Contratación de los servicios profesionales para realizar Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo en el MICITT

Todas las especificaciones técnicas se consideran condiciones invariables, por lo tanto, son consideradas de ADMISIBILIDAD. Todas las especificaciones técnicas se consideran condiciones invariables, por lo tanto, son consideradas de ADMISIBILIDAD. 

• Condiciones específicas de la contratación

A continuación, se detallan las condiciones específicas para la prestación de los servicios de línea N°1, N°2 y N°3:

• Descripción de los servicios

• Partida N.°1, LÍNEA N°1. Contratación de los servicios profesionales para realizar Manual de Clases

• Etapa de Planificación del Proyecto

La planificación general del proyecto será ejecutada una única vez al inicio de la contratación y tendrá carácter transversal para las tres líneas de servicio. Comprenderá los servicios de planificación, diseño metodológico y organización técnica requeridos para la ejecución articulada del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, procurando que los resultados de cada producto constituyan insumos para las etapas posteriores, cuando corresponda. Los productos derivados de esta planificación serán aplicables a las tres líneas y no serán objeto de cobro independiente ni podrán ser facturados nuevamente con la ejecución de las líneas posteriores.

El contratista deberá realizar la revisión y análisis documental de la estructura organizativa vigente del MICITT, la normativa aplicable, los instrumentos de clasificación y descripción de puestos existentes, el manual de clases anchas de la Dirección General de Servicio Civil y demás documentación institucional relacionada con las plazas y puestos objeto de la contratación.

Deberá considerar, además la "Guía para la realización de Estudios de Cargas de Trabajo en las Instituciones cubiertas por el Régimen del Servicio Civil (RSC) y la "Guía para la realización de Estudios de Cargas de Trabajo en las Instituciones cubiertas por el  Régimen del Servicio Civil (RSC)” , así como los procesos, reglamentos y procedimientos institucionales que puedan incidir en la determinación de las cargas de trabajo, incluyendo, entre otros, los relacionados con recalificación de puestos, reconocimiento y autorización de horas extraordinarias y otros mecanismos asociados con la gestión de los puestos.

Asimismo, deberá elaborar un plan general de trabajo del proyecto, estructurado conforme a las buenas prácticas de gestión de proyectos asociadas al estándar Project Management Professional (PMP), que contemple la estructura de desglose del trabajo (EDT), fases, actividades, responsables, recursos, hitos, productos, mecanismos de seguimiento y control, gestión de riesgos y cronograma de ejecución para los tres productos.

El contratista deberá definir la metodología y las técnicas de recopilación, procesamiento, análisis y validación de la información que serán utilizadas para la elaboración del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, diferenciando las técnicas aplicables a cada producto y procurando mantener la trazabilidad y consistencia de la información utilizada durante las diferentes etapas.

Como fuente complementaria de información para los tres productos, cuando se encuentren disponibles y resulten técnicamente pertinentes, el MICITT proporcionará los registros generados y recopilados automáticamente mediante su plataforma tecnológica institucional. La empresa consultora deberá procesar, depurar, analizar e interpretar dichos registros para identificar actividades, frecuencia, volumen, tiempos de ejecución, distribución y demás variables relevantes, utilizando los resultados, según corresponda, para el análisis y validación de los productos objeto de la contratación.

Para el Manual de Clases, la información recopilada deberá permitir analizar la naturaleza, complejidad, responsabilidad, requisitos y demás características de las plazas objeto de clasificación. Para el Manual de Cargos, deberá permitir complementar y validar la identificación de funciones, actividades, responsabilidades, relaciones de coordinación y demás elementos particulares de los cargos. Para el Estudio de Cargas de Trabajo, deberá contribuir a la cuantificación y análisis de los volúmenes, frecuencias y tiempos asociados con las actividades.

Las entrevistas, encuestas, cuestionarios, observación directa, revisión documental y demás técnicas que determine el contratista tendrán el alcance que corresponda a cada producto y deberán utilizarse para recopilar, contextualizar, verificar y validar la información obtenida mediante las diferentes fuentes.

Todo lo anterior deberá desarrollarse de conformidad con técnicas y metodologías reconocidas en los campos de la clasificación y análisis de puestos, gestión organizacional, estudio del trabajo e ingeniería de métodos, así como con los lineamientos, metodologías y disposiciones oficiales aplicables establecidas por MIDEPLAN, la Dirección General de Servicio Civil  y demás normativa pertinente.

