Adquisición e Instalación de Equipos de Aire Acondicionado para el Inder, Según Demanda

1. Los equipos deben cumplir en forma obligatoria con las condiciones establecidas en la Directriz 011-MINAE, publicada en La Gaceta No.163 del 26 de agosto de 2014.
2. Certificación ECA INTE E14-1:2021 y INTE E14-2:2021.
3. Que el refrigerante de la unidad sea tipo R32 y nunca de tipo R22. El oferente deberá brindar mantenimiento preventivo y correctivo sobre los equipos durante el lapso de la garantía comercial ofrecida, con un mínimo de 3 mantenimientos por año de garantía (cada 4 meses a partir del momento en que se instalen, para dejar constancia de la instalación se levantará un acta), dichos costos correrán por cuenta del contratista.

4.1. MONEDA DE COTIZACIÓN, COMPARACIÓN DE OFERTAS Y FORMA DE PAGO

Todo oferente deberá cotizar en colones costarricenses, de conformidad con la Directriz N.° 044-H, "Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas", publicada en el Alcance N.° 156 a La Gaceta N.° 167 del 10 de setiembre del 2024.

En caso de recibirse ofertas en moneda extranjera, estas no resultarán inadmisibles por ese solo motivo. No obstante, el oferente deberá indicar y justificar expresamente, dentro de su oferta, cuál de los incisos del artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica (Ley N.° 7558) le resulta aplicable, aportando los elementos probatorios que acrediten dicho supuesto.

1. a) Para efectos de comparación y evaluación de ofertas: la Administración realizará, en todos los casos, la conversión a colones utilizando el tipo de cambio de venta de referencia del dólar, emitido por el Banco Central de Costa Rica, correspondiente al día de apertura de ofertas. Esta conversión se aplica exclusivamente con fines de comparabilidad y no prejuzga la moneda en que finalmente se formalizará la adjudicación.
2. b) Ofertas en moneda extranjera sin justificación acreditada del artículo 49: una vez en firme el acto de adjudicación, se mantendrá la conversión a colones realizada para la comparación de ofertas; el oferente deberá ajustar los valores absolutos de su estructura de costos a dicha conversión y presentar el presupuesto detallado en colones, moneda en la que se emitirán el contrato, la facturación y el pago.
3. c) Ofertas en moneda extranjera con justificación acreditada del artículo 49: cuando el oferente acredite debidamente el supuesto de excepción invocado, la adjudicación y la estructura de costos podrán mantenerse expresadas en la moneda extranjera ofertada, por constituir esta la moneda de la obligación pactada al amparo de dicho artículo. La facturación deberá presentarse en la moneda extranjera correspondiente.

El pago, no obstante, se hará efectivo en colones costarricenses, en razón de que el Inder no cuenta con cuenta bancaria en moneda extranjera para la ejecución de sus pagos. Para tal efecto, se aplicará el tipo de cambio de venta de referencia del Banco Central de Costa Rica vigente a la fecha en que se haga efectivo el pago —no el tipo de cambio de apertura utilizado únicamente para la comparación de ofertas—. Esta modalidad constituye el mecanismo de liquidación empleado por la Administración y no implica una modificación de la moneda de la obligación contractual, la cual se mantiene en la divisa pactada para efectos del reconocimiento del monto adeudado.

El precio ofertado, en cualquiera de los supuestos anteriores, deberá incluir todos los costos asociados al producto, las entregas y los impuestos correspondientes. El Inder no reconocerá costo adicional alguno que no haya sido incluido en el precio ofrecido, y no ostenta ninguna exención del pago de impuesto

4.2. IMPUESTOS

El Inder NO se encuentra exento del pago de impuestos. Asimismo, deberá desglosar el monto de impuestos atribuibles al servicio objeto de esta contratación de conformidad a lo estipulado en los artículos 41 de la LGCP y 98 del RLGCP (impuestos que se deben desglosar).

