Servicios de mantenimiento mecánico para la flotilla de vehículos livianos de RECOPE por 4 meses. SOLPE 2026000117 / CA20260204

2. CONDICIONES ESPECIALES

2.1 ORDEN DE INICIO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

La Orden de Inicio del contrato se tendrá dada al día hábil siguiente de la comunicación del contrato electrónico, o bien, de acuerdo con lo establecido en la sección II de este documento.

Para aquellas contrataciones en las cuales existan contratos en ejecución por el mismo requerimiento contractual, la orden de inicio se tendrá cuando finalice el período contractual de dicha contratación, siempre y cuando sea la opción de mayor conveniencia para RECOPE.

Cuando la modalidad de pago sea la carta de crédito al exterior, la orden de inicio se contará a partir de la confirmación de su apertura, según la información suministrada por el banco emisor.

2.2 SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE SERVICIOS

El plazo máximo de entrega de la prestación de los servicios será el indicado en los documentos contractuales, siendo que las solicitudes de entrega se canalizarán a través del SDU mediante órdenes de pedido, por lo que es obligatorio por parte del (la) contratista la confirmación y aprobación de las mismas en un plazo máximo de 2 días hábiles.

El plazo de entrega empieza a regir a partir del momento en que se envía en el SDU la orden de pedido al contratista.

El (la) contratista deberá realizar la solicitud de recepción en el Módulo de Gestión de Recepción del SDU y tramitará el pago conforme lo indicado en el apartado 2.8 de este documento.

2.3 INSPECCIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL CONTRATO

Corresponde al Órgano Fiscalizador aplicar las medidas de control de forma eficiente para garantizar que el objeto contractual se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado, según lo establecido en el artículo 283 RLGCP.

El encargado de la fiscalización del contrato está definido en la Sección II del concurso.

El (la) contratista se encuentra obligado a ofrecer a la Administración las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato.

2.4 OBLIGACIONES ADICIONALES DEL CONTRATISTA

Será responsabilidad del (la) contratista cumplir con todas las disposiciones reglamentarias relativas a la seguridad e higiene de sus trabajos, atendiendo por su cuenta este tipo de obligaciones.

Todo contratista tiene el deber ineludible de cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social derivadas de la prestación de sus servicios.

Corresponde al contratista en forma amplia, total y general, todas las obligaciones y responsabilidades de patrono derivadas del Código de Trabajo de Costa Rica y leyes conexas, y en general del ordenamiento jurídico correspondiente, debiendo cubrir cualquier suma en que resulte condenada en su condición de PATRONO UNICO. En la fase de ejecución contractual, este aspecto será vigilado y exigido en cualquier momento por parte de la unidad encargada de la fiscalización; teniéndose presente que, por ser esta materia de contenido esencial del contrato, su inobservancia será causal por sí misma para dar por resuelta la relación contractual sin responsabilidad alguna para RECOPE. Por tanto, no existirá relación obrero-patronal entre las partes contratantes, ni entre RECOPE y el personal del contratista, ni de los subcontratistas.

De conformidad con lo indicado en la Sección II del concurso, el (la) contratista y sus subcontratistas deberán proveer a todos sus trabajadores de la vestimenta que se defina, según sea la naturaleza de los trabajos a contratar. En caso de no cumplirse esta disposición, no se permitirá el ingreso de los trabajadores del (la) contratista a las instalaciones, eximiendo a RECOPE de toda responsabilidad por las consecuencias que dicha situación genere.

El personal asignado por el (la) contratista deberá sujetarse a los sistemas de control y demás procedimientos administrativos y de seguridad que rigen en RECOPE para visitantes y contratistas. Asimismo, el comportamiento y presentación personal de éstos deberá ser siempre de respeto en acatamiento a las disposiciones emitidas por RECOPE. De igual forma, deberán portar y presentar el carné de identificación de la empresa.

El (la) contratista asumirá los costos por daños en equipos e instalaciones causados por descuido, negligencia o en los casos en que se determine que fue ocasionado por empleados asignados en esta contratación. Además, será responsable por cualquier robo, hurto o daños, que sus empleados cometieran. En este caso RECOPE solicitará la reposición o reparación de los mismos, sin considerar las sanciones legales que se le pueden plantear.

Además, el (la) contratista deberá cumplir las obligaciones dispuestas en el artículo 14 de la LGCP.

2.5 SEGUROS SOBRE EL CONTRATO

El (la) contratista deberá mantener durante la vigencia del contrato los seguros que sean necesarios para cubrir en forma amplia y total, todas las obligaciones y responsabilidades que le corresponden, los cuales deberán estar registrados y ser expedidos por cualquiera de las aseguradoras que cuenten con la respectiva autorización administrativa, emitida por la Superintendencia General de Seguros SUGESE.

Obligatoriamente el (la) contratista deberá contar con una póliza de "Seguro de Riesgos de Trabajo", con motivo de las actividades inherentes a la prestación del servicio, contra las lesiones o muerte que puedan sobrevenir en dicha labor, la cual deberá amparar a su personal y al de sus subcontratistas debidamente autorizados por RECOPE.

Adicionalmente, de considerarse pertinente por parte de RECOPE la suscripción de una póliza que ampare los daños o pérdidas producidas por accidentes durante el desarrollo del contrato, tal condición se indicará en la Sección II del concurso.

