Alquiler de solución completa de equipo multifuncional

D. CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

 1. REVISIÓN DE PRECIOS

 Los precios establecidos en el presente procedimiento de contratación estarán sujetos a reajustes o revisiones conforme a lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y su reglamento, así como, el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN.

• La empresa o persona oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
• Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta.
• En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, la empresa o persona oferente deberá advertirlo en la oferta y aportar la documentación pertinente.
• Si no existe un índice oficial para determinado costo indirecto, la empresa o persona oferente podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.
• La Administración se reserva el derecho de revisar la pertinencia de los índices oficiales de precios y costos propuestos en la oferta, con el propósito de establecer los índices que serán utilizados en la ejecución contractual.
• El presupuesto detallado deberá desglosar los componentes de cada actividad o unidad de la obra, bien o servicio, indicando al menos sus costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos.
• Se entiende que, con la presentación de la oferta, la empresa o persona oferente entiende y acepta que la decisión de cotizar en divisas recae en su exclusiva y responsabilidad y, por ende, cualquier afectación que sufra el contratista por baja en el tipo de cambio de la divisa a colones durante la ejecución del contrato, no será reajustada ni compensada por BN Fondos, conforme a lo previsto en el artículo 3 del Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.
• Tampoco serán reajustables conforme a lo previsto en el artículo 3 del Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, todas aquellas variaciones que resulten de riesgos implícitos del negocio que debieron ser asumidos, proyectados, cubiertos e incorporados como parte del precio ofertado conforme a criterios de debida diligencia en la formulación de la oferta, independientemente de la moneda en que se pacte el precio.
• Corresponderá a la persona Administradora del Contrato por parte de BN Fondos, emitir la no objeción con respecto al cronograma con las fechas acordadas para el presente contrato, el Área Administrativa revisará la pertinencia de los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, según corresponda. De acuerdo con el artículo 7 del el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.
• En lo no previsto en la presente cláusula, aplicará lo dispuesto en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 o 12 del presente reglamento, según corresponda.

Asimismo, la empresa o persona oferentes deberán presentar en la oferta una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información que deberán aportar conforme a lo regulado en el artículo 33. Documentación probatoria del método analítico-documental para contratos de obra pública y artículo 58. Documentación probatoria del método analítico-documental para contratos de bienes y servicios del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

2. MULTAS

 i. Multas por recursos temerarios en la fase de selección del contratista

Conforme a lo previsto en los artículos 47 y 93 de la Ley General de Contratación Pública, se aplicarán las siguientes multas por recursos temerarios:

Recurso de objeción: un cero coma cinco por ciento (0,5%) del monto del umbral de la licitación mayor, cuando al atender un recurso de objeción, se determine que ha operado la preclusión, que el objetante no acredita su vinculación con el objeto del concurso o que actúe con temeridad, mala fe o abuso de derechos procedimentales.

Recursos contra el acto final: un uno por ciento (1 %) del monto del umbral de la licitación mayor, al atender un recurso contra el acto final, se determine que el recurrente actúa con temeridad, mala fe o abuso de derechos procedimentales.

Actuación temeraria: se entenderá que la actuación es temeraria cuando el recurrente abusa ejercitando acciones totalmente infundadas y, de mala fe, cuando este alegue hechos contrarios a la realidad. Se entenderá que el recurrente actuó con temeridad, mala fe o abuso de derecho, cuando su recurso sea declarado inadmisible o improcedente conforme a lo previsto en los artículos 244 y 245 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Procedimiento especial y recursos contra el acto que determine la aplicación de multas por recursos temerarios. Para la aplicación de la multa se estará a lo previsto en el procedimiento establecidos en el artículo 94 de la Ley General de Contratación Pública.

ii. Multa en la ejecución contractual

• Incumplimiento del plazo de entrega

En caso de incumplimiento por parte de la empresa o persona contratista en el plazo de entrega del servicio objeto de esta contratación, BN Fondos aplicará una multa de cinco por ciento (5%) sobre el monto total adjudicado, por cada día hábil de atraso. Esta multa se tomará hasta lograr un veinticinco por ciento (25%) del monto total adjudicado. El tope del 25% se agotaría en un plazo de cinco (5) días hábiles, el cual se considera un plazo máximo de espera razonable, antes de llegar a un eventual finiquito del contrato, tomando en cuenta además que el plazo máximo otorgado para la entrega es de 30 días hábiles o en su defecto al 14 de febrero 2027.