Los servicios incluyen:

• Validación del alcance: validar juntamente con la Administración el alcance y cobertura de cada producto, considerando las 74 plazas excluidas del Régimen del Servicio Civil objeto del Manual de Clases y las 200 plazas objeto del Manual de Cargos y del Estudio de Cargas de Trabajo, así como las unidades organizativas involucradas, las fuentes de información y las condiciones operativas que deberán considerarse durante la ejecución del proyecto.
• Definición de roles y responsabilidades: establecer los roles y responsabilidades de los participantes durante las diferentes fases de la contratación, diferenciando las funciones del contratista de aquellas correspondientes al personal interno del MICITT.
• Planificación y cronograma: presentar y acordar un cronograma general que contemple las etapas, actividades, hitos, productos, entregables y plazos de ejecución de los tres productos.
• Definición metodológica: establecer y validar las metodologías, criterios y técnicas que serán aplicadas para la elaboración del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, asegurando la articulación entre los productos.
• Definición de instrumentos: diseñar y validar los instrumentos necesarios para la recopilación y análisis de información, tales como cuestionarios, fichas de análisis, guías de entrevistas, matrices de clasificación, matrices de cargos, instrumentos de medición de cargas y guías de observación, según corresponda.
• Análisis de registros tecnológicos: establecer los mecanismos para la entrega, acceso y disponibilidad de los registros generados automáticamente por las plataformas tecnológicas institucionales del MICITT que sean pertinentes para la elaboración y validación de los productos, observando las disposiciones aplicables en materia de seguridad de la información, confidencialidad y protección de datos personales.
• Consentimiento y uso de la información: previo al acceso a la plataforma tecnológica y a la información institucional, el contratista deberá suscribir los documentos de consentimiento, autorización, confidencialidad y uso de la información que establezca el MICITT, así como garantizar que el personal autorizado cumpla con las condiciones establecidas para el acceso, tratamiento y utilización de dicha información.
• Clasificación y segmentación: elaborar una matriz de clasificación y segmentación de los puestos objeto de la contratación, utilizando criterios técnicamente pertinentes para facilitar la elaboración de las clases, la descripción de los cargos y el posterior análisis comparativo de las cargas de trabajo.
• Mecanismos de coordinación: establecer los mecanismos de comunicación, coordinación, seguimiento y reporte de avances, definiendo frecuencia, formato, responsables y destinatarios de los informes y productos.
• Reunión de lanzamiento: realizar una reunión de lanzamiento con la Administración para establecer los acuerdos metodológicos, operativos y de coordinación necesarios para garantizar el adecuado desarrollo de los tres productos.

Entregables esperados:

• Plan de trabajo general del proyecto: elaborado conforme a las buenas prácticas de gestión de proyectos asociadas al estándar PMP (Project Management Professional), incluyendo EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), fases, actividades, responsables, productos, recursos, hitos, gestión de riesgos, mecanismos de seguimiento y cronograma general.
• Informe metodológico: documento que detalle las metodologías, técnicas, criterios e instrumentos que serán utilizados para la elaboración del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, incluyendo las fuentes de información y los mecanismos de procesamiento, análisis, validación y trazabilidad.
• Cronograma detallado de ejecución: instrumento de planificación y seguimiento que contemple las actividades, responsables, hitos, entregables y plazos correspondientes a cada producto.
• Matriz de clasificación y segmentación de puestos: instrumento de planificación que permita identificar, organizar y segmentar los puestos objeto de la contratación de acuerdo con criterios como unidad organizativa, grupo funcional, nivel jerárquico, naturaleza de las funciones, responsabilidades y otros criterios técnicamente pertinentes, con el propósito de facilitar la planificación, levantamiento, análisis y comparación de la información requerida para la elaboración del Manual de Clases, el Manual de Cargos y el Estudio de Cargas de Trabajo.
• Instrumentos de levantamiento y análisis: conjunto de cuestionarios, fichas, guías, matrices y demás instrumentos que serán utilizados para la recopilación, análisis y validación de la información correspondiente a cada producto.
• Acta de reunión de lanzamiento: documento que registre los acuerdos establecidos respecto del alcance, metodología, roles y responsabilidades, cronograma, fuentes de información, mecanismos de acceso a los registros tecnológicos, instrumentos de trabajo, canales de comunicación y demás aspectos necesarios para la ejecución de la contratación.
• Contratación de los servicios profesionales para realizar Manual de Clases

La presente etapa comprende los servicios profesionales requeridos para el análisis, clasificación y organización de las 74 plazas excluidas del Régimen del Servicio Civil objeto de la contratación, con el propósito de elaborar un Manual de Clases que permita establecer clases homogéneas y técnicamente diferenciadas, de conformidad con la estructura organizativa, las funciones institucionales y la normativa aplicable.

