Mantenimiento preventivo y servicio técnico del sistema de agua caliente del Hospital del Trauma

Pliego de Condiciones 

IV. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA PERSONA OFERENTE:

A. Experiencia de la persona oferente:
La persona oferente deberá demostrar que tiene experiencia en trabajos de mantenimiento y reparación del sistema de calentamiento de agua de similares características a las de la presente contratación, para eso deberá aportar información de al menos dos (2) contratos que incluyan al menos 1 sistema compuesto por 1 calentador de 800000 BTU/H, 1 tanque de almacenamiento, 1 control de recirculación.

Para demostrarlo debe aportar declaración jurada con un listado con información de contrato nacional con personas físicas o jurídicas (puede ser 1 contrato o bien varios contratos que sumen o superen la capacidad 800000 BTU/H). Dichos contratos pueden estar en ejecución o bien si no está vigente puede haber sido ejecutado hasta 5 años hacia atrás a partir de la fecha de apertura de ofertas del presente contrato.
La persona oferente en su declaración jurada debe aportar al menos la siguiente información:

1. Nombre de la empresa contratante.
2. Nombre de la persona responsable; número de teléfono y correo electrónico.
3. Dirección geográfica de su empresa.
4. Indicar cantidad de equipos, características generales y capacidad en BTU/H, de cada sistema en total a los cuales se brinda o brindó el servicio.
5. Fecha de inicio y finalización o indicar si está vigente.

El Instituto se reserva el derecho de verificar con los clientes, sobre las referencias aportadas y su grado de satisfacción con los servicios recibidos por parte de la persona oferente.
En caso de que la oferta sea en consorcio, todos los participantes del mismo deberán cumplir con la experiencia la persona oferente requerida en la presente cláusula.

B. Personal técnico de la empresa: La persona oferente deberá presentar una declaración jurada donde indique que en caso de resultar adjudicado contará con personal calificado para brindar los servicios a los sistemas objeto de este pliego de condiciones.

 Personal Profesional

• Mínimo una (01) persona, con las siguientes características:
o Grado mínimo de ingeniería, cuyo grado académico debe ser de la rama mecánica, electromecánica, mantenimiento industrial.
o Experiencia de al menos seis meses en el diseño, operación, montaje y mantenimiento de sistemas de igual naturaleza a la solicitada en este pliego de condiciones.

Así como:

 Personal técnico

• Mínimo Dos (02) personas (independientemente de la especialidad) en el área eléctrica, electrónica, mecánica, electromecánica, mantenimiento Industrial; con que cuenta para brindar el servicio, los cuales deben cumplir con lo siguiente:
o Graduados en Colegio Vocacional, del INA o instituciones privadas, fundaciones, o capacitación impartida por fabricantes de equipos de la misma naturaleza al objeto de este contrato.
o Experiencia mínima de 6 meses en servicio técnico de este tipo de sistemas.

C. Declaración jurada: La persona oferente deberá presentar declaración jurada donde indique lo siguiente:

• Que cuenta con la capacidad para brindar el mantenimiento preventivo, así como el servicio técnico al sistema que conforma la partida, así mismo deberá expresar que cuenta con la posibilidad de suplir los repuestos o partes originales que sean necesarias para cada sistema ya sea durante los mantenimientos preventivos o durante los servicios técnicos que se ejecuten.

• Manifestar que cuenta con el firmware de cada uno de los equipos de este contrato, para realizar cualquier actualización, medición, ajuste de parámetros, o cualquier otro trabajo que involucre las tarjetas actuales para dejar el equipo en optimo funcionamiento y que este servicio no representará un incremento en los costos ofertados.

• Que garantiza que contará con las herramientas e instrumentos de medición y calibración necesarias para brindar mantenimiento preventivo, así como por servicio técnico a los equipos o sistemas del objeto contractual.

• Brindar la información del taller o las instalaciones debidamente acondicionadas en equipo y herramienta, con que cuenta para brindar y coordinar las reparaciones y servicios de mantenimiento que incluyen este concurso, así como su dirección geográfica.

