Servicio de operación y soporte de sistemas CCTV del CCF-Peñas Blancas y del CCI-Paso Canoas

I.               ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y PERFIL DEL OFERENTE

Solicitud de Pedido

0062026000500005

Programa

79200

Actividad Centrales

Línea No.

Cantidad

Breve Descripción de los Servicios

Código Presupuestario

1

48

Servicio de operación y soporte del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia del Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas

10806-01035-080705

(SIGAF)

72151702-92097792

(SICOP)

Línea No.

1

Servicio de operación y soporte del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia del Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas

Descripción del Bien o Servicio

Garantía del equipo o del servicio.

EL CONTRATISTA garantizará la calidad de los servicios prestados durante toda la vigencia del contrato. Asimismo, toda intervención de mantenimiento correctivo, reparación, sustitución de componentes o configuración realizada deberá contar con una garantía mínima de noventa (90) días naturales, contados a partir de la fecha del recibo conforme emitido por la Administración.

Durante el período de garantía, EL CONTRATISTA deberá corregir, sin costo adicional para la Administración, cualquier falla atribuible a una deficiente ejecución del servicio, a la instalación de componentes defectuosos o a errores de configuración derivados de la intervención realizada.

La garantía no será aplicable cuando las fallas sean consecuencia de fuerza mayor, caso fortuito, manipulación por terceros no autorizados, vandalismo, accidentes, condiciones ambientales extremas o intervenciones efectuadas por personal ajeno a EL CONTRATISTA.

Cuando, como parte del mantenimiento correctivo, se instalen equipos, repuestos o componentes nuevos, estos deberán contar con la garantía del fabricante, cuando corresponda. En caso de que el plazo de la garantía del fabricante sea superior al indicado en el presente apartado, prevalecerá este último.

Productos esperados (Este apartado sólo deberá completarse en el caso de servicios y se refiere aquellos productos que se esperan al finalizar el proceso de contratación.)

Como resultado de la presente contratación, la Administración espera obtener los siguientes productos:

1. La operación continua y el soporte técnico especializado del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia (Sistema CCTV) instalado en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas y el Centro de Control Integrado Paso Canoas, durante toda la vigencia del contrato.
2. La prestación de los servicios de mesa de ayuda y atención de incidentes, conforme con los niveles de servicio (SLA) establecidos en el presente pliego de condiciones.
3. La ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura que integra el Sistema CCTV, incluyendo cámaras, servidores de grabación, estaciones de trabajo, monitores, equipos de red y demás componentes comprendidos dentro del alcance contractual.
4. La integración de las cuarenta y nueve (49) cámaras actualmente fuera de operación en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas, mediante la ejecución de las actividades de diagnóstico, actualización de firmware, sustitución de equipos o componentes y demás acciones técnicas necesarias para su puesta en funcionamiento, cuando ello sea técnicamente viable.
5. La instalación y puesta en operación de la infraestructura adicional contemplada en el presente pliego de condiciones, incluyendo los equipos de red, cámaras y demás elementos requeridos para el fortalecimiento de la solución tecnológica.
6. La entrega de informes técnicos de mantenimiento preventivo y correctivo, reportes de incidentes atendidos, actividades ejecutadas, equipos sustituidos y demás documentación que respalde la adecuada ejecución del contrato.
7. La actualización del inventario de activos administrados, incluyendo la documentación técnica, configuraciones y registros de las intervenciones realizadas durante la ejecución contractual.

La disponibilidad operativa del Sistema CCTV conforme a los niveles de servicio establecidos en el contrato.

Plazo de entrega y Plazo de la contratación

La contratación tendrá una vigencia de 48 meses, contados a partir de la emisión de la orden de inicio por parte de la Administración. Durante dicho período, EL CONTRATISTA deberá prestar de forma continua e ininterrumpida los servicios objeto de la contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas, los niveles de servicio (SLA) y las demás condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.

EL CONTRATISTA deberá iniciar la prestación del servicio en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la notificación de la orden de inicio emitida por la Administración.

Persona Funcionaria Responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente el funcionario responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) por medio del Jefe del Departamento de Gestión Fronteriza y del CONAFAC, Paola Orozco Alpízar, será responsable de la fiscalización del contrato.

Línea No.

Cantidad

Breve Descripción de los Servicios

Código Presupuestario

2

48

Servicio de operación y soporte del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia del Centro de Control Integrado Paso Canoas

10806-01035-080705

(SIGAF)

72151702-92097792

(SICOP)

Línea No.

2

Servicio de operación y soporte del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia del Centro de Control Integrado Paso Canoas.

Descripción del Bien o Servicio

Garantía del equipo o del servicio.

EL CONTRATISTA garantizará la calidad de los servicios prestados durante toda la vigencia del contrato. Asimismo, toda intervención de mantenimiento correctivo, reparación, sustitución de componentes o configuración realizada deberá contar con una garantía mínima de noventa (90) días naturales, contados a partir de la fecha del recibo conforme emitido por la Administración.