El contratista deberá analizar la información documental y funcional disponible, realizar el levantamiento de información de los puestos y aplicar los criterios técnicos de clasificación que permitan determinar las clases correspondientes. El resultado deberá establecer, para cada clase, una descripción estandarizada que facilite su posterior utilización como insumo para la elaboración del Manual de Cargos.

Servicios incluidos:

• Recopilación y análisis documental: revisión de la estructura organizativa vigente, normativa aplicable, instrumentos de clasificación existentes, entre otros y listado de las 74 plazas objeto del estudio.
• Levantamiento de información: aplicación de instrumentos estructurados de análisis de puestos a las 74 plazas, mediante los mecanismos definidos en la metodología aprobada, con el propósito de recopilar la información necesaria para su clasificación, incluyendo la naturaleza del trabajo, funciones generales, nivel de responsabilidad, requisitos de formación y experiencia, competencias y demás elementos técnicamente pertinentes.
• Análisis y comparación: análisis comparativo de la información recopilada para identificar similitudes y diferencias entre los puestos, considerando factores como naturaleza, complejidad, responsabilidad, requisitos y competencias.
• Clasificación técnica: agrupación de los puestos en clases homogéneas y comparables, mediante criterios técnicos de clasificación y diferenciación.
• Análisis de información tecnológica: utilización, cuando resulte técnicamente aplicable y se encuentre disponible, de los registros generados por la plataforma tecnológica institucional como fuente complementaria para validar y contextualizar las características de las actividades asociadas a los puestos.
• Elaboración de las clases: definición y redacción estandarizada de las clases resultantes, incluyendo su identificación, naturaleza, propósito, funciones generales, responsabilidades, requisitos y competencias, según corresponda.
• Validación con la Administración: presentación de las clases propuestas para revisión, análisis y validación, incorporación de las observaciones técnicamente procedentes y ajuste de los documentos correspondientes.
• Consolidación y cierre: integración de las clases validadas en el Manual de Clases y preparación de la versión final para su entrega a la Administración.

Entregables esperados

• Informe de análisis y clasificación: documento que contenga los criterios aplicados, metodología utilizada, análisis comparativo y resultados del proceso de clasificación de las 74 plazas.
• Matriz de clasificación de puestos: matriz que identifique las 74 plazas analizadas y su correspondiente clase, incluyendo los criterios técnicos utilizados para sustentar la agrupación.
• Propuesta de Manual de Clases: documento que contenga las clases identificadas y su descripción estandarizada, incluyendo los elementos técnicos definidos en la metodología.
• Informe de validación: documento que registre las observaciones recibidas por parte de la Administración, los ajustes realizados y la validación de las clases propuestas.
• Manual de Clases final: documento consolidado y validado que contenga las clases correspondientes a las 74 plazas objeto de la contratación, para su entrega al finalizar el segundo mes de ejecución.
  • Partida N.°1, LÍNEA N°2. Contratación de los servicios profesionales para realizar Manual de Cargos

La presente etapa comprende los servicios técnicos requeridos para la elaboración del Manual de Cargos correspondiente a los 200 puestos objeto de la contratación, con el propósito de identificar, analizar, describir y documentar las características particulares de cada cargo, de conformidad con la estructura organizativa, las funciones institucionales y las necesidades del MICITT.

El contratista deberá realizar el levantamiento y análisis de la información correspondiente a los 200 puestos, utilizando las técnicas e instrumentos definidos en la metodología aprobada, así como la “GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE CARGOS INSTITUCIONALES EN EL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL”, Deberá considerar como referencia las clases existentes en el manual de clases anchas de la Dirección General de Servicio Civil y las clases definidas mediante el Manual de Clases elaborado en la Línea N.° 1, asegurando la adecuada correspondencia entre la clasificación y la descripción de los cargos.

