Mantenimiento del Sistema de Gestión Documental

8. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

Todos los documentos deberán presentarse en idioma español y respetando el orden del pliego.

A. Experiencia del oferente:

El oferente deberá acreditar, al momento de la apertura de ofertas, que cuenta con al menos tres (3) años de experiencia en la prestación de servicios similares a los del presente pliego de condiciones.

Dicha experiencia deberá demostrarse mediante la ejecución de al menos tres (3) contratos distintos, los cuales deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Haber tenido una duración mínima de seis (6) meses continuos.
• Haber sido ejecutados dentro de los últimos cinco (5) años (contados a partir de la fecha de apertura de ofertas).
• En conjunto, sumar al menos tres (3) años de experiencia.

Cada contrato deberá evidenciar experiencia en:

• Plataformas de gestión documental basadas en Alfresco Community Edition (versión 6.2 o superior).
• Servidores de aplicaciones Apache Tomcat 8.5.81 o superior.
• Servidores proxy Nginx 1.21 o superior.
• Bases de datos PostgreSQL 11.2 o superior.
• Motores de indexación Solr (Alfresco Search Services).
• Componente Java 8 para su firma digital Java 8 o superior.

Para demostrar el cumplimiento de este requisito, el oferente deberá aportar una declaración jurada emitida por su representante legal o persona física oferente en caso de que la oferta se presente a título personal, la cual no debe tener más de 30 días hábiles de emitida contados a partir de la fecha de apertura de ofertas que incluya:

• Nombre y datos de los clientes.
• Datos de la persona de contacto por parte del cliente (nombre, número telefónico, correo electrónico).
• Descripción de los proyectos ejecutados.
• Tecnologías utilizadas (herramientas, bases de datos, plataformas).
• Confirmación de que los servicios corresponden a desarrollo y/o mantenimiento de un sistema de gestión documental.
• Fechas de inicio y finalización de cada contrato (en caso de encontrarse en ejecución, indicación de que el contrato se encuentra vigente).
• En caso de contratos con instituciones públicas, consignar el número de la contratación con que se encuentra registrado en SICOP.

Cada uno de los contratos aportados deberán evidenciar el uso de la totalidad de las tecnologías requeridas según se detalló anteriormente, no siendo válido presentar experiencias parciales distribuidas entre distintos contratos.

B. Experiencia y perfil del personal:

B.1 El oferente deberá contar con:
• Un profesional titular.
• Un profesional suplente.

B.2 Ambos deberán:
• Poseer al menos grado de bachiller en informática.
• Presentar copia del título o certificación correspondiente.

B.3 Además, deberán acreditar al menos tres (3) años de experiencia comprobada en:
• Alfresco community 6.2
• Nginx 1.21
• Apache Tomcat 8.5.81
• Postgressql 11.2
• Alfresco search services (basado en Solr) 6.2.0
• Libre Office Tranformation Engine 7.16
• Apache Tika 2.1.0
• Imagenmagick Tranformation Engine 7.10
• Miscelanea Transformation Engine 2.5.1
• Pdf Rendare Transformation Engine 1.1
• Lenguaje de programación Java/ OpenJDK 11.0.1
• Certificado Seguro TLS 1.2
• LDAP Windows Server 2019
• LDAP Windows server 2016
• Office 365 todas las versiones
• Correo Institucional en la nube
• Componente Java 8 para su firma digital Java 8

Para corroborar esa experiencia cada profesional propuesto deberá presentar una declaración jurada con una vigencia no mayor a tres meses a partir de la fecha de apertura de ofertas, indicando:

• Nombre de la persona que declara.
• Que cuenta con al menos tres (3) años de experiencia comprobada en cada una de las herramientas anteriormente detalladas (punto B.3).
• Nombre de los clientes a los cuales se les brindó el servicio.
• Datos de la persona de contacto por parte del cliente (nombre, número telefónico, correo electrónico).
• Tipo de trabajo realizado y herramientas utilizadas (del punto B.3 anterior).
• Se debe precisar fecha de inicio y fin de cada contrato con día, mes y año si se encuentra en ejecución, señalar fecha de inicio y cantidad de tiempo en ejecución.
• Quedando a criterio de la Administración verificar la información aportada.

El personal propuesto es el que debe brindar los servicios relacionados con la presente contratación en caso de que el oferente resulte adjudicado.

Además, deberá incluir:

C. Otros requisitos:

• Deberá aportarse declaración jurada emitida por la persona propuesta, la cual debe contener la siguiente información:

El suscrito [nombre y apellidos], mayor, [estado civil], [profesión u oficio], vecino de [domicilio exacto (provincia-cantón-distrito-ubicación)], portador de la cédula de identidad número [número], bajo la fe de juramento declaro:

Soy empleado/he sido contratado por la empresa xxx para prestar mis servicios ante una eventual adjudicación de la licitación xxxxx; que la información adjunta describe correctamente a mi persona, mis calificaciones y mi experiencia y que estoy disponible para asumir el trabajo de acuerdo con las disposiciones de ejecución y cronograma señalados en la oferta, en caso de que sea adjudicado a la empresa. Que fui informado de haber sido incluido como parte del equipo de trabajo de la presente oferta.

Entiendo que cualquier falsedad o interpretación falsa aquí descrita podrá incurrir en las consecuencias penales por los delitos de perjurio y falso testimonio establecidos en la legislación penal costarricense e institucionales administrativas por el hecho de omitir información o indicar datos falsos.

Autorizo al Registro Nacional, para que los datos consignados en esta declaración puedan ser verificados en el momento que estime conveniente y oportuno.

Nombre Firma Fecha

Se reitera que los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones.

 

I PARTE

CONDICIONES ESPECÍFICAS

 

1. CONDICIONES VARIAS:

1.1. Documentos confidenciales: De conformidad con el artículo 15 de la Ley N° 9986, denominada “Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintisiete de mayo del año dos mil veintiuno, y el 30 de su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 43808-H, designado “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintidós de noviembre del año dos mil veintidós), el oferente que incorpore como parte de su plica documentos confidenciales, deberá indicarlo expresamente en el apartado del sistema digital unificado destinado para tales efectos, al momento mismo de presentar la documentación, haciendo señalamiento claro de los archivos que a su criterio deben ser confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico para que mantenga dicha condición. De no advertirse dicha motivación y sustento desde el momento mismo de presentación de los documentos, y en el espacio para justificación contenido en el módulo del Sistema Digital Unificado para confidencialidad de documentos la Administración procederá mediante acto motivado a hacerlos públicos. Conforme lo anterior, para que la justificación sea de recibo, deben detallarse los motivos y sustento jurídico en el módulo del Sistema denominado “Gestión de documentos confidenciales”, punto 1. Detalle del documento, espacio denominado “Descripción/justificación confidencialidad.

1.2. Sistema de facturación electrónica: El Registro Nacional utiliza para la recepción de las facturas electrónicas, el Sistema de Administración Tributaria establecido por el Ministerio de Hacienda. Estas deben presentarse a través del Sistema Digital Unificado. Solo en casos de excepción, debidamente justificados y por razones propias del sistema, serán notificadas al asistente administrativo Daniel Porras Zúñiga al correo electrónico dporras@rnp.go.cr y a la administradora del contrato Wendy Martínez Jiménez al correo electrónico wmartinez@rnp.go.cr.

1.3. Recepción del bien o servicio: Se establece como requisito para tramitar el pago de facturas, el registro de la recepción del bien, obra o servicio en el módulo correspondiente del Sistema Digital Unificado, así como su aceptación a satisfacción por parte del administrador del contrato.

1.4. Formalidad de documentos: Los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones.

1.5. Contenido presupuestario: Este procedimiento se inicia sin disponer de recursos presupuestarios, por lo que de conformidad con lo estipulado en el artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública, el acto de adjudicación no podrá emitirse hasta que se cuente con el presupuesto suficiente, disponible y debidamente aprobado, siendo entonces que con su sola participación los oferentes aceptan tal condición y extienden la vigencia de sus ofertas por el plazo que requiera la Administración para tomar la decisión de adjudicación una vez cuente con los recursos presupuestarios.

2. ADMINISTRADOR DE CONTRATO: El Subproceso de Archivo, del Departamento de Servicios Generales, de la Dirección Administrativa, es la Unidad que promueve la contratación, y ha designado como administrador del contrato de esta, durante todo el trámite de la contratación y por todo el plazo de ejecución del contrato, a:

 Nombre del colaborador: Wendy Martínez Jiménez
 Número de cédula: 1-0893-0957
 Puesto o cargo: Coordinadora del Subproceso de Archivo Central
 Correo electrónico: wmartinez@rnp.go.cr

Asimismo, se ha designado como administrador suplente (s) del contrato, para cubrir al titular en caso de vacaciones, licencias o incapacidad o cualquier otra condición debidamente justificada, a:

 Nombre del colaborador: Paola Delgado Ulloa
 Número de cédula: 1-1200-0090
 Puesto o cargo: Profesional en Archivística del Subproceso de Archivo Central
 Correo electrónico: pdelgado@rnp.go.cr

Las funciones y obligaciones del administrador de contrato son las definidas en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, por la Dirección de Contratación Pública, el Reglamento Institucional de Compras Públicas del Registro Nacional; el Instructivo en materia de contratación pública del Registro Nacional; en el oficio de nombramiento del administrador de contrato, y cualquier norma interna que emita la Junta Administrativa, la Dirección General, la Dirección Administrativa o el Departamento de Proveeduría, todas del Registro Nacional.
3. VISITA O REUNIÓN TECNICA: Los oferentes podrán participar en una única reunión técnica virtual mediante plataforma TEAMS, cuya fecha, hora y envío del enlace respectivo, deberá coordinarse con Wendy Martínez Jiménez al correo electrónico wmartinez@rnp.go.cr o con Paola Delgado Ulloa al correo electrónico pdelgado@rnp.go.cr.

Se debe tener en cuenta que esta reunión se realizará dentro de los dos primeros días hábiles del plazo para recibir ofertas, contabilizado a partir del día siguiente a la publicación del concurso.

4. FORMA DE COTIZACION: Según los principios de legalidad y libre concurrencia, los oferentes, pueden presentar sus plicas en cualquier tipo de moneda, tal y como lo dispone el artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública supra citado, que indica:

“(…) Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma moneda para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el pliego de condiciones o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura de las ofertas (…)”.
No obstante y actuando en apego a los principios de eficiencia, eficacia, valor por el dinero, y en aras de racionalizar y salvaguardar las finanzas del Estado y satisfacer el interés público, así como lo dispuesto en el artículo 8 inciso e) de la Ley General de Contratación Pública anteriormente citada, los artículos18 y 98 de su Reglamento; y de conformidad con la Directriz Nº 044-H-"DIRECTRIZ DE USO DE LA MONEDA NACIONAL EN LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS, DIRIGIDA AL SECTOR PÚBLICO", publicada en el Alcance N°156 de la Gaceta N°167 del diez de setiembre del año dos mil veinticuatro, la cual obliga a las entidades y órganos del Poder Ejecutivo a efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional; se advierte a los oferentes que la Administración tiene la potestad de llevar a cabo la adjudicación y el pago de los bienes o servicios contratados en colones costarricenses, salvo las excepciones dispuestas en el artículo 49 Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, Ley N°7558 designada “Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica”; fechada el tres de noviembre del año mil novecientos noventa y cinco.

Con la presentación de su plica, los oferentes manifiestan la voluntad de participar y contratar con pleno conocimiento de esta disposición.

La oferta económica deberá registrarse en el Sistema Digital Unificado, considerando el precio por hora de servicio, y considerando el total de las 400 horas anuales que implican el Mantenimiento del Sistema de Gestión Documental (SIGED), cuyo consumo se llevará a cabo contra requerimientos de la Administración.

El precio ofertado deberá ser siempre el mismo, independiente del día, la hora o si el servicio se presta de forma presencial o remota. El Registro Nacional no reconocerá ningún cargo extra que se genere en la prestación de este servicio.

5. FORMA DE PAGO: El pago se realizará a mes vencido, conforme la cantidad de horas efectivamente consumidas en el mes.

La contratista deberá presentar para el pago de la factura un informe con todos los detalles del servicio brindado y de las actividades realizadas durante el mes que se esté facturando.

