Adquisición y/o renovación de licencias de software bajo la modalidad de contrato continuo de cantidad definida

5.21. Requisitos de Admisibilidad

5.21.1. Aspectos Generales

a) Las ofertas se recibirán únicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), en forma digital (Firma Digital Certificada, emitida por una Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE).

b) No se permite la cotización parcial de la línea, ni el cobro separado del transporte o acarreo.

c) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 137 del RLGCP, al sistema de calificación solamente podrán ser sometidas aquellas ofertas que sean elegibles después de superar la fase de revisión de admisibilidad.

d) No se aceptarán ofertas que, dentro de una misma línea, contengan cotizaciones en distinta moneda. Si bien, la Circular MH-DCoP-CIR-0007-2024 “Mejora en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)” emitida por la Dirección de Contratación Púbica del Ministerio de Hacienda, comunica la mejora realizada a nivel del SICOP con el fin de que los posibles oferentes puedan cotizar una línea en diferentes monedas, una vez analizada dicha funcionalidad e incidencia en esta Cartera Ministerial, se concluye que no se utilizará tal mejora, por tanto, la oferta presentada deberá cotizarse considerando la cantidad requerida para esa línea específica en su totalidad bajo una misma moneda. La anterior condición no impedirá que el oferente pueda cotizar varias líneas de un mismo trámite en monedas diferentes, es decir, la línea No. 1 podrá ser cotizada en colones, la línea No. 2 en dólares, y la línea No. 3 en euros.

Por lo anterior, la oferta que presente la cotización de una línea en varias monedas será excluida para ese ítem, por ejemplo: en la línea No. 1 se cotiza la cantidad de 30 unidades, por lo que todas deberán ser cotizadas en una misma moneda, no se acepta la cotización de 10 unidades ende una denominación y 20 unidades en una moneda de otra denominación. En caso de ser cantidad 1, igualmente aplica la cotización en una sola denominación.

5.21.2. Aspectos Legales

Sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellos oferentes que sean elegibles y sean idóneos legalmente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, según lo establece la normativa costarricense. En virtud de lo anterior, cualquier interesado en participar en el presente concurso deberá cumplir con los requerimientos de orden jurídico que se enumeran en este apartado, los cuales corresponden a requisitos de admisibilidad que deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación, a saber:

a) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre activo como patrono o trabajador independiente, y al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición. Las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Institución.

En caso de que el oferente no se encuentre inscrito ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), la Administración le solicitará justificación correspondiente, la que, en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de esa institución. Lo anterior de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS y artículo 122 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentar con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones obrero-patronales en Costa Rica durante todo el plazo del contrato, de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

b) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-), y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su condición, en el entendido de que las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por la Administración, a través de la plataforma digital que para tales efectos dispone dicha Dirección.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición. Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica extranjera que estando inscrita y activa como patrono en Costa Rica previo a la fecha de apertura de las ofertas, no se encuentre al día con el pago de las obligaciones de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-), en el entendido de que las consultas de la morosidad de los oferentes serán realizadas por el Ministerio de Justicia y Paz.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentar con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley 5662 y sus reformas (Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF). Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

c) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que no se encuentre al día con el pago de las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda, al momento de la apertura y que habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y según la consulta de la situación tributaria que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataforma digital TRIBU-CR de dicho Ministerio.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras que no se encuentren inscritas como contribuyentes en Costa Rica, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento por parte de quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del oferente, indicando expresamente que, en caso de resultar adjudicatario y en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y deberá mantenerse al día con sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones tributarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

d) Se considerará inadmisible la oferta de persona física o jurídica, que no se encuentre al día con el pago de la Póliza de Riesgos del Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 202 del Código de Trabajo, para lo cual deberá aportar Declaración Jurada en la que indique que cumple con dicha condición. Para el caso de oferentes extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta. En el caso de oferentes extranjeros que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense, deberán presentar declaración jurada donde indiquen que realizarán las gestiones correspondientes para adquirir esta póliza en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de la firmeza de la adjudicación respectiva; en caso de que en fase de ejecución contractual no deban cumplir con dichas obligaciones según la legislación costarricense, deberán presentar – con la oferta - declaración jurada indicando esa condición y señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

e) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas y/o al día con el pago de las obligaciones tributarias (omiso o moroso) ante el Ministerio de Hacienda, según la consulta de la situación tributaria que realice la analista a cargo del trámite, a través de la plataforma digital TRIBU-CR de dicho Ministerio y que, habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación en dicho sistema, lo anterior de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

En el caso de personas físicas o jurídicas extranjeras subcontratistas que no se encuentren inscritas como contribuyentes en Costa Rica, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento por parte de quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre del subcontratista, indicando expresamente que, en caso de que el socio oferente resulte adjudicatario y en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y deberá mantenerse al día con sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Entiéndase que será deber del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

Para el caso de subcontratistas extranjeros que no deban cumplir con obligaciones tributarias, en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

f) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas, activas y/o al día con el pago de las obligaciones patronales ante la Caja Costarricense de Seguro Social, la Dirección General de Desarrollo y Asignaciones Familiares y/o el Ministerio de Hacienda, según la consulta que realice la analista a cargo del trámite, a través de las plataformas digitales de dichas Instituciones, y que, habiendo sido advertido por la Administración no regularice su situación en dicho sistema, lo anterior de conformidad con el artículo 122 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Para el caso de subcontratistas extranjeros que no deban cumplir con obligaciones obrero-patronales en fase de ejecución contractual, según la legislación costarricense, deberán declarar dicha condición y presentar el documento junto con la oferta, señalando detalladamente las razones jurídicas que fundamentan tal posición.

En el caso de subcontratistas físicos o jurídicos extranjeros que, en virtud del presente objeto contractual, deban eventualmente cumplir con obligaciones obrero-patronales según la legislación costarricense y que al momento de presentación de la oferta, no se encuentren inscritas y/o activas como patronos, deberá presentarse con la oferta declaración bajo fe de juramento, suscrita por quien cuente con facultades suficientes para ello en nombre de dicho subcontratista, indicando expresamente que, en caso de concretarse el contrato a favor de quien lo ha propuesto, en un plazo máximo de 15 días naturales contados desde la fecha de notificación del contrato a través del SICOP, se inscribirá y/o activará como patrono ante dicha Institución y que se mantendrá activo y al día con sus obligaciones obrero-patronales en Costa Rica durante todo el plazo del contrato, de conformidad con los artículos 31 y 74 reformados de la Ley Orgánica de la CCSS. Entiéndase que será deber del Contratista y del Administrador del Contrato verificar el cumplimiento de esta condición, de manera que en caso de que el Contratista/Subcontratista no cumpla con dicho compromiso, se autorizará al Ministerio de Justicia y Paz a resolver el contrato por incumplimiento del Contratista/Subcontratista sin perjuicio del cobro por concepto de daños y perjuicios ocasionados.

g) Se considera inadmisible la oferta de persona física o jurídica que, dentro del listado de los potenciales subcontratistas, indique entidades que no se encuentren inscritas en el registro de Proveedores y Subcontratistas de la plataforma SICOP.

h) Todo aquel oferente y subcontratista que participe de este procedimiento de contratación pública deberá presentar, con la oferta, declaración bajo fe de juramento en la cual manifieste expresamente que la información presentada en el registro de proveedores y subcontratistas que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.

i) Todo oferente y subcontratista, sea persona física o jurídica, deberá mantener debidamente actualizado su expediente como proveedor/subcontratista en el SICOP, donde deberá verificarse la declaración jurada correspondiente a la información de sus beneficiarios finales incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiario (s) final (es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial y su condición declarada de beneficiario final en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Aquellos oferentes o subcontratistas que estén expresamente exceptuados de presentar la declaración jurada de beneficiarios finales, según la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal No. 9416, deberá acreditar la excepción mediante el documento emitido por el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales o mediante otro documento idóneo que respalde dicha excepción.

Tratándose de oferente o subcontratista persona jurídica, deberá constar en el registro de proveedores la declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del proveedor y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente de naturaleza y propiedad de las acciones respecto de estas últimas.

En este marco, se aclara que, el concepto de beneficiario final debe entenderse según la definición establecida en el artículo 5 de la Ley N° 9416 de fecha 14 de diciembre de 2016, denominada Ley para Mejorar la lucha contra el fraude fiscal, y que al respecto dispone:

“ARTÍCULO 5.- Suministro de información de personas jurídicas y otras estructuras jurídicas

Las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, por medio de su representante legal, deberán proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro o la indicación de los accionistas y beneficiarios finales que tengan una participación sustantiva.

Se entenderá por beneficiario final o efectivo la persona física que ejerce una influencia sustantiva o control, directo o indirecto, sobre la persona jurídica o estructura jurídica de manera que cuente con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tenga el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos. Se entenderá por control indirecto tener control sobre personas jurídicas que finalmente tienen participación en la persona jurídica o estructura jurídica nacional y, el directo, la posibilidad de tener acciones o participaciones suficientes para controlar la persona jurídica o estructura jurídica nacional. En el caso de personas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica, cuya participación accionaria sustantiva del capital social pertenezca, total o parcialmente, a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, cuando resulte imposible identificar al beneficiario final, de acuerdo con lo dispuesto en este capítulo, habiendo agotado todos los medios de identificación y siempre que no haya motivo de sospecha, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.