Servicios incluidos

• Levantamiento por cargo: realización de entrevistas estructuradas y demás herramientas conforme a la metodología aprobada y, cuando corresponda, observación directa con las personas ocupantes de los cargos y sus respectivas jefaturas, con el propósito de recopilar información sobre el objetivo del cargo, funciones, responsabilidades, actividades principales, recursos y herramientas utilizadas, relaciones de coordinación internas y externas, requisitos y demás elementos asociados.
• Análisis de información tecnológica: utilización, cuando resulte técnicamente aplicable y se encuentre disponible, de los registros automáticos de la plataforma tecnológica institucional como fuente complementaria para identificar y validar actividades, frecuencia, volúmenes y tiempos de ejecución asociados a los cargos.
• Análisis y descripción de los cargos: análisis de la información recopilada y definición de las características particulares de cada cargo, diferenciando, cuando corresponda, las funciones generales asociadas a la clase de aquellas funciones específicas propias del cargo.
• Validación de la información: revisión y validación de las descripciones de los cargos con las jefaturas y responsables de las unidades correspondientes, a efectos de garantizar su consistencia con la estructura organizativa y las funciones institucionales.
• Redacción y consolidación: elaboración del Manual de Cargos mediante una estructura estandarizada que contemple, como mínimo, identificación del cargo, clase a la que pertenece cuando corresponda, objetivo, funciones, responsabilidades, indicadores de desempeño, relaciones de coordinación, requisitos y demás elementos técnicos definidos en la “GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE CARGOS INSTITUCIONALES EN EL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL”
• Revisiones de avance: presentación de avances parciales durante los cinco meses de ejecución de esta etapa, para revisión y validación por parte de la Administración.
• Consolidación y cierre: incorporación de las observaciones formuladas por la Administración, revisión de consistencia de las descripciones y entrega de la versión final del Manual de Cargos correspondiente a los 200 puestos al concluir el séptimo mes de ejecución contractual.

Entregables esperados

• Matriz de levantamiento de cargos: instrumento que consolide la información recopilada de los 200 puestos y permita identificar sus principales funciones, responsabilidades, actividades y características.
• Informes técnicos de avance: documentos correspondientes a los avances parciales presentados durante los cinco meses de ejecución de la etapa.
• Matriz de correspondencia clase-cargo: instrumento que permite establecer la relación entre cada cargo y la clase correspondiente.
• Propuesta de Manual de Cargos: documento que contenga las descripciones estandarizadas de los 200 cargos, de acuerdo con la estructura definida para la contratación.
• Informe de validación: documento que registre las observaciones formuladas por las jefaturas y la Administración, así como los ajustes realizados durante el proceso de validación.
• Manual de Cargos final: documento consolidado y validado que contenga las descripciones de los 200 cargos objeto de la contratación, para su entrega al finalizar el séptimo mes de ejecución contractual.
  • Partida N.°1, LÍNEA N°3. Contratación de los servicios profesionales para realizar estudio de cargas de trabajo en el MICITT

La presente etapa comprende los servicios técnicos requeridos para la realización del Estudio de Cargas de Trabajo de los doscientos (200) puestos definidos por la Administración, con el propósito de determinar los niveles de carga de trabajo, estimar la dotación óptima y formular propuestas de mejora orientadas a la adecuada distribución y utilización de los recursos institucionales.

El contratista deberá aplicar una metodología que combine técnicas cuantitativas y cualitativas de recopilación y análisis de información, considerando como variables principales el volumen, frecuencia y tiempo requerido para la ejecución de las actividades. Asimismo, deberá utilizar los registros generados por las plataformas tecnológicas institucionales que se encuentren disponibles y resulten pertinentes, como fuente de información para complementar, validar y sustentar los resultados del estudio.

Además, deberá tomar en cuenta la “Guía para la realización de Estudios de Cargas de Trabajo en las Instituciones cubiertas por el Régimen del Servicio Civil”.

