Adquisición de grabador de video para la ampliación del espacio de almacenamiento de la plataforma de seguridad Lenel OnGuard

 

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

 

1. CONTAR POR LO MENOS CON 5 AÑOS DE EXPEREIENCIA EN COSTA RICA EN LA DISTRIBUCIÓN DE GRABADORES O SEERVIDORES DE VIDEO SIMILARES AL OBJETO DE ESTA CONTRATACIÓN:

 

Para comprobar esta experiencia junto con la oferta deberá aportar declaración jurada extendida por el representante legal de la persona jurídica oferente, o de la persona física en caso de que la oferta se presente a título personal, que no cuente con más de 3 meses de expedida contados a partir de la fecha de apertura de ofertas, conteniendo la siguiente información:

 

• Fecha de inicio y finalización de cada contrato.
• Descripción del tipo de servicios que contempló el contrato.
• Datos generales del cliente al que prestó servicios (nombre, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono).
• Persona de contacto por parte del cliente, para realizar eventuales consultas (indicar nombre, número de teléfono y correo electrónico).
• En caso de que se trate de una contratación realizada por medio de SICOP, anotar el número de contratación pública para las verificaciones que correspondan.

 

1. DISTRIBUIDOR AUTORIZADO:

 

El oferente deberá ser distribuidor autorizado de la marca ofertada para Costa Rica, para comprobar lo anterior deberá presentar documento emitido por el otorgante de la condición de distribuidor autorizado con no mas de 90 días de emitido a fecha de la apertura de las ofertas.

 

Se reitera que los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones. 

Pliego De Condiciones

 

Licitación Reducida: Adquisición De Grabador De Video Para La Ampliación Del Espacio De Almacenamiento De La Plataforma De Seguridad Lenel On Guard

 

 

I PARTE

CONDICIONES ESPECÍFICAS

 

1. CONDICIONES VARIAS:

 

• Documentos confidenciales: De conformidad con el artículo 15 de la Ley N° 9986, denominada “Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintisiete de mayo del año dos mil veintiuno, y el 30 de su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 43808-H, designado “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintidós de noviembre del año dos mil veintidós), el oferente que incorpore como parte de su plica documentos confidenciales, deberá indicarlo expresamente en el apartado del sistema digital unificado destinado para tales efectos, al momento mismo de presentar la documentación, haciendo señalamiento claro de los archivos que a su criterio deben ser confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico para que mantenga dicha condición. De no advertirse dicha motivación y sustento desde el momento mismo de presentación de los documentos, y en el espacio para justificación contenido en el módulo del Sistema Digital Unificado para confidencialidad de documentos la Administración procederá mediante acto motivado a hacerlos públicos. Conforme lo anterior, para que la justificación sea de recibo, deben detallarse los motivos y sustento jurídico en el módulo del Sistema denominado “Gestión de documentos confidenciales”, punto 1. Detalle del documento, espacio denominado “Descripción/justificación confidencialidad.

 

• Sistema de facturación electrónica: El Registro Nacional utiliza para la recepción de las facturas electrónicas, el Sistema de Administración Tributaria establecido por el Ministerio de Hacienda. Estas deben presentarse a través del Sistema Digital Unificado. Solo en casos de excepción, debidamente justificados y por razones propias del sistema, serán notificadas a Sandra Saenz Corella, correo electrónico: ssaenz@rnp.go.cr y Daniel Porras Zúñiga, correo electrónico: dporras@rnp.go.cr.

 

• Recepción del bien: Se establece como requisito para tramitar el pago de facturas, el registro de la recepción del bien en el módulo correspondiente del Sistema Digital Unificado, así como su aceptación a satisfacción por parte del administrador del contrato.

 

• Formalidad de documentos: Los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones.

 

• Contenido presupuestario: La administración cuenta con recursos presupuestarios para esta contratación.

 

1. ADMINISTRADOR DE CONTRATO: La Dirección Administrativa mediante el Departamento Servicios Generales es la Unidad que promueve la contratación, y ha designado como administrador del contrato de esta, durante todo el trámite de la contratación y por todo el plazo de ejecución del contrato, a:

 

• Nombre del colaborador: Sandra Sáenz Corella.
• Número de cédula: 3-0289-0471
• Puesto o cargo: Gestora de la Seguridad
• Correo electrónico: ssaenz@rnp.go.cr

 

Asimismo, se ha designado como administrador suplente (s) del contrato, para cubrir al titular en caso de vacaciones, licencias o incapacidad o cualquier otra condición debidamente justificada, a:

 

• Nombre del colaborador: Laura Brenes Alvarado.
• Número de cédula: 1-1370-0570.
• Puesto o cargo: Gestión de la Seguridad.
• Correo electrónico: lbrenesa@rnp.go.cr

 

Las funciones y obligaciones del administrador de contrato son las definidas en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, por la Dirección de Contratación Pública, el Reglamento Institucional de Compras Públicas del Registro Nacional; el Instructivo en materia de contratación pública del Registro Nacional; en el oficio de nombramiento del administrador de contrato, y cualquier norma interna que emita la Junta Administrativa, la Dirección General, la Dirección Administrativa o el Departamento de Proveeduría, todas del Registro Nacional.

 

1. VISITA O REUNIÓN TECNICA: No aplica

 

1. FORMA DE COTIZACION: Según los principios de legalidad y libre concurrencia, los oferentes, pueden presentar sus plicas en cualquier tipo de moneda, tal y como lo dispone el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública supra citado, que indica:

 

“(…) Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma moneda para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el pliego de condiciones o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura de las ofertas (…)”.

 

No obstante y actuando en apego a los principios de eficiencia, eficacia, valor por el dinero, y en aras de racionalizar y salvaguardar las finanzas del Estado y satisfacer el interés público,  así como lo dispuesto en el artículo 8 inciso e) de la Ley General de Contratación Pública anteriormente citada, los artículos18 y 98 de su Reglamento; y de conformidad con la Directriz Nº 044-H-"DIRECTRIZ DE USO DE LA MONEDA NACIONAL EN LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS, DIRIGIDA AL SECTOR PÚBLICO", publicada en el Alcance N°156 de la Gaceta N°167 del diez de setiembre del año dos mil veinticuatro, la cual obliga a las entidades y órganos del Poder Ejecutivo a  efectuar todas sus contrataciones en moneda nacional; se advierte a los oferentes que la Administración tiene la potestad de llevar a cabo la adjudicación y el pago de los bienes contratados en colones costarricenses, salvo las excepciones dispuestas en el artículo 49 Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, Ley N°7558 designada “Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica”; fechada el tres de noviembre del año mil novecientos noventa y cinco.

 

Con la presentación de su plica, los oferentes manifiestan la voluntad de participar y contratar con pleno conocimiento de esta disposición.

 

El oferente debe incluir en la línea de SICOP el costo unitario y total con IVA incluido.