Se entenderá por participación sustantiva la tenencia de acciones y participaciones en un porcentaje igual o mayor al límite que a estos efectos fijará reglamentariamente el Ministerio de Hacienda, en atención a parámetros internacionales, y dentro de un rango del quince por ciento (15%) al veinticinco por ciento (25%) de participación con respecto al capital total de la persona jurídica o estructura jurídica.

Esta obligación de suministro de información deberá cumplirse anualmente, o bien, cuando algún accionista iguale o supere el límite definido reglamentariamente, según lo dispuesto en este artículo.”

Cuando la información se rinda mediante declaración jurada anexa a la oferta o como respuesta a una prevención por parte de la Administración, será posible que el oferente solicite a la Administración la confidencialidad de los datos correspondientes a los beneficiarios finales, en virtud de que la misma norma dispone que serán utilizados únicamente con la finalidad de verificar el régimen de prohibiciones en materia de contratación pública por parte de la Administración. En este mismo sentido, los artículos 9 y 12 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal – Capítulo II sobre Transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas-, establecen que dicha información tendrá carácter confidencial y que se garantiza tal protección, por lo que si bien la determinación de confidencialidad de cierta documentación dentro del procedimiento de contratación debe ser considerada como la excepción a la regla, en tanto se debe garantizar el acceso de todas las partes a la información del concurso, existen casos particulares donde la protección de la información podría devenir obligatoria, tal y como se acredita de la literalidad de las normas citadas anteriormente.

En ese sentido, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 30 de la Constitución Política, existe un derecho de acceder a la información que únicamente puede ser limitado por motivos calificados, que demuestren que se amerita la confidencialidad de la información, con el fin de salvaguardar derechos o bienes jurídicos tutelados de igual o mayor valor, sin que se omita considerar que se está en presencia de una compra pública, donde la transparencia es un pilar fundamental, debe entenderse que la restricción al libre acceso a la información no constituye una posibilidad discrecional de la Administración frente a la sola petición de parte, sino que obedece a una razón jurídicamente admisible que debe respaldar la pretensión de quien solicita impedir la divulgación de la información.

En virtud de ello, se dispone que, de solicitarse la confidencialidad de la información rendida en relación con la estructuración jurídica y la información de los beneficiarios finales, lo dispuesto en esta cláusula cartelaria resultará suficiente para entender motivada, en la normativa citada, la confidencialidad de esa información, sin que sea necesario emitir un acto administrativo adicional.

En este marco, se reconoce previamente que, de solicitarse la confidencialidad por parte de los oferentes a través de la clasificación respectiva en el módulo SICOP, dichos datos tienen naturaleza especial por encontrarse protegidos legalmente del acceso público al amparo de las normas citadas y que no tienen otra finalidad más que la de permitir a la Administración realizar la verificación del régimen de prohibiciones y dotar al expediente y a las autoridades competentes de información suficiente para garantizar que los recursos públicos se inviertan de formas legalmente admisibles, libres de toda corrupción o malversación; por lo que la Administración procederá a mantener la etiqueta de confidencialidad de la información por plazo indefinido.

Se advierte que será deber del oferente que desee proteger los datos anteriormente señalados, aportar la información en el sistema SICOP de forma independiente, sin mezclarla con otros documentos o datos que tengan una naturaleza pública para los efectos del procedimiento, de forma que la Administración pueda mantener el archivo como confidencial en su integridad.

5.21.3. Aspectos Técnicos

De conformidad con lo dispuesto en el 137 del RLGCP, sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellos oferentes que sean elegibles y sean idóneos técnicamente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, y para lo cual, deberán cumplir con lo establecido a estos efectos en normativa costarricense y con las “Especificaciones Técnicas”. En línea con lo anterior, los siguientes requisitos, deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación:

a) Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. En razón de lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del bien o servicio, que se compromete a brindar.

b) En su plica y para cada línea, el oferente deberá indicar claramente el nombre y las especificaciones técnicas que mejor describan la licencia ofertada, esto para garantizar, que se cumpla lo señalado en el artículo 32, incisos c), d) y e), artículo 34, incisos b) y d), de La Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Número 7472).

En cuanto a las líneas de la 1 a la 13, al tratarse de productos liberados al mercado con contratos de adhesión, se entiende que cada producto incluirá al menos lo establecido en las especificaciones técnicas y lo que el fabricante ha determinado como parte de ese servicio al momento de la suscripción y/o renovación.

c) Plazo de entrega

Partida 1

Línea 1: El oferente deberá instalar, activar y/o dejar en funcionamiento la licencia contemplada en esta línea de la contratación, en un plazo no mayor a 5 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP. Las renovaciones incluidas en este licenciamiento serán de carácter anual (primer, segundo, tercer y cuarto periodo) y deberán ejecutarse de manera continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Será obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

Partida 2

Líneas 2, 3, 4, y 5: El oferente deberá instalar, activar y/o dejar en funcionamiento las licencias contempladas en esta partida, en un plazo no mayor a 5 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP.

Partida 3

Línea 6: El plazo de entrega será el definido en la orden de inicio que emita el Administrador del Contrato a través de SICOP. Dado que las renovaciones de licenciamiento contempladas en esta línea son de carácter anual, el contratista deberá garantizar su ejecución de forma continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Será obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

Línea 7: El plazo de entrega será el definido en la orden de inicio que emita el Administrador del Contrato a través de SICOP. Dado que las renovaciones de licenciamiento contempladas en esta línea son de carácter anual, el contratista deberá garantizar su ejecución de forma continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período. de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Es obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido

Partida 4

Línea 8: El oferente deberá instalar, configurar y dejar en funcionamiento la licencia contemplada en esta línea de la contratación, en un plazo no mayor a 5 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP. Se aclara que, el período de licenciamiento contemplado en la presente línea corresponde a un único período de doce (12) meses.

Partida 5

Línea 9: El plazo de entrega será el definido en la orden de inicio que emita el Administrador del Contrato a través de SICOP. Dado que las renovaciones de licenciamiento contempladas en esta línea son de carácter anual, el contratista deberá garantizar su ejecución de forma continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Es obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido

Partida 6

Línea 10: La renovación de la licencia deberá ser efectiva a partir del 19 de noviembre de 2026, fecha en que el Contratista deberá activar la renovación de la licencia contemplada en esta línea de la contratación; lo anterior, en tanto, la licencia que actualmente dispone el Ministerio vence el 18 de noviembre de 2026. En caso de que al 19 de noviembre de 2026 no se haya formalizado la presente contratación, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de 5 días naturales contados a partir del día natural siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP para realizar la activación de la renovación de la licencia.

Las renovaciones incluidas en este licenciamiento serán de carácter anual (primer, segundo, tercer y cuarto periodo) y deberán ejecutarse de manera continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses).

Es obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

Partida 7

Línea 11: El certificado digital SSL/TLS deberá encontrarse emitido, activo y plenamente funcional a partir del 12 de enero de 2027, fecha en la cual el Contratista deberá garantizar su activación y la disponibilidad del servicio correspondiente. Lo anterior, en virtud de que el certificado actualmente utilizado por el Ministerio se mantendrá vigente hasta el 11 de enero de 2027. En caso de que al 12 de enero de 2027 no se haya formalizado la presente contratación, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de 5 días naturales contados a partir del día natural siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP para realizar la activación del certificado.

El servicio correspondiente a este licenciamiento (certificado digital) comprenderá cuatro períodos anuales consecutivos, durante los cuales el Contratista deberá realizar las emisiones y renovaciones que resulten necesarias, de conformidad con los límites de vigencia aplicables, garantizando la continuidad del servicio, sin interrupciones, durante todo el plazo del contrato (48 meses). Es obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

Partida 8

Línea 12: La renovación de las licencias deberá ser efectiva a partir del 15 de noviembre de 2026, fecha en que el Contratista deberá activar la renovación de la licencia contemplada en esta línea de la contratación; lo anterior, en tanto la licencia que actualmente dispone el Ministerio vence el 14 de noviembre de 2026. En caso de que al 15 de noviembre de 2026 no se haya formalizado la presente contratación, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de 5 días naturales contados a partir del día natural siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP para realizar la activación de la renovación de la licencia.

Las renovaciones incluidas en este licenciamiento serán de carácter anual (primer, segundo, tercer y cuarto periodo) y deberán ejecutarse de manera continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Será obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

Partida 9

Línea 13: La renovación de la licencia deberá ser efectiva a partir del 31 de mayo de 2027, fecha en que el Contratista deberá activar la renovación de la licencia contemplada en esta línea de la contratación; lo anterior, en tanto la licencia que actualmente dispone el Ministerio vence el 30 de mayo de 2027. En caso de que al 31 de mayo de 2027 no se haya formalizado la presente contratación, el Contratista dispondrá de un plazo máximo de 5 días naturales contados a partir del día natural siguiente de la emisión de la orden de inicio por parte del Administrador del Contrato en el Sistema SICOP para realizar la activación de la renovación de la licencia.