Se concluye que el porcentaje de multa establecido es razonable y proporcional, considerando que el cobro por concepto de multas no podrá superar el veinticinco por ciento del precio total.

La multa establecida es razonable tanto para la Administración como para la persona o empresa adjudicataria; pues no resulta ser excesiva o ruinosa para ambas partes.

• Incumplimiento en el plazo de atención de servicio

En caso de incumplimiento por parte de la empresa o persona contratista del plazo máximo de estipulado en la atención de los niveles de servicio, BN Fondos aplicará una multa de uno por ciento (1%) sobre el monto anual del servicio de alquiler por cada hora hábil de atraso. Esta multa se tomará hasta lograr un veinticinco por ciento (25%) del monto total adjudicado. El tope del 25% se agotaría en un plazo de veinticinco (25) horas hábiles, el cual se considera un plazo máximo de espera razonable, antes de llegar a un eventual finiquito del contrato.

Se concluye que el porcentaje de multa establecido es razonable y proporcional, considerando que el cobro por concepto de multas no podrá superar el veinticinco por ciento del precio total.

La multa establecida es razonable tanto para la Administración como para la persona o empresa adjudicataria; pues no resulta ser excesiva o ruinosa para ambas partes.

iii. Procedimiento de cobro de multas en ejecución contractual

Las demás multas derivadas de la fase de ejecución contractual indicadas anteriormente serán aplicadas de forma automática a partir de la mera constatación del supuesto del hecho dispuesto en los puntos anteriores, según el porcentaje indicado en cada uno de los supuestos.

iv. Cobro de multas derivadas de la fase de ejecución contractual  

El cobro de las multas en fase de ejecución contractual se realizará con cargo a los saldos de facturas pendientes de pago.

En caso de que no existan facturas pendientes de pago para el cargo de las multas impuestas durante la ejecución contractual, BN Fondos procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo. En caso de ejecución de la garantía de cumplimiento, BN Fondos otorgará un plazo de tres días hábiles al contratista para que restituya el monto original de dicha garantía, bajo pena que, de no hacerlo, ello constituirá un incumplimiento contractual que facultará a BN Fondos a resolver el contrato, así como a imponer sanciones y determinar la responsabilidad civil del contratista, previo trámite del procedimiento especial dispuesto al efecto en la Ley General de Contratación Pública.

La empresa o persona oferente y eventual contratista entiende, acepta y reconoce que en caso de que no existan facturas pendientes de pago ni garantía de cumplimiento suficiente contra las cuales ejecutar el cobro de las multas, BN Fondos se reserva el derecho a recurrir a los Tribunales para resarcirse de cualquier costo en que pudiera incurrir, así como el pago de daños y perjuicios que le fueren ocasionados en virtud de dicho atraso o falta, e iniciar el procedimiento especial establecido para sancionar al contratista en los artículos 118 y 119 de la Ley General de Contratación Pública.

Todo monto por concepto de las multas en fase de ejecución contractual, que no pudiese ser cobrado a cargo de facturas pendientes de pago o la garantía de cumplimiento, así como por los costos derivados de los incumplimientos citados en los puntos anteriores, serán comunicados a la empresa o persona contratista mediante resolución u oficio, en cuyo caso deberán ser cancelados en la cuenta que para tal efecto indique BN Fondos en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles posteriores al comunicado por parte de BN Fondos, bajo el entendido que, de no cumplirse con tal pago en el plazo establecido, BN Fondos podrá tener por incumplido el contrato.

3. INDICACIONES AL CONTRATISTA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 Anexo al presente pliego de condiciones se encontrará el registro llamado “AN08-PR02BF07 Indicaciones al contratista, Seguridad de Información”, el cual es de carácter obligatorio para toda empresa participante del presente proceso.

4. ANEXOS

Anexo 1 AN08-PR02BF07 Indicaciones al contratista, Seguridad de Información.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

 1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

El equipo debe cumplir con al menos las siguientes especificaciones:

a) Especificaciones Básicas

1) El equipo debe permitir imprimir, copiar y escanear

2) El equipo debe contar con una pantalla táctil para su administración.

3) El equipo debe contar con 1 bandeja de 100 hojas como mínimo.

4) El equipo debe poder utilizar hojas tipo carta y oficio como mínimo.

5) El equipo ofertado debe incluir dispositivo de impresión y escáner DUPLEX (impresión a doble cara automática incorporada).

b) Características mínimas del equipo

1) La memoria del equipo debe ser 2Gb como mínimo.

