Solicitud de Servicios en ejecución contractual Procedimiento Madre 2023LY-000003-0020600001 Agile Coach DIRGTR-56-2025

Servicio en formato de Bolsa de Horas Discrecional. 

1. Datos generales 

Contrato y procedimiento madre: CONTRATO DE EMPRESAS QUE BRINDEN SERVICIOS DE ENTREGA DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS PARA LOS SISTEMAS Y PLATAFORMAS TECNOLOGICAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL ENTREGA SEGUN DEMANDA (POOL DE PROVEEDORES) LICITACION MAYOR PROCEDIMIENTO SICOP No. 2023LY-000003-0020600001 

Nombre corto del servicio: Contratación Agile Coach 

Fecha de elaboración: 2026-10-08 

Area solicitante: Dirección Gestión de Transformación 

Persona solicitante: Andrey Rodriguez Méndez 

Jefatura solicitante: Arlyn Brenes Cordero 

Modalidad de atención: Bolsa de Horas Discrecional 

2. Justificación 

Necesidad institucional: La necesidad de contar con estas figuras responde a la complejidad creciente del portafolio institucional, en el cual convergen iniciativas digitales, tecnológicas, comerciales, operativas y habilitadoras que requieren coordinación transversal entre negocio, tecnología, áreas de soporte, patrocinadores y equipos ejecutores. El Coach Agile Empresarial habilita la adopción de ágilidad a escala, acompaña a líderes y equipos, impulsa la madurez ágil, fortalece la gobernanza por flujos de valor y conecta las prácticas de entrega con los objetivos estratégicos del Banco. 

Problema actual: El problema que se requiere resolver consiste en fortalecer la implementación efectiva de la ágilidad en la organizacién, mediante el diseño, adaptación e institucionalización de prácticas acordes con el contexto del Banco y alíneadas con las mejores prácticas reconocidas en la industria. Para ello, se requiere apoyo en la implementación mediante recursos con conocimiento especializado que acompafien a los equipos vy líderes, transfieran capacidades, faciliten la adopción de los nuevos modelos de trabajo y aseguren que las prácticas definidas se traduzcan en mejoras sostenibles en la gestión, coordinación y entrega de valor. 

Servicio requerido: La necesidad descrita se relaciona directamente con la gestión de proyectos e iniciativas tanto bajo marcos de trabajo ágiles como mediante metodologías tradicionales, dado que el Banco requiere capacidades especializadas para seleccionar, adaptar e integrar el enfoque mas adecuado segun la naturaleza, complejidad y nivel de incertidumbre de cada iniciativa. 

Esto permitira fortalecer la planificación, ejecucion, seguimiento y control del portafolio bajo un modelo flexible y coherente, que facilite la coordinacién entre equipos, asegure la gobernanza y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, mediante la contratación de un Agile Coach que disefie, adapte e implemente prácticas ágiles; acompafie a equipos y  líderes; establezca mecanismos de gobernanza; facilite la sincronizacion de iniciativas; defina métricas y planes de madurez; y complemente la labor de Scrum Masters y Product Owners. 

Consecuencia de no contratar: La no contratación podria ocasionar retrasos en iniciativas estratégicas, persistencia de impedimentos, prácticas inconsistentes, pérdida de conocimiento especializado, menor coordinación entre áreas y dificultades para sostener la transformacion y la entrega oportuna de valor. 

Ademas el no contrataciéon del servicio limitaria la capacidad del Banco para implementar y consolidar prácticas ágiles de manera uniforme, sostenible y alíneada con las mejores prácticas. 

Adicionalmente, se reduciria la capacidad institucional para transferir conocimiento, desarrollar equipos auténomos, establecer métricas comunes y adaptar los modelos de trabajo a las necesidades de cada iniciativa. En consecuencia, la transformacion ágil podria perder velocidad, aumentar su dependencia de esfuerzos individuales y no traducirse en mejoras sostenibles para el portafolio ni en una entrega oportuna de valor al negocio y a sus clientes. 

Beneficios esperados: El impacto esperado de esta intervencion es incrementar la capacidad del Banco para ejecutar sus iniciativas estratégicas con mayor ágilidad, coordinacién y predictibilidad, con el fin de aumentar la velocidad de entrega. 