Las ofertas deberán presentarse con el impuesto al valor agregado que corresponda según el objeto contractual que se esté solicitando dispuesto en la legislación vigente y sus transitorios (Ley 9635 de Fortalecimiento a las Finanzas Públicas, directriz DGABCA-0064-2019 del 05 de diciembre 2019 del Ministerio de Hacienda, CIRCULAR INDER-GG-AF-025-2019, de fecha 10 de diciembre de 2019 y Circular INDER-GG-AF-ADM-PI-480-2020 del 04 de junio 2020 del Instituto de Desarrollo Rural). El impuesto respectivo debe incluirse en el apartado de la plataforma SICOP designado para tal efecto; es decir, debe venir separado del precio unitario.

En caso de que el proveedor pertenezca a algún segmento con excepción de porcentaje que contemple la ley, deben presentar las certificaciones o comprobantes que justifiquen las razones por las cuales la oferta tiene una tarifa del iva diferenciada.

El precio ofertado final y definitivo por línea debe incluir todos los elementos que componen el mismo, tales como transporte, acarreo, fletes o similares.

En caso de presentar rubros adicionales deben realizarlos de conformidad a lo indicado en la Directriz DGABCA-0013-2020 del 04 de setiembre 2020.

En caso de que el Contratista requiera constancia de la devolución del 2% se debe solicitar a la Oficina de Tesorería.

4.3. DESGLOSE DEL PRECIO

Todo oferente debe presentar desde su oferta el desglose de la estructura de precios por cada una de las líneas ofertadas, según lo establecido en artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 102 del RLGCP.

De conformidad con lo estipulado en el Artículo 8 del Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, y con lo regulado en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de todos los índices de precios oficiales asociados a los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir.

Todo oferente debe incluir dentro de su oferta el siguiente desglose del precio por cada línea ofertada, indicando como mínimo lo siguiente:

(*) El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual de precios

(**) Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

De conformidad con lo estipulado en el Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”, a continuación, se indica la definición de cada uno de los conceptos de costos mínimos por incluir en cuadro anterior como costos directos e indirectos:

• Costos directos: son los costos en los que incurre el contratista para materializar el objeto contractual, son:

• Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
• Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 13 3 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

• Costos indirectos: son los costos generales en que incurre el contratista para la administración del objeto contractual, en sus oficinas matrices y/o en el sitio de la ejecución del contrato, no atribuibles a una actividad contractual en particular, pero necesarios para la ejecución del contrato, son:

-

• Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

4.4. RANGOS DE TOLERANCIA PARA RAZONABILIDAD DEL PRECIO

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 44, inciso b) del RLGCP, el INDER lleva a cabo el estudio de razonabilidad de precios mediante el formulario FO-ABS-002, denominado Investigación de Precios y Análisis de Razonabilidad (disponible en el expediente electrónico en SICOP), en el cual se aplicó la siguiente metodología:

1. Calcular la desviación estándar a partir de las fuentes de precios aportadas por la Unidad Solicitante (estudio de mercado).
2. Restar dicha desviación estándar al precio más bajo de las cuatro fuentes consultadas, con el fin de obtener el precio mínimo; y sumarla al precio más alto, para obtener el precio máximo.

III. Una vez establecidos los precios mínimo y máximo, se procede a contrastarlos con el precio ofertado, a efectos de determinar su razonabilidad.

4.5.      ESTUDIO DE OFERTAS

Para determinar la elegibilidad de las ofertas recibidas se realizarán los siguientes estudios:

1. Criterio legal: Corresponde al estudio realizado por el abogado(a) de la Proveeduría Institucional, mediante el cual se evalúa el cumplimiento de los aspectos legales.

1. Criterio técnico: Corresponde al estudio realizado por el Administrador del Contrato, mediante el cual se evalúa el cumplimiento de los aspectos técnicos.

1. Estudio de razonabilidad del precio ofertado: El Administrador del Contrato determina si el precio ofrecido, conforme a lo solicitado en el pliego de condiciones, resulta razonable y aceptable.

1. Evaluación de ofertas: Una vez realizados los estudios señalados en los puntos a), b) y c), el Administrador del Contrato aplica la evaluación correspondiente en el SICOP.

1. Acto final: Es la decisión administrativa que pone fin al procedimiento de contratación pública, resolviendo de manera definitiva su resultado mediante la adjudicación, la declaratoria de desierto, la declaratoria de infructuosidad u otra decisión prevista en la normativa aplicable.