2) El disco duro del equipo puede ser de tecnología HDD, SSD o equivalente y debe ser de 256Gb como mínimo, destinado al almacenamiento y procesamiento de trabajos de impresión, copiado y escaneo.

3) Soporte puertos tales como USB, Gigabit Ethernet (10/100/1000).

4) Impresión desde Windows 11 o superior, Windows server 2022 o superior.

5) Protocolos de red: El equipo debe soportar la pila de protocolo TCP/IP con direccionamiento IPv4 e IPv6, capacidades de seguridad mediante IPsec y protocolos estándar para impresión, escaneo y administración de red, incluyendo como mínimo HTTP/HTTPS, IPP/IPPS, LPR/LPD, Raw Socket (Puerto 9100), WSD, SNMP (v1, v2c y v3), DHCP, DNS y SMB, o equivalentes de funcionalidad igual o superior.

6) El oferente deberá incluir el costo de todas las licencias de uso, cables, conectores, materiales, suministros o consumibles y los componentes necesarios para la correcta operación de la multifuncional, también se debe incluir la mesa para colocar el equipo.

c) Especificaciones de la Impresora

1) Las impresiones realizadas en el equipo deben ser a color y en blanco y negro.

2) La Velocidad de impresión mínima blanco y negro 30 ppm (páginas por minuto); a todo color 30 ppm (páginas por minuto).

3) Debe incluir dispositivo de impresión DUPLEX (impresión a doble cara automática incorporada).

d) Especificaciones de Copia

1) Las copias realizadas en el equipo deben ser a color y en blanco y negro.

2) Debe incluir dispositivo de copia DUPLEX (Copia a doble cara automática incorporada).

e) Especificaciones del Escáner

1) Debe permitir Escáner TIFF, JPEG, Una/Múltiples Páginas PDF y PDF de Alta Compresión.

2) Los escáneres realizados en el equipo deben ser a color y en blanco y negro.

3) Debe permitir escanear a diferentes sitios: carpeta, email, servidor.

4) Resolución de 600 dpi (Puntos por pulgada) como mínimo.

5) Debe permitir que los documentos escaneados se puedan enviar por correo electrónico.

f) Consumo de Energía

1) El equipo debe tener un modo de reposo o descanso que permita el ahorro de energía.

2) El equipo ofertado debe contar con Certificación Energy Star, la que debe ser aportada en la oferta.

g) Detalle de impresiones BN Fondos de los últimos tres años

Año	Cantidad de impresiones a color	Cantidad de impresiones blanco y negro
2024	880	412
2025	1319	452
2026	769*	180*

*Datos con corte al 31 de Julio 2026.

h) La entrega e instalación del equipo debe realizarse en la oficina de BN Fondos en San José, entre avenidas 1 y 3, calle 4, piso 11. El día para la entrega debe de ser coordinado de manera previa con el administrador del contrato en horario de las 8:00 am a las 12:00 pm, de lunes a viernes, excepto feriados. La persona o empresa contratista deberá instalar y probar el equipo de forma completa, para asegurar su funcionamiento. También deberá entregar un manual o guía de operación del equipo de manera digital en idioma español. Tener en consideración que el contrato actual finaliza el 14 de febrero 2027, por lo que la instalación y entrega deberá estar lista el 15 de febrero 2027, momento a partir del cual empezará a regir el contrato.

i) El mantenimiento preventivo requiere revisiones al menos dos veces al año, previa coordinación con el administrador del contrato, deberá contemplar el horario de servicio de lunes a viernes, excepto feriados, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. durante todo el período contractual. Este mantenimiento deberá incluir limpieza, calibración y una inspección general del equipo como mínimo.

j) Para el soporte correctivo deberá contemplar el horario de servicio de lunes a viernes, excepto feriados de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. durante todo el período contractual. El contratista deberá cubrir ese horario el cual estará contemplado en los costos, garantizando que las fallas o incidentes serán atendidas y corregidas, como máximo en los tiempos presentados a continuación.