La incorporacion de estos roles permitira obtener como resultado reducir bloqueos y tiempos de espera, mejorar la priorizacion y gestión de dependencias, fortalecer la toma de decisiones y acelerar la entrega de valor verificable. Asimismo, facilitara que la ágilidad trascienda la ejecucion de ceremonias y se consolide como una capacidad organizaciónal sostenible, generando equipos mas auténomos, líderes mejor preparados, prácticas consistentes y una mayor adaptacién ante los cambios y necesidades del negocio. 

Coach Agile Empresarial permitira incrementar la predictibilidad de los equipos, reducir tiempos de espera, mejorar la calidad de los requerimientos, fortalecer la coordinación negocio— tecnología y acelerar la entrega de valor en los proyectos estratégicos. El impacto esperado no se limita a la ejecucion de ceremonias, sino que se orienta a mejorar el flujo completo de trabajo: desde la definición de necesidades, priorizacion, refinamiento y construccion, hasta la validacion, puesta en produccién, adopcidn y seguimiento de beneficios. 

Desde una perspectiva de portafolio, estas figuras contribuiran a estabilizar el desempefio de las iniciativas, disminuir la recurrencia de impedimentos, mejorar la gestién de dependencias, fortalecer la toma de decisiones basada en datos y evitar la sobrecarga de equipos. Asimismo, permitiran institucionalizar prácticas de mejora continua, retrospectivas accionables, métricas ágiles y coordinación escalada entre flujos de valor, generando una mayor capacidad organizaciónal para ejecutar proyectos digitales, operativos, habilitadores y de transformacion bajo un modelo comun, medible y sostenible. 

3. Recursos, finalidad y solucién técnica 

Disponibilidad de recursos: El solicitante del servicio cuenta con la disponibilidad de recurso humano para controlar, administrar y recibir el servicio y la disponibilidad de infraestructura, accesos, ambientes y recursos institucionales necesarios para la ejecucion del servicio. 

Detalle de recursos e infraestructura: El Coach Agile Empresarial habilita la adopción de ágilidad a escala, acompaña a líderes y equipos, impulsa la madurez ágil, fortalece la gobernanza por flujos de valor y conecta las prácticas de entrega con los objetivos estratégicos del Banco. 

Este recurso sera administrado por parte de la Direccion Gestión de Transformación y la Jefatura de la Division Proyectos de Transformación, como contraparte técnica. Asimismo, participaran líderes, Product Owners, Scrum Masters, equipos ejecutores y representantes de negocio y tecnología, segun cada iniciativa y cuando sea necesario previa coordinaciónes. 

Respecto a los accesos se facilitaran, previa autorizaciéon y conforme a las politicas de seguridad institucionales, los accesos requeridos a herramientas, información, documentacién y repositorios relacionados con los proyectos asignados. 

La herramienta Azure DevOps sera el medio principal para registrar, planificar y dar seguimiento a las actividades, requerimientos, impedimentos, métricas y entregables. También se habilitaran los ambientes colaborativos institucionales necesarios para reuniones y gestión documental. 

El control sera por medio de planes de trabajo, tableros, informes de ejecución, métricas, minutas, mecanismos de gobernanza y criterios de aceptación definidos para verificar el cumplimiento y recibir formalmente el servicio. 

Finalidad pública: La contratación satisface el interés publico al fortalecer la capacidad institucional del Banco para gestiónar y ejecutar oportunamente proyectos e iniciativas estratégicas que respaldan la continuidad, modernizacion y mejora de los servicios brindados a los clientes 

El acompafamiento especializado permitira optimizar recursos publicos, reducir retrasos y reprocesos, gestiónar riesgos y dependencias, y mejorar la coordinación entre las áreas de negocio y tecnología. Asimismo, favorecera una entrega de soluciónes mas eficiente, transparente, medible y orientada a resultados. 

En consecuencia, el servicio contribuird a que el Banco responda con mayor ágilidad y calidad a las necesidades de sus clientes y usuarios, fortalezca su transformacion institucional y asegure que sus inversiones generen valor publico y beneficios sostenibles. 

Justificacion de la solución técnica: La alternativa elegida resulta idénea porque permite incorporar, mediante el contrato vigente, un recurso con conocimiento especializado en ágilidad organizaciónal, capaz de atender oportunamente las necesidades de acompafamiento, estandarizacion de prácticas, gestión de dependencias y fortalecimiento de equipos y líderes. 