4.6. EVALUACIÓN DE OFERTAS

Las ofertas que cumplan con los aspectos técnicos y legales solicitados, serán evaluadas según los siguientes criterios de selección, con el propósito de elegir la oferta adjudicada, las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos, legales y financieros mínimos serán descalificadas y no serán tomadas en cuenta para esta etapa:

4.6.1. Precio Ofertado (80%)

En caso de que la adjudicación sea por partida, la oferta de menor precio total por partida obtendrá 70 puntos, si la adjudicación es por línea, aquella con menor precio obtendrá 70 puntos, para las demás ofertas, el porcentaje disminuirá proporcionalmente de acuerdo con la aplicación de la siguiente fórmula, para la asignación de puntos:

4.6.2. Localia (10%)

De conformidad con el artículo 20 de la Ley General en Contratación Pública 9986 y el artículo 46, inciso a) de su reglamento, la aplicación de este rubro será de la siguiente manera:

• Proveedores cuyas operaciones se ubican en la Provincia de San José: 5pts
• Proveedores cuyas operaciones se ubican en el Cantón de Moravia: 5pts
• Proveedores cuyas operaciones se ubican fuera de San José: 0pts

El proveedor deberá aportar certificación emitida por la Administración Tributaria, Patentes Municipales o Personería Jurídica, en donde constate el lugar en el que el proveedor desarrolla su actividad económica para la asignación de los puntos respectivos, de lo contrario no será asignado ningún punto

4.6.3. PYME (10%)

Con el fin de fomentar la participación de las Pyme según lo establecido en el artículo 73 del RLGCP, se otorgará un 10% a las Pyme de la región para lo cual deberá presentar documento emitido por el MEIC, para la asignación de los puntos respectivos, de lo contrario no será asignado ningún punto.

4.6.4. Visita Técnica (10%)

Para efectos de esta visita, la(s) empresa(s) interesadas, deberán coordinar en forma previa con los funcionarios indicados en el pliego de condiciones.

Se asignará un puntaje del 10% a las empresas que asistan a la visita al sitio e incorporen a su oferta la boleta que respalde dicha visita, debidamente firmada por el administrador del contrato.

Se recomienda que un representante de la empresa oferente se presente a una visita para que pueda dimensionar los alcances del proyecto, la ubicación del mismo, la logística del trabajo y otras generalidades.

4.7. CRITERIO DE DESEMPATE

En caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas, en la suma de los factores evaluados, el criterio a utilizar para seleccionar a los proveedores es el siguiente:

1. PYMES: De acuerdo al Decreto Ejecutivo número 37427-H, publicado en La Gaceta el 12 de diciembre 2012 y al artículo 97 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, se procederá a asignar de forma adicional la siguiente puntuación:

1. PYME de Industria: 5 puntos.
2. PYME de Servicio: 5 puntos.
3. PYME de Comercio: 2 puntos.

1. La oferta que presenta menor precio

1. De persistir el empate, se efectuará un sorteo en presencia de un representante de los oferentes que ostentan esa condición, un abogado de la Institución y el encargado del proceso licitatorio; previa convocatoria. Su inasistencia se entenderá como renuncia a participar, quedando excluido del sorteo, el cual se realizará con los presentes. Para el sorteo se utilizarán papeles, uno de ellos tendrá la palabra "Ganador", cada representante sacará de una bolsa un papel y resultará contratista el que saque el papel con la palabra "Ganador". El sorteo se efectuará en la Proveeduría Institucional del Inder y se levantará el acta respectiva.

4.8. SOBRE LA ADJUDICACIÓN

La adjudicación será aprobada por la Gerencia General o Junta Directiva, según corresponda como Órganos Competentes según Ley 9036 “Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (Inder) y oficios GG-1377-2016 del 15 de noviembre de 2016 e INDER-PE-AJ-939-2022 del 13 de diciembre 2022.

4.9. READJUDICACIÓN

El Inder readjudicará a la segunda mejor oferta calificada en caso de incumplimiento por parte del adjudicatario, ya sea en:

1. No presentar la garantía de cumplimiento en el plazo legal establecido.
2. No presentar el presupuesto detallado
3. Renuncia de la adjudicación.
4. No entregar el objeto contractual sin justificación válida para la administración.

Esta readjudicación será aprobada por la Gerencia General como Órgano Competente según Ley 9036 “Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (Inder) y oficio GG-1377-2016 del 15 de noviembre de 2016.