El (la) contratista se encuentra obligado a suministrar al Supervisor del Contrato los comprobantes de pago de las pólizas indicadas, quien deberá verificar al inicio de la ejecución contractual, y contra la ejecución de cada pago, la vigencia de las mismas, las que deberán mantenerse vigentes hasta la recepción definitiva de los servicios.

La falta de suscripción, pago, renovación o prórroga de alguna de las pólizas a cargo del (la) contratista dará derecho a no permitir el ingreso o detener la ejecución del contrato hasta que se renueven los requisitos; el atraso que esto ocasione en los plazos de entrega y sus posibles consecuencias será responsabilidad del contratista. Si la situación no se corrige RECOPE podrá resolver el contrato.

2.6 RECLAMOS

RECOPE no aceptará reclamos en el transcurso de los servicios por desconocimiento, ni reconocerá ningún tipo de servicio extra o modificación del plazo de entrega, por una incorrecta o imprecisa delimitación del objeto contractual, o bien, por cualquier inexactitud en las condiciones generales, especiales y técnicas del concurso no detectadas por el oferente, pues se asume que su detección era posible con una adecuada revisión de documentos y la visita al sitio, esto último cuando así se haya indicado en la publicación del concurso.

2.7 PRORROGAS AL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

De conformidad con el artículo 105 de la LGCP y 281 del RLGCP, el plazo contractual podrá ser prorrogado cuando existan demoras ocasionadas por la Administración o causas ajenas al contratista originadas por caso fortuito o fuerza mayor.

El (la) contratista deberá solicitar la prórroga dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo ante el Órgano Fiscalizador, y se seguirá el procedimiento establecido al efecto en la Normativa Interna en Contratación Pública PA-05-12-004.

2.8 FORMA DE PAGO

Para los servicios cotizados en plaza, el pago se efectuará en la moneda en que fue pactada la contratación o en colones, según convenga a los intereses de RECOPE. Tratándose de moneda extranjera será facultativo realizar los pagos en colones.

Los pagos se harán mensualmente contra la prestación de los servicios recibidos de conformidad por RECOPE y serán pagaderos dentro de los treinta (30) días naturales contados a partir de la presentación de la factura, o bien, según la forma de pago que se haya establecido en la Sección II de este documento.

De previo a la realización del pago al contratista, se verificará en el sistema SICERE el estado de éste, y de determinarse que el mismo se encuentre moroso con la CCSS, RECOPE en caso de tener pagos pendientes a su favor, girará dichos recursos directamente a la CCSS. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, RECOPE le hará entrega del mismo. Lo anterior, de conformidad con el artículo 74 de la Ley denominada “Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS”.

RECOPE efectuará los pagos mediante transferencia bancaria, por lo que el (la) oferente debe indicar en su propuesta la entidad bancaria, el número de cuenta cliente o cuenta IBAN y el tipo de cuenta ya sea corriente o electrónica/ahorros de colones o de dólares.

Cuando se trate de oferentes domiciliados en el exterior, para todo pago se seguirán las normas y costumbres del comercio internacional y el artículo 49 de la Ley N°7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

Cuando el (la) oferente sea del extranjero, y solicite como medio de pago la carta de crédito, RECOPE procederá a realizar las aperturas únicamente con los bancos corresponsales de primer orden que resulten de su libre elección y a su mejor criterio, según las disponibilidades de corresponsalía por parte del banco emisor. Por tanto, cualquier pretensión del (la) oferente respecto a la designación de bancos específicos en el exterior, con los cuales se le tramita el pago, no supondrá compromiso alguno para RECOPE. La carta de crédito se abrirá directamente al contratista, puesto que RECOPE no acepta hacer pagos a terceros. Para adjudicaciones inferiores a los diez mil dólares ($10,000.00) no se aceptará como forma de pago la carta de crédito, dado que los costos administrativos y financieros de dicho trámite no resultan rentables para RECOPE. Sin embargo, de requerir el (la) oferente contratista una carta de crédito por un monto inferior al indicado, éste deberá cubrir la totalidad de los gastos, tanto locales como del exterior, inherentes a ese mecanismo de pago.

Para todo pago al exterior el (la) contratista correrá con las comisiones y gastos fuera de Costa Rica, y las comisiones locales correrán por cuenta de RECOPE, con excepción de lo indicado anteriormente.

Cuando en la oferta se presente como forma de pago la transferencia electrónica
o cualquier modalidad de crédito, el (la) oferente deberá indicar como mínimo, para la efectividad del pago, su nombre y dirección, el nombre y dirección de la entidad bancaria, el número de cuenta correspondiente y el número de referencia de SWIFT, IBAN, ABA.

2.9 TRÁMITE DE PAGO

Para el trámite de pago la factura electrónica deberá gestionarla el (la) contratista a través del Módulo de Solicitud de Pago en el SDU, remitirla al correo factura@recope.go.cr, así como a los indicados en el documento mediante el cual el Departamento de Contratación de Bienes y Servicios comunica el pedido, debiendo contener en la misma el detalle claro de los servicios prestados y el número del pedido dado por la Administración, con el fin de iniciar el trámite de pago correspondiente. No obstante, en caso de rechazo de la factura, la Unidad Solicitante lo comunicará a través del SDU.