• Debe manifestar que el personal propuesto está siendo capacitado continuamente en programas internos de la empresa para brindar los servicios.

D. Precio: La oferta debe incluir todos los aspectos solicitados en el presente pliego de especificaciones y sus anexos. Además, debe indicar el desglose de la oferta según lo siguiente:

• La persona oferente debe indicar el costo del mantenimiento preventivo mensual para cada uno de los equipos sujetos a concurso.

• Para el servicio técnico, debe indicar por separado el costo por hora hombre del profesional y del técnico, los que deben incluir todos los componentes tales como: cargas sociales, pólizas, utilidad, gastos administrativos.

E. Equipo de trabajo de subcontratistas:
La persona oferente, en caso de utilizar subcontratos debe presentar una declaración jurada donde manifieste que como parte del equipo de trabajo de los subcontratistas cuentan con personal técnico con experiencia mínima de seis meses en mantenimiento preventivo y servicio técnico en los sistemas objeto de la presente contratación y que cumplen con la preparación requerida en el Inciso B del presente apartado.

La subcontratación de alguna parte del servicio debe realizarse conforme lo disponen los artículos Nº49 y Nº133 de la Ley General de Contratación Pública y de su Reglamento, respectivamente. Se permitirá un porcentaje máximo de subcontratación del 50% del monto adjudicado, lo cual procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas y ello no relevará al contratista de su responsabilidad sobre la ejecución de las labores en sitio.

En ese sentido, sin perjuicio de lo que ahí se indica, la persona Oferente debe presentar en su oferta, una lista de los posibles subcontratistas que tendrán participación en la ejecución del servicio y su porcentaje de participación.

Así mismo, se recuerda que, según el artículo Nº118 – Naturaleza y sanción a particulares incisos a y b) de la Ley General de la Contratación Pública el Instituto, inhabilitarán, para participar en procedimientos de contratación administrativa, según la gravedad de la falta, a la persona física o jurídica que:

…“Contrate o subcontrate obras, maquinaria, equipo, instalaciones o materiales, para ejecutar obras públicas adjudicadas mediante licitación, con empresas o grupos de empresas relacionadas, diferentes de las que señala el listado de subcontratación presentado con la oferta según el artículo Nº58 de esta Ley” ...

De cada posible subcontratista deberá presentar certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales (originales o copia certificada). Cuando la propiedad de las acciones esté en poder de una persona jurídica, igualmente debe indicarse la propiedad de las acciones de esta última.

Por cada subcontratista, la persona oferente debe manifestar expresamente que la declaración jurada incorporada en SICOP se encuentra actualizada e invariable de conformidad con el artículo N°29 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo N°33 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

F. Índices oficiales de Precios y costos asociados:
De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

En caso de que aporten índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

a) País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)
b) Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
c) Ente público competente que divulga el índice.
d) Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

2. La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

3. En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.

4. Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona Oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde la persona oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos de su estructura.

Completar información en documento adjunto Anexo N°2 Desglose e índices de precios.

G. Toda persona oferente deberá adjuntar junto con su oferta declaración jurada, mediante la cual manifieste, bajo juramento, que cuenta con lo siguiente:

a) Un Programa de Salud y Seguridad Ocupacional debidamente implementado.
b) Un Plan de preparativos y respuesta ante emergencias
c) Comisión de Salud y Seguridad Ocupacional, conforme a la normativa aplicable, en el caso de empresas que cuenten con más de diez personas trabajadoras.
d) Oficina de Salud y Seguridad Ocupacional, cuando se trate de empresas que cuenten con más de cincuenta personas trabajadoras.

Nota: En caso de que, conforme a la normativa nacional vigente, no sea requerida la presentación de estos requisitos en la declaración, se deberá efectuar la debida justificación de tal condición.

En caso de que la contratación implique la ejecución de trabajos en espacios confinados y/o trabajos en alturas, la persona oferente deberá declarar, bajo fe de juramento, que el personal asignado para la realización de dichas labores cuenta con lo siguiente:

a) Para el personal supervisor: certificado vigente que acredite la condición de persona competente para el tipo de trabajo a realizar.
b) Para el personal ejecutor de las labores: certificado vigente que acredite la condición de persona autorizada para la ejecución de la labor asignada.