Durante el período de garantía, EL CONTRATISTA deberá corregir, sin costo adicional para la Administración, cualquier falla atribuible a una deficiente ejecución del servicio, a la instalación de componentes defectuosos o a errores de configuración derivados de la intervención realizada.

La garantía no será aplicable cuando las fallas sean consecuencia de fuerza mayor, caso fortuito, manipulación por terceros no autorizados, vandalismo, accidentes, condiciones ambientales extremas o intervenciones efectuadas por personal ajeno a EL CONTRATISTA.

Cuando, como parte del mantenimiento correctivo, se instalen equipos, repuestos o componentes nuevos, estos deberán contar con la garantía del fabricante, cuando corresponda. En caso de que el plazo de la garantía del fabricante sea superior al indicado en el presente apartado, prevalecerá este último.

Productos esperados (Este apartado sólo deberá completarse en el caso de servicios y se refiere aquellos productos que se esperan al finalizar el proceso de contratación.)

Como resultado de la presente contratación, la Administración espera obtener los siguientes productos:

1.     La operación continua y el soporte técnico especializado del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia (Sistema CCTV) instalado en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas y el Centro de Control Integrado Paso Canoas, durante toda la vigencia del contrato.

2.     La prestación de los servicios de mesa de ayuda y atención de incidentes, conforme con los niveles de servicio (SLA) establecidos en el presente pliego de condiciones.

3.     La ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura que integra el Sistema CCTV, incluyendo cámaras, servidores de grabación, estaciones de trabajo, monitores, equipos de red y demás componentes comprendidos dentro del alcance contractual.

4.     La integración de las cuarenta y nueve (49) cámaras actualmente fuera de operación en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas, mediante la ejecución de las actividades de diagnóstico, actualización de firmware, sustitución de equipos o componentes y demás acciones técnicas necesarias para su puesta en funcionamiento, cuando ello sea técnicamente viable.

5.     La instalación y puesta en operación de la infraestructura adicional contemplada en el presente pliego de condiciones, incluyendo los equipos de red, cámaras y demás elementos requeridos para el fortalecimiento de la solución tecnológica.

6.     La entrega de informes técnicos de mantenimiento preventivo y correctivo, reportes de incidentes atendidos, actividades ejecutadas, equipos sustituidos y demás documentación que respalde la adecuada ejecución del contrato.

7.     La actualización del inventario de activos administrados, incluyendo la documentación técnica, configuraciones y registros de las intervenciones realizadas durante la ejecución contractual.

La disponibilidad operativa del Sistema CCTV conforme a los niveles de servicio establecidos en el contrato.

Plazo de entrega y Plazo de la contratación

La contratación tendrá una vigencia de 48 meses, contados a partir de la emisión de la orden de inicio por parte de la Administración. Durante dicho período, EL CONTRATISTA deberá prestar de forma continua e ininterrumpida los servicios objeto de la contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas, los niveles de servicio (SLA) y las demás condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.

EL CONTRATISTA deberá iniciar la prestación del servicio en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la notificación de la orden de inicio emitida por la Administración.

Persona Funcionaria Responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente el funcionario responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) por medio del Jefe del Departamento de Gestión Fronteriza y del CONAFAC, Paola Orozco Alpízar, será responsable de la fiscalización del contrato.

Línea No.

Cantidad

Breve Descripción de los Servicios

Código Presupuestario

3

1

Servicio de mantenimiento correctivo sistema CCTV del CCF-Peñas Blancas y del CCI-Paso Canoas

10806-01035-080705

(SIGAF)

72151702-92097792

(SICOP)

Línea No.

3

Servicio de mantenimiento correctivo sistema CCTV del CCF-Peñas Blancas y del CCI-Paso Canoas

Descripción del Bien o Servicio

Si bien es cierto, de conformidad con la propuesta económica presentada por RACSA, se estima un costo mensual de $8 709,44 (ocho mil setecientos nueve dólares con cuarenta y cuatro centavos), IVA incluido, para la atención del puesto fronterizo de Peñas Blancas, y de $8 083,01 (ocho mil ochenta y tres dólares con un centavo), IVA incluido, para el puesto fronterizo de Paso Canoas, para un monto mensual total estimado de $16 792,45 (dieciséis mil setecientos noventa y dos dólares con cuarenta y cinco centavos) por ambos puestos fronterizos, debe considerarse que, por las características propias del servicio de operación y mantenimiento, la naturaleza de la atención requerida y los requerimientos asociados al objeto contractual, la contratación se plantea bajo un modelo por demanda.

Lo anterior obedece a que la prestación del servicio comprende la operación, mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de una infraestructura tecnológica de carácter crítico, en la cual pueden presentarse requerimientos de sustitución de equipos cuya ocurrencia, cantidad y oportunidad no es posible determinar con exactitud desde el inicio de la contratación. La propia propuesta contempla un mecanismo de sustitución estratégica de equipos y un inventario de equipos, repuestos e insumos para atender eventuales fallas, con el propósito de garantizar la continuidad operativa y minimizar los tiempos de indisponibilidad.