Para la efectividad del pago, y en caso de que las condiciones del contrato así lo demanden, el (la) contratista deberá presentar además ante la Unidad Solicitante, la siguiente documentación:

✔ Cuando así se determine, los informes de avance o informes finales establecidos.
✔ Planillas de la Caja Costarricense de Seguro Social, cuando el (la) contratista ostente la condición de patrono, o trabajador independiente, cuando así resulta aplicable.
✔ Comprobante de las pólizas descritas en el apartado 2.4 de este documento y la Sección II del concurso, cuando así resulta aplicable.
✔ Factura electrónica, según las indicaciones dadas anteriormente.

En caso de omisión de alguno de estos requisitos no se procederá con el pago hasta que se subsane el mismo.

Para la transmisión de derechos de crédito y cobro, RECOPE recibirá en cualquier momento los contratos de cesión de derechos de cobro en la siguiente dirección de correo: consultas.tesoreria@recope.go.cr. 

No obstante, de conformidad con el artículo 278 del RLGCP, el documento de cesión de derechos de pago, deberá ser presentado ante la Administración mediante el Sistema Digital Unificado, al momento de gestionar la Solicitud de Pago de la factura y deberá cumplir con los requerimientos del procedimiento “Requisitos para trámite cesión de facturas por parte de proveedores de RECOPE a terceros”, que se encuentra visible en el siguiente enlace: https://www.recope.go.cr/contrataciones/tramites-cobros-facturas/ 

El cesionario asume el riesgo del no pago de la obligación por parte de la Administración, cuando se determinen multas o cláusulas penales para resarcir los incumplimientos del contratista.

Adicionalmente, el pago al cesionario podrá hacerse efectivo siempre y cuando se satisfagan todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y el contrato respectivo.

2.10 CLÁUSULA PENAL Y DEFECTUOSA EJECUCIÓN

Cuando hubiere atraso en la entrega del objeto contractual por causas imputables al contratista, se hará acreedor a la aplicación de la cláusula penal, según el porcentaje o cuantía establecido en el pliego de condiciones del concurso. La penalización se aplicará por cada día natural de atraso hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%). En caso de que se haya pactado la contratación en moneda extranjera, las multas que se apliquen se calcularán en la moneda en que fue presentada la oferta.

Los montos por imputación de la mora se deducirán de la factura correspondiente. Si resultare insuficiente del monto pendiente a facturar, se adoptarán las medidas que resulten necesarias para su reintegro, lo anterior de conformidad con lo establecido en los artículos 46 y 47 de la LGCP y 117 del RLGCP.

Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el monto máximo para el cobro de multas se considerará sobre el valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones.

La ejecución de la cláusula penal por demora no exime al contratista de la indemnización a RECOPE por los daños y perjuicios que hayan sido ocasionados a la Administración y que fueran debidamente acreditados.

Los incumplimientos que se presenten en la ejecución contractual serán valorados al amparo de lo establecido en el Titulo VI, Capítulo I de la LGCP.

Para contratos de servicios continuados, donde la cláusula penal se torna inaplicable ya que no se puede dar una mora en la ejecución contractual, a la luz de las disposiciones contempladas en los artículos 46 y 47 de la LGCP, se podrá establecer multas por defectuosa ejecución contractual, las cuales estarían definidas en la Sección II de este documento.

2.11 EMBARGOS JUDICIALES

El (la) contratista estará obligado a levantar por su propia cuenta los embargos judiciales que llegaran a decretarse en su contra por cualquier motivo, parcial o totalmente, sobre los derechos objeto de esta contratación; lo anterior, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles después de hecha la notificación judicial respectiva. El no atender la prevención que RECOPE formule, a través del Órgano Fiscalizador, y dentro del término que al efecto le confiera, facultará a RECOPE a tomar acciones que garanticen la satisfacción del interés público.

En cumplimiento de la Ley y de la Directriz DPJ-002-2025 de la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, se informa que RECOPE inscribió en el Registro de Personas del Registro Nacional el siguiente correo electrónico para recibir notificaciones judiciales y administrativas: notificaciones@recope.go.cr. 

2.12 MANTENIMIENTO DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO DE LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS

En las contrataciones de servicios, cuando se demuestren variaciones en los precios de los costos directos e indirectos, estrictamente relacionados con el objeto del contrato, la Administración revisará los precios, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, a efecto de mantener el equilibrio económico del contrato.

Para la revisión de los precios aplicará lo regulado en el Decreto Ejecutivo 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, “Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios".

Los índices a que hace referencia la fórmula que resulte aplicable conforme a lo regulado en dicho reglamento, deberán ser los más estrechamente vinculados con la actividad objeto de la contratación.

El (la) contratista debe gestionar la solicitud del mantenimiento del equilibrio económico del contrato mediante el SDU.

2.13 ANTICORRUPCIÓN Y PREVENCIÓN DE FRAUDE, CÓDIGO Y POLÍTICAS EMPRESARIALES

Se establecen las siguientes disposiciones que resultan aplicables a los procedimientos de contratación pública en el desarrollo de todas sus etapas.

2.13.1 ACTOS DE CORRUPCIÓN

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación de no incurrir directa o indirectamente en actos de corrupción, con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato.

Para los efectos de esta cláusula, se entenderá que los agentes indirectos de quienes se puede valer el (la) oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el (la) oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción. Asimismo, la figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario (a), o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación. Se consideran actos de corrupción los siguientes:

a. El requerimiento o la aceptación por un funcionario (a) de RECOPE de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos, como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente, directa o indirectamente, de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.

b. El ofrecimiento o el otorgamiento que hagan, directa o indirectamente, las personas que participen en el presente proceso de contratación, a un funcionario de RECOPE, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos, como favores, promesas o ventajas para el (la) funcionario (a) o para otra persona o entidad, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.

c. La realización por parte de un funcionario(a) de RECOPE, de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios indebidos para sí mismo o para un tercero.

d. El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.

e. La participación como autor, co-autor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.

f. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto disponen el Código Penal y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública N°8422.

g. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto dispone lo establecido en el régimen de prohibiciones regulado en el capítulo V de la LGCP y lo establecido en los artículos 119 y 125 de la LGCP.