El oferente deberá cumplir con los siguientes tiempos de atención, el tiempo se contempla en horas hábiles:

Prioridad	Tiempo de respuesta en sitio	Tiempo de respuesta teléfonico
Alta	Máximo 8 horas hábiles	Máximo 30 minutos hábiles
Media	Máximo 16 horas hábiles	Máximo 2 horas hábiles
Baja	En Común acuerdo de las partes	Máximo 4 horas hábiles

En caso de que un equipo no pueda ser reparado en el sitio, deberá ser sustituido por uno de las mismas características o superiores en un plazo no mayor de un día hábil, salvo casos calificados y justificados por escrito que así sean autorizados por la persona Administradora del contrato. La sustitución no tendrá costo adicional para la Administración. Es responsabilidad de la empresa o persona contratista realizar las actividades de entrega, configuración y prueba del nuevo equipo y cumplir con lo señalado en el punto h).

k) La empresa o persona contratada deberá proveer un correo electrónico y/o número de teléfono, para realizar los reportes requeridos, tanto para mantenimientos correctivos o requerimientos de algún suministro o consumible, los cuales serán atendidos, según el plan establecido anteriormente (tiempos de atención).

l) Todos los suministros o consumibles, partes o piezas que el equipo requiera, así como servicio especialista para la instalación, reparación y mantenimiento deberán estar incluidos en el servicio por parte de la empresa o persona contratista. La empresa o persona contratista deberá mantener en existencia los suministros o consumibles, repuestos y accesorios originales y nuevos, a fin de garantizar la debida atención a este contrato. En caso de sustitución de dispositivos internos se debe cumplir con la compatibilidad necesaria, para garantizar el estado óptimo y buen funcionamiento del equipo.

m) El equipo ofertado deberá ser completamente nuevo y de marcas reconocidas en el mercado nacional, con año de fabricación no menor al 2026, no se aceptarán equipos que hayan sufrido modificaciones, transformaciones o alteraciones de cualquier orden después de producidos. Para tal efecto los oferentes deberán presentar una certificación del fabricante y una Declaración Jurada en donde certifique este aspecto.

n) De acuerdo con lo señalado en el artículo 109 de la Ley General de Contratación Pública, “La empresa o persona contratista estará obligado a entregar, a la Administración, bienes y servicios en las mejores condiciones y actualizados. Asimismo, en caso de adquisición de tecnología, la empresa o persona contratista está obligado a entregar objetos de última actualización, lo cual implica que el bien esté en línea de producción al momento de la entrega, o como la última versión del fabricante, cuando el objeto admita actualizaciones de esa naturaleza y esta haya sido conocida en el mercado al menos un mes antes de la entrega de la orden de inicio.”

o) Gestión Ambiental: La empresa o persona oferente debe aportar una declaración jurada mediante la cual certifique que está representado por una “Unidad de Cumplimiento” de acuerdo y en cumplimiento con la Ley 8839, el Reglamento para la Gestión Integral de los Residuos Electrónicos No 35933-S y el Reglamento para la declaratoria de Residuos de Manejo Especial No 38272-S. BN Fondos se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de este mediante consulta en el listado de “Unidades de cumplimiento en gestión residuos manejo especial inscritas”, publicado en el sitio WEB del Ministerio de Salud.

La empresa o persona contratista deberá recoger los envases de tóner vacíos y partes o repuestos cambiados cuando realicen el cambio de estos, cumpliendo con lo establecido en la Ley 8839.

p) Una vez cumplido con el plazo de arrendamiento del equipo la empresa o persona contratista deberá retirarlo de las instalaciones de BN Fondos, previa coordinación con el Administrador del contrato. Los costos de esta actividad estarán incluidos dentro del costo por el servicio.

2. CENTRO DE ATENCIÓN AL CLIENTE

 La empresa o persona oferente debe indicar en su oferta el número de teléfono y correo electrónico al cual se le podrá contactar para tramitar solicitudes de servicio o gestiones relacionadas con esta contratación, en caso de resultar adjudicatario. La empresa o persona oferente debe ofrecer disponibilidad para contactarle en horario hábil, de lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm, excepto los días feriados.

3. EXPERIENCIA MÍNIMA DE LA PERSONA O EMPRESA OFERENTE

 La empresa o persona oferente debe tener como mínimo tres (3) años de experiencia en el mercado nacional anteriores a la fecha fijada para la apertura de ofertas en arrendamiento de equipos multifuncionales (impresión, fotocopiado y escaneo de documentos bajo la modalidad de pago por cargo fijo del equipo y por consumo de reproducciones efectivamente logradas). A tal efecto, el oferente deberá aportar una lista de al menos 3 clientes nacionales, para ello debe indicar el nombre y teléfono del personero del cliente con quien BN Fondos podrá verificar el cumplimiento y nivel de satisfacción brindado, para lo cual solo se considerará la experiencia positiva o totalmente satisfactoria por parte de los clientes reportados. Se advierte a la persona o empresa oferente que en caso de que BN Fondos no pueda verificar la experiencia consignada en la oferta, por negarse el cliente a brindar la información, no se considerará la experiencia relacionada.