En ese sentido, el stock inicial de equipos para sustitución se encuentra contemplado dentro de la propuesta de RACSA, por lo que las sustituciones que puedan ser atendidas con dicho inventario estarán cubiertas dentro de las condiciones ordinarias del servicio. En caso de requerirse una mayor cantidad de equipos para atender las necesidades de operación, deberá gestionarse la respectiva cotización para su ampliación. Por consiguiente, en caso de que durante la ejecución contractual se determine la necesidad de disponer de equipos adicionales a los contemplados en el stock inicial, RACSA deberá comunicar oportunamente a COMEX dicha necesidad, indicando las razones técnicas que sustentan la sustitución y presentar la respectiva cotización del equipo o equipos requeridos, para conocimiento, valoración y aprobación previa por parte del funcionario responsable de la ejecución y supervisión de los servicios por parte de COMEX.

Una vez valorada y aprobada la necesidad, el costo correspondiente podrá ser incorporado mediante una nueva Orden de Compra individual, cuando técnica, jurídica y operativamente resulte conveniente y procedente, mediante la emisión de una nueva Orden de Compra integral que incluya el monto inicial y el servicio adicional, de conformidad con los mecanismos de modificación y ejecución contractual que resulten aplicables.

En consecuencia, el monto correspondiente al servicio ordinario se estima considerando la mensualidad de ambos puestos fronterizos durante el plazo contractual de 48 (cuarenta y ocho) meses, de la siguiente manera:

• Peñas Blancas: $8 709,44 (ocho mil setecientos nueve dólares con cuarenta y cuatro centavos) mensuales.
• Paso Canoas: $8 083,01 (ocho mil ochenta y tres dólares con un centavo) mensuales.
• Monto mensual total: $16 792,45 (dieciséis mil setecientos noventa y dos dólares con cuarenta y cinco centavos).
• Monto estimado del contrato inicial por 48 (cuarenta y ocho) meses: $806 037,60 (ochocientos seis mil treinta y siete dólares con sesenta centavos).
• Monto estimado adicional por demanda: $20 000,00 (veinte mil dólares exactos).
• Monto total estimado de la contratación: $826 037,60 (ochocientos veintiséis mil treinta y siete dólares con sesenta centavos).

Por tanto, el monto de $20 000,00 (veinte mil dólares exactos) corresponde a una estimación máxima para eventuales requerimientos adicionales derivados de la demanda durante la ejecución contractual, y no constituye, por sí mismo, un compromiso de consumo o pago por parte de COMEX. Su utilización estará sujeta a la existencia de una necesidad efectiva, debidamente justificada, a la cotización presentada por RACSA y a la valoración y aprobación correspondiente por parte del Ministerio, conforme al mecanismo contractual que resulte aplicable.

Esta estructuración permite que la Administración cuente con la cobertura económica necesaria para atender eventualidades propias de una infraestructura de videovigilancia crítica, sin obligar a adquirir anticipadamente equipos cuya necesidad, cantidad o momento de sustitución no pueda determinarse al inicio del contrato, manteniendo a la vez la continuidad y disponibilidad del servicio requerido en los puestos fronterizos. La propuesta de RACSA establece precisamente que el servicio busca garantizar la continuidad operativa y disponibilidad de la plataforma durante los cuarenta y ocho (48) meses.

Garantía del equipo o del servicio.

EL CONTRATISTA garantizará la calidad de los servicios prestados durante toda la vigencia del contrato. Asimismo, toda intervención de mantenimiento correctivo, reparación, sustitución de componentes o configuración realizada deberá contar con una garantía mínima de noventa (90) días naturales, contados a partir de la fecha del recibo conforme emitido por la Administración.

Durante el período de garantía, EL CONTRATISTA deberá corregir, sin costo adicional para la Administración, cualquier falla atribuible a una deficiente ejecución del servicio, a la instalación de componentes defectuosos o a errores de configuración derivados de la intervención realizada.

La garantía no será aplicable cuando las fallas sean consecuencia de fuerza mayor, caso fortuito, manipulación por terceros no autorizados, vandalismo, accidentes, condiciones ambientales extremas o intervenciones efectuadas por personal ajeno a EL CONTRATISTA.

Cuando, como parte del mantenimiento correctivo, se instalen equipos, repuestos o componentes nuevos, estos deberán contar con la garantía del fabricante, cuando corresponda. En caso de que el plazo de la garantía del fabricante sea superior al indicado en el presente apartado, prevalecerá este último.

Productos esperados (Este apartado sólo deberá completarse en el caso de servicios y se refiere aquellos productos que se esperan al finalizar el proceso de contratación.)

Como resultado de la presente contratación, la Administración espera obtener los siguientes productos:

1.     La operación continua y el soporte técnico especializado del Sistema de Circuito Cerrado de Videovigilancia (Sistema CCTV) instalado en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas y el Centro de Control Integrado Paso Canoas, durante toda la vigencia del contrato.

2.     La prestación de los servicios de mesa de ayuda y atención de incidentes, conforme con los niveles de servicio (SLA) establecidos en el presente pliego de condiciones.

3.     La ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura que integra el Sistema CCTV, incluyendo cámaras, servidores de grabación, estaciones de trabajo, monitores, equipos de red y demás componentes comprendidos dentro del alcance contractual.