La presentación de este informe y la aprobación por parte de la Administradora de Contrato es requisito para la autorización del pago.

6. CONDICIONES DE ENTREGA:

Plazo de entrega de requerimientos. Los plazos de entrega variarán según se detalla en el punto 2, inciso D. ESQUEMA DE TRABAJO, de la II Parte del pliego de condiciones, respecto a niveles de prioridad.

De conformidad con el Art. 44 del Reglamento para el reajuste de precios en los contratos de obra pública y la revisión de precios en los contratos de bienes y servicios; el contratista deberá aportar el cronograma con la incorporación de las fechas de entrega de los bienes o la prestación de servicios, ello a más tardar dentro de los tres días hábiles posteriores a la notificación de la orden de pedido y la Administración contará con igual plazo para emitir mediante acto motivado la "no objeción" de dicho cronograma, siempre y cuando cumpla con las condiciones contractuales y lo regulado en dicho reglamento.

Momento a partir del cual se contabiliza el plazo de entrega: Según se detalla en el punto 2, inciso D. ESQUEMA DE TRABAJO, de la II Parte del pliego de condiciones, respecto a niveles de prioridad.

La prestación del servicio se regirá, entre otras que se detallan en el presente pliego de condiciones, por las siguientes reglas:
o El consumo máximo anual será por la cantidad de 400 horas de servicio, al alcanzar esta cantidad de horas el contrato se da por agotado.
o Esta contratación se compone de una única línea y se ejecutará el monto presupuestario contra requerimientos de la Administración. El servicio deberá brindarse los días hábiles, en el horario comprendido entre 8:00 de la mañana a 4:00 de la tarde. Sin embargo, en casos de excepción donde se cuente, al menos, con un correo de solicitud por parte de la Administradora de Contrato, este horario podrá cambiarse o extenderse; incluso a fines de semana o feriados, para la atención de requerimientos especiales que lo requieran, manteniendo el mismo costo por hora del servicio. No se aceptará el cobro de horas más allá del previamente horario autorizado por la Administradora de Contrato.
o La Administración cuenta con un presupuesto correspondiente para el periodo 2027de contratación por un monto anual de ₡ 25.000.000,00 (veinticinco millones de colones), por lo que el contrato se tendrá por concluido al agotarse dicho presupuesto o consumirse las 400 horas anuales, lo que se dé primero.

Lugar de entrega: La prestación del servicio por parte del profesional titular o del profesional suplente deberá brindarse en las instalaciones del Registro Nacional, y en caso que la prestación del servicio se realice de forma remota, le corresponderá a la Administradora de Contrato realizar las gestiones pertinentes ante la jefatura del Departamento de Desarrollo de Soluciones, siempre que la naturaleza del contrato lo permita y conservando las mismas disposiciones del pliego de condiciones. En tales casos, la Administradora de Contrato definirá los mecanismos de control, fiscalización y seguridad de la información, y en caso de que se requiera la presencia física del personal de la contratista, o bien se considere que hay incumplimiento en el servicio y/o las funciones brindadas, solicitará que el personal regrese a realizar funciones en sitio.

7. INICIO Y DURACION DEL CONTRATO:

7.1. Inicio del contrato: El contrato iniciará en la fecha que la Administradora del Contrato notifique a través del sistema digital unificado SICOP, se considerará esa fecha como definitiva y de carácter obligatorio, por lo que el contratista conoce y acepta esta comunicación como oficial.

7.2. Plazo inicial de la contratación: La presente contratación es por un plazo de un año con opción de una prórroga.

7.3. Cantidad de prórrogas que contempla: La contratación incluye una prórroga por un plazo igual a 12 meses, siendo el plazo máximo del contrato de 24 meses (contrato original más 1 prórroga).

7.4. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación del contrato mediante el sistema digital unificado, en un mismo acto el administrador de este procederá por ese mismo medio a notificar al contratista:

a. La no objeción a los índices de precios.
b. La fecha de ejecución del contrato, la cual debe ser recibida por el contratista a través del mismo sistema.
c. La solicitud del cronograma inicial y documentos anexos (excepto en contratos según demanda donde su aportación corresponde contra cada pedido).

La no objeción al cronograma inicial es requisito para iniciar el contrato.

8. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

Todos los documentos deberán presentarse en idioma español y respetando el orden del pliego.

A. Experiencia del oferente:

El oferente deberá acreditar, al momento de la apertura de ofertas, que cuenta con al menos tres (3) años de experiencia en la prestación de servicios similares a los del presente pliego de condiciones.

Dicha experiencia deberá demostrarse mediante la ejecución de al menos tres (3) contratos distintos, los cuales deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Haber tenido una duración mínima de seis (6) meses continuos.
• Haber sido ejecutados dentro de los últimos cinco (5) años (contados a partir de la fecha de apertura de ofertas).
• En conjunto, sumar al menos tres (3) años de experiencia.

Cada contrato deberá evidenciar experiencia en:

• Plataformas de gestión documental basadas en Alfresco Community Edition (versión 6.2 o superior).
• Servidores de aplicaciones Apache Tomcat 8.5.81 o superior.
• Servidores proxy Nginx 1.21 o superior.
• Bases de datos PostgreSQL 11.2 o superior.
• Motores de indexación Solr (Alfresco Search Services).
• Componente Java 8 para su firma digital Java 8 o superior.

Para demostrar el cumplimiento de este requisito, el oferente deberá aportar una declaración jurada emitida por su representante legal o persona física oferente en caso de que la oferta se presente a título personal, la cual no debe tener más de 30 días hábiles de emitida contados a partir de la fecha de apertura de ofertas que incluya:

• Nombre y datos de los clientes.
• Datos de la persona de contacto por parte del cliente (nombre, número telefónico, correo electrónico).
• Descripción de los proyectos ejecutados.
• Tecnologías utilizadas (herramientas, bases de datos, plataformas).
• Confirmación de que los servicios corresponden a desarrollo y/o mantenimiento de un sistema de gestión documental.
• Fechas de inicio y finalización de cada contrato (en caso de encontrarse en ejecución, indicación de que el contrato se encuentra vigente).
• En caso de contratos con instituciones públicas, consignar el número de la contratación con que se encuentra registrado en SICOP.

Cada uno de los contratos aportados deberán evidenciar el uso de la totalidad de las tecnologías requeridas según se detalló anteriormente, no siendo válido presentar experiencias parciales distribuidas entre distintos contratos.

B. Experiencia y perfil del personal:

B.1 El oferente deberá contar con:
• Un profesional titular.
• Un profesional suplente.

B.2 Ambos deberán:
• Poseer al menos grado de bachiller en informática.
• Presentar copia del título o certificación correspondiente.

B.3 Además, deberán acreditar al menos tres (3) años de experiencia comprobada en:
• Alfresco community 6.2
• Nginx 1.21
• Apache Tomcat 8.5.81
• Postgressql 11.2
• Alfresco search services (basado en Solr) 6.2.0
• Libre Office Tranformation Engine 7.16
• Apache Tika 2.1.0
• Imagenmagick Tranformation Engine 7.10
• Miscelanea Transformation Engine 2.5.1
• Pdf Rendare Transformation Engine 1.1
• Lenguaje de programación Java/ OpenJDK 11.0.1
• Certificado Seguro TLS 1.2
• LDAP Windows Server 2019
• LDAP Windows server 2016
• Office 365 todas las versiones
• Correo Institucional en la nube
• Componente Java 8 para su firma digital Java 8

Para corroborar esa experiencia cada profesional propuesto deberá presentar una declaración jurada con una vigencia no mayor a tres meses a partir de la fecha de apertura de ofertas, indicando:

• Nombre de la persona que declara.
• Que cuenta con al menos tres (3) años de experiencia comprobada en cada una de las herramientas anteriormente detalladas (punto B.3).
• Nombre de los clientes a los cuales se les brindó el servicio.
• Datos de la persona de contacto por parte del cliente (nombre, número telefónico, correo electrónico).
• Tipo de trabajo realizado y herramientas utilizadas (del punto B.3 anterior).
• Se debe precisar fecha de inicio y fin de cada contrato con día, mes y año si se encuentra en ejecución, señalar fecha de inicio y cantidad de tiempo en ejecución.
• Quedando a criterio de la Administración verificar la información aportada.

El personal propuesto es el que debe brindar los servicios relacionados con la presente contratación en caso de que el oferente resulte adjudicado.

Además, deberá incluir:

C. Otros requisitos:

• Deberá aportarse declaración jurada emitida por la persona propuesta, la cual debe contener la siguiente información:

El suscrito [nombre y apellidos], mayor, [estado civil], [profesión u oficio], vecino de [domicilio exacto (provincia-cantón-distrito-ubicación)], portador de la cédula de identidad número [número], bajo la fe de juramento declaro:

Soy empleado/he sido contratado por la empresa xxx para prestar mis servicios ante una eventual adjudicación de la licitación xxxxx; que la información adjunta describe correctamente a mi persona, mis calificaciones y mi experiencia y que estoy disponible para asumir el trabajo de acuerdo con las disposiciones de ejecución y cronograma señalados en la oferta, en caso de que sea adjudicado a la empresa. Que fui informado de haber sido incluido como parte del equipo de trabajo de la presente oferta.

Entiendo que cualquier falsedad o interpretación falsa aquí descrita podrá incurrir en las consecuencias penales por los delitos de perjurio y falso testimonio establecidos en la legislación penal costarricense e institucionales administrativas por el hecho de omitir información o indicar datos falsos.

Autorizo al Registro Nacional, para que los datos consignados en esta declaración puedan ser verificados en el momento que estime conveniente y oportuno.

Nombre Firma Fecha

Se reitera que los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme al sistema de evaluación establecido, deben cumplir con las formalidades establecidas en la V Parte, punto 23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS, del presente pliego de condiciones.

9. CALIFICACION DE OFERTAS Y ADJUDICACION:

A. FORMA DE ADJUDICACIÓN: La adjudicación se realizará a favor del oferente que encontrándose legal, financiera y técnicamente elegible, obtenga la mayor calificación.

B. ANÁLISIS RAZONABILIDAD DEL PRECIO: En cumplimiento del Artículo 106 del Decreto Ejecutivo N° 43808, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”; de fecha veintidós de noviembre del año dos mil veintidós, el Registro Nacional valorará si el precio ofertado resulta aceptable, para lo cual se regirá por la Metodología institucional para el análisis de razonabilidad del precio de ofertas, la cual puede ser consultada en la página web del Registro Nacional. Conforme a dicha metodología, los rangos de tolerancia para determinar la razonabilidad del precio son de un +-20% del precio estimado para esta contratación, el cual es de ₡61.100,25 por hora (₡24.440.100,00 por 400 horas).

De conformidad con el artículo 44, inciso c) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, “El oferente que, aun conociendo el precio de referencia y las bandas de tolerancia fijadas, cotiza un precio por encima o debajo de ellas, deberá presentar en su oferta una justificación para análisis de la Administración, en la que se detallen esas razones”.

C. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS: Para la selección de la oferta adjudicataria, se aplicará puntaje conforme los siguientes factores:

C.1 Sistema de evaluación:

Factor por calificar Porcentaje
Precio 90%
Buenas prácticas sociales 5%
Experiencia adicional del oferente 5%
Total 100%

C.2 Mecanismo aplicación de porcentaje por factor:

• Precio: Menor precio cotizado X 90%
Precio de oferta a evaluar

• Buenas prácticas sociales 5%:

Se le dará 5% a la oferente cuyo profesional titular propuesto sea mayor de 45 años. En caso de que se solicite un cambio de profesional titular, quien lo sustituya deberá también tener esa condición. Estos colaboradores deben tener al menos seis meses (anterior a la fecha de apertura de las ofertas) de laborar para la oferente, para cuya comprobación se debe aportar una declaración jurada emitida por el representante legal de la oferente, donde se acredite el tiempo que tiene este personal de laborar para ellos.

