Contratación del Servicio de Seguridad Privada Armada para las Instalaciones de la Municipalidad de Grecia bajo modalidad según demanda.

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

1. 1. El oferente deberá estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, se verificará a través del SICOP.
   2. El oferente deberá estar al día con las obligaciones Obrero-Patronales al momento de la apertura de ofertas, de conformidad con la reforma al Art. 74 de la Ley constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social publicado en la gaceta N° 92 del 25 mayo del 2023, y el Art. 14 inciso f) de la LGCP, se verificará a través del SICOP.
   3. Para el caso de la póliza todo oferente debe contar y estar al día de la recepción de ofertas con la póliza de riesgos de trabajo aportando la certificación en la oferta.
   4. El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Administración Tributaria, de conformidad con el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante el sistema correspondiente, dentro del portal de consultas en internet del Ministerio de Hacienda.
   5. Todo aquel proveedor inscrito en el Sistema Digital Unificado (SICOP), tiene la obligatoriedad de mantener actualizado su registro con toda la información relacionada, la misma debe de indicar la naturaleza y propiedad de las acciones y su beneficiario final, así como la declaración donde indique que no se encuentra sujeto a ninguna de las causales de prohibición establecidas en la ley 9986, conforme lo regulado en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública y emisión por parte de la Dirección de Contratación Pública mediante Circular MH-DCoP-CIR-0054-2023 y publicación en La Gaceta N.94 del lunes 29 de mayo del 2023.

Adicionalmente a la declaración jurada de no encontrarse en ninguno de los casos de imposibilidad legal para contratar con la Administración de conformidad con lo dispuesto en los artículos 24, 25, 26, 27, 28, 29 de la Ley General de Contratación Pública, adicional debe indicar: que no tiene parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y afinidad en esta Municipalidad con: El Alcalde Municipal, Regidores propietarios y suplentes, Síndicos propietarios y suplentes y Proveedor Institucional.

1. Nota emitida por la Dirección de Servicios de Seguridad Privada del Ministerio de Seguridad manifestando estar el oferente al día y vigente al día de apertura de ofertas para operar a título personal y jurídico en servicios de seguridad privada en este país así como mantener esa condición durante el procedimiento de contratación. En caso de resultar adjudicado en firme, debe mantener esa condición durante toda la fase ejecución contractual.
2. Desglose de la estructura de precios: En la oferta deberá estar presente esa estructura, que definirá claramente los elementos que la componen, y cumplir con lo regulado en el artículo 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública e indicar claramente la cantidad de oficiales que dispondrán, así como citar el monto deducido por oficial (cargas sociales, salarios, pólizas), así como insumos, gastos administrativos y demás componentes necesarios para la validación y claridad del precio ofertado.

1. CONDICIONES ESPECIFICAS Y TÉCNICAS:

Por el solo hecho de presentar oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones y especificaciones de este pliego de condiciones, así como a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes de la República de Costa Rica. Según el Art 123 del RLGCP.

 La MUNICIPALIDAD se reserva el derecho de solicitar el cambio de algún detalle siempre y cuando ambas partes logren ponerse de acuerdo y no representen variación alguna de los precios unitarios adjudicados.

Si definitivamente alguno de los tipos de materiales establecidos para las diferentes clases de producto saliera del mercado y se hiciera imposible su adquisición, el adjudicatario deberá proponer alguna opción sustituta, la cual, deberá conservar las principales condiciones básicas del insumo original o superior.

La adjudicación será total, se requiere que los bienes a adquirir, provengan de un mismo contratista, a efecto de uniformar procedimientos internos para cada uno de ellos.

1. El oferente deberá aceptar que el suministro se realizará bajo la modalidad de entrega según demanda, durante el plazo contractual establecido, conforme a las necesidades de la Administración.

 

1. El oferente deberá indicar el plazo de entrega para cada requerimiento, el cual deberá ser razonable y acorde a la necesidad operativa institucional.

 

1. El oferente deberá considerar en su oferta todos los costos asociados al suministro del bien, incluyendo transporte, seguros, carga, descarga, y entrega en sitio (instalaciones de la Policía Municipal de Grecia).

 

1. Obligaciones del Oferente y del Contratista:

 

Conforme al artículo 14 de la Ley General de Contratación Publica serán obligaciones del oferente y el contratista las siguientes:

Someterse plenamente al ordenamiento jurídico costarricense, debiendo verificar que el procedimiento utilizado por la Administración se ajuste a las disposiciones de la ley 9986.

Presentar una oferta completa a partir de las reglas del pliego de condiciones.

Ser diligente en la atención de cualquier requerimiento y ser proactivo y dirigir todas sus actuaciones a la ejecución del contrato. Una vez que el sistema digital unificado notifique al oferente que la Administración emitió los estudios de ofertas, este deberá proceder en la forma prevista en el artículo 50 de la ley 9986.

Cumplir con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada que hayan aportado adicionalmente en el curso del procedimiento o en la formalización del contrato.

Cumplir con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Fodesaf), así como con los impuestos nacionales; lo anterior comprende cualquier contratación en el territorio nacional que realicen entes de derecho público internacional u organismos internacionales, incluidos los contemplados en el inciso a) del artículo tercero de esta ley, con respecto a las personas trabajadoras que presten sus servicios en el país.

Verificar que los subcontratistas se encuentren al día con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

Abstenerse de realizar acuerdos colusorios.

 

1. Información Confidencial:

Conforme al artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública en caso de que un participante considere que existe información confidencial, así deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, al momento mismo de presentar o facilitar la documentación, haciendo señalamiento claro de los folios o archivos que estimas confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico.

 

1. Precio:

Los precios cotizados serán ciertos y definitivos LIBRES DE TODO IMPUESTO, según artículo 8, Ley 7794 del Código Municipal. La Municipalidad de Grecia se encuentra exenta del impuesto al valor agregado según artículo 9 inciso 2 de la Ley N° 9635, denominada: Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas y Artículo N° 8 del Código Municipal.

 Conforme al artículo 61 inciso n) de la Ley General de Contratación Publica los oferentes tendrán la posibilidad de mejorar su oferta económica original.

 

1. Rango de tolerancia del precio, conforme al estudio de mercado:

De acuerdo con estudio de Mercado elaborado por Diana Campos Quesada, se determina el rango de tolerancia mínimo y máximo.

 

1. Desglose del precio:

El oferente deberá presentar dentro de su oferta el desglose de la estructura del precio en términos absolutos y porcentuales, tanto para el precio total ofertado, como para cada uno de los precios unitarios de las líneas que conforman el objeto contractual, según lo establecido en el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y  Reglamento Interno de Bienes, Servicios y Obras Públicas de la Municipalidad de Grecia, artículo 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y de conformidad con las fórmulas dispuestas en el artículo 15 del Reglamento de reajustes de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios.

En aquellos casos en donde el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura del precio correspondiente a cada moneda.

La estructura del precio de la oferta estará compuesta por al menos el desglose de los componentes de costos directos, indirectos, utilidad e imprevistos en valores absolutos y porcentuales y el oferente debe detallar también en ese desglose los índices de precios asociados a cada rubro que se describen en la siguiente tabla y deberá presentarse en el formato propuesto, considerando además la información relacionada a las listas correspondientes:

El oferente debe completar la siguiente tabla:

 

Estructura del precio en valores absolutos y relativos
Tipo de Moneda Partida/Línea			(Colones, dólares, etc.)
Componentes del precio		Precio Unitario		Precio total ofertado		Información de índices
		Valor absoluto (Monto)	Valor porcentual (%)	Valor absoluto (Monto)	Valor porcentual (%)	Ente emisor	Fuente
Costos Directos	Mano de obra
	Insumos
	Subcontratos
	Insumos específicos
	Transporte
	Otros (Detallar)
Total, costos directos
Costos Indirectos	Mano de obra
	Insumos específicos
	Transporte
	Otros (Detallar)
Total, costos indirectos
Costos Específicos (En caso de no utilizar los índices debe el oferente aportar la cotización para futuros reajustes de precios en relación a la aplicación de este método)	Otros(Detallar)
Total, Costos específicos
No aplica reajuste	Imprevistos
	Utilidad
Total

 

• Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y 12 del Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, según corresponda.

• En el caso de que se utilice el método analítico-documental, los oferentes deberán presentar en la oferta una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada conforme a lo regulado en los artículos 33 y 58 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

La anterior obligación no excluye la posibilidad para solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta.

 

1. Garantía de cumplimiento:

El adjudicado en firme previo a la firma del contrato debe de presentar una garantía de cumplimiento por un porcentaje de un 5% con una vigencia de 14 meses. Si la garantía cumplimiento se rinde mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución previamente establecida y asociada a este procedimiento.

 La Garantías de cumplimiento deben de ser rendidas en forma electrónica, podrán rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía durante toda la contratación.

 Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

 En el caso de que la institución contratante se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el adjudicatario rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

 En caso de contrataciones de más de una línea, la garantía debe rendirse con base en el monto global ofertado y no por línea.

 La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista en el plazo indicado en las condiciones particulares del pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado y se haya realizado la recepción provisional y definitiva en Sistema Integrado de Compras Públicas.

 En ofertas conjuntas cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o aportar una garantía para todo el monto ejecutable indistintamente de quien incumpla. En ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

 Tanto para la garantía de cumplimiento y colateral, el monto o porcentaje, así como su vigencia se establecerá en el pliego de condiciones.

 Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla a Sistema Integrado de Compras Públicas en el mismo acto de su emisión.

 

1. Reajuste de precios:

El reajuste de precios se regula mediante el reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios, Decreto Ejecutivo No.44937-H-MICITT-MIDEPLAN (Alcance No.46 Gaceta No.64 03 abril 2025, entrada en vigencia a partir del 04 de agosto del 2025).

El oferente debe aportar en su estructura de precios, todos aquellos índices de precios que se componen de su oferta inicial, bajo el amparo de lo regulado en el artículo 9 y/o 12 de este Decreto.

Cuando haya ausencia del índice de precios el oferente deberá advertirlo en su oferta y se podrá aplicar bajo el método analítico – documental de conformidad con lo regulado en los artículos 102, 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

1. Trámite de exoneración:

En caso de no tener los bienes ya ingresados al país, seguirá el siguiente proceso:

 

• Solicitud escrita de exoneración suscrita por el Adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América.

• Una copia de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuales son los equipos que serán entregados a la Institución.

• Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución“, firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto, por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.

• La administración entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.

• Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos, que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del contrato.

• En el caso de desalmacenaje de vehículos, una vez realizado el desalmacenaje por parte del contratista, este deberá hacer entrega a la Institución de la Póliza de Desalmacenaje y Riteve al día.

• La Institución procederá con el trámite de exoneración de los derechos de inscripción e impuesto a la propiedad.

