Licitación Abreviada SC-Servicios de mantenimiento preventivo en los sistemas de Aire Acondicionado administrados por Proceso Gestión Inmobiliaria, según demand

El oferente deberá presentar junto con su oferta lo siguiente:

 

1. Garantía y vigencia de la oferta:

El oferente debe indicar en su oferta la garantía de los servicios ofertados y la vigencia de la oferta, dichos plazos no podrán ser inferiores a los solicitados en el Cartel.

1. Experiencia del oferente:

El oferente deberá acreditar una experiencia mínima de cinco (5) años, cumplidos a la apertura de las ofertas, en la ejecución de mantenimientos preventivos y correctivo de equipos de aire acondicionado cuya capacidad nominal se encuentre en el rango de 0 BTU y hasta 60 000 BTU.

Dicha experiencia se entenderá como la ejecución de servicios de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, inspecciones y pruebas en equipos de aire acondicionado con características iguales o superiores a las descritas en el cartel; recibidos a entera satisfacción del cliente, lo cual deberá acreditarse mediante los respectivos documentos de respaldo.

Para acreditar la experiencia, se deberá aportar lo siguiente: 

• Declaración jurada en donde manifieste los años de experiencia con que cuenta la empresa en la comercialización y ejecución de bienes y/o servicios superiores, iguales o similares a los incluidos en esta contratación.
• Un cuadro con el detalle de al menos cinco empresas a las que le haya suministrado este tipo servicios; la información mínima que debe aportar de cada una de las empresas es la siguiente: empresa, contacto, teléfono, correo electrónico, y tipo servicio recibido.

1. Inscripción ante el colegio profesional:

La empresa oferente deberá estar inscrita ante el Colegio Profesional respectivo, ya sea, al Colegio de Federado de Ingenieros y arquitectos (CFIA) por lo que, en cualquiera de los casos, deberá presentar con la oferta certificación vigente de encontrarse inscrito en dicho colegio profesional y al día con el pago de las cuotas respectivas.

1. Para la ejecución de los servicios:

Para la ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, las empresas oferentes deberán contar, como mínimo, con dos (2) cuadrillas por cada partida (zona) en la cual deseen participar. Cada cuadrilla deberá estar conformada por un (1) técnico un (1) auxiliar con formación o especialización en refrigeración o aire acondicionado y un profesional a cargo, este último puede estar a cargo de una (1) o varias cuadrillas, dependiendo de la cantidad de partidas donde participen.

Se establece que no se permitirá la asignación del mismo recurso humano en más de una partida a excepción del profesional a cargo. En caso de que un oferente incluya personal repetido en distintas partidas, la Administración se reserva el derecho de adjudicar únicamente una de ellas, según criterio técnico y conveniencia institucional, sin responsabilidad para el ICE.

Para efectos de acreditar lo anterior, el oferente deberá presentar, junto con su oferta, una declaración jurada en la que certifique el cumplimiento del recurso humano solicitado. Asimismo, deberá indicar que dicho personal contará con los equipos, herramientas e implementos de seguridad necesarios para la adecuada ejecución de las labores contempladas en esta contratación.

La definición del recurso humano establecida en el presente cartel corresponde a un parámetro base de admisibilidad y no limita, en ningún caso, la responsabilidad de las empresas adjudicatarias en cuanto al cumplimiento oportuno, eficiente y con la calidad requerida de los servicios contratados. En este sentido, el ICE no asume responsabilidad alguna por la fijación de dicho mínimo, siendo obligación del oferente dimensionar, proponer y disponer de la cantidad de personal técnico, auxiliar y de apoyo que resulte necesaria para garantizar la correcta ejecución de los servicios, dentro de los plazos establecidos y conforme a los niveles de calidad exigidos en esta contratación.

1. Perfil del personal y experiencia:

5.1 El profesional a cargo:

Deberá contar con un ingeniero mecánico o electromecánico o de mantenimiento industrial, poseer un mínimo de cinco (5) años de experiencia cumplidos a la apertura de las ofertas; comprobable en el campo. Para demostrar lo anterior, deberá presentar una declaración jurada que respalde su participación en empresas, específicamente en labores de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos superiores, iguales o similares a los incluidos en esta contratación.

El profesional deberá estar debidamente inscrito en el Colegio de Ingenieros y Arquitectos, encontrándose colegiado y en estado activo, presentando la certificación correspondiente. Éste será designado como responsable técnico de los servicios, y deberá contar con al menos cinco (5) años de incorporación al colegio profesional, cumplidos a la apertura de las ofertas. Deberán presentar los atestados del ingeniero junto con la oferta y posterior a la adjudicación se darán todos los contactos para poder resolver las consultas y asesorías

5.2 El personal técnico:

El personal técnico incluido en la oferta deberá aportar la siguiente información y cumplir con los siguientes requisitos, según corresponda:

1. Nombre del trabajador.
2. Número de cédula de identificación.
3. Puesto que desempeña.
4. Años de experiencia. (experiencia mínima de 3 años)
5. El personal técnico incluido en la oferta deberá presentar el Título de técnico con especialidad en la carrera en aire acondicionado, refrigeración, mecánica, electricidad, electromecánica o afines.
6. En el caso de los técnicos deben contar con 3 años de experiencia en el campo de climatización. Para demostrar esta experiencia los títulos presentados deben tener al menos tres años de haber sido expedidos.
7. Todo el personal técnico debe presentar copia por ambos lados del carné emitido por el Ministerio de Ambiente y Energía, que los acredite como técnicos capacitados para el adecuado manejo de SAO (Sustancias agotadoras de la capa de ozono). Lo anterior, de conformidad con el “Reglamento de control de sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO)”, de acuerdo con la ley N° 7223 y sus enmiendas Nº 35676-S-H-MAG-MINAET.

5.3 El personal auxiliar:

El personal auxiliar incluido en la oferta deberá aportar la siguiente información:

1. Nombre del trabajador.
2. Número de cédula de identificación.
3. Puesto que desempeña.
4. Años de experiencia.

Se excluyen los auxiliares o ayudantes, en la presentación del carné de buenas prácticas de manejo de refrigerantes, en caso de poseer se valora como una buena práctica de la empresa (recomendable).

1. Declaraciones juradas.

6.1 Los oferentes deben presentar las declaraciones juradas indicadas en el cartel tipo en el apartado 4 y 5 de las condiciones generales, las cuales pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

Además, deberá indicar:

6.2. Que acepta y cumplirá fielmente con las condiciones, requerimientos, especificaciones y requisitos técnicos de ésta contratación.

 

Aspectos relacionados con los servicios:

1. Aspectos generales:

Para referencia de los oferentes y el contratista, se adjunta el archivo denominado “Anexo 10. Lugares de entrega para dar el mantenimiento, el cual incluye el dato de la Provincia y cantón de los lugares donde se encuentran ubicados lo equipos a intervenir, sin embargo, dichos datos es solo una referencia, ya que los servicios deberán brindarse en cualquiera de las instalaciones con las que cuenta el ICE dentro del territorio nacional, por lo que las ubicaciones podrían variar durante la etapa de ejecución contractual.

El servicio de mantenimiento preventivo de aires acondicionados al amparo de esta contratación deberá efectuarse según demanda, de acuerdo con las necesidades Institucionales, estos podrían requerirse de forma mensual, bimestral, trimestral o cuatrimestral para cada equipo, la ejecución se llevará a cabo contra orden de pedido SICOP, asimismo, para referencia de los oferentes y el contratista, se adjunta el archivo denominado “Anexo 1. Proyección de consumo”, en el cual se incluye la proyección de consumo de los 12 meses del contrato, el cual es de carácter informativo; por lo que no se asegura una cantidad mínima de solicitudes, ya que las cantidades podrán aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de la Institución

Para el servicio de mantenimiento preventivo, se estará brindando para equipos con las siguientes capacidades:

• 1 BTU a 18000 BTU - Equipos tipo split y mini Split (Línea 1,4,7,10 y 13)
• 18001 BTU a 36000 BTU - Equipos tipo split y mini Split (Línea 2,5,8,11 y 14)
• 36001 BTU a 60000 BTU - Piso Cielo (Línea 3,6,9,12 y 15)

2. Elementos a los que se les debe brindar servicio en cada visita de mantenimiento preventivo:

• Motores.
• Bombas de condensado.
• Compresores.
• Filtros.
• Aislamiento de las tuberías de cobre.
• Serpentines.
• Componentes eléctricos y electrónicos.
• Equipo de impulsión de aire (turbinas).
• Sensores.
• Drenajes.
• Carcasas y bandejas.
• Sellos, acoples, juntas y empaques.
• Ductos.