 

Descripción	Cant.	Precio sin IVA	IVA 13%	Precio Total con IVA
Grabador video con procesador mínimo 2.0 ghz, 12 núcleos, familia procesador de servidor de ultima generación, 32 gb de memoria ram ddr5 (2 x 16 gb ecc), 96 tb de almacenamiento (12 discos individuales de 8 tb), fuente de poder redundantes con protección ovp/ocp/otp/scp, 4 tarjetas de red (2 de 1 gbe y 2 de 10 gbe), con sistema operativo embedded server iot standard (versión más reciente).	1

 

1. FORMA DE PAGO: Se establece como forma de pago, un único giro una vez recibido el bien a satisfacción por parte del administrador de contrato.

 

1. CONDICIONES DE ENTREGA PARA BIENES DE UNA ÚNICA ENTREGA:

 

1. Plazo de entrega: El plazo de entrega máximo que se acepta es de 20 días hábiles el cual corre a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato mediante el Sistema Digital Unificado.

 

De conformidad con el Art. 44 del Reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios; en contrataciones de bienes con una única entrega, no será requerido presentar el cronograma y en sustitución se utilizarán para el cálculo de la revisión de precios los valores de los índices del mes calendario de la presentación de la oferta y del mes calendario de la fecha pactada en la contratación.

 

1. Lugar de entrega:

 

Almacén General de Suministros del Registro Nacional.  El horario de recepción de mercadería es de lunes a viernes, de 8 a.m. a 3 p.m.

 

En el caso de entregas que, por las características o cantidad del bien, ameriten el ingreso a las instalaciones de la Institución, de vehículos pesados (camiones, contenedores, etc); por motivos de disponibilidad de espacio, con al menos dos días hábiles de anticipación, el contratista deberá coordinar con el Almacén la fecha y hora de entrega a través de los teléfonos 22020827 y 22020662. 

 

En sitio: no aplica.

 

1. INICIO Y DURACION DEL CONTRATO: No aplica

 

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

 

1. CONTAR POR LO MENOS CON 5 AÑOS DE EXPEREIENCIA EN COSTA RICA EN LA DISTRIBUCIÓN DE GRABADORES O SEERVIDORES DE VIDEO SIMILARES AL OBJETO DE ESTA CONTRATACIÓN:

 

Para comprobar esta experiencia junto con la oferta deberá aportar declaración jurada extendida por el representante legal de la persona jurídica oferente, o de la persona física en caso de que la oferta se presente a título personal, que no cuente con más de 3 meses de expedida contados a partir de la fecha de apertura de ofertas, conteniendo la siguiente información:

 

• Fecha de inicio y finalización de cada contrato.
• Descripción del tipo de servicios que contempló el contrato.
• Datos generales del cliente al que prestó servicios (nombre, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono).
• Persona de contacto por parte del cliente, para realizar eventuales consultas (indicar nombre, número de teléfono y correo electrónico).
• En caso de que se trate de una contratación realizada por medio de SICOP, anotar el número de contratación pública para las verificaciones que correspondan.

 

1. DISTRIBUIDOR AUTORIZADO:

 

El oferente deberá ser distribuidor autorizado de la marca ofertada para Costa Rica, para comprobar lo anterior deberá presentar documento emitido por el otorgante de la condición de distribuidor autorizado con no mas de 90 días de emitido a fecha de la apertura de las ofertas.

 

Se reitera que los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones. 

 

1. CALIFICACION DE OFERTAS Y ADJUDICACION:

 

1. FORMA DE ADJUDICACIÓN: La adjudicación se realizará a favor del oferente que encontrándose legal, y técnicamente elegible, obtenga la mayor calificación.

 

1. ANÁLISIS RAZONABILIDAD DEL PRECIO: En cumplimiento del Artículo 106 del Decreto Ejecutivo N° 43808, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintidós de noviembre del año dos mil veintidós, el Registro Nacional valorará si el precio ofertado resulta aceptable, para lo cual se regirá por la Metodología institucional para el análisis de razonabilidad del precio de ofertas, la cual puede ser consultada en la página web del Registro Nacional. Conforme a dicha metodología, los rangos de tolerancia para determinar la razonabilidad del precio son de un +-20% del precio estimado para esta contratación, cuyo monto es de ¢29.803.642.35

 

De conformidad con el artículo 44, inciso c) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, “El oferente que, aun conociendo el precio de referencia y las bandas de tolerancia fijadas, cotiza un precio por mayor o menor de ellas, deberá presentar en su oferta una justificación para análisis de la Administración, en la que se detallen esas razones”.

 

1. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS: Para la selección de la oferta adjudicataria, se aplicará puntaje conforme los siguientes factores:

 

C.1 Sistema de evaluación:

 

Factor por calificar	Porcentaje
Precio	90.00%
Embalaje Eco Amigable	10.00%
Total	100.00%

 

C.2 Mecanismo aplicación de porcentaje por factor:

 

Precio:         Menor precio cotizado           X   90%

                                Precio de oferta a evaluar

 

C.3 Criterios Sustentables – Buenas Prácticas Sociales (10%):

 

Embalaje Eco Amigable 10.00% :

 

Se asignará un 10% al oferente que cuente con una política ambiental de embalaje que sean libres de estereofón y plásticos. 

 

Con este requisito se pretende disminuir la utilización de materiales de embalaje contaminantes, en cumplimiento de lo establecido en la ley N°9703 Ley para la prohibición del poliestireno expandido, reforma Ley para la Gestión Integral de Residuos que prohíbe la importación, comercialización y entrega de envases de poliestireno expandido (estereofón). Esto impulsa la adopción de alternativas ecológicas en el comercio local.

 

D. DESEMPATE:    En caso de presentarse empate entre uno o más oferentes, se procederá con el desempate bajo los siguientes criterios y en el orden que se indica a continuación:

 

1. En caso de empate, se asignará puntaje adicional a las empresas PYME que en esta categoría estén relacionadas con el objeto contractual y conforme a lo que establece el numeral 97 titulado “Desempate” del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, de fecha del 30 de noviembre del 2022, se procederá con el desempate bajo los siguientes criterios y en el orden que se indica a continuación:

 

• PYME de industria 5 puntos
• PYME de comercio 2 puntos

 

1. De continuar el empate se adjudicará la oferta de menor precio.

 

1. De mantenerse el empate, se procederá a realizar la adjudicación mediante sorteo, para lo cual la Administración convocará a los oferentes que presenten la condición de empate.

 

1. MULTAS Y CLÁUSULAS PENALES: Cualquier penalización que se derive de la ejecución del contrato, previo debido proceso, podrá hacerse efectiva sobre la facturación, por lo que la Administración estará en facultad de rebajar de la factura que se presente a cobro, el monto correspondiente por este concepto, o bien, de aplicar la garantía de cumplimiento según corresponda. Asimismo, conforme lo faculta el artículo 46 de la Ley N°9986-Ley General de Contratación Pública y artículo 117 de su Reglamento, la Administración se reserva el derecho de efectuar retenciones sobre los pagos hasta por un 5% del total facturado, para efectos de cubrir eventuales sanciones por concepto de multas y cláusulas penales.

 

Las penalizaciones se aplicarán sobre el precio sin IVA, y por un máximo del 25% del valor total del contrato conforme a los artículos 47 de la Ley N° 9986, denominada: “Ley General de Contratación Pública”, de fecha 31 de mayo del 2021 y artículos 116 y 117 del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, de fecha del 30 de noviembre del 2022.