• La Institución entregará al contratista la documentación necesaria para que proceda con los trámites de inscripción y placas metálicas ante el Registro Nacional.

• En el caso de bienes ya ingresados al país que cancelaron esos impuestos, deberá el bien ofrecerse cumplir con lo regulado en la directriz.

 

1. Proyección o historial de consumo:

 

Para efectos de la planificación presupuestaria y de la estimación del consumo correspondiente al presente procedimiento de contratación, se establece una proyección de consumo para los servicios de seguridad privada armada requeridos en el Mercado Municipal de Grecia y en el edificio de la Policía Municipal, tomando como referencia las necesidades operativas previstas para un período de doce (12) meses.

La estimación se realiza considerando una prestación mensual del servicio, contemplando un funcionario por cada turno establecido para cada una de las dependencias. Los montos proyectados corresponden a esta previsión inicial y tienen como finalidad servir de referencia para la planificación presupuestaria.

No obstante, al tratarse de una contratación bajo la modalidad según demanda, se busca brindar a la Municipalidad la flexibilidad necesaria para ajustar la cantidad de servicios contratados de acuerdo con las necesidades operativas que puedan surgir durante la vigencia contractual y, eventualmente, en los años siguientes, siempre conforme a las condiciones contractuales y la disponibilidad presupuestaria.

En ese sentido, se contempla la posibilidad de requerir una ampliación del servicio ante situaciones como eventuales jubilaciones de funcionarios municipales, la necesidad de cubrir vacaciones, incapacidades u otras ausencias del personal, así como el refuerzo de la vigilancia durante temporadas de mayor actividad comercial en el Mercado Municipal. Asimismo, se prevé que puedan presentarse situaciones extraordinarias o contingencias, como una emergencia sanitaria u otras circunstancias que hagan necesario incrementar temporalmente la cantidad de efectivos destinados a las labores de seguridad.

En consecuencia, los montos indicados constituyen una proyección de consumo y no representan un compromiso de consumo mínimo ni una obligación de ejecutar la totalidad de los recursos estimados. La Municipalidad podrá requerir los servicios de manera parcial o total, según las necesidades que se presenten, las condiciones establecidas en el contrato y la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

Mercado Municipal de Grecia

Para el Mercado Municipal de Grecia se estima un consumo mensual de ₡3.620.000,00, tomando como referencia la prestación mensual del servicio de seguridad privada armada, con un funcionario por cada turno establecido.

Esta estimación contempla las necesidades de vigilancia, custodia y protección de las instalaciones del Mercado Municipal, incluyendo el control de accesos, la vigilancia de las diferentes áreas, la realización de rondas, la atención preventiva de incidentes, la protección de los bienes institucionales y las demás funciones establecidas en las especificaciones técnicas del servicio.

Para efectos de la proyección correspondiente a doce (12) meses, el consumo estimado se determina de la siguiente manera:

₡3.620.000,00 × 12 meses = ₡43.440.000,00

Por lo tanto, se establece una proyección de consumo para el Mercado Municipal de Grecia de ₡43.440.000,00 para un período de doce (12) meses.

Este monto corresponde a la estimación mensual de referencia y no limita la posibilidad de requerir servicios adicionales, cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, particularmente durante temporadas de mayor actividad comercial o para atender situaciones que requieran reforzar temporalmente la vigilancia.

Edificio de la Policía Municipal de Grecia

Para el edificio de la Policía Municipal de Grecia se estima un consumo mensual de ₡3.620.000,00, considerando la prestación mensual del servicio de seguridad privada armada, con un funcionario por cada turno establecido.

La estimación contempla las necesidades de vigilancia, custodia y protección del edificio, sus anexos y los activos municipales, incluyendo el control de ingreso de personas autorizadas, la realización de rondas internas y externas, la vigilancia durante los horarios asignados y el reporte oportuno de cualquier situación de riesgo. Estas funciones se encuentran contempladas específicamente para el edificio de la Policía Municipal dentro de las especificaciones técnicas del servicio.

Para efectos de la proyección correspondiente a doce (12) meses, el consumo estimado se determina de la siguiente manera:

₡3.620.000,00 × 12 meses = ₡43.440.000,00

Por lo tanto, se establece una proyección de consumo para el edificio de la Policía Municipal de Grecia de ₡43.440.000,00 para un período de doce (12) meses.

Al igual que en el caso del Mercado Municipal, este monto constituye una estimación de referencia que permite prever la prestación ordinaria del servicio, sin perjuicio de que, ante necesidades institucionales futuras, se requiera ampliar la cobertura de seguridad, de conformidad con las condiciones contractuales y la disponibilidad presupuestaria.

 

Proyección total de consumo

De acuerdo con las estimaciones anteriores, la proyección de consumo para un período de doce (12) meses se resume de la siguiente manera:

 

Dependencia	Consumo mensual estimado	Proyección de consumo 12 meses
Mercado Municipal de Grecia	₡3.620.000	₡43.440.000
Edificio de la Policía Municipal	₡3.620.000	₡43.440.000
Total	₡7.240.000	₡86.880.000

 

Para efectos de planificación presupuestaria, se establece una proyección de consumo total de ₡86.880.000,00 para un período de doce (12) meses, correspondiente a los servicios de seguridad privada armada requeridos para el Mercado Municipal de Grecia y el edificio de la Policía Municipal.

La estimación se realizó tomando como referencia la prestación mensual del servicio, contemplando un funcionario por cada turno establecido para cada una de las dependencias. No obstante, los montos indicados constituyen una proyección de consumo y no representan una cantidad fija de servicios que necesariamente deban ejecutarse durante la vigencia contractual.

La contratación bajo la modalidad según demanda busca brindar a la Municipalidad la flexibilidad necesaria para ajustar la prestación del servicio a las necesidades operativas que puedan presentarse durante la ejecución del contrato y, eventualmente, en los años siguientes, de conformidad con las condiciones contractuales, la planificación institucional y la disponibilidad presupuestaria.

En ese sentido, la proyección contempla la posibilidad de que, ante circunstancias futuras, se requiera ampliar la cantidad de efectivos o las jornadas de vigilancia inicialmente previstas. Entre estas situaciones se encuentran eventuales jubilaciones de funcionarios municipales, la necesidad de cubrir vacaciones, incapacidades u otras ausencias del personal, así como el incremento de la vigilancia durante temporadas de mayor actividad comercial en el Mercado Municipal. Asimismo, se considera la posibilidad de que surjan situaciones extraordinarias o contingencias que requieran reforzar temporalmente los servicios de seguridad, como podría ocurrir ante una emergencia sanitaria u otra situación que afecte la operación institucional.

Por consiguiente, la estimación económica tiene como finalidad servir de referencia para la planificación y asignación de los recursos necesarios, así como prever un margen de atención ante posibles variaciones en la demanda del servicio. Al tratarse de una contratación según demanda, la Municipalidad no queda obligada a consumir la totalidad del monto proyectado; la prestación efectiva se ajustará a los requerimientos que se presenten, a las condiciones establecidas en el contrato y a la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

 

1. Lugar de Entrega:

Mercado Municipal y Edificio Policía Municipal, Municipalidad de Grecia.                     

1. Plazo de entrega:

Conforme se indique en la orden de pedido.

1. Visita de Sitios:

Los oferentes podrán realizar visitas a las instalaciones objeto de la presente contratación con el fin de conocer de manera directa las condiciones físicas, operativas y logísticas en que deberá prestarse el servicio.

Las visitas deberán coordinarse previamente con la Municipalidad de Grecia, conforme a los mecanismos y horarios que esta establezca.

La visita tendrá, entre otros, los siguientes objetivos:

 

• Conocer las instalaciones objeto del servicio.

• Verificar las condiciones operativas y de seguridad existentes.

• Recabar información necesaria para la adecuada elaboración del Plan de Seguridad.

• Aclarar aspectos generales relacionados con la prestación del servicio.

La no realización de la visita no eximirá al oferente de su responsabilidad de conocer integralmente las condiciones del servicio requerido, ni podrá ser invocada posteriormente como justificación para incumplimientos, reclamaciones o solicitudes de modificación contractual.

Se debe de coordinar con el administrador del Mercado Municipal:

Nombre completo: Alejandro Rolando Arias Acuña

Correo electrónico: alejandro.arias@grecia.go.cr

 

1. Requisitos de cumplimiento posterior a la adjudicación en firme:

El oferente que resulte adjudicado en firme deberá previamente al trámite de formalidad del contrato cumplir con la siguiente información:

 

• El oferente adjudicado en firme, deberá de estar al día con la patente municipal permiso de funcionamiento del ministerio de Salud, aportando la constancia que acredite esa condición.

• Presupuesto detallado con su pertinencia de índices.

• Pólizas vigentes: En caso de que en la oferta se encuentre al día y al momento de esta etapa mantenga esa condición, se aceptará este punto. Para el caso de contratos de obra pública y aquellos de servicios que requieran ser declaradas las pólizas al número de procedimiento, deberá emitirse la constancia con tal afirmación y estar al día.

• Depósito de Garantía de Cumplimiento (cuando así haya sido requerido en el pliego de condiciones).

• Estar al día ante la Caja Costarricense del Seguro Social, FODESAF, Tributación Directa, Personería Jurídica. En caso de tener morosidad se hará la prevención para su debida cancelación para que quede al día.

Nota Importante: El no atender dentro del plazo establecido a partir de su notificación en SICOP, la administración aplicará la caducidad y de inmediato procederá con la declaratoria de insubsistencia para proceder con la segunda opción.

1. Forma de pago:

La Municipalidad tendrá como fecha máxima para cancelar hasta 30 días naturales. El pago se hará mediante transferencia bancaria.

El plazo indicado en el párrafo anterior correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la Administración y el cumplimiento del visado del gasto, conforme al artículo 19 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

El pago de dicho bien o servicio se realizara los pagos contra Orden de Pedido y cuando se cuente con el visto bueno del Administrador de Contrato o quien se encuentre destacado en su puesto.

Nota:

• La Municipalidad está exenta del Impuesto de ventas por ley 7794. Además, a toda orden se le aplica un 2% de retención del Impuesto Sobre la Renta según ley 7092 inciso G artículo 23.

• En contrataciones que se estipulen pagos por avance en obra, las solicitudes de pago se realizaran por medio de “Solicitud de Información” en la etapa de contrato y se realizara una única recepción provisional y definitiva en el último pago del proyecto.

 

1. Vigencia de la oferta:

Especificar la vigencia de la oferta por escrito, que en ningún caso podrá ser inferior a 60 días hábiles.

El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, el cual no podrá ser superior al doble fijado para la recepción de ofertas. En casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado podrá ser prorrogable hasta por un plazo igual al de recibir ofertas.