3. Tareas generales del mantenimiento:

• Inspección del estado físico de la unidad.
• Lavado y limpieza de filtros, bandejas, serpentines y equipo en general con productos biodegradables (Triple D, Alkifoom, Akticlean).
• Mantenimiento de acoples, anclajes, tuberías y todo lo que tiene relación con el equipo.
• Verificación y mantenimiento de sistema eléctrico de control y potencia, incluye: verificación de arranque “coordinado” de dispositivos, verificación de termostato, verificación de cables recalentados y cambio de terminales dañadas.
• Resoque general de conexiones eléctricas.
• Sustitución de fusibles.
• Limpieza y revisión de componentes eléctricos (contactores, relevadores, capacitores, tarjetas y otros relacionados) con productos adecuados para tal fin.
• Limpieza y revisión de pendientes de drenajes. (realizar cada limpieza a presión con manguera).
• Identificación de condiciones anormales de operación y su respectiva corrección. (abolladuras, congelamiento en líneas de refrigerante y serpentín).
• Revisión y pintura de anclajes y soportaría de ser necesario.
• Revisar, proveer y/o sustituir tornillería dañada o faltante.
• Revisar y reparar aletas de enfriamiento del serpentín, tanto de la unidad evaporadora, como de la unidad condensadora. (Peinar si fuese necesario)
• Verificar que no haya presencia de aceite dentro de la unidad (Compresor, tubería y accesorios).
• Revisión de las válvulas en general.
• Medir las temperaturas de suministro de aire frío y de retorno de aire caliente.
• Revisión de los amortiguadores de los equipos.
• Revisión general del estado de las turbinas.
• Engrase de roles.

4. Detalle de tareas de mantenimiento por cada parte de los equipos

4.1 Unidad Condensadora (incluida la unidad ROOFTOP):

• Verificación electromecánica de operación del compresor.
• Verificación de funcionamiento de resistencia de depósito de lubricante.
• Verificación de retornos de líquido al compresor.
• Verificación y registro de presiones de succión y descarga. De contener variaciones inadecuadas se deberá corregir con el refrigerante adecuado y del tipo utilizado en el equipo.
• Verificación y registro de voltaje de alimentación y consumo de corriente del compresor y motor del ventilador.
• Registro de sobrecalentamiento del refrigerante.
• Revisión de soportes del compresor.
• Verificación de dispositivos de protección: presostatos de baja y alta presión, protección por retardo de arranque de compresor, capacitor y operación de protector térmico del compresor.
• Impermeabilizado de cañuela en caso de estar dañada remplazar e impermeabilizar.
• Sellado de salida de tubería.
• Encerado de partes metálicas externas de unidad condensadora.
• Verificación de trampa (s) de aceite en línea de succión.
• Limpieza o cambio de filtros (unidades ROOFTOP) según sea el caso.
• Limpieza de la rueda recuperadora de energía.
• Revisión y pintura de anclajes y soportaría de ser necesario.

4.2 Ductería:

• Verificación de fugas en ductería por:

1. Apertura de juntas de ductos rígidos.
2. Agarre de flexibles.
3. Desintegrado de ductos de retorno.

• Verificación y limpieza de difusores y rejillas de retorno.
• Notificación para coordinación de reparación de ductos rígidos, agarre de flexibles, agarre a rejillas o difusores, cambio de difusores o rejillas por parte de ductero.

4.3 Unidad Evaporadora:

• Limpieza de consola de unidad de descarga directa.
• Limpieza de filtros de retorno de aire.
• Limpieza de serpentín: Soplado, lavado o aplicación de químico.
• Limpieza de turbina, así como lubricación y verificación electromecánica de su motor.
• Limpiar bandeja de condensado y verificar el drenado de la misma.
• Verificación de sifón de drenaje de condensación.
• Revisión y mantenimiento de bombas de condensado.
• Verificación del funcionamiento del termostato.
• Verificar y corregir estado y operación de los elementos de control eléctrico tales como relés, presostatos, transformadores, etc.
• Comprobación de operación de controles de temperatura.
• Verificación de envío de alarma por temperatura alta.
• Verificación de dispositivos de expansión.
• Verificación y corrección de estado de aislamiento del evaporador.
• Verificación y corrección de acoples, ductos y tornillos.
• Verificación y registro de voltaje de alimentación y consumo de corriente de motores.

De contar con sistemas de transmisión indirecta se deberá:

• Revisión, limpieza y alineamiento de las poleas. (verificar que no presenten daños visibles, abultamientos o reventaduras).
• Verificación y corrección de estado y tensión de fajas

5. El costo de los servicios de mantenimiento preventivo debe incluir los elementos detallados anteriormente según corresponda el mantenimiento:

5.1 Gastos administrativos, utilidad, movilidad, transporte, impuestos y cualquier gasto necesario para ejecutar los servicios objeto de este contrato.

5.2 Mano de obra especializada y requerida para cada tipo de mantenimiento como las herramientas mecánicas, eléctricas, manuales, automáticas, software -hardware y todo aquello requerido para aplicar las mejores y buenas prácticas de mantenimiento de aires acondicionados como seguridad en el equipo, y seguridad de la vida humana.

CAPÍTULO I.

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Para la presente contratación únicamente será aplicable lo establecido en el capítulo I de las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.

 Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. VISITA DE CAMPO.

Con la finalidad de que los oferentes logren una mejor apreciación de los servicios de mantenimiento requeridos por la institución, la Administración realizará una visita (no obligatoria, sin que ello limite la responsabilidad del oferente de analizar adecuadamente las condiciones del servicio conforme a la información disponible en el cartel) a los sitios indicados en Anexo N°10. Lugares de entrega para dar el mantenimiento.  La misma iniciará el tercer día hábil posterior a la publicación del cartel. Se realizará con todos los potenciales oferentes que lo consideren conveniente, en un horario comprendido de las 7:30 am a las 5:00 pm. Por lo tanto, se requiere que los oferentes realicen la respectiva coordinación con el Administrador del Contrato, Adrián González Venegas, al Teléfono (506) 2001-1314, correo electrónico:         adgonz@ice.go.cr  

A. El oferente que no realice la visita al sitio no podrá alegar durante la ejecución del contrato desconocimiento de las circunstancias del sitio y otras condiciones.

B. Se entenderá que el oferente ha inspeccionado y examinado todos los aspectos concernientes con esta licitación, y ha obtenido toda la información necesaria en cuanto a los riesgos, contingencias y otras circunstancias que pudieran influir en su propuesta.

C. El alcance indicado es referencial, sin embargo, es responsabilidad del oferente interesado en presentar oferta de la licitación, realizar los levantamientos de información en el sitio de trabajo según disponibilidad del ICE y revisar requerimientos y alcance deseado por el ICE

2. EROGACIONES DE AÑOS FUTUROS

El presupuesto estimado para el año 2027 es de 173 309 998,68 CRC y para el siguiente año 2028 se estiman en 54 623 792,94 CRC, cubriendo así lo indicado en la casilla "Presupuesto total estimado" y que corresponde al primer año de vigencia del contrato.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario, la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

3. ESTRUCTURA DEL PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO.

Los oferentes que participen en este concurso deberán presentar junto con su oferta la estructura de precio, así como un presupuesto detallado y completo.

3.1 Los precios ofertados deben ser por partida completa, es decir deberán cotizarse todas y cada una de las líneas que conforman la partida a ofertar, sin que esto represente una limitante para participar en varias partidas. La omisión de esta condición por parte de algún oferente hará que la Administración declare como inelegible dicha oferta.

3.2 Los precios ofertados deberán de incluir lo correspondiente al transporte, viáticos, materiales, mano de obra (salarios mínimos de ley, cargas sociales…), pólizas del personal y vehículos, equipos de protección, insumos, gastos administrativos, utilidad e IVA, así como cualquier costo que consideren necesario para la ejecución de los servicios solicitados.

