Compra e Instalación de Impresora Book Master Pro

1) Admisibilidad de la oferta

Los siguientes aspectos se consideran como requisitos de admisibilidad de las ofertas, si alguno de estos requisitos se incumplen resultará inadmisibles en el concurso: 

1.1) Compatibilidad con el Sistema Actual

• La impresora ofertada deberá ser 100% compatible con el Sistema de Documentos Migratorios (SDM) actualmente en operación en la Dirección General de Migración y Extranjería (DGME).
• En caso de no ofertar el modelo actualmente en uso (IAI BookMaster Pro), el proveedor deberá presentar una muestra para pruebas de compatibilidad, que permita emitir la certificación técnica correspondiente.

1.2) Admisibilidad Especificaciones Técnicas

• La impresora deberá cumplir con las especificaciones mínimas establecidas por la DGME, incluyendo:
• Personalización gráfica y eléctrica de documentos biométricos con chip.
• Capacidad de impresión automática sin intervención humana.
• Alimentador automático de libretas (mínimo 50 unidades).
• Codificación del chip sin contacto.
• Verificación automática de datos grabados.
• Grabado MLI y fotografía a color fiel a la original.
• Redundancia operativa con el sistema actual.
• Interfaz gráfica intuitiva y modular.
• Generación de reportes y trazabilidad completa del proceso.

1.3) Admisibilidad Certificaciones y Normativas

• La solución deberá cumplir con las recomendaciones de la OACI, documento 9303, última versión.
• Se deberá garantizar la seguridad de los datos, incluyendo encriptación de bitácoras y archivos sensibles.
• La solución deberá permitir autenticación segura de sistemas externos y operadores.

1.4) Admisibilidad Soporte y Mantenimiento

• El proveedor deberá presentar un plan detallado de soporte durante el periodo de garantía, incluyendo:
• Cronograma de mantenimiento preventivo (mínimo dos visitas anuales).
• Mesa de ayuda operativa en horario 8x5.
• Tiempos de atención remota según criticidad del incidente.
• Diagnóstico, plan de trabajo y costos en un plazo máximo de un día hábil.
• Capacitación técnica nivel 1 y 2 para personal de la DGME.

1.5) Admisibilidad Documentación y Garantía Técnica

• Se deberá entregar:
• Manuales técnicos en español.
• Documentación en medio magnético.
• Informe detallado de soporte realizado.
• La garantía técnica deberá ser de mínimo 12 meses, incluyendo visitas de mantenimiento preventivo por especialistas certificados.

1.6) Admisibilidad Experiencia mínima

• El oferente deberá contar con al menos 2 años como distribuidor autorizado de la marca ofertada, respaldado por carta del fabricante.
• Deberá demostrar mediante declaración jurada que cuenta con experiencia en al menos un proyecto de emisión de pasaportes con página de datos de policarbonato y foto a color, vigente o finalizado en los últimos 10 años.

1.7) Admisibilidad Atestados u otros.

• Se deberá incluir una declaración jurada con los datos del cliente del proyecto de referencia (nombre, contacto, cargo, correo y teléfono).
• El proveedor deberá incluir una declaración jurada que garantice las condiciones ambientales requeridas para la instalación del equipo.
• Se deberá presentar un plan de pruebas de funcionamiento, incluyendo integración con el sistema actual y participación del personal técnico de la DGMEEl oferente deberá presentar un Plan de Pruebas formal, el cual formará parte del cronograma de actividades propuesto para la entrega del equipo. Este plan debe contemplar los siguientes aspectos:

• Participantes y roles: El oferente deberá incluir a personal técnico de la Gestión de Migraciones y de la Gestión de Tecnologías de Información de la DGME en la fase de pruebas. El plan debe detallar los roles, responsabilidades y el tipo de participación de cada equipo (del oferente y de la DGME).
• Actividades de prueba: El cronograma deberá contemplar la ejecución de pruebas específicas para verificar la correcta funcionalidad del equipo, su compatibilidad con la infraestructura existente y su integración con los sistemas actuales de la DGME.
• Resultados y validación: Una vez finalizadas las pruebas, el oferente deberá presentar un informe detallado con los resultados obtenidos. La validación y aceptación final de las pruebas será realizada por las Gestiones de la DGME involucradas."