2.13.2 PREVENCIÓN DE FRAUDE

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación de garantizar el origen lícito de sus fondos. Deben estar conscientes de que no participan en actividades de lavado de activos, bienes o legitimación de capitales. Entiéndase la Legitimación de Capitales como el proceso donde se disfraza la fuente ilegal, destino o uso, de bienes o fondos producto de actividades ilegales, que mediante diversos medios son integrados a la economía de un país con el fin de darles una “Apariencia Legítima”.

Asimismo, los (las) participantes en el presente proceso de contratación garantizan que no financian, ni financiarán al terrorismo, directa o indirectamente, cuando por cualquier medio voluntariamente se provea, aporte o recolecte medios, fondos, recursos financieros o económicos o servicios financieros o servicios conexos o de cualquier naturaleza, sean de origen lícito o ilícito, con la finalidad de cometer cualquiera de los actos relacionados al delito de terrorismo, la realización de sus fines o asegurar la existencia de un grupo terrorista o terroristas individuales.

Cuando RECOPE o una autoridad judicial costarricense o del extranjero, previa aplicación del debido proceso compruebe la realización de un acto de corrupción, fraude o financiamiento al terrorismo, por parte de un oferente o contratista, según sea el caso, éste estará sujeto a las indemnizaciones o cualquier sanción de naturaleza civil administrativa para resarcir los daños económicos ocasionados a RECOPE.

Con la sola presentación de la oferta, los participantes en el proceso de contratación admiten la facultad de RECOPE de ejecutar el cobro de las indemnizaciones en Costa Rica o en cualquier otra jurisdicción. Lo anterior, aplica también para oferentes que participen de forma consorciada o conjunta y aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen.

Esta cláusula tiene como referencias la Convención Interamericana Contra la Corrupción, aprobada por Costa Rica mediante la Ley N°7670, el Convenio de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobado por Costa Rica mediante la Ley N°8557, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública N°8422, la Ley Contra la Delincuencia Organizada N°8754 y la Ley para sancionar el apoderamiento y la introducción ilegal de los combustibles derivados del petróleo y sus mezclas N°9853, por lo que, cuando sea necesario, la aplicación de esta cláusula debe interpretarse o integrarse según lo que disponen dichas normas. Con la presentación de la oferta, el (la) oferente acepta sin restricción la presente cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual.

2.13.3 CÓDIGO Y POLÍTICAS EMPRESARIALES

Las personas participantes en el procedimiento de contratación y en la ejecución contractual, reconocen, aceptan y se obligan a cumplir el contenido de las siguientes políticas empresariales de RECOPE, siendo de acatamiento obligatorio para cualquier oferente o contratista:

• Código de Ética y Conducta de RECOPE
• Política de Gestión de Ética y Anticorrupción PE-05-18-029
• Política de Conflictos de Interés PE-05-18-036
• Política de Seguridad de la Información PE-05-08-015

Los (las) oferentes y contratistas entienden que están en la obligación de denunciar ante cualquier autoridad competente toda conducta antiética, situación irregular o conducta que pueda generar un potencial conflicto de interés entre sus propios trabajadores, subcontratistas o el personal de RECOPE. Cualquier omisión sobre lo descrito se considerará como un incumplimiento contractual sujeto al proceso de resolución contractual y cualquier otro proceso legal que corresponda para el caso en específico.

Asimismo, los (las) oferentes y contratistas entienden que están en la obligación de velar por la protección de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información, uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida de la información propiedad de RECOPE o de terceras personas que se encuentre en manos de RECOPE. Lo anterior implica que los oferentes y contratistas son responsables sobre los mecanismos de gestión que implementen para garantizar el resguardo de la información de RECOPE o terceros, en apego a la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales N°8968. El no acatamiento de lo contenido en esta cláusula se considerará como un incumplimiento contractual y dará lugar al proceso de resolución contractual.

Los documentos citados están disponibles en el siguiente link https://www.recope.go.cr/transparencia/politicas-empresariales/ 

Por último, ante la presencia de un incumplimiento de las conductas estipuladas en el Código de Ética y Conducta de RECOPE, las denuncias pueden presentarse directamente ante el correo electrónico confidencial contraloria@recope.go.cr, o bien, podrán ser presentadas ante la Auditoría Interna, mediante el correo auditoria.servicios@recope.go.cr.”. 

2.14 OTRAS CONDICIONES:

● COMO COMPLEMENTO AL APARTADO 1.8 DE ESTE DOCUMENTO, PARA EFECTO DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS COMPLEMÉNTESE DE LA SIGUIENTE FORMA:

La razonabilidad del precio de los servicios se determinará conforme las disposiciones dadas en el artículo 44 del RLGCP. Para la determinación de los porcentajes de desviación se incluirán dos decimales en los valores resultantes, que formarán parte del análisis económico que se efectúe.