 

1. Cláusula penal:

En caso de existir atrasos en el plazo de entrega del objeto de la contratación el adjudicatario deberá pagar por concepto de cláusula penal un 1.50% del valor del monto de la orden de pedido por cada día de atraso, hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato. El contratado previo a finalizar el plazo contractual debe dejar constar al Administrador del contrato las razones por las cuales no podrá cumplir debido a situaciones de fuerza mayor, caso fortuito y/o negligencia de la administración, mismas que debe tramitar en sistema integrado de compras públicas durante el plazo contractual, del cual será ese momento jurídico de hacer constar la oportunidad del contratado para que no se aplique la cláusula penal.

El contratado debe tener claro que para no incumplir en la cláusula penal debe solicitar la recepción provisional por sistema integrado de compras públicas, para que el administrador del contrato valide esta condición de cumplimiento y se deje constar la correcta ejecución contractual. En caso de que el contratado olvide o no trámite en sistema integrado de compras públicas esta solicitud, no será responsabilidad de la Municipalidad ni del Administrador del Contrato, acreditar por otra vía distinta al sistema integrado de compras públicas esa recepción provisional, quedando así claro que para esta etapa contractual sólo atenderá la administración esta gestión por dicho sistema.

La fórmula y el detalle del porcentaje consignado en este punto se encuentran en el Excel adjunto.

 

1. Multa:

En caso de que el adjudicatario incumpla en el contrato con lo requerido en el pliego de condiciones y no proceda a realizar las correcciones que le indique la Administración en el plazo señalado por esta última, iniciará el procedimiento para aplicar la multa respectivo por el hecho de conformidad con la matriz de cláusula penal y multa adjunta en el pliego de condiciones, por cada día de atraso en la no corrección de lo indicado, hasta un máximo de 25% (veinticinco por ciento).

El cobro de multas se hará reteniendo su equivalente en la facturación a cancelar al contratado conforme a la gestión por parte del Administrador del Contrato debidamente acreditada para tal fin, y quedará retenido hasta cumplir el proceso respectivo y resolución misma para la decisión final. Para fines de la multa se considera como incumplimiento lo siguiente:

	Multa diaria	Descripción de la multa
Multa 1	0,38%	Abandono del puesto de servicio, llegadas tardías, retiros anticipados del personal o falta de cobertura del puesto de seguridad.
Multa 2	0,38%	Presentarse al servicio bajo los efectos del alcohol, drogas o sustancias prohibidas.
Multa 3	0,38%	Dormir durante la jornada laboral, descuidar el servicio o incurrir en conductas negligentes que comprometan la seguridad de las instalaciones.
Multa 4	0,38%	Permitir el ingreso o permanencia de personas no autorizadas en las instalaciones objeto del contrato.
Multa 5	0,38%	Incumplimiento de las rondas de vigilancia, funciones asignadas, registros en bitácoras o reporte de incidencias.
Multa 6	0,38%	Negativa a acatar instrucciones emitidas por la Administración, el administrador del contrato o los coordinadores designados, así como falta de comunicación o respuesta ante incidentes.
Multa 7	0,38%	Conducta irrespetuosa, negligente o inapropiada hacia usuarios, comerciantes, visitantes, funcionarios municipales o autoridades competentes.
Multa 8	0,38%	Incumplimiento de las obligaciones legales, laborales o documentales del personal asignado al servicio, así como la no sustitución inmediata del personal objetado por la Administración.
Multa 9	0,38%	Presentación del personal sin uniforme reglamentario, identificación oficial o equipo operativo obligatorio.
Multa 10	0,38%	Incumplimiento de la confidencialidad institucional, uso indebido de dispositivos electrónicos, realización de actividades ajenas al servicio o falta de supervisión por parte de la empresa adjudicataria.

 

1. METODOLOGIA DE EVALUACIÓN

Una vez superada la etapa de admisibilidad legal y técnica, aquellas ofertas que resulten elegibles para una eventual adjudicación, serán evaluadas bajo la siguiente metodología de evaluación:

 

Tabla N°1 Sistema de evaluación

 

Concepto	% de Calificación
Precio	70%
Experiencia	20%
Capacitación del personal	10%
TOTAL	100%

  

• Precio (Máximo 70 puntos):

La evaluación económica se realizará considerando el costo total ofertado para la prestación del servicio requerido, incluyendo la cobertura de lunes a sábado y, cuando corresponda, la cobertura de los días domingo.

La oferta económica de menor precio obtendrá la máxima calificación de 70 puntos, mientras que las demás ofertas recibirán una puntuación proporcional, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

PP = (MOP / MOE) × 70

 

Dónde:

 

PP: Puntos asignados por precio.

MOP: Monto de la oferta de menor precio.

MOE: Monto de la oferta económica evaluada.

 

El criterio de precio (70%) se establece con un peso predominante en atención al principio de eficiencia en el uso de los recursos públicos, procurando obtener las mejores condiciones económicas posibles para la prestación del servicio, sin comprometer su calidad.

 

• Experiencia (Máximo 20 puntos):

El criterio de experiencia de la empresa (20%) tiene como finalidad valorar la trayectoria comprobada del oferente en la prestación de servicios de seguridad privada similares al objeto de la presente contratación, considerando la naturaleza del servicio requerido, la complejidad de las instalaciones y la necesidad de una adecuada gestión de riesgos.

Puntaje máximo: 20 puntos.

Para efectos de calificación, se asignará el puntaje de acuerdo con la experiencia comprobada del oferente, conforme a la siguiente escala:

 

• Más de 5 años de experiencia comprobada: 20 puntos.

• Entre 3 y 5 años de experiencia comprobada: 15 puntos.

• Menos de 3 años de experiencia comprobada: 5 puntos.

• Sin experiencia comprobada: 0 puntos.

 

Para efectos de esta evaluación, se considerará como experiencia similar aquella relacionada con la prestación de servicios de seguridad y vigilancia en instituciones públicas, entidades privadas, edificios institucionales, mercados, municipalidades, centros comerciales u otras instalaciones de naturaleza comparable al objeto de la presente contratación.

La experiencia deberá acreditarse mediante certificaciones, contratos, constancias o cartas de referencia emitidas por los clientes, o cualquier otro documento idóneo que permita verificar la experiencia alegada y el período durante el cual se prestaron los servicios.

Los documentos aportados deberán contener información suficiente para verificar la experiencia declarada, incluyendo, cuando corresponda, el nombre de la entidad o empresa contratante, período de prestación del servicio, descripción del servicio ejecutado y los datos

 

• Capacitación del personal (Máximo 10 puntos):

Finalmente, el criterio de evaluación denominado Plan de Capacitación del Personal Asignado (10%) tiene como finalidad valorar que el oferente cuente con una propuesta de capacitación orientada al personal que ejecutará el contrato, procurando que este disponga de conocimientos básicos relacionados con las funciones de seguridad, atención de emergencias, manejo de conflictos y atención al público.

Se evaluará la presentación de un Plan de Capacitación para el personal que será asignado a la prestación del servicio.

 

El plan deberá contemplar, como mínimo, capacitación en los siguientes temas:

 

• Seguridad privada.

• Manejo y uso de armas.

• Primeros auxilios básicos.

• Atención de emergencias.

• Manejo de conflictos.

• Atención al público y relaciones humanas.

• La asignación del puntaje se realizará de la siguiente manera:

• Presenta el Plan de Capacitación que incluya todos los temas requeridos: 10 puntos.

• Presenta el Plan de Capacitación que incluya entre tres y cinco de los temas requeridos: 5 puntos.

• No presenta el Plan de Capacitación o incluye menos de tres temas: 0 puntos.

 

 * Criterios Desempate:

                                                    

En caso de empate entre los oferentes se establece como mecanismo de desempate lo siguiente:

1. Cuando existan PYMES (condición que deberá demostrar según Ley 8262), serán consideradas prioritariamente en el siguiente punto.

2. Precio.

3. Experiencia.

En caso de persistir el empate se efectuará un sorteo en presencia de un representante de las personas o empresas empatadas, un abogado de la Institución y el analista encargado del trámite, previa convocatoria. Su inasistencia se entenderá como renuncia a participar, quedando excluido del sorteo, el cual se realizará con los presentes. Para el sorteo se utilizarán papeles de igual tamaño y color, uno de ellos tendrá la palabra “Ganador”, cada representante sacará de una bolsa un papel y resultará adjudicatario el que saque el papel con la palabra “Ganador”. El sorteo se efectuará en la Proveeduría Institucional y se levantará el acta respectiva.

 

1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

Información del servicio

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Municipalidad de Grecia requiere contratar el servicio de seguridad privada armada, con el propósito de garantizar la protección de las personas, los bienes y las instalaciones del Mercado Municipal de Grecia y del edificio de la Policía Municipal de Grecia.

La contratación se realizará bajo la modalidad según demanda, de conformidad con las necesidades operativas de la institución. El servicio deberá brindarse en ambas instalaciones, de acuerdo con los turnos y horarios establecidos por la Administración, incluyendo días feriados y asuetos, según corresponda.

El oferente deberá contemplar en su oferta económica la totalidad de los costos directos e indirectos asociados a la prestación del servicio, incluyendo los gastos operativos, administrativos, laborales, de equipamiento y cualquier otro recurso necesario para garantizar su adecuada ejecución.

Asimismo, será responsabilidad exclusiva de la empresa contratista proporcionar los implementos, equipos, mobiliario y demás recursos necesarios para el desarrollo de las labores de seguridad, incluyendo, entre otros, casilleros o lockers para el personal, medios adecuados para el resguardo de las armas de fuego, horno microondas y cualquier otro artículo o equipo que resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Lo anterior deberá ser asumido por la empresa contratista, sin que implique costos adicionales para la Municipalidad.

En consecuencia, los precios ofertados deberán incluir todos los costos asociados a la prestación integral del servicio, por lo que no se reconocerán pagos adicionales por concepto de equipos, materiales, mobiliario, implementos, gastos operativos ni ningún otro rubro necesario para la correcta ejecución de la contratación.

2. ALCANCE DEL SERVICIO

El servicio comprende:

• Vigilancia y resguardo de instalaciones.

• Control de accesos.

• Prevención de incidentes.

• Atención de situaciones de emergencia.

• Apoyo en el mantenimiento del orden dentro de las instalaciones.

La empresa adjudicataria deberá garantizar la continuidad del servicio en todo momento.

3. MODALIDAD DEL SERVICIO

La Municipalidad podrá requerir la prestación del servicio bajo cualquiera de las siguientes modalidades, según sus necesidades operativas:

• Servicio por turno mensual, incluyendo domingos.

• Servicio por turno mensual, sin incluir domingos.

• Servicio por turno semanal, incluyendo domingos.

• Servicio por turno semanal, sin incluir domingos.

• Servicio por día.