1.1) Sobre la compatibilidad y funcionalidad del equipo

 

• La impresora BookMaster Pro debe ser compatible con sistemas de personalización de documentos migratorios que utilizan tecnología de chip sin contacto y policarbonato.
• La impresora debe soportar tanto impresión por inyección de tinta a color como grabado láser de alta calidad.
• La impresora puede personalizar hasta 150 pasaportes por hora, asegurando una alta eficiencia y productividad.
• La documentación se puede presentar sin la apostilla, quedando el compromiso de presentarlos al momento de la adjudicación.

 

1.2) Sobre la integración y operación del equipo

 

• El sistema es modular y configurable, permitiendo a los usuarios elegir las funcionalidades necesarias para su proyecto específico.
• La interfaz de usuario es intuitiva y fácil de operar, con menús claros y opciones de diagnóstico. El equipo debe contar con un panel de control con pantalla táctil, que proporcione acceso directo a las funciones de operación, configuración y a las herramientas de diagnóstico y mantenimiento del sistema. La navegación se realizará a través de menús jerárquicos y estructurados que permitan acceder a las funciones principales y secundarias.
• El oferente debe garantizar que el equipo ofertado funcione con el sistema actual y, si es necesario, desarrollar las interfaces requeridas para la integración y operación adecuada. Debe ser compatible con el SDM (Sistema de Documentos Migratorios) y el sistema IMAGO
• Se debe de contar con redundancia en el proceso de personalización en láser para policarbonato.
• La solución de personalización debe contar con una interfaz gráfica en la que se muestre cada uno de los procesos de personalización y su respectivo estatus, lo anterior para cada una de las libretas que están siendo procesadas.
• La solución de personalización ha de ser flexible para poder ser fácilmente actualizada en el futuro. Para esto es recomendado que disponga de una arquitectura modular en la cual cada módulo es responsable de tareas específicas.
• La interfaz de la solución de personalización no debe depender del modelo de equipo de impresión o del proveedor de equipos de impresión.
• La Interfaz Gráfica (GUI) ha de ser fácil de usar y ha de proveer una interfaz simple para el manejo del proceso global de personalización, que incluya la generación de lotes de producción, anulación de pedidos, entre otros

 

1.3) Sobre el mantenimiento y soporte del equipo

 

• La BookMaster Pro está diseñada para ser robusta y fácil de mantener, con un diseño industrial que asegura una alta disponibilidad y rendimiento.
• El contratista deberá presentar un plan detallado de Soporte y servicio a los dispositivos de personalización de Documentos Migratorios biométricos (software) sus interfaces y todos sus módulos durante el periodo de garantía. En dicho plan se deberá incluir la duración de cada actividad, así como los recursos necesarios, dicho plan deberá contar con las actividades de rollback y su duración en el caso de existir errores o problemas durante la implementación de este.
• El contratista deberá presentar un documento de ingeniería detallada de todas las actualizaciones y mantenimientos a los dispositivos personalización de Documentos Migratorios biométricos (software) sus interfaces y todos sus módulos por cada soporte realizado. La ingeniería deberá contar con una descripción de los procesos de rollback en el caso de existir errores o problemas durante la implementación de este.
• El contratista deberá desarrollar el soporte a los dispositivos personalización de Documentos Migratorios biométricos (hardware y software) sus interfaces y todos sus módulos en dicho soporte participará personal de la Gestión de Tecnologías de información.
• En caso de que la solución requiera algún ambiente específico para su buen funcionamiento, el oferente debe indicar las condiciones requeridas para que la DGME ajuste el área definida por la Dirección General de Migración y Extranjería en condición de Institución Fideicomisaria para personalización de los documentos migratorios, de tal manera que el equipo funcione correctamente y no se vea comprometida su vida útil.
• El contratista deberá presentar un plan detallado de pruebas de funcionamiento de los dispositivos de personalización de Documentos Migratorios.
• El contratista deberá presentar un informe detallado de los trabajos de soporte realizados a los dispositivos de personalización de Documentos Migratorios, el cual será aprobado por la contraparte técnica de la Dirección General de Migración y Extranjería en condición de Institución Fideicomisaria una vez validado dicho proceso y haciendo el respectivo recibido conforme.

