S.E- Contratación Directa de Escasa Cuantía Adquisición de químicos de uso común en lodos (DG-2341-2026)

1. DECLARACIONES JURADAS:

1.1 Con la oferta se deben presentar las declaraciones juradas y certificaciones establecidas en: (Ver Anexo # 1). Según lo indicado en el Artículo 52° Reglamento al Título II de la Ley 8660.

2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD DEL OFERENTE:

Los oferentes deberán presentar junto con la oferta los siguientes documentos:

2.1 Todo oferente deberá suministrar la información técnica mediante fichas técnicas, catálogos, afiches y/o manuales, que permita su análisis, estudio comparativo y verificación del cumplimiento de lo ofertado, para efectos de adjudicación, haciendo referencia a cada ítem solicitado. Cuando lo considere necesario, el ICE se reserva el derecho de solicitar información adicional para verificar el cumplimiento de todos los extremos de las especificaciones y requisitos solicitados en el cartel. Toda información técnica deberá ser en idioma español o en su defecto del idioma inglés con traducción libre al español de su texto (Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones y sus reformas Artículo 49).

2.2 Todos los productos químicos deben contar con su respectiva ficha de datos seguridad (FDS) según fecha de registro del producto ante el Ministerio de Salud en español con sus 16 apartados según lo indica el decreto 28113 (Anexo # 9) Reglamento Técnico 478:2015 “Productos químicos. Productos químicos peligrosos, registro, importación y control” (Anexo # 8). Todas las sustancias químicas deben contar con las Fichas de Seguridad en idioma español. La ficha de datos de seguridad (FDS): referencia técnica del producto, deberá cumplir con la información establecida en el Sistema Globalmente Armonizado y no tener más de cinco años de emitida o de su última revisión.
El contenido de la Ficha de Datos de Seguridad se indica en el (Anexo # 8) “Reglamento Técnico 478:2015” y la guía para su elaboración y especificación del contenido se ubica en el (Anexo # 10) del Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (SGA).

ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO O TÉCNICAS

Partida N° 1.

LINEA N° 1 - CÓDIGO: 41116105 - 92481255

DESCRIPCIÓN ATRIBUTO	VALOR ATRIBUTO
CARACTERISTICAS	Humedad no mayor a 1,5% Porcentaje retenido en malla 100 no mayor a 4%
TIPO DE EMPAQUE	Sacos o bolsas de papel o plástico.
ESTADO	Polvo

LINEA N° 2 - CÓDIGO: 12352316 – 92457163

DESCRIPCIÓN ATRIBUTO	VALOR ATRIBUTO
ESTADO	En escamas o esferas.
EMPAQUE	Sacos o bolsas de papel o plástico.

LINEA N° 3 - CÓDIGO: 12352302 – 92196394

DESCRIPCIÓN ATRIBUTO	VALOR ATRIBUTO
EMPAQUE	Sacos o bolsas de papel o plástico.

LINEA N° 4 - CÓDIGO: 12352302 – 92196098

DESCRIPCIÓN ATRIBUTO	VALOR ATRIBUTO
EMPAQUE	Sacos o bolsas de papel o plástico.

REQUISITO TECNICO:

1. Para los productos cuya presentación de referencia se indique en kilogramos, los oferentes podrán ofertar en empaques con un peso unitario entre 10 kg y 25 kg.

Para los productos que cuenten con una presentación específica establecida en el cartel, se admitirán empaques diferentes a los solicitados, siempre que cada empaque no supere los 25 kg. El oferente deberá ajustar la cantidad ofertada de manera que la cantidad total cotizada en kilogramos sea equivalente a la cantidad requerida en la presentación de referencia, sin afectar la cantidad total solicitado por la Administración.

2. Para el item No 3, el valor de pureza es mínimo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato correspondiente a los presupuestos de los años futuros la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la dependencia se compromete a dotar el debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.
La composición presupuestaria se distribuye de la siguiente manera:

Periodo 2027 por un monto de 15 638 873,00 CRC

1. CRITERIOS SOSTENIBLES:

1.1 Todo oferente debe de presentar declaración jurada de cumplimiento indicando que en caso de resultar contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

2. CRITERIOS AMBIENTALES:

2.1. Todo oferente debe presentar con su oferta declaración jurada de los siguiente criterios ambientales:

2.1.1 Transporte al momento de la compra, productos que generen residuos peligrosos: El contratista debe asumir la responsabilidad administrativa, civil y penal por los residuos generados en caso de contingencia, por derrame o esparcimiento de residuos o desechos peligrosos en las actividades de carga, transporte, y descarga del bien, lo anterior según el Decreto N° 41527 sobre “Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos, Articulo N° 8. De las obligaciones del transportista. Forma de verificación: El Administrador verificara el cumplimiento en el momento que se realice la entrega del servicio y las regulaciones establecidas para el uso del transporte adecuado y sus rotulaciones de ley.