4.10. PRESUPUESTO DETALLADO

De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el 103 de su Reglamento el presupuesto detallado, deberá́ ser presentado únicamente por el Adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.

En caso de no presentarlo en ese plazo, la contratación se declarará insubsistente y procederá readjudicar de forma inmediata, siguiendo el orden de prelación según la calificación que hayan obtenido los restantes oferentes elegibles en el estudio técnico de adjudicación, conforme a lo establecido en el artículo 52 de la LGCP.

El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo efectuada y que sustenta el precio cotizado, todo lo cual se refleja en la estructura del precio presentada con la oferta. Esa desagregación del presupuesto se vinculará con la modalidad de cotización o de pago, de modo que cuando corresponda será útil para verificar que determinadas actividades han sido cumplidas para efectos de ordenar su pago.

4.11. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

El adjudicatario, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha en que se le solicite luego de la firmeza del acto de adjudicación, debe depositar una garantía de cumplimiento por el 10% sobre el total del monto adjudicado y por cualquiera de los medios que se indican expresamente en la Ley de Contratación Pública.

Esta se deberá depositar dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha en que se le solicite luego de la firmeza del acto de adjudicación, y podrá realizarse por cualquiera de los medios que se indican expresamente en la Ley de Contratación Pública, sin embargo, deberá rendirse electrónicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema sobre la rendición de garantías.

La devolución de la garantía o su ejecución se regirán según lo establecido en los artículos 44 y 45 LGCP y artículo 113 y 116 RLGCP

La garantía de cumplimiento se devolverá a solicitud del interesado, dentro de los 40 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración, haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual, según Informe que presente del Administrador del Contrato ante la Proveeduría Institucional, para lo cual el contratista se lo solicitará directamente al Administrador del Contrato.

4.12. VIGENCIA DEL CONTRATO

El plazo de vigencia del contrato será de doce (12) meses, contados a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Dentro de este plazo, el contratista deberá ejecutar la totalidad de las obligaciones principales del contrato, incluyendo la entrega de los equipos, la capacitación y la certificación DGAC.

El contrato no admite prórrogas.

La garantía comercial ofrecida por el contratista, de conformidad con el punto 2.4 de este pliego, regirá por los plazos allí establecidos (24 meses para equipos principales y 6 meses para baterías), contados a partir de la fecha del acta de recepción definitiva. Dicha garantía sobrevive al plazo de vigencia del contrato y será exigible incluso después de su vencimiento.

4.13. FORMA DE PAGO

El pago se realizará por cada orden de pedido, una vez emitido el recibido a satisfacción por parte de la Administradora del Contrato para lo cual las facturas deben enviarse al correo: arojas@inder.go.cr, jleiva@inder.go.cr, jlopez@inder.go.cr

La Administración se reserva el derecho de solicitar cualquier información o documentación adicional que resulte necesaria para verificar la correcta ejecución de los trabajos contratados y proceder con el pago correspondiente.

El contratista está obligada al uso de la factura electrónica y deberá remitir la representación gráfica en PDF del archivo en formato XML de la factura electrónica al Administrador del Contrato por medio de correo electrónico.

El INDER realiza los pagos en moneda costarricense; en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la Ley N°7558.

Todo pago producto de esta contratación, está sujeto a las retenciones que la Ley 7092 Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento, establece en su artículo 23 inciso g) “dos por ciento (2%) de impuesto del producto bruto, cuando corresponda”; además de que se encuentre al día con la CCSS y FODESAF y las respectivas pólizas. Para efecto de solicitar una constancia sobre este rebajo debe solicitarse directamente a la oficina de Tesorería.

El pago se efectuará mediante Caja Única del Ministerio de Hacienda por transferencia electrónica a la cuenta del Contratista, 30 días naturales posteriores a la entrega del “Acta de Recibido a Satisfacción para Pago (Recepción Definitiva)” en la Proveeduría Institucional, según lo establecido en el artículo 19 del RLCP

4.14. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

La Fiscalización Técnica del Contrato recaerá de manera exclusiva en la contraparte técnica designada por el INDER, quien fungirá como el Administrador del Contrato y será, junto con su jefatura inmediata, la única responsable durante la etapa de ejecución contractual —sin que dicha responsabilidad se traslade ni comparta con la Proveeduría Institucional u otras dependencias—, correspondiéndole velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales, verificar la correcta ejecución del objeto contratado, emitir los criterios técnicos pertinentes, gestionar el recibido a satisfacción y advertir oportunamente cualquier incumplimiento, todo lo anterior bajo toda la normativa aplicable.