4.     La integración de las cuarenta y nueve (49) cámaras actualmente fuera de operación en el Centro de Control Fronterizo Peñas Blancas, mediante la ejecución de las actividades de diagnóstico, actualización de firmware, sustitución de equipos o componentes y demás acciones técnicas necesarias para su puesta en funcionamiento, cuando ello sea técnicamente viable.

5.     La instalación y puesta en operación de la infraestructura adicional contemplada en el presente pliego de condiciones, incluyendo los equipos de red, cámaras y demás elementos requeridos para el fortalecimiento de la solución tecnológica.

6.     La entrega de informes técnicos de mantenimiento preventivo y correctivo, reportes de incidentes atendidos, actividades ejecutadas, equipos sustituidos y demás documentación que respalde la adecuada ejecución del contrato.

7.     La actualización del inventario de activos administrados, incluyendo la documentación técnica, configuraciones y registros de las intervenciones realizadas durante la ejecución contractual.

La disponibilidad operativa del Sistema CCTV conforme a los niveles de servicio establecidos en el contrato.

Plazo de entrega y Plazo de la contratación

La contratación tendrá una vigencia de 48 meses, contados a partir de la emisión de la orden de inicio por parte de la Administración. Durante dicho período, EL CONTRATISTA deberá prestar de forma continua e ininterrumpida los servicios objeto de la contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas, los niveles de servicio (SLA) y las demás condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.

EL CONTRATISTA deberá iniciar la prestación del servicio en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la notificación de la orden de inicio emitida por la Administración.

Persona Funcionaria Responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente el funcionario responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) por medio del Jefe del Departamento de Gestión Fronteriza y del CONAFAC, Paola Orozco Alpízar, será responsable de la fiscalización del contrato.

                                    II.CONDICIONES ESPECIFICAS

Detalle de pagos

El pago de los servicios de mantenimiento preventivo se realizará en tractos mensuales contra la entrega total del servicio a entera satisfacción de COMEX según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente y visado del gasto.

El pago del mantenimiento correctivo; se realizará contra la entrega total de los servicios contratados de conformidad con la Orden de Compra respectiva para el mantenimiento correctivo a entera satisfacción de COMEX según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente y visado del gasto.

En caso de ofertas recibidas en moneda distinta al colón, se pagará en colones costarricenses al tipo de cambio de venta del Banco Central vigente el día de pago.

Todo pago se realizará en no más de 30 (treinta) días naturaleza partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción; del visado del gasto; de conformidad con los términos y condiciones establecidas en el artículo 19 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

En cada factura el adjudicatario deberá desglosar la lista de los suministros entregados, y deberá contener al menos los siguientes datos: fecha, número de orden de compra a cargar el pedido, descripción del producto según la línea, cantidades, precios unitarios y precios totales.

Otras consideraciones: Adicionalmente, se debe considerar a la hora de confeccionar la factura que:

·       La factura comercial electrónica que respalda la obligación sea la debidamente autorizada y cumpla con las especificaciones técnicas y formato de los documentos electrónicos según corresponda, establecidas por la Administración Tributaria. Los cuales deben ser un archivo en formato PDF y dos en formato XML.

·       Incluir el número de cédula física o jurídica, según sea el caso, y nombre del proveedor.

·       Factura emitida a nombre del Ministerio de Comercio Exterior y con la cédula jurídica 2-100-084250.

·       Detallar claramente el bien o servicio que se está cobrando.

·       Contar con el respectivo cobro del Impuesto al Valor Agregado, detallado de manera separada en la factura.

·       Indicar la cuenta IBAN en colones, la cual debe de coincidir con la cuenta registrada ante el Ministerio de Hacienda.

Para el caso de las facturas de Proveedores Internacionales los requisitos son:

·       Factura en formato PDF.

·       Incluir el número de cédula física o jurídica, según sea el caso, y nombre del proveedor.

·       Factura emitida a nombre del Ministerio de Comercio Exterior y con la cédula jurídica 2-100-084250.

·       Detallar claramente el bien o servicio que se está cobrando.

·       Indicar el número de cuenta, el código y el banco destino.

La Administración se faculta a solicitar algún cambio que se requiera en la estructura de la facturación a presentar, con la finalidad de mejorar los controles y según los lineamientos que emita la Unidad Financiera.

Desglose del precio: (De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 de su Reglamento se deberá detallar con el precio cotizado un desglose porcentual del precio).

El oferente deberá indicar en su propuesta, la estructura de precio tanto en valores absolutos como porcentuales, y de presentarse discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales prevalecerán los primeros. Esto de conformidad con las fórmulas y componentes establecidos para ello en el anexo 1 “Fórmula de estructura del precio en valores absolutos” y el anexo 2 “Fórmula de estructura del Precio en valores porcentuales”, que se indican en este documento (no corresponde a los anexos que se encuentran de forma independiente). 

El precio debe contemplar impuestos, tomar en cuenta que COMEX no está exentó del pago de impuestos.