Las renovaciones incluidas en este licenciamiento serán de carácter anual (primer, segundo, tercer y cuarto periodo) y deberán ejecutarse de manera continua y sin interrupciones al vencimiento de cada período, de forma que se garantice su aprovechamiento permanente a lo largo de todo el plazo del contrato (48 meses). Será obligación del contratista garantizar la continuidad con independencia del pago o de la generación de la orden de pedido.

d) Carta emitida por el fabricante

El oferente deberá presentar una carta emitida por el fabricante de la licencia o software ofertado, mediante la cual se haga constar que, a la fecha de apertura de las ofertas, cuenta como mínimo con cinco (5) años continuos o consecutivos, sin interrupciones de contrato, como distribuidor autorizado del fabricante. La carta del fabricante deberá tener una fecha de emisión no mayor a un (1) año contado a la fecha de apertura de las ofertas.

No se aceptarán cartas emitidas por la misma empresa oferente, sucursales, subsidiarias, distribuidoras o empresas accionistas.

e) Experiencia del oferente

Es inadmisible el oferente que no cumpla la experiencia mínima requerida en este pliego de condiciones, según se detalla a continuación:

El oferente deberá acreditar experiencia positiva en la venta e implementación de la solución ofertada según partida de interés, debiendo haber realizado al menos dos ventas de soluciones asociadas a la partida de interés -ya sea por concepto de compra, suscripción y/o renovación-, siempre que dichas ventas hayan incluido la implementación de las mismas (ver Tabla 1); dicha experiencia deberá haber sido ejecutada en los últimos 3 años contados a la fecha de apertura de las ofertas, a una o más organizaciones públicas y/o privadas y deberá haber sido desarrollada conforme a lo contratado, sin la aplicación de cláusulas penales y multas.

Tabla 1
Cantidad de licencias por acreditar según partida/línea

Partida	Líneas	Nombre de la solución	Cantidad de soluciones vendidas e implementadas
1, 2 y 3	1 a la 7	AD Audit	2
		Browser Security	2
		AD Self Service	2
4 y 5	8 y 9	Soporte Desatendido	2
6	10	GX Server o Genexus	2
7	11	Certificado Digital SSL	2
8	12	Diagnostic Manager IDERA	2
9	13	MFA	2

Las ventas requeridas podrán corresponder a la sumatoria de unidades vendidas a distintos clientes o a una única venta a un mismo cliente; también se aceptarán ventas realizadas a un mismo cliente -siempre que tengan distinto número de factura o distinto número de documento homólogo-.

Para verificar las ventas mínimas requeridas en el periodo indicado se tomará como parámetro la fecha de emisión de las facturas o de emisión de los documentos equivalentes a la factura ordinaria asociados a la carta/certificación.

Para demostrar lo anterior, deberá aportar cartas/certificaciones de experiencia emitidas por sus clientes y declaración jurada emitida por el oferente, según se indica a continuación:

1. Cartas o certificaciones emitidas por el o los clientes respectivos, las cuales deberán contener la siguiente información:

a) Nombre o razón social del cliente.
b) Nombre o razón social del oferente.
c) Descripción del bien y/o servicio ofrecido, que incluya como mínimo la siguiente información: nombre de la licencia ofertada y nombre del fabricante.
d) Número(s) de factura (s) o documento (s) homólogo (s) asociados a la certificación
e) Cantidad de soluciones facturadas/vendidas en cada transacción.
f) Fecha exacta de la emisión de la factura o documento homólogo que acredita cada venta del bien/servicio
g) Indicación de que los bienes y/o servicios fueron recibidos a completa satisfacción, sin la aplicación de multas o cláusulas penales y de conformidad con los términos del contrato.
h) Nombre completo del firmante y posición en la empresa del cliente.
El oferente debe comprender por “documento homólogo” aquel documento comercial emitido por la persona vendedora, mediante el cual se acredita una operación de venta de bienes o una prestación de servicios y se detallan, entre otros aspectos, descripción de los bienes/servicios, fecha cierta del momento en que se pacta la compra/venta específica y nombre del cliente específico, respaldando el cobro realizado.

La carta/certificación anterior, deberá ser emitida por el cliente del oferente, en idioma español o presentar traducción oficial adjunta a la original, además, en caso de ser emitida en un país diferente a Costa Rica, deberá ser apostillada o debidamente legalizada y autenticada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica.

Toda la información requerida anteriormente, deberá presentarse de manera ordenada, incluida en carpetas individuales o archivos en formato pdf. continuos, por cliente del oferente, donde se incluya de manera específica: la certificación/carta del cliente, la apostilla o legalización de la certificación y la traducción oficial -de corresponder-, así como cualquier otro documento que entiendan relacionado con esa venta específica y que deseen aportar en el expediente (declaraciones juradas, contratos, facturas, entre otras).

2. Adicionalmente a las cartas/certificaciones, a efectos de asociar la partida específica para la cual se ofrece cada experiencia ejecutada y adicionar extremos que aclaren las cartas presentadas, el oferente deberá rendir declaración jurada respetando el siguiente formato:
Declaración Jurada de Experiencia

En caso de que el oferente sea persona jurídica, deberá declarar como sigue: Yo, (Nombre del representante legal), cédula (física), con facultades suficientes para este acto, declaro bajo fe de juramento, en nombre de (Razón Social del oferente), cédula (cédula jurídica), apercibido de las penas con que la ley castiga el delito de falso testimonio y perjurio, que la empresa que represento cuenta con experiencia en la venta e implementación de la solución ofertada según partida de interés, la cual ha sido ejecutada durante los últimos tres (3) años contados a la fecha de la apertura de las ofertas (continuar con la tabla 2):

En caso de que el oferente sea persona física, deberá declarar como sigue: Yo, (Nombre de persona física), cédula (física), declaro bajo fe de juramento y apercibido de las penas con que la Ley castiga el delito de falso testimonio y perjurio, que cuento con experiencia en la venta e implementación de la solución ofertada según partida de interés, la cual ha sido ejecutada durante los últimos tres (3) años contados a la fecha de la apertura de las ofertas (continuar con la tabla 2):

Tabla 2

Línea/Partida	Información del Cliente	Carta/certificación asociada	Descripción del bien vendido	Número de Factura (s) asociada	Fecha y año de emisión de cada factura	Total de unidades vendidas por cliente*	Experiencia ejecutada en Consorcio
Indicar número de línea y partida sobre la cual se está acreditando experiencia	Indicar nombre completo y cédula física o jurídica de la empresa, institución o persona física contratante (cliente) a quien se le efectúo la venta de la solución ofertada.	Indicación del número de referencia o fecha de emisión de la carta o certificación aportada para acreditar que la experiencia ejecutada ha sido positiva. Se solicita indicar la ubicación de la carta/certificación específica dentro de los documentos aportados con la oferta.	Detalle del bien vendido, donde se incluya al menos la siguiente información: Nombre de la licencia vendida y nombre del fabricante.	Número de factura o documento homólogo a través del cual se concretó la venta específica y que se encuentra asociado a la carta o certificación. En el caso de que alguna de las facturas se derive de un procedimiento realizado mediante SICOP, deberá indicar, además, el número de contratación mediante la cual se ejecutó la venta.	Indicar el día, mes y año en que fue emitida la factura o documento equivalente a la factura ordinaria asociado a la carta o certificación.   Deben haber sido emitidas durante los últimos tres años contados a la fecha de apertura de ofertas.	Indicar la cantidad de soluciones vendidas por cliente, según factura referenciada y para la línea ofertada a que se refiere	Sí (% de Participación) / No

Nota: En la columna “Total de unidades vendidas por cliente”, debe considerarse que corresponde a la suma de UNIDADES (SOLUCIONES) vendidas en las facturas que fueron indicadas en la cuarta columna de la tabla, correspondientes a un mismo cliente, y en el día, mes y año indicados en la columna cinco.

Se aclara que, la palabra ventas se indica de forma genérica para referirse a la cantidad de ventas de soluciones con su respectiva implementación (según partida de interés), realizadas a Instituciones Públicas y/o empresas de carácter privado, lo cual no admite otra interpretación de conformidad con la integralidad de lo dispuesto en este pliego de condiciones.

En caso de que el servicio que se pretenda declarar como experiencia haya sido ejecutado en consorcio, deberá indicarse en la declaración jurada el porcentaje de participación de la oferente en dicho negocio, el cual deberá ser de al menos un 45% de conformidad con lo establecido en el acuerdo consorcial específico bajo el cual se ejecutó dicha experiencia.