Para esta contratación el Administrador del Contrato Alejandra Rojas Rodriguez, Unidad de Servicios Generales, arojas@inder.go.cr, 22471625

El contratista estará sujeto a supervisiones por el Administrador del Contrato, con el fin de verificar la correcta ejecución contractual en cualquier momento.

Además, le corresponderá al Administrador del Contrato y en conjunto con su Jefatura inmediata, cumplir con las funciones dictadas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa y en la Circular INDER-GG-AF-ADM-PI-CIR-0002-2025 comunicada el 02 de junio de 2025.

4.15. ASPECTOS POR CUMPLIR EN MATERIA DE SALUD OCUPACIONAL

Es obligación del Contratista velar porque sus empleados cuenten con todos los equipos y material necesario en materia salud ocupacional, por lo que el Inder no tendrá ninguna responsabilidad al respecto.

4.16. SANCIONES

1. Multa: Ver Anexo.

1. Clausula Penal: a) Si existiera atraso imputable al Contratista en la entrega del objeto contractual de esta contratación, según los plazos establecidos en el presente pliego de condiciones y/o en la oferta, este autoriza al INDER para que, por concepto de cláusula penal, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al 0,5% (cero punto cinco por ciento) por cada línea del cartel afectada y por cada día hábil de atraso en la entrega del objeto contractual (según el plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del monto total del contrato. Alcanzado dicho límite, se tendrá por configurado el incumplimiento contractual definitivo y se procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento, sin perjuicio de la aplicación de otros procedimientos sancionatorios, incluida la eventual reclamación por daños y perjuicios.

Para el cálculo de la aplicación de la cláusula penal se considerará el día hábil siguiente a la fecha de notificación al Contratista de la Orden de Inicio, o en su defecto se considerará el día hábil siguiente a la fecha de notificación del contrato vía SICOP.

4.17. CÓDIGO DE ÉTICA Y PROTOCOLO DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

El contratista adjudicado, sus representantes legales, apoderados, subcontratistas y demás personas vinculadas a la ejecución del contrato, quedan obligados a observar en todo momento los principios de integridad, transparencia, probidad y equidad que rigen la contratación pública costarricense, conforme al Código de Ética en Contratación Pública aprobado por la Autoridad de Contratación Pública, la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y la Circular MH-DCoP-CIR-0067-2025. En consecuencia, el contratista deberá abstenerse de ofrecer, prometer o entregar dádivas, regalos, beneficios económicos o atenciones de cualquier naturaleza o valor a los funcionarios de esta Institución, sus cónyuges o familiares; de participar en prácticas colusorias, de manipulación de información o de cualquier otra conducta que distorsione la libre concurrencia y la igualdad de trato; de realizar comunicaciones con servidores públicos por canales no oficiales, debiendo canalizar cualquier gestión relacionada con el contrato exclusivamente a través de los medios institucionales habilitados; y de ejercer presión, amenaza o acto de influencia indebida sobre los funcionarios responsables de la supervisión o liquidación del contrato. El incumplimiento de estas disposiciones faculta a la Administración para aplicar las sanciones contractuales establecidas en el presente pliego de condiciones y en la normativa vigente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan conforme a los artículos 340, 341, 346, 347 y 354 del Código Penal y a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N.° 8422, entre otras,

4.18. PRÁCTICAS DE HOSTIGAMIENTO

En cumplimiento con lo establecido en la Política Institucional para la prevención del Hostigamiento Sexual aprobada por Acuerdo de Junta Directiva N° 40, Sesión Ordinaria 02, las contrataciones que tengan por objeto la prestación de servicios o concesiones que introduzcan personas externas dentro del funcionamiento de la institución, se establece como causal de rompimiento del contrato con responsabilidad para la persona contratista, la práctica de actos de hostigamiento sexual.