La propuesta económica deberá elaborarse a partir de la siguiente estructura:

(Precio= %CDmo + Σ%CDI + %CImo+ CIi + %I + %U) según como se detalla en la siguiente tabla:

Sobre el presupuesto detallado y el Cronograma preliminar: (De acuerdo con el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (LGCP) y el artículo 44 del Reglamento para el reajuste precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios.

1.     Presupuesto Detallado:

De conformidad con el artículo 103 del Reglamento a la LGCP, el adjudicatario deberá aportar, dentro de un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación tanto el presupuesto detallado como el cronograma preliminar de la contratación:

El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, unidad del bien, o unidad de servicio, según corresponda, indicando al menos sus costos directos, que considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales, equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.

En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio (desglose de precios) y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

Para los casos en que se haya utilizado el método analítico documental, el adjudicatario deberá presentar en el presupuesto detallado, la vinculación de la factura preforma o documento equivalente aportado en su oferta asociada a aquellos costos directos e indirectos de dicho presupuesto, que serán revisados mediante el método analítico documental, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP).

2.     No objeción:

1.     De conformidad con la normativa, la administración a través de la persona funcionaria designado como administrador del contrato debería emitir la no objeción sobre los siguientes documentos e información, en varios momentos procesales según se detalla:

a)  Presupuesto detallado: 8 días hábiles (dh) posteriores a la firmeza del acto de adjudicación.

b)  Cronograma preliminar (8 días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación) final (3 dh posteriores a la notificación del a Orden de inicio de ejecución del bien o servicio.)

c)   índices utilizados, documentación probatoria del método analítico, anexos al cronograma en caso de ser queridos.

3.     Casos en lo que no se emitirá la no objeción:

a)   Excepcionalmente, en caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de los índices de precios por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de reajuste y de revisión de precios regulado en este reglamento. En tal caso el contratista podrá interponer el reclamo administrativo para garantizar el equilibrio económico del contrato.

b)   Para el método analítico documental, en caso de que la Administración no emita la "no objeción" a la pertinencia de la documentación probatoria por motivos atribuibles al contratista, ello impedirá la aplicación del mecanismo de revisión de precios mediante el método analítico documental regulado en este reglamento. En tal caso el contratista cuando corresponda podrá interponer el reclamo administrativo para garantizar el equilibrio económico del contrato.

c)   En caso de que el oferente decida voluntariamente presentar su oferta en una moneda distinta a la moneda de origen de los costos, ello imposibilita la aplicación del reajuste o la revisión de precios regulado en este reglamento, debido a la ausencia de información concordante entre la moneda de origen de los costos y de la moneda ofertada. No obstante, se podrá interponer el reclamo administrativo cuando el contratista demuestre variaciones sobrevinientes en los costos directos e indirectos, siempre y cuando no sean atribuibles a la variación del tipo de cambio de la moneda ofertada con relación al colón como unidad monetaria de Costa Rica.

4.     Los plazos de emisión, revisión y aprobación del cronograma pueden ser consultados al final de este documento en el anexo 3.

CONTROL DE CALIDAD, TERCEROS AFECTADOS, RIESGOS Y COSTO BENEFICIO.  (Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio, los terceros interesados y/o afectados, así como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el proyecto lo amerite y los riesgos identificados, debiendo asegurarse de que el riesgo en ningún caso superará el beneficio que se obtendrá con la contratación. En lo que atañe a los procedimientos de control de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad.)

 Para la presente contratación, se ha definido el siguiente control de calidad:

Anexo 3. GFCONAFAC-FOR-CBS Control calidad

Fórmula

 ver imagenes en el documento 2. PI-FOR-EEX-0006-2026 Condiciones específicas Servicios CCTV

En dónde

PC

Representa el precio unitario o total, según corresponda, expresado en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio.

Representa la sumatoria de los costos directos de la mano de obra en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio, los cuales incluirán los salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Representa la sumatoria de los costos directos de los insumos en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio. Dichos costos pueden desagregarse en materiales, equipos, maquinaria, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros.

Representa la sumatoria de los costos por las subcontrataciones en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio. Este componente se utilizará en los casos que corresponda, de conformidad con lo establecido en artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Representa la sumatoria de los costos indirectos de la mano de obra en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó en el precio, los cuales incluirán los salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Representa la sumatoria de los costos indirectos de los insumos en valores absolutos, en concordancia con la o las monedas en que se presentó el precio. Dichos costos pueden desagregarse en materiales, equipos, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros.

Representa la sumatoria de los costos de insumos y/o servicios en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio, que serán reajustados o revisados mediante el método analítico documental.

U

Representa el monto de la utilidad en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se presentó el precio.

I

Representa el monto de imprevistos en valores absolutos, en concordancia con la moneda en que se

presentó el precio, en caso de que este se haya estimado dentro de los componentes del precio.

Fórmula

ver imagenes en el documento 2. PI-FOR-EEX-0006-2026 Condiciones específicas Servicios CCTV

En dónde

PCP

Representa la ponderación total de la estructura de precio en valores porcentuales, cuya sumatoria debe equivaler a un valor porcentual del cien por ciento (100%) en la moneda correspondiente.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos directos de mano de obra.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos directos de los insumos.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos de las subcontrataciones, cuando corresponda.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos indirectos de mano de obra.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos indirectos de los insumos.