Se advierte que las cartas o certificaciones emitidas por los clientes serán el medio idóneo para acreditar que los bienes, obras o servicios fueron recibidos a entera satisfacción. La declaración jurada se utilizará únicamente para ordenar, relacionar o complementar información objetiva, como la partida para la cual se acredita la experiencia, la descripción del objeto, los números y fechas de las facturas o documentos homólogos, los montos y el porcentaje de participación en consorcio, siempre que dicha información no contradiga lo indicado por el cliente. En ningún caso la declaración jurada podrá sustituir las cartas o certificaciones ni utilizarse para acreditar la recepción a entera satisfacción de las ventas ejecutadas.

En caso de ofertas en consorcio, deberá desprenderse del acuerdo consorcial cuál de los miembros consorciales cumplirá con el apartado de la experiencia mínima y/o adicional o si lo harán varios de ellos. En todos los casos deberá estimarse el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio.

f) Requerimientos de personal para el desarrollo de Contratación:

El Oferente deberá considerar en el precio ofertado, según su modelo de negocio y capacidad logística y operativa, todo aquel recurso humano, financiero y tecnológico que le permita ejecutar el contrato de manera satisfactoria y en absoluto cumplimiento de lo requerido en este Pliego de condiciones y en el documento de Especificaciones Técnicas. En este sentido, esta Administración estima que el contratista deberá contar como mínimo, para el correcto desarrollo y ejecución de esta contratación, con el siguiente personal -según partida-, el cual deberá reunir las siguientes características mínimas:

• Partidas 1, 2 y 3: Licencias de Auditoria AD, Seguridad de Navegadores y Autogestión Contraseñas: El contratista deberá contar al menos con dos (2) Técnicos certificados en el manejo de estas licencias, certificación que deberá estar emitida por el fabricante de las licencias contempladas en esta partida.

• Partidas 4 y 5: Licencia de Soporte Desatendido: El contratista deberá contar al menos con dos (2) Técnicos certificados por el fabricante de la licencia objeto de estas partidas (Líneas 8 y 9 respectivamente).

• Partida 7: Licencia de Certificado Digital SSL: El contratista deberá contar al menos con dos (2) Técnicos con capacitación y/o certificación vigente en implementación, configuración y gestión de certificados digitales SSL/TLS, emitida por la Autoridad Certificadora o entidad autorizada para la emisión del certificado.

• Partida 9: Licencia MFA: Licencia FortiAuthenticator

El contratista deberá contar con al menos tres (3) recursos especialistas certificados por el fabricante de la marca de la licencia MFA requerida en esta partida. Estos especialistas además deberán contar con la Certificación ITIL o COBIT. Estos deberán contar con el grado de Ingenieros o Técnicos en Informática, Electrónica, Sistemas Informáticos, Sistemas de Computación, Redes, Ciberseguridad o Telecomunicaciones.

Aunado a lo anterior, cada técnico o ingeniero propuesto deberá contar con al menos tres (3) años de experiencia positiva en el servicio de instalación, configuración y soporte de la licencia MFA -FortiAuthenticator- , demostrados mediante proyectos con empresas privadas o instituciones públicas a las que les hayan brindado dicho servicio en los últimos cinco (5) años contados a la fecha de apertura de las ofertas.

Para acreditar lo anterior, el oferente deberá aportar en forma adjunta a su plica y según partida de interés, una única declaración jurada en la que se indique un listado de posibles profesionales/técnicos a quienes se contrataría en caso de una eventual adjudicación; y en la que se acredite, por su cuenta y responsabilidad, que el personal reúne los requisitos anteriormente solicitados. En este marco, el oferente deberá requerir a cada técnico propuesto, el documento que acredita que se encuentra debidamente certificado por el fabricante de la licencia requerida, y deberá verificar, para el caso de la partida 9, que cumpla la experiencia mínima requerida para este personal, incluyendo el tipo de proyecto ejecutado, el lugar o lugares donde fue realizado, así como el nombre, puesto, número de teléfono y correo electrónico del quien fungiera como su jefe inmediato; la información que se recopile para acreditar lo anterior servirá de referencia para el oferente y eventualmente para la Administración, pero no deberá ser presentada con la oferta.

La declaración jurada para acreditar estos requerimientos específicos-según partida de interés-deberá indicar:

i. Que ha requerido para cada técnico o ingeniero propuesto, copia del documento que acredita que se encuentra certificado por el fabricante de la licencia específica, los ha confrontado contra su original y ha constado que posee al menos dos años contados a la fecha de apertura de las ofertas en SICOP de estar certificado en dicha licencia y que dicha certificación se encuentra vigente.
ii. Que en el caso de la partida 9, ha verificado que los técnicos o ingenieros propuestos cuentan con el grado de Ingenieros o Técnicos en Informática, Electrónica, Sistemas Informáticos, Sistemas de Computación, Redes, Ciberseguridad o Telecomunicaciones y cuentan con certificación vigente ITIL o Cobit.
iii. Que en el caso de la partida 9, ha verificado que los técnicos o ingenieros propuestos cuentan con al menos tres (3) años de experiencia positiva en el servicio de instalación, configuración y soporte de la herramienta (licencia) ofertada, conforme los términos establecidos en el Pliego de Condiciones, apartado de “Requerimientos de personal para el desarrollo de Contratación”.
iv. Que ha levantado un expediente, el cual podrá ser presentado a la Administración en cualquier momento, y donde se acredita que cada técnico o ingeniero propuesto cumple con los puntos anteriores.
v. La lista de las personas que serán propuestas como técnicos o ingenieros, indicando el nombre completo y número de cédula y el nombre de la herramienta (licencia) en la que posee experiencia; esta lista deberá seguir el siguiente formato:

Partida	Nombre Completo	Número de cédula	Formación Académica	Certificaciones	Años de Experiencia
1, 2 y 3	xxxx	xxxx	NA	Cuenta con certificación vigente del fabricante (indicar nombre del fabricante) de las licencias ofertadas (indicar nombre de las licencias)	NA
4 y 5	xxxx	xxxx	NA	Cuenta con certificación vigente del fabricante (indicar nombre del fabricante) de la licencia ofertada (indicar nombre de la licencia)	NA
7	xxxx	xxxx	NA	Cuenta con capacitación y/o certificación vigente en implementación, configuración y gestión de certificados digitales SSL/TLS, emitida por la Autoridad Certificadora (indicar nombre) o entidad autorizada para la emisión del certificado (indicar nombre).	NA
9	xxxx	xxxx	Técnico o Ingeniero en Informática, Electrónica, Sistemas Informáticos, Sistemas de Computación, Redes, Ciberseguridad o Telecomunicaciones (indicar especialidad)	Cuenta con certificación vigente del fabricante (indicar nombre del fabricante) de la licencia ofertada (indicar nombre de la licencia)   Cuenta con certificación COBIT, y ITIL   Se encuentra incorporado al Colegio profesional respectivo (indicar nombre) y al día con las cuotas de su colegiatura.	xxx años (mínimo 3 años)

En este sentido, como máximo dos días hábiles posteriores a la notificación de la orden de inicio por medio de SICOP, el contratista deberá acreditar cuáles de los técnicos/profesionales incluidos en la lista presentada en la oferta, se destacarán durante la ejecución de cada contrato y deberá presentar en ese momento los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos que fueron solicitados a dicho personal. En ningún momento, el contratista podrá desmejorar los requisitos de los profesionales establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, bajo pena de incurrir en un incumplimiento grave. En caso de que el administrador del contrato detecte personal profesional menos calificado, documentará la falta y ordenará al contratista su inmediata sustitución. La sustitución se deberá hacer en el plazo máximo de dos días hábiles computados a partir del día hábil siguiente en que se envíe el requerimiento por parte la Administración.

En línea con lo anterior, el contratista, en el mismo plazo, deberá presentar al Administrador del Contrato copia de los títulos donde se acredite que, los técnicos que se destacarán en la fase de ejecución contractual se encuentran certificados por el fabricante de la licencia ofertada y que, dicha certificación se encuentra vigente.

Aunado a lo anterior, en el caso de la partida 9, el contratista deberá presentar al Administrador del Contrato copia de los títulos donde se acredite al personal que destacará para la fase de ejecución contractual cuentan con certificación ITIL o COBIT vigente. Asimismo, deberá presentarse los títulos correspondientes que acrediten la formación académica de este personal conforme lo requerido en este apartado. Se aclara que, en el caso de destacar Ingenieros en Informática o Ingenieros en Electrónica, estos deberán estar incorporados al Colegio Profesional respectivo, por lo que el contratista deberá presentar certificación de incorporación del Ingeniero, donde se indique claramente la fecha de incorporación, nombre completo, especialidad y que se encuentra habilitado para el ejercicio de su profesión, además, deberá presentarse, constancia de estar al día con las cuotas de su colegiatura.

La Administración se reserva el derecho de verificar ampliamente la veracidad de la documentación y declaraciones juradas presentadas con la oferta. En este marco, todos los oferentes deberán presentar todos los datos o documentos adicionales, que, para tales efectos, le requiera la Administración. Se advierte que, cuando a juicio de la Administración no se logre acreditar la veracidad del contenido de algún documento o declaración, éste no será considerado como válido.

