MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE PANELES DE CONTROL DE ACCESO ACCESO Y SUMINISTRO E INSTALACIÓN PARA EL DAR

PARTIDA 1

1. El oferente debe tener experiencia positiva en el mantenimiento preventivo y correctivo de Sistemas de Paneles de Control de Acceso (para el control de ingreso de personas a edificios). Para acreditarla, debe aportar al menos dos (2) cartas y/o certificaciones de referencia de contratos diferentes, cuya duración sea igual o superior a un año, en donde como mínimo se les brinde mantenimiento preventivo y/o correctivo a 20 equipos por contrato. Los contratos podrán estar en ejecución o bien podrán ya haber sido ejecutados, en ambos casos deben encontrarse dentro de los últimos cuatro (4) años contados a partir de la fecha de vencimiento para la recepción de ofertas de esta contratación. Las cartas y/o certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre de la empresa o institución contratante.
• Descripción del servicio realizado.
• Fecha de ejecución.
• Declaración de que el servicio fue recibido a satisfacción o ejecutado satisfactoriamente.
• Nombre, cargo y medio de contacto del responsable que emite la constancia.

1. Se debe entregar una certificación de la empresa fabricante de los equipos actualmente instalados en el TEC (Continental y el software de control de Acceso Card Access 4K (certificados por el fabricante de los paneles), que indique claramente que el oferente es distribuidor e integrador autorizado y que cuenta con centro de servicio autorizado.

 

Requisitos del Personal de la Empresa

1. La empresa debe tener un (1) profesional responsable del seguimiento y labores de mantenimiento; por lo que se debe indicar en la oferta el nombre de este y sus funciones. El responsable debe contar con más de 3 años experiencia comprobada por medio de certificación.
2. El oferente debe contar como mínimo con dos (2) ingenieros ya sea electrónico, informático, telemático, electromecánico o en mantenimiento industrial; certificados en la plataforma Continental y el software de control de Acceso Card Access 4K (certificados por el fabricante de los paneles) el cual es el implementado actualmente en el Tecnológico de Costa Rica. Los ingenieros deben estar debidamente colegiados ante el Colegio Federado de Ingeniero y Arquitectos (CFIA). Para efectos de corroborar la información se debe presentar copia de los títulos académicos, así como de la certificación del fabricante.
3. Además, la empresa debe contar con dos (2) operarios con al menos el grado de Técnico en Educación Media, Colegio Vocacional, I.N.A o institución especializada en las áreas de Electrónica Industrial, Mantenimiento Industrial o afín. Deben estar certificados por parte del fabricante, en la plataforma Continental y el software de control de Acceso Card Access 4K. Para efectos de corroborar la información se debe presentar copia de los títulos académicos, así como de la certificación del fabricante.
4. La responsabilidad patronal será única y exclusivamente del contratista, por lo que no existirá ninguna relación laboral entre el ITCR y los trabajadores o empleados del contratista.
5. Es un deber ineludible del contratista cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social y laboral, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento. El ITCR se reserva la potestad de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones en cualquier momento. Esta cláusula será considerada contenido esencial de la contratación, y cualquier falta a la misma implicará incumplimiento contractual, en cuyo caso, podrá el ITCR dar por terminado el contrato, según lo dispuesto por las normas que regulan la materia. El Contratista deberá cumplir, además, todo lo relativo a Salud Ocupacional.

Los archivos o documentos que se solicitan en los puntos anteriores se deben presentar con la siguiente nomenclatura:

DOCUMENTO SOLICITADO	NOMBRE DEL ARCHIVO
Experiencia Empresa #1	01_Experiencia_Empresa_1
Experiencia Empresa #2	02_Experiencia_Empresa_2
Currículo Profesional #1	03_CV_Profesional_1
CFIA Profesional #1	04_CFIA_Profesional_1
Currículo Profesional #2	05_CV_Profesional_2
CFIA Profesional #2	06_CFIA_Profesional_2
Certificación Marca Profesional #2	07_Marca_Profesional_2
Currículo Profesional #3	08_CV_Profesional_3
CFIA Profesional #3	09_CFIA_Profesional_3
Certificación Marca Profesional #3	10_Marca_Profesional_3
Currículo Técnico #1	11_CV_Técnico_1
Experiencia Técnico #1	12_Exp_Técnico_1
Certificación Marca Técnico #1	13_Marca_Técnico_1
Currículo Técnico #2	14_CV_Técnico_2
Experiencia Técnico #2	15_Exp_Técnico_2
Certificación Marca Técnico #2	16_Marca_Técnico_2
Representación de la Marca Ofertada	17_Representación_Marca

 

PARTIDA 2

El oferente debe tener experiencia positiva en el suministro e instalación de sistemas de automatización de puertas corredizas acorde al objeto de la partida. Para acreditarla, debe aportar al menos dos (2) cartas y/o certificaciones de referencia de contratos diferentes, con experiencia positiva en la instalación de puertas corredizas automáticas, similares a las requeridas en la presente contratación. Los contratos podrán estar en ejecución o bien podrán ya haber sido ejecutados, en ambos casos deben encontrarse dentro de los últimos cuatro (4) años contados a partir de la fecha de vencimiento para la recepción de ofertas de esta contratación. Las cartas y/o certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre de la empresa o institución contratante.
• Descripción del servicio realizado.
• Fecha de ejecución.
• Identificación de las puertas o sistemas atendidos.
• Declaración de que el servicio fue recibido a satisfacción o ejecutado satisfactoriamente.
• Nombre, cargo y medio de contacto del responsable que emite la constancia.

 

El oferente debe aportar la documentación técnica que permitan a la Administración verificar de manera objetiva, suficiente y trazable el desempeño de la ejecución contractual. Esta documentación debe acreditar de forma inequívoca que la obra o servicio alcanzó una terminación normal y fue recibida a entera satisfacción, sin vicios ni procedimientos de resolución pendientes. Por tanto, la simple captura o imagen de un contrato suscrito tendrá carácter meramente complementario, ya que por sí solo no demuestra el desempeño real del contratista ni sustituye la certificación exigida en este pliego.

1. FUNDAMENTO DE LA CONTRATACIÓN

Dar mantenimiento a los paneles de control de acceso (control de ingreso de personas a edificios) de la Institución proporcionando con esto el aumento de su vida útil y el funcionamiento correcto con eficiencia y eficacia. Meta de inversión 1.1.5.11. Objetivo: 5.

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Contratar mano de obra, equipo, herramientas y materiales necesarios para brindar el Mantenimiento Preventivo Paneles de Control de Acceso (control de ingreso de personas a edificios), para los Campus Tecnológico Central, Cartago, Campus Tecnológico Local San José y San Carlos, Centro Académico Alajuela y Limón.

El Departamento de Aprovisionamiento será el encargado de tramitar este proceso y proporcionará cualquier información necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta contratación, previa coordinación con el Ente Técnico.

1. ESTIMACIÓN PRESUPUESTARIA

Partida 1, líneas 1 a la 10: Según las solicitudes de bienes 286831, 287201, 287192 y 287226, y una vez formalizado el contrato, se elaborará la orden de pedido de los dos (4) mantenimientos preventivos anuales, 2 por semestre de acuerdo con el año calendario, para cada uno de los sistemas. El presupuesto asignado para tal fin es de ¢7.900.000.00 (siete millones novecientos mil colones exactos).

 

Partida 1, líneas 11, 12 y 13: El monto cotizado por el oferente en estas líneas se tomará como referencia para calcular el costo de la mano de obra los mantenimientos correctivos, por tal razón en el SICOP debe indicar el valor del precio unitario por hora de cada uno de los perfiles profesionales solicitados. Las órdenes de compra y órdenes de pedido se irán generando de acuerdo con el procedimiento indicado en la sección de Mantenimiento Correctivo del presente pliego.

 

Partida 2-14: De acuerdo con la solicitud de contratación 290223, se cuenta con un disponible de ¢1.900.000 el respectivo suministro e instalación del sistema en el Departamento de Admisión y Registro, Campus Central.

 

Partida 2, líneas 15, 16 y 17: El monto cotizado por el oferente en estas líneas se tomará como referencia para calcular el costo de la mano de obra los mantenimientos correctivos para su aplicación en el periodo (2027-2028) a partir del segundo periodo de contrato, por tal razón en el SICOP debe indicar el valor del precio unitario por hora de cada uno de los perfiles profesionales solicitados. Las órdenes de compra y órdenes de pedido se irán generando de acuerdo con el procedimiento indicado en la sección de Mantenimiento Correctivo del presente pliego.

1. ESTABLECIMIENTO DE MARGEN DE TOLERANCIA

A partir de los datos obtenidos en el SONDEO DE PRECIOS y de conformidad con los artículos 44 y 106 del RLGCP, se comunica el porcentaje que será aplicado a la partida para efectos del análisis de razonabilidad de los precios ofertados. Para este procedimiento, se considerarán razonables y aceptables aquellos precios que se encuentren dentro del siguiente rango de tolerancia:

Margen de tolerancia

Partida - Línea	Precio mínimo aplicando el margen de razonabilidad	Precio máximo aplicando el margen de razonabilidad
1 – 1 a la 13	₡7 048 629,87	₡8 805 330,67
2 -14	₡1 303 588,54	₡4 705 045,18

 

EXPRESIÓN MATEMÁTICA PARA CALCULAR LOS VALORES

• PMIN = (P- (P * % MTOL))
• PMAX = (P + (P * % MTOL))

Donde:

• PMIN: Precio Mínimo
• PMAX: Precio Máximo
• P: Promedio
• MTOL: Margen de tolerancia

Tomando en consideración el resultado obtenido del sondeo de precios, se establece para la partida un margen de tolerancia, conformado por un precio mínimo y un precio máximo. En consecuencia, se considerarán razonables y aceptables aquellas ofertas cuyos precios se encuentren dentro de dicho margen, por lo que, si su plica se encuentra fuera del rango, debe justificar desde la presentación de la oferta, las razones que derivan esta condición.

1. VISITA AL SITIO

Se convocará a visita al sitio a través de la plataforma SICOP la cual dará inicio en el Departamento de Administración de Mantenimiento, en la fecha y hora dispuesta e indicado en el Sicop. La visita no es obligatoria, quienes no asistan no pueden alegar desconocimiento posterior.