• Experiencia adicional 5% del oferente:

Se asignará 1% por cada año de experiencia adicional a la requerida en el apartado de admisibilidad, hasta un máximo de 5 años adicionales de experiencia, al oferente que demuestre mediante declaración jurada, que cuenta con esta experiencia adicional. La declaración deberá cumplir con los mismos requisitos solicitados en el apartado de admisibilidad.

C.3 Justificación de los criterios sustentables:

Se incluye este criterio con el fin de promover espacios de trabajo que rescaten la experiencia, que brinden oportunidades y reduzca la exclusión laboral para personas mayores de 45 años; así como fomentar prácticas para el acceso equitativo al empleo, contribuyendo a la reducción de desigualdades sociales en este sector de la población.

Al promover la generación de empleo en sectores específicos de la población, a través de las contrataciones públicas, no solo mejora la calidad de vida de las personas involucradas, sino que también impulsa a desarrollo económico, sostenible, y a la cohesión social de las comunidades, contribuyendo a su crecimiento.

D. DESEMPATE: En caso de presentarse empate entre uno o más oferentes, se procederá con el desempate bajo los siguientes criterios y en el orden que se indica a continuación:

a) En caso de empate, se asignará puntaje adicional a las empresas PYME que en esta categoría estén relacionadas con el objeto contractual y conforme a lo que establece el numeral 97 titulado “Desempate” del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, de fecha del 30 de noviembre del 2022, se procederá con el desempate bajo los siguientes criterios y en el orden que se indica a continuación:

• PYME de industria 5 puntos
• PYME de servicio o agropecuario 5 puntos
• PYME de comercio 2 puntos

b) De continuar el empate se adjudicará la oferta de menor precio.
c) Si el empate persiste, se adjudicará la oferta con mayor experiencia demostrada.
d) De continuar el empate, se adjudicará la oferta cuyo personal ofrecido cuente con mayor experiencia demostrada.
e) De mantenerse el empate, se procederá a realizar la adjudicación mediante sorteo, para lo cual la Administración convocará a los oferentes que presenten la condición de empate.

10. MULTAS Y CLÁUSULAS PENALES: Cualquier penalización que se derive de la ejecución del contrato, previo debido proceso, podrá hacerse efectiva sobre la facturación, por lo que la Administración estará en facultad de rebajar de la factura que se presente a cobro, el monto correspondiente por este concepto, o bien, de aplicar la garantía de cumplimiento según corresponda. Asimismo, conforme lo faculta el artículo 46 de la Ley N°9986-Ley General de Contratación Pública y artículo 117 de su Reglamento, la Administración se reserva el derecho de efectuar retenciones sobre los pagos hasta por un 5% del total facturado, para efectos de cubrir eventuales sanciones por concepto de multas y cláusulas penales.

Las penalizaciones se aplicarán sobre el precio sin IVA, y por un máximo del 25% del valor total del contrato conforme a los artículos 47 de la Ley N° 9986, denominada: “Ley General de Contratación Pública”, de fecha 31 de mayo del 2021 y artículos 116 y 117 del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, de fecha del 30 de noviembre del 2022.

En caso de incumplimientos por parte del contratista se aplicarán las siguientes penalizaciones:

• En caso de que el inicio de la atención de un requerimiento prioridad urgente se extienda más allá de los tiempos de atención estipulados de una hora, por causa atribuible a la contratista, el administrador del contrato aplicará una cláusula penal equivalente al 1% del monto mensual facturado para el mes específico en que se presente el atraso, por cada hora de atraso.

• En caso de que el inicio de la atención de un requerimiento prioridad media la cual se extienda más allá de los tiempos de atención estipulados en dos horas, por causa atribuible a la contratista, el administrador del contrato aplicará una cláusula penal equivalente al 0,25% del monto mensual facturado para el mes específico en que se presente el atraso, por cada hora de atraso.

• En caso de que el inicio de la atención de un requerimiento prioridad baja, la cual se extienda más allá de los tiempos de atención estipulados en un día hábil, por causa atribuible a la contratista, el administrador del contrato aplicará una cláusula penal equivalente al 0,25% del monto mensual facturado para el mes específico en que se presente el atraso, por cada hora de atraso.

• Para la atención de requerimientos clasificados como “normal”, se aplicará una cláusula penal del 0,50% sobre el valor mensual facturado en el mes específico en que se dé el atraso, por cada hora de atraso, que se dé en la solución de este, considerando para cada caso específico el plazo establecido de mutuo acuerdo entre la persona administradora del contrato y la contratista.

• En caso de sustitución de personal asignado al contrato sin la debida autorización previa de la Administración, o cuando la sustitución no se realice en el plazo acordado entre las partes, incumpliendo los requisitos de experiencia, conocimientos técnicos o perfil profesional establecidos contractualmente, por causa atribuible a la contratista, el administrador del contrato aplicará una cláusula penal equivalente al 0,50% del monto mensual facturado para el mes específico en que se presente el incumplimiento, por cada recurso sustituido.

• Cuando la contratista no sustituya un recurso solicitado por la Administración dentro del plazo establecido contractualmente, se aplicará una cláusula penal adicional del 0,50% del monto mensual facturado por cada día hábil de atraso, hasta que el recurso sea efectivamente reemplazado y aprobado por la Administración.

 

 

 

II PARTE

CONDICIONES TECNICAS

1. DESCRIPCION DE LINEAS:

1.1. Nombre de la contratación: Mantenimiento del Sistema de Gestión Documental.

1.2. Línea 1 y única:

Código SICOP: 8111220892128541

Descripción código SICOP: SERVICIO DE SOPORTE ESPECIALIZADO EN HORAS DE MANTENIMIENTO, PARA EL SOFTWARE Y COMPONENTES.

Las características que se solicitan deben ser cotizadas especificando la forma en que cumple cada requisito y no simplemente incluyendo la frase “sí cumplimos”, además, se debe respetar el orden de los puntos a la hora de responder este pliego de condiciones. Estas respuestas deben ser respaldadas con la documentación técnica respectiva.

El objeto contractual es el mantenimiento del Sistema de Gestión Documental (SIGED), conforme a los requerimientos de la Administración. Inicialmente, se tienen definidos y enlistados los siguientes requerimientos, lo cual no significa que serán los únicos que deban atenderse o a la inversa, que necesariamente deban ser atendidos, únicamente se mencionan a modo de referencia:

Lista de requerimientos iniciales mantenimiento SIGED

Limpiar la leyenda que surge al plasmar la firma digital y que se visualiza en un mensaje con letras color naranja. Esto por restricción diciembre 2025 y a inicios de enero 2026, debido a que el componente de validador de firma debe actualizarse.
Revisar las notificaciones de envío de documentos del SIGED para verificar el por qué, las notificaciones de las circulares no están llegando a todos buzón de correo los usuarios asignados Revisar las notificaciones masivas entre las secretarias o compañeros. Se presenta error entre las notificaciones de 20 a 50 personas.
Revisar el semáforo para que se comporte acorde a las acciones de cada usuario y refleje únicamente lo que tiene asignado en trámite y no afecte a los otros usuarios relacionados con el mismo documento. Mejorar para que el semáforo esté asociado a la gestión de cada persona. (y no asociado el semáforo al documento).
Resolver porqué, aunque el documento se envía a archivar queda pendiente o pegado en el semáforo de las personas que ya lo atendieron y finalizaron su gestión. Aplicar regla que dispara el remover esos aspectos, es intermitente cuando se aplica.
Aplicar la opción de firma invisible, a escogencia de la persona usuaria.
Revisar el error de la vista previa de los documentos escaneados y que se cargan al SIGED en versión PDF no se visualizan en el VISOR.
Crear y asociar la sigla de una oficina nueva.
Revisar la opción del funcionamiento del menú “Asignar destinatarios” debido a inconsistencias, aparentemente se modifican los permisos de forma automática y se emite una leyenda.
Modificar el mensaje “código de error” que se genera al quitar el permiso de acceso a una persona usuaria sea mucho más amigable con el usuario para su entendimiento.
Revisar la modalidad del menú #Asignar destinatarios” para que se asuman los permisos. Revisar porque al cambiar el usuario del campo con copia al campo de destinatario, herede los permisos del campo destinatario.
Adecuar mensaje cuando se da la superposición de la firma. Modificar a que indique “Firma SOLAPADA”.
Agregar número de oficio al asunto del correo en las notificaciones. Incluir el detalla del número y tema del documento en la notificación.
Revisar por qué en ocasiones hay sellos y membretes que no se ven en la vista previa.
Modificar en la plantilla del SIGED, se cambie de una vez en todas las demás páginas al cambiar fecha y consecutivo en la primera página del oficio.
Habilitar el uso del tipo documental expediente en todos los registros.
Mejorar el módulo de reportes, se requiere que sea detallado y sencillo de obtener, es decir se requiere reporte de la cantidad de número de consecutivo por Dirección y Departamento, cantidad de oficios en un periodo específico (semana-mes-año), cantidad de oficios por persona firmante.

 

2. REQUERIMIENTOS TECNICOS:

A. PLATAFORMA TECNOLÓGICA

El sistema opera sobre:

• Servidores virtuales
• Windows Server 2019 o superior
• PostgreSQL 11.2 o superior
• Apache Tomcat 8.5 o superior
• Solr 6.2 o superior
• Infraestructura con alta disponibilidad (failover cluster)

B. CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL SIGED

El SIGED permite:

• Creación de documentos electrónicos
• Notificación de correos
• Firma digital
• Trazabilidad completa
• Control documental
• Gestión de expedientes
• Integración institucional

Automatiza las actividades de la gestión documental en toda la institución a efecto que sea una actividad normalizada y se utilice un único sistema ofimático en el uso del documento electrónico con firma digital desde su génesis y durante todo su ciclo de vida para la creación, envío, trazabilidad, archivo, conservación, acceso y control de los documentos y se utiliza en las unidades administrativas de las direcciones y departamentos de la organización, donde se verifica la autenticidad y la integridad de la información. Lo cual constituye los diversos módulos del sistema. Y cuyo objetivo es disponer de un software de gestión documental con firma digital asociada, para la creación de documentos la trazabilidad hasta finalizar el trámite, así como de los documentos que ingresan y se remiten en cada una de las unidades administrativas.

El sistema está compuesto por 12 módulos, para los cuales se solicita el soporte y el mantenimiento correctivo y evolutivo (desarrollo de mejoras al SIGED) que se adapte a las futuras necesidades del Registro Nacional.

 

A continuación, la Descripción de Módulos:

Módulo 1 -Recepción
Permite Recibir un documento y archivarlos en carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro clasificación para posteriormente ingresar los metadatos manuales y/o automático al Sistema, además usa la función de revalidación automática de los documentos para la vigencia de las firmas digitales y utiliza el sellado del tiempo con el reloj del SINPE. El ingreso de documentos aplica para documentos de origen externo como para documentos de oficinas internas que se han producido con anterioridad y se aportan como referencia. El documento debe ser digital, por lo que si se presenta un documento físico debe ser escaneado primeramente para luego darle la trazabilidad en el Sistema de Gestión Documental.

Módulo 2 -Generación de Documentos.
Genera un documento electrónico nuevo de cada unidad administrativa definida en las estructuras de Dirección y Departamento validado al modelo cuadro clasificación del Registro Nacional y abarca las actividades asociadas desde la creación hasta que se genera la versión final con firma digital en formato PDF.

La creación de un documento está ligada al uso de plantillas estandarizadas para algunos de los tipos documentales ya definidos, al seleccionar el tipo de documento este habilitará la plantilla correspondiente, en tanto que, se genera automáticamente un código de referencia asociado a la unidad administrativa. Los códigos están compuestos por campos alfanuméricos, con una extensión de hasta 24 caracteres de acuerdo con el estándar institucional. Además de que permite adjuntar documentos de diversas extensiones de acuerdo con la guía de formatos oficiales del MICITT. Por otra parte, en este módulo se generan diferentes alertas como para el control documental y tiempos de respuesta, para la firma o trámite de un documento. Se realizan notificaciones de confirmación de entrega y de lectura de los documentos enviados dentro de la institución. Así como también la acción de crear y gestionar expedientes donde se incluyen todos los documentos que requieran integrarse y esta acción no tiene límite de extensiones o de tamaño de archivos; en el aspecto del orden del expediente este tiene un índice electrónico que vincula cada documento que integra el expediente, la foliación se aplica en cada serie documental.

