S.E- Contratación directa por Excepción Servicio Mantenimiento y Ampliación de la acreditación del Laboratorio de Eficiencia Energética / DDYC.

El oferente deberá presentar una certificación al momento de presentar la oferta, que lo acredite como Organismo de Acreditación Nacional.

CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA ACREDITACIÓN DEL LABORATORIO DE EFICIENCIA ENERGÉTICA (LEE)

Antecedentes

El Laboratorio de Eficiencia Energética (LEE) del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) desarrolla actividades de calibración, ensayo e inspección como parte de los servicios técnicos especializados que brinda a las diferentes áreas de la Institución y a clientes externos. Para garantizar la confiabilidad de los resultados emitidos y demostrar la competencia técnica de sus procesos, el laboratorio mantiene acreditados sus servicios ante el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), organismo nacional designado para acreditar organismos de evaluación de la conformidad en Costa Rica.

Actualmente, el LEE dispone de alcances acreditados en las áreas de calibración, ensayos y organismo de inspección, los cuales requieren ser evaluados periódicamente por el ECA para conservar su vigencia. Asimismo, como parte del proceso de mejora continua y del fortalecimiento de las capacidades técnicas institucionales, el laboratorio incorpora nuevos servicios que requieren ser sometidos al proceso de evaluación para la ampliación del alcance acreditado.

La continuidad de estas acreditaciones constituye un requisito fundamental para garantizar el cumplimiento de las disposiciones regulatorias nacionales, mantener el reconocimiento técnico de los servicios prestados y asegurar la confiabilidad de los resultados emitidos por el Laboratorio de Eficiencia Energética.

Especificaciones técnicas del servicio partida 1

Línea 1. Servicio de mantenimiento y ampliación de la acreditación del Laboratorio de Calibración

El contratista deberá brindar los servicios necesarios para el mantenimiento de la acreditación vigente y la evaluación de las solicitudes de ampliación del alcance acreditado del Laboratorio de Calibración del Laboratorio de Eficiencia Energética (LEE), conforme a la norma INTE ISO/IEC 17025 y a los procedimientos establecidos por el Ente Costarricense de Acreditación (ECA).

El servicio deberá incluir como mínimo:

1. Cuota anual para el mantenimiento de la acreditación.
2. Evaluación documental del seguimiento de la acreditación.
3. Evaluación documental de las solicitudes de ampliación del alcance acreditado.
4. Evaluación presencial en las instalaciones del Laboratorio de Eficiencia Energética ubicadas en Rincón Grande de Pavas y Colima de Tibás.
5. Participación del Evaluador Líder, Evaluadores y Expertos Técnicos que el ECA determine necesarios.
6. Revisión del Plan de Acciones Correctivas (PAC), cuando corresponda.
7. Verificación de Acciones Correctivas (VAC), cuando corresponda.
8. Emisión de los informes de evaluación documental y evaluación en sitio.
9. Emisión de la resolución correspondiente para el mantenimiento o ampliación del alcance acreditado.
10. Cualquier otra actividad técnica o administrativa requerida por el ECA para concluir satisfactoriamente el proceso de evaluación.

Línea 2. Servicio de mantenimiento y ampliación de la acreditación del Laboratorio de Ensayos

El contratista deberá brindar los servicios requeridos para mantener la acreditación vigente del Laboratorio de Ensayos y evaluar las solicitudes de ampliación del alcance acreditado, conforme a la norma INTE ISO/IEC 17025 y a los procedimientos del ECA.

El servicio deberá incluir como mínimo:

1. Cuota anual para el mantenimiento de la acreditación.
2. Evaluación documental del seguimiento.
3. Evaluación presencial de seguimiento.
4. Evaluación documental y técnica de la ampliación del alcance para los métodos de ensayo solicitados, incluyendo ensayos de cocinas eléctricas u otros que el ICE requiera incorporar.
5. Participación del Evaluador Líder, Evaluadores y Expertos Técnicos requeridos.
6. Revisión del Plan de Acciones Correctivas (PAC).
7. Verificación de Acciones Correctivas (VAC).
8. Emisión de los informes de evaluación.
9. Emisión de la resolución para el mantenimiento o ampliación del alcance acreditado.
10. Cualquier otra actividad técnica requerida para completar el proceso de acreditación.

