Alquiler de medios y espacios publicitarios Aeroportuarios para tiendas Duty Free del IMAS

Capacidad para la gestión de los espacios publicitarios aeroportuarios

El oferente deberá acreditar que cuenta con la capacidad para gestionar los espacios publicitarios aeroportuarios objeto de la presente contratación, conforme a las condiciones y mecanismos establecidos por la administración aeroportuaria.

Es necesario que el oferente acredite experiencia en la Constancia de facultades de comercialización de servicios publicitarios en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría para efectos de contratación de pauta, oficio GO-LE-25-1025, emitido por AERIS Holding Costa Rica S.A., mediante la cual se hace constar que, de conformidad con el Contrato de Gestión Interesada para los Servicios Aeroportuarios del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, AERIS posee el derecho de explotación de los servicios comerciales asociados al Programa de Publicidad y es la entidad autorizada para la comercialización de los derechos de utilización de espacios publicitarios dentro del AIJS. El presente requisito guarda asidero en la demostración de cumplimiento y experiencia en trámites dentro del aeropuerto y conocimiento de la normativa interna de AERIS Holding Costa Rica S.A.

Por lo anterior, debe acreditarse que el oferente cuente con la capacidad efectiva para gestionar los espacios publicitarios requeridos por la Administración, de conformidad con los procedimientos y condiciones establecidos por AERIS.

El oferente debe acreditar que cuenta con experiencia en la solicitud del ingreso de personal a las instalaciones aeroportuarias, y que cuenta con experiencia en el cumplimiento de requisitos de ingreso, seguridad, identificación, acreditación y permanencia establecidos por AERIS y demás autoridades competentes.

El presente requisito no implica que el oferente deba ser propietario, concesionario u operador directo de los espacios publicitarios, pudiendo acreditar su capacidad de gestión mediante los mecanismos comerciales o contractuales legalmente disponibles.

Para lo anterior, el oferente deberá aportar documentación que permita verificar su capacidad para gestionar los espacios publicitarios objeto de la contratación, como: autorización, acuerdo comercial, contrato, certificación, comunicación emitida por el administrador aeroportuario o comercializador autorizado de los espacios, u otro documento equivalente que permita comprobar dicha capacidad.

 

Capacidad operativa para la ejecución del servicio

El oferente deberá acreditar que cuenta con la capacidad operativa mínima necesaria para atender los requerimientos derivados de la ejecución del contrato, entendiendo como capacidad operativa mínima la disponibilidad de recursos humanos, técnicos y mecanismos de coordinación que permitan, como mínimo:

Contar con una persona responsable de la coordinación y seguimiento de los servicios requeridos por la Administración.

Gestionar la disponibilidad, reserva, programación y activación de los espacios publicitarios requeridos.

Coordinar la instalación, sustitución y retiro de materiales publicitarios cuando, por la naturaleza del espacio contratado, resulte necesario.

Dar seguimiento a los períodos de exhibición y atender oportunamente incidencias relacionadas con la prestación del servicio.

Generar y suministrar los reportes y evidencias de ejecución requeridos por la Administración.

Medio de acreditación: El oferente deberá aportar una descripción de su estructura operativa para la atención del contrato, identificando como mínimo la persona responsable de la coordinación del servicio, los medios de contacto y los recursos o mecanismos disponibles para atender las actividades señaladas anteriormente.

 

Experiencia en la prestación de servicios de publicidad de medios, de al menos 2 años.

El contratista deberá acreditar que cuenta con los elementos necesarios para responsabilizarse de realizar las coordinaciones necesarias con el administrador aeroportuario o con quien corresponda para gestionar la reserva, autorización, programación y utilización de los espacios publicitarios objeto de la contratación, cumpliendo los procedimientos, lineamientos técnicos y operativos que resulten aplicables para la ejecución del servicio.

La acreditación de lo señalado será mediante la presentación del acuerdo comercial, contrato, certificación o comunicación emitida por el Administrador Aeroportuario como comercializador autorizado de los espacios a alquilar.

Los servicios requeridos corresponden al alquiler de espacios publicitarios ubicados dentro de las instalaciones del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría. La contratación comprende únicamente el derecho del alquiler de medios y espacios publicitarios descritos para la exhibición de contenido promocional de las Tiendas Duty Free del IMAS, sin que ello implique la adquisición, arrendamiento o suministro de los equipos o estructuras donde se realiza la exhibición.