Módulo 3-Eliminación de documentos
Este módulo está asociado con los documentos que han perdido vigencia administrativa y legal y que poseen una temporalidad definida. Se aplica lo dispuesto en la tabla de plazos, ya sea de producción interna o externa, que cada unidad administrativa ha recibido en función de sus actividades. Mediante la generación de reportes de caducos por cada oficina se procede con esta acción posterior a ellos se tramitan las alertas y el acta de eliminación de los documentos. Por otra parte, también se habilita temporalmente el permiso a la oficina para actualizar y/o modificar el estatus de los documentos que no deseen eliminar y que están en el reporte previo.
Módulo 4- Seguridad
La seguridad como principio de confidencialidad, integridad, disponibilidad de la información, implementando estrategias que cubran los procesos de información. Por ende, el acceso al sistema será por medio de autenticación por usuario y contraseña o firma digital y se permite el cambio de perfiles de una persona a otra por circunstancias determinadas, también se puede asignar más de un perfil de los indicados dependiendo de los roles establecidos. La seguridad se asigna en los documentos que se generan y existen permisos vinculados con la seguridad; lectura, escritura, enviar.

Módulo 5- Consultas
Consiste en recuperar documentos utilizando tanto su ubicación en carpetas, sus propiedades, su clasificación en tipos de documentos, a partir del texto contenido en los documentos o componer búsquedas complejas utilizando operadores boleanos y el uso de distintos descriptores para realizar búsquedas de documentos, así como también las búsquedas rápidas mediante palabras claves y mediante campos específicos tales como fecha, código, oficina, tema. La consulta de un documento será mediante un enlace temporal habilitado únicamente para la lectura de este. Para la consulta de documentos se visualizará únicamente la versión final del documento, y se usa la opción de ejecutar listados de reportes predefinidos de las búsquedas.

Módulo 6- Catálogos
Corresponde a la acción de enlistar las categorías de las especificaciones asociadas a cada módulo, para establecer los parámetros de clasificación. Por lo tanto, se requiere que se haga la actualización de las listas o bien se incorporen nuevas listas a saber las relacionadas con:

• Lista de estructura de las codificaciones.
• Lista de siglas y lista de las oficinas de Direcciones y Departamentos.
• Tablas de plazos de conservación de cada Dirección y Departamento.
• Listado de perfiles de jefaturas.
• Listado de personal del Registro Nacional.

Módulo 7-Reportes
Este módulo permite generar reportes a partir de la información almacenada en la base de datos del sistema, conforme a la necesidad que se detecte en la institución, para ello se requiere la creación, modificación de nuevos reportes.

Módulo 8-Auditoría
Aquí se reflejan los cambios mediante bitácoras, todas las actividades de los usuarios quedan registradas mediante las pistas de auditoría. Por ende, se utiliza para ubicar los sucesos de interés, exportarlos para su almacenamiento o para el análisis externo.

Módulo 9-Flujos de trabajo
Los flujos se definen para la asignación de un documento; para las tareas de uno o más funcionarios y para la definición del tiempo de respuesta, como también la posibilidad de reasignar el documento a otros funcionarios. La herramienta permite la creación de un flujo de trabajo según las necesidades de la Administración en la integración de nuevos tipos documentales o una nueva acción que se requiera ejecutar para la trazabilidad de la gestión documental.

Módulo 10-Roles
Los roles corresponden a las acciones y accesos que tiene el usuario, se establecen con el fin de determinar: el control de acceso al sistema ligado con la oficina donde labora la persona, los derechos y restricciones de crear, recibir, consultar documentos o funcionalidades de acuerdo con las competencias de la persona, permisos para acceder a los documentos y expedientes.

Existe una lista de roles establecidos y se requiere que se actualicen o modifiquen algunos de ellos o bien que cada uno de estos roles puedan ser combinados entre sí, dependiendo de los perfiles de cada usuario y lo que determine la administración.

Módulo 11-Trazabilidad
En el sistema se da el seguimiento de los documentos desde su creación hasta el repositorio final. Se gestiona y controla el ciclo de vida del documento manteniendo la trazabilidad de revisiones y el histórico de cambios en la etapa de la elaboración y formalización de documentos creados por cada unidad organizativa.

Módulo 12- Firma Digital
En la elaboración de los documentos electrónicos, se utiliza los formatos de firma digital avanzados vigentes en el país que permitan definir de manera estandarizada los atributos suficientes para garantizar la verificación de validez del documento en el tiempo, que estén auspiciados por alguna entidad autorizada y que sus especificaciones técnicas sean de acceso público.

En la siguiente tabla se detalla la arquitectura y versiones de componentes en el cual se encuentra el aplicativo del SIGED actualmente:

Software Versión Descripción
Alfresco community 6.2 Software de gestión de documentos, código abierto, con motor de proceso de negocio de alto rendimiento, adecuado para ejecutar una amplia variedad de procesos y encargado de manejar el flujo de contenido interno.
Nginx 1.21 Servidor Proxy web, se encarga de hacer la publicación del servidor de aplicaciones y a su vez proteger el acceso no autorizado.
Apache Tomcat 8.5.81 Representa un servidor de aplicación web del sistema.
Postgressql 11.2 Base de datos relacional-Almacenamiento de Metadatos, usuarios.
Alfresco search services (basado en Solr) 6.2.0 Base de datos documental, se maneja bajo indexación, es el que realiza búsqueda de información dentro del repositorio
Libre Office Tranformation Engine 7.16 Transformador de documentos de un formato a otro
Apache Tika 2.1.0 Se encarga de llevar el control de versiones de los documentos.
Imagenmagick Tranformation Engine 7.10 Visualizador de imágenes
Miscelanea Transformation Engine 2.5.1 Motor de transformación para formatos de archivos antiguos, este servicio se provee en la versión 6.2, para mantener compatibilidad con versiones anteriores del gestor documental.
Pdf Rendare Transformation Engine. 1.1 Visualizador de archivos PDF
Lenguaje de programación Java/ OpenJDK 11.0.1 Lenguaje de programación en que se está desarrollado.
Certificado seguro TLS 1.2 Se utiliza un certificado SSL a nivel del Servidor Proxy Web y a su vez un Certificado de código para el componente de Firma Digital.
LDAP Windows server 2016 Componente que utiliza el sistema para ingresar con usuario y clave del Active Directory
Office 365 todas las versiones Componente que utiliza el sistema
Correo Institucional en la nube Integración con Office 365 en la nube.
Se utilizan listas de distribución y buzones compartidos.
Componente Java 8 para su firma digital Java 8 Requerido para ejecutar procesos de firma digital.

 

 

 

C. COORDINACIÓN TÉCNICA

• Cualquier asunto relacionado con el servicio de mantenimiento del sistema sujeto de esta contratación, debe ser coordinado con la Administradora del Contrato.

• El contratista debe acatar las políticas, lineamientos, directrices, procedimientos, instructivos, estándares, metodologías, plantillas y cualquier otro documento oficial que disponga la Dirección de Informática del Registro Nacional, así como el Gobierno Central cuando estas sean de acatamiento obligatorio.

• El contratista debe utilizar las herramientas y controles que indique la Dirección de Informática, para el control de cambios en los sistemas de información sujetos de esta contratación.

D. ESQUEMA DE TRABAJO

• La atención de corrección de error deberá realizarse conforme a los niveles de prioridad establecidos en la siguiente tabla:

Atención de cada situación
Prioridad Situación presentada
Tiempo de atención (se contabiliza a partir del momento en que se registra el incidente). Tiempo de diagnóstico (contadas a partir de finalizado el plazo para la atención). Tiempo para la solución (contadas a partir de finalizado el plazo para el diagnóstico).
Urgente Incidente: Paralización total de la operación de un usuario interno o atención al público del Registro Nacional y que puede ser solventado con una alternativa temporal indicado por la contratista. 1 hora natural 2 horas naturales 4 horas naturales adicionales
Media Incidente: Paralización parcial de la operación de un usuario interno o de un área del Registro Nacional y que puede ser solventado con una alternativa temporal indicado por la contratista. 2 horas naturales 4 horas naturales adicionales 8 horas naturales adicionales
Baja Incidente: Problema que no afecta directamente la atención al público y que puede ser solventado con una alternativa temporal indicado por la contratista. 1 día hábil 1 día hábil adicional (8 horas) 2 días hábiles adicionales (16 horas)
Normal Requerimiento: Problema que, previa aprobación por parte del Administrador de Contrato, fue solventado como una alternativa temporal pero que debe quedar resuelto o que el error que el usuario autorizado identifica puede ser atendido bajo la prioridad normal. Considerando para cada caso específico el plazo establecido de mutuo acuerdo entre la persona administradora del contrato y la contratista.

• Una vez atendido el caso (en adelante error por la forma en que se registra institucionalmente en el Redmine), el usuario autorizado para ingresar el incidente deberá registrarlo en la herramienta de gestión correspondiente como "corrección de error". Por su parte, el contratista deberá documentar en la misma herramienta el trabajo realizado para su resolución.

• Se debe entender que la prestación de este servicio será contra los requerimientos de la Administración o corrección de error o trabajos adicionales, que se deban atender.

• Las actividades de mantenimiento se llevarán a cabo siguiendo las indicaciones de la Metodología de Mantenimiento de Software Aplicativo que utiliza la Dirección de Informática del Registro Nacional.

• El profesional designado por la empresa deberá registrar en la herramienta (Redmine) de gestión correspondiente, de manera detallada, las actividades realizadas para atender un requerimiento, corregir un error o ejecutar un trabajo adicional.

• El usuario autorizado será el responsable de registrar y priorizar los requerimientos en la herramienta (Redmine) de gestión respectiva, también debe indicar quién realizará y ejecutará el plan de pruebas por parte del área usuaria y da la aceptación para el pase a producción una vez que se atienda el requerimiento.

 

• La Administradora de Contrato deberá validar que se cuenten con los recursos presupuestarios y el alcance del objeto de la contratación, según las prioridades de los requerimientos que el usuario autorizado indicó.

• En caso de que se presenten múltiples requerimientos o errores con la misma prioridad, prevalecerá la indicación del usuario autorizado designado por la dirección del área propietaria del aplicativo para este fin.

• Cuando el contratista mediante correo electrónico y posterior orden de pedido mediante el sistema digital unificado SICOP, reciba un requerimiento o corrección de error de prioridad normal deberá realizar una estimación del tiempo que se requerirá para la atención correspondiente. Esa estimación será valorada por el personal oficialmente designado por la Dirección de Informática y si existiera alguna duda se podrá aplicar una revisión entre el profesional designado por la contratista y el personal técnico de la Dirección de Informática. En caso de desacuerdo prevalecerá el criterio del personal técnico de la Dirección de Informática.

• Las estimaciones para la atención de los requerimientos o corrección de error deben ser sin costo para la institución y debe enlistar las tareas a ejecutar en detalle con la estimación de horas para su realización, dicha estimación debe tener el visto bueno por el personal técnico de la Dirección de informática destacado según Metodología de Mantenimiento de Software Aplicativo (en adelante MMSA). En caso de desacuerdo prevalecerá el criterio del personal técnico de la Dirección de Informática.

• Si el usuario autorizado considera que la estimación para la atención del requerimiento o corrección de error de prioridad normal es excesiva o que este ya no es necesario, podrá decidir no ejecutarlo. En tal caso, deberá registrar en REDMINE una nota justificando su decisión de porque se ANULA.

• Cambios de legislación nacional, de normativa interna o casos excepcionales, que impliquen un cambio a los requerimientos planteados durante la ejecución, se podrán realizar, con la debida estimación del contratista y la valoración y aprobación de la Administradora del Contrato con el usuario autorizado antes de realizar el ajuste.

• Para atender un requerimiento o una corrección de error normal, deben respetarse las horas estimadas y el alcance definido. Si el alcance se modifica, será necesario crear un nuevo requerimiento o corrección, en el que se detalle la parte no contemplada en la estimación original.