 

En caso de incumplimientos por parte del contratista se aplicarán las siguientes penalizaciones:

 

 

 

II PARTE

 

CONDICIONES TECNICAS

 

1. DESCRIPCION DE LINEAS:

 

• Nombre de la contratación: Adquisición De Grabador De Video Para La Ampliación Del Espacio De Almacenamiento De La Plataforma De Seguridad Lenel On Guard

 

• Línea 1: Código SICOP 4617162192477366 y su descripción: Grabador Video Con Procesador Mínimo 2.0 Ghz, 12 Núcleos, Familia Procesador De Servidor De Ultima Generación, 32 Gb De Memoria Ram Ddr5 (2 X 16 Gb Ecc), 96 Tb De Almacenamiento (12 Discos Individuales De 8 Tb), Fuente De Poder Redundantes Con Protección Ovp/Ocp/Otp/Scp, 4 Tarjetas De Red (2 De 1 Gbe Y 2 De 10 Gbe), Con Sistema Operativo Embedded Server Iot Standard

 

• Características que debe cumplir el grabador:

 

• Chasis: con factor de forma para montaje en rack 2U.
• Procesador de mínimo Intel Xeon SIlver 4410Y 2GHz 30MB Cache (12 Cores, 24 Threads) 150W
• Memoria: RAM 32 GB DDR5 (2 x 16 GB) ECC
• Sistema operativo (SO): Embedded Windows Server IoT 2022 Standard (16 Cores, 5 CLT)
• Almacenamiento VMS/SO: 2 x 480 GB (RAID 1, SSD M.2 PCIe NVMe)
• Discos duros: 24 x 3,5” (conexión en caliente).
• Almacenamiento total: 96TB (unidades Dell Enterprise Grade 24/7).
• Controlador: RAID Controller PERC H965i
• Puertos de pantalla:
• Interfaz de red: 2 de 1 GbE + 2 de 10 GbE (RJ45).
• Ranuras PCIe disponibles: Slot1-5: Half-Length, Low-Profile
• Archivado en NAS externo a través de tarjeta LAN de alta velocidad.
• Cifrado de credenciales y claves.: Módulo de plataforma segura (TPM) 2.0.
• Fuente de alimentación redundante conexión en caliente.
• Voltaje:100~240V, 50/60 Hz con Protección OVP (sobre voltaje), OCP (sobre corriente), OTP (sobre temperatura), SCP (cortocircuito).
• Gestión remota iDRAC9 Enterprise (licencia incluida).
• Kit de rieles de rack estáticos PEC para Husky 1800R.
• Garantía y soporte: 5 años de garantía total del sistema (incl. HDD) Soporte en sitio al siguiente día laborable.
• Aplicativos: Precargados con Milestone XProtect VMS.
• Integración 100% con la plataforma OnGuard de LENEL y CMS de BARCO.
• El Registro Nacional cuenta con una plataforma de integración de seguridad Lenel OnGuard y otra de visualización BARCO, el grabador debe ser compatible 100% con estas plataformas. El contratista será responsable de suplir sin costo alguno, cualquier equipo, cable, componente, software, hardware u accesorio necesario para que todo lo adquirido quede funcionando y operando al 100%, la entrega se coordinará con la administradora del contrato.

 

• Las especificaciones técnicas indican el mínimo requerido en cuanto a cantidad, calidad o tecnología, lo cual no debe ser limitante para ofertas que presenten características mejores o mayores en cualquiera de estos aspectos. Por tanto, el oferente debe identificarlas y describirlas en forma clara y precisa, siendo específico en las características técnicas ofertadas, aportando además la documentación técnica que corresponda.

 

1. REQUERIMIENTOS TECNICOS:

 

1. El contratista será responsable por cualquier daño que se ocasione a los equipos y software del Registro Nacional, sean estos causado por impericia, negligencia, etc. producto de esta integración configuración y programación.  

 

1. El grabador de video debe contar con el derecho a instalación de nuevas versiones de sistema operativo durante el periodo de garantía, incluyendo las respectivas cantidades de CAL para los usuarios que hagan uso de ese grabador, sin que esto genere costo alguno para la Administración.

 

1. El contratista debe ser el responsable por la implementación de nuevas versiones de sistema operativo y este no debe generar costo para la administración, en el momento que la Administración lo considere oportuno.

 

1. El contratista debe ser el responsable por el mantenimiento del sistema operativo, es decir, implementar regularmente los parches de seguridad, actualizaciones en general y hotfixes que Microsoft publique para dicha versión de sistema operativo, sin que esto genere costo alguno para la Administración. No obstante, cualquier ajuste de configuración de componentes y/o parámetros del sistema operativo, deben ser previamente informados, coordinados y aceptados por el personal responsable de administración de Sistemas Operativos del Departamento de Infraestructura Tecnológica de la Dirección de Informática, previa coordinación con la Dirección de Informática del Registro Nacional.

 

1. El contratista debe entregar el debido licenciamiento del grabador de video. El licenciamiento debe ser perpetuo, no se aceptarán licencias por suscripción o que presenten fecha de vencimiento. 

 

1. El grabador de video debe integrarse sin problemas a las plataformas Lenel OnGuard y de Visualización Barco, permitiendo la interoperabilidad entre los componentes actuales y lo ofertado, sin presentar problemas de compatibilidad o conexión. En ningún caso se aceptarán soluciones que para funcionar requieran eliminar o dar de baja alguno de los equipos de la plataforma actual, o bien, que requieran la desconexión de alguno de ellos.

 

1. Deben incluirse todos los aditamentos físicos, de hardware, de software y de licenciamiento, necesarios para que el grabador solicitado pueda operar a un 100% de funcionalidad y operabilidad según las especificaciones de este pliego de condiciones.

 

1. El grabador debe tener el tamaño adecuado para ser instalado internamente dentro del gabinete (racks) estándar de 48,26 cm (19 pulgadas). Y deberán seguirse las disposiciones del centro de datos para ubicación y espaciamiento de los equipos internamente en el gabinete. 

 

1. Las fuentes de alimentación de cada componente a instalar deben ser redundantes.

 

1. El contratista debe proveer los cables de alimentación y comunicación de datos correspondientes para que la solución ofertada quede conectado a estas unidades de distribución de potencia. El oferente debe aportar la documentación necesaria para validar este punto.

 

1. MARCAS Y MODELO: Debe indicarse la marca y modelo del grabador ofrecido.

 

1. GARANTIA DE FUNCIONAMIENTO, SOPORTE Y ALCANCES:

 

1. La vigencia de la garantía de funcionamiento del grabador de video deberá ser por 5 años (60 meses) y debe iniciar el día que sea instalado, configurado y programado y aceptado a entera satisfacción por parte de la Administradora de Contrato.

 

1. La garantía debe incluir, 5 años de soporte sin en condición de obsolescencia, además de implementar regularmente los parches de seguridad, actualizaciones en general y hotfixes que Microsoft publique para dicha versión de sistema operativo, sin que esto genere costo alguno para la Administración.

