S.E. Contratación Directa de Excepción SERVICIO DE ACREDITACIÓN DEL LABORATORIO QUÍMICO (DG-2259-2026)

Para ser considerado admisible, el oferente deberá cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán verificados durante la fase de análisis técnico:

1. Aportar las siguientes declaraciones juradas:

1. Las declaraciones y certificaciones contempladas en el cartel tipo, apartados 4 y 5.
2. Que en caso de resultar adjudicatario se compromete a cumplir lo siguiente:

                Sistema Integrado de Gestión

• • • Que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad. Anexo 03.
    • Que cumplirá la Política Corporativa de Sostenibilidad del Grupo ICE. Anexo 04.

2. El oferente deberá aportar copia del certificado de acreditación vigente emitido por la autoridad competente, mediante el cual se acredite su condición de Organismo Nacional de Acreditación.

• El oferente debe indicar el tipo de evaluación (iniciales, seguimiento, reevaluaciones, ampliaciones, evaluaciones extraordinarias, evaluaciones integradas o la combinación de alguna de estas) a realizar para cada Unidad de Laboratorios.
• La oferta debe incluir la participación de al menos un evaluador líder, un evaluador (apoyo) y los expertos técnicos requeridos tanto para la evaluación, como para la evaluación de cierre de no conformidades. En caso de no requerirse alguno de los participantes se debe indicar la razón considerando los requisitos a evaluar.
• La oferta debe de incluir la alimentación y el transporte del equipo evaluador durante la ejecución del contrato.
• En caso de requerir un experto técnico internacional, se debe de incluir los gastos asociados a la estadía del experto técnico en el país incluyendo: Honorarios, traslados, hospedaje, alimentación, seguros y cualquier otro gasto asociado. Si no se requiere justificar en base a los requisitos a evaluar.
• El oferente debe de incluir el costo del mantenimiento anual de la acreditación para la Unidad de Laboratorios Químicos y la Unidad de Laboratorios Metrológicos.
• El oferente debe de incluir el costo de adjudicación de la acreditación para la Unidad de Laboratorios Químicos y la Unidad de Laboratorios Metrológicos.
• El contratista, debe entregar un cronograma de las actividades a realizar con respecto a la evaluación y cierre de no conformidades, que contemple un plazo máximo de 120 días hábiles. Este cronograma deberá entregarse al AC en el plazo de diez días hábiles contados a partir de la notificación del contrato.
• Los Centros de Servicios y Laboratorios realizarán pagos parciales por la ejecución de la contratación de forma independiente para cada unidad de laboratorios, de acuerdo con cada factura presentada por el oferente, según los siguientes insumos:
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Gestión de Pago	Etapas	Documentos Relacionados con la ejecución del servicio	Observaciones
N° 1	−    Evaluación documental −    Preparación para la evaluación in situ. −    Evaluación in situ	ECA-MC-P13-F02 Informe de evaluación documental, si aplica.   ECA-MC-P13-F01 Plan de evaluación   Informe de evaluación in situ o remota   ECA-MC-P13-F10 Informe administrativo.	Una vez que el Departamento de Logística reciba el informe de evaluación en sitio o remota, debidamente firmado tanto por el equipo evaluador como por el OEC y en caso de que en dicho informe se presenten no conformidades y de acuerdo con lo establecido en los procedimientos del ECA, para las no conformidades que sean aceptadas, el OEC debe remitir a la Unidad de Logística el Plan de Acciones Correctivas en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de la fecha en que el OEC firma y envía el informe de evaluación, para lo cual le solicitamos hacer uso del formulario ECA-MP-P07-F01, (disponible en www.eca.or.cr). Únicamente para las no conformidades que presenten Opinión Divergente, los 10 días hábiles son a partir de que se resuelve dicha Opinión Divergente
N° 2	−    Evaluación del Plan de Acciones Correctivas (PAC) −    Evaluación de Cierre de PAC (VAC)	ECA-MP-P07-F01 Propuesta de acciones por parte del OEC y verificación por parte del ECA   Informe de evaluación VAC   ECA-MP-P08-F02 Toma de Decisión   Certificado de Acreditación	Plazo máximo implementar el Plan de Acciones Correctivas son 100 días hábiles si contempla ampliaciones o 65 días hábiles si es solo seguimiento o reevaluación.   El plazo máximo para la realización de la VAC es de 12 días hábiles, después de finalizada la fecha de implementación de acciones correctivas, incluyendo la coordinación con el equipo evaluador y el OEC.
N° 3	−    Anualidad	NA	En cualquier momento, dentro de un año calendario.