• Será responsabilidad del contratista garantizar que los requerimientos o corrección de error cerrados en el mes cumplan con el tiempo que fue estimado para su atención, Posterior a ese margen regirá la cláusula penal respectiva, tal y como se establece el apartado relacionado a las multas y cláusulas establecidas en el presente documento, siempre y cuando el atraso no se deba a algún motivo propio del Registro Nacional. En esos casos deberán presentarse las justificaciones respectivas y deberá tener el visto bueno de la Administradora de Contrato.

• El desarrollo del mantenimiento derivado de esta contratación se hará con base en la Metodología de Mantenimiento de Software Aplicativo (MMSA) del Registro Nacional en su versión vigente. La contratista puede complementar (no sustituir) esta metodología (previa autorización de la Administradora de Contrato con el visto bueno de Informática). La MMSA será entregada a la contratista en la primera sesión de trabajo.

• El contratista podrá recibir múltiples requerimientos, correcciones de error o trabajos adicionales, de acuerdo con el orden de prioridad establecido por el usuario autorizado. Esto permitirá que, en caso de presentarse inconvenientes con alguno de ellos, el contratista continúe con otras tareas asignadas, garantizando así la continuidad en la atención de las necesidades definidas.

• El contratista deberá atender requerimientos técnicos solicitados por la Dirección de Informática del Registro Nacional por necesidades técnicas propias de la plataforma tecnológica y la prioridad de atención la dará la Administradora del Contrato.

• Cada vez que se atienda un requerimiento o corrección de error o trabajo adicional, el profesional designado por la contratista deberá completar la documentación que solicite la Administradora de Contrato y lo que indique la MMSA. Además, debe anexar los scripts, programas fuentes y todos los insumos que se utilizaron en la atención. También se debe hacer entrega de todos los artefactos que se requieran para poner los nuevos programas en producción, en el software de versionamiento que utiliza el Registro Nacional.

• Deben indicarse y adjuntarse los formatos, plantillas, estándares, nomenclaturas, glosario de términos, bibliografía y cualquier otro elemento de tipo documental que sea utilizado para desarrollar el objeto de esta contratación.

• El contratista se compromete a transferir sus conocimientos operativos y técnicos a los funcionarios del Registro Nacional en el momento que se requiera. Además, de detallar los métodos o procedimientos aplicados en la solución, cuando la Administradora de Contrato así lo considere. Solo hasta que se dé una nota escrita a satisfacción de la Administradora de Contrato se dará por ejecutado este punto.

• Las reuniones o explicaciones propias de la elaboración de algún requerimiento o corrección de error o trabajo adicional en cuanto a su funcionamiento no tendrán costo adicional para el Registro Nacional.

• El personal técnico de la Dirección de Informática (Analista Encargado) en conjunto con el Usuario Autorizado, determinan si es necesario realizar un documento formal de Plan de Pruebas (indicará para cuáles requerimientos o corrección de error, según su complejidad e importancia, se debe crear un plan de pruebas). Asimismo, en la MMSA se señala los aspectos de forma que debe cumplir el plan, la organización y participación de los usuarios en la elaboración del plan y en la ejecución de las pruebas.

• Un requerimiento, corrección de error o trabajo adicional se considerará atendido únicamente cuando el usuario autorizado otorgue su aceptación, de acuerdo con el procedimiento establecido en la metodología de Mantenimiento de Sistemas, y esté debidamente cerrado.

• Todos los programas fuente, scripts, documentos y demás artefactos relacionados con los sistemas sujetos de esta documentación, deberán mantenerse almacenados en el repositorio específico que defina la Dirección de Informática para ese propósito. Dicho repositorio es la fuente oficial de esos elementos y deberá ser utilizada por el contratista para las solicitudes de atención de requerimientos o corrección de error.

• El contratista se compromete a mantener actualizados los documentos relacionados con el mantenimiento del sistema, ejemplos, guías, manuales técnicos, manuales de usuario, diccionario de datos, entre otros, los cuales serán entregados al analista correspondiente para que sean almacenados en el sitio oficial.

• Cuando se requiera una charla técnica relacionada con la operación o arquitectura del sistema de información, el contratista deberá coordinarla con el personal designado por la Administradora de Contrato. Dichas actividades serán gestionadas como trabajo adicional a través de la herramienta definida por la Administración.

E. CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA CONTRATACIÓN

• El contratista se obliga a capacitar al personal designado para la ejecución del contrato en relación con las disposiciones establecidas en el presente pliego de condiciones, sin costo para el Registro Nacional.

• El contratista y su personal designado en el contrato se obligan a cumplir con los protocolos, directrices o cualquier lineamiento, que emita el Ministerio de Salud y el Registro Nacional, relacionado con aspectos de salud o cualquier otra situación de esta naturaleza que se presente, siendo obligación del contratista suplir a su personal de todos los dispositivos o productos necesarios para ello.

• Las características que se solicitan deben ser cotizadas especificando la forma en que cumple cada requisito y no simplemente incluyendo la frase “sí cumplimos”, además, se debe respetar el orden de los puntos a la hora de responder este pliego de condiciones. Estas respuestas deben ser respaldadas con la documentación técnica respectiva.

• El contratista será el responsable de asumir cualquier corrección de daño ocasionado al software o hardware, datos e imágenes, mientras se ejecutan los requerimientos producto de una labor realizada por su personal designado ya sea por negligencia o accidente.

• La presente contratación no representará para el Registro Nacional ningún tipo de obligación para brindar servicio de parqueo al personal asignado por el contratista para la prestación del servicio.

• La prestación del servicio por parte del profesional designado por la contratista deberá brindarse en las instalaciones del Registro Nacional, y en caso de que la prestación del servicio se realice de forma remota, le corresponderá a la Administradora de Contrato realizar las gestiones pertinentes ante la jefatura del Departamento de Desarrollo de Soluciones, siempre que la naturaleza del contrato lo permita y conservando las mismas disposiciones del pliego de condiciones. En tales casos, la Administradora de Contrato definirá los mecanismos de control, fiscalización y seguridad de la información, y en caso de que se requiera la presencia física del personal de la contratista, o bien se considere que hay incumplimiento en el servicio y/o las funciones brindadas, solicitará que el profesional designado realice el servicio en sitio.

• El servicio deberá brindarse los días hábiles, en el horario comprendido entre 8:00 de la mañana a 4:00 de la tarde. Sin embargo, en casos de excepción donde se cuente, al menos, con un correo electrónico de solicitud por parte de la Administradora de Contrato, este horario podrá cambiarse o extenderse; incluso a fines de semana o feriados, para la atención de requerimientos especiales que lo requieran, manteniendo el mismo costo por hora del servicio. No se aceptará el cobro de horas más allá del previamente horario autorizado por la Administradora de Contrato.

• El Registro Nacional solo pagará horas efectivas invertidas en la atención de requerimientos, correcciones de errores o trabajos adicionales en el horario definido por el Registro Nacional, dentro de las que no se contemplan los tiempos de descanso y alimentación, los que en todo caso deben ser coordinados entre el contratista y la Administradora de Contrato para garantizar la disponibilidad del servicio.

• El contratista deberá aportar el hardware, software y licencias necesarias para su personal y que sea necesario para la prestación del servicio, debiendo ser éste previamente autorizado por el proceso de seguridad (Departamento de Aseguramiento de la Información), el proceso de Licenciamiento y aprobado por la Administradora de Contrato.

• El contratista deberá presentar los equipos que utilizarán para la prestación del servicio, una semana antes de iniciar el contrato para cumplir con el protocolo de revisión que realiza el Departamento de Aseguramiento y el proceso de Licenciamiento. Esto con previa comunicación y autorización de la Administradora de Contrato.

• El contratista debe instalar su propio ambiente de desarrollo, mismo que debe quedar en total funcionamiento a más tardar el día siguiente al inicio del contrato. El contratista se compromete a acreditar por escrito el cumplimiento de estos requisitos, e igualmente deberá contar con el visto bueno del Administrador de Contrato. El Registro Nacional no asumirá responsabilidad alguna por el manejo indebido que pueda resultar de alguna de estas licencias de Software por el profesional designado por el contratista del cumplimiento de los términos de referencia de esta licitación.

• El contratista deberá asumir la curva de aprendizaje por un tiempo de una semana (cinco días hábiles), sin costo alguno para la Administración.

• La solución para desarrollar por parte de la contratista deberá considerar los equipos de red y de seguridad con los que cuenta la institución, garantizando su buen funcionamiento en los distintos ambientes del Registro Nacional.

• El contratista será responsable de asumir la corrección de cualquier daño ocasionado al software o hardware mientras se brinde el servicio, producto de una labor realizada por su personal, con negligencia o accidente con respecto al objeto de esta contratación sin costo alguno para la Administración.

• La contratación podrá ser sometida a fiscalización y seguimiento por parte de la Administradora de Contrato con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos, términos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones y en documentación conexa.

• El contratista debe mantener la documentación que respalde cada uno de los acuerdos establecidos con la Administradora de Contrato. Asimismo, debe entregar a la Administradora de Contrato en el plazo que éste establezca para cada caso en particular, un informe indicando las acciones ejecutadas para cumplir con los términos de referencia, más los productos generados.

• El acceso y utilización de las instalaciones físicas, la infraestructura y el acceso físico al equipo de cómputo que se utilizará para el desarrollo de la contratación, en días no hábiles o fuera del horario normal establecido, quedará a criterio exclusivo del Registro Nacional, debiendo el contratista coordinar lo correspondiente con la Administradora de Contrato con al menos tres días hábiles de anticipación. Por lo anterior, el contratista deberá contemplar esta situación en la programación de sus actividades, el plazo de entrega ofrecido.

• La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables al contratista o su personal, serán consideradas factores de incumplimiento a la contratación y facultará al Registro Nacional para tomar las medidas administrativas y legales que correspondan.

• El Registro Nacional no se hace responsable por lesiones o cualquier otro suceso o acontecimiento que pueda presentársele a cualquier colaborador del contratista durante el desarrollo del trabajo que plantea este pliego de condiciones.

• En caso de que cambie la plataforma de software y/o hardware relativa a los sistemas de información que se incluyen en esta contratación, el contratista debe ajustarse y capacitarse en el nuevo entorno, sin costo para el Registro Nacional. La Administradora de Contrato debe notificar del cambio de plataforma al menos 1 mes antes de su implementación.

• El Registro Nacional, bajo criterios técnicos de calidad, oportunidad y funcionalidad, se reserva el derecho de interrumpir el desarrollo de la contratación, por no estar satisfecho con la ejecución contractual. Esta situación puede presentarse en cualquiera de las etapas en que se encuentre la misma y debe seguirse el debido proceso para los efectos.

• En caso de capacitación a colaboradores del Registro Nacional, el contratista deberá ser evaluado por las personas que capacitó, gestión que será valorada de la siguiente forma: mala, regular, buena, muy buena y excelente. Para estos efectos dichas calificaciones no podrán ser menores a muy bueno, con solo que cuente con una calificación menor a muy buena, la empresa deberá sin costo alguno para el Registro Nacional, capacitar nuevamente a la persona o personas que obtuvieron notas inferiores, dicha gestión deberá hacerse dentro del periodo del contrato.

• La capacitación sin costo para la Administración deberá ser impartida en las instalaciones del Registro Nacional o de forma virtual por medio de la plataforma Microsoft Teams, en horario laboral comprendido entre 8:00am a 4:00pm de lunes a viernes, la cantidad máxima de personas por grupo será definida por la Administradora de Contrato. El perfil de la persona que se encargue de capacitar deberá contar con conocimientos de los procesos del área usuaria, así como de las herramientas atinentes en el que está desarrollado el sistema de información. Cualquier necesidad de capacitación será definida por la Administradora de Contrato en el momento que se requiera, así como de los temas que conformen esta capacitación.

• Para efectos de capacitación el contratista deberá aportar las calificaciones mensuales firmadas por las personas que recibieron la capacitación y por el jefe inmediato, estas deberán indicar el total de horas mensuales utilizadas.

• El contratista no podrá ceder o transferir las obligaciones derivados del contrato, ni los términos y condiciones aplicables.