Dicha lista debe incluir la siguiente tabla:

Nombre de la empresa	Nombre de la persona de contacto	Teléfono de la persona contacto	Fecha de inicio de ejecución del contrato

Nota: puede adicionar más líneas de ser necesario.

En caso de que oferten en consorcio: Los miembros del consorcio deberán cumplir en conjunto la totalidad de los requisitos establecidos anteriormente. Entre los miembros de dicho consorcio. Deberán completar tres años (3) de experiencia en el mercado nacional brindando el servicio de arrendamiento de equipos multifuncionales (impresión, fotocopiado y escaneo de documentos bajo la modalidad de pago por cargo fijo del equipo y por consumo de reproducciones efectivamente logradas), a su vez, al menos uno de los miembros del consorcio deberá adjuntar la lista bajo fe de juramento. A efecto de lo cual la persona o empresa oferente deberá incluir en su oferta una lista bajo fe de juramento, de al menos un (1) cliente al que le hayan ofrecido el servicio de arrendamiento de equipos multifuncionales (impresión, fotocopiado y escaneo de documentos bajo la modalidad de pago por cargo fijo del equipo y por consumo de reproducciones efectivamente logradas), con indicación del nombre y teléfono del personero del cliente con quien BN Fondos podrá verificar el cumplimiento y nivel de satisfacción brindado, para lo cual solo se considerará la experiencia positiva o totalmente satisfactoria por parte de los clientes reportados. Se advierte a la persona o empresa oferente que en caso de que BN Fondos no pueda verificar la experiencia consignada en la oferta, por negarse el cliente a brindar la información, no se considerará la experiencia relacionada.

Nombre de la empresa del Consorcio	Nombre de la empresa a la que brindó el arrendamiento	Nombre de la persona contacto	Teléfono de la persona contacto	Fecha en que inicio la ejecución del contrato

Nota: puede adicionar más líneas de ser necesario.

4. REQUERIMIENTOS DEL PERSONAL TÉCNICO APORTADO

 La empresa o persona oferente debe contar con un (1) técnico certificado para el servicio de mantenimiento en el equipo ofertado, con experiencia mínima de un año en la marca ofertada, por lo tanto, debe presentar los títulos de certificación que comprueben lo anterior.

En caso de aportar más de un técnico deberá incluir en la oferta los nombres de las personas que brindarán servicio de mantenimiento en el equipo ofertado y aportar los títulos correspondientes.

5. SUSTITUCIÓN DE PERSONAL

 Cuando por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor el contratista deba sustituir al personal consignado en su oferta, deberá contar con la autorización por parte de la persona Administradora del Contrato o persona quién que designe en su condición de Administrador del contrato para lo cual deberá, presentar vía correo electrónico los atestados respectivos del personal sustituto, con un mínimo de diez (10) días hábiles de anticipación al momento de la sustitución prevista.

El personal sustituto deberá contar con la Autorización correspondiente y para ello deberá reunir los mismos requisitos académicos y de experiencia del personal a sustituirse. El Administrador del Contrato, podrá solicitar la sustitución de personal con un mínimo de diez (10) días hábiles a que requiera que se dé la sustitución.

BN Fondos será quien apruebe la sustitución, por lo tanto, el personal sustituto no podrá empezar a brindar el servicio hasta tanto no se brinde la autorización correspondiente. En todo caso, será obligación de la empresa o persona contratista tomar las previsiones del caso para que la sustitución no interrumpa nunca la prestación del servicio, pues cualquier atraso derivado de la sustitución, se tendrá como injustificados a efectos de aplicar las multas y resolver el contrato.

6. CONSIDERACIONES AMBIENTALES

 La empresa persona contratista deberá entregar los artículos únicamente con los materiales de empaque de fábrica, por lo que cajas, plástico o empaques adicionales, deben ser retirados por el adjudicatario una vez entregado el equipo.

 7. CONSIDERACIONES IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

 En el caso de que BN Fondos deba mover sus actividades de ubicación por un traslado de edificio, la empresa o persona contratista deberá contemplar en su oferta el traslado e instalación del equipo multifuncional en la nueva ubicación, esto en un área de 5 km alrededor de las oficinas principales del Banco Nacional en San José, entre avenidas 1 y 3, calle 4, piso 11, sin que esto generé costos adicionales a BN Fondos.

