Servicio para soporte, mantenimiento, desarrollo y nuevos usuarios del software LIMS de SOLTIC, bajo la modalidad de entrega según demanda

Condiciones de Admisibilidad

1. El oferente debe presentar en su oferta la descripción del servicio ofertado, donde conste expresamente las condiciones, con la finalidad de que el Administrador del Contrato verifique las especificaciones técnicas respectivas.
2. Carta del fabricante del software SOLTIC-LIMS, que autorice al oferente el acceso al código fuente del software y a la ejecución de los servicios ofertados.
3. Declaración jurada del oferente de que cuenta con más de 5 años de experiencia en el servicio de soporte y mantenimiento del software SOLTIC-LIMS.
4. El oferente deberá presentar en su oferta una declaración jurada en la cual indique expresamente que el Contratista y sus empleados están obligados a guardar absoluta reserva y a no divulgar o utilizar toda aquella información del Contratante sobre la cual tengan conocimiento en el ejercicio de sus servicios o fuera de estos. 
5. En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 193 del Código de Trabajo, el oferente deberá adjuntar en su oferta la constancia del Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS) ) u otra aseguradora que posea la autorización legal para emitir dichas pólizas la cual deberá encontrarse vigente al momento de la apertura de ofertas, o en su defecto adjuntar una declaración jurada donde se comprometa aportar la respectiva póliza al momento de la verificación de las condiciones del contrato y durante todo el plazo de ejecución contractual. Asimismo, deberá tomarse en consideración que actividad registrada ante el INS debe ser acorde con la naturaleza y contemplar el objeto de la presente contratación.
6. Patente Municipal: El oferente debe aportar la Patente Municipal, de acuerdo con la Ley 7794, Código Municipal artículo 88, que lo faculte para cumplir con el objeto contractual y estar al día con el pago de impuesto de patente municipal. Para verificar dicha condición deberá aportar copia de la licencia municipal (Patente) vigente y el comprobante del último pago realizado o una certificación de que se encuentra al día con el impuesto de patente municipal. En caso que al oferente no le asista la obligación de estos títulos habilitantes, deberá aportar en su oferta respaldo emitido por la entidad competente, donde se acredite que no le asiste alguna de estas obligaciones.
7. Permiso sanitario de funcionamiento: En atención al Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento (Decreto N°43432-S punto 3), es obligación de toda persona física o jurídica que desarrolle una actividad comercial, industrial y de servicios contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente. Para la verificación de la condición, debe adjuntar copia del Permiso de funcionamiento sanitario vigente. En caso que al oferente no le asista la obligación de estos títulos habilitantes, deberá aportar en su oferta respaldo emitido por la entidad competente, donde se acredite que no le asiste alguna de estas obligaciones.
8. Desglose del precio: Según lo estipulado en 42 LGCP y 102 RLGCP el oferente deberá presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales, será obligatorio para los contratos de servicios y de obra pública, así como para cualquier otro objeto contractual según se establezca en el pliego de condiciones. Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

A continuación, se presenta formato para la presentación de la estructura de precios de la oferta en el pliego de condiciones, considerando lo solicitado en los artículos de la ley mencionados. 

Cuadro 1. Estructura del precio.

Rubro		Valor Porcentual	Valor Absoluto	Índice oficial asociado al rubro1 y 2		Entidad oficial quien emite el índice 1
Costos directos
Mano de Obra
Insumos
Subcontrataciones
Costos indirectos
Mano de Obra
Insumos
Imprevistos
					N/A		N/A
Utilidad
Utilidad				N/A		N/A

Nota ¹: como ejemplo, en el caso de mano de obra que labore dentro del país, se puede utilizar, como índice Lista de salarios mínimos del sector privado emitido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o bien, el Índice de salarios mínimos nominales (ISMN) emitido por el Banco Central de Costa Rica BCCR. 