Línea 3. Servicio de mantenimiento de la acreditación del Organismo de Inspección

El contratista deberá brindar los servicios necesarios para mantener la acreditación vigente y evaluar la ampliación del alcance acreditado del Organismo de Inspección del Laboratorio de Eficiencia Energética (LEE), conforme a la norma INTE ISO/IEC 17020 y los procedimientos del ECA.

El servicio deberá incluir como mínimo:

1. Cuota anual para el mantenimiento de la acreditación.
2. Evaluación documental del seguimiento.
3. Evaluación documental de la ampliación del alcance acreditado.
4. Evaluación presencial en las instalaciones del Organismo de Inspección ubicadas en Colima de Tibás.
5. Participación del Evaluador Líder, Evaluadores y Expertos Técnicos que correspondan.
6. Revisión del Plan de Acciones Correctivas (PAC).
7. Verificación de Acciones Correctivas (VAC).
8. Emisión de los informes de evaluación documental y en sitio.
9. Emisión de la resolución correspondiente para el mantenimiento o ampliación del alcance acreditado.
10. Cualquier otra actividad requerida por el ECA para finalizar el proceso de evaluación.

El Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliado en San José y con cédula jurídica Nº 4-000-042139-02, invita a participar en la “S.E- Contratación directa por Excepción Servicio Mantenimiento y Ampliación de la acreditación del Laboratorio de Eficiencia Energética / DDYC.".

Partida 1, líneas No. 1, 2 y 3:

Criterios sostenibles:

Criterios sociales, de acuerdo con lo solicitado en las declaraciones juradas:

• El personal del contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.
• Prohibición de fumado (Se prohíbe el fumado dentro de las instalaciones del ICE, según se establece en la legislación.  Ley 9028 Ley General de Control del Tabaco y sus Efectos Nocivos en la Salud).

Declaraciones juradas

• Con la oferta se deberá presentar las declaraciones juradas solicitadas en el Capítulo I, apartado 4 (todos sus incisos) y el apartado 5 (Compromiso Anticorrupción) del cartel tipo; el cual pueden descargar del link indicado en el capítulo I del presente cartel. 

Ejecución contractual

Como resultado de la ejecución contractual, el contratista deberá entregar, según corresponda para cada línea de acreditación, los siguientes productos:

• Informes de evaluación documental.
• Informes de evaluación en sitio.
• Registro de hallazgos y no conformidades.
• Revisión del Plan de Acciones Correctivas (PAC).
• Verificación de Acciones Correctivas (VAC).
• Informes de cierre de evaluación.

Resoluciones emitidas por el ECA sobre el mantenimiento o ampliación del alcance acreditado.

Actualización del alcance acreditado y del certificado de acreditación, cuando corresponda.

Cualquier otro documento generado oficialmente durante el proceso de acreditación.

Obligaciones del contratista

El contratista deberá:

• Ejecutar los servicios conforme a la normativa nacional e internacional aplicable, garantizando la imparcialidad, independencia, competencia técnica y confidencialidad durante todas las etapas del proceso de evaluación.
• Designar personal competente para la realización de las evaluaciones.
• Garantizar la imparcialidad, independencia y confidencialidad del proceso de evaluación.
• Cumplir los cronogramas establecidos de común acuerdo con el ICE.
• Emitir oportunamente los informes técnicos derivados de cada evaluación.
• Revisar y verificar las acciones correctivas presentadas por el laboratorio.
• Comunicar oportunamente cualquier situación que pueda afectar el desarrollo de la evaluación.
• Emitir las resoluciones correspondientes una vez concluido el proceso de evaluación.
• Cumplir con los procedimientos oficiales establecidos por el ECA.
• Las evaluaciones podrán desarrollarse bajo modalidad híbrida, combinando revisión documental remota y evaluaciones presenciales, de acuerdo con la planificación establecida entre el ECA y el ICE.
• Las evaluaciones presenciales deberán realizarse en las instalaciones del Laboratorio de Eficiencia Energética ubicadas en Rincón Grande de Pavas y Colima de Tibás, o en cualquier otra sede donde el laboratorio desarrolle actividades comprendidas dentro del alcance acreditado.