Representa la sumatoria de las ponderaciones en valores porcentuales de los costos de insumos y/o servicios que serán reajustados o revisados mediante el método analítico-documental.

Up

Representa la ponderación en valor porcentual de la utilidad.

IP

Representa la ponderación en valor porcentual de los imprevistos, en caso de que este se haya estimado dentro de los componentes del precio.

 Cronograma preliminar y anexos

Cronograma inicial de las fechas acordadas

Tipo de proceso

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Contratación de bienes y servicios

Presentación

Adjudicatario

8 dh de la firmeza del acto de adjudicación

Contratista

3 dh posteriores a la notificación del a Orden de inicio de ejecución del bien o servicio.

Emisión de la no objeción o devolución al adjudicatario

Ejecutor del Contrato

5 dh desde la presentación de la documentación

Ejecutor del Contrato

3 dh posteriores a la presentación de la documentación

Subsane del cronograma y anexos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Emisión de la no objeción.

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Entregas según demanda

Emisión de la no objeción o devolución al adjudicatario

Ejecutor del Contrato

5 dh desde la presentación de la documentación

Ejecutor del Contrato

3 dh posteriores a la presentación de la documentación

Subsane del cronograma y anexos

Adjudicatario

3 dh desde la devolución de los documentos

Adjudicatario

2 dh desde la devolución de los documentos

Emisión de la no objeción.

Ejecutor del Contrato

3 dh desde la devolución de los documentos

Ejecutor del Contrato

2 dh hábiles desde la devolución de los documentos

Actualización de cronograma

Solicitud de prórroga del plazo y nuevo cronograma

Contratista

8 dh siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo de ejecución o a la fecha de reinicio del plazo del contrato en caso de una suspensión.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

Actualización de cronograma por modificación del contrato

Solicitud de actualización del cronograma

Contratista

5 dh posterior a la notificación de la modificación ordinaria puede solicitar plazo mayor hasta 15 días hábiles debidamente fundamentado.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

Actualización del contrato por inclusión de un nuevo renglón

Solicitud de actualización del cronograma

Contratista

5 dh posterior a la notificación de la modificación ordinaria puede solicitar plazo mayor hasta 15 días hábiles debidamente fundamentado.

Emisión de la no objeción o devolución al contratista

Ejecutor del Contrato

8 dh para resolver si procede o no.

Tipo

Responsable

Plazos

Responsable

Plazo

Subsane del cronograma y anexos

Contratista

3 dh desde la devolución de los documentos y pueden ser aplicados a solicitud de contratista y con autorización de la administración hasta por 15 dh

Emisión de la no objeción

Ejecutor del Contrato

3 dh para la aprobación y no objeción y podrá prorrogar dichos plazos mediante acto debidamente motivado hasta por 15 dh

I.               CONDICIONES GENERALES

PARA EL PROCEDIMIENTO DE EXCEPCIÓN

Ofertas

El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de líneas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar las de su interés, a menos que expresamente se indique en la Plantilla Condiciones Específicas para Procedimiento por excepción (PI-PLT-GEX), que el oferente debe cotizar varias o todas las líneas de forma conjunta, debidamente motivado.

No se admitirá la cotización parcial de una línea.

Vigencia de las ofertas

Las ofertas que se sometan a este concurso deberán tener un plazo mínimo de 30 días hábiles, y se entenderán vigentes por este periodo (treinta 30 días hábiles) aquellas ofertas en las que no se haga la indicación de dicha información en la oferta.

El plazo de vigencia de ofertas se empezará a computar desde el día de la apertura de ofertas

Mejora de precios

En caso de que se habilite en el documento del Pliego de Condiciones denominado “Condiciones Específicas”, la mejora de precios; se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

1.     La facultad de mejorar los precios ofertados podrá ser ejercida por todos los oferentes que hayan presentado su oferta económica, una vez realizados los estudios de razonabilidad sobre los precios originalmente ofertados.

2.     Los precios una vez mejorados serán considerados para efectos comparativos y también deberán ser sometidos al respectivo análisis de razonabilidad del precio.

3.     Bajo ningún supuesto la mejora implicará disminución de cantidades, desmejora de la calidad y condiciones de lo originalmente ofrecido o el otorgamiento de una ventaja indebida para el proponente ni podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

4.     En todo caso, el oferente que presente una mejora del precio se encuentra obligado a justificar la disminución del precio.

5.     El oferente que ofrezca descuentos y mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio descontado, considerando todos los elementos que lo componen, además de la estructura del precio sin descuento.

6.     Si los descuentos o las mejoras en los precios se presentan en la oferta, podrán ser considerados para efectos de comparación de precios, de lo contrario únicamente serán considerados para efectos de pago.