● ACCIONES NORMAS INTEG: 38

Los contratistas deberán asistir a las capacitaciones o entrenamientos a los cuales RECOPE le convoque con el propósito de mejorar su desempeño en ámbitos de calidad, desarrollo sostenible u otros, y de informar sobre las mejores prácticas existentes.

● SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

RECOPE cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), basado en la norma ISO 27001:2022, el cual complementa la Política de Seguridad de la Información y el Manual de Directrices en materia de Seguridad de la Información vigentes en la empresa; motivo por el cual, el contratista deberá cumplir con los lineamientos establecidos en los controles existentes para la ejecución de sus labores, independientemente del alcance y tipo de contratación a cumplir.

● INFRACCIONES A LA LEY DE MARCAS Y OTROS SIGNOS DISTINTIVOS, LEY N° 7978.

Los proveedores oferentes y contratistas deberán abstenerse de utilizar el nombre comercial, marca, emblemas, logotipos o cualquier otro signo distintivo propiedad de RECOPE, en cualquier tipo de documentación (física o digital), incluyendo las ofertas, los documentos anexos a estas, en la denominación de los Acuerdos Consorciales, en la identificación y numeración de los oficios del proyecto, así como cualquier tipo de comunicación o correspondencia que se genere durante el estudio de ofertas, presentación de acciones recursivas y formalización contractual, prohibición que persistirá inclusive, durante la etapa de ejecución contractual y hasta la recepción final. Lo anterior, a efectos de evitar incurrir en infracciones a la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Ley N° 7978.

● FACTURA ELECTRONICA

El Sistema TRIBU-CR desarrollado por la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda, obliga al uso de la versión 4.4 de los códigos de actividad económica CIIU4 y, por tanto, el nuevo código para RECOPE es 1920.0 “Fabricación de los productos de la refinería del petróleo”. Esta actualización exige que los proveedores de bienes y servicios de la empresa utilicen el código: 1920.0 Fabricación de los productos de la refinería del petróleo en las facturas digitales emitidas a RECOPE.

1. CONDICIONES GENERALES

1.1. REQUISITOS DE LA OFERTA ELECTRÓNICA

Será oferente toda aquella persona que presente su oferta en forma electrónica por medio del SDU, actuando por sí mismo o por medio de un representante.

A continuación, se describen los aspectos generales que deben ser considerados para la presentación de la oferta considerar el (la) oferente en la presentación de la oferta.

1.1.1. Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el SDU. La misma debe estar redactada en idioma español, y ser suscrita por el (la) oferente o su representante legal mediante firma digital certificada.

La información técnica o complementaria y demás anexos deben presentarse en forma electrónica y estar en idioma español, o bien, podrán presentarse en inglés con traducción libre al español. No obstante, de no estar disponible en documento electrónico se debe incluir como un archivo en PDF o GIF.

1.1.2. Quien oferte de participar el (la) oferente quien oferte bajo un esquema de consorcio, deberá incluir el acuerdo consorcial respectivo, el cual deberá contener al menos los aspectos señalados en el artículo 130 del RLGCP y la oferta debe ser firmada por el (los) representante(s) legal(es) del consorcio designado(s) en dicho acuerdo.

1.1.3. Las unidades de medida deben expresarse en el Sistema Internacional de Unidades, basado en el Sistema Métrico Decimal.

1.1.4. Todo (a) oferente deberá estar al día en el pago de las cuotas obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, cuya condición será verificada a través del SDU. Cuando el (la) oferente mantenga un arreglo de pago aprobado por esa institución, deberá presentar junto con la oferta la certificación correspondiente vigente al momento de la apertura de la oferta.

Para el caso de proveedor extranjero, de no estar inscrito ante la Caja Costarricense del Seguro Social, así deberá indicarlo expresamente, justificando las razones por las cuales no forma parte de dicho régimen.

1.1.5. Para el caso de las obligaciones del (la) oferente previstas en el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), Ley N°5662, la verificación la realizará RECOPE a través de la página web www.fodesaf.go.cr o en su defecto, a través del SDU.

1.1.6. El (la) oferente que disponga de un “Modelo de organización, prevención de delitos, gestión y control” bajo los términos establecidos a partir del artículo 6 y siguientes de la Ley N°9699 “Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos”, deberá rendir una declaración jurada acreditando que cuenta con dicho modelo.

1.1.7. La oferta alternativa será considerada cuando así sea permitida en el SDU, seleccionando el campo “Tipo de Oferta”, la opción “Alternativa” y registrándose en el módulo correspondiente; de no ser así, no será considerada para análisis.

La oferta alternativa es una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad.

1.1.8. El (la) oferente, para la identificación del servicio a cotizar, debe utilizar como base el código del producto del catálogo del SDU; no obstante, debe detallar ampliamente las especificaciones técnicas necesarias y suficientes que describen el objeto.

1.1.9. Si la oferta incluye subcontratos, el (la) oferente deberá adjuntar un listado de subcontratación, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 de la LGCP. RECOPE consultará en el SDU las declaraciones a través del Registro de Proveedores. El subcontratista deberá manifestar en un documento adjunto a la oferta, que la información contenida en las declaraciones juradas presentadas en el citado registro se mantiene invariable.

1.1.10. Las empresas consultoras y asociaciones de profesionales, sean éstas nacionales o extranjeras, que ofrezcan un servicio profesional en el cual su alcance o parte de éste se relacione con las diversas disciplinas comprendidas en los campos de las ciencias económicas, deberán contar entre su personal técnico, o tener como representante, por lo menos a un miembro activo del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica; lo anterior, de conformidad con el artículo 22 de la Ley número 7105. En la oferta se deberá incluir una certificación de inscripción de dicho Colegio por parte del oferente; para el equipo técnico se verificará este requisito en la ejecución contractual.