3.3 Los precios ofertados deberán ser desglosados por línea, no obstante, para calcular el precio total por cada partida, se multiplicará el precio unitario ofertado en cada línea, por la cantidad total estimada al año, esto según la estimación de consumo determinada. (Ver anexo 1 Proyección Consumo).

3.4 Estructura del precio.

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios:

• costos directos de mano de obra, costos indirectos de mano de obra,
• costos directos de insumos, costos indirectos de insumos,
• utilidad;

Las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. (Ver Anexo 2. Formato Estructura de Precios).  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.  

Por tratarse de una contratación de servicios en modalidad según demanda se deberá aportar la estructura de precios por línea, y será obligatorio cotizar la totalidad de las líneas que integran cada partida que el oferente desee ofertar.

No obstante, el oferente podrá realizar las agrupaciones de líneas en la estructura de precios en los casos en que los costos sean proporcionalmente iguales para todas las líneas. 

3.5. PRESUPUESTO DETALLADO.

El oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. (Ver Anexo 3. Formato presupuesto detallado). 

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

4. CLÁUSULA DE DESEMPATE.

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se realizará de forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda.

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento. Dicha acta será incluida en el expediente SICOP.

 5. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

Los montos de las garantías a depositar de acuerdo con cada partida adjudicada son los siguientes:

 

Partida	Monto de Garantía de Cumplimiento CRC
Partida 1	3 755 299,18
Partida 2	1 651 469,90
Partida 3	1 569 492,67
Partida 4	2 179 806,37
Partida 5	2 240 621,47

 

No obstante, el Contratista se compromete a mantener vigente esta garantía durante toda la duración del presente contrato.

6. CRITERIOS SOSTENIBLES.

6.1. Criterios Sociales.

a) Todo oferente y contratista deberá ser idóneo legalmente para contratar con la Administración. En virtud de ello, deberá contar con Patente Comercial emitida por la Municipalidad respectiva según lo estipula el artículo 88 del Código Municipal. Para demostrar lo anterior, el oferente deberá adjuntar junto con su oferta copia de la patente municipal vigente, al día y emitida a su propio nombre, la cual deberá ser atinente con el objeto de la contratación. En caso de que el título respectivo condicione su vigencia a mantenerse al día con el pago del canon respectivo, deberá presentar copia del recibo donde se acredite dicho pago.

En caso de que la descripción de la actividad indicada en el título de Patente no coincida con el objeto contractual, deberá aportar con la oferta documento idóneo (certificación, resolución o constancia) expedido por la Municipalidad competente donde conste que la actividad comercial autorizada incluye el objeto de la contratación y por lo tanto que está habilitado para el ejercicio de la actividad requerida por la Administración.

b) El oferente debe aportar copia del Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente y emitido por el Ministerio de Salud a su propio nombre, de conformidad con el decreto número D-39472-S, Reglamento General para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de Funcionamiento o conforme al decreto que se encuentre vigente al momento de la solicitud del permiso sanitario por parte del Oferente. Para demostrar lo anterior, los oferentes deberán adjuntar con su plica copia del Permiso, dicho documento deberá ser atinente a los servicios requeridos por la Administración. En caso de que el título respectivo condicione su vigencia a mantenerse al día con el pago del canon respectivo, deberá presentar copia del recibo donde se acredite dicho pago.

6.2 Criterios Ambientales.

Cláusulas de huella de carbono:

La Institución está promoviendo la sensibilización en materia ambiental, tanto a lo interno como a nuestros proveedores, debido a esto, es imperativo solicitar que las empresas contratadas por el ICE nos suministren información sobre su inventario de huella de carbono, con la intención de ir culturizando a los proveedores y a la vez cumplir con los lineamientos establecidos en el Programa País Carbono Neutralidad, por lo que se requiere que el contratista aporte y/o cumpla con lo que se detalla a continuación:

a) El contratista deberá identificar sus fuentes de emisión de Gases de Efecto Invernadero de tipo directa durante el primer mes de la contratación, donde se contemple al menos fuentes de consumo de combustible tanto de vehículos como maquinaria, consumo de electricidad, consumo de refrigerantes para aires acondicionados, generación de aguas residuales, consumo de lubricantes, consumo de productos químicos que liberen o se oxidan generando CO2 y otros que sean propias de las operaciones del contratista que realiza para el ICE.

b) Posteriormente y durante el transcurso del contrato, deberá detallar un inventario de huella de carbono (en TonCO2e) basado en la norma INTE/ISO 14064-1 o bien proporcionar la información (en kg, litros, libras, entre otros) de los consumos de combustible tanto de vehículos como maquinaria, consumo de electricidad, consumo de refrigerantes para aires acondicionados, consumo de lubricantes, consumo de productos químicos que liberen o se oxidan generando CO2 y otros que sean propias de las operaciones del proveedor, según formato establecido. Ver Anexo N°4, Inventario de huella de carbono.

El contratista deberá mantener y conservar información documentada que garantice el desarrollo del inventario de emisiones producto de sus operaciones, además del control y seguimiento de este.

c)   El Inventario de Huella de Carbono deberá ser actualizado y presentado anualmente durante la vigencia de todo el contrato. El primer informe deberá ser entregado un año posterior a la adjudicación del contrato. La metodología utilizada para el cálculo deberá ser detallada en el informe.

d)   El contratista permitirá que su personal reciba formación en la medición, reporte y gestión de la huella de carbono, por parte del ICE, en caso de aplicar.

e) Adicional al tema y la cláusula de Carbono, el contratista deberá llevar un registro y control de la cantidad de litros de aceite que se fue reemplazado o que rellenó a cada uno de los equipos que ha sido intervenido. Presentando un informe cada 6 meses al administrador de contrato y responsable técnico de la contratación. En dicho informe se indicará:

• Tipo de mantenimiento,
• Número equipo intervenido,
• zona de ejecución del mantenimiento,
• cantidad de aceite de motor.

7. REQUISITOS OBLIGATORIOS DEL CONTRATISTA:

7.1. El horario ordinario para la ejecución de los trabajos será de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. No obstante, la Administración se reserva el derecho de autorizar, previa solicitud debidamente justificada por parte del Contratista, la ejecución de labores fuera de dicho horario o durante fines de semana, Para tales efectos, el Contratista deberá gestionar notificando por escrito, con al menos cinco (5) días hábiles de antelación, el cronograma de ejecución de labores. Lo anterior es requisito indispensable para que el Administrador de contrato, gestione los permisos necesarios ante el personal de vigilancia y el responsable Técnico coordine con las demás partes interesadas. La ejecución de trabajos fuera del horario ordinario sin la debida autorización previa será considerada un incumplimiento de las condiciones contractuales, y podrá dar lugar a la aplicación de las sanciones correspondientes.

7.2 El contratista y su personal deben de cumplir con lo establecido en los siguientes anexos:  

a. Anexo N°5. Norma de seguridad e higiene ocupacional del ICE.

Lo indicado en el punto 7.2. y todos sus incisos. Adjudicación de la obra o servicio.

b.Anexo N°6. Reglamento de Protección de caídas en trabajo de altura.

Lo indicado en el punto 5.2. incluyendo todos sus incisos. Responsabilidades del empleado, contratista y/o subcontratistas.

c. Anexo N°7. Reglamento general de acceso y tránsito instalaciones del ICE.

Lo indicado en los siguientes capítulos y sus incisos.

-CAPITULO 1. Lineamientos generales. Excepto el artículo 3.

-CAPITULO 2. Requisitos de ingreso. Artículo 8, 10, 11 (inciso h), 12.

-CAPITULO 3. Autorización de ingreso. Artículo 13, 14, 15, 16 (inciso h), 12.

-CAPITULO 4. Lineamiento sobre instalaciones.

- CAPITULO 5. Incumplimiento del reglamento y sanciones. Articulo 28 y 29.

1. Anexo N°8. Reglamento para la utilización de los parqueos del ICE.

          Lo indicado en el punto 6.15.

7.3. Una vez finalizada la ejecución del servicio de mantenimiento, como requisito para la recepción de cada servicio, el contratista deberá completar el informe en la plataforma ArcGIS Survey123, por cada uno de los equipos atendidos, según lo estipulado en el apartado de Metodología ejecución contractual. Lo anterior con la finalidad de verificar el cumplimiento de la ejecución de las tareas estipuladas en las condiciones específicas establecidas en este cartel. Este informe deberá contemplar todas las actividades solicitadas en las especificaciones técnicas que se ejecutaron en el mantenimiento, así como las fotografías de un antes y después de ejecutado el servicio. El registro de información en la plataforma ArcGIS Survey123 es de carácter obligatorio y deberá efectuarse en campo, durante cada actividad de mantenimiento, asegurando la captura oportuna, completa y veraz de los datos y evidencias requeridas.