Bienes o servicios en tecnología

En el caso de adquisición de tecnología, el contratista está obligado a entregar objetos actualizados. La última actualización se entenderá, entre otras cosas, que el bien esté en línea de producción al momento de la entrega, o como la última versión del fabricante, cuando el objeto admita actualizaciones de esa naturaleza y ésta haya sido conocida en el mercado al menos un mes antes de la entrega de la orden de inicio. Para estos efectos, la entidad podrá pedir al contratista que respalde el ofrecimiento con certificación emitida directamente por el fabricante.

La mejora deberá primero informarse por escrito, explicando en detalle en qué consiste el cambio, de ser necesario a partir de literatura técnica y cualesquiera otros elementos que resulten pertinentes. La Administración contará con diez días hábiles para resolver motivadamente la gestión, aceptando o rechazando el cambio propuesto, lapso que suspenderá el plazo de entrega. En caso de que se acepte la mejora la Administración, a petición del contratista, podrá prorrogar de manera justificada el plazo de entrega, que no podrá exceder el plazo original.

En ninguna circunstancia, los cambios en los bienes o servicios podrán demeritar las garantías y condiciones de los bienes inicialmente ofrecidas, las cuales se consideran un mínimo que no podrá ser rebajado ante modificaciones de esta naturaleza.

Ofertas en consorcio

Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio.

Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, no podrán modificarse sin el consentimiento previo del ente contratante. Los requisitos legales deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos del pliego de condiciones por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.

Las ofertas presentadas en consorcio, en que participen dos o más firmas deberán cumplir los siguientes requisitos:

·       Presentar un acta de constitución (acuerdo o contrato consorcial) del consorcio firmado por todos los integrantes, indicando el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones, con la documentación de respaldo pertinente, donde expresen la responsabilidad solidaria con respecto a la ejecución del contrato.

·       Se deberá designar, mediante poder, quién ejercerá o fungirá como responsable y autorizado para contraer obligaciones.

·       Para el caso de garantía de cumplimiento aportada en una oferta en consorcio; deberá rendirse de manera solidaria de conformidad con lo establecido en el artículo 110 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (LGCP). Los oferentes consorciados deberán cumplir (uno o en conjunto) con los requerimientos solicitados en el pliego de condiciones.

·       En caso de ser PYMES o PYMPA deberán estar registrados en el Registro Nacional de Consorcios Pyme.

·       En caso de ser Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) o Pequeños y Medianos Productores Agropecuarios (PYMPA) y que el plazo del contrato sea superior a 2 años deberán presentar la renovación del consorcio.

·       En caso de ser PYMES o PYMPA, desde el momento de presentación de la oferta y hasta la finalización del contrato, se prohíbe la inclusión de un nuevo miembro o la exclusión de cualquiera de los que participaron durante el proceso licitatorio.

·       Lo anterior se rige por lo establecido en la Ley General de Contratación Pública  (artículos 48 párrafo cuarto) y su reglamento (artículos 77, 125 inciso d), 127, 129, 130, 131), así como la Ley para el Fomento de la Competitividad de la PYME mediante el desarrollo de consorcios, Ley N°9576 y su reglamento y supletoriamente las demás normas vinculantes.

Ofertas Conjuntas

·       En caso de que en las condiciones específicas se habilite las ofertas conjuntas, cada interesado podrá garantizar solo su parte del negocio.

Observaciones al acto de apertura

·       Los oferentes podrán efectuar observaciones únicamente a través del sistema digital unificado dentro de los dos días hábiles siguientes al plazo de la apertura de las ofertas. En caso de que se presenten observaciones, éstas se consignarán en el expediente electrónico y serán valoradas por la Administración.

Permisos y Licencias Municipales (patentes)

·       El proveedor deberá cumplir con la normativa relacionada con la licencia municipal (patente) de  conformidad con lo establecido en la Ley N°7794 Código Municipal del   30 de abril de 1998, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°94 y Permiso de Funcionamiento del Ministerio de Salud vigentes de conformidad con la Ley General de Salud N°5395, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°222 del 24 de noviembre de 1973, Alcance N°172 y “Reglamento general para permisos sanitarios de funcionamiento, permisos de habilitación y autorizaciones para eventos temporales de concentración masiva de personas, otorgados por el Ministerio de Salud” emitido mediante Decreto Ejecutivo N°43432    del  09 de marzo de 2022, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°56, Alcance N°50; todos los establecimientos industriales, comerciales y de servicio deben contar la autorización o Permiso Sanitario de Funcionamiento para operar en el territorio nacional, según sea la actividad.; para lo cual deberá aportar:

·       Copia de la licencia municipal (patente) vigente: a nombre del oferente y relacionada con el giro comercial pertinente del objeto de la contratación en caso de que corresponda.

·       Copia de permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud; vigente: a nombre del oferente y relacionada con el giro comercial pertinente del objeto de la contratación en caso de que corresponda.

Obligaciones de seguridad Social

·       Las obligaciones sociales resultan únicamente exigibles a las empresas que operen en Costa Rica, de esto se comprende que si la empresa adjudicada es extranjera deba presentar toda la documentación requerida para cumplir dichas obligaciones conforme a la normativa costarricense que rige dicha materia.