Nota ²: en el caso que, para un rubro del desglose no se cuente con un índice oficial, por favor indicar en el espacio del índice lo siguiente: “Método Analítico Documental” 

El oferente debe señalar los tributos que afectan su propuesta, se presume que el monto total cotizado los contiene, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local. (Artículo. 41 LGCP) y en el párrafo final del artículo 98 RLGCP (impuestos que se deben desglosar).

En el caso que los oferentes requieran detallar de manera específica los componentes de cada rubro de los costos directos e indirectos (transporte, nacionalización de insumos importados, bodegaje, subcontratos, entre otros) pueden hacerlo agregando los espacios en la tabla anterior, indicando para cada uno de ellos el valor porcentual, el valor absoluto y el índice oficial asociado al rubro. El oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio. 

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo o indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método analítico documental contemplado en el artículo 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Adicionalmente, en caso de que no exista un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo. 

Condiciones Técnicas

Línea N° 1	Servicio base para soporte y mantenimiento del software SOLTIC-LIMS
Presentación	Anualidad
Garantía técnica/ Fecha de vencimiento	12 meses a partir de la fecha de renovación
Tiempo de entrega	Un día hábil a partir de la fecha de renovación
Lugar de entrega	LANASEVE, oficinas centrales del SENASA, ubicado en Lagunilla de Heredia, de Jardines del Recuerdo 1 km al Oeste y 400 m al Norte, en el Campus Universitario Benjamín Núñez de la Universidad Nacional.
Administrador(a) de contrato	Yajaira Salazar Chacón

 

Línea N° 2	Adquisición de usuario adicional para Servicio base de soporte y mantenimiento software SOLTIC-LIMS
Presentación	Unidad (Costo de un usuario por un año)
Garantía técnica/ Fecha de vencimiento	12 meses a partir de la fecha de renovación
Tiempo de entrega	Un día hábil a partir de la fecha de renovación
Lugar de entrega	LANASEVE, oficinas centrales del SENASA, ubicado en Lagunilla de Heredia, de Jardines del Recuerdo 1 km al Oeste y 400 m al Norte, en el Campus Universitario Benjamín Núñez de la Universidad Nacional.
Administrador(a) de contrato	Yajaira Salazar Chacón

 

Línea N° 3	Servicio de desarrollo de software SOLTIC-LIMS
Presentación	Hora
Garantía técnica/ Fecha de vencimiento	3 meses a partir de la aceptación del servicio
Tiempo de entrega	Según estimación por parte del contratista
Lugar de entrega	LANASEVE, oficinas centrales del SENASA, ubicado en Lagunilla de Heredia, de Jardines del Recuerdo 1 km al Oeste y 400 m al Norte, en el Campus Universitario Benjamín Núñez de la Universidad Nacional.
Administrador(a) de contrato	Yajaira Salazar Chacón

 

Especificaciones Técnicas

Introducción: Un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS, por sus siglas en inglés Laboratory Information Management System) es una plataforma informática diseñada para administrar, controlar y dar trazabilidad a toda la información y los procesos que se desarrollan dentro de un laboratorio. Su objetivo principal es centralizar la gestión de clientes, muestras, análisis, resultados y documentación, garantizando la integridad, seguridad y disponibilidad de la información.

El SOLTIC-LIMS es una verticalización es decir una versión de SOLTIC ERP adaptada para laboratorios. Este sistema se utiliza para la gestión de muestras del Departamento de Inocuidad de Alimentos del Laboratorio Nacional de servicios Veterinarios, para la cual se tiene una versión adaptada a las necesidades de esta dependencia. El SENASA utiliza el software bajo autorización del SOLTIC Soluciones Informáticas de Gestión S.L., quien es dueño de la propiedad intelectual de este producto, por tanto, el SENASA tiene licencia para su uso, pero no es dueño del software y no tiene acceso al código fuente.