Consideraciones adicionales respecto al personal designado para la fase de ejecución contractual:

A. Partidas 1, 2, 3, 4, 5, 7 y 9.

• Para brindar el soporte técnico necesario post- instalación y durante el periodo de garantía, debe considerarse que el mismo solo podrá ser brindado por el personal técnico finalmente destacado por el contratista y que deberá ser consistente con las posibles personas indicadas en la oferta para ejecutar estos cargos, en caso de requerirse la sustitución o reemplazo de alguno de ellos, deberán presentar la misma documentación solicitada para la verificación de las calidades del personal técnico inicial, a efectos de que el Administrador del Contrato, pueda valorar que el nuevo personal cuente con la experiencia (partida 9) y calidades iguales o superiores al que se propone sustituir. El incumplimiento de esta disposición o bien la sustitución del personal técnico/profesional mínimo requerido sin contar con la aprobación del Administrador del Contrato se entenderá como falta grave y será causal de resolución contractual.

• Las certificaciones del personal designado para la ejecución de cada contrato deberán mantenerse vigentes durante todo el plazo del contrato. Lo anterior será responsabilidad del Contratista y será verificado por el Administrador del Contrato, qui en podrá solicitar los documentos que acrediten esta condición en cualquier momento durante la ejecución del contrato siendo obligación del contratista entregar dichos documentos a la Administración en un plazo máximo de 1 día hábil. Será obligación del contratista presentar al Administrador del Contrato los documentos que acrediten la renovación de los certificados del personal designado -una vez estos venzan- o designar a un nuevo empleado con certificación vigente el cual deberá contar con todos los requerimientos establecidos en ese Pliego de Condiciones.

g) Para la línea 11, Partida No 7, el oferente deberá indicar en su plica y de forma clara, los URL para CRL y OCSP en IPv4 e IPv6 respectivamente para los certificados digitales ofertados.

5.21.4. Aspectos Presupuestarios

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 137 del RLGCP, sólo podrán ser sujetos de evaluación aquellas ofertas que sean elegibles y sean idóneas presupuestariamente para contratar con el Ministerio de Justicia y Paz, para lo cual, deberán cumplir con lo establecido a estos efectos en la normativa costarricense y según criterio de la Unidad de Contrataciones y del Departamento de Tecnología de la Información, según su respectiva competencia. En esta línea, se considerará como idónea presupuestariamente aquella oferta cuyo precio sea cierto, definitivo, se encuentre debidamente estructurado y desglosado, sea razonable, no ruinoso, remunerativo, no excesivo, no producto de una práctica colusoria o de comercio desleal y se ajuste a la disponibilidad presupuestaria establecida al momento de la publicación o al momento de la adjudicación; esto conforme a lo establecido en los artículos del 98 al 102, y del 104 al 106 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En virtud de lo anterior, estos requisitos deberán ser cumplidos obligatoriamente como exigencias previas para la eventual aplicación de la metodología de evaluación, a saber:

a) Los precios deberán ser ciertos y definitivos, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, No. 9635 del 04 de diciembre del 2018 y los artículos 4 y 8 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, las entidades públicas no están exoneradas del pago del Impuesto al Valor Agregado a partir del 1° de enero del 2020. Por ello será responsabilidad del oferente incluir en su cotización y específicamente en el apartado o casilla habilitada para este rubro en el SICOP, el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado. Si el oferente consigna un 0% de IVA en la oferta del SICOP y no existe indicación alguna sobre este aspecto en los documentos anexos a ésta, la Administración considerará que existe una manifestación expresa de que los impuestos están incluidos de conformidad con el artículo 41 de la LGCP y el párrafo final del artículo 98 del RLGCP; en cuyo caso, el responsable del análisis técnico definido por la Unidad Gestora y/o el Programa Presupuestario, a cuyo cargo se encuentra la valoración de la razonabilidad del precio y del porcentaje correcto del impuesto sobre el valor agregado y la homologación de las ofertas para efectos comparativos, indicará el porcentaje aplicable y lo notificará a la Proveeduría para que se proceda a contemplar en la prevención única y/o a considerarlo en el monto ofertado para la aplicación del sistema de evaluación. Igual procedimiento aplicaría cuando el oferente consigne un porcentaje incorrecto, ya que la Administración procedería a efectuar el ajuste respectivo y aplicar la tarifa correspondiente. Las ofertas elegibles serán comparadas con el precio ofertado más los impuestos aplicables.

En el caso de otros impuestos diferentes al IVA que no sean contemplados en la casilla o rubro “Otros impuestos”, el oferente deberá incorporarlos en el precio unitario cotizado en el SICOP; si se contemplara alguna suma en ese rubro de “Otros impuestos”, el oferente deberá contemplar la información respectiva en el espacio denominado “Observaciones/ detalle de otros impuestos/ otros costos”. Ante la no contemplación expresa y oportuna de otros impuestos distintos al IVA -en su oferta original- resultará aplicable la presunción contenida en el párrafo final del artículo 98 del RLGCP. La Institución no reconocerá ningún otro gasto adicional a los desglosados en la oferta.

b) El monto por cotizar en SICOP para cada línea de esta contratación, corresponderá al costo de adquisición, suscripción o renovación de cada licencia, considerando en este sentido, la totalidad de periodos de licenciamiento y demás condiciones establecidas para cada una de ellas en el documento de especificaciones técnicas.

c) El oferente deberá indicar en su plica - utilizando para estos efectos el anexo “Hoja de Cotización”- el precio total a cobrar para cada una de las líneas ofertadas. En dicha Hoja de Cotización, el oferente deberá indicar, además, el monto a cobrar por cada periodo de licenciamiento contemplado en la línea, esto para las líneas que comprendan varios periodos de licenciamiento. Se aclara que, el precio total ofertado para cada línea ofertada deberá contemplar todos los elementos necesarios que puedan afectarlo (costos directos, indirectos, imprevistos y utilidades), de acuerdo con lo establecido en este Pliego de condiciones, el documento de Especificaciones Técnicas y demás documentos anexos. El oferente deberá considerar que la oferta económica en SICOP deberá ser concordante con el monto total que se establezca para cada línea en el Anexo “Hoja de Cotización DA-78900-027-2025 y DA-789000-028-2025.

 

5.22. Garantía de funcionamiento

El oferente deberá brindar una garantía de funcionamiento de la solución ofertada, la cual deberá mantenerse vigente durante todo el periodo de ejecución contractual definido para cada una de las partidas/líneas contempladas en esta contratación. Dicha garantía deberá asegurar a la Administración el correcto funcionamiento de la solución ofertada/adjudicada, la entrega de las actualizaciones correspondientes, así como la atención y resolución oportuna de los problemas y/o incidentes que se presenten, de conformidad con lo establecido en el documento de especificaciones técnicas para cada línea de la contratación.

Adicionalmente, en el caso de las partidas 1, 2, 3, 4, 5, 7 y 9, el soporte técnico que el contratista brinde durante el periodo de garantía solo podrá ser brindado por el personal técnico aprobado por el Administrador del Contrato. En caso de requerirse la sustitución o reemplazo de este personal, el contratista deberá presentar la misma documentación solicitada en este documento para la verificación de las calidades del personal técnico inicialmente propuesto, a efectos de que el Administrador del Contrato pueda valorar que el nuevo personal cuenta con la experiencia y calidades iguales o superiores al que se propone sustituir. El incumplimiento de esta disposición o bien la sustitución del personal técnico/profesional mínimo requerido sin contar con la aprobación del Administrador del Contrato se entenderá como falta grave y podrá ser causal de resolución contractual.

Para la partida 6, durante el periodo de ejecución contractual, el contratista deberá mantener activo el acceso a la plataforma de servicio para la notificación de los incidentes.

En términos generales, durante la ejecución de este contrato, deberá garantizarse:

1. La correcta instalación, configuración y/o funcionamiento de la solución ofertada.
2. El cumplimiento en los plazos de atención y/o resolución de incidentes de acuerdo con el contrato de soporte requerido para cada línea de la contratación.
3. El adecuado cumplimiento de las especificaciones técnicas y las condiciones estipuladas en la presente contratación.

El plazo de la garantía de la solución ofertada se computará a partir de su recepción a satisfacción por parte del Administrador del Contrato o a quien se designe en su lugar y se extenderá hasta que el contrato finiquite su plazo de vigencia.

Se advierte que cualquier condicionamiento establecido en la oferta en relación con la garantía comercial que contravenga lo dispuesto en este apartado o que pretenda limitar el alcance de dicha garantía, se tendrá por no puesta.

5.23. Responsable Recepción Provisional

Partidas 1, 2, 3, 4, 5, 7 y 9: Jonathan Barquero Durán, Unidad de Infraestructura Tecnológica, localizable al correo electrónico jbarquero@mj.go.cr, teléfono 2256-9832, o a quien se designe en su lugar.