Es eficiente porque aprovecha la oportunidad y los mecanismos disponibles en el contrato actual, evitando iniciar un procedimiento independiente que demandaria mayor tiempo y recursos administrativos. Ademas, la modalidad de consumo por horas permite utilizar el servicio conforme a la demanda real y controlar su ejecucion mediante planes de trabajo, entregables, métricas e informes. 

Es proporcional porque la contratación se limita a un recurso, por un período definido de nueve meses y una cantidad determinada de horas. Por tanto, no constituye una ampliacion permanente de la estructura institucional, sino una intervencién temporal y focalizada para atender una necesidad concreta, transferir conocimiento y fortalecer capacidades internas. 

Alcances contractuales relacionados: 1. Investigaciones y analisis de factibilidad técnica y operativa 

2. Elaborar o ajustar la documentación relacionada con un sistema de información 

3. Transferencia de conocimientos sobre temas relacionados de la entrega de soluciónes informaticas. 

4. Gestión de proyectos e iniciativas tanto bajo marcos de trabajo ágiles como con metodologías tradicionales. 

Explicación del vínculo con el objeto contractual: El servicio de Agile Coach se vincula directamente con el objeto contractual de aprovisionamiento de recursos para la entrega de soluciónes, porque comprende actividades necesarias para acompanfar y fortalecer el ciclo de gestién de las iniciativas institucionales. 

Especificamente, el perfil participara en: Investigaciones y analisis de factibilidad técnica y operativa, mediante diagnésticos de madurez, identificacion de impedimentos y evaluación de prácticas y modelos de trabajo.

4. Calidad, control y riesgos 

Mecanismos de revision y control: E| servicio sera controlado, supervisado y administrado por la Division de Fabrica, en calidad de unidad fiscalizadora, con el apoyo de la Jefatura de la 

Division de Proyectos de Transformacién como contraparte técnica. 

El seguimiento se realizard mediante: 

- Plan de trabajo y cronograma por trabajo asignado. 

- Registro de actividades, horas y entregables en Azure DevOps. 

- Tableros de seguimiento, métricas e indicadores de avance. 

- Reuniones periddicas de coordinación y revision, con el CoE de ágilidad. 

- Minutas, informes de ejecucion y evidencias documentales. 

- Validacion de entregables conforme a los criterios de aceptación. 

- Control mensual de las horas consumidas y aprobacion previa a la facturación. 

La recepción del servicio estara sujeta a la verificación del cumplimiento de los entregables, plazos, horas ejecutadas y resultados acordados. 

Cualquier desviación debera documentarse y atenderse mediante acciones correctivas antes de autorizar la recepción y el pago correspondiente. 

Criterios de aceptación: El servicio sera aceptado cuando se cumplan, como minimo, los siguientes criterios, segun corresponda a cada requerimiento aprobado: 

Criterios Generales: 

1. Entrega en las solicitudes en el tiempo definido o los plazos acordados previamente. 

2. Entrega de Planes de trabajo e informes de ejecución 

3. Registro de actividades en las herramienta establecidas. 

Agile Coach 

1. Entrega de plan de acompafnamiento a los Proyectos o Productos 

2. Participacion y acompafiamiento en sesiones 

3. Ejecutar sesiones de sincronizacion de backlogs 

4. Entrega de Plantillas, documentos o artefactos de prácticas ágiles 

 5. Definir la gobernanza de los flujos de valor o productos. 

6. Definicion de plan de madurez ágilidad 

7. Control, definición y actualizacion de planes, tableros, reportes, métricas, minutas. 

8. Estandarización de prácticas ágiles en los equipos 

9. Cualquier otra solicitud particular realizada por la dependencia. 

Contraparte técnica: Andrey Rodriguez Méndez 

Correo de contraparte técnica: andrrodriguez@bp.fi.cr 

Terceros interesados o afectados: Los terceros interesados y su posible afectación son los siguientes: 

- Areas de negocio y tecnología: recibiran acompafiamiento para mejorar la priorizacién, coordinación, gestión de dependencias y entrega de soluciónes. Deberan participar en sesiones de trabajo y adoptar las prácticas acordadas. 

-Lideres, Product Owners, Scrum Masters y equipos ejecutores: fortaleceran sus capacidades mediante acompafamiento y transferencia de conocimiento. La afectación implica ajustes controlados en prácticas, roles y formas de trabajo. 