·       Los oferentes extranjeros en caso de ser adjudicatario tienen la obligación de estar inscritos ante la Administración Tributaria Costarricense como contribuyentes al mantener operaciones comerciales en el país, y deberán inscribirse ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente y mantenerse al día con las obligaciones tributarias, durante la ejecución contractual, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS)

Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios, en las cuáles se derive las obligaciones laborales y de seguridad, incluyendo el salario mínimo vigente por el Decreto de salarios mínimos, el contratista estará obligado a cumplir estrictamente con dichas obligaciones durante el plazo de ejecución del contrato respectivo. El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) se reserva el derecho de solicitar información sobre el particular en cualquier momento, entendiéndose la inobservancia de este requisito como causal de incumplimiento contractual. Lo anterior de conformidad con la Directriz N°34 de 8 de febrero del 2002.

·       El oferente deberá aportar certificación de inscripción de la Comisión de Salud Ocupacional ante el MTSS, de conformidad con el decreto ejecutivo N°39408-MTSS del 23 de noviembre del 2015, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°19 del 19 de enero del 2016 vigente a partir del 28 de enero del 2016; en su artículo 5° indica que “Toda persona empleadora que contrate o subcontrate los servicios de otra u otras empresas para la ejecución de obra o servicio a tiempo determinado, debe solicitar, como requisito de contratación, que el intermediario cuente con su propia comisión, oficina o departamento, según corresponda.”

·       Asimismo, cuando tenga diez o más trabajadores, deberá contar con la Comisión de Salud Ocupacional cuando el Código de Trabajo según establece en su artículo 288 lo siguiente: “En cada centro de trabajo, donde se ocupen diez o más trabajadores, se establecerán las comisiones de salud ocupacional que, a juicio del Consejo de Salud Ocupacional, sean necesarias. […]”

Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS)

·       Todo oferente deberá estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS lo cuál será verificado por la administración previa consulta al Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE) de la CCSS, en caso de se esté gestionando un arreglo de pago aprobado por dicho ente, deberá estar vigente y ser aportado al momento de la apertura de las ofertas. 

Base Mínima Contributiva (BMC)

·       Los contratistas deberán garantizar el cumplimiento de la Base Mínima Contributiva (BMC), la cual constituye el ingreso mínimo de referencia para el cálculo de las cuotas correspondientes a los seguros de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM) y Enfermedad y Maternidad (SEM).

·       En caso de que el salario devengado por una persona trabajadora sea inferior a la BMC, el contratista deberá realizar los ajustes necesarios en las cargas sociales, considerando la diferencia entre el salario pagado y el ingreso mínimo de referencia establecido por la CCSS, a fin de asegurar la correcta cotización a dichos seguros.

·       El contratista no está obligado a incluir el costo de la BMC dentro de su oferta económica, sin embargo, deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa de seguridad social, ya sea mediante la incorporación de estos costos dentro de su estructura de costos laborales u otros mecanismos de gestión permitidos por la legislación vigente.

·       En todos los casos, el contratista deberá asegurar la cobertura efectiva de los seguros de IVM y SEM para sus trabajadores, garantizando la protección social de las personas trabajadoras y el cumplimiento de las disposiciones aplicables del sistema de seguridad social.

Póliza de Riesgos del trabajo (RT):

·       La póliza de RT debe contener claridad en cuanto a la Actividad Económica; la cual debe guardar relación y vinculación con el objeto contractual; caso contrario deben comunicarse con el Instituto Nacional de Seguros (INS) para restablecer la categoría correspondiente previo a presentar la documentación ante COMEX

·       El patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo, la póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación, para lo cual deberá presentar copia de esta, dónde se refleje la inclusión del personal que está realizando el servicio en la institución.

·       Adicionalmente se recuerda que todo patrono deberá cumplir con todas las obligaciones obrero-patronales y de seguridad social.

Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF)

De conformidad con la Ley 8783, reforma a la Ley 5662, todos los patronos y personas que realicen, total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día con el pago de sus obligaciones con el FODESAF, conforme a dicha ley. COMEX se reserva el derecho de verificar el estado de las empresas respecto a la morosidad por los medios que la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) disponga para tales efectos.

Los oferentes extranjeros se comprometen en caso de resultar adjudicatarios, a inscribirse como patrono ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según lo dispuesto en el artículo 15 inciso b) y artículo 22, de la Ley N°5662 y sus reformas y mantenerse activo y al día con sus obligaciones ante la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, durante la ejecución contractual.

Adjudicación

Para la presente contratación, la administración tendrá un plazo máximo para adjudicar no mayor al doble fijado como plazo para recibir ofertas fijado en el pliego de condiciones para recibir ofertas, en caso de requerir un plazo adicional la Administración emitirá un acto motivado indicando el plazo de ampliación respectivo.

COMEX se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.

Formalización Contractual

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.

Las contrataciones se formalizarán mediante orden de compra y/o contrato, denominada Contrato en Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP); la cuál contendrá los términos y condiciones de la adjudicación en los casos que correspondan.

En todo lo relacionado con la formalización, el Contrato estará constituido por el pliego de condiciones, la oferta del adjudicatario; el aviso de la adjudicación; el contrato (la orden de pedido).