La contratación de cualquiera de estas modalidades se realizará de acuerdo con los requerimientos de la Administración y la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

La inclusión de estas modalidades dentro del presente procedimiento no implica compromiso alguno de consumo mínimo por parte de la Municipalidad, la cual podrá requerir los servicios de forma parcial, total o incluso no requerir alguna de las modalidades durante la vigencia contractual, sin que ello genere derecho a indemnización, compensación o reclamo alguno por parte del contratista.

3.1 Horarios y jornadas

El contratista deberá cumplir con los horarios establecidos en el presente pliego de condiciones, respetando las jornadas laborales conforme a lo dispuesto en el Código de Trabajo y la normativa aplicable.

El servicio deberá prestarse durante todos los días requeridos por la Municipalidad, incluyendo días feriados y asuetos, sin que ello genere costos adicionales para la Administración.

El personal asignado no deberá presentarse a laborar en condiciones de fatiga derivadas de jornadas laborales adicionales, debiendo el contratista garantizar que los oficiales se encuentren en condiciones óptimas para la prestación del servicio.

El contratista deberá garantizar los relevos necesarios y la rotación del personal, de forma que se mantenga la continuidad y calidad del servicio en todos los puestos asignados.

El contratista deberá contar con personal suficiente para cubrir ausencias por vacaciones, incapacidades, permisos u otras situaciones, asegurando en todo momento que los puestos de seguridad no queden desprotegidos.

El contratista será responsable de supervisar y garantizar el cumplimiento de los horarios de ingreso y salida de su personal, así como de los programas de trabajo establecidos para la correcta prestación del servicio.

3.2 Horarios y turnos del servicio

3.2.1 Turnos operativos disponibles

La Municipalidad de Grecia podrá requerir la prestación del servicio de seguridad privada armada, tanto para las instalaciones del Mercado Municipal de Grecia como para el edificio de la Policía Municipal, en cualquiera de los siguientes turnos, según sus necesidades operativas institucionales y bajo la modalidad de contratación según demanda:

Turnos	Horarios
Turno 1	00:00 – 06:00
Turno 2	06:00 – 14:00
Turno 3	10:00 – 18:00
Turno 4	18:00 – 24:00

 

La contratación efectiva podrá comprender uno, varios o la totalidad de los turnos antes indicados, según los requerimientos institucionales que determine la Administración durante la ejecución contractual.

El contratista deberá garantizar la capacidad operativa, disponibilidad de personal y continuidad del servicio para cubrir cualquiera de los turnos establecidos cuando así sea requerida por la Municipalidad.

La organización interna del personal, cumplimiento de jornadas laborales, descansos, relevos, pago de salarios, recargos legales, jornadas nocturnas, cargas sociales, pólizas, sustituciones y cualquier otra obligación derivada de la legislación laboral costarricense vigente serán de exclusiva responsabilidad del contratista, sin que ello implique costos adicionales para la Municipalidad.

 

4. FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL SERVICIO

4.1 Funciones generales

El personal de seguridad deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes funciones:

• Controlar el ingreso y la salida de personas, verificando su identidad cuando corresponda.

• Registrar en bitácora los ingresos relevantes de visitantes, proveedores y cualquier situación fuera de lo ordinario.

• Inspeccionar visualmente bolsos, paquetes o bultos cuando exista sospecha razonable, sin contacto físico con dichos objetos.

• Realizar rondas periódicas dentro y fuera de las instalaciones.

• Mantener vigilancia permanente en accesos, áreas comunes, zonas críticas y perímetros.

• Custodiar las instalaciones, los activos institucionales y los bienes bajo su responsabilidad.

• Detectar, reportar y registrar cualquier anomalía, incidente o situación de riesgo.

• Prevenir alteraciones del orden dentro de las instalaciones.

• Coordinar con la Policía Municipal, Fuerza Pública o el Sistema de Emergencias 9-1-1 cuando sea necesario.

• Atender de forma inicial las situaciones de emergencia que se presenten.

• Mantener comunicación permanente con la supervisión de la empresa.

• Controlar los límites de los locales con respecto a las áreas comunes del mercado

• Colaborar con el traslado de cajas(desocupadas) al área designada para este tipo de objetos en caso de ser necesario

• Cumplir con las instrucciones emitidas por la Municipalidad o por los administradores de los establecimientos para los cuales serán contratados (Mercado Municipal y edificio de la Policía Municipal).

El servicio deberá prestarse bajo un enfoque preventivo.

4.2 Control de accesos y registro

El control de accesos y el registro de ingresos y salidas se aplicarán principalmente durante los periodos en que el Mercado Municipal / Policía Municipal permanezca cerrado al público y únicamente se encuentre personal autorizado.

Durante dichos horarios, el personal deberá:

• Registrar en bitácora el ingreso de funcionarios autorizados.

• Registrar el ingreso de proveedores o personal externo.

• Registrar la salida de personas fuera del horario regular.

• Registrar cualquier situación relevante del turno.

• Controlar el ingreso de personas, verificando que cuenten con autorización.

• No permitir el ingreso de personas no autorizadas.

• Verificar, cuando corresponda, el ingreso y salida de objetos o bienes.

• Reportar cualquier situación irregular a la Administración o a las autoridades competentes.

Nota: Durante el horario regular de funcionamiento del mercado, el control de accesos será general, priorizando la vigilancia y el orden sin afectar la libre circulación del público.

4.3 Manejo de llaves y accesos

• Custodiar los juegos de llaves asignados.

• Registrar en bitácora la entrega y recepción de llaves.

• Verificar que los accesos queden debidamente asegurados.

• Revisar que el tercer piso del Mercado, así como las puertas de las oficinas, estén debidamente cerrados.

• No entregar llaves a personas no autorizadas.

• Controlar la apertura y cierre del ascensor que va al tercer piso, esto es al inicio de labores basado en el horario del personal administrativo de la municipalidad (7:30a.m. a 4:00p.m.)

4.4 Bitácoras del servicio

Cada oficial deberá mantener una bitácora diaria en la que se registre:

• Hora de inicio y finalización del turno.

• Rondas realizadas (o especificar en qué consistió su día).

• Incidencias.

• Ingresos relevantes.

• Coordinaciones con autoridades.

• Situaciones fuera de lo normal.

La bitácora deberá estar disponible para revisión en cualquier momento.

4.5 Funciones específicas para el Mercado Municipal

El personal de seguridad asignado al Mercado Municipal de Grecia deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes funciones:

• Realizar la apertura y cierre del Mercado Municipal conforme a los horarios establecidos por la Administración.

• Custodiar y administrar los juegos de llaves asignados al mercado.

• Revisar puertas, candados, portones, llavines, cortinas metálicas y demás accesos del inmueble.

• Controlar la apertura y cierre del ascensor institucional cuando corresponda.

• Realizar rondas permanentes dentro y fuera de las instalaciones del mercado.

• Vigilar pasillos internos, áreas comunes, zona de parqueo, zona de carga y descarga, zona de autobuses y demás áreas del inmueble.

• Controlar y supervisar de forma permanente la zona de carga y descarga del Mercado Municipal de Grecia, verificando que su utilización se realice de manera ordenada, segura y exclusivamente para el ingreso y entrega de mercaderías destinadas a los inquilinos del mercado. Asimismo, deberá velar porque dicha área no sea utilizada para actividades comerciales no autorizadas, ventas directas a terceros o cualquier otra actividad ajena a su finalidad, evitando la ocupación indebida del espacio por proveedores o particulares que pretendan comercializar productos con personas externas al Mercado Municipal.

• Controlar la apertura y cierre de los portones de acceso vehicular y peatonal del Mercado Municipal, asegurando el cumplimiento de los horarios y disposiciones establecidas por la Administración.

• Velar por el uso adecuado de los espacios de estacionamiento del Mercado Municipal, procurando que sean utilizados conforme a su finalidad y reportando cualquier situación irregular a la Administración.

• Mantener vigilancia y control permanente sobre el área de la estación de autobuses, velando porque únicamente permanezcan en dicho espacio las unidades de transporte público autorizadas y aquellos vehículos que cuenten con autorización expresa de la Administración del Mercado Municipal o de la autoridad superior competente, gestionando el retiro o reporte de cualquier vehículo no autorizado.

• Controlar los accesos del mercado, incluyendo las diferentes entradas del inmueble.

• Velar por el orden, la seguridad y la sana convivencia dentro de las instalaciones.

• Controlar el perímetro externo del mercado, incluyendo aceras y alrededores inmediatos.

• Prevenir altercados entre personas e intervenir de manera preventiva cuando las circunstancias lo permitan.

• Solicitar el retiro de vendedores ambulantes no autorizados, así como de cualquier persona que realice actividades de solicitud de ayudas, donaciones o contribuciones de cualquier índole sin la debida autorización de la Administración.

• Solicitar el retiro de personas que alteren el orden, incumplan las disposiciones vigentes o se encuentren en condiciones que comprometan la seguridad de las instalaciones o de sus usuarios.

• Impedir el ingreso o permanencia dentro de las instalaciones del Mercado Municipal de personas que se encuentren fumando, vapeando, portando cascos de motocicleta, ingresando con animales o realizando cualquier otra conducta prohibida por la normativa vigente, por disposiciones emitidas por las autoridades competentes o por instrucciones de la Administración del Mercado Municipal. Se exceptúan los animales de asistencia y cualquier otro caso permitido por la legislación aplicable.

• Supervisar el sistema de bombeo de agua y el cuarto de máquinas cuando corresponda.

• Verificar el funcionamiento básico del sistema de alarmas y sensores contra incendio, reportando cualquier anomalía detectada.

• Revisar que puertas, portones y demás accesos permanezcan debidamente cerrados o proceder con su apertura cuando sea requerido.

• Comunicar de forma inmediata cualquier situación de riesgo, daño, incidente o anomalía a la Administración del Mercado.

• Coordinar con la Policía Municipal, Fuerza Pública o el Sistema de Emergencias 9-1-1 cuando sea necesario.

• Acompañar al personal técnico, proveedores o contratistas que ingresen al mercado para realizar labores de mantenimiento o trabajos autorizados.

• Colaborar, cuando corresponda, con la recolección y ordenamiento del material reciclable generado por los inquilinos, sin detrimento de sus funciones principales de seguridad.

• Supervisar visualmente el abastecimiento, consumo y las condiciones generales del tanque de gas, reportando cualquier anomalía detectada.

• Verificar las condiciones generales de seguridad en las instalaciones y reportar cualquier situación irregular detectada durante el servicio.

• Velar por el cumplimiento de los reglamentos internos del Mercado Municipal, así como de las disposiciones emitidas por las autoridades nacionales competentes y por la Administración Municipal en materia de seguridad, orden, salubridad, convivencia y uso adecuado de las instalaciones.