2.1.2 Manipulación y transporte de sustancias químicas, no utilización de recipientes de alimentos: El contratista debe garantizar que los recipientes de los productos químicos a utilizar son de un material compatible para el almacenamiento y preservación del producto, y debidamente rotulado. Además, deben ingresar y mantenerse sellados, limpios y no presentar derrames, filtraciones o hendiduras. Se prohíbe el uso de envases de alimentos o refrescos para almacenar o manipular ningún tipo de producto químico.

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

Todo oferente deberá presentar una declaración jurada de las siguientes políticas:

3.1. Que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad. (Ver Anexo # 5).

3.2. Que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, establecida en la Sesión 6637 del 11 de julio del 2024. Ver siguiente enlace:

https://www.grupoice.com/wps/wcm/connect/89d59d43-0cbc-403c-b1a0-ee92fa2cccd1/Marco_Corporativo_para_la_Sostenibilidad_del_Grupo_ICE.PDF?MOD=AJPERES&CACHEID=ROOTWORKSPACE-89d59d43-0cbc-403c-b1a0-ee92fa2cccd1-p5RMs-q

4. CLAUSULA DE DESEMPATE:

4.1 En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se realizará de forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

4.2 Para definir el desempate se utilizará la moneda.

4.3 De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento presencial, el cual se incluirá en el Sistema Digital Unificado.

OTRAS CLÁUSULAS

5. SOBRE LA ENTREGA DE BIENES:

5.1 Previo a la entrega de los bienes, el contratista debe elaborar en la plataforma SICOP la correspondiente “solicitud de recepción”.

5.2 Se deberá adjuntar en la solicitud de recepción la “Hoja de Entrega de bienes o servicios” (HEBS) (Ver Anexo N°2) incluida en este cartel, debidamente completada con la información que se solicita.

5.3 En caso de no presentarse la hoja de entrega de materiales o servicios sugerida, el contratista puede utilizar otro documento similar, siempre y cuando contenga los datos de la información de la HEBS. La administración conforme a la normativa art 164 del Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones y sus reformas la Administración procederá a confeccionar un acta de recepción provisional de los bienes, entregando copia de esta al contratista.

5.4 Junto con la entrega del servicio en el sitio indicado en el contrato, se debe entregar físicamente la HEBS o documento similar el cual será utilizado para realizar la recepción provisional de bienes.

5.5 La recepción del servicio se hará contra la HEB o su similar y una vez recibido de conformidad se da visto bueno para que se emita la factura electrónica.

6. SOBRE LA FACTURACIÓN:

6.1 La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente. Durante la entrega de los bienes o servicios en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes o servicios. De existir bienes o servicios que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.

6.2 Cuando el ICE dé por aceptados los bienes o servicios recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por administrador del contrato, el detalle de los bienes o servicios aceptados según el procedimiento de compra. La facturación de los bienes o servicios entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los bienes o servicios.

6.3 Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:
• Número de pedido (MM).
• N° contrato.
• N° de procedimiento SICOP.
• Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE).
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 3510.0 Generación, transmisión y distribución de energía eléctrica.

6.4 La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.

6.5 El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato.

SOBRE LA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO:

De conformidad con el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto Ejecutivo N° 44739-H) y la normativa tributaria vigente, las notas de crédito y débito constituyen documentos electrónicos que modifican los efectos fiscales y contables de las facturas electrónicas previamente emitidas, cuya procedencia debe responder a la realidad de la transacción y a las condiciones acordadas entre las partes.

En virtud de lo anterior, se establece que la emisión de notas de crédito deberá entenderse como un acuerdo entre el contratista y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), por lo que el contratista se compromete a no emitir este tipo de comprobantes de manera unilateral sin la previa coordinación y validación del ICE o de su representante autorizado en el proceso de compra.

Lo anterior tiene como finalidad asegurar la correcta trazabilidad, registro y respaldo de las operaciones, así como prevenir inconsistencias en la información reportada ante la Administración Tributaria. En caso de emitirse comprobantes que no correspondan con la realidad de la transacción o sin la debida coordinación, el contratista deberá gestionar oportunamente su corrección mediante los mecanismos establecidos (como la emisión de notas de débito u otros que correspondan), sin perjuicio de las responsabilidades y ajustes que pudieran derivarse conforme a la normativa tributaria aplicable.

Las partes acuerdan mantener una coordinación permanente para la adecuada gestión de los comprobantes electrónicos, en resguardo del cumplimiento normativo y la correcta ejecución contractual.