F. SUSTITUCIÓN DE PERSONAL DESIGNADO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

• El personal propuesto por el contratista es un criterio clave en la evaluación y adjudicación del contrato. Por ello, el contratista se compromete a mantener al personal designado durante toda la vigencia del contrato. Cualquier sustitución solo podrá realizarse con personal de igual o superior perfil tomando en cuenta los atestados presentados en la evaluación de la oferta.

• En caso de sustitución de personal de forma permanente (solicitud de la administradora del contrato, desvinculación, incapacidad o licencias), este deberá iniciar el trámite de sustitución en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de la eventualidad.

• Para sustituir personal, el contratista deberá:

 Notificar por escrito a la Administradora de Contrato.
 Presentar los atestados del personal propuesto, que no podrán ser inferiores a los del colaborador a reemplazar, tomando en cuenta los atestados presentados en la evaluación de la oferta.
 En caso de presentarse documentación en la que los atestados de los profesionales propuestos sean inferiores a los de los profesionales originalmente designados, el profesional será rechazado y el plazo de cinco días continuará corriendo para efectos de penalización.
 Aportar cualquier otro documento que la Administradora de Contrato solicite para verificar el cumplimiento del perfil requerido.
 El Registro Nacional se reserva el derecho de aceptar o rechazar al nuevo personal propuesto, debiendo repetirse el proceso en caso de rechazo.
 La sustitución del profesional designado debe realizarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles.
 La Administración podrá solicitar la sustitución del profesional designado como titular o suplente que no cumpla con estándares razonables de productividad, responsabilidad, seriedad o calidad. El contratista deberá acatar esta disposición conforme al procedimiento indicado.
 En caso de ausencia del profesional designado el contratista debe notificar al administrador de contrato mediante correo electrónico, que el profesional suplente asumirá la prestación de los servicios objeto de esta contratación.
 El contratista será el único responsable por cualquier atraso en la atención de requerimientos derivados de ausencias o sustituciones de personal.
 Ante cambios de los profesionales designados, el contratista se compromete a capacitarlos por su propia cuenta, sin costo adicional para el Registro Nacional.

G. RESTRICCIONES POR CONTROL INTERNO

• A solicitud de la Administradora de Contrato, el profesional designado por parte del contratista debe levantar minutas de cualquier reunión que se realice con el personal del Registro Nacional. En todos los casos se deberá mantener la documentación que respalde cada uno de los acuerdos establecidos con la Administradora de Contrato. El contratista no deberá excederse en más de 7 días hábiles para hacer entrega de la minuta.

3. MARCAS Y MODELO: No aplica.

4. GARANTIA DE FUNCIONAMIENTO Y ALCANCES:

a. El contratista se compromete a brindar una garantía mínima de seis meses para cada requerimiento o corrección de error o trabajo adicional atendido y aceptado por el personal autorizado lo cual se consignará en el instrumento que indique en la Metodología de Mantenimiento de Software Aplicativo (MMSA).

b. En caso de fallas o alteración de la información, imputables al trabajo realizado por el contratista o su profesional designado durante el periodo de esta garantía, el contratista deberá proceder a la corrección de estas en el mismo momento en que lo indique la Administradora de Contrato, sin costo alguno para la Administración, y la garantía empezará a correr nuevamente si la Administradora de Contrato considera que el caso lo amerita y se justifica.

c. La fecha de inicio de la garantía de los trabajos realizados será la fecha de puesta en producción del requerimiento, corrección de error o trabajo adicional. El registro y control de las fechas de inicio y finalización de las garantías, así como la verificación de su aplicabilidad, será responsabilidad del usuario autorizado.

d. Si por la puesta en marcha del requerimiento o corrección de error o trabajo adicional, la Administradora de Contrato, personal autorizado o personal de Informática destacado determina que éste afecta el funcionamiento normal de algún aplicativo, servicio o área de la Administración, el contratista deberá resolver inmediatamente y el período de garantía empezaría a regir nuevamente, cuando se haya realizado la modificación y puesto en producción de la solución.

e. En caso de que el contratista mostrara renuencia a efectuar dichas enmiendas y a cumplir con lo especificado en los puntos anteriores, el Registro Nacional podrá ejecutar la garantía de cumplimiento e iniciar los trámites para resarcir los daños y perjuicios causados.

5. MUESTRAS: No aplica.

6. ELEMENTOS PARA CONTEMPLAR EN LAS CONTRATACIONES QUE INVOLUCREN EL USO DE SOFTWARE: En cumplimiento del Decreto Ejecutivo 37549-JP-Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central de fecha veintiséis de noviembre del año dos mil doce; si para la ejecución contractual se requiere el uso de licencias, se exhorta a los proveedores a cumplir con las normas sobre derechos de autor, así como a adquirir y utilizar programas de cómputo con sus respectivas licencias de uso.

En caso de que el contratista requiera conectar algún equipo propio a la red del Registro Nacional, debe cumplir con lo dispuesto en el Decreto de cita, para lo que, de forma previa a la conexión del equipo, debe presentar al Administrador del Contrato, una declaración jurada o evidencia de que el software utilizado en dicho equipo cumple con las normas de derecho de autor y el licenciamiento de uso correspondiente.

7. CONDICIONES GENERALES DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL:

a. El contratista deberá firmar un contrato de confidencialidad donde se compromete a guardar absoluta reserva sobre la presente contratación. La firma de este contrato deberá ser coordinada por la Administradora del Contrato con la Dirección de Informática.

Asimismo, debe existir un acuerdo de confidencialidad por parte del contratista y el personal involucrado en la contratación. Para tal efecto existirá una cláusula contractual donde se indicará la obligación del contratista sobre la prohibición de divulgar cualquier tipo de información a la que haya tenido acceso.

b. La contratista y su personal se comprometen a mantener confidencialidad respecto a los datos y documentación a los cuales tuviere acceso en virtud de los servicios que le suministra al Registro Nacional; debiendo presentar a la Administradora de Contrato, previo al inicio del contrato, declaración jurada al respecto.

c. Toda información relacionada con esta contratación debe considerarse como CONFIDENCIAL, por lo cual no puede ser divulgada a terceros por ninguna razón, además la contratista debe asegurar el adecuado control interno de toda la información obtenida durante la contratación.

d. El contratista deberá comprometerse a manipular y procesar la información institucional dentro de un ámbito de discreción, privacidad e integridad, de acuerdo con las políticas de control y seguridad institucionales.

e. En ninguna circunstancia, el contratista podrá utilizar los archivos o información del Registro Nacional, para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo de la contratación.

f. La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables al contratista, serán consideradas factores de incumplimiento a la contratación y facultará al Registro Nacional para dar por terminada la contratación, ejecutar la garantía de cumplimiento, congelar cualquier proceso de pago, congelar los montos pendientes de pago y establecer cualquier tipo de acción que a criterio de la Institución, deba ejecutarse para resarcirse por los daños que el incumplimiento del contratista le haya generado.

g. De comprobarse la divulgación de información de calificación confidencial parcial o total, El Registro procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la Ley.

h. En caso de que los servicios se realicen en las instalaciones del Registro Nacional, el contratista garantizará que el profesional designado esté correctamente identificado con la empresa que representa mediante un elemento visible ya sea gafete, camisa o camiseta con logo.

i. El Registro Nacional podrá utilizar los productos desarrollados y entregados por el contratista conforme a sus intereses y para su uso exclusivo, sin requerir de aviso previo o autorización por parte del contratista. El producto de esta contratación no generará para el contratista derechos de autor.

j. El contratista debe incorporar en el informe mensual de requerimientos todas las observaciones que la contraparte del Registro Nacional le plantee sobre los productos presentados.

k. En caso de así requerirlo, el Registro Nacional se compromete a poner a disposición del contratista el espacio físico y mobiliario necesario, de igual forma pondrá a disposición un servidor con el ambiente de pruebas que incluye una base de datos Postgresql 11.2 o superior.

V PARTE
GARANTIAS Y CONDICIONES GENERALES

1. GESTIONES RELACIONADAS CON LA CONTRATACION: El Departamento de Proveeduría del Registro Nacional es la oficina que tramita el procedimiento y que proporcionará la información adicional necesaria respecto de las especificaciones y documentación relacionada, información que deberá ser gestionada y publicada a través del Sistema Digital Unificado, según lo establecido en la Circular MH-DCoP-CIR-003-2022 del dos de diciembre de dos mil veintidós, de la Dirección de Contratación Pública, del Ministerio de Hacienda.

Toda gestión de los interesados en participar en esta contratación, así como de aquellos que hayan presentado oferta, deberá realizarse a través del Sistema Digital Unificado. La Administración no admitirá para trámite consultas, documentos, aclaraciones, objeciones, etc; que sean presentados por otra vía, salvo que así lo haya solicitado o autorizado explícitamente a través de un comunicado mediante el Sistema Digital Unificado, o por correo electrónico ante situaciones excepcionales que escapen a su control y al del oferente/adjudicatario o contratista.

En cuanto a las aclaraciones y objeciones al pliego de condiciones, así como recursos de revocatoria o apelación en contra del acto final que dicte la Administración, deben presentarse vía Sistema Digital Unificado, en las secciones que éste tiene habilitadas para tales efectos (solicitud de aclaración-objeción al pliego de condiciones-recurso revocatoria-recurso de apelación), pues caso contrario la Administración o la Contraloría General de la República se ven imposibilitadas a darles el trámite correspondiente a través del sistema. Las gestiones de esta naturaleza enviadas fuera de sistema o en apartados de este que no corresponden, se tendrán por no presentadas.

Todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.

Nota: Si bien el Sistema Digital Unificado tiene espacios en el formulario electrónico del pliego de condiciones, en los que la Administración se encuentra obligada a transcribir los requerimientos del mismo, se advierte que al momento de transferir la información el sistema desconfigura el formato del texto, razón por la cual, para efectos de respuestas al pliego de condiciones al momento de presentar la oferta, solicitud de aclaraciones, y presentación de acciones recursivas, la numeración que aplica es la del pliego de condiciones adjunto al formulario electrónico.

2. INSCRIPCION DEL OFERENTE EN EL SISTEMA DIGITAL UNIFICADO: Toda persona física, jurídica, nacional o extranjera, interesada en contratar con la Administración, en forma individual, consorciada o como subcontratista, debe estar inscrita en el Registro de Proveedores del Sistema Digital Unificado, al momento de presentar su oferta.

3. NOTIFICACIONES DE LA ADMINISTRACION: Las notificaciones de la Administración a los oferentes, adjudicatarios, contratistas y subcontratistas, se realizarán y se tendrán por notificadas, al domicilio electrónico permanente registrado en el Sistema Digital Unificado, conforme al artículo 36 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Para cumplimiento de tal fin es responsabilidad exclusiva y obligación de los oferentes, adjudicatarios, contratistas y subcontratistas mantener actualizada la información en el sistema.

4. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO: No aplica.

5. OTRAS GARANTIAS Y RETENCIONES: No aplica.

6. OFERTAS ELECTRÓNICAS:
• Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Digital Unificado, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones electrónico como cierre de recepción de ofertas. Tomar en cuenta que la fecha y hora de apertura de ofertas puede ser posterior a la fecha de cierre de recepción de ofertas, por lo que el oferente deberá tenerlo presente para no incurrir en error.
• En los casos de manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo en formato PDF o GIF.
• La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo indicación en contrario así señalada en el pliego de condiciones.
• El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Digital Unificado, una vez vencida la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones para tales efectos.
• Los oferentes podrán efectuar observaciones a las ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado dentro del plazo establecido en el artículo 120 titulado “Apertura de ofertas” del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.
• Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

7. OFERENTES PYMES
En caso de oferentes con condición de PYMES, deberá aportar la documentación que acredite dicha condición, siempre en observancia de lo establecido en el artículo 20, de la Ley Número 8262, denominada: “Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas”, de fecha dos de mayo del año dos mil dos y sus reformas, el 48 y 76 de la “Ley General de Contratación Pública”, y el 72,73,76 y 77 de su Reglamento.

8. OFERTA BASE, OFERTAS ALTERNATIVAS Y EN CONJUNTO:
• La oferta base es aquella que responde a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones.
• El Registro Nacional NO aceptará ofertas alternativas ni en conjunto, y únicamente se aceptará una oferta base.