 

 

 

A. CONDICIONES GENERALES

 La participación en este concurso implica la aceptación pura y simple de las condiciones del presente pliego de condiciones y de las obligaciones en él contenidas.

1. PRECIO

El precio de la oferta deberá indicarse en colones o moneda extranjera. El mismo deberá ser firme y definitivo, incluyendo todos los impuestos y gastos, asimismo deberá indicarse en números y letras. En caso de discrepancia prevalecerá el precio en letras.

Para la Línea 1 que corresponde al Alquiler de equipo multifuncional con funciones de fotocopiadora, impresora, escáner el precio debe ser cotizado mensual por un período de 48 meses (la cantidad 48 que se indica en SICOP son los 48 meses del contrato), de forma desglosada de la siguiente manera: precio sin incluir impuesto al valor agregado, monto del impuesto al valor agregado y el precio con el impuesto al valor agregado, en caso de omitirlos se presumen incluidos en el precio cotizado.

Para la Línea 2 que corresponde a Servicio de impresión en sitio, el precio debe ser cotizado unitario para impresiones en Blanco y Negro, de forma desglosada de la siguiente manera: precio sin incluir impuesto al valor agregado, monto del impuesto al valor agregado y el precio con el impuesto al valor agregado, en caso de omitirlos se presumen incluidos en el precio cotizado.

Para la Línea 3 que corresponde a Servicio de impresión en sitio, el precio debe ser cotizado unitario para impresiones a color, de forma desglosada de la siguiente manera: precio sin incluir impuesto al valor agregado, monto del impuesto al valor agregado y el precio con el impuesto al valor agregado, en caso de omitirlos se presumen incluidos en el precio cotizado.

Se les solicita presentar la oferta económica con dos decimales, donde el costo unitario multiplicado por la cantidad ofertada coincida, al igual que la sumatoria final.

Línea	Línea en SICOP	Descripción	Cantidad	Comentario
1	ARRENDAMIENTO DE MULTIFUNCIONALES CON FUNCIONES DE FOTOCOPIADORA, IMPRESORA, ESCÁNER, FACSÍMIL*.	Costo fijo alquiler mensual de un equipo multifuncional	48	El precio para cotizar debe ser mensual. La cantidad corresponde a los 48 meses del contrato
2	SERVICIOS DE IMPRESIÓN EN SITIO	Costo por impresión blanco y negro por hoja	1	El precio debe ser cotizado unitario
3	SERVICIOS DE IMPRESIÓN EN SITIO	Costo por impresión de color por hoja	1	El precio debe ser cotizado unitario

*Se aclara que no se requiere que la multifuncional tenga facsímil.

Se aclara al oferente que, de ser una empresa domiciliada en el extranjero, BN Fondos retendrá el porcentaje correspondiente por concepto del impuesto de remesas al exterior que implica la realización de la presente contratación, siendo que, una vez trasladado el monto del tributo a la Administración Tributaria, éste únicamente tendrá la obligación de aportarle la documentación de ese pago, por cuanto su función únicamente es de agente retenedor. Los gastos de comisión por la transferencia internacional correrán por cuenta del eventual contratista.

La cotización del precio de las líneas 1, 2 y 3 de SICOP deberá desglosarse en los rubros que se solicitan a continuación:

Mano de obra (Monto y %).

Indicar el número de trabajadores, clase y horas laboradas. Determinando el costo de la mano de obra para cada clase de trabajador detallando por separado las cargas patronales. Lo anterior de acuerdo con el decreto de salarios mínimos dado en la Gaceta.

Insumos (Monto y %).

Costos de los materiales y cualquier otro costo por insumo nacional o importado.

Gastos administrativos (Monto y %).

Gastos en los que se incurre en el personal asignado a este servicio.

Utilidad (Monto y %).

Imprevistos (Monto y %).

Total, monto cotizado                      Monto ¢                                100%

Desglose del precio

Desglose del precio

Conforme lo dispuesto en los artículos 42 de la Ley General de Contratación Pública y el 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el precio deberá desglosarse conforme el siguiente detalle:

Tipo	Rubro	Moneda Ofertada	Valor absoluto	Valor relativo al total sin impuestos	Índice de Reajuste o revisión	Tipo índice (oficial, específico o similar)	Emisor	Fuente
Directo	Mano de obra	₡ / $ / €	00,00	00,00%
Directo	Insumos	₡ / $ / €	00,00	00,00%
Indirecto	Gastos administrativos	₡ / $ / €	00,00	00,00%
Utilidad	Utilidad	₡ / $ / €	00,00	00,00%
Imprevistos	Imprevistos	₡ / $ / €	00,00	00,00%
Total sin impuestos			00,00	100,00%
Impuesto al valor agregado			00,00
Total con impuestos			00,00

A su vez, se aclara que de acuerdo con el artículo 44 inciso b) del RLGCP se definen los rangos de tolerancia según el siguiente detalle, tomando como base los precios establecidos en el estudio de mercado realizado para la presente contratación.