7.4 El Contratista deberá presentar, en formato digital, un listado del personal asignado a la ejecución del servicio, en el cual se consigne, de manera clara y completa, la ocupación, nombre completo y número de cédula de identidad o pasaporte de cada uno de los trabajadores. En el caso de personal extranjero, el Contratista deberá aportar, copia del permiso de trabajo vigente, debidamente emitido por la autoridad competente. Asimismo, deberá incluirse fotografía reciente de cada persona, cuando así sea requerido por la Administración.

El incumplimiento de esta disposición facultará a la Administración para denegar el ingreso del personal a las instalaciones o adoptar las medidas contractuales que correspondan.

7.5 Si excepcionalmente se requiere la sustitución de algún operario, el personal sustituto debe estar igualmente capacitado que el titular, para lo cual deberá aportar los mismos requisitos y atestados que se solicitan en el presente cartel. 

7.6 En caso de que el Contratista, su personal o representantes incurran en errores u omisiones que ocasionen daños durante la prestación de los servicios, objeto de la presente contratación, aquel estará obligado a corregir, reparar, reponer o restituir, según corresponda, las partes, equipos, sistemas eléctricos, elementos estructurales de los inmuebles o cualquier información que resulte afectada, perdida o dañada.

Dichas acciones deberán ejecutarse de manera inmediata y a entera satisfacción de la Administración, asumiendo el Contratista la totalidad de los costos y gastos en que deba incurrir para tales efectos, sin que ello genere responsabilidad alguna para el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) ni derecho a reconocimiento de pago adicional alguno. El incumplimiento de lo aquí dispuesto facultará a la Administración para aplicar las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.

7.7 El Contratista asumirá, bajo su exclusiva responsabilidad, la totalidad de la logística requerida para la adecuada ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, incluyendo, sin limitarse a, el transporte del personal, equipos, herramientas, materiales e insumos necesarios. En consecuencia, no procederá reconocimiento de costos adicionales por dichos conceptos, entendiéndose estos incluidos dentro de la oferta presentada.

7.8 El Contratista será responsable, en todo momento, de la custodia, resguardo y adecuado uso de las herramientas, equipos y demás bienes que introduzca en las instalaciones. El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) no asumirá responsabilidad alguna por la pérdida, sustracción o daño de dichos bienes.

Asimismo, el ICE se reserva el derecho de realizar, en cualquier momento y sin previo aviso, inspecciones o revisiones al personal técnico del Contratista, así como a los equipos, herramientas y materiales utilizados, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales y las disposiciones de seguridad aplicables.

7.9 El Contratista deberá asegurarse de que el funcionario del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) consigne en la boleta de servicio su nombre completo, número de cédula de identidad, firma y fecha de recepción. Posteriormente, el Contratista deberá remitir dicho documento al Administrador del Contrato, a efectos de gestionar el trámite de recepción definitiva.

7.10 En caso de que alguno de los servicios no sea aceptado por incumplimiento de las especificaciones o requisitos establecidos en el presente cartel, el Contratista estará obligado a ejecutar nuevamente el servicio las veces que resulten necesarias hasta cumplir a cabalidad con lo solicitado. Lo anterior no generará costo adicional alguno para la Institución ni implicará reconocimiento de perjuicio, debiendo efectuarse dentro de los plazos contractuales establecidos.

7.11 El contratista deberá realizar la facturación electrónica según lo establecido en el documento denominado: “Factura-electrónica-ICE”. Las facturas deberán contener la información que la Institución solicite para poder realizar el pago. El documento antes mencionado será suministrado por el Administrador de Contrato una vez iniciado el contrato.

7.12 De acuerdo con la Política Tributaria establecida por ley, las facturas deberán cumplir con todas las normas y requisitos técnico, legales. El ICE, rebajará según la legislación vigente el 2% por concepto de Impuesto sobre la Renta de cada factura a pagar.

7.13 El contratista deberá realizar las gestiones en SICOP correspondientes a recepción de la orden de pedido, además realización de la recepción provisional y/o definitiva, y posteriormente realizar la solicitud de pago correspondiente, en la que adjuntará la factura y el recibido a satisfacción de los servicios en cuestión, esto último es un requisito obligatorio para la cancelación de la factura.

7.14 El ICE no asumirá responsabilidad por accidentes a los trabajadores del contratista ocurridos dentro o fuera de las instalaciones del ICE, por el traslado y la descarga de herramienta o equipo para el desarrollo de sus funciones o por cualquier otro incidente o siniestro ajeno a la actividad contractual desarrollada por el contratista. El contratista debe asumir dicha responsabilidad.

7.15 Durante la permanencia en las instalaciones del ICE, el personal empleado por el contratista para realizar los servicios estará sujeto a las normas disciplinarias que la Institución mantiene dentro de sus instalaciones. El irrespeto de tales normas faculta al ICE para solicitar el retiro de dichas personas sin responsabilidad alguna para el Instituto.

7.16 Personal del Contratista:

a) El contratista deberá aportar en los primeros 8 días hábiles posterior a la emisión del contrato; un listado y currículos del personal mínimo solicitado en esta licitación.

Para la adecuada ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, la(s) empresa(s) oferente(s) deberá(n) contar, como mínimo, del siguiente recurso humano, por cada partida (región) en la que participen:

• Personal profesional: Un (1) profesional con grado académico mínimo de bachiller en Ingeniería Mecánica, Electromecánica o en Mantenimiento Industrial. Este recurso será asignado a la totalidad de la contratación, no siendo requerido de forma independiente por cada partida (región) en la que participe. Lo anterior será aplicable siempre que el mismo profesional respalde a una única empresa y esta resulte adjudicataria en una o más partidas.
• Dos (2) cuadrillas de trabajo, cada una conformada por un (1) técnico y un (1) auxiliar.

No se permite que un mismo recurso humano de perfil técnico y auxiliar sea propuesto para más de una partida (Región). El personal mínimo requerido no limita la responsabilidad del Contratista de garantizar el cumplimiento oportuno de las órdenes de servicio que emita la Administración en la modalidad según demanda.

En caso de que el volumen de servicios requerido supere la capacidad operativa mínima establecida, el Contratista estará obligado a:

-Incrementar de manera oportuna sus recursos humanos y logísticos,

-Garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos,

-Mantener la calidad de los servicios, y

-Cumplir con todas las condiciones contractuales pactadas.

Lo anterior deberá realizarse sin que genere costo adicional alguno para el ICE, siendo responsabilidad exclusiva del Contratista asegurar la adecuada disponibilidad de recursos para la ejecución del contrato.

b) Requisitos del personal del contratista.

El profesional en ingeniería, así como el personal técnico y auxiliar propuesto en la oferta, deberá aportar la siguiente información, en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación del contrato:

• Curriculum vitae (CV) que incluya nombre completo del trabajador, cédula de identidad o documento de identificación equivalente, títulos acordes al puesto que desempeñará dentro del contrato, años de experiencia en el área correspondiente.

En el caso del personal técnico, deberá aportar los siguientes requisitos adicionales:

• Título de técnico con especialidad en la carrera en aire acondicionado, refrigeración, mecánica, electricidad, electromecánica o afines, debidamente avalado por el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), ITCR o el Ministerio de Educación Pública (MEP), instituciones privadas reconocidas por el ministerio de Educación
• Acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en labores relacionadas con el campo del mantenimiento en aires acondicionados, refrigeración o electromecánica. Para la comprobación de la experiencia requerida, el contratista deberá presentar certificaciones o constancias emitidas por las empresas donde el personal haya prestado sus servicios, en las cuales se detalle el tipo de labores realizadas y el período correspondiente.

La Administración se reserva el derecho de verificar la veracidad de la información aportada, así como de solicitar documentación adicional en caso de considerarlo necesario

c) Requisitos para trabajos en altura

El personal que deba ejecutar labores en altura deberá contar con certificación vigente en trabajos en altura, emitida por el área de Seguridad Industrial o por una entidad debidamente acreditada a nivel nacional o internacional.

