de la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional.

• Toda obra o servicio adjudicado no podrá iniciar hasta que todo el personal de la empresa contratada haya participado en la capacitación de inducción que brindará el Centro de Trabajo, sobre las medidas y disposiciones específicas de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene el centro de trabajo donde se efectuarán las obras o servicios. Esta capacitación debe estar registrada formalmente ante el CADE y podrá ser impartida por el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, Prevencionista designado o por Seguridad Industrial.

• La documentación de los registros de la implementación de su programa preventivo de Seguridad e Higiene Ocupacional según la legislación vigente.

• Cuando se presente un accidente laboral el contratista debe presentar un informe completo al Administrador de Contrato en un plazo de 8 días hábiles, donde se identifiquen las causas para cada caso específico de accidente leve, moderado o grave, que ocurra durante el periodo de ejecución de la obra, además de un plan de acción en relación con cada causa descrita, donde se establezca las medidas preventivas a tomar para el control de eventos similares; el responsable y la prioridad de intervención.

• La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de la legislación vigente.

• La responsabilidad de la aplicación de los derechos en materia de seguridad y salud ocupacional que realicen las personas trabajadoras del contratista o sus subcontratistas durante la ejecución del contrato será de exclusiva competencia del contratista.

• El cumplimiento estricto, como deber ineludible, propio y de sus subcontratistas con las obligaciones laborales, prevención de riesgos laborales y de seguridad social, siendo su inobservancia causal de revisión del contrato por parte del AC para activar las acciones pertinentes

Control del cumplimiento de las cláusulas cartelarias y contractuales

• Corresponde al AC en conjunto con el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, verificar mediante inspecciones planeadas a intervalos definidos, el cumplimiento de las anteriores obligaciones y otras normas de seguridad e higiene ocupacional. El no cumplimiento de las acciones correctivas emitidas conlleva a la revisión del contrato para activar la sanción que corresponda aplicar.

• El AC debe incluir en el calendario de reuniones de seguimiento ordinarias y extraordinarias con el personal responsable de parte del contratista, la evaluación de los resultados de las inspecciones y cumplimiento de acciones preventivas y correctivas de SySO. Además, debe documentar estas reuniones y mantener los registros correspondientes. En estas reuniones se requiere la participación de encargados de SySO del contratista y del Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo del centro de trabajo.

• En caso de incumplimientos por parte del Contratista en materia de seguridad e higiene ocupacional, el AC solicita a quién corresponda la aplicación de las acciones pertinentes.

Documentación que debe presentar el Contratista

Una vez adjudicada la obra o servicio ofertado, el contratista debe presentar obligatoriamente ante el AC la siguiente documentación:

Contrataciones de menos de cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS).
• Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
• Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
• Permisos de trabajo al día para personal extranjero, emitidos por la autoridad competente.
• Informe con la identificación de los peligros y riesgos laborales asociados a la contratación, mediante una metodología de valoración de peligros y riesgos ocupacionales, emitida en el país por el INS o el CSO y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional.
• Plan de acción para mitigar los riesgos y peligros laborales identificados en el párrafo anterior, asociados al tipo de contratación debe considerarse a los 10 días posteriores a notificado el contrato. En caso de que se omita un riesgo y peligro laboral en la identificación realizada, no exime de responsabilidad al Contratista de tomar las medidas de prevención requeridas.

Contrataciones de un número igual o mayor a cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros.
• Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
• Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
• Permisos de trabajo al día para personal extranjero emitidos por la autoridad competente.
• Plan de Gestión en Seguridad e Higiene Ocupacional, según lo especificado en el anexo 2 dentro del documento Norma de seguridad e higiene ocupacional y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional. La implementación de este plan es responsabilidad del Contratista.
• Listado con el nombre de la o las personas trabajadoras designadas como encargado de Salud y Seguridad Ocupacional en cumplimiento del Decreto N° 39408-MTSS, que tendrá a cargo la implementación del programa preventivo de Salud y Seguridad Ocupacional.

6. Bandas de Tolerancia:

Cálculo de Bandas de Tolerancia
Objeto	Metodología:             % razonabilidad ( )                  Combinado     ( X )						Cantidad requerida	Monto estimado CRC
	Moneda Colones
	Método Combinado		Mínimo		Máximo
Línea 1:  Servicio de auditoría externa	1,220,089.43		5,943,011.24		8,383,190.10		1	7,163,100.67
							Total USD	15 027.38
							Total CRC	7,163,100.67