 Entre las principales capacidades del sistema se encuentran las siguientes: 

• Gestión integral del ciclo de vida de las muestras, desde su recepción hasta la emisión del informe final.
• Configuración de perfiles analíticos, parámetros y matrices.
• Diseño, planificación e identificación de muestras (etiquetado).
• Registro y gestión segura de resultados de ensayo.
• Elaboración automatizada de informes de resultados con firma digital.
• Control y validación de los datos.
• Control y Trazabilidad de todo el Proceso mediante los módulos: Clientes, ensayos, recepción de la muestra (codificación y etiquetado de muestra), validación, ordenes de análisis (reportes de resultados con firma digital integrada), módulo de resumen de resultados de la muestra y módulo de generación de factura preliminar.
• Componentes y lenguajes:
  • Lenguaje principal de desarrollo: Delphi, RAD Studio
  • Base de datos: SQL Server
  • Componentes propios desarrollados por Soltic y librería de componentes Developer Express
  • Visor de informes: Fast Report y Crystal Reports (deprecated)

 

Línea 1. Servicio base para soporte y mantenimiento del software SOLTIC-LIMS Incluye: ·       Anualidad para 38 usuarios ·       Atención personalizada por email ·       Atención telefónica o mediante plataforma de videollamada (por ejemplo: Microsoft Teams). ·       Gestión de incidencias según prioridad ·       Actualizaciones evolutivas ·       Actualizaciones de versión ·       Un máximo de 8 horas anuales para desarrollo de informes ·       Resolución de las posibles incidencias que se puedan presentar en la aplicación. ·       Soporte técnico mediante acceso remoto ·       Resolución de dudas o consultas ·       Conexión remota de forma desatendida, en caso de requerirse   Condiciones: ·       La solicitud de atención de incidencias se debe realizar enviando un correo electrónico a la dirección indicada por la empresa. ·       El horario para atender incidencias debe ser el oficial de la institución. ·       Los tiempos de atención de incidencias según su prioridad deben ser: o   Baja: máximo de 24 horas o   Alta: máximo de 12 horas ·       Las prioridades son: o   Baja: No obstruyen el flujo operativo del sistema. Por ejemplo: Incidencias por errores en los informes de resumen de resultados, variación de precios en facturación a partir de los albaranes. o   Alta: Obstruyen el flujo operativo del sistema o algún proceso crítico. Por ejemplo: Errores que no permiten el acceso general al sistema, Incidencias que impiden emitir el reporte de resultados, problemas para editar clientes, ejercicio anual inhabilitado. ·       La conexión remota de forma desatendida aplica únicamente para las incidencias de prioridad alta. ·       El soporte mediante acceso remoto se puede brindar solo si la incidencia lo amerita y si la empresa lo considera necesario. ·       Servicio de pago fijo anual que abarca 12 meses a partir de la fecha de renovación. ·       Las dudas o consultas se deben enviar al correo electrónico indicado por la empresa. ·       El costo del servicio está pensado para un máximo de 40 usuarios.   Línea 2. Adquisición de usuario adicional para Servicio base de soporte y mantenimiento software SOLTIC-LIMS Incluye: ·       Servicio de usuario individual adicional para agregar al servicio base de soporte y mantenimiento. ·       Creación del usuario en el sistema SOLTIC-LIMS. Condiciones: ·       Servicio de pago fijo anual.   Línea 3. Servicio de desarrollo de software SOLTIC-LIMS Incluye: ·   Desarrollo de nuevas funcionalidades ·   Integración con otros sistemas mediante el consumo de web services ·   Desarrollo de web services   Condiciones: ·   Cada servicio debe ser estimado en horas ·       El precio se establece por hora individual ·       Es un servicio de solicitud bajo demanda ·       Todos los trabajos deben ser solicitados por el Administrador del Contrato o un funcionario que este designe previa notificación formal al contratista, con el visto bueno de analista de Sistemas de Información que TI defina. Por lo tanto, solamente el administrador de contrato podrá realizar solicitudes de requerimientos. Se considera irregular cualquier servicio brindado sin la debida autorización del Administrador del Contrato. ·       El contratista deberá realizar las pruebas unitarias necesarias para todos los trabajos que realice antes de la entrega del producto. ·       El Administrador del