Para efectos de verificación del cumplimiento de este requisito, el Contratista deberá aportar los certificados correspondientes en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación del contrato a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Dichos certificados serán sujetos a validación por parte de los especialistas en Seguridad Industrial del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), como condición previa al inicio de las labores.

Se establece como requisito mínimo que al menos un (1) integrante por cada cuadrilla cuente con la certificación indicada, quien será responsable de ejecutar las labores en altura. Asimismo, el Contratista deberá garantizar que dicho personal disponga y utilice en todo momento el equipo de protección personal adecuado, conforme a la normativa vigente en materia de seguridad ocupacional.

La definición de este mínimo no limita, en modo alguno, la responsabilidad del Contratista de contar con la cantidad de personal certificado necesaria para cumplir en requerimientos de forma y calidad en la ejecución de los servicios contratados. En consecuencia, el ICE no asumirá responsabilidad alguna derivada de la determinación de dicho mínimo, siendo obligación exclusiva del Contratista asegurar el recurso humano calificado requerido para el cumplimiento integral del objeto contractual.

d) Requisitos de ingreso, seguridad y control de personal.

El personal del Contratista, al momento de ingresar a las instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y durante la ejecución de los servicios, deberá cumplir estrictamente con los “Requisitos de protección personal, vestimenta e identificación”, establecidos en el documento denominado “Anexo N.°5: Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional del ICE”, sin perjuicio de cualquier otra normativa legal o técnica aplicable.

Asimismo, el ICE se reserva el derecho de exigir, en cualquier momento, la remoción de cualquier miembro del personal del Contratista que no cumpla con el perfil técnico requerido o que no demuestre la idoneidad necesaria para la correcta ejecución de las labores objeto de la presente contratación.

El personal que sea removido no podrá ser reincorporado a la ejecución del contrato sin la previa autorización expresa del Administrador del Contrato del ICE, quien valorará su eventual reingreso con base en la revisión del respectivo currículo y demás atestados.

Adicionalmente, el Contratista deberá garantizar la implementación de todas las medidas necesarias para salvaguardar la integridad, salud y seguridad de su personal durante la ejecución de los servicios. Cualquier atraso en la ejecución contractual derivado del incumplimiento de estas disposiciones será imputable exclusivamente al Contratista, sin que ello genere responsabilidad alguna para el ICE

e) Cumplimiento de obligaciones laborales y migratorias.

El Contratista deberá aportar, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, copia de la planilla presentada y recibida por el Instituto Nacional de Seguros (INS), debidamente actualizada durante todo el período de ejecución contractual.

Asimismo, deberá presentar, dentro del mismo plazo, copia vigente de los permisos de trabajo del personal extranjero asignado a la ejecución del contrato, emitidos por la autoridad competente.

El incumplimiento de estas disposiciones podrá dar lugar a la aplicación de las medidas contractuales correspondientes, incluyendo la eventual suspensión de labores del personal que no cumpla con los requisitos establecidos.

f) Cumplimiento de obligaciones ante la seguridad social y pólizas.

El Contratista deberá presentar mensualmente la planilla correspondiente a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) e INS, así como certificación vigente de las pólizas requeridas para la ejecución del contrato.

El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) se reserva el derecho de solicitar, en cualquier momento durante la ejecución contractual, la presentación de dichas certificaciones, a efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de aseguramiento correspondientes.

El incumplimiento de lo anterior facultará al ICE para adoptar las medidas contractuales que correspondan, conforme a la normativa vigente.

7.17. Manejo y disposición final de residuo:

a) El Contratista deberá realizar la disposición final de los residuos generados como consecuencia de la ejecución de los servicios, de conformidad con lo establecido en el Anexo N.º 9 y en apego a la Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839, así como a la normativa ambiental vigente aplicable según el tipo de residuo. Dicha gestión deberá efectuarse de manera responsable con el ambiente.

b) El Contratista deberá garantizar que los residuos o sobrantes de insumos generados posterior a la ejecución del mantenimiento preventivo no serán depositados en ríos, arroyos, quebradas, nacientes, humedales, sistemas de desagüe, áreas verdes ni áreas silvestres protegidas, ni serán objeto de eliminación mediante quemas, en virtud del riesgo de emisión de sustancias contaminantes o tóxicas al ambiente.

c) Durante toda la vigencia del contrato, el Contratista será responsable de la recolección, manejo y disposición adecuada de los residuos generados. Para tales efectos, deberá realizar la recolección de los residuos en el mismo sitio donde se prestó el servicio a la Administración, inmediatamente después de finalizada cada intervención.

d) El Contratista será responsable de asegurar que las aguas residuales provenientes del lavado de equipos, especialmente aquellas que contengan contaminantes, sean tratadas y dispuestas conforme a la normativa vigente, de manera que no representen riesgo alguno para la salud humana, animal o vegetal, ni para el ambiente. Dichas aguas deberán ser manejadas bajo criterios de disposición ambientalmente adecuada.

e) En caso de utilizar sustancias o productos clasificados como peligrosos o tóxicos, el Contratista deberá presentar las correspondientes Fichas de Datos de Seguridad (FDS), o las debidas MSDS, así como garantizar que dichos productos se mantengan debidamente etiquetados, conforme a la normativa vigente en materia de manejo de sustancias peligrosas.

El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en este apartado facultará a la Administración para aplicar las medidas contractuales y legales correspondientes.

7.18 Salud ocupacional:

a) El Contratista debe aportar informe con la identificación de los peligros y riesgos laborales asociados a la contratación, mediante una metodología de valoración de peligros y riesgos ocupacionales emitida en el país por parte del INS o el CSO, debidamente firmado por un profesional en Salud Ocupacional, tomando en consideración que los controles operacionales que se incluyan deben corresponder a las que se implementarán durante la ejecución del contrato; la planificación de la prevención se realizará de acuerdo con la naturaleza de las actividades detalladas en el cartel. En caso de que se omita un riesgo o peligro laboral en la identificación realizada, no exime de responsabilidad al Contratista de tomar las medidas de prevención requeridas. El mismo debe ser presentado como máximo 8 días hábiles posterior a la notificación del contrato en SICOP.

b) El contratista debe presentar un plan de acción para mitigar los riesgos y peligros laborales identificados según los requisitos vigentes establecidos por el Ministerio de Salud, en caso de que se omita el análisis y valoración de un riesgo laboral determinado, este no exime de responsabilidad al contratista de tomar las medidas de prevención requeridas. Dicho análisis de riesgos y plan de Salud Ocupacional debe ser elaborado por personal competente en Salud Ocupacional, con grado académico mínimo de Diplomado. El análisis debe ser presentado como máximo 8 días hábiles posterior a la notificación del contrato en SICOP.

c) Toda obra o servicio contratado no podrá iniciar hasta que todo el personal de la empresa contratada haya participado en la inducción que brindará personal del ICE, sobre las medidas y disposiciones específicas de Seguridad y Salud Ocupacional que tiene el centro de trabajo donde se efectuarán las obras o servicios. Esta inducción podrá ser impartida por el Gestor de Salud y Seguridad del Centro de Trabajo, Prevencionista designado por Seguridad Industrial.

d) Cuando se presente un accidente laboral el contratista debe presentar un informe completo al Administrador de Contrato en un plazo de 8 días hábiles, donde se identifiquen las causas para cada caso específico de accidente leve, moderado o grave, que ocurra durante el periodo de ejecución de la obra, además de un plan de acción en relación con cada causa descrita, donde se establezca las medidas preventivas a tomar para el control de eventos similares; el responsable y la prioridad de intervención.

e) La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de la legislación vigente.

f) El Contratista debe aportar la actualización de la certificación de la póliza de Riesgos de Trabajo, para que se indique de manera clara y precisa el detalle de la adjudicación (actividad, tipo de trabajos y otros), emitida por cualquier aseguradora.

7.19. Seguros y administración del riesgo:

a) Términos Aplicables: El Contratista, en el transcurso de ocho (8) días hábiles a partir de la notificación del contrato electrónico, deberá por su cuenta obtener, las pólizas que se indican en el presente numeral emitidas por el Instituto Nacional de Seguros de Costa Rica (INS) o cualquier otro ente reconocido por SUGESE. El Contratista deberá presentar la certificación de las pólizas un (1) día hábil después de vencido el plazo indicado anteriormente.