7. PORTACIÓN DE CARNÉ Y CONDUCTA EN INSTALACIONES ICE:

7.1 Es obligación del contratista que el personal de su empresa porte el carné de su organización siempre visible al momento que ingresen a las instalaciones de las empresas del Grupo ICE durante la ejecución del contrato. Este carné debe contener el nombre de la empresa contratista, nombre completo del trabajador y su fotografía, la revisión de este requisito se realizará al ingreso de las instalaciones por parte del personal de vigilancia.

7.2 Durante la permanencia en las instalaciones del ICE, el contratista y el transportista estarán sujetos a lo estipulado en el procedimiento DG-00-PR-81-002 (Ver Anexo No. 4) “Ingreso a instalaciones de la División de Generación”. El incumplimiento al procedimiento faculta al ICE a solicitar el retiro del contratista sin responsabilidad alguna para el ICE.

El personal del contratista es responsable de su propia seguridad y tendrá cuidado en prevenir lesiones a sus compañeros. Este personal siempre estará acompañado de personal de la Institución que lo guiará sobre el procedimiento que se debe cumplir al ingreso de las instalaciones.

7.3 El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último según el debido proceso.

7.4 Dentro de las instalaciones de la Institución, está PROHIBIDO FUMAR.

7.5 No podrán ingresar a las instalaciones ICE, aquellos vehículos que: tengan fugas, no tengan la revisión vehicular por el emisor del servicio contratado por el Estado al día, o permiso de circulación este vencido. Esto será revisando por los oficiales de seguridad en el puesto de vigilancia en sitio.

7.6 El contratista debe contar con el personal necesario para la entrega y descarga de los bienes.

7.7 Transporte de Materiales peligrosos: El contratista se asegurará de que el vehículo que transporte los materiales esté rotulado según la normativa vigente, para el ingreso a las instalaciones ICE. Se adjunta Anexo No. 7 Lista de chequeo de Transporte de Materiales peligrosos.

7.8 Antes de la entrega del bien el ICE proveerá al contratista una lista de chequeo (adjunta al cartel) para el transporte de materiales peligrosos (DG-10-FO-81-003) con toda la documentación y Equipo de Protección Personal requerido. (Ver Anexo No. 7). Además, enviará la solicitud de ingreso a particulares a obras de la DG (DG-00-FO-81-002) mínimo con 5 días de antelación a la entrega. (Ver Anexo No. 3). El contratista debe entregar los documentos aprobados al transportista para que los porte y entregue al encargado del almacén en el sitio de entrega.

7.9 El conductor debe portar los documentos y permisos que dicta el 24715- MOPT-MEIC-S los cuales le serán solicitados en el momento de entrega, si no los presenta no se aceptará el producto.

7.10 El transportista debe disponer al momento de la entrega con el equipo de protección personal que detallan las FDS.

7.11 El ICE se reserva el derecho de admisión a sus instalaciones.

8. METODOLOGÍA PARA LA RAZONABILIDAD:

Debido a que no se establecieron bandas de tolerancia, se indica lo siguiente: Cuando exista una diferencia entre el monto estimado y el monto ofertado en un ±15%, será obligatorio justificar dicha variación. Esta justificación deberá presentarse de forma detallada y documentada, en atención a lo dispuesto en el artículo 42, inciso f), del Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA).

9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

9.1 Los bienes deberán tener un embalaje para su transporte y almacenamiento que garanticen su perfecto estado al momento de su recepción.

9.2 Todos los productos deben tener una vida útil de al menos un año después de ser entregados en las bodegas del ICE.

9.3 Los productos deben ser entregados en tarimas.

9.4 En los sacos o recipientes de cada producto entregado se debe indicar en idioma español la fecha de fabricación, lote de fabricación , fecha de vencimiento, su peso, marca y otras características que se requieran para su manejo según el Reglamento Técnico 478:2015 “Productos químicos. Productos químicos peligrosos, registro, importación y control” (Anexo # 8).

9.5 Los materiales en sus respectivas presentaciones deben estar agrupados en paletas (tarimas) para su mejor protección. El lado ancho de la tarima debe ser por donde lo levante el montacargas. Las tarimas deben ser más grandes de la cama del material que contengan.

9.6 Todas las tarimas de un mismo producto deberán tener la misma cantidad de sacos o recipientes, para efectos de completar las cantidades requeridas se aceptará una única tarima con menos cantidad que las demás.

9.7 No se recibirán productos que tengan daños en su empaque, rotos, con huecos, mojados, cualquier daño que haga dudar del buen estado del producto.

Cláusula forma de pago

Forma de pago:

El ICE realizará el pago contra entrega a satisfacción de los bienes en el Almacén de Recibo de Fuentes Geotérmicas, Guayabo de Bagaces, Guanacaste, una vez emitida el acta de recepción definitiva.

INDAGATORIA PRECIO OFERTADO:

El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme al artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del ±15% del monto estimado vrs el ofertado elegible.