Servicios incluidos

• Revisión y definición de los instrumentos de medición: definición de las variables, criterios, parámetros e instrumentos requeridos para determinar las cargas de trabajo, considerando como mínimo el volumen, frecuencia y tiempo requerido para la ejecución de las actividades.
• Levantamiento cuantitativo: aplicación de los instrumentos de medición al universo de 200 puestos, mediante un censo completo y sin muestreo.
• Técnicas de recopilación de información: aplicación, según corresponda, de revisión documental, entrevistas estructuradas y semiestructuradas con jefaturas y responsables de unidades y departamentos, técnica de estándares subjetivos, encuestas cuantitativas dirigidas a las personas ocupantes de los puestos y observación directa en las áreas operativas.
• Análisis de registros automáticos: utilización de los registros generados y recopilados automáticamente por las plataformas tecnológicas institucionales que resulten pertinentes y se encuentren disponibles. El contratista deberá procesar, analizar e interpretar dichos registros para identificar actividades, frecuencia, tiempos de ejecución, volúmenes y demás variables relevantes, utilizando los resultados como insumo para la determinación y validación de las cargas de trabajo.
• Procesamiento y análisis de la información: tabulación, procesamiento y análisis de los datos recopilados, incluyendo el cálculo de los indicadores de carga de trabajo que permitan establecer la relación entre el tiempo requerido para la ejecución de las actividades y el tiempo disponible de los puestos, de conformidad con los criterios y parámetros definidos en la metodología aprobada.
• Determinación de la dotación óptima: estimación de la cantidad de puestos requerida por grupo funcional, unidad organizativa o área, de acuerdo con los resultados del estudio de cargas y los criterios técnicos establecidos en la metodología.
• Identificación y clasificación de los niveles de carga: identificación de los puestos que presenten niveles de carga iguales o superiores al 100 %, así como aquellos que presenten niveles inferiores al 100 %, utilizando los rangos y criterios técnicos definidos en la metodología para determinar situaciones de desequilibrio, sobrecarga o subutilización.
• Análisis de las causas: identificación de los factores que inciden en los niveles de carga determinados, considerando, entre otros, el volumen y frecuencia de las actividades, tiempos de ejecución, distribución de tareas, procesos, procedimientos, herramientas tecnológicas y organización del trabajo.
• Propuestas de mejora y optimización: formulación de recomendaciones orientadas a mejorar la eficiencia de los procesos, la distribución de las actividades y la utilización de los recursos disponibles.
• Reingeniería y mejora de métodos de trabajo: formulación de propuestas de modificación o mejora de métodos, procedimientos y formas de ejecución de las actividades en aquellos puestos o procesos en los que el análisis determine la necesidad de intervención.
• Redistribución de tareas y ajustes de procesos: formulación de propuestas de redistribución de actividades, responsabilidades y cargas de trabajo, así como ajustes a los procesos, cuando los resultados evidencien desequilibrios que puedan ser atendidos mediante estas medidas.
• Validación de resultados: presentación de los resultados preliminares a las unidades responsables para su revisión y validación, incorporando las observaciones técnicamente procedentes.
• Elaboración y presentación del informe final: consolidación de los resultados del estudio y presentación del informe final a la Dirección Administrativa Financiera del MICITT al finalizar el décimo mes.

Entregables esperados

• Instrumentos de medición de cargas de trabajo: instrumentos, matrices y herramientas utilizadas para recopilar y medir las variables asociadas con las actividades de los 200 puestos.
• Base de datos del estudio: base de datos consolidada con la información recopilada y procesada de los 200 puestos, incluyendo las variables utilizadas para el cálculo de las cargas de trabajo.
• Matriz de cargas de trabajo: matriz que contenga los resultados de la medición y los indicadores de carga correspondientes a cada puesto analizado.
• Matriz de determinación de dotación óptima: instrumento que detalle la dotación requerida por grupo funcional, unidad organizativa o área, conforme a los criterios técnicos definidos.
• Informe de resultados preliminares: documento que contenga los principales resultados, niveles de carga identificados, análisis de causas y observaciones derivadas del proceso de validación con las unidades responsables.
• Matriz de propuestas de mejora: instrumento que consolide las recomendaciones de optimización, reingeniería, redistribución de tareas y ajustes de procesos identificadas a partir de los resultados del estudio.
• Informe final del Estudio de Cargas de Trabajo: documento consolidado que incluya la metodología aplicada, fuentes de información, resultados, indicadores de carga, determinación de dotación óptima, identificación de niveles de carga, análisis de causas, hallazgos, conclusiones y propuestas de mejora, acompañado de los instrumentos, bases y matrices que sustenten los resultados.
• Presentación ejecutiva: presentación de los resultados finales del Estudio de Cargas de Trabajo ante la Dirección Administrativa Financiera del MICITT al finalizar el décimo mes de ejecución contractual.