1.2. VISITA AL SITIO

De haberse indicado dentro de las condiciones de la presente contratación visita al sitio, con el objetivo de hacer un reconocimiento general, resultará aplicable el presente apartado.

Los interesados deberán presentarse según el día, hora y lugar establecido en el SDU.

Las personas que se hagan presentes deberán llevar la vestimenta obligatoria para ingresar a las instalaciones operativas de RECOPE, las cuales consisten en: casco, zapatos de seguridad, camisa 100% algodón, chaleco reflectivo y pantalón de mezclilla. Se aceptarán como máximo dos representantes de cada una de las empresas que tengan interés en participar.

El (la) representante designado por RECOPE levantará el listado de los participantes de la visita, en un documento el cual firmará digitalmente. Este documento deberá ser remitido al correo electrónico del analista designado por la Dirección de Proveeduría para llevar el proceso, a efecto de ser incorporado al expediente electrónico.

Los comentarios y manifestaciones que hagan los potenciales oferentes únicamente serán considerados cuando sean canalizados según lo establecido en el Apartado 1.4 según los plazos establecidos en el artículo 93 del RLGCP.

RECOPE no asumirá ningún tipo de responsabilidad frente al contratista ante reclamos sustentados en las condiciones propias del sitio, debido a la no asistencia a la visita al sitio, o que, aun asistiendo a ella, no fueran considerados en la oferta y que resultaran de evidente constatación.

1.3. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y SOLICITUDES DE PRÓRROGA

La formulación de consultas y solicitudes de prórroga en el plazo para la recepción de la oferta, deben plantearse a través del SDU, dentro del plazo otorgado para tal efecto, de conformidad con lo regulado en el artículo 93 del RLGCP.

Si durante el período de formulación de la oferta, el interesado llegara a advertir incompletez del objeto o bien dificultades en el desempeño o funcionalidad del objeto contractual, debe indicarlo dentro de los plazos previstos en el SDU. De no hacerlo, no podrá invocar esa circunstancia como eximente de responsabilidad en la fase de ejecución contractual.

1.4. PRECIO DE LA OFERTA

En el apartado “Oferta Económica” del SDU, debe indicar el costo de las líneas que conforman las diferentes partidas. Los precios pueden ser expresados en colones costarricenses, dólares de los Estados Unidos de América, o en cualquier otra moneda, y se tendrán por ciertos y definitivos.

El (la) oferente debe presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales, de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la LGCP. Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura de precio presentada, prevalecerán los valores absolutos.

Dicha estructura del precio detallará al menos los siguientes componentes: costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos, aportando además la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

De no existir un índice oficial para los costos directos, se deberá advertir así en la oferta y aportar la documentación pertinente para la aplicación del método contemplado en los artículos 107 y 109 del RLGCP. De no existir un índice oficial para los costos indirectos, se deberá advertir así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para la revisión de dicho costo. Lo anterior de conformidad con el artículo 102 del RLGCP.

El (la) oferente debe incorporar en el precio de la oferta el desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, y demás impuestos del mercado local que los afecte, tal y como se define en la estructura de la oferta en el SDU, detallando en el campo de Impuestos el monto que corresponda a este rubro según su naturaleza. Igualmente, en caso de resultar adjudicatario no podrá aducir desconocimiento de los tributos que afectan el contrato ni efectuar reclamos posteriores a RECOPE por este aspecto.

Para la contratación de servicios continuados que incluyan eventuales prórrogas, el precio unitario cotizado debe ser por el primer período que se pretende contratar, ya que el monto de los períodos restantes será determinado mediante el mecanismo establecido en el apartado 2.12 de este documento. El monto estimado que se indica en la invitación es informativo y el mismo está basado en los consumos históricos, además corresponde únicamente al periodo que se pretende contratar, sin considerar las eventuales prórrogas.

Para el caso de oferente extranjero, el precio debe considerar las disposiciones que contempla la legislación costarricense en materia de impuestos, concretamente en la Ley N° 7092 y sus reformas, del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, en especial lo indicado en el artículo 59 de dicha Ley, sobre el impuesto de las remesas al exterior.

1.5. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y APERTURA DE OFERTAS

La oferta deberá atender las regulaciones dadas en los artículos 16 y 48 LGCP y presentarse considerando las condiciones establecidas en los artículos 119 y 120 de su Reglamento.

1.6. OBSERVACIONES Y ACLARACIONES A LAS OFERTAS

El (la) oferente, de conformidad con lo establecido en los artículos 119 y 120 del RLGCP, dispondrá del plazo establecido en el pliego de condiciones para presentar las observaciones posteriores apertura de las ofertas, únicamente a través del SDU. Asimismo, dentro de este plazo, el (la) oferente podrá remitir aclaraciones a su oferta, las cuales podrán ser consideradas en el estudio de la misma, en tanto no impliquen o signifiquen en manera alguna, modificación en sus elementos esenciales.

RECOPE se reserva el derecho de solicitar por medio del SDU, las aclaraciones o subsanaciones a las ofertas que considere necesarias para efectos de estudio y evaluación. La respuesta a las mismas deberá ser remitida dentro del plazo definido en el SDU; de no atender la prevención dentro del plazo definido, caducará la facultad del (la) oferente para realizarlo en un momento posterior, conforme lo regula el artículo 50 de la LGCP y 134 del RLGCP, y se procederá con la descalificación de la oferta siempre que la naturaleza del defecto así lo amerite.

