SE-Contratación Escasa Cuantía Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de información hidrometeorológicos (WISKI) GE 288/DISA

1. Declaraciones juradas y certificaciones

El oferente debe presentar las declaraciones juradas, se adjunta información (Anexo en PDF llamado declaraciones juradas).

1. Información técnica.

Todos los Oferentes deben suministrar información, completa y detallada de los servicios ofertados, para facilitar el análisis y estudio de recomendación. Se deben presentar la oferta en idioma español.

1. El oferente deberá presentar junto con su oferta una declaración jurada donde indique estar al día en sus obligaciones con el Ministerio de Hacienda.
2. El oferente debe adjuntar en su oferta carta del fabricante donde certifique que el oferente es representante, canal o distribuidor autorizado de la licencia para Costa Rica.
3. El oferente debe presentar carta del fabricante que indique que lo respalda en cuanto a las condiciones técnicas mencionadas en el contrato y el servicio del periodo de mantenimiento mencionados en el mismo. Esto tendrá como propósito garantizar a la institución que los softwares/equipos que se están recomendando cuentan con el debido soporte que permita utilizar el software de manera efectiva. Esta carta es Condición de Admisibilidad, la no presentación es incumplimiento y la oferta no sería admisible.

Requerimientos técnicos mínimos que debe cumplir el servicio de pronóstico meteorológico de mediano plazo objeto de esta contratación. El oferente deberá indicar en su propuesta el cumplimiento puntual de cada requerimiento y adjuntar la documentación técnica que lo respalde.

Descripción general del servicio

El objeto de esta contratación es Adquisición SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN HIDROMETEOROLOGICOS (WISKI), por un período de 12 meses, prorrogable por 3 periodos adicionales de igual duración.

1. Se requieren servicio de mantenimiento y actualizaciones correspondientes a las siguientes licencias:

• Servicio de mantenimiento anual para garantizar la continuidad del sistema de procesamiento de datos Water Information System by Kisters (WISKI) con vigencia del 1 de abril al 31 de marzo de cada año. El sistema incluye los siguientes componentes: WISKI Desktop Client, BIBER, SKED. KiRolling Optimizer, KiTSM, Reports, Process Analytics, KiDSM Portal, WISKI Portal. KIWIS API, WISKI Server y WISKI Server Manager.
• Mantenimiento preventivo:
• Verificación y actualización del software de los sistemas de procesamiento de datos cada seis meses.
• Las actualizaciones del sistema principal del servidor deberán ser compatible con el sistema Operativo Windows Server 2019 o superior.
• Las actualizaciones de las aplicaciones de escritorio de usuario final deben ser compatibles con Windows 10 o superior.
• Las aplicaciones del cliente web deberán ser compatibles con las últimas versiones de los navegadores web más populares del mercado (Microsoft Edge, Google Chrome y Mozilla Firefox).
• Las actualizaciones compatibles con la base de datos relacional Oracle.
• Mantenimiento correctivo:
• Identificación y análisis de fallas mediante herramientas de diagnóstico.
• Reporte detallado de la falla y plan de acción.
• Pruebas de funcionamiento y diagnóstico de fallas potenciales en los componentes del sistema.
• Reparación de fallas y pruebas post-reparación para asegurar la funcionalidad del sistema
• Soporte técnico:
• Facilitar un canal de comunicación (correo, sistema web, teléfono) para solicitar soporte técnico.
• Realizar las actividades de mantenimiento y soporte por medio de acceso remoto a los servidores, para esto el ICE le proporcionará un acceso seguro al servidor.
• El proveedor debe coordinar con los administradores del sistema las ventanas de mantenimiento.
• Las atenciones soporte técnico para los usuarios por parte del proveedor deberá ser en el idioma español.
• El horario de atención de las solicitudes de soporte deberá ser, en la medida de lo posible, en el horario laboral de Costa Rica (UTC-6) de 7 am a 5 pm.
• Reporte de todas las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo
• Entrega de manuales y guías de usuario para operación y mantenimiento básico de las actualizaciones del sistema.
• Garantía mínima de 3 meses para las reparaciones y actualizaciones realizadas.
• Requisitos técnicos del proveedor
• Experiencia comprobada en mantenimiento de sistemas de información hidrometeorológicos de la marca Kisters.
• Personal técnico calificado.
• Disponibilidad de herramientas y equipos necesarios para el mantenimiento y reparación.

1. Requerimientos Específicos del Soporte Incluido en las Licencias.

• El software debe ser compatible con Windows 11 a 64 bits.
• Debe ser en español o inglés.
• La licencia es perpetua a nombre del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), e incluye 12 meses de soporte y mantenimiento, lo que faculta al ICE a disponer de las actualizaciones de la licencia durante este período
• Como soporte técnico se entiende la asistencia por expertos del desarrollador o fabricante del software para evacuar consultas relacionadas con el programa, la documentación o accesorios y su uso en casos prácticos o resolver problemas de operación o daños en el software.
• El soporte técnico durante el período de mantenimiento puede ser suplido de la siguiente manera:
• Vía Correo
• Vía telefónica
• Vía Web
• El oferente deberá presentar junto con su oferta una declaración jurada de estar al día en sus obligaciones con el Ministerio de Hacienda.
• Serán sujetas a adjudicación las ofertas que cubran el suministro completo.
• Para efectos de adjudicación se compararán las ofertas elegibles con el monto ofertado.
• Se adjudicará a la oferta que presente el menor monto.
• El ICE podrá realizar consultas a los oferentes para aclarar dudas con respecto a los programas y sus ofertas.
• El oferente debe adjuntar en su oferta carta del fabricante donde certifique que el oferente es representante, canal o distribuidor autorizado de la licencia para Costa Rica.
• El oferente debe presentar carta del fabricante que indique que lo respalda en cuanto a las condiciones técnicas mencionadas en el contrato y el servicio del periodo de mantenimiento mencionados en el mismo. Esto tendrá como propósito garantizar a la institución que los softwares/equipos que se están recomendando cuentan con el debido soporte que permita utilizar el software de manera efectiva. Esta carta es Condición de Admisibilidad, la no presentación es incumplimiento y la oferta no sería admisible
• El adjudicatario debe suministrar una guía de instalación que ilustre la secuencia de instalación y consideraciones importantes para la puesta en operación en español.
• El tiempo de entrega será de 10 días hábiles.  Se dará por entregado al recibir notificación de código virtual.

1. Criterios sostenibles

El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que cumple con el criterio social expuesto en el siguiente punto:

 Criterios sociales: Igualdad y equidad de género: Debe asegurar que exista equidad salarial entre hombres y mujeres que desempeñan roles similares y que todos los beneficios laborales estén disponibles de manera equitativa para todos los empleados, independientemente de su género.

    2. Estructura de Precio y Presupuesto Detallado:

Con fundamento en el artículo 27 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta la estructura del precio por partida y el presupuesto detallado.

• La estructura del precio: El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, y utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.
• El presupuesto detallado: el contratista deberá presentar un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Se anexa el formato a utilizar y deberá ser presentado 5 días después de notificado el contrato.

Nota: El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

1. Recepción

 El contratista debe solicitar en sistema de información de compras públicas SICOP la aprobación de la entrega del servicio dos días antes de la entrega, no será requisito para entregar el servicio que dicha solicitud de entrega este aprobada en sistema de compras públicas SICOP. Las entregas se realizarán de lunes a jueves de 7:00 am a 16:00 pm según corresponda, los viernes se recibe material de la 7:00 a.m. a 14:30 pm.

    4. Recibo conforme

El recibo del servicio y la validación solicitada se dará una vez logrado lo siguiente:

• Se haya verificado el cumplimiento del servicio que cumpla con los niveles de calidad solicitados en el cártel y conforme al siguiente punto.
• El contratista procederá a:

1. Ejecutar el servicio con el debido cuidado, conocimiento, habilidad y diligencia, de acuerdo con el estándar empleado normalmente similares bajo circunstancias semejantes.
2.   Re-ejecutar a su propio costo cualesquiera del servicio que no cumplan con dicho estándar.

Obligaciones del contratista

• Serán sujetas a adjudicación las ofertas que cubran el suministro completo.
• Para efectos de adjudicación se compararán las ofertas elegibles con el monto ofertado.
• Se adjudicará a la oferta que presente el menor monto.
• El ICE podrá realizar consultas a los oferentes para aclarar dudas con respecto a los programas y sus ofertas.
• El software debe ser compatible con Windows 11 a 64 bits.
• Debe ser en español o inglés.
• El soporte técnico durante el período de mantenimiento puede ser suplido de la siguiente manera:
• Vía Correo
• Vía telefónica
• Vía Web
• El adjudicatario debe suministrar una guía de instalación que ilustre la secuencia de instalación y consideraciones importantes para la puesta en operación en español.

Otras clausulas

1. Facturación.

Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)

Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el proveedor deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

1. Solicitar el número interno al elaborador del pedido, PREVIO a la entrega de material o servicio.
2. Realizar la entrega con una guía de Reporte de Tiempos de Operación (RTO) en las instalaciones indicadas por el gestor y una vez incorporado el registro del servicio se le notificará automáticamente al correo registrado el número interno y POSTERIOR podrá presentar la factura ya con el número.

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr    

    2. Cláusula de desempate

En caso de empate en el precio más bajo para la partida, se convocará un sorteo público, el cual se realizará en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.

Para definir el desempate se utilizará una moneda.

De lo anterior se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

    3. Visita al sitio

Los oferentes podrán realizar visitas al sitio de instalación previo a enviar la cotización, ubicación física: Provincia San José, cantón San José, distrito Mata Redonda, del edificio del ICE central Sabana Norte 300mtrs hacia el norte, portón lado izquierdo, edificio Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados piso 1. Para dicha visita se debe previamente validar permisos de ingreso y demás puntos de reunión después de la fecha de publicación si lo consideran necesario. Esta visita se debe realizar en los primeros 2 días hábiles posterior a la fecha de la publicación. La visita se coordinaría con Melvin Pérez Chinchilla, teléfono 2000-6291, correo: mperezc@ice.go.cr. Esta visita deberá ser realizada bajo los lineamientos de seguridad, horarios, programas y otras condiciones a criterio del encargado del ICE en el sitio.

     4. Forma de pago

• El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, contra el informe mensual de gestión avalado por el Administrador de Contrato.
• La modalidad de pago será por transferencia electrónica.

     5. Plazo de entrega

• 10 días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico.

     6. Precio e impuestos

Con la presentación de la oferta, todo oferente nacional debe indicar el monto del impuesto del precio cotizado en la casilla correspondiente en SICOP. En caso de no incluir el rubro de impuestos, se deberá adjuntar la documentación correspondiente que demuestre que su precio está exento de impuestos. En el caso de oferentes extranjeros el precio cotizado debe incluir todos los impuestos que corresponden incluyendo las retenciones sobre las remesas.

Los oferentes deberán cotizar los precios unitarios para cada ítem y para efectos comparativos y de adjudicación se multiplicarán los precios unitarios por las cantidades estimadas por año.

1. Indagatoria precio ofertado

El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme el artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del +/- 15% del monto estimado vrs el ofertado elegible.

     8. Cláusulas Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional:

• El oferente debe presentar una declaración jurada que cumple con la "Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional" (ver documento en la documentación anexa) además deberá presentar toda la información y documentación indicada en el punto 7.1.3. de la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional.
• Toda obra o servicio adjudicado no podrá iniciar hasta que todo el personal de la empresa contratada haya participado en la capacitación de inducción que brindará el Centro de Trabajo, sobre las medidas y disposiciones específicas de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene el centro de trabajo donde se efectuarán las obras o servicios. Esta capacitación debe estar registrada formalmente ante el CADE y podrá ser impartida por el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, Prevencionista designado o por Seguridad Industrial.
• La documentación de los registros de la implementación de su programa preventivo de Seguridad e Higiene Ocupacional según la legislación vigente.
• Cuando se presente un accidente laboral el contratista debe presentar un informe completo al Administrador de Contrato en un plazo de 8 días hábiles, donde se identifiquen las causas para cada caso específico de accidente leve, moderado o grave, que ocurra durante el periodo de ejecución de la obra, además de un plan de acción en relación con cada causa descrita, donde se establezca las medidas preventivas a tomar para el control de eventos similares; el responsable y la prioridad de intervención.
• La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de la legislación vigente.
• La responsabilidad de la aplicación de los derechos en materia de seguridad y salud ocupacional que realicen las personas trabajadoras del contratista o sus subcontratistas durante la ejecución del contrato será de exclusiva competencia del contratista.
• El cumplimiento estricto, como deber ineludible, propio y de sus subcontratistas con las obligaciones laborales, prevención de riesgos laborales y de seguridad social, siendo su inobservancia causal de revisión del contrato por parte del AC para activar las acciones pertinentes

Control del cumplimiento de las cláusulas cartelarias y contractuales

• Corresponde al AC en conjunto con el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, verificar mediante inspecciones planeadas a intervalos definidos, el cumplimiento de las anteriores obligaciones y otras normas de seguridad e higiene ocupacional. El no cumplimiento de las acciones correctivas emitidas conlleva a la revisión del contrato para activar la sanción que corresponda aplicar.
• El AC debe incluir en el calendario de reuniones de seguimiento ordinarias y extraordinarias con el personal responsable de parte del contratista, la evaluación de los resultados de las inspecciones y cumplimiento de acciones preventivas y correctivas de SySO. Además, debe documentar estas reuniones y mantener los registros correspondientes. En estas reuniones se requiere la participación de encargados de SySO del contratista y del Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo del centro de trabajo.
• En caso de incumplimientos por parte del Contratista en materia de seguridad e higiene ocupacional, el AC solicita a quién corresponda la aplicación de las acciones pertinentes.

Documentación que debe presentar el Contratista

Una vez adjudicada la obra o servicio ofertado, el contratista debe presentar obligatoriamente ante el AC la siguiente documentación:

Contrataciones de menos de cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS).
• Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
• Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
• Permisos de trabajo al día para personal extranjero, emitidos por la autoridad competente.
• Informe con la identificación de los peligros y riesgos laborales asociados a la contratación, mediante una metodología de valoración de peligros y riesgos ocupacionales, emitida en el país por el INS o el CSO y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional.
• Plan de acción para mitigar los riesgos y peligros laborales identificados en el párrafo anterior, asociados al tipo de contratación debe considerarse a los 10 días posteriores a notificado el contrato. En caso de que se omita un riesgo y peligro laboral en la identificación realizada, no exime de responsabilidad al Contratista de tomar las medidas de prevención requeridas.

Contrataciones de un número igual o mayor a cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratado por el ICE:

• Actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por el Instituto Nacional de Seguros.
• Presentación de la documentación asociada al cumplimiento de las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).
• Copia de la planilla presentada y recibida por el INS, actualizada mensualmente durante el periodo de ejecución del contrato.
• Permisos de trabajo al día para personal extranjero emitidos por la autoridad competente.
• Plan de Gestión en Seguridad e Higiene Ocupacional, según lo especificado en el anexo 2 dentro del documento Norma de seguridad e higiene ocupacional y debe estar firmado por un profesional en Salud Ocupacional. La implementación de este plan es responsabilidad del Contratista.
• Listado con el nombre de la o las personas trabajadoras designadas como encargado de Salud y Seguridad Ocupacional en cumplimiento del Decreto N° 39408-MTSS, que tendrá a cargo la implementación del programa preventivo de Salud y Seguridad Ocupacional.