Partida 6: Andrea Mora Chaverri, Unidad de Desarrollo de Aplicaciones, localizable al correo electrónico: amorach@mj.go.cr, teléfono 2257-6065, o a quien se designe en su lugar.

Para la Partida 8: Roy Sánchez Benavides, Unidad de Infraestructura Tecnológica, localizable al correo electrónico rsanchez@mj.go.cr, teléfono 2256-9832 o a quien se designe en su lugar.

5.24. Responsable Recepción Definitiva

Partidas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y 9: David Hernández Wauters, Jefe Unidad de Infraestructura Tecnológica, localizable al correo electrónico dhernandez@mj.go.cr, teléfono 2256-9832, o a quien se designe en su lugar.

Partida 6: Marbeth Salas Madrigal, Unidad de Desarrollo de Aplicaciones, localizable al correo electrónico msalas@mj.go.cr, teléfono 2257-6065, o a quien se designe en su lugar.

5.25. Administrador del Contrato

Partidas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y 9: David Hernández Wauters, Jefe Unidad de Infraestructura Tecnológica, localizable al correo electrónico dhernandez@mj.go.cr, teléfono 2256-9832, o a quien se designe en su lugar.

Partida 6: Marbeth Salas Madrigal, Unidad de Desarrollo de Aplicaciones, localizable al correo electrónico msalas@mj.go.cr, teléfono 2257-6065, o a quien se designe en su lugar.

 

5.26. Declaraciones juradas

El oferente deberá rendir las declaraciones juradas requeridas a través de la plataforma SICOP, las cuales se entenderán efectuadas bajo el apercibimiento de las sanciones con las que el Código Penal castiga los delitos de Perjurio y Falso Testimonio.

Asimismo, deberá haber rendido la declaración jurada requerida en la cláusula 5.21 Requisitos de Admisibilidad, apartado 5.21.2 Aspectos Legales, inciso i); relacionada con los beneficiarios finales de oferentes y subcontratistas, así como sus respectivas estructuras organizativas, a través del módulo respectivo en el expediente del proveedor y/o subcontratista en SICOP. Si se aportara una declaración jurada anexa a la oferta con esta información, ésta deberá ser consistente con la información rendida en el expediente del proveedor y/o subcontratista.
Aunado a lo anterior, el oferente deberá declarar bajo fe de juramento las siguientes manifestaciones, mismas que deberán ser presentadas con su oferta:

a. Para las partidas de la 1 a la 9: Que las licencias ofertadas incluyen las actualizaciones que libere el fabricante para el óptimo funcionamiento durante el plazo de ejecución contractual establecido para cada línea.

5. Condiciones Generales

5.1. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite conocer y aceptar todos y cada uno de los extremos, condiciones y estipulaciones contenidas en este pliego de condiciones según el artículo 123 del RLGCP; además de someterse a la normativa, jurisdicción y a los tribunales nacionales, conforme lo establece el artículo 121 del RLGCP.

5.2. Toda oferta deberá ser presentada en idioma español, de manera ordenada, completa y firmada digital y debidamente por la persona legalmente facultada para ello.

5.3. La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto de conformidad con lo establecido en la decisión inicial de este procedimiento de contratación pública.

5.4. Cuando se trate de líneas independientes entre sí, el oferente podrá cotizar las de su interés. En el caso de agrupaciones por partida, es necesario que el oferente cotice todas las líneas que la componen.

En el caso de la presente licitación, la Unidad Gestora (DTI) ha establecido que las líneas de la 1 a la 7 deberán ser cotizadas en su totalidad y adjudicadas a un mismo proveedor, aun cuando estas se encuentren distribuidas en distintas partidas dentro del SICOP. De igual forma, las líneas 8 y 9 deberán ser cotizadas conjuntamente y adjudicadas a un mismo proveedor. Lo anterior se establece en acatamiento de lo dispuesto en el inciso 2, apartado h), del artículo 90 del RLGCP.

Se aclara que, la distribución de líneas en partidas independientes obedece exclusivamente a criterios operativos y de formalización contractual asociados a los plazos de ejecución definidos para cada línea de contratación, así como a limitaciones funcionales de la plataforma SICOP para la generación de contratos independientes.

5.5. Se aceptará una oferta alternativa.

5.6. De conformidad con lo establecido en la Ley General de Contratación Pública (LGCP), una vez emitidos los estudios de ofertas, la Administración consolidará los defectos advertidos en cada uno de ellos y hará una única prevención que deberá ser atendida en el plazo que esta determine, para que el oferente subsane o aclare su oferta, bajo pena de caducidad. Dentro del mismo plazo otorgado para la atención de la prevención, el oferente podrá por sí mismo aclarar o subsanar extremos que no hayan sido abordados por la Administración, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que el oferente estime necesario.

5.7. En caso de presentar documentos en otro idioma que formen parte de la oferta o sean complementarios a ésta, deberá aportarse también la traducción libre al idioma español, la cual será responsabilidad absoluta del oferente. La literatura técnica y demás documentación que le dé soporte a la propuesta constituirá parte integral de la oferta.

De conformidad con el principio de calificación única, la Institución realizará únicamente un requerimiento de información para subsanar la oferta, de manera que cuando con la plica se aporten documentos en idioma distinto al español, la Administración no podrá conocerlos por el fondo hasta tanto no se faciliten en ese idioma, por lo que será responsabilidad del oferente asegurar que la documentación que se remita como respuesta al único requerimiento de información se encuentre completa y pueda verificarse en ella toda la información necesaria de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones y sus anexos.

5.8. La Administración se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda, con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta; si detecta que alguna información no es coincidente con lo indicado, se procederá a no tener en cuenta la información, con las consecuencias dispuestas en este pliego de condiciones y la normativa de contratación pública.

5.9. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, y únicamente para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas, el sistema SICOP las convertirá a una misma moneda (colones) aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica y vigente al momento de la apertura de ofertas.

5.10. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio de SICOP el día hábil posterior a la publicación de la apertura.

5.11. Si durante el período de formulación de ofertas, el oferente llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del bien, deberá indicarlo por escrito a la Administración, en el plazo dispuesto para recibir aclaraciones. Caso contrario, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en fase de ejecución contractual o de fiscalización.

5.12. En caso de que el documento que contiene las declaraciones juradas solicitadas no se encuentre suscrito digitalmente, se presumirá firmado, aceptado y cumplido por el oferente, en el entendido que, frente a una eventual adjudicación, se ratificará la oferta de manera automática y con ella las declaraciones juradas de marras, al momento de la formalización contractual, todo lo anterior de conformidad con el principio de integralidad de la oferta.

5.13. De conformidad con el RLGCP, con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el SICOP, por lo que la oferta se entenderá vigente por el plazo requerido. En caso de que el oferente indique una vigencia inferior a la solicitada por la Administración, se le prevendrá lo que corresponda para que ajuste el plazo de vigencia al mínimo requerido.

5.14. Si los documentos son emitidos en el extranjero deberán cumplir con los requisitos legales de consularización o apostillado cuando así sea solicitado por la Administración, aún dentro de la fase de análisis de ofertas.

5.15. Los poderes que hayan sido debidamente otorgados a través del SICOP serán aceptados por esta Administración licitante en lo tocante a la presentación de la oferta o en relación con la eventual legitimación para impugnar los actos, al amparo de la obligación de todo oferente de mantener actualizada la información del expediente del SICOP y haber incluido en el SER la información del representante legal o apoderado estableciendo las facultades y limitaciones del mandato (inciso i) del artículo 18, artículo 20, 23 y 24 del Reglamento para la utilización del sistema integrado de compras públicas "SICOP" y lo dispuesto en el artículo 253 y 261 del RLGCP.

Si se otorgaran poderes especiales en acuerdos consorciales u otros documentos anexos a la oferta y fuera del SER, estos sí deberán acreditar contar con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente, deberán indicar el número correspondiente de la contratación en que se participa y para la cual se otorga y deberán incorporarse en el registro del proveedor en el SICOP.

En todo caso, la Administración requerirá la acreditación de la capacidad jurídica de la persona que pretenda suscribir el contrato en la etapa de formalización respectiva.

5.16. De la eventual confidencialidad de documentos

El artículo 30 del RLCP señala: “En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias, requieran a la Administración contratante la visualización de dicha información.”.

En línea con lo anterior y con lo también regulado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública y lo dispuesto por la Dirección de Contratación Públicas mediante el “Lineamiento para la declaratoria de confidencialidad en el Sistema Digital Unificado” (MH-DCoP-PR004-POL-002), si alguna oferta, contestación a prevención o intervención en el expediente de la contratación, contiene archivos clasificados en el SICOP (utilizando la etiqueta respectiva) como confidenciales, el oferente/ solicitante deberá, en el espacio dispuesto para ello en la plataforma de SICOP, fundamentar amplia y detalladamente, considerando los aspectos técnicos y jurídicos, las razones o motivos calificados por los cuales considera que deben mantenerse como confidenciales los documentos catalogados como tales dentro de su oferta, manifestando que se trata de información secreta que no es conocimiento general ni de fácil acceso, que está bajo control del oferente/solicitante y está protegida mediante medidas razonables, indicando cómo es que la información tienen valor comercial y cómo esta constituye secreto comercial y/o industrial a la luz de la Ley de Información No Divulgada (Ley 7975) y su Reglamento, así como si la información se encuentra legalmente protegida por la propia solicitante y explicando cómo esta información es sensible para la empresa/consorcio y su salvaguarda protege bienes o derechos tutelados de igual o mayor valor al derecho de acceso a la información y el principio de transparencia como pilar fundamental en materia de compras públicas.