4.19. FORMALIZACIÓN DE FINIQUITOS

Con la recepción total del objeto contractual y canceladas las obligaciones, será obligatorio la firma del finiquito en todos los procesos de contratación, (artículo 291 RLGCP).

4.20. SOBRE LAS CONSTANCIAS Y/O CONSULTAS QUE PUEDA REQUERIR DE LA ADMINISTRACIÓN DURANTE Y POSTERIOR A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

1. Impuesto sobre la Renta: Para efecto de solicitar una constancia sobre este rebajo debe solicitarse directamente a la oficina de Tesorería Institucional al correo tesoreria@inder.go.cr ya que es la única unidad competente para emitirlas.
2. Las constancias sobre bienes o servicios ejecutados ante el INDER deben ser solicitados ante el Administrador del Contrato designado en SICOP, cuya información de contacto se encuentra en el apartado de entrega del presente documento o bien en la plataforma SICOP.
3. Las consultas sobre pago de facturas y devolución de Garantías de Cumplimiento deben tramitarse ante el Administrador del Contrato designado en SICOP con copia al Elaborador (Encargado de publicación, gestión de objeciones y apertura).

4.21. DOCUMENTACIÓN

Toda documentación que se genere de esta contratación ya sea por parte del Administrador del Contrato y/o por el Contratista, deberá subirse al expediente electrónico respectivo en el SICOP, con el fin de mantener un expediente actualizado, esta gestión en la etapa de ejecución contractual la realizará el Administrador del Contrato o en su defecto, su superior inmediato.

Se hace la salvedad de que los pagos y devolución de garantías en la etapa de ejecución contractual, las subirá la conductora del proceso.

3.               CONDICIONES GENERALES

3.1. PARTICIPACIÓN DE LOS OFERENTES

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada (Artículo 126 RLGCP).

Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer, aceptar y cumplir plenamente con los términos y las condiciones del concurso, incluidas las aclaraciones o modificaciones que lleguen a aplicarse.

Con la presentación de la oferta, los participantes se comprometen a actuar de manera proba, íntegra, transparente, con rectitud y buena fe, bajo el más alto cumplimiento de los principios éticos y jurídicos, durante todas las etapas del procedimiento de contratación, incluyendo la ejecución contractual en caso de adjudicación.

3.2. OFERTAS EN CONSORCIO

Se podrá participar bajo la forma consorciada, a fin de reunir o completar requisitos cartelarios, para lo cual deberá advertirse en la propuesta de manera expresa e indicar el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos, con la documentación de respaldo pertinente, de conformidad con lo que establece el inciso d del art.125 del RLGCP.

Los integrantes del consorcio responderán frente a la Administración de manera solidaria, como si fuesen una única contraparte, de conformidad con lo que establece el inciso d del art.125 del RLGCP.

Desde la oferta se deberá adjuntar el Acuerdo Consorcial, contemplando todo lo estipulado en el art. 129 del RLGCP. El acuerdo consorcial debe presentarse con las firmas digitales válidas de todos sus integrantes, o bien, en caso de que sea un documento escaneado, firmado en físico, deberá presentarse conjuntamente con la certificación notarial, emitida por notario público, donde se haga constar que es copia fiel y exacta del original.

Todos los integrantes del consorcio deben cumplir con lo establecido en OBLIGACIONES DEL OFERENTE Y SUBCONTRATISTA, dentro de las cuales se contempla mantener actualizado y completo su registro en el Sistema Electrónico de Reconocimiento y el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas.

Lo indicado en el párrafo anterior aplica también en caso de que existan integrantes extranjeros, sin representante en el país, siendo que estos deben contar con un certificado de firma digital y podrán realizar los trámites en SICOP utilizando un certificado digital otorgado en el extranjero, debidamente homologado de conformidad con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, o bien, mediante la gestión de un certificado digital obtenido según las políticas generales del Sistema de Firma Digital Nacional y los procedimientos específicos emitidos por la autoridad certificadora respectiva. Todo lo anterior de conformidad con el artículo 32 del Reglamento a Ley General de Contratación Pública y artículo 19 del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas, SICOP.

3.3. SUBCONTRATOS

De conformidad con el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y 133 de su Reglamento, el oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

En caso de subcontratar, se debe aportar lo siguiente:

• Listado de las empresas subcontratadas.
• Porcentaje de participación en el costo total de la oferta.
• Certificación de los titulares del capital social y los representantes legales.