 

1. El contrato de garantía y soporte deben estar a nombre de la “Junta Administrativa del Registro Nacional”. El contratista deberá revisar y asegurarse de cumplir con este aspecto.

 

1. Desde la oferta se deberá indicar claramente el mecanismo para la creación de casos técnicos relacionados con la garantía y el seguimiento de éstos.

 

1. En caso de que la situación lo requiera se debe atender en forma simultánea los casos que se presenten.

 

1. Las garantías deben cubrir reemplazo de partes por daño o mal funcionamiento que incluya: piezas nuevas y originales del fabricante, su instalación, configuración, transporte o cualquier otro aspecto, sin ningún cargo adicional para el Registro Nacional.

 

1. Cualquier costo derivado de la atención de la garantía de funcionamiento deberá ser asumido por la contratista.

 

1. La garantía del grabador debe cubrir, el soporte técnico para la actualización (firmware, drivers y software) del equipo completo adquirido.

 

1. La atención de casos relacionados con la garantía de funcionamiento, en caso de que puedan se atendidos vía remota deberán contar con la autorización por la Administradora del Contrato, quien coordinará a lo interno con las instancias correspondientes.

 

1. Se deberá entregar una boleta (física o electrónica) o registro de los cambios realizados en cada atención de casos técnicos (incluidos servicios remotos), indicando como mínimo: fechas, hora de ingreso-salida, personal técnico que atendió el caso, números de series en caso de reemplazo de partes y descripción del trabajo realizado.

 

1. Todo lo anterior previa coordinación con la Dirección de Informática del Registro Nacional.

 

1. MUESTRAS: No aplica

 

1. ELEMENTOS PARA CONTEMPLAR EN LAS CONTRATACIONES QUE INVOLUCREN EL USO DE SOFTWARE: En cumplimiento del Decreto Ejecutivo 37549-JP-Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central de fecha veintiséis de noviembre del año dos mil doce; si para la ejecución contractual se requiere el uso de licencias, se exhorta a los proveedores a cumplir con las normas sobre derechos de autor, así como a adquirir y utilizar programas de cómputo con sus respectivas licencias de uso.

 

En caso de que el contratista requiera conectar algún equipo propio a la red del Registro Nacional, debe cumplir con lo dispuesto en el Decreto de cita, para lo que, de forma previa a la conexión del equipo, debe presentar al Administrador del Contrato, una declaración jurada o evidencia de que el software utilizado en dicho equipo cumple con las normas de derecho de autor y el licenciamiento de uso correspondiente.

 

1. CONDICIONES GENERALES DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL:

 

El contratista garantizará que sus trabajadores respetarán y acatarán las políticas, lineamientos, directrices, procedimientos, instructivos, estándares, metodologías y plantillas o formularios que disponga la Administración.

1. PARTE

 

REQUISITOS FINANCIEROS

 

En este apartado, cuando se haga referencia al RRRP, entiéndase que es el “Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios”- Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN.

 

 

1. RAZONES FINANCIERAS (según oficio DAD-FIN-1582-2023): No aplica.

 

1. IMPUESTOS:

 

1. De conformidad con el Transitorio III del Decreto Ejecutivo N°41779 denominado “Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado” de fecha siete de junio del año dos mil diecinueve; y la circular DGABCA-0064-2019, de fecha cinco de diciembre del año dos mil diecinueve, el Registro Nacional se encuentra sujeto al pago de dicho impuesto.

 

1. El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense; derivados de la ejecución de la presente contratación, para lo cual deberá indicar dentro de su oferta el monto y la naturaleza de los impuestos que le afectan.

 

1. El oferente deberá presentar un desglose de todos los impuestos que le afecten.

 

1. En caso de que el pliego de condiciones refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para la Administración, salvo si la ley respectiva disponga que la exención o exoneración aplica también para el contratista, en cuyo caso es obligación del oferente advertir desde su oferta las exenciones que le aplican, la norma que lo respalda, y aportar la documentación probatoria.

 

1. Si se omite esta referencia y el desglose de impuestos, se tendrán por incluidos en el precio cotizado y se entenderá que el oferente se encuentra obligado a su pago. Esto tanto para los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local.

 

1. Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g), de la Ley Número 7092 denominada: “Ley del Impuesto sobre la Renta.

 

1. PRECIO:

 

1. El precio debe desglosarse de modo que refleje el impuesto sobre el valor agregado (IVA) y demás impuestos según se indicó en el punto anterior. El IVA debe presentarse desglosado en la oferta electrónica del Sistema Digital Unificado, y si se omitiera, la Administración procederá a adicionarlo para efectos del análisis comparativo de Ver ejemplo a continuación:

 

1. Para otros impuestos, debe indicarse el precio libre de impuestos y conforme lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley N° 9986, denominada: “Ley General de Contratación Pública”, de fecha 31 de mayo del 2021.

 

1. En caso de que al oferente le aplique un monto menor al 13% por concepto del IVA, o bien esté exento, debe así manifestarlo expresamente en su oferta, indicando la norma que lo ampara y aportando los documentos probatorios.

 

1. En cumplimiento del numeral 44 titulado “Razonabilidad del Precio” del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, de fecha del 30 de noviembre del 2022, el Registro Nacional valorará si el precio total ofertado (IVA incluido) resulta inaceptable, para lo cual se regirá por la Metodología Para Evaluación de Ofertas Institucional.

 

V PARTE

GARANTIAS Y CONDICIONES GENERALES

 

1. GESTIONES RELACIONADAS CON LA CONTRATACION: El Departamento de Proveeduría del Registro Nacional es la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada, información que deberá ser gestionada y publicada a través del Sistema Digital Unificado, según lo establecido en la Circular MH-DCoP-CIR-003-2022 del dos de diciembre de dos mil veintidós, de la Dirección de Contratación Pública, del Ministerio de Hacienda.

 

Toda gestión de los interesados en participar en esta contratación, así como de aquellos que hayan presentado oferta, deberá realizarse a través del Sistema Digital Unificado. La Administración no admitirá para trámite consultas, documentos, aclaraciones, objeciones, etc; que sean presentados por otra vía, salvo que así lo haya solicitado o autorizado explícitamente a través de un comunicado mediante el Sistema Digital Unificado, o por correo electrónico ante situaciones excepcionales que escapen a su control y al del oferente/adjudicatario o contratista.

 

En cuanto a las aclaraciones y objeciones al pliego de condiciones, así como recursos de revocatoria o apelación en contra del acto final que dicte la Administración, deben presentarse vía Sistema Digital Unificado, en las secciones que éste tiene habilitadas para tales efectos (solicitud de aclaración-objeción al pliego de condiciones-recurso revocatoria-recurso de apelación), pues caso contrario la Administración o la Contraloría General de la República se ven imposibilitadas a darles el trámite correspondiente a través del sistema. Las gestiones de esta naturaleza enviadas fuera de sistema o en apartados de este que no corresponden, se tendrán por no presentadas.

 

Todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.