Las certificaciones presentadas estarán sujetas a la aprobación del ICE y en pleno cumplimiento de la Ley Aplicable y el Contratista estará obligado a mantener en vigencia las pólizas durante la vigencia del presente contrato

Los Seguros mencionados no son una limitación de la responsabilidad de la empresa contratada, ni el ICE asume responsabilidad alguna por señalar los montos. El ICE no reconocerá ningún pago adicional por el otorgamiento de estos seguros.

b) El Contratista deberá aceptar mediante manifestación escrita, su obligación de resarcir los daños y perjuicios que se ocasionen al ICE y que le sean imputables por dolo, negligencia, imprudencia o impericia. Asimismo, deberá asumir el pago de cualquier deducible aplicable a las pólizas del ICE, cuando el evento generador del daño sea atribuible al Contratista.

De igual forma, el Contratista será responsable por cualquier acto ilícito o deshonesto cometido por su personal en perjuicio del ICE.

c) El contratista deberá observar las normas de seguridad y control de pérdidas que a través del ICE, éste solicite para sus empleados, equipos, recursos, señalización de área de trabajo o bien en la ejecución de la obra, siendo de acatamiento obligatorio cualquier corrección que el ICE solicite en esa materia, de lo contrario la Institución tiene la potestad de suspender los trabajos hasta que sean acatadas todas sus indicaciones, sin que sea causa justificada de atraso en la entrega de los servicios.

d) Para aquellas labores en que el Contratista requiera subcontratar a un tercero tendrá la obligación de exigir al subcontratista el cumplimiento todo lo referente a seguros y pólizas que correspondan. Lo cual a solicitud del ICE podrá ser verificado en cualquier momento durante la ejecución del contrato. 

7.20 Seguros durante la contratación:   

a) El contratista deberá contar con una póliza de riesgos del trabajo que cubra a todo el personal empleado en la realización del servicio.  La póliza debe cubrir todos los diferentes tipos de labor que estarán realizando los trabajadores del Contratista para este contrato. La empresa contratista deberán presentar cada mes la planilla del personal, mediante documento emitido por la empresa aseguradora.

b) Lesión o Muerte de Personas:

• Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por persona.
• Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por accidente.

1. c) Daños a la Propiedad de Terceros:

• Cien millones de colones (100 000 000,00 CRC) por accidente.

La fijación de los límites mínimos anteriores no implica la limitación de la responsabilidad del Contratista y el ICE no asume responsabilidad por señalar dichos montos. 

En el caso de que cualquier instalación ICE sea dañada por causas imputables al Contratista, este último deberá resarcir el 100% del costo generado por los daños y perjuicio ocasionados al ICE.

d) El ICE se reserva el derecho de revisar las pólizas y solicitar los cambios que considere necesarios para que las mismas se ajusten a lo estipulado en este cartel; por lo que, no existe aprobación para iniciar los trabajos si estas pólizas no han sido presentadas a su entera satisfacción. 

e) El ICE tendrá la potestad de suspender el contrato o ejecutar la garantía de cumplimiento si alguna de las pólizas deja de tener vigencia durante el tiempo de ejecución del contrato o si se incumple alguna de las cláusulas señaladas anteriormente.

f) El contratista y sus subcontratistas deberán registrarse como patrono en la C.C.S.S. y cumplir con todas las obligaciones que le sean conferidas. Por lo tanto, el ICE no tendrá obligación ni responsabilidad alguna al respecto.    

El ICE tiene la potestad de solicitar al contratista o subcontratista, cuando, lo crea conveniente, la planilla registrada ante la C.C.S.S., o cualquier otro documento relacionado con este punto que se considere necesario, estos documentos tienen que ser emitidos por la C.C.S.S. o la entidad respectiva.  

7.21. Permisos de ingreso:

a) El Contratista, en coordinación con el responsable Técnico Institucional o con la persona que este designe para tales efectos, deberá acordar y formalizar un cronograma de ejecución de los servicios requeridos. Dicho cronograma deberá quedar definido y aprobado a más tardar cinco (5) días hábiles antes de la fecha programada para la prestación de los servicios de mantenimiento de aires acondicionados.

Una vez aprobado y en firme, el cronograma de ejecución deberá ser remitido al Administrador del Contrato, con el fin de gestionar oportunamente los permisos de ingreso a cada uno de los sitios donde se efectuarán las intervenciones. Nota: El cronograma se considerará aprobado únicamente mediante validación expresa por correo electrónico institucional del responsable técnico, o administrador de contrato.

Para estos efectos, será obligatorio consignar en todos los casos el nombre completo y número de identificación del personal técnico del Contratista que participará en la prestación del servicio, así como del funcionario designado por el ICE para realizar el respectivo acompañamiento e incluirse de manera detallada la información de los equipos, insumos, herramientas y demás recursos requeridos para la ejecución de los trabajos, indicando para cada intervención la fecha y hora programadas.

Adicionalmente, el Contratista deberá suministrar la información correspondiente a los vehículos que serán utilizados para el traslado del personal, indicando expresamente el número de placa de cada unidad vehicular.

b) El Contratista, debe presentar al Administrador del Contrato, con un máximo de 8 días hábiles una vez iniciado el contrato, padrón actualizado que contenga el registro fotográfico, el nombre completo y número de cédula de todo el personal enlistado que participarán en la prestación del servicio.

c) Se precisa, que este personal será el único autorizado para realizar los servicios contemplados en este procedimiento, por lo que deben estar enlistados en las planillas solicitadas y registrados en el padrón. El personal que no se encuentre registrado en el padrón no podrá hacer ingreso a las instalaciones del ICE, lo cual no podrá significar algún atraso en la prestación del servicio y podrá dar lugar a la aplicación de sanciones previstas en este cartel. En caso de que durante la ejecución del servicio se requiera realizar una modificación en el listado del personal, el Contratista deberá remitir con al menos tres días de anticipación, al responsable técnico y vía correo electrónico, la nueva información y/o documentación según lo estipulado en este apartado, con la finalidad de coordinar con las partes interesadas, asi mismo el Administrador de contratos tramite los permisos respectivos.

d) Para todo el personal del contratista, estos deberán al ingresar a los distintos Centros u establecimientos del ICE, la portación de los distintivos de la empresa con uniforme de la empresa y la cédula de identidad o documento idóneo para verificar que concuerden con los incluidos en el permiso de ingreso solicitado.

e) Todo lo anterior aplica aun para los subcontratistas, quienes deberán coordinar con el Contratista para que éste cumpla con los plazos y condiciones establecidas en este apartado.

7.22 Metodología de ejecución contractual:

a) Los servicios de mantenimiento se ejecutarán en instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), tales como edificios administrativos, instalaciones técnicas, planteles, talleres, almacenes, bodegas, agencias, entre otros, según se indique en cada orden de pedido. Dichas instalaciones podrán estar ubicadas en cualquier región del territorio nacional, tanto en zonas urbanas como rurales. Dado que la presente contratación se realiza bajo la modalidad según demanda, la periodicidad, tipo de servicio y ubicación de los trabajos será determinada por el área técnica y según necesidad institucional.

b) La coordinación y el levantamiento de necesidades serán efectuados por el responsable Técnico Institucional o por la persona que este designe para tal efecto. Para ello, el responsable técnico remitirá al Contratista con copia al Administrador de contratos, mediante correo electrónico, el detalle de los servicios requeridos, indicando como mínimo la ubicación exacta del sitio de intervención, el tipo de servicio Plan de Mantenimiento (1 BTU a 18000 BTU), Plan de Mantenimiento (18001 BTU a 36000 BTU) o Plan de Mantenimiento (36001 BTU a 60000 BTU)) solicitado y los datos de contacto del funcionario designado para ejercer la supervisión correspondiente.

c) Recibida la información indicada en el inciso anterior, el Contratista deberá elaborar y remitir por correo electrónico al área técnica del ICE un cronograma de ejecución que contemple, como mínimo:

• Tipo de servicio a ejecutar.
• Dirección exacta del sitio de intervención.
• Fecha y hora programadas para cada servicio.
• Nombre y datos de contacto del técnico responsable y técnicos auxiliares.
• Número de placa del vehículo que será utilizado.

Dicha planificación deberá presentarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del listado de servicios remitido por el ICE y deberá contemplar una programación con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación respecto de la fecha prevista para el inicio de la ejecución del cronograma de labores.