Riesgos de esta solicitud 

Perfil inadecuado: que el recurso no cumpla la Alto Baja Definicién de requisitos técnicos y admisibles experiencia, conocimientos o certificaciónes requeridas. 

Rotacion del recurso: sustituciónes que generen Baja Definicién de plazo y actividades específicas pérdida de continuidad y conocimiento. 

Resistencia al cambio: limitada adopción de las Medio Coordinacion y definicién de acciones, prácticas propuestas por equipos y líderes. planes, cultura y gestión con la contra parte técnica.

Rango de Tolerancia de precios: 10% 

Evidencia presupuestaria: Se adjunta a la solicitud de contratacién el oficio DIRTI-416-2025 en donde se notifica a la Division de Fabrica el contenido presupuestario aprobado para el período 2026 para el procedimiento SICOP 2023LY-000003-0020600001. 

Detalle de Estudio de Mercado: Para la determinacion del monto estimado se adopté como referencia el precio de ¢25.990 por hora, obtenido en un procedimiento de contratación previo para el perfil de Scrum Master. Este antecedente se utiliza como parametro objetivo de comparacion; no obstante, resulta técnica y econdmicamente razonable prever un costo superior para el perfil de Agile Coach, en atencion a su mayor grado de experiencia y especializacion, asi como al alcance transversal y estratégico de las funciones requeridas. Mientras el Scrum Master concentra su intervencién principalmente en la dinamica, facilitacion y mejora de uno o varios equipos, el Agile Coach participa en procesos de transformacion organizaciónal, acompafamiento a líderes, gestión del cambio, estandarizacion de prácticas, definicién de modelos de gobernanza y madurez, y articulacion de iniciativas a escala. 

En consecuencia, el diferencial de precio se considera razonable, proporcional y debidamente vinculado con la mayor complejidad, responsabilidad e impacto esperado del servicio. 

Como fuente complementaria de contraste, se utilizd información interna derivada de un concurso externo realizado durante el mes de junio, en el cual las personas participantes consignaron sus pretensiones salariales para el perfil requerido. 

A partir de dichos datos se determinaron valores de referencia correspondientes al salario mensual, salario por hora y costo por hora con cargas sociales, este ultimo como aproximacion al costo laboral que podria asumir una empresa contratista. 

Los resultados se compararon con la remuneracion establecida por el Banco y con las pretensiones salariales recopiladas, con el propédsito de ampliar la base objetiva del analisis y sustentar la razonabilidad del precio de referencia, sin que esta información constituya, por si sola, una cotizacion de mercado ni sustituya las ofertas que se reciban dentro del procedimiento de contratación.

Tipo de salario Salario mensual Salario por hora  Salario + Cargas (1,6344) 

Minimo 1 500 000,00 ¢10 273,97 ¢16 791,78 

Maximo 3 700 000,00 ¢25 342,47 ¢41 419,73 

Moda 2 400 000,00 €16 438,36 {26 866,86 

Promedio @2 342 307,69 €16 043,20 ¢26 221,01 

Salario BP €2 104 719,00 ¢14 415,88 ¢23 561,31 

Se toma el promedio mas un 10% de ganancia da: #28 843,11 

Asimismo, se consideré6 como antecedente una contratación realizada por el Banco en 2022 

2022LN-000019-0020600001 CONTRATACION DE SERVICIOS DE GESTION DE LA 

AGILIDAD Y ACOMPANAMIENTO DE COACHING Y MENTORING PARA EQUIPOS BASADO 

EN EL MARCO DE TRABAJO DE SCRUM@SCALE, especificamente en la línea 2 para servicios de ágilidad y acompañamiento de equipos. En dicho procedimiento, la empresa adjudicataria cotizé un precio de 37.510 por hora 

Este antecedente aporta un parametro adicional para valorar la razonabilidad del monto estimado y sustenta la aplicacién de un rango de tolerancia del 10 % frente a eventuales variaciones en los precios ofertados. 

La tolerancia indicada debera aplicarse como criterio técnico de analisis y no como mecanismo para modificar las condiciones esenciales del procedimiento ni para admitir ofertas que 

incumplan los requisitos establecidos. 

Otros aspectos: No indicado 

6. Forma de pago y entregables 

Forma de pago: Mensual