 

Nota: Si bien el Sistema Digital Unificado tiene espacios en el formulario electrónico del pliego de condiciones, en los que la Administración se encuentra obligada a transcribir los requerimientos del mismo, se advierte que al momento de transferir la información el sistema desconfigura el formato del texto, razón por la cual, para efectos de respuestas al pliego de condiciones al momento de presentar la oferta, solicitud de aclaraciones, y presentación de acciones recursivas, la numeración que aplica es la del pliego de condiciones adjunto al formulario electrónico.

 

1. INSCRIPCION DEL OFERENTE EN EL SISTEMA DIGITAL UNIFICADO: Toda persona física, jurídica, nacional o extranjera, interesada en contratar con la Administración, en forma individual, consorciada o como subcontratista, debe estar inscrita en el Registro de Proveedores del Sistema Digital Unificado, al momento de presentar su oferta.

 

1. NOTIFICACIONES DE LA ADMINISTRACION: Las notificaciones de la Administración a los oferentes, adjudicatarios, contratistas y subcontratistas, se realizarán y se tendrán por notificadas, al domicilio electrónico permanente registrado en el Sistema Digital Unificado, conforme al artículo 36 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Para cumplimiento de tal fin es responsabilidad exclusiva y obligación de los oferentes, adjudicatarios, contratistas y subcontratistas mantener actualizada la información en el sistema.

 

1. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO: No aplica.

 

1. OTRAS GARANTIAS Y RETENCIONES: No aplica

 

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS:

 

• Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Digital Unificado, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones electrónico como cierre de recepción de ofertas. Tomar en cuenta que la fecha y hora de apertura de ofertas puede ser posterior a la fecha de cierre de recepción de ofertas, por lo que el oferente deberá tenerlo presente para no incurrir en error.

 

• En los casos de manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo en formato PDF o GIF.

 

• La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo indicación en contrario así señalada en el pliego de condiciones.

 

• El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Digital Unificado, una vez vencida la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones para tales efectos.

 

• Los oferentes podrán efectuar observaciones a las ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado dentro del plazo establecido en el artículo 120 titulado “Apertura de ofertas” del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

 

• Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

 

1. OFERENTES PYMES

 

En caso de oferentes con condición de PYMES, deberá aportar la documentación que acredite dicha condición, siempre en observancia de lo establecido en el artículo 20, de la Ley Número 8262, denominada: “Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas”, de fecha dos de mayo del año dos mil dos y sus reformas, el 48 y 76 de la “Ley General de Contratación Pública”, y el 72,73,76 y 77 de su Reglamento.

 

1. OFERTA BASE, OFERTAS ALTERNATIVAS Y EN CONJUNTO:

 

• La oferta base es aquella que responde a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones.

 

• El Registro Nacional NO aceptará ofertas alternativas ni en conjunto, y únicamente se aceptará una oferta base.

 

1. OBLIGACION DE LOS OFERENTES Y SUBCONTRATISTAS:

 

Todo oferente (y sus SUBCONTRATISTAS si los hubiera), para ser sujeto de adjudicación, debe:

 

• Encontrarse debidamente inscrito y habilitado en el Sistema Digital Unificado al momento de presentación de la oferta.

 

• Salvo los casos de excepción para oferentes extranjeros, así establecidos en la normativa de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), deben ostentar la condición de estar activo y al día en sus obligaciones para con dicha Entidad, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares en adelante el “FODESAF” y tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

 

• En el caso de personas jurídicas, deben estar al día con el pago de los impuestos determinados en la Ley Número 9428, denominada “Impuesto a las Personas Jurídicas” de fecha veintiuno de marzo del año dos mil diecisiete.

 

• En caso de encontrarse ante alguna de las causales de prohibición, deberán hacer constar mediante declaración jurada la condición de desafectación que habilite su participación. En caso de inobservancia dará lugar a las sanciones penales y administrativas establecidas en la “Ley General de Contratación Pública” y su Reglamento.

 

• De conformidad con el artículo 32, punto c) inciso vi) del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, JUNTO CON LA OFERTA se deberá aportar declaración de beneficiario final.

 

Sin perjuicio de cualquier otra documentación de la misma naturaleza que la Administración requiera en el pliego de condiciones, toda oferta presentada (incluye a los SUBCONTRATISTAS cuando los hubiere), contendrá las siguientes DECLARACIONES, las cuales se deberán hacer bajo la gravedad de juramento, sin que sea necesario rendirlas ante notario público, y serán admisibles en documento separado o bien como parte del texto de la propuesta que se presente a la Administración.

 

• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo, número de identificación y su condición declarada de beneficiario final.

 

• Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga el nombre, la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.

 

Además, cada oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

 

Si los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas.

 

En cualquier caso, la información deberá desagregarse y llegarse hasta persona física.

 

Deberá el oferente o contratista tener toda la información legal actualizada, esto según lo establecido en el artículo 33 del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, de fecha del 30 de noviembre del 2022.

 

1. TODO CONTRATISTA (Y SUS SUBCONTRATISTAS SI LOS HUBIERA), DEBE:

 

• Presentar al administrador de contrato, previo al inicio del contrato o entrega del bien, documentos probatorios extendidos por la entidad aseguradora correspondiente, de que cuenta con la póliza de riesgos del trabajo y responsabilidad civil, ambas vigentes y conforme a la normativa costarricense. El contratista será responsable por daños y perjuicios a terceros, en sus bienes o en sus personas, cuando se deriven de actos u omisiones atribuibles directamente a este o los que causen sus trabajadores en ejercicio de sus funciones; por lo cual dichas pólizas deben mantenerse vigentes por el plazo de la contratación, pudiendo el administrador de contrato requerirlas en cualquier momento durante la ejecución contractual.

 

• Previo al inicio del contrato, deberá acreditar ante el administrador del contrato el cumplimiento de lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 45166-MTSS “Reglamento de comisiones y departamentos de salud ocupacional” de fecha trece de junio del año dos mil veinticinco.

 

• Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la contratista designe para atender las obligaciones emanadas de la presente contratación corren por su cuenta, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.

 

• Todo el personal de la contratista debe cumplir con las normas de seguridad vigentes, y utilizar equipo de protección personal de acuerdo con la naturaleza de sus funciones. Además, acatar todas las disposiciones de seguridad internas establecidas por el Registro Nacional, incluyendo aquellas relacionadas con condiciones que a futuro generen declaratoria de emergencia sanitaria por parte las autoridades competentes.

 

• Dentro del plazo de los tres (3) días hábiles posteriores a la emisión de la orden de inicio, deberá aportar ante el administrador del contrato la patente municipal vigente y el permiso de Ministerio de Salud.

 

• Aportar dentro del plazo de los tres (3) días hábiles posteriores a la emisión de la orden de inicio, ante el administrador del contrato, la matriz de los riesgos identificados por él, así como las medidas de administración o mitigación de estos, asociados o implícitos al desarrollo de la contratación. Es responsabilidad del administrador del contrato velar por el cumplimiento de este requerimiento.

 

1. INFORMACION TECNICA Y ECONOMICA:

 

Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación, en idioma español, salvo que el pliego de condiciones disponga lo contrario.