Descripción	Precio mínimo mensual de alquiler	Precio máximo mensual de alquiler
Línea 1: Alquiler equipo multifuncional	₡35.426,15 IVAI	₡52.321,45 IVAI
Descripción	Precio mínimo de impresión por hoja	Precio máximo de impresión por hoja
Línea 2: Impresión a color negro	₡6,51 IVAI	₡11,67 IVAI
Línea 3: Impresión a color	₡45,43 IVAI	₡63,28 IVAI

2. VIGENCIA Y ESTIMACIÓN PRESUPUESTARIA

 El plazo de la presente contratación será de un (1) año con tres (3) prórrogas automáticas para un total de cuatro (4) años.

La estimación presupuestaria para este proceso es de ¢4.328.000,00 (Cuatro millones trescientos veintiocho mil colones con 00/100) por el total de los cuatro (4) años del contrato. El servicio de alquiler deberá iniciar a partir del 14 de febrero 2027, para la fecha indicada la multifuncional deberá estar en funcionamiento.

BN Fondos se reserva el derecho de adjudicar y consumir parcial o totalmente el presupuesto asignado para esta contratación.

3. FORMALIZACIÓN

BN Fondos generará vía SICOP el contrato respectivo para que el contratista inicie con el servicio objeto de la presente licitación.

4. FACTURACIÓN

La empresa o persona contratista deberá facturar a mes vencido, debe incluir el costo por alquiler del equipo y el costo unitario de cada impresión, sea a color o blanco y negro en forma desglosada indicando claramente el precio que conforma el objeto de esta contratación.

La empresa o persona contratista debe solicitar sin excepción la Gestión de Recepción del servicio por medio del módulo de Recepción de SICOP.

Una vez finalizado el proceso en el módulo de recepción la persona o empresa contratista deberá realizar la Gestión de Pago a través del módulo de Pago Electrónico en la plataforma de SICOP, en esta etapa deberá adjuntar los archivos correspondientes que se crean al generar la factura electrónica y remitirlos al correo bnfondosfacturas@outlook.com, los encargados de supervisar estás gestiones podrán solicitar lo necesario para su cumplimiento mediante dicha plataforma.

Se aclara que conforme a la reforma del artículo 74 inciso 3 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en caso de que la persona y/o empresa adjudicataria se encuentre morosa ante la CCSS en el momento de realizar el pago, BN Fondos procesará el pago de la factura según lo estipulado en dicho artículo: “Durante la etapa de ejecución del contrato, si un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este”.

5. FORMA DE PAGO

Se efectuarán pagos mensuales (a mes vencido), una vez iniciado el contrato dentro de los treinta (30) días naturales siguientes al recibo de la factura electrónica.

En el caso de cotizaciones en moneda extranjera, el pago se hará en dicha moneda o en colones, a opción de BN Fondos al tipo de cambio previsto en el artículo 48 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, una vez recibido a entera satisfacción de BN Fondos todo lo solicitado para la solución objeto de la presente contratación.

Todo pago será realizado mediante depósito a la cuenta (corriente o electrónica) que posea el contratista en cualquier entidad bancaria del país a efecto de lo cual, el oferente debe indicar en su oferta el número de cuenta respectiva

BN Fondos retendrá el 2% de cada pago para efectos de la cancelación del Impuesto sobre la Renta, cuando corresponda, de acuerdo con lo indicado en la Ley 7092.

6. CONDICIONES DEL SERVICIO

 La persona o empresa contratista deberá aceptar, cumplir y respetar todas las normas, procedimientos e indicaciones que BN Fondos establezca en materia de seguridad, control o en otras áreas, como serían accesos restringidos, disposiciones de seguridad, tales como revisión al ingreso y salida de las instalaciones de BN Fondos. Adicionalmente, es entendido que según la línea de BN Fondos de promover buenas prácticas que eliminen, minimice o prevengan brechas de género y fomenten la igualdad de oportunidades para su personal y partes interesadas. La persona o empresa adjudicada deberá trabajar para efectos del servicio que le está siendo contratado en esta misma línea. Debe considerar que la temática bajo la cual se desarrollen las actividades consideradas dentro del servicio se abstendrá de utilizar lenguaje o promover conductas con contenido sexista, patriarcalista, discriminatorio a la diversidad de preferencias o tendencias de cualquier tipo.