Contrato se reserva el derecho de rechazar, en el momento de la entrega, cualquier trabajo que no cumpla con los requisitos de calidad, usabilidad, presentación, o que no corresponda a lo estipulado en la solicitud. ·       La aprobación del pago correspondiente sólo podrá realizarse contra la aceptación satisfactoria de los trabajos realizados, la cual deberá ser otorgada por parte del Administrador del Contrato, con el visto bueno de analista de Sistemas de Información que TI defina. ·       Todo trabajo debe tener al menos 3 meses de garantía, sobre sí mismo y también sobre la interacción que realice con el resto del sistema. ·       El periodo de garantía debe iniciar a partir de la aceptación satisfactoria por parte del Administrador del Contrato.   Procedimiento para solicitar cada trabajo: ·       El Administrador del Contrato debe realizar una solicitud inicial que describa de forma general el requerimiento del trabajo a realizar. Dicha solicitud debe ser enviada al Analista de Sistemas de DTI del MAG quien debe revisarla y dar un visto bueno para enviar al contratista. ·       La solicitud se debe enviar al contratista, quien debe realizar la especificación del requerimiento descrito en la solicitud inicial, elaborar el documento respectivo con el detalle del requerimiento y remitirlo al Administrador del Contrato, junto con una propuesta en donde describa las tareas a realizar, un cronograma de trabajo, el desglose de la cantidad de horas necesarias en cada una de las actividades del proceso, el costo total asociado y el plazo de entrega máximo (en días hábiles) en el que realizará lo solicitado. ·       El Administrador del Contrato debe revisar, en conjunto con Analista de Sistemas de DTI del MAG, la especificación del requerimiento y la propuesta remitida por el contratista y, si está de acuerdo, aprobarla. Posteriormente debe generar la solicitud de orden de pedido (SOP). ·       Una vez se haya notificado la Orden de Pedido en el SICOP, el contratista debe coordinar con el Administrador del Contrato el inicio de las labores propias del proceso de desarrollo. ·       Finalizado el proceso de desarrollo el contratista debe notificar al Administrador del Contrato, coordinar las tareas de implementación y presentar un informe de servicio que indique los cambios realizados y, en caso de ser necesario, las instrucciones de cómo utilizarlos. ·       Después de realizada la implementación se debe verificar el correcto funcionamiento de los cambios realizados y de su interacción con otras partes del sistema. Si la verificación es conforme da por aceptada la implementación y se procede a realizar la recepción a satisfacción del servicio brindado. ·       Cuando el Administrador del Contrato lo determine conveniente, el contratista debe impartir a los usuarios capacitaciones sobre los trabajos realizados, lo anterior, deberá constar en la solicitud inicial realizada por el Administrador del Contrato. ·       Cuando el Administrador del Contrato determine la necesidad de contar con un manual de usuario que sirva como instructivo para el uso de los trabajos realizados, el contratista deberá proporcionarlo; lo anterior, deberá constar en la solicitud inicial realizada por el Administrador del Contrato.

 

Aspectos Generales

1. El Administrador de contrato se reserva el derecho de rechazar al momento de la recepción, aquel servicio que no cumpla con los requisitos de calidad, presentación y cumplimiento de condiciones técnicas pactadas en este Pliego de Condiciones; el Administrador de contrato indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá superar el plazo de dos meses, según la complejidad del objeto.
2. La ejecución contractual dará inicio el día hábil siguiente a la notificación del contrato por el SICOP.
3. El periodo de esta contratación será de 1 año, con la posibilidad de prorrogarse por 3 años más, para un total de 4 años de ejecución del contrato. Previo a acordar cualquier tipo de prórroga, ya sea facultativa o automática, con una antelación de al menos dos meses al vencimiento del plazo contractual, el administrador de contrato deberá acreditar, mediante acto motivado, su conveniencia, debiendo ponderar la buena ejecución del contrato, misma que deberá constar en la solicitud de modificación del contrato (prórrogas estipuladas en el pliego). En el SICOP se deberá visualizar, el listado de prórrogas aplicadas por la Administración.

En caso de que alguna de las partes considere que el contrato no será prorrogado, deberá comunicarlo a la otra parte, con una anticipación mínima de 60 días naturales, previo al vencimiento del contrato, de lo contrario se entenderá que el contratista se encuentra anuente a que se haga efectiva la prórroga prevista.

1. La presente contratación queda sujeta a la disponibilidad presupuestaria de cada uno de los periodos. Se estima un presupuesto inicial, para cada año de aproximadamente ¢5.200.000,00 y esté monto puede aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades reales de la institución y la disponibilidad de los recursos asignados durante el periodo de ejecución contractual, por lo tanto, el monto total de la contratación no podrá superar el límite máximo previsto para una Licitación Reducida. Dicha información es meramente referencial y no compromete a la Administración a adquirir esa misma cantidad, siendo posible adquirir más o menos cantidades según las necesidades de la Institución.
2. Se verifica que la partida 1.08.08 para el centro de costos 200.000.00 cuenta con contenido presupuestario para hacerle frente a la obligación, una vez notificado el contrato, la Unidad solicitante deberá dotar de contenido al trámite especifico, para cada orden de pedido que se genere.
3. Consumos Históricos y Proyección de Consumo: A continuación, se establece el histórico de Consumo y la Proyección de Consumo Anual del producto solicitado. Se debe indicar que dicha información es meramente referencial y no compromete a la Administración a adquirir esa misma cantidad, siendo posible adquirir más o menos cantidades según las necesidades de la Institución.

Línea	Descripción	Presentación	Histórica de Consumo Anual 2023	Histórica de Consumo Anual 2024	Histórica de Consumo Anual 2025	Proyección de Consumo Anual
1	Servicio base para soporte y mantenimiento del software SOLTIC-LIMS	Anualidad	1,00	1,00	1,00	1,00
2	Adquisición de usuario adicional para Servicio base de soporte y mantenimiento software SOLTIC-LIMS	Anualidad	0	0	0	0
3	Servicio de desarrollo de software SOLTIC-LIMS	horas	0	32	81	0

Nota: las líneas 2 y 3 indican 0 en la proyección de consumo anual, porque, aunque se pudieran requerir estos servicios durante la ejecución contractual, no se cuenta con necesidades proyectadas de esos servicios al momento de iniciar con este proceso.

1. Dadas las características de esta modalidad de contratación, en la ejecución contractual se podrán excluir productos o servicios dentro de los adjudicados, según la necesidad de la Institución y la normativa que rige esta modalidad de contratación.
2. En cuanto a la exclusividad, estará sujeta a la disponibilidad de los productos o servicios al momento de solicitarlos, sin alterar los tiempos de entrega de acuerdo con lo establecido en el contrato. Si en algún momento el contratista no puede entregar la cantidad que la Administración le solicita, este puede buscar con otro proveedor la cantidad que hace falta para completar del pedido respectivo, sin que esto genere un incumplimiento contractual por parte de este. En caso de que el contratista indique que no puede hacer entrega del producto o servicio solicitado, la Administración podrá comprar a otra entidad los productos o servicios requeridos (siguiendo los procesos internos establecidos para tales efectos) sin que esto genere un incumplimiento contractual por parte de la institución.
3. Las cifras de cantidades y montos únicamente se incluyen para efectos informativos, de modo tal que la Institución no asegura al contratista ningún volumen mínimo de consumo de productos o servicios, por lo que dicho volumen podrá aumentar o disminuir según la demanda real del producto o servicio, sin que ello implique variación alguna de las condiciones contractuales ni otorgue derecho alguno de resarcimiento al Contratista. Por lo que en consecuencia no se asegura tampoco un mínimo de ingresos por concepto de la presente contratación, dado que se cancelarán los montos que procedan conforme al volumen real efectivamente suministrado por el contratista y recibido a satisfacción de la Institución, por medio de los Administradores del Contrato.
4. Rangos de tolerancia: Los rangos de tolerancia definidos en el sondeo de mercado, para todas las líneas es de un 10%.