 

1. INSUBSISTENCIA DEL ACTO DE ADJUDICACION:

 

En caso de que el adjudicatario no aporte los documentos requeridos tales como la garantía de cumplimiento, cronograma preliminar, y demás documentos legales, en el plazo establecido, la Administración podrá declarar el acto de adjudicación insubsistente según lo señalado en la norma 42 y 52 de la “Ley General de Contratación Pública”,  y 103 y 275 de su Reglamento.

 

1. ADJUDICACIÓN:

 

• La Administración se reserva el derecho de adjudicar al segundo oferente mejor calificado, en caso de declarar insubsistente el concurso.

 

• Con base en lo dispuesto en el numeral 90 punto 2, inciso h) y 104 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, y según el disponible presupuestario y las necesidades de la Institución, se advierte que la Administración se reserva el derecho de adjudicación parcial de una misma línea o bien parte de un mismo objeto.

 

• Asimismo, se reserva el derecho de adjudicar una cantidad mayor o menor con base en lo dispuesto en el numeral 104 y 139 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

 

• El acto de adjudicación o la declaratoria de desierta o infructuosa será debidamente notificado a través del Sistema Digital Unificado.

 

• El adjudicatario/contratista (y subcontratistas si los hubiera) deberán estar al día y activo en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la C.C.S.S. y el FODESAF, con el pago de sus obligaciones tributarias, así como con el pago de los impuestos de Personas Jurídicas y pólizas mencionadas anteriormente, tanto al momento de la adjudicación, su firmeza, la formalización legal del contrato y durante toda la ejecución contractual.

 

1. REQUISITOS LEGALES PARA LA ADJUDICACION Y FORMALIZACION CONTRACTUAL:

 

1. PARA LA ADJUDICACION: No Aplica

 

1. PARA LA FORMALIZACION CONTRACTUAL:

 

Para la formalización contractual, el adjudicatario deberá aportar, en el plazo máximo de ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación (cuenta a partir del día hábil siguiente a la firmeza):

 

• Contratos con subcontratistas: En caso de que la propuesta que resulte adjudicada incluya subcontratistas, deberán aportarse los contratos que se acuerden con estos.

 

• Documentos legales: Para contrataciones con monto equivalente a licitación mayor o menor, deberá aportarse la certificación de cuotas y acciones conforme lo requerido en el punto 14 inciso A anterior.

 

• Garantía de cumplimiento: Debe aportarse de manera electrónica mediante el Sistema Digital Unificado, a nombre de la Junta Administrativa del Registro Nacional y en las cuentas domiciliadas que se indican en el presente pliego de condiciones.

 

1. EXONERACION:

 

Bienes en plaza: Cuando en el pliego de condiciones se soliciten bienes en plaza, se entenderá que estos deben estar disponibles para su entrega en el plazo establecido en el pliego de condiciones, y por tanto no mediará trámite de exoneración para hacer efectiva la entrega.

 

Exoneración: El trámite de exoneración se realizará a través del Sistema EXONET del Ministerio de Hacienda. Para efectos de exoneración, el contratista deberá remitir al Departamento de Proveeduría del Registro Nacional documento en el que indique lo siguiente:

 

• Aduana de desalmacenaje

 

• El peso en kilos, no se acepta ninguna otra medida

 

• El número de bultos, paletas o contenedores

 

• País de procedencia

 

• La guía aérea o BL

 

• El monto CIF a exonerar, nunca debe ser superior al del Contrato.

 

• El número de contrato a que corresponde

 

• Los gastos de desalmacenaje y bodegaje correrán por cuenta del adjudicatario.

 

• Indicar la (s) partida (s) arancelaria (s) de cada línea.

 

• Copia de la declaración hecha en el Sistema de Tecnología de Información para el Control Aduanero “TICA”.

 

No se tramitarán exoneraciones parciales para una misma línea, por lo que para efectos de contabilizar el plazo de entrega, se tendrán como recibidos los documentos para exoneración en el momento que se aporten todos los documentos e información indicada anteriormente, por la totalidad de los equipos que correspondan por línea adjudicada.

 

Durante el tiempo que tarde la Administración en gestionar la exoneración se suspenderá la contabilización del plazo de entrega. La suspensión del plazo de entrega se hará efectiva a partir del día hábil siguiente a aquel en que la contratista entregue la totalidad de la información y documentos requeridos para la exoneración.

 

Si la exoneración no fuese aprobada por las instancias administrativas correspondientes por razones imputables al contratista, el tiempo que tarde la corrección de la misma, se contabilizará como parte del plazo de entrega; es decir, en tales casos no se dará la suspensión del plazo de entrega.

 

1. TRAMITE DE PAGO, CESION DE PAGOS Y DOCUMENTACION RELACIONADA:

 

1. Facturación y pago:

 

• Las facturas deben presentarse en idioma español, emitirse de manera ELECTRÓNICA de conformidad con la normativa que rige la materia, presentarse a través del Sistema Digital Unificado y notificarlo a la cuenta de correo electrónico indicada en el apartado de condiciones varias del presente pliego de condiciones.

 

• Es requisito para tramitar el pago de facturas, el registro de la recepción y gestión del pago del bien en el Sistema Digital Unificado, así como su aceptación a satisfacción por parte del administrador del contrato.

 

• La contratista deberá tomar nota que los pagos se realizarán de acuerdo con la forma usual de gobierno establecida por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda y normas conexas, y en la fecha programada por la Unidad Usuaria que gestionó la contratación, tomando en cuenta los lineamientos establecidos por la Tesorería Nacional.

 

• El contratista deberá indicar al administrador del contrato, la dirección de correo de la persona encargada de la facturación, a efecto de coordinar con ella cualquier aspecto relacionado con las facturas.

 

• El Registro Nacional realiza sus pagos en forma electrónica mediante el Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE), del Banco Central de Costa Rica.

 

• Se establece como única forma de pago la acreditación directa en cuentas del contratista en cualquiera de las entidades pertenecientes al Sistema Financiero Nacional.

 

• Como mínimo, la representación gráfica (archivo pdf) del comprobante electrónico deberá contener la siguiente información.