El contenido e información objeto de publicación será definido y aprobado por la Unidad de Mercadeo y Ventas de Empresas Comerciales del IMAS y será canalizado al contratista por medio del Administrador del Contrato. Este último será responsable de comunicar cada requerimiento mediante correo electrónico institucional durante la ejecución contractual, remitiendo las piezas publicitarias, artes, archivos digitales, instrucciones y demás información necesaria, e indicando el medio, período y condiciones requeridas para su exhibición. El contratista deberá ejecutar la pauta conforme a la información e instrucciones previamente aprobadas por el Administrador de Contrato.

La presente contratación no comprende la adquisición de bienes tales como pantallas, banners, estructuras publicitarias o equipos electrónicos, sino exclusivamente la prestación del servicio especializado para la gestión, reserva, coordinación y ejecución de pautas publicitarias en los espacios autorizados dentro del aeropuerto.

Partida 1

Línea 1. Pantallas LED en salas de abordaje.

Servicio de alquiler de espacio publicitario mediante pantallas LED informativas ubicadas en los pasillos de acceso a las salas de abordaje del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría (Código del Administrador Aeroportuario: PAN-000093).

 

Especificaciones técnicas mínimas

 

Tipo de medio: Pantallas LED informativas.

Ubicación: Pasillos de acceso a las salas de abordaje.

Modalidad de exhibición: Reproducción rotativa compartida, con un máximo de diez (10) anunciantes.

Duración de cada pauta: 15 segundos.

Tiempo de exposición aproximado por período de 30 días: 72 horas.

Formatos aceptados: MP4 (H.264) o MOV.

Resolución requerida: 1310 × 548 px y 740 × 548 px.

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 2. Pantalla de gran formato (pantalla grande)

Servicio de alquiler de espacio publicitario mediante pantalla LED de gran formato ubicada en el vestíbulo (recepción) del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría (Código del Administrador Aeroportuario: PAN-000055).

 

Especificaciones técnicas mínimas

 

Tipo de medio: Pantalla LED de gran formato.

Ubicación: Aeropuerto Internacional Juan Santamaría.

Dimensiones del medio: 6,10 m × 2,80 m.   

Configuración: Pantalla compuesta por veinte (20) módulos (5 × 4) de 55 pulgadas.

Modalidad de exhibición: Reproducción rotativa compartida, con un máximo de diez (10) anunciantes.

Duración de cada pauta: 15 segundos.

Tiempo de exposición aproximado por período de 30 días: 72 horas.

Formatos aceptados: MP4 (H.264) o MOV.

Resolución requerida: 3840 × 1728 px.

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 3. Pared para instalación de contenido publicitario adherible.

Servicio de alquiler de espacio publicitario en superficie de pared destinada a la instalación de material gráfico autoadherible, ubicada en el pasillo hacia las salas de abordaje, frente a la Tienda Duty Free del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría (Código del Administrador Aeroportuario: PAR-000026).

 

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Superficie de pared para instalación de material gráfico autoadherible.

Ubicación: Pasillo hacia las salas de abordaje, frente a la Tienda Duty Free.

Dimensiones del espacio: 9,79 m × 3,06 m.

Material gráfico permitido: Vinil mate removible o material autoadherible equivalente autorizado por el administrador aeroportuario.

Alcance estimado: 50 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 4. Pantalla Led pasillo del Centro Comercial

Servicio de alquiler de espacio publicitario mediante pantalla LED ubicada en el pasillo del Centro Comercial del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría (Código del Administrador Aeroportuario PAN-000071).

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Pantalla LED.

Ubicación: Pasillo del Centro Comercial del aeropuerto.

Dimensiones del medio: 6,00 m × 2,00 m.

 

Resolución requerida: 1420 × 700 px.

Modalidad de exhibición: Reproducción rotativa compartida, con un máximo de seis (6) anunciantes.

Duración de cada pauta: 15 segundos.

Tiempo de exposición aproximado por período de 30 días: 120 horas.

Formatos aceptados: MP4 (H.264) o MOV.