Las declaraciones juradas incluidas en este formulario de pliego de condiciones en SICOP, así como las detalladas de forma adicional en el presente documento.

No se considera subcontratación la adquisición de suministros, aun cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes de una oferta en consorcio o que presentan oferta en conjunto.

En caso de que un subcontratista participe a su vez, en el mismo concurso, como subcontratista de otro oferente, como oferente individual o de forma conjunta o consorciada, la Administración solicitará la acreditación de que en el mercado existe un número limitado de subcontratistas para el objeto de la contratación. Lo anterior, a fin de que la Administración pueda determinar si obedece a un caso excepcional según lo dispone el artículo 49 de la LGCP, o bien, determinar si no procede el argumento dado, en cuyo caso se solicitará la manifestación del subcontratista en la que indique con cuál oferta continúa en el procedimiento. De no aportar dicha manifestación y se derive de los estudios técnicos que es improcedente su participación como subcontratista en varias ofertas, provocará la exclusión del concurso de todas aquellas ofertas en que figure

El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública Nº9986 y su reglamento.

3.4. PRESENTACIÓN E INFORMACIÓN QUE DEBEN CONTENER LAS OFERTAS

La oferta debe especificar la lo siguiente:

• Nombre de la persona física o jurídica del oferente.
• Número cédula de persona física o cédula jurídica.
• Escaneada la cédula de identidad. En caso de ser una sociedad mercantil adjuntar personería jurídica.
• Dirección exacta, número de teléfono, dirección postal y correo electrónico.
• Declaraciones juradas: El oferente debe tener como archivo adjunto en su expediente de SICOP la declaración jurada y mantenerla actualizada cada 24 meses de conformidad con lo dispuesto en los artículos 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública, Ley 9986 y Así mismo deberá manifestar expresamente en la oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el Registro de proveedores se mantiene invariable.   
• Será obligación del oferente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 193 del Código de Trabajo, presentar prueba documental de que ha adquirido un seguro contra riesgos de trabajo.
• Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.
• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
• El oferente deberá aportar documentos emitidos por la Municipalidad respectiva que se encuentra al día con la licencia comercial y con las obligaciones tributarias ante la Municipalidad del cantón donde se encuentra domiciliada la empresa. No se aceptarán patentes que no correspondan al giro comercial correspondientes al objeto del concurso.
• Póliza de riesgos del trabajo: El oferente debe aportar copia vigente de la póliza de riesgos de trabajo del Instituto Nacional de Seguros y aplicable al objeto de la contratación, de conformidad con el artículo 193, 201 y 202 del Título IV del Código de Trabajo. Ahora bien:

• Si el OFERENTE ya dispone de pólizas suscritas que cubran esos riesgos, bastará con que así lo demuestre.
• Si es trabajador independiente y así se encuentra registrado ante Caja Costarricense del Seguro Social no es necesario poseer un Seguro de Riesgos de Trabajo.
• Si es una persona jurídica y por lo tanto tiene trabajadores debe contar con un Seguro de Riesgos del Trabajo vigente al momento de ofertar y durante la ejecución contractual en caso de resultar adjudicado.
• Permiso Sanitario: El oferente debe presentar la copia vigente del respectivo permiso de funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud. Lo anterior, de acuerdo con el Reglamento General para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de Funcionamiento Otorgados por el Ministerio de Salud, Decreto Ejecutivo N° 39472-S, publicado en La Gaceta N° 13 del 8 de febrero de 2016. No aplica en caso de ofertas de personas físicas.
• Registro de Salud Ocupacional. El oferente que cuente con 10 o más funcionarios deberá estar inscrito ante el CSO (Consejo de Salud Ocupacional) Decreto N° 39408-MTSS y presentar dicha certificación actualizada a la fecha de la apertura (no solicitud de inscripción). Aportar el documento respectivo en la oferta. Para lo cual, deberán indicar la cantidad de funcionarios con que cuenta su representada, mediante Declaración Jurada bajo perjuicio de falso testimonio.