El contratista será responsable de asignar el personal técnico requerido para la ejecución del servicio, incluyendo Evaluador Líder, Evaluadores y Expertos Técnicos cuando corresponda, garantizando que estos cuenten con las competencias requeridas para efectuar las evaluaciones.

Obligaciones del ICE

Corresponderá al ICE:

• Facilitar el acceso a las instalaciones donde se desarrollarán las evaluaciones.
• Suministrar oportunamente la documentación requerida por el contratista.
• Designar el personal técnico que acompañará las evaluaciones.
• Atender las consultas técnicas formuladas durante el proceso.
• Implementar las acciones correctivas derivadas de las evaluaciones.
• Gestionar la recepción del servicio mediante SICOP.
• Tramitar el pago conforme a las condiciones contractuales establecidas.

Forma de pago

El pago se realizará contra entrega a 30 días naturales, una vez que se haya ejecutado el servicio contra la presentación de la factura electrónica correspondiente, una vez que el Administrador del Contrato verifique la correcta ejecución de los servicios contratados y otorgue el recibido conforme de los productos entregados. siempre y cuando se gestione la solicitud de pago correctamente y en tiempo.

Cuando la naturaleza del servicio lo permita, el pago podrá efectuarse de forma parcial conforme se vayan completando las diferentes etapas del proceso de acreditación, de acuerdo con el cronograma de evaluaciones y los entregables efectivamente recibidos.

Orden de inicio

La Proveeduría del ICE a través de SICOP notificará al Contratista el Número de contrato, y la administración contará con 5 días hábiles para definir la fecha de inicio contractual (orden de inicio).

Plazo de ejecución

El plazo de ejecución de la presente contratación será 45 días hábiles, contados a partir de la emisión de la orden de inicio o de la formalización contractual, según corresponda.

Este plazo comprenderá todas las actividades necesarias para completar el proceso de mantenimiento y ampliación de las acreditaciones, incluyendo la revisión documental, las evaluaciones en sitio, la atención de acciones correctivas, la verificación de su implementación y la emisión de las resoluciones finales correspondientes por parte del Ente Costarricense de Acreditación (ECA).

Sobre la facturación

La facturación deberá realizarse hasta que el contratista gestione la “solicitud de pago” en SICOP. Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “Información de referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:  Ejemplo:  MM-450xxxx (sin espacios).  Para obtener este número interno (MM-45000xxx), el proveedor deberá solicitarlo al Administrador de Contrato: Stephanie Elizondo Fernandez Correo Electrónico: eelizondo@ice.go.cr Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr  

Se informa que, conforme a la versión 4.4 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos emitida por la Dirección General de Tributación, a partir de su entrada en vigor únicamente serán aceptados comprobantes electrónicos (facturas, notas y recibos de pago) generados bajo este formato actualizado. Por lo tanto, les solicitamos asegurarse de que sus sistemas de facturación estén debidamente ajustados, ya que los comprobantes emitidos en versiones anteriores no podrán ser recibidos ni procesados.

La facturación deberá detallar los conceptos efectivamente ejecutados, incluyendo cuotas de mantenimiento, evaluaciones documentales, evaluaciones presenciales, participación de expertos técnicos, revisión y verificación de acciones correctivas, viáticos y cualquier otro costo autorizado dentro del proceso de acreditación.

La recepción del servicio y trámite de pago se efectuarán mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Estructura de precio y Presupuesto detallado: (presentar el desglose del monto total ofertado por el requerimiento completo)

Disposiciones para presentación de la oferta:

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; la oferta debe considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

Forma de presentar la estructura de precios en la oferta: 

Todo oferente deberá presentar la estructura de precio en su oferta para esta partida.

Forma de presentar el Presupuesto detallado:  

Todo oferente deberá presentar el Presupuesto Detallado sustentando la estructura de precio presentada en la oferta, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro. Se anexa el formato a utilizar.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

Toda la información técnica, administrativa y documental suministrada por el ICE deberá ser tratada con absoluta confidencialidad y únicamente podrá utilizarse para el desarrollo del proceso de evaluación.