Alcance estimado: 98 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 5. Banners Colgantes Lobby frente a mostradores de facturación 1

Servicio de alquiler de espacio publicitario mediante banners colgantes ubicado frente a los mostradores de auto facturación 1 (Código del Administrador Aeroportuario: BAN-000002).

 

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Banner colgante.

Ubicación: Frente a los mostradores de auto facturación No. 1.

Dimensiones del espacio: 2,00 m × 3,50 m.

Dimensiones del arte: 2,00 m × 3,50 m.

Material requerido: Lona translucida.

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 6. Banners Colgantes Lobby frente a mostradores de auto facturación 2

Servicio de alquiler de espacio publicitario mediante banner ubicado frente a los mostradores de auto facturación 2 (Código del Administrador Aeroportuario: BAN-000001).

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Banner colgante.

Ubicación: Frente a los mostradores de auto facturación No. 2.

Dimensiones del espacio: 2,00 m × 3,50 m.

Dimensiones del arte: 2,00 m × 3,50 m.

Material requerido: Lona translucida.

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 7. Red de pantallas LED en salas de Abordaje.

Servicio de alquiler de espacio publicitario para la exhibición de contenido audiovisual en una red de dieciséis (16) pantallas digitales existentes, ubicadas en las salas de abordaje del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría. (Código del Administrador Aeroportuario: BAN-0000036-45).

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Red de pantallas LED.

Ubicación: Salas de abordaje.

Cantidad de pantallas: Dieciséis (16).

Modalidad de exhibición: Reproducción rotativa compartida, con un máximo de diez (10) anunciantes.

Duración de cada pauta: 15 segundos.

Tiempo de exposición aproximado por período de 30 días: 72 horas.

Formatos aceptados: MP4 (H.264) o MOV.

Resolución requerida: 1920 × 1080 px (Full HD).

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Línea 8. Banners Colgantes en Área de chequeo

Servicio de publicidad mediante banners colgantes, ubicados en forma diagonal el área de chequeo de la entrada principal de Aeropuerto Juan Santa Maria (Código del Administrador Aeroportuario: BAN-000004).

 

Especificaciones técnicas mínimas

Tipo de medio: Banner colgante.

Ubicación: Área diagonal al área de registro (facturación) de la entrada principal.

Dimensiones del espacio: 1,50 m × 3,00 m.

Dimensiones del arte: 1,50 m × 3,00 m.

Material requerido: Lona traslucida

Alcance estimado: 100 % del flujo de pasajeros.

 

Aspectos generales y requerimientos técnicos:

Los servicios contratados serán responsabilidad del Administrador del Contrato designado por Empresas Comerciales del IMAS, quien verificará que los servicios se ejecuten conforme a las condiciones técnicas, administrativas y contractuales establecidas en el presente procedimiento.

Para tal efecto se aplicarán los siguientes mecanismos de control:

Verificación de la ejecución del servicio

Se verificará que los espacios publicitarios contratados correspondan a las ubicaciones, características, períodos de exhibición y condiciones previamente aprobadas por la Administración.

Supervisión de la exhibición

El Administrador del Contrato podrá realizar inspecciones en sitio o solicitar evidencia fotográfica, audiovisual o documental que permita comprobar la correcta exhibición de la publicidad durante el período contratado.

Revisión de reportes

El contratista deberá presentar, cuando corresponda según el servicio contratado, reportes de ejecución que incluyan como mínimo:

Medio publicitario utilizado.

Ubicación del espacio contratado.

Período de exhibición.

Evidencia fotográfica o audiovisual de la pauta publicada.

Cualquier incidencia ocurrida durante la ejecución.

La Administración revisará dichos reportes para verificar el cumplimiento de las condiciones contratadas.

Gestión de observaciones y correcciones

Durante la ejecución del contrato se detecten incumplimientos, inconsistencias, errores en la exhibición o diferencias respecto de las condiciones aprobadas, el Administrador del Contrato notificará formalmente al contratista mediante correo electrónico detallando la falta identificada y se le bridará 2 días hábiles para hacer la corrección.

Cuando las observaciones impliquen la reposición de material, reprogramación de pautas o cualquier otra acción correctiva, estas deberán realizarse sin costo adicional para la Administración cuando el incumplimiento sea atribuible al contratista.