9. OBLIGACION DE LOS OFERENTES Y SUBCONTRATISTAS:

Todo oferente (y sus SUBCONTRATISTAS si los hubiera), para ser sujeto de adjudicación, debe:
 Encontrarse debidamente inscrito y habilitado en el Sistema Digital Unificado al momento de presentación de la oferta.
 Salvo los casos de excepción para oferentes extranjeros, así establecidos en la normativa de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), deben ostentar la condición de estar activo y al día en sus obligaciones para con dicha Entidad, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares en adelante el “FODESAF” y tributarias ante el Ministerio de Hacienda.
 En el caso de personas jurídicas, deben estar al día con el pago de los impuestos determinados en la Ley Número 9428, denominada “Impuesto a las Personas Jurídicas” de fecha veintiuno de marzo del año dos mil diecisiete.
 En caso de encontrarse ante alguna de las causales de prohibición, deberán hacer constar mediante declaración jurada la condición de desafectación que habilite su participación. En caso de inobservancia dará lugar a las sanciones penales y administrativas establecidas en la “Ley General de Contratación Pública” y su Reglamento.
 De conformidad con el artículo 32, punto c) inciso vi) del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, JUNTO CON LA OFERTA se deberá aportar declaración de beneficiario final.

Sin perjuicio de cualquier otra documentación de la misma naturaleza que la Administración requiera en el pliego de condiciones, toda oferta presentada (incluye a los SUBCONTRATISTAS cuando los hubiere), contendrá las siguientes DECLARACIONES, las cuales se deberán hacer bajo la gravedad de juramento, sin que sea necesario rendirlas ante notario público, y serán admisibles en documento separado o bien como parte del texto de la propuesta que se presente a la Administración.

• Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo, número de identificación y su condición declarada de beneficiario final.
• Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga el nombre, la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.

Además, cada oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

Si los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas.

En cualquier caso, la información deberá desagregarse y llegarse hasta persona física.

Deberá el oferente o contratista tener toda la información legal actualizada, esto según lo establecido en el artículo 33 del Decreto Ejecutivo Nº 43808-H, denominado: “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, de fecha del 30 de noviembre del 2022.

10. TODO CONTRATISTA (Y SUS SUBCONTRATISTAS SI LOS HUBIERA), DEBE:

 Presentar al administrador de contrato, previo al inicio del contrato o entrega del bien, documentos probatorios extendidos por la entidad aseguradora correspondiente, de que cuenta con la póliza de riesgos del trabajo y responsabilidad civil, ambas vigentes y conforme a la normativa costarricense. El contratista será responsable por daños y perjuicios a terceros, en sus bienes o en sus personas, cuando se deriven de actos u omisiones atribuibles directamente a este o los que causen sus trabajadores en ejercicio de sus funciones; por lo cual dichas pólizas deben mantenerse vigentes por el plazo de la contratación, pudiendo el administrador de contrato requerirlas en cualquier momento durante la ejecución contractual.

 Previo al inicio del contrato, deberá acreditar ante el administrador del contrato el cumplimiento de lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 45166-MTSS “Reglamento de comisiones y departamentos de salud ocupacional” de fecha trece de junio del año dos mil veinticinco.

 Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la contratista designe para atender las obligaciones emanadas de la presente contratación corren por su cuenta, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.

 Todo el personal de la contratista debe cumplir con las normas de seguridad vigentes, y utilizar equipo de protección personal de acuerdo con la naturaleza de sus funciones. Además, acatar todas las disposiciones de seguridad internas establecidas por el Registro Nacional, incluyendo aquellas relacionadas con condiciones que a futuro generen declaratoria de emergencia sanitaria por parte las autoridades competentes.

 Dentro del plazo de los tres (3) días hábiles posteriores a la emisión de la orden de inicio, deberá aportar ante el administrador del contrato la patente municipal vigente y el permiso de Ministerio de Salud.

 Aportar dentro del plazo de los tres (3) días hábiles posteriores a la emisión de la orden de inicio, ante el administrador del contrato, la matriz de los riesgos identificados por él, así como las medidas de administración o mitigación de estos, asociados o implícitos al desarrollo de la contratación. Es responsabilidad del administrador del contrato velar por el cumplimiento de este requerimiento.

11. INFORMACION TECNICA Y ECONOMICA:
Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación, en idioma español, salvo que el pliego de condiciones disponga lo contrario.

12. INSUBSISTENCIA DEL ACTO DE ADJUDICACION:
En caso de que el adjudicatario no aporte los documentos requeridos tales como la garantía de cumplimiento, presupuesto detallado, cronograma preliminar, y demás documentos legales, en el plazo establecido, la Administración podrá declarar el acto de adjudicación insubsistente según lo señalado en la norma 42 y 52 de la “Ley General de Contratación Pública”, y 103 y 275 de su Reglamento.

13. ADJUDICACIÓN:
• La Administración se reserva el derecho de adjudicar al segundo oferente mejor calificado, en caso de declarar insubsistente el concurso.
• Con base en lo dispuesto en el numeral 90 punto 2, inciso h) y 104 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, y según el disponible presupuestario y las necesidades de la Institución, se advierte que la Administración se reserva el derecho de adjudicación parcial de una misma línea o bien parte de un mismo objeto.
• Asimismo, se reserva el derecho de adjudicar una cantidad mayor o menor con base en lo dispuesto en el numeral 104 y 139 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.
• El acto de adjudicación o la declaratoria de desierta o infructuosa será debidamente notificado a través del Sistema Digital Unificado.
• El adjudicatario/contratista (y subcontratistas si los hubiera) deberán estar al día y activo en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la C.C.S.S. y el FODESAF, con el pago de sus obligaciones tributarias, así como con el pago de los impuestos de Personas Jurídicas y pólizas mencionadas anteriormente, tanto al momento de la adjudicación, su firmeza, la formalización legal del contrato y durante toda la ejecución contractual.

14. REQUISITOS LEGALES PARA LA ADJUDICACION Y FORMALIZACION CONTRACTUAL:

A. PARA LA ADJUDICACION: No aplica.

B. PARA LA FORMALIZACION CONTRACTUAL:
Para la formalización contractual, el adjudicatario deberá aportar, en el plazo máximo de ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación (cuenta a partir del día hábil siguiente a la firmeza):

• Presupuesto detallado del precio: Deberá aportarse conforme lo estipulado en el apartado IV del presente pliego de condiciones.

Si la Administración lo requiere, podrá solicitar al adjudicatario que la información del presupuesto detallado del precio sea certificada por un contador público autorizado.

Tratándose de una contratación directa con un proveedor específico de acuerdo con las excepciones que establece la normativa, no será necesario que dicho proveedor aporte lo requerido mediante certificación de contador público autorizado, sino mediante oficio firmado por el representante legal de la adjudicataria.

De presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, debiendo el adjudicatario ajustar el presupuesto a dichos valores.

• Contratos con subcontratistas: En caso de que la propuesta que resulte adjudicada incluya subcontratistas, deberán aportarse los contratos que se acuerden con estos.

• Documentos legales: Para contrataciones con monto equivalente a licitación mayor o menor, deberá aportarse la certificación de cuotas y acciones conforme lo requerido en el punto 14 inciso A anterior.

• Garantía de cumplimiento: Debe aportarse de manera electrónica mediante el Sistema Digital Unificado, a nombre de la Junta Administrativa del Registro Nacional y en las cuentas domiciliadas que se indican en el presente pliego de condiciones.

• Cronograma preliminar y sus anexos: conforme se estipula en el apartado IV del presente pliego de condiciones y el Reglamento de Reajustes y Revisión de Precios.

El Administrador del Contrato será el responsable de emitir la no objeción a este cronograma.

15. EXONERACION: No aplica.

16. TRAMITE DE PAGO, CESION DE PAGOS Y DOCUMENTACION RELACIONADA:

a. Facturación y pago:

• Las facturas deben presentarse en idioma español, emitirse de manera ELECTRÓNICA de conformidad con la normativa que rige la materia, presentarse a través del Sistema Digital Unificado y notificarlo a la cuenta de correo electrónico indicada en el apartado de condiciones varias del presente pliego de condiciones.
• Es requisito para tramitar el pago de facturas, el registro de la recepción y gestión del pago del bien, obra o servicio en el Sistema Digital Unificado, así como su aceptación a satisfacción por parte del administrador del contrato.
• La contratista deberá tomar nota que los pagos se realizarán de acuerdo con la forma usual de gobierno establecida por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda y normas conexas, y en la fecha programada por la Unidad Usuaria que gestionó la contratación, tomando en cuenta los lineamientos establecidos por la Tesorería Nacional.
• El contratista deberá indicar al administrador del contrato, la dirección de correo de la persona encargada de la facturación, a efecto de coordinar con ella cualquier aspecto relacionado con las facturas.
• El Registro Nacional realiza sus pagos en forma electrónica mediante el Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE), del Banco Central de Costa Rica.
• Se establece como única forma de pago la acreditación directa en cuentas del contratista en cualquiera de las entidades pertenecientes al Sistema Financiero Nacional.
• Como mínimo, la representación gráfica (archivo pdf) del comprobante electrónico deberá contener la siguiente información.

Requisito Norma que da sustento al requisito
Número de factura
Ejemplo: Factura número 00100001010000001192 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024
Clave numérica
Ejemplo: 50620112000310108860000100001010000001192100236101 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Fecha de emisión del documento electrónico 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Cédula jurídica o física según corresponda (debe corresponder con la anotada en el contrato). 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Nombre del contratista (debe corresponder con el nombre anotado en el contrato). 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Condiciones de la venta o servicio (venta al crédito, al contado) 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Medio de pago (tarjeta, efectivo, cheque, transferencia, SINPE) 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Valores de la factura (cantidades, precio de venta, subtotal, IVA, total de la factura, separación de servicios y bienes gravados y exentos) y descripción del bien o servicio. 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Número de orden de compra. 3.3.1.3 - Visado de documentos
Número de contratación a que corresponde el pago. 3.3.1.4 - Visado de documentos
Nombre del objeto contractual. 3.3.1.6 - Visado de documentos
En el caso de contratos continuos, el periodo de vigencia del contrato.
Ejemplo: 05 de enero 2021 al 04 de enero 2024. 3.3.1.11 - Visado de documentos
En el caso de contratos continuos, el periodo a pago al que corresponde la factura.
Ejemplo: 10 de noviembre al 09 de diciembre 2024. 3.3.1.11 - Visado de documentos
Número de cuenta cliente y/o cuenta IBAN (1) 3.3.1.12 - Visado de documentos
Que la factura se encuentre validada por el Ministerio de Hacienda (con la leyenda: mensaje 1) y haya sido registrada en el ATV.
Ejemplo: <Mensaje >1</Mensaje> 3.3.1.1 - Visado de documentos Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Versión del documento Decreto Nº 44739-H / MH-DGT-RES-0027-2024 (Estructuras XML y Anexos Versión 4.4)
Leyenda al pie: EMITIDA CONFORME LO ESTABLECIDO EN LA RESOLUCION DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS N° MH-DGT-RES-0027-2024.
MH-DGT-RES-0027-2024

OBSERVACIONES:
(1) Para efectos de pago: la cuenta indicada debe ser en COLONES e incluir el nombre de la entidad bancaria a que corresponde.
(2) Para toda gestión de pago que se reciba a partir del 01-09-2025 obligatoriamente las facturas deberán indicar la Resolución MH-DGT-RES0027-2024 y estructuras versión 4.4.
(3) Entiéndase incorporado cualquier otro requisito que a futuro establezca la Administración o el Ministerio de Hacienda.

b. Cesión de pagos:

• Conforme el artículo 278 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse, sin que sea necesario el consentimiento de la Institución, ni tampoco de la Contraloría General de la República.
• En caso de cesión de pago, la contratista está obligada a indicarlo al Administrador del Contrato a través del Sistema Digital Unificado, ya sea a través del módulo de ejecución del contrato, o bien aportando JUNTO CON LA FACTURA los documentos correspondientes. Si la comunicación de la cesión se da posterior a la presentación de la factura y una vez el Registro Nacional haya iniciado o efectuado el proceso de pago, dicha cesión no se tendrá por presentada y por tanto cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio para la Administración.
• La cesión aplica sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, o bien cargos a favor de la CCSS debido a morosidad del contratista; los cuales se deducirán automáticamente del monto.