A continuación, se enlistan algunas de las condiciones generales correspondientes a la línea N°1, N°2 y N°3:

1. El Manual de Clases se realizará para las 74 plazas excluidos del Régimen del Servicio Civil, incluyendo Asistente Telecomunicaciones, Profesionales en Telecomunicaciones, Jefe y Gerente, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Ejecutivo 38166 “Reglamento de organización de las áreas que dependen de Viceministro (a) de Telecomunicaciones del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones”
2. El Manual de Cargos se realizará para las 200 plazas, que incluyen puestos del Régimen del Servicio Civil, abarcando las clases de Choferes, Oficinistas, Técnicos, Profesionales, Jefaturas y puestos Gerenciales (se excluyen los puestos de confianza), así como puestos excluidos del Régimen del Servicio Civil, correspondientes a las clases de Asistente de Telecomunicaciones, Profesionales en Telecomunicaciones, Jefe y Gerente.
3. Estudio de Cargas de Trabajo se realizará para las 200 plazas, que incluyen puestos del Régimen del Servicio Civil, abarcando las clases de Choferes, Oficinistas, Técnicos, Profesionales, Jefaturas y puestos Gerenciales (se excluyen los puestos de confianza), así como puestos excluidos del Régimen del Servicio Civil, correspondientes a las clases de Asistente de Telecomunicaciones, Profesionales en Telecomunicaciones, Jefe y Gerente.
4. Tanto en los precios unitarios como totales debe detallar el subtotal, impuesto de ventas (IVA) y el total, tal como se detalla a continuación:

• NOTA: El oferente deberá presentar la información de su oferta manteniendo el formato de la tabla anterior.

1. En la cotización el oferente debe indicar el precio en números y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras.
2. En la oferta se debe indicar el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona con la que se deberá establecer el contacto para coordinación del servicio.
3. Los pagos se efectuarán según demanda por hitos y porcentajes, una vez que MICITT reciba los entregables definidos en este pliego de condiciones a entera satisfacción.
4. El plazo de ejecución de la presente contratación será de doce (12) meses efectivos de trabajo, contados a partir de la orden de inicio emitida por la Administración.
5. Los doce (12) meses corresponden a tiempo efectivo de ejecución del servicio, y no a un período continuo de prestación. Se presenta como posible cronograma de ejecución el siguiente:

Nota: Los datos descritos en la tabla anterior son una estimación y pueden variar en la ejecución de la contratación.

La ejecución de la

1. En caso de que se presenten interrupciones, atrasos o situaciones que afecten la ejecución de las etapas establecidos en el plan de trabajo, que no se encuentren contemplados en este ni hayan sido previamente acordados entre las partes, el contratista deberá presentar a la Administración, dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la ocurrencia del hecho que origine la afectación, un cronograma actualizado para su revisión y aprobación, en el cual se indiquen las actividades o etapas afectadas, la causa de la afectación, los ajustes propuestos y su impacto en los plazos y productos establecidos.
2. Se deberá establecer una descripción detallada de la o las metodologías propuestas para llevar a cabo los productos objeto de la contratación, las cuales deberán contemplar, como mínimo, los siguientes elementos:

• Planificación macro para llevar a cabo los productos: bajo un enfoque de gestión de proyectos basado en las buenas prácticas del estándar Project Management Professional (PMP).
• Plan de trabajo general: deberá incluir la estructura de desglose del trabajo (EDT), cronograma detallado, asignación de recursos, hitos y entregables.
• Gestión de riesgos: identificación de los principales riesgos asociados con la ejecución de los productos y definición de las respectivas medidas de prevención, mitigación y seguimiento, que permitan asegurar el adecuado control del proyecto y el cumplimiento de los productos y plazos establecidos.
• Técnicas de recopilación y análisis de información: la metodología deberá contemplar técnicas que permitan obtener información suficiente, confiable y verificable para la elaboración de los productos, incluyendo, según corresponda, revisión documental, entrevistas estructuradas y semiestructuradas, cuestionarios o encuestas, observación directa, análisis funcional y análisis de registros institucionales mediante plataforma tecnológica.
• Análisis de los registros automáticos de la plataforma tecnológica institucional del MICITT: utilización de los registros generados y recopilados automáticamente por la plataforma tecnológica institucional que resulten pertinentes, como fuente complementaria de información para la ejecución de los productos objeto de la contratación. La empresa consultora deberá procesar, analizar e interpretar dichos registros, cuando sean técnicamente aplicables y se encuentren disponibles, con el propósito de identificar actividades realizadas, frecuencia, tiempos de ejecución, volúmenes y demás variables relevantes. Los resultados obtenidos deberán utilizarse como insumo para el análisis, validación y elaboración del Manual de Clases, el Manual de Cargos y el Estudio de Cargas de Trabajo, según corresponda a la naturaleza de la información disponible y a los objetivos de cada producto.
• Protección de datos personales y confidencialidad: El contratista deberá garantizar el tratamiento adecuado y seguro de los datos personales y de la información institucional a la que tenga acceso durante la ejecución de los productos objeto de la contratación, de conformidad con la Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable. Para estos efectos, deberá cumplir como mínimo con las siguientes obligaciones:
• Finalidad del tratamiento: los datos personales e institucionales recopilados, procesados o generados durante la contratación deberán utilizarse exclusivamente para las finalidades vinculadas con la ejecución del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, conforme a las instrucciones y requerimientos establecidos por la Administración.
• Minimización de datos: las herramientas, instrumentos y mecanismos utilizados para la recopilación de información deberán limitarse a obtener únicamente los datos estrictamente necesarios y pertinentes para el cumplimiento del objeto contractual.
• Confidencialidad: el contratista deberá garantizar la confidencialidad de toda información institucional, técnica, operativa, organizativa, laboral y personal a la que tenga acceso con motivo de la contratación, independientemente del medio en que se encuentre almacenada o sea transmitida.
• Uso restringido de la información: queda prohibido utilizar los datos o información suministrados por el MICITT para fines distintos de los establecidos en el contrato, incluyendo entrenamiento o desarrollo de modelos de inteligencia artificial, analítica comercial, elaboración de perfiles no autorizados, comercialización, venta, cesión, transferencia o cualquier otro uso ajeno al objeto contractual, salvo autorización expresa de la Administración y cuando resulte jurídicamente procedente.
• Acceso autorizado: el contratista deberá identificar y mantener actualizados los perfiles, roles o personas autorizadas para acceder a la información, limitando dicho acceso exclusivamente al personal que requiera conocerla para el cumplimiento de sus funciones dentro del contrato.
• Identificación y trazabilidad: el contratista deberá identificar las categorías de datos recopilados, la finalidad específica de su tratamiento, los perfiles autorizados para acceder a la información, los mecanismos de protección aplicados y los plazos de conservación correspondientes.
• Seguridad de la información: deberán implementarse medidas técnicas y organizativas razonables y apropiadas para prevenir el acceso, uso, modificación, pérdida, divulgación o tratamiento no autorizado de la información.
• Registros de la plataforma tecnológica: cuando se utilicen registros generados por las plataformas tecnológicas institucionales como fuente de información, estos deberán ser tratados exclusivamente para los fines establecidos en la contratación y bajo las condiciones de acceso y seguridad que determine la Administración.
• Conservación y eliminación: una vez finalizada la contratación, el contratista deberá devolver y eliminar en un plazo de 10 (diez) días hábiles, tras la recepción definitiva, la información que haya recolectado.
• Soporte post-estudio: Una vez entregados y aprobados los productos objeto de la contratación, el contratista deberá brindar soporte técnico posterior, orientado a facilitar la implementación, utilización y sostenibilidad de los resultados obtenidos. Este soporte deberá contemplar, como mínimo:
  • Acompañamiento técnico: asesoría a las unidades responsables en la implementación de las recomendaciones derivadas del Manual de Clases, Manual de Cargos y Estudio de Cargas de Trabajo, así como en los ajustes organizacionales que correspondan, dentro del alcance de los productos contratados.
  • Capacitación: capacitación y transferencia de conocimiento a las unidades responsables del MICITT, en especial a la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH), con el propósito de que puedan utilizar, mantener, actualizar y, cuando corresponda, replicar las metodologías, instrumentos, matrices y demás herramientas desarrolladas durante la contratación.
  • Actualización de matrices: apoyo en la actualización de las matrices, bases de datos y tableros de seguimiento desarrollados como parte de la contratación, cuando los cambios correspondan a información o resultados derivados de los productos entregados.
  • Atención de consultas y ajustes: atención de consultas técnicas y realización de los ajustes que sean necesarios como consecuencia de observaciones o inconsistencias identificadas durante la implementación inicial de los productos, siempre que se encuentren dentro del alcance contractual.
  • Transferencia de conocimiento: entrega de los conocimientos, criterios y herramientas necesarios para que el MICITT pueda dar continuidad a la gestión, actualización y seguimiento de los productos una vez finalizada la contratación.