 

1.4) Sobre la seguridad y verificación del equipo

 

• El sistema debe incluir verificación integral de los datos aplicados y características de seguridad, asegurando que los documentos personalizados sean consistentes y de alta calidad.
• Los datos sensibles de los archivos de producción deben ser encriptados para garantizar la confidencialidad de los datos
• Los sistemas externos que requieran comunicarse con La solución de producción deben autenticarse para garantizar la conexión sólo con sistemas autorizados
• La impresora debe cumplir con los estándares de seguridad CE y UL, garantizando un uso seguro y confiable.

 

1.5) Sobre la garantía técnica del equipo

 

• Se requiere una garantía de los equipos de 12 meses, que incluya visitas periódicas (de acuerdo con lo recomendado por el fabricante) para realizar labores de mantenimiento preventivo de las impresoras (limpieza, lubricación, ajuste)

1) Aspectos generales para los oferentes

Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Debido a lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del bien, servicio u obra que se compromete a brindar.

La Administración tiene la necesidad adquirir bajo la modalidad “cantidad definida” en la compra e Instalación de Impresora Book Master Pro para uso institucional según las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones y sus anexos.

1.1) Sobre las condiciones generales de la contratación

 

• Conforme el numeral 14 y 16 de la Ley No. 9986, toda oferta deberá presentarse de forma electrónica por medio del Sistema SICOP.
• En esta contratación se estima un presupuesto total de seiscientos veintiséis millones trescientos doce mil trescientos veinte colones con ochenta céntimos (¢626.312.320,80). Es importante recalcar que en apego a lo establecido en la LGCP ARTÍCULO 38- Contenido presupuestario, esta contratación se inicia sin disponer de recursos presupuestarios aprobados; sin embargo la intención es avanzar hasta la etapa previa a la adjudicación y una vez se cuente con el presupuesto suficiente, disponible y aprobado por quien corresponda se emitirá el acto final del procedimiento.
• Se deber ofertar el precio unitario para cada una de las líneas incluido el (I.V.A.) y si corresponde un desglose de los tributos que afectan la propuesta. La Administración se reserva la posibilidad de adjudicación parcial de una misma línea.
• Se deberá emitir una oferta con una vigencia mínima de 60 días hábiles, a partir del día del día de la recepción de las ofertas.
• Todos los costos incurridos directa o indirectamente en la preparación y presentación de la oferta correrán por cuenta exclusiva del oferente.
• La Administración suministrará cualquier información adicional que se solicite al respecto, siempre y cuando se gestione tal solicitud a través de SICOP, no se aceptarán solicitudes que realicen por otros medios.
• En este concurso no se permiten ofertas alternativas o en conjunto.
• La contratación del bien o servicio no originará relación de empleo público entre el Fideicomiso Fondo Especial de Migración JADGME BCR Bicentenario y la persona adjudicataria, por lo que los costos originados por concepto de cargas sociales y seguros correrán por su cuenta.
• En el caso de la oferta que se presente bajo la figura de consorcio se realizan al amparo de las regulaciones pertinentes en la Ley General de Contratación Publica #9986 y su reglamento, este debe obligatoriamente conformarse por todos sus miembros en el Sistema Digital Unificado, y la oferta deberá estar suscrita por los integrantes del consorcio o sus representantes legales. En la misma oferta se incluirá el acuerdo consorcial, el cual será utilizado para verificar la designación de los representantes con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, formalización, ejecución contractual y trámites de pago.
• Las gestiones, objeciones, aclaraciones o recursos que se presenten fuera del sistema digital unificado no serán consideradas para efectos del concurso.
• La oferta será rechazada cuando presente un precio inaceptable según lo dispuesto en la ley y el reglamento de contratación pública. Para efectos de esta contratación NO se establece un margen de tolerancia sobre el subtotal de cada partida sin (I.V.A.). por cuanto es una contratación de proveedor único y el oferente está en la obligación de ofertar el mismo precio cotizado durante el estudio de mercado.
• Si la oferta contiene documentos adjuntos que incluyan firmas digitales, es importante una vez firmado el documento se valide en el sitio web “Central Directo” con el propósito de verificar que la firma contiene la garantía de integridad y autenticidad, así como la garantía de la validez en el tiempo; es decir que ambos “checks” están en color verde. https://www.centraldirecto.fi.cr/spa/Bccr.Firma.InformacionPublica.CD.SPA/#/También puede firmar y validar la documentación por medio de Agente GAUDI.