Además, el concursante deberá indicar, como parte de su fundamento, las implicaciones negativas o inconvenientes que podría traerle a la empresa/consorcio el conocimiento, por parte de terceros y demás partes del proceso, de la información clasificada como confidencial; así como el plazo por el cual pretende que la Administración resguarde, como confidencial, tal información en caso de que el oferente omita indicar el plazo por el cual se pretende la confidencialidad requerida, la Administración la protegerá, si califica como información confidencial, por un plazo de cuatro años.

Si las justificaciones e información requerida no fueran aportadas por el oferente al momento de clasificar confidencial esa información y en el módulo dispuesto para ello en el SICOP según el manual de usuario P-PS-192-09-2022, no se prevendrá al oferente para que las presente, en el tanto resulta su responsabilidad realizar dicha gestión de forma debidamente justificada. En este sentido, completar el apartado del SICOP donde se requiere la justificación de la clasificación de confidencialidad sin ofrecer argumentos jurídicos y fácticos debidamente sustentados y razonados, autorizará a la analista del trámite a conferir publicidad a dicha información sin más trámite.

En caso de que no se fundamente de manera completa y suficiente el requerimiento de confidencialidad de documentos al amparo del “Lineamiento para la declaratoria de confidencialidad en el Sistema Digital Unificado” (MH-DCoP-PR004-POL-002), la Administración procederá a permitir que terceros y las partes del proceso, puedan visualizar los documentos mediante el acceso al expediente digital. Si, por el contrario, si aportara la justificación de manera completa, la Administración procederá a valorarla y determinará si los documentos se mantienen confidenciales de conformidad con la jurisprudencia, precedentes y doctrina aplicable.

Quedan excluidos del deber de justificación de la pretensión de confidencialidad aquellos documentos que contienen información de la composición societaria de las empresas y beneficiarios finales por las razones expuestas en el apartado correspondiente de este pliego de condiciones, así como las planillas laborales que sean aportadas con las ofertas y sobre las cuales el oferente haya requerido su confidencialidad, en tanto se estima que contienen datos personales de acceso restringido, por lo que conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968, estos son confidenciales.

Cuando un oferente clasifique la información de estructuración jurídica, beneficiarios finales y/o planillas laborales, como confidenciales en el sistema SICOP, la Administración procederá a mantener la etiqueta de confidencialidad sin más trámite, por plazo indefinido.

A la información de estructuración jurídica, beneficiarios finales tendrán acceso los funcionarios de la Proveeduría Institucional relacionados con el trámite de contratación y sus jefaturas, los funcionarios y órganos fiscalizadores, auditores o que ejerzan algún rol de control sobre la legalidad del procedimiento, así como el Administrador del Contrato y el Jefe del Programa Presupuestario, quienes tendrán el deber de resguardar la información del oferente/contratista y utilizarla únicamente para la verificación del régimen de prohibiciones durante cualquier fase del procedimiento y la ejecución contractual.

A la información contenida en las planillas laborales, cuando estas hayan sido requeridas como requisito en el pliego de condiciones, tendrán acceso los funcionarios de la Proveeduría Institucional relacionados con el trámite de contratación y sus jefaturas, los funcionarios técnicos encargados del análisis de las ofertas, funcionarios y órganos fiscalizadores, auditores o que ejerzan algún rol de control sobre el procedimiento, así como el Administrador del Contrato y el Jefe del Programa Presupuestario, quienes tendrán el deber de resguardar la información del oferente/contratista y utilizarla únicamente para la validación del cumplimiento de asuntos puntuales relacionados con las obligaciones adquiridas durante la fase de análisis de oferta y/o ejecución contractual.

Se advierte que será deber del oferente que desee proteger alguna información específica, aportar los datos en el sistema SICOP de forma independiente, sin mezclarla con otros documentos o datos que tengan una naturaleza pública para los efectos del procedimiento, de forma que la Administración pueda mantener el archivo como confidencial en su integridad. En caso de que esto no sea posible, deberá el participante considerar que si lo que debe entenderse como confidencial es un segmento o datos específicos contenidos en el documento, deberá indicar expresamente la ubicación específica de estos dentro del archivo, a efectos de que la Administración pueda -de corresponder - mantener la confidencialidad de esos datos/segmentos y publicitar el resto de la información.

Se advierte que, aún y cuando la Administración haya avalado la información como confidencial, podrá utilizar en documentos públicos (oficios, análisis integral, resoluciones, entre otros) aquellos datos totales y/o generales derivados de esa información clasificada como confidencial a efectos de justificar los actos administrativos que corresponda, cuidando no comprometer información específica que pueda vulnerar o afectar al oferente, ponderando las razones que él mismo haya expuesto para mantener los datos bajo la clasificación de confidenciales.

Se informa que la declaratoria de confidencialidad que al respecto realice esta Proveeduría Institucional, podrá ser refutada o revertida, mediante resolución denegatoria emitida por la Contraloría General de la República, quien en virtud de su investidura de jerarca impropio podrá conocer dicho aspecto frente a un recurso de apelación, cuando según la cuantía y el tipo de procedimiento le corresponda ejercer tal control.

5.17. Ofertas en consorcio:

En caso de presentar ofertas en consorcio, el encargado de presentar la oferta en el SICOP debe indicar en la sección [Modalidad de oferta] “Acuerdo consorcial” y llenar los campos que se habilitan al efecto, entre ellos: participantes en el consorcio, indicación de la empresa a nombre de quien se debe generar la facturación, encargado del consorcio, entre otros. Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio, deberán quedar plasmadas en el respectivo acuerdo consorcial.

Las ofertas en consorcio se regularán por lo establecido en el RLGCP. No se permitirá la participación de los sujetos en más de un consorcio dentro del mismo concurso. Dado que las ofertas deben ser digitales y en cumplimiento de lo establecido en el “Reglamento para la Utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, se hace necesario que todos los miembros del consorcio se encuentren inscritos en SICOP. Se notificará en la dirección de correo electrónico que se haya indicado en SICOP.

La oferta debe ser firmada digitalmente por el representante legal, líder del consorcio o persona autorizada, según se establezca en el acuerdo consorcial.

El acuerdo consorcial debe contener como mínimo lo siguiente:

i. Cumplir lo dispuesto en el artículo 129 del RLGCP.
ii. Debe estar firmado por todos los consorciados.
iii. Debe indicar su vigencia
iv. El líder general o representante legal (sociedad o persona física) del consorcio deberá estar domiciliado en Costa Rica y deberá indicar su nombre, dirección y lugar para recibir notificaciones. Este líder general podrá ser distinto del líder financiero del consorcio.
v. Debe determinar los aportes de cada integrante del consorcio, estableciendo con toda claridad los compromisos de cada uno de ellos y las áreas o tareas que asumirán en el proceso de contratación y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.
vi. Debe identificar cuál integrante del consorcio cumple cada una de las condiciones cartelarias. Sobre este punto, el oferente deberá tomar en cuenta cuando el pliego de condiciones establezca expresamente que alguna condición específica debe ser cumplida por todos los miembros consorciales de manera que así se refleje en el acuerdo en cuestión. El incumplimiento total o parcial de este aspecto tornará inelegible la oferta.