 

 

Requisito	Norma que da sustento al requisito
Número de factura Ejemplo: Factura número 00100001010000001192	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024
Clave numérica Ejemplo: 50620112000310108860000100001010000001192100236101	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Fecha de emisión del documento electrónico	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Cédula jurídica o física según corresponda (debe corresponder con la anotada en el contrato).	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Nombre del contratista (debe corresponder con el nombre anotado en el contrato).	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Condiciones de la venta (venta al crédito, al contado)	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Medio de pago (tarjeta, efectivo, cheque, transferencia, SINPE)	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Valores de la factura (cantidades, precio de venta, subtotal, IVA, total de la factura, separación de bienes gravados y exentos) y descripción del bien.	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Número de orden de compra.	3.3.1.3 - Visado de documentos
Número de contratación a que corresponde el pago.	3.3.1.4 - Visado de documentos
Nombre del objeto contractual.	3.3.1.6 - Visado de documentos
En el caso de contratos continuos, el periodo de vigencia del contrato. Ejemplo: 05 de enero 2021 al 04 de enero 2024.	3.3.1.11 - Visado de documentos
En el caso de contratos continuos, el periodo a pago al que corresponde la factura. Ejemplo: 10 de noviembre al 09 de diciembre 2024.	3.3.1.11 - Visado de documentos
Número de cuenta cliente y/o cuenta IBAN (1)	3.3.1.12 - Visado de documentos
Que la factura se encuentre validada por el Ministerio de Hacienda (con la leyenda: mensaje 1) y haya sido registrada en el ATV. Ejemplo: <Mensaje >1</Mensaje>	3.3.1.1 - Visado de documentos	Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Versión del documento		Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Leyenda al pie: EMITIDA CONFORME LO ESTABLECIDO EN LA RESOLUCION DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS N° MH-DGT-RES-0027-2024.		MH-DGT-RES-0027-2024
OBSERVACIONES: (1) Para efectos de pago: la cuenta indicada debe ser en COLONES e incluir el nombre de la entidad bancaria a que corresponde.   (2) Para toda gestión de pago que se reciba a partir del 01-09-2025 obligatoriamente las facturas deberán indicar la Resolución MH-DGT-RES0027-2024 y estructuras versión 4.4. (3) Entiéndase incorporado cualquier otro requisito que a futuro establezca la Administración o el Ministerio de Hacienda.

 

1. Cesión de pagos:

 

• Conforme el artículo 278 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse, sin que sea necesario el consentimiento de la Institución, ni tampoco de la Contraloría General de la República.

 

• En caso de cesión de pago, la contratista está obligada a indicarlo al Administrador del Contrato a través del Sistema Digital Unificado, ya sea a través del módulo de ejecución del contrato, o bien aportando JUNTO CON LA FACTURA los documentos correspondientes. Si la comunicación de la cesión se da posterior a la presentación de la factura y una vez el Registro Nacional haya iniciado o efectuado el proceso de pago, dicha cesión no se tendrá por presentada y por tanto cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio para la Administración.

 

• La cesión aplica sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, o bien cargos a favor de la CCSS debido a morosidad del contratista; los cuales se deducirán automáticamente del monto.

 

1. SUBCONTRATACION:

 

1. Para subcontratar, debe el oferente atender lo dispuesto en los artículos 49, 119, inciso q) de la “Ley General de Contratación Pública”, y los numerales 31, 32 punto c) inciso vi) y el numeral 133 de su Reglamento.

 

1. Se podrá subcontratar hasta un 50%.

 

1. Junto con la oferta se deberá aportar un listado de las subcontratistas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las subcontratistas, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.

 

1. Junto con la oferta deberá aportarse certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de los subcontratistas.

 

1. Los subcontratistas deberán estar al día y activos en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con lo establecido en el artículo 74 párrafo tercero del punto 3) y el numeral 74 bis de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y sus reformas, Ley N°17 del 22 de Veintidós de octubre de mil novecientos cuarenta y tres.  Asimismo, deberán estar al día el pago al Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) y tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

 

1. En el caso de personas jurídicas, deben estar al día con el pago de los impuestos determinados en “Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas”, Número 9428, del veintiuno de marzo del dos mil diecisiete.

 

1. Tanto si se trata de personas físicas como jurídicas, los subcontratistas deberán presentar declaración jurada en la que se indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo, número de identificación y su condición declarada de beneficiario final.

 

1. De conformidad con el artículo 14 inciso e) de la Ley General de Contratación Pública, en caso de que el oferente que los subcontrata resultara adjudicado, este deberá aportar a la Administración, los contratos que acuerde con los subcontratistas, así como cualquier otra información que requiera la Administración para la toma de decisiones, según la etapa del procedimiento de contratación en la que se encuentre. El tratamiento de la información suministrada se regirá por el principio de transparencia, sin perjuicio de la excepción establecida en el artículo 15 de esa misma Ley.

 

1. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

En casos excepcionales, cuando se acredite que en el mercado existe un número limitado de eventuales subcontratistas, la Administración podrá, de manera razonada, habilitar en el pliego de condiciones la posibilidad que un mismo subcontratista sea ofrecido por diferentes oferentes.

 

1. OFERTAS EN CONSORCIO:

En caso de presentarse ofertas en consorcio, su elegibilidad estará sujeta al cumplimiento de los requisitos normativos establecidos en los artículos 77, 125 inciso d), 127 – 131 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

 

En cuanto a los requisitos del pliego de condiciones, es suficiente con que alguno de los miembros que integran el consorcio cumpla con lo solicitado, y se admite la sumatoria de elementos, EXCEPTO en lo que corresponde a las razones financieras, los requerimientos señalados para contrariar las prácticas monopolísticas absolutas y relativas; así como en las obligaciones obrero-patronales ante la Caja Costarricense del Seguro Social -CCSS-, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-Ministerio de Hacienda e impuesto de personas jurídicas, seguros, permiso sanitario de funcionamiento y patente municipal; y el registro y habilitación en el Sistema Digital Unificado; los cuales deben ser atendidos por cada una de las partes consorciadas.  

 

En línea de lo anterior, se deberá cumplir con lo siguiente:

 

1. Al ingresar la oferta en SICOP está deberá registrarse bajo la modalidad de consorcio.

 

1. Los representantes legales de cada una de las personas físicas o jurídicas miembros del consorcio deberán aportar una declaración jurada en la cual manifiesten no encontrarse dentro de los supuestos de los artículos 11 y 12 de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor; en atención a lo señalado en la directriz DGABCA-0009-2017 “Acciones preventivas en el combate de prácticas colusorios desde el ámbito de Contratación Administrativa”, del Diez de noviembre del dos mil diecisiete.

 

1. El acuerdo consorcial, el cual deberá estar conforme al artículo 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

1. Referir a nombre de quién la Junta Administrativa del Registro Nacional deberá realizar el pago de la prestación contractual, tomando siempre en consideración que es obligación de las partes que integran el consorcio cumplir en todo momento con las disposiciones administrativas y legales dispuestas para tales efectos.

 

Nota: La Administración tendrá la potestad de valorar, y proceder a la exclusión, en el caso de que se presenten ofertas de empresas vinculadas o con socios comunes, en tanto que estas por separado tengan la capacidad económica, financiera y técnica para suministrar los productos objeto de la contratación.  Aunado a lo supra indicado, solo se aceptarán ofertas en consorcio si se acredita que el aporte de cada una de ellas es necesario para poder proveer el bien a contratar por la Administración, con base a lo dispuesto en Directriz DGABCA-0009-2017, denominada: “Acciones preventivas en el combate de prácticas colusorios desde el ámbito de Contratación Administrativa”; emitida por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda el 10 de noviembre de 2017.

 

 

Adicionalmente, todo oferente extranjero en consorcio deberá cumplir con detenimiento cada uno de los enunciados incorporados en el apartado del pliego de condiciones denominado “Sobre oferentes extranjeros”, adjuntando lo que respecta para su cumplimiento.