• Cumplir cualquier otra disposición operativa relacionada con el servicio que sea emitida por la Administración Municipal dentro del marco contractual y legal aplicable.

• Verificar y registrar diariamente los locales comerciales que no abran al público durante su horario regular de funcionamiento, así como aquellos que presenten cierres reiterados o situaciones inusuales, debiendo remitir un reporte semanal a la Administración del Mercado Municipal para el control y seguimiento correspondiente.

• Acatar las instrucciones giradas por la Administración del Mercado Municipal, orientadas a mantener el orden, la seguridad, la sana convivencia y el adecuado funcionamiento de las instalaciones.

4.6 Funciones específicas para el edificio de la Policía Municipal

• Custodiar el edificio y sus anexos.

• Controlar el ingreso de personas autorizadas.

• Realizar rondas internas y externas.

• Vigilar los activos municipales.

• Mantener vigilancia durante los horarios asignados.

• Reportar riesgos de forma inmediata.

• Coordinar con las autoridades policiales.

4.7 Deberes del personal

Los oficiales de seguridad deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes deberes:

• Velar porque no se obstruyan accesos, salidas de emergencia o zonas de circulación.

• Custodiar oficinas, bodegas, llaves, equipos y bienes municipales.

• Adoptar medidas preventivas para minimizar riesgos relacionados con hurtos, daños, incendios o alteraciones del orden.

• Mantener un trato respetuoso y adecuado con funcionarios, comerciantes, proveedores y usuarios.

• Brindar atención adecuada a personas con discapacidad, adultos mayores y personas con necesidades especiales.

• Completar adecuadamente los formularios, reportes o controles internos requeridos por la Municipalidad.

• Reportar de forma inmediata cualquier situación extraordinaria, daño o incidente.

• Reportar obstrucciones o condiciones inseguras relacionadas con extintores, paneles eléctricos o salidas de emergencia.

• Velar por el control del ingreso de proveedores, contratistas o personal externo.

• Cumplir las disposiciones de seguridad establecidas por la Municipalidad.

4.8 Comportamiento del personal

El personal de seguridad deberá mantener, en todo momento, una conducta profesional, preventiva y orientada a la adecuada prestación del servicio.

Los oficiales deberán:

• Permanecer en el área asignada y no abandonar el puesto sin relevo.

• Realizar los recorridos establecidos.

• Mantener atención constante al servicio.

• No recibir visitas personales durante la jornada.

• No obstruir accesos ni equipos de emergencia.

• Mantener una conducta respetuosa y ordenada.

• No realizar bromas ni conductas imprudentes.

• No operar equipos institucionales sin autorización.

• Cumplir las medidas de seguridad y salud ocupacional.

• Utilizar correctamente el equipo de protección personal.

• No manipular armas de manera innecesaria.

• No utilizar dispositivos personales que distraigan del servicio.

• No consumir alcohol, drogas ni sustancias prohibidas.

• No fumar dentro de las instalaciones.

• Reportar inmediatamente cualquier anomalía o emergencia.

• Cumplir los horarios establecidos.

La Municipalidad podrá solicitar el retiro de cualquier oficial que incumpla estas disposiciones.

4.9 Prohibiciones durante el servicio

El personal no podrá:

• Abandonar el puesto sin relevo.

• Consumir alcohol o drogas.

• Utilizar dispositivos que distraigan.

• Realizar actividades ajenas al servicio.

• Permitir el ingreso de personas no autorizadas.

• Divulgar, compartir o facilitar información confidencial o de carácter reservado relacionado con el servicio, las instalaciones, los sistemas de seguridad o cualquier aspecto operativo del Mercado Municipal.

• Abandonar las instalaciones o el puesto de servicio durante los horarios de alimentación o descanso sin la autorización correspondiente y sin que exista el relevo respectivo.

• Entre otras

5. PERSONAL DEL SERVICIO

5.1 Requisitos del personal

El personal asignado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Haber concluido, como mínimo, el Segundo Ciclo de la Educación General Básica.

• Contar con experiencia mínima de un año en labores de seguridad o vigilancia.

• Poseer credencial vigente como oficial de seguridad privada.

• Contar con permiso vigente de portación de armas.

• Contar con capacitación en seguridad privada, manejo y uso de armas, así como manejo de conflictos.

• Mantener una conducta respetuosa y disciplinada.

• Presentarse en condiciones físicas y mentales adecuadas para el desempeño de sus funciones.

• Hoja de delincuencia al día sin antecedentes.

Todo el personal deberá encontrarse debidamente asegurado mediante la póliza de riesgos del trabajo y debidamente reportado ante la Caja Costarricense de Seguro Social.

5.2 Sustitución del personal

Cuando la empresa contratista deba sustituir a un oficial asignado al servicio, deberá garantizar que la persona sustituta cumpla con todos los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones.

La empresa deberá comunicar previamente al administrador del contrato la sustitución correspondiente y aportar la documentación necesaria del nuevo oficial.

La empresa adjudicataria deberá contar con personal de respaldo suficiente para cubrir ausencias por incapacidades, vacaciones, permisos, renuncias u otras eventualidades.

No se permitirá que los puestos de seguridad permanezcan sin cobertura.

5.3 Remoción del personal

La Municipalidad de Grecia se reserva el derecho de solicitar, de manera justificada, la remoción de cualquier oficial de seguridad cuando existan razones relacionadas con incumplimientos, conductas inadecuadas, negligencia, faltas disciplinarias, deficiente desempeño o incumplimiento de las medidas de seguridad establecidas.

La sustitución del personal cuya remoción sea solicitada por la Municipalidad deberá realizarse de manera inmediata y sin responsabilidad alguna para la Administración.

5.4 Uniforme del personal

Todo oficial de seguridad deberá portar, en un lugar visible, la identificación oficial de la empresa adjudicataria, así como la documentación requerida conforme a la normativa vigente.

La empresa contratista deberá suministrar al personal un uniforme completo, adecuado y en buen estado.

El personal deberá presentarse correctamente uniformado, aseado y con una adecuada presentación personal.

5.5 Capacitación

La empresa adjudicataria deberá garantizar que el personal asignado cuente con capacitación adecuada, suficiente y actualizada en materia de seguridad privada.

La empresa deberá desarrollar procesos de capacitación relacionados, como mínimo, con los siguientes temas:

• Seguridad privada.

• Manejo y uso de armas.

• Manejo de conflictos.

• Atención de emergencias.

• Primeros auxilios básicos.

• Uso de extintores.

• Atención al público y relaciones humanas.

La Municipalidad podrá solicitar, en cualquier momento, evidencia documental de las capacitaciones realizadas.

6. CONTINUIDAD, SUPERVISIÓN Y CONTROL

6.1 Continuidad del servicio

La empresa adjudicataria deberá garantizar la prestación continua e ininterrumpida del servicio.

Bajo ninguna circunstancia los puestos de seguridad podrán permanecer sin cobertura.

La interrupción injustificada del servicio será considerada una falta grave.

6.2 Supervisión

La empresa adjudicataria deberá contar con un supervisor responsable del servicio, quien tendrá a su cargo la supervisión, coordinación y seguimiento del personal asignado, así como la atención de cualquier eventualidad relacionada con la prestación del servicio.

6.3 Comunicación

La empresa adjudicataria deberá garantizar comunicación permanente, efectiva e inmediata entre los oficiales de seguridad y el personal supervisor, a fin de asegurar una adecuada coordinación operativa y atención oportuna de incidentes.

6.4 Control de calidad

La Municipalidad podrá supervisar y verificar la calidad del servicio mediante la revisión de bitácoras, inspecciones, controles periódicos y cualquier otro mecanismo de supervisión que considere pertinente.

6.5 Bitácoras y control

El personal de seguridad deberá llevar bitácoras diarias en las que se registre, como mínimo, la siguiente información:

• Rondas realizadas (si se presta la actividad).

• Incidencias presentadas.

• Ingresos relevantes.

• Situaciones de riesgo detectadas.

• Cualquier otra situación extraordinaria relacionada con la prestación del servicio.

1. Propuesta Operativa del Servicio

El oferente deberá presentar un documento donde describa de forma general la manera en que atenderá la prestación del servicio objeto de la presente contratación.

La propuesta deberá indicar, como mínimo:

• El esquema de supervisión que utilizará para el seguimiento del servicio.

• Los medios de comunicación que utilizará el personal destacado.

• El procedimiento para la atención y reporte de incidentes o situaciones de emergencia.

• El procedimiento para la sustitución de personal en caso de ausencias, incapacidades u otras eventualidades.

• El mecanismo mediante el cual garantizará la continuidad del servicio y la cobertura de los puestos requeridos por la Administración.

La omisión de este requisito será motivo de inadmisibilidad de la oferta.

8. EQUIPO Y ARMAMENTO

8.1 Armamento

Las armas utilizadas deberán ser legales, contar con las autorizaciones correspondientes y mantenerse en condiciones óptimas de funcionamiento, conforme a la normativa vigente aplicable.

8.2 Equipo y medios de comunicación

La empresa adjudicataria deberá proporcionar al personal asignado el uniforme, equipo operativo y medios de comunicación necesarios para la adecuada prestación del servicio, los cuales deberán mantenerse en buen estado de funcionamiento y disponibilidad permanente.

9. OBLIGACIONES LABORALES Y ADMINISTRATIVAS

9.1 Planillas y obligaciones laborales

La empresa adjudicataria será la única y exclusiva responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, salariales, patronales, previsionales, de seguridad social, pólizas, seguros y demás cargas derivadas de la relación laboral con su personal.

En consecuencia, la Municipalidad de Grecia no mantendrá, bajo ninguna circunstancia, relación laboral, contractual ni de subordinación alguna con el personal asignado por la empresa contratista para la prestación del servicio.

La empresa adjudicataria deberá mantener, durante toda la vigencia contractual, al día el cumplimiento de sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), el Instituto Nacional de Seguros (INS) y cualquier otra entidad competente, debiendo aportar la documentación de respaldo cuando así le sea requerida por la Administración.

9.2 Confidencialidad

La empresa adjudicataria y todo el personal asignado a la prestación del servicio deberán guardar absoluta confidencialidad y reserva respecto de cualquier información, documentación, registros, datos, procedimientos o situaciones de carácter institucional de los que tengan conocimiento con ocasión de la ejecución contractual.

Dicha información no podrá ser divulgada, reproducida, utilizada ni facilitada a terceros para fines distintos de aquellos estrictamente relacionados con la prestación del servicio contratado, salvo autorización expresa de la Administración o mandato legal correspondiente.

La obligación de confidencialidad subsistirá aun después de finalizada la relación contractual, sin límite de tiempo, respecto de la información que por su naturaleza deba mantenerse reservada.