 

1.2) Sobre los requisitos y la documentación por aportar

 

• Toda oferta deberá cumplir con la estructura solicitada por la administración, deberá ordenar los documentos por secciones y carpetas a saber:
• Carpeta 1 denominada Oferta (Oferta en PDF debidamente unificada, condiciones de la oferta y oferta económica).
• Carpeta 2 denominada Documentos legales (todo documento de índole legal).
• Carpeta 3 denominada Documentos técnicos ( toda documentación técnica).
• Carpeta 4 denominada Aspectos generales u otros (esta carpeta estará destinada a documentos no contemplados en las carpetas anteriores y que sean de estricto conocimiento para la administración, por favor no incluir documentos no solicitados en el presente pliego.
• Presentar en caso de persona jurídica: certificación de la personería jurídica vigente del representante legal de la empresa, o bien la Administracion se reserva el derecho de verificar esta información en SICOP.
• Copia de Cédula de identidad por ambos lados del representante legal.
• Indicar el domicilio exacto, número de teléfono, correo electrónico.
• Indicar el nombre y los datos de contacto de la persona a cargo de atender las consultas relacionadas con este proceso de contratación.
• Declaración de estar al día en el pago de todos los impuestos nacionales.
• Presentar declaración jurada que no está afectado por ninguna de las prohibiciones establecidas en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, o bien la Administracion se reserva el derecho de verificar esta información en SICOP.
• Presentar declaración jurada que no está afectado por ninguna de las prohibiciones establecidas en los artículos 28 de la Ley General de Contratación Pública, artículo 17, inciso d) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, o bien la Administracion se reserva el derecho de verificar esta información en SICOP.
• Presentar patente municipal vigente, cuyo giro comercial esté relacionado con el objeto contractual de esta contratación.
• Aportar constancia que indique que el oferente cuenta con la póliza de riesgos del trabajo al día y que la actividad comercial registrada guarda relación con el objeto contractual.
• Los documentos adjuntos en el pliego de condiciones electrónico forman parte integral de este, de forma tal que en caso de duda sobre las especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a adquirir prevalecerán las descripciones que elaboren las áreas técnicas que constan en la documentación adjunta al pliego en el Sistema Digital Unificado.
• El oferente junto a su oferta debe aportar manuales o documentación técnica en idioma español de los bienes o servicios ofertados, en caso de presentarse en otro idioma se debe aportar la traducción libre de su texto.
• Se solicita al oferente que junto con la presentación de su oferta se adjunte el Cronograma de Implementación correspondiente al proyecto. El cronograma deberá especificar los tiempos estimados para cada fase, los responsables involucrados y cualquier recurso adicional requerido para su ejecución. Este proceso debe iniciar al siguiente día hábil en que se realice la entrega de la Impresora Book Master Pro