Respecto a las mejoras, ventajas y descuentos que sean sometidas por el oferente después de la apertura respectiva, éstos no serán tomados en cuenta en la valoración y comparación de la propuesta, pero obligarán a quienes las formule una vez firme la adjudicación.

Las gestiones que no se realicen a través del SDU, no serán atendidas por RECOPE.

1.7. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA OFERTA

La oferta será analizada independientemente para cada uno de los aspectos que se señalan a continuación. En caso de que no satisfaga cualquiera de estos aspectos, será considerada como incumpliente y no sujeta de adjudicación, así:

1.7.1. Admisibilidad legal: se determinará mediante un análisis de los aspectos formales de la oferta. Si en el análisis preliminar la oferta presenta defectos que la torne manifiestamente improcedentes, generará su inadmisibilidad al concurso y no será considerada en el análisis de los demás aspectos.

1.7.2. Admisibilidad técnica: estará dada por el cumplimiento de todas las condiciones técnicas que se definan en la Sección II de este documento, así como de los criterios de compra pública estratégica (criterios sociales, económicos, ambientales, culturales, de calidad y de innovación) que se definan en dicha sección, si así resultan aplicables.

1.7.3. Factores de evaluación: de considerarse pertinente, en la Sección II de este documento se podrán establecer otros factores de evaluación diferentes al precio, así como los parámetros y rangos de evaluación para la valoración de la oferta, los cuales serán aplicados a las ofertas que resulten admisibles legal y técnicamente. Asimismo, podrá definirse una calificación mínima, a partir de la cual los (las) oferentes serán susceptibles de adjudicación. Los criterios serán aplicados a las partidas que así se definan. De no definirse otros factores, las ofertas serán evaluadas exclusivamente con base en el precio comparativo.

1.7.4. Precio comparativo: de resultar cumpliente con la admisibilidad legal y técnica, se deberá determinar el precio comparativo, el cual tiene como fin establecer una misma base de comparación de todas las propuestas.

Dada la modalidad contractual utilizada para la presente contratación, para efectos de determinar una misma base de precio comparativo de todas las propuestas, se tomará el precio unitario ofertado por los consumos proyectados, siendo que el resultado total por partida será considerado para esos efectos.

Para tal efecto, se utilizará el tipo de cambio de referencia de venta que reporte el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de la oferta, el cual está visible en el SDU.

Así mismo, RECOPE para el (la) oferente que proponga como mecanismo de pago la carta de crédito, incrementará en un 0,5% el precio cotizado. Si se propone cualquier otra forma de pago el precio cotizado será la base para la comparación económica de la oferta.

Producto del análisis de los aspectos definidos en los puntos anteriores, se debe establecer un orden descendente para los oferentes que resulten elegibles.

La razonabilidad del precio de los servicios se determinará conforme las disposiciones dadas en el artículo 44 del RLGCP.

Las observaciones que realicen los oferentes sobre los estudios que se generen durante los procedimientos de contratación, serán valoradas en lo pertinente, no siendo necesaria una indicación expresa de ellas. Por su naturaleza de actos preparatorios estos informes no tendrán recurso de ninguna clase y solo serán impugnables en conjunto con el acto final.

1.8. ACTO FINAL

El acto final, ya sea una adjudicación, declaratoria de desierto o de infructuoso, será una decisión adoptada por el nivel de competencia correspondiente, motivada en los estudios de las ofertas.

En caso de adjudicación, la misma recaerá sobre la oferta de mayor conveniencia para RECOPE, la cual será aquella técnica y legalmente admisible, que obtenga la mayor calificación total en los factores de evaluación, y haya superado la calificación mínima, cuando así se haya definido.

Ahora bien, de darse un empate entre dos o más oferentes, entendiéndose éste cuando el puntaje total asignado obtenido por dos o más oferentes sean iguales, considerando hasta las centésimas de puntos en el valor obtenido, para la determinación del (la) oferente adjudicatario, conforme al artículo 97 del RLGCP, se asignará los siguientes puntajes adicionales a las PYMES que hayan demostrado su condición según lo regulado en los artículos 32 y 97 del RLGCP, así:

● PYMES por objeto y por regiones de industria 5 puntos
● PYMES por objeto y por regiones de servicio o agropecuaria 5 puntos
● PYMES por objeto y por regiones de comercio 2 puntos

De continuar el empate, se considerará el (la) oferente que se encuentre certificado en la Norma ISO 14001.

En caso de mantenerse el empate y tratándose de personas jurídicas, la adjudicación recaerá sobre el (la) oferente que demuestre tener implementado un “Modelo de organización, prevención de delitos, gestión y control” bajo los términos establecidos a partir del artículo 6 y siguientes de la Ley N°9699 “Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos”.

Si continúa el empate, de conformidad con lo establecido en el artículo 97 del RLGCP, se procederá a convocar a los oferentes involucrados y lo definirá la suerte para determinar la oferta ganadora.

El acto final se dictará como máximo, en el doble del plazo otorgado para la recepción de ofertas, incluyendo en ese cálculo las prórrogas otorgadas. El plazo se contará a partir del día hábil siguiente a la apertura de las ofertas.

RECOPE se reserva la facultad discrecional de adjudicar parcialmente una misma línea o partida.