9.3 Responsabilidad por daños y perjuicios

La empresa adjudicataria será responsable por los daños, pérdidas, afectaciones o perjuicios debidamente comprobados que sean ocasionados a la Municipalidad, a terceros o a los bienes objeto de custodia, cuando estos deriven de acciones, omisiones, negligencia, incumplimiento contractual o actuación indebida de su personal durante la prestación del servicio.

Para tales efectos, la Municipalidad podrá realizar las investigaciones administrativas correspondientes, respetando el debido proceso, y exigir la reposición, reparación o indemnización que legalmente proceda, sin perjuicio de cualquier otra acción administrativa, civil o legal que corresponda.

10. OFERTA ECONÓMICA

La oferta económica deberá presentarse de forma clara, detallada y desglosada, contemplando la totalidad de los costos asociados a la adecuada prestación del servicio, incluyendo, sin limitarse a ello: salarios, cargas sociales, pólizas, seguros, uniformes, armamento autorizado, equipo operativo, medios de comunicación, supervisión, transporte, sustituciones, costos administrativos, utilidades y cualquier otro gasto directo o indirecto necesario para la correcta ejecución contractual.

La oferta deberá contemplar expresamente días feriados, asuetos y cualquier otra condición especial o extraordinaria que pueda presentarse durante la ejecución del contrato, sin que ello genere costos adicionales para la Municipalidad de Grecia.

No se reconocerán pagos adicionales por conceptos no contemplados en la oferta presentada.

Para efectos de evaluación económica, la Municipalidad requiere una estructura tarifaria uniforme que permita la comparación objetiva de las ofertas, considerando que el objeto contractual corresponde a un servicio de seguridad privada con condiciones operativas equivalentes.

En consecuencia, la oferta económica deberá presentarse mediante un precio unitario por turno, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos en el apartado 3.2.1 del presente pliego, siendo responsabilidad exclusiva del contratista estructurar internamente sus costos conforme a la normativa laboral costarricense vigente.

El oferente deberá presentar su propuesta económica bajo las siguientes modalidades:

10.1 Precio por turno mensual (mes completo)

El oferente deberá indicar el precio correspondiente a la cobertura de un turno fijo durante el mes calendario completo, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos.

Este precio deberá incluir la totalidad de los costos derivados de la prestación del servicio, incluyendo feriados, asuetos y cualquier obligación legal aplicable.

Línea 1: Precio por turno mensual: ₡ __________________

10.2 Precio por turno mensual (sin los domingos)

El oferente deberá indicar el precio correspondiente a la cobertura de un turno fijo durante el mes calendario  sin contemplar los días domingo, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos.

Este precio deberá incluir la totalidad de los costos derivados de la prestación del servicio, incluyendo feriados, asuetos y cualquier obligación legal aplicable.

Línea 2: Precio por turno mensual sin los días domingos: ₡ __________________

 

10.3  Precio por turno semanal de lunes a domingo

El oferente deberá indicar el precio correspondiente a la cobertura de un turno recurrente de lunes a domingo, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos.

Este precio deberá incluir días feriados, asuetos y cualquier otra obligación legal derivada de la prestación continua del servicio.

Línea 3: Precio por turno de lunes a domingo: ₡ __________________

10.4 Precio por turno semanal de lunes a sábado

El oferente deberá indicar el precio correspondiente a la cobertura de un turno recurrente de lunes a sábado, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos.

En caso de que dentro de dicha modalidad coincidan días feriados, asuetos u otras condiciones especiales, estos deberán considerarse incluidos dentro del precio ofertado, sin generar costos adicionales para la Administración.

Línea 4 : Precio por turno de lunes a sábado: ₡ __________________

10.5 Precio por turno diario

El oferente deberá indicar el precio unitario correspondiente a la prestación del servicio por un turno individual por día, aplicable a cualquiera de los horarios establecidos.

Cuando el servicio sea requerido en días feriados, asuetos o condiciones especiales, el precio ofertado deberá contemplar dichos supuestos sin generar cargos adicionales para la Municipalidad.

Línea 4: Precio por turno diario: ₡ __________________

11. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Las empresas oferentes deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos de admisibilidad:

• Contar con autorización vigente emitida por el Ministerio de Seguridad Pública para la prestación de servicios de seguridad privada, conforme a la normativa aplicable.

• Contar con los permisos, licencias y habilitaciones legales vigentes requeridas para el desarrollo de la actividad contratada.

• Encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), el Ministerio de Hacienda y cualquier otra entidad pública que corresponda.

• Estar debidamente inscritas y habilitadas en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

• Contar con pólizas vigentes que respalden la adecuada prestación del servicio y el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

• Presentar toda la documentación legal, técnica y administrativa requerida en el presente pliego de condiciones.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos de admisibilidad establecidos podrá dar lugar a la exclusión de la oferta, conforme a la normativa aplicable.

1. EVENTOS ESPECIALES

La empresa adjudicataria deberá contar con disponibilidad operativa y capacidad de respuesta para atender eventos especiales, actividades extraordinarias, operativos institucionales, ferias, celebraciones, situaciones de emergencia o cualquier otra necesidad excepcional que requiera la Administración del Mercado Municipal de Grecia.

Dicha disponibilidad deberá permitir la asignación oportuna de personal adicional o el refuerzo temporal del servicio cuando las circunstancias operativas así lo demanden, previa coordinación y autorización de la Administración.

En caso de requerirse servicios extraordinarios o personal adicional para actividades especiales, estos deberán contratarse conforme a las modalidades, jornadas, horarios y tarifas ofertadas por el adjudicatario dentro del presente procedimiento de contratación, no pudiendo aplicarse condiciones económicas distintas a las incluidas y adjudicadas en este pliego, salvo que exista una modificación contractual debidamente autorizada de conformidad con la normativa vigente.

La empresa adjudicataria deberá garantizar que el personal asignado para estos servicios cumpla con todos los requisitos técnicos, legales y operativos exigidos para la prestación ordinaria del servicio.

13. PROYECCIÓN DE CONSUMO

Para efectos de la planificación presupuestaria y de la estimación del consumo correspondiente al presente procedimiento de contratación, se establece una proyección de consumo para los servicios de seguridad privada armada requeridos en el Mercado Municipal de Grecia y en el edificio de la Policía Municipal, tomando como referencia las necesidades operativas previstas para un período de doce (12) meses.

La estimación se realiza considerando una prestación mensual del servicio, contemplando un funcionario por cada turno establecido para cada una de las dependencias. Los montos proyectados corresponden a esta previsión inicial y tienen como finalidad servir de referencia para la planificación presupuestaria del procedimiento.

No obstante, al tratarse de una contratación bajo la modalidad según demanda, se busca brindar a la Municipalidad la flexibilidad necesaria para ajustar la cantidad de servicios contratados de acuerdo con las necesidades operativas que puedan surgir durante la vigencia contractual y, eventualmente, en los años siguientes, siempre conforme a las condiciones contractuales y la disponibilidad presupuestaria.

En ese sentido, se contempla la posibilidad de requerir una ampliación del servicio ante situaciones como eventuales jubilaciones de funcionarios municipales, la necesidad de cubrir vacaciones, incapacidades u otras ausencias del personal, así como el refuerzo de la vigilancia durante temporadas de mayor actividad comercial en el Mercado Municipal. Asimismo, se prevé que puedan presentarse situaciones extraordinarias o contingencias, como una emergencia sanitaria u otras circunstancias que hagan necesario incrementar temporalmente la cantidad de efectivos destinados a las labores de seguridad.

En consecuencia, los montos indicados constituyen una proyección de consumo y no representan un compromiso de consumo mínimo ni una obligación de ejecutar la totalidad de los recursos estimados. La Municipalidad podrá requerir los servicios de manera parcial o total, según las necesidades que se presenten, las condiciones establecidas en el contrato y la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

13.1. Mercado Municipal de Grecia

Para el Mercado Municipal de Grecia se estima un consumo mensual de ₡3.620.000,00, tomando como referencia la prestación mensual del servicio de seguridad privada armada, con un funcionario por cada turno establecido.

Esta estimación contempla las necesidades de vigilancia, custodia y protección de las instalaciones del Mercado Municipal, incluyendo el control de accesos, la vigilancia de las diferentes áreas, la realización de rondas, la atención preventiva de incidentes, la protección de los bienes institucionales y las demás funciones establecidas en las especificaciones técnicas del servicio.

Para efectos de la proyección correspondiente a doce (12) meses, el consumo estimado se determina de la siguiente manera:

₡3.620.000,00 × 12 meses = ₡43.440.000,00

Por lo tanto, se establece una proyección de consumo para el Mercado Municipal de Grecia de ₡43.440.000,00 para un período de doce (12) meses.

Este monto corresponde a la estimación mensual de referencia y no limita la posibilidad de requerir servicios adicionales, cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, particularmente durante temporadas de mayor actividad comercial o para atender situaciones que requieran reforzar temporalmente la vigilancia.

13.2. Edificio de la Policía Municipal de Grecia

Para el edificio de la Policía Municipal de Grecia se estima un consumo mensual de ₡3.620.000,00, considerando la prestación mensual del servicio de seguridad privada armada, con un funcionario por cada turno establecido.

La estimación contempla las necesidades de vigilancia, custodia y protección del edificio, sus anexos y los activos municipales, incluyendo el control de ingreso de personas autorizadas, la realización de rondas internas y externas, la vigilancia durante los horarios asignados y el reporte oportuno de cualquier situación de riesgo. Estas funciones se encuentran contempladas específicamente para el edificio de la Policía Municipal dentro de las especificaciones técnicas del servicio.

Para efectos de la proyección correspondiente a doce (12) meses, el consumo estimado se determina de la siguiente manera:

₡3.620.000,00 × 12 meses = ₡43.440.000,00

Por lo tanto, se establece una proyección de consumo para el edificio de la Policía Municipal de Grecia de ₡43.440.000,00 para un período de doce (12) meses.

Al igual que en el caso del Mercado Municipal, este monto constituye una estimación de referencia que permite prever la prestación ordinaria del servicio, sin perjuicio de que, ante necesidades institucionales futuras, se requiera ampliar la cobertura de seguridad, de conformidad con las condiciones contractuales y la disponibilidad presupuestaria.

 13.3. Proyección total de consumo

De acuerdo con las estimaciones anteriores, la proyección de consumo para un período de doce (12) meses se resume de la siguiente manera:

Dependencia	Consumo mensual estimado	Proyección de consumo 12 meses
Mercado Municipal de Grecia	₡3.620.000	₡43.440.000
Edificio de la Policía Municipal	₡3.620.000	₡43.440.000
Total	₡7.240.000	₡86.880.000

Para efectos de planificación presupuestaria, se establece una proyección de consumo total de ₡86.880.000,00 para un período de doce (12) meses, correspondiente a los servicios de seguridad privada armada requeridos para el Mercado Municipal de Grecia y el edificio de la Policía Municipal.