El incumplimiento de los plazos establecidos en la presente disposición constituirá causal de aplicación de las sanciones que correspondan conforme a lo previsto en el contrato apartado 6, Condiciones de contrato, “Multas”. Se exceptúan todas aquellas situaciones de fuerza mayor debidamente justificada y de peso, eventos climáticos que imposibiliten o pongan en riesgo los equipos o la vida humana, o por alguna situación propia del ICE que imposibilite el cumplimiento de los plazos pactados.

Nota: Los plazos podrán ajustarse por mutuo acuerdo en casos debidamente justificados sin afectar el objeto contractual y cumpliendo los plazos permitidos en el  cartel.

d) El cronograma propuesto deberá ser revisado y validado por el responsable Técnico Institucional o por quien este designe. En caso de existir observaciones o discrepancias, las partes deberán efectuar los ajustes correspondientes de común acuerdo, garantizando en todo momento que la programación definitiva quede establecida con la debida antelación a la ejecución de los servicios.

e) Una vez aprobado y en firme, el cronograma deberá contener como mínimo:

• Tipo de servicio.
• Dirección exacta del sitio de intervención.
• Fecha y hora programadas.
• Nombre y datos de contacto del técnico designado por el Contratista.
• Nombre y datos de contacto del funcionario designado por el ICE para el acompañamiento.

El cronograma definitivo deberá ser remitido al Administrador del Contrato (AC), quien gestionará los permisos de ingreso requeridos y tramitará las respectivas solicitudes de servicio mediante la plataforma SICOP.

La programación de los servicios responderá a las necesidades institucionales y deberá ser atendida por el Contratista dentro de los plazos establecidos en el apartado 7. Entrega, “Detalle de entrega”.

f). Verificación y recepción de los servicios

Una vez concluidos los trabajos, el supervisor y/o el personal técnico designado por el ICE realizará la evaluación del servicio ejecutado.

Por cada intervención realizada, el Contratista deberá completar una boleta de servicio que contenga la información relevante de los equipos atendidos (número de activo, números de serie, numero de modelo y capacidad en BTU del equipo), la cual deberá ser firmada por el técnico de la empresa y por el funcionario designado por el ICE, dejando constancia de la recepción a satisfacción del servicio o, en su defecto, de las observaciones identificadas, las cuales deberán ser atendidas de forma inmediata por el Contratista.

Asimismo, será obligatorio completar en el sitio de ejecución de cada mantenimiento en forma individual para cada equipo, el formulario electrónico dispuesto en la plataforma ArcGIS Survey123, conforme a lo establecido en el inciso g) de este apartado.

En caso de incumplimiento, el supervisor podrá emitir el respectivo reporte para la aplicación de multas, de conformidad con las causales establecidas en el presente cartel y en el apartado 7. Condiciones de Contrato.

g) Informe de servicios brindados

Con el propósito de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el Contratista deberá completar, para cada servicio ejecutado, el formulario electrónico dispuesto en la plataforma ArcGIS Survey123, para lo cual el ICE facilitará los accesos correspondientes al inicio de la ejecución contractual.

El formulario deberá ser completado obligatoriamente en el sitio y durante la ejecución de cada servicio, consignando toda la información requerida sobre el equipo atendido y las labores realizadas, de manera que permita evidenciar la correcta prestación del servicio y la conformidad de la recepción o, en su defecto, las observaciones que deban ser subsanadas de forma inmediata.

Como mínimo, el formulario deberá incluir:

• Detalle de los servicios ejecutados en cada equipo.
• Fecha, hora y ubicación de la intervención.
• Nombre del personal técnico y supervisores del ICE y del Contratista.
• Firma del técnico del Contratista y del funcionario designado por el ICE Insumos y materiales utilizados.
• Fotografía de la boleta de servicio debidamente firmada por ambas partes.
• Evidencia fotográfica y/o documental en formatos como PDF, del estado del equipo antes y después de la ejecución del servicio.

Los informes generados mediante la plataforma deberán adjuntarse obligatoriamente a la gestión de pago presentada en SICOP junto con la respectiva factura.

En caso de incumplimiento de esta obligación, el supervisor podrá gestionar la aplicación de las multas correspondientes, conforme a las causales establecidas en el presente cartel y en el apartado 7. Condiciones de Contrato.

h) Atención simultánea de pedidos

• Cuando el ICE gestione simultáneamente varias órdenes de pedido, el Contratista deberá contar con la capacidad operativa necesaria para atenderlas dentro de los plazos establecidos, respetando los períodos de ejecución requeridos por la Institución, sin alterar las especificaciones técnicas definidas en el presente cartel ni afectar la calidad de los servicios contratados.

i) Tramitología en SICOP: Los pedidos de servicios se harán de manera directa al contratista, los mismos se realizarán en SICOP, de la siguiente manera:

• El AC, envía orden de pedido de SICOP al contratista, según el cronograma de ejecución de labores previamente acordado con el área técnica ICE, en donde se indicará el listado de servicios de mantenimiento, con la ubicación de los equipos de aire acondicionado, tipo de servicio que requiere la intervención, fecha y hora, además del personal técnico encargado de la ejecución de los servicios.
• En un tiempo no mayor a un día, el contratista ingresa al sistema de compras SICOP para aprobar la orden de pedido.
• Luego de haber sido aprobado el pedido en SICOP, el pedido quedará en firme; el contratista deberá coordinar toda la logística para realizar el o los servicios según corresponda, pero siempre cumpliendo con los plazos ya estipulados.
• Posterior a la finalización de los servicios incluidos en cada orden de pedido, el contratista debe ingresar a SICOP y realizar la solicitud de recepción. Esta gestión deberá realizarla en un periodo no mayor a tres días hábiles posterior a la recepción a satisfacción del servicio.
• Una vez que el Administrador del Contrato apruebe la recepción definitiva, el contratista deberá ingresar nuevamente a SICOP para realizar la solicitud de pago. Esto deberá realizarlo en un periodo máximo de dos días hábiles a partir de que SICOP notifica la aprobación de la recepción definitiva. 
• Se establece que la gestión de pago solicitada por el contratista deberá cumplir con lo siguiente:
• Deberá adjuntar la factura correspondiente, el informe, así como, los documentos o formularios que la Institución provea o solicite para efectos de la recepción a satisfacción de los servicios.
• La facturación electrónica se deberá realizar según lo establecido en el documento denominado: “factura electrónica”. Dicho documento será suministrado oportunamente por el Administrador de Contrato.
• Las facturas deberán contener la información que la Institución solicite para poder realizar el pago.
• De acuerdo con la Política Tributaria establecida por ley, las facturas deberán cumplir con todas las normas y requisitos técnico, legales y tecnológicas. El contratista deberá ajustarse a la normativa interna de pagos y facturación.
• El ICE, rebajará según la legislación vigente el 2% por concepto de Impuesto sobre la Renta de cada factura a pagar.

j) Forma de pago. El ICE efectuará el pago por mes vencido, previa recepción a satisfacción de los servicios prestados y contra la presentación del informe mensual de gestión, o del documento que corresponda, debidamente avalado por el Administrador del Contrato.

k) Plazo de entrega.

El plazo de ejecución aplicable a los servicios solicitados en la presente contratación será el siguiente, contado a partir de la notificación de la orden de pedido en la plataforma SICOP:

• De 1 a 5 servicios: en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles.
• De 6 a 10 servicios: en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles.
• De 11 a 15 servicios: en un plazo máximo de diecinueve (19) días hábiles.
• De 16 o más servicios: en un plazo máximo de veinticinco (25) días hábiles.

Los plazos anteriormente establecidos corresponden a los tiempos máximos de ejecución, según el alcance del servicio requerido. No obstante, estos podrán ampliarse de mutuo acuerdo entre las partes, considerando las particularidades del servicio o en casos excepcionales debidamente justificados por necesidades institucionales que requieran una atención más diferenciada, dicha justificación de la ampliación del plazo debe ser remitida vía oficio por el contratista al administrador del contrato.