Nota: En caso de que, existan subcontratos, la persona subcontratista deberá cumplir de igual manera con los puntos anteriores.

Compendio.

II. REQUISITOS TÉCNICOS DE LA PERSONA OFERENTE:
1. Supervisor del contrato por parte de la persona oferente: con solo la presentación de la oferta, la persona oferente deberá contar con un encargado que supervise y lleve el control general del contrato para asegurar un mejor orden, ubicación, y control al Instituto de un correcto mantenimiento y reparación; por lo que deberá aportar los atestados respectivos. El funcionario designado será de acuerdo con lo indicado en el pliego de condiciones.

2. Con solo la presentación de la oferta, la persona oferente se compromete, a establecer un plan contingente para la prestación del servicio, ante cualquier desastre natural o incidentes que puedan poner en riesgo la continuidad del servicio contratado. Asimismo, en caso de resultar persona adjudicataria; se compromete a remitir el o los planes a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la formalización, quedando facultada la Unidad Usuaria a remitir sus observaciones al contratista en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción de dicho plan, cuya atención por parte de este no puede ser mayor a los dos días hábiles. Lo anterior sin perjuicio de que ambas partes se reúnan para conciliar un plan de acción y sin costo adicional para la Administración.

3. Tiempos de respuesta para reportes de fallas, reportes de averías, mantenimientos correctivos y atención a emergencias:

Con solo la presentación de la oferta, la persona oferente se compromete a brindar servicio técnico en modalidad 24/7/365 (veinticuatro horas al día, siete días a la semana, trescientos sesenta y cinco días al año), garantizando un tiempo de presentación de sus técnicos o ingeniero máximo cuatro (4) horas naturales máximas de respuesta desde el momento en que se reporta la incidencia, ya sea por vía telefónica o correo electrónico:

Este tiempo será controlado mediante registro de ingreso y salida de seguridad institucional en cada sitio y/o el QR, ubicado en la puerta de ingreso de cada localidad, para lo cual se debe completar el llenado del Form de forma obligatoria.

El tiempo de respuesta se contabiliza desde el momento del reporte hasta la presentación del técnico en el sitio.

El incumplimiento de estos tiempos será considerado como una falta a las condiciones del pliego de condiciones y el compendio lo que facultará a la Administración para aplicar las sanciones correspondientes y, de ser necesario, iniciar el procedimiento de resolución contractual conforme a la normativa vigente. La aceptación expresa de esta cláusula por parte de la persona oferente se entiende otorgada con la presentación de su oferta.

4. La persona oferente debe aportar junto con su oferta copia de la patente comercial del local propuesto, la misma debe estar a nombre de la persona Oferente y vigente al momento de la apertura de ofertas en la cual se detalle la actividad para la cual se otorgó, siempre y cuando la Municipalidad de la zona brinde este tipo de documentos, caso contrario deberá portar la negativa de la Municipalidad.

De conformidad con lo establecido en pliego de condiciones, compendio y anexos.

Pliego de Condiciones

III. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. La persona oferente deberá considerar en la elaboración de su plica, tanto las consideraciones del presente documento como del Anexo “Compendio - Especificaciones generales MP y ST”.

B. El costo del mantenimiento preventivo y de servicio técnico debe incluir materiales, mano de obra, gastos administrativos, utilidad, impuestos, gastos de transporte, viáticos y cualquier gasto necesario para ejecutar los servicios objeto de este contrato, no se aceptarán cobros posteriores por estos rubros.

C. Aspectos Subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.

D. No se aceptarán ofertas parciales, la persona oferente deberá cotizar la totalidad de equipos señalados en la partida.

E. Con la sola presentación de su plica se garantiza:
• Calidad de los servicios.
• Corrección de cualquier labor ejecutada de forma no adecuada según las condiciones del pliego de condiciones.
• Reposición de parte defectuosas o que fallen antes de su vigencia de garantía.