1.9. CADUCIDAD DEL PROCEDIMIENTO

Transcurrido el plazo dispuesto en el artículo 51 de la LGCP y no se haya emitido el primer acto final del procedimiento de contratación, se procederá a dictar la caducidad del procedimiento, atendiendo las disposiciones establecidas en la Normativa Interna en Contratación Pública PA-05-12-004.

1.10. REQUISITOS PARA LA FORMALIZACIÓN

1.10.1. Acreditación de la existencia

Posterior a la firmeza del acto de adjudicación, la Administración procederá con la validación de la capacidad de actuación del adjudicatario mediante el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER) en la dirección electrónica www.sicop.go.cr , Mapa del Sitio, Registro SER. Es responsabilidad del (la) oferente mantener vigente la información contenida en el SER, de lo contrario se emplazará al adjudicatario para que, a más tardar al día hábil siguiente de la solicitud, realice la actualización correspondiente.

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 272 del RLGCP y dado la complejidad que reviste la acreditación de la existencia de una empresa extranjera, se otorga un plazo de ocho (08) hábiles posteriores a la firmeza del acto. Para tal efecto, en caso de resultar necesario, deberá presentar los documentos legales idóneos mediante los cuales se acredite la existencia y representación de la sociedad en el país de origen. Toda la documentación que se presente deberá estar debidamente legalizada por los medios consulares respectivos. En caso de que la empresa extranjera se encuentre domiciliada en alguno de los países adheridos al Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961 (Convenio de Apostilla), podrá presentar la documentación debidamente apostillada. En ambos casos deberán presentarse los documentos digitales correspondientes.

Las empresas extranjeras que participen dentro de un Consorcio, en caso de resultar necesario, deberán aportar la documentación señalada en el párrafo anterior; igual disposición aplicará para el caso de las sucursales, cuya disposición también deberá ser satisfecha por la casa matriz.

1.10.2. Garantía de Cumplimiento

De conformidad con lo regulado en el artículo 110 del RLGCP, la garantía de cumplimiento aplicará únicamente para las licitaciones menores y mayores, y debe rendirse conforme lo establecido en el artículo 111 del RLGCP y a través del SDU.

Ponderando el interés público inmerso en los procesos de contratación que gestiona RECOPE, y a efectos de prevenir daños mayores llegada la eventualidad, en donde se requerirá de una pronta y eficiente ejecución de las garantías que se rindan para la presente contratación, sin remisión a normativas ajenas que entraben el proceso; para este concurso no se aceptarán garantías emitidas por empresas aseguradoras.

Las garantías que se rindan en dinero en efectivo deberán tramitarse a través de SDU, a las cuentas habilitadas para tal efecto.

Quien resulte adjudicatario (a) dispondrá de 10 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación para rendir la correspondiente garantía de cumplimiento, por el porcentaje o cuantía y vigencia establecida en el SDU; además, deberán observarse los demás requisitos y condiciones que al respecto establece la LGCP y su Reglamento.

Los plazos de vigencia de la garantía de cumplimiento se contabilizarán a partir del recibo a satisfacción de dicho aval ante RECOPE.

Si se trata de ofertas en consorcio deberá presentarse una garantía. Asimismo, en razón de la responsabilidad solidaria de las firmas consorciadas, el aval deberá garantizar a todas ellas por la totalidad del monto adjudicado.

La garantía de cumplimiento puede rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta establecido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento en que se registre el pago de la misma en el SDU. El (la) contratista estará obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.

La Administración está facultada a ejecutar la garantía de cumplimiento si una vez formalizado el contrato y comunicada la orden de inicio, no se inicia la ejecución contractual.

La garantía de cumplimiento podrá ser ajustada parcialmente, ante solicitud del contratista, en proporción a la parte ya ejecutada, siempre y cuando se trate de servicios independientes entre sí, y que no imposibiliten la satisfacción del interés público perseguido en la presente contratación.

1.10.3. Presupuesto detallado

De conformidad con lo regulado en el artículo 42 de la LGCP, el adjudicatario deberá presentar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación el presupuesto detallado. Dicho presupuesto deberá ser concordante con la estructura del precio definida en el pliego de condiciones, tanto en valores absolutos como en la o las monedas en que cotizó su precio.

1.10.4. Patente Municipal

El adjudicatario deberá estar al día en el pago de la patente municipal, cuya condición será verificada a través del SDU, según la legislación que regula este tipo de impuesto.

1.11. FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre RECOPE y el (la) contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza y la garantía de cumplimiento sea válidamente otorgada, cuando esta resulte aplicable para el proceso de contratación.

El instrumento de formalización lo constituirá el contrato generado en el SDU, el cual, deberá ser suscrito por el representante legal del adjudicatario y será refrendado internamente.

No obstante lo anterior, RECOPE se reserva la facultad de establecer adicionalmente para la formalización, la suscripción de un contrato rubricado por las partes, en cuyo caso, la Asesoría Jurídica de RECOPE comunicará al adjudicatario, el día en que deberá suscribir el contrato.

Una vez refrendado el contrato, RECOPE notificará al contratista la orden de inicio.

1.12. INSUBSISTENCIA DEL ACTO DE ADJUDICACIÓN

El acto de adjudicación será declarado insubsistente y la Administración estará facultada para readjudicarlo de forma inmediata, cuando se presente alguna de las causales reguladas en el artículo 52 de la LGCP.