 

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPÍTULO I DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la División Generación incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la División Generación se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

 

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

En las contrataciones de Servicios, con fundamento en el artículo 27 del Reglamento al Título II de la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta:

1. La estructura de precio estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos y utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios. El formato de Estructura de Precio se anexa a este cartel en el Anexo 05.

El presupuesto detallado que sustenta la estructura de precio presentada, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro, según corresponda, deberá ser presentado por el contratista. El formato de Presupuesto Detallado se anexa a este cartel en el Anexo 08.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

 

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

Todo oferente deberá de presentar declaración jurada del siguiente criterio social: En caso de resultar contratista, el personal cumplirá con todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes.

 

3. NORMA DE SEGURIDAD

El oferente debe cumplir con la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional código 32.04.002.2008 (ver anexo 06), por lo que deberá aportar declaración jurada en donde manifiesta el cumplimiento de los requisitos, así como aportar los documentos solicitados en los puntos 7.1.3.2., 7.1.3.3., 7.1.3.4 y los 7.1.4.2, 7.1.4.3, 7.1.4.4 y 7.1.4.5. de dicha norma, según corresponda.

El contratista debe cumplir con la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional código 32.04.002.2008, por lo que deberá aportar declaración jurada en donde manifiesta el cumplimiento de los requisitos, haciendo énfasis especial en el punto 7.2 y 7.3 y su anexo 2: Plan de Gestión.

 

4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

a) El contratista deberá mantener vigente, durante todo el plazo de ejecución contractual y sus eventuales prórrogas, la acreditación que lo habilita como Organismo Nacional de Acreditación. La vigencia de dicha acreditación constituye una condición esencial para la ejecución del contrato, por lo que cualquier pérdida, suspensión, limitación o vencimiento de esta deberá ser comunicado de inmediato al ICE y podrá ser considerada como un incumplimiento contractual.

 

5. OTRAS CLÁUSULAS

A. CLAUSULA DE PLAZO DE ENTREGA: El plazo de entrega será de 120 días hábiles posteriores a la fecha de inicio de ejecución contractual registrada en SICOP.

B. FORMA DE RECEPCIÓN:

Las recepciones parciales se realizarán según las etapas del proceso de forma independiente para cada unidad de laboratorios y se emitirán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la presentación de la factura. Durante dicho plazo, el ICE verificará el cumplimiento de las condiciones contractuales y determinará la conformidad del servicio recibido.

La recepción definitiva se realizará al finalizar el servicio en su totalidad y contra la presentación de los certificados de acreditación, en un plazo de 20 días hábiles. Una vez constatados los certificados de acreditación, se emitirá la respectiva acta de recepción definitiva.

C. ASPECTOS DE FACTURACIÓN

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente.

Cuando el ICE dé por aceptados los servicios recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por el administrador del contrato. La facturación de los servicios entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir o rechazar facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los servicios.

Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:

• Número de pedido (MM).
• N° contrato.
• N° de procedimiento SICOP.
• Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE).
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 3510.0 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.).

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.

El ICE realizará pagos parciales por la ejecución de la contratación de forma independiente para cada unidad de laboratorios y por etapa concluida, en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato. El vencimiento cada factura contará a partir de la fecha de recepción final o definitiva.

 

6. CLÁUSULA DE DESEMPATE

• En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.
• Para definir el desempate se utilizará la moneda.
• De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.