Todos los miembros del consorcio deberán cumplir y presentar lo siguiente:

a) Estar inscritos, activos y al día con las obligaciones como patronos y/o trabajador independiente ante la C.C.S.S., FODESAF y el Régimen de Riesgos del Trabajo ante la aseguradora respectiva (de corresponder). En el caso de empresas extranjeras, si han realizado contratos con anterioridad en Costa Rica, deben demostrar que en su momento cumplieron con esas obligaciones, además deben comprometerse mediante declaración jurada, a suscribir la póliza de riesgos de trabajo ante una aseguradora e inscribirse ante la CCSS y el FODESAF en caso de resultar adjudicados. El Ministerio de Justicia y Paz podrá valorar esta obligación específica en el caso de empresas extranjeras cuando así lo solicite alguno de los consorciados en fecha posterior a la adjudicación y previo a la formalización contractual, dicha solicitud deberá encontrarse debidamente fundamentada y su aceptación quedará a criterio del Ministerio de Justicia y Paz. En caso de no estar sujeto a estas obligaciones, deberán demostrarlo por medio de documento idóneo emitido por la entidad competente donde se indique tal condición.

b) Presentar las siguientes declaraciones juradas:

i. Que no se encuentra sancionado con pena de inhabilitación para participar en procedimientos de contratación pública.
ii. Que la información presentada en el registro de proveedores y subcontratistas que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.
iii. Que se encuentra al día con la póliza de Riesgos del Trabajo, según lo dispuesto en el artículo 202 del Código de Trabajo.
iv. Que en caso de ser oferente físico o jurídico extranjero y como eventual adjudicatario (a), renuncia a su jurisdicción y se somete a la jurisdicción y tribunales costarricenses para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato.
v. Que conforme a lo regulado en el artículo 32 del RLCP en su inciso c, punto iv); declara bajo fe de juramento (1) el capital social, (2) la naturaleza de sus acciones o participaciones sociales, y (3) a quién pertenecen. Además, debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su (s) beneficiario (s) final (es), incluido el (los) nombre (s) completo (s) de su (s) beneficiario (s) final (es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

5.18. Subcontratación

Conforme a lo establecido en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública, una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada; siendo, la condición anterior también aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

Se aclara que, en caso de que el subcontratista participe como tal en varias ofertas y el pliego de condiciones no contemple esta posibilidad, la Administración solicitará al oferente la acreditación de que en el mercado existe un número limitado de subcontratistas para el objeto de la contratación, en caso de que la Administración (propiamente la unidad técnica) determine que no sea procedente dicho argumento, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 133 del RLGCP, a efectos de valorar la urgencia, excepcionalidad y el riesgo de que se comprometa la satisfacción del interés público. Cuando se derive de los estudios técnicos que es improcedente la participación de un mismo subcontratista en varias ofertas – con independencia de la presentación o no de la manifestación requerida a la oferente – y la Administración no se encuentre en un escenario de urgencia, excepcionalidad o riesgo que comprometa la satisfacción del interés público, provocará la exclusión del concurso de todas aquellas ofertas en que éste figure como subcontratista.

En caso de subcontratación, los oferentes deberán presentar con su oferta el listado de todas las personas físicas o jurídicas a quienes pretende subcontratar. Deberá indicar, con la oferta, los nombres de todas las personas físicas y jurídicas, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar, y cada una de esas personas deberá declarar bajo la fe de juramento que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo ante una aseguradora; asimismo, para poder resultar adjudicatario, los subcontratistas declarados por el oferente deberán encontrarse al día con sus obligaciones ante el Ministerio de Hacienda.

Además, si los subcontratistas son personas jurídicas deberán aportar con la oferta certificación de los representes legales y titulares del capital social (Art. 133 del RLGCP).

Según lo establecido en el artículo 133 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato y no podrá subcontratar las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinen su selección como contratista. Cuando se trate de un contrato de cuantía inestimable, el oferente debe considerar que, en caso de resultar favorecido con la adjudicación y convertirse en contratista, sólo podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto de los servicios ejecutados durante la fase de ejecución contractual en concordancia con el listado ofrecido en su oferta. Será responsabilidad del contratista y del administrador del contrato monitorear el avance de la ejecución del contrato, en relación con las órdenes de pedido y facturas para determinar de manera efectiva la identificación del subcontratista, que no se subcontraten prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinaron la selección del contratista, la ponderación de su participación y garantizar que no superará en ningún momento ese porcentaje y demás límites establecidos en la normativa.

Se advierte que la subcontratación es el contrato por el que el contratista encomienda a un tercero la realización de una parte esencial del objeto del contrato, con organización de medios y riesgos a cargo del subcontratista. No se considera subcontratación, los contratos de aprovisionamiento necesarios para la realización de lo pactado frente a la Administración, sean estos bienes o servicios, por lo que la adquisición de insumos no se considerará subcontratación, aunque estos incluyan su propia instalación.

En todo caso cualquier subcontratación no podrá estar referida a las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinen su selección como contratista en esta licitación.

Si con la oferta se desprende que el oferente no es quien prestaría el 100% del monto del contrato -en los casos de contratos de cantidad definida- o se pretende subcontratar una parte esencial del objeto del contrato con organización de medios y riesgos a cargo del subcontratista y esto no ha sido debidamente consignado en su oferta o su subsanación implica una ventaja indebida, se procederá con la exclusión de su oferta.

Durante la ejecución del contrato, los subcontratistas deberán encontrarse al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales, con la Caja Costarricense del Seguro Social, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, con la póliza de riesgos de trabajo y obligaciones tributarias con el Ministerio de Hacienda.

El contratista deberá presentar, al Administrador del contrato, de manera formal, escrita y digital copia del contrato con la empresa que subcontrata, cuando así sea solicitado por la Administración.

El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la Ley General de Contratación Pública.

En caso de que en la fase de ejecución se pretenda modificar el listado de subcontratistas, el contratista deberá solicitar formalmente a la Administración -con una antelación de al menos 8 días hábiles- su autorización y deberá presentar el nombre y cédula jurídica del (de los) nuevo(s) subcontratista(s), certificación de representantes legales y titulares de capital social vigente, declaración jurada suscrita por quien tenga facultades suficientes para ello por parte del nuevo subcontratista, donde se haga constar que la información contenida en las declaradas juradas rendidas en el SICOP, se mantiene invariable y que se encuentra al día con la póliza de riesgos de trabajo y con las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

Cuando el Contratista requiera subcontratar algún servicio, deberá garantizar a la Administración las mismas condiciones de seguridad, calidad y garantía que él ofrece y asumir toda la responsabilidad por daños o afectaciones aun y cuando pretenda trasladarla a terceros.

5.19. Garantía de cumplimiento

La garantía de cumplimiento deberá ser rendida en forma electrónica a favor del Ministerio de Justicia y Paz, con Cédula Jurídica 2-100-042006, por medio de las siguientes cuentas domiciliadas, Número 15100010012117516 (Colones) y la Número 15100010026199736 (Dólares) ambas en el Banco Nacional de Costa Rica, o mediante Garantía Electrónica emitida por alguno de los Entes Garantes autorizados por SICOP, lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo 44 del Decreto Número 36242MP-Plan.

La garantía podrá rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. En este último caso el Contratista estará obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

La garantía de cumplimiento deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4.Garantías] del pliego electrónico de condiciones, no obstante, se indica que deberá estar vigente hasta por el plazo de quince meses contados a partir de su emisión, aun cuando se trate de un contrato cuatrienal, en cuyo caso, el contratista deberá prorrogar oportunamente la garantía.

La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista, a solicitud del interesado dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado.

Por tratarse de un contrato continuo de cantidad definida, la determinación del monto fijo de la garantía de cumplimiento se realiza a partir de la aplicación del porcentaje mínimo previsto en el artículo 110 del RLGCP (5%) calculado sobre el monto total adjudicado.

En el caso de que la Administración se viera obligada a ejecutar la garantía de cumplimiento antes del vencimiento del contrato, el Contratista rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato y por todo el plazo del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

En ofertas en consorcio se presentará una única garantía por partida adjudicada.

5.20. Modalidad y Forma de Pago

USUAL DE GOBIERNO. El tiempo máximo para el pago de facturas de proveedores de bienes y servicios, mediante transferencia bancaria, generadas en compromisos previamente establecidos y autorizados de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, será máximo de treinta días naturales, plazo que correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la Administración y el cumplimiento del visado del gasto.

Para efectos de pago, deberá entenderse que las líneas 2, 4, y 8 (adquisición), se cancelarán mediante un pago anual anticipado, correspondiente al periodo de vigencia de las licencias, una vez que las licencias hayan sido instaladas, configuradas, se encuentren funcionando correctamente, y hayan sido recibidas a satisfacción por parte del Administrador del Contrato.

En el caso de la línea 11, el pago correspondiente a cada período anual se realizará por adelantado, una vez emitido el certificado inicial correspondiente a dicho período e instalado y recibido a satisfacción por parte de la Administración. El monto anual ofertado deberá incluir todas las emisiones, reemisiones, renovaciones y demás gestiones necesarias para mantener la continuidad del servicio durante el respectivo período anual, sin costos adicionales para la Administración.

Para las líneas 1, 3, 5, 6, 7, 9, 10, 12, y 13 el pago de cada renovación anual del licenciamiento se realizará por adelantado, una vez que la renovación correspondiente haya sido entregada y activada, la licencia se encuentre funcionando correctamente y haya sido recibida a satisfacción por parte del Administrador del Contrato. 

En relación la licencia incluida en la línea 10 (GX Server), el contratista deberá proporcionar al Administrador del Contrato y con la entrega de cada renovación, documento donde haga constar el periodo de vigencia de acceso-por parte de los usuarios del Ministerio- a la plataforma para descarga de actualizaciones y soporte; la presentación de este documento es indispensable a efectos del trámite de cada factura.

Será responsabilidad del Administrador del Contrato y del Programa Presupuestario generar las cargas o solicitudes de generación de órdenes de pedido para garantizar el contenido económico necesario para sufragar el pago de la renovación de las licencias, así como, manejar el límite económico que corresponde a la autorización máxima de gasto que constituirá el monto adjudicado y formalizado a nivel contractual.

Para efectos del pago en colones, en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, la Administración deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago.