SC-Contratación de escasa cuantía para la Adquisición de tractor equipado para el trabajo forestal con cargador frontal, pala y horquilla paletera (DSG-716-2026)

1.REQUISITOS DEL OFERENTE:

Requerimientos de Respaldo Real Obligatorios:

1.1 Servicio y Soporte Técnico: El oferente deberá demostrar que posee un taller de servicio especializado para este tipo de equipos, para tal propósito deberá aportar una declaración jurada indicando su capacidad de atención en taller autorizado.

1.2 Indicar claramente las marcas, modelos, medidas y las especificaciones técnicas que mejor describan cada uno de los productos ofertados, garantizando que se cumpla lo señalado en el artículo 32, incisos c), d) y e), artículo 34, incisos b) y d), de La Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Número 7472). La información de las fichas y documentos técnicos debe ser en idioma español.

1.3 Representación: El oferente deberá presentar nota de parte del fabricante del equipo en donde conste que el oferente es representante autorizado para Costa Rica de la marca del tractor de llantas ofertado. (la carta deberá poseer logotipo de fábrica, número telefónico fijo del contacto, número móvil del contacto, puesto que posee la persona que firma la carta, y correo electrónico corporativo de la marca ofertada, no se aceptarán cartas donde se brinden correos de referencia genéricos, tales como yahoo, Hotmail, gmail, Outlook, etc).

1.4 Solidez de la Marca en el País: El oferente deberá presentar una nota firmada por parte del fabricante del equipo ofertado, en la que se demuestre que la marca ofertada posee 5 años de estar siendo comercializada en el país. (la carta deberá poseer logotipo de fábrica, número telefónico fijo del contacto, número móvil del contacto, puesto que posee la persona que firma la carta, y correo electrónico corporativo de la marca ofertada, no se aceptarán cartas donde se brinden correos de referencia genéricos, tales como yahoo, Hotmail, gmail, Outlook, etc).

1.5 No Aceptación de Prototipos y Equipos de Stock Remanente: El oferente deberá presentar nota del fabricante en la que se establezca que las máquinas son completamente nuevas y de última tecnología de acuerdo con su línea de producción. (No se aceptarán máquinas usadas, remanufacturadas o que hayan estado en stock de equipos en dealers en cualquier parte del mundo), no se aceptarán modelos prototipo cuya producción preliminar sea el ICE.

1.6 Comportamiento a Nivel Nacional del Equipo Ofertado: El oferente deberá proporcionar  3 cartas de recomendación de empresas nacionales que posean tractores de llantas de la misma marca ofertada, en las cuales se brinde el estado de satisfacción con el equipo. Las mismas deberán ser de compañías completamente ajenas a este proceso y no se permitirán cartas de recomendación de las mismas compañías oferentes o subsidiarias; el recomendante deberá expresar su anuencia a responder correos electrónicos por parte de la administración por medio de los cuales se pueda realizar la verificación de la emisión de las recomendaciones. Cada una de esas cartas deberá contar con todos los requisitos solicitados en este apartado.

Las cartas de recomendación deberán poseer todos los siguientes datos:

1.Nombre de la Compañía.

2.Ubicación Exacta.

3.Número Telefónico Fijo y móvil de la persona firmante.

4.Correo Electrónico Corporativo de la persona firmante.

5.Estado de Satisfacción con los equipos

6.Tiempo de Experiencia con los Equipos (Los Equipos Válidos para este proceso deberán poseer no menos de 2000 horas de operación).

7.Cantidad de Equipos en Servicio de la misma marca ofertada.

8.Nombre de la Persona Firmante.

9.Firma de la persona.

10.Cargo de la Persona Firmante. (Solamente se aceptarán recomendaciones de niveles gerenciales o de propietarios de la compañía).

11.Fecha de Firma del documento, no mayor a 2 meses al momento de presentación de las ofertas.

El ICE se reserva el derecho de verificación por medio de correo electrónico de la información aportada como criterio para dejar en firme la validez de estas referencias comerciales.

1.7 Vigencia Comercial del Modelo Ofertado: El oferente deberá aportar una nota del fabricante en la que se establezca que el modelo ofertado posee 3 años de estar vigente en el mercado internacional (Se aceptarán las series de evolución tecnológica de un mismo modelo como válidas para calificar en este punto) (la nota deberá poseer logotipo de fábrica, número telefónico fijo del contacto, número móvil del contacto, puesto que posee la persona que firma la carta, y correo electrónico corporativo de la marca ofertada, no se aceptarán cartas donde se brinden correos de referencia genéricos, tales como yahoo, Hotmail, gmail, Outlook, etc).

1.8  Garantía de Suministro de Repuestos del Equipo: El fabricante del equipo mediante una nota debidamente firmada deberá comprometerse a mantener stock total de repuestos sobre el modelo de equipo ofertado.

1. DECLARACIONES JURADAS:

2.1 Los oferentes deben presentar la declaración jurada de parte del o los representantes legales de la empresa donde se declare bajo juramento según lo indicado en el “Anexo No 4 Declaraciones juradas y certificaciones”, así como el "Anexo No 3 Política Corporativa para la Prevención de la Corrupción y Gestión de conflicto de intereses"

1.Especificaciones técnicas: (ver imágenes con fines ilustrativos en anexo 6)

PARTIDA # 1

Línea 1: TRACTOR

• Tractor de llantas (Chapulín) deberá ser compatible con lo equipo indicado en las líneas 2 y 3 de esta partida.
• Motor con cilindrada mínima de 4,5 L.
• Mínimo 4 cilindros.
• Potencia TDF superior a los 80 kw.
• Peso total mínimo del equipo de 8000 Kg.
• Normas de emisiones similar o superior a Tier IIIA.
• Capacidad del tanque de combustible igual o superior a los 200 L.
• Capacidad de levante de los 3 puntos de enganche superior a los 3000 kg.
• Transmisión con Inversor.

Línea 2. CARGADOR FRONTAL: Este cargador deberá ser compactible con el tractor indicado en la línea 1.

• Accionamiento: Debe ser accionado por el sistema hidráulico del propio tractor.
• Operatividad: Deberá estar debidamente instalado y operando a su máxima capacidad. La instalación de los equipos debe garantizar el acoplamiento mecánico, hidráulico y funcional conforme a las especificaciones del fabricante del cargador y del tractor.
• Facilidad de Montaje/Desmontaje: Los equipos (horquilla, pala) deben ser fáciles de montar y desmontar.
• El contratista deberá garantizar que el cargador frontal sea nuevo, sin uso previo y esté libre de defectos de fabricación.
• El equipo deberá contar con todos los componentes, conexiones y acoples necesarios para su integración funcional al tractor especificado, sin necesidad de modificaciones estructurales adicionales. Los acoples deben quedar protegidos de golpes accidentales.
• Se deberá incluir manual técnico y/o instructivo de instalación y mantenimiento básico en español o traducido oficialmente.
• Debe incluir cuchara o balde de acero (pala) con un peso no superior a los 250 kg y un volumen superior a los 1,5 m3.
• El equipo deberá incluir todos los componentes, conexiones, acoples y elementos necesarios para su adecuada integración mecánica, estructural e hidráulica al tractor, sin requerir modificaciones estructurales no autorizadas.
• Los acoples y conexiones deberán quedar protegidos contra golpes accidentales durante el uso regular.
• Documentación técnica:
• El contratista deberá suministrar manual técnico e instructivo de instalación, operación y mantenimiento básico, en idioma español o traducido oficialmente.

 Línea 3 HORQUILLA PALETERA: Esta horquilla deberá ser compactible con el tractor indicado en la línea 1.

• Operación: Debe permitir la apertura y cierre de forma manual.
• Estructura: El marco debe venir completo con uñas regulables.
• El marco y las púas deberán estar fabricados en acero de alta resistencia con tratamiento anticorrosivo, de acuerdo con estándares internacionales de maquinaria agrícola.
• Seguridad: Incluir prensas de seguridad de fácil montaje.
• Peso total del equipo superior a los 155 Kg
• Construido en acero de alta calidad.

1.REQUISITOS OBLIGATORIOS DEL CONTRATISTA:

1.1 El contratista y su personal deben de cumplir con lo establecido en los siguientes anexos:

Anexo No 1. Reglamento general de acceso y tránsito instalaciones del ICE.

Anexo No 2. Gestión Integral de Residuos

1.2 El personal del contratista al ingresar a las instalaciones del ICE, deberán portar los distintivos de la empresa y la cédula de identidad o documento idóneo para verificar que concuerden con los incluidos en el permiso de ingreso solicitado.

1.3 El contratista tendrá la obligación de realizar en su totalidad y bajo su entera responsabilidad; el transporte del personal, equipos, herramientas, materiales e insumos necesarios para realizar la entrega del equipo solicitado bajo esta contratación.

1.4 El contratista debe hacerse responsable en todo momento de las herramientas y equipos que porte dentro de las instalaciones, el ICE no se responsabiliza de ninguna pérdida o daño. Además, el ICE tendrá la facultad de realizar una revisión en cualquier momento al personal técnico, equipos y herramientas.

1.5 El día que se realiza la entrega del bien el contratista debe llevar consigo un acta de recibido que incluya el detalle de este, esto servirá para que el funcionario ICE que hace la recepción provisional pueda verificar el cumplimiento del equipo que se está entregando, deberá ser firmado por el administrador de contrato y también por el representante de la empresa autorizado al momento de la recepción. Lo anterior no exime al contratista de la entrega de documentación complementaria que el administrador del contrato considera necesaria para la recepción a satisfacción.

1.6 El ICE no asumirá responsabilidad por accidentes a los trabajadores del contratista ocurridos dentro de las instalaciones del ICE, por el traslado y la descarga del bien o por cualquier otro incidente o siniestro, ya sea propio o ajeno a la actividad contractual desarrollada por el contratista.

1. ESTRUCTURA DE PRECIO

Indagatoria Precio ofertado:

El ICE  solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme al artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del ±15% del monto estimado vrs el ofertado elegible.

1. PLAZO DE ENTREGA:

• El tiempo de entrega de los bienes (tractor, cargador frontal y horquilla) será de 180 días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico.

1. FORMA DE PAGO:

• El ICE realizará el pago contra entrega a satisfacción de los bienes en el sitio de recibo del ICE (Vivero Forestal Cachí), una vez emitida el acta de recepción definitiva por el Administrador de Contrato.

1. CRITERIOS SOTENIBLES/AMBIENTAL. Manejo y disposición final de residuos:

• El contratista deberá realizar la disposición final de los residuos, misma que deberá efectuarse de conformidad con lo establecido en la Ley de Gestión Integral de Residuos Nº8839, de forma responsable con el ambiente y cumpliendo además con la legislación vigente que resulte aplicable para el tipo de residuo a disponer. Se adjunta anexo 2.
• La empresa contratada debe garantizar que el sobrante en sus insumos, después de la entrega del bien, no serán depositados en ríos, arroyos, quebradas, nacientes, humedales, desagües, áreas verdes, áreas silvestres, ni serán objeto de uso en quemas ya que esta situación puede emitir sustancias tóxicas al ambiente.
• El contratista, por tanto, deberá, durante la vigencia del contrato, recoger y disponer correctamente de los residuos. Para esto, el contratista deberá recolectar los residuos en el mismo lugar en que entregó el bien a la Administración, lo cual deberá ser ejecutado al momento de finalizar la entrega.
• La no recolección en tiempo de los residuos generados o la disposición incorrecta de estos, es decir, sin atender alguna o todas las normas relacionadas, será considerado un incumplimiento grave al contrato.
• El contratista debe presentar una declaración jurada en la que respalde el cumplimiento de los criterios sostenibles indicados en los puntos anteriormente mencionados.

1. GARANTIA TECNICA DE LOS BIENES Y SERVICIOS:

Los equipos (cargador frontal y horquilla) deberán contar con una garantía de 12 meses sin límite de horas de uso, contra defectos de fabricación, diseño, materiales y funcionamiento. La garantía deberá brindarse en el sitio donde se encuentre cada equipo dentro del territorio nacional.  Solo se aceptará el traslado de los equipos a los talleres del representante si la magnitud de la falla, tras un análisis de campo, determina que es la mejor forma de atender el equipo; sin embargo, la visita al campo siempre será requerida inicialmente.

El contratista deberá responder por el reemplazo o reparación de cualquier componente que presente fallos atribuibles a defectos de los equipos durante el período de garantía, sin costo adicional para el ICE.

Para la atención de las garantías, el contratista deberá cumplir los siguientes plazos máximos:

• Hasta 12 horas hábiles para enviar personal técnico tras reporte escrito del ICE.
• Hasta 12 horas hábiles para emitir diagnóstico técnico firme en el taller.
• Hasta 5 días hábiles para la reparación cuando haya disponibilidad nacional de repuestos.
• Hasta 15 días hábiles para la reparación cuando los repuestos deban ser importados.

1. CLAUSULA DE DESEMPATE:

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se realizará de forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda.

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

1. RECEPCIÓN EN SICOP:

8.1 Posterior a la entrega provisional y definitiva del bien, el contratista debe ingresar a SICOP y realizar la solicitud de recepción. Esta gestión deberá realizarla en un periodo no mayor a tres días hábiles posterior a la recepción a satisfacción del equipo.

8.2 Una vez que el AC apruebe la recepción definitiva el contratista deberá ingresar nuevamente a SICOP para realizar la solicitud de pago. Esto deberá realizarlo en un periodo máximo de dos días hábiles a partir de que SICOP notifica la aprobación de la recepción definitiva.

8.3 Se aclara que la gestión de pago solicitada por el contratista debe cumplir con lo siguiente:

8.3.1 Deberá adjuntar la factura correspondiente, el informe o reporte, así como, los documentos o formularios que la Institución provea o solicite para efectos de la recepción a satisfacción del equipo.

8.3.2 Las facturas deberán contener la información que la Institución solicite para poder realizar el pago.

8.4 Una vez recibida la gestión de pago en SICOP el Administrador de Contrato realizará las gestiones internas para efectuar el pago.

FACTURACION:

8.5 Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

8.6 Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)

8.7 Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

8.8 Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

8.8.1 Solicitar el número interno al elaborador del pedido, previo a la entrega de material o servicio.

8.8.2 Realizar la entrega con una factura proforma o reporte que incluye la información correspondiente a cada uno de los bienes y servicios incluyendo los resultados de las pruebas realizadas; posteriormente el administrador de contrato realizará el registro interno y se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno para que proceda a presentar la factura ya con el número.

8.9 Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr      

8.10 De acuerdo con la Política Tributaria establecida por ley, las facturas deberán cumplir con todas las normas y requisitos técnico, legales y tecnológicas. El contratista deberá ajustarse a la normativa interna de pagos y facturación.

8.11 El ICE, rebajará según la legislación vigente el 2% por concepto de Impuesto sobre la Renta de cada factura a pagar

 

1. BANDAS DE TOLERANCIA:

9.1 Para el presente procedimiento de contratación, el ICE define bandas de tolerancia a partir de los insumos obtenidos mediante el Sondeo de Mercado, las cuales aplicarán como herramienta de referencia para el estudio de ofertas y análisis de la razonabilidad del precio. Dichas bandas se encuentran documentadas en el expediente de la contratación, del cual se extrae la siguiente tabla:

9.2 Tabla N. 1 Umbrales según Bandas de Tolerancia:

Cálculo de Bandas de Tolerancia
Objeto	Método Porcentaje Razonabilidad			Cantidad requerida	Monto estimado en USD
	Moneda USD
	% Razonabilidad	Mínimo	Máximo
Linea 1	40,97	54 538,77	130 248,77	1,00	92 393,77
Linea 2	26,35	15 789,72	27 089,72	1,00	21 439,72
Línea 3	27,64	1 654,80	2 918,80	1,00	2 286,80
Nota: Las ofertas presentadas son en USD, por lo que se hace la conversión según el tipo de cambio institucional 476,67 por cada dólar americano				Total USD	116 120,29
				Total CRC	55 351 057,68

Nota: Se aclara que los límites no serán utilizados como criterios de exclusión automática, sino como indicadores para realizar un análisis que permita justificar o descartar de forma razonada las ofertas que se ubiquen fuera de los límites.

 A partir de estas bandas, se elaborará una tabla comparativa que incorpore los precios recomendados por los oferentes, permitiendo identificar si se ubican dentro o fuera de los umbrales definidos.

Si el precio es menor al umbral mínimo este se presumirá como no remunerativo y si es mayor al umbral máximo se presumirá como excesivo, debiendo la Administración indagar lo correspondiente, considerando las siguientes definiciones y situaciones:

• Precio excesivo: es aquel que comparado con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. La utilidad es aquella que le permite al oferente cubrir sus costos productivos, de distribución y entrega con un margen de ganancia moderado.
• Precio no remunerativo o ruinoso: es el precio cobrado por un oferente el cual es tan bajo que permite suponer la posibilidad de incumplimiento futuro en la ejecución del contrato por razones económicas al no ser suficiente los réditos cobrados para cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del cartel, o bien, que no cumple con las obligaciones obrero-patronales, por lo que está en riesgo la ejecución y calidad con que se entregará el objeto.
• Precio que excede la disponibilidad presupuestaria:  Precio que excede el monto del que dispone la Administración para cancelar las obligaciones económicas que se derivan del contrato, y ante indagatoria al oferente, éste no acepte ajustar su precio al disponible sin afectar las condiciones y calidad ofrecidos. En el caso extremo que no se cuente con mayor contenido presupuestario o no sea factible una adjudicación parcial, la oferta que contenga un precio que excede la disponibilidad presupuestaria será declarado como inadmisible económicamente, lo anterior, bajo el marco de aplicación del artículo 21 del Reglamento al título II Ley 8660.  

La Administración se reserva el derecho de adjudicar precios fuera de las bandas, para lo cual se debe razonar y acreditar los motivos por los cuales resulta aceptable dicho precio, habiéndose valorado desde diversas perspectivas de negocio, técnicas, comerciales u otras, considerando los Principios de Contratación, así como criterios de oportunidad y conveniencia según proceda.