La estimación se realizó tomando como referencia la prestación mensual del servicio, contemplando un funcionario por cada turno establecido para cada una de las dependencias. No obstante, los montos indicados constituyen una proyección de consumo y no representan una cantidad fija de servicios que necesariamente deban ejecutarse durante la vigencia contractual.

La contratación bajo la modalidad según demanda busca brindar a la Municipalidad la flexibilidad necesaria para ajustar la prestación del servicio a las necesidades operativas que puedan presentarse durante la ejecución del contrato y, eventualmente, en los años siguientes, de conformidad con las condiciones contractuales, la planificación institucional y la disponibilidad presupuestaria.

En ese sentido, la proyección contempla la posibilidad de que, ante circunstancias futuras, se requiera ampliar la cantidad de efectivos o las jornadas de vigilancia inicialmente previstas. Entre estas situaciones se encuentran eventuales jubilaciones de funcionarios municipales, la necesidad de cubrir vacaciones, incapacidades u otras ausencias del personal, así como el incremento de la vigilancia durante temporadas de mayor actividad comercial en el Mercado Municipal. Asimismo, se considera la posibilidad de que surjan situaciones extraordinarias o contingencias que requieran reforzar temporalmente los servicios de seguridad, como podría ocurrir ante una emergencia sanitaria u otra situación que afecte la operación institucional.

Por consiguiente, la estimación económica tiene como finalidad servir de referencia para la planificación y asignación de los recursos necesarios, así como prever un margen de atención ante posibles variaciones en la demanda del servicio. Al tratarse de una contratación según demanda, la Municipalidad no queda obligada a consumir la totalidad del monto proyectado; la prestación efectiva se ajustará a los requerimientos que se presenten, a las condiciones establecidas en el contrato y a la disponibilidad presupuestaria correspondiente.

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:

La Municipalidad de Grecia requiere la contratación de los servicios de seguridad privada armada para las instalaciones del Mercado Municipal y Policía Municipal de Grecia, bajo la modalidad según demanda.

  

1. JUSTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

En atención a lo dispuesto en el presupuesto ordinario 2026, la administración toma decisión de trasladar la plaza de uno de los oficiales de seguridad en el mercado municipal y sea asignada a la policía municipal, representado para este servidor un punto a considerar en la actualidad, por no prever desde el presupuesto en el año anterior esa condición y se deba atender en estos momentos esa sustitución del servicio de vigilancia en este inmueble mediante un procedimiento de contratación pública, mismo que por las razones expuestas en el tiempo, no se pudo considerar desde la licitación mayor ni menor promovida por esta municipalidad en meses anteriores, debido al tema presupuestario y las gestiones a lo interno que se generaron para disponer de los recursos para iniciar el procedimiento.

Esta propuesta respondía al interés institucional de fortalecer la vigilancia del Mercado Municipal mediante un servicio más especializado, acorde con las características operativas del inmueble, sus instalaciones y la afluencia de personas. De manera complementaria, se buscaba fortalecer la Policía Municipal mediante la incorporación de una nueva plaza, contribuyendo así al fortalecimiento de ambas dependencias.

En el marco de este planteamiento, se valoró la necesidad de garantizar la continuidad del servicio de seguridad en el Mercado Municipal y, a su vez, atender los requerimientos de vigilancia del edificio de la Policía Municipal. Para ello, se gestionaron los recursos presupuestarios correspondientes y se promovió el procedimiento de contratación de seguridad privada.

En el caso del Mercado Municipal de Grecia, la contratación responde a la necesidad de resguardar las instalaciones, los bienes municipales y las personas que diariamente concurren al inmueble, el cual cuenta con múltiples accesos y diversas áreas operativas que requieren vigilancia y control. Por su parte, en el edificio de la Policía Municipal, el servicio busca complementar la capacidad operativa institucional, especialmente ante la necesidad de contar con cobertura durante horarios en los que no es posible garantizar vigilancia continua con el recurso humano disponible.

En virtud de lo anterior, el procedimiento que actualmente se tramita mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) tiene como finalidad contratar el servicio de seguridad privada armada, bajo la modalidad según demanda, para las instalaciones del Mercado Municipal de Grecia y el edificio de la Policía Municipal, de conformidad con las necesidades operativas institucionales y las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones.

Mediante las constancias presupuestarias MGP-CONST-0591-2026 y MGP-CONST-0600-2026, se cuenta con una asignación de ¢7.200.000,00, garantizando la disponibilidad financiera para esta contratación.

El monto del contrato no excede la asignación presupuestaria y se gestiona conforme a los principios de eficiencia y control financiero establecidos en la Ley General de Contratación Pública.

 

1. CLAUSULADO GENERAL EN TRÁMITES PROMOVIDOS EN SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS.
2. Consideraciones para la presentación de su oferta:

 

1. Cada documento que conforma la oferta se debe adjuntar de forma individual (favor no incluir PDF con documentos agrupados).
2. El nombre de cada documento incluido en la oferta debe identificar claramente su contenido.
3. Los documentos escaneados y firmados en físico o en manuscrito, deberán presentarse conjuntamente con la certificación emitida por notario público, donde se haga constar que es copia fiel y exacta de su original, de conformidad con el artículo 295 de la LGAP.
4. En caso de incluir documentos emitidos en el extranjero, estos deben encontrarse apostillados o consularizados, según corresponda, de conformidad con el artículo 294 de la LGAP.

1. Oferta:
   1. Serán oferentes todas aquellas personas que presenten su oferta en forma electrónica por medio del Sistema integrado de compras públicas, actuando por sí mismo o por medio de un representante debidamente acreditado para tales efectos.
   2. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite:
      • Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
      • Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.
   3. En atención al párrafo tercero, inciso 3 del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social en adelante C.C.S.S., el oferente deberá estar al día con sus obligaciones obrero-patronales ante la C.C.S.S.
   4. El oferente deberá encontrarse al día en el pago de las obligaciones con FODESAF, esto conforme al artículo 22 inciso c, de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares No 5662.
   5. Debe de contar con póliza del INS conforme a la actividad comercial que ejerza y conforme lo solicitado en este pliego de condiciones.
   6. Conforme a lo establecido en el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el oferente debe de encontrarse al día con sus obligaciones ante Tributación Directa.
   7. En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica los mismos deben adjuntarse a la oferta en el sistema integrado de compras públicas en momento procesal oportuno.
   8. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
   9. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el sistema integrado de compras públicas, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.
   10. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio de sistema integrado de compras públicas dentro del plazo de una hora posterior a la publicación de la apertura.
   11. El Oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.
   12. Toda documentación adjunta en la oferta económica que sea emitida del exterior deberá estar apostillada para validar la veracidad del documento, así como en etapas posteriores a ésta que sea requerida por la administración o como respaldo del oferente, adjudicado y/o contratado.
   13. Oferta Base, Alternativas, en Conjunto o Consorciada: Se regulará conforme lo indicado en el artículo 125 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
2. Los documentos adjuntos al pliego de condiciones forman parte integral de este, de forma tal que en caso de duda sobre las especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir prevalecerán las descripciones que elaboren las áreas técnicas y que se hagan constar en la documentación adjunta al pliego de condiciones en Sistema Integrado De Compras Públicas.
3. Acto final:

La Municipalidad de Grecia se reserva el derecho de adjudicar en forma parcial cuando surjan temas de interés público.  El plazo para dictar el acto final será el doble del plazo fijado en el pliego para la recepción de ofertas. En casos excepcionales y por acto motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al definido en la recepción de ofertas.

 

1. Aumento o disminución de cantidades en el Acto Final:

Conforme a los artículos 104 y 139 del Reglamento a la Ley General de Contratación pública la Municipalidad se reserva el derecho de aumentar o disminuir las cantidades, conforme al disponible presupuestario, así mismo conforme al artículo 90 inciso h) se reserva el derecho de no adjudicar aquella (s) líneas que tengan precios fuera del mercado nacional en la línea afectada.

 

1. Presupuesto detallado:

El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración procederá con la insubsistencia del concurso.

 

1. Acto de no objeción:

Conforme al artículo 8 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, el adjudicatario deberá entregar un programa de trabajo y se designa a el administrador del contrato como encargado de emitir la “no objeción” de:

 

1. El programa de trabajo preliminar, inicial y sus eventuales actualizaciones.
2. La pertinencia de los índices de precios y la documentación probatoria presentada.
3. El presupuesto detallado y su concordancia con la estructura del precio.
4. Cronograma de trabajo.

El encargado de emitir la “no objeción” será el encargado de velar por la correcta aplicación de esta cláusula y del régimen de revisión de precios.

Es importante considerar que el programa de trabajo que contempla las fechas acordadas por las partes en los contratos de bienes y servicios y de sus actualizaciones, adicionalmente deberá otorgar la “no objeción” de los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, según corresponda.

La Administración contará con un plazo de cinco (5) días hábiles para revisar y resolver sobre la pertinencia del programa de trabajo y emitir la respectiva no objeción. En caso de devolución, el adjudicatario dispondrá de tres (3) días hábiles para corregir y reenviar el programa de trabajo, y la Administración de otros tres (3) días hábiles para su resolución definitiva.

Superada la etapa anterior, el adjudicatario deberá presentar el programa de trabajo inicial dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la orden de inicio, el cual también deberá obtener la no objeción de la Administración en un plazo máximo de tres (3) días hábiles.

Durante toda la ejecución contractual, el contratista estará obligado a mantener actualizado el programa de trabajo vigente, presentando solicitudes de actualización en casos de prórroga, suspensión, modificación unilateral ordinaria o excepcional del contrato, o incorporación de nuevos renglones de pago. En estos supuestos, la Administración contará con un plazo de cinco (5) días hábiles, prorrogables excepcionalmente hasta por quince (15) días hábiles, para resolver.

 

1. Contrato:

Queda debidamente informado y aceptado el oferente con la sola presentación de su oferta para cualquier procedimiento de contratación, la administración señale en el pliego de condiciones la contratación de un año con opción de renovación en periodos iguales hasta cubrir los cuatro años, la potestad de la Municipalidad de Grecia en NO RENOVAR esos periodos adicionales por ser prórrogas facultativas y en caso de tomar esa decisión, se notificará al contratado por el medio señalado en la oferta y/o sistema integrado de compras públicas, con al menos dos meses de anticipación de la fecha en que fue notificado el contrato que dio origen a la relación contractual, adjuntando la decisión tomada por el órgano competente.

El período de esta contratación será de 1 (un) año, prorrogable por 3 (tres) períodos adicionales de un año, es decir, el período total de la contratación podría ser por un máximo de 4 (cuatro) años. El cual iniciará a partir de la comunicación de la orden de inicio en SICOP a través de la funcionalidad “Comunicación de la ejecución del contrato”.