Conformidad del servicio

La conformidad del servicio será emitida por el Administrador del Contrato únicamente, cuando se haya verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales y se hayan atendido satisfactoriamente las observaciones formuladas, constituyendo dicho acto el respaldo para el trámite de pago correspondiente.

 

La institución se reserva el derecho de solicitar ajustes o modificaciones a los servicios propuestos, cuando estos no se ajusten a los objetivos institucionales, lineamientos técnicos o condiciones contractuales lo ameriten.

Una vez verificada la conformidad de la propuesta, la institución emitirá la aprobación formal, condición indispensable para el inicio de la ejecución de los servicios. Ningún servicio podrá ejecutarse sin contar con dicha aprobación.

La aprobación de la propuesta no exime al proveedor del cumplimiento de las obligaciones técnicas, operativas y normativas establecidas en el contrato.

Seguimiento:

La institución realizará el seguimiento y control de la ejecución de los servicios contratados, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, operativas y contractuales establecidas.

El seguimiento comprenderá, entre otros aspectos:

Verificación de la correcta colocación y exhibición de los medios publicitarios.

Comprobación del cumplimiento de los períodos de exhibición aprobados.

Revisión de la calidad y estado de los materiales publicitarios.

Análisis de los reportes y evidencias presentadas por el proveedor.

Concluida la ejecución del servicio, y una vez verificado el cumplimiento de las condiciones establecidas, la institución emitirá la conformidad del servicio, la cual constituirá el respaldo para los trámites administrativos correspondientes, incluyendo la facturación y el pago.

El IMAS verificará el estado de las obligaciones de la persona oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el Sistema Digital Unificado o en el sitio web de cada entidad competente en la materia, el IMAS podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte de la persona oferente y subcontratista de estas obligaciones.

De estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo inciso 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

La condición de estar al día con las obligaciones Obrero-Patronales, de conformidad con el Art. 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.

Estar al día con las obligaciones de la seguridad social en el IMAS.

Estar al día con las obligaciones tributarias.

Los contratistas deben estar al día durante todo el proceso de contratación, incluida la fase de ejecución contractual, con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS. Las personas contratistas con la presentación de la oferta aceptan el compromiso de mantenerse al día, durante toda la ejecución contractual, del cumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales correspondientes a la CCSS, el FODESAF, el IMAS y los impuestos nacionales incluyendo el impuesto a moteles recaudado por el IMAS. Lo anterior, como condición para poder recibir el respectivo pago.

Si durante la etapa de ejecución del contrato, un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.

Se considerará un incumplimiento contractual encontrarse moroso con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS, y en dicho caso, se podría producir la resolución del contrato, una vez se le haya dado la oportunidad a la persona contratista de cumplir con las obligaciones mencionadas, en los términos que señala la ley.

Todo oferente debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al objeto contractual. Además, la actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al bien o servicio que eventualmente ejecute. No será de recibo en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a la actividad económica diferente a la establecida en la oferta y el contrato. La persona Administradora de Contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al bien o servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.

 Todo oferente deberá presentar Patente Municipal, emitida por la Municipalidad respectiva, donde indica que la oferente se encuentra autorizada y cuenta con licencia por parte de dicha Institución para realizar lo correspondiente con la actividad económica que se relaciona con el objeto contractual.

 El contratista debe rendir póliza del riesgo del trabajo, acorde con las labores contratadas. La póliza debe presentarse a la persona Administradora de Contrato antes de iniciar la ejecución contractual, como condición imprescindible. La póliza debe estar al día, su vencimiento se considerará incumplimiento contractual. El IMAS está facultado a solicitar la póliza en cualquier momento, donde claramente se demuestre que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza.

El oferente deberá procurar que el personal a su cargo mantenga las normas de higiene establecidas por el Ministerio de Salud y el IMAS, de seguridad y salud ocupacional, por lo que el oferente deberá suministrar todos los implementos necesarios en protección de su personal, las personas funcionarias, visitantes y usuarias.

Es deber ineludible de la persona contratista cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social contempladas en el bloque de legalidad, así como, cualquier compromiso social que suscriba respecto de la presente contratación.  Su inobservancia constituirá falta grave y responsabilidad atribuible al contratista, pudiendo acarrear inclusive, a la resolución contractual sin responsabilidad para la Administración, previa observancia del debido proceso