17. SUBCONTRATACION:

a. Para subcontratar, debe el oferente atender lo dispuesto en los artículos 49, 119, inciso q) de la “Ley General de Contratación Pública”, y los numerales 31, 32 punto c) inciso vi) y el numeral 133 de su Reglamento.

b. Se podrá subcontratar hasta un 50%.

c. Junto con la oferta se deberá aportar un listado de las subcontratistas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las subcontratistas, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.

d. Junto con la oferta deberá aportarse certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de los subcontratistas.

e. Los subcontratistas deberán estar al día y activos en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social de conformidad con lo establecido en el artículo 74 párrafo tercero del punto 3) y el numeral 74 bis de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y sus reformas, Ley N°17 del 22 de Veintidós de octubre de mil novecientos cuarenta y tres. Asimismo, deberán estar al día el pago al Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) y tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

f. En el caso de personas jurídicas, deben estar al día con el pago de los impuestos determinados en “Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas”, Número 9428, del veintiuno de marzo del dos mil diecisiete.

g. Tanto si se trata de personas físicas como jurídicas, los subcontratistas deberán presentar declaración jurada en la que se indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo, número de identificación y su condición declarada de beneficiario final.

h. De conformidad con el artículo 14 inciso e) de la Ley General de Contratación Pública, en caso de que el oferente que los subcontrata resultara adjudicado, este deberá aportar a la Administración, los contratos que acuerde con los subcontratistas, así como cualquier otra información que requiera la Administración para la toma de decisiones, según la etapa del procedimiento de contratación en la que se encuentre. El tratamiento de la información suministrada se regirá por el principio de transparencia, sin perjuicio de la excepción establecida en el artículo 15 de esa misma Ley.

i. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.
En casos excepcionales, cuando se acredite que en el mercado existe un número limitado de eventuales subcontratistas, la Administración podrá, de manera razonada, habilitar en el pliego de condiciones la posibilidad que un mismo subcontratista sea ofrecido por diferentes oferentes.

18. OFERTAS EN CONSORCIO:
En caso de presentarse ofertas en consorcio, su elegibilidad estará sujeta al cumplimiento de los requisitos normativos establecidos en los artículos 77, 125 inciso d), 127 – 131 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

En cuanto a los requisitos del pliego de condiciones, es suficiente con que alguno de los miembros que integran el consorcio cumpla con lo solicitado, y se admite la sumatoria de elementos, EXCEPTO en lo que corresponde a las razones financieras, los requerimientos señalados para contrariar las prácticas monopolísticas absolutas y relativas; así como en las obligaciones obrero-patronales ante la Caja Costarricense del Seguro Social -CCSS-, el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-Ministerio de Hacienda e impuesto de personas jurídicas, seguros, permiso sanitario de funcionamiento y patente municipal; y el registro y habilitación en el Sistema Digital Unificado; los cuales deben ser atendidos por cada una de las partes consorciadas.

En línea de lo anterior, se deberá cumplir con lo siguiente:

a. Al ingresar la oferta en SICOP está deberá registrarse bajo la modalidad de consorcio.

b. Los representantes legales de cada una de las personas físicas o jurídicas miembros del consorcio deberán aportar una declaración jurada en la cual manifiesten no encontrarse dentro de los supuestos de los artículos 11 y 12 de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor; en atención a lo señalado en la directriz DGABCA-0009-2017 “Acciones preventivas en el combate de prácticas colusorios desde el ámbito de Contratación Administrativa”, del Diez de noviembre del dos mil diecisiete.

c. El acuerdo consorcial, el cual deberá estar conforme al artículo 129 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

d. Referir a nombre de quién la Junta Administrativa del Registro Nacional deberá realizar el pago de la prestación contractual, tomando siempre en consideración que es obligación de las partes que integran el consorcio cumplir en todo momento con las disposiciones administrativas y legales dispuestas para tales efectos.

Nota: La Administración tendrá la potestad de valorar, y proceder a la exclusión, en el caso de que se presenten ofertas de empresas vinculadas o con socios comunes, en tanto que estas por separado tengan la capacidad económica, financiera y técnica para suministrar los productos o servicios objeto de la contratación. Aunado a lo supra indicado, solo se aceptarán ofertas en consorcio si se acredita que el aporte de cada una de ellas es necesario para poder proveer el bien o servicio a contratar por la Administración, con base a lo dispuesto en Directriz DGABCA-0009-2017, denominada: “Acciones preventivas en el combate de prácticas colusorios desde el ámbito de Contratación Administrativa”; emitida por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda el 10 de noviembre de 2017.

Adicionalmente, todo oferente extranjero en consorcio deberá cumplir con detenimiento cada uno de los enunciados incorporados en el apartado del pliego de condiciones denominado “Sobre oferentes extranjeros”, adjuntando lo que respecta para su cumplimiento.

19. SOBRE OFERENTES EXTRANJEROS:

Todo oferente extranjero debe encontrarse (durante todas las etapas de esta contratación) inscrito y habilitado en el Sistema Digital Unificado, conforme a los alcances de los artículos 25 -28 del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”, según la circular MH-DCoP-CIR-003-2022 del Dos de diciembre del año dos mil veintidós, de la Dirección de Contratación Pública.

Así mismo, debe incorporar a su oferta, declaración en donde manifieste someterse a la jurisdicción y tribunales de Costa Rica según los términos y condiciones del artículo 32 punto c) inciso v del “Reglamento a la Ley General de Contratación Pública”.

En el caso que desee participar por medio de un representante de casas extranjeras debe cumplir con lo señalado en los numerales 360, 361, 363 y 366 del Código de Comercio, Ley N°3284 del Treinta de abril de mil novecientos sesenta y cuatro.

Respecto a los representantes de una sociedad extranjera, una sucursal o agencia de ésta que ejerzan actos de comercio en el país (sólo cuando actúen como distribuidores de los productos fabricados por su compañía en Costa Rica), deben atender lo indicado en los artículos 226 al 233 del Código de Comercio, Ley N°3284 del treinta de abril de mil novecientos sesenta y cuatro.

Sobre las obligaciones obrero-patronales ante la Caja Costarricense del Seguro Social -CCSS-el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares -FODESAF-; serán exigibles solo si el oferente resultara adjudicado, en cuyo caso deberá acatar las disposiciones vigentes y los trámites de inscripción y formalización que exige la legislación de Costa Rica, según lo establecido en el artículo 32 punto c), inciso iii del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
Cuando así corresponda, y con relación al personal profesional ofrecido en su plica, el adjudicatario deberá cumplir con lo señalado en el ordenamiento jurídico y en el presente pliego de condiciones para su incorporación ante los Colegios Profesionales respectivos en Costa Rica, procurando atender en tiempo y forma el trámite de inscripción y revalidación de sus profesionales y de la empresa.

20. COMPRAS A FUTURO: No aplica.

 

21. PRESENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES: No aplica.

22. PODERES ESPECIALES: En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente.

La Administración verificará que los poderes especiales que se presenten detallen claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se faculta al apoderado, conforme lo establecido en el artículo 1256 del Código Civil (Ley N° 30 del diecinueve de abril de mil ochocientos ochenta y cinco). Tómese en consideración que el apoderado está impedido de realizar en nombre del poderdante aquellos actos no puntualizados expresamente en el poder especial, según dispone en lo que interesa el citado numeral.

No se admitirán documentos denominados “Poder Especial” cuando en estos se otorguen facultades propias de poderes generales o generalísimos, dado que el tipo de poder no lo define el título o denominación que se le asigne al documento, sino las facultades otorgadas en él.

Se recuerda que los poderes generales y generalísimos son regulados en los numerales 1251 y 1255 del Código Civil anteriormente mencionado, por lo que deben ser confeccionados como se establece en dichos preceptos, incluyendo su respectiva inscripción ante en el Registro Nacional.

Para acreditar la validez de los poderes que se otorguen con el fin de participar en contratación pública, la Administración verificará si el poderdante está facultado para otorgar el poder con o sin limitaciones, (por ejemplo, en cuanto a suma o facultades) o si para su otorgamiento se requiere la firma conjunta de dos o más mandantes.

23. FOTOCOPIAS Y DOCUMENTOS ADJUNTOS:
Los documentos que sean incorporados a la oferta para cumplir con los requisitos de admisibilidad, presupuestos legales, financieros, técnicos o con el objetivo de obtener puntaje conforme el sistema de evaluación establecido, deben cumplir con alguno de los siguientes requisitos:

a. Documentos emitidos en Costa Rica:

• Firma digital (se debe incorporar la respectiva marca de hora) por parte del emisor. Al respecto, el certificado digital debe ser emitido por una entidad competente en Costa Rica, en atención de lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N°8454 del treinta de agosto del dos mil cinco.

• Aportar una copia por cada documento original (público o privado) debidamente certificada por notario público costarricense, con no más de un mes de extendida a partir de la fecha de apertura de ofertas, y conforme a la normativa vigente en cuanto al contenido y el respectivo pago de timbres y especies fiscales.

• Adjuntar una declaración jurada, firmada digitalmente por el representante legal de la empresa o persona física oferente, donde se indique que los documentos adjuntos a su plica corresponden a los originales. En caso de que la Administración los requiera deberán ser presentados de forma física o digital para su confrontación.

Esta declaración no aplica para aquellos documentos que de manera expresa se requiera dentro del pliego de condiciones que cumplan con alguna otra formalidad.

b. Documentos emitidos en el extranjero:

• Aportar el documento original firmado digitalmente por el emisor. En caso de que este no cuente con un certificado digital emitido por una entidad competente en Costa Rica, puede utilizar uno otorgado en el extranjero, siempre que esté debidamente homologado según la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N°8454 del 30 de agosto de 2005; y en cuyo caso deberá presentar la documentación que lo acredite.

• De conformidad con lo establecido en la Ley para la “Aprobación de la Adhesión a la Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros”, Ley N°8923 del Ocho de marzo del dos mil once; debe cumplir con el requisito de apostilla si el país del cual proviene está debidamente adscrito al Convenio para la Eliminación del Requisito de “Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o Convenio de la Haya” o en su defecto legalizar sus firmas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica".

• Adjuntar una copia por cada documento privado original debidamente certificada por notario público costarricense, según lo dispuesto en el Código Notarial, Ley N°7764, del Diecisiete de abril de mil novecientos noventa y ocho; atendiendo a su vez con la demás normativa vigente en Costa Rica en cuanto a contenido y pago de timbres y especies fiscales.

• Para los títulos o certificados de naturaleza electrónica emitidos en el extranjero deberá aportar una declaración jurada emitida por el representante legal de la empresa o persona física oferente en la cual indique que estos
• corresponden a documentos originales.

24. FINIQUITO: La Administración procederá con el finiquito en contratos de obra pública, y a criterio del Administrador del Contrato, se encuentra facultada para realizar el finiquito en contratos de bienes y servicios, de conformidad con el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública.

25. GENERALIDADES:
• De existir inconsistencias en los datos del sistema de calificación de ofertas consignados en la I Parte de este documento y los registrados en el formulario electrónico del Sistema Digital Unificado, prevalecerá lo indicado en el formulario electrónico.
• Serán oferentes todas aquellas personas físicas o jurídicas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado, actuando por sí mismo o por medio de un representante con capacidad suficiente y con base en lo que establezca el ordenamiento jurídico.
• Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite y acepta:
 Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
 Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a perfeccionar entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.
 Que se entienden incorporadas al pliego de condiciones todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables al presente procedimiento de contratación pública, por lo que se encuentran obligados a su cumplimiento aún y cuando no lo hayan manifestado expresamente en su oferta.
 Someterse a la jurisdicción y a los tribunales nacionales.

• Se recuerda que en materia de contratación pública aplica la figura de la caducidad de conformidad con el artículo 112 de la Ley General de Contratación Pública y 292 de su Reglamento.