3.5. DOCUMENTOS ADJUNTOS A LA OFERTA

1. Cada documento que conforma la oferta se debe adjuntar de forma individual (favor no incluir PDF con documentos agrupados).
2. El nombre de cada documento incluido en la oferta debe identificar claramente su contenido.
3. La información adjunta a la oferta, deberá presentarse en idioma español, lo cual permita realizar los estudios que se requieran para la adjudicación del proceso, lo anterior de conformidad con el artículo 118 del RLGCP.
4. En caso de incluir documentos emitidos en el extranjero, estos deben encontrarse apostillados o consularizados, según corresponda, de conformidad con el artículo 294 de la Ley General de Administración Pública.
5. Los documentos incluidos, producto de los requerimientos del pliego de condiciones, cuya firma corresponda a otra persona distinta de quien firma la oferta en SICOP, deben cumplir con lo siguiente, para determinar su validez, según sea el caso (SE EXCEPTÚAN LOS CASOS DONDE SE SOLICITA EXPRESAMENTE COPIA SIMPLE):

d.1)           Documentos firmados digitalmente: Deben adjuntarse en un archivo independiente, y reflejar que el certificado utilizado es válido en todas sus propiedades. Para lo anterior, el Banco Central de Costa Rica, como ente rector de las firmas digitales en el país, dispone el portal Web de servicios financieros (https://www.centraldirecto.fi.cr), en el cual se ingresa el documento con la firma y se realiza la validación respectiva, misma que debe resultar admitida en todos sus extremos. En caso de duda o inconveniente, en la misma página se dispone de contactos para consulta al ente rector en dicha materia.

d.2)           Documentos en soporte papel (documentos escaneados con firmas manuscritas): corresponde a los documentos originados en soporte de papel que han sido digitalizados, mismos que se deben acompañar con un acto notarial, ya sea firmado manuscrito, en cuyo caso debe cumplir con los establecido en los art. 77, 108, 110, 111, 113 y 120 del Código Notarial, o bien, firmado digitalmente cumpliendo con el “Reglamento de documentos notariales extra protocolares en soporte digital”.

En caso de que el acto notarial se encuentre firmado digitalmente, podrá corresponder a certificación o autenticación y para cada caso se deberá considerar lo siguiente:

d.2.1) Certificados por notario: Deberán cumplir con el artículo 10 del “Reglamento de documentos notariales extra protocolares en soporte digital” emitido por la Dirección Nacional de Notariado Costa Rica.

d.2.2.) Autenticados por notario: Este tipo de documentos deberán de cumplir con lo preceptuado en el artículo 14 del “Reglamento de documentos notariales extra protocolares en soporte digital” emitido por la Dirección Nacional de Notariado Costa Rica.

Para todo documento extraprotocolar emitido por notario público, deberá contemplar el pago de especies fiscales, derechos e impuestos que el acto devengue, siendo que el notario deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria.

3.6. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL EN LAS OFERTAS

Los documentos NO se deben incluir como “Confidenciales

Se informa que, para el presente proceso de contratación, debe tomar en consideración -al momento de generar su oferta en el Sistema Digital Unificado- lo siguiente:

La condición de “confidencial” que brinda dicho Sistema para adjuntar los anexos de las ofertas, es para uso exclusivo del oferente y puede ser seleccionado con un “SI” en la casilla correspondiente, en tanto en la oferta se introduzcan “documentos” que cumplían esa condición.

(…) Documento confidencial: Es aquel documento calificado, mediante acto razonado por la institución usuaria de oficio a solicitud de la parte interesada, como secreto comercial, industrial o económico, según lo regulado por la normativa especial aplicable a la institución usuaria, el cual será de acceso restringido. Incluye los procedimientos para la adquisición de objetos con seguridades calificadas.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley Nº 9986 y artículo 30 del RLGCP, los documentos no se deben incluir como “confidenciales” ya que únicamente aplica para los documentos supracitados; así el oferente deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, indicando los folios o archivos que estiman confidenciales, la justificación y el sustento jurídico respectivo.

ADVERTENCIA DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

Se le solicitará al proveedor vía correo electrónico que brinde la fundamentación jurídica correspondiente para considerar los archivos en las partidas indicados como confidenciales de conformidad con el artículo 15 de la LGCP y se brindará un plazo de 1 día hábil para que presente su respuesta, de lo contrario se cambiarán los archivos a modo público.