En BN Fondos se busca generar ambientes de trabajo libres de cualquier forma de manifestación acoso, hostigamientos y violencia de género, que perjudiquen las condiciones, el desempeño y el cumplimiento del trabajo, y el estado de bienestar general de las personas. Por ello, en línea con este principio y en apego a la ley 7476 Ley contra el Hostigamiento Sexual en el empleo y la docencia, BN Fondos asume una política de no tolerancia al hostigamiento sexual en la institución y llevará acabo las acciones necesarias para prevenirlo, desalentarlo, así como sancionar todos aquellos casos que se lleguen a comprobar, por lo que la persona o empresa adjudicada para efectos del servicio que le está siendo contratado deberá trabajar en esta misma línea.

Cuando sea necesario y con previa coordinación, BN Fondos podrá convocar al personal de la empresa o persona contratista para asistir a actividades de formación y/o sensibilización, con el propósito de fortalecer o implementar prácticas que promuevan la igualdad de género.

Adicionalmente, podría requerirse su participación en una capacitación sobre el Sistema de Gestión Empresarial de BN Fondos, Seguridad de la Información, materia ambiental, entre otros.

7. OFERTAS EN CONSORCIO

 Los miembros de dicho consorcio deberán detallar el porcentaje de participación e indicar el servicio que brindará cada consorciado conforme lo solicitado en el punto B. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS inciso 3. EXPERIENCIA MÍNIMA DE LA PERSONA O EMPRESA OFERENTE.  Las ofertas en consorcio deberán cumplir con los formatos o formularios electrónicos dispuestos para este tipo de oferta en el Sistema Digital Unificado, y deberá aportarse el acuerdo consorcial debidamente firmado digitalmente por sus integrantes, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14, 19, 38 y siguientes del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, vigente y artículo 128 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

8. OFERTAS EN CONJUNTO

 De acuerdo con lo establecido en el artículo 125 inciso c) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, NO se permite la presentación de ofertas en conjunto.

9. SUBCONTRATACIÓN

 En caso de subcontrataciones, el oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto ofertado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad. Para ello, el oferente deberá de adjuntar detalle de las actividades que serán subcontratadas, indicando monto, porcentaje de la participación en el costo total de la oferta y nombre del subcontratista respectivo. Además, deberá de aportar certificación de los titulares del capital social y los representantes legales de la empresa o empresas a subcontratar, todo en aras de verificar la observancia del régimen de prohibiciones. El subcontratista únicamente podrá figurar para este concurso en una única oferta. En caso de que diferentes oferentes requieran subcontratar a la misma persona física o jurídica deberá de acreditarse que en el mercado existe un número limitado de subcontratistas, para este objeto contractual.

Adicionalmente, dicho porcentaje está acorde con lo indicado en el Reglamento a la Ley de Contratación Pública que cita “Artículo 133. Subcontratación. La persona o empresa oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad”, el subrayado no es del original.

Se recuerda que los subcontratistas deberán estar al día en todas sus obligaciones, inscritos en los Colegios Profesionales respectivos y registrados en la plataforma de SICOP. Esta información será verificada por la Administración.

10. ADJUDICACIÓN

 BN Fondos se reserva el derecho de aceptar la o las ofertas que más convengan a sus intereses, rechazar todas si ninguna le resultare satisfactoria, decisión que tomará dentro de un plazo igual al doble del total de días hábiles que se otorgaron para la presentación de ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubiesen comunicado.

11. VIGENCIA DE LA OFERTA

 La oferta deberá tener una vigencia no menor a veinte (20) días hábiles a partir de la fecha fijada para la recepción de ofertas, en caso de silencio, se entenderá que se rigen por dicho plazo.

12. PLAZO DE ENTREGA

 La entrega e instalación del equipo multifuncional objeto de esta contratación debe estar listo para iniciar funcionamiento a partir del 12 de febrero 2027. La entrega e instalación del equipo debe realizarse en la oficina de BN Fondos en San José, entre avenidas 1 y 3, calle 4, piso 11.