F. La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia de -33% a 0% con respecto al presupuesto disponible (precios de referencia); para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

G. Moneda de Cotización: Según lo indicado en la directriz N°044-H, se permite ofertas tanto en colones como en moneda extranjera dado que en el estudio de mercado se comprobó que los potenciales oferentes cotizan en colones y dólares. Se recomienda tomar en cuenta el cotizar en la moneda en que desarrolla sus actividades para mantener el equilibrio económico.

H. En todos los costos de la oferta debe de incluirse el IVA. En caso de que alguno de los ítems indicados en la oferta se encuentre exentos del pago de dicho tributo, presentar el documento correspondiente que certifique dicha exención.

I. Como persona oferente deberá entenderse persona física y/o jurídica.

Compendio

I. CONDICIONES TÉCNICAS DE LA PERSONA OFERENTE:

1. Horario del servicio: La persona oferente deberá considerar en su oferta; que los servicios se requieren en un horario de servicio lunes a sábado de 7:00 am a 5:00 pm; para los servicios de tipo preventivo, pudiendo ampliarse este horario por mutuo acuerdo en caso de ser necesario, sin que esto represente costos diferentes a los adjudicados.

2. Para la atención de incidentes, (servicios técnicos) y solicitudes de trabajo que se puedan presentar, estos según las necesidades operativas y previa coordinación con los distintos departamentos y áreas, se debe contemplar en su oferta que el servicio se podrá requerir en horarios diurnos o nocturnos, en días hábiles, fines de semana, días feriados obligatorios y no obligatorios (365 días del año / 7 días de la semana/ 24 horas). Sin costo adicional para la Administración.

3. Garantía de funcionamiento: La garantía por mano de obra, repuestos y materiales mínima de 12 meses.

• Dentro de este término de garantía, cualquier desperfecto relacionado con el trabajo realizado en la visita, deberá ser sin costos adicionales para la Administración.
• La garantía de las reparaciones comienza a contar a partir de la fecha de recepción final de cada trabajo.
• El costo de los repuestos, materiales, la mano de obra para su instalación, configuración y el costo de cualquier labor requerida para restablecer el sistema a la condición previa al fallo, serán cubiertos por esta garantía.
• Se debe asegurar una vez realizado el servicio, el buen funcionamiento del sistema o equipo y cumplimiento de los parámetros establecidos por el fabricante.
• En caso de que los repuestos deban ser reemplazados antes de finalizar el tiempo de garantía, los nuevos repuestos instalados deberán garantizarse por el periodo total nuevamente sea 12 meses.
4. Visita Técnica: Es deseable, antes de someter su oferta, que la persona oferente visite las instalaciones del HOSPITAL DEL TRAUMA, donde se prestará el servicio, con el propósito de que examine las condiciones en que se desarrollará el trabajo, valore las condiciones de espacio y cualquier situación que pueda afectar el desarrollo del servicio.

La visita técnica se llevará a cabo previa coordinación con el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, Mantenimiento Hospitalario, únicamente a solicitud de la persona oferente. Dicha solicitud deberá realizarse mediante correo electrónico dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la publicación, y la visita se efectuará a las 10:00 horas.

Una vez presentada la solicitud, la visita se realizará al tercer o cuarto día de la publicación, así como los datos del personal de la empresa participante (nombre completo y número de cédula).

La solicitud deberá remitirse a los siguientes contactos:

Javier Padilla: jpadillac@grupoins.com
Roy Rojas Arias: royrojasa@grupoins.com

Esta visita no es para la presentación y atención de aclaraciones, sino sólo para que obtengan conocimiento del sitio donde se ubican los equipos.

5. La persona oferente debe incluir en su oferta todos los costos relacionados a las horas hombre, consumibles e insumos requeridos para la atención y soporte ofrecido; así como herramientas y equipos especializados, certificados y accesorios, partes, elementos, software o similares requeridos para el correcto funcionamiento de los equipos.

6. El servicio de mantenimiento está en función del Sistema de manera integral, por lo tanto, todos elementos de dicho sistema deben ser considerado como un repuesto.