Todas las ofertas que se encuentren fuera del porcentaje máximo de variación, sea hacia arriba (precio excesivo) o hacia abajo (precio ruinoso), se les solicitará un subsane en el cual deben justificar el precio ofertado, esto para ser utilizado por la unidad técnica solicitante en el estudio de razonabilidad de los precios ofertados.

1. Clausula penal: se aplicarán las siguientes cláusulas penales por incumplimientos de entrega:
   1. Si existiera atraso imputable al contratista en la entrega del servicio adjudicado, éste autoriza a la Proveeduría Institucional para que, por concepto de cláusula penal y como indemnización, le rebaje del pago respectivo por el o los servicios adjudicados, la suma correspondiente al 2% (dos por ciento) del valor no entregado, por cada día hábil de atraso (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total de la orden de pedido, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual.
2. Sobre oferentes extranjeros: en el caso de Oferentes radicados en el extranjero sin representación en Costa Rica, quedarán eximidos de presentar la información solicitada en el punto 5, 6 y 7 de los requisitos de admisibilidad, adicionalmente, quedarán exentos de encontrarse registrados y al día con las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social, FODESAF y Dirección General de Tributación, debido a que se trata de requisitos a oferentes inscritos en el país, sin embargo, deben de presentar los siguientes requisitos:

1. Presentar la Declaración Jurada indicada en los artículos 29 y 30 Ley General de Contratación Pública
2. Presentar una Declaración Jurada en la cual indiquen expresamente que para el contrato que se suscriba, producto del proceso de Contratación Pública, renuncian a la jurisdicción del país en el que se encuentran radicados y se someten a la jurisdicción y tribunales costarricenses para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir durante la ejecución contractual. (art. 121 Reglamento a la Ley General de Contratación Pública)
3. Presentar una Declaración Jurada en la cual indiquen expresamente que en caso de que, por el objeto de la contratación, sea necesario que contraten personas trabajadoras en Costa Rica, se comprometen a pagar al menos el salario mínimo, establecido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y deberán manifestar que cumplirán con las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares. En caso de que no requieran contratar personal en territorio costarricense, deben indicarlo expresamente en la oferta.
4. Los pagos efectuados por licenciamiento de software, derechos de uso de programas informáticos, acceso a plataformas tecnológicas, utilización de bases de datos, sistemas de información, servicios digitales y demás activos intangibles explotados o utilizados económicamente en Costa Rica, constituyen rentas de fuente costarricense sujetas al impuesto sobre las remesas al exterior.

De igual manera, los pagos por servicios prestados desde el extranjero podrán encontrarse sujetos al impuesto cuando constituyan rentas de fuente costarricense conforme a los artículos 54 inciso c) y 55 inciso h) de la Ley del Impuesto sobre la Renta, particularmente cuando los servicios sean utilizados, aprovechados o produzcan efectos económicos en territorio costarricense.

En cuanto a las tarifas aplicables, de conformidad con el artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, los pagos por servicios personales, profesionales, técnicos, administrativos, financieros o de otra índole prestados sin relación de dependencia se encuentran sujetos a una tarifa del veinticinco por ciento (25%). De igual forma, los pagos por regalías, licencias, uso de software, franquicias, patentes y demás bienes intangibles utilizados económicamente en el país se encuentran sujetos a la tarifa del veinticinco por ciento (25%). Por su parte, los intereses, comisiones y otros gastos financieros regulados específicamente en el inciso h) del artículo 59 estarán sujetos a las tarifas especiales previstas en dicha norma