1. SUBCONTRATACIÓN

El oferente debe indicar en su oferta si habrá uso o no de la figura del subcontratista. Si existe en la oferta subcontratistas debe considerar:

1. El porcentaje de subcontratación permitido en la presente contratación será de hasta un máximo de 50% al amparo de lo establecido en el artículo 49 de la LGCP y el artículo 133 del RLGCP.
2. Listado de los subcontratistas con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.
3. Para verificar la información en el inciso b), el oferente debe completar la siguiente tabla:

Nombre del subcontratista (persona física o jurídica)

Cédula física o jurídica de la persona subcontratista

Monto subcontratado

Porcentaje de subcontratación

Área de subcontratación

1. De conformidad con los artículos 14 inciso g) de la LGCP, 122 del RLGCP los subcontratistas deben encontrarse inscritos, activos y al día con las obligaciones obrero-patronales y de seguridad social, así como de los impuestos nacionales. Es responsabilidad del oferente verificar las obligaciones de las calidades de los subcontratistas incorporados en su oferta.
2. La persona subcontratista debe cumplir con la Declaración jurada todo de conformidad al artículo 29 LGCP, de no constarse en el expediente electrónico la oferta será excluida del procedimiento.
3. Todo subcontratista de estar registrado en el sistema digital unificado (SICOP), de conformidad al artículo 18 de la LGCP.
4. PRECIO
5. Es responsabilidad del contratista tener en cuenta las diferentes marcas de panel, la conformación de los sistemas, así como su ubicación (según campus) para efectos de cotizar los precios unitarios. Se realizará una sola visita técnica en el Campus Tecnológico Central, Cartago.
6. Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a cotizaciones en colones.
7. El oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de erogación a cargo del ITCR que se derive de la adjudicación de esta contratación.
8. El precio total cotizado debe presentarse en números con no más de dos decimales y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras.
9. Para la evaluación y análisis del precio presentado en la oferta, el ITCR aplicará lo establecido en el artículo 106 del RLGCP.
10. Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el BCCR, vigente al día de apertura de las ofertas.
11. PRESENTACIÓN DE PRECIO

Para la presentación del monto de la oferta electrónica en SICOP el precio de los mantenimientos preventivos y precio por hora de correctivo por sistema debe presentarse de la siguiente manera:

Partida/ Línea	Tipo de Panel/Servicio	Unidad de medida	Costo unitario (costo por visita)	Sub total	IVA 2%	Total
P1/L1	SUPER 2 Campus Tecnológico Central Cartago	1 sistema
P1/L2	SUPER 4 Campus Tecnológico Central Cartago	1 sistema
P1/L3	Turbo Superterm Campus Tecnológico Central Cartago	1 sistema
P1/L4	SUPER 2 Campus Tecnológico Local San José	1 sistema
P1/L5	Turbo Superterm Campus Tecnológico Local San José	1 sistema
P1/L6	SUPER 2 Campus Tecnológico Local San Carlos	1 sistema
P1/L7	SUPER 4 Campus Tecnológico Local San Carlos	1 sistema
P1/L8	Turbo Superterm Campus Tecnológico Local San Carlos	1 sistema
P1/L9	Turbo Superterm Centro Académico Limón	1 sistema
P1/L10	Turbo Superterm Centro Académico Alajuela	1 sistema
P1/L11	Técnico especializado (Mantenimiento correctivo)	1 hora
P1/L12	Ayudante (Mantenimiento correctivo)	1 hora
P1/L13	Profesional responsable y especializado (Mantenimiento correctivo)	1 hora
P2/L14	Suministro e instalación de sistemas de automatización puerta DAR	1 sistema
P2/L15	Mantenimiento Preventivo de sistemas de automatización puerta DAR	1 sistema
P2/L16	Técnico especializado (Mantenimiento correctivo) de automatización puerta DAR	1 hora
P2/L17	Ayudante (Mantenimiento correctivo) de automatización puerta DAR	1 hora
P2/L18	Profesional responsable y especializado (Mantenimiento correctivo) de automatización puerta DAR	1 hora
Subtotal. Sumatoria de precios unitarios sin IVA
Impuesto (IVA 2%)
Total. Sumatoria total de precios unitarios con IVA

1. ESTRUCTURA DE PRECIO

El precio debe indicar desglose completo de su estructura, de conformidad con la naturaleza del bien según el artículo 42 Ley General de Contratación Pública y artículo 102 del Reglamento.

RUBRO DE LA OFERTA		PORCENTAJE	MONTO
CD	COSTOS DE INSUMOS DIRECTOS	%
	COSTOS DE MANO DE OBRA DIRECTOS	%
	SUBCONTRATOS	%
CI	COSTOS DE INSUMOS INDIRECTOS	%
	COSTOS DE MANO DE OBRA INDIRECTOS	%
CA	COSTOS DE INSUMOS Y/O SERVICIOS [1]	%
U	UTILIDAD	%
I	IMPREVISTOS	%
Total		%

[1] reajustados o revisados mediante el método analítico documental establecido en el artículo 14 reglamento publicado mediante N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN

 

En caso de que la oferta se presente en diferentes monedas se deben presentar la estructura de precios para cada moneda ofertada.

índice de precios

 

El oferente debe proponer y presentar en la oferta todos los índices de precios oficiales de los costos directos e indirectos de la estructura de precios ya sea para moneda nacional y/o para los costos en moneda extranjera todo de conformidad a los artículos 8 al 14 del decreto N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN. 

 

Para ello deberá presentar una declaración jurada donde se acredita la veracidad de la información y se demuestre la pertinencia y concordancia del índice de precio, el costo que será revisado o reajustado y la moneda del costo ofertado.

1. FORMA DE PAGO
2. La forma de pago se realizará al finalizar la totalidad de las visitas definidas por ronda. El pago se gestionará 30 días naturales posteriores al recibido a satisfacción por parte del Administrador del Contrato.
3. El Instituto solo tramitará pagos contra la presentación de facturas en formato digital y que hayan cumplido con el proceso de aprobación establecido por el Departamento de Administración de Mantenimiento
4. ADJUDICACIÓN
5. De conformidad con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
6. El ITCR se reserva el derecho de adjudicar todas las líneas de una misma partida a un único oferente.
7. El ITCR procederá a adjudicar la presente Contratación, en el doble del plazo para recibir ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubieren dado. Este plazo podrá prorrogarse por un período igual al plazo de recepción de ofertas y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión, todo según lo estipulado en el artículo 140 del RLGCP.
8. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Como requisito para la formalización de la contratación, el adjudicatario debe depositar a través del Sistema digital unificado, en un plazo de tres días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, la garantía de cumplimiento correspondiente a un monto del 10% sobre el monto adjudicado anualmente según el plazo indicado en el pliego de condiciones. La cual debe prorrogarse, anualmente en caso de aplicar prórrogas al contrato.

Nota: Artículo 44 (LGCP) Garantía de cumplimiento. Será facultativa la obligación de exigir garantía de cumplimiento para aquellas contrataciones efectuadas con Pymes derivadas del procedimiento de licitación menor que no alcancen el diez por ciento del umbral de este para obras, bienes y servicios, según el umbral de la institución que promueva la licitación.

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de control de acceso en los edificios del Campus Tecnológico Central, Cartago, Campus Tecnológico Local San José y San Carlos, Centro Académico Alajuela y Limón:

Contratación de mano de obra, equipo total, herramientas y materiales necesarios para el Mantenimiento preventivo y correctivo de Paneles de control de acceso marca Continental.

Todo con base a las especificaciones técnicas brindas por el Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM).

Se deben realizar las siguientes tareas: limpieza interna y externa, revisión de conectividad enlaces y puesta a punto de todo el sistema para su perfecta y plena operatividad con una periodicidad trimestral.

Ejecución del servicio

1. El Contratista debe presentar un programa detallado de mantenimiento preventivo para los sistemas indicados considerando los aspectos mencionados anteriormente. Este programa debe contemplar una frecuencia de mantenimiento anual con visitas semestrales.
2. Durante la ejecución del contrato, el Contratista debe presentar una copia de los formularios de mantenimiento preventivo con todos los datos obtenidos, en cada visita, al administrador del contrato designado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, para su correspondiente análisis.
3. Todo servicio debe quedar respaldado por un reporte de trabajo (reporte de servicio). Cuando se realicen visitas de mantenimiento preventivo, correctivo o visitas por llamadas de emergencia se presentará un reporte de trabajo. El visto bueno por parte del funcionario asignado, en el reporte de trabajo y el resumen de inspección del Contratista, debe de darse por la verificación del trabajo (inspección visual y técnica), revisión de documentación para dar la aprobación del trabajo realizado. Sólo en los reportes de mantenimiento preventivo se debe adjuntar el check list o listado de las rutinas de mantenimiento realizadas a cada equipo. Este listado deberá adjuntarse también a las copias del reporte mencionadas anteriormente. El reporte puede ser de manera digital.
4. El Contratista enviará reportes extraordinarios por situaciones anormales o especiales que presente el equipo objeto de este contrato, con observaciones y recomendaciones para el Instituto Tecnológico de Costa Rica.
5. El Contratista debe reportar en forma escrita cualquier modificación realizada a los sistemas en un plazo no mayor a tres días naturales a la ejecución de esta, aunque sea realizada por medio de mantenimiento preventivo.
6. Todos los materiales y equipos necesarios para llevar a cabo la labor contratada serán suministrados por el Contratista. El Contratista debe indicar en su oferta las características técnicas de los materiales a utilizar para la ejecución de las actividades de mantenimiento en general (químicos, lubricantes, etc.). Con base a la información suministrada, el administrador del contrato debe evaluar y aprobar los materiales propuestos, y en el caso que no sean satisfactorios para tal fin, debe acoger los materiales recomendados por el Instituto Tecnológico de Costa Rica para la ejecución de las actividades de mantenimiento. Las calidades y características de los materiales a utilizar durante la vigencia del contrato permanecerán invariables a lo largo del mismo, a excepción, que previa autorización del administrador del contrato, proceda a cambiar la marca o tipo de los materiales utilizados.
7. No habrá interferencia con las labores de operación de los equipos indicados, a no ser que se requiera hacer algún trabajo donde se coordinará con el DAM para hacer el respectivo aviso a los encargados de cada edificio.
8. La duración de las labores de mantenimiento se realizará de tal manera que el tiempo fuera de servicio de las unidades durante la ejecución de dichas labores sea el menor posible.
9. Toda el área de trabajo debe permanecer en perfecto orden, además de dejarla completamente limpia de residuos los cuales deben ser retirados con celeridad de la zona de trabajo una vez finalizados. No habrá almacenamiento de material residual producto de las labores de mantenimiento, es decir, la forma en que se eliminará cualquier material de desecho será asumida por el contratista el cual debe ser un proceso amigable con el ambiente y tratados los respectivos desechos. Para este caso se podría solicitar comprobantes al contratista para verificar dicho fin.
10. Todas las actividades de mantenimiento deben ser realizadas bajo la mejor práctica de ejecución y con la consideración de las recomendaciones hechas por los fabricantes de los equipos y componentes de estos.
11. El servicio de mantenimiento preventivo debe brindarse dentro de lo posible en la jornada de nueve horas a iniciarse a las 07:30 horas y no prolongarse después de las 16:30 horas todos los días, de lunes a viernes; deben considerarse además fines de semana o feriados según solicitud y autorización del Administrador de Contrato.
12. El Contratista garantizará la capacidad del personal que utilizará en este trabajo, asimismo elaborará una lista con sus respectivos nombres y números de cédulas de identidad. El contratista debe tener como prioridad la seguridad de los trabajadores por lo que deben tener equipo de seguridad personal tales como arnés, chaleco reflectivo, preferiblemente como ropa que identifique a la empresa, entre otros.
13. El Contratista será responsable total por cualquier daño realizado a las instalaciones o equipos del Instituto Tecnológico de Costa Rica. El contratista será responsable por cualquier daño que, por acción u omisión propia o de su personal, se ocasione a las instalaciones, infraestructura, equipos o bienes del ITCR durante la ejecución de los trabajos. En tales casos, deberá asumir la reparación, reposición o restitución correspondiente, sin costo alguno para la Institución y a satisfacción de esta.
14. Utilizar equipo de protección personal
15. En caso de lluvia no rayería no se podrán realizar o continuar los trabajos de mantenimiento preventivo y/o correctivo.
16. El contratista debe contemplar los gastos de traslado y otros para las diferentes sedes indicadas (Cartago, San José, San Carlos, Limón y/o Alajuela).
17. El ITCR no aportará equipo y/o herramienta alguna para ser usada por el Contratista, así mismo no se responsabiliza por daños, pérdida, robo o deterioro de equipo y/o herramientas, entre otros, propiedad del Contratista. El Contratista es el único responsable por el equipo y la herramienta que utilizará para realizar los trabajos, por lo que debe velar por la seguridad de este, por lo tanto, el TEC quedará exento de toda responsabilidad en caso de extravío de esta dentro de sus instalaciones. El Contratista se compromete a suministrar como parte integral del contrato todas las herramientas, mano de obra y materiales consumibles necesarios para el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos objeto de esta contratación. El material consumible es aquel artículo, producto o material que no se puede comprobar posteriormente las cantidades o calidades usadas tales como los detergentes, implementos de limpieza, grasas, aceites para lubricar rodamientos y cables de tracción, penetrantes, desincrustantes, limpiadores dieléctricos, elementos abrasivos, soldadura, y cualquier otro que cumpla con esta característica, que se necesiten para completar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo, estos deberán ser inocuos si entran en contacto con alimentos o implementos de uso de preparación o consumo de éstos.
18. El Contratista responsable del servicio de mantenimiento correctivo atenderá llamadas 24 horas al día los 7 días de la semana, para lo cual indicará un número telefónico fijo, un teléfono celular y correo electrónico dispuesto por la empresa. El Contratista tendrá un máximo de 8 horas para atender la falla después de ser reportada (Con excepción de equipos ubicados en San Carlos y Limón que se debe coordinar previamente).
19. Repuestos, accesorios y materiales
20. Se entenderá por Repuesto (s) todos aquellos, accesorios y materiales necesarios para el correcto funcionamiento de los sistemas y equipos, y que serán instalados para la corrección de una avería o en caso de detectarse una condición del equipo que se pueda prevenir.
21. Repuestos para stock: son los repuestos básicos, requeridos para cada tipo de equipo, de dotación inmediata para garantizar la continuidad de los servicios; debe indicar el precio unitario, ejemplo carbones, fajas de trasmisión, rodamientos, entre otros.

• Repuestos de Reposición: son aquellos cuyo costo es significativo para la empresa o por su naturaleza no están disponibles de manera inmediata, por lo que deberá de comprometerse a contar con ellos, para hacer el cambio según la vida útil o frecuencia de cambio conocida del mismo en función del tiempo, ejemplo tarjetas electrónicas, motores, entre otros.

1. Para los repuestos, accesorios y materiales y que aplicada la rutina de Mantenimiento Preventivo, se determine la necesidad de cambio, no inmediato y el proveedor no cuente con ellos en existencias, el técnico una vez realizada la rutina, establece en la casilla de “Observaciones” del Reporte de Servicio, el plazo prudencial para hacer el cambio, sin que se llegue al paro por avería, comunicando y programando al Contratista, para que éste garantice su dotación antes del plazo estimado por el técnico.
2. El Contratista se compromete a cotizar los repuestos, accesorios y materiales de manera independiente en un plazo de cinco (5) días hábiles para que el Instituto Tecnológico de Costa Rica haga los trámites de aprobación y compra respectivos por el Departamento de Administración de Mantenimiento. El Contratista emitirá un reporte que contemple el tipo de repuesto a cambiar, sus características, ficha técnica y el costo de este.
3. Todos los repuestos, accesorios y materiales utilizados serán nuevos y originales. En caso contrario, la institución aprobará los repuestos, accesorios y materiales previa presentación de la proforma acompañada de la ficha técnica del repuesto.

• El técnico del Contratista deberá coordinar con el Encargado del Contrato el paro programado para la ejecución de cualquier tipo de mantenimiento que lo requiera o la instalación de repuestos.
• El Contratista será responsable de cualquier daño DIRECTO que ocasione a las instalaciones, infraestructura, mobiliario, equipo y objetos de valor de la Institución, así como a otras propiedades durante la prestación del servicio o como consecuencia del trabajo ejecutado, por lo tanto, deberá contar con un seguro de responsabilidad civil de cualquier Entidad Aseguradora del país para garantizar su responsabilidad. El Instituto Tecnológico de Costa Rica exigirá la indemnización que corresponda, de acuerdo con la valorización del daño que realice el técnico o especialista designado, y dentro del plazo y condiciones que el inspector solicite. Para el reclamo y pago de cualquier indemnización debe prevalecer el debido proceso y las leyes aplicables de Contratación Administrativa y de las leyes de Costa Rica, por lo que, de no estar de acuerdo El Contratista con la indemnización requerida por la institución, deberá recurrir a las entidades Gubernamentales correspondientes.

1. Capacitación: El Contratista brindará dos capacitaciones al año sobre el procedimiento de utilización adecuado, mantenimiento rutinario y precauciones a aquellos funcionarios que tienen contacto directo con el equipo y su operación, así como a los funcionarios de los Servicios de Vigilancia, Administración de Mantenimiento, Seguridad Laboral, etc. Las fechas de la capacitación serán coordinadas con el Administrador del Contrato.
2. Otras consideraciones
3. Cualquier acto indebido de comportamiento del personal, extravío o pérdida de objetos, de oficinas u edificios en que haya comprobación de los hechos, se tomará las medidas respectivas por parte de la Unidad de Vigilancia e Inspección, con las respectivas consecuencias para el Contratista de reposición del objeto o artículo y sanciones administrativas.
4. El Contratista debe suministrar la certificación de que los desechos producto de esta contratación son depositados adecuadamente en el botadero respectivo, previo a la cancelación de la última factura. Este documento debe de ser entregado a la inspección para su respectiva revisión, para que se pueda proceder con el respectivo trámite de autorización de pago.

• De no atenderse la solicitud de la Inspección, el ítem de pago correspondiente no será cancelado, hasta que sea corregido de conformidad con la inspección.

1. El Contratista deberá considerar las actividades indicadas anteriormente como mínimas requeridas, por lo que deberá proponer y considerar cualquier otro tipo de actividad que considere pertinente para mantener en óptimo estado de operación las unidades de refrigeración que abarcará el contrato.

 

PARTIDA 1, LÍNEAS 1 A LA 10: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SISTEMAS DE CONTROL DE ACCESO

 

Mantenimiento preventivo y correctivo para ciento treinta y seis (136) (paneles) de control de acceso de la marca Continental; en los edificios del Campus Tecnológico Central, Cartago y Campus Tecnológico Local San José y San Carlos y Centro Académico Alajuela y Limón, según las siguientes especificaciones.

Se debe contemplar cuatro (4) visitas anuales, dos por semestre y previamente dispuestas con la coordinación del DAM, además, se deben contemplar seis (6) llamadas de emergencia por trimestre y por campus o centro.

1. Marca: Continental
2. Cantidad de equipos actuales: ciento treinta y seis (136) distribuidos de la siguiente forma: 91 Campus Tecnológico Central, Cartago, 29 Campus Tecnológico Local, San Carlos, 9 Campus Tecnológico Local, San José, 6 Centro Académico de Limón y 1 Centro Académico Alajuela.

Campus	Tipo de Panel	Cantidad de Paneles
Campus Tecnológico Central Cartago	SUPER 2	46
	SUPER 4	8
	Turbo Superterm	37
Campus Tecnológico Local San José	SUPER 2	4
	Turbo Superterm	5
Campus Tecnológico Local San Carlos	SUPER 2	17
	SUPER 4	1
	Turbo Superterm	11
Centro Académico Limón	Turbo Superterm	6
Centro Académico Alajuela	Turbo Superterm	1

• Proyección: 4 visitas anuales (por año de contrato) para todos los equipos (2 por semestre) y previamente dispuestas por la Coordinación del DAM. Sin embargo, está sujeto a presupuesto y necesidad institucional.

1. Emergencias: Es posible que durante la ejecución contractual se realicen llamadas de emergencia. Se debe contemplar seis (6) llamadas de emergencia por trimestre y por campus y centro.
2. Tipo de paneles: Super 2, Super 4 y Turbo Superterm (Super Term +, Accelaterm-8)
3. Tareas mínimas por realizar independientemente del tipo de panel y campus:

Paneles de Control de Acceso

• Limpieza externa de Superficie.
• Limpieza interna de componentes electrónicos.
• Revisión y ajuste de terminales eléctricas.
• Verificación del funcionamiento de las tarjetas principales.
• Verificación de comunicación de la tarjeta de red.
• Verificación de funcionamiento de la batería de respaldo.
• Ajuste mecánico y/o anclaje del panel (en caso necesario).
• Cambio de llavín por mal estado (en caso necesario).
• Se debe contemplar el reemplazo de todas las baterías de respaldo de todos los paneles una (1) vez al año.

Fuentes de poder externas

• Limpieza externa de Superficie.
• Limpieza interna de componentes electrónicos.
• Revisión y ajuste de terminales eléctricas.
• Verificación del funcionamiento de las tarjetas principales.
• Verificación de funcionamiento de la batería de respaldo.
• Ajuste mecánico y/o anclaje de la fuente (en caso necesario).
• Cambio de llavín por mal estado (en caso necesario).
• Se debe contemplar el reemplazo de todas las baterías de respaldo de todos los paneles una (1) vez al año.

Electro magnetos

• Limpieza externa de Superficie.
• Limpieza interna de componentes electrónicos.
• Revisión y ajuste de terminales eléctricas.
• Ajuste mecánico del magneto y recibidor.

Lectoras de proximidad y botones de salidas

• Limpieza externa de Superficie.
• Limpieza interna de componentes electrónicos.
• Revisión y ajuste de terminales eléctricas.

• Ajuste mecánico.

Para todos los equipos debe considerar durante el mantenimiento preventivo

• Verificación del funcionamiento del equipo y/o sistemas en conjunto.

• Verificación del cableado, los conectores y la comunicación entre cada dispositivo.
• Se debe de verificar que los dispositivos que conforman el sistema de control de acceso enlacen con los paneles y estos a su vez con la Central de Comunicaciones donde se monitorea el sistema, confirmando que funcione en forma óptima y se enlacen de forma adecuada.
• Se deberá verificar que todos los tornillos de sujeción de las diferentes piezas de los sistemas se encuentran en buen estado, y todas aquellas piezas móviles que componen cada sistema.
• Se deberá verificar el buen funcionamiento del software (Card Access 4K) que compone el sistema esto con el fin de prevenir cualquier situación que se presente.

Mantenimiento correctivo para sistemas para paneles de control de acceso

En caso de encontrar algún daño en los paneles o alguna situación que requiera la atención de la administración, se debe presentar un informe (presentar al menos tres días hábil después del hallazgo) que al menos contenga la siguiente información:

• Problema encontrado
• Solución recomendada
• Repuestos necesarios (en caso de necesitarlos)
• Cotización de los repuestos y la mano de obra (presentar al menos tres días hábil después del hallazgo)
• Cotización de todo el trabajo (presentar al menos tres días hábil después del hallazgo)

 

Al finalizar el mantenimiento, se debe presentar un informe general por cada panel con las labores realizadas y los hallazgos encontrados.

Una vez finalizado el mantenimiento preventivo, en caso de determinarse que el equipo necesite correcciones adicionales para mantener el equipo funcionando correctamente se debe cotizar a la administración el suministro e instalación de los repuestos y accesorios necesarios para la puesta a punto del equipo. Este mantenimiento correctivo será aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, y se tramitará por medio de una nueva orden de compra a través del Departamento de Aprovisionamiento.

En caso de fallas por emergencia, se requiere la presencia de los técnicos con un tiempo de respuesta de 4 horas después del reporte por parte del personal del ITCR ya sea vía correo electrónico o vía telefónica (para este caso no es un servicio de disponibilidad 24/7 sino más bien un tiempo de respuesta entre las 7:30am y las 4pm).

PARTIDA 1, LÍNEA 11, 12 y 13 Y PARTIDA 2, LÍNEA 16, 17 Y 18: MANTENIMIENTO CORRECTIVO SISTEMAS DE CONTROL DE ACCESO

1. Para brindar el mantenimiento correctivo, el oferente deberá garantizar que, en caso de resultar adjudicado deberá contar con un sistema de recepción de llamadas para atención de solicitudes (reportes, reparación o corrección de errores) debidamente constituido y mantener actualizados los medios de contacto, donde el ITCR pueda hacer sus reportes y exista una persona que atienda y asigne un consecutivo de control, con un servicio de 24x365 (24 horas, los 365 días del año) incluyendo sábados, domingos, asuetos y días feriados.
2. El oferente deberá indicar los números de teléfono y correo electrónico a los cuales se deberá llamar o escribir para tener acceso al sistema, éstos serán los medios principales de servicio de atención de llamadas y reportes.
3. Cuando se encuentren averías que no permitan el funcionamiento normal de los equipos el encargado técnico por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica hará la verificación del estado del equipo y valorará la necesidad de reportar o no la falla encontrada a la empresa.
4. El personal del ITCR que realice el reporte, dejará constancia vía correo electrónico de la fecha y hora del reporte, datos que a todos los efectos serán considerados válidos y oficiales para efectos del cumplir los plazos que a continuación se señalan. El mantenimiento correctivo deberá realizarse en el lugar donde permanezca los sistemas o equipos objeto de esta contratación, en caso de requerir llevarse algún componente o sistema a su taller, se debe entregar por escrito en el reporte de mantenimiento correctivo o de averías, la información general del componente o sistema para que se tenga la evidencia que el contratista se lleva el equipo a revisión o reparación en taller, y dicho reporte debe ir con nombre, firma y número de cédula del personal del Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM) que aprobó la salida y revisión, para lo cual el contratista debe dejar una copia para que sea el respaldo de la administración de que el equipo no está en su sitio.
5. Para el mantenimiento correctivo o avería, la empresa adjudicataria deberá presentarse al sitio a atender la falla en los plazos indicados:

• Área Metropolitana: doce (12) horas máximo.
• Fuera del Gran Área Metropolitana: veinticuatro (24) horas máximo.

1. Cuando exista previa coordinación, El Instituto Tecnológico de Costa Rica no restringirá el horario de atención a El Contratista, para reparaciones e instalaciones de repuestos.
2. Una vez que el contratista verifica la falla del equipo determina si se puede atender la misma en sitio o bien, el equipo debe ser trasladado al taller de la empresa para su reparación, deberá elaborar y presentar a la administración del contrato un diagnóstico técnico detallado que describa la condición encontrada, las posibles causas de la falla y las acciones correctivas recomendadas, así como una cotización o presupuesto correspondiente a las recomendaciones indicadas.
3. El contratista tendrá un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción del “reporte de falla” para presentar ante el Encargado del Contrato el listado de repuestos requeridos, adjuntando cotizaciones de aquellos repuestos y materiales que no estén contemplados en el contrato.
4. Asimismo, deberá presentar una cotización desglosada que incluya, como mínimo, la mano de obra requerida, los repuestos, materiales, insumos, equipos auxiliares y cualquier otro recurso necesario para la correcta ejecución de los trabajos correctivos propuestos.
5. La ejecución de dichas labores correctivas no podrá iniciarse sin la autorización previa y expresa de la administración del contrato. En caso de requerirse una gestión de compra adicional, esta deberá tramitarse conforme a los procedimientos, aprobaciones y disposiciones vigentes aplicables.
6. Si la reparación es aprobada, el administrador del contrato (DAM) debe realizar el trámite interno para el trámite de pago mediante los mecanismos que la institución tiene, entre ellos principalmente la orden de compra, según la necesidad y urgencia de esta.
7. Recepción inicial del mantenimiento correctivo: cuando aplique, el contratista deberá ubicar el equipo, componente o sistema reparado en su posición original. Se realizará una inspección conjunta del encargado técnico por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Las partes o piezas que se cambien serán entregadas a la Departamento de Administración de Mantenimiento, mediante la confección de un reporte detallado por parte del Contratista, en que se indiquen los repuestos devueltos por cada equipo, en los casos en que este lo indique, podrán ser desechados por el mismo contratista. Este reporte deberá ser firmado por el encargado del Servicio y el funcionario del DAM que recibe dichas partes, quedando copia en poder de este como comprobante del recibido.
8. Recepción final del mantenimiento correctivo: El equipo se dejará en período de prueba por un lapso de cinco días naturales una vez realizada la recepción provisional. Si se comprueba que el equipo funciona adecuadamente se dará por aprobada la reparación y la empresa podrá iniciar el trámite de facturación respectivo. En caso de que el equipo no funcione adecuadamente no se aceptará el mismo y la empresa deberá hacer las reparaciones correspondientes sin que esto signifique un costo adicional, dejando pendiente las facturas presentadas para su cancelación una vez concluido el trabajo a satisfacción de la Institución.
9. Garantía: Todo mantenimiento correctivo tendrá una garantía mínima de tres meses en mano de obra, repuestos, accesorios y materiales; aunque ésta no se indique en la cotización. El contratista podrá indicar más tiempo de garantía.
10. Todo servicio de inspección, prueba y mantenimiento preventivo y correctivo estará respaldado por el ingeniero solicitado en el pliego de condiciones, esto cuando amerite y en coordinación de la administración.
11. El oferente deberá presentar una lista de precios unitarios de mano de obra técnica y profesional, considerando que la naturaleza y alcance de las reparaciones puede variar según el sistema o equipo intervenido.
12. Los precios ofertados deberán incluir todas las cargas sociales, seguros, herramientas menores, equipos de protección personal y demás costos indirectos asociados a la prestación del servicio.

Categoría	Unidad
Técnico especializado	Hora
Ayudante	Hora
Profesional responsable y especializado	Hora

1. En resumen, los trabajos de mantenimiento correctivo se llevarán a cabo posterior al diagnóstico que se le realice al equipo durante el mantenimiento preventivo y/o visita por avería o falla, el diagnóstico y la cotización por parte del contratista y la aprobación de la administración para valorar si amerita o no la reparación.
2. Reconocimiento de movilización y atención fuera del GAM: Considerando que los servicios podrán ser requeridos en campus o centros académicos, dentro y fuera de la Gran Área Metropolitana (GAM), el oferente deberá incluir en su propuesta económica los costos unitarios asociados a la movilización del personal técnico y profesional. Para tal efecto, deberá incorporar como mínimo los siguientes rubros:

Concepto	Unidad	Precio Unitario
Transporte fuera del GAM	Costo por persona y por día	₡
Alimentación	Costo por persona y por día	₡
Hospedaje	Costo por persona y por día	₡

1. La Administración reconocerá únicamente aquellos costos de movilización previamente autorizados y efectivamente requeridos para la atención de las valoraciones y/o los trabajos correctivos.
2. Para obtener un mejor y más amplio diagnóstico de repuestos y mano de obra necesaria para las fallas adicionales que presente el equipo, se solicita que después de realizado el reporte de mantenimiento preventivo (incluyendo el diagnóstico), se cotice a la administración el suministro e instalación de los repuestos y accesorios necesarios para la puesta a punto del equipo. Este mantenimiento correctivo será aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, por tanto, después del análisis de la oferta presentada por reparaciones, se deberá tramitar las órdenes de compra adicionales con el Departamento de Aprovisionamiento, ya que se tendrá un presupuesto máximo. En resumen, los trabajos de mantenimiento correctivo se llevarán a cabo posterior al diagnóstico que se le realice al equipo durante el mantenimiento preventivo, la cotización por parte del contratista y la aprobación de la administración para valorar si amerita o no la reparación.
3. Aprobación de la cotización para el sistema correctivo: Una vez concluido el mantenimiento preventivo, si se determina que el equipo requiere intervenciones adicionales para restablecer o mantener sus condiciones óptimas de operación, el contratista deberá cotizar el suministro e instalación de los repuestos, accesorios o componentes necesarios para la puesta a punto del equipo.

El contratista mantendrá el compromiso de conseguir o suministrar oportunamente dichos repuestos cuando sean requeridos y de remitir la correspondiente cotización para la aprobación de la Administración antes de ejecutar cualquier trabajo correctivo.

Todo mantenimiento correctivo deberá ser previamente aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, y su ejecución se tramitará mediante una nueva orden de compra gestionada a través del Departamento de Aprovisionamiento.

1. En los precios ofertados para el mantenimiento preventivo no debe estar incluido el costo de repuestos y/o materiales en caso un mantenimiento correctivo, si se requiere alguna reparación adicional el contratista debe realizar el diagnóstico, preparar la proforma y enviarla al Administrador del Contrato para su respectiva aprobación la cual se tramitará como mantenimiento correctivo.
2. Una vez finalizado el mantenimiento preventivo, en caso de determinarse que el equipo necesite correcciones adicionales para mantener el equipo funcionando correctamente se debe cotizar a la administración el suministro e instalación de los repuestos y accesorios necesarios para la puesta a punto del equipo. Este mantenimiento correctivo será aprobado y supervisado por el Departamento de Administración de Mantenimiento, y se tramitará por medio de una nueva orden de compra a través del Departamento de Aprovisionamiento.
3. En caso de fallas por emergencia, se requiere la presencia de los técnicos con un tiempo de respuesta de 24 horas después del reporte por parte del personal del ITCR ya sea vía correo electrónico o vía telefónica (no es un servicio de disponibilidad 24/7 sino más bien un tiempo de respuesta entre las 7:30 a.m. y las 4:30 p.m.). El ITCR gestionará el pago de la visita correctiva.

PARTIDA 2, LÍNEA 14: SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN PUERTA DAR

La presente especificación establece los requisitos técnicos mínimos para el suministro, instalación, configuración, puesta en funcionamiento y pruebas de un sistema de automatización para dos (2) puertas corredizas de vidrio existentes, con marco de aluminio, incluyendo todos los componentes eléctricos, de control, seguridad y accesorios necesarios para garantizar su operación adecuada y segura.

El sistema propuesto deberá ser igual o superior en características, calidad, desempeño, confiabilidad y condiciones de seguridad a un sistema de referencia marca LABEL, o equivalente técnicamente aceptable.

El contratista deberá considerar dentro de su alcance todos los materiales, equipos, accesorios, canalizaciones, conductores, protecciones, controles y trabajos necesarios para entregar el sistema completamente instalado y funcionando.

 

 

Condición Existente

Se deberán considerar dos (2) puertas corredizas a automatizar, puertas de hojas de vidrio y marco de aluminio.

Antes de iniciar los trabajos, el contratista deberá realizar una inspección de las puertas existentes y verificar como mínimo:

• Estado de los marcos de aluminio.
• Estado y condición de las hojas de vidrio.
• Compatibilidad de las puertas existentes con el sistema de automatización propuesto.

Cuando sea necesario realizar ajustes, nivelaciones, sustitución de accesorios o trabajos menores para garantizar el correcto funcionamiento del sistema, estos deberán ser contemplados por el contratista.

SISTEMA AUTOMATIZACIÓN DE PUERTAS CORREDIZAS

Suministro e instalación de un (1) sistema de automatización para dos (2) puertas corredizas de vidrio existentes con marco de aluminio, mediante operadores automáticos para puertas corredizas, de calidad igual o superior al sistema LABEL, modelo ET-90D.

El sistema deberá incluir, como mínimo:

• Operador automático para cada puerta, dimensionado de acuerdo con el peso y dimensiones de las hojas existentes.
• Motor, controlador y sistema de transmisión correspondiente.
• Sensores de activación y seguridad para apertura y cierre.
• Sistema de detección de obstáculos y reapertura automática.
• Botón de emergencia para apertura, de fácil acceso y debidamente identificado.
• Interruptor de corte mediante llave, para deshabilitar el sistema automático durante mantenimiento o cuando sea requerido.
• Cobertura del mecanismo.
• Kit de baterías.
• Electro cerradura.
• Programador.
• Radar entrada y salida de doble tecnología, igual o superior al modelo V10-DT2 de la marca BEA.
• Operación simultánea de las dos puertas.
• Todos los accesorios y elementos necesarios para adaptar los operadores a las puertas existentes.

 

Controlador

El controlador deberá incluir, como mínimo:

• Operación automática de apertura y cierre.
• Motor de corriente continua o tecnología equivalente de alta eficiencia.
• Control electrónico de velocidad.
• Regulación de velocidad de apertura y cierre.
• Regulación de aceleración y desaceleración.
• Regulación de fuerza de cierre.
• Sistema de detección de obstáculos.
• Reapertura automática ante detección de obstáculos.
• Control de posición de las hojas.
• Funcionamiento silencioso.
• Capacidad de operación continua acorde con el uso previsto.
• Sistema de diagnóstico de fallas, mediante controlador o indicador equivalente.
• Función de apertura manual en caso de falla de alimentación eléctrica, cuando el sistema lo permita.
• Elementos de fijación compatibles con la estructura existente.

 

Operación

El sistema deberá permitir como mínimo los siguientes modos de operación:

1. Operación automática: apertura mediante detección de presencia y cierre automático.
2. Apertura mediante botón de emergencia: accionamiento manual para generar la apertura de las puertas.
3. Sistema fuera de servicio y operación manual: cuando sea requerida por las condiciones del equipo o durante una falla de alimentación, mediante interruptor con llave

La programación de los tiempos de apertura, permanencia abierta y cierre deberá ser realizada por el contratista de acuerdo con las condiciones reales de uso y las recomendaciones del fabricante.

 

Cableado de control

El contratista deberá suministrar e instalar el cableado de control necesario para la operación de cada puerta automática, incluyendo la conexión de sensores, botón de emergencia para apertura, interruptor de corte con llave y demás dispositivos requeridos por el fabricante.

El cableado deberá ser de tipo multiconductor para control, con calibre mínimo 18 AWG, o el calibre superior recomendado por el fabricante del sistema.

Los conductores deberán instalarse dentro de canalización EMT, debidamente identificados y protegidos, evitando interferencias con los conductores de potencia. Se deberán incluir todos los accesorios, terminales y conexiones necesarios para dejar el sistema completamente operativo.

 

Alimentación eléctrica

Se deberá instalar un circuito eléctrico nuevo y exclusivo para las puertas, desde el tablero eléctrico existente hasta los operadores, considerando una distancia aproximada de 30 m.

El contratista deberá suministrar e instalar:

• Protección termomagnética de 20A.
• Conductores de alimentación y puesta a tierra calibre #10.
• Canalización, cajas tipo FS y accesorios EMT.
• Conexiones y elementos de fijación.
• Acorde al NEC vigente.

Los conductores y protecciones deberán ser dimensionados de acuerdo con la carga de los equipos, longitud del circuito y caída de tensión, cumpliendo con la normativa eléctrica aplicable.

El contratista deberá realizar la instalación, configuración, programación, pruebas y puesta en funcionamiento de las dos puertas.

El precio deberá incluir equipos, materiales, mano de obra, canalización, cableado, controles, sensores, adaptaciones, pruebas y cualquier otro elemento necesario para entregar el sistema completamente instalado y funcionando.

 

Compatibilidad con las Puertas Existentes

El contratista deberá considerar todos los accesorios necesarios para realizar la adaptación del operador a la estructura existente, incluyendo, cuando corresponda:

• Perfiles de fijación.
• Soportes.
• Carros o elementos de suspensión.
• Poleas.
• Correas.
• Guías.
• Topes.
• Elementos de transmisión.
• Tornillería.
• Accesorios de montaje.

No se aceptará que, una vez adjudicado el trabajo, se alegue incompatibilidad del operador con las puertas existente.

 

Pruebas y puesta en marcha

Una vez concluida la instalación, el contratista deberá realizar pruebas funcionales de cada puerta.

Como mínimo deberán verificarse:

• Apertura automática.
• Cierre automático.
• Detección de presencia.
• Detección de obstáculos.
• Reapertura de seguridad.
• Funcionamiento del botón de emergencia.
• Funcionamiento del interruptor con llave.
• Corte del sistema.
• Operación manual.
• Funcionamiento después de interrupción y restablecimiento de energía.
• Correcta operación simultánea de las dos puertas, cuando corresponda.

Las pruebas deberán realizarse con las puertas completamente instaladas y ajustadas.

 

Señalización y rotulación

El contratista deberá identificar:

• Circuito eléctrico en el tablero.
• Interruptor de protección.
• Interruptor de corte con llave.
• Botón de emergencia.
• Operadores.
• Cajas de conexión, cuando corresponda.

La rotulación deberá ser permanente, legible y adecuada para uso institucional.

 

Garantía

El sistema completo deberá contar con una garantía mínima de 12 meses que incluya 4 visitas anuales, contados a partir de la recepción satisfactoria de los trabajos. La garantía deberá cubrir, como mínimo:

• Operadores.
• Controladores.
• Sensores.
• Componentes eléctricos.
• Componentes electrónicos.
• Botones y dispositivos de control.
• Defectos de instalación.
• Ajustes derivados de una instalación incorrecta.

Durante el período de garantía, el contratista deberá atender y corregir las fallas atribuibles al suministro, instalación o configuración del sistema sin costo adicional para la Administración.

PARTIDA 2, LÍNEA 15: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN PUERTA DAR

RUTINA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Puertas corredizas automáticas de vidrio

Frecuencia: cada 6 meses (2 mantenimientos al año).

Inspección general

1. Revisar estado de hojas de vidrio, marcos de aluminio, fijaciones, alineación y nivelación.
2. Verificar ausencia de golpes, fisuras, deformaciones o elementos sueltos.

Sistema mecánico

1. Limpiar rieles y zonas de desplazamiento.
2. Revisar rodillos, carros, guías, poleas, correas y topes.
3. Verificar tensión, desgaste, alineación y fijaciones.
4. Ajustar y lubricar según recomendaciones del fabricante.
5. Comprobar desplazamiento suave y sin ruidos o vibraciones anormales.

Operador y control

1. Revisar motor, mecanismo de accionamiento y fijaciones.
2. Verificar conexiones eléctricas y controlador.
3. Comprobar velocidad de apertura/cierre, tiempos de permanencia abierta y parámetros de operación.
4. Revisar indicadores o códigos de falla.

Sensores y seguridad

1. Limpiar y verificar orientación y funcionamiento de sensores.
2. Comprobar detección de personas y obstáculos y reapertura durante el cierre.
3. Probar el botón de emergencia para apertura.
4. Probar el interruptor de corte con llave.

Sistema eléctrico

1. Revisar protección eléctrica, conexiones, terminales, canalización y cableado de potencia y control.
2. Comprobar ausencia de cables flojos, deteriorados o expuestos.

Pruebas funcionales

1. Realizar un mínimo de 5 ciclos completos de apertura y cierre por puerta, verificando:
   1. Apertura y cierre automático.
   2. Sensores y detección de obstáculos.

• Botón de emergencia.

1. Corte mediante llave.
2. Funcionamiento después de interrupción y restablecimiento de energía.

Limpieza

1. Realizar limpieza general de operadores, sensores, rieles y componentes, retirando polvo y residuos de las zonas de desplazamiento.

 

Informe de mantenimiento

1. El contratista deberá entregar un informe por cada visita indicando:
   1. Fecha e identificación de las puertas.
   2. Actividades realizadas.
   3. Estado de los componentes.
   4. Resultados de las pruebas.
   5. Fallas o anomalías encontradas.
   6. Recomendaciones y repuestos requeridos.
   7. Registro fotográfico.

Nota: Los ajustes, lubricación y sustitución de componentes deberán efectuarse conforme a las recomendaciones del fabricante. Las reparaciones o repuestos no contemplados en el mantenimiento preventivo deberán ser cotizados como trabajos correctivos.

1. GARANTÍA

 

Partida 1, líneas de la 1 a la 13

Los insumos utilizados en los mantenimientos preventivos tienen una garantía de 6 meses (180 días naturales), el Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo tiene una Garantía de 3 meses y en el caso de los repuestos utilizados deben tener una cobertura de Garantía de 1 año (12 meses), los mismos deben ser originales, nuevos de fabricación y actualizados en su producción (no obsoletos en tecnología ni saldos de inventarios).

 

Partida 2: línea 14: Suministro e instalación

La oferta debe indicar claramente y por escrito el plazo de la garantía del suministro e instalación por un tiempo no menor a 12 meses, contra defectos y fallas del servicio, una vez recibido el trabajo.

 

Partida 2, líneas de la 15 a la 18: Mantenimiento Preventivo y Correctivo

A partir del segundo año de contrato (periodo 2027-2028): Los insumos utilizados en los mantenimientos preventivos tienen una garantía de 6 meses (180 días naturales), el Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo tiene una Garantía de 3 meses y en el caso de los repuestos utilizados deben tener una cobertura de Garantía de 1 año (12 meses), los mismos deben ser originales, nuevos de fabricación y actualizados en su producción (no obsoletos en tecnología ni saldos de inventarios). Lo anterior obedece a que el primer periodo está cubierto con la garantía solicitada de la partida 2, línea 14

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
2. TIEMPO DE ENTREGA

Los servicios de mantenimiento preventivo se realizarán aproximadamente en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, acorde al cronograma establecido por el Administrador del Contrato y la disponibilidad presupuestaria. Se espera un plazo de entrega de 15 días hábiles.

1. PARTICIPACIÓN EN CONSORCIO
2. En concordancia con los artículos 125 inciso d), 127 al 130 (ambos inclusive) del Reglamento a la Ley General de la Contratación Pública, el ITCR permitirá la presentación de ofertas en consorcio, bajo los siguientes términos:
3. Las personas físicas o jurídicas que participen formando un consorcio, deben presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la plica, para su respectivo análisis.
4. Si uno o varios de los miembros del consorcio fuesen personas jurídicas extranjeras o personas físicas extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración debe venir en original o copia certificada.

• El ITCR podrá solicitar, a su discreción, la ampliación de la información, así como las aclaraciones que considere razonables, en aras de lograr una adecuada comparación entre los oferentes.

1. La documentación debe incluir toda aquella información necesaria para la adecuada interpretación, usando terminología aceptada que pueda expresar mejor su significado y el carácter de dicha información.
2. Para efectos de análisis, cada persona jurídica o persona física que conforme el consorcio, debe ser estudiada en forma separada, para luego determinar su idoneidad en forma conjunta.
3. La experiencia se contabilizará únicamente si el oferente demuestra que fue adquirida estando inscrito en el CFIA, en cumplimiento de lo establecido el artículo 52, de la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

• No se autoriza la presentación de ofertas en conjunto.

1. CRITERIOS Y SISTEMA DE EVALUACIÓN

Solo se considera para efectos de evaluación aquellas ofertas que sean elegibles según lo determine los estudios técnicos, administrativos y de razonabilidad de precio, según lo indicado en este pliego. El factor por considerar para la adjudicación será 100% Precio.

 

En virtud de lo anterior, considera la Administración no resulta aplicable lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Contratación Pública (LGCP), relativo a la participación aquellas pymes, las cooperativas, así como otras micro, pequeñas y medianas organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria de la región que se pretende desarrollar y que empleen mayoritariamente a personas de esa región; dado que la naturaleza y características de la contratación requieren una ejecución integral y coordinada por parte de un único contratista. En consecuencia, aplicar la evaluación no generaría un valor agregado técnico ni económico.

 

En caso de empate:

Si existe dos o más ofertas que presenten igual precio, los criterios para el desempate se aplicarán de acuerdo con la siguiente jerarquía:

1. La persona física o jurídica con mayor cantidad de años de experiencia mediante la fecha de incorporación ante el CFIA.  La experiencia se contabilizará únicamente si el oferente demuestra que fue adquirida estando inscrito en el CFIA.
2. La persona física o jurídica que demuestre su condición de PYME aportando su respetiva certificación vigente, según ley 8262, obtendrá puntuación adicional según su sector, de conformidad con el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

• PYME de industria 5
• PYME de servicio o agropecuaria 5
• PYME de comercio 2

De persistir la igualdad el ITCR convocará por correo electrónico con dos días hábiles de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en esa situación, la participación será únicamente virtual, por medio de la plataforma Zoom, cuyo ID y enlace será remitido en la convocatoria. Este proceso será dirigido por la persona encargada del procedimiento de contratación, según se indica en artículo 97, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. El encargado (a) realizará un sorteo a nombre de cada oferente y tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra “adjudicatario”, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes indicada será el adjudicatario. La no asistencia virtual de una de las partes no impedirá la realización del sorteo. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente digital, acompañada de la grabación.

 

CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

1. VIGENCIA DEL CONTRATO

Partida 1, líneas 1 a la 13, y partida 2, líneas 15 a la 18: Las partidas- líneas relacionadas a mantenimientos preventivos y correctivos tendrán una vigencia de un (1) año, y podrá ser prorrogable por un período igual hasta por un máximo de cuatro años, siempre que no se presenten circunstancias que ameriten su rescisión o resolución, a criterio del ITCR.

La prórroga será facultativa, siempre y cuando el Administrador del Contrato por medio de los mecanismos que establezca para tal efecto, compruebe el fiel cumplimiento de las cláusulas contenidas en el contrato, así como, el buen rendimiento que se debe dar en la prestación del servicio por parte del Contratista.

Siempre que fuere necesario, el ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo establecido en los artículos 115 y 116 de la Ley General de Contratación Pública y así como el 288 de su Reglamento.

En caso de que el ITCR considere que no se debe prorrogar el contrato, se comunicará al Contratista con una anticipación de 60 días calendario al vencimiento del periodo en ejecución.

 

Partida 2, línea 14: Entrega única, no consta de prorrogas al tratarse del suministro e instalación por única vez. El periodo del contrato será el plazo de ejecución e instalación del acceso.

1. FORMALIZACIÓN

El ITCR y el adjudicatario formalizarán este procedimiento a través del Sistema Digital Unificado, todo de conformidad con el art. 275 del RLGCP.

1. Presupuesto detallado

En conformidad con el artículo 103 del RLGCP como parte de la formalización del contrato, el adjudicatario debe presentar el presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.

Previo al inicio de la ejecución del proyecto se debe adjuntar el presupuesto detallado del servicio, mostrando el desglose de cantidades de todos los componentes y los precios respectivos del mercado (materiales, MO y subcontratos), además debe indicar el detalle de los impuestos que afectan a cada una de las líneas de materiales a incorporar en el servicio. Debe de presentarse una hoja de cierre separada del desglose del presupuesto, con todas las consideraciones referentes a costos directos, costos indirectos, utilidad, administración de la empresa.  El desglose del presupuesto debe tener la misma secuencia de la tabla de costos unitarios e incluir la descomposición de cada uno de ellos según corresponda.  Se debe mostrar el detalle completo del presupuesto.

1. PÓLIZAS

El contratista debe obtener por su cuenta y presentar como requisito para la formalización el certificado del seguro de riesgos de trabajo de él y de sus empleados, así como una póliza de riesgos a terceros con las siguientes coberturas.

1. Responsabilidad Civil por lesión o muerte de personas por el 10% del monto adjudicado.
2. Responsabilidad Civil por daños a la propiedad de terceros por el 15% del monto adjudicado.

Dichas pólizas deben corresponder propiamente a este proyecto y serán revisadas de forma mensual por el administrador de contrato quien verificará su vigencia, monto de acuerdo con lo adjudicado y planilla, esto con el fin de brindar el correspondiente V°B° al pago de facturas.

Para la debida presentación de los documentos del aseguramiento y pago de las respectivas primas cuando correspondan, es obligatorio presentar la constancia emitida por una aseguradora acreditada, con el siguiente detalle: nombre del proyecto o evento, monto de cobertura y vigencia de la póliza (fecha).

1. ORDEN DE INICIO

La Dirección de la Departamento de Administración de Mantenimiento o a quien este designe girará por escrito la orden de inicio respectiva una vez notificado el contrato.

1. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO Y FISCALIZACIÓN DE LA OBRA
2. La administración del contrato es responsabilidad del director del Departamento de Administración de Mantenimiento con su oficina ubicada en el Campus Tecnológico Central Cartago, o a quien este designe para ello; llevara el control del servicio que brinde el proveedor, el contratista se compromete a aceptar los controles que se establezcan, así como las demás gestiones que se realicen para esta finalidad.
3. Con respecto a los Campus Tecnológicos Locales de San Carlos y San José y los Centros Académicos de Alajuela y Limón, la fiscalización y control del servicio es responsabilidad de los directores de los campus o centros académicos o a quien estos designen para esta labor quien deberá rendir informes al administrador del contrato y reportar aquellos aspectos que no se estén cumpliendo conforme a los términos pactados, para que inicie los procedimientos que correspondan. Según lo establecido en el artículo 106 Fiscalización y control de la LGCP y en el artículo 283 Fiscalización y control del RLGCP. Lo anterior, para que realicen el control necesario y dar visto bueno a los trabajos se servicio de mantenimiento, así como para la aprobación del pago de facturas.
4. El administrador y fiscalizador del contrato, durante la ejecución del contrato, será el responsable de coordinar con el proveedor, por medio correos electrónicos, llamadas telefónicas, los aspectos relacionados con la contratación, entre otros aspectos una vez notificado el contrato. Y establecer los mecanismos de control que consideren necesarios para fiscalizar adecuadamente esta contratación, ejemplo: reuniones periódicas, comunicación verbal y escrita con el coordinador, supervisor y contratista.
5. Durante cada entrega, el encargado de la unidad solicitante será el responsable de revisar que el servicio se haya realizado según los términos de esta contratación, así como de supervisar y realizar las revisiones correspondientes, cada vez que se requiera.
6. El Administrador del Contrato debe corroborar que la entrega de los servicios requeridos se realice de acuerdo con las condiciones establecidas en este pliego de condiciones y en la oferta de cada proveedor participante.
7. El Administrador del contrato debe comunicar al Departamento de Aprovisionamiento de aquellos aspectos que no se estén cumpliendo conforme a los términos pactados, para que inicie los procedimientos que correspondan. 
8. El oferente debe especificar el nombre del encargado que se propone como responsable de verificar el cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo, el cual debe realizar al menos cuatro (4) visitas durante el periodo de tareas de mantenimiento en ejecución.
9. De igual forma cualquier acto indebido de comportamiento del personal, extravío o pérdida de objetos, de oficinas u edificios en que haya comprobación de los hechos, se tomarán las medidas respectivas por parte de la Unidad de Vigilancia e Inspección, con las respectivas consecuencias para el contratista de reposición del objeto o artículo y sanciones administrativas.
10. De no atenderse la solicitud de la Inspección, el ítem de pago correspondiente no será cancelado, hasta que sea corregido de conformidad con la inspección.
11. ORDEN DE PEDIDO

El ITCR notificará las órdenes de pedido de los mantenimientos preventivos y/o correctivos mediante el SDU.

1. CONTROLES DE CALIDAD

El fiscalizador de contrato se reservará el derecho de realizar los controles de calidad al contratista, bajo los siguientes parámetros: Inspecciones periódicas durante el proceso de ejecución y reuniones a criterio del Administrador del Contrato.

Cuando se requiera sustituir un componente el contratista debe suministrar la ficha técnica del repuesto para su respectivo análisis y aprobación.

1. NORMAS DE SEGURIDAD y ETAS

Se debe acatar de manera obligatoria las normas de seguridad laboral indicadas en el documento NORMAS DE SEGURIDAD y ETAS que apliquen para la presente licitación.

1. PLAN DE COMUNICACIÓN

Se debe acatar lo indicado en el Anexo denominado: Plan de comunicaciones.

1. RECIBO A SATISFACCIÓN

El recibo a satisfacción se ejecutará según los artículos 188 y 189 del RLGCP.

Recepción provisional y definitiva

El Contratista debe notificar por medio del sistema SICOP la solicitud de recepción provisional al Administrador de Contrato, la terminación de la orden de pedido. La Inspección constatará en sitio si el objeto puede ser recibido provisionalmente y podrá dar hasta seis (6) días naturales para que el Contratista corrija los detalles señalados mediante un oficio, entre las partes.

Si al finalizar el plazo adicional otorgado, el Contratista cumplió con todos los aspectos señalados se recibirá el servicio a satisfacción mediante oficio emitido por la Inspección y firmada por ambas partes.

De lo contrario, se procederá a cobrar las multas y sanciones establecidas en este pliego de condiciones a partir del día siguiente al plazo adicional otorgado y hasta la fecha de recepción provisional.

Adicionalmente a la anotación indicada, de esta recepción se levantará un acta que será firmada por el funcionario representante del DAM y por el Contratista, en donde se harán constar todas las circunstancias pertinentes relativas al estado del objeto, y si se hace bajo protesta o a plena satisfacción de la administración.

Una vez generadas las recepciones provisionales del periodo contractual, el Contratista debe notificar por medio del sistema SICOP la solicitud de recepción definitiva a la persona Administradora de Contrato en un plazo no mayor a 30 días naturales previos a la finalización del contrato anual, el DAM contará con un máximo de treinta (30) días naturales para llevar a cabo todos los estudios técnicos que acrediten el cumplimiento de los términos de contratación, haciéndolo constar por medio de un acta que firmarán el funcionario representante del DAM y por el Contratista. La recepción definitiva de la orden de pedido.

1. CLÁUSULA DE EXCLUSIVIDAD

El ITCR se compromete a adquirir todos los servicios indicados en la presente licitación de forma exclusiva al Contratista, salvo en los siguientes casos:

1. Que el Contratista no pueda prestar el servicio que se le solicito.
2. Que el Contratista no pueda suministrar el servicio a tiempo y la Institución por razones de urgencia requiere solventar la necesidad de equipo por otro medio.

En los citados casos el ITCR procederá a tramitar el servicio a otros Proveedores sin perjuicio alguno por cuanto los productos son requeridos para suplir las necesidades permanentes de la Institución. Se aplicarán las Sanciones Económicas establecidos en este pliego de condiciones según.

1. EXCLUSIONES DE SERVICIOS

Exclusión

El ITCR comunicará al Contratista con un mínimo de treinta días naturales de antelación la exclusión de cualquiera de los Ítems indicados en el apartado Descripción y Especificaciones Técnicas de las Condiciones Específicas, según lo establecido en el artículo 101 de la Ley de General de Contratación Pública y 276 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, por tanto, el Contratista no deberá de prestar el servicio de los mantenimientos excluidos, salvo lo indicado a continuación.

El ITCR y el Contratista podrán, por mutuo acuerdo durante la vigencia de la contratación, solicitar la sustitución de algún servicio, siempre que el que se proponga sea de características técnicas superiores al adjudicado, lo cual deberá quedar técnicamente probado y documentado. Tal sustitución será aprobada por el ente técnico que lo solicita.

1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

1. CONSULTAS SOBRE EL PROCESO

Las personas funcionarias responsables del proceso darán trámite a consultas únicamente a través de la plataforma SICOP.

 CONDICIONES GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN

(Incoterm DDP — En plaza)

1. GENERALIDADES
   • Serán personas oferentes todas aquellas personas físicas o jurídicas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado, actuando por sí mismo o por medio de un representante. Toda oferta debe ser elaborada y presentada en el Sistema Digital Unificado, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.
   • En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo PDF o JPG.
   • La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, según se indica en el artículo 118 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), salvo que en el pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto.
   • La persona oferente debe tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente por los timbres y a los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento o colateral.
   • • Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, la persona oferente admite: Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.
     • Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para el ITCR, en cuanto a dichos rubros.
     • Someterse a la jurisdicción y a los Tribunales Nacionales.
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     • El ITCR verificará la situación de la persona oferente con sus obligaciones con el Ministerio de Hacienda, mediante el sitio https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx. En caso de duda con la información obtenida, el funcionario encargado de este proceso remitirá la prevención respectiva a la persona oferente.

 

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS

 

• El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Digital Unificado, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.
• Las personas oferentes podrán efectuar observaciones al acta de apertura de ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Digital Unificado dentro del plazo de un día hábil posterior a la publicación de la apertura.
• Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.
• No se autoriza la presentación de ofertas en conjunto.
  • Oferta Base y Ofertas Alternativas: La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (Condiciones Generales, Especificaciones Técnicas y Planos cuando correspondan).
  • En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas, se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5. Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán.
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  • Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, la persona oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Digital Unificado.
  • Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11. Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de las muestras.
  • La oferta debe indicar claramente y por escrito el plazo de la garantía de los bienes o servicios.
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1. PÓLIZA

Para contratar con la Administración es obligatorio cumplir con lo establecido en los artículos 193 y 201 del Código de Trabajo, en cuanto a la obligación de asegurar a sus trabajadores contra riesgos del trabajo en todas las actividades laborales. Lo cual será verificado con la presentación de la correspondiente Certificación de Riesgos de Trabajo al presentar la oferta y durante todo el período de ejecución contractual.

1. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS

 

• La garantía debe ser real y domiciliaria (se debe realizar en las instalaciones del Instituto Tecnológico de Costa Rica). Para efectos de garantía no se aceptarán bienes o servicios con características o calidades menores a las adjudicadas.
• La persona contratista quedará comprometida a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los bienes o servicios que se compruebe se han dañado o bien que presenten problemas durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable a la persona contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.
• Los bienes o servicios reemplazados por las causas mencionadas anteriormente gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta de la persona contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que la persona contratista tarda en reemplazar el producto adjudicado una vez comprobado que no existan defectos, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los bienes o servicios reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.
• La persona contratista, en todos los casos, cubrirá los costos de envío, sustitución y devolución.
• En caso de que corresponda la persona contratista deberá garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.
• En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser en detrimento de la necesidad pública contratada.
• Debe ser presentada en forma electrónica, en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior de la suscripción del contrato. En este último caso la persona contratista está obligada a mantener actualizado el monto de la garantía.
• Deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.
• Será devuelta por medio del sistema digital unificado a la persona contratista en el plazo indicado en las condiciones del pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato, previa solicitud del contratista.
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1. EJECUCIÓN DE GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO
2. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

 

• En el caso de que el ITCR se viera obligado a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, la persona adjudicataria rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.
• Es una obligación de la persona contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, la persona contratista no ha prorrogado su vigencia, el ITCR podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso la persona contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.
• Tanto para la garantía de cumplimiento y colateral, el monto o porcentaje, así como su vigencia se establecerán en la sección (4. Garantías) del pliego de condiciones.
• Las garantías de cumplimiento y colateral deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 44 del Decreto No. 36242-MP-Plan.
• Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al Sistema Digital Unificado en el mismo acto de su emisión.
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Digital Unificado deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.
• Patente respectiva donde acredite la actividad comercial, debe ser afín al objeto contractual y a nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta. Para comprobar el requisito debe presentar Copia de la Patente o en su defecto la nota emitida por la Municipalidad respectiva en donde expresamente se indique que se exonera de la patente para la actividad comercial ofertada. No se aceptan declaraciones juradas.
• Todo oferente deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, de conformidad con los Decretos D-34728-S y D-6985-S, Reglamento General de Otorgamiento de Permisos de Funcionamiento y sus reformas; el mismo debe estar emitido a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente a lo requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo cual deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones. Para los casos que estén exentos de
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asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia.

1. PATENTE Y PERMISO SANITARIO DE FUNCIONAMIENTO

 

• contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento deben aportar documento del Ministerio de Salud que así lo acredite.
• Para la evaluación y análisis del precio presentado en la oferta, el ITCR aplicará lo establecido en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Los precios cotizados serán firmes, definitivos y en plaza (Incoterm DDP - nacionalizados). Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de revisión de precios vigentes, o que se indiquen, en lo que se refiere únicamente a cotizaciones en colones.
• Cuando se trate de la contratación de obras y servicios la persona oferente deberá indicar en la sección (Información de bienes servicios u obras) el desglose de la estructura del precio. En el caso de bienes, cuando se solicite en el pliego de condiciones. La Administración se reserva la posibilidad de solicitar, en cualquier tipo de objeto contractual, la documentación que justifique el precio cotizado cuando lo estime necesario para el análisis de razonabilidad de precios.
• El precio total cotizado debe presentarse en números con no más de dos decimales y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras. Las ofertas presentadas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el BCCR, vigente al día de apertura de las ofertas, según lo establecido en el artículo 98 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.
• La persona oferente debe detallar con claridad y en forma expresa, todo tipo de erogación a cargo del ITCR que se derive de la adjudicación de esta contratación.
• Cuando la persona oferente se encuentre registrada como PYME de conformidad con el artículo 3, inciso m), de la Ley N.° 6054, deberá indicarlo en su oferta y aportar la certificación vigente emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), a efecto de que le sea aplicado el régimen legal correspondiente. Cuando el objeto contractual sea de producción nacional, el pliego de condiciones podrá asignar un puntaje de hasta un diez por ciento (10%) en el sistema de evaluación de ofertas, para lo cual la persona oferente deberá aportar el certificado de Producción Nacional emitido por el MEIC, conforme al Decreto Ejecutivo N.° 43272-MEIC-H-COMEX.
• Los Campus y Centros Académicos del ITCR son 100% Espacios Libres de Humo de Tabaco, acordado en la sesión ordinaria del Consejo Institucional No. 2754, del 8 de marzo del 2012, por lo tanto: No se permite fumar dentro de las instalaciones incluido parqueos y zonas verdes.
• Se debe acatar lo establecido en el artículo 39 del Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Academia del ITCR.
• Se deben acatar las normas vigentes del "Reglamento contra el Acoso Laboral en el
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1. PRECIOS
2. Normativa Interna

 

• Instituto Tecnológico de Costa Rica".
• Todos los Campus y Centros Académicos del ITCR están cubiertos por el "Reglamento contra la Discriminación por orientación sexual, identidad y expresión de género", aprobado por el Consejo Institucional, en la Sesión Ordinaria No. 3247, Artículo 7, del 15 de diciembre de 2021, el cual se encuentra en la página web del ITCR. En dicho reglamento en el artículo 25 inciso g, se establecen las sanciones que en incumplimiento de este Reglamento serán aplicadas.
• Todos los reglamentos mencionados en esta cláusula pueden ser consultados en la página web del ITCR en la sección reglamentos.
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• En concordancia con los artículos 125 inciso d) y del 127 al 130 (ambos inclusive) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el ITCR permitirá la presentación de ofertas en consorcio, bajo los siguientes términos:
• Las personas físicas o jurídicas que participen formando un consorcio, deben presentar sus documentos o atestados en forma individual con la presentación de la plica, para su respectivo análisis.
• Si uno o varios de los miembros del consorcio fuesen empresas o personas físicas extranjeras, la documentación que presenten para el análisis de la Administración debe venir en original o copia certificada.
• El ITCR podrá solicitar, a su discreción, la ampliación de la información, así como las aclaraciones que considere razonables, en aras de lograr una adecuada comparación entre los oferentes.
• La documentación debe incluir toda aquella información necesaria para la adecuada interpretación, usando terminología aceptada que pueda expresar mejor su significado y el carácter de dicha información.
• Para efectos de análisis, cada empresa o persona física que conforme el consorcio, debe ser estudiada en forma separada, para luego determinar su idoneidad en forma conjunta.
• La persona oferente deberá presentar en la sección (Información de bienes, servicios u obras) de la oferta un desglose de los bienes o servicios ofrecidos junto con los impuestos. En caso de que el pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para el ITCR, salvo si la ley respectiva dispone que la exención o exoneración aplica también para la persona contratista.
• Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local.
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1. PARTICIPACIÓN EN CONSORCIO
2. SUBCONTRATACIÓN

Se debe aportar junto con la oferta un listado de las empresas o persona física subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas.

1. IMPUESTOS

 

• Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, la persona contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.
• Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, el ITCR realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.
• Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, el ITCR realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.
• El ITCR es contribuyente del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), el cual grava los bienes y servicios con un 2% para las Universidades Estatales, esto de acuerdo con el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, Decreto Ejecutivo N°41779, artículo 23 inciso e), Aplicación de tarifas reducidas, del Ministerio de Hacienda. Por lo que los impuestos deben indicarse por separado, según artículo 98 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, caso contrario se presume que el monto cotizado los contempla.
• Toda oferta debe suministrar la documentación técnica, expedida por el fabricante y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación.
• Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando el objeto de contratación se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial".
• La persona oferente debe indicar marcas, modelos, códigos y descripción del producto ofrecido según corresponda, de lo contrario su oferta quedará excluida, según resoluciones RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 y R-DCA-263-2011, ambas de la Contraloría General de la República.
• Toda descripción en el pliego de condiciones de: catálogos, nombres, marcas, especificaciones y otras indicaciones que correspondan a determinadas casas comerciales deben tomarse únicamente como referencia, ya que han sido citados solamente con el propósito de identificar, describir e indicar las características del objeto deseado para mayor claridad de los oferentes. Cuando se mencione la marca de un objeto o característica inherente a él, se entenderá que puede ser suplido en
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1. INFORMACIÓN TÉCNICA

 

• En caso de que el oferente detecte en el presente pliego de condiciones que se carece de algún elemento para su correcta ejecución, funcionalidad o cumplimiento del bien, deberá advertirlo oportunamente al ITCR antes de la apertura del concurso, de lo contrario no podrá invocar esa circunstancia para eximirse de responsabilidad durante una eventual ejecución contractual, en atención a lo dispuesto en el RLGCP.
• Para la adquisición de bienes todo oferente debe adjuntar la Ficha Técnica en cada una de las partidas ofertadas.
• Cuando la naturaleza del bien lo requiera, los empaques y embalajes deben ser apropiados al tipo de mercancía y garantizar su adecuada conservación durante el transporte y almacenamiento; el pliego de condiciones podrá detallar las indicaciones de manejo, riesgo, refrigeración u otra seguridad especial que corresponda, así como la exigencia de que las etiquetas de la mercadería se presenten en idioma español.
• Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios, la persona oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se rigen los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas, deberá ser indicada por la persona oferente agregando la norma a utilizar y la equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones.
• Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se aceptará, a criterio exclusivo del ITCR cualquier otra internacionalmente reconocida que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.
• En lo que atañe a las regulaciones de calidad se deberán respetar las regulaciones de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad, de acuerdo con el Artículo 90 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, contenido del pliego de condiciones, sección 3 inciso a.
• Cuando el pliego de condiciones habilite expresamente el trámite de exoneración ante el Ministerio de Hacienda, la persona contratista debe presentar al ITCR la siguiente documentación:
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forma equivalente, pero de calidad y especificaciones iguales o superiores a las de las marcas señaladas.

• Solicitud escrita de exoneración suscrita por la persona contratista o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el

 

1. NORMAS DE CALIDAD
2. TRÁMITE DE EXONERACIÓN

peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América.

• Una copia de la(s) factura(s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán entregados a la Institución.
• Cuando un contratista nacional intermedie en la importación: Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un "Endoso comercial a favor del ITCR", firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma.
  • Cuando un contratista internacional intermedie en la importación: Una copia del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, puede estar consignado al ITCR o en su defecto contener un "Endoso comercial a favor del ITCR", firmado por el apoderado Generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. El ITCR entregará al contratista o su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.
  • Es responsabilidad del contratista cubrir con todos los gastos, que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución.
  • El ITCR cancelará a la persona contratista el monto respectivo dentro de los 30 días naturales siguientes a la recepción a satisfacción del contrato. Para ello, una vez recibido el bien, obra o servicio a satisfacción por el Administrador de contrato, la persona contratista debe enviar la factura a la dirección de correo electrónico pagostecapro@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Central Cartago) o pagostecsc@itcr.ac.cr (Campus Tecnológico Local San Carlos). Se debe contar con el visto bueno de la persona Administradora del contrato, para así proceder con el pago correspondiente.
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1. MODALIDADES DE PAGO

 

• Cuando la adjudicación se consigne en moneda extranjera, el pago se realizará en colones calculados al tipo de cambio interbancario de venta emitido por el Banco Central de Costa Rica para las operaciones con el Sector Público no bancario, vigente al día en que se realice la transferencia respectiva, según Directriz N°DFC-001-2017 "Uso del tipo de cambio en las operaciones del ITCR". En caso de que la persona contratista solicite una prórroga originada por motivos no imputables al ITCR, el pago se calculará al tipo de cambio establecido en la fecha de entrega inicial.
• El ITCR indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de condiciones, en el detalle de partida las modalidades de pago que utilizará para cumplir su obligación.
• Se cobrará la multa correspondiente cuando se compruebe la existencia de incumplimientos parciales, defectos o atrasos en la entrega de los bienes, obras o servicios, sin que ello implique un incumplimiento grave de las obligaciones contractuales.
• La multa será definida por el órgano técnico competente como parte de la solicitud de contratación o del pliego de condiciones, debiendo constar en el expediente el análisis técnico que determina su monto o porcentaje, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y su Reglamento.
• El cobro de la multa se hará mediante acto motivado, con indicación de la prueba que lo sustente, y se rebajará de la factura pendiente de pago, sin perjuicio de otros daños que el incumplimiento genere.
• La cláusula penal sanciona los atrasos o entregas anticipadas no autorizados por la Administración del contrato en cualquiera de las obligaciones contractuales.
• Su monto o porcentaje será definido por el órgano técnico designado en cada contratación, con fundamento en el estudio previo que valore, al menos: el tiempo del recurso administrativo y técnico involucrado en atender el incumplimiento, el nivel de criticidad del bien, obra o servicio para la continuidad de las labores institucionales, el monto del contrato y el plazo pactado.
• Una vez cubierto el tope del veinticinco por ciento (25%) del monto total del contrato, el ITCR queda facultado para iniciar el procedimiento de resolución contractual por incumplimiento, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que corresponda.
• El cobro de la cláusula penal requiere acto motivado, con indicación de la prueba que lo sustente, tramitado conforme al procedimiento de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
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1. MULTAS
2. CLÁUSULA PENAL

 

• Las prórrogas contractuales no operan de forma automática, salvo disposición distinta prevista expresamente en el pliego de condiciones para el caso concreto, y son facultativas para la Administración.
• Previo a resolver sobre una prórroga, el Administrador del contrato deberá verificar: i) que no exista un incumplimiento grave de las condiciones y plazos pactados; ii) que subsista la necesidad institucional del objeto contractual; iii) que las condiciones de precio no resulten excesivas respecto del mercado, para lo cual deberá constar en el expediente el estudio comparativo respectivo; iv) tratándose de proveedor único o exclusivo, que dicha condición se mantenga y que no existan alternativas idóneas en el mercado; v) la existencia de contenido presupuestario suficiente; y vi) que la persona contratista se encuentre al día en sus obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme a los artículos 74 y 74 bis de la Ley Constitutiva de la C.C.S.S., N.° 17, así como en sus obligaciones tributarias y con FODESAF.
• De determinarse procedente la prórroga, se notificará a la persona contratista con al menos 30 días naturales de antelación al vencimiento del contrato, salvo caso fortuito o fuerza mayor debidamente motivado en el expediente, en cuyo caso podrá variarse dicho plazo previa coordinación con la persona contratista.
• Toda decisión sobre prórroga, sea de otorgarla o denegarla, deberá constar mediante acto motivado dentro del expediente de la contratación.
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1. PRÓRROGAS DEL CONTRATO
2. CLÁUSULA ANTISOBORNO

Toda contratación del ITCR está cubierta por esta cláusula antisoborno, que garantiza que las actuaciones de las partes se han desarrollado en estricto cumplimiento de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N.° 8422, el Código Penal costarricense y el bloque de legalidad.

La persona oferente, adjudicataria o contratista, sea física o jurídica, así como sus representantes legales, socios, accionistas o terceros que actúen en su nombre, no podrán ofrecer, negociar o efectuar pago alguno, dádiva, beneficio, incentivo, favorecimiento, regalo o cualquier ventaja indebida en relación con los procedimientos de contratación pública institucionales, ya sea de forma directa, indirecta o por interpósita persona, funcionaria pública o privada.

La persona contratista se obliga a conducir sus actuaciones durante la planificación, selección y ejecución contractual con apego a los principios de probidad. El ITCR se reserva la potestad de realizar la debida diligencia de verificación que corresponda, a través del Departamento de Aprovisionamiento, y de proceder con las denuncias

respectivas cuando existan indicios de acuerdos colusorios, prácticas monopolísticas, anticompetitivas o de corrupción.

1. CONFIDENCIALIDAD

La condición de "documento confidencial" suministrada por los oferentes en sus anexos será regulada acorde al artículo 15 — Excepción a la publicidad de la información — de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 30 — De la información confidencial en el sistema digital unificado — del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP":

Artículo 15.- Excepción a la publicidad de la información: En caso de que un participante considere que existe información confidencial, así deberá indicarlo de modo expreso en el sistema digital unificado, al momento mismo de presentar o facilitar la documentación, haciendo señalamiento claro de los folios o archivos que estima confidenciales y de los motivos y su sustento jurídico (...)

Artículo 30.- De la información confidencial en el sistema digital unificado: En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de República (...)

Por tanto, la condición de "documento confidencial" que brinda el sistema para adjuntar anexos a su oferta puede ser utilizada en la casilla correspondiente en tanto dichos documentos cumplan esa condición y el oferente adjunte la justificación correspondiente, de lo contrario la Administración lo reclasificará como "documento público".

1. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS, DIFERENCIAS, DISPUTAS O RECLAMOS

Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Institucional o el Departamento de Aprovisionamiento, siguiendo la normativa dictada por la Ley y su Reglamento.

Todas las controversias, diferencias, disputas o reclamos de carácter patrimonial que pudieran derivarse de la presente contratación administrativa, su ejecución, incumplimiento, liquidación, podrán ser resueltas bajo la modalidad de un Proceso de Arbitraje, el cual se hará de conformidad con la Ley Sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social. El arbitraje será de derecho. Los árbitros serán designados uno por cada Parte y el tercero en conjunto por los dos árbitros designados por las partes contratantes. El laudo arbitral se dictará por escrito, será definitivo, vinculante para las partes e inapelable, salvo el recurso de revisión o de nulidad. Una vez que el laudo se haya dictado y se encuentre firme, producirá los efectos de cosa

 

• La persona contratista no podrá ceder ni traspasar, total o parcialmente, a terceros los derechos y obligaciones derivados del contrato sin la autorización previa y expresa del ITCR, de conformidad con el artículo 102 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 277 de su Reglamento.
• La cesión solo podrá autorizarse cuando no varíen las condiciones que fundamentaron la selección de la persona contratista original (idoneidad técnica, legal y financiera) y siempre que no se altere el objeto ni el equilibrio económico del contrato.
• La cesión realizada sin la autorización correspondiente facultará al ITCR para resolver el contrato, sin perjuicio de las demás acciones que en derecho correspondan.
• Cuando en virtud de la ejecución contractual la persona contratista tenga acceso, trate o custodie datos personales de estudiantes, funcionarios(as) o terceras personas vinculadas al ITCR, deberá cumplir con lo establecido en la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, N.° 8968, y su Reglamento.
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juzgada material y las partes deberán cumplirlo sin demora. Los gastos relacionados con el arbitraje y los honorarios de los árbitros serán asumidos por las partes en igual proporción. Los montos y porcentajes de las costas serán los que se establezcan en la reglamentación del Centro de Arbitraje que al efecto escogieran las partes. En caso de que las partes no acuerden bilateralmente la realización del arbitraje, deberán acudir a los mecanismos y procesos administrativos y judiciales previstos en la legislación.

1. DERECHOS DEL INSTITUTO

El oferente autoriza expresamente al Departamento de Aprovisionamiento, para que verifique si toda la información brindada por su representada se ajusta a la realidad.

1. FINIQUITO

Las partes se encuentran facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato, el cual podrá realizarse dentro del año siguiente o plazo aplicable según normativa, a la recepción definitiva del bien, servicio u obra.

La suscripción del finiquito por quien tenga capacidad legal para ello impedirá reclamos futuros, salvo la responsabilidad que corresponda por vicios ocultos.

1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El ITCR podrá aplicar las disposiciones referidas a la rescisión y resolución contractual, de conformidad con lo estipulado en la Ley General de Contratación Pública según los artículos del 113 al 116 y su Reglamento.

1. CESIÓN DEL CONTRATO
2. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

• La persona contratista se obliga a utilizar dichos datos únicamente para los fines estrictamente necesarios para la ejecución del contrato, a implementar las medidas de seguridad técnicas y organizativas correspondientes, y a no transferirlos a terceros sin autorización previa y expresa del ITCR.
• Finalizada la relación contractual, la persona contratista deberá devolver o eliminar, según corresponda, la información y los datos personales a los que tuvo acceso, salvo obligación legal de conservarlos.
• Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones contractuales cuando este se derive de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditado, entendido como todo acontecimiento imprevisible o inevitable, ajeno a la voluntad de la parte afectada.
• La parte que invoque el caso fortuito o la fuerza mayor deberá comunicarlo por escrito a la otra parte dentro de un plazo razonable a partir de su acaecimiento, indicando su naturaleza y el efecto sobre el cumplimiento de sus obligaciones, y deberá aportar la prueba que lo sustente.
• Verificada la situación, el Administrador del Contrato podrá suspender el plazo contractual mientras subsista la causa, de conformidad con el artículo 106 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 282 de su Reglamento.
• La invocación del caso fortuito o la fuerza mayor no exime a la persona contratista de adoptar las medidas razonables a su alcance para mitigar los efectos del hecho, ni de reanudar el cumplimiento de sus obligaciones tan pronto cese la causa que lo impide.
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1. CASO FORTUITO Y FUERZA MAYOR

 

• Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones contractuales cuando este se derive de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditado, entendido como todo acontecimiento imprevisible o inevitable, ajeno a la voluntad de la parte afectada.
• La parte que invoque el caso fortuito o la fuerza mayor deberá comunicarlo por escrito a la otra parte dentro de un plazo razonable a partir de su acaecimiento, indicando su naturaleza y el efecto sobre el cumplimiento de sus obligaciones, y deberá aportar la prueba que lo sustente.
• Verificada la situación, el Administrador del Contrato podrá suspender el plazo contractual mientras subsista la causa, de conformidad con el artículo 106 de la Ley General de Contratación Pública, N.° 9986, y el artículo 282 de su Reglamento.
• La invocación del caso fortuito o la fuerza mayor no exime a la persona contratista de adoptar las medidas razonables a su alcance para mitigar los efectos del hecho, ni de reanudar el cumplimiento de sus obligaciones tan pronto cese la causa que lo impide.
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