El tope para la presente contratación es el monto designado para la Licitación Menor. Se entenderá por alcanzado dicho tope cuando la sumatoria de todas las órdenes de pedido emitidas al o los adjudicados, alcance dicho monto. Por tal razón habiéndose alcanzado el tope fijado, se dará por concluido el contrato independientemente del plazo que haya transcurrido.

 

1. Trámite de exoneración:

En caso de no tener los bienes ya ingresados al país, seguirá el siguiente proceso:

 

• Solicitud escrita de exoneración suscrita por el Adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América.
• Una copia de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuales son los equipos que serán entregados a la Institución.
• Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución“, firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto, por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.
• La administración entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.
• Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos, que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del contrato.
• En el caso de desalmacenaje de vehículos, una vez realizado el desalmacenaje por parte del contratista, este deberá hacer entrega a la Institución de la Póliza de Desalmacenaje y Riteve al día.
• La Institución procederá con el trámite de exoneración de los derechos de inscripción e impuesto a la propiedad.
• La Institución entregará al contratista la documentación necesaria para que proceda con los trámites de inscripción y placas metálicas ante el Registro Nacional.
• En el caso de bienes ya ingresados al país que cancelaron esos impuestos, deberá el bien ofrecerse cumplir con lo regulado en la directriz.

 

1. Orden de compra:

Aplicará este documento como un trámite a lo interno en aquellas contrataciones que ameriten acreditar los registros a nivel presupuestario que se origen en sistema integrado de compras públicas, quedando claro para el adjudicado en firme que no será un documento mandatorio para esta Municipalidad para iniciar con el plazo de entrega. Queda en claro que es un trámite único y exclusivo a lo interno, prevaleciendo lo señalado en el sistema integrado de compras públicas en la notificación de la formalización del contrato.

 

1. Recepción del objeto en el plazo de entrega:

El contratado debe realizar la solicitud provisional a través del sistema integrado de compras públicas para este procedimiento, del cual el administrador de esa contratación confrontará el objeto contratado y podrá tramitarlo sin condicionamiento alguno o bajo protesta, Debe estar la solicitud en sistema integrado de compras públicas previo a la entrega del objeto con al menos un día hábil antes de la entrega del objeto o de lo contrario no se recibirá.

En caso de presentarse en la entrega del objeto, anomalías, incongruencias, o su estado el administrador de la contratación dejará consignado al contratado por escrito y en sistema integrado de compras públicas, con el detalle de los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original.

El plazo de entrega rige a partir de la notificación del documento “Contrato” que se emite y notifica el sistema integrado de compras públicas En el caso de compras por demanda, el documento correspondiente para los plazos de entrega será de la notificación de cada “Orden de Pedido” que sea tramitada por la Administración al contratado en sistema integrado de compras públicas.

La modalidad de entrega será la establecida para cada línea en particular, siendo que dentro de un mismo contrato se puede encontrar líneas con entregas parciales y otras con entregas totales.

El plazo de entrega se da por medio de la disponibilidad inmediata, referente de acuerdo con las condiciones y necesidades indicadas en el pliego de condiciones.

Esta Municipalidad una vez generada la recepción provisional y definitiva lo comunicará por sistema integrado de compras públicas al contratado.

 

1. Recepción provisional y definitiva:

El adjudicado debe de solicitar por medio de sistema integrado de compras públicas, la recepción Provisional y Definitiva. La recepción definitiva sería en aplicación de lo regulado en el artículo 188 y 189 para los casos de obra pública y los artículos 284 y 285 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, en las condiciones generales se detalla este punto.

En contrataciones que se estipulen pagos por avance en obra, las solicitudes de pago se realizaran por medio de “Solicitud de Información” en la etapa de contrato y se realizara una única recepción provisional y definitiva en el último pago del proyecto.

 

1. Factura:

La factura de pago deberá ser remitida vía Sicop por medio de gestión de pago así como al correo facturas_electronicas@grecia.go.cr., esta debe de tener fecha igual o posterior a la aprobación de la recepción definitiva en sistema integrado de compras públicas.

El código de actividad referente a la Municipalidad de Grecia es el 8411.0

Las Municipalidades de este país se encuentran exentas de todo tipo de impuestos conforme a la Ley 9635, del transitorio X ”Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”.

De conformidad con el artículo de la Ley 7558, para aquellas contrataciones adjudicadas en una moneda diferente al colón, se aplicara el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica vigente al día en se efectuara el pago.

 

1. Cesión:

De conformidad con el artículo 277 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, la cual cita  “Los derechos y las obligaciones derivados de un contrato en ejecución podrán ser cedidos a un tercero, previa autorización de la Administración, siempre que no se trate de una obligación personalísima.

El jerarca o quien éste designe contará con un plazo de hasta diez días hábiles para resolver la solicitud de cesión planteada, la cual debe acompañarse como mínimo de la solicitud formulada por el cedente la aceptación del cesionario y cualquier documentación que resulte pertinente en relación con sus condiciones. La autorización que emita el jerarca o quien este designe, deberá adoptarse mediante acto debidamente motivado en el que al menos se analicen los aspectos indicados en el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública”.

 

1. Cesión de derecho de pago:

Conforme se establece en el artículo 278 del Reglamento la Ley General de Contratación Pública, los documentos deberán ser presentados en el Sistema digital unificado.

“La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual”.

 

1. Sustitución del administrador del contrato:

En caso de ausencia temporal del funcionario designado como órgano supervisor del contrato, quien asuma el puesto o en su defecto el superior jerárquico inmediato continuará con la labor de control, supervisión y coordinación de este. En caso de ausencia permanente se constituirá como nuevo órgano supervisor del contrato quien asuma el puesto ya sea de forma interina o permanente. Dicha situación será comunicada al contratado.

 

1. Subcontratación

Salvo que se disponga cosa distinta en las condiciones específicas del Pliego de condiciones, para los efectos de subcontratar se aplicará lo dispuesto en el artículo 49 del LGCP y 133 de su reglamento.

Todas las prohibiciones, así como las cláusulas de confidencialidad que se establezcan en el pliego de condiciones para el oferente, aplican de la misma forma para aquel a quien se subcontrata, no obstante, la Municipalidad no asume ningún tipo de compromiso para con este. Asimismo, el oferente deberá presentar junto con su oferta un desglose de las posibles empresas o personas a quienes subcontratará.

Durante la ejecución del contrato el subcontratado debe cumplir con todos los requisitos.

La Administración se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de dichos requisitos durante la ejecución contractual.

El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

En los documentos adjuntos a la oferta, el (la) oferente debe realizar la indicación de si requiere subcontratistas   Sí_________   No__________

En caso de que existan subcontratistas, en la oferta se deberá:

1. Indicar los nombres de las personas físicas o jurídicas a quienes se pretende subcontratar.
2. Indicar el porcentaje de participación, el cual no podrá superar el 50% del contrato que se pretende obtener en el costo total de la oferta, salvo autorización previa y expresa de la Administración a través de sus representantes técnicos, cuando a juicio de esta última existan circunstancias muy calificadas que así lo justifiquen.
3. Presentar nota suscrita por el subcontratado, donde éste último muestre conformidad a prestar sus servicios para el (la) oferente y en el proyecto de interés.
4. Aportar las mismas declaraciones juradas presentadas por el (la) oferente que se muestran en el apartado de “Condiciones y Declaraciones” del pliego de condiciones del expediente, y deberán aportar una certificación de los titulares de su capital social y de sus representantes legales, cuando ello corresponda.

Se realizará consulta de estar al día en sus obligaciones ante la Caja Costarricense del Seguro Social, Fondo de Desarrollo y Asignaciones Familiares y Ministerio de Hacienda.

De autorizarse al contratista alguna subcontratación, éste se obliga solidariamente con el eventual subcontratista por la responsabilidad emanada de los derechos laborales de los trabajadores empleados por el o la subcontratista. Además, la subcontratación no releva al contratista de su responsabilidad por la ejecución defectuosa en el servicio que se realice. La no aprobación de algún subcontratista no da derecho alguno al adjudicatario en cuanto a prórrogas, obras extras, aumentos, etc.

 

1. Tramite y forma de pago:

Una vez notificada al contratado el acta de recepción definitiva por sistema integrado de compras públicas, podrá generar la factura electrónica y remitirse por ese sistema para el inicio del trámite respectivo de pago.

Las dependencias usuarias no recibirán las facturas junto con los bienes, servicios y/o obra; debe atenderse por el sistema integrado de compras públicas.

La factura electrónica debe cumplir con los requisitos que exige el Ministerio de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas y adicionalmente en “otros” el proveedor debe indicar información del número de contrato que se solicita cancelar y el número de procedimiento.

El pago tendrá lugar dentro de los treinta días naturales a partir de la presentación de la factura en sistema integrado de compras públicas, la cual debe ser la fecha de notificación por ese sistema y después de notificada el Acta de Recepción Definitiva del objeto contractual de conformidad con lo establecido en la Ley vigente. Esta disposición aplica también para pagos parciales derivados de contratos de servicios continuados o compras por demanda.

 

1. Resolución y rescisión contractual:

• Resolución contractual: Con fundamento en el artículo 113 de la Ley General de Contratación Pública, La municipalidad podrá resolver unilateralmente el contrato por incumplimiento grave imputable al contratista. Para Garantizar el debido proceso, se seguirá el procedimiento previsto en el numeral 114 de la misma Ley.
• Rescisión Contractual: Con fundamento en el artículo 115 de la Ley General de Contracción Pública, la municipalidad podrá rescindir unilateralmente el contrato por razones de interés público, caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditadas; para ello, seguirá el procedimiento dispuesto en el propio artículo 115, así como, en el ordinal 114 de la Ley.

De igual manera, conforme lo establece el artículo 116 ídem, podrá convenirse la recesión por mutuo acuerdo cuando existan razones de interés público y no incurra causa de resolución imputable al contratista.

 

1. Finiquito:

El Administrador del Contrato está en la obligación de tramitar el finiquito ante los representantes de las partes y atender lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN. Esta condición aplicará de manera obligatoria para los contratos de obra pública y facultativamente en aquellos contratos de bienes y servicios que por sus características sean sometidos a una vigencia igual o superior a los seis meses o en contratos continuos hasta cubrir los cuatro años.

 

Las partes tendrán la responsabilidad de mantener el equilibrio económico en todo momento, siendo necesario advertir esas variaciones y se consolide ese registro en el finiquito.

Se adjuntara formato para el finiquito.

No podrán realizarse finiquitos de los contratos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores toda vez que este acuerdo impide reclamos patrimoniales futuros, a excepción de la responsabilidad por vicios ocultos de la obra o servicios, conforme a lo previsto  en el artículo 111 de la ley general de Contratación Pública.

El finiquito deberá formar parte del expediente electrónico de la contratación.