7.23 Garantía técnica de los servicios:

a) El Contratista deberá otorgar una garantía técnica sobre los servicios prestados, la cual no podrá ser inferior un (1) mes en mano de obra, contados a partir de la recepción a satisfacción del servicio. Dicha garantía cubrirá la correcta ejecución de los trabajos realizados, incluyendo cualquier error, deficiencia u omisión atribuible al personal del Contratista durante la prestación del servicio.

b) En línea con lo anterior, en caso de que el Administrador del Contrato /o responsable técnico ICE detecte que, por causas imputables al contratista, el trabajo realizado no fue efectivo y eficaz, o bien, que después de la prestación del servicio efectuado se detecte que se incumplió con alguno de los requisitos pactados para dicho servicio, el contratista se comprometerá a realizar nuevamente el servicio contratado para solventar el problema sin costo para la Institución, en el plazo máximo de 48 horas, contados a partir de la notificación por parte del Administrador del Contrato o persona designada en su lugar, quien indicará al contratista sobre la situación presentada y el requerimiento de aplicación de la garantía.

c) En todos los casos, se tiene que el plazo de la garantía se computará desde el momento en que el servicio es recibido a satisfacción por parte del Administrador del Contrato o a quien se designe en su lugar.

8. Mejora de precios:

8.1. De conformidad con el artículo 67 el Reglamento al Título II de la Ley N°.8660, la Administración podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura a fin de que aquellas ofertas elegibles, tengan oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrá las reglas para la aplicación de descuentos.

8.2. La Proveeduría citará a los oferentes que cumplan requisitos técnicos y de admisibilidad, concediéndole el plazo establecido en la tabla de plazos vigente comunicada por la Dirección Proveeduría, fijándose la fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada. El descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

8.3. El oferente que ofrezca descuentos o mejoras de precios deberá presentar en conjunto una estructura del precio y presupuesto detallado completo considerando todos los elementos de costo que lo componen, con la respectiva justificación de la disminución del precio.

8.4. El descuento debe estar exento de condicionamientos para que sea sujeto de aceptación.

8.5. No se aceptarán propuestas de descuento que no hubiesen sido presentadas en la audiencia fijada por la Proveeduría del ICE al efecto.

8.6. La mejora aplica sobre el subtotal del precio, sin considerar impuestos de ninguna clase.

9. CLAUSULA DE BANDAS DE TOLERANCIA

Para el presente procedimiento de contratación, el ICE define bandas de tolerancia a partir de los insumos obtenidos mediante el Sondeo/Estudio de Mercado, las cuales aplicarán como herramienta de referencia para el estudio de ofertas y análisis de la razonabilidad del precio. Dichas bandas se encuentran documentadas en el expediente de la contratación, del cual se extrae la siguiente tabla:

Cálculo de Bandas de Tolerancia
Objeto	Método Combinado
	Moneda (CRC)
	Desviación estándar	Mínimo	Máximo
Línea 1	16 025,66	49 748,09	81 799,41
Línea 2	18 594,19	54 730,03	91 918,41
Línea 3	19 011,51	68 040,37	106 063,39
Línea 4	43 681,47	59 811,79	147 174,73
Línea 5	39 600,04	76 237,95	155 438,02
Línea 6	46 596,93	92 055,52	185 249,37
Línea 7	73 511,67	48 690,67	195 714,02
Línea 8	70 465,77	61 081,30	202 012,83
Línea 9	79 356,01	73 676,43	232 388,45
Línea 10	29 359,54	69 145,22	127 864,30
Línea 11	33 598,57	75 607,38	142 804,52
Línea 12	48 577,50	79 689,12	176 844,13
Línea 13	38 534,84	64 959,32	142 029,01
Línea 14	37 363,59	75 475,30	150 202,48
Línea 15	48 179,79	84 273,65	180 633,23

 

Nota: Se establece que los límites no serán utilizados como criterios de exclusión automática, sino como indicadores para realizar un análisis que permita justificar o descartar de forma razonada las ofertas que se ubiquen fuera de los límites.

A partir de estas bandas, se elaborará una tabla comparativa que incorpore los precios recomendados por los oferentes, permitiendo identificar si se ubican dentro o fuera de los umbrales definidos.

Si el precio es menor al umbral mínimo este se presumirá como no remunerativo y si es mayor al umbral máximo se presumirá como excesivo, debiendo la Administración indagar lo correspondiente, considerando las siguientes definiciones y situaciones:

• Precio excesivo: es aquel que comparado con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. La utilidad es aquella que le permite al oferente cubrir sus costos productivos, de distribución y entrega con un margen de ganancia moderado.
• Precio no remunerativo o ruinoso: es el precio cobrado por un oferente el cual es tan bajo que permite suponer la posibilidad de incumplimiento futuro en la ejecución del contrato por razones económicas al no ser suficiente los réditos cobrados para cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del cartel, o bien, que no cumple con las obligaciones obrero-patronales, por lo que está en riesgo la ejecución y calidad con que se entregará el objeto.
• Precio que excede la disponibilidad presupuestaria: Precio que excede el monto del que dispone la Administración para cancelar las obligaciones económicas que se derivan del contrato, y ante indagatoria al oferente, éste no acepte ajustar su precio al disponible sin afectar las condiciones y calidad ofrecidos. En el caso extremo que no se cuente con mayor contenido presupuestario o no sea factible una adjudicación parcial, la oferta que contenga un precio que excede la disponibilidad presupuestaria será declarado como inadmisible económicamente, lo anterior, bajo el marco de aplicación del artículo 22 del Reglamento al título II Ley 8660.

La Administración se reserva el derecho de adjudicar precios fuera de las bandas, para lo cual se debe razonar y acreditar los motivos por los cuales resulta aceptable dicho precio, habiéndose valorado desde diversas perspectivas de negocio, técnicas, comerciales u otras, considerando los Principios de Contratación, así como criterios de oportunidad y conveniencia según proceda.

10. APLICACIÓN DE NORMA DE SEGURIDAD HIGIENE Y SALUD OCUPACIONAL PARA EL OFERENTE.

El oferente deberá cumplir con lo estipulado en los incisos 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5 del Anexo N°5, Norma de seguridad e higiene ocupacional del ICE, 

7.1.3.  En las especificaciones técnicas para contrataciones de empresas que tengan de menos de cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratada por el ICE, se debe solicitar al oferente participante que presente lo siguiente:

7.1.3.1. Declaración jurada de cumplimiento de la legislación nacional en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional.

7.1.3.2. Presentación de certificación de vigencia de la Póliza de Riesgos del Trabajo para la actividad económica requerida.

7.1.3.3. Presentación de la documentación asociada al cumplimiento con las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).

7.1.3.4. Certificación de inscripción y funcionamiento de la Comisión de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional (CSO) del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), si cuenta con 10 o más personas trabajadoras.

Nota: Cuando la empresa posea varios contratos adjudicados por el ICE, en los cuales la suma del personal sea igual o supere las 50 personas trabajadoras, debe cumplir con los requisitos solicitados en el punto siguiente:

7.1.4.  En las especificaciones técnicas para contrataciones de empresas que tengan de un número igual o mayor a cincuenta -50- personas que desempeñarán labores en una obra o servicio contratada por el ICE, se debe solicitar al oferente participante que presente lo siguiente:

7.1.4.1.  Declaración jurada de cumplimiento de la legislación nacional en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional.

7.1.4.2.  Presentación de certificación de vigencia de la Póliza de Riesgos del Trabajo para la actividad económica requerida.

7.1.4.3. Presentación de la documentación asociada al cumplimiento con las obligaciones del régimen de la C.C.S.S. (estar al día con las mismas).

 7.1.4.4. Certificación de inscripción y funcionamiento de la Oficina de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

7.1.4.5. Certificación de inscripción y funcionamiento de la Comisión de Salud Ocupacional ante el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

7.1.5.  En las especificaciones para contrataciones de servicios y obras que generen la visita de personal perteneciente a empresas radicadas fuera de Costa Rica se debe solicitar al oferente que presente:

7.1.5.1. La existencia y vigencia de seguros de brinden cobertura por accidentes o enfermedades laborales, que puedan ocurrir durante las actividades que estas personas realicen en instalaciones del ICE. Los documentos solicitados, deben ser facilitados en idioma español (castellano) y antes de que inicien las actividades de ese personal en el país.

7.1.5.2.  Una vez adjudicado, estas empresas deben cumplir con las disposiciones en materia de Salud y Seguridad Ocupacional dispuestas en este documento y en la legislación nacional, como parte de la contratación.