 

1. SOBRE OFERENTES EXTRANJEROS:

 

Todo oferente extranjero debe encontrarse (durante todas las etapas de esta contratación) inscrito y habilitado en el Sistema Digital Unificado, conforme a los alcances de los artículos 25 -28 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, según la circular MH-DCoP-CIR-003-2022 del Dos de diciembre del año dos mil veintidós, de la Dirección de Contratación Pública.

 

Así mismo, debe incorporar a su oferta, declaración en donde manifieste someterse a la jurisdicción y tribunales de Costa Rica según los términos y condiciones del artículo 32 punto c) inciso v del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

 

En el caso que desee participar por medio de un representante de casas extranjeras debe cumplir con lo señalado en los numerales 360, 361, 363 y 366 del Código de Comercio, Ley N°3284 del Treinta de abril de mil novecientos sesenta y cuatro.

 

Respecto a los representantes de una sociedad extranjera, una sucursal o agencia de ésta que ejerzan actos de comercio en el país (sólo cuando actúen como distribuidores de los productos fabricados por su compañía en Costa Rica), deben atender lo indicado en los artículos 226 al 233 del Código de Comercio, Ley N°3284 del treinta de abril de mil novecientos sesenta y cuatro.

 

Sobre las obligaciones obrero-patronales ante la Caja Costarricense del Seguro Social -CCSS-el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-; serán exigibles solo si el oferente resultara adjudicado, en cuyo caso deberá acatar las disposiciones vigentes y los trámites de inscripción y formalización que exige la legislación de Costa Rica, según lo establecido en el artículo 32 punto c), inciso iii del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

Cuando así corresponda, y con relación al personal profesional ofrecido en su plica, el adjudicatario deberá cumplir con lo señalado en el ordenamiento jurídico y en el presente pliego de condiciones para su incorporación ante los Colegios Profesionales respectivos en Costa Rica, procurando atender en tiempo y forma el trámite de inscripción y revalidación de sus profesionales y de la empresa.

 

1. COMPRAS A FUTURO:

 

En concordancia con lo establecido en el artículo 90, punto 2, inciso d) del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”; se indica que no se prevén compras a futuro (presente periodo presupuestario) de bienes de la misma naturaleza a los de esta contratación.

 

1. PRESENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES: No aplica.

 

1. PODERES ESPECIALES: En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente.

 

La Administración verificará que los poderes especiales que se presenten detallen claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se faculta al apoderado, conforme lo establecido en el artículo 1256 del Código Civil (Ley N° 30 del diecinueve de abril de mil ochocientos ochenta y cinco). Tómese en consideración que el apoderado está impedido de realizar en nombre del poderdante aquellos actos no puntualizados expresamente en el poder especial, según dispone en lo que interesa el citado numeral.

 

No se admitirán documentos denominados “Poder Especial” cuando en estos se otorguen facultades propias de poderes generales o generalísimos, dado que el tipo de poder no lo define el título o denominación que se le asigne al documento, sino las facultades otorgadas en él.

 

Se recuerda que los poderes generales y generalísimos son regulados en los numerales 1251 y 1255 del Código Civil anteriormente mencionado, por lo que deben ser confeccionados como se establece en dichos preceptos, incluyendo su respectiva inscripción ante en el Registro Nacional.

 

Para acreditar la validez de los poderes que se otorguen con el fin de participar en contratación pública, la Administración verificará si el poderdante está facultado para otorgar el poder con o sin limitaciones, (por ejemplo, en cuanto a suma o facultades) o si para su otorgamiento se requiere la firma conjunta de dos o más mandantes.

 

1. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS:

 

Los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme el sistema de evaluación establecido, deben cumplir con alguno de los siguientes requisitos:

 

1. Documentos emitidos en Costa Rica:

 

• Firma digital (se debe incorporar la respectiva marca de hora) por parte del emisor. Al respecto, el certificado digital debe ser emitido por una entidad competente en Costa Rica, en atención de lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N°8454 del treinta de agosto del dos mil cinco.

 

• Aportar una copia por cada documento original (público o privado) debidamente certificada por notario público costarricense, con no más de un mes de extendida a partir de la fecha de apertura de ofertas, y conforme a la normativa vigente en cuanto al contenido y el respectivo pago de timbres y especies fiscales.

 

• Adjuntar una declaración jurada, firmada digitalmente por el representante legal de la empresa o persona física oferente, donde se indique que los documentos adjuntos a su plica corresponden a los originales. En caso de que la Administración los requiera deberán ser presentados de forma física o digital para su confrontación.

 

Esta declaración no aplica para aquellos documentos que de manera expresa se requiera dentro del pliego de condiciones que cumplan con alguna otra formalidad.

 

1. Documentos emitidos en el extranjero:

 

• Aportar el documento original firmado digitalmente por el emisor. En caso de que este no cuente con un certificado digital emitido por una entidad competente en Costa Rica, puede utilizar uno otorgado en el extranjero, siempre que esté debidamente homologado según la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N°8454 del 30 de agosto de 2005; y en cuyo caso deberá presentar la documentación que lo acredite.

 

• De conformidad con lo establecido en la Ley para la “Aprobación de la Adhesión a la Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros”, Ley N°8923 del Ocho de marzo del dos mil once; debe cumplir con el requisito de apostilla si el país del cual proviene está debidamente adscrito al Convenio para la Eliminación del Requisito de “Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o Convenio de la Haya” o en su defecto legalizar sus firmas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica".

 

• Adjuntar una copia por cada documento privado original debidamente certificada por notario público costarricense, según lo dispuesto en el Código Notarial, Ley N°7764, del Diecisiete de abril de mil novecientos noventa y ocho; atendiendo a su vez con la demás normativa vigente en Costa Rica en cuanto a contenido y pago de timbres y especies fiscales.

 

• Para los títulos o certificados de naturaleza electrónica emitidos en el extranjero deberá aportar una declaración jurada emitida por el representante legal de la empresa o persona física oferente en la cual indique que estos corresponden a documentos originales.

 

1. FINIQUITO: La Administración procederá con el finiquito en contratos de obra pública, y a criterio del Administrador del Contrato, se encuentra facultada para realizar el finiquito en contratos de bienes, de conformidad con el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública.

 

 

1. GENERALIDADES:

 

• De existir inconsistencias en los datos del sistema de calificación de ofertas consignados en la I Parte de este documento y los registrados en el formulario electrónico del Sistema Digital Unificado, prevalecerá lo indicado en el formulario electrónico.

 

• Serán oferentes todas aquellas personas físicas o jurídicas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado, actuando por sí mismo o por medio de un representante con capacidad suficiente y con base en lo que establezca el ordenamiento jurídico.

 

• Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite y acepta:

 

• Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.

 

• Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a perfeccionar entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.

 

• Que se entienden incorporadas al pliego de condiciones todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al presente procedimiento de contratación pública, por lo que se encuentran obligados a su cumplimiento aún y cuando no lo hayan manifestado expresamente en su oferta.

 

• Someterse a la jurisdicción y a los tribunales nacionales.

 

• Se recuerda que en materia de contratación pública aplica la figura de la caducidad de conformidad con el artículo 112 de la Ley